Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero

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1 (6&8(/$683(5,25'(,1*(1,(526,1'8675,$/(6 81,9(56,'$''(1$9$55$,1'8675,,1-,1(58(1*2,0$,/$.2(6.2/$ 1$)$552$.281,%(576,7$7($ Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero San Sebastián, 4 de Noviembre de 1996 Colección preparada por: Javier García de Jalón de la Fuente Rufino Goñi Lasheras Ignacio Rodríguez Garrido José María Sarriegui Domínguez Iñigo Girón Legorburu Alfonso Brazález Guerra

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN Elementos que componen una presentación Diapositivas o Transparencias (Slides) Apuntes para los participantes (Handouts) Notas para el orador (Speaker Notes) Esquemas (Outlines) Términos aplicables a las presentaciones Plantilla (Template) Presentación por defecto de PowerPoint (Default presentation) Patrones (Master) START Creación de presentaciones Descripción de la pantalla Barra de título Barra de estado Barra de desplazamiento Opciones de visualización en PowerPoint Barra de Menús Barra de herramientas Diapositivas, Plantillas y Patrón de diapositivas Trabajar con diapositivas y diseños Trabajar con plantillas Trabajar con el Patrón de diapositivas AÑADIR TEXTO A LAS DIAPOSITIVAS Escribir texto Para escribir el título de una diapositiva Para escribir texto en una diapositiva Escribir texto en las formas geométricas Para escribir texto en una forma geométrica Uso de la herramienta Texto Selección y edición de texto Mover texto usando el ratón Copiar y pegar texto usando el ratón Formato de texto Cómo dar formato al texto Formato de párrafos Cómo dar formato a los párrafos Trabajar con texto en el modo de ver Esquema Términos aplicables a los esquemas Como trabajar con texto en el modo de ver Esquema Cómo utilizar una tabla de Microsoft Word Crear e insertar una tabla de Microsoft Word Editar una tabla Microsoft Word, TRABAJO CON LOS OBJETOS DE POWERPOINT Términos aplicables a los objetos Selección y agrupación de objetos Selección y anulación de la selección de objetos Agrupamiento de objetos Desplazamiento y alineación de objetos Desplazamiento de objetos Alineación de objetos Girar y dar la vuelta a los objetos Cómo girar y dar la vuelta a objetos Cortar, copiar, pegar y duplicar objetos Cambiar el tamaño de los objetos NOTAS, DOCUMENTOS, PRESENTACIONES CON DIAPOSITIVAS E IMPRESION Crear y usar notas y documentos....26

3 5.2 Crear y hacer presentaciones con diapositivas Cómo crear y hacer presentaciones con diapositivas Imprimir una presentación Objetos interactivos...30

4 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página 1 1. INTRODUCCIÓN PowerPoint es un programa que contiene un conjunto completo de herramientas para preparar presentaciones gráficas (diapositivas, transparencias, presentaciones en la pantalla de un PC o con proyector de pantalla gigante, etc.) 1, del tipo de las que son utilizadas normalmente en exposiciones orales. La función principal de trabajo con PowerPoint es la creación de presentaciones. Las presentaciones se crean redactando texto y diseñando las diapositivas o transparencias. En PowerPoint toda la presentación se encuentra en un solo archivo, es decir, todo está bajo el mismo techo. Esto incluye todas las diapositivas, el esquema, las notas para el presentador y los apuntes o copias para repartir a los asistentes, así como toda la información acerca del formato que se haya incluido en la presentación. PowerPoint se puede considerar como una aplicación multimedia, debido a que permite la inclusión de texto, gráficos, fotografías y hasta sonido y vídeo. Además puede generar presentaciones que se desarrollan de forma automática. Incluye también diversos efectos especiales para introducir las distintas diapositivas (transición), así como para ir introduciendo el contenido de cada una de las diapositivas. La versión de PowerPoint que se va a presentar en el siguiente documento es la versión 7.0 para Windows 95 (en inglés). Esta versión del programa no es compatible con la anterior, es decir, con PowerPoint 4.0. La versión 7.0 lee los ficheros de la versión anterior, pero tiene que realizar una conversión de formato. Por su parte, la versión 4.0 no es capaz de leer los ficheros creados con la 7.0, a no ser que en esta última versión se guarden con el formato de la versión anterior, eligiendo la opción apropiada en la caja de diálogo que se abre con Save As. En este manual, para la mayoría de los comandos, menús y cajas de diálogo se incluye entre paréntesis su nombre o versión en View Slide View Outline castellano. 1.1 ELEMENTOS QUE COMPONEN UNA PRESENTACIÓN A continuación se realiza una breve descripción de cada una de las formas en las que se puede ver (o partes que pueden componer) una presentación Diapositivas o Transparencias (Slides) Las diapositivas constituyen las páginas de una presentación. Las diapositivas pueden contener títulos, textos, gráficos, objetos dibujados, formas, imágenes Handouts Speaker Notes prediseñadas, así como elementos visuales y gráficos creados con otras aplicaciones. Las diapositivas se pueden imprimir en blanco y negro o en color, e incluso en formato para proyector de diapositivas de 35mm a través de un servicio de impresión proporcionado por compañías independientes o usando una reproductora de película. 1 A lo largo de este manual se utilizarán las palabras diapositiva y transparencia de modo indistinto e intercambiable. En el mismo sentido podría utilizarse en otras ocasiones la palabra pantalla.

