Manual de Operación SUCURSAL

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1 Manual de Operación SUCURSAL Contenido: Manual de operación del software de gestión de pedidos IDENTEL para Sucursales Grido. Versión Manual: 1.1 Versión Software: Fecha Elaboración.: 11/12/2007 Nombre Archivo: Manual_Operacion_Sucursal_Grido.doc

2 INDICE: 1 Introducción Requerimientos de instalación Instalación Menúes Principales Menú < CONFIGURACIÓN > Configuración de los Datos Iniciales Configuración de inicio de sesión Configuración de avisos sonoros Configuración de impresión Configuración de preferencias de impresión Menú < REPARTIDORES > Procedimiento para agregar un repartidor Procedimiento para modificar un repartidor Visualización de los datos de las entregas realizadas por un repartidor Menú < DISTRIBUCIÓN > Procedimiento de configuración del tiempo de demora de la sucursal Procedimiento para agregar nuevos horarios de reparto a domicilio Visualización de las zonas de reparto asignadas para una sucursal Menú < STOCK > Administración de la existencia de stock de los diferentes productos y sus variedades Procedimiento para completar el stock de la sucursal Habilitación de una sucursal para recibir nuevos pedidos Menú < PEDIDOS > Descripción de los Estados de un pedido Visualización de los detalles de los pedidos Visualización de pedidos por fecha Visualización de los pedidos por estados Visualización de reclamos Cambio del estado NUEVO a PREPARANDO de un pedido Cambio del estado PREPARANDO a LLEVANDO de un pedido Cambio del estado LLEVANDO a ENTREGADO de un pedido Cambio al estado PROBLEMA de un pedido Menú < CHAT > Menú < ESTADISTICAS > Menú < IDEAS > Actualización automática del software desde internet Manual de Operación Sucursal Grido 2

3 1 Introducción Este documento describirán los requerimientos de instalación, configuraciones, funcionalidades y procedimientos del Software de Gestión IDENTEL para sucursales GRIDO. En cada item del documento se detallaran las funciones de los diferentes menúes y sub-menúes. 2 Requerimientos de instalación La computadora donde se realizara la instalación del sistema de gestión de pedidos IDENTEL deberá cumplir con los siguientes requisitos: - Sistema operativo: Windows XP SP2 o superior. ( El sistema es compatible Win 98, Millenium, NT y 2000 pero hay que descargar una actualización de esos sistemas operativos) - Conexión de banda ancha a Internet (ADSL o Cable Modem) En el caso de que la PC no contenga los puntos anteriores, será necesario actualizar los componentes de software y hardware requeridos para no tener inconvenientes en el funcionamiento del software. 3 Instalación Una vez que la computadora cumpla con los requerimientos detallados en el punto anterior, se procederá a realizar la instalación del software de gestión de pedidos. A continuación se detalla el procedimiento para obtener el software por internet y los pasos de instalación: 1. Se deberá bajar de Internet el instalador del sistema, esto se realizara ejecutando el navegador de Internet (Internet Explorer, Opera, Mozilla FireFox, Netscape, Etc.). En la barra de dirección se deberá escribir lo sig.: luego se abrirá una ventana que nos solicitará si deseamos guardar o ejecutar el archivo. Si lo ejecutamos directamente, esperaremos a que se complete la descarga y nos aparezca una pantalla de confirmación para su ejecución y continuamos con el punto 2. Si seleccionamos Guardar, indicaremos alguna de las carpetas de la PC, en donde deseemos que el archivo se descargue. En este caso, una vez descargado el software deberemos posicionarnos en la carpeta donde se encuentra el archivo bajado y hacer un doble clic sobre el archivo INSTALAR.EXE, y comenzara con la instalación del software. 2. Una vez ejecutado el instalador, se deberá presionar el botón SIGUIENTE de cada pantalla hasta concluir con la instalación. (En caso que con este proceso no se pueda concluir la instalación, por favor comunicarse a o a los números o ) 3. Una vez finalizado el programa de instalación el programa se ejecutará automáticamente. Si esto no ocurre puede ejecutarlo presionando el botón de INICIO de Windows, ingresando al menú PROGRAMAS y haciendo clic en el programa llamado SUCURSAL. 4. Cuando el sistema no tiene los datos correspondientes a Sucursal, Usuario y Clave, nos abre la pestaña de configuración, en donde presionando el botón <Editar Datos> nos permitirá ingresar esa información. Si ud. No cuenta con dichos datos, los puede solicitar a indicando el número de Sucursal y el número de teléfono celular para recepción de SMS con el que contará en la sucursal. 5. Una vez ingresado los datos iniciales, el sistema pasará a la pestaña Pedidos y comenzará a gestionar la conexión con la base de datos centralizada del sistema, que está en los servidores de Identel S.R.L. a través de Internet. Manual de Operación Sucursal Grido 3

