Grupo de Interés HCM Nómina -SFSF. Sesión Presencial Febrero 23, 2016

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María Victoria Iglesias Rojo
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2 Qué es un Grupo de Interés? (SIG) Llamamos SIG a un Grupo de Interés por sus siglas en Inglés Special Interest Group. Es la agrupación virtual y/o presencial de miembros de ASUG México que comparten intereses y escenarios comunes relacionados con las soluciones SAP, ya sea para solucionar un tema funcional, generar mejores prácticas, ganar conocimiento, experiencia, pero sobre todo para beneficiarse de la oportunidad de influir en la evolución de la solución SAP que utilizan, así como en los servicios relacionados a ésta, generando Focus Topics. Un Grupo de Interés interrelaciona a usuarios, proveedores de servicios, proveedores de herramientas complementarias de SAP, personal de SAP y expertos en las soluciones.

OBJETIVOS DEL GRUPO DE INTERÉS HCM-NOMINA-SFSF RESULTADOS Mejores formas de utilizar las soluciones Reunir a los usuarios de la solución SAP HCM- Nómina y SFSF, en ambientes virtuales y presenciales,

3 OBJETIVOS DEL GRUPO DE INTERÉS HCM-NOMINA-SFSF RESULTADOS Mejores formas de utilizar las soluciones Reunir a los usuarios de la solución SAP HCM- Nómina y SFSF, en ambientes virtuales y presenciales, para que juntos intercambien ideas, compartan mejores prácticas, lecciones aprendidas, conocimiento, y sobre todo retos relacionados con el uso de estas soluciones. Ideas para optimizar la inversión realizada Caminos para ampliar el conocimiento funcional Sugerencias para solucionar retos, utilizando la funcionalidad estándar Identificación de funcionalidad que, de existir dentro del estándar, generaría valor adicional a los usuarios Documentación de la Mejora Funcional Creación de un TEMA FOCO (Focus Topic) para hacer llegar a SAP el requerimiento

4 Agenda Bienvenida Tema Foco Cantidad Pendiente Implicaciones Preguntas Siguientes Actividades

5 TEMA FOCO: CANTIDAD PENDIENTE

6 Descripción Breve La Cantidad Pendiente se genera en automático por el sistema, cuando al finalizar la ejecución de la nómina, el importe del concepto de nómina Importe de Pago (/560) es NEGATIVO. En el siguiente periodo de nómina, el importe de la Cantidad Pendiente (/561) se lee del resultado de nómina ANTERIOR y se genera la Ctdad.pendiente mes ant. (/563), dicho importe se resta del concepto de nómina Importe de Pago (/560).

7 Funcionalidad Estándar Caso 1 Periodo Original de Pago: Se otorga una Compensación.

8 Funcionalidad Estándar Caso 1 Periodo Siguiente - Retroactivo: No Aplicaba la Compensación, generando la Cantidad Pendiente, para balancear el Recibo de Nómina.

9 Funcionalidad Estándar Caso 1 Periodo Siguiente: Recuperación de la Cantidad Pendiente.

10 Funcionalidad Estándar Caso 2 Periodo Original de Pago: Se otorgan dos compensaciones y un incentivo.

11 Funcionalidad Estándar Caso 2 Periodo Siguiente - Retroactivo: No Aplicaban las compensaciones ni el incentivo, generando la Cantidad Pendiente, para balancear el Recibo de Nómina.

12 Funcionalidad Estándar Caso 2 Periodo Siguiente: Recuperación de la Cantidad Pendiente.

13 Funcionalidad Estándar Caso 3 Periodo Original de Pago: Se otorga una Compensación con un importe mayor al sueldo.

14 Funcionalidad Estándar Caso 3 Periodo Siguiente - Retroactivo: No Aplicaba la Compensación, generando la Cantidad Pendiente Retroactiva y otra para el Periodo Actual, Así como el Pago de la misma.

15 Funcionalidad Estándar Caso 3 Periodo Siguiente: Recuperación de la Cantidad Pendiente y Generación de una nueva cantidad pendiente.

