CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN SEBASTIÁN, HUEHUETENANGO DEL DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

2 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Cupertino Rafael Hernández Méndez Alcalde Municipal Municipalidad de San Sebastián, Huehuetenango del Departamento de Huehuetenango Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Cupertino Rafael Hernández Méndez Alcalde Municipal Municipalidad de San Sebastián, Huehuetenango del Departamento de Huehuetenango Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

4 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Cupertino Rafael Hernández Méndez Alcalde Municipal Municipalidad de San Sebastián, Huehuetenango del Departamento de Huehuetenango Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

5 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SAN SEBASTIÁN, HUEHUETENANGO DEL DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

6 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas informáticos utilizados por la Entidad 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General 6.2 Estado de Resultados 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

7 6.4 Notas a los Estados Financieros 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) 11.2 Visión (Anexo 2) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) 11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) 11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

8 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Cupertino Rafael Hernández Méndez Alcalde Municipal Municipalidad de San Sebastián, Huehuetenango del Departamento de Huehuetenango Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los) Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM de fecha 21 de septiembre 2012 he (hemos) efectuado, en la (el) Municipalidad de San Sebastián, Huehuetenango del Departamento de Huehuetenango con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la Municipalidad de San Sebastián, Huehuetenango del Departamento de Huehuetenango, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Deficiencias en la suscripción y aprobación de contratos Diferencia en saldos de cuenta del Balance General contra registros auxiliares Falta de reclasificación de la cuenta 1241 activo intangible bruto

9 4. Obras terminadas clasificadas en la cuenta Construcciones en Proceso HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Incumplimiento de funciones Rentas consignadas Registro de información del personal, sin control Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales Incumplimiento a los plazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Licda. Helen Magaly Lopez (Coordinador) y Lic. Juan Adrian Sosa Esteban (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Licda. HELEN MAGALY LOPEZ Coordinador Gubernamental Lic. JUAN ADRIAN SOSA ESTEBAN Supervisor Gubernamental

10 1 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

11 2 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM de fecha 21 de septiembre OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, así como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia relativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

12 3 Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de San Sebastián, Huehuetenango del Departamento de Huehuetenango, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos, Propiedad y Planta en Operación, Construcciones en Proceso, Activo Intangible Bruto. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Transferencias Corrientes del Sector Publico y del área de gastos, las cuentas Remuneraciones, Transferencias de Capital al Sector Privado. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 12 Mejoramiento Condiciones de Salud y Medio Ambiente, 15 Red Vial, 99 Deuda Pública, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes: 00 Servicios Personales, 01 Servicios No Personales, 04 Transferencias Corrientes, 02 Materiales y

13 4 Suministros, 03 Propiedad Planta y Equipo e Intangible, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No. 1112, Bancos, presenta disponibilidades de efectivo por un valor de Q. 1,657,698.21, intergrada por 3 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una Cuenta Unica del Tesoro (Pagadora), 1 Cuenta receptora, 1 de INAB; abiertas en el Sistema Bancario Nacional. En el Banco de Desarrollo Rural, y en el Crédito Hipotecario Nacional. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de 2012 correspondiente a cada cuenta. Anticipos Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta anticipos, presenta en el Balance General el saldo de Q. 924,526.00, correspondiente a Anticipos a Contratistas para la ejecución de obras, los cuales no se amortizan al cierre del ejericio fiscal, siendo los siguintes: LG, San Carlos, M&S, Yudith, Mercons Contrucciones. Fondos de Avance Esta Municipalidad administró un Fondo Rotativo, por un valor aprobado de Q. 15, el cual fue liquidado al 31 de diciembre de 2012 y en el transcurso del período auditado se pagó por este medio, la cantidad de Q. 84,

14 5 Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No presenta un saldo de Q. 36,395,889.82, integrado por las siguientes cuentas: Propiedad y Planta en operación, Maquinaria y Equipo, Tierras y Terrenos, Construcciones en proceso, Otros Activos Fijos y Bienes de uso Común, los saldos de las cuentas según el Balance General, no concilian con los registros del inventario General de la Municipalidad, "Ver hallazgo relacionado con el Control Interno No. 2 y 4". Proyectos de Inversión Social Dicha cuenta no fue reclasificada e integrada. "Ver hallazgo relacionado con el Control Interno No. 3". Gastos del Personal a Pagar Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 2113 presenta un saldo de Q243,078.94, integrado por las cuotas laborales del I.G.S.S., Plan de Prestaciones, Primas de Fianza e ISR. "Ver hallazgo relacionado con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones Aplicables No. 2". Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital recibidas, presentan un saldo acumulado de Q. 48,760, Estado de Resultados Ingresos y Gastos Ingresos Transferencias Corrientes Recibidas Las Transferencias Corrientes del Sector PÚblico Recibidas por la Municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, ascienden a la cantidad de Q. 2,017,757.53