4 4 Menúes Principales Menú <Pedidos>. Es utilizado por el usuario para visualizar y cambiar de estados los pedidos que son recibidos vía telefónica por el Call Center. 2. Menú <Stock>. Es utilizado por el usuario para registrar la existencia de stock de los productos que tiene la sucursal. 3. Menú <Distribución>. Es utilizado por el usuario para administrar y registrar los tiempos de demoras, horarios de reparto y para consultar la zona de reparto asignada que tiene la sucursal. 4. Menú <Chat>. Es utilizado por el usuario para comunicarse con otras sucursales y con los operadores del Call Center en caso que se lo requiera. 5. Menú <Configuración>. Es utilizado por el usuario para realizar configuraciones sobre la identificación de la sucursal, el inicio de sesión del usuario e impresión de pedidos. 6. Menú <Repartidores>. Es utilizado por el usuario para administrar los repartidores de pedidos a domicilio que tiene la sucursal y se podrá visualizar todos los pedidos que fueron entregados por él. 7. Menú <Estadísticas>. Es utilizado por el usuario para visualizar mediante graficas los tiempos de demora inherentes a cada proceso involucrado para la entrega de pedidos. 8. Menú <Ideas>. Es utilizado por el supervisor para realizar comentarios y aportar ideas con respecto al funcionamiento del software y plantear mejoras respecto a nuevas versiones del software de sucursal. Manual de Operación Sucursal Grido 4

5 5 Menú < CONFIGURACIÓN > Al concluir con la instalación del software se deberá realizar la configuración general del sistema para que comience a funcionar el Sistema de Gestión de Pedidos IDENTEL. Se deberá ejecutar el programa, presionando en el botón de INICIO de Windows, ingresar al menú PROGRAMAS y ejecutar SUCURSAL. Se abrirá una nueva ventana, en la cual se deberá seleccionar mediante un click el menú CONFIGURACION, como indica la figura 1, para configurar los datos generales del sistema. Fig Configuración de los Datos Iniciales. Luego de ingresar al menú configuración aparecerá la siguiente pantalla de configuración (Fig.2) y se deberá presionar el botón < EDITAR DATOS > para habilitar las casillas de configuración. Fig. 2 Manual de Operación Sucursal Grido 5

