DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA : EL PROCEDIMIENTO OPERATIVO AUTOR: JAVIER INDARTE SALINAS

2 INTRODUCCIÓN CONTENIDO 1. LA DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS 2. EL TRAZADO DE LOS CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS 3. EL DISEÑO DE LOS DOCUMENTOS A UTILIZAR 4. LA IDENTIFICACIÓN DE LAS TAREAS 5. LA REDACCIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 1. DEFINICIÓN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEFINICION DEL SISTEMA INFORMATIVO La definición del sistema informativo consiste en identificar todas las informaciones que son necesarias para la toma de decisiones en la empresa, tanto en el ámbito general como en cada uno de los procesos que realizan los diferentes departamentos. Este proceso de identificación de informaciones se puede hacer de dos maneras:

3 Hablando con los responsables de las distintas áreas: lo normal es reunirse con los responsables de los distintos departamentos para que nos describan las tareas administrativas y los procesos productivos, o relacionados con la producción, de sus respectivas áreas. Es un procedimiento sencillo, pero tiene el problema de que los responsables tienden a transmitir los problemas de su trabajo y no las informaciones que necesitarían para realizarlo con eficacia. Siguiendo la secuencia del proceso productivo: con este sistema, lo que se hace es efectuar un recorrido por todos los departamentos de la empresa tomando nota de cada una de las operaciones que se realizan en ellos (operaciones relacionadas con el proceso de producción y su reflejo administrativo). El inconveniente principal de este sistema es que es un procedimiento complejo, especialmente en empresas de producción de nivel tecnológico medio-alto. Normalmente, lo ideal es una combinación de ambos métodos, dando más importancia a uno u otro según sea el tipo de empresa, la capacidad de los responsables de cada área y nuestra capacidad para comprender y asimilar todo el proceso. Una vez enumeradas e identificadas las informaciones, procederemos a eliminar aquellas que se encuentren duplicadas y, a continuación, las agruparemos por naturaleza (informaciones de compras, de producción, de ventas, etc.). Este paso del proceso es muy importante ya que permite establecer qué informaciones son necesarias (documentos y contenido de los mismos). El siguiente paso consiste en identificar las características particulares de las informaciones. Para ello analizaremos:

4 La rapidez de respuesta: es decir, si la elaboración de la información se ha de hacer de forma inmediata o no. El tipo de soporte para la información: hay que ver si la información se desea guardar de forma permanente o si, por el contrario, se puede destruir. La cantidad de datos a tratar: se debe evaluar el número de datos que se van a manejar para generar dichas informaciones. La complejidad en el procedimiento de obtención: no es lo mismo tomar los datos de una fuente única que combinarlos de fuentes diversas. Los distintos destinos dentro de la empresa: consiste en averiguar que informaciones deben ir a cada departamento de la empresa, la frecuencia y el número de las mismas. DEFINICION DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA INFORMATIVO En ésta fase, trataremos de definir el tipo de sistema informativo que necesita la empresa. Dicho sistema puede ser manual o mecanizado. Hoy en día, lo más normal es apoyarnos en el uso de un ordenador y de los programas correspondientes. Si se debe tener en cuenta que no todas las áreas de la empresa tienen que estar mecanizadas. Si los condicionantes del punto anterior no son muy representativos, no será necesario recurrir a elementos mecánicos para el tratamiento de la información. Esto suele ocurrir en empresas de bajo nivel tecnológico y/o de escaso volumen de negocio.

5 NOTA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Generalmente, cuanto mayor es el volumen de datos a tratar, mayor será la importancia del tratamiento mecanizado de la información. A pesar de todo, NUNCA, el tratamiento automático excluye la necesidad de generar ciertas informaciones de forma manual. BOCETO DE LA SOLUCION ADOPTADA Consiste en la realización de un prototipo de como vamos a llevar, a la práctica, la solución al sistema informativo. Este boceto o prototipo debe ser de tipo gráfico pues debe servir para explicar, a los responsables de las distintas áreas, la solución que se ha adoptado. En este boceto se deben considerar las siguientes alternativas: En aquellos casos en que la transformación de datos en informaciones se realiza de forma centralizada y proporciona los resultados de la misma forma, debemos proceder a diseñar un tipo de solución DESCENTRALIZADA, es decir, llevar los datos y los resultados a los lugares donde se toman las decisiones. Así, en cada uno de los centros decisorios se deben generar los datos y confeccionar las informaciones que necesitan, pero de tal forma que los medios para lograrlo sean únicos.