15 6 Gastos Gastos de Consumo Los Gastos de consumo se integran por remuneraciones los que en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q1,828, según cuenta No Transferencias Corrientes Otorgadas Al 31 de diciembre 2012, la cuenta No. 6160, transferencias otorgadas al sector público y Sector Privado al 31 de diciembre 2012, ascendieron a la cantidad Q910, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Aprobación de Presupuesto y Liquidación: El presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2012, fue aprobado mediante Acta No punto tercero de fecha 08 de diciembre 2011 del Concejo Municipal. La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, fue aprobada conforme el acta No de fecha 10 de enero del año 2013, mediante el punto segundo. Ingresos El presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio 2012, ascendió a la cantidad de Q. 9,601,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q. 6,118,661.43, para un presupuesto vigente de 15,719,661.43, ejecutandose la cantidad de Q. 12,152, (77%), en las diferentes clases de ingresos especificas siguientes: Ingresos Tributarios Q. 38,576.40, Ingresos No Tributarios Q. 28,529.00, Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública Q. 7,105.00, Ingresos de operación Q. 101,859.30, Renta de la Propiedad Q. 12,185.92, Transferencias Corrientes Q. 2,017, y Transferencias de Capital Q. 9,946,574.66, este último rubro representa un 82% de los ingresos recibidos en el ejercicio fiscal. Egresos El presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio 2012, ascendió a la cantidad de Q9,601,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q6,118,661.43, para un presupuesto vigente de Q15,719,661.43, ejecutándose la cantidad de

16 7 Q10,078, ( 64%) a través de los programas específicos siguientes: En el Programa 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q2,456,353.39, en el Programa 11 Servicios Públicos Municipales Q597,381.53, en el Programa 12 Mejoramiento Condiciones de Salud y Medio Ambiente, la cantidad de Q1,534,314.70, en el Programa 13 Gestión a la Educación, la cantidad de Q188,922.50, en el Programa 14 Gestión de Desarrollo Urbano y Rural, la cantidad de 1,369, en el Programa 15 Red Vial, la cantidad de Q3,602,527.56, en el Programa 16 Gestión al Ambiente, la cantidad de Q191,050.00, en el Programa 17 Programa de Energía Eléctrica, la cantidad de Q59, en el Programa 99 Deuda Pública, la cantidad de Q78,903.18, de los cuales el programa 15 Red Vial es el más importante con respecto a la ejecución y representa un 36% de la misma. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor de Q6,118, y transferencias por un valor de Q574, que fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registradas en el Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de cuentas Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas Convenios La Municipalidad de San Sebastián, Huehuetenango reportó que al 31 de diciembre 2012, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipalidad de San Sebastián, Huehuetenango reportó que al 31 de diciembre 2012, no recibió donaciones de alguna institución.

17 Préstamos La Municipalidad pagó un saldo pendiente del préstamo , según resolución No.FIM de fecha 16 de noviembre 2011 por la cantidad de Q78, correspondiente a la Municipalidad Transferencias La Municipalidad reportó transferencias o traslados de fondos a ONG, efectuadas durante el periodo 2012, siendo las siguientes: FIDEICOMISOS ENTIDADES ESPECIALES OTRAS ENTIDADES Pago a ONG de los siguientes proyectos de arrastre 1. ACES Apertura de carretera Aldea Chequequix San Sebastián Huehuetenango por la cantidad de Q1,060, según contrato de fecha ASOPRODI, Construcción Camino Rural del Caserío Tziminas al Cantón Nueva Esperanza, aldea Tzabal San Sebastián Huehuetenango por la cantidad de Q745, según contrato de fecha , trasladando oficio No. DAM de fecha 15 de octubre 2012 a la Dirección de Entidades Especiales para su fiscalización Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones Se Verificicó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, en el cual se reflejan los concursos siguientes: adjudicados 10, finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 0, según reporte de Guatecompras generado de fecha 22 de marzo de Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió con registrar los proyectos en el Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP).

18 9 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General 1. Balance General

19 Estado de Resultados 1. Estado de Resultado

20 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 1. Estado de Liquidacion

21 Notas a los Estados Financieros

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30 21 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencias en la suscripción y aprobación de contratos Condición En la Ejecución del programa 01 Actividades Centrales, 022 Personal por Contrato, se determinó, que los contratos efectuados carecen de deficiencias: como son las obligaciones y derechos del trabajador, objeto del contrato donde se detallara los servicios prestados, falta de la cláusula donde indique los descuentos a efectuarse sobre el sueldo, causas por las cuales puede darse por terminado el contrato, funciones del trabajador que debe de desempeñar, aceptación del contrato por las partes involucradas, que al vencerse el plazo o rescindirse el contrato no se reconocerá el pago de la indemnización, causas por las que debe darse por terminado el contrato y el renglón presupuestario. Criterio Acuerdo Gubernativo no de fecha 27 de diciembre del 2007 Reglamento Para la Contratación de Servicios Directivos Temporales con cargo al renglón presupuestario 022 "Personal por Contrato. "establece: literal d) Suscripción De Los Contratos. Emitido el Dictamen por la Oficina Nacional de Servicio Civil y concluidas las gestiones de creación de los puestos la Autoridad Nominadora, procederá a elaborar y suscribir los contratos administrativos de trabajo respectivos. En el caso de las dependencias de la Presidencia de la República, los contratos serán suscritos por la máxima autoridad dentro de las mismas. Todo contrato deberá faccionarse en papel membretado de la dependencia interesada o en papel simple con sello de la misma, y deberá contener como mínimo lo siguiente: OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL 421 a) Número del contrato y fecha de suscripción. b) Datos de identificación personal de las partes que suscriben el contrato, y la calidad en la que actúan. c) Base legal conforme a la que suscribe el contrato. d) Objeto del Contrato, en el que deberá detallarse los servicios que prestará la persona contratada, el plazo del contrato, el salario que se devengará, los descuentos a que está afecto el salario, la jornada u horario de trabajo y la partida presupuestaria. e) Fecha en la cual comenzará a devengarse el salario. f) La obligación que tiene la persona contratada de someterse expresamente a las Leyes de la República en todo lo

