SENA SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL INSTRUCTIVO METODOLÓGICO 1 PROSPECTIVA OCUPACIONAL. Versión 7.

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2 SENA SISTEMA DE PROSPECTIVA, VIGILANCIA E INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL INSTRUCTIVO METODOLÓGICO 1 PROSPECTIVA OCUPACIONAL Versión /5/ Este documento hace parte de una colección de textos que constituyen el Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA. Por tanto, se sugiere conocer por parte del lector los siguientes documentos: 1). Guía principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional, 2) Bases teóricas y conceptuales de prospectiva y 3). Métodos y herramientas de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional. Toda vez que le permitirán en conjunto desarrollar un proyecto prospectivo. 2

3 TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción Objetivo del instructivo Alcance de la Prospectiva Ocupacional Responsables del proceso de Prospectiva Ocupacional en el SENA Usuarios potenciales de la Prospectiva Ocupacional en el SENA Modelo sugerido para el proceso de Prospectiva Ocupacional en el SENA Fase 1- Pre - Prospectiva Fase 2 Prospectiva Fase 3 Post - Prospectiva Cronograma de desarrollo de un proyecto de Prospectiva Ocupacional

4 1. Introducción El Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS, es el resultado de un esfuerzo articulado desde 2010 entre la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo del SENA y el Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento de la Universidad del Valle, orientado a gestionar herramientas que le permitan un direccionamiento estratégico de largo plazo que permita a la entidad el cumplimiento de su misión y el aporte a la productividad de las personas y las empresas del país. PREVIOS tiene como finalidad dotar al SENA de un conjunto de procesos estructurados de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional que le permiten a la entidad mejorar sustancialmente su capacidad anticipación y acierto en la toma de decisiones estratégicas, es decir aquellas que implican altos costos, altos impactos y efectos irreversibles. Señor lector, usted cuenta con una colección de (8) documentos digitales, cada uno de ellos con un objetivo específico, que le permitirán en su conjunto implementar métodos y procesos de prospectiva en las decisiones estratégicas futuras del SENA. Usted podrá encontrará estos documentos y todo sobre el Sistema de PREVIOS en: El presente documento tiene como finalidad ofrecer pautas metodológicas sobre la aplicación de la Prospectiva Ocupacional para el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, que permita la implementación de métodos prospectivos a nivel institucional y soporten sus decisiones estratégicas. En el marco de PREVIOS, la Prospectiva Ocupacional 2 aplicada por el SENA se entiende como el proceso que permite anticipar la nueva oferta educativa para el trabajo, facilitar el análisis 2 Prospectiva ocupacional se basa en la observación del mercado laboral y el análisis de las tendencias sociales, económicas y tecnológicas, para definir las necesidades de formación profesional y asegurar su adecuación con el empleo. En este sentido el uso de metodologías prospectivas permite que tengan una considerable ventaja competitiva, ya que éstas facilitan que quienes toman las decisiones conozcan con anticipación la demanda de mano de obra, reduciendo los efectos negativos producidos por su ausencia, especialmente en las etapas de crecimiento económico, en el cual su intensidad es mayor, además, anticiparse a posibles cambios en los sectores estudiados puede generar variados servicios tecnológicos a fin de ser ofrecidos por la institución. Centro Interamericano para el Desarrollo del Conocimiento en la Formación Profesional. Consultado en: Anticipación de las competencias profesionales. Transferencia del Modelo SENAI de Prospectiva

5 de ocupaciones emergentes y de tendencias ocupacionales, la realización de estudios comparativos de formación para el trabajo y el seguimiento para la observación continua del mercado laboral y sus impactos ocupacionales. 2. Objetivo del instructivo Determinar pautas metodológicas para el diseño, ejecución y seguimiento del proceso de Prospectiva Ocupacional en el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. 3. Alcance de la Prospectiva Ocupacional PROCESO PROSPECTIVO Ocupacional OBJETIVO ALCANCE RESULTADO Brindar insumos al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA para anticipar su nueva oferta educativa basada en las ocupaciones del país, identificando aquella oferta educativa pertinente de actualizar, crear, transformar o eliminar de sus servicios. Encontrar la oferta educativa más pertinente que el SENA podría ofrecer, una propuesta de programas que pueda crear, transformar o eliminar de sus servicios. Para ello se debe analizar las siguientes dimensiones: Dimensión educativa: Tendencias profesionales Países líderes Instituciones líderes Tecnologías Ambientes de aprendizaje Dimensión económica: PIB Desempleo Ocupación Subempleo Informalidad Población cesante Inflación Dimensión sectorial: Comercio exterior (exportaciones- Importaciones) Comportamiento de los Principales sectores económicos Competitividad (escalafón global) Valor agregado de la industria Inversión extranjera Directa * Tendencias de la nueva oferta educativa para el SENA regional, basada en las ocupaciones del país. *Brechas en relación con otros referentes importantes en el tema. * Recursos y capacidades que contribuirán a generar el cambio de la oferta ocupacional del SENA Regional. * Alternativas de futuro para el SENA Regional en relación con su oferta educativa de acuerdo a la tendencia de las ocupaciones en el país. USOS TRANSVERSALES * Anticipar las necesidades de nueva oferta de formación profesional. * Identificar el surgimiento y/o transformación de las ocupaciones a nivel global y su relación con el desarrollo de estas ocupaciones en Colombia. * Contribuir al entendimiento de las necesidades de nuevos perfiles de formación. * Identificar recursos y capacidades que contribuyan a generar el cambio de la oferta de formación profesional del SENA Regional. * Identificar diversas alternativas de futuro para el SENA regional y nacional en relación con la demanda ocupacional. * Identificar actores estratégicos y posibles aliados para la nueva oferta académica. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

