Lineamientos de monitoreo y control visual de proyectos de investigación en la Universidad de San Buenaventura Cali 1

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1 Lineamientos de monitoreo y control visual de proyectos de investigación en la Universidad de San Buenaventura Cali 1 Resumen Liliana Ante 2, Isabel Ramirez 3, Carlos Giraldo 4, Luis Granada 5 Este capítulo presenta los lineamientos de monitoreo y control visual de proyectos de investigación como respuesta a la necesidad identificada en la Dirección de Investigaciones de la Universidad de San Buenaventura Cali donde actualmente el seguimiento está enfocado en dos etapas del proceso: inicio y cierre; mientras que la ejecución no está siendo monitoreada periódicamente. En ese sentido se planteó este estudio, teniendo en cuenta que el seguimiento a los proyectos es de gran importancia para medir el grado de cumplimiento de los objetivos con respecto a los entregables que determinan el cierre exitoso de los mismos. El estudio realizado fue de tipo descriptivo y propositivo, se basó en la construcción de una base de datos para el análisis de los métodos de monitoreo y control en proyectos de distintos sectores; el levantamiento del proceso de investigación en la Dirección de Investigaciones a través de una herramienta donde se plantean los pasos del proceso, las entradas, proveedores, las salidas y el cliente. Finalmente, la elaboración de una propuesta de registro para los reportes que permitirán visualizar el avance de proyectos, que alimentarán datos estadísticos para determinar el estado general del portafolio de proyectos, así como el estado individual de cada uno de ellos. Se concluyó que los componentes para la gestión exitosa o no de un proyecto, se miden con respecto a la triple restricción de alcance, costo y tiempo, por esto la gestión del desempeño del proyecto se planteó en relación a los indicadores de: costo CPI (Cost performance index), tiempo SPI (Schedule Performance Index) y alcance, en este caso enfocado a los productos, siendo estos los entregables en proyectos de investigación, se propone este indicador PPI (Product performance index). Palabras claves. Monitoreo y control visual, indicadores de desempeño, evaluación de proyectos, triple restricción: alcance, tiempo, costo. 1 Esta investigación hace parte del trabajo de investigación de Liliana Maria Ante, Carlos Andrés Giraldo y Maria Isabel Ramirez para optar al título de Especialistas en Gestión Integral de Proyectos de la Universidad de San Buenaventura Cali. Dicha investigación hace parte del grupo de Investigación Nuevas tecnologías Trabajo y Gestión de la Universidad de San Buenaventura Cali. 2 Candidata a Especialista en Gestión Integral de Proyectos de la Universidad de San Buenaventura Cali. Psicóloga de la Universidad de San Buenaventura Cali, lilianaante12@gmail.com 3 Candidata a Especialista en Gestión Integral de Proyectos de la Universidad de San Buenaventura Cali. Administradora de empresas de la Universidad Libre Seccional Cali, isabel7820@gmail.com 4 Candidato a Especialista en Gestión Integral de Proyectos de la Universidad de San Buenaventura Cali. Ingeniero químico de la Universidad del Valle, candes2013@icloud.com 5 Doctor en Ciencias Técnicas del ISPJAE La Habana Cuba. Máster en Ingeniería y Gestión Ambiental Universitat Rovira i Virgili Tarragona España. Profesor de investigación de la Especialización en Gestión Integral de Proyectos de la Universidad de San Buenaventura Cali. Profesor Titular del Programa Ingeniería Industrial de la Universidad de San Buenaventura Cali.

