Manual Trámite de Cheques Debitados del Sistema Bancario Nacional

Transcripción

1 Manual Trámite de Cheques Debitados del Sistema Bancario Nacional INDICE INTRODUCCIÓN... 2 OBJETIVO GENERAL... 3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 3 CAPITULO I... 4 GENERALIDADES... 4 ARTÍCULO 1 Del Concepto de Cheques Debitados... 4 ARTÍCULO 3 De las Unidades Administrativas que intervienen en el proceso... 5 ARTÍCULO 4 Del Marco Legal... 5 ARTÍCULO 5 Del Contrato de Recaudación Externa... 6 CAPITULO II... 7 ENVÍO, RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE LOS CHEQUES DEBITADOS... 7 PARA EL TRÁMITE DE COBRO RESPECTIVO... 7 ARTÍCULO 9 Del ámbito de acción de las Unidades Administrativas de Cobro... 9 CAPITULO III PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL INTERNO PARA EL TRÁMITE DE COBRO DE LOS CHEQUES DEBITADOS ARTÍCULO 10 Procedimiento para la gestión de cobro administrativo ARTÍCULO 13 Del proceso de los cheques debitados en la Recaudación Externa ARTÍCULO 14 Del incumplimiento de pago para reposición del cheque CAPITULO IV DEL COBRO DE INTERESES POR INCUMPLIMIENTO EN EL PAGO OPORTUNO Y COSTO ADMINISTRATIVO ARTÍCULO 17 De la obligación del pago de intereses y recargos ARTÍCULO 18 Del procedimiento en la remisión, cobro, registro y control de los cheques debitados y las notas de débito en las sucursales CAPITULO V DEL PROCESO CONTABLE, CONCILIACIÓN Y CONTROL DE LOS CHEQUES DEBITADOS Y LAS NOTAS DE DÉBITO ARTÍCULO 19 Del Procedimiento y Registro Contable de los Cheques Debitados ARTÍCULO 20 De las Revisiones y Controles de los Cheques Debitados ARTÍCULO 21 De la Conciliación de Cuentas de los Cheques Debitados CAPITULO VI DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS ARTÌCULO 22 De la recepción de Cheques por pago de planillas u otros ARTÍCULO 23 De la Responsabilidad del Cajero CAPÌTULO VII DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 24 De la Revisión Interna ARTÍCULO 25 De la Actualización del presente Manual ARTÌCULO 26 De la Responsabilidad en el extravío, hurto o robo de los Cheques Debitados y las respectivas Notas de Débito GLOSARIO... 29

2 INTRODUCCIÓN Los constantes cambios tecnológicos y automatizados tanto en el ámbito mundial como en el nacional, la apertura comercial y el proceso de globalización, han provocado que las entidades bancarias y financieras tengan que renovar e implementar nuevos sistemas de información y servicios al cliente, con el fin de agilizar las transacciones y garantizar la seguridad en el manejo de los activos que poseen las Instituciones y clientes en general. Ante esta situación, la Institución ha tenido que incrementar los controles internos en la recepción de pagos mediante cheques en todo el territorio nacional, de manera que ésta cuente con los recursos financieros lo más depurados posible y por supuesto, lo más rápidamente, que permitan agilizar las operaciones, cumplir con la prestación de servicios médicos, el pago oportuno de los salarios a los empleados, los proveedores locales y extranjeros, las pensiones, los proyectos de modernización ó de reforma del sector salud y otros servicios sociales importantes, con el fín de mantener una buena imagen institucional ante terceros. Congruente con lo anterior, la Institución ha implementado nuevos sistemas de cobro de las cuotas obrero patronales, ampliando los medios de recaudación tanto internos como externos en todo el territorio nacional, con el fin de facilitar a los usuarios de la Caja el pago de los mismos y por ende, agilizar el proceso de recaudación; lo que ha provocado un aumento en la devolución de cheques por diversas situaciones que hace necesario implementar los procesos correspondientes en beneficio de los clientes y de la Institución. El presente Manual pretende normar los procedimientos para el trámite de recepción, control, registro y cobro de los cheques debitados por el Sistema Bancario Nacional, delimitar las funciones y responsabilidades de los Departamentos, Secciones y Unidades que intervienen en el proceso 2

3 de las operaciones, en función de los objetivos establecidos por la Caja Costarricense de Seguro Social. OBJETIVO GENERAL Establecer y definir las normas y los procedimientos administrativos, financieros y contables utilizados en la Caja Costarricense de Seguro Social, con el fín de propiciar una eficaz recuperación de los cheques debitados por el Sistema Bancario Nacional sobre las Cuentas Corrientes institucionales. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Uniformar los criterios de funcionamiento y operación del trámite administrativo utilizado en la Caja Costarricense de Seguro Social, para la recuperación de los cheques debitados por el Sistema Bancario Nacional, en coordinación con las unidades especializadas en el cobro. Establecer los niveles de autoridad y responsabilidad de las unidades de trabajo que intervienen dentro del proceso de administración, cobro, contabilización y control de los cheques debitados. Fortalecer los procesos de control interno para la administración, cobro, contabilización y control de los cheques debitados. Facilitar el proceso de inducción y capacitación a los funcionarios involucrados en el trámite administrativo para el cobro de los cheques debitados y controlar la recuperación oportuna de estos valores, tanto en el trámite administrativo como en el judicial. 3

