COSTOS Y PRESUPUESTOS

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2 COSTOS Y PRESUPUESTOS PARA EMPRESAS Guía del Participante PRIMERA EDICIÓN Agosto 2007 Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida total ni parcialmente, sin previa autorización del SENATI. C Servicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial - SENATI Panamericana Norte Km 15,200, Independencia Lima Perú. Teléfono: (0051-1) E mail: campusvirtual@senati.edu.pe Material auto instructivo, destinado a la capacitación de trabajadores del SENATI a nivel nacional. Lima, Agosto

3 ESTRUCTURA DEL MÓDULO COSTOS Y PRESUPUESTOS PARA EMPRESAS ÍNDICE DEL MÓDULO UNIDAD TEMÁTICA N 1: UNIDAD TEMÁTICA Nº 2: UNIDAD TEMÁTICA N 3: FUNDAMENTOS DE COSTOS LOS COSTOS Y SUS ELEMENTOS CENTRO DE COSTOS, PUNTO DE EQUILIBRIO PARA UN PRODUCTO Y UNA MEZCLA DE PRODUCTOS UNIDAD TEMÁTICA N 4: COSTOS BASADO EN ACTIVIDADES Y PRESUPUESTOS GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN 3

4 UNIDAD 4: COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES (COSTING ABC), PRESUPUESTOS EN LAS EMPRESAS 4

5 ÍNDICE DE LA UNIDAD 1. Objetivos Específicos Contextualización de la unidad Recuperación de Experiencia Caso de estudio Análisis del caso de estudio Profundización del conocimiento o contenido de la unidad Costo Basado en Actividades (Costing ABC) Porqué las Empresas deben Aplicar el Costeo ABC Beneficios del Costeo ABC Caso Práctico Desarrollado Presupuestos en las Empresas Definición Ventajas y Limitaciones Características de los Presupuestos Etapas del Presupuesto Programas y Presupuestos que deben Emitir las Empresas Poniendo en Práctica lo aprendido Completando el caso de estudio Ejercicio de Aplicación Práctica Resumen de la unidad Auto-Evaluación de la unidad Glosario Bibliografía. 38 5

6 UNIDAD TEMÁTICA Nº 4 Senati Virtual COSTOS BASADOS EN ACTIVIDADES (COSTING ABC), PRESUPUESTOS EN LAS EMPRESAS 1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. Conocer la importancia, beneficios y uso de un sistema alternativo de costeo mucho más efectivo y confiable que el sistema tradicional de costeo, que le permita al gerente o en que tome una desición de una empresa tomar mejores decisiones. Conocer el presupuesto como una herramienta de gestión, definir el concepto, las ventajas, limitaciones, características, etapas, programas y presupuestos que deben emitir las empresas. Conocer y participar en la elaboración de un presupuesto operativo de una empresa. 2. CONTEXTUALIZACIÓN DE LA UNIDAD. Las empresas para el costeo de sus productos o servicios ahora cuentan con un sistema alternativo de costeo, este es la Metodología de Costeo por Actividades (Costeo ABC), que les permite obtener costos más precisos, detallados y confiables por cada producto o servicio y de esta manera saber si todos los productos o servicios son rentables, caso contrario tomar las medidas de inmediato. Según esta metodología de costeo, los recursos utilizados por la empresa son asignados a las actividades o procesos (utilizando los impulsores o inductores o generadores de costos de primer nivel) y de estos a los objetos de costos/productos/servicios (utilizando los impulsores de segundo nivel). Toma en cuenta la performance de cada actividad o proceso en el traslado de los costos indirectos hacia los productos o servicios (objetos de costos). Otra herramienta importante en la gerencia de las empresas es el presupuesto, que permite cuantificar sus planes operativos de un período determinado para lograr los objetivos que se proponen. La elaboración de los presupuestos requieren de tres insumos fundamentales: los costos a nivel individual de cada uno de sus productos o servicios (costos confiables), los indicadores macroeconómicos (tasa de cambio, tasa de inflación y devaluación y posibles cambios de escenarios) y la definición y aprobación de las políticas de la empresa (ventas, compras, inventarios, personal, financiera, etc.). Los presupuestos se elaboran de acuerdo a la realidad de cada empresa y necesariamente estos deben estar financiados. Los presupuestos deben ser evaluados permanentemente a fin de controlar el cumplimiento de sus objetivos. 6