5 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página Apuntes para los participantes (Handouts) Con el fin de acentuar la influencia de la presentación, PowerPoint proporciona la opción de imprimir notas o apuntes para distribuir entre los participantes. Estos documentos consisten en copias reducidas o miniaturas impresas de las diapositivas, incluyendo dos, tres o seis por página. Además, si se desea, se puede imprimir información adicional en cada una de las páginas, como por ejemplo el nombre de la empresa que realiza la presentación, la fecha y el número de página Notas para el orador (Speaker Notes) También se pueden crear e imprimir unas páginas especiales llamadas notas para el orador. En cada una de las páginas de notas para el orador aparece una imagen reducida de la diapositiva correspondiente, junto con cualquier nota o comentario para uso personal que el autor haya escrito sobre la misma, de modo que él la pueda ver mientras está hablando, pero no el público que asiste a su presentación Esquemas (Outlines) El usuario tiene la opción de trabajar con su presentación en forma de esquema 2. En el esquema aparecen los títulos y el texto principal de cada transparencia, pero no los elementos gráficos ni el texto que se haya escrito con la herramienta Text ( Texto ). Los esquemas pueden imprimirse de modo análogo a cualquier otro documento. Los esquemas son útiles para organizar las ideas en la fase inicial de preparación, para introducir texto, para distribuirlo en distintas diapositivas, etc. 1.2 TÉRMINOS APLICABLES A LAS PRESENTACIONES Plantilla (Template). Una plantilla es un modelo de presentación cuyo formato y combinación de colores puede aplicarse (servir como modelo) a cualquier otra presentación. PowerPoint incluye más de 100 plantillas diseñadas profesionalmente, pero cualquier presentación se puede utilizar como plantilla en cualquier momento para otra presentación. Normalmente la plantilla se utiliza como fondo y como localizador de los distintos elementos de las diapositivas de una presentación Presentación por defecto de PowerPoint (Default presentation). PowerPoint incluye una presentación por defecto que posee su propia combinación de colores, estilos de fuentes, etc. Este es el formato de presentación que se obtiene al elegir la opción Blank Presentation ( Presentación en blanco ) en el cuadro de diálogo inicial Patrones (Master). PowerPoint posee patrones o master para cada uno de los componentes clave que forman parte de una presentación; uno para las diapositivas, uno para el esquema, otro para las notas del orador y un último para las notas o apuntes que se distribuyen a los participantes. Las imágenes y el texto que se incluyan en los patrones aparecerán en cada diapositiva y página de notas. Cuando se aplica una plantilla, los patrones de la presentación son los de la plantilla. 2 En muchos aspectos, los esquemas de PowerPoint son similares al modo esquema de Word.

6 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página 3 2. START Para arrancar PowerPoint en Windows 95 se puede hacer desde el menú Start o Start/Programs del modo habitual, también se puede buscar con el Explorer la ventana del grupo de programas en el que está PowerPoint y posteriormente hacer doble clic sobre el icono correspondiente. Asimismo es posible arrancar PowerPoint haciendo doble clic desde el Explorer sobre cualquier fichero creado con PowerPoint (extensión *.ppt); si es un fichero producido con la versión 4.0, se realizará la conversión de formato a la versión 7.0. El primer cuadro de diálogo que aparece nada más arrancar PowerPoint tiene por título PowerPoint. En él se permite al usuario seleccionar el modo de creación de la presentación, o bien abrir una presentación ya existente 3. PowerPoint posee un modo de edición de presentaciones con ayuda o asistente (Wizard), el Asistente de Contenido Automático. Si no se desea dejarse guiar para crear la presentación, tiene dos opciones más, la primera de ellas permite definir una plantilla para la presentación, y la otra comienza con una presentación en blanco. Figura 1. Cuadro de diálogo inicial de PowerPoint. Mediante el AutoContent Wizard (Asistente de Contenido Automático) se puede crear de forma muy rápida una presentación. Este Asistente comenzará con una diapositiva de título y después permitirá elegir entre una variedad de categorías de presentaciones. Podrá seleccionarse entre temas tales como vender un producto, servicio o idea, recomendar una estrategia a seguir o comunicar malas noticias. Aunque con el Asistente resulta muy cómodo la creación de transparencias, no se tiene ningún control sobre ellas. La segunda opción del cuadro de diálogo inicial, Template (Plantilla) sirve para elegir una plantilla de la presentación que se va a realizar. No tiene mayor importancia, si no se define en este punto la plantilla de la presentación, debido a que puede realizarse en cualquier momento de la edición de la presentación. La última opción, Blank Presentation (Presentación en blanco), es la que permite crear una nueva presentación partiendo desde cero. Por eso pregunta en el siguiente cuadro de dialogo el formato de la primera diapositiva que se va a definir (Figura 2). 2.1 CREACIÓN DE PRESENTACIONES Una forma fácil de construir una presentación es por medio de los formatos predeterminados para las diapositivas. Los formatos de las diapositivas se eligen en el cuadro de diálogo que aparece al activar el comando New Slide (Diapositiva nueva) del menú Insert (Insertar). Existe una gran 3 Si se quiere abrir una presentación en la que se ha trabajado recientemente, lo más práctico es pulsar Cancel y buscar en la parte inferior del menú File los nombres de los ficheros más recientes con los que se ha estado trabajando.

7 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página 4 variedad de diseños de diapositivas que contienen marcadores de posición para facilitar la inclusión de texto, gráficos, tablas, imágenes prediseñadas y otros objetos. PowerPoint permite cambiar la apariencia de la presentación en cualquier momento; es decir, el formato, los colores, etc. Siempre se puede aplicar una plantilla diferente o cambiar la combinación de colores para la presentación. Como ya se ha mencionado anteriormente PowerPoint incluye más de 100 plantillas diseñadas profesionalmente. Cada plantilla contiene su propia combinación de colores, patrón de diapositivas diseñado Figura 2. Distintos formatos de Diapositiva. especialmente y tipos de letra seleccionadas particularmente para armonizar con el diseño general de la presentación. Además, cualquier presentación puede utilizarse como plantilla para otras. De tal manera que una apariencia especial diseñada para una presentación concreta, puede ser guardada como plantilla para posteriores presentaciones en las que se desee aplicar esa apariencia. 2.2 DESCRIPCIÓN DE LA PANTALLA La ventana principal de PowerPoint tiene muchos elementos en común con otras aplicaciones de Microsoft Office, como pueden ser Word o Excel. Una vez que se ha arrancado el programa, aparecerá una ventana como la que se muestra en la Figura 3, aunque pueden existir ligeras variaciones dependiendo de la configuración definida por el usuario. La estructura de una ventana de PowerPoint está compuesta por los siguientes elementos. Barra de título (Parte superior de la pantalla) Barra de estado (Parte inferior de la pantalla) Barra de desplazamiento (a la derecha) Barras de herramientas (Situables y configurables por el usuario) Estándar Formato Dibujo Opciones de visualización Figura 3. Pantalla principal de PowerPoint de las diapositivas (Botones en la parte inferior izquierda). Barra de menú (Debajo de la barra de título).

