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1 Copyright. Todos los derechos reservados

2 P P Aranda SOFTWARE METRIXP Versión 7.1 Aranda Software Corp Todos los derechos reservados. Cualquier documentación técnica proporcionada por Aranda Software Corporation es un producto registrado por Aranda Software Corporation y pertenece a Aranda Software Corporation. El software descrito en este manual está protegido por los acuerdos y leyes que regulan la propiedad intelectual y los derechos sobre publicaciones tanto en Colombia como las leyes internacionales sobre estas materias y puede ser utilizado únicamente bajo los términos enunciados en la licencia adjunta. Está prohibida la reproducción total o parcial del presente manual por cualquier medio impreso, escrito, gráfico, electrónico o mecánico incluyendo fotocopiado, grabación o almacenamiento en cualquier forma-, sin la autorización previa y por escrito de Aranda Software Corporation. Aranda Software Corporation puede realizar cambios y mejoras en los productos descritos en el presente manual sin previo aviso. Tales cambios serán incorporados en nuevas ediciones de la publicación. MARCAS COMERCIALES Aranda Software, el logotipo de Aranda Software, Aranda QUERY MANAGER, Aranda ASSET MANAGEMENT y todos sus módulos componentes son marcas registradas de Aranda Software Corporation. Microsoft es una marca registrada de Microsoft Corporation y Office y Windows son marcas registradas de Microsoft Corporation. Nada contenido en este manual se debe interpretar como autorización o permiso para utilizar tales marcas registradas. Otros nombres de sociedades, productos o servicios mencionados en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías o marcas de servicios de terceros y son utilizadas sólo como referencia. 2

3 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 4 INSTALACIÓN DE ARANDA SOFTWARE METRIX... 7 CONFIGURACIÓN DEL ENTORNO DE ARANDA SOFTWARE METRIX SERVICIO DBMANAGER...13 MÓDULO ARANDA MAILER...14 CONFIGURAR MAILER...15 LICENCIAMIENTO...16 USO DE ARANDA SOFTWARE METRIX BARRA DE HERRAMIENTAS HORIZONTAL...20 BARRA VERTICAL DE ÍCONOS...20 GENERAL...21 LICENCIAMIENTO ASIGNAR LICENCIAS...23 SISTEMA OPERATIVO TIPOS...27 AGRUPACIONES...28 RESUMEN...28 APLICACIONES TIPOS...34 APLICACIONES...35 AGRUPACIONES...36 CONTRATO FACTURA VENDEDOR...40 ALARMAS UTILIZACIÓN DE SOFTWARE...42 MEDICIÓN DESINSTALACIÓN DE ARANDA SOFTWARE METRIX

4 Aranda SOFTWARE METRIX PP INTRODUCCIÓN El equipo de trabajo de ARANDA Software Corp. lo felicita por haber tomado nuevamente la importante decisión de invertir en aplicaciones de calidad para la gestión y el buen manejo de los recursos en su organización. Al conocer sus necesidades, ARANDA Software Corp. le presenta un producto de avanzada que potenciará el control que usted ejerce sobre su empresa brindándole herramientas confiables y muy precisas. En este documento encontrará toda la información que necesita sobre Aranda SOFTWARE METRIX, para inspeccionar y controlar la legalidad del software presente en las distintas dependencias de su compañía y aprenderá cómo esta herramienta puede convertir su trabajo en una tarea más sencilla y amable, evitándole incomodidades por ilegalidad o ilegitimidad de software que de otra manera serían muy difíciles de controlar. 4

5 Por qué Aranda SOFTWARE METRIX es su mejor herramienta para el control de la legalidad de instalación de Software? Seguramente la experiencia como administrador de sistemas le ha enseñado, que para ejercer un control total, en la mayoría de los casos no es suficiente tener la disposición y la voluntad para hacerlo; por esta razón es necesario que cuente con una herramienta que le permita controlar la instalación y desinstalación de software legal o ilegal dentro de su empresa. De acuerdo con esto, Aranda SOFTWARE METRIX (ASM) es la herramienta adecuada para dar solución a este tipo de inconvenientes. ASM hace parte de la Suite de productos de Aranda Software Corp., por lo tanto su funcionalidad está íntimamente ligada al sistema de generación y manejo de inventarios de Aranda Software que usted ha escogido para su empresa Aranda ASSET MANAGMENT (AAM), Aranda INVENTORY (AI) o Aranda INVENTORY PLUS (AIP). Tareas para el control de software ASM es una herramienta diseñada para administrar efectivamente las licencias, y por consiguiente, la legalidad del software instalado en las estaciones de trabajo de una empresa. Esta labor tiene lugar mediante las siguientes tareas: 1. Control de la cantidad de software licenciado en una empresa o corporación. 2. Almacenamiento de toda la información del software existente en todas las máquinas de la empresa. 3. Recolección de la información de las licencias que la empresa ha adquirido y concatenación con su software respectivo. 4. Auditoria del número de licencias en uso. 5. Elaboración de un registro de las computadoras en las que está instalado el software detectado, para verificar que el número de máquinas no exceda las permitidas en cada licencia. Utilizando ASM, usted tendrá además la posibilidad de manejar las licencias relativas a Software y Sistema Operativo independientemente y generar informes detallados de cada una, de acuerdo con sus preferencias. El entorno de Aranda SOFTWARE METRIX La funcionalidad de ASM está íntimamente ligada al sistema de generación y manejo de inventarios de Aranda Software que usted ha escogido para su empresa (AAM, AI, AIP). Esta conectividad, intrínseca en todas las aplicaciones de ARANDA, le facilita el uso de ASM ya que puede considerarlo como un módulo complementario del sistema AAM y manejarlo como tal, accediendo a través de él a toda la información requerida y previamente recolectada en los inventarios de la empresa. 5