4 CAPITULO I GENERALIDADES ARTÍCULO 1 DEL CONCEPTO DE CHEQUES DEBITADOS Se entenderá por Cheques Debitados aquellos documentos que por pagos realizados a la Institución, son devueltos por el Sistema Bancario Nacional mediante una Nota de Débito, la cual deduce automáticamente las Cuentas Corrientes de la Caja Costarricense de Seguro Social, tanto del Seguro de Salud (S.E.M.), como del Seguro de Pensiones (I.V.M.) según corresponda. ARTICULO 2. DEL ORIGEN DE LOS CHEQUES DEBITADOS Estos cheques y las respectivas Notas de Débito que las Entidades Bancarias remiten a la Institución, se originan por las siguientes razones: A. Cheques Debitados por diversas razones : a) Falta de Fondos ó Fondos Insuficientes. b) Falta de firma giradora. c) Cuenta Cerrada. d) Firma electrónica no registrada. e) Cheque no Autorizado. f) Cheque no Registrado. g) Firma giradora no registrada ó firma diferente a la registrada. h) Valor en tránsito. i) Errores de confección de cheque. j) Por doble endoso. k) Cualquier otra causa que a criterio de la Entidad Bancaria, justifique ó motive su devolución a la Institución 4

5 B. Cheques Debitados por Valores ó Depósitos en Tránsito Son aquellos cheques depositados en las Cuentas Corrientes institucionales y que en su momento no se pudieron acreditar a éstas, debido a que existían fondos en tránsito ó en período de aplicación, por lo cual se genera una devolución mediante una nota de débito. ARTÍCULO 3 DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO Las Unidades Administrativas involucradas en los procedimientos administrativos, financieros y contables para el trámite de cobro de los Cheques Debitados a las Cuentas Corrientes que operan en la Institución, son las siguientes: a) Departamento de Tesorería b) Departamento Servicio al Cliente de la Dirección de Cobros c) Departamento Gestión de Cobros. d) Departamento de Crédito y Cobro de Gerencia de Pensiones. e) Área de Plataforma de Servicios de la Dirección de Cobros. f) Direcciones Regionales de Sucursales. g) Sucursales. h) Sección Caja y Custodia de Valores. i) Sección Contabilidad General. j) Sección Conciliaciones Bancarias. ARTÍCULO 4 DEL MARCO LEGAL La Caja Costarricense de Seguro Social sólo podrá abrir Cuentas Corrientes en los Bancos Comerciales del Estado, tal y como lo establece la reforma del Artículo No. 60 de la Ley 7558 del 3 de noviembre de Congruente con el punto anterior, el trámite de las Notas de Débito por cheques devueltos, emitidas por estos Bancos y deducidas de las Cuentas Corrientes institucionales, se regirá por las Leyes y 5

6 Reglamentos que regulan el Sector Público y las Entidades Descentralizadas, así como por la Normativa Institucional vigente: a) Código de Comercio. b) Ley General de Administración Pública y su Reglamento. c) Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento. d) Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. e) Ley Constitutiva de la CCSS. f) Ley de Protección al Trabajador Nº g) Ley General de Control Interno No.8292 h) Normas de Control Interno de la CCSS. i) Manual de Normas y Procedimientos para el Funcionamiento de las Cuentas Corrientes en el Departamento de Tesorería de la Caja. j) Manual de Normas Técnicas de Auditoria para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización. k) Manual de Procedimientos Sección Conciliaciones Bancarias de la Caja. l) Otras Leyes, Reglamentos y Normas conexas. ARTÍCULO 5 DEL CONTRATO DE RECAUDACIÓN EXTERNA Es un contrato expreso y que consta por escrito, realizado entre la Caja Costarricense de Seguro Social y el Banco Nacional de Costa Rica, Banco de Costa Rica, Banco Crédito Agrícola de Cartago y BANEX, que permite a la Entidad Bancaria contar con una autorización para realizar la recaudación de los pagos que realizan los clientes en todo el territorio nacional y a la Institución mejorar este proceso, todo dentro de las estipulaciones legales correspondientes. Con este contrato, el Banco está obligado a depositar la recaudación realizada, mantener al día los registros correspondientes, enviar informe diario de los cheques debitados y sus respectivas notas de débito y facilitar el proceso administrativo ante un eventual cobro de un cheque debitado, conforme al procedimiento establecido en el Artículo No. 13 del presente Manual. 6

7 CAPITULO II ENVÍO, RECEPCIÓN Y REMISIÓN DE LOS CHEQUES DEBITADOS PARA EL TRÁMITE DE COBRO RESPECTIVO ARTICULO 6 DEL ENVÍO DE LOS CHEQUES DEBITADOS A LA CAJA Las entidades bancarias a nivel nacional (Area Metropolitana y Zonas Rurales) enviarán el o los cheques debitados con su respectivas Notas de Débito, al Departamento de Tesorería de la Caja Costarricense de Seguro Social en Oficinas Centrales. En el caso de los cheques no aplicados por pagos efectuados en el Banco BANEX, (antiguo BANCRECEN), dicha entidad bancaria no genera notas de débito, por cuanto la Institución no posee cuenta corriente con dicho banco, por lo que, los cheques que no cumplen con lo señalado en el artículo 2, inciso a, de este manual son devueltos a la Tesorería General por medio de oficio emanado por la entidad bancaria. Si estos cheques se reciben en el período establecido de siete días naturales, el Departamento de Tesorería General reversa el pago realizado para que el SICERE regrese al estado normal de cobro la factura correspondiente, y envía la documentación a la Sucursal o Unidad correspondiente para su recuperación. Para los casos de los cheques del Banco BANEX que lleguen en forma extemporánea que imposibilite la reversión del pago, se procede con la apertura de una cuenta por cobrar en la cuenta contable ( C x C Recaudación Bancrecen ) y se envía a la Sucursal o Unidad correspondiente, para su recuperación. 7