8 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página Barra de título Como es habitual la barra de título contiene los siguientes elementos: Menú de control. Contiene los elementos habituales de control (mover, minimizar o iconizar y ampliar o cerrar ) de cualquier ventana en Windows 95 (ver Figura 3). Nombre de la aplicación y del archivo activo. Botones de minimización, control de tamaño de la ventana y de cierre de la aplicación Barra de estado La barra de estado está situada en la parte inferior de la pantalla. En ella se muestran, a medida que se trabaja, los mensajes que describen lo que se está observando y haciendo en la ventana de PowerPoint. Normalmente, la barra de estado indica la diapositiva visible en ese momento y cuando se elige un comando, lo que éste es capaz de realizar. A la derecha de la barra de estado hay dos botones New Slide (Diapositiva nueva) y Slide Layout (Diseño de la diapositiva). Al hacer clic en el botón New Slide (Diapositiva nueva) aparecerá el cuadro de dialogo correspondiente (Figura 2) y se añadirá una diapositiva nueva en la presentación inmediatamente después de la diapositiva que se encuentre activa en ese momento. La diapositiva tendrá el diseño que se haya elegido en dicho cuadro de dialogo. El botón de Slide Layout (Diseño de la diapositiva) permite cambiar el diseño de la diapositiva actual Barra de desplazamiento A la derecha de la ventana de PowerPoint hay una barra de desplazamiento. Esta barra y las flechas dobles le permiten pasar de una diapositiva a otra, avanzando y/o retrocediendo de una en una, o yendo directamente a la diapositiva deseada Opciones de visualización en PowerPoint PowerPoint posee 5 modos diferentes de visualización para crear una presentación. Cada uno de ellos proporciona una perspectiva distinta del trabajo y ofrece capacidades diferentes. Se puede cambiar el modo de visualización utilizando los botones View (Ver) ubicados en la parte inferior izquierda de la ventana de PowerPoint ( ) o mediante el menú View (Ver) Ver diapositivas En este modo se ve una diapositiva a la vez. Se puede escribir texto, cambiar el diseño de la diapositiva, añadir imágenes, añadir formas geométricas, así como añadir gráficos y elementos visuales creados con otras aplicaciones. Figura 4. Modo View Slides.

9 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página Ver esquema En este modo se pueden ver solamente los títulos y el texto principal de las diapositivas en el formato típico de los esquemas. Este modo de visualización es excelente para organizar la presentación y desarrollar rápidamente el contenido de la misma. Además es la mejor configuración para introducir texto y dividir una diapositiva en dos Ver clasificador de diapositivas En este modo se puede ver una miniatura de cada diapositiva completa con gráfico y texto. Permite ver toda la presentación a la vez, pudiendo apreciar su flujo. Aquí se pueden ordenar las diapositivas, añadir efectos de transición y establecer los intervalos de tiempo de las diapositivas para las presentaciones automáticas. Se puede controlar el tamaño y el número de diapositivas visibles en la pantalla con el zoom de la barra de herramientas. Figura 5. Modo View Outline Ver páginas de notas En este modo el orador puede crear las notas que utilizará para la explicación oral de todas aquellas diapositivas de la presentación que se desee. En la zona de notas se puede dibujar y escribir como en el modo de ver diapositivas. Sirve para anotar las ideas que se quieren transmitir mientras el público ve el texto de la diapositiva. Figura 6. Modo Slide Sort Ver presentación con diapositivas Clicando este icono o eligiendo en el menú View (Ver) el comando Slide Show se pueden ver las diapositivas en forma de presentación automática en la pantalla completa del PC. Cada diapositiva llenará completamente la pantalla. Se pueden apreciar los efectos de transición e intervalos que se establecieron en el modo de ver Slide Sort (Clasificador de diapositivas). Se sale de este modo pulsando la tecla ESC. Clicando con el ratón en cualquier punto, con INTRO o con la tecla Flecha Derecha, se va a la siguiente diapositiva, mientras que con la tecla Flecha Izquierda se vuelve a la anterior Barra de Menús La barra de menús contiene la lista de menús propios de PowerPoint. Cada menú contiene una lista de diversos comandos, que se aplicarán según la necesidad en cada caso. A continuación se hace una breve descripción de algunos comandos del menú File (Archivo). Figura 7. Modo View Notes. Figura 8. Modo Slide Show.

