Guía de referencia rápida para Estandares de Datos en las Facturas

Transcripción

1 Guía de referencia rápida para Estandares de Datos en las Facturas Nombre del Proveedor Nombre del proveedor debe coincidir con el nombre en la sección "OdC para" en las otras OdC de Colgate/Hill s Si el nombre o la dirección de su proveedor ha cambiado en comparación con el nombre o la dirección en la OdC, por favor póngase en contacto con su Comprador Contractual o Solicitante de Negocio de Colgate/Hill s para iniciar el Proceso de Solicitud de Cambio General de Proveedor. Dirección de Proveedor La dirección del proveedor debe coincidir con la en la sección "OdC para" en las otras OdC de Colgate/Hill s. Si la factura está emitida por una sucursal, use la dirección da la sucursal Si el nombre o la dirección de su proveedor ha cambiado en comparación con el nombre o la dirección en la OdC, por favor póngase en contacto con su Comprador Contractual o Solicitante de Negocio de Colgate/Hill s para iniciar el Proceso de Solicitud de Cambio General de Proveedor. de Proveedor Este campo no es obligatorio. Sin embargo, la dirección nos permitirá ponernos en contacto con Uds. en caso de cualquier problema con el procesamiento de facturas. Número del Registro de los Contribuyentes de IVA de Proveedor Dirección para Envíos y Datos Bancarios Entidad Jurídica de Colgate/Hill s Colgate/Hill s efectuará solamente los pagos a la Dirección para Envíos o usando Datos Bancarios que están en nuestro Registro Maestro de Proveedores. Si se necesitan cambios de estos datos por favor póngase en contacto con su Comprador Contractual o Solicitante de Negocio de Colgate/Hill s para iniciar el Proceso de Solicitud de Cambio General de Proveedor. NOTA: La Dirección para Envíos o Datos Bancarios provistos en las facturas enviadas por medio de la red Tungsten no constituyen una notificación de la solicitud de cambio a Colgate/Hill s. Hay que seleccionar la Entidad Jurídica apropiada de Colgate/Hill s (Cuenta de Comprador Tungsten) al someter cualquier factura. Consulten el Anexo I al final de este documento para ver el mapeo de las Entidades Jurídicas de Colgate/Hill s en Europa según los Números de Cuenta de Comprador Tungsten apropiados.

2 Dirección para Envío debe coincidir Calle, Ciudad, Código Postal y País con la información en la OdC. Para Proveedores del Formulario Web, hemos definido previamente como el padrón la Dirección para Envío tomada de nuestra Orden de Compra. Uds. tienen que seleccionar el País y el Estado apropiados. Número de factura Colgate/Hill s solamente puede procesar una OdC referenciada por cada factura. Si están facturando para múltiples OdC, una factura separada con un número de factura único, debe ser presentada para cada OdC. Número de factura / referencia no puede tener más de 16 caracteres Fecha de facturación Orden de Compra (OdC). No se permite inscribir fechas futuras en las facturas. Formato de número de OdC: (un prefijo de 2 dígitos, 45 y 75 más 8 dígitos numéricos) Colgate/Hill s solamente puede aceptar una referencia de OdC en cada factura. Facturas con múltiples referencias de OdC serán rechazadas. Uds. recibirán una Notificación de Tungsten informando sobre los cambios necesarios para poder presentar sus facturas efectivamente a Colgate/Hill s. Número(s) de Renglones de OdC Referencia a un renglón de la OdC debe ser incluida para cada artículo facturado a Colgate/Hill s. Donde la información no ha sido suministrada, Colgate/Hill s ha pedido Tungsten que ejecute la siguiente translación de dados : o Facturas de un renglón basadas en OdC se aplicarán a la referencia de renglón en la OdC. o Para facturas con varios renglones de OdC, Tungsten intentará correlacionar el Número de Material ("M") de Colgate/Hill s en su factura con el renglón único de OdC para el Número M referenciado. o Si el Número M aparece en múltiples renglones de OdC, esas facturas serán rechazadas. Uds. recibirán una Notificación de Tungsten informando sobre la falta de información necesaria para presentar sus facturas efectivamente a Colgate/Hill s. Descripción y Código de Producto para bienes y servicios deben corresponder a la OdC a nivel del artículo de línea.

3 Cantidad de artículos a ser facturados para un Número de Renglón de OdC debe ser incluida en cada línea da factura. La moneda de facturación debe coincidir con la moneda de la OdC Precio/Coste Unidad Unidad de Medida debe coincidir con la Unidad de Medida de la OdC Los gastos de fletes de entrada, si aplicables, deben ser claramente detallados como un renglón en la factura Guía de referencia rápida para Estandares de Datos en las Facturas Si la factura está relacionada con una OdC de serie 75 donde la Unidad de Medida es una moneda, por favor incluyan el valor de los servicios facturados en el campo de cantidad y el Precio Unidad "1". Por favor, observen las siguientes convenciones de Número de Renglón de OdC: o OdC de serie 45: Las referencias de renglones de OdC constituyen un múltiplo de 10 (por ejemplo 10, 20, 30, etc.) o OdC de serie 75 Las referencias de renglones de OdC son secuenciales (por ejemplo 1, 2, 3, 4, etc.) Si la factura está relacionada con una OdC de serie 75 donde la Unidad de Medida es una moneda, el Precio Unidad siempre debe ser 1. Si la factura está relacionada con una OdC de Servicios de Serie 75 (las OdC donde la Unidad de Medida es una moneda) la Unidad de Medida la unidad de medida que se debe usar es la Moneda de OdC. Si el coste de flete no está incluido en el precio de los bienes adquiridos, la OdC de Colgate/Hill s incluirá un renglón único de OdC para cualquier tipo de gastos de flete. Por favor, use este número de renglón de OdC para facturar cualquier tipo de alteraciones de los gastos de flete a Colgate/Hill s Si el renglón exclusive para flete no ha sido incluido en la OdC, por favor pónganse en contacto con un Solicitante de Negocio de Colgate/Hill s con el fin de cambiar la OdC para poder enviar las facturas sin problemas. Cualquier coste de flete incluido como un "renglón especial" en su factura, está sujeto a la aprobación del Solicitante de Negocio. Valor de Impuesto, si es aplicable Descuentos de Precio/Cantidad Importe Total Líquido de la factura Descuentos de precio/cantidad deben ser incluidos solamente a nivel del renglón de la OdC. Si un descuento queda aplicado a nivel de encabezado de la factura, Uds. recibirán una notificación de rechazo de Tungsten solicitando la aplicación del descuento a nivel del renglón de la OdC.