6 Dentro del recuadro llamado Datos Iniciales se visualizan dos campos, el primero es SUCURSAL, en donde se configura el Nombre ó Nº de Sucursal, el cual identificara a la sucursal para que los operadores del Call Center `le envíen los pedidos. El segundo campo llamado SUCURSAL PARA RECIBIR PEDIDOS, el cual no es evitable y contendrá lo que se escriba en el campo 1 campo. Para guardar la configuración realizada, presionar el botón < ACTUALIZAR DATOS > Nota: Si los datos no son correctos, el sistema informará Error en el nombre de usuario y/o contraseña. 5.2 Configuración de inicio de sesión. En el recuadro llamado Información de inicio de sesión (Fig.2), en el cual se configuran los datos de inicio de sesión de los usuario al sistema de gestión de pedidos. Deberá completar al menos los campos Sucursal, Nº usuario y Clave de acceso para poder identificarse dentro del sistema y así recibir los pedidos correspondientes a su sucursal. Tanto el campo Sucursal como Nº usuario se podrán cargar ingresando directamente el valor correspondiente, en Nº usuario podrá además hacer un click sobre las fechas que tiene el campo en su lado derecho que aumentará o disminuirá el valor ingresado y en el campo Clave de acceso se ingresara la clave asignada por Identel, que corresponderá al Nº de usuario y a la sucursal en cuestión. Para guardar la configuración realizada, presionar el botón < ACTUALIZAR DATOS > 5.3 Configuración de avisos sonoros. El recuadro Avisos sonoros a través de (Fig.2) permitirá habilitar los avisos sonoros para anunciar la llegada de un nuevo pedidos ó algún inconveniente. La habilitación se realizara tildando la opción ALTA VOZ DE PC mediante un click sobre el campo y esto permitirá emitir el sonido por el parlante interno de la PC. La opción PARLANTES, al estar tildada habilitará los parlantes externos del PC. Para guardar la configuración realizada, presionar el botón < ACTUALIZAR DATOS > 5.4 Configuración de impresión. En el recuadro Impresión (fig. 2) se realizara la configuración para emitir por impresora los pedidos. En el caso de que no requiera de la impresión de los pedidos, se deberá tildar la opción NO IMPRIMIR. Si se requiere la impresión de los pedidos, seleccionar la opción IMPRIMIR USANDO y a continuación seleccionar la impresora haciendo un click sobre el recuadro que tiene una fecha del lado derecho, donde se desplegara una lista de impresoras instaladas en el PC, y mediante un click seleccionar la que corresponda. Luego seleccionar opción MATRIZ DE PUNTOS ó TICKETERA/COMANDERA, de acuerdo al modelo de impresora. En el caso de seleccionar la opción TICKETERA/COMANDERA, se deberá configurar conjuntamente el tipo de puerto de impresión SERIE ó PARALELO tildando la opción que corresponda. En el caso de seleccionar el puerto SERIE se deberá presionar el botón de al lado llamado <CONFIGURAR>, y en la nueva ventana se configuran los datos del protocolo de impresión. Si la impresora tuviera la función de corte de papel, se deberá tildar la opción CORTA PAPEL para activar esa funcionalidad. Para guardar la configuración realizada, presionar el botón < ACTUALIZAR DATOS > 5.5 Configuración de preferencias de impresión.. Por ultimo tendremos el recuadro Preferencias de Impresión, el cual tendrá las opciones habilitadas si es que se configuro algún tipo de impresora. Este recuadro permitirá configurar si los pedidos se imprimirán todos los pedidos juntos de una sola vez ó de a un pedido por vez de manera detallada. En este recuadro tendremos la opción IMPRESIÓN AGRUPADA DE PEDIDOS, la cual al estar tildada indica que se imprimirán todos los nuevos pedidos de una sola vez y el campo CANT. DE COPIAS PARA PREPARAR EL PEDIDO, se indicará el Nº de copias que se imprimirán. La opción IMPRESIÓN COMPLETA DEL PEDIDO, se deberá tildar cuando se necesite imprimir de manera detallada cada uno de los nuevos pedidos y el campo CANT. DE COPIAS PARA ENTREGAR EL PEDIDO definirá que cantidad de copias detalladas se imprimirán del pedido. Para guardar la configuración realizada, presionar el botón < ACTUALIZAR DATOS > Manual de Operación Sucursal Grido 6

7 6 Menú < REPARTIDORES > Una vez realizada la configuración general del sistema se deberán dar de alta los repartidores a domicilio que tiene la sucursal desde el menú REPARTIDORES, para luego asignarlos a los pedidos. En la siguiente pantalla (fig. 3) se podrán agregar nuevos, modificar o eliminar los datos de los repartidores que tiene la sucursal. Fig Procedimiento para agregar un repartidor. Para agregar un nuevo repartidor al sistema, se deberá presionar el botón <NUEVO>, con lo cual se activaran (cambio a color amarillo) los recuadros NOMBRE y TELEFONO, el lo cuales se escribirán los datos de la persona encargada de realizar el reparto, luego se tildará la opción HABILITADO, que indicara que el repartidor estará listo para realizar los repartos. En caso de que la opción HABILITADO este destildada para alguno de los repartidores, nos estará indicando que el repartidor no se encuentra disponible y por lo tanto no se le podrán asignar al repartidor ningún pedido hasta que se habilite nuevamente. Una vez que se termino de ingresar los datos del repartidor y se habilito en el sistema, se presionara el botón <GRABAR> para guardar los datos. Para actualizar los datos de este menú, se deberá presionar el botón <RELEER>, con lo cual se actualizara los datos de la pantalla. Manual de Operación Sucursal Grido 7

