Presentación Marco Jurídico... Índice de Procedimientos... III.- 1 Delegación Ejecutiva... 5 III.- 2 Dirección Administrativa...

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1 1 ÍNDICE Página I.- Presentación... 2 II.- III.- Marco... Índice de Procedimientos IV.- III.- 1 Delegación Ejecutiva... 5 III.- 2 Dirección Administrativa... 5 III.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial... 5 III.- 4 Departamento de Evaluación Financiera... 6 III.- 5 Departamento... 6 III.- 6 Procedimientos Generales... 6 Simbología... 7 V.- Presentación, Descripción y Diagramas de Flujo de Procedimientos... 8 VI.- VII.- V.- 1 Delegación Ejecutiva... 9 V.- 2 Dirección Administrativa V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial V.- 4 Departamento de Evaluación Financiera V.- 5 Departamento V.- 6 Procedimientos Generales Formas y guías de llenado Directorio VIII.- Firmas de Autorización IX.- Glosario de términos

2 2 PRESENTACIÓN La Junta de Asistencia Social Privada requiere contar con una estructura de organización adecuada y realizar sus operaciones apegadas a la normatividad vigente, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y metas propuestas. Para ello es necesario tener dentro de los documentos normativos que rigen las actividades internas del Órgano, los manuales administrativos respectivos, los cuales tienen como propósito fundamental apoyar el funcionamiento institucional, coadyuvando a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el desempeño del trabajo. Para este fin se desarrolló el documento denominado MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, siendo de suma importancia para la Junta en virtud que proporcionará la optimización de las tareas de las unidades administrativas, teniendo como propósitos fundamentales y específicos los siguientes: Presentar ordenada y detalladamente las operaciones que se realizan en cada área o departamento y los puestos que intervienen en ellas. Puntualizar las responsabilidades operativas en la ejecución, control, y evaluación de las actividades. Establecer las normas, métodos y técnicas formales de trabajo. Contar con un soporte documental que permita el análisis y la detección de duplicidades y omisiones, y que constituya la base para la implementación de acciones modernizadoras y de simplificación. La integración de este documento, parte de la recopilación de información adicional directamente con las áreas involucradas a través de entrevistas y

3 3 observaciones; los diagramas y descripciones de procedimientos resultantes fueron validados por el personal responsable de efectuarlos. El manual se conforma de diez apartados: Presentación, Objetivo, Marco, Índice de Procedimientos, Simbología, Presentación, Descripción y Diagramas de Flujo de Procedimientos, Formas y Guías de llenado, Directorio, Firmas de Autorización y Glosario de Términos. Los procedimientos integrados en este manual permitirán que los usuarios cuenten con una adecuada orientación para la agilización de los servicios que ofrece la Junta. Es importante mencionar que para cumplir adecuadamente los propósitos del presente manual, tomando en cuenta que la administración es por naturaleza dinámica, es conveniente revisar periódicamente las actividades que requiere la operación institucional para adecuarlas a los nuevos enfoques administrativos y la modernización tecnológica y, en consecuencia, llevar a cabo las actualizaciones necesarias en el presente manual. Teniendo como objetivo: Proporcionar a la Junta de Asistencia Social Privada un documento técnico-administrativo que contenga sus principales procedimientos, de tal manera que permita normar y aplicar, en forma ordenada y secuencial, el desarrollo de sus actividades, así como determinar las áreas de competencia involucradas y el contexto jurídico para tal efecto. Dr. Santiago D. Alvarado y Pérez

4 4 II.- MARCO JURÍDICO. La Junta de Asistencia Social Privada, se rige para el cumplimiento de sus funciones y el consecuente desarrollo de sus procedimientos, por los lineamientos contenidos en los ordenamientos jurídico-administrativos que a continuación se mencionan: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo. LEYES. Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. REGLAMENTOS. Reglamento Interior de la Junta de Asistencia Social Privada. PLANES Y PROGRAMAS. Plan Estatal de Desarrollo MANUALES. Manual de Organización de la Junta de Asistencia Social Privada.

5 5 III.- ÍNDICE PROCEDIMIENTOS. III.- 1 Delegación Ejecutiva: Objetivo: Procurar el eficiente desempeño de la Junta a fin de dar cumplimiento con las metas propuestas. Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Elaboración, presentación y autorización del programa operativo anual. DE Elaboración y presentación del informe mensual y anual de actividades. DE III.- 2 Dirección Administrativa: Objetivo: Procurar la correcta operación de la Junta en lo referente a recursos humanos, financieros y materiales. Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Elaboración y autorización del anteproyecto de presupuesto de egresos. DA Registro contable de las operaciones financieras y elaboración de los estados financieros. DA Asignación de viáticos. DA Contratación de personal. DA III.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial: Objetivo: Fomentar y fortalecer el desarrollo y crecimiento de las Instituciones de Asistencia Privada en el Estado para asegurar su permanencia. Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Asesoría en la elaboración y entrega del programa de trabajo anual de las I.A.Ps. DEA Revisión, emisión del dictamen y autorización del programa de trabajo anual de las I.A.Ps. DEA Asesoría en gestión de recursos para las I.A.Ps. DEA Elaboración y actualización del registro de Instituciones de Asistencia Privada. DEA Difusión de información sobre los servicios de las I.A.Ps y la Junta. DEA