6 Funcionalidades de ASM Cada tarea realizada por ASM ha sido diseñada para dar respuesta a uno o varios de sus requerimientos de administración y gestión empresarial. No sólo se busca facilitarle tales labores, sino también ayudarle a solucionar inconvenientes que se hayan podido presentar previamente, al no contar con una herramienta tan potente como la que ahora tiene a su disposición. Control de Software en Uso ASM se encarga de monitorear el uso del software en las estaciones de una empresa y organizar la información obtenida. El agente local Aranda instala el módulo Metrix en cada estación, el cual revisa continuamente todas las ejecuciones de software que se llevan a cabo, detectando para cada programa el tiempo que tarda en ejecutarse. Utilizando este agente y toda la información recolectada, ASM puede determinar cómo se está utilizando el software instalado en cada PC. Registro de Licencias Al utilizar ASM, usted puede administrar fácilmente y guardar los registros de cada contrato de software que haya realizado, incluyendo información valiosa sobre el valor, la fecha de expiración, garantía, terminación del contrato, proveedor, etc. Usted podrá configurar el estado de la licencia para cada PC. Acuerdos de Licencia Enlazando la información de cuántas licencias posee la empresa, cuántas se encuentran ya instaladas y cómo se están utilizando, ASM provee información precisa y apropiada que le permitirá tomar decisiones importantes en su compañía. Por ejemplo, entérese de si la empresa tiene más o menos licencias de las necesarias, si se ha instalado software no licenciado o si es necesario realizar actualizaciones de algún software en particular. Adicionalmente, ASM pone a su disposición muchas otras posibilidades para la administración de licencias, incluyendo: Ingresar las licencias de software y/o sistemas operativos adquiridas por su compañía. Administrar el uso de las licencias de software y/o sistemas operativos. Consultar el costo actual de las licencias adquiridas. Visualizar fácilmente el estado del inventario de las licencias. Controlar las fechas de vencimiento de licencias. 6

7 Recibir alarmas cuando el número de licencias en uso sobrepase al número de licencias adquiridas. Saber cómo está distribuido el inventario de software con respecto al inventario de estaciones. Ingresar una descripción para cada producto. Ingresar comentarios (sobre soporte técnico, anotaciones, etc.) para cada uno de los detalles de las licencias. Ingresar el enlace hacia el hogar en Internet de la empresa desarrolladora del producto. Consultar costos de licencias, en forma independiente o en conjunto. Cruzar la información del inventario de la compañía con las licencias que ha adquirido. Generar gráficas de estadísticas de la información, de acuerdo a los diferentes filtros posibles. Llevar un control del uso que se le da a las licencias adquiridas, discriminado por estaciones. Saber si un producto adquirido realmente se está usando o si definitivamente no está siendo usado, en cuyo caso podría elegir desinstalarlo o no renovar las licencias. Ver claramente la distribución de las licencias de un producto de acuerdo a las áreas de la compañía. Guardar con formato Excel o HTML los filtros que de la información se pueden hacer. Ingresar soportes contables para las licencias. Personalizar sus reportes. Instalación de Aranda SOFTWARE METRIX El módulo ASM forma parte del sistema de gestión de software AAMS desarrollado por ARANDA Software Corp. Tenga a la mano el CD de instalación que se le suministró, insértelo y dé inicio a su proceso de instalación. Recuerde que con ASM trabaja en conjunto el sistema AAM, AIP, AI, por lo tanto es muy importante que este último se encuentre ya instalado en su sistema, antes de iniciar la instalación de ASM. Requisitos de Aranda SOFTWARE METRIX Antes de iniciar el proceso de instalación de ASM, asegúrese de desinstalar cualquier versión previa y verifique algunos puntos adicionales para asegurar una correcta instalación y adecuado funcionamiento. 7

8 A continuación, se indican los rangos mínimos para la instalación, sin embargo, estas características pueden ser superiores a las indicadas. Si la instalación se realiza en un equipo diferente al servidor AAMS, debe conectarse a la base de datos AAMS a través de una conexión ODBC al servidor, y el equipo debe cumplir con las siguientes especificaciones. Procesador: Memoria: Sistema operativo Espacio libre en DD: Pentium III de 500 Mhz 128 MB RAM. Windows 2000 SP 4 (o un sistema operativo similar o superior con el service pack más reciente). 55 MB. Iniciar la instalación de Aranda SOFTWARE METRIX Si usted ya ha verificado y cumplido con los requerimientos de hardware y software solicitados, por favor diríjase a la estación que designó para realizar la instalación y siga las siguientes instrucciones. Ejecute el instalador X:\ asm_y.z.exe donde "X" es su unidad de CD-ROM y y.z es la versión del instalador. Por favor asegúrese de cerrar todas las aplicaciones antes de iniciar la instalación. Seleccione el idioma de instalación del producto. Por favor lea cuidadosamente la licencia del producto. Para continuar debe aceptar el contrato de licenciamiento. Luego debe ingresar los nombres del propietario y la compañía dueña de la licencia de ASM. Por definición, la instalación se realiza en la carpeta C:\Archivos de Programa, pero usted puede escoger otro destino, mediante la opción Instalación personalizada Registro de Aranda SOFTWARE METRIX Después de finalizar la instalación, debe realizar el registro del producto. Por favor ingrese el nombre de la empresa y el usuario para generar el CD-KEY mediante el cual se obtendrá el número serial de instalación. También puede hacer el registro del producto mediante el módulo Registry. 8

9 Módulo Registry Este módulo se encuentra disponible a través del grupo de programas Aranda Tools y su función principal es realizar o verificar el registro de un producto. Usted puede hacer uso de este módulo para registrar una licencia, una vez ha obtenido el Serial. Hay tres formas de obtener este número: correo electrónico, llamada telefónica y correo convencional; para cualquiera de estos casos debe enviar el nombre del producto, nombre de la compañía y el CD key que se generó durante la instalación. Usted contará con la asesoría de su distribuidor autorizado. Los pasos que debe seguir para registrar su licencia son: Seleccionar el producto que desea registrar. Una vez haya obtenido su serial de instalación, debe agregarlo en el campo Serial Number, para realizar el registro de ASM. El serial trae encriptado el tipo de licenciamiento (demo, alquiler o compra), su duración y el número de licencias autorizadas, por lo tanto esta información no es requerida. Luego haga clic en el botón Register y posteriormente aparecerá un cuadro de dialogo informándole si el proceso fue satisfactorio. 9