7 3. RECUPERACIÓN DE EXPERIENCIA. 3.1 Caso de estudio. DESARROLLO UN PRESUPUESTO OPERATIVO DE 04 MESES PARA UNA EMPRESA DE METAL MECÁNICA Presentación. El presente caso se trata de una empresa de Metal Mecánica, que desea contar con un presupuesto de 04 meses, para saber la cantidad de recursos con los que debe contar para el período Enero Mayo del El caso tiene el siguiente enunciado: Nombre de la empresa : PROCAR S.A.C. Actividad : Industrial Sector Industrial : Metal Mecánica Período Presupuestal : 4 meses Información a ser considerada en el desarrollo del presupuesto: 1. Número de unidades a venderse en el mes de enero es de 853 productos, los cuales se van incrementando mensualmente en 8 %. Esta información fue proporcionada por la Gerencia de Ventas. 2. El precio unitario de ventas es de S/.31, El detalle de las existencias de los productos terminados es como sigue: Existencia inicial del mes de enero es de 790 unidades, que corresponde a los productos terminados del stock final de productos al 31 de diciembre del año anterior. 4. El costo de las existencias de productos terminados es de S/.20, 75 la unidad. El stock final corresponde a 824 unidades para el mes de enero, debiendo tenerse en cuenta la política de inventarios: La empresa debe mantener un inventario final de cada mes igual a las ventas del mes anterior. El importe de las existencias de materias primas al inicio del mes de enero es de 1 580, 00 unidades al costo de S/.2, 75 y el stock final asciende a 1 647, 00 unidades aplicándose la misma política de inventarios. 7

8 La empresa debe mantener un inventario final de cada mes igual al consumo del mes anterior. 5. Se necesita 2 unidades de materias primas para elaborar el producto. 6. El costo de cada unidad de materia prima para elaborar el producto es de S/.3, Para la elaboración de cada producto se requiere de una hora y media de mano de obra. 8. El costo por hora de mano de obra directa es de S/.4, Los costos indirectos determinados por la empresa ascienden a S/.6, 50 por producto, de los cuales el 30, 00 % son fijos y el 70, 00 % variables. 10. Los gastos de administración ascienden a S/.2, 00 la unidad por producto vendido. 11. Los gastos de ventas tienen un costo unitario por producto vendido de S/.3, 00 de los cuales el 20, 00 % son fijos y el 80, 00 % son variables. 12. De acuerdo con la política de créditos, la empresa vende sus productos otorgando un crédito a 30 días. La venta del mes de diciembre del año anterior ascendió a S/ , La política de pagos es a 60 días permitiéndole a la empresa tener un disponible para cancelar sus deudas al presentar menor tiempo para sus cobranzas. Las compras del año anterior fueron: Mes de Noviembre S/ , 00 Mes de Diciembre S/ , La depreciación del período debidamente identificada como costo y gasto, se detalla a continuación: Costos indirectos fijos S/ , 00 Gastos administrativos S/ , 00 Gastos de ventas fijos S/. 409, 00 Se solicita: Elaborar los siguientes programas y presupuestos: Programas: 1. Programa de productos terminados y vendidos. 2. Programa de producción. 3. Programa de materia prima consumida. 4. Programa de compras. 8

9 5. Programa de horas de mano de obra. directa Presupuestos: 1. Presupuesto de ventas. 2. Presupuesto de compras. 3. Presupuesto de materias primas consumidas. 4. Presupuesto de mano de obra directa. 5. Presupuesto de costos indirectos de fabricación. 6. Presupuesto de costo de producción. 7. Presupuesto de costo de ventas. 8. Presupuesto de gastos administrativos. 9. Presupuesto de gastos de ventas. 10. Presupuesto de cuentas por cobrar. 11. Presupuesto de cuentas por pagar. 12. Presupuesto de caja. Estado Financiero 13. Estado de Ganancias y Pérdidas proyectado. Desarrollo El desarrollo del presente caso, requiere en primer lugar el cálculo de los 05 programas, que facilite luego el cálculo de los 13 presupuestos que plantea el caso. En base a los datos proporcionados, procederemos a realizar los cálculos siguientes: 9