10 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página 7 New... Open... Close Save: Save As Properties Slide Setup: Print... Permite crear un nuevo fichero de PowerPoint. Abre un fichero de PowerPoint ya existente. Se ofrece la posibilidad de abrir el documento en modo de lectura (Read Only), con el fin de evitar modificaciones accidentales en el fichero original. Cierra un fichero o documento activo. Cuando se selecciona esta opción sin haber salvado previamente el fichero aparece una caja de diálogo que pregunta si se desean guardar los cambios realizados. Actualiza en el disco la información del documento en el que se está trabajando, sin opción de modificar el nombre del fichero o guardarlo en otro directorio, a menos que sea la primera vez que se salva el fichero en el disco. Permite guardar el fichero activo con otro nombre o en un lugar diferente del disco. Si se selecciona el mismo nombre y directorio aparece un cuadro de diálogo preguntando si se desea reemplazar el fichero original. Permite al usuario definir una serie de datos adicionales para poder posteriormente identificar el contenido del fichero. Estos datos son el nombre del fichero, el directorio en el que se encuentra, fichero en el que está la plantilla, número de diapositivas, título, tema, autor, palabras clave, comentarios, etc. Abre un cuadro de diálogo donde se pueden definir los tamaños de la diapositiva orientaciones, numeraciones de diapositivas desde una dada, etc. Es importante definir al comienzo de la edición de la presentación la forma en la que se van a mostrar las transparencias. Si van a ser impresas en papel es conveniente definir el tamaño correspondiente a la hoja (normalmente DinA4), mientras que si se realiza una presentación automática el tamaño se debe corresponder con el de la pantalla del PC. Este comando permite imprimir la parte que se desee del documento activo, ya sean las diapositivas, las notas para los oyentes, las anotaciones para el orador o el esquema. Además permite definir el número de copias, las diapositivas que se desean imprimir y un conjunto de opciones más, como por ejemplo la impresión en blanco y negro. En muchos aspectos es similar al comando Print de Word Barra de herramientas Las barras de herramientas proporcionan un acceso instantáneo a las herramientas y comandos de uso más frecuente. Cuando se inicia PowerPoint por primera vez, aparecerán horizontalmente la barra de herramientas Estándar (Standard Toolbar) y la barra de herramientas de Formato (Format Toolbar), justo debajo de la barra de menús, y la barra de herramientas Dibujo (Draw Toolbar) verticalmente, a la izquierda de la ventana. Cada una de las opciones de visualización de PowerPoint presenta automáticamente barras de herramientas diferentes. Se pueden mostrar tantas barras de herramientas como se deseen, o bien, hacer que todas desaparezcan de la pantalla. Esto dependerá de lo que el usuario desee y del tamaño de la pantalla. Además, se puede personalizar cada una de las barras de herramientas añadiendo o eliminando botones en la misma. Los botones que se deseen incluir estarán disponibles a través del cuadro de diálogo Customize Toolbars (Personalizar barras de herramientas) del comando Customize (Personalizar) en el menú Tools (Herramientas). También se puede crear una barra de herramientas de usuario personalizada (Customize Toolbar) que incluya sólo aquellos botones que se usan con más frecuencia.

11 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página 8 Para ocultar o mostrar una barra de herramientas, se selecciona en el menú View (Ver) el comando Tools (Herramientas). En el cuadro de diálogo correspondiente aparecerán marcadas las barras de herramientas visibles. Si se desea ocultar/mostrar una barra o barras basta con hacer clic en la casilla ubicada a la izquierda del nombre de la barra o barras que se desee ocultar. De esta forma desaparecerá/aparecerá la marca de la casilla, indicando que la barra correspondiente se halla oculta/visible. A continuación se hace clic en OK (Aceptar). También se pueden personalizar las barras de herramientas clicando el botón derecho del ratón sobre una de las barras de heramienta. Para cambiar la posición o el tamaño de una barra de herramientas basta con hacer clic en un lugar vacio de la barra de herramientas (es decir, no en un botón) y arrastrarla a otra posición de la pantalla. 2.3 DIAPOSITIVAS, PLANTILLAS Y PATRÓN DE DIAPOSITIVAS Trabajar con diapositivas y diseños Todas las presentaciones nuevas que se creen con PowerPoint precisan al menos de una primera diapositiva. Después se añadirán más diapositivas a medida que se vaya diseñando la presentación. Algunas de las diapositivas tendrán texto, otras elementos visuales y otras elementos gráficos. Se pueden añadir diapositivas en la presentación en cualquier momento mediante el comando New Slide (Diapositiva nueva) del menú Insert (Insertar) o haciendo clic en el botón del mismo nombre que se encuentra en la barra de estado. No importa la opción de visualización en la que se encuentre. PowerPoint añadirá la diapositiva a continuación de la que se encuentre activa. Si se está trabajando con los patrones, la diapositiva nueva se convertirá en la primera diapositiva de la presentación. Se puede seleccionar el diseño de la nueva diapositiva por medio del diseño automático que aparecerá en el cuadro de diálogo New Slide (Diapositiva nueva). Aparecerán marcadores de posición para los diferentes tipos de objetos de los diseños automáticos; algunos para títulos y texto y otros para imágenes prediseñadas, gráficos y organigramas. Los marcadores de posición permiten un acceso rápido a los diferentes elementos gráficos de PowerPoint. Simplemente se debe hacer doble clic dentro de cualquiera de los marcadores de posición para añadir el tipo de objeto correspondiente o hacer clic una sola vez para añadir texto en cualquiera de ellos Términos aplicables a las diapositivas y diseños Diseños automáticos. Son los diseños de diapositivas que se encuentran disponibles al añadir una diapositiva nueva en la presentación. Los diseños automáticos contienen marcadores de posición para los títulos, el texto y otros objetos, como por ejemplo imágenes prediseñadas y gráficos. Se puede cambiar el diseño de una diapositiva en cualquier momento usando el botón SlideLayout (Diseño de la diapositiva) de la barra de estado. El marcador de posición para el título es el cuadro para el título que aparece cuando se crea una diapositiva nueva. Se hace clic en este marcador de posición y se escribe el título de la diapositiva. Área para los objetos de los Diseños automáticos. Son el cuadro o cuadros, además de los marcadores de posición para el título y el texto. Los tipos de marcadores de posición para objetos son: de texto, gráficos, tablas, organigramas e imágenes prediseñadas. Simplemente debe hacerse clic en ellos sólo una vez para añadir texto o dos veces para añadir el tipo de objeto correspondiente.