6 4. Responsables del proceso de Prospectiva Ocupacional en el SENA La Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo a través de la Unidad de prospectiva, vigilancia e inteligencia organizacional, será la que coordinará/orientará los proyectos de Prospectiva Ocupacional desde la Dirección general del SENA. 5. Usuarios potenciales de la Prospectiva Ocupacional en el SENA Serán posibles usuarios aquellos funcionarios o dependencias que requieran desarrollar un proceso de Prospectiva Ocupacional y que estén incluidos en los grupos que se describen a continuación: USUARIOS PROCESO DE PROSPECTIVA OCUPACIONAL Dirección General Dirección Regional Centros de Formación * Unidad-PveIO *Grupo PEIO * Dirección SNFT / Empleo y Trabajo *Unidad-PVeIO *Grupo PEIO *Director regional *Consejos Regionales. *Metodólogo que corresponda a la temática de estudio. *Coordinador regional de formación profesional, SNFT y empleo *OLO/APE *Equipo de Redes de conocimiento *Unidad-PVeIO *Grupo PEIO *Equipo de Redes de conocimiento *Subdirector de centro de formación *Asesor de planeación estratégica *Coordinador misional/académico. *Comité técnico de Centro. *OLO/APE Fuente: SENA (2017) Nota: Incluye los aportes de los funcionarios involucrados en el proceso de construcción del instructivo de Prospectiva Ocupacional. 6

7 6. Modelo sugerido para el proceso de Prospectiva Ocupacional en el SENA Un proyecto prospectivo debe considerar algunas premisas que facilitarán el cumplimiento de los objetivos planteados, que en articulación con los diferentes actores participantes y la disposición adecuada de recursos conllevarán al adecuado desarrollo del ejercicio. CONDICIONES MÍNIMAS DEL PROCESO DE PROSPECTIVA OCUPACIONAL Identificación de información e investigaciones internas que otras áreas del SENA han adelantado sobre el tema y que contribuyan al proyecto, como son las mesas sectoriales o la dirección de currículos. Evitar la duplicidad de investigaciones, es necesario verificar que el tema del proyecto no se haya desarrollado aún en el SENA. Identificación de información construida por otras instituciones que pueden generar aportes al proyecto. Tener claro que el tema del proyecto generará un impacto en la institución, de tal manera que se aprovechen los recursos invertidos. Proponer un horizonte de tiempo en el proyecto de mínimo 10 años, de tal forma que dé cuenta de un enfoque prospectivo. Trabajo en equipo con los actores internos y externos (empresarios y expertos) en el desarrollo del proyecto. Selección del personal que conformará el equipo de trabajo con las competencias pertinentes y adecuadas de acuerdo al eje temático del proyecto. Compromiso ético con la manipulación de la información y las propuestas generadas en el proceso. Disciplina para ejecutar el proyecto prospectivo en los tiempos designados. Pensamiento sistémico en la interpretación de la información y construcción de propuestas de cambio. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento. Universidad del Valle, El proceso de Prospectiva Ocupacional se compone de tres fases metodológicas secuenciales, definidas a continuación: Fase 1. Pre - Prospectiva: se refiere a la focalización del proyecto prospectivo e identificación de requerimientos técnicos y de talento humano para su desarrollo. Fase 2. Prospectiva: núcleo central del proceso donde se genera el conocimiento prospectivo, de este modo se analizan y sintetizan los conocimientos existentes del sistema objeto de estudio y se crean los escenarios y la apuesta de futuro. Fase 3. Post - Prospectiva: recomendaciones e implicaciones para la toma de decisiones. 7

8 Fuente: Instituto de prospectiva, innovación y gestión del conocimiento

9 6.1. Fase 1- Pre - Prospectiva La fase se encuentra constituida por tres etapas 3, que son: identificación de la temática objeto de estudio, definición de equipo de trabajo para la ejecución de un proyecto prospectivo/vigilancia y ficha de registro de proyecto prospectivo. Las etapas antes mencionadas se presentan y describen a continuación: Etapa 1- Identificación de la temática objeto de estudio Para dar inicio a la formulación de un proyecto ocupacional se requiere identificar la temática objeto de estudio, la cual permite focalizar el tema al cual se le requiere hacer un proceso prospectivo. Para realizar esta etapa se requiere contestar las siguientes preguntas: Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional.