6 6 III.- 4 Departamento de Evaluación Financiera: Objetivo: Proporcionar de manera eficiente y oportuna asesorías contables, fiscales y administrativas a las Instituciones de Asistencia Privada. Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Aprobación del presupuesto de ingresos, egresos e inversiones de las I.A.Ps. DEF III.- 5 Departamento : Objetivo: Vigilar que las Instituciones de Asistencia Privada cumplan con lo dispuesto en la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo y con los objetivos por los que fueron creadas. Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Atención de los juicios testamentarios en los que la Junta o alguna I.A.P sea parte DJ Formulación de contratos de arrendamiento por un tiempo menor a tres años, comodato y de colaboración para las I.A.P. DJ Revisión y autorización de contratos de arrendamiento por más de tres años, compraventa o cualquier acto de dominio para las I.A.P. DJ III.- 6 Procedimientos Generales: Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Elaboración y entrega del programa de trabajo de cada área. PG Constitución y transformación de Instituciones. PG Visitas de inspección a las Instituciones de Asistencia Privada. PG Extinción a petición de oficio. PG Extinción a petición de parte. PG Modificación de estatutos. PG Autorización de donativos. PG

7 7 IV.- SIMBOLOGÍA Tabla de símbolos ANSI 1 SÍMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO Inicio o Término Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar; además se utiliza para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. Actividad Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el proceso. Documento Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Decisión o alternativa Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones. Archivo Indica que se guarde un documento en forma permanente. Archivo Temporal Indica que se guarde un documento en forma momentánea. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el diagrama de flujo. Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo. Dirección de Flujo Conecta los símbolos, señalando el flujo y orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

8 8 V.- PRESENTACIÓN, DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS.

9 9 V.- 1 Delegación Ejecutiva Código Revisión Fecha Elaboración, presentación y autorización del programa operativo anual MP-DE Objetivo del procedimiento.- Contar con un documento planificado que marque los objetivos, metas y estrategias a seguir, para el logro eficiente y eficaz del objeto de la Junta de Asistencia Social Privada del Estado de Quintana Roo. Normas de Operación.- Artículo 9 fracción II del Reglamento Interior de la Junta. Políticas.- 1. El elaborará el programa operativo anual de la Junta, acordando éste con el Presidente. El plan deberá contener los antecedentes, un análisis de la situación actual de la Junta y de las Instituciones, el análisis FODA, así como el cronograma de trabajo, resumen ejecutivo y aprobación del Consejo de Vocales. 2. El programa operativo anual del siguiente ejercicio se presentará ante el Consejo de Vocales para su autorización en el mes de diciembre de cada año, y deberá coadyuvar al funcionamiento eficiente y eficaz de la Junta y de las Instituciones de Asistencia Privada del Estado de Quintana Roo. Definiciones.- POA: Programa Operativo Anual. F: Fortalezas. O: Oportunidades. D: Debilidades. A: Amenazas. DE:. DA: Dirección de Administración. DEA: Departamento de Evaluación Asistencial. DEF: Departamento de Evaluación Financiera. DJ: Departamento.

10 10 V.- 1 Delegación Ejecutiva Código Revisión Fecha Elaboración, presentación y autorización del plan operativo anual MP-DE No. de actividad Responsable, DA, DEA, DEF y DJ Consejo de Vocales Descripción de la actividad Convoca a sesiones de trabajo a las áreas de la Junta. Sesionan para definir los objetivos del siguiente año. Elabora POA con base a las políticas establecidas. Presenta y acuerda con el Presidente de la Junta el POA del siguiente año. Prepara ficha ejecutiva del POA. Presenta POA ante el Consejo de Vocales para su autorización. Revisa y autoriza el POA. Envía al Delegado ejecutivo Director Administrativo, Jefes de los Departamentos de Evaluación Asistencial, Financiera y Emite copia del POA ya autorizado a las áreas de la Junta. Reciben copia del POA ya autorizado para la elaboración de su programa de trabajo. Termina procedimiento.

11 11 V.- 1 Delegación Ejecutiva Código Revisión Fecha Elaboración, presentación y autorización del plan operativo anual MP-DE DA, DEA, DEF, DJ Consejo de Vocales Inicio Convoca a sesiones de trabajo Sesionan para definir los objetivos Sesionan para definir los objetivos Elabora POA en base a las políticas Presenta y acuerda con el Pdte. el POA Prepara ficha ejecutiva del POA Revisa y autoriza el POA Presenta POA al Consejo de Vocales Redacta acta de reunión Emite copia del POA a las áreas Reciben copia del POA Fin

12 12 V.- 1 Delegación Ejecutiva Código Revisión Fecha Elaboración y presentación del informe mensual y anual de actividades MP-DE Objetivo del procedimiento.- Informar mensual y anualmente al Consejo de Vocales sobre las actividades que se lleven a cabo en la Junta de Asistencia Social Privada del Estado de Quintana Roo, así como el desempeño de las Instituciones de Asistencia Privada. Normas de Operación.- Artículos 112 fracción X, 113 fracción I, 114 fracciones II y IX de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Artículo 9 fracciones IV y XIV del Reglamento Interior de la Junta. Políticas.- 1. El conjuntamente con el Presidente deberá presentar un informe mensual al Consejo de Vocales sobre las actividades que se realicen en la Junta, en beneficio del propio Órgano y de las Instituciones de Asistencia Privada, y éste será presentado en formato visual y escrito para su fácil entendimiento y comprensión. 2. El conjuntamente con el Presidente deberá presentar un informe anual al Consejo de Vocales sobre las actividades realizadas, y éste será presentado en formato visual y escrito para su fácil entendimiento y comprensión.