2 1. Introducción 1.1. Necesidad En la Universidad de San Buenaventura Cali se desarrollan proyectos de investigación en distintas áreas del conocimiento, lo anterior implica una inversión económica y de capital humano de gran importancia; por ende genera expectativas de cumplimiento acorde a los compromisos previstos. Es así como el monitoreo y control eficiente de todos y cada uno de esos proyectos resulta prioritario para minimizar el fracaso y potencializar las condiciones de éxito de los mismos. La relevancia que tiene el monitoreo y control a lo largo del ciclo de vida de los proyectos, requiere que se involucren no sólo los responsables asignados, sino los equipos investigadores y la universidad en general. Para realizar el seguimiento, la Dirección de Investigaciones de la universidad cuenta con una herramienta llamada SIB, una plataforma disponible para el registro de los avances de los proyectos, que no es usada con frecuencia por los docentes. Se encontraron 64 proyectos en ejecución que iniciaron entre el 2012 y 2013, de los cuales sólo 18 diligenciaron el informe de seguimiento, la mayoría se encuentran sin reporte alguno tanto de las actividades, como los entregables. Por lo tanto, un 30% de los proyectos registraron los avances en el aplicativo SIB, mientras que el 70% restante no cuenta con información al respecto, evidenciándose así deficiencias en el proceso de monitoreo y control de proyectos de investigación en la Universidad San Buenaventura Cali. De lo anterior que el objetivo general de la investigación, fue establecer los lineamientos de monitoreo y control visual para la evaluación sobre la gestión de proyectos de investigación. Las actividades realizadas para alcanzar este objetivo y responder la pregunta de investigación planteada fueron la revisión de la teoría de la literatura especializada en el tema de monitoreo y control visual de proyectos, la diagramación del proceso actual de gestión de los proyectos de investigación en la Universidad San Buenaventura Cali, y finalmente la estructuración de los lineamientos de evaluación sobre la gestión de proyectos de investigación, como resultado alcanzado que se muestra en este capítulo.

3 1.2. Análisis de estándares de gestión de proyectos enfocados en monitoreo y control La tabla 1 muestra los aspectos más relevantes en cuanto al concepto de monitoreo y control de las distintas metodologías de gestión de proyectos: Tabla 1. Estándares de gestión de proyectos Estandar Concepto PMI El grupo de procesos de monitoreo y control se refiere a aquellos procesos de rastreo, revisión, regulación del progreso y desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que el plan requiera cambios. El beneficio clave radica en que el desempeño del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares, a fin de identificar variaciones respecto al plan para la dirección del proyecto. Lo anterior implica: Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para anticipar posibles problemas. Monitorear las actividades del proyecto, comparándolas con el plan para la dirección del proyecto y con la línea base para la medición del desempeño. Influir en los factores que podrían eludir el control integrado de cambios o la gestión de la configuración, de modo que únicamente se implementen cambios aprobados. ISO 10006:2003 La organización encargada del proyecto se encarga de analizar la información derivada de las evaluaciones del desempeño y del avance para tomar decisiones eficaces sobre el proyecto y revisar el plan de gestión del mismo. Las evaluaciones del avance abarcan los procesos del proyecto y proporcionan la oportunidad de evaluar el logro de los objetivos. Los resultados de las evaluaciones del avance pueden aportar información sobre el desempeño del proyecto como información de entrada en futuras revisiones por la dirección. Metodología de Con el objeto de reducir la diferencia entre la planificación o marco Lógico formulación de los proyectos y la realidad, es decir su implementación y resultados; es necesario llevar a cabo actividades de monitoreo y evaluación. Medir y analizar el desempeño, a fin de gestionar con más eficacia los efectos y productos que son los resultados en materia de desarrollo es su objetivo general. El seguimiento o monitoreo como proceso sistemático tiene que ver con: Determinar el progreso en la ejecución del proyecto. Dar retroalimentación a los involucrados sobre el proyecto. Recomendar acciones correctivas a problemas que afectan al proyecto para mejorar el desempeño e incrementar la probabilidad de alcanzar el logro propuesto. Fuente: Elaboración propia