10 Configuración de la Base de Datos de Aranda SOFTWARE METRIX En esta sección explicamos el procedimiento que debe realizar para configurar la base de datos, la cual contendrá la información consolidada de todos los casos y la configuración del ambiente ASM. La base de datos con la cual trabajará ASM es la misma que se crea para AAMS y con la cual trabaja la suite de productos Aranda Software Corp. En caso de instalar ASM en un computador diferente del servidor AAMS, no es necesario tener el motor de bases de datos, lo que sí debe realizar es la creación del origen de datos ODBC. Creación del origen de datos ODBC El origen de datos ODBC le permite realizar la conexión con la base de datos. Para la creación del ODBC siga los siguientes pasos: Ejecute las herramientas administrativas -> Orígenes de datos (ODBC) y cree un nuevo origen de datos de sistema en la pestaña DSN de Sistema para que sea visible para todos los usuarios que se autentican en la estación donde se instala la consola ODBC. Seleccione el controlador apropiado para su motor de base de datos, en este ejemplo usaremos SQL Server. Ingrese los datos correspondientes a nombre de la base de datos, descripción y servidor donde esta reside. Luego ingrese las credenciales de autenticación de SQL Server, si estas son válidas se desplegará una ventana en la cual debe seleccionar la base de datos que usted creó anteriormente. Finalmente, realice una prueba de conectividad para verificar que la conexión sea exitosa. Configuración del nuevo ODBC Una vez ha creado el ODBC, debe proceder a configurarlo dentro del entorno Aranda a través de la opción DBConfig explicada en el capítulo Configuración del entorno ASM.

11 Configuración del Entorno de Aranda SOFTWARE METRIX Esta aplicación está disponible ingresando por el grupo de programas Aranda Software > Aranda tools -> Settings, de la cual, la única opción que se utilizará es DBConfig, puesto que sólo se está realizando la instalación de ASM. DBConfig En esta ventana se deben seleccionar la base de datos, el motor, el servidor, el ODBC, el usuario, la contraseña y hasta el idioma con el quiere ingresar a la consola de Matrix. Debe elegir el motor de la base de datos con la cual va a trabajar; esto se realiza en la opción [Motor]. Si selecciona SQL Server, aparecerá la siguiente la imagen: Motor Alias (ODBC) Servidor Idioma Usuario para Conexión Contraseña Base de Datos Permite elegir la estructura donde se almacena, procesa y consulta la información. En este caso, SQL Lista los alias de todos los orígenes de datos de usuario y sistema que existen configurados en la estación. Permite elegir la estación donde se encuentra información. Permite configurar el idioma que en que va presentar la información en la consola. Debe ingresar el usuario configurado en la instalación del programa. Debe ingresar la clave configurada en la instalación del programa. Debe seleccionar la Base de Datos en la cual se encuentra la información a consultar. 11

12 Si elige Oracle, la imagen que aparecerá será la siguiente: Motor Alias (ODBC) Nombre del Servicio TNS Idioma Usuario para Conexión Contraseña Permite elegir la estructura donde se almacena, procesa y consulta la información. En este caso, Oracle. Lista los alias de todos los orígenes de datos de usuario y sistema que existen configurados en la estación. Permite elegir el nombre con el que se ha configurado la conectividad de base de datos. Permite configurar el idioma que en que va presentar la información en la consola. Debe ingresar el usuario configurado en la instalación del programa. Debe ingresar la clave configurada en la instalación del programa. La opción [Alias (ODBC)] lista los alias de todos los orígenes de datos de usuario y sistema que existen configurados en la estación y a través de los cuales se puede realizar la configuración de la base de datos. Los pasos a seguir son: verificar que el respectivo ODBC esté configurado y que sea exitosa la conexión de prueba que se puede realizar a través de Orígenes de Datos (ODBC) de las Herramientas Administrativas del Panel de control. Finalmente, para verificar que los datos ingresados son correctos, realice la comprobación de dichas credenciales. 12

13 Llegados a este punto, se finaliza la instalación de Aranda SOFTWARE METRIX satisfactoriamente; ahora se dará inicio a la parte de Uso del Producto. Servicio DBmanager Se encarga de realizar el monitoreo de vencimiento de licencias para Software y/o Sistema Operativo y también, ejecutar el procedimiento de eliminación de software en uso, tarea que es programada desde la consola de ASM. El servicio de DBmanager efectúa el monitoreo cada 24 horas como valor mínimo preestablecido. El archivo del DBmanager quedará ubicado en la carpeta C:\Archivos de programa\aranda\aranda SERVICEDESK. 13

14 Configuración de Tiempos del servicio DBmanager El usuario podrá configurar el tiempo del recorrido del DBmanager para el monitoreo de alarmas y eliminación de Software predeterminado para 24 Horas. Módulo Aranda Mailer La función del módulo Aranda Mailer es ocuparse exclusivamente del envío de correos electrónicos, que han sido programados en la configuración de alarmas. Para llevar a cabo esta labor, el módulo monitorea periódicamente la base de datos en busca de nuevas alarmas para las cuales se haya configurado el envío de correos electrónicos y efectúa el envío automáticamente. Además, permite enviar información pendiente en cualquier momento siempre y cuando el usuario así lo disponga. El acceso a este módulo está disponible en el área de notificación de la barra de tareas. Al hacer doble clic sobre el icono Mailer, ingresará directamente a su interfaz, sin requerir autenticación. 14

15 Mailer presenta una ventana muy sencilla de utilizar. Contiene un cronómetro que recorre un ciclo predefinido de aproximadamente 1 minuto; cada vez que este ciclo se cumple, el módulo revisa nuevamente en la base de datos en busca de alarmas o mensajes programados para ser enviados y en caso de encontrar alguno, lo envía de inmediato. Configurar Mailer Plantillas: En el menú desplegable encuentra cuatro diferentes plantillas del cuerpo del mensaje para que el DBmanager genere la información correspondiente a la seleccionada. Para el caso de ASM, las plantillas que aplican son: Vencimientos de licencias del sistema operativo Vencimientos de licencias de aplicación 15

