PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL AREA DE GESTIÓN HUMANA DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE FLOTA LA MACARENA S.A

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1 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL AREA DE GESTIÓN HUMANA DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE FLOTA LA MACARENA S.A BLANCA EBLYN GUERRERO RAMIREZ NANCY STELLA SIERRA VILLAMIL UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C 2007

2 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL AREA DE GESTIÓN HUMANA DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE FLOTA LA MACARENA S.A BLANCA EBLYN GUERRERO RAMIREZ NANCY STELLA SIERRA VILLAMIL Trabajo de grado para optar al título de Administradoras de Empresas DIRECTOR JAIME MARTINEZ DIAZ UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C 2007

3 Nota de Aceptación: Presidente del Jurado Jurado Jurado Bogotá D.C,

4 " Con entrañable afecto dedico esta investigación a mis padres, Blanca y Jorge como los seres que me permitieron llegar donde estoy, otorgándome el hermoso don de la vida, a mis hermanas Mile y Francy, por su voz de apoyo incondicional, a mi amiga Nancy, por haberme acompañado con entrega y dedicación en el desarrollo de la misma, y a Dios, como motor de nuestros actos." Blanca Eblyn A Dios como inspirador de todas mis decisiones, a mis padres José y María Stella, quienes desde el cielo han iluminado con su luz mi camino, a mi esposo Ricardo, quien con su amor, consejos y compañía se ha convertido en un gran apoyo en mi vida, a mis hermanos que siempre han estado esperando que haga realidad este sueño, y a mi amiga incondicional Blanca, a quien quiero mucho. Nancy

5 AGRADECIMIENTOS A la Universidad de la Salle por ofrecernos un espacio de aprendizaje y conocimiento durante toda la carrera, especialmente al Doctor Jaime Martínez Díaz, en su calidad de director de nuestro Trabajo de Grado, quien a pesar de su limitado tiempo, nos guío de la manera más acertada, para el desarrollo óptimo de la investigación, aportándonos sus sabios conocimientos en materia de Talento Humano. A la empresa de transporte de pasajeros FLOTA LA MACARENA S.A, quien nos abrió sus puertas a través del Doctor Julio Cesar Rodríguez, Director del Area de Gestión Humana, y a todo el personal administrativo que participó y apoyo nuestro trabajo, quienes nos proporcionarón todos los instrumentos e información requerida para el desarrollo de la investigación.

6 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION Pág 1. ASPECTOS RELEVANTES DEL ANTEPROYECTO TEMA Línea de Investigación Sublínea de Investigación Título DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA Planteamiento Formulación OBJETIVOS Objetivo General Objetivos Específicos PROPÓSITO JUSTIFICACION DISEÑO METODOLOGICO Población y Muestra Técnicas para la recolección de información Fuentes primarias Observación Entrevistas y encuestas Fuentes Secundarias Textos 8

7 Documentos de Internet Descripción de técnicas e instrumentos para el análisis de la información 9 2. MARCO TEORICO LA ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO EL PROCESO DE LA ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANOS LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS SOCIALES CONTRIBUCIONES PRODUCTIVAS DEL EMPLEADO A LAS EMPRESAS Objetivos Corporativos Objetivos Funcionales Objetivos Sociales Objetivos Personales COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL EL COMPORTAMIENTO INDIVIDUAL. FUNDAMENTOS TEORIA DE LAS NECESIDADES Necesidad de Poder Necesidad de Asociación Necesidades de Logro MOTIVACION TEORIA DE LA JERARQUIA DE LAS NECESIDADES TEORIA X y TEORIA Y TEORIA DE LA MOTIVACION HIGIENE SATISFACCION Y PRODUCTIVIDAD PRODUCTIVIDAD LA ETICA PROFESIONAL EN LAS ORGANIZACIONES Moral Deberes profesionales 27

8 2.7.3 Función de la ética Las herramientas de la ética ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA OBJETO DE ESTUDIO RESEÑA HISTORICA MISION CORPORATIVA VISION CORPORATIVA OBJETIVOS ORGANIZACIONALES DESCRIPCION DE LOS SERVICOS DE FLOTA LA MACARENA S.A Transporte de Pasajeros Transporte de Carga DESCRIPCION DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA EMPRESA Fichas Técnicas de los servicios de Flota La Macarena S.A MAPA DE RUTAS ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL - ORGANIGRAMA FLOTA LA MACARENA S.A DESCRIPCION DE LAS AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA OBJETIVOS DE LA GERENCIA GENERAL AREA FINANCIERA Objetivos Departamento de Contabilidad Objetivos Departamento de Tesorería AREA OPERATIVA Objetivos del Departamento de Rodamientos y Coordinación Terminal Bogotá y Villavicencio Objetivos de la Estación de Servicio La Macarena S.A Objetivos de Remesas y Encomiendas AREA ADMINISTRATIVA Objetivos del Departamento de Tránsito y Transporte 47

9 Objetivos del Departamento Jurídico Objetivos de la Coordinación de Compras y Servicios Generales Objetivos del Departamento de Sistemas AREA DE MERCADEO Y SERVICIO AL CLIENTE Objetivos de la Coordinación de Mercadeo y Servicio al Cliente SITUACION ACTUAL DEL AREA DE GESTION HUMANA DE FLOTA LA MACARENA S.A MISION DEL AREA DE GESTION HUMANA VISION DEL AREA DE GESTION HUMANA OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA ORGANIGRAMA DEL AREA DE GESTION HUMANA PROCESOS DE ADMINISTRACION DE PERSONAL A EVALUAR RECOLECCION, TABULACION Y ANALISIS DE LA INFORMACION ENCUESTA DIRIGIDA Y ESTRUCTURADA PARA EL AREA ADMINISTRATIVA RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LA ENCUESTA DIAGNOSTICO Y ANALISIS DE LA INFORMACION RECOLECTADA HERRAMIENTA DE DIAGNÓSTICO DOFA MATRIZ DE ESTRATEGIAS PROPUESTA DE DESARROLLO DE ESTRATEGIAS PROCESO DE PUESTOS DE TRABAJO (Descripción de Cargos) Estrategias FO 73