10 Etapa 2. Definición de equipo básico para la ejecución de un proyecto prospectivo/vigilancia 4 Todo proyecto de Prospectiva Ocupacional, requiere de un equipo de trabajo que permita su efectiva ejecución, la prospectiva no es una disciplina individual. En el Sistema PREVIOS se recomienda contar con un equipo de trabajo que permita desarrollar adecuadamente la ejecución del proyecto. A continuación, se presenta la estructura organizativa bajo la cual se deberá desarrollar un proyecto prospectivo. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento, La descripción de cargos, el perfil, las funciones, las competencias y la dedicación que se deben considerar para la definición del equipo se amplían en el documento Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional del SENA PREVIOS. 10

11 Etapa 3- Ficha de registro de proyecto prospectivo Con el fin de llevar un registro de los proyectos de Prospectiva Ocupacional realizados dentro del Sistema PREVIOS, es de gran relevancia gestionar a través de la plataforma electrónica senaprevios.com una ficha que permita registrar los elementos clave del proyecto para su correcto seguimiento y control. El formulario que se debe diligenciar por cada proyecto contiene los siguientes ítems a saber: Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

12 6.2. Fase 2 Prospectiva Para esta fase 5 se establece una secuencia lógica de métodos prospectivos que pretenden sistemáticamente generar un análisis estratégico del entorno y la construcción y formulación de escenarios y apuesta de futuro en el proceso de Prospectiva Ocupacional. Fuente: Instituto de prospectiva, innovación y gestión del conocimiento En el siguiente esquema se relacionan los métodos en función de su contribución a la fase metodológica planteada. 5 Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional. 12

13 Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento hb

14 hjbbhvgvgssss Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento

15 6.3. Fase 3 Post - Prospectiva La fase Post - Prospectiva, está compuesta por tres etapas 6 que permitirán su efectivo desarrollo, tales etapas se denominan: Identificación de elementos clave para la toma de decisiones, identificación de factores críticos de vigilancia y construcción del informe final. Etapa 1- Identificación de elementos clave para la toma de decisiones En la etapa 1 de la fase Post - Prospectiva, denominada identificación de los elementos clave para la toma de decisiones se determinan aquellos factores que permiten contribuir al logro de los procesos misionales del SENA. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento Para conocer las definiciones de cada etapa, remitirse al documento denominado Guía Principal del Sistema de Prospectiva, Vigilancia e Inteligencia Organizacional

16 Etapa 2 - Identificación de factores críticos de vigilancia La etapa 2 de la fase Post - Prospectiva denominada Identificación de factores críticos de vigilancia, se desarrolla con el fin de realizar seguimiento, monitoreo y actualización de las variables que configuran la apuesta de futuro definida en el proyecto. Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento,

17 Etapa 3- Construcción del informe final Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento. Universidad del Valle, TABLA DE CONTENIDO PARA EL INFORME DE UN PROYECTO DE PROSPECTIVA OCUPACIONAL INTRODUCCIÓN 1. ELEMENTOS CONCEPTUALES DE LA TEMÁTICA 1.1. Objetivo general 1.2. Objetivos específicos 1.3. Identificación del problema 1.4. Justificación del problema 2. ANÁLISIS ESTRATÉGICO DEL ENTORNO 2.1. Resultados de la vigilancia estratégica

18 2.2. Resultados del análisis de brechas 2.3. Resultados del panel de expertos 2.4. Identificación de tendencias en el tema 3. CONSTRUCCIÓN Y FORMULACIÓN DE ESCENARIOS 3.1. Priorización de variables 3.2. Formulación de escenarios 3.3. Identificación de escenario apuesta 3.4. Análisis de actores 4. RECOMENDACIONES PARA LA TOMA DE DECISIONES ESTRATÉGICAS 4.1. Elementos clave para la toma de decisiones 4.2. Factores críticos de vigilancia 5.BIBLIOGRAFÍA 6.ANEXOS 18

19 7. Cronograma de desarrollo de un proyecto de Prospectiva Ocupacional Un proyecto Prospectivo Ocupacional para su adecuado desarrollo requiere como mínimo un tiempo de ejecución de 6 meses, distribuido de la siguiente manera: Fuente: Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento

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