Administración de compras e inventarios

Transcripción

1 Administración de compras e inventarios

2 1 Sesión No. 6 Relaciones con los proveedores Objetivo: En esta sesión el estudiante identificará las formas en que se pueden relacionar a los compradores con los proveedores en cuanto al servicio y las formas de comunicación, entre otros. Contextualización La atención de los proveedores con sus clientes es de vital importancia, ya que los canales de comunicación y relación que establezcan lo hacen ser más formales, haciendo el servicio de calidad y personalizado, que es lo que un cliente siempre quiere obtener, esto genera la lealtad entre ellos. Es importante que ahora en estos tiempos donde toda empresa lucha por ser competitivos fomentemos una relación a largo plazo con nuestros proveedores, ya que esto nos permitirá mantener nuestro rumbo y no dejar pasar algunas oportunidades de negocio que se nos presenten.

3 2 Introducción al Tema La tarea de escoger a los proveedores no debería de ser por un simple impulso como lo hemos visto en las sesiones anteriores, hay que realizarlo por medio de un proceso de análisis y planteamientos. Un proveedor que es eficaz puede ofrecer más de los requerimientos específicos de las empresas, lo que brinda resultados y beneficios superiores a los esperados. Una buena relación entre los proveedores y los clientes mejora la calidad del producto final o del servicio. Un proveedor eficaz se refleja en la rapidez de las diligencias que realiza, ya que actuar de manera contraria puede significar la pérdida de dinero o de clientes. En esta sesión analizaremos los puntos clave para tener una buena relación con nuestros proveedores, así como las características de cada uno.

4 3 Explicación Relaciones con los proveedores Comunicación La transmisión de información de un ente a otro, es decir, la comunicación, es el proceso más importante no sólo entre la empresa y el proveedor, sino en cualquier ámbito en el que nos encontremos, ya sea laboral, personal, profesional. Es bien sabido que una buena comunicación puede hacer una gran diferencia a la hora de tomar una decisión, sea cual sea su origen. Sin duda, la comunicación entre las empresas y los proveedores tiene como principal objetivo conocer el estado en que se encuentran cada una en las etapas que sigue el distribuidor, los medios que se utilicen para mantener la comunicación fluida y directa entre ambas partes se debe respaldar de tecnología, la cual precisa una comunicación recíproca entre ambas partes. La comunicación puede suscitarse de diferentes maneras: Comunicación escrita: permita dejar constancia de ciertos hechos, así mismo, es útil para establecer y normatizar las políticas de la empresa, evita equívocos o sobreentendidos (muy normales en la comunicación oral informal), etc. Dentro de ella podemos encontrar desde correo electrónico y el informe, hasta el PowerPoint o Prezi con plantillas institucionales. Comunicación oral: algunos prefieren hacer visitas personales para poder estar en contacto directo, cara a cara, con sus proveedores, este tipo de comunicación puede ser de gran ayuda para resolver problemas de comunicación que se estén presentando en las transacciones.

5 4 Servicio La calidad del servicio percibida se relaciona positivamente con la satisfacción del cliente; es un antecedente de la satisfacción del consumidor y ésta ejerce una mayor influencia en las intenciones de compra de lo que lo hace la calidad del servicio percibida. Construir fuertes relaciones con los clientes posibilita a los proveedores ofrecer un servicio personalizado que coincida con las necesidades y requerimiento de sus clientes. Así como se espera que sus proveedores sean rápidos y eficientes, es decir, capaces de entregar el producto en el tiempo pactado y en buenas condiciones, como empresario también deberá preocuparse de procesar y pagar las facturas en los plazos estipulados. COMERCIALES Las relaciones comerciales es un aspecto que desarrolla la confianza y el compromiso de ambas partes, otorgan la calidad técnica y de servicio, las entregas justo a tiempo, una cultura empresarial, la capacidad de solucionar conflictos, adaptarse a los cambios del cliente, dando como resultado una colaboración que beneficia la competitividad de ambas. Nuevos productos Las empresas que compiten hoy en día son cada vez más conscientes que para alcanzar el éxito hay que desarrollar nuevos productos. Para lograr este DNP hay que producir una mancuerna de trabajo con los proveedores por medio de las relaciones estrechas y el trabajo en conjunto para mejorar la calidad de los componentes, intercambio de datos e información, integración de las operaciones o trabajo en conjunto en el diseño y desarrollo de productos.

