AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO OHSAS 18001: 2007 LEGISLACIÓN VIGENTE. Dante Velásquez Aliaga

Transcripción

1 AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO OHSAS 18001: 2007 LEGISLACIÓN VIGENTE Dante Velásquez Aliaga 1

2 Qué es Auditoría? SEGÚN ISO PROCESO SISTEMÁTICO, INDEPENDIENTE Y DOCUMENTADO, PARA OBTENER EVIDENCIA Y EVALUARLA OBJETIVAMENTE, CON EL FIN DE DETERMINAR EN QUÉ GRADO SE CUMPLEN LOS CRITERIOS DE AUDITORÍA 2

3 Qué es Auditoría? PROCESO SISTEMÁTICO NO ALEATORIO. ACTIVIDAD PLANIFICADA Y PROGRAMADA REVISAR EL SISTEMA DE GESTIÓN Y SUS PROCESOS VERIFICAR CONFORMIDAD CON DIFERENTES CRITERIOS. INDEPENDIENTE AUDITORES INDEPENDIENTES DEL AREA AUDITADA DOCUMENTADO EL PROCESO SE PUBLICA COMO DOCUMENTO ESCRITO 3

4 SEGÚN ISO Qué es Auditoría? EVALUAR OBJETIVAMENTE COMPARAR LA EVIDENCIA CON LOS CRITERIOS DE AUDITORÍA, USANDO HECHOS ANTES QUE PERCEPCIONES SUBJETIVAS EVIDENCIA DE AUDITORÍA REGISTROS, DECLARACIONES DE HECHOS O CUALQUIER OTRA INFORMACIÓN VERIFICABLES CRITERIOS DE AUDITORIA LEGISLACIÓN PROCEDIMIENTOS ESCRITOS NORMAS 4

5 CLASES DE AUDITORÍA PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA EXTERNA AUDITORÍA EXTERNA COMPRADOR ORGANIZACIÓN OBJETIVOS: Determinar si el SG SST: Es conforme con los requisitos planificados Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz Efectivo para lo que fue creado Para: Evaluar la eficacia del sistema de SST Identificar las oportunidades de mejoramiento OBJETIVOS: Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del SG SST del proveedor. Verificar la aplicación de disposiciones contractuales Para: Evaluar y seleccionar proveedores Mantener relaciones ganar - ganar OBJETIVOS: Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos mínimos de SG SST Disminuir la necesidad de efectuar auditoría por los clientes. Para: CERTIFICACIÓN O RECONOCIMIENTO POR UN TERCERO 5

6 PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA La independencia es la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. La auditoría analiza el funcionamiento del sistema, se busca la eficacia del sistema a lo largo de un período de tiempo. La auditoría busca, a través del análisis del pasado, soluciones para el futuro. Se analizan los fallos del sistema. El método racional para alcanzar conclusiones fiables y reproducibles es el enfoque basado en la evidencia. La evidencia de la auditoría es verificable. 6

7 PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA AUDITORES Conducta Ética Cuidado profesional Presentación Justa 7

8 EJES DE LA AUDITORIA OBJETIVO CUMPLIR CON POLITICA DE S & SO LO QUE SE QUIERE LOGRAR DOCUMENTOS ESPECIFICACIONES REQUISITOS DEL CLIENTE REGLAMENTOS PROCEDIMIENTOS PROGRAMA DE S & SO LO QUE SE DEBE HACER REALIDAD PROCESOS LO QUE SE HACE 8

9 Auditoría del Sistema SST CRITERIO DE AUDITORIA Criterio de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requerimientos usados como referencia Norma OHSAS 18001: 2007 Documentación del Sistema propio de la empresa Requisitos Legales y de Clientes 9

10 Auditoría del Sistema SST PROTAGONISTAS DE LA AUDITORIA AUDITOR AUDITADO CLIENTE 10

11 Plan de Auditoría Lista de Verificación Otros documentos de trabajo. Asignar trabajo al equipo auditor. Preparación Auditoría de Campo Informe Inicio Revisión Documentaria Designar auditor Líder. Definición Objetivos, alcance y criterios. Determinación viabilidad. Conformación equipo auditor. Contacto inicial con auditado Reunión de apertura Comunicación. Funciones guías y observadores. Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre 11