10 6.3.2 Estrategias DO Estrategias FA Estrategias DA PROPUESTA DE DESARROLLO DE ESTRATEGIAS PROCESO DE VINCULACION DE PERSONAL Estrategias FO Estrategias DO Estrategias FA Estrategias DA PROPUESTA DE DESARROLLO DE ESTRATEGIAS PROCESO DE CAPACITACION Y DESARROLLO Estrategias FO Estrategias DO Estrategias FA Estrategias DA PROPUESTA DE DESARROLLO ESTRATEGICO PROCESO DE BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL Estrategias FO Estrategias DO Estrategias FA Estrategias DA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL AREA DE GESTION HUMANA DE FLOTA LA MACARENA S.A MEJORAMIENTO AL PROCESO DE PUESTOS DE TRABAJO (Descripción de Cargos) MEJORAMIENTO AL PROCESO DE VINCULACION DE PERSONAL 98

11 7.3 MEJORAMIENTO AL PROCESO DE CAPACITACION Y DESARROLLO MEJORAMIENTO AL PROCESO DE BIENESTAR Y SALUD OCUPACIONAL CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES 112 BIBLIOGRAFIA ANEXOS

12 INDICE DE CUADROS Pág Cuadro 1. Análisis Dofa y Matriz de Impacto Proceso de Puestos de Trabajo. 64 Cuadro 2. Análisis Dofa y Matriz de Impacto Proceso de Vinculación de Personal. 65 Cuadro 3. Análisis Dofa y Matriz de Impacto Proceso de Capacitación y Desarrollo. 66 Cuadro 4. Análisis Dofa y Matriz de Impacto Proceso de Bienestar y Salud Ocupacional. 67 Cuadro 5. Matriz de Estrategias Procesos de Puestos de Trabajo. 69 Cuadro 6. Matriz de Estrategias Proceso de Vinculación de personal 70 Cuadro 7. Matriz de Estrategias Proceso de Capacitación y Desarrollo 71 Cuadro 8. Matriz de Estrategias Proceso de Bienestar y Salud Ocupacional 72

13 Cuadro 9. Plan de Acción de Propuesta de mejoramiento Proceso de Puestos de Trabajo. 102 Cuadro 10. Plan de Acción de Propuesta de mejoramiento Proceso de Vinculación de personal 103 Cuadro 11. Plan de Acción de Propuesta de mejoramiento Proceso de Capacitación y Desarrollo 104 Cuadro 12. Plan de Acción de Propuesta de mejoramiento Proceso de Bienestar y Desarrollo 105 Cuadro 13. Comparativo propuesta proceso de Puestos de Trabajo. 106 Cuadro 14. Comparativo propuesta proceso de Vinculación de personal 107 Cuadro 15. Comparativo propuesta proceso de Capacitación y Desarrollo 108 Cuadro 16. Comparativo propuesta proceso de Bienestar y Salud Ocupacional 109

14 INDICE DE FIGURAS Pág Figura 1. Organigrama de FLOTA LA MACARENA S.A 40 Figura 2. Areas que conforman FLOTA LA MACARENA S.A 41 Figura 3. Organigrama Actual del Area de Gestión Humana 52 Figura 4. Resultados obtenidos por imagen de la empresa 57 Figura 5. Resultados obtenidos del proceso de análisis de Puestos de Trabajo 58 Figura 6. Resultados obtenidos en el proceso de Vinculación de personal 60 Figura 7. Resultados obtenidos en el proceso de Capacitación y Desarrollo 61 Figura 8. Resultados obtenidos del proceso de Bienestar y Salud Ocupacional 62

15 INDICE DE ANEXOS Pág Anexo A. Mapa de Rutas FLOTA LA MACARENA S.A 113 Anexo B. Formato de Encuesta Al Personal Administrativo FLOTA LA MACARENA S.A 114

16 INTRODUCCION La globalización obliga a las compañías a ser cada día más competitivas, abrir nuevos mercados, pero también trae nuevos competidores, por esto, las empresas necesitan puntos diferenciales. Inicialmente, el gran factor diferencial era la tecnología, pero hoy esta tiende a normalizarse y no marca la diferencia, dado que los empleados han cobrado protagonismo en el desarrollo estratégico de las organizaciones, debido a que la capacidad de adaptación, el cumplimiento de sus objetivos, metas y el compromiso con la misión y la visión de la compañía, es lo que determina una estrategia exitosa en el mercado. Cada día las empresas deben descubrir el potencial de sus colaboradores y por eso las áreas de Gestión Humana cobran gran importancia dentro de la organización, por tal motivo, esta investigación pretende ser una herramienta valiosa para el alcance de los objetivos institucionales de la Empresa de Transporte de Pasajeros FLOTA LA MACARENA S.A, por medio del planteamiento de una propuesta para el mejoramiento de los procesos que se desarrollan en su Departamento de Gestión Humana, debido a que la Administración del Talento Humano busca compenetrar las personas con el proceso productivo de la empresa, haciendo que éste último sea más eficaz, como resultado de la selección y contratación de los mejores talentos disponibles en función del ejercicio de una excelente labor de estos, y capacitándolos para hacer mas valederos sus conocimientos, logrando así la maximización de la calidad del proceso productivo.