12 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página Crear una diapositiva nueva Para crear una diapositiva nueva debe seleccionarse el comando New Slide (Diapositiva nueva) del menú Insert (Insertar); o bien debe hacerse clic en el botón New Slide (Diapositiva nueva) de la barra de estado. Puede utilizarse la barra de desplazamiento para ver el resto de diseños. Se selecciona el diseño deseado y después se elige OK (Aceptar). En la pantalla aparecerá la diapositiva nueva con los marcadores de posición para el título y/o texto y/u objetos deseados. Puede apreciarse que los marcadores de posición serán aquellos que se hayan seleccionado en el paso anterior Cambiar el diseño de una diapositiva Desde la opción de visualización View Slides (Ver Diapositivas), en el menú Format (Formato), debe elegirse Slide Layout (Diseño de la diapositiva); o bien hacer clic en el botón Slide Layout (Diseño de la diapositiva) de la barra de estado. Aparecerá el cuadro de diálogo Slide Layout (Diseño de la diapositiva) con el diseño actual seleccionado. Posteriormente debe hacerse clic en el diseño que se desee y después elegir OK (Aplicar) Eliminar una diapositiva Hay varias formas de eliminar diapositivas de la presentación. Si se tiene una única diapositiva en la presentación, sólo se podrá eliminar desde el modo View Outline (Ver Esquema) o View Slide Sort (Ver Clasificador de Diapositivas). Para eliminar la diapositiva activa desde el modo View Slide (Ver Diapositivas) o View Notes (Ver Notas) debe seleccionarse el comando Delete Slide (Eliminar diapositiva) del menú Edit (Edición) Cambiar el orden de las diapositivas En los modos View Outline (Ver Esquema) o View Slide Sort (Ver Clasificador de Diapositivas), es fácil cambiar el orden de las diapositivas de la presentación. Para cambiar el orden de la presentación en el modo View Outline, se debe seleccionar la diapositiva que desea mover de sitio y arrastrar el icono del título hasta el lugar deseado. A medida que se arrastra el icono de la diapositiva aparecerá una línea horizontal indicando dónde se realizará la colocación. Para cambiar de posición una diapositiva en el modo View Slide Sort (Ver Clasificador de Diapositivas), se debe arrastrar la diapositiva seleccionada hasta el lugar deseado. A medida que se arrastre la diapositiva aparecerá un icono encima del puntero del ratón. Cuando se llegue a un punto entre dos diapositivas en el cual se pueda colocar la que se esté trasladando, aparecerá un indicador para mostrar donde aparecerá ésta en la presentación. Se puede hacer Cut, Copy y Paste del modo habitual seleccionando una o más diapositivas en cualquiera de estos dos modos de visualización Trabajar con plantillas Se puede aplicar una plantilla (Template) tanto a una presentación nueva como a una ya existente. La plantilla se aplicará a todas las diapositivas de la presentación. No se puede deshacer el comando que aplica la plantilla (no hay Undo).

13 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página Aplicar una plantilla Para aplicar una plantilla a una presentación se deben seguir los siguientes pasos: 1. En el menú Format, elegir Apply Design Template. Aparecerá el cuadro de diálogo Apply Design Template. 2. Al seleccionar el nombre de la plantilla, en el cuadro de muestra del cuadro de diálogo aparecerá una diapositiva para mostrar la combinación de colores de la misma y su diseño general. 3. Hacer doble clic en el nombre de la plantilla que se desee aplicar a la presentación que esté abierta en ese momento Trabajar con el Patrón de diapositivas El Patrón de diapositivas -Master Slide- es aquella diapositiva que contiene el formato del título y del texto y el fondo que se desea mostrar en todas las diapositivas de la presentación. Si se hacen cambios en el Patrón de diapositivas, (eligiendo un tipo de letra especial para el texto, por ejemplo, o poniendo el título de la diapositiva en cursiva), los cambios afectarán a todas las diapositivas de la presentación que sigan dicho patrón. PowerPoint determina por defecto algunos de los elementos del Patrón de diapositivas, tales como la posición para el título y el texto, con el fin de que no se tengan que crear cada vez. Otros se pueden añadir en uno de los patrones, tales como el logotipo de la empresa, la fecha actual o el número de la diapositiva. Se deben colocar en el Patrón de diapositivas aquellos objetos que se desea que aparezcan en todas las diapositivas de la presentación. Deberán crearse los elementos comunes solamente una vez y PowerPoint los hará aparecer en todas las diapositivas. No es necesario que todas las diapositivas de la presentación sigan el patrón de diapositivas. Es posible, por ejemplo, cambiar la combinación de colores para algunas diapositivas individuales, con lo cual se pueden tener colores diferentes para cada una de las partes de una presentación. A medida que se creen las diapositivas se tendrá la opción de seguir o no los elementos del Patrón de diapositivas. Podrá utilizarse el título patrón, el texto patrón, los elementos de fondo y la combinación de colores solamente en las diapositivas que el usuario decida. Alterando el formato del Patrón de diapositivas se modifica la apariencia de toda la presentación. Todos los cambios que se realicen en el título o el texto de las diapositivas individuales quedarán registrados por PowerPoint como excepciones al patrón de diapositivas y solamente podrán volverse a modificar si se hace diapositiva por diapositiva. De tal manera que si se modifica el patrón de diapositivas o se aplica una plantilla nueva, esto tendrá efecto solamente en aquellas diapositivas que sigan el patrón y no en las excepciones Términos aplicables al Patrón de diapositivas Figura 9. Visualización de Plantillas. Patrón de Diapositivas. La diapositiva que contiene los marcadores de posición que determinan el formato de los títulos y del texto, además de los elementos de fondo para todas las diapositivas de la presentación. Los cambios que se realicen en los elementos del patrón de diapositivas afectarán a todas las diapositivas que sigan el patrón.

