SISTEMA ELECTRONICO PARA EL CUIDADO DE SU NIÑO (ECC)

Transcripción

1 SISTEMA ELECTRONICO PARA EL CUIDADO DE SU NIÑO (ECC) ENTRENAMIENTO PARA PADRES Y PROVEEDORES

2 Beneficios del Sistema de Registro de su niño (E-Child Care) Un Sistema de transacciones mas precisas para la asistencia del niño. Automatiza y reduce los procesos manuales para los proveedores, CCR&R y el Estado. Agiliza el pago para los Proveedores.

3 Prohibiciones para los padres: Darle la tarjeta al Proveedor. Dejar su tarjeta en el centro de cuidado o en la casa del proveedor. Enviar la tarjeta con su hijo para ser dejada en el Centro o en la casa del proveedor.

4 Su tarjeta no puede ser dejada con nadie diferente a usted y las personas autorizadas a tener la tarjeta. Si la tarjeta es encontrada en el centro de cuidado o en la casa del proveedor, el padre puede perder los beneficios de ayuda financiera. Los padres que se rehusen a utilizar el sistema electronico para el cuidado del niño (ECC) tambien pueden perder del beneficio de ayuda financiera.

5 Como funciona el sistema electronico para el cuidado de su niño (E-child Care) Los hogares y centros que brindan cuidado de niños con cinco o menos niños que reciben subsidios utilizarán el sistema de registro telefónico IVR.

6 Los centros de cuidado de niños que poseen licencias, y tienen más de cinco niños que reciben subsidio del estado, cuentan con una maquina lectora de tarjeta conocida como (POS).

7 Sin importar si usted esta usando el sistema respuesta interactiva de Voz (IVR) o la maquina lectora de tarjeta (POS). Los padres deben registrar la entrada y la salida del niño diariamente para que el estado pueda pagarle al proveedor.

8 Recuerde que: El padre y 2 personas designadas pueden recibir tarjetas. Si el padre tiene ya la tarjeta de Families First Card, Child and Family Resources puede unir los dos beneficios en su tarjeta. Ambos sistemas IVR y POS pueden usar la tarjeta de Familie First. Usted solo necesita comunicarse con la oficina de Child and Family Resources.

9 Padres no pueden tener como personas designadas a tener tarjeta a su proveedor o a alguien relacionado con el proveedor. Recuerde, los beneficios de su niño son dados a traves de esta tarjeta. Por seguridad usted necesita proteger esta tarjeta como si fuera una tarjeta debito o credito. Usted no dejaria su tarjeta debito en la tienda? De igual manera usted no deberia dejar su tarjeta con su proveedor.

10 Para alguien que necesite activar su tarjeta (POS o IVR) Estos son los pasos a seguir: Usted necesita elejir una identificacion personal de 4 numeros, conocida como su clave personal. Se llama al Usted sera conectado con el sistema de respuesta automatizada (IVR) Le pediran que entre los 16 numeros de su tarjeta. Luego le preguntaran por su fecha de nacimiento. Adicionalmente le pediran los 4 numeros elegidos, conocidos como su clave. Cuando esto termina, la tarjeta estara activada y lista para usar.

11 Pasos para reportar la asistencia de su niño con el sistema IVR Usted debe llamar al de la linea de telefono registrada de su proveedor. Luego usted sigue las instrucciones. Precione 2 para cuidado del niño Entre su numero de tarjeta Luego entre la clave Usted tendra que seleccionar una de las opciones dadas por el IVR, estas son: Entrada - Salida Entrada Anterior - Salida anterior Dia Ausente - Dia de enfermedad Luego debe entrar el numero asignado de su niño (01, 02,03 etc) Su transaccion es enviada para verificacion. Si su informacion es correcta la transaccion es aprovada. Si la informacion es incorrecta, la transaccion es rechazada. Estaremos hablando de los mensajes de error despues de esta presentacion.

12 Revisemos que se necesita hacer cuando se usa el sistema POS. Cuando usted o la persona designada deja o retira el niño del proveedor, usted necesita deslizar su tarjeta en la maquina del POS. Asi luce la maquina del POS Despues de que usted deslice su tarjeta usted necesitara entrar su clave. Luego usted necesitara escoger la transaccion que desea hacer. Estas optiones son: o Entrada o Entrada Anterior o Dia ausente o Salida o Salida anterior o Dia de enfermedad Despues de entrar el tipo de transaccion, usted debe ingresar los dos numeros asignados de su niño (01, 02, 03, etc) el cual fue asignado por el estado. Para la entrada y la salida, usted debe precionar el boton verde en el POS y la transaccion sera completada. El POS enviara la transaccion al ECC para verificacion. Si la informacion es correcta la transaccion sera aprovada. Si la informacion es incorrecta la transaccion sera negada. El promedio de hacer una transaccion de salida y de entrada dura aproximadamente 20 segundos.