31 22 relacionado al contrato establecido, tanto en el orden administrativo como laboral. g) Las causas por las cuales puede darse por terminado el contrato, entre las que debe fijarse el incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de la persona contratada. h) La aceptación del contrato por las partes involucradas y, i) Que al vencerse el plazo o rescindirse el contrato no se reconocerá el pago de la indemnización por no existir despido injustificado, ya que únicamente se está cumpliendo con lo regulado en el mismo. Decreto 1441 Código de Trabajo del Congreso de la República de Guatemala, establece: en su artículo 1 la regulación de los derechos y obligaciones del patrono y del trabajador con ocasiones del trabajo. Causa El Secretario Municipal, encargado de la elaboración de los Contratos de trabajo, no ejerce el debido control en la suscripción de los mismos ya que no se incluyen los requisitos que establecen las leyes que lo regula. Efecto Se desconoce el Desempeño laboral de cada uno de los empleados contratados en el renglón 022. Recomendación El Alcalde Municipal y su Concejo debe girar instrucciones, al Secretario Municipal para que incluya en los contratos suscritos aspectos legales correspondientes. Comentario de los Responsables S/ Acta número: , libro M L manifiesta el Secretario Municipal; A) Por carecerse de la OFICINA DE ASESORÍA DE RECURSOS HUMANOS por razones obvias en esta municipalidad, la Secretaría Municipal, ha procedido a la elaboración de los contratos llenándose los requisitos establecidos, específicamente el cargo o puesto a desempeñar, salario a devengar, recomendaciones específicas para su cumplimiento, asignación al renglón que corresponde mismo que determina cada una de las especificaciones, como se demuestra con las copias adjuntas y con fundamento a la ley de servicio municipal Decreto número 1-87 del Congreso de la República. b) Con lo expuesto en el inciso anterior, de manera muy especial, se ruega a la Licenciada Auditora Gubernamental, reconsiderar su criterio, agradeciéndole tomar muy en cuenta que esta Secretaría no ejerce la función directa de la Oficina de recursos Humanos, como lo establece el Decreto 1-87 del Congreso de la República y de que en el presente caso se ha fundamentado en la misma ley y la autonomía municipal, adjuntando copia de contratos.

32 23 Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, ya que el comentario realizado no desvanece el mismo, y la presentación de los contratos se observa que no cumplen con los requisitos establecidos en la ley. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL CUPERTINO RAFAEL HERNANDEZ MENDEZ 4, SECRETARIO MUNICIPAL JOSE TOMAS PABLO CARDONA 4, Total Q. 8, Hallazgo No. 2 Diferencia en saldos de cuenta del Balance General contra registros auxiliares Condición Al revisar las cuentas del Balance General al 31/12/2012, se determinó que estas presentan diferencias en los saldos en relación con los libros y registros auxiliares, siendo los siguientes: Cuenta Descripción Balance General 1231 Propiedad y Planta en Operación 1232 Maquinaria y Equipo M a y o r auxiliar cuentas de Diferencias: Balance General y Libro Mayor auxiliar de cuentas Diferencias: entre Balance General y Libro de Inventarios L i b r o Inventario 10,778, ,778, ,300, ,079, , , , , , Tierras y terrenos 34, , , , Construcciones en proceso 1237 Otros Activos fijos 1238 Bienes de Uso Común 19,187, ,171, ,015, ,187,806, , , , , ,500, ,500, ,418, ,919, Totales 36,395, ,992, ,403, ,344, ,051, Criterio El Acuerdo Interno 09-03, emitidas por la Contraloría General de Cuentas Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en su Norma No. 5.7 Conciliación de Saldos, indica que: La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para la adecuada y oportuna conciliación de saldos.las unidades

33 24 especializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de acuerdo a la normatividad emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, quienes velarán, en su respectivo ámbito, porque se apliquen los procedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica, adecuada y oportuna. Causa Incumplimiento a la normativa establecida para el registro, control y regularización de cuentas de Estados Financieros, presentación de resultados y rendición de cuentas. Efecto No se cuenta con información real, confiable y oportuna, relacionada con las cuentas que reporta el Balance General y libros auxiliares. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de AFIM, para que verifique que la información que se presenta en el Balance General y libros auxiliares sea paralela y razonable, que se documenten y soporten todas las regularizaciones, ajustes o reclasificaciones. Comentario de los Responsables Según Acta No , libro M L de la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas donde se hace constar que el Alcalde Municipal y Director de AFIM fueron citados a través del Nota de Auditoría No. DAM de fecha 08 de Abril de 2013, para el 15 de abril de 2013 a las 14:00 P.M para la discusión de hallazgos, quienes no hicieron acto de presencia. Comentario de Auditoría Se Confirma el presente hallazgo, ya que los responsables no se presentaron para manifestarse al respecto. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 10, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE AFIM VICTOR MANUEL JIMENEZ SANCHEZ 4, ALCALDE MUNICIPAL CUPERTINO RAFAEL HERNANDEZ MENDEZ 4, Total Q. 8,000.00