8 6.2 Procedimiento para modificar un repartidor. En caso de necesitar deshabilitar ó modificar los datos de alguno de los repartidores, se deberá seleccionar el repartidor que corresponda en el listado Información relativa sobre los repartidores de esta sucursal, realizando un click sobre el repartidor y luego modificar los datos del repartidor que aparecen en el recuadro NOMBRE y TELEFONO, ó hacer un click sobre el campo HABILITADO para cambiar su estado. Una vez modificados los datos presionar el botón <GRABAR> para guardar los datos en el sistema. 6.3 Visualización de los datos de las entregas realizadas por un repartidor. Como información adicional, en el menú REPARTIDORES se encuentran dos listados que muestran información sobre las entregas realizadas por un repartidor. Para visualizar los datos de entregas de un repartidor, se deberá seleccionar el repartidor que corresponda en el listado Información relativa sobre los repartidores de esta sucursal, realizando un click sobre el repartidor. Luego en el listado Datos generales de las entregas se visualizaran todas las entregas realizadas por el repartidor, en el cual cada entrega tendrá asignada una Fecha y Hora de salida, Fecha y hora de regreso y la demora de entrega. Al seleccionar una entrega del listado Datos generales de las entregas, mediante un click sobre una de las entregas de listado, se visualizaran en el recuadro Detalles de pedidos llevados en la entrega seleccionada los datos del domicilio donde fue realizada la entrega del pedido. Manual de Operación Sucursal Grido 8

9 7 Menú < DISTRIBUCIÓN > En el menú Distribución se definirá la información sobre el reparto de pedido a domicilio de la sucursal. Esta información es de mucha importancia y debe ser actualizado por los usuario permanentemente, ya que los operadores del Call Center toman esta información e informan a los clientes sobre las demoras y los horarios de reparto de tiene la sucursal. En la siguiente pantalla (Fig. 4) se configurará la demora actual, los horarios de reparto y se visualizaran las zonas que le fueron asignadas a la sucursal para realizar el reparto a domicilio. Fig Procedimiento de configuración del tiempo de demora de la sucursal. En el recuadro Demora Actual se visualiza el tiempo de demora actual en minutos que la sucursal tiene configurado actualmente para realizar los repartos de pedido a domicilio. En caso de que se necesite cambiar el tiempo de demora de entrega de pedidos a domicilio, presionar el botón <EDITAR>, que se encuentra de lado derecho del recuadro Cambiar demora actual a, con lo cual se habilitara el recuadro para configurar el nuevo valor, presionando sobre las flechas que tiene al lado del campo. Seleccionado el nuevo tiempo de demora, presionar el botón <GRABAR> para guardar los datos. 7.2 Procedimiento para agregar nuevos horarios de reparto a domicilio. En el listado Horarios de repartos, se visualizan las fechas y los horarios de reparto que tendrá la sucursal en cada día, y si esta activo o no ese horario. Manual de Operación Sucursal Grido 9

10 Para agregar un nuevo horario con sus correspondientes fechas y horas de inicio y finalización del reparto a domicilio, presionar el botón <NUEVO> para habilitar los recuadros Desde, Hasta y sus correspondientes recuadros de horas. En el campo DESDE se ingresará mediante teclado una fecha de comienzo de horario de reparto con el formato DD/MM/AA ó sino se podrá configurar la fecha realizando un click sobre el botón que tiene del lado derecho el campo, abriéndose un calendario donde se seleccionará el día, mes y año. Luego ingresar al campo a las que esta a la derecha del campo fecha e ingresar la hora y minuto en el formato HH:MM, (donde HH:MM podrá tomar los valores comprendidos entre 00:00 y 23:59 hs). De la misma manera se configurara el campo Hasta que definirá una fecha y hora de finalización del horario de repartos. Una vez ingresados los datos de fecha y hora de inicio y terminación del horario, presionar el botón <GRABAR>, para guardar los datos configurados. Tener en cuenta que el nuevo horario quedara en estado de ACTIVO por defecto. En caso de que se necesite desactivar el horario, seleccionar desde el listado el horario correspondiente y presionar el botón <EDITAR>, el cual habilitara la opción Horario de reparto activo y se deberá destildar mediante un click esta opción. 7.3 Visualización de las zonas de reparto asignadas para una sucursal. En el listado Estos son nuestros registros de las zonas de reparto asignadas, se visualizaran las calles y su correspondiente numeración, definiendo la zona de reparto de pedidos que le corresponde a la sucursal. En el caso de que se necesitara actualizar el listado de zonas, presionar el botón <BUSCAR> y se actualizaran los datos de las calles desde las bases de datos del Call Center. Si un cliente tiene un domicilio que no se encuentra dentro de los rangos de calles y numeraciones asignadas a la sucursal, no se le podrá asignar un pedido desde el Call Center. IMPORTANTE: En el caso de que se encuentren en el listado calles o numeraciones incorrectas, se deberá comunicarse a su ejecutivo de cuentas. Manual de Operación Sucursal Grido 10