8 ARTICULO 7. DE LA RECEPCIÓN DE LOS CHEQUES DEBITADOS Los cheques devueltos por el Sistema Bancario Nacional, por las causas señaladas en el Artículo No. 2 del presente Manual, serán recibidos por el Departamento de Tesorería de la Caja, conjuntamente con las notas de débito respectivas, para que inicien los trámites administrativos, conforme el procedimiento establecido en el Capítulo III de este Manual. ARTICULO 8. DE LA REMISIÓN Y DISTRIBUCIÓN INTERNA DE LOS CHEQUES DEBITADOS Y LAS NOTAS DE DÉBITO. El Departamento de Tesorería General de la Caja Costarricense del Seguro Social, remitirá los cheques debitados, al Área de Plataforma de Servicios de la Dirección de Cobros ó a la Sucursal correspondiente, mediante los mecanismos más ágiles y en un plazo máximo de tres días contados a partir del recibo de los documentos, para que dichas instancias inicien el proceso de gestión cobratoria administrativa. Además, remitirá a la Sección de Contabilidad General las notas de Débito correspondientes, para la respectiva afectación contable. Lo anterior deberá ser llevado a cabo previa reversión de los cheques debitados en el Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE). Si realizada la revisión correspondiente en el SICERE, no han transcurrido los 7 días naturales posteriores al pago y éste es reversado, las notas de débito remitidas a la Sección Contabilidad General originará el siguiente movimiento a) Cheque debitado de una cuenta corriente del Seguro de Salud CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO 100-xx-x (1) xxxx 105-xx-x (2) Nº nota débito xxxx 1: Corresponde a la cuenta de Caja de la Sucursal donde se realizó el pago. 2: Cuenta bancaria donde se debitó el cheque, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número de nota de débito. 8

9 b) Cheque debitado de una cuenta corriente del Seguro de Pensiones, se realizarán registros en ambos seguros según el siguiente detalle Registro en el Seguro de Salud CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO 100-xx-x (1) xxxx Nº nota débito xxxx 1: Corresponde a la cuenta de Caja de la Sucursal donde se realizó el pago. Registro en el Seguro de Pensiones CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO xxxx 105-xx-x (1) Nº nota débito xxxx 1: Cuenta bancaria donde se debitó el cheque, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número de nota de débito. Si realizada la revisión correspondiente en el SICERE, ya han transcurrido los 7 días naturales posteriores al pago y éste no se puede reversar, los cheques debitados remitidos a la Sección de Contabilidad General originará el siguiente movimiento CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO 138-xx-x (1) Nº cheque xxxx 105-xx-x (2) Nº nota débito xxxx 1: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados de la Sucursal donde se realiza el trámite, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número de cheque debitado. 2: Cuenta bancaria donde se debitó el cheque, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número de nota de débito. El registro se realizará en el Seguro de Salud o Pensiones, según la cuenta corriente debitada. 9

10 ARTÍCULO 9 DEL ÁMBITO DE ACCIÓN DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE COBRO El trámite administrativo para la gestión de cobro de los cheques debitados deberá ser realizado por el Área Plataforma de Servicios de la Dirección de Cobros ó en las Sucursales de la Caja Costarricense de Seguro Social, conforme el procedimiento establecido en el Capítulo III de este Manual. La gestión de cobro judicial de los cheques debitados será realizada únicamente por el Departamento Gestión de Cobros ó las Sucursales respectivas, a excepción de los cheques debitados por concepto de préstamos hipotecarios cuya gestión de cobro estará a cargo del Departamento de Crédito y Cobro de la Gerencia de Pensiones. El registro financiero, contable y la conciliación de las cuentas individuales y control de las Notas de Débito, lo realiza la Sección de Contabilidad General en coordinación con la Sección Conciliaciones Bancarias, el Área Plataforma de Servicios de la Dirección de Cobros y Sucursales, según corresponda, tal y como se establece en el Capítulo No. V de este manual. 10

11 CAPITULO III PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y DE CONTROL INTERNO PARA EL TRÁMITE DE COBRO DE LOS CHEQUES DEBITADOS ARTÍCULO 10 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COBRO ADMINISTRATIVO El funcionario encargado de iniciar la gestión de cobro en el Departamento de Tesorería, una vez recibidos los cheques debitados, separará y clasificará los mismos de acuerdo con la cuenta corriente debitada, y luego realizará el proceso de reversión, en el Sistema Centralizado de Recaudación (SICERE), de todos aquellos cheques que sean por pago de planillas y que cuenten con la información necesaria para tal efecto. El proceso de reversión que realiza el Departamento de Tesorería lleva los siguientes pasos: Se ingresa al SICERE con el perfil de Operador de Recaudación, se digita el usuario y clave personal. Se ingresa a Recaudación, el cual despliega un listado con varias opciones. Para el proceso de reversión se trabajará con dos de ellas. La primera opción es Consulta factura, en la cual se digita el número patronal y el período que paga con el fin de saber el estado del patrono (cancelación temporal, pago validado y pago reversado o erróneo), también permite confirmar los datos del cheque contra el sistema como: monto, número de cheque, lugar de pago, fecha y período que cancela. Si la factura está como cancelación temporal y todos los datos coinciden con la información del cheque se procede a ir a la segunda opción o ventana. La segunda opción es Reversión de cheque, en la cual se digita el número patronal y automáticamente el Sistema da el nombre del patrono, luego se digita el número de cheque y el código del Banco, una vez rellenados los 11