14 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página 11 Título patrón. El marcador de posición del patrón de diapositivas que controla el formato de los títulos de todas las diapositivas. En él se determina la fuente, color, tamaño y alineación de los títulos, así como sus atributos (relleno, línea y sombra), forma y ubicación en la diapositiva. Texto patrón. Es el marcador de posición del patrón de diapositivas que controla el formato del texto de todas las diapositivas. En él se determina la fuente, color, tamaño y alineación del texto, así como sus atributos (relleno, línea y sombra), forma y ubicación en la diapositiva. Elementos de fondo. Son aquellos objetos que se añaden al patrón de diapositivas para que aparezcan en todas las diapositivas que sigan el patrón. PowerPoint considera cualquier objeto que haya en el patrón (aparte del título y del texto patrón) un elemento de fondo para las diapositivas. Entre los elementos de fondo típicos se encuentran los logotipos, la fecha, la hora, el número de la diapositiva (que cambia automáticamente de una a otra) y el nombre de la presentación Cambiar el Patrón de diapositivas Para cambiar el patrón de diapositivas se debe elegir Master Slide (Patrón de diapositivas) en el menú View (Ver). Aparece el patrón de diapositivas y en él se puede trabajar tal y como se hace en cualquier otra diapositiva. Se puede añadir un logotipo, cambiar los atributos de texto, etc. Cuando se haya acabado de hacer los cambios se debe elegir Slides (Diapositivas) del menú View (Ver). Ahora se pueden ver los cambios que se han realizado, aplicados a las diapositivas de la presentación Hacer que una diapositiva difiera del patrón Puede variarse la apariencia de cualquier diapositiva de la presentación sin cambiar el patrón de diapositivas. Se puede alterar la apariencia individual de cuantas diapositivas se desee en una presentación. Para hacer que una diapositiva difiera del patrón basta hacer aparecer en pantalla la diapositiva que se desee modificar y realizar los cambios que se consideren oportunos. Éstos no afectarán al resto de diapositivas ni al patrón de diapositivas Volver a aplicar en una diapositiva el formato del título y texto del patrón Si se ha modificado los estilos del título o del texto de una diapositiva para que difieran del patrón y se desea restablecerlos al formato anterior, se puede hacer volviendo a aplicar el patrón de diapositivas. Para ello se deben seguir los siguientes pasos: 1. Mostrar en pantalla la diapositiva en la que desea volver a aplicar el patrón de diapositivas. 2. En el menú Format (Formato), elegir Slide Layout (Diseño de la diapositiva). Aparecerá el cuadro de diálogo Slide Layout (Diseño de la diapositiva) con el formato actual seleccionado. 3. Elegir Reapply (Volver a aplicar). 4. El estilo de texto y de los marcadores de posición de la diapositiva volverán a ser aquellos del patrón de diapositivas Volver a aplicar en una diapositiva la combinación de colores del patrón Si se han cambiado los colores de una diapositiva, ya sea para el fondo, el texto o el relleno, se podrá volver a aplicar la combinación de colores del patrón de diapositivas siguiendo los siguientes pasos: 1. Mostrar en pantalla la diapositiva en la que se desea volver a aplicar la combinación de colores del Patrón de diapositivas.

15 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página En el menú Format (Formato), elegir Slide Color Scheme (Combinación de colores de la diapositiva). Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. 3. Elegir Follow Master (Seguir el patrón) 4. Elegir Apply (Aplicar) Eliminar de una diapositiva los elementos de fondo Pueden eliminarse los elementos de fondo de las diapositivas que se deseen. Para ello se deben seguir los siguientes pasos: 1. Mostrar en pantalla la diapositiva de la cual se desean eliminar los elementos de fondo. 2. En el menú Format (Formato) elegir Slide Background (Fondo de la diapositiva). Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. 3. Desactivar la opción Display Objects on this Slide (Mostrar los objetos en esta diapositiva) y después elegir Apply (Aplicar). 3. AÑADIR TEXTO A LAS DIAPOSITIVAS. Este capítulo ofrece algunas ideas acerca de cómo trabajar con texto, que indudablemente es un punto central de una diapositiva, aunque quizás no el más espectacular. Contiene explicaciones sobre cómo escribir texto tanto en los marcadores de texto de las diapositivas como en las formas geométricas. Además en él se explica como dar formato al texto y a los párrafos. Por último se incluye un apartado acerca de la inclusión de tablas de Word o de Excel. 3.1 ESCRIBIR TEXTO En general escribir texto es algo tan simple como hacer clic y escribir usando el teclado. Cuando la diapositiva contiene un marcador de posición de texto, basta con hacer clic dentro del mismo y estará listo para añadir el texto que se desee. El formato de texto del patrón de diapositivas determina cómo éste aparece en todas las diapositivas, cómo va alineado, qué fuente utiliza, si el texto está en cursiva o no, etc. En el patrón de diapositivas tanto el título como cada nivel de texto tienen su propio formato. Los niveles de texto son los diferentes subpárrafos que puede tener cada punto del texto. Si se desea añadir texto fuera del marcador de posición, debe utilizarse la herramienta Text (Texto) en la Draw Toolbar (barra de herramientas Dibujo). Este tipo de texto tiene un tratamiento diferente. Por ejemplo no aparece en modo Esquema. Cada Diapositiva nueva que se cree contendrá marcadores de posición. Dependiendo del AutoLayout (Diseño Automático) que se seleccione, se podrá disponer de un marcador de texto para el título de la diapositiva y otro para el texto principal. La forma más simple para añadir texto a las diapositivas es escribir dentro de los marcadores de posición que aparecen en la mayoría de los Diseños Automáticos. Por lo general hay un marcador de posición para el título y uno o más marcadores para texto y objetos Para escribir el título de una diapositiva. A continuación se detallan los pasos a seguir para colocar el título a una diapositiva:

16 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página Hacer clic en el marcador de posición rotulado Click to add title (Haga clic para añadir el título). El marcador de posición del título desaparecerá y en su lugar aparecerá un punto de inserción. 2. Teclear el texto Para escribir texto en una diapositiva. Se debe hacer clic en el marcador de posición rotulado Click to add text (Haga clic para añadir texto) y comenzar a teclear el texto deseado. Cuando se presione Enter se creará un nuevo párrafo en el mismo nivel del anterior. Puede utilizarse la tecla TAB, las teclas de método abreviado y los botones Ascender y Descender en la Format Toolbar (barra de herramientas Formato) para crear niveles de sangría y desplazar párrafos. 3.2 ESCRIBIR TEXTO EN LAS FORMAS GEOMÉTRICAS Se puede añadir texto a los rectángulos, círculos. triángulos y demás formas geométricas cerradas que se dibujan con las herramientas AutoShapes (Formas automáticas). Después de elegir una forma geométrica y dibujarla arrastrándola con el ratón, es suficiente con teclear el texto. Ese texto aparecerá automáticamente centrado en el objeto. La manera en que el texto se sitúa dentro de una forma geométrica depende de las opciones seleccionadas en el cuadro de diálogo Text Anchor (Ajustar texto) del menú Format (Formato). Si se selecciona la opción Adjust Object Size to Fit Text Figura 10. AutoShapes (Formas geométricas). (Ajustar el objeto para que incluya el texto) cambia el tamaño del objeto a fin que pueda contener todo el texto (Si dicha casilla de verificación no está seleccionada y se cambia el tamaño al objeto, es posible que el texto sobrepase los bordes del objeto). También puede alinearse el texto de otras maneras, hacia el margen izquierdo o derecho, en forma vertical, etc. Cuando se utilice el ratón para cambiar el tamaño de una forma geométrica que contenga texto, el tamaño del texto no cambiará automáticamente. Para cambiarlo, se debe seleccionar el texto y cambiar el tamaño de la fuente haciendo clic en la flecha que está al lado del cuadro Font Size (Tamaño de fuente) de la Format Toolbar (barra de herramientas Formato), seleccionando después la forma geométrica y eligiendo un tamaño diferente. Cuando se escriba dentro de una forma geométrica, PowerPoint tratará el texto como parte de la misma. Al desplazar la forma geométrica, el texto se desplazará con ella Para escribir texto en una forma geométrica Para escribir texto en una forma geométrica deben seguirse los siguientes pasos: 1. Se selecciona la forma geométrica y se teclea el texto. 2. Si la forma geométrica ya contiene texto, el nuevo texto se añadirá al final. 3. No es necesario que hacer clic en la herramienta Text para añadir texto a una forma geométrica.