17 El Departamento de Gestión Humana de una empresa busca que las estrategias y políticas que aplica cada departamento a sus personas sean las más adecuadas, y en todo caso funge como asesoría y consultoría de cada departamento. Este es un departamento que une de la manera más eficiente al Talento Humano. Para plantear esta propuesta basados en el mejoramiento del Area de Gestión Humana, se hizo necesaria la identificación de todos los procesos que integran dicha área en FLOTA LA MACARENA S.A, y proponer las reformas que van relacionadas con cada uno de ellos, para así garantizar conductas de éxito en la gestión administrativa de la misma, ya que estas permiten reconocer el valor agregado de cada tarea desarrollada dentro de esta área y al mismo tiempo permiten a la empresa identificar las posibles falencias que se puedan estar presentando, para así mismo, aplicar los correctivos necesarios. En el desarrollo de la investigación se realizaron diferentes trabajos de campo, por medio de la observación, adelantando un análisis de los procesos propios de la Gestión del talento humano en la empresa, para actualizar y plantear instrumentos de mejoramiento, no solo a los procesos de selección sino en los procesos de promoción interna, capacitación e incentivos, entre otros, lo cual permitirá desarrollar el potencial de los servidores para orientar su desarrollo de la mejor manera. Para FLOTA LA MACARENA S.A, esta propuesta representa una alternativa para establecer los parámetros concretos de conductas y de esta manera lograr acceder a un seguimiento constante de los resultados obtenidos, permitiendo que haya un alineamiento entre las metas organizacionales y los desempeños de los trabajadores, llevando así, un mayor control, a partir del

18 actuar de los trabajadores como de los procesos que se efectúen al interior de la organización

19 1. ASPECTOS RELEVANTES DEL ANTEPROYECTO 1.1 TEMA Gestión de Administración del Talento Humano LINEA DE INVESTIGACION Desarrollo Empresarial SUBLINEA DE INVESTIGACION Administración del Talento Humano TITULO PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL AREA DE GESTION HUMANA DE LA EMPRESA DE TRANSPORTE FLOTA LA MACARENA S.A, 1.2 DELIMITACION DEL PROBLEMA PLANTEAMIENTO La Gestión del Talento Humano, es más compleja que el cumplimiento de un simple requisito de educación y experiencia, por lo tanto debe buscar el conocimiento integral de las personas que conforman las organizaciones, involucrando adicionalmente habilidades y capacidades, logrando idoneidad en el desempeño de los roles y responsabilidades de los empleos que redunde en la eficiencia administrativa; la empresa de transporte de pasajeros FLOTA LA 1

20 MACARENA S.A no cuenta con un mecanismo que defina las responsabilidades que van inmersas en cada uno de los procesos de gestión del Talento Humano, lo cual dificulta una adecuada selección de personal, capacitación y promoción del talento humano existente. En la actualidad FLOTA LA MACARENA S.A, presenta dificultades de orden organizacional, debido a que el talento humano existente es de alta antigüedad y la falta de capacitación en los puestos de trabajo, genera poca innovación y agilidad en los procesos estipulados para el desarrollo de las tareas asignadas, a razón que las responsabilidades no están acorde con la realidad, y para algunos empleos se duplican responsabilidades sin diferenciación de categorías, dificultando así gerenciar el desempeño de las personas, los procesos de selección, incentivos y entrenamiento de los empleados, lo cual redunda en la baja satisfacción de los mismos. En consecuencia a lo anteriormente mencionado, si la empresa no pone en práctica un plan de mejora para la planeación, organización, desarrollo y coordinación de su Departamento de Gestión Humana, así como también un control de técnicas, capaces de promover el desempeño eficiente del personal, dificultará a la organización que permita a las personas que colaboran en ella, alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo, así como conquistar y mantener las personas en la organización, trabajando y dando el máximo de sí, con una actitud positiva y favorable que representan todas aquellas cosas que hacen que el personal permanezca en la organización. Lo anterior permite sugerir que el objetivo de esta investigación sea suministrar la información necesaria en la elaboración de una propuesta de mejoramiento para el área de Gestión Humana de la empresa, que establezca un mejor desempeño 2

21 organizacional. La investigación conducirá entonces a plantear técnicas modernas de Talento Humano basados en un análisis del esquema actual del área, revisando cada proceso relacionado con la gestión de la misma, indagando a los empleados para que definan más las necesidades y aspiraciones para su buen desempeño logrando que las directivas los involucren y ayuden a largo plazo en el proceso administrativo, comunicándoles la misión y la visión empresarial, explicándoles las necesidades de cambio, y la necesidad de reforzar y respaldar continuamente las nuevas directrices que la organización plantee en relación con el área. Para el desarrollo de este proyecto se utilizará material propio de la empresa que se encuentra ubicada en la Localidad Novena del barrio Fontibón en Bogotá D.C, por lo cual no se generaran costos elevados, ya que al contar con la información necesaria y la colaboración de las directivas la labor será muy sencilla, basada en entrevistas y encuestas, que las investigadoras realizarán aprovechando la vinculación laboral de una de ellas en la organización FORMULACIÓN De que forma se puede mejorar el funcionamiento del área de Gestión Humana de la empresa de transporte FLOTA LA MACARENA S.A para que defina las necesidades y aspiraciones de los empleados y aporte mejor a su actual proceso administrativo? 1. 3 OBJETIVO 3

22 1.3.1 OBJETIVO GENERAL Identificar las contribuciones productivas de los procesos aplicados en el área de Gestión Humana de FLOTA LA MACARENA S.A, y a partir de ellos, plantear una propuesta de mejoramiento que beneficie a los empleados y la organización, desde el punto de vista estratégico, ético y social OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Establecer las características organizacionales de la empresa de transporte de pasajeros FLOTA LA MACARENA S.A. 2. Realizar un diagnóstico selectivo de los procesos de Talento Humano existentes en la empresa. 3. Identificar cuales son las contribuciones productivas de la aplicación de estos procesos para la empresa. 4. Determinar los elementos y/o factores de Talento Humano, que se deben incluir en la propuesta de mejoramiento. 1.4 PROPÓSITO El propósito de la investigación es desarrollar una propuesta para el mejoramiento del área de Gestión Humana de la empresa FLOTA LA MACARENA S.A planteando acciones que contribuyan a reforzar el proceso de talento humano que se aplica actualmente, que contribuya al desarrollo organizacional y comprometa la acción de los empleados en dicho proceso, lo cual podrá lograrse mediante los conocimientos administrativos y de talento humano, adquiridos en la Universidad 4