16 Funcionalidad Estándar Caso 3 Periodo Siguiente: Recuperación Final de la Cantidad Pendiente.

17 IMPLICACIONES

18 Implicaciones al utilizar la funcionalidad estándar No se tiene un conocimiento exacto de los conceptos e importes que conformaron la cantidad pendiente. Cuando hay reclamaciones masivas por parte de los trabajadores, el proceso de aclaración es manual y muy laborioso. Al trabajador le causa desconfianza, el ver un concepto genérico que abarca varios conceptos en su recibo de nómina.

19 Preguntas y Lluvia de Ideas 1. Identifican otra Implicación no incluida en esta presentación? 2. Cómo soluciona actualmente estas Implicaciones? 3. Qué costos y horas-hombre implican estas Implicaciones? 4. Qué riesgos legales se tiene si no cubre estos requerimientos? 5. Qué otra área debería involucrarse además de HR y FI para este tema? 6. Tienen algún otro comentario que contribuya a esta iniciativa?

20 Implicaciones Adicionales a) Por política empresarial, en algunos pagos extraordinarios no se debe de descontar la cantidad pendiente. b) Aun cuando se aplica el finiquito el neto puede ser negativo y en un reingreso se le aplica dicha cantidad pendiente, lo cual no debe de aplicar. c) Cuando hay incapacidad del periodo completo se descuenta el INFONAVIT y FONACOT por lo cual se genera un neto negativo. d) Es cuestionada por Auditoria (Si es un ingreso, si es gravable, etc.). e) Contablemente no esta saldada la cuenta está al infinito. f) Como debe de afectar en el CFDI y en la Declaración Anual. g) Como reducir esa cantidad con un pago por fuera de nómina. h) Se debe identificar plenamente cuando hay un adeudo por parte del INFONAVIT para hacer el pago a las instituciones. i) Considerar cuando hay empleados intercompañias el descuento debería ser en la compañía en que se genero.

21 Ideas de Solución a) Crear un Concepto al que se le asigna el importe de la cantidad pendiente para que se anule y en el sig. Periodo se recupera dicho concepto y se descuenta. Puede ser a través de un Infotipo o a través del esquema por offcycle. b) Se ejecuta una nómina de ajuste al siguiente periodo del finiquito para que se liquide la cantidad pendiente. c) Se valido a través de una operación si hay incapacidad completa y en caso de que exista no se calcula el descuento. d) Solo se explica al auditor, no hay solución técnica. e) Solo se explica al Contabilidad, no hay solución técnica se queda indefinida.

22 Ideas de Solución f) Se clasifica como otros ingresos (/561) y el (/563) como Deducciones Varias) en el CFDI. Para la declaración anual No se presenta. g) Se genera un concepto IT0015 y mediante reglas se disminuye el monto de la cantidad pendiente. Se debe de considerar el reembolso de cantidades aplicadas en exceso. h) Se integra de forma manual (contablemente) para el caso del INFONAVIT y si hay descuento se pasa al área de finiquitos para que lo descuenten. i) No hay actualmente una solución.

23 Costo y Tiempo implicado a. Una revisión de quienes tienen cantidad pendiente, hacer las cuentas y cargar el IT0015 (tiempo aprox. 3 hrs.) b. Depende del momento de la nómina en que se este, se deshace el proceso y se aplica el pago faltante (tiempo aprox. 3 hrs.) c. Revisión y (tiempo aprox. 3 hrs.) d. Explicación (tiempo aprox. 4 hrs.). e. Explicación (tiempo aprox. 4 hrs.). f. No aplica. g. (tiempo aprox. 3 hrs.). h. No Aplica i. No Aplica.

24 Aspectos Legales implicados a. Diferencias con el INFONAVIT, IMSS, SAT y FONACOT. b. Posibles demandas al no entender el importe.

25 Otras Áreas involucradas a. TI (Sistemas). b. Auditoria Interna y Externa. c. Legal.

26 Comentarios Adicionales a. Explorar si en otros países hay alguna solución al mismo tema.

27 SIGUIENTES ACTIVIDADES

28 Que continua? 1. Generación de documentación de está sesión 2. Publicación de documentación en el portal de la ASUG México. 3. Documentación de propuestas de solución. 4. En siguiente sesión, validar las propuestas de solución para llegar a una mejor practica. 5. Fecha de la siguiente sesión REMOTA, 07 de Abril, horario de 10 a 11:30 am.

29 Gracias! Jaime A. Trujillo A.

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