MANUAL PARA VISTAS. Guía para crear y trabajar con Vistas de distintos objetos de Salesforce

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1 MANUAL PARA VISTAS Guía para crear y trabajar con Vistas de distintos objetos de Salesforce Última modificación: marzo 2015

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN... 2 Acerca de las Vistas CÓMO LEER ESTA GUÍA? CONTENIDOS... 4 Cómo crear una Vista... 4 Pasos para modificar una Vista... 7 Pasos para eliminar una Vista... 8 Opciones para trabajar con Vistas... 8 Ordenar registros... 8 Ordenar las columnas... 9 Edición de registros GLOSARIO CONTACTO Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 1 de 13

3 1. INTRODUCCIÓN Acerca de las Vistas Salesforce está dividido en Fichas que representan los diferentes objetos en el sistema. Dentro de cada una encontramos Vistas que son filtros prestablecidos que podemos crear para encontrar mejor lo que necesitamos o para trabajar más cómodamente. Las VISTAS son dinámicas, cada vez que el usuario ingresa a una de ella, verá los registros que cumplan los criterios pedidos. Es decir, si se ingresa a la VISTA de CONTACTOS Nuevos esta semana, se verán vamos a ver todos los contactos que se crearon en la semana actual. Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 2 de 13

4 2. CÓMO LEER ESTA GUÍA? En esta Guía se incorporaron algunos íconos que llaman la atención sobre ciertos temas que resultarán de importancia para comprender el uso de Salesforce y sus aplicaciones. Este ícono señala información útil a tener en cuenta para optimizar los usos Este ícono señala los Ejercicios para poner en práctica lo explicado Este ícono señala indica la inclusión de Consejos de experto Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 3 de 13

5 3. CONTENIDOS Cómo crear una Vista Para crear una Vista en cualquier objeto de Salesforce, seguir estos pasos: 1. Hacer click en la ficha del objeto sobre deseado. 2. Hacer click en la opción Crear vista. 3. En la Pantalla siguiente, tendrá que completar 3 pasos: a. Paso 1: Completar el nombre de la Vista de forma tal que sea representativo de la misma y fácil de reconocer por todos los usuarios de la organización b. Paso 2: A través de la utilización de los filtros, se hará una segmentación de los registros que se desea visualizar. Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 4 de 13

6 SF propone 2 grandes filtros al comienzo y luego los usuarios pueden personalizarlo a su gusto. - Filtrar por propietario: la Vista solo traerá los registros cuyo propietario sea el indicado y según los permisos que tenga cada usuario: Todos los (objeto), mostrará todos los registros de cuyos usuarios hayan permitido su acceso; y Mis (objetos), mostrará únicamente los registros del usuario que cree o seleccione la Vista. - Filtrar por campaña (Opcional): En CONTACTOS y CANDIDATOS podrá filtrar por la CAMPAÑA a la que pertenecen. - Filtrar por campos adicionales (Opcional): En este caso se podrán seleccionar los criterios que deben cumplir los registros a visualizar a través de la utilización de los campos del formulario de cada objeto. Por ejemplo: Fecha de creación igual a Últimos x días; Nombre empieza con x; Fecha de vencimiento igual Próximos x meses. Para comprender los Filtros de campo: - Campo: Hace referencia a cualquiera de los Campos que existan en el Objeto - Operador: Hace referencia al criterio que aplicaremos para filtrar el campo anteriormente seleccionado. - Valor: Hace referencia a los datos existente en el campo seleccionado LOS CRITERIOS Mayor que; mayor o igual; menor que y menor o igual que SOLO SIRVEN PARA CAMPOS CON VALORES NUMÉRICOS O DE FECHA. ES IMPORTANTE RECORDAR TAMBIÉN QUE LAS VISTAS TRABAJAN SOBRE UN ÚNICO OBJETO, NO HACEN RELACIONES ENTRE OBJETOS CON LO CUAL, LOS CAMPOS DISPONIBLES PARA FILTROS SON LOS DEL PROPIO OBJETO SELECCIOANDO. Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 5 de 13

7 Por defecto, los registros deberán cumplir todos los criterios seleccionados. Pero si el usuario desea agregar lógicas de Filtro distintas, deberá hacer clik en Agregar lógicas de filtro, e indicar qué criterios quiere que se cumplan. Para ello deberá señalar mediante el número correspondiente el criterio al que se hace referencia del 1 al 5, indicando si quiere que sean excluyentes OR o si desea que se cumplan simultáneamente AND, y agrupándolas con un paréntesis si es necesario. Ejemplo: que se cumplan la condición 1 y 2, o que se cumpla la condición 3 SF permite introducir filtros de fechas dinámicos, es decir que hacen referencia a un período de tiempo y no a unas fechas determinadas y acotadas, que puede ingresar como valor a la hora de filtrar los registros existentes. Ejemplos: AYER HOY MES PASADO ESTE MES Ver más Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 6 de 13