34 25 Hallazgo No. 3 Falta de reclasificación de la cuenta 1241 activo intangible bruto Condición Al revisar las cuentas que conforman la muestra determinada, del Balance General al , se constató que la cuenta 1241 Activo Intangible Bruto presenta por concepto de Proyectos de Inversión Social por un monto de Q.6,812,813.30, que corresponde a ejercicios anteriores, no reclasificado en el ejercicio fiscal Criterio La Resolución Número de la Dirección de Contabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, de fecha 20 de diciembre de 2011, Artículo 1, indica; "Aprobar el procedimiento para regularizar el saldo de la cuenta: Proyectos de Inversión Social, registrados en la cuenta contable Activo Intangible Bruto" en entidades descentralizadas y autónomas, incluyendo Municipalidades de la forma siguiente Numeral II, literal B. Amortización de Gastos a partir del Ejercicio Fiscal 2011: El valor de los gastos devengados por los Proyectos de Inversión Social en el ejercicio fiscal 2011, se deberá reclasificar en el ejercicio 2012 afectando la cuenta contable "Gastos de Inversión Social" y así sucesivamente para los demás ejercicios fiscales ". El Acuerdo Número de fecha 08 de julio de 2003, emitido por el Jefe de la Contraloría General de Cuentas, mediante el cual se aprobaron las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, Norma 5 Normas aplicables al Sistema de Contabilidad Integrada Gubernamental, Sub numeral 5.9 Elaboración y Presentación de Estados Financieros, establece: " La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad en su respectivo ámbito, deben velar porque los estados financieros se elaboren y presenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdo con las normas y procedimientos emitidos por el ente rector". Causa La Dirección de Administración Financiera Integrada Municipal, no ha establecido procedimientos de control que permitan verificar temporalmente cada cuenta de los estados financieros, conformar los expedientes y presentarlos al Concejo Municipal para la aprobación de las cuentas que ameriten ser reclasificadas, de conformidad con las normativas vigentes. Efecto El Balance General presenta cifras que corresponde a ejercicios anteriores, provocando que la información para la toma de decisiones no sea del todo

35 26 apropiada. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director de la Administración Financiera Integrada Municipal, a efecto de que se hagan revisiones periódicas a las cuentas de los estados financieros, se conforme los expedientes que deben ser presentados al Concejo Municipal, quien autorizará las reclasifique pertinentes, observando las leyes y normativas vigentes. Comentario de los Responsables Según Acta No , libro M L de la Delegación Departamental de la Contraloría General de Cuentas donde se hace constar que el Alcalde Municipal y Director de AFIM fueron citados a través del Nota de Auditoría No. DAM de fecha 08 de Abril de 2013, para el 15 de abril de 2013 a las 14:00 P.M para la discusión de hallazgos, quienes no hicieron acto de presencia. Comentario de Auditoría Se Confirma el presente hallazgo, ya que los responsables no se presentaron para manifestarse al respecto. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE AFIM VICTOR MANUEL JIMENEZ SANCHEZ 8, ALCALDE MUNICIPAL CUPERTINO RAFAEL HERNANDEZ MENDEZ 8, Total Q. 16, Hallazgo No. 4 Obras terminadas clasificadas en la cuenta Construcciones en Proceso Condición Al 31 de diciembre de 2012 el balance general de la municipalidad presenta en la Cuenta No.1234 Construcciones en Proceso, la cantidad de Q.19,187,806.74, valor que incluye obras terminadas las cuales no han sido rebajadas de dicha cuenta. Criterio El Acuerdo Interno No de la Contraloría General de Cuentas, Normas

36 27 Generales de Control Interno Gubernamental, numeral 5.5. Registro de las Operaciones Contables, establece: La máxima autoridad del Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos, para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las etapas de devengado, pagado y consumido, en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y cuenten con la documentación de soporte, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables. El numeral 5.8 Análisis de la Información Procesada, establece: La máxima autoridad de cada ente público, debe normar que toda la información financiera, sea analizada con criterios técnicos. Las unidades especializadas de cada ente público son las responsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda la información procesada, así como la interpretación de los resultados para asegurar que la misma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que se generan periódicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial. Así mismo, el numeral 5.9 Elaboración y Presentación de Estados Financieros, establece: La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad en su respectivo ámbito, deben velar porque los estados financieros se elaboren y presenten en la forma y fechas establecidas, de acuerdo con las normas y procedimientos emitidos por el ente rector. Causa No se han implementado los procedimientos, por parte del Director de la AFIM, para rebajar de la cuenta Construcciones en Proceso, las obras que se encuentran liquidadas. Efecto Que el Balance General no refleja el saldo real en la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, lo cual no incide en la información financiera, que presentan los Estados Financieros. Recomendación Que el Alcalde Municipal gire instrucciones, al Director de la Oficina Municipal de Planificación para que envié los informes de las obras terminadas a la Dirección