6 Cuando la empresa posee diferentes centros de trabajo, cada uno de ellos debe tratar los datos, las informaciones y los procedimientos como si se tratase de empresas distintas, aunque el procedimiento sea único. En general, el boceto debe transmitir claridad y facilitar la comprensión de la solución. También debe ser breve para evitar que los responsables de las distintas áreas, se preocupen sólo de su departamento y no presten atención a las características de la solución de los departamentos ajenos. Un ejemplo de ambas variantes lo constituye una entidad bancaria (oficina central, sucursales y cajeros automáticos). Cuando se han definido las diferentes alternativas y elaborado un boceto de solución se está en disposición de comenzar a tomar decisiones sobre el sistema informático. Este es el objeto del siguiente punto. DESARROLLO DEL MODELO INFORMATICO Si el sistema informativo resultante es del tipo manual, no será necesario considerar este punto. Cualquier equipo informático, para poder funcionar como herramienta de gestión, debe permitir la captación de una serie de datos y, a través de una serie de cálculos, la generación de las distintas combinaciones de informaciones.

7 Para lograr lo anterior será necesario que diseñemos los diferentes formatos de entrada de datos (básicamente diseños de pantalla) y los correspondientes formatos de salida de informaciones (consultas por pantalla y listados). A este diseño de los formatos de datos e informaciones (diseños de pantalla, listados de impresora, etc.), lo denominamos ANALISIS FUNCIONAL. Los diseños de salida de información, se deben constatar con los usuarios, es decir con aquellos que van a utilizar las informaciones para realizar su trabajo (gestionar, tomar decisiones, etc.. Dentro de estos usuarios se incluyen dos grandes grupos: Los que toman decisiones: con estos, se constata normalmente, los formatos de salida de informaciones (consultas visuales, impresas, etc.). Los que introducen datos: con ellos se constata que se consideran todos los datos básicos que son necesarios y se trabaja sobre la entrada de los datos. Una vez realizado el análisis funcional se tendrían que definir los procesos internos del ordenador: ficheros a utilizar, formato de los mismos, procesos de grabación, procesos de salida de informaciones, etc. Esto último sería el ANALISIS ORGANICO. Esta parte es propia de expertos informáticos. Finalmente, se tendrán que confeccionar los programas informáticos correspondientes, es decir, se deberán desarrollar las aplicaciones necesarias para que el sistema informático realice las funciones que se le encomienden. Por el desarrollo de los paquetes de programas estándar, todo lo que se comenta en este punto está orientado a que los responsables de buscar software, para la empresa, tengan una visión clara de las necesidades de la misma. En cualquier demostración de un paquete informático, éste parece estupendo y maravilloso y

8 según el vendedor, se adapta a nuestras necesidades como un guante a una mano. La realidad es distinta, y si nuestra empresa no sigue procedimientos estándar (cosa habitual en el mundo real), se descubre que la solución informática es un parche que no mejora la capacidad de toma de decisiones ni la calidad de la información que se maneja. Un ejemplo de lo anterior podría ser: supongamos que en nuestra empresa se realizan los pagos mediante pagaré y que el número de pagos es de 2000 por mes. Esta emisión de pagos la realizamos en dos o tres sesiones, y en cada una de ellas procederemos a seleccionar los pagos que deseamos realizar emitir el consiguiente documento (en este caso pagaré). En el mercado nos ofrecen dos tipos de paquete de tesorería: uno en el que los pagos se seleccionan de forma manual, uno a uno, y otro en el que el proceso de selección se basa en la introducción de ciertos parámetros. Si el número de pagos es pequeño, podemos seleccionar cada uno de ellos sin problemas, pero si el número de pagos es grande, el tiempo invertido en este tipo de proceso será elevado. El tiempo supone coste para la empresa, sin contar la posibilidad de errores. Si cuando estamos evaluando los dos paquetes, tenemos claras las necesidades de nuestro sistema informativo, no será necesario que perdamos tiempo evaluando aquello que no nos sirve (considerando sus características básicas).