23 de La Salle por las investigadoras y con la ayuda y supervisión del Director de Gestión Humana de la empresa, el cual desempeña un papel esencial en este campo, por ser responsable de la puesta en marcha de las estrategias y políticas que surgen desde la dirección de la empresa. A través de esta investigación se obtendrá un beneficio reciproco entre la empresa FLOTA LA MACARENA S.A y sus colaboradores debido a que esta propuesta aportará herramientas de división y organización de los procesos del área, para plantear modificaciones que aporten a un diseño adecuado y una mejor estructura de la misma. 1.5 JUSTIFICACION El resultado de esta investigación tiene una aplicación práctica en el sentido que las investigadoras pondrán en práctica los conocimientos adquiridos en el tema y llevaran a cabo una propuesta para el mejoramiento de los procesos administrativos del área de Gestión Humana de FLOTA LA MACARENA S.A. La propuesta en la cual se verán beneficiados empleados, directivos, organización y cliente externo, se dará teniendo en cuenta que lo que se busca es mejorar los procesos en los que incurre el departamento y que pueden presentar fallas que requieran de acciones correctivas tales como la implementación de programas de capacitación acorde a las tareas realizadas, un mejor proceso de selección, un programa de bienestar y salud ocupacional, y buena comunicación, todo esto en sinergia con otras áreas de la organización. Lo anteriormente descrito servirá para dar cumplimiento a la misión, visión y objetivos organizacionales, aprovechando mejor los recursos existentes, tanto físicos como de capital humano, que logren que dicha propuesta sea 5

24 implementada de la mejor manera para el logro de las metas y su cumplimiento a corto plazo. 1.6 DISEÑO METODOLÓGICO Población y Muestra Para el desarrollo de la investigación en él diagnostico de los procesos del área de Gestión Humana de FLOTA LA MACARENA S.A, es necesario definir el universo único, el cual esta compuesto por la organización en su totalidad, la cual cuenta con un total de 300 empleados. La población para este tipo de diagnóstico es el conjunto de las unidades del universo a las cuales se enfoca el estudio de investigación, por lo tanto la población estará integrada por todo el personal del Area Administrativa de la empresa, que en total son 84 personas, los cuales laboran en diferentes cargos y ocupan diferentes niveles jerárquicos dentro de la misma, El proceso muestral es utilizado en la investigación para extraer conclusiones acerca de la población con base en la consulta de una pequeña porción de ella. En nuestro caso la población y la muestra son iguales, puesto que, " n " es la misma en ambos casos Técnicas para la recolección de información Son hechos o documentos a los que acude el investigador y que le permite obtener la información. Las técnicas son los medios empleados para recolectar la información. 1 1 MENDEZ, Carlos. Metodología guía para elaborar diseños de investigación en ciencias económicas, contables y administrativas, p 142 6

25 1.6.3 Fuentes Primarias Es la información oral o escrita que es recopilada directamente por investigador a través de relatos o escritos transmitidos por los participantes en un suceso o acontecimiento Observación A lo largo del proyecto de investigación se observará el desarrollo de las actividades del área de gestión humana de la empresa FLOTA LA MACARENA S.A, y el desempeño del personal para elaborar un diagnostico y dar prontas soluciones Entrevistas y encuestas Se llevarán a cabo entrevistas a las personas involucradas directamente con el tema de investigación, como lo son el Director de Gestión Humana de la empresa y su grupo colaborador y con los demás miembros de la organización, como son los empleados del área administrativa, por medio de la aplicación de una encuesta para recopilar información acerca de las variables más relevantes al área de Gestión Humana, que permitan hacer un diagnóstico más amplio del problema, teniendo en cuenta la estructura organizacional actual de la empresa. (Ver Figura 1, Organigrama actual Flota La Macarena S.A). Posteriormente a la realización de las entrevistas y a los resultados de las encuestas aplicadas a los empleados del área administrativa de la empresa, se plantea la elaboración de la matriz DOFA, con el fin de adquirir información que 2 Ibid., p 142 7

26 permita determinar las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas en los procesos de Gestión Humana que desarrolla actualmente la empresa como son: 1. Puestos de trabajo (Descripción de Cargos) 2. Vinculación de Personal 3. Capacitación y Desarrollo 4. Bienestar y Salud Ocupacional Fuentes Secundarias Es la información escrita que ha sido recopilada y transcrita por personas que han recibido tal información a través de otras fuentes escritas o por un participante en un suceso o acontecimiento Textos Se utilizan textos especializados en Administración general y específicamente de Talento Humano, al igual que ciertos artículos de revistas y periódicos que aportan al desarrollo del proyecto Documentos de Internet En servicios como Yahoo, Google y Gestiópolis existe un gran número de sitios Web, que presentan la información suficiente sobre el proceso, los métodos y aspectos fundamentales de la gestión logística empresarial. 3 Ibid., p

27 1.6.5 Descripción de técnicas e instrumentos para el análisis de información Para realizar el análisis de la información recolectada a través de las encuestas, se procede a la tabulación respectiva mediante la representación gráfica de histogramas de frecuencia, el cual se construye con el fin de exhibir gráficamente el resultado de los datos obtenidos en la aplicación de encuestas, con la información obtenida se procede a hacer la correspondiente clasificación y análisis. 9

28 2. MARCO TEÓRICO Para la investigación y posterior desarrollo de la propuesta de mejoramiento de los procesos del área de Gestión Humana de la empresa Flota La Macarena S.A, se requiere analizar una serie de bases teóricas relacionadas con la gestión administrativa eficiente del Talento Humano, dada la importancia y el protagonismo que han cobrado los empleados en el desarrollo estratégico de las organizaciones. Estos aspectos teóricos serán una herramienta indispensable para identificar las posibles falencias y la aplicación de correctivos a los procesos relacionados con la efectiva administración del talento humano en la empresa. Dentro de la Gestión del Talento Humano se abarcan temas tales como la administración y sus procesos, teorías del comportamiento organizacional y sus mediciones, así como también temas sobre motivación, logro de objetivos, productividad y necesidades básicas requeridas por los empleados para que interactuen con la empresa logrando el intercambio mutuo de beneficios. 2.1 LA ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO 4 Inicialmente se considera relevante resaltar la importancia de llevar a cabo una administración del talento humano acorde a las necesidades de las empresas y de sus empleados, mediante el buen diseño de estructuras que eviten que se vean afectadas por el entorno en constante cambio, como algunos autores han descrito y que a continuación se indican: En una época llena de incertidumbre, restricciones, problemas, amenazas y 4 CHIAVENATO Idalberto, Administración de Recursos Humanos, prefacio. 10