11 8 Menú < STOCK > El menú STOCK (Fig.5), es utilizado para informar sobre la existencia de los productos y sus diferentes variedades que la sucursal tiene actualmente en su stock. También este menú tendrá la funcionalidad para Habilitar ó Deshabilitar la sucursal, con lo cual podrá ó no recibir nuevos pedidos desde el Call Center. Fig Administración de la existencia de stock de los diferentes productos y sus variedades. En el listado Productos se detallan todos los productos que tienen reparto a domicilio. Cada item tiene un Nº de producto, Nombre, Precio y un campo llamado Existe que define si hay stock de un producto, en caso de haber stock la opción deberá estar tildada indicando que ese producto podrá entregarse a domicilio, si la opción no tiene el tilde, indicara que no hay existencia de ese producto en la sucursal, con lo cual el Call Center no podrá vender ese producto/variedad. Para tildar ó destildar esta opción para cada producto/variedad en particular, se deberá seleccionar mediante un click el producto y sobre el recuadro de la columna Existe de ese producto, hacer un click para tildar o destildar la opción. Cada producto puede tener una variedad dieferente, por consiguiente si se selecciona un producto del listado Productos, en el listado Variedades que visualizaran las diferentes variedades que tiene el producto seleccionado y mediante el recuadro de la columna Existe, se podrá informar a los operadores del Call Center si se tiene en stock disponible para esa variedad. Para tildar o destildar el Manual de Operación Sucursal Grido 11

12 campo Existe se deberá seleccionar mediante un click la variedad que corresponda y luego realizar un click sobre el recuadro de la columna Existe de la variedad seleccionada. Luego de realizar los cambios necesarios en esta pantalla se deberá presionar el botón <GRABAR> para guardar los cambios realizados. 8.2 Procedimiento para completar el stock de la sucursal. Cuando la sucursal recibe los productos y sus correspondientes variedades desde fabrica, y se completa el stock de todos los producto y sus variedades, se puede presionará el botón <COMPLETAR STOCK>, para que se tilden todas las opciones de existencia de los diferentes productos de forma automática. Podrá destildar los productos/variedades que no haya recibido. Luego de realizar los cambios necesarios en esta pantalla se deberá presionar el botón <GRABAR> para guardar los cambios realizados. 8.3 Habilitación de una sucursal para recibir nuevos pedidos. En este menú (Fig.5) también se tendrá una opción muy importante llamada Sucursal Habilitada, esta opción si encuentra deshabilitada (Destildada) no se recibirán pedidos desde el Call Center, ya que se interpreta que la sucursal esta fuera de servicio. Para deshabilitar la sucursal se deberá des tildar la opción realizando un click sobre el recuadro y se deberá definir en el campo Motivo la descripción de porque la sucursal queda fuera de servicio. Luego de realizado los cambios se deberá presionar el botón <GRABAR> para guardar los cambios. Manual de Operación Sucursal Grido 12