13 13 V.- 1 Delegación Ejecutiva Código Revisión Fecha Elaboración y presentación del informe mensual y anual de actividades MP-DE No. de actividad Responsable Director Administrativo, Jefes de los Departamentos de Evaluación Asistencial, Financiera y Consejo de Vocales Descripción de la actividad Solicita a las áreas a través de oficio su informe mensual de actividades. Reciben solicitud, elaboran y envían el informe correspondiente al. Recibe informe mensual de actividades de las áreas de la Junta. Elabora informe mensual de acuerdo a las políticas establecidas. Presenta y acuerda con el Presidente de la Junta el informe correspondiente, e integra las carpetas ejecutivas del Consejo. Presenta informe ante el Consejo de Vocales. Redacta acta de reunión del Consejo de Vocales, incluyendo los acuerdos tomados. Mismo procedimiento para la elaboración y presentación del informe anual de actividades. Termina procedimiento.

14 14 V.- 1 Delegación Ejecutiva Código Revisión Fecha Elaboración y presentación del informe mensual y anual de actividades MP-DE Director Administrativo Jefes de los Departamentos de Evaluación Asistencial, Financiera y Inicio Solicita a las áreas su informe mensual de actividades Reciben solicitud, elaboran y envían informe Recibe informe mensual de actividades Elabora informe mensual de acuerdo a las políticas establecidas Presenta y acuerda con el Pdte. el informe e integra las carpetas Presenta informe ante el Consejo de Vocales Redacta acta de reunión, incluyendo los acuerdos tomados Fin

15 15 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Elaboración y autorización del Programa Operativo Anual MP-DA Objetivo del procedimiento.- Integrar de manera calendarizada las actividades a realizar por las áreas de la Junta, a fin de recabar la información necesaria para la realización del anteproyecto de presupuesto. Normas de Operación.- Artículo 30 fracción XIV de la Ley Orgánica de la Administración Pública. Artículos 16, 19 y 22 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. El Director Administrativo presenta el programa de trabajo para autorización del titular y acuerdo con las responsables de las áreas. 2. La elaboración del proyecto se apegará a los lineamientos establecidos por la Secretaría de Hacienda en materia de elaboración del programa Operativo anual.

16 16 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Elaboración y autorización del Programa operativo anual MP-DA No. de actividad Responsable Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo Director administrativo Director Administrativo Director administrativo Secretaría de salud Secretaría de salud Director Administrativo Director Administrativo Descripción de la actividad Organiza los trabajos que requieren de actividad conjunta. Difunde el material técnico y de apoyo a los responsables y entrega las claves de acceso al sistema. Coordina los trabajos del proceso al interior de la junta y verifica avance de la captura en el sistema. Revisa que los materiales que integran el documento cumplan con los lineamientos técnicos y de presentación establecidos (realizar validaciones y recabar firmas). Integra el documento del programa operativo anual. Presenta el POA a la secretaria de salud para visto bueno. Recibe y revisa el documento. Procede Si no procede devuelve para su corrección. Conecta actividad 3 Si procede, firma visto bueno y devuelve. Recibe documento y elabora oficio de presentación. Presenta ante la secretaría de

17 17 hacienda POA. V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Elaboración y autorización del anteproyecto de presupuesto de egresos MP-DA No. de actividad Responsable Descripción de la actividad 11 Secretaría de Hacienda Recibe el POA. Termina procedimiento.

18 18 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Elaboración y autorización del anteproyecto de presupuesto de egresos MP-DA Director Administrativo Secretaría de Salud Secretaría de Hacienda Inicio Organiza los trabajos que requieren de actividades conjuntas. Difunde el material técnico y de apoyo a los responsables y entrega claves de acceso. Coordina los trabajos del proceso al interior de la junta y verifica avance. Revisa que el documento cumpla con los lineamientos técnicos y de presentación establecidos Integra el documento del programa operativo anual. Presenta el Programa Operativo Anual para su visto bueno. Recibe y revisa el documento. Devuelve para su corrección. N Procede S Recibe documento y elabora oficio de presentación. Firma de visto bueno y devuelve. Recibe el programa operativo anual. Presenta el programa operativo anual. Fin

19 19 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Tramitación de viáticos MP-DA Objetivo del procedimiento.- Gestionar oportunamente el pago de viáticos para el personal comisionado. Normas de Operación.- Articulo 33, fracción I de la ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Articulo 2, 41, 42, 49, 53 y 55 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Artículo 60 del Reglamento de la Ley Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Norma para la asignación de viáticos y autorización de pasajes emitida por la Secretaría de Hacienda del Estado.. Políticas.- 1. La ministración de viáticos y pasajes se hará en base a los montos asignados para tales partidas en el presupuesto de egresos correspondientes al ejercicio vigente. 2. Los gastos para viáticos serán los estrictamente indispensables para el desarrollo de las comisiones para el cumplimiento de los programas autorizados. 3. Estos gastos deberán apegarse a los criterios de austeridad y racionalidad de los recursos establecidos.