29 dificultades de toda especie, caracterizada además por la inflación, la recesión y el desempleo, la administración de los recursos de las organizaciones se torna cada vez más compleja y desafiante, en especial la Administración del Talento Humano, debido a que muchos administradores ven en los recortes implacables de la nómina o de los beneficios concedidos a los empleados la manera más fácil, en apariencia, de reducir costos, con efectos inmediatos y visibles, desde el punto de vista estrictamente financiero. Por consiguiente, la administración del talento humano es la mas sacrificada en época de dificultades, y se convierte en una especie de caja de ahorros que salva los resultados de las empresas en corto plazo, pero a costo de la salud organizacional y arriesgando los resultados a mediano y largo plazo. Esta estrategia equivocada se debe casi siempre al desconocimiento y la ignorancia, en la mayor parte de las empresas, de las características, proporciones y naturaleza del área del talento humano, y sobre todo a la falta de consideración hacia las personas, ya sean vistas como recurso o como personas. No obstante, la Administración del Talento Humano experimenta grandes cambios e innovaciones, sobre todo ahora que llegamos a las puestas a las puertas del tercer milenio, con la creciente globalización de los negocios y la exposición gradual, a la fuerte competencia mundial, y cuando las palabras de moda son productividad, calidad y competitividad. En este nuevo contexto, las personas ya no son el problema de las organizaciones, sino la solución de sus problemas. Las personas dejan de ser el desafío para convertirse en la ventaja competitiva de las organizaciones que saben como tratarlas; las personas dejan de ser el recurso organizacional más importante para transformarse en el socio principal del negocio. "Las personas planean, organizan, dirigen y controlan las empresas para que funcionen y operen,. Sin personas no existe organización. Toda organización esta compuesta de personas de las cuales dependen para alcanzar el éxito y mantener 11

30 la continuidad. El estudio de las personas constituye la unidad básica de las organizaciones y, en especial de la Administración del Talento Humano. La administración del talento humano tiene diversas vertientes para estudiar a las personas: las personas cono personas dotadas de características propias de personalidad e individualidad, aspiraciones, valores, actitudes, motivaciones y objetivos individuales y las personas como recursos dotados de habilidades, capacidades, destrezas y conocimientos necesarios para la tarea organizacional. 5 "La integración de personal requiere de la identificación de las necesidades del talento humano y de la ocupación de la estructura organizacional, y su conservación en este estado, con personas competentes. Cada día aumenta el número de organizaciones que disponen de sistemas para evaluar el desempeño de los trabajadores con base en la calificación subjetiva de unos factores. Sistemas que se encuentran desvinculados de la capacitación de los ascensos, y de los beneficios económicos, quedando reducidos a un recurso que tienen los jefes para castigar a los subordinados que, a su juicio, muestran un bajo desempeño o son menos sumisos. Lo anterior ha dado lugar a un modelo de gestión muy particular que combinan las ventajas de la rigurosa formalización burocrática con la flexibilidad de una organización informal basada en las relaciones de sumisión a la autoridad de los jefes, así lo plantea Koontz: "En las organizaciones colombianas la integración de personal esta limitada a la ejecución de los procesos de vinculación, remuneración, bienestar y otros similares, pero aun no se incorporan las funciones relacionadas con la 5 Ibid., p

31 administración sistemática de los comportamientos organizaciones que es el campo en el cual se encuentran los mayores desafíos y las oportunidades más atractivas para mejorar el desempeño de las empresas". 6 El reposicionamiento de las áreas de Gestión Humana debe estar direccionado hacia la Planeación Estratégica, buscando la participación en el proceso productivo; de esta manera la prioridad de Gestión Humana debe tener en cuenta los siguientes puntos: Promover el desarrollo de los ejecutivos de la organización, motivando su participación como sujetos activos, gestores y motivadores del cambio. Desarrollar estrategias buscando un mejor entendimiento entre las unidades de negocio y direccionamiento los procesos de transformación organizacional. Liderar los procesos de desarrollo del Talento Humano como provisión, búsqueda de aspirantes, selección, inducción, responsabilidad social y evaluación del desempeño. 1.2 EL PROCESO DE ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO 7 El proceso de administración del talento humano requiere efectuar un análisis detallado de las actividades que se relacionan directamente con el talento humano y las cuales repercuten en el desempeño y cumplimiento de objetivos de las áreas que componen el resto de la organización. " El proceso de la Administración del Talento Humano, comprende siete actividades básicas: 6 KOONTZ, Harold, Administración, Una perspectiva global. Pag STONER, James A.F, FREEMAN, R Edward, GILBERT JR, Daniel H, Administración, sexta edición. P

