VENTAS (SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD)

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1 Página 1 de 15 VENTAS (SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD) ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Ing. Carlos Michel Suárez Trejo Gerente de Ventas Ing. Dora María Arias Lugardo Coordinador de Calidad Ing. Omar Velasco Báez Gerente General

2 Página 2 de OBJETIVO El presente documento tiene la finalidad de proveer al departamento de ventas, los lineamientos que deberán seguir para la promoción y cierre de las ventas. De esta manera el personal de ventas incrementara la eficiencia en el cumplimiento de sus funciones dentro de GMF Mexican Fiber s, S.A. de C.V., a manera de consolidar en todos los mercados posibles nuestro liderazgo y principal distribución de productos de plástico reforzado de fibra de vidrio. 2.0 CAMPO DE APLICACION Este procedimiento aplica al departamento de ventas de GMF Mexican Fiber S, S.A. de C.V. 3.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 3.1 ISO-9001:2008 Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. 3.2 MGC-01 Manual de Gestión de la Calidad. 3.3 GMF-PN-01 Control de los Documentos. 4.0 RESPONSABILIDADES 4.1 Es responsabilidad del Gerente de Ventas la elaboración, actualización y control de este documento. 4.2 Es responsabilidad de la Coordinadora de Calidad la revisión de este documento. 4.3 Es responsabilidad del Gerente General la aprobación de este documento. 4.4 Es responsabilidad del personal de Ventas la aplicación de este documento. 5.0 TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

3 Página 3 de VENTA. Es toda actividad que incluye un proceso personal o impersonal mediante el cual, el vendedor: 1) Identifica las necesidades y/o deseos del comprador, 2) Genera el impulso hacia el intercambio y 3) Satisface las necesidades y/o deseos del comprador (con un producto, servicio u otro) para lograr el beneficio de ambas partes. 5.2 COTIZACIÓN. Es un documento que no puede ser editable para quien la recibe, que informa del costo de un servicio o producto además da una imagen de seriedad por parte de quién la emite que es el vendedor, además puede ser una carta de presentación para el cliente. 5.3 CLIENTE. Es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma voluntaria productos o servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra persona o para una empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se crean, producen, fabrican y comercializan productos y servicios. 5.4 PLAN DE TRABAJO. Es un documento en el que se escribe para planear las actividades de un período de tiempo dado, primero para convencer de su aprobación a los que toman las decisiones y luego como documento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo. 6.0 PROCEDIMIENTO 6.1 INTRODUCCIÓN Este documento es un instrumento de apoyo que facilita, regula y compromete a las tareas específicas que involucran la acción de las ventas que se realizan, brindando al proceso la transparencia, el control y además estará contribuyendo a lograr los objetivos de venta en GMF Mexican Fiber s, S.A. de C.V. 6.2 POLÍTICA DE VENTAS En GMF Mexican Fiber s, S.A. de C.V. trabajamos bajo un esquema de condiciones comerciales en los pagos dependiendo del tipo de cliente y del material a fabricar si es producto moldeado y/o producto que es material de línea, de esta manera se les informa a los clientes las condiciones comerciales a continuación descritas:

4 Página 4 de 15 o Materiales de No stock: 50% anticipo y 50% contra aviso de embarque del material; esta condición es general y aplica para todos nuestros clientes potenciales y los de nuevas relaciones comerciales; cuando no se cuenta con material de stock, aquí solicitamos la fabricación del material si es producto moldeado y/o solicitamos el material de línea si es por alguno de nuestros fabricantes, dependiendo de la orden de compra del cliente. El 50% finiquito se cubre al notificar con el cliente la entrega de su material por el aviso de embarque a su orden de compra. o Materiales de stock: 100% finiquito del material; esta condición es general y aplica para todos nuestros clientes potenciales y los de nuevas relaciones comerciales; cuando se cuenta con material de stock y dependiendo de la orden de compra del cliente, se le solicita al cliente cubra el costo del material que se tiene para entrega inmediata y posteriormente se procede a enviárselo. Materiales con crédito: Para los clientes con que se inicia una relación comercial y manejan una política de pagos con créditos de 20, 30 y/o 45 días, como ejemplos Pemex y sus subsidiarias y la Industria privada en general; En GMF Mexican Fiber s S.A. de C.V., acordamos aceptar sus condiciones comerciales y se inicia una relación de crédito haciendo un historial de venta, aquí se factura, se suministra el material y se entrega al cliente en sus almacenes y de acuerdo a la política de crédito, se procede a pagar después de haber recibido de conformidad el material y la factura correspondiente. Para todos los casos por pagos de anticipo, finiquito y/o crédito que aplique por la venta de cualquiera de nuestros productos, el departamento de contabilidad se encargara de emitir la facturación electrónica correspondiente al cliente. El Gerente de Ventas y los Agentes de Ventas tienen la mayor responsabilidad de expandir la presencia de la empresa y hacer crecer el negocio, para lo cual trabajaremos de la siguiente manera: o Ventas Internas: El Agente de ventas se encarga de únicamente procesar las solicitudes de pedido por el suministro de materiales, derivado del contrato marco que se tiene firmado con la empresa Cydsa; además será responsable de atender, dar seguimiento y cerrar las solicitudes de cotización que nos envían desde toda la república mexicana y fuera del país; esto a través del sistema de chat en línea, asistencia personalizada de clientes a oficina, llamadas telefónicas y correo electrónico atendiendo desde nuestra oficina principal.