20 20 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Tramitación de viáticos MP-DA No. de actividad Responsable Director Administrativo Director Administrativo Dirección de Política Presupuestal Dirección de política presupuestal Dirección de Política Presupuestal Director Administrativo Dirección de Egresos Dirección de Egresos Director Administrativo Descripción de la actividad Recibe notificación de comisiones por parte del delegado ejecutivo y elabora orden de ministración de viáticos. Presenta a la dirección de política presupuestal orden de ministración de viáticos para la suficiencia presupuestal. Recibe documentación y revisa. Procede. En caso de no proceder, devuelve para su corrección. Conecta con la actividad 1. Si procede elabora documento de suficiencia presupuestal. Entrega documentos. Recibe documentos y los presenta a la dirección de egresos para la elaboración del contra recibo. Recibe documentación y elabora contrarecibo.. Entrega contrarecibo. Recibe contrarecibo y lo canjea en caja por cheque.

21 21 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Asignación de viáticos MP-DA No. de actividad Responsable Director Administrativo Comisionado Descripción de la actividad Hace efectivo el cheque y entrega viáticos al comisionado. Recibe recursos para comisión Comisionado Director Administrativo Entrega constancia de desempeño de comisión. Recibe constancia y archiva. Termina procedimiento.

22 22 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Asignación de viáticos MP-DA Director Administrativo Dirección de Política Presupuestal Dirección de Egresos Comisionado Inicio Elaborar orden de ministración de viáticos, previa notificación. Presenta orden de ministración de viáticos para la suficiencia presupuestal. Recibe documentación y revisa Devuelve para su corrección. N Procede S Recibe documentos y los presenta a la dirección de egresos para la elaboración del contrarecibo Elabora documento de suficiencia presupuestal Entrega documento Recibe contrarecibo y canjea por cheque. Hace efectivo el cheque y entrega viáticos al comisionado Recibe documentos y elabora contrarecibos. Entrega contrarecibo. Recibe recursos por comisión. Recibe constancia y archiva Fin Entrega constancias de desempeño de comisión

23 23 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Tramitación de Pasajes MP-DA Objetivo del procedimiento.- Gestionar oportunamente los pasajes para el comisionado. Normas de Operación.- Articulo 33, fracción I de la ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Articulo 2, 41, 42, 49, 53 y 55 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Artículo 60 del Reglamento de la Ley Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Norma para la asignación de viáticos y autorización de pasajes emitida por la Secretaría de Hacienda del Estado. Políticas.- 1. La ministración de viáticos y pasajes se hará en base a los montos asignados para tales partidas en el presupuesto de egresos correspondientes al ejercicio vigente. 2. Los gastos para viáticos serán los estrictamente indispensables para el desarrollo de las comisiones para el cumplimiento de los programas autorizados. 3. Estos gastos deberán apegarse a los criterios de austeridad y racionalidad de los recursos establecidos.

24 24 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Tramitación de Pasajes MP-DA No. de actividad Responsable Director Administrativo Agencia de Viajes Director administrativo Director administrativo Dirección de Política Presupuestal Dirección de Política Presupuestal Dirección de Política Presupuestal Director Administrativo Agencia de Viajes Director Administrativo Descripción de la actividad Recibe notificación de comisiones por parte del delegado ejecutivo y solicita a la agencia de viajes cotización de pasajes. Cotiza pasajes de acuerdo a solicitud. Recibe, cotiza y elabora solicitud de pasajes. Presenta a política presupuestal solicitud de pasajes. Recibe documentación y revisa. Procede. En caso de no proceder devuelve para su corrección. Conecta con actividad 3. Si procede elabora documento de suficiencia presupuestal. Entrega documentos. Recibe documentos y solicita a la agencia de viajes expida los boletos y elabore factura.. Expide boletos, elabora factura y entrega documentos.. Recibe documentos y entrega

25 25 pasajes al comisionado V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Tramitación de pasajes MP-DA No. de actividad 11 Responsable Comisionado Descripción de la actividad Recibe pasajes Director administrativo Dirección de Egresos Dirección de Egresos Director Administrativo Agencia de Viajes Presenta documentación a la dirección de egresos para la elaboración del contrarecibo. Recibe documentación y elabora contrarecibo. Entrega contrarecibo. Recibe contrarecibo y lo entrega a la agencia de viajes para su cobro. Presenta para su cobro el contrarecibo. Termina procedimiento.

26 26 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Tramitación de pasajes MP-DA Director Administrativo Agencia de Viajes Dirección de Política presupuestal Dirección de Egresos Inicio Solicita a agencia de viajes cotización de pasajes. Cotiza pasajes de acuerdo a solicitud Recibe cotización y elabora solicitud de pasajes. Presenta solicitud de pasajes. Recibe documentación y revisa. Devuelve para su corrección. N Procede Recibe documentos y los presenta a la dirección de egresos para la elaboración del contrarecibo S Elabora documento de suficiencia presupuestal. Recibe doctos. Y solicita a la agencia de viajes expida boletos y elabore factura. Recibe documentos y entrega pasajes del comisionado Expide boletos y elabora factura y entrega documentos Entrega documentación. Recibe pasajes Presenta doctos. Para la elaboración del contrarecibo Recibe contrarecibo y lo entrega a la agencia de viajes para su cobro Presenta contrarecibo para su cobro Fin Recibe documentos y elabora contrarecibo. Entrega contrarecibo. Entrega constancias de desempeño de comisión

27 27 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Tramitación de orden de compra o servicio MP-DA Objetivo del procedimiento.- Adquirir de manera oportuna los bienes o servicios requeridos. Normas de Operación.- Articulo 33, fracción I de la ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Articulo 2, 41, 42, 49, 53 y 55 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Artículo 60 del Reglamento de la Ley Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Norma para la asignación de viáticos y autorización de pasajes emitida por la Secretaría de Hacienda del Estado. Políticas.- 1. El procedimiento del ejercicio del gasto mediante órdenes de compra o servicios se hará de acuerdo a lo estipulado por la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Contratación de servicios relacionados con bienes muebles e inmuebles. 2 Estos gastos deberán apegarse a los criterios de austeridad y racionalidad de los recursos establecidos.