8 c. Paso 3: Seleccionar las columnas a visualizar utilizando las flechas centrales para trasladar los campos de la columna de Disponibles a Visibles. d. Paso 4: En este último paso, podrá seleccionar la visibilidad que dará a sus usuarios de la vista creada. 4. Hacer click en GUARDAR. Pasos para modificar una Vista Para modificar o duplicar una Vista en cualquier objeto de Salesforce, seguir estos pasos: 1. Ingresar en la Vista deseada 2. Hacer click en la opción Modificar 3. Introducir los cambios necesarios 4. Hacer click en: Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 7 de 13

9 a. GUARDAR: para guardar los cambios sobre la vista anterior b. GUARDAR COMO: para guardar la vista como una nueva, manteniendo la anterior. Considerare esta segunda opción si se encuentra modificando una vista que es usada por otros usuarios del sistema. Pasos para eliminar una Vista Para eliminar una Vista en cualquier objeto de Salesforce, seguir estos pasos: 1. Seleccionar en la Vista deseada 2. Hacer click en la opción Eliminar Opciones para trabajar con Vistas Ordenar registros Para ordenar de alfabéticamente o de mayor a menos la lista de registros, hacer click en la columna por la cual se desee ordenar. Allí se indicará con una flecha, como puede verse en la imagen a continuación, en qué sentido están ordenadas las columnas. Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 8 de 13

10 Ordenar las columnas Para ordenar las columnas de la Vista, sin ingresar a modificarla -y teniendo en cuenta que el cambio no quedará guardado-, hacer click en cualquiera de las columnas y arrastrarla hacia la derecha o la izquierda según el orden deseado. El cambio se indicará con unas flecha en azul tal como indica la imagen. Edición de registros Desde las vistas se pueden editar algunos campos de los registros. No todas las vistas y los objetos permiten hacer modificaciones desde aquí. Para ello deben darse dos condiciones: 1. Si el objeto tiene diferentes tipos de registro, para poder editar en línea debemos agregar en los filtros de la vista: Tipo de registro igual a x. 2. No utilizar en filtros avanzados OR( ) SF indica aquellos campos que son editables con la figura de un lápiz cuando el usuario se sitúa sobre él. Para realizar un cambio, hacer doble click en el campo editable y modificarlo según corresponda. Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 9 de 13

11 SF ofrece además, la posibilidad de editar varios registros a la vez. Para ello: 1. Seleccionar los registros marcándolos en la primer columna. 2. Hacer doble click sobre el campo que se desee modificar 3. En la ventana que se abre completar el nuevo valor del campo e indicar si el cambio se reflejará en el primer registro marcado o en todos los seleccionados. 4. Hacer click en GUARDAR Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 10 de 13

12 4. GLOSARIO Campaña: es una forma de agrupar Contactos y Candidatos para generar acciones como podrá ser utilizada para manejar campañas de diferente tipo, entre ellas, campañas de envío de s masivos, campañas para aumentar los aportes, para sumar nuevos adherentes, etc. Candidato: Son pre-contactos y pre-cuentas. Permite tener una base sucia de s o datos no confiables para enviar mails masivos o hacer seguimiento telefónico. Contacto: Las empresas y otras organizaciones están representadas por el objeto Cuentas. Cuenta: Una cuenta es una organización, compañía o consumidor del que desea realizar un seguimiento, por ejemplo, un cliente, socio o competidor. Miembro de la campaña: Cualquier candidato o contacto asociado a una campaña. Objeto: Un objeto le permite guardar información en su organización de Salesforce. El objeto es la definición global del tipo de información que está almacenando. Por ejemplo, el objeto de caso le permite almacenar información sobre las consultas de los clientes. Para cada objeto, su organización tendrá varios registros que almacenan la información sobre los ejemplos específicos de ese tipo de datos. Por ejemplo, puede tener un registro de caso para almacenar la información sobre la consulta de formación de José Pérez y otro registro de caso para almacenar la información sobre el problema de configuración de María Gómez. Registro: Una instancia simple de un objeto de Salesforce. Por ejemplo, Sara Jerez puede ser el nombre de un registro de contacto. Tipo de registro: Un tipo de registro es un campo disponible para ciertos registros que pueden incluir algunos o todos los valores estándar y personalizados de la lista de selección para ese registro. Puede asociar tipos de registro con perfiles para que sólo los valores de la lista de selección estén disponibles para los usuarios con ese perfil. Valores de lista de selección: Selecciones mostradas en listas desplegables para determinados campos. Algunos valores están predefinidos mientras que otros valores los puede cambiar o definir un administrador. Ver más Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 11 de 13

13 5. CONTACTO Todas las consultas sobre esta guía, podrán realizarse en la Comunidad Power of Us de la Fundación Salesforce. Allí los esperamos en el grupo En español. Es muy fácil unirse a esta Comunidad. De hecho, ustedes como usuarios de Salesforce ya son miembros! Sólo tienen que ingresar a powerofus.salesforcefoundation.org con el mismo nombre de usuario y contraseña de Salesforce. Aquí podrán obtener más información para saber cómo empezar a formar parte de la Comunidad. No contestaremos preguntas por (a no ser que estemos trabajando actualmente en un proyecto), ya que pensamos que de esta manera generamos comunidad compartiendo el conocimiento y todos aprendamos en conjunto. Las experiencias de todos los usuarios son bienvenidas, los invitamos a contestar dudas y compartir experiencias. Manual para Vistas Última versión: marzo 2015 Página 12 de 13

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