EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A. ESP

Transcripción

1 EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A. ESP 2013

2 PLAN ANTICORRUPCION Y DE ATENCION AL CIUDADANO INTRODUCCION La EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A. ESP bajo la Gerencia del economista Dr. TIBERIO ORTIZ ALVAREZ, se encuentra comprometida con la construcción de unas condiciones propicias que generen bienestar para todos nuestros usuarios, prestando servicios de calidad, con la oportunidad y continuidad demandada por la ciudadanía. En materia de lucha contra la corrupción, con el propósito de orientar la gestión hacia la eficiencia y la transparencia; y dotar de más herramientas a la ciudadanía para ejercer su derecho a controlar la prestación de nuestros servicios, la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A. ESP definió unas estrategias conforme a los procesos empresariales que se llevan a cabo. Estrategias diseñadas de acuerdo con la metodología establecida por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, en el marco del Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha contra la Corrupción; el Plan aquí construido incluye cuatro Componentes, así: 1. Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo. En este componente, se elabora el Mapa de Riesgos de Corrupción como resultado de la identificación, análisis, valoración de los riesgos en cada uno de los procesos adelantados por nuestra Empresa y se define la política para administrarlos. 2. Estrategia Antitrámites. Este componente tiene como finalidad simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites y procedimientos administrativos; facilitar el acceso a la información y ejecución de los mismos, y contribuir a la mejora del funcionamiento interno de la Empresa.

3 3. Rendición de cuentas. Este componente tiene como finalidad afianzar la relación Estado Ciudadano, mediante la información y explicación de los resultados de la gestión de la entidad a la ciudadanía, otras entidades y entes de control, en el marco de lo establecido en la Ley 142 de 1994 y en la Ley 1474 de Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano: En este componente se establecen los lineamientos, parámetros, métodos y acciones tendientes a mejorar la calidad y accesibilidad de la ciudadanía, a los servicios que presta la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A. ESP.

4 2. OBJETIVOS Y ALCANCE GENERAL GENERAL Adoptar por parte de la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A ESP del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, dando cumplimiento a la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, y establecer estrategias encaminadas a la Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano. ESPECÍFICO Construir el mapa de riesgos de corrupción de EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A ESP y sus respectivas medidas de prevención, corrección y control. Determinar la aplicación de la Política de Racionalización de Trámites en la Empresa. Establecer mecanismos de rendición de cuentas para la Empresa. Definir las acciones necesarias para optimizar la atención al ciudadano en la Empresa. ALCANCE Las medidas, acciones y mecanismos contenidos en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, deberán ser aplicadas por todas las dependencias de la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A ESP.

5 3. FUNDAMENTO LEGAL La EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A ESP, implementará el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con fundamento en la siguiente normatividad: Constitución Política de Colombia. Ley 142 de 1994 (Regula la prestación de los Servicios Públicos Domiciliarios) Ley 734 de 2002 (Código Único Disciplinario). Ley 850 de 2003 (Veedurías Ciudadanas). Ley 1150 de 2007 (Dicta medidas de eficiencia y transparencia en la contratación con Recursos Públicos). Ley 1437 de 2011, artículos 67, 68 y 69 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo). Ley 1474 de 2011 (dictan normas para fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública). Decreto 0019 de 2012 (Normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública)

6 4. ELEMENTOS ESTRATÉGICOS CORPORATIVOS 4.1 MISIÓN Somos una empresa dedicada a la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y todas sus actividades complementarias, enmarcada bajo las normas legales vigentes, los principios y valores de la empresa; planeamos, proyectamos y desarrollamos la prestación de servicios de calidad, respetando el medio ambiente, procurando por encima de todo la satisfacción de los usuarios y de nuestros trabajadores. 4.2 VISIÓN En el 2020, seremos un ejemplo de gestión pública de calidad, impulsaremos y mantendremos proyectos de desarrollo ambiental, por lo que seremos reconocidos por los boyacenses como la empresa de servicios públicos más eficiente del departamento de Boyacá OBJETIVO GENERAL DE LA EMPRESA La Sociedad tendrá como objeto principal la administración, la prestación y, en general, la operación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado, aseo y otras actividades complementarias a estos; dando estricto cumplimiento a lo dispuesto en las Leyes 142 de 1994 y 689 de 2001, el Código de Comercio y la regulación del sector de agua potable y saneamiento básico, especialmente la expedida por la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico - CRA., en el municipio de Moniquirá (Boyacá).

7 4.4. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS REVISOR FISCAL JUNTA DIRECTIVA CONTADOR GERENTE COORDINACION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COORDINACION OPERATIVA OFICINA PETICIONES, QUEJAS Y RECURSOS

8 5. COMPONENTES DEL PLAN. En cumplimiento a lo establecido en el artículo 73 Ley 1474 de 2011, la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A ESP, como entidad del orden descentralizado municipal, formula el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para la vigencia 2013, de acuerdo con la metodología establecida por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el cual contiene el mapa de riesgos de corrupción, las medidas para controlarlos y evitarlos, estrategias antitrámites y mecanismos para mejorar la atención al ciudadano. Este Plan está formado por cuatro componentes, así: 5.1. METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIEGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO Para la elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción de la Empresa, se efectuó el análisis de cada uno de los procesos empresariales y los posibles actos de corrupción que se pueden presentar en el desarrollo de los mismos, tomando como base los hechos mencionados en la cartilla, además de la experiencia propia y de otras entidades del sector público. En la matriz de riegos, se registraron aquellos riesgos que hacen más vulnerable a nuestra Empresa a sufrir consecuencias relevantes que perjudiquen su imagen y desarrollo institucional, sus causas, las medidas de mitigación, las acciones necesarias para evitarlos o reducir su impacto, se asignaron los responsables y los indicadores para evaluar su efectividad. Una vez identificados los riesgos, se procede a formular los controles que sean pertinentes para evitar o reducir el riesgo potencial ESTRATEGIA ANTITRÁMITES. En el desarrollo de este componente, la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A ESP efectuó el siguiente análisis:

9 Revisión de los procesos para identificar trámites: La EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A ESP, ha definido los nombres de los procesos empresariales con fundamento en el objeto y las funciones asignadas por la Ley 142 de 1994 y demás normas que la complementan, así como las definidas por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico CRA. Análisis Normativo: Se revisaron los procesos de la Empresa y la normatividad vigente y se determinó que la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A ESP, adelanta trámites a los usuarios, potenciales suscriptores y ciudadanía en general, de la cual registra información en el Sistema Único de Información SUI diseñado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. En la actualidad se cuenta con la página web empresarial en el link serviciospublicosmoniquira.com la cual cuenta con información de interés para la ciudadanía en general y viene siendo actualizada en forma permanente RENDICIÓN DE CUENTAS La rendición de cuentas es el conjunto de estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las organizaciones estatales y los servidores públicos informan, explican y enfrentan premios o sanciones por sus actos a otras instituciones públicas, organismos internacionales y a los ciudadanos y la sociedad civil, quienes tienen el derecho de recibir información y explicaciones y la capacidad de imponer sanciones o premios, al menos simbólicos. La EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A ESP anualmente consolida la información de gestión financiera y de resultados operativos, y hace exposición de los mismos en la audiencia que para tal fin diseña la entidad territorial, toda vez que hacemos parte del sector descentralizado de la municipalidad.

10 Adicionalmente, el Art de la Resolución CRA 151 de 2001 establece el Control Social a las personas prestadoras de servicios. Con el fin de permitir el control social a las personas prestadoras de los servicios de agua potable y saneamiento básico, de promover la competencia en la prestación de los mismos y de impedir que las ineficiencias de la gestión se trasladen a los usuarios, las personas prestadoras a las que se refiere la presente resolución publicarán, dentro de los tres primeros meses de cada año, con fecha de corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. "Portafolio de Servicios : a partir de la coordinación entre las diferentes áreas y la oficina de atención al cliente, se definirá el portafolio de servicios de la Empresa, basado en las inquietudes y preguntas frecuentes de la ciudadanía, manifestadas por diferentes medios, principalmente en la página web. Implementar: Para definir responsabilidades, tiempo de respuestas contenidos que brinden calidad y eficiencia a las PQR (Peticiones, Quejas y Recursos), que pueden presentar nuestros usuarios, la Empresa se encuentra trabajando en el diseño de un formulario en la página Web para que nuestros usuarios y posibles suscriptores puedan ingresar de forma práctica en busca de una respuesta a sus inquietudes, quejas o presentar sus recursos. Medir la Satisfacción del Usuario, Cliente o Suscriptor: A partir del momento en que la Entidad cuente con los respectivos procesos y una vez se tenga un insumo para que los usuarios, clientes o suscriptores puedan ingresar a la entidad por cualquiera de los canales de información, se realizará la respectiva encuesta de satisfacción de los servicios. Información actualizada: la página web institucional cuenta con información actualizada respecto a los servicios que brinda la entidad a nuestros suscriptores y/o usuarios.

11 Adecuación de espacios físicos: La EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A ESP dispone de un espacio físico e infraestructura para la atención personalizada, canales de atención: correo postal, vía correo electrónico, canal telefónico y todos los medios electrónicos de la pagina Web. Afianzar la cultura de servicio al cliente, suscriptor o usuario: Durante el año 2012, se certificó por parte del SENA a los Funcionarios de la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A ESP en ATENCION AL CLIENTE, lo cual garantiza un trato amable, cortés y oportuno a todos nuestros usuarios.

12 ANEXO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION ENTIDAD EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE MONIQUIRA S.A. ESP MISION Somos una empresa dedicada a la prestación de los servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo y todas sus actividades complementarias, enmarcada bajo las normas legales vigentes, los principios y valores de la empresa; planeamos, proyectamos y desarrollamos la prestación de servicios de calidad, respetando el medio ambiente, procurando por encima de todo la satisfacción de los usuarios y de nuestros trabajadores. IDENTIFICACION ANALISIS MEDIDAS DE MITIGACION SEGUIMIENTO PROCESO Y OBJETIVO CAUSAS No. RIESGO DESCRIPCION PROBABILIDAD DE MATERIALIZACION VALORACION TIPO DE CONTROL ADMINISTRACION DEL RIESGO ACCIONES RESPONSABLE INDICADOR Direccionamiento Estratégico No delegar funciones para la toma de decisiones 1 Concentración de autoridad o exceso de poder BAJA PREVENTIVO BAJO Existencia de la Junta Directiva y Asamblea de Accionistas de la Empresa Asamblea de Accionistas y Junta Directiva Reuniones periódicas Financiero No realizar control y seguimiento al presupuesto 6 Inclusión de gastos no autorizados BAJA PREVENTIVO BAJO Auditaje constante del (a) contador (a) y del (a) Revisor (a) Fiscal. Alex Antonio Díaz Osorio y/o Alba Merly Maranta Auditorías mensuales

13 Financiero No realizar control y seguimiento al presupuesto 7 Inexistencia de registros auxiliares que permitan identificar y controlar los rubos de inversión BAJA PREVENTIVO BAJO Auditaje constante del (a) contador (a) y del (a) Revisor (a) Fiscal. Alex Antonio Díaz Osorio y/o Alba Merly Maranta Auditorías mensuales Financiero No realizar control y seguimiento a la actividad contable de la Empresa 2 Archivos contables con vacíos de información BAJA PREVENTIVO BAJO Auditaje constante del (a) contador (a) y del (a) Revisor (a) Fiscal. Alex Antonio Díaz Osorio y/o Alba Merly Maranta Auditorías mensuales Financiero No realizar control y seguimiento al presupuesto 5 Afectar rubros que no corresponden con el objeto del gasto BAJA PREVENTIVO BAJO Auditaje constante del (a) contador (a) y del (a) Revisor (a) Fiscal. Alex Antonio Díaz Osorio y/o Alba Merly Maranta Auditorías mensuales Trámites y/o Servicios Externos No contar con Manual de Procesos y Procedimientos 4 Tráfico de influencias BAJA PREVENTIVO BAJO Establecimiento de tiempos para realizar los trámites Guillermo Valenzuela Galindo Auditorías mensuales Trámites y/o Servicios Internos No contar con Manual de Procesos y Procedimientos 3 Abuso de confianza en el desarrollo del plan de compras BAJA PREVENTIVO BAJO Auditaje permanente de la Coordinación Administrativa y Financiera Tiberio Ortíz Alvarez y Guillermo Valenzuela G. Autoría dos veces al mes