16 Nombre: Identifica el nombre a visualizar en el remitente del correo. Servidor SMTP: identifica el servidor de correo a través del cual se realizará el envío de correos. Cuenta remitente: identifica la dirección electrónica o cuenta a través de la cual se enviarán los correos. Asunto: Identifica el nombre, motivo o título del correo Cuerpo del Mensaje: Se visualiza la información que va a generar el DBmanager de acuerdo con la plantilla seleccionada. Después de ingresar la información, haga clic en [Salvar]. Envío de mensajes pendientes Usted puede utilizar el botón Enviar mensajes pendientes cuando desee enviar los correos electrónicos de una forma manual. Borrar Log Esta opción permite borrar todo el registro de las notificaciones del envío de los correos. Licenciamiento Licenciamiento de ASM Servidor El módulo encargado de registrar la licencia de ASM sobre la Base de Datos, es el servicio de DBmanager. Por tal razón, después de haber registrado la licencia del Servidor ASM en el Registry, se debe ejecutar el servicio Aranda Service DBmanager. Licenciamiento de ASM Console Después de haber licenciado el servidor de ASM, se debe licenciar la consola del cliente con ArandaSerials, esta herramienta se encuentra en Aranda Tools Serials. Allí, debe ingresar el CD-key correspondiente al servidor de ASM y hacer clic en aceptar. 16

17 De no haber sido exitoso el licenciamiento de la consola, al ejecutarla aparecerá la siguiente ventana, así que debe registrarla nuevamente por el Aranda Serials. Uso de Aranda SOFTWARE METRIX Cuando se va a ingresar a la consola, la ventana de autenticación que aparece es la siguiente: Autenticación: Esta opción permite ingresar a la consola como usuario de Aranda o como uno de Windows. Aranda: Son los usuarios que pueden ser importados desde el Directorio Activo o creados en el Profile de AAM. Si desea mayor información al respecto, remítase al Manual de AAM. Windows: Son los usuarios que se validan con el Directorio Activo. 17

18 Interfaz de Aranda SOFTWARE METRIX La interfaz de la Consola ASM está compuesta por: Un menú principal Una barra de herramientas horizontal Una barra de íconos vertical Menú Principal El menú principal contiene las siguientes opciones: Menú archivo El Menú archivo esta compuesto por: Nueva Permite ingresar un nuevo registro. Editar Permite modificar un registro previamente ingresado. Borrar Permite eliminar registros únicamente creados por el usuario como facturas, contratos, nuevos software y/o sistemas operativos que no se encontraban almacenados inicialmente en la base de datos AAM. 18

19 Guardar Como Esta opción permite guardar en una hoja electrónica de Excel o un archivo HTML la información que se esté consultando. Refrescar Permite actualizar la información del panel de visualización. Configurar DB Abre la opción DBConfig del AAMSettings para configurar la Base de datos. Salir Permite cerrar la Consola Metrix. NOTA: Los ítems para las opciones Nueva, Editar y Borrar, cambian de acuerdo con la opción del panel de navegación. Por ejemplo, si se encuentra en el icono Sistema Operativo, al ingresar al menú archivo, aparecerá el primer ítem como [Nuevo Sistema Operativo]; si se encuentra en Aplicaciones, aparecerá como [Nueva Aplicación], así sucesivamente. Menú Ver Este menú le ofrece distintas opciones de visualización. Filtrar Esta opción le permite visualizar y buscar por campos específicos de la rejilla de consulta de datos. Este ítem se habilita cuando está posicionado sobre Aplicaciones, ubicado en la barra lateral; permite filtrar o hacer búsqueda rápida por texto o una subcadena de caracteres que se encuentren en el campo seleccionado. Gráficos Esta opción le permitirá generar gráficos cuando se agrupan los registros por alguna columna en la rejilla o en el gráfico que se este visualizando. Esta opción no aplica para alarmas. Menú de Herramientas Este menú contiene cinco opciones. Configurar grupos de Software Esta opción permite configurar o ingresar un nuevo grupo de software. 19

20 Asociación de sistemas operativos a estaciones Al hacer clic en esta opción, aparece una ventana en la cual puede asociar sistemas operativos a estaciones de trabajo específicas. Esta opción se habilita cuando se encuentra en el icono Sistema Operativo de la barra de íconos vertical y sólo aplica cuando éste no ha sido detectado por el agente. Eliminar registros de medición de software Desde aquí tiene acceso a una ventana con tres opciones de borrado: Eliminar todo, Estaciones y Fechas. Para que la eliminación sea efectiva, al final debe seleccionar Guardar tarea y hacer clic en Finalizar. El servicio DBmanager se encargará de realizar el borrado una sola vez, así que cada vez que desee hacer una eliminación de registros, debe acceder a esta opción. Tipo de Autorización Esta opción permite definir el tipo de autorización para las aplicaciones y los sistemas operativos dependiendo de la utilidad que tengan para la empresa. Actualizar las fechas de medición Al hacer clic en esta opción, las fechas de inicio y finalización de software en uso, se actualizan automáticamente. Menú ayuda Acerca de... Muestra información técnica y legal sobre ASM. Barra de Herramientas horizontal La barra de herramientas cuenta con botones de acceso rápido a las opciones presentes en el Menú Principal. Tenga en cuenta que para utilizar las opciones de los tres primeros botones debe ubicarse en un ítem de la Barra Vertical de Íconos. Barra Vertical de Íconos Esta barra tiene dos paneles de navegación, que podrá seleccionar dependiendo de las funciones que desee implementar. [General] y [Utilización de Software] Estos paneles se encuentran en la parte inferior de la barra. 20