37 28 de AFIM, para que el contador proceda a rebajar de la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, las obras ya terminadas con el objeto que se demuestre el saldo real en el balance general. Comentario de los Responsables S/ Acta número: , libro M L manifiesta la Directora Municipal de Planificación 1.En mi calidad de DIRECTORA MUNICIPAL DE PLANIFICACIÓN, y en cumplimiento a mi obligación, dentro de los distintos expedientes de obras municipales, en lo concerniente a planificación, ejecución y finalización de los mismos, he tenido el debido cuidado de realizar la recepción final y liquidación de contrato, cuando así se me hace llegar las certificaciones que corresponden, 2. En el presente caso se recalca que la Dirección Municipal de Planificación no ha remitido los informes de las obras terminadas a la Dirección de la AFIM, para que el contador proceda a rebajar la cuenta 1234 Construcciones en Proceso, para demostrar el saldo real; lo cual considero no justo en virtud de que en varias ocasiones, he presentado copias de las actas de recepción de obras, a donde corresponde AFIM, para su proceso contable correspondiente, de la misma forma se le han presentado a la Técnica, encargada del SICOIN GL, y al auditor interno, previa solicitud de los mismos, para efectuar la rebaja de los proyectos a los activos de la municipalidad, aclarando que me refiero a lo que corresponde a mi periodo como tal, lo que demuestro con las copias que me permito adjuntar. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud, que no han efectuado el procedimiento adecuado para darle la baja a construcciones en proceso. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE AFIM VICTOR MANUEL JIMENEZ SANCHEZ 4, Total Q. 4, HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1

38 29 Incumplimiento de funciones Condición Al solicitar el libro de hojas movibles de actas de sesiones municipales suscritas en el año 2012, se pudo observar que las actas No. 04 a la 23 no se encuentran firmadas por los participantes en las reuniones de Concejo Municipal y de la No. 24 a la 42 no se encuentran impresas. Criterio El Decreto del Congreso de la República Código Municipal artículo 41, Acta detallada. El secretario municipal debe elaborar acta detallada de cada sesión, la que será firmada por quien la haya presidido y por el secretario, siendo válida después de haber sido leída y aprobada por los miembros del Concejo Municipal, a más tardar treinta días a partir de su realización. La copia certificada de cada acta se archivará cronológicamente bajo su responsabilidad. Causa Inobservancia en el desarrollo de funciones por parte del Secretario Municipal al no darle cumplimiento a la Normativa Legal vigente. Efecto Respaldo inadecuado de los acuerdos que amparan las modificaciones presupuestarias al no contar con las firmas respectivas. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Secretario Municipal para que verifique que toda acta, sea firmada oportunamente por todos los participantes responsables y así mismo imprimirlas de forma inmediata. Comentario de los Responsables S/ Acta número: , libro M L manifiesta el Secretario Municipal Con relación al supuesto hallazgo, el Concejo Municipal, firmó las actas que en su momento se encontraban sin las firmas, atenidos a los treinta días que establece el artículo 41 del Decreto número del congreso de la república y además como secretario no puedo presionar, coaccionar ni obligar en virtud de que cada quien es responsable de sus propios actos, sin embargo con sus observaciones se hizo del conocimiento del Concejo, quienes han tomado muy en cuenta su recomendación, para que en el futuro todo se realice en su debido tiempo, agradeciendo a usted dicha recomendación, encontrándose todas las actas del año dos mil doce debidamente ordenadas y firmadas, como se puede comprobar con las copias adjuntas.

39 30 Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud, que aceptaron la deficiencia encontrada con el comentario efectuado. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SECRETARIO MUNICIPAL JOSE TOMAS PABLO CARDONA 6, Total Q. 6, Hallazgo No. 2 Rentas consignadas Condición Al evaluar el área de Rentas Consignadas, se verificó que en los registros contables existen saldos pendientes de pago por los conceptos siguientes: IGSS Q 194, cuotas laborales; Primas de Fianza Q. 13,519.80; ISR sobre Dietas por Q.19,473.47; Plan de prestaciones con la cantidad de Q. 15, haciendo un total de Q. 243, Criterio El Acuerdo Número 1118 de Junta Directiva del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -I.G.S.S-, artículo 6 indica: "Todo patrono formalmente inscrito en el Régimen de Seguridad Social debe entregar al Instituto, bajo su responsabilidad, dentro de los veinte primeros días de cada mes, la Planillas de Seguridad Social y sus soportes respectivos, y las cuotas correspondientes a los salarios pagados dentro del mes calendario anterior". El Decreto Legislativo 44-94, Ley Orgánica del Plan de Prestaciones del Empleado Municipal y su Reglamento, Artículo 19 inciso c), indica que: "Estas retenciones deberán ser remitidas al departamento de contabilidad de esa entidad, dentro de los 10 primeros días siguientes del mes que corresponda, la falta de cumplimiento dará motivo para que se deduzcan al Alcalde y Tesorero Municipal, las responsabilidades Penales que correspondan.". El Decreto No. 1986, Ley Orgánica del Departamento de Fianzas del Crédito Hipotecario Nacional de Guatemala, en su artículo 11 indica: "Las primas referentes a las pólizas de fianza de funcionarios y empleados gubernamentales serán mensualmente satisfechas al Departamento de Fianzas por conducto de las oficinas pagadoras, las cuales, bajo la responsabilidad de sus jefes, descontarán de los emolumentos el valor de las primas y harán el entero