12 espacios, se le da aceptar, el sistema desplegará un cuadro en donde se visualiza si el cheque fue reversado y cuantas facturas se reversaron con este cheque. Se dirige nuevamente a la primera opción Consultar Factura para imprimir la factura o facturas reversadas, las cuales se adjuntan al cheque original y se envía a su respectiva unidad de cobro para la recuperación del mismo. Si el cheque es reversado en el período comprendido dentro de los 7 días estipulados en el artículo 6 de este Manual, se procede a imprimir la factura que conjuntamente con el cheque original, se envía a su respectiva unidad de cobro (Dirección de Cobros o Sucursales), para la recuperación del monto correspondiente, mediante un listado con la siguiente información: a) Lugar de pago (Banco o Sucursal) b) Fecha de reversión. c) Número de cuenta corriente donde se acredita a la CCSS. (Esta cuenta viene en la nota de débito). d) Número de la nota de débito. e) Monto exacto del cheque. f) Nombre del patrono. g) Código y número de cheque. h) Monto reversado. i) Condición (cheque entregado). j) Concepto por el cual fue debitado el cheque. En el caso de los cheques que no pueden ser reversados se confecciona la fórmula No. 138, denominada Registro Contable de Cheques debitados, (ver anexo No. 1) la cual debe estar debidamente prenumerada en Original y dos copias y debe contener la siguiente información: Cuenta individual y número de Cuenta Corriente del cheque debitado 12

13 Código de Banco utilizado (ver detalle en Anexo No. 1 y Glosario) Número de Cheque. Fecha de cobro del Cheque. Número de Nota de Débito. Nombre del Girador del Cheque. Concepto ó motivo de devolución. Monto del Cheque. Indicar cuenta a depositar si es del S.E.M. o de I.V.M. Número Patronal (cedula jurídica, física o patronal anterior) Una vez lleno el formulario detallado, se distribuye de la siguiente manera: Original para la Sección de Contabilidad General juntamente con los originales de las Notas de Débito para que esta realice la afectación contable. Copia para el Área Plataforma de Servicios de la Dirección de Cobros con los originales de los cheques debitados para que continúe el proceso administrativo y la gestión de recuperación de los mismos. Copia para el archivo del Departamento de Tesorería con copia de los cheques debitados y de las notas de debito para su control interno. Copia para la Sección de Conciliaciones Bancarias con copia de las notas de débito para su debida conciliación. ARTICULO 11. GESTIÓN DEL ÁREA PLATAFORMA DE SERVICIOS DE LA DIRECCIÓN DE COBROS El Área Plataforma de Servicios de la Dirección de Cobros, una vez recibidos los cheques originales que pudieron ser reversados por parte del Departamento de Tesorería General, procederá a: 13

14 a) Comunicar al patrono vía fax ó teléfono sobre el cheque debitado, asimismo le indicará que la planilla está registrada como no pagada y que los intereses moratorios están corriendo, hasta el momento que se presente a resolver su situación. ( si no cancela pasará la planilla a cobro judicial.) b) Cuando el patrono se presenta a cancelar, se le indica que pase a las cajas a cancelar la planilla o los conceptos que trató de cubrir con el cheque devuelto por el Banco con los respectivos recargos que el sistema indique y se confecciona un comprobante de ingresos por concepto de gastos administrativos (Recuperación de Gastos Administrativos, Cuenta No ). c) Una vez que el patrono ha realizado la cancelación respectiva, pasa nuevamente al Área Plataforma de Servicios de la Dirección de Cobros, para que le sea entregado el cheque original debitado, contra la presentación del recibo con el sello de cancelado del cajero y la devolución de primer recibo de la cancelación que se dio como fallida. En el caso de los cheques que no pudieron ser reversados, procederá a: a) Comunicar al patrono vía fax ó teléfono sobre el cheque debitado (Concediéndole cinco (5) días hábiles para realizar la cancelación del mismo, indicándole que si no cancela dentro de este plazo pasará el cheque a cobro judicial. b) Cuando el patrono se presenta a cancelar, se le confecciona un comprobante de ingresos (SEM ó IVM, según corresponda), con la información indicada en el artículo 11 de éste manual y lo enviará a la Sección de Caja y Custodia de Valores de la Institución, para que se realice el respectivo depósito. 14

15 El comprobante de ingreso debe incluir, aparte del monto original del cheque debitado, la suma adicional por concepto de gastos administrativos y los intereses por el incumplimiento en el pago oportuno. c) Una vez que el patrono ha realizado la cancelación respectiva, pasa nuevamente al Área Plataforma de Servicios de la Dirección de Cobros, para que le sea entregado el cheque original debitado, contra la presentación del recibo con el sello de cancelado del cajero. d) El original del comprobante de ingresos es propiedad del patrono, una copia queda en Área Plataforma de Servicios de la Dirección de Cobros para su archivo, conjuntamente con la nota de débito y copia del cheque debitado. Por su parte, la Sección de Caja y Custodia de Valores al momento de recibir el cheque de cancelación, se deja dos copias, una para su archivo y otra posteriormente la remite a la Sección de Contabilidad General para el respectivo control y archivo. ARTICULO 12 CHEQUES DEBITADOS DE SUCURSALES DE LA C.C.S.S Cuando se trate de cheques devueltos por las Agencias o Sucursales Bancarias de zonas rurales, o cheques cancelados en las Sucursales de la Caja, que sean debitados por los motivos indicados en el Artículo No. 2, luego de que la Tesorería realiza la reversión, y con el propósito de darle celeridad a este proceso, se realizará una llamada telefónica a la Sucursal respectiva, informando sobre los cheques debitados ó bien enviando copia del cheque vía fax para que se inicie la gestión cobratoria, de acuerdo con lo detallado en el artículo 11. Para efectos de control, en el Departamento de Tesorería General, se llevará una bitácora en la cual se identificará: Nombre de la persona que recibe la llamada telefónica ó quien recibe el fax, fecha de recibido, hora, el recibido conforme del fax y 15