4 1.3 Síntesis de los elementos comunes de monitoreo y control visual de proyectos, para los autores de estudio Las tablas 2, 3 y 4 respectivamente, muestran la síntesis de los elementos comunes de monitoreo y control, como los aportes de mayor relevancia en los diferentes proyectos, siendo estos: Indicadores de Gestión, Seguimiento del desempeño de Proyectos y Evaluación de Proyectos. Tabla 2: Elementos comunes para indicadores de gestión Autores Palacios, Proaño, Hinojosa, Martínez, 2012, p. 2-9 Ashok, Biswajit, ibitesh, 2011, p Barchini, 2005, p Sánchez, 2008, p Chong, Suryawati, 2010, p Kendrick, Brooks, 2003, p Takim, Adnan, 2008, p Fuente: Elaboración propia Indicadores de Gestión: PMBoK Edición 5. Numeral Técnicas analíticas Recolectar datos cuantitativos y cualitativos sobre los indicadores de impacto acordados. Registrar como está evolucionando el entorno en función de algunos parámetros. Los indicadores de evaluación pueden determinar el nivel de cumplimiento de los objetivos propuestos y dinamizar el manejo de la información. Sin información relevante Métodos cuantitativos: Tratan de establecer relaciones causales que supongan una explicación del fenómeno. Son aquellos en los que se recogen y analizan datos cuantitativos sobre variables. Tratan de establecer relaciones causales que supongan una explicación del fenómeno. Establecimiento de estándares, medición del desempeño en comparación con los estándares, se encuentra dentro de la etapa del control. Análisis de media y desviación estándar para evaluar la continuidad del proyecto Gráfica de las variables El EVM (Earned Value Management) El CPI (Cost Performance Index) y El SPI (Schedule Performance Index) Medidas de eficacia de los proyectos: Satisfacción de clientes y usuarios. Logro de resultados. Libre de defectos. Valor del dinero por lo recibido. Rentabilidad. Generación de reputación positiva.

5 Tabla 3: Elementos comunes para El seguimiento del desempeño de proyectos Autores Palacios, Proaño, Hinojosa, Martínez, 2012, p. 2-9 Ashok, Biswajit, Jibitesh, 2011, p Barchini, 2005, p Fuente: Elaboración propia Seguimiento del desempeño de proyectos: PMBoK Edición 5. Numeral Reglas para la medición del desempeño Disponer de un dispositivo de recolección y de análisis de la información que aporte a la dirección de un programa. Recolecta información acerca de lo que se ha cumplido y la dificultad que se detectó. Reportar con cierta frecuencia datos precisos para verificar lo que se está logrando y compararlo con lo inicialmente esperado. Presentar los beneficios obtenidos con la implantación del software, a través de la visualización de los resultados en gráficas de barras y tablas estadísticas haciendo dinámica la evaluación y monitoreo de los proyectos. El uso del concepto del valor ganado es una herramienta de seguimiento de proyectos útil para los altos directivos. Sin embargo, el monitoreo es también necesario a nivel operativo, por lo que un gran número de actividades tienen que ser monitoreados bajo algunas técnicas, como se mencionan a continuación: La técnica Delphi para identificar las actividades críticas en varios grupos, ordenados por su importancia para el éxito del proyecto. Modelo para la gestión de proyectos con criterios múltiples, este método ayuda a la decisión, clasificando las actividades que merecen una atención especial. Esquema de clasificación de actividades sobre la base de cómo rígidamente una actividad está ligada a otras actividades. La necesidad de seguimiento para comprobar la disponibilidad de los insumos y recursos, es importante antes de realizar una actividad para ejecución. Se requiere una lista de control para este fin: (estado de las actividades anteriores, la disponibilidad de materiales, la disponibilidad de las personas claves, disponibilidad de equipos / máquinas). Usar una herramienta como parte de un nuevo proyecto Recoger datos para determinar la efectividad de este.

6 Tabla 3: Elementos comunes para el seguimiento del desempeño de proyectos. (Continuación) Autores Sánchez, 2008, p Chong, Suryawati, 2010, p Kendrick, Brooks, 2003, p Takim, Adnan, 2008, p Denis, 2006, p Fuente: Elaboración propia Seguimiento del desempeño de proyectos: PMBoK Edición 5. Numeral Reglas para la medición del desempeño El seguimiento consiste básicamente en evaluar periódicamente los resultados obtenidos comparándolos con los indicadores iniciales programados a fin de introducir los ajustes que sean necesarios para alcanzar la meta propuesta. Identificación de aspectos referidos a la situación inicial y la imagen futura. Representación gráfica de escenarios que reflejen el pasado, el presente y el futuro. Analizar supuestos, bajo el esquema de posibles escenarios: optimista, moderado, pesimista. Establecimiento de un departamento de evaluación de proyectos que es asignado para evaluar los gerentes de cada proyecto de acuerdo a su gestión. Estudios para demostrar los resultados de los proyectos con la presencia de un seguimiento y control adecuados. Inicia en el momento que se valida la línea base. Para proyectos grandes y múltiples equipos los datos serán administrados por la oficina de proyectos. Es requerido un plan de comunicaciones estructurado para divulgar la información colectada y analizada. El seguimiento es realizado a través de dos tipos de datos: datos duros y datos blandos. Datos duros: Evolución del cronograma Administración de los recursos. Problemas y controles de cambio. Datos blandos: Conflictos Falencias de productividad de los miembros del equipo. potenciales problemas situacionales. Grado de éxito del proyecto: Se mide en función del cumplimiento de los objetivos planteados inicialmente - Costo, Tiempo y Misión del Proyecto. El monitoreo y control de procesos son componentes de la fase de verificación del ciclo PHVA.