21 Podrá utilizar los íconos de esta barra del panel de navegación GENERAL para ingresar la información correspondiente a Licencias, Sistema Operativo, Aplicaciones, Contrato, Facturas y Alarmas. En el icono del panel de navegación UTILIZACIÓN DE SOFTWARE, podrá consultar la información correspondiente a Medición. General Licenciamiento Le permite configurar los tiempos y especificaciones de las licencias de los software inventariados en AAM. El sistema de licenciamiento se administra de la misma forma para software y para sistemas operativos. Para acceder a la opción Nueva Licencia, haga clic derecho sobre uno de los campos de la rejilla o en el botón [Nuevo] de acceso rápido de la barra de herramientas horizontal. Para ingresar la primera licencia de un producto, ASM desarrolló un asistente que lo guiará en este proceso. Este asistente consta de 5 pasos que se explicarán a continuación: 21

22 Paso 1. General En esta ventana debe ingresar los siguientes campos: Nombre: Nombre de la licencia. Por lo regular este nombre es el mismo del producto. URL: Sitio Web de soporte para el producto. Tipo de Licencia: Si es para Software o para Sistema Operativo Producto: El programa proporciona las opciones, las cuales deben estar previamente registradas en la opción Aplicaciones o Sistema operativo de la Barra Vertical de íconos, y se despliegan de acuerdo al tipo de licencia seleccionada. Descripción: Descripción del producto. Correo para la notificación de garantía: Correo electrónico donde se va a notificar la vigencia de la garantía. Paso 2. Detalles En esta ventana debe ingresar los siguientes campos: Descripción: Breve descripción de la licencia que se está ingresando. Tipo: Característica de licencia que se adquirió. Cantidad: Número de licencias adquiridas. Precio unitario: Valor unitario de la licencia. Soporte Contable: En esta opción podrá asignar un documento contable como soporte de la compra de la licencia que se está registrando. Puede escoger entre tres opciones de soporte contable: Contrato, Factura o Ninguno. En cualquiera de los casos tendrá la opción de seleccionar uno de los registros existentes, configurados mediante las opciones contrato y factura de la barra lateral, o agregar uno nuevo con el botón adjunto de esta opción. Paso 3. Vendedor En esta ventana debe ingresar los siguientes campos: 22

23 Proveedor: Seleccione un minorista ya existente o cree uno nuevo con el botón adjunto. Fabricante: Seleccione un vendedor ya existente o cree uno nuevo con el botón adjunto. Garantía: Le permite seleccionar si la licencia tiene o no garantía. Fecha de iniciación: Fecha de inicio de la garantía de la licencia. Fecha de finalización: Fecha de finalización de la garantía de la licencia. Alarma: En este campo se configura si se quiere o no generar una alarma por vencimiento de licencia. En caso de seleccionar la opción Si, se habilitará el campo Días, en donde debe digitar cuántos días antes del vencimiento de la garantía se activará la alarma. Nota: Si quiere obtener más información acerca de los datos vendedor por diríjase al capítulo vendedor. Paso 4. Comentarios En esta ventana puede agregar varios comentarios acerca de la licencia. Paso 5. Terminar Este paso corresponde a la finalización del registro de la licencia, en esta ventana se muestra una rejilla con información de la licencia que configuró. Asignar Licencias Para distribuir las licencias entre las diferentes agrupaciones por categorías, Aranda SOFTWARE METRIX le ofrece tres opciones diferentes. 1. Desde el icono Licenciamiento Al ubicarse sobre el registro de alguna licencia, haga clic derecho y seleccione Editar Licencia. 23

24 Editar Licencia Enseguida aparecerá una ventana que contiene tres pestañas diferentes en cada una de las cuales es posible modificar la información y guardar la configuración: Licencia, Detalles y Agrupaciones. Para asignar las licencias, ubíquese en la pestaña [Agrupaciones]

25 1. Cantidad de Licencias: Indica el número de licencias que se adquirió. En el ejemplo de la anterior gráfica, se adquirieron 21 licencias. 2. Licencias Disponibles: Indica el número de licencias que aún falta por asignar a las agrupaciones. En este caso, eran 21 licencias y después de asignar 10 a la Categoría por defecto y 11 a Sistemas, no quedaron licencias disponibles, debido a que se distribuyó la totalidad de las mismas. 3. Cantidad: Se ingresa el número de licencias para la agrupación sobre la que se encuentra ubicado. En este caso, se asignaron 10 licencias para la agrupación Categoría por defecto. Al cerrar la ventana, se guardan los cambios automáticamente. 2. Desde el icono Aplicaciones Al ubicarse sobre la pestaña Aplicaciones, debe señalar el nombre de la licencia, hacer clic derecho y seleccionar la opción Editar Licencia. Para asignar las licencias a las agrupaciones correspondientes, debe realizar el mismo procedimiento descrito en la Edición de Licencias, explicado anteriormente. 3. Desde el icono Sistema Operativo Al ubicarse sobre la pestaña Tipos, debe señalar el nombre de la licencia, hacer clic derecho y seleccionar la opción Editar Licencia. 25

26 Para asignar las licencias a las agrupaciones correspondientes, debe realizar el mismo procedimiento descrito en la Edición de Licencias, explicado anteriormente. Información del estado de licencias Para ver el consolidado de la distribución y estado de las licencias, debe ubicarse en la pestaña [Agrupaciones] del icono Aplicaciones y del icono Sistema Operativo respectivamente. Para mayor información, remítase a la sección Agrupaciones, explicada en el capítulo del icono Aplicaciones. Sistema Operativo Le permite administrar, controlar y visualizar todos los datos relacionados con los sistemas operativos instalados en las estaciones de trabajo que hacen parte de la red AAM dentro de la empresa. Esta opción también permite asignar un estado determinado al(los) sistema(s) operativo(s) seleccionado(s), es decir, un tipo de autorización para una estación seleccionada. Nuevo Sistema operativo Al crear un nuevo sistema operativo por favor ingrese los siguientes campos: Nombre: Nombre del sistema operativo. Tipo: Tipo o clasificación del sistema operativo. 26