16 posteriormente los documentos originales se envían a la Sucursal por medio de correo certificado. ARTÍCULO 13 DEL PROCESO DE LOS CHEQUES DEBITADOS EN LA RECAUDACIÓN EXTERNA Conforme lo establecido en el Artículo No. 5 del presente Manual y los respectivos contratos de Recaudación Externa firmados entre la Caja y los Bancos Nacional de Costa Rica, de Costa Rica, Crédito Agrícola de Cartago y BANEX, a continuación se detalla el procedimiento que se debe seguir cuando los cheques son debitados por los pagos realizados en dichas entidades bancarias: Los cheques deberán ser librados por los patronos y serán extendidos a nombre de la Caja Costarricense de Seguro Social ó CCSS y por el importe exacto del total de la planilla. El Banco deberá anotar al dorso de cada cheque recibido el número patronal físico ó jurídico, el nombre completo, el número de teléfono del patrono y el mes de pago. No se admite la aplicación de cheques de terceros, ni la combinación de efectivo y cheque por planilla, ni varios cheques por el pago de una planilla. Cuando por vicios de forma, falta de fondos u otra causa sea rechazado un cheque presentado al Banco, se procederá de la siguiente manera: El Banco debitará el monto de los cheques rechazados de la Cuenta Corriente que le especifique la Caja. El Banco a más tardar al día hábil siguiente del débito, deberá enviar por medios magnéticos a la Caja un Informe de los cheques rechazados indicando lo siguiente: Número de Planilla que fue cancelada, número de patrono, monto y número del cheque y la fecha en que el patrono originalmente pagó con el cheque, el número de débito y la cuenta en que fue aplicado el débito, según consta en el contrato respectivo. 16

17 Asimismo enviará los Cheques Rechazados en un listado que se compone de dos tantos, uno para ser entregado en el Departamento de Tesorería General CCSS y el otro para uso del Banco como acuse de recibo. Con cada uno de los cheques rechazados se enviarán también las notas de débito que afectan a cada Régimen según el monto correspondiente, para que la Caja proceda al cobro respectivo. La responsabilidad del cobro de los cheques debitados es exclusiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y procederá conforme a sus lineamientos de cobro internos. Cuando en la recepción de los cheques y antes de su envío al cobro por medio de la Cámara de Compensación, se produzcan errores ó defectos atribuibles exclusivamente a funcionarios del Banco en perjuicio económico para la Caja o terceros, la Entidad Bancaria asumirá las responsabilidades que pudieran corresponderle de conformidad con las normas legales aplicables y según el contrato respectivo. Para el trámite de cobro de los cheques debitados en la recaudación externa, se procederá en todos sus extremos, conforme lo establecido en este capítulo. NOTAS: Todo pago por cheque debitado deberá ser cancelado por medio de cheques certificado, efectivo o cheque de gerencia. Sólo se pueden recibir cheques girados a nombre de la Caja Costarricense de Seguro Social y no se pueden hacer pagos parciales (abonos), al monto total de la deuda originada por el cheque debitado. 17

18 No se podrá recibir cheques de terceras personas para la cancelación de planillas, solo si están certificados o son de Gerencia. Solo se recibirán cheques en dólares de Bancos Nacionales o con Agencias en el país. Para el caso de los cheques debitados por doble endoso ocasionado por error de la Institución, el procedimiento a seguir es el de anular los endosos y re-depositar en la cuenta corriente de la Institución, para su posterior aplicación de los adeudos incluidos en la transacción, esto porque no se puede culpar al emisor del error. ARTÍCULO 14 DEL INCUMPLIMIENTO DE PAGO PARA REPOSICIÓN DEL CHEQUE Si transcurrido el plazo indicado de 5 (cinco) días, el cuentacorrentista no se presentó a realizar la cancelación correspondiente, el Área Plataforma de Servicios de la Dirección de Cobros, remitirá mediante nota, el cheque respectivo al Departamento de Cobro Administrativo para que inicie las acciones pertinentes. Esta Area procederá a modificar el estado en el SICERE de la condición de cheque, pasando de cobro administrativo a cobro judicial, con lo cual se efectúa el siguiente movimiento contable. CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO 139-xx-x (1) Nº cheque xxxx 138-xx-x (2) Nº cheque xxxx 1: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados cobro judicial de la Sucursal donde se realizó el trámite, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número del cheque debitado. 2: Corresponde a la cuenta por cobrar cheques debitados de la Sucursal donde se realiza el trámite, la cual tiene condición 1 lleva cuenta individual y que corresponde al número de nota de débito. El registro se realizará en el Seguro de Salud o Pensiones, en el cual se originó el registro del documento por cobrar. 18