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13 18. Estado de Ganancias y Pérdidas Proyectado Presupuesto de Ventas , 00 Presupuesto de Costo de Ventas (74 888, 00) UTILIDAD BRUTA S/ , 00 Presupuesto de Gastos Administrativos (7 688, 00) Presupuesto de Gastos de Ventas (11 531, 00) UTILIDAD DE OPERACIÓN S/ , 00 Desenlace Como se puede apreciar en el desarrollo del caso, el cálculo de los cinco programas sigue una secuencia lógica; en primer lugar se calcula el programa de productos que se tiene proyectado vender durante los cuatro meses; en segundo lugar en función de lo que se tiene previsto vender, lo que exige la política de inventario final de productos terminados y el inventario inicial de productos terminados recibidos se calcula el programa de producción mensual proyectada; en tercer lugar en función a la producción mensual proyectada se calcula el programa de materia prima que se tiene proyectado consumir; y finalmente en función a la cantidad de materia prima que se tiene proyectado consumir, la política de inventario final de materia prima y el inventario inicial de materia prima recibida se calcula el programa de materia prima que se debe comprar. De igual manera, se procede a calcular el programa de mano de obra directa en función a las horas hombre de mano de obra directa por producto y la cantidad de productos previstos fabricar. En cuanto al cálculo de los presupuestos, de igual manera sigue una secuencia lógica, se empieza por el presupuesto de ventas, se continúa con el presupuesto de compra de materia prima, luego con el presupuesto de materia prima consumida, y así sucesivamente. Hay que tener en cuenta que cuando se calcula los presupuestos de los costos y gastos fijos hay que trabajar con los totales y luego distribuirlos entre los números de meses para que estos permanezcan fijos; de igual manera cuando se trabaja con el Presupuesto de Caja, no se debe considerar los costos y gastos de depreciación, hay que restar a los presupuestos de los costos y gastos indirectos fijos, los costos y gastos de depreciación que indica el caso en el punto 14 del enunciado distribuidos por mes. En base a los presupuestos elaborados se construye el Estado de Ganancias y Pérdidas presupuestado, que es un estado que permite proyectar el resultado económico de la empresa para el período de cuatro meses. 13

14 3.1 Análisis del caso de estudio. (El análisis del caso de estudio, deberá resolverlo en la plataforma) 1. El presupuesto es una herramienta de gestión que permite conocer con anticipación los recursos corrientes y no corrientes que requiere la empresa para un período determinado? Verdadero ( ); Falso ( ) 2. El presupuesto de una empresa tiene como componentes a los programas y presupuestos parciales? Verdadero ( ); Falso ( ) 3. El presupuesto de ventas de calcula multiplicando el precio de venta unitario (incluyendo el IGV) por el programa mensual de las ventas proyectadas? Verdadero ( ); Falso ( ) 4. El presupuesto de los costos indirectos fijos mensuales se calcula multiplicando el programa de producción total por el porcentaje del costo indirecto fijo y dividiendo entre el número de meses del presupuesto? Verdadero ( ); Falso ( ) 5. El programa de producción considera al programa mensual de ventas proyectada, mas el inventario final de productos terminados según la política de inventarios y menos el inventario inicial mensual de productos en proceso? Verdadero ( ); Falso ( ) 14