40 31 correspondiente. Las oficinas pagadoras departamentales remesarán de oficio y por correo certificado, al Departamento de Fianzas, el valor de las primas que descuenten. "El Decreto número Ley del Impuesto Sobre la Renta, Artículo 5, literal i) dice: "Las remuneraciones, sueldos, comisiones, honorarios y retribuciones por concepto de gastos de representación, bonificaciones, aguinaldos o dietas que paguen o acrediten empresas o entidades domiciliadas en el país, a miembros de directorios, consejeros y otros organismos directivos que actúen en el exterior." Causa Falta de políticas en trasladar inmediatamente a las Instituciones correspondientes los monto retenidos por concepto de rentas consignadas incumpliendo con las normativas establecidas. Efecto Que las autoridades municipales en determinado momento destinen la disponibilidad de las retenciones efectuadas a un fin diferente al de trasladarlo a las instituciones correspondientes. Riesgo que los empleados municipales no puedan gozar de los beneficios del Seguro Social y del Plan de Prestaciones Municipales. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal, para que proceda a realizar los traslados de las retenciones efectuadas, a cada una de las instituciones, de manera inmediata. Comentario de los Responsables S/ Acta número: , libro M L no se pronunciaron respecto al hallazgo. Comentario de Auditoría Se Confirma el hallazgo ya que no se pronunciaron con la deficiencia encontrada. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTOR DE AFIM VICTOR MANUEL JIMENEZ SANCHEZ 8, ALCALDE MUNICIPAL CUPERTINO RAFAEL HERNANDEZ MENDEZ 8, Total Q. 16,000.00

41 32 Hallazgo No. 3 Registro de información del personal, sin control Condición Se constató que no existe un expediente conformado por empleado, que incluya como mínimo: historial laboral hojas de vida, ficha individual de trabajo, fotocopia de cédula o documento personal de identificación DPI-, carné de NIT, antecedentes penales y policiacos, acuerdos de nombramiento, acuerdos de vacaciones, suspensiones, ascensos etc. También se aplica al personal temporal. Además los contratos laborales y demás documentación no se encuentran resguardados en sus archivos correspondientes de la secretaria. Criterio El Acuerdo Interno No emitido el 8 de julio de 2003, por la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental en el numeral 1.6 Tipos de Controles indica: Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implantar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. El Decreto No del Congreso de la República, Ley de Servicio Municipal en artículo 35 Otros registros indica: Además de los registros referidos en el artículo anterior, la Oficina Asesora de Recursos Humanos de las Municipalidades llevará en forma actualizada los registros de: Traslados, permutas, ascensos temporales, destituciones, separaciones del cargo dentro del período de prueba, separación del cargo por supresión del puesto, abandono de puesto, licencias con y sin goce de salario, becas, suspensiones por enfermedad, accidentes, disciplinarias, pre y post natales, altas y por ausencias temporales, promociones salariales, evaluaciones, pensiones por clases pasivas, muerte de servidores municipales y, otros que en el futuro sean necesarios Causa Falta de Políticas y Procedimientos en la selección y conformación del Personal de la Municipalidad. Efecto Falta de información y conocimiento de los datos personales y generales, así como el perfil de los empleados municipales. Recomendación El Alcalde Municipal gire instrucciones inmediatas al Secretario Municipal para la conformación de los expedientes respectivos del personal que labora en la municipalidad.

42 33 Comentario de los Responsables S/ Acta número: , libro M L manifiesta el Secretario Municipal: 1.Que de conformidad con los conceptos de los artículos 8 y 9 del Decreto número 1-87 del Congreso de la República, las Municipalidades, deben crear la Oficina Asesora de Recursos Humanos en forma específica, los artículos de la misma ley 34 ESTABLECIMIENTOS DE REGISTROS, Las municipalidades del país organizarán los registros de ingresos y asensos. Los nombres de las personas que aprueben los exámenes serán inscritos en los registros que correspondan en el orden de las calificaciones obtenidas El Director de la Oficina Asesora de Recursos Humanos de las Municipalidades establecerá registro de reingreso que contendrá: Los nombres de las personas que hubieran sido empleados regulares o que hayan sido separados de sus puestos por cualquier causa en todas las municipalidades del país, a efecto de que éstas puedan pedir las referencias que consideren convenientes, Artículo 35. Otros registros. Además de los registros referidos en el artículo anterior, la Oficina Asesora de Recursos Humanos de las Municipalidades llevará en forma actualizada los registros de: Traslados, permutas, ascensos temporales, destituciones, separaciones del cargo dentro del período de prueba, separación del cargo por supresión del puesto, abandono de puesto, licencias con y sin goce de salario, becas, suspensiones por enfermedad, accidentes, disciplinarias, pre y post-natales, altas por ausencias temporales, promociones salariales, evaluaciones, pensiones por clases pasivas, muerte de servidores municipales y, otros que en el futuro sean necesarios. 2. Esta Secretaría cuenta con expedientes de personal como se acompañan copias, pero no así con todos los requisitos que establecen los artículos anteriores del DECRETO NÚMERO 1-81, Ley de servicio Municipal, dado a que esta Municipalidad, CARECE de la Dirección de la Oficina de RECURSOS HUMANOS, lo que debiera tenerse, ya que realizando varias funciones, el esfuerzo es grande, se recarga de trabajo, ya que por atender una cosa, se desatiende otra, el suscrito HACE UN ESFUERZO, pero dable sería que se creara la DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS, para prestar un buen servicio, un mejor control y darle cumplimiento a lo establecido por la ley. 3. Como también esta bajo mi cargo la oficina de la unidad de Acceso a la Información publica, en donde son atendidos varios vecinos que acuden a solicitar información sobre la administración municipal, con respuesta de gran volumen 4. La opinión de la Licenciada Contralora es aceptable puesto que la misma orienta y obliga a mejorar el servicio administrativo, pero también se ruega la reconsideración de la misma, tomando muy en cuenta, la carencia de la Dirección específica, la labor que como secretario me corresponde y naturalmente el esfuerzo que se hace. Comentario de Auditoría Se Confirma el Hallazgo, ya que el comentario realizado aceptan la deficiencia encontrada, y la respuesta no se enmarca en lo indicado.