32 a) La planificación del talento humano sirve para garantizar que, en forma constante y adecuada, se cuente con el personal que se necesita. b) La busqueda de aspirantes se ocupa de desarrollar una serie de candidatos a empleo, acordes al plan de talento humano. Por regla general, los candidatos se encuentran por medio de anuncios en periódicos y publicaciones especializadas, agencias de empleo, recomendación de amigos y visitas a universidades o centros de enseñanza superior. c) La selección implica usar solicitudes currículos, entrevistas, pruebas de empleo y habilidades, así como verificación de referencias, con objeto de evaluar y seleccionar a los candidatos que se presentarán a los gerentes, los cuales en última instancia seleccionarán y contratarán al candidato. d) La Socialización (orientación) sirve para ayudar a que las personas seleccionadas se adapten a la organización sin dificultad. Los recién llegados son presentados a sus compañeros, enterados de sus responsabilidades e informados de la cultura de la organización, sus políticas y sus expectativas en cuanto a la conducta de los empleados. e) La capacitación y el desarrollo buscan aumentar las capacidades de los empleados, con él animo de incrementar la efectividad de la organización. La capacitación permite mejorar las habilidades del trabajo actual; los programas de desarrollo sirven para preparar a los empleados para los ascensos. f) La evaluación del desempeño compara el desempeño laboral de la persona con los parámetros o los objetivos establecidos para el puesto de dicha persona. El desempeño deficiente puede ameritar medidas correctivas, como mayor capacitación, la degradación o el despido, mientras que el buen 14

33 desempeño puede merecer una recompensa, como un aumento, un bono o un ascenso. Aunque el supervisor inmediato del empleado realiza la evaluación, el departamento de administración del talento humano es el encargado de trabajar con los directivos para establecer las políticas que guíen la evaluación del desempeño. g) Los ascensos, los traslados, los descensos y los despidos reflejan el valor del empleado para la organización. Las personas que tienen un buen desempeño pueden ser objeto de ascensos o transferencias que les ayuden a desarrollar sus habilidades, mientras las personas que no tienen un buen desempeño pueden ser objeto de un descenso, una transferencia a un puesto menos importante, o incluso de un despido. Cualquiera de estas opciones a su vez afectará la planeación del talento humano. 2.3 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS SOCIALES 8 Otro aspecto importante que debe tenerse en cuenta además de los anteriormente enunciados, es el aspecto social que se da en toda organización, y que resalta la relación que tiene el talento humano con las personas como parte importante de la organización y su adaptación para el buen desempeño de las actividades, como a continuación lo menciona Stoner: "En nuestra sociedad, la mayor parte del proceso productivo se lleva a cabo en las organizaciones; por tanto, esta moderna sociedad industrializada se caracteriza por estar compuesta de organizaciones. El hombre moderno pasa la mayor parte de su tiempo en organizaciones de las que depende para nacer, vivir, aprender, trabajar, ganar su salario, curar sus males, obtener todos los productos y servicios 8 CHIAVENATO. Op. Cit., p

34 que necesita, etc. Desde una perspectiva mas amplia, las organizaciones son unidades sociales (o agrupaciones humanas intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos específicos. Esto quiere decir que las organizaciones se crean con un propósito definido y que se planean para conseguir algunos objetivos; además, se reconstruyen (se reestructuran y se redefinen), a medida que los objetivos propuestos se logran o se descubren mejores medios para obtenerlos a menor costo y con menor esfuerzo. Una organización nunca constituye una unidad lista y acabada, sino un organismo social, vivo y cambiante. 2.4 CONTRIBUCIONES PRODUCTIVAS DEL EMPLEADO A LAS EMPRESAS Teniendo en cuenta lo enunciado en el párrafo anterior en el cual se describe al ser humano como un ser social por naturaleza, se hace necesario que la organización provea a sus empleados de las herramientas básicas tanto físicas como psicológicas y de reconocimiento, dentro de un clima organizacional óptimo, que le permita dar lo mejor de sí para desempeñarse eficientemente en las labores asignadas. "Con todo y lo anterior, el propósito de la administración del talento humano es mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de manera que sean responsables desde un punto de vista estratégico, ético y social. Este es el principio rector del estudio y la práctica de la administración del talento humano. Los gerentes y los departamentos de talento humano logran sus metas cuando se proponen fines claros y cuantificables. Estos objetivos equivalen a parámetros que permiten evaluar las acciones que se llevan a cabo. En ocasiones los objetivos se consignan por escrito, en documentos cuidadosamente preparados. En otras no 16

35 se expresan de manera explícita, sino que forman parte de la cultura de la organización. - Los objetivos pueden clasificarse en cuatro áreas fundamentales: Objetivos corporativos: Es necesario reconocer el hecho fundamental de que la administración de talento humano tiene como objetivo básico contribuir al éxito de la empresa o corporación. Incluso en las empresas en que se organiza un departamento formal de talento humano para apoyar la labor de la gerencia, cada uno de los supervisores y gerentes continúa siendo responsable del desempeño de los integrantes de sus equipos de trabajo respectivos. La función del departamento consiste en contribuir al éxito de estos supervisores y gerentes. La administración de talento humano no es un fin en sí mismo, es sólo una manera de apoyar la labor de los dirigentes Objetivos funcionales: Mantener la contribución del departamento de talento humano a un nivel apropiado a las necesidades de la organización es una prioridad absoluta. Cuando la administración de personal no se adecua a las necesidades de la organización se desperdician recursos de todo tipo. La compañía puede determinar, por ejemplo, el nivel adecuado de equilibrio que debe existir entre el número de integrantes del departamento de talento humano y el total del personal Objetivos sociales: El departamento de talento humano debe responder ética y socialmente a los desafíos que presenta la sociedad en general y reducir al máximo las tensiones o demandas negativas que la sociedad pueda ejercer sobre la organización. Cuando las organizaciones no utilizan sus recursos para el beneficio de la sociedad dentro de un marco ético, pueden verse afectadas por restricciones. 17