9 2. EL TRAZADO DE LOS CIRCUITOS ADMINISTRATIVOS DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS En este punto se tienen que definir y diseñar, cuando sea necesario, los distintos documentos que se van a utilizar en el proceso. Además, será preciso definir el recorrido que tendrán dichos documentos dentro de la empresa y las tareas que deben realizar los distintos puestos de trabajo. Circuitos de documentos: es el recorrido que siguen los distintos documentos de la empresa (albaranes, facturas, etc.), a través de los distintos departamentos de la misma. Tareas por puesto: son los trabajos, sólo a efectos administrativos, que se realizan en los diferentes puestos de trabajo de la empresa. Conviene no confundir las tareas de un puesto de trabajo con las tareas que realiza la persona asignada a dicho puesto. 3. EL DISEÑO DE LOS DOCUMENTOS A UTILIZAR DOCUMENTOS A UTILIZAR Habrá que decidir, y en su caso diseñar, los documentos que se van a utilizar, tanto en el manejo de los datos como en el tratamiento de las informaciones.

10 NORMAS DE CODIFICACIÓN Se deberá especificar las características de todos los datos que se introducen en el ordenador, de tal forma que cuando se genere un nuevo dato, éste guarde relación con los anteriores. NORMAS DE CONTROL INTERNO Serán los requisitos que debe cumplir cada documento en su recorrido por los diferentes puestos de trabajo. 4. LA IDENTIFICACIÓN DE LAS TAREAS En esta fase se pretende implantar y poner en funcionamiento el sistema informativo que se ha diseñado. Para ello será preciso definir una serie de fases: EVALUACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO En esta fase se debe evaluar y cuantificar la carga de trabajo de cada puesto de trabajo. Esta evaluación se realiza sólo en lo que respecta a los procedimientos administrativos. Por ejemplo: número de albaranes y número de líneas promedio a introducir cada día.

11 ASIGNACIÓN Una vez evaluada la carga de trabajo de cada puesto, es preciso asignar personas, adecuadas en número y capacidad, para realizar dichas tareas. FORMACIÓN En esta fase se trata de enseñar, a todas las personas afectadas, lo que tienen que hacer en sus respectivos puestos de trabajo, ya sea a nivel manual o de utilización del ordenador (qué tareas deben realizar, documentos a utilizar, forma de cumplimentarlos, etc.). PRUEBAS TEST Consiste en someter al sistema informático a una serie de pruebas lo más aproximadas posibles a la realidad para constatar que funciona correctamente y que responde a las expectativas formuladas. CONTROL Y SEGUIMIENTO Durante un cierto período de tiempo es necesario comprobar que el sistema informativo cumple, y mantiene el nivel de calidad, con lo que se le ha signado en el momento de su formulación.

12 ACTUALIZACIÓN CONSTANTE Esta fase es consecuencia de las variaciones que se producen en el entorno de la empresa. Este entorno, al cambiar cada vez con mayor rapidez, produce un envejecimiento en los procedimientos de la empresa. Para evitar esta pérdida de calidad, es conveniente proceder una revisión periódica de todo el sistema informativo de la empresa. 5. LA REDACCIÓN DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Como consecuencia de la definición de los circuitos administrativos y de las tareas por puesto de trabajo, es necesario confeccionar una serie de manuales den procedimiento con las normas y pautas a seguir en el desarrollo de dicho trabajo administrativo. Hasta ahora, al definir los circuitos administrativos, estábamos especificando los documentos que se iban a utilizar y el recorrido de los mismos por los distintos puestos de trabajo. Junto a lo anterior, la definición de las tareas nos estaba especificado lo que había que hacer con los mencionados documentos (o con tareas de carácter más general, no sujetas al uso de un documento en sentido estricto). La redacción de los manuales se debe realizar para especificar, exactamente, lo que hay que hacer en cada puesto de trabajo y cómo se debe hacer. Esto significa que hay que dar un paso más allá en el detalle de las mencionadas tareas.

13 En general, los manuales con los procedimientos y normas administrativas, se detallarán para cada puesto de trabajo y, si es posible, se refundirán, de tal manera que se pueda entregar a cada persona que realiza las tareas de un puesto de trabajo, su propio manual. En estos manuales es necesario contemplar: La tarea que hay que realizar Cómo se debe realizar dicha tarea Quién es el encargado de ejecutar dichas tareas Cuando se deben realizar las tareas Qué normas hay seguir al realizar las tareas Cual es el destino de los distintos documentos que se utilizan Cuales son las normas de control interno por las que hay que regirse Qué documentos se deben emplear En resumen, se trata de confeccionar un libro de instrucciones para cada puesto de trabajo, con todas las tareas que hay que realizar y las normas y procedimientos que hay que seguir.