19 CAPITULO IV DEL COBRO DE INTERESES POR INCUMPLIMIENTO EN EL PAGO OPORTUNO Y COSTO ADMINISTRATIVO ARTICULO 15: INTERESES POR INCUMPLIMIENTO DEL PAGO OPORTUNO Todos los cheques debitados por cualquiera de las razones indicadas en el Artículo No.2 del presente Manual tendrán un recargo por concepto de intereses por incumplimiento en el pago oportuno, de conformidad con el artículo 497 del Código de Comercio, el cual indica: interés legal es el que se aplica supletoriamente a falta de acuerdo, y es igual a la tasa básica pasiva del Banco Central de Costa Rica para operaciones en moneda nacional y a la tasa prime rate para operaciones en dólares americanos. Por tanto, se deberán cobrar los intereses por el incumplimiento en el pago oportuno; desde la fecha en que sea exigible la obligación y hasta que se efectúe su pago, tomando en consideración las variaciones que puedan darse en la Tasa Básica desde que la obligación es exigible y hasta su efectivo pago, para lo cual se deberá utilizar la siguiente fórmula: El monto del cheque x el % tasa básica x el # de días de recargo 360. Por ejemplo; Patrono: La Casita Felìz S. A. Monto cheque debitado: ,00 1ra. Fecha de Pago/1 Fecha de Reposiciòn No. De Dìas Tasa Bàsica/2 Càlculo Interés 12/05/ /05/ % ( 100,000,00 x 17,25% x 19)/ ,42 1 Fecha en que el patrono canceló y el cheque fue debitado. 2 al dìa de reposiciòn del cheque. El recargo por el cobro de intereses por el incumplimiento en el pago oportuno, se acreditará a la cuenta No Intereses y Comisiones Sector Público y Privado. 19

20 ARTICULO 16 COBRO POR GASTOS ADMINISTRATIVOS El monto por concepto de gastos administrativos producto de la gestión cobratoria de los cheques debitados, será sujeto de revisión y actualización anual por parte del Departamento de Costos, a solicitud expresa y por escrito de la Dirección de Cobros. Posteriormente el Departamento de Costos, informará mediante nota, el costo actualizado a la Dirección de Cobros y a las Direcciones Regionales de Sucursales, para que se instruya al Departamento Servicio al Cliente de la Dirección de Cobros, al Departamento de Contabilidad General y a las Sucursales respectivas, para la aplicación del nuevo monto por este concepto. El recargo por el cobro de gastos administrativos se acreditará a la cuenta No Recuperación Gastos Administrativos. El registro contable de los gastos administrativos se realizará conforme lo establecido en el Procedimiento Contable Cheques Debitados y Cheques en Cobro Judicial de la Sección de Contabilidad General. Si previo a la cancelación, el cliente solicita la información de los recargos aplicados y del monto total que debe cancelar, se le envía por fax el aviso de cobro (Ver Anexo No. 2). ARTÍCULO 17 DE LA OBLIGACIÓN DEL PAGO DE INTERESES Y RECARGOS Con relación a los pagos adicionales o recargos indicados en el Capítulo III del presente Manual, la Junta Directiva de la Caja Costarricense de Seguro Social, en el artículo 29 de la sesión No del 10 de setiembre de 1999, acordó que la Institución 20

21 está inhibida legalmente para eximir del pago de recargos, por lo que es obligación del cliente asumir la reposición del cheque debitado y cancelar los respectivos intereses. ARTÍCULO 18 DEL PROCEDIMIENTO EN LA REMISIÓN, COBRO, REGISTRO Y CONTROL DE LOS CHEQUES DEBITADOS Y LAS NOTAS DE DÉBITO EN LAS SUCURSALES. Inmediatamente después de recibida la copia del cheque así como información adicional que la Tesorería General remite ya sea vía telefónica o fax (ver anexo No.3), según lo indicado en el Artículo No. 12, la Jefatura de la Sucursal ó Departamento de Cobros de la Sucursal, deberán continuar con la gestión de cobro del cheque debitado. Los documentos originales (cheque debitado y copia de la nota de débito) se enviarán por correo certificado a la Sucursal respectiva por parte de la Tesorería General. Si el cliente se presenta a cancelar, se le concede al girador del cheque un plazo de 5 (cinco) días hábiles para que realice la cancelación, contados a partir del momento en que la Sucursal realiza la notificación, indicándole que debe hacer el pago con dinero efectivo ó por medio de cheque certificado. Cuando se trate de cheques no reversados debe emitirse un Comprobante de Ingresos, de acuerdo a la información indicada en el artículo No.11 para los cheques en la condición indicada (No reversados). En el caso de cheques reversados, se le indica al patrono que cancele directamente en las Cajas de la Sucursal, el monto adeudado con los respectivos intereses que emite el sistema, luego de haber presentado el recibo de la cancelación debidamente sellado por el cajero y entregado el recibo del primer pago fallido por la devolución del cheque se procede a la devolución del mismo y se le confecciona un comprobante de ingreso (SEM, IVM), para lo correspondiente al pago del monto por gastos administrativos afectando la cuenta contable para ambos seguros. El comprobante de ingreso generará el siguiente registro contable 21

22 Seguro de Salud CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO 100-xx-x (1) xxxx xxxx 1: Corresponde a la cuenta de cajas de la Sucursal donde se realiza el pago. Seguro de Pensiones a) Registro en el Seguro de Salud CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO 100-xx-x (1) xxxx xxxx 1: Corresponde a la cuenta de cajas de la Sucursal donde se realizó el pago. b) Registro en el Seguro de Pensiones CUENTA CTA INDIVIDUAL O.P. DEBITO CREDITO xxxx xxxx Si transcurrido el plazo de 5 (cinco) días hábiles, el cliente no se presentó a realizar la cancelación correspondiente, la respectiva Sucursal procederá conforme a la normativa institucional para iniciar el cobro judicial. De igual manera, enviará a la Sección Contabilidad General la información para el descargo de la cuenta por cobrar administrativa de la Sucursal indicada y el cargo correspondiente a cuenta de cobro judicial de la misma Sucursal. El registro contable que se genera se detalla en el artículo 14. Con relación al cobro de intereses por incumplimiento en el pago oportuno y cobro administrativo para la reposición de los cheques debitados, la Sucursal deberá proceder conforme lo indicado en los Artículos No. 14, 15, 16 y 17 del presente Manual y el Capítulo I del Procedimiento Contable Cheques Debitados y Cheques en Cobro Judicial del Departamento de Contabilidad General. 22