28 28 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Tramitación de orden de compra o servicio MP-DA No. de actividad Responsable Director Administrativo Proveedor Director administrativo Director administrativo Secretaría de hacienda. Dirección de política presupuestal Secretaría de Hacienda. Dirección de Política Presupuestal Secretaría de Hacienda Dirección de Política Presupuestal Director Administrativo Proveedor Director Administrativo Descripción de la actividad Solicita al proveedor presupuesto del bien o servicio requerido. Recibe solicitud y elabora presupuesto. Recibe presupuesto y elabora orden de compra o servicio. Turna orden de compra o servicio para la suficiencia presupuestal. Recibe orden de compra y revisa. Procede. En caso de no proceder, política presupuestal devuelve para su corrección. Conecta actividad 1. Si procede elabora documento de suficiencia presupuestal. Entrega documentos. Recibe documentos y solicita al proveedor el producto o servicio la factura. Proporciona el servicio o el producto y la factura.. Recibe el producto o servicio y la

29 29 factura. Procede a verificar. V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Tramitación de orden de compra o servicio MP-DA No. de actividad Responsable Director Administrativo Secretaría de Hacienda. Dirección de Egresos Secretaría de Hacienda Dirección de Egresos Secretaría de Hacienda Dirección de Egresos Director Administrativo Proveedor Descripción de la actividad Envía documentos para la elaboración del contrarecibo de pago. Recibe documentos y revisa. Procede. En caso de no proceder, dirección de egresos devuelve para su corrección. Conecta con actividad 8. Si procede, elabora contrarecibo. Entrega contrarecibo. Recibe contrarecibo y entrega al proveedor. Presenta para su cobro el contrarecibo. Termina procedimiento.

30 30 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Tramitación de orden de compra o servicio MP-DA Director Administrativo Proveedor Hacienda Política Presupuestal Hacienda Dirección de Egresos Inicio Solicita presupuesto de compra o servicio. Recibe solicitud y envía presupuesto Recibe presupuesto y elabora orden de compra o servicio. Turna orden de compra o servicio para la suficiencia presupuestal. Recibe documentación y revisa. Devuelve para su corrección. N Procede Recibe documentos y los presenta a la dirección de egresos para la elaboración del contrarecibo S Elabora documento de suficiencia presupuestal. Recibe doctos. Y solicita al proveedor el producto o servicio y la factura Recibe el producto o servicio y la factura correspondiente Recibe solicitud, proporciona el producto o servicio y elabora factura Entrega documentación. N Recibe documentación y revisa. Procede Envía documentación para la elaboración del contrarecibo S Elabora contrarecibo Devuelve para su corrección. Recibe contrarecibo y lo entrega al proveedor para su cobro Presenta contrarecibo para su cobro Entrega contrarecibo. Fin

31 31 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Comprobante de fondo Revolvente MP-DA Objetivo del procedimiento.- Dar cumplimiento a la normatividad aplicable a los fondos revolventes, con la finalidad de contar con liquidez inmediata para cubrir los compromisos y necesidades de carácter urgente. Normas de Operación.- Articulo 33, fracción I de la ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Articulo 2, 41, 42, 49, y 55 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Norma para la asignación de viáticos y autorización de pasajes emitida por la Secretaría de Hacienda del Estado. Políticas.- 1. Los recursos del fondo serán destinados a la adquisición de bienes y contratación de servicios de carácter urgente. 2. La comprobación del fondo deberá realizarse cada mes en un tiempo no mayor de 10 días naturales al cierre del mes que se está comprobando.

32 32 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Comprobante de fondo Revolvente MP-DA No. de actividad Responsable Director Administrativo Director Administrativo Dirección de política presupuestal Dirección de política presupuestal Dirección de Política Presupuestal Director Administrativo Dirección de Egresos Dirección de Egresos Director Administrativo Descripción de la actividad Reúne la documentación comprobatoria del mes a enterar y elabora los recibos pendientes. Presenta a la dirección de política presupuestal la comprobación del fondo para la suficiencia presupuestal. Recibe y revisa la documentación. Procede. Si no procede, devuelve para su corrección. Conecta con la actividad 1. Si procede, elabora documento de suficiencia presupuestal. Entrega documentos Recibe documentos y los presenta a la dirección de egresos para la elaboración del contrarecibo correspondiente. Recibe documentación y elabora contrarecibo. Entrega contrarecibo. Recibe contrarecibo y presenta a caja para su cobro.

33 33 10 Dirección de caja. Recibe contrarecibo y entrega cheque. V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Comprobante de fondo Revolvente MP-DA No. de actividad Responsable Descripción de la actividad 11 Director Administrativo Hace efectivo el cheque recibido. Termina procedimiento.