7 Tabla 4: Elementos comunes para La evaluación de proyectos Autores Palacios, Proaño, Hinojosa, Martínez, 2012, p. 2-9 Ashok, Biswajit, Jibitesh, 2011, p Barchini, 2005, p Sánchez, 2008, p Chong, Suryawati, 2010, p Kendrick, Brooks, 2003, p Takim, Adnan, 2008, p Denis, 2006, p Fuente: Elaboración propia. Evaluación de proyectos: PMBoK Edición 5. Numeral Informes de desempeño del trabajo El análisis de la información generada al evaluar un proyecto es sumamente delicado por lo que debe llevarse a cabo de forma minuciosa y real. Asegurar el funcionamiento eficaz y eficiente de la operación verificando el desempeño y el cumplimiento de los planes de acción acordados. Resolución de problemas implica tres pasos: (1) analizar el problema para determinar las posibles soluciones, (2) seleccionar la mejor solución y elevar la propuesta a la autoridad superior que sea requerido, (3) obtener la aprobación. Acciones de control no son más que las decisiones que se toman o bien para resolver ciertos problemas o para aprovechar ciertas oportunidades. Analizar resultados e impacto de un proyecto. El control, implica tres etapas: Establecimiento de estándares, medición del desempeño en comparación con los estándares, corrección de desviaciones respecto a estándares y planes. Registros adecuados y oportunos para las acciones realizadas, tanto en sentido cuantitativo como cualitativo y su comparación con lo planificado (sistema de información eficiente). Monitoreo y control tiene como fin identificar un proyecto que pretenda ser improductivo en el futuro para definir su cancelación. Salida de comunicación y recogida de información del estado. Comparación del estado del proyecto con el plan. Respuesta a cuestionamientos y problemas. Comunicación de Salida Grado de éxito del proyecto: La eficiencia del mismo es relación directa del cronograma, costo y cumplimiento a las expectativas de desempeño; mientras que la eficacia se mide en relación a los objetivos del proyecto y la satisfacción del cliente. Sin información relevante

8 2. Metodología La metodología planteada en la investigación es descriptiva, al enfocarse en recoger información teórica para especificar cómo se realiza el monitoreo y control en proyectos de distintos sectores, se creó una base de datos para el análisis de los métodos de monitoreo y control en proyectos. Así mismo, es de carácter propositiva al construir una propuesta de lineamientos para la evaluación sobre la gestión de proyectos. Los pasos llevados a cabo durante el proceso metodológico se pueden apreciar en la figura 1. La información se obtuvo a través del rastreo en bases de datos, documentos de internet, artículos científicos, estándares de referencia y libros usados en la industria tomados como referencia en proyectos implementados. De este modo, la teoría encontrada sobre monitoreo y control de proyectos se seleccionó y organizó en una base de datos clasificada de acuerdo al periodo, autor, elementos constitutivos de su teoría y sus respectivas actividades de gestión. La clasificación de los datos permitió precisar los elementos constitutivos de mayor relevancia y se diseñó un esquema visual. Para determinar la situación actual sobre la gestión de los proyectos de investigación (Línea base) en la Dirección de Investigaciones de la Universidad de San Buenaventura Cali, se revisó y estructuró gráficamente el proceso identificando las entradas y salidas del mismo; integrando así los proveedores, entradas principales, detalles del proceso, salidas y cliente. Figura 1. Proceso metodológico de la investigación. Fuente: Elaboración propia El análisis de la información se realizó a partir de los elementos comunes y de mayor relevancia en los lineamientos de monitoreo y control propuestos por los diferentes autores y referenciados en las actividades de gestión enmarcados por el PMI, siendo estos: Indicadores de gestión, seguimiento del desempeño del proyecto y evaluación de proyectos. Para la identificación de los elementos comunes del monitoreo y control en proyectos, se elaboró un esquema de consolidación de la información, bajo la siguiente estructura: Autores en relación con los elementos comunes.