36 2.4.4 Objetivos personales: El departamento de Talento Humano necesita tener presente que cada uno de los integrantes de la organización aspira a lograr ciertas metas personales legítimas. En la medida en que el logro de estas metas contribuye al objetivo común de alcanzar las metas de la organización, el departamento de talento humano reconoce que una de sus funciones es apoyar las aspiraciones de quienes componen la empresa. De no ser este el caso, la productividad de los empleados puede descender o también es factible que aumente la tasa de rotación. La negativa de la empresa a capacitar al personal podría conducir a una seria frustración de los objetivos personales de sus integrantes. 2.5 COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL El comportamiento individual puede influir tanto de manera positiva como negativa en el desarrollo de una organización, por lo cual, seguidamente se mencionan algunas de las teorías aplicadas para el reconocimiento de las necesidades y motivaciones de todo ser humano para cumplir sus objetivos: El Comportamiento Individual. Fundamentos: El ser humano constituye el nervio motor de toda organización. De allí la importancia que reviste, para cualquier estudio del fenómeno organizacional, el análisis de su accionar dentro de ella, pero además, las organizaciones representan el contexto donde hombre y mujeres pasa (y en función del cual viven) una altísima proporción de su existencia, por lo que la significación social de la interacción ser humano-organización adquiere también un valor muy relevante. Desde el punto de vista del ser humano, tal aserto es válido tanto para el director de una empresa como para el operario que realiza tareas repetitivas, tanto para el 18

37 químico como para el vendedor que sale a la calle a ofrecer el producto. Todos ellos trabajan formando parte de la organización. Y en el desarrollo de este trabajo tienen sus motivaciones, afrontan las coyunturas agradables y los inconvenientes o insatisfacciones que el mismo les depara, se relacionan con sus compañeros o colegas formando grupos, etc. Todo esto se traduce en un comportamiento, ya sea individual o grupal, en pos de sus propios fines y de los objetivos de la organización. El ser humano que trabaja forma parte integrante de una organización y, como tal, tiene un determinado comportamiento organizacional. El comportamiento implica esencialmente una selección de ciertas acciones. Esta selección puede o no ser consciente y deliberada. Cuando el individuo estudia un proyecto, analiza las mejores alternativas para llevarlo a cabo con éxito y elige una de ellas, evidentemente está actuando de una manera deliberada, con plena conciencia de lo que está haciendo. En cambio, muchas veces la selección es prácticamente automática, como en el caso del operario que maneja un equipo con total habilidad o la mecanógrafa, en que deciden una acción tras otra en forma inmediata con la seguridad que les proporciona la práctica continúa, pero virtualmente no piensan cuál es el próximo movimiento que deben hacer, es decir, deciden inconscientemente. Sea como fuere, este comportamiento humano en la organización se halla condicionada por una cantidad de variables psicológicas. La interacción entre estas variables determina ese proceso de selección, que se traduce en el comportamiento organizacional. 19

38 La personalidad no es una suma de atributos y caracteres fragmentarios. Es una estructura organizada que se denomina el yo, donde las distintas partes se condicionan e interactúan entre sí. Si se hallan en equilibrio interno, nos encontramos ante un individuo ajustado. Si la personalidad está en equilibrio con el entorno, se trata de un individuo adaptado. Si el equilibrio es tanto interno como externo, estamos frente a un individuo integrado Teoría de las Necesidades: David C. McClelland contribuyó a la comprensión de la motivación al identificar tres tipos de necesidades básicas de motivación. Las clasificó como necesidad de poder, necesidad de asociación y necesidad de logro. Estos tres impulsos (poder, asociación y logro) son de especial importancia para la administración, puesto que debe reconocerse que todos ellos permiten que una empresa organizada funcione adecuadamente Necesidad de Poder: McClelland y otros investigadores han confirmado que las personas con una gran necesidad de poder se interesan enormemente en ejercer influencia y control. Por lo general tales individuos persiguen posiciones de liderazgo; son con frecuencia buenos conversadores, si bien un tanto dados a discutir; son empeñosos, francos, obstinados y exigentes, y les gusta enseñar y hablar en público Necesidad de Asociación: Las personas con una gran necesidad de asociación suelen disfrutar enormemente que se les tenga estimación y tienden a evitar la desazón de ser rechazados por un grupo social. Como individuos, es probable que les preocupe mantener buenas relaciones sociales, experimentar la sensación de comprensión y proximidad, estar prestos a confortar y auxiliar a quienes se ven en problemas y gozar de amigables interacciones con los demás. 20

39 Necesidades de Logro: Los individuos con una gran necesidad de logro poseen un intenso deseo de éxito y un igualmente intenso temor al fracaso. Gustan de los retos, y se proponen metas moderadamente difíciles (aunque no imposibles). Son realistas frente al riesgo; es improbable que sean temerarios, puesto que más bien prefieren analizar y evaluar los problemas, asumir la responsabilidad personal del cumplimiento de sus labores y les gusta obtener específica y expedita retroalimentación sobre lo que hacen. Tienden a ser infatigables, les gusta trabajar muchas horas, no se preocupan excesivamente por el fracaso en caso de que éste ocurra y por lo general prefieren hacerse cargo ellos mismos de sus asuntos Motivación Definiremos a la motivación como la voluntad de ejercer altos niveles de esfuerzo hacia las metas organizacionales, condicionadas por la habilidad del esfuerzo de satisfacer alguna necesidad individual. Las primeras teorías de la motivación aparecieron en los años 50s. Tres teorías específicas se formularon durante este período, las cuales, aunque duramente atacadas y ahora cuestionables en términos de validación, son todavía probablemente las explicaciones mejor conocidas de la motivación del individuo. Estas teorías son la teoría de la jerarquía de las necesidades, las teorías X e Y, y la teoría de la motivación-higiene Teoría de la jerarquía de las necesidades Es, probablemente, la más conocida de las teorías y fue ideada por Abraham Maslow. Él formuló la hipótesis de que dentro del ser humano existe una jerarquía de cinco necesidades. Éstas son: 1) Fisiológicas: Incluye el hambre, la sed, el refugio, el sexo y otras necesidades 21