17 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página USO DE LA HERRAMIENTA TEXTO. Se puede usar la herramienta Text (Texto) cada vez que se desee añadir texto que no sea el título o el texto principal de una diapositiva. Al escribir usando la herramienta Text (Texto), se puede elegir que el texto se ajuste automáticamente o no. Si se dibuja un cuadro de texto, el ajuste automático será parte del mismo. Para añadir texto, por ejemplo una leyenda debajo de un gráfico, se debe seleccionar la herramienta Text (Texto), hacer clic en la diapositiva y comenzar a escribir. Los cuadros de texto tienen una determinada forma. Si se añade un borde usando el botón Dashed Lines (Línea alterna) de la barra de herramientas, el texto aparecerá dentro de un rectángulo. Puede cambiarse ese rectángulo a cualquier forma automática utilizando el comando Change AutoShape (Cambiar la forma automática) del menú Draw (Dibujo). Si se cambia el tamaño de un objeto al que se le ha añadido texto, éste último permanecerá en su tamaño original. Si se desea hacer más grande o más pequeño el texto, éste se debe seleccionar y cambiar el tamaño de la fuente. Para que la forma geométrica y el texto cambien de tamaño al mismo tiempo, se debe usar el comando Scale (Escala) del menú Draw (Dibujo). El texto que ha sido creado con la herramienta Text (Texto) no aparece en el modo de Outline View (Ver Esquema), es tratado como un elemento gráfico más. 3.4 SELECCIÓN Y EDICIÓN DE TEXTO El primer paso en la edición de un texto es seleccionarlo, para indicar a PowerPoint cuál es el texto sobre el que se está trabajando. Si se ha utilizado alguno de los programas estándar para procesamiento de texto tal como Microsoft Word, ya se sabe cómo seleccionar texto para editarlo. PowerPoint utiliza la mayoría de los procedimientos conocidos y añade algunos más a fin de facilitar la selección del texto Mover texto usando el ratón. Se puede seleccionar texto, arrastrarlo y cambiarlo de lugar dentro del objeto de una diapositiva o a cualquier lugar del esquema. Funciona exactamente como lo hace Microsoft Word. Para mover texto usando el ratón (arrastrar y soltar). 1. Seleccionar el texto que se desea mover. 2. Arrastrarlo a su nueva ubicación, mientras se mantiene presionado el botón del ratón. A medida que se arrastre el texto, aparecerá un cuadro en la parte inferior del puntero y una pequeña línea de puntos lo seguirá para indicar dónde quedará el texto cuando suelte el botón del ratón Copiar y pegar texto usando el ratón. Puede utilizarse la herramienta Selección para copiar texto y, luego, arrastrar la copia a otro lugar. Para copiar y pegar texto usando el ratón. 1. Seleccionar el texto que se desea copiar y cambiar de lugar. 2. Mantener presionada la tecla CTRL mientras se arrastra el texto a su nuevo lugar dentro de la diapositiva. Aparecerá un signo más (+) al lado del puntero mientras se esté arrastrando, así como una línea de puntos que indica dónde quedará colocada la copia.

18 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página FORMATO DE TEXTO. El formato del texto dependerá de los atributos que se le asignen, (Considérese que un atributo es una característica del texto: la fuente, el tamaño, color, si va escrito en cursiva o en negrita, etc.). Pueden utilizarse los comandos del menú Format (Formato) para cambiar los atributos del texto, o si se prefiere, usar las herramientas de la Format Toolbar (barra de herramientas Formato) para cambiar la fuente y su tamaño, así como los atributos de los caracteres (cursiva, negrita, subrayado o con sombra). El texto que está dentro de las formas geométricas, al igual que los otros tipos de texto, también puede ir en relieve, como superíndice o como subíndice. Puede cambiarse el texto del título o del cuerpo para toda la presentación cambiando el formato del título o cuerpo en el patrón de diapositivas Cómo dar formato al texto Cambiar los atributos del texto. Las herramientas de la barra de herramientas Format y el comando Font (Fuente) del menú Format (Formato) permiten utilizar todo tipo de estilos de texto. Se puede cambiar el color del texto, su tamaño, fuente, etc. El tipo de letra que se está usando en el momento, así como sus atributos aparecen resaltados. Si se desea ver los cambios, debe hacerse clic en Preview (Mostrar). Puede cambiarse la posición del cuadro de diálogo Font (Fuente) arrastrando la barra de título si éste impide ver bien la pantalla. También es útil usar las herramientas de la Format Toolbar (barra de herramientas Formato) de PowerPoint, en la que se podrán hacer todo tipo de cambios rápidamente en el texto, con sólo hacer clic con el ratón o en el botón correspondiente. Para cambiar los atributos del texto: 1. Seleccionar el texto que se desea cambiar. 2. Elegir una herramienta en la Format Toolbar (barra de herramientas Formato) y hacer los cambios que se deseen en el texto, o bien, En el menú Format (Formato), elegir Font (Fuente) y utilizar las opciones que dicho cuadro de diálogo ofrecen para hacer sus cambios. Para cambiar la fuente: - Seleccionar la fuente que se desee en el cuadro Font (Fuente) del cuadro de diálogo Font (Fuente), o bien, - Utilizar la lista desplegable Font (Fuente) de la Format Toolbar (barra de herramientas Formato). Para cambiar el tamaño de la fuente: - Seleccionar el tamaño que se desea en el cuadro Size (Tamaño) del cuadro de diálogo Font (Fuente), o bien, - En la lista desplegable Font Size (Tamaño de la fuente) de la Format Toolbar (barra de herramientas Formato). o bien,