34 34 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Comprobante de fondo Revolvente MP-DA Director Administrativo Dirección de Política presupuestal Dirección de Egresos Dirección de Caja Inicio Reúne la documentación comprobatoria y elabora los recibos correspondientes. Presenta la comprobación del fondo para la suficiencia presupuestal. Recibe y revisa la documentación Devuelve para su corrección. N Procede S Elabora documento de suficiencia presupuestal. Entrega documentos Recibe documentos y los presenta para la elaboración del contrarecibo. Recibe documentos y elabora contrarecibo. Recibe contrarecibo y presenta a caja para su cobro Entrega contrarecibo. Recibe contrarecibo y entrega cheque Presenta doctos. Para la elaboración del contrarecibo

35 35 Fin V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Pago de Salarios MP-DA Objetivo del procedimiento.- Efectuar puntualmente el pago de los salarios a los trabajadores. Normas de Operación.- Artículos 19, 20, 21, y 25 del reglamento de condiciones generales de trabajo de los trabajadores al servicio del poder ejecutivo del estado. Artículo 51 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. El director administrativo llevará el control de asistencias e incidencias del personal y turnará mensualmente a la oficialía mayor de gobierno las listas de asistencia para la elaboración de las nóminas de sueldos. 2. El pago de los salarios será de acuerdo al tabulador de sueldos vigente.

36 36 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Pago de salarios MP-DA No. de actividad Responsable Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo Dirección de Egresos Descripción de la actividad Recoge en la dirección de caja de nómina y comprobante de transferencia. Elabora cheque por el importe de la nómina. Presenta cheque al banco para su cobro. Realiza el pago de los sueldos a los trabajadores. Elabora oficios de devolución de nóminas debidamente firmadas. Devuelve las nóminas firmadas. Recibe nóminas originales y archiva. Termina procedimiento.

37 37 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Pago de salarios MP-DA Director Administrativo Dirección de Caja Inicio Recoge nóminas y comprobante de transferencia Elabora cheque por el importe de la nómina. Presenta cheque al banco para su cobro Realiza el pago de los sueldos a los trabajadores Elabora oficio de devolución de nóminas Devuelve las nóminas firmadas Recibe nóminas originales y archiva. Fin

38 38 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Contratación de personal MP-DA Objetivo del procedimiento.- Contratar al personal que cumpla con los requisitos previstos de tal manera que se garantice su eficiente desempeño. Normas de Operación.- Artículo 39 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. Reglamento de Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 114 fracción V de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. Para la contratación de personal se publicará una convocatoria en un medio impreso para invitar a los aspirantes y elegir al que cubra el perfil requerido. 2. La contratación de personal se sujetará a los lineamientos establecidos por la Oficialía Mayor de Gobierno. 3. El candidato seleccionado recibirá un curso de inducción al puesto.

39 39 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Contratación de personal MP-DA No. de actividad Responsable Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo Descripción de la actividad Elabora convocatoria para contratación de acuerdo a las necesidades de la Junta y la envía para su publicación en un periódico de circulación local. Recopila solicitudes de aspirantes y verifica que estén completas y correctas. Realiza entrevista previa a los aspirantes y archiva de manera temporal la documentación curricular de cada aspirante. Procede Director Administrativo Elabora y turna reporte a la Delegación Ejecutiva de los aspirantes que cumplan con el perfil requerido. Recibe reporte y entrevista a los aspirantes que sí cumplen con los requerimientos del puesto. Elige al candidato idóneo para ocupar la vacante y notifica a la Dirección Administrativa quien fue

40 40 la persona seleccionada para proceder a su contratación. V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Contratación de personal MP-DA No. de actividad Responsable Director Administrativo Director Administrativo Director Administrativo Descripción de la actividad Recibe instrucciones de contratar a la persona seleccionada. Notifica al aspirante su aceptación para que éste reúna toda la documentación requerida por la Oficialía Mayor de Gobierno. Presenta a Oficialía Mayor de Gobierno oficio de contratación, alta del ISSSTE y documentación de la persona contratada. Termina procedimiento.

41 41 V.- 2 Dirección Administrativa Código Revisión Fecha Contratación de personal MP-DA Director Administrativo Inicio Elabora convocatoria para contratación y envía para publicar Recibe reporte y entrevista a los aspirantes que sí cumplen. Recopila solicitudes y verifica que estén completas y correctas Elige al candidato idóneo para ocupar vacante y notifica Realiza entrevista y archiva documentación temporalmente No Se rechazan Procede Si Elabora y turna reporte de los aspirantes que cumplan Recibe instrucciones de contratar a la persona seleccionada Notifica al aspirante su aceptación, para que reúna documentación Presenta a Oficialía Mayor oficio de contratación y demás doctos. Fin