6 5 Es importante integrar a los proveedores desde un inicio del proceso para trabajar las fases previas del desarrollo de planes y predicciones de mercado. Lealtad La satisfacción del cliente se relaciona positivamente con la lealtad del cliente. La fidelidad o lealtad se basa en acciones simples y de gran impacto como son: que el cliente esté satisfecho, que recibe valor y que repita la compra. Se basa en la confianza en el vendedor, que cumple la expectativa acerca del servicio y calidad, cree en el compromiso, la honestidad y el complimiento de sus promesas hacia el cliente. La lealtad se presenta cuando las actitudes favorables hacia la empresa se manifiestan en comportamiento de compra repetido. Amistad En la amistad, como en cualquier negocio y en la vida cotidiana, las relaciones deben aportar beneficios a las dos partes, en donde se involucre el respeto, confianza para crear al final de esto una dependencia mutua. La relación amistosa e informal a largo plazo con un proveedor se puede tener, pero, si ambos desean reforzar el vínculo existente deben sentarse a discutir todos los aspectos de la relación. Por ejemplo, una empresa puede llevar años cursando pedidos tal cual a un mismo proveedor sin tan siquiera haber tratado de obtener las mejores condiciones. Tal situación no constituye exactamente una relación proveedorcliente a largo plazo. Si ambas partes dedican tiempo a reunirse para hablar y planificar qué cantidad de negocio está previsto, tanto en un aspecto cuantitativo (volumen / valor de los pedidos) como cualitativo (expectativas, ética) para los

7 6 próximos años, se pueden tomar decisiones muy racionalizadas que benefician a ambos socios. Por ejemplo, el proveedor puede contar en la actualidad con un determinado volumen de negocio durante todo el año y planificar su producción en consecuencia, beneficiándose así de unos mejores precios a la hora de comprar materias primas y de la posibilidad de trasladar esa bajada de precios al cliente. Saber que la materia prima ha sido comprada a granel y está a disposición del proveedor resulta tranquilizador para el cliente, puesto que ello significa que puede contar con una mayor capacidad de reacción si fuera necesario. Hay otras cuestiones que abordar con detalle para edificar la colaboración sobre terreno sólido. Algunas de ellas son la facturación, las condiciones de pago, los plazos de entrega, etc., además de un mejor conocimiento del entorno de la parte contraria que permita buscar la solución óptima conjuntamente. La transparencia por ambas partes es fundamental para sentar una relación de confianza, mientras que el conocimiento del mercado de la parte contraria, así como las limitaciones de ésta, pueden evitar futuros desacuerdos.

8 7 Conclusión La relación entre proveedor y el cliente, a medida que se van conociendo, pueden compartir los recursos que mejoran los productos o servicios, perfeccionando sus procesos y conservar sus ventajas competitivas y estratégicas, todo esto sólo con el hecho de ser compatibles. Uno de los beneficios de tener proveedores de confianza es el ahorro de tiempo y dinero a la hora de invertir en la investigación de nuevos proveedores, sin embargo, esto no impide a las empresas el tener varios proveedores que puedan ser potenciales en dar mayores beneficios, pero este riesgo se puede evitar por medio de la vigilancia de los servicios e intercambios de ambas partes, sobretodo la resolución de los problemas que se van generando sobre la marcha.

9 8 Para aprender más El acuerdo busca fortalecer la autorregulación y permitir un mayor conocimiento de los procesos y mecanismos utilizados en el sector para la toma de decisiones. Becerril, I. (2014). Cadenas comerciales y proveedores firman convenio para evitar asimetrías. Artículo para la página virtual de El Financiero. Obtenido de

10 9 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar la siguiente actividad en la cual a través de un mapa conceptual expliques las características y responsabilidades de los compradores y los proveedores. Puedes realizarlo en cualquier programa especializado en mapas conceptuales, al final tendrás que guardarlo como imagen en formato JPG para subirlo a la plataforma de la asignatura. Recuerda que un mapa conceptual constituye un eficaz medio para representar gráficamente ideas o conceptos que están relacionados jerárquicamente. Mediante este procedimiento aprovecharemos el poder conceptual de las imágenes, facilitando el aprendizaje y el recuerdo de un tema. 1. Lee cuidadosamente el texto hasta entenderlo con claridad. En caso de contener palabras de difícil significado, habrás de consultarlas en el diccionario y comprobar qué función desempeñan en su contexto. 2. Localiza y subraya las ideas o términos más importantes (palabras clave) con las que elaborarás el mapa. 3. Determina la jerarquización (subordinación) de esas palabras. 4. Establece las relaciones que existen entre ellas. 5. Utiliza correctamente una simbología gráfica (rectángulos, polígonos, óvalos, etc.). En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Mapa conceptual

11 10 Bibliografía Becerril, I. (2014). Cadenas comerciales y proveedores firman convenio para evitar asimetrías. Artículo para la página virtual de El Financiero. Obtenido de Castro, A. de. (2014) Comunicación organizacional: técnicas y estrategias. Colombia: Universidad del Norte. Lobato, F. y Villagrá, F. (2010) Gestión logística y comercial. España: Macmillan Iberia, S.A.