15 4. PROFUNDIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO DE LA UNIDAD 4.1. Costos basados en actividades o Costing ABC Definición. Es una disciplina que enfoca en la administración de las actividades la ruta para mejorar el valor recibido por el cliente y la utilidad lograda por la empresa. Considera el análisis de los inductores de costos, análisis de actividades y medición de la pérformance. La Importancia de los costos ABC. En la administración de la empresa se enfoca en las actividades que lo generan y no en los resultados. La información de costos es imprescindible para el mundo competitivo de hoy, de su rapidez y veracidad depende la toma de mejores decisiones. Identificación de actividades que no añaden valor, para ser reducidos o eliminados. Las actividades que añaden valor a la empresa deben ser mejoradas o minimizadas para hacerlas más eficientes. Reducir los niveles de algunos gastos, detectando las actividades que generan estos gastos. Concepto de Actividad o Proceso. Una Actividad o Proceso se puede definir como el conjunto de tareas que generan costos y que están orientados a la obtención de un output para elevar el valor agregado de la organización. Ejemplo: Proceso de selección del personal en una empresa, proceso de fabricación de calzado, importación de insumos, exportación de productos terminados, aprobación de pedidos para fabricación, etc. La actividad relacionada con el proceso de selección de empleados (que es el output que genera valor para la empresa), está compuesta por tareas tales como poner anuncios en el periódico, recibir y estudiar los currículo enviados por los candidatos, notificar a los candidatos preseleccionados, entrevistar a los candidatos, corregir los Tes., etc. (que son los pasos necesarios para completar la actividad y por lo tanto, no son fines en sí mismos, sino medios). El Sistema de Costeo Basado en Actividades es una metodología para medir el costo y performance de las actividades, recursos y objetos de costos (productos, clientes, canales, regiones, negocios, etc.). 15

16 El Costeo ABC se desarrolló como herramienta práctica, porque los sistemas tradicionales tienen muchos defectos, tales como: La incapacidad de reportar los costos de los productos individuales a un nivel razonable de exactitud. La incapacidad de proporcionar retroinformación útil para la administración de la empresa a los efectos del control de las operaciones. Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso del costeo en el producto, tales como el número de horas de mano de obra directa, horas máquina o el valor del gasto en materiales. Se utilizan como direccionadores (bases de distribución) para asignar costos indirectos. Estos direccionadores sin embargo, no tienen en cuenta la diversidad de productos en forma, tamaño y complejidad. En contraste, la metodología de Costeo ABC basa el proceso del costeo en las actividades. Los costos se rastrean de las actividades a los productos, basándose en la demanda de productos para estas actividades durante el proceso de producción. 16

17 Los atributos de las actividades tales como horas de tiempo de preparación, o número de veces involucrados, se utilizan como direccionadores para asignar costos indirectos. Otra distinción importante entre el sistema de costeo tradicional y el sistema de costeo ABC es el alcance de las operaciones. Los sistemas tradicionales se dedican principalmente a la valoración del inventario y analizan solamente los costos incurridos dentro de las paredes de la fábrica. La teoría del Costeo ABC sostiene que, debido a que todas las actividades de la empresa existen para apoyar la producción y la entrega de los bienes y servicios actuales, se debe incluir íntegramente como costos del producto Porqué las Empresas deben Aplicar el Costeo ABC. Las razones principales que justifican la necesidad y practicidad del Costeo ABC son: 1. El proceso de estructura de costos ha cambiado notablemente. Hace aproximadamente 30 años atrás en el Perú el empleo de las horas de mano de obra directa como base de distribución tenía sentido, actualmente no tiene validez dentro de la estructura de costo como veremos a continuación: 2. El nivel de competencia entre empresas ha aumentado notoriamente. Conocer los costos reales de los productos es esencial para sobrevivir en esta nueva situación competitiva que se vive. 3. El costo de la información ha bajado a medida que mejora la tecnología de procesamiento de la información. Hace 20 años, el costo de acumular, procesar y analizar los datos necesarios para ejecutar un sistema de costeo ABC habría sido prohibitivo; hoy en día gran parte de los datos ya existen en alguna forma dentro de la organización, por lo que son financieramente accesibles. 17

18 Por lo tanto, el Costeo ABC puede resultar sumamente valioso para una organización, porque proporciona información sobre el alcance, costo y consumo de las actividades operativas Beneficios del Costeo ABC. Los beneficios y usos estratégicos son: 1. Costos de productos más exactos, permiten tomar mejores decisiones estratégicas relacionadas con: Determinación del precio del producto. Combinación de productos. Producir o comprar. Inversiones en investigación y desarrollo. 2. Mayor visibilidad de las actividades realizadas, permite que una empresa: Se concentre más en la gestión de las actividades. Identifique y reduzca las actividades que no proporcionan valor agregado. 3. Determinación de costos de servicios. 4. Medición precisa de los costos de garantía. 5. Determinación de costos por cliente. 6. Identificación precisa de costos por segmento de mercado. 7. Identificación precisa de costos por canal de distribución. 8. Medición de costos de proyectos. 9. Determinación de costos de contratos o producciones limitadas. 10. Elección de productos, Clientes, canales o mercados en los cuales poner énfasis. 11. Soporte para análisis de la cadena de valor. 12. Determinación de métodos para costear operaciones compartidas. EJEMPLO PROCEDIMIENTO QUE SIGUE EL COSTEO POR ACTIVIDADES: La empresa La Rinconada nos facilita la relación de sus Centros de Costos y de sus Actividades. Tiene costos indirectos que en un determinado período de costeo asciende a S/ , 00 integrados por los conceptos siguientes: Ítems Monto Personal S/ , 00 Alquileres , 00 Teléfono 5 000, 00 Depreciaciones 5 000, 00 Otros Costos , 00 S/ , 00 18