27 Utilice el botón Guardar Cambios para guardar el nuevo sistema operativo, adicionalmente usted tiene opción de editar, eliminar haciendo clic derecho, menú principal o barra de herramientas. Nota: las opciones de editar y borrar sólo son validas para los sistemas operativos agregados por el usuario. En la parte superior del medio encuentra tres pestañas: Tipos: Al seleccionar este botón, la visualización se presenta de la siguiente manera: Al lado izquierdo se encuentra un árbol con todos los sistemas operativos ingresados por Aranda ASSET MANAGEMENT y los ingresados manualmente. Al lado derecho, la información de las estaciones que tienen instalado el sistema operativo que seleccionó en el árbol de agrupaciones. Cada sistema operativo está precedido de dos clases de íconos que le explicarán la relación de licenciamiento e instalación. Diferencia Negativa: Se presenta cuando hay más licencias instaladas que licencias adquiridas. Diferencia Positiva o Neutra: Se presenta cuando hay mayor ó igual número de licencias adquiridas que las instaladas. 27

28 Agrupaciones: Estas agrupaciones por categorías se realizan desde el módulo TREEConfig (que es la estructura jerárquica de AAM que permite clasificar las estaciones inventariadas). De esta forma, podrá visualizar las estaciones y su información correspondiente, según categorías definidas de forma externa a ASM. Al lado izquierdo se encuentra un árbol de agrupaciones con las categorías de agrupación y al lado derecho, dos rejillas: la superior presenta la información de las estaciones asociadas y la inferior presenta información consolidada sobre los sistemas operativos y las licencias adquiridas de la categoría de agrupación que usted elija. Si desea ampliar la información sobre el registro presentado en la rejilla de la parte inferior, remítase a la sección Agrupaciones, del capítulo Aplicaciones, explicado más adelante. Resumen: Se muestra un resumen consolidado de los sistemas operativos existentes con la cantidad de estaciones de trabajo que poseen cada uno de estos sistemas operativos. Además, encontrará una gráfica estadística de la información consolidada de los sistemas operativos. 28

29 Aplicaciones Le permite administrar, controlar y visualizar todos los datos relacionados con el software instalado en las estaciones inventariadas por AAM. Esta opción también permite asignar un estado determinado a la(s) aplicación(es) seleccionada(s), es decir, un tipo de autorización para una estación seleccionada. En la parte superior del medio encuentra tres botones: NOTA: Para mayor información acerca de las funcionalidades de las anteriores tres pestañas, remítase a la explicación correspondiente a Tipos, Aplicaciones, Agrupaciones, ubicadas más adelante. Nueva Aplicación Hay varias formas de crear una nueva aplicación. 1. Por el acceso rápido de la barra horizontal de herramientas Al crear una nueva aplicación, aparece una ventana en la que se deben ingresar los siguientes campos: 29

30 Nombre: Nombre del software. Tipo: Seleccione el grupo al cual desea que pertenezca el software. Esquema de Licenciamiento: Seleccione uno de los siguientes esquemas de licenciamiento: Por estación: Hace el conteo de licencias por cada uno de los equipos inventariados en Aranda ASSET MANAGEMENT. Por Servidor: Hace el conteo en las estaciones que tienen sistema operativo server Por Procesador: Hace el conteo de procesadores para cada estación que utilice el Sistema Operativo Server. Por Usuario: Hace el conteo de de los usuarios que se encuentran autorizados para la utilizar la aplicación. Otros Esquemas: Maneja un esquema diferente a las anteriores opciones. Además, no tiene en cuenta si está o no licenciado y el número de licencias que tenga. NOTA: Este esquema de licenciamiento se aplica también para crear una aplicación por Software y por Archivos, en las opciones Nueva aplicación por Software y Nueva aplicación por Archivos, respectivamente. 2. Desde la Pestaña Tipos: Seleccionando uno o varios registros de software desde la rejilla de la parte derecha y desplegando el menú contextual. Allí elige la opción [crear aplicación]. 3. Desde la pestaña Aplicaciones Otra posibilidad para crear una nueva aplicación se presenta desde la pestaña [Aplicaciones]. Para crear una nueva aplicación se debe hacer clic derecho debajo de la pestaña y aparecerá una pequeña ventana que mostrará tres opciones: Nueva aplicación por Software Nueva aplicación por Archivos Nueva aplicación por Condición 30

31 Nueva Aplicación por Software: Permite crear la aplicación por uno o varios registros de software, que son recolectados por el agente. Se puede realizar de la siguiente forma: 1. Desde la pestaña Aplicaciones: Al seleccionar esta opción, aparece una ventana en la que se deben ingresar los siguientes campos: Nombre: Nombre del software. Tipo: Seleccione el grupo al cual desea que pertenezca el software. Esquema de Licenciamiento: Seleccione uno de los siguientes esquemas de licenciamiento explicados anteriormente. Nueva Aplicación por Archivos: Permite crear una aplicación por los distintos componentes del software que están inventariados en Aranda ASSET MANAGEMENT. Esta opción se debe diligenciar de la misma forma que la Nueva aplicación por Software, sólo que organizará las aplicaciones por Archivos. Para agregar un archivo a la aplicación se debe seleccionar el botón, que se encuentra ubicado en la parte inferior de la ventana. Después aparecerá una ventana dividida en tres partes: En el recuadro izquierdo se muestran los registros de software. En el del medio los nombres de los archivos que contienen el software que haya elegido. En el recuadro de la derecha se muestran los archivos agregados a la aplicación. En primer lugar se debe elegir el registro de software que se quiera adicionar a la aplicación; luego aparecerán en la columna del medio todos los archivos del 31

32 software elegido. Se debe seleccionar el(los) archivo(s) que vaya a agregar y pulsar el botón [Agregar Archivos]. Para invertir la adición de los mismos, haga clic derecho en uno o varios de los archivos de la columna de la derecha y pulse la opción [Quitar Archivos]. Cuando su selección sea la definitiva, haga clic en el botón ó si desea deshacer la totalidad del anterior procedimiento, haga clic en el botón. Adicionalmente, se deben asociar los paquetes (productos del archivo) a la aplicación que se está creando. Esto de realiza en la pestaña Paquetes. En la cual se debe pulsar el botón. Aparecerá una nueva ventana en donde se debe seleccionar el paquete que desea asociar y para guardar los cambios, pulse [Guardar]. 32