23 CAPITULO V DEL PROCESO CONTABLE, CONCILIACIÓN Y CONTROL DE LOS CHEQUES DEBITADOS Y LAS NOTAS DE DÉBITO. ARTÍCULO 19 DEL PROCEDIMIENTO Y REGISTRO CONTABLE DE LOS CHEQUES DEBITADOS Para el registro contable de los Cheques Debitados en Cobro Administrativo, Cobro Judicial o de aquellos casos que en definitiva se determinó la imposibilidad de recuperar las sumas dejadas de percibir (Cheques Incobrables), tanto de Oficinas Centrales como en todas las Sucursales de la Caja, se aplicará lo establecido en el Procedimiento Contable Cheques Debitados y Cheques en Cobro Judicial de la Sección de Contabilidad General de la Institución. ARTÍCULO 20 DE LAS REVISIONES Y CONTROLES DE LOS CHEQUES DEBITADOS Las Unidades Administrativas indicadas en el Artículo No. 3 de este Manual, deberán realizar revisiones periódicas de los Cheques Debitados y las respectivas Notas de Débito y proceder conforme lo establece el Manual Procedimiento Contable de Cheques Debitados y Cheques en Cobro Judicial de la Sección Contabilidad General de la Institución. ARTÍCULO 21 DE LA CONCILIACIÓN DE CUENTAS DE LOS CHEQUES DEBITADOS A. De la responsabilidad en el proceso de Conciliación de Cuentas: El proceso de conciliación y control de las cuentas contables de los cheques debitados y las respectivas Notas de Débito, tanto de Oficinas Centrales, como de las Sucursales de la Caja, deberá ser liderado por la Sección Contabilidad General en coordinación con la Sección de Conciliaciones Bancarias, la Entidad Bancaria, el Area Plataforma 23

24 de Servicios, el Area de Cobro Judicial de la Dirección de Cobros, las Direcciones Regionales de Sucursales y los Jefes de cada una de las Sucursales, según corresponda. B. Proceso de Control y Conciliación de los Cheques Debitados y las Notas de Débito 1. Del listado de Notas de Débito emitido por la Entidad Bancaria: La Entidad Bancaria deberá remitir al Departamento de Tesorería General en Oficinas Centrales de la Caja, conjuntamente con los cheques debitados y sus respectivas notas de débito, un listado de los mismos, el cual debe contener la siguiente información: Fecha del listado Número de listado para Control Interno Cantidad de cheques remitidos Números de Notas de Débito emitidas Números de cheques devueltos con sus montos. Nombre ó Razón Social a quien pertenecen los cheques debitados Nombre del Banco del Sistema Bancario Nacional que emitió el débito Nombre y Firma del funcionario bancario que emitió el listado Nombre y Firma del funcionario de la C.C.S.S. que recibió conforme los documentos. 2. Del listado de Cheques Debitados y Notas de Débito recibidos por el Departamento de Tesorería General Con base en los cheques y notas de débito recibidos durante el mes, el Departamento de Tesorería, deberá remitir a la Sección de Contabilidad General, un listado mensual de todos los cheques recibidos para trámite de cobro junto a las notas de débito, con la 24

25 misma información indicada en el punto 1 de este Artículo a efecto de que se realicen los registros detallados en el artículo 8 del presente Manual. 3. Del listado de Cheques Debitados y Notas de Débito recibidos por las Sucursales Con base en los cheques recibidos del Departamento de Tesorería General, el Jefe de la respectiva Sucursal, deberá remitir a la Sección de Contabilidad General, un listado mensual de todos los cheques recibidos para trámite de cobro, con la misma información indicada en el punto 1 anterior. 4. Del proceso de conciliación: De acuerdo a los listados remitidos por el Departamento de Tesorería así como de las respectivas Sucursales (CCSS), indicados en los puntos 1, 2 y 3 anteriores, la Sección de Contabilidad General en coordinación con la Sección de Conciliaciones Bancarias, deberá proceder a realizar la conciliación tanto de cheques debitados como de las notas de débitos emitidas. 5. Del informe de conciliación: La Sección de Contabilidad General, después de realizada la respectiva conciliación de las cuentas y documentos, en coordinación con las unidades involucradas, deberá emitir un informe de conciliación, con copia para el Area Plataforma de Servicios y las Direcciones Regionales de Sucursales, para que procedan a realizar las gestiones pertinentes, con el fin de controlar las operaciones realizadas y salvaguardar los valores de la Institución. 25

26 CAPITULO VI DE LAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS CAJEROS ARTÌCULO 22 DE LA RECEPCIÓN DE CHEQUES POR PAGO DE PLANILLAS U OTROS Los cajeros a cargo de la recepción de cheques por pago de planillas u otros, deberán cerciorarse de que los mismos contengan lo siguiente: Fecha de expedición, Que esté girado a favor de la CCSS, Que el monto a pagar en letras y números, sean iguales( en caso de existir discrepancias, se tomará el monto menor según lo estipulado en el artículo #813, del Código de Comercio.) Verificar que el cheque no tenga endoso. Verificar que en el dorso del cheque se indique el número patronal y el período de pago y en caso contrario realizar tales anotaciones. Que se indique si el pago no es una planilla, por qué concepto se recibe y el número del comprobante a que corresponde ARTÍCULO 23 DE LA RESPONSABILIDAD DEL CAJERO Es deber de los cajeros reportar de inmediato a su superior cualquier situación irregular que se presente en la recepción de un cheque. Será responsabilidad de los cajeros asegurarse de que el cheque cumpla con los requisitos indicados en el artículo anterior, siendo responsable según lo establece el capítulo II, De la Responsabilidad del Servidor Público, título sétimo de la Ley General de la Administración Pública, por cualquier daño y perjuicio que ocasione en el incumplimiento de su deber. 26