13 Ahora hablemos un poco de los periodos de retroactividad (back swipe period) POS y IVR

14 Padres/designados tienen la habilidad de hacer registrar transacciones de dias anteriores incluyendo ausencias. Esto es comunmente llamado registro con retroactividad (back swipe). Padres/designados tienen 2 semanas (hoy mas los 13 dias anteriores) para entrar transacciones faltantes a traves del IVR o POS. Si hay un problema con la linea de telefono por perdida de electricidad, o porque el telefono no sirve; padres/designados pueden usar el periodo con retroactividad para resolver el problema. Para el dispositivos POS, si el POS esta trabajando pero hay un problema con la comunicacion (problemas con la linea de telefono o el servicio de internet) el dispositivo POS puede guardar transacciones hasta por 30 dias. Todas esas transacciones seran transmitidas cuando el problema sea resuelto. Esto es conocido como Store Forward o modo SAF.

15 MENSAJES DE ERROR Mensajes de error ocurren cuando usted ha olvidado registrar la entrada o la salida de su niño con el proveedor. El sistema no le permitira entrar ninguna informacion hasta que la transaccion faltante sea entrada o corregida.

16 Hablemos de errores especificos y que se debe hacer. Si usted recibe un mensaje de error (DD) ckeck-in Exists (entrada ya existe) en la maquina de POS, significa que usted registro la entrada del nino pero no registro la salida. Por ejemplo, Maria registra la entrada de su hijo el Lunes en la manana, pero olvida registrar la salida el nino el Lunes en la noche. El Martes, ella trata de registrar la entrada del Martes, la maquina le da un mensaje de DD mensaje de error y no aprueba la transaccion. Maria debe hacer la salida anterior del Lunes en la noche y Luego registrar la entrada del Martes en la manana. Si ademas de olvidar hacer la salida del Niño de la noche del Lunes, Maria se acordo que tambien habia olvidado hacer la entrada y la salida del Jueves pasado, el cual todavia se encuentra en el tiempo de registro con retroactividad. Entonces lo que Maria debe hacer primero es arreglar la transaccion del Lunes y luego ella puede arreglar la transaccion del Jueve haciendo una entrada anterior y una salida anterior.

17 Recuerde, cada entrada debe tener una salida. El sistema de registro electronico (E-CHILD CARE) quiere todas las transacciones en pares. El sistema busca transacciones que esten solas y no deja registrar nada mas hasta que se entre la parte del par.

18 No trate de arreglar en un solo dia todas las transacciones faltantes que ocurrieron mas de 24 horas atras. Arregle primero las transacciones recientes.

19 Que hacer si usted recibe un mensaje de erro (ED) check-in not found (entrada no encontrada)?

20 En este ejemplo. Maria trae su nino para el cuidado el dia Lunes en la manana, pero olvido registrar la entrada, el Lunes en la tarde ella trata de hacer la salida pero el sistema le da mensaje de error ED- check in not found (entrada no existe). Para corregir esto, Maria debe hacer una entrada anterior y luego ella podra hacer la salida del nino. Si ademas Maria recuerda que el pasado Jueves ella olvido registrar la salida o la entrada del nino. Ella primero deberia hacer el registro de entrada anterior del dia Lunes, luego la salida del nino del Lunes en la tarde, entonces ella podra arreglar las transacciones del dia Jueves. De nuevo, usted necesita arreglar la transaccion faltante reciente antes de arreglar las transacciones ya pasadas.

21 Si a usted le gustaria tener una informacion adicional del sistema electronico para el cuidado de su nino (E-CHILD CARE), usted puede tener acceso a la pagina de internet:

22 La presentacion formal ha sido completada. Me gustaria que se quedaran unos minutos adicionales para: 1. Activar su tarjeta si todavia no lo ha hecho. 2. Si usted tiene una tarjeta de Families First Card, y si no ha sido conectada con el programa de E- CHILD por favor hagalo ahora, nosotros podemos ayudarle. 3. Usted puede usar el simulador de el POS y el IVR y asi se puede familiarizar con su uso.

23 Antes de terminar, Alguna pregunta?

24 Gracias! Child & Family Resources 111 Howard Blvd. Suite 201 Mount Arlington, NJ