19 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página 16 - Se puede hacer clic en el cuadro Size (Tamaño) y escribir el tamaño deseado. Para cambiar el estilo de la fuente (negrita y cursiva): 1. En el cuadro Font Style (Estilo de fuente) del cuadro de diálogo Font (Fuente). 2. Elegir los estilos que se desee entre los que tiene disponibles. En la Format Toolbar (barra de herramientas Formato), hacer clic en un botón o combinación de botones para obtener el estilo que se desea. Para cambiar el color de la fuente: 1. Seleccionar el color que se desea en el cuadro Color (Color) del cuadro de diálogo Font (Fuente) o en el cuadro desplegable Text Color (Color del texto) de la Format Toolbar (barra de herramientas Formato). 2. Si no se ve el color que se desea, se elige Other Color (Otro color) y se escoge un nuevo color en el correspondiente cuadro de diálogo. Si se está trabajando en el cuadro de diálogo Font (Fuente), se debe elegir OK (Aceptar) para terminar Añadir sombra o relieve al texto. Para dar más énfasis a un texto se le puede colocar una sombra inclinada. Colocar el texto en relieve es similar a darle sombra, excepto que es un efecto de resalte en lugar de sombra. El texto en relieve toma el mismo color que el fondo y parece estar levemente elevado. Para colocar sombra en el texto. 1. Seleccionar el texto al que se desee añadir sombra. 2. En la Format Toolbar (barra de herramientas Formato), hacer clic en la herramienta Shadow (Sombra), o bien 1. En el menú Format (Formato), elegir Font (Fuente). Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. 2. En el cuadro Effects (Efectos), elegir Shadow (Sombra). 3. Elegir OK (Aceptar). Para colocar texto en relieve. 1. Seleccionar el texto que se desee colocar en relieve. 2. En el menú Format (Formato), se elige Font (Fuente). Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. 3. En el cuadro Effects (Efectos), elegir Emboss (Relieve). 4. Elegir OK (Aceptar) Colocar el texto en superíndice o subíndice. Puede seleccionarse parte del texto y elevarlo (superíndice) o descenderlo (subíndice) respecto al resto de la línea de base del mismo. El tamaño de la fuente se reduce automáticamente. Para colocar texto en superíndice o subíndice. 1. Seleccionar el texto que desee colocar en superíndice o subíndice. 2. En el menú Format (Formato), elegir Font (Fuente). Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. 3. En el cuadro Effects (Efectos), elegir Superscript (Superíndice) o Subscript (Subíndice).

20 Aprenda PowerPoint 7.0 como si estuviera en Primero página En el cuadro Offset (Distancia), escribir el porcentaje que se desea distanciar el texto de la línea de base. Se puede escribir el porcentaje en cifras o hacer clic en las flechas para aumentarlo o disminuirlo. 5. Elegir OK (Aceptar) Reemplazar fuentes. Algunas veces es útil reemplazar determinadas fuentes de su presentación, por ejemplo cuando se trasladen archivos de una máquina a otra. Cuando se reemplace una fuente con el comando Replace Fonts (Reemplazar fuentes) todo el texto de la presentación que esté escrito en esa fuente en particular cambiará. Para reemplazar fuentes se debe proceder del siguiente modo: 1. En el menú Tools (Herramientas), elegir Replace Fonts (Reemplazar fuentes). Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente. Se hace clic en la flecha abajo para que aparezcan más fuentes. Si ha seleccionado texto antes de elegir Replace Fonts (Reemplazar fuentes), la fuente del texto seleccionado aparecerá resaltada. Si no ha seleccionado ningún texto, la fuente que está actualmente seleccionada en la barra de herramientas Formato aparecerá en el cuadro Replace (Reemplazar). Se puede examinar la lista del cuadro Replace (Reemplazar) para ver las fuentes disponibles. 2. Seleccionar la fuente que se va a usar como reemplazo With (Por). Se pueden examinar todas las fuentes que se tengan disponibles en el sistema hasta que se encuentre la que se desea. 3. Elegir Replace (Reemplazar). La fuente cambiará a la nueva que se haya elegido. 4. Elegir Close (Cerrar). Ahora, todo el texto que estaba en la fuente anterior aparecerá en la nueva fuente. Los demás atributos del texto (cursiva y otros) no se verán afectados. En el caso en el que el usuario no se encuentre satisfecho con la fuente seleccionada, se puede elegir Undo (Deshacer) en el menú Edit (Edición) antes de hacer cualquier otra cosa. 3.6 FORMATO DE PÁRRAFOS Existen determinadas características de formato que se aplican a todo el texto de un párrafo. La separación entre líneas, por ejemplo, afecta a todas las líneas del párrafo, al igual que la alineación. Cuando una característica de formato se aplica a un párrafo, no se tiene que seleccionar éste por completo para ser aplicada, sino que simplemente debe hacerse clic en cualquier lugar del párrafo y efectuar los cambios que se deseen en el formato del mismo Cómo dar formato a los párrafos Cambiar la alineación de un párrafo. PowerPoint ofrece la opción de alinear el texto de un párrafo hacia la izquierda, derecha o centro, así como de justificarlo. Se puede establecer la alineación del párrafo en el Patrón de diapositivas, si así se desea, o se puede hacer para cada objeto individual. Para cambiar la alineación de un párrafo. 1. Seleccionar el párrafo o párrafos que se deseen cambiar. Para cambiar la alineación de todos los párrafos de un objeto de texto, se selecciona todo el texto. Para cambiar la