13 9 Menú < PEDIDOS > Este menú es utilizado para visualizar y cambiar de estados los pedidos enviados por el Call Center. A continuación se detallara las distintas funciones que tiene la pantalla de este menú y como proceder cuando se recibe un nuevo pedido. En la figura 6 se visualiza la pantalla del menú pedidos, en donde tiene varios pedidos con diferentes estados, cada estado tiene un color particular y describe en que etapa esta el pedido en ese momento. 9.1 Descripción de los Estados de un pedido Un pedido podrá ir cambiando a diferentes estados, que son definidos de acuerdo al proceso que se este ejecutando en ese momento sobre el pedido. A continuación se detallan los 5 estados por lo cuales podrá atravesar un pedido. - NUEVO (Indica que llego un nuevo pedido a la sucursal) - PREPARANDO (Indica que el pedido esta siendo preparado por personal de la sucursal) - LLEVANDO (Indica que el pedido esta siendo llevado al domicilio del cliente) - ENTREGADO (Indica que el pedido ya fue entregado al cliente) - PROBLEMA (Indica que hay el pedido no fue entregado al cliente por algún inconveniente) Fig. 6 Manual de Operación Sucursal Grido 13

14 9.2 Visualización de los detalles de los pedidos. En la pantalla del menú PEDIDOS (Fig. 6) se presentaran los diferentes pedidos y sus estados actuales. Al seleccionar del listado un pedido en particular, aparecerán en un recuadro a la derecha de la ventana los datos del pedido en forma detallada, describiendo la fecha y hora en que fue tomado el pedido, la demora fijada para ese pedido, las observaciones del domicilio, el cargo adicional por el envió a domicilio, el o los productos con su correspondiente la cantidad y variedad. Debajo tenemos el recuadro Observaciones del pedido, en donde se visualiza algún tipo de descripción ó aviso con respecto a alguna particularidad del pedido. También tendremos debajo del recuadro Observaciones de pedido el importe total del pedido seleccionado, con cuanto abonara el cliente y el importe del vuelto que se le deberá entregar al cliente. 9.3 Visualización de pedidos por fecha. Para visualizar los pedidos de fechas anteriores, se deberá ir al campo PEDIDOS DE FECHA: y en el recuadro donde se encuentra la fecha de hoy se tendrá un botón del lado derecho que al presionarlo se abrirá un calendario donde se seleccionara la fecha que se necesite consultar. De esta manera se visualizaran todos los pedidos de la fecha seleccionada en el listado de pedidos. Es importante tener la precaución de que la fecha siempre configurada al día actual, ya que si se encontrara en otra fecha, no se podrán visualizar los nuevos pedidos. 9.4 Visualización de los pedidos por estados. Debajo del listado de pedidos, se tiene una opción llamada Ver Pedidos, que es utilizada para filtrar los pedidos del listado de pedidos por tipo de estado. Esta opción también tiene como funcionalidad habilitar el botón <ASIGNAR NUEVO ESTADO> para cambiar el estado de un o varios pedidos. En el caso de que no este tildada ninguna opción, el sistema no permitirá al usuario cambiar de estado a los pedidos. Ejemplo: En caso de que se requiera visualizar solamente todos los pedidos con el estado NUEVO, se selecciona la opción NUEVOS realizando un click sobre el recuadro que se encuentra a la izquierda de la inscripción Nuevos, de la misma manera se podrán seleccionar y aplicar diferentes combinaciones de filtros con las opciones restantes. 9.5 Visualización de reclamos Mediante el menú PEDIDOS, tendremos un opción para visualizar los reclamos de cliente, estos reclamos se podrán ver, presionando el botón <VER RECLAMOS NUEVOS> Manual de Operación Sucursal Grido 14

15 9.6 Cambio del estado NUEVO a PREPARANDO de un pedido. El Call Center recepta los nuevos pedidos que realizan los clientes telefónicamente y los envía a la sucursal que corresponda por internet. Al recibir el nuevo pedido en la sucursal, el sistema emitirá un sonido y se visualizara en el listado de pedidos (Fig. 7) con el estado NUEVO, el cual indicara al usuario del sistema que el pedido todavía no esta siendo procesado por la sucursal. El usuario al visualizar un nuevo pedido en pantalla comenzará a preparar el pedido, por lo cual tendrá que asignarle al nuevo pedido el estado PREPARANDO. El cambio de estado se realizará seleccionando y tildando en las opciones de Ver pedidos la opción <NUEVO>, mediante un click sobre la opción. Luego presionar el botón < ASIGNAR NUEVO ESTADO> o la tecla <F2> para abrir una nueva ventana (Fig. 7), en la cual figuraran todos los pedidos en el estado NUEVO. Cada pedido tendrá un recuadro en la columna Incluir, que al tildarlo mediante un click se seleccionara el ó los pedido/s que se cambiaran al estado PREPARANDO. En la misma ventana también podrá asignarse un repartidor al pedido seleccionado, realizando un click sobre la fecha a la derecha del recuadro Repartidor para desplegar una lista de los repartidores disponibles que tiene la sucursal, y mediante un click sobre uno de los repartidores quedara asignado al pedido. Los botones <TODOS>, <NINGUNO> e <INVERSO> son utilizados para seleccionar varios pedidos en caso de que el usuario lo requiera. Luego de seleccionar el pedido y su correspondiente repartidor, presionar el botón <ASIGNAR> para guardar los cambios de estado del pedido. Al cerrarse la ventana de asignación, se podrán visualizar los pedidos con el nuevo estado, tildando la opción <PREPARANDO> del campo Ver pedidos.. Fig. 7 Estado del Pedido Manual de Operación Sucursal Grido 15