33 Al final de la selección de archivos y de paquetes, la ventana le aparecerá así: 33

34 Nueva Aplicación por Condición: Permite establecer diferentes criterios de selección para la aplicación. En la ventana que aparece, debe llenar los siguientes campos: Nombre: Nombre del software. Tipo: Seleccione el grupo al cual desea que pertenezca el software. Campo: El campo [Esquema de Licenciamiento] se configura automáticamente a la opción por condición. Los demás campos quedan inhabilitados. Aquí se debe seleccionar alguna de las siguientes opciones: Nombre de equipo Dominio Grupo de Trabajo Servidor. Condición: Permite definir el operador que se va a utilizar para elaborar el criterio. Allí se debe seleccionar cualquiera de estas opciones según lo que quiera especificar: Es Igual Es Diferente Comienza Por Contiene Valor: Esta opción lista los posibles valores del campo, dependiendo del que haya seleccionado previamente. Después, en la parte inferior en el recuadro Condiciones de Regla se crea una sentencia condicional para el conteo de las estaciones que tienen instaladas la aplicación. Esta sentencia se puede escribir relacionando varias condiciones con los conectores or, and, o agrupando las condiciones con paréntesis ( ). En la siguiente gráfica usted verá un ejemplo de ello: Tipos: Permite asociar el software al tipo que desee y muestra su respectiva información. Al lado izquierdo se encuentra un árbol con todos los Grupos de software existentes, y al lado derecho, la información del software que pertenece al grupo seleccionado en el árbol de agrupaciones. 34

35 Este panel trabaja con un menú contextual que se activa al hacer clic derecho sobre los registros que aparecen en la rejilla; dicho menú tiene las siguientes opciones: Asociar a Grupo: Esta opción permite asociar a un grupo el software seleccionado sobre la rejilla. Detalles y autorización: Al seleccionar esta opción, se abre la ventana Detalles software, la cual muestra información sobre la estación, el dominio y el servidor de la estación donde está instalado el software seleccionado. Además, permite autorizar o desautorizar la estación para el uso del mismo. Aplicaciones: Permite ver para cada una de las aplicaciones creadas y el esquema de licenciamiento al cual han sido asignadas, así mismo, para cada una, podrá conocer la descripción, el número de procesadores que la tienen instalada y el estado de la misma, de esta manera: Al hacer clic sobre una de estas categorías, verá en el lado derecho una rejilla con la siguiente información: 35

36 Estación Versión Agente Nombre del Equipo Descripción Usuario Grupo de Trabajo Dominio Servidor Número de Procesadores Estado Autorizar Usuarios: Permite autorizar uno o varios usuarios para el uso de una o varias aplicaciones. Para ello, debe seleccionar una aplicación; hacer clic derecho, e inmediatamente aparecerá una ventana con los usuarios que pueden autorizarse. Después de chequear al(los) usuario(s) que desee incluir, pulse [Aceptar]. Después de esto, en el árbol de aplicaciones se mostrará el número de usuarios autorizados para utilizar la aplicación y el número de licencias adquiridas. Agrupaciones: Las agrupaciones por categorías se realizan desde Aranda ASSET MANAGEMENT. De esta forma, se podrán visualizar las estaciones y su información correspondiente, según categorías definidas de forma externa a ASM. En el centro de la pantalla se encuentra un árbol con las categorías de agrupación, como lo muestra la siguiente gráfica: En la rejilla superior de la parte derecha, se muestra la información del software que tiene instalado cada categoría y las máquinas que fueron asignadas a cada uno de los nodos del árbol. En la rejilla inferior se muestra la relación de las licencias por aplicación. 36

37 Donde: Aplicación Licencias Adquiridas Licencias de la Agrupación Licencias Instaladas Diferencia Nombre de la aplicación licenciada. Por ejemplo, ADVANCED IP SCANNER V1.4. Número de licencias obtenidas por la aplicación. Para este ejemplo, 21. Cantidad de licencias asignadas a la agrupación. Para este ejemplo, la agrupación seleccionada es Categoría por defecto y el número de licencias asignadas es 10. Número de estaciones que tienen instalada la aplicación. En este caso, la agrupación sólo tiene asociadas 4 estaciones de trabajo, por lo que la aplicación sólo se ha instalado con 4 licencias. Número de licencias asignadas a la agrupación y que faltan por ser instaladas en las estaciones. En este caso, faltan 6 licencias por usar, de las asignadas a la agrupación Categoría por defecto. 37

38 Contrato Presenta en su parte superior toda la lista de contratos ingresados a la base de datos, con las características relevantes del mismo, y en la parte inferior, muestra el listado de facturas que se le han asociado a un contrato determinado. Nuevo Contrato Aquí podrá ingresar y editar la información de cada contrato de adquisición de licencias de software y/o sistemas operativos. Podrá crear un nuevo contrato seleccionando la opción Nuevo desde el acceso rápido de la Barra de Herramientas Horizontal o, haciendo clic derecho en un espacio en blanco de la rejilla de visualización de contratos. Al hacer esto, le aparecerá la siguiente ventana: Los campos a ingresar en esta ventana para crear un nuevo contrato son: No. de Contrato: Número de adjudicación del contrato. Acta de Contrato: El número del acta correspondiente a cada contrato. Proveedor: Seleccione uno de los registros existentes en el menú desplegable, ó ingrese uno nuevo, haciendo clic sobre el botón adjunto. Vendedor. Número de identificación del proveedor: Esta información aparece cuando selecciona un proveedor. Fecha de iniciación: Debe colocarse la fecha de inicio del contrato. Fecha de terminación: Debe colocar la fecha de finalización del contrato. Monto: El valor total del contrato. 38