12 Plan de Auditoría Lista de Verificación Otros documentos de trabajo. Asignar trabajo al equipo auditor. Auditoría de Campo Informe Inicio Revisión Documentaria Designar auditor Líder. Definición Objetivos, alcance y criterios. Determinación viabilidad. Conformación equipo auditor. Contacto inicial con auditado Preparación Reunión de apertura Comunicación. Funciones guías y observadores. Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre 12

13 DEFINICION DEL ALCANCE DE LA AUDITORIA M actividad principal Qué es lo que la organización ofrece principalmente a los clientes?. Ej. Diseño y Fabricación de barcos de pasajeros A Actividades nacionales Qué otra cosa puede ofrecer también a los clientes? Ej. Reparar todo tipo de naves marinas. C Aclaración y limitaciones En ocasiones es necesario aclarar la descripción Ej. Diseño y fabricación de barcos de pasajeros hasta 10,000 tons. Reparación de todo tipo de naves marianas hasta x tons. Las actividades asociadas de OH&S con el diseño, ventas, producción e instalación de supresores de flama para usar en tuberías que transportan gases explosivos o inflamable. 13

14 Consideraciones de un plan de auditoria Asignación de auditores Procesos Claves Departamentos y patrones de trabajo Cláusulas de la norma Lugar, etc. Comunicaciones Uso efectivo del tiempo Pistas de auditorias 14

15 PLAN DE AUDITORIA INTERNA FECHA: PLAN No.: Pág. de Objetivo Alcance Criterios AGENDA DIA 1 HORA ACTIVIDAD AUDITADO LUGAR REQUISITO LIDER EQUIPO RECURSOS PREPARÓ - AUDITOR LIDER - APROBÓ - AUDITADO - 15

16 IDENTIFICACIÓN DE FALLAS Y EVALUACIÓN DE RIESGOS ETAPA DE AUDITORIA POSIBLES FALLAS CONSECUENCIA SEV PROB Niv Riesgo CONTROLES 16

17 Identificar LA LISTA DE VERIFICACIÓN Herramienta PROCESOS REQUISITOS APLICABLES DOCUMENTOS INTERRELACIONES RECURSOS Verificar IMPLEMENTACIÓN EFICACIA SG SST MEJORA SG SST 17

18 LA LISTA DE VERIFICACIÓN UTILIDAD: Ayuda a la gestión del tiempo, indica lo que ha de cubrirse en cada proceso. Facilita el abarcar cada actividad, obteniendo respuestas para los requerimientos. Permite recopilar las evidencias de la auditoría en orden lógico. Permite visualizar la estructura de la evaluación a efectuar. 18

19 LA LISTA DE VERIFICACIÓN PREGUNTAS PARA ABRIR Y CERRAR TIPO DE PREGUNTAS TIPO DE RESPUESTAS EFECTO QUÉ, PORQUÉ, DÓNDE ABIERTAS (larga) ABREN LA CONVERSACIÓN QUIÉN, CUANDO CORTA CIERRAN EL INTERCAMBIO DE ACUERDO A LOS RIESGOS PRIORIZADOS CUALES SON LOS CONTROLES? ABIERTAS, DAN LUGAR PARA EXPRESARSE GUIAN AL AUDITADO SIN CONTROLARLO Ejercicio Grupal Describir las desventajas del uso de Check List 19

20 LA LISTA DE VERIFICACIÓN Respuestas modelos Requisito Preguntas por hacer Evidencia Auditoria Interna (4.5.5) Realizar auditorias en los intervalos planeados Planear el programa basado en los resultados de la evaluación de riesgos y los resultados de las auditorias previas Cómo planea sus auditorias? Cómo decide qué necesita auditoría y con qué frecuencia? Cómo usa el plan de resolución del consejo de planear el programa de auditoria? Qué cambios se han hecho al programa desde que se publicó la primera vez? Vea el programa de auditoria. Tome muestras de los reportes de auditoria para asegurar que se realizan según el plan Tome muestras del programa de auditoria y los resultados de la evaluación de riesgos. Busque la correlación entre la frecuencia de las auditorias y los resultados de la evaluación de riesgos. Igual en los resultados de auditorias previas. Compare el plan de acción con el programa. Cómo mantiene el programa? Vea ejemplos del programa Revise que el programa sea actual 20