16 9.7 Cambio del estado PREPARANDO a LLEVANDO de un pedido. Una vez terminada la tarea de preparar uno ó varios pedidos, se tendrá que cambiar del estado PREPARANDO a LLEVANDO los pedidos que el repartidor llevara a los clientes. Para cambiar al estado LLEVANDO, seleccionar mediante un tilde la opción <LLEVANDO> en Ver pedidos ó presionar la tecla <F3>, a continuación presionar el botón < ASIGNAR NUEVO ESTADO > para abrir una nueva ventana (Fig. 8) que permitirá visualizar y cambiar los pedidos con estado PREPARANDO a LLEVANDO. En la nueva ventana seleccionar del listado mediante un tilde, en la columna Incluir todos los pedidos que han sido preparados para ser llevados al cliente. Una vez terminada la selección, presionar el botón <ASIGNAR> para guardar los cambios de estado. Al cerrarse la ventana de asignación, se podrán visualizar los pedidos con el nuevo estado, tildando en Ver Pedidos la opción <LLEVANDO>. Fig. 8 Manual de Operación Sucursal Grido 16

17 9.8 Cambio del estado LLEVANDO a ENTREGADO de un pedido. Una vez entregado el pedido al cliente, se tendrá que cambiar del estado LLEVANDO a ENTREGADO los pedidos que el repartidor ya entrego a los clientes. Para cambiar al estado ENTREGADO, seleccionar en Ver pedidos, mediante un tilde la opción <ENTREGADO> ó presionar la tecla <F4>, a continuación presionar el botón < ASIGNAR NUEVO ESTADO > para abrir una nueva ventana (Fig. 9) que permitirá visualizar y cambiar los pedidos con estado LLEVANDO a ENTREGADO. A continuación seleccionar mediante un tilde, en la columna Incluir de cada pedido, los pedidos de estado LLEVANDO que ya fueron entregados al cliente, y luego tildar la opción 4. ENTREGADO para asignarle estado ENTREGADO. Una vez terminada la selección, presionar el botón <ASIGNAR> para guardar los cambios de estado. Al cerrarse la ventana de asignación, se podrán visualizar los pedidos con el nuevo estado, tildando en Ver Pedidos la opción <ENTREGADO>. Manual de Operación Sucursal Grido 17

18 En el caso de que se requiera volver del estado LLEVANDO a PREPARANDO de un pedido, seleccionar el pedido correspondiente y tildar la opción 2. PREPARANDO. Luego presionar el botón < ASIGNAR > para guardar el cambio de estado. Fig Cambio al estado PROBLEMA de un pedido. En el caso de que ocurra algún inconveniente que imposibilite realizar la entrega de algún pedido al cliente, se deberá informar en el sistema el motivo del inconveniente y su correspondiente descripción. Para informar del inconveniente que se tiene con un pedido, seleccionar el pedido en cuestión desde el listado de pedidos, luego presionar el botón <ASIGNAR PROBLEMA> o presionar la tecla F8, y se abrirá un nueva ventana (Fig. 10), en la cual el visualizara la información del Nº de cliente y domicilio, mas abajo se encontrará un recuadro llamado Tipo de Motivo, en donde se seleccionara alguno de los motivos del problema, mediante una lista desplegable que aparecerá realizando un click en la flecha que se encuentra a la derecha el recuadro. Una vez seleccionado el motivo, describiremos el inconveniente en el recuadro Descripción del problema y para finalizar habrá que presionar el botón <ACEPTAR> para guardar el cambio de estado del pedido. Fig. 10 Manual de Operación Sucursal Grido 18