27 El cajero ante el incumplimiento de sus deberes, en su condición de funcionario público, no solo podrá ser sujeto de responsabilidad economico o pecuniario por actuaciones u omisiones que pudieren ocasionar daños o perjuicios a terceros o a la Caja, sino que podría ser sujeto de responsabilidad de orden penal y disciplinario de acuerdo con lo establecido en los artículos 199, 211 y concordantes de la Ley de Administración Pública, artículo 28 y concordante de la normativa de Relaciones Laborales y lo dispuesto en el Reglamento Interior de Trabajo, Código Penal y Código Procesal Penal. 27

28 CAPÌTULO VII DISPOSICIONES FINALES ARTÍCULO 24 DE LA REVISIÓN INTERNA El proceso de control, registro y trámite de cobro de los Cheques Debitados y las respectivas Notas de Débito, serán sujeto de revisión por parte de la Gerencia División Financiera y la Dirección Financiera Contable de la Institución, para fortalecer su correcto manejo y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente. ARTÍCULO 25 DE LA ACTUALIZACIÓN DEL PRESENTE MANUAL El presente Manual será sujeto de revisión y actualización anualmente por parte de la Dirección Financiero Contable en coordinación con el Departamento de Tesorería General, con el fin de incorporar aquellos aspectos del entorno que surjan para fortalecer las tareas y actividades de las unidades administrativas que intervienen en el proceso operativo, administrativo y gestión cobratoria de los Cheques Debitados a las Cuentas Corrientes de la Institución. ARTÌCULO 26 DE LA RESPONSABILIDAD EN EL EXTRAVÍO, HURTO O ROBO DE LOS CHEQUES DEBITADOS Y LAS RESPECTIVAS NOTAS DE DÉBITO Con relación al establecimiento de acciones disciplinarias en contra de los cajeros que reciben cheques defectuosos ó la determinación de la responsabilidad de los funcionarios de la Institución, por la remisión, extravío, hurto ó robo de cheques debitados ó bien que se mantenga un cheque debitado en custodia más tiempo de lo previsto, se procederá en todo caso conforme lo establece la normativa vigente en cuanto a las sanciones para los funcionarios responsables; a saber: La Ley General de Administración Pública. Ley General de Control Interno. El Código de Trabajo. Reglamento Interior de Trabajo. Cualquier normativa específica interna, que en un futuro regulen las faltas y sanciones correspondientes a los cajeros y otros funcionarios de la Institución. 28

29 GLOSARIO Bancos Comerciales del Estado: Son aquellas entidades bancarias estatales en las cuales la Caja Costarricense de Seguro Social sólo podrá abrir Cuentas Corrientes, tales como el Banco Nacional de Costa Rica, el Banco de Costa Rica, el Banco Crédito Agrícola de Cartago y el Banco Popular y de Desarrollo Comunal. Cheque: Es una orden incondicional de pago girada por escrito contra un Banco, pagadera a la vista y respaldada por una Cuenta Corriente activa. Cheques Debitados: Son todos aquellos cheques que el banco no puede acreditar los fondos por diferentes razones, tales como: fondos insuficientes, cuenta cerrada, alteraciones y otros. Código Bancario: Es aquel número asignado por el Departamento de Tesorería General para identificar internamente a cada uno de los bancos del Sistema Bancario Nacional, para su control interno y financiero. Conciliación Bancaria: Consiste en comparar las transacciones de cada Cuenta Corriente realizadas en la Entidad Bancaria, con los registros y movimientos efectuados por la Institución para la comparación y verificación de los respectivos saldos de libros y bancos. Cuenta Contable: Es aquella cuenta utilizada para registrar contablemente la Cuenta Corriente que mantiene la Institución en el Sistema Bancario. Cuentas Corrientes: Son aquellos contratos firmados por la Institución con una Entidad Bancaria Estatal, mediante la cual se realizan depósitos en efectivo ó mixtos y se pueden hacer giros sobre los fondos disponibles. 29

30 Débito: Es un cargo realizado por la Entidad Bancaria contra la Cuenta Corriente, el cual puede ser autorizado mediante oficio por parte de la Institución ó realizado directamente por el Banco, mediante nota de débito bancaria, la cual indica el monto a rebajar del saldo de la cuenta y el concepto de la misma. Gestión de Cobro: Es aquella gestión cobratoria realizada por la Sección Cobros Administrativos, Sección Caja y Custodia de Valores y Sucursales, según corresponda, con el fin de recuperar los dineros por concepto de cheques debitados a la Institución. Intereses por incumplimiento del pago oportuno: Es el recargo generado por el atraso en la reposición de un cheque debitado, el cual es cobrado al dueño del mismo, mediante la aplicación de una fórmula que calcula el monto de estos intereses. Nota de Débito: Es un documento remitido por la Entidad Bancaria Estatal, por concepto de gastos financieros, administrativos, ó por devolución de cheques depositados en las cuentas corrientes institucionales, para su respectivo control y contabilización. Sistema Bancario Nacional: Es aquel sistema conformado por los Bancos del Estado y los Bancos Privados que administran las Cuentas Corrientes de las personas ó Instituciones. Valores en Tránsito: Son aquellos cheques depositados a las cuentas corrientes institucionales y que en su momento no se pudieron aplicar a estas, debido a que existían fondos en tránsito ó en período de aplicación, por lo cual se genera una devolución mediante una nota de débito, y posteriormente se debe depositar nuevamente el cheque respectivo. 30