5 Página 5 de 15 o Ventas externas: El Gerente de Ventas y los Agentes de Ventas externas atenderán este sector, desarrollando un programa de visitas que ejecutaran de manera semanal y en cual serán los encargados de obtener nuevas oportunidades de negocio mediante la creación de nuevos proyectos iniciando por las necesidades de compra desde los departamentos de proyectos, pasando por compras y hasta llegar con los usuarios finales del producto y/o material ofertado; con el fin de satisfacer las necesidades del cliente y obtener beneficios por las ventas creadas; el control de proyectos y el seguimiento se revisara de forma trimestral, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos de venta en todas las líneas de productos que se distribuyen en GMF Mexican Fibers S.A. de C.V. Las plantas a cargo para la Zona Coatzacoalcos-Minatitlán son las siguientes: o Sector 1: Etileno XXI, Idesa, Celanese, Clariant, Aquaquim, Soluciones Quimicas, Cryoinfra, Grupo Petroquímico Beta, Atlatec, Refinación Terminal Almacenamiento y Reparto Minatitlán, Complejo Morelos. o Sector 2: Ingenios, Petroquímica Mexicana del Vinilo, Agronitrogenados, Innophos, Oleofinos, Complejo Cangrejera, Pemex Exploración 5 Presidentes, Pemex Gas Ductos sector Minatitlán, Complejo Procesador La Venta, Cydsa, Unigel, Terminal Etileno y Embarques Petroquímica. o Sector 3: Firmas de Ingeniería, Compañías contratistas, Mexichem, Refinación Terminal Almacenamiento y Reparto Pajaritos, Refinería Minatitlán, Complejo Cosoleacaque, Complejo Procesador Coatzacoalcos, Refinación Terminal Marítima Pajaritos, Conagua, Comisión Federal de Electricidad. Para las zonas fuera de Coatzacoalcos-Minatitlán, se presentará un programa de trabajo mensual que dependerá de la carga de trabajo y la cantidad de proyectos detectados que se deberán dar seguimiento. La planeación y la estrategia de venta deberá ir en función de cada agente vendedor y de los recursos que este asigne para lograr el seguimiento a cada proyecto; a continuación se detallan las zonas como futura expansión para la empresa: o Sector Veracruz Norte: Complejo Procesador Matapionche, Pozarica, Zona Industrial Veracruz Industria Privada, Tamsa, Zona industrial Cordoba y Orizaba Industria Privada, Ingenios, Comision Federal Laguna Verde, Dos Bocas, Pemex Exploración Activos Integrales de Producción, Refinación Ductos sector Veracruz.