19 Manual de Operación Sucursal Grido 19

20 10 Menú < CHAT > Este menú es utilizado para intercomunicar a todas las surcusales de la red GRIDO con los operadores del Call Center, solo en el caso de que se requiera dar algún tipo de aviso importante referido a los pedidos. En la pantalla de este menú tendremos un listado llamado Listado de usuario del chat, donde se podrán visualizar todos los contacto y su correspondiente estado actual. Para comenzar a chatear, primero se deberá seleccionar algún usuario de listado que tenga el valor SI en la columna de CONECTADO, luego tildar la opción Estoy Conectado para que los demás usuarios de la red puedan ver que la sucursal o el operador esta conecta actualmente. Una vez que estoy conectado, ingreso en el recuadro de abajo lo que necesito comunicar y por ultimo presiono el botón <ENVIAR>, para enviarle el mensaje a otro usuario. En el recuadro a la derecha llamado Conversación se visualizara la conversación de forma completa que se esta llevando a cabo actualmente. El botón <RELEER OPERADORES> se utilizara para actualizar el listado de usuarios que están conectados actualmente. Fig. 11 Manual de Operación Sucursal Grido 20

21 11 Menú < ESTADISTICAS > En este menú se podrán visualizar las cantidades de pedidos de la sucursal y el tiempo de demora promedio desde que se recibe el pedido hasta que se entrega al cliente. También podremos visualizar cuanto pedidos fueron procesados a tiempo ó fuera de tiempo. La pantalla se divide en tres partes, la primera es un listado llamado Datos de Hoy en el cual se refleja la información estadística actualizada del día actual. En la segunda parte encontramos el listado Datos de los últimos 7 días., en donde se reflejan cantidades y tiempos promedios de las entregas de pedidos en los últimos 7 días anteriores a la fecha actual. No se incluye el día actual. Y en la tercera parte del menú, visualizamos un diagrama estadístico de barra, generado con los datos de los dos listados anteriores.. Al presionar el botón <BUSCAR DATOS>, se actualizara la pantalla completa de estadísticas y se generara un diagrama estadístico de con el tiempo de demora en cada estado de la fecha actual y de los últimos 7 días. Los botones <RESUMEN POR DIA> y <RESUMEN MENSUAL> no están habilitados actualmente. Fig. 12 Manual de Operación Sucursal Grido 21

22 12 Menú < IDEAS > Este menú será utilizado por los usuarios del sistema de cada sucursal para expresar sus ideas, con la finalidad de mejorar el servicio y el software de gestión de pedidos para las sucursales. Para ingresar una nueva idea (Fig.13), se deberá presionar el botón < NUEVO> para habilitar el recuadro llamado Texto de idea, en el cual se escribirá la idea para mejorar el servicio, un vez terminada de escribir la idea, se deber presionar el botón <GRABAR> y de esta forma se guardaran los datos y serán enviados al Call Center para estudiar la propuesta, y luego el usuario recibirá una respuesta en el recuadro Respuesta. Fig. 13 Manual de Operación Sucursal Grido 22

23 13 Actualización automática del software desde internet. Para realizar una actualización automática del software de gestión de pedidos desde internet, se deberá presionar el icono de color amarillo que tiene un flecha negra hacia abajo y que esta ubicado en el borde derecho y al final de la ventana (Fig. 14), a continuación se abrirá un nueva pantalla para configurar los datos del Proxy, puerto, Usuario y Clave para ingresar al servidor de actualizaciones IDENTEL. Para finalizar presionar el botón <INICIAR> para comenzar con el proceso de descarga de la nueva actualización. Fig. 14 FIN. Manual de Operación Sucursal Grido 23

Manual de Operación CALL CENTER Contenido:

Manual de Operación CALL CENTER Contenido: Manual de Operación CALL CENTER Contenido: Manual de operación del software de gestión de pedidos IDENTEL para Call Center Grido. Versión Manual: 1.1 Versión Software: 4.0.0.44 Fecha Elaboración.: 11/12/2007

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