9 3. Resultados 3.1 Análisis de revisión teórica en el monitoreo y control visual de proyectos Al plantear el presente estudio se tomaron como referencia varios autores, sobre los cuales se analizaron los lineamientos utilizados en el monitoreo y control, aplicados en proyectos sociales, de construcción, educación e industriales. Se creó una base de datos que consolida los elementos constitutivos más relevantes por autor, estos datos fueron analizados y constituyeron un gran aporte para la construcción de los lineamientos que facilitaran la evaluación sobre los proyectos de investigación en la Universidad de San Buenaventura Cali. Para la identificación de estos elementos se tuvieron en cuenta los lineamientos que se relacionan directamente con el tema de investigación, siendo estos: Indicadores de Gestión Seguimiento del desempeño de Proyectos Evaluación de Proyectos 3.2 Análisis de la revisión del proceso sobre la gestión de los proyectos de investigación Para realizar el análisis del proceso sobre la gestión de los proyectos de investigación, se utilizó una herramienta conocida como Diagrama SIPOC (Diagrama que representa los elementos de entrada y salida de un proceso), el diagrama muestra en primer lugar los proveedores y las entradas principales; la parte media del diagrama se enfoca en el detalle de las diferentes etapas del proceso y finalmente aparecen las salidas y los clientes a quienes impacta el proceso. Cabe resaltar que se determina el alcance específico de la monografía (zona demarcada en el diagrama) haciendo énfasis en los pasos seis (Presentación de informe de seguimiento a compromisos de producción investigativa) y siete (Entrega de productos de la línea de investigación), puesto que son los pasos principales que dan cabida a los lineamientos para el monitoreo y control de proyectos, tal como aparece en la figura 2.

10 Figura 2: Diagrama SIPOC Fuente: Elaboración Propia 3.3 Estructuración de los lineamientos para la evaluación sobre la gestión de proyectos de investigación Teniendo en cuenta que para la Dirección de Investigaciones los resultados parciales y finales de los proyectos de investigación son de mayor relevancia, se proponen unos lineamientos en la etapa de ejecución que facilitarán la evaluación sobre la gestión de proyectos en la Universidad San Buenaventura Cali, con el fin de medir el desempeño, en este orden de ideas, dichos lineamientos aportarán al: cumplimiento del plan de trabajo, seguimiento a la entrega de productos con respecto al alcance inicial y al monitoreo de desviaciones y cambios en el alcance Indicadores de gestión del desempeño. Considerando que la eficacia de los proyectos se mide de acuerdo al logro de resultados, cumplimiento del alcance, así como la satisfacción de los interesados, se propone tomar los indicadores cuantitativos y cualitativos, registrarlos y analizarlos con respecto a los indicadores de impacto planteados. Este análisis facilita la presentación de resultados de manera visual en gráficas y barras, lo que dinamiza el monitoreo y control de proyectos. La gestión de proyectos se enfoca en evaluar las actividades que necesitan un seguimiento especial. Por lo tanto, los indicadores de gestión permiten evaluar el avance del proyecto en cuanto al cronograma (SPI-

11 Schedule Performance index), el costo (CPI- Cost Performance index), y el alcance, en ese sentido se analizan los resultados y se enfocan los esfuerzos para ajustar las desviaciones que determinan la continuidad del proyecto. Teniendo como base fundamental la gestión en la etapa de ejecución, para medir el desempeño frente al alcance y la línea de base planeada, se definen los indicadores que permiten esta medición en los proyectos de investigación en la Universidad de San Buenaventura Cali. (Ver tabla 5) Tabla 5. Gestión del desempeño de un proyecto en función de indicadores Descripción Restricciones Métricas Indicadores Lineamientos para medir el Desempeño de proyectos Costo Tiempo Alcance - Presupuesto de Gastos. - Inversiones - Descripción de Actividades WBS - Productos a Entregar CPI (Cost Performance Index) SPI (Schedule Performance Index) PPI (Products Performance Index) Fuente: Elaboración propia. Como se aprecia en la tabla anterior la Gestión del Desempeño de un Proyecto es en función del Alcance, Tiempo y Costo ó lo que es conocido como la Triple restricción. A continuación se especifican las fórmulas para calcular los indicadores de gestión:

12 CPI: 6 Costo Real en el Período N Costo Presupuestado en el Período N SPI: 7 Actividades completadas en el Período N Actividades Presupuestado a ejecutar en el Período N Fuente: PMBoK Edición 5. *PPI: 8 Productos entregados en el Período N Productos Previstos a entregar en el Período Fuente: Elaboración propia Seguimiento al desempeño de proyectos. El seguimiento de los proyectos se realiza para recopilar datos, a través de alguna herramienta que facilite la evaluación periódica y detallada de los datos. La representación gráfica de escenarios que reflejen el pasado, presente y futuro de los datos se compara con los indicadores planteados al iniciar el proyecto, para determinar los cambios o ajustes necesarios y cumplir el alcance del mismo. El seguimiento se puede hacer de manera cuantitativa (recogiendo y analizando datos cuantitativos sobre variables), o cualitativos (no hay datos cuantitativos sino registros narrativos de fenómenos). Se determina si es eficiente teniendo en cuenta su desempeño en cuanto a cronograma, costo y cumplimiento del alcance. La gestión del desempeño puede realizarse de manera visual para facilitar que los interesados conozcan el estado del proyecto, de esta manera el monitoreo y control es dinámico, de fácil comprensión y aplicación para determinar situaciones tanto positivas como aquellas que requieran un manejo especial por su nivel de complejidad, así como un control de cambios. Teniendo en cuenta los planteamientos teóricos acerca del monitoreo y control de proyectos, se encontraron elementos pertinentes para construir lineamientos de monitoreo y control en proyectos académicos. Se establece así, de acuerdo a los 6 CPI: Índice de Desempeño de Costos, mide la eficiencia del uso de recursos o eficiencia de costos para un proyecto. 7 SPI: Índice de Desempeño del Cronograma, mide la eficiencia del trabajo y el progreso de un proyecto, comparando el trabajo real realizado con el trabajo planeado del proyecto. 8 PPI: Índice de Desempeño de productos, mide la eficiencia de los productos entregados.

13 fundamentos de este estudio, que el control sobre la gestión de proyectos implica la medición como un requisito imprescindible, bajo esta premisa y teniendo en cuenta los aportes de los diferentes autores consultados, se desarrolló la siguiente propuesta para el seguimiento del desempeño de los proyectos de investigación en la Universidad de San Buenaventura Cali, tal como se observa en la figura 3. Figura 3. Formato para el registro de reportes de avance de proyectos Fuente: Elaboración propia. Documento registro de reportes para el avance de proyectos. Es una herramienta diseñada para conocer el estado real del proyecto en una fecha de corte específica, comparándola con la línea base. Los indicadores que determinan el estado real objetivo son el SPI, CPI y PPI (Ver numeral Indicadores de desempeño). Los campos de contexto se representan por los siguientes campos: Principales Logros. Metas, hitos ó actividades relevantes culminadas en el periodo de monitoreo. Desviaciones. Acciones, omisiones o factores que impactaron para el no cumplimiento de los objetivos trazados en el período de monitoreo.

14 Decisiones Claves. Determinaciones requeridas por parte del patrocinador, director del proyecto o equipo principal y que impactarán el siguiente periodo de ejecución. Próximos pasos. Actividades siguientes y relevantes que son necesarias ejecutar para alcanzar los próximos hitos. Criterios del semáforo. Los críterios del estado del proyecto (semáforo) para Anbari, T (2003) en su obra Earned Value Project Management Method and Extensions, se presentan en la gráfica 1. Es de anotar que el autor hace referencia a los indicadores de desempeño del CPI y el SPI, adicional dentro del trabajo investigativo se incorpora un indicador propuesto, para la evaluación de la entrega de productos, siendo este PPI. Gráfica 1: Estado del desempeño del Proyecto Cost Performance Index Schedule Performance Index 1.0<CPI< <CPI<1.0 CPI < <CPI< <CPI<1.0 CPI < 0.8 Product Performance Index Fuente: Elaboración propia. PPI = <PPI<1.0 PPI<0.8