6 Página 6 de 15 o Sector Villahermosa: Contratistas, Ingenios, Industria Privada, Pemex Exploración Terminal Marítima Dos Bocas, Pemex Exploración Activos Integrales de producción, Complejo Procesador Cactus, Nuevo Pemex, Ciudad Pemex. o Sector Ciudad del Carmen: Compañías Contratistas puerto pesquero, Pemex Exploración Regiones Marinas y subsidiarias. o Sector Salina Cruz: Industria cementera, Industria cervecera, Refinería Salina cruz, Refinación Terminal Marítima Salina cruz, Compañías Contratistas. 6.3 REALIZACIÓN DE UNA VENTA CLIENTES El Gerente de Ventas y los Agentes de Ventas tienen la responsabilidad de llevar al mercado la oferta de la empresa, con la máxima profesionalidad y creatividad posible. El verdadero tiempo de venta es el que emplea el vendedor en contacto con su cliente, cara a cara o al teléfono. Aumentando al máximo el tiempo de contacto con los clientes, de esta manera se actúa realmente sobre los resultados y se obtienen nuevos proyectos que repercute en nuevas ganancias por las ventas realizadas VENTAS La cotización es la carta presentación tanto para el agente de ventas y la empresa en la cual ofrece la gama de productos que comercializamos como la solución exacta al cliente derivada de su necesidad, para todos los formatos de venta generados por una propuesta se estarán gestionando mediante un sistema administrativo llamado Microsip, en el cual se llevara un control de la siguiente manera: o Elaboración de la cotización: En este formato se detallan los datos del cliente, tipo de material, precios de venta, descuentos aplicados al cliente, costo de fletes, las condiciones comerciales de venta; para lo cual el formato correspondiente deberá ser el GMF-FV-01 Rev. 1. o Elaboración del pedido: Este formato se deriva del cierre de la cotización y de la venta, el pedido deberá llevar los datos del cliente, la descripción del material y el costo final del material vendido; para lo cual el formato correspondiente deberá ser el GMF-FV-02 Rev. 1.

7 Página 7 de 15 o Elaboración de la nota remisión y/o factura: Este formato se deriva de la aceptación y colocación del pedido por parte del cliente, aquí se procede a la elaboración de la nota remisión si el cliente solicita la nota remisión correspondiente antes de proceder con el pago o si es necesario acepta se surta el material con nota remisión únicamente. Posterior a ello se procede con la elaboración de la factura, dependiendo de las condiciones comerciales de la venta y una vez corroborado el pago por parte del cliente, se estará facturando los materiales, para ambos formatos; deberán llevar los datos fiscales del cliente, la descripción y costo final del material vendido; para lo cual los formatos correspondientes serán el GMF-FV-03 Rev. 1. para la nota remisión y el GMF-FV-04 Rev. 1. para la factura final al cliente SEGUIMIENTO A VENTAS El control y seguimiento a los proyectos de ventas, dependerá del Gerente de Ventas y los Agentes de Ventas, para lo cual se deberán apoyar en los formatos de control interno que GMF Mexican Fiber s S.A. de C.V., les proporciona como apoyo para el seguimiento y el cierre de las oportunidades de venta; dichos formatos deberán ser los siguientes: Formato programa de visitas: Se detalla el plan de trabajo semanal que se deberá elaborar y revisar al inicio de cada semana y en el cual se llevara el control del seguimiento a las visitas y cierre de las ventas; el formato correspondiente deberá ser el GMF-FV-05 Rev. 1. Formato gastos: Se detallan el monto requerido para cubrir los gastos de peaje y la cantidad de vales de gasolina que serán necesarios para cumplir con su programa de visitas semanal; el formato correspondiente deberá ser el GMF-FV-06 Rev. 1. Formato comprobación de gastos: Se detalla el monto que fue solicitado por viáticos que hayan sido requeridos para cubrir gastos de hotel, peaje, gasolina, comidas, etc., derivado del programa de visitas a las zonas fuera de Coatzacoalcos-Minatitlán; el formato correspondiente deberá ser el GMF-FV-07 Rev. 1. Formato reporte de proyectos: Se detallan la relación de proyectos que son dados de alta como una oportunidad de venta para cada agente vendedor y en el cual se estará monitoreando la labor, el seguimiento y cierre de los proyectos, para el cumplimiento de los objetivos de venta de GMF Mexican Fiber s S.A. de C.V.; el formato correspondiente deberá ser el GMF-FV-08 Rev. 1. Formato bonos por venta: Se detalla las ventas generadas a favor de GMF Mexican Fibers S.A. de C.V., por cada proyecto que corresponda a cada agente vendedor según su zona de

8 Página 8 de 15 trabajo y en el cual se cubrirán los porcentajes de utilidad correspondiente de manera quincenal y/o mensual dependiendo de la fecha de pago del cliente; el formato correspondiente deberá ser el GMF-FV-09 Rev DISTRIBUCIÓN Este documento se distribuye en forma electrónica a: Gerente General. Coord. de Calidad. Gerente de Ventas. Ventas Internas. Ventas Externas. Compras y Logística. Almacén. Producción. Contabilidad. 8.0 BIBLIOGRAFÍA