19 Estos costos indirectos se han asignado a los siguientes centros de costos: Departamento de Producción S/ , 00 Departamento de Almacén 8 000, 00 Departamento de Compras 5 000, 00 Departamento de Contabilidad y Finanzas , 00 Departamento de Recursos Humanos , 00 Departamento de Ventas , 00 S/ , 00 El paso siguiente es asignar los costos a cada una de las actividades. Para ello, se ha pedido a cada empleado de la empresa que indique para el período considerado, el tiempo y otros medios que ha dedicado a cada actividad. En base a esta información, se asigna los costos indirectos a cada una de las actividades. Departamento de Producción: Programación de la producción S/ , 00 Mantenimiento de equipos 8 000, 00 Lanzamiento de órdenes de producción 5 000, 00 S/ , 00 Departamento de Almacén: Logística 4 000, 00 Almacenaje 3 000, 00 Recepción de materiales 1 000, 00 S/ , 00 Departamento de compras: Selección de proveedores 1 000, 00 Gestión de pedidos 3 000, 00 Autorización de pagos 1 000, 00 S/ , 00 Departamento de contabilidad y finanzas: Selección de clientes 3 000, 00 Hacer facturas 2 000, 00 Hacer la contabilidad 7 000, 00 Gestionar cobros y pagos 3 000, 00 S/ , 00 Departamento de Recursos Humanos: Gestionar las nóminas y seguros sociales 4 000, 00 Selección de empleados 2 000, 00 Evaluar empleados 4 000, 00 S/ , 00 19

20 Departamento de Ventas: Confeccionar catálogos 4 000, 00 Visitar clientes 9 000, 00 Servicio post-venta 4 000, 00 S/ , 00 Total: , 00 ACTIVIDADES E INDUCTORES TIPICOS EN UNA EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTOS INDUCTOR DE COSTO Departamento de Producción: - Programación de la producción N órdenes de fabricación - Mantenimiento de equipos Número de equipos - Lanzamiento de órdenes de Nº órdenes de fabricación Fabricación Departamento de Almacén: - Logística N de productos - Almacenaje N de Productos - Recepción de materiales N de componentes Departamento de Compras: - Selección de proveedores N de proveedores - Gestión de pedidos N de pedidos - Autorización de pagos N de pedidos Departamento de Contabilidad y Finanzas: - Selección de clientes Nº de pedidos de ventas - Hacer facturas Nº de facturas - Hacer la contabilidad Nº de registros contables - Gestionar cobros y pagos Nº de transacciones Departamento de Recursos Humanos: - Seleccionar empleados N de empleados seleccionados - Evaluar empleados N de empleados - Gestionar las nóminas y Seguros sociales N de empleados 20

21 Departamento de Ventas: - Confeccionar catálogos Nº de productos - Visitar clientes Nº de clientes - Servicio post-venta Nº de clientes Caso Práctico Desarrollado. CONFECCIONES LPS La empresa textil LPS dedicada a la confección de prendas de algodón para exportación, inició sus operaciones en el año Su dueña Luisa Lane, dirige y controla todas las operaciones de la empresa apoyada por su hija mayor Jazmín, Administradora de Empresas. Actualmente la capacidad de producción mensual es de prendas en la línea de boxers, prendas en la línea de bodies y prendas en la línea de truzas. Cómo era el costeo de LPS? Se consideraban dos tipos de costos, los fijos y los variables. Los costos variables son aquellos fácilmente identificables en cada producto sin mayor problema y con una impresionante exactitud. Cuadro N 1 Los costos fijos son aquellos que no son identificables con los productos. Los costos fijos anuales de LPS son los que se detallan en el cuadro N 2. 21