39 Recuerde que debe guardar los cambios cada vez que cree un nuevo registro y utilizar el botón salir para cerrar la ventana y regresar a la interfaz principal. Una vez esté en la interfaz principal, la información que aparecerá será la siguiente: Número de Contrato Fecha de Iniciación del Contrato Fecha de Finalización del Contrato Acta Total Contrato Archivo Factura Al seleccionar este icono, podrá ingresar y editar la información de cada factura con la cual se hizo la adquisición de licencias para software y/o sistemas operativos. El registro de las facturas es importante para ejercer un mejor control de la información de compra de cada licencia. Nueva Factura Podrá crear una nueva factura seleccionando la opción Nuevo desde el acceso rápido de la Barra de Herramientas Horizontal o, haciendo clic derecho en un espacio en blanco de la rejilla de visualización de Facturas. Con ello, le aparecerá la siguiente ventana: 39

40 Los campos a ingresar en esta ventana para crear una nueva factura son: No. de Factura: Debe digitar el número que aparece en la factura. Proveedor: Seleccione uno de los registros existentes en el menú desplegable o ingrese uno nuevo, haciendo clic sobre el botón.- Vendedor. Número de identificación del proveedor: Esta información aparece cuando selecciona un proveedor. Fecha: Debe registrar la fecha de la factura. Precio: El valor total de la factura. Recuerde que debe guardar los cambios cada vez que cree un nuevo registro y utilizar el botón salir para cerrar la ventana y regresar a la interfaz principal. En la interfaz principal encontrará la siguiente información: Número de Factura Fecha de la Factura Total Factura Archivo Vendedor (Opción para los íconos Factura y Contrato) La opción Vendedor, que es el botón adjunto que hay para proveedor en la interfaz de Factura y Contrato le permitirá ingresar, editar, o eliminar la información de cada vendedor al cual se le hace la compra de la aplicación y/o del sistema operativo. Esta ventana cuenta con tres pestañas diferentes: 40

41 Departamentos En esta pestaña se debe ingresar la información básica del vendedor. Compañía: Nombre de la empresa. Número de identificación de la compañía: Número de NIT de la empresa. Contacto: Persona de contacto dentro de la empresa. Correo-e: Dirección de correo electrónico. Hogar en Internet: Dirección URL (si la tienen). Descripción: Descripción de la empresa. Dirección Esta pestaña permite ingresar datos más detallados del vendedor, como direcciones, teléfonos, localización, etc. Recuerde que debe guardar los cambios cada vez que cree un nuevo registro y utilizar el botón salir para cerrar la ventana y regresar a la interfaz principal. 41

42 Comentarios En esta pestaña se puede ingresar los comentarios relevantes para cada registro. Utilice el botón Guardar Cambios para almacenar el nuevo registro. Adicionalmente usted tiene opción de editar, eliminar, omitir y desplazarse entre los vendedores creados. Alarmas Este botón le permitirá visualizar las alarmas de garantía para las licencias (de software y de los sistemas operativos) que se encuentran activas y están próximas a vencerse, este proceso garantizará que haya un control sobre el vencimiento de las garantías proporcionando al administrador una herramienta que le ayude a tomar los correctivos apropiados al activarse las alarmas. Utilización de software Medición Este botón le permite consultar información detallada sobre el uso de software en cada una de las estaciones de trabajo que el Agente de ASM esté monitoreando. Podrá ver gráficos con registros minuciosos de la actividad de la estación que usted elija, en los rangos de tiempo de su preferencia por meses, días, horas. Filtro: En esta opción se selecciona la Estación, Producto o Archivo para consultar la actividad de software. Estación: Le generará un reporte de la estación de trabajo que desee observar. Puede acceder a la Búsqueda general de equipos al hacer clic en el botón. 42

43 Producto: Le generará una medición de aquellos software que han sido reportados en uso. Archivo: Le hará una medición de los componentes de software que han sido reportados en uso. Árbol de Agrupaciones: Le generará un reporte por cada grupo de trabajo (departamento, área o grupo de trabajo que se haya configurado en Aranda ASSET MANAGMENT) de software utilizados. Rango: Los campos Mes y Año, en la parte media de la imagen, varían dependiendo de la opción de consulta de tiempo (Mes, Periodo, Día, Hora) que usted elija. Para hacer una medición de software: 1. Seleccione el tipo de medición de software que desea, entre Estación, Producto y Archivo. 2. Elija entre: Mes: un mes específico; introduzca en los campos de la derecha el mes y el año. Periodo: un rango de días determinado; introduzca en los campos de la derecha la Fecha inicial y la Fecha final entre las cuales desea hacer su consulta. Día: un día específico; elija un día en el campo Fecha inicial. Hora: un rango de horas determinado (el rango máximo es 24 horas); al hacer clic en los campos Fecha inicial y Fecha final aparece un reloj en el costado derecho. Introduzca en Fecha inicial la hora de inicio y en Fecha final la hora de finalización, entre las cuales desea hacer su consulta. Top: El número de registros que desea consultar. Si selecciona [0], se graficará la información completa, es decir, todos los registros. 3. Presione Consultar En el recuadro de abajo se encuentran dos pestañas: Medición y Gráfico. Medición Aparecerá una rejilla con un completo registro de las aplicaciones utilizadas. 43

44 Rejilla de registro La rejilla le presenta la siguiente información: Software: nombre de la aplicación utilizada. Alias: identificación única de la máquina. Dependiendo de la configuración realizada, el agente busca una característica única del equipo y convierte esa información en el alias. Nombre de la Estación: Nombre por el cual se identifica la máquina en una red de estaciones. Título: descripción o detalle sobre el uso de la aplicación. Inicio: fecha y hora de inicio de la ejecución de la aplicación. Final: fecha y hora de finalización de la ejecución de la aplicación. Usuario: usuario de la estación que ejecutó la aplicación. Puede organizar la información de la rejilla para visualizarla según sus preferencias personales, al igual que con la rejilla principal de ASM. Gráfico Al seleccionar esta pestaña, aparece inmediatamente otra al lado derecho denominada [Detalles]. En la parte inferior, aparecerán gráficos de torta (Resumen por porcentaje para Mes y Periodo; Resumen por porcentaje y Resumen por hora para Día y Hora). La torta mostrará el resumen del número de registros ingresados en la opción Top. Gráfica de Resumen por Porcentaje 44