43 34 Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 4, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SECRETARIO MUNICIPAL JOSE TOMAS PABLO CARDONA 4, Total Q. 4, Hallazgo No. 4 Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales Condición De acuerdo a la muestra seleccionada en la municipalidad, se encontró el Programa 01 Actividades Centrales; Renglón 062 Dietas para cargos representativos donde, se estableció que en el año 2012, estas fueron incrementadas por Q cada reunión realizada, según Acta No de fecha 26 de Enero 2012 Punto 13 el cual no fue notificado al Ministerio de Finanzas Públicas, la fijación del monto. Criterio El Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica del Presupuesto, en su artículo 78 Dietas establece: Las retribuciones que el Estado y sus entidades descentralizadas y autónomas paguen a sus servidores públicos en concepto de dietas por formar de juntas directivas, consejos directivos, cuerpos consultivos, comisiones, comités asesores y otros de similar naturaleza, no se consideran como salarios y, por lo tanto, no se entenderá que dichos servidores desempeñan por ello más de un cargo público. La fijación de dietas deben autorizarse por acuerdo gubernativo, previo dictamen favorable del Ministerio de Finanzas Públicas, se exceptúan de esta disposición, las entidades que la ley otorga pelna autonomía, que se rigen por sus propias normas, debiendo informar al Ministerio de Finanzas Públicas sobre dicha fijación. Causa Incumplimiento a la normativa legal por parte del Secretario Municipal. Efecto El Ministerio de Finanzas Públicas, no cuentan con la información relacionada al monto de dietas, que reciben los integrantes de la corporación municipal y secretario municipal.

44 35 Recomendación Que el Alcalde Municipal gire instrucciones al Secretario Municipal, para que informe oportunamente al Ministerio de Finanzas Públicas, sobre el monto de dietas a pagar adjuntando el acuerdo respectivo. Comentario de los Responsables S/ Acta número: , libro M L manifiesta el Secretario Municipal A) Con relación al incremento de DIETAS del Concejo Municipal, por asistencia a sesiones de su cargo, las mismas fueron acordadas por el propio Concejo Municipal, según punto número del Acta número de fecha, conforme su propia autonomía, como lo establece los artículos número 3 (tres) y 35 Inciso p, del Decreto número del Congreso de la república de Guatemala, respaldado con lo que para el efecto establece el Artículo 253 de la Constitución Política de Guatemala y que deja bastante claro el artículo 78 del Decreto número del mismo Congreso de la república de Guatemala, en donde dice Se exceptúan de esta disposición, las entidades que la ley les otorga plena autonomía, que se rige por sus propias normas, debiendo informar al Ministerio de Finanzas Públicas sobre dicha fijación. B) El Secretario Municipal, se limita a la suscripción de las actas y acuerdos que emite el Concejo Municipal, como a certificar en debida forma los acuerdos a donde corresponde, como lo establece el artículo 83 Incisos a) y b), del decreto número del Congreso de la República CODIGO MUNICIPAL, en su caso corresponde el presente a la ADMINISTRACIÓN FINANCIERA INTEGRADA MUNICIPAL, quien a través de su Director se realizan las operaciones contables correspondientes y considerando que antes de emitir las mismas, debe contar con los soportes respectivos, por lo que dicha dependencia se considera ser la obligada a dar el informe respectivo por contar con un sistema establecido, adjuntando copia de actas. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo ya que el comentario efectuado no sustenta su desvanecimiento. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SECRETARIO MUNICIPAL JOSE TOMAS PABLO CARDONA 4, Total Q. 4, Hallazgo No. 5

45 36 Incumplimiento a los plazos establecidos en la Ley de Contrataciones del Estado Condición Al practicar las pruebas de cumplimiento a los expedientes de los proyectos, según la muestra determinada, en el programa 15 RED VIAL, renglón 331, se encontro la siguiente irregularidad: 1) Mejoramiento Camino Rural Caserío Tuisquimac aldea T-xe joj Municipio de San Sebastián Huehuetenango, contrato No por Q. 590, El Concejo Municipal aprobó el contrato administrativo el 14/04/2011antes de que el contratista presentara la Fianza de Cumplimiento de Contrato C emitida el 18/05/2011 El monto del proyecto sin el Impuesto al Valor Agregado es de Q. 526, Criterio El Decreto Numero del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, Articulo 26 *Suscripción y aprobación del contrato, establece: La suscripción del contrato deberá hacerla el funcionario de grado jerárquico inferior al de la autoridad que lo aprobará. Tales instrumentos deberán ser suscritos preferentemente en las dependencias interesadas. Previo a la aprobación del contrato deberá constituirse la garantía de cumplimiento correspondiente. El contrato deberá ser aprobado en todos los casos, dentro de los diez (10) días calendario contados a partir de la presentación por parte del contratista de la garantía de cumplimiento a que se refiere el artículo 65 de la Ley. Causa Inobservancia de la Ley de Contrataciones del Estado y su reglamento respecto a los requisitos y etapas para la adjudicación de proyectos. Efecto Riesgo que la municipalidad no pueda presentar un reclamo al surgir cualquier eventualidad, e impida que el contratista cumpla con las clausulas establecidas en el contrato. Recomendación El Concejo Municipal previo a la aprobación de los contratos deberá cerciorarse de que el contratista haya presentado la garantía de Cumplimiento. Comentario de los Responsables S/Acta número: , libro M L manifiesta el Concejal primero, Sindico Primero y Sindico Segundo; que el Señor Alcalde y el Señor Secretario