40 físicas. 2) Seguridad: Incluye la seguridad y la protección del daño físico y emocional. 3) Social: Incluye el afecto, la pertenencia, la aceptación y la amistad. 4) Estima: Incluye los factores de estima interna como el respeto a uno mismo, la autonomía y el logro, así como también los factores externos de estima como el estatus, el reconocimiento y la atención. 5) Autorrealización: El impulso de convertirse en lo que es uno capaz de volverse; incluye el crecimiento, el lograr el potencial individual, el hacer eficaz la satisfacción plena con uno mismo. Conforme cada una de estas necesidades se satisface sustancialmente, la siguiente se vuelve dominante. Desde el punto de vista de la motivación, la teoría diría que aunque ninguna necesidad se satisface por completo, una necesidad sustancialmente satisfecha ya no motiva. Así que de acuerdo con Maslow, si quiere motivar a alguien, usted necesita entender en qué nivel de la jerarquía está actualmente esta persona, y enfocarse en satisfacer aquellas necesidades del nivel que esté inmediatamente arriba. Maslow separó estas cinco necesidades en órdenes altos y bajos. Las necesidades fisiológicas y de seguridad se describieron como de orden bajo, y la social, la estima y la autorrealización como necesidades de orden alto. La diferenciación entre las dos órdenes se hizo según la premisa de que las necesidades de bajo orden se satisfacen internamente (dentro de la persona), y las necesidades de nivel alto se satisfacen de manera externa (por cosas como el salario, contratos sindicales, antigüedad) Teoría X y Teoría Y Douglas McGregor propuso dos posiciones distintas de los seres humanos: una básicamente negativa, nombrada teoría X, y otra básicamente positiva, nombrada 22

41 teoría Y. Después de ver la manera en la cual los gerentes trataban con sus empleados, McGregor concluyó que la visión del gerente acerca de la naturaleza de los seres humanos está basada en ciertas suposiciones de grupo y que él tiende a moldear su comportamiento hacia los subordinados de acuerdo con estas suposiciones: De acuerdo con la teoría X, las cuatro premisas adoptadas por los gerentes son: a) A los empleados inherentemente les disgusta trabajar y, siempre que sea posible, tratarán de evitarlo. b) Ya que les disgusta trabajar, deben ser reprimidos, controlados o amenazados con castigos para lograr las metas. c) Los empleados evitarán responsabilidades y buscarán dirección formal siempre que sea posible. d) La mayoría de los trabajadores coloca la seguridad por encima de todos los demás factores asociados con el trabajo y mostrarán muy poca ambición. En contraste con estas percepciones negativas acerca de la naturaleza de los seres humanos, McGregor listó las cuatro suposiciones positivas que llamó teoría Y: a) Los empleados pueden percibir el trabajo tan natural como descansar o jugar. b) La gente ejercitará la autodirección y el autocontrol si están comprometidos con sus objetivos. c) La persona promedio puede aprender a aceptar, aún buscar, la responsabilidad. d) La habilidad de tomar decisiones innovadoras se halla ampliamente dispersa en toda la población y no necesariamente es propiedad exclusiva de aquellos que tienen puestos gerenciales. 23

42 Cuáles son las implicaciones motivacionales de aceptar el análisis de McGregor? La respuesta se expresa mejor en el marco presentado por Maslow. La teoría X asume que las necesidades de nivel bajo dominan a los individuos. La teoría Y supone que las necesidades de nivel alto dominan a los individuos. McGregor mismo mantiene la creencia de que las premisas de la teoría Y fueron más válidas que las de la teoría X. Por tanto, propuso tales ideas como la toma participativa de decisiones, los trabajos desafiantes y de responsabilidad y las buenas relaciones de grupo- como métodos que podrían maximizar la motivación de un empleado Teoría de la Motivación-Higiene El psicólogo Frederick Herzberg propuso la teoría de la motivación-higiene. En la creencia de que la relación de un individuo con su trabajo es básica y que su actitud hacia su trabajo bien puede determinar el éxito o el fracaso del individuo, Herzberg investigó la pregunta Qué quiere la gente de sus trabajos? Él pidió a la gente que describiera, en detalle, situaciones en las que se sentía excepcionalmente bien y mal acerca de sus trabajos. Estas respuestas se tabularon y se separaron por categorías. De las respuestas separadas por categorías, Herzberg concluyó que las respuestas que la gente dio cuando se sentía bien en su trabajo eran muy diferentes de las contestaciones dadas cuando se sentía mal. Los factores intrínsecos, como el logro, el reconocimiento, el trabajo en sí mismo, la responsabilidad y el crecimiento parecen estar relacionados con la satisfacción en el trabajo. Por otro lado cuando estaban insatisfechos tendían a citar factores extrínsecos, como la política de la compañía y la administración, la supervisión, las relaciones interpersonales y las condiciones de trabajo. Como resultado tales características, como la política de la compañía y la gerencia, la supervisión, las relaciones interpersonales, las condiciones de trabajo y el salario, 24

43 se caracterizaron por Herzberg como factores de higiene. Cuando éstos son adecuados, la gente no estará insatisfecha; sin embargo, tampoco estará satisfecha. Si queremos motivar a la gente en su trabajo, Herzberg sugiere enfatizar el logro, el reconocimiento, el trabajo en sí mismo, la responsabilidad y el crecimiento. Éstas son las características que la gente encuentra intrínsecamente recompensantes. Digamos que son diversos las motivaciones por las cuales un individuo puede sentirse atraído a pertenecer a determinada organización, pasemos a ver como la satisfacción de un empleado puede redundar en la productividad de una organización: 2.6 SATISFACCIÓN Y PRODUCTIVIDAD 9 La satisfacción en el trabajo es simplemente la diferencia entre la cantidad de recompensas que los trabajadores reciben y la cantidad que deberían recibir. La satisfacción en el trabajo representa una actitud más que un comportamiento. La creencia de que los empleados satisfechos son más productivos que los insatisfechos ha sido una opinión básica entre los gerentes por años. Aunque mucha evidencia cuestiona la relación causal asumida, puede discutirse que las sociedades avanzadas deberían interesarse no sólo en la cantidad de vida es decir, en lo concerniente a la alta productividad y a las adquisiciones materialessino también en la calidad de vida. Los investigadores con valores fuertemente humanistas sostienen que la satisfacción es un objetivo legítimo de una organización. No sólo es que la insatisfacción está negativamente relacionada con el ausentismo y la rotación, sino también que las organizaciones tienen la 9 Recursos Humanos. Web: en negocios 25