42 42 V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Asesoría en la elaboración y entrega del programa de trabajo anual de las I.A.Ps MP-DEA Objetivo del procedimiento.- Brindar a las Instituciones de Asistencia Privada las herramientas necesarias para la elaboración y entrega de su programa de trabajo anual a la Junta. Las instituciones deben sustentar su labor asistencial con un programa de trabajo, ya que es fundamental para ellas y para la propia Junta, debido a que establece un marco de referencia, que permite ubicar las necesidades de la población, evaluar los objetivos e identificar los indicadores hacia los cuales va dirigida la acción. Normas de Operación.- Artículo 85 de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. Las Instituciones de Asistencia Privada constituidas conforme a la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo, deberán elaborar un programa de trabajo anual con base al formato para la elaboración de dicho documento. 2. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial brindará la asesoría necesaria cada año, a las Instituciones de Asistencia Privada a efecto de que realicen el programa de trabajo correspondiente. 3. Las Instituciones de Asistencia Privada entregarán al Departamento de Evaluación Asistencial el programa de trabajo del año siguiente a más tardar el primero de diciembre de cada año. Definiciones.- Programa de trabajo anual: Es un plan que establece detalladamente los

43 43 objetivos y actividades que se realizarán dentro de un año calendario. I.A.P. Institución de Asistencia Privada. D.E.A. Departamento de Evaluación Asistencial V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Asesoría en la elaboración y entrega del programa de trabajo anual de las I.A.Ps MP-DEA No. de actividad Responsable I.A.P Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial I.A.P I.A.P Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial I.A.P I.A.P Descripción de la actividad Solicita asesoría al DEA para la elaboración del programa de trabajo anual, vía telefónica o personal. Recibe solicitud y programa cita. Entrega formato para la elaboración del programa de trabajo anual y asesora. Recibe formato y elabora el programa de trabajo anual conforme a la asesoría proporcionada y a los lineamientos establecidos en el formato para la elaboración del documento. Entrega programa de trabajo anual al DEA. Recibe y revisa programa de trabajo anual de la I.A.P. Envía observaciones a la I.A.P. para que modifique el programa. Recibe observaciones y modifica el programa de trabajo anual. Integra el programa de trabajo anual y entrega al DEA.

44 44 Termina procedimiento. V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Asesoría en la elaboración y entrega del programa de trabajo anual de las I.A.Ps MP-DEA Institución de Asistencia Privada Jefe de departamento de Evaluación Asistencial Inicio Solicita Asesoría al DEA Recibe solicitud y programa cita Entrega formato para la elaboración del programa de trabajo y asesora Recibe y elabora programa de trabajo Entrega programa de trabajo Recibe y revisa programa de trabajo Recibe observaciones y modifica Envía observaciones Integra el Programa de Trabajo y envía al DEA

45 45 Fin V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Revisión, emisión del dictamen y autorización del programa de trabajo anual de las I.A.Ps MP-DEA Objetivo del procedimiento.- Evaluar los objetivos y actividades que realizarán las Instituciones de Asistencia Privada en un año calendario, con el fin de llevar un registro integral y ordenado de sus acciones, así como emitir el dictamen correspondiente conforme a lo establecido en la Ley de la materia para su respectiva autorización. Normas de Operación.- Artículos 85 y 112 fracción IX de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. Las Instituciones de Asistencia Privada entregarán al Departamento de Evaluación Asistencial el programa de trabajo del año siguiente a más tardar el primero de diciembre de cada año. 2. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial evaluará y emitirá el dictamen correspondiente para que el Consejo de Vocales de la Junta autorice el programa de trabajo anual que presenten las Instituciones de Asistencia Privada en términos de Ley, emitiendo en su caso, recomendaciones tendientes a mejorar el cumplimiento de su objeto social. Definiciones.- Programa de trabajo anual: Es un plan que establece detalladamente los objetivos y actividades que se realizarán dentro de un año calendario, e incluye la mención del presupuesto para el mismo. Registro: Anotación de información en forma integral y ordenada.

46 46 I.A.P. Institución de Asistencia Privada. V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Revisión, emisión del dictamen y autorización del programa de trabajo anual de las I.A.Ps MP-DEA No. de actividad Responsable I.A.P Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Descripción de la actividad Entrega su programa de trabajo anual al DEA. Recibe programa de trabajo anual para revisión y análisis. Revisa, analiza y evalúa el programa de trabajo anual de la I.A.P. Si o No. No. Conecta con la actividad No.4. Si. Aprueban 4 Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Elabora dictamen y prepara la ficha ejecutiva para el Consejo de Vocales Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Consejo de Vocales Dictamen y ficha ejecutiva del programa de trabajo de la I.A.P a la DE. Recibe dictamen y ficha ejecutiva, y presenta al Consejo de Vocales. Revisa y autoriza el programa de trabajo anual de la I.A.P.

47 47 V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Revisión, emisión del dictamen y autorización del programa de trabajo anual de las I.A.Ps MP-DEA No. de actividad Responsable Descripción de la actividad Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Redacta acta de reunión del Consejo de Vocales. Comunica al DEA la autorización correspondiente y emite copia del acta de reunión del Consejo de Vocales. Recibe notificación de autorización del programa de trabajo anual de la I.A.P. Notifica a la I.A.P la autorización de su programa de trabajo anual con copia al DEF. 12 I.A.P Recibe notificación y ejecuta su programa de trabajo anual Termina procedimiento.