46 37 tomaban decisiones sin tomarnos en cuenta a nosotros por lo que consta que en los libros de sesiones municipales aparecen razonadas las actas, por lo que algunos puntos los omitían al momento de darles lectura, las cuales se adjuntan. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo, ya que las pruebas presentadas por el Concejal Primero, Sindico Primero y Sindico Segundo, no son suficientes, ya que el desacuerdo está anotado a la par de la firma y no se consigna dentro de la acta respectiva, ya que en el punto tercero del acta indica que por unanimidad aprueban el proyecto. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 82, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL APOLINARIO (S.O.N.) PEREZ GOMEZ 10, SINDICO PRIMERO FRANCISCO (S.O.N.) VELASQUEZ JIMENEZ 10, SINDICO SEGUNDO HILARIO (S.O.N.) SALES SALES 10, CONCEJAL PRIMERO MARIO (S.O.N.) MATTA SALES 10, CONCEJAL SEGUNDO MIGUEL (S.O.N.) AMBROSIO GOMEZ 10, CONCEJAL TERCERO FRANCISCO (S.O.N.) GARCIA SALES 10, CONCEJAL CUARTO VICENTE (S.O.N.) VELASQUEZ AMBROCIO 10, Total Q. 73, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR La municipalidad de San Sebastián Huehuetenango, Huehuetenango le dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría de presupuesto efectuada en el año AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 APOLINARIO PEREZ GOMEZ ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /01/ FRANCISCO VELASQUEZ JIMENEZ SINDICO PRIMERO 01/01/ /12/ HILARIO SALES SALES SINDICO SEGUNDO 01/01/ /01/ MARIO MATTA SALES CONCEJAL PRIMERO 01/01/ /12/ MIGUEL AMBROSIO GOMEZ CONCEJAL SEGUNDO 01/01/ /01/ FRANCISCO GARCIA SALES CONCEJAL TERCERO 01/01/ /01/ VICENTE VELASQUEZ AMBROCIO CONCEJAL CUARTO 01/01/ /01/ HECTOR ORLANDO VILLATORO HERRERA SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/ /01/ VICTOR MANUEL JIMENEZ SANCHEZ DIRECTOR DE AFIM 01/01/ /12/ JANSY PAOLA GALINDO MATTA DIRECTORA MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/ /12/ CUPERTINO RAFAEL HERNANDEZ MENDEZ ALCALDE MUNICIPAL 15/01/ /12/ JOSE GOMEZ GOMEZ SINDICO SEGUNDO 15/01/ /12/ HILARIO SALES SALES CONCEJAL SEGUNDO 15/01/ /12/2012

47 38 14 JOSE GOMEZ CARDONA CONCEJAL TERCERO 15/01/ /12/ FRANCISCO PEREZ GOMEZ CONCEJAL CUARTO 15/01/ /12/ FRANCISCO LOPEZ FABIAN CONCEJAL QUINTO 15/01/ /12/ JOSE TOMAS PABLO CARDONA SECRETARIO MUNICIPAL 15/01/ /12/2012

48 COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Licda. HELEN MAGALY LOPEZ Coordinador Gubernamental Lic. JUAN ADRIAN SOSA ESTEBAN Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

49 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) Asegurar responsablemente nuestro propio desarrollo socioeconomico con sustentabilidad, a partir del esfuerzo y trabajo conjunto y coordinado entre los diferentes sectrores y actores representados en el COMUDE; impulsando un poder local democrático, basado en la organización participativa y practicando en sus interrelaciones la equidad y/o igualdad de derechos y oportunidades en todas sus manifestaciones; insertándonos en el sector agrícola y productivo nacional, para superar la pobreza, inseguridad alimentaria y bajos índices de desarrollo humano Visión (Anexo 2) Somos al año 2020 un Municipio donde los diferentes representantes de la población trabajamos unidos, organizada y coordialmente en los diferentes sectores del desarrollo integral; atendiendo las demandas sociales y económicas prioritarias de la población, a través de la implementación de Políticas, Programas y Proyectos, con equidad de género, generacional, multi e interculturalidad; los cuales armonizan con la preservación de la naturaleza y el medio ambiente; siendo el Municipio más importante de la región, especializado en horticultura para la exportación y otros cultivos agrícolas Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra por el Alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universal para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien constituye el jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige la administración municipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y de decisión. El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos que conocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes: 1. Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes; 2. Salud y asistencia social; 3. Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda;

50 41 4. Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales; 5. Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana; 6. De finanzas; 7. De probidad; 8. De los derechos humanos y de la paz; 9. De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra forma de proyección social. El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario. La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para la función municipal, siendo las siguientes: Dirección Municipal de Planificación Oficina Municipal de la Mujer Administración Financiera Integrada Municipal Asimismo, la municipalidad cuenta con un Auditor Interno, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien reporta ante el Concejo Municipal.

51 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)

52 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)

53 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)

54 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7)

55 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)