15 3.3.3 Evaluación de Proyectos. La evaluación de proyectos se realiza para asegurar el funcionamiento eficaz y eficiente de la operación, verificando el desempeño y el cumplimiento de los planes de acción acordados. El control de proyectos conlleva a plantear estándares, que a su vez permiten medir el desempeño y así corregir las desviaciones, tomando las decisiones sobre proyectos que puedan ser improductivos en el futuro y así, definir su cancelación. El grado de éxito de un proyecto se mide a través de la eficiencia en relación directa con el cronograma, costo y cumplimiento de las expectativas del desempeño; mientras que la eficacia se mide en relación a los objetivos del proyecto y la satisfacción del cliente. En la evaluación de proyectos se toman decisiones, bien sea para resolver ciertos problemas o aprovechar ciertas oportunidades, con base en el análisis estadístico de tendencias de la salud de los proyectos y su respectiva evolución, tal como se muestra en la gráfica 2. Gráfica 2. Tablero visual sobre la gestión de proyectos de investigación Fuente: Elaboración propia. Tablero visual para la Salud del Portafolio. El gráfico No. 1, muestra el diagnóstico general del portafolio de proyectos tomando como referencia el estado individual de cada uno de ellos, la condición es determinada por el resultado que se visualiza mediante los colores (verde, amarillo y rojo), éstos se encuentran configurados bajo unos parámetros permitiendo visualizar la salud o el avance del portafolio de proyectos. A continuación se describe el significado de cada color: El proyecto está cumpliendo los indicadores Desviación no superior al 20% con respecto al cumplimiento de los indicadores Desviación superior al 20% con respecto al cumplimiento de los indicadores

16 4. CONCLUSIONES El estudio parte de la revisión teórica sobre el monitoreo y control de proyectos desde varios enfoques. Se logró establecer un mecanismo para la organización, clasificación y análisis de la información obtenida para determinar las características relevantes del monitoreo y control, como objeto de estudio de este trabajo. Al analizar los elementos comunes durante la revisión teórica, se establece: la necesidad de contar con unos indicadores que faciliten la medición del desempeño, un documento que soporte el registro sobre el avance de proyectos con una periodicidad definida, y un análisis de los datos obtenidos con respecto a los objetivos trazados. Durante la revisión del levantamiento del proceso de los proyectos de investigación en la Dirección de Investigaciones de la Universidad San Buenaventura Cali, se concluye que el monitoreo y control se enfoca en las etapas de inicio y fin, dando menos relevancia a la ejecución, monitoreo y control, siendo estas fundamentales para que el desempeño del proyecto se evalúe con alguna periodicidad, a fin de encontrar las variaciones respecto a la línea base y tomar las acciones pertinentes. Con base en el estudio realizado en la teoría y partiendo de la necesidad identificada se proponen unos lineamientos que permitan realizar la evaluación sobre la gestión de proyectos de investigación, siendo estos: indicadores de gestión, seguimiento del desempeño y evaluación de Proyectos. Los componentes para la gestión exitosa o no de un proyecto, se miden con respecto a la triple restricción de alcance, costo y tiempo, por esto la gestión del desempeño del proyecto se planteó en relación a los indicadores de: costo CPI (Cost performance index), tiempo SPI (Schedule Performance Index) y alcance PPI (Product performance index). Con respecto a costo y tiempo, se tomaron los indicadores de medida establecidos y usados en la actualidad; no obstante, en términos de la medición del alcance se propone un indicador de productos (PPI), que en el caso de la academia son los entregables en los proyectos de investigación. La propuesta de lineamientos que permitan monitorear y controlar los proyectos de Investigación de la Universidad de San Buenaventura Cali, se centra en el monitoreo y control como un proceso para conducir el progreso y el desempeño, durante la etapa de ejecución de los mismos, en esta etapa se propone un documento de registro para los reportes de avance de los proyectos.tomando como referencia el análisis realizado se puede concluir que es necesario realizar monitoreo y control visual para conocer el estado actual de cada proyecto, identificar los cambios para resolver problemas, hacer un manejo adecuado de los recursos y cumplir los objetivos para obtener los resultados esperados, en este sentido, se requiere que ese seguimiento se realice de manera periódica y que se genere la cultura institucional alrededor del monitoreo para evaluar la gestión.

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