4 Número de la nota de entrega y la fecha de entrega relevantes El envío de anexos junto con su factura es posible. Referencias a la Nota de Entrega y a la fecha de entrega deben ser incluidas en la factura solamente a nivel del renglón de la OdC Anexos adicionales que justifican los importes facturados pueden ser adjuntos a la factura. Las restricciones de Tungsten en cuanto a los anexos: o Número máximo de anexos: cinco (5) o Tamaño máximo: 12 MB Para Proveedores Integrados, véase por favor el Vídeo de Formación Tungsten para saber cómo agregar anexos. NOTAS DE CRÉDITO BASADAS EN OdC Aparte de los datos requeridos en la facture: O Notas de Crédito deben ser facturadas separadamente e claramente marcadas como "Nota de Crédito" O Notas de Crédito deben hacer referencia a: OdC original Número de factura original.

5 Facturas no basadas en la OdC Nombre y del solicitante deben ser referenciados en todas las facturas no basadas en la OdC. Esto es especialmente importante para cualquier tipo de factura admisible no basada en una OdC. Solamente las direcciones válidos son aceptables. Entidad Jurídica de Colgate/Hill s Hay que seleccionar la Entidad Jurídica apropiada de Colgate/Hill s (Cuenta de Comprador Tungsten) al someter cualquier factura. Consulten el Anexo I al final de este documento para ver el mapeo de las Entidades Jurídicas de Colgate/Hill s en Europa según los Números de Cuenta de Comprador Tungsten apropiados. Nombre y Dirección de Proveedor Número del Registro de los Contribuyentes de IVA de Proveedor Dirección para Envíos y Datos Bancarios Debe coincidir con el nombre de proveedor en nuestros registros maestros de proveedores. Si el proveedor cambio su nombre, por favor póngase en contacto con su Comprador Contractual o Solicitante de Negocio de Colgate/Hill s para iniciar el Proceso de Solicitud de Cambio General de Proveedor. Colgate/Hill s efectuará solamente los pagos a la Dirección para Envíos o usando Datos Bancarios que están en nuestro Registro Maestro de Proveedores. Si se necesitan cambios de estos datos por favor póngase en contacto con su Comprador Contractual o Solicitante de Negocio de Colgate/Hill s para iniciar el Proceso de Solicitud de Cambio General de Proveedor. La Dirección para Envíos o Datos Bancarios provistos en las facturas enviadas por medio de la red Tungsten no constituyen una notificación de la solicitud de cambio a Colgate/Hill s. y la misma hay que hacer usando el Formulario mencionado arriba antes da la presentación de una factura. Número de factura Número de factura / referencia no puede tener más de 16 caracteres. Fecha de facturación No se permite inscribir fechas futuras en las facturas. Descripción de bienes o servicios Debe incluirse para todos los renglones de la factura. Cantidad de artículos a ser facturados debe ser incluida en cada línea de la factura. Se la factura está relacionada con servicios, el valor de los servicios debe estar incluido en el campo de cantidad mientras que el Precio Unidad siempre debe ser 1.

6 Facturas no basadas en la OdC Moneda de facturación La moneda de facturación debe coincidir con la moneda del proveedor incluida en nuestro registro maestro del proveedor. Excepciones se devolverán al proveedor para su corrección. Precio/Coste Unidad Unidad de Medida debe coincidir con la Unidad de Medida de la OdC Valor de Impuesto, si es aplicable Descuentos de Precio/Cantidad Importe Total Líquido de la factura El envío de anexos junto con su factura es posible. Para servicios no basados en la OdC, el Precio Unidad siempre debe ser 1 y el importe debe coincidir con el valor de los servicios realizados. Para servicios no basados en la OdC, usar pieza como la Unidad de Medida. Descuentos de precio/cantidad deben ser incluidos solamente a nivel del renglón de la OdC. Si un descuento queda aplicado a nivel de encabezado de la factura, Uds. recibirán una notificación de rechazo de Tungsten solicitando la aplicación del descuento a nivel del renglón de la OdC. Anexos adicionales que justifican los importes facturados pueden ser adjuntos a la factura. Las restricciones de Tungsten en cuanto a los anexos: o Número máximo de anexos: cinco (5) o Tamaño máximo: 12 MB Para Proveedores Integrados, véase por favor el Vídeo de Formación Tungsten para saber cómo agregar anexos. NOTAS DE CRÉDITO NO BASADAS EN OdC Aparte de los datos requeridos en la facture: O Notas de Crédito deben ser facturadas separadamente e claramente marcadas como "Nota de Crédito" O Notas de Crédito deben hacer referencia al número original de la factura. Los datos anteriores son importantes y necesarios para que Colgate/Hill s pueda prontamente procesar su factura y pagarla a tiempo. Si esta información clave falta en la factura, Tungsten no estará capaz de aceptar su factura para la entrega a Colgate/Hill s pero en cambio la devolverá proporcionando el motivo del fallo.