48 48 V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Revisión, emisión del dictamen y autorización del programa de trabajo anual de las I.A.Ps MP-DEA IAP Jefe de depto. de Evaluación Asistencial Consejo de Vocales

49 49 Recibe para revisión y análisis Inicio Entrega el programa de trabajo anual Revisa, analiza y evalúa Recibe y presenta dictamen y ficha ejecutiva Recibe para revisión y autorización Conecta con actividad No. 1 No, Aprueban Si Elabora dictamen y prepara ficha ejecutiva Dictamen y ficha ejecutiva Redacta acta de reunión del C. de V. Comunica al Jefe de eval. Asistencial autorización Recibe notificación de autorización Recibe notificación y ejecuta Notifica a la IAP la autorización Fin V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Asesoría en gestión de recursos para las I.A.Ps MP-DEA

50 50 Objetivo del procedimiento.- Asesorar y apoyar a las Instituciones de Asistencia Privada legalmente constituidas en la gestión de recursos a nivel local, nacional e internacional, así como en la obtención de donativos en efectivo y/o en especie y su debida rendición de cuentas ante los donantes. Normas de Operación.- Artículo 95 de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial brindará oportunamente a las Instituciones legalmente constituidas como Instituciones de Asistencia Privada y que cuenten con la autorización vigente para recibir donativos deducibles del Impuesto Sobre la Renta, las aplicaciones de recursos disponibles a nivel local, nacional e internacional. 2. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial deberá revisar, analizar y evaluar la viabilidad de los programas y proyectos de las Instituciones que pretendan presentar para la obtención de apoyos técnicos, económicos y/o en especie. 3. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial proporcionará, la asesoría y el apoyo correspondiente para la gestión de recursos, previa solicitud de las Instituciones. Definiciones.- Aplicaciones de recursos: Son los esquemas de asignaciones de donativos en efectivo y/o en especie para la ejecución de un programa o proyecto. Donatarias Autorizadas: Son las instituciones autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para recibir donativos deducibles del ISR. DEA: Departamento de Evaluación Asistencial IAP: Institución de Asistencia Privada

51 51 V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Asesoría en gestión de recursos para las I.A.Ps MP-DEA No. de actividad Responsable Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial I.A.P I.A.P I.A.P Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial I.A.P Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial I.A.P Descripción de la actividad Investiga y registra las aplicaciones de recursos disponibles a nivel local, nacional e internacional. Integra y envía aplicaciones de recursos a las IAP. Recibe y revisa aplicaciones de recursos. Determina los programas y proyectos para los cuales solicitará recursos en efectivo y/o en especie. Solicita asesoría al DEA. Recibe solicitud y programa cita. Revisa, evalúa y asesora a la IAP en la gestión de recursos de sus programas. Elabora e integra la gestión de recursos con la asesoría proporcionada, y envía al DEA. Recibe y revisa la gestión de recursos de la IAP, y emite las observaciones en su caso. Recibe observaciones, corrige la gestión y envía al donante. Termina procedimiento.

52 52 V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Asesoría en gestión de recursos para las I.A.Ps MP-DEA Jefe del departamento de Evaluación Asistencial Institución de Asistencia Privada Inicio Investiga y registra las aplicaciones de recursos disponibles a nivel local, nacional e internacional Recibe y revisa aplicaciones de recursos Integra y envía aplicaciones de recursos a la IAP Determina los programas y proyectos para los cuales solicitará recursos Solicita asesoría al DEA Recibe solicitud y programa cita Revisa, evalúa y asesora a la IAP en la gestión de recursos de sus programas Elabora e integra la gestión de recursos con la asesoría proporcionada, y envía al DEA Recibe y revisa la gestión de recursos de la IAP, y emite las observaciones en caso de que hubieran Recibe observaciones, corrige la gestión y envía al donante Fin

53 53 V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Elaboración y actualización del registro de Instituciones de Asistencia Privada MP-DEA Objetivo del procedimiento.- Llevar un adecuado y eficiente registro de las Instituciones de Asistencia Privada legalmente constituidas por la Junta de Asistencia Social Privada de Quintana Roo, de conformidad a la resolución que se tome. Normas de Operación.- Artículo 47, 112 fracción ll de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Artículo 9 fracción XV del Reglamento Interior de la Junta. Políticas.- 1. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial será el responsable de establecer, operar, actualizar y difundir el registro de Instituciones de Asistencia Privada del Estado de Quintana Roo, en acuerdo con el Delegado Ejecutivo. 2. Se registrará únicamente a las Instituciones legalmente constituidas e inscritas ante la Junta de Asistencia Social Privada del Estado de Quintana Roo. 3. El registro de Instituciones deberá contener para su fácil manejo lo siguiente: - Número de IAP - Nombre de la IAP - Fecha de constitución - Objeto social - Ubicación - Teléfono - - Presidente y Patronato - DAN y DAI - Status Definiciones.- DAN: Donataria Autorizada Nacional. DAI: Donataria Autorizada Internacional.

54 54 V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha Elaboración y actualización del registro de Instituciones de Asistencia Privada MP-DEA No. de actividad Responsable Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Jefes de los Departamentos de Evaluación Financiera y Jefe del Departamento Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial Descripción de la actividad Recopila de los expedientes información necesaria para el registro de la IAP que cause alta y/o baja. Establece registro ordenado de la Institución de Asistencia Privada, cumpliendo con las políticas establecidas. Opera y actualiza el registro de Instituciones de Asistencia Privada y envía a los DEF y DJ. Reciben copia del registro y archivan en el expediente correspondiente. En caso de alta y/o baja de una IAP notifica al DEA para el registro correspondiente. Recibe notificación de alta y/o baja de una Institución. Conecta con la actividad No.2. Termina procedimiento. V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial Código Revisión Fecha