22 Cuadro N 2 Actualmente se realiza el costeo con el método tradicional. Los costos fijos se suman y se reparten proporcionalmente al ingreso total de las ventas por artículo (ventas totales). Así cada prenda recibe una parte fija y otra variable. Ver cuadro N 3. Cuadro N 3 Con el costo tradicional de la empresa, se puede observar que las prendas más rentables son las truzas y las menos rentables son los bodies. 22

23 En la empresa prorrateaban los costos fijos sobre la base de los ingresos por ventas, de esta manera se castiga a los bodies, por tener un mayor precio debido al mayor consumo de tela, la principal materia prima. Se puede apreciar que las truzas están siendo subvencionadas por las otras prendas, debido a su menor consumo de tela, por lo que tienen un menor precio. La Estrategia Con el método del costeo actual las truzas, por ser las prendas más pequeñas son más rentables, por lo que se procura aceptar la mayor cantidad de órdenes de las mismas Resultados de la Estrategia La gerencia está muy satisfecha, puesto que las ventas de prendas pequeñas han crecido en un 400%. Las truzas tienen gran demanda y tienen una alta rentabilidad debido al poco consumo de tela, el insumo más caro, además porque se mantiene poco capital inmovilizado en este producto estrella. Pero a pesar del éxito de la gestión no se sabe a donde van a parar las utilidades. Ante esta situación, la empresa contrató un grupo de consultores para que resuelvan el misterio del paradero de las utilidades. Los consultores propusieron un nuevo sistema de costeo basado en los procesos de la empresa. Se identificaron los procesos más relevantes para relacionarlos con los costos, estos procesos son: Proceso para obtener un pedido. Proceso productivo. Proceso de exportación. Proceso de adquirir insumos en el extranjero. Para mayor información de los procesos ver FIGURA 1. 23

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25 Los consultores identificaron distintos impulsores que originaban los costos, para asignarlos a las actividades. Ver cuadro N 4. Para esto se hizo un seguimiento de los diferentes recursos, con el fin de identificar en que actividades se consumían. Cuadro N 4: Impulsadores de Primer Nivel Posteriormente se identificaron los impulsores de segundo nivel, con la finalidad de relacionar las actividades con los productos. Cuadro N 5. Cuadro N 5: Impulsores de Segundo Nivel El uso de las máquinas está altamente correlacionado con el minutaje de cada prenda y con la mano de obra directa. Resultados de la implementación del costeo Basado en Actividades Primero se identifican los costos y se relacionan con los impulsadores de primer nivel como se indica en el cuadro N 6. 25

26 Cuadro N 6: Impulsadores de Primer Nivel La electricidad y la depreciación se distribuyeron teniendo en cuenta el número de equipos utilizados para cada actividad. El alquiler tomó en cuenta los metros cuadrados. Los sueldos fueron prorrateados de acuerdo al tiempo que asignan a cada actividad. En el caso de los gastos de courier por el número de paquetes. Los gastos de aduana y fletes se agruparon como gastos de comercio exterior. Las cartas de crédito, las fianzas, y los gastos financieros se agruparon como gastos bancarios y por último sólo las importaciones generan gastos de seguro. Luego se relacionan las actividades con los productos a través de los impulsadores de segundo nivel. Ver Cuadro N 7. Para llevar este trabajo se consideró que en el caso del proceso de obtener un pedido se debía considerar el número de pedidos como impulsor. El número de embarques en el caso de exportar, el monto total de los insumos importados en el caso de las importaciones y el minutaje en el proceso productivo, se mencionó también que el minutaje está correlacionado con el costo de la mano de obra. 26

27 Cuadro N 7: Impulsores de Segundo Nivel Como último paso se calculó el costo unitario de los productos y se recalcularon las rentabilidades de los mismos, así como la proporción de gastos fijos que corresponde realmente a cada producto. Finalmente tenemos que todos los costos fijos, son ahora variables y pueden ser asignados a cada producto unitariamente. En el cuadro N 8, se puede ver los resultados. Cuadro N 8 Las rentabilidades cambian substancialmente, resultando el Boxer como el producto más rentable y la truza no sólo es la menos rentable sino que inclusive tiene rentabilidad negativa. 27