21 Plan de Auditoría Lista de Verificación Otros documentos de trabajo. Asignar trabajo al equipo auditor. Preparación Inicio Revisión Documentaria Designar auditor Líder. Definición Objetivos, alcance y criterios. Determinación viabilidad. Conformación equipo auditor. Contacto inicial con auditado Auditoría de Campo Reunión de apertura Comunicación. Informe Funciones guías y observadores. Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre 21

22 OBJETIVO REUNIÓN DE APERTURA Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no exista. Aclarar desde el comienzo, si es necesario los conceptos básicos de la auditoria. Confirmar la logística. CONTENIDO PRESENTACIÓN DE LOS EQUIPOS AUDITOR Y AUDITADO OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA RECOFIRMAR EL PLAN QUE SE VA A INICIAR RECORDAR FECHA DE REUNIÓN DE CIERRE VALIDAR LOS MEDIOS LOGÍSTICOS METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA CONFIDENCIALIDAD Y COMUNICACIÓN SEGURIDAD Y EMERGENCIA FUNCIONES PARTICIPANTES 22

23 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Entrevista, Observación, etc. Recolección mediante muestreo INFORMACIÓN EVIDENCIA Verificación Evaluación vs.. Criterios HALLAZGOS Revisión Conclusiones de Auditoría 23

24 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN LA ENTREVISTA ESCUCHAR OBSERVAR PREGUNTAR ANALIZAR REGISTRAR EVALUAR 24

25 Enfoque de las 6 etapas LA ENTREVISTA Estructura Enfoque de las 6 etapas Habilidades claves Inicio Establecer escena Construir confianza Confirmar lo básico Interrogatorio Escuchar Entender los negocios Medio Establecer el proceso Escuchar Sondeo Comprender el propósito Buscar la evidencia objetiva Revisar Interrogatorio Muestreo Observación Toma de notas Gestión del tiempo Evaluar la evidencia Planeación Fin Cierre Toma de decisiones Retroalimentación 25

26 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN EJEMPLOS DE EVIDENCIAS CONDICIONES DE OPERACIÓN EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO REGISTROS ESTADÍSTICAS ACTOS SUBESTÁNDARES 26

27 EVIDENCIAS 27

28 EVIDENCIAS 28

29 29

30 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN FUENTES DE INFORMACIÓN Personas Responsabilidad Entrenamiento Competencia Autoridad Interrelaciones Criterios Manual de SST Procedimientos Instrucciones Registros Reglamentos Procesos Operaciones Almacenes Mantenimiento 30

31 CONSIDERACIONES PARA LA AUDITORIA Reuniones: Reuniones de apertura Reuniones de equipo Reuniones de revisión de equipo Reuniones internas durante la auditoria Reuniones de cierre 31

32 REUNIÓN DE CIERRE Presentación de los resultados de la auditoría: Procesos auditados, interacciones, niveles de organización Hallazgos y conclusiones de la auditoría Solución y acción correctiva Fechas tentativas para las acciones correctivas Eventualmente acuerdos sobre la precisión de las No Conformidades 32

33 REUNIÓN DE CIERRE INFORME CONTENIDO OBJETIVO, ALCANCE Y CRITERIOS FECHAS Y LUGARES DE REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA PROCESOS AUDITADOS RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES 33

34 Plan de Auditoría Lista de Verificación Otros documentos de trabajo. Asignar trabajo al equipo auditor. Auditoría de Campo Informe Inicio Revisión Documentaria Designar auditor Líder. Definición Objetivos, alcance y criterios. Determinación viabilidad. Conformación equipo auditor. Contacto inicial con auditado Preparación Reunión de apertura Comunicación. Funciones guías y observadores. Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre 34

35 CONTENIDO INFORME REUNIÓN DE CIERRE PERSONAL ENTREVISTADO AUDITOR LIDER, EQUIPO AUDITOR ASPECTOS FAVORABLES ASPECTOS DEBILES SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA 35

36 REPORTE DE AUDITORIA Y NO CONFORMIDADES Propósito del reporte o informe de auditoria: 1. Identificar la no conformidad 2. Calificar o evaluar las no conformidades 3. Redactar reportes o notas de no conformidad 4. Contenido adicional para el reporte o informe de auditoria 5. Reporte verbal de la auditoria 36

37 1. IDENTIFICAR LA NO CONFORMIDAD La definición de una no conformidad es el incumplimiento de un requisito El requisito está en los criterios de auditoria: OHSAS Propio de la organización y su sistema de SST. Regulatorio o estatutario. 37

38 No conformidad o no cumplimiento? No conformidad = El no cumplimiento de un requerimiento (se usa para reportar los requisitos de un Sistema de Gestión) No cumplimiento = Se usa cuando se reporta una infracción a la legislación La organización no ha completado la evaluación de riesgos antes de introducir el uso de agentes desengrasantes al área de producción, en consecuencia, la compañía no cumple con la regulación de COSHH 38

39 TOMA DE DECISIONES Antes de reportar una no conformidad, debemos ser capaz de identificar: 1. El problema Una descripción muy simple de la naturaleza del problema. 2. La evidencia Detalles específicos de la evidencia que se apreció llevando a una conclusión de que existe una no conformidad. 3. El requisito Cita Textualmente el requisito incumplido 39

40 EJEMPLO DE NO CONFORMIDAD El problema El método para controlar los documentos no es completamente efectivo. La evidencia Los ingenieros de instalación están trabajando con procedimientos no vigentes. Están usando el procedimiento para Trabajar en las alturas versión 3. La versión 4, se liberó para su inmediata implementación hace dos meses. El requisito OHSAS requiere que versiones relevantes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso (4.4.5.d) 40

41 Calificando los reportes de deficiencias - Mayor 1. La ausencia de uno o más elementos del sistema OHSAS 18001, o la falla para implementarlos y mantenerlos 2. No cumplimiento de un requisito legal 3. Una situación que podría, según la evidencia objetiva, colocar a un empleado en un peligro claro e inminente. 41

42 Calificando los reportes de deficiencias - Menor Un hallazgo que indica una debilidad en el sistema, en un procedimiento, registro o en la gestión de una actividad particular. También puede ser una situación en la cual, si se deja sin una acción correctiva o atención por parte de la organización podría, según la evidencia objetiva, plantear serias dudas sobre la futura capacidad del sistema de gestión para alcanzar la política y objetivos de la organización. 42

43 Proceso de Toma de decisiones Problema potencial identificado No o no es seguro Existe un claro incumplimiento de los requisitos?. OHSAS, legales, criterios, etc. Investigar más, examinar: Requisitos del sistemas Legislación Evaluación de Riesgos SI SI Se encontró el problema? NO SI Representa un riesgo serio para los Empleados o la integridad del Sistema? NO Anote en el Reporte si existe una Oportunidad de mejora Plantee una NC mayor Plantee una NC menor 43

44 Reporte de Auditoria Retroalimentación verbal por el auditor al final de cada parte de la auditoria Durante la auditoria, en las juntas diarias de revisión, reportar sobre: Progreso Cambios al programa Presentación de hallazgos El equipo de auditoria considera sobre los hallazgos: Preparar informe formal de auditoria Hacer recomendaciones finales. Junta de cierre: Presentar un resumen de los hallazgos. Comunicar las recomendaciones Acordar las actividades subsecuentes. 44

45 RESPONSABILIDADES Auditor Identifica las deficiencias Escribe el reporte Discute los hallazgos con el equipo Propone el grado o la calificación (de la No Conformidad) Presenta el reporte o Informe al cliente Auditor Lider Modera los hallazgos de auditoría y el Informe. Identifica las tendencias recurrentes y consolida los hallazgos Aprueba la calificación del grado de las No Conformidades. 45

46 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES EXPERIENCIA 46

47 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES ATRIBUTOS PERSONALES Mente abierta Ético, Justo Veraz, Honesto, Discreto Observador Versátil Persiste Decidido Seguro Perceptivo Diplomático 47

48 COMPETENCIA DE LOS AUDITORES DESARROLLO DE HABILIDADES DEL AUDITOR MANEJO DE DIFICULTADES LÓGICAS Y SISTEMÁTICAMENTE CAPACIDAD PARA COMPRENDER RÁPIDA Y EFICIENTEMENTE ESTAR EN CONDICIONES DE VER Y ACEPTAR OTROS PUNTOS DE VISTA CAPACIDAD PARA ELABORAR INFORMES CONCRETOS CAPACIDAD PARA ADAPTAR EL PLAN A CIRCUNSTANCIAS CAMBIANTES MANTENER EL CONTROL DE TIEMPO EN TODAS LAS FASES DE LA AUDITORÍA 48