28 4.2 Presupuestos en las Empresas El presupuesto en la actualidad debe ser considerado como una herramienta de gestión porque durante el proceso de desarrollo de las actividades operativas, las personas que gestionan la empresa, ejecutarán las acciones descritas en los planes operativos y cuantificados en el presupuesto. Los presupuestos deberán ser evaluados permanentemente a fin de controlar el cumplimiento de sus objetivos. Como consecuencia de lo expuesto, la empresa deberá: Primero : Fijar sus objetivos y políticas. Segundo : Determinar sus planes. Tercero : Cuantificarlos. Cuarto : Evaluar periódicamente. Presupuestar significa tomar decisiones anticipadas Definición de Presupuesto. Los presupuestos representan la cuantificación de los planes que las empresas desean realizar en un período determinado para lograr los objetivos que se proponen. También puede ser definido como el documento que muestra detalladamente las operaciones que la empresa desea ejecutar en el siguiente período Ventajas y Limitaciones de los Presupuestos. Ventajas de los presupuestos Son las siguientes: Permite conocer la realidad de la empresa Permite conocer anticipadamente las necesidades de dinero, bienes, etc. Permite conocer las deficiencias de algunas áreas de actividad de la organización. Permite evaluar anticipadamente diversas alternativas de solución ante diversas necesidades financieras, de gestión comercial, etc. Permite tomar decisiones anticipadas. Permite conocer el grado de liquidez y rentabilidad de la empresa. Permite conocer la incidencia de los impuestos en la gestión del negocio. Permite evaluar la gestión en el cumplimiento de los objetivos. Apoya en las operaciones de control el desarrollo de las actividades de gestión. Permite evaluar el desempeño de la organización en el cumplimiento de los objetivos. 28

29 Limitaciones de los Presupuestos Son las siguientes: Están referidas a uno o más períodos a ejecutar en donde existe incertidumbre en las variables que no dependen de la empresa como son la inflación, devaluación y recesión. Al estar cuantificada cada una de las operaciones que realiza la empresa, las gerencias se preocupan principalmente en alcanzarlas haciéndolos dependientes de esas cifras. Al ser el presupuesto una abstracción a la realidad, existirá mucho riesgo que impidan su cumplimiento. En la ejecución de los presupuestos existen variables que pueden surgir, las cuales no han sido consideradas alterando el presupuesto y obviamente modificando los objetivos prefijados Características de los Presupuestos Deben ser flexibles, que permitan incorporar variaciones del entorno en la ejecución de los mismos. Deben ser oportunos, es decir formulados con la debida anticipación que permita ir ejecutándolos y controlándolos. Deben ser integrales, es decir deben contener toda la información de la organización Etapas del Presupuesto. Las etapas para la formulación del presupuesto son 5: 1. Preparación.- Se debe contar con los objetivos que la organización desea lograr, con la documentación e información de los costos y unidades de los productos que la empresa va a producir y comercializar. 2. Elaboración.- Se elaboran las hojas de trabajo, las cuales sustentan las cifras que se van obteniendo pero que no son definitivas, posteriormente se realizarán los ajustes necesarios para elaborar en definitivo el presupuesto. Estas dos primeras etapas corresponden al diseño presupuestal. 3. Ejecución.- Está representado por la ejecución de cada uno de los presupuestos desde el primer día que la organización ejecuta las decisiones contenidas en el presupuesto. Durante la ejecución se desarrollan las políticas debidamente diseñadas para el cumplimiento de los objetivos 4. Control.- El control del presupuesto se realiza en todos los presupuestos elaborados y debe ser permanente con la finalidad de ir midiendo la incidencia en el resultado. 5. Evaluación.- Implica el análisis del resultado de la ejecución presupuestal y de las variaciones producidas en el período. Para efectuar la evaluación de los presupuestos se comparan las cifras presupuestadas con las cifras ejecutadas, permitiendo conocer la eficiencia y deficiencia en el desarrollo de las actividades. 29

30 4.2.5 Programas y Presupuestos que deben emitir las Empresas. Programas Presupuestales Para la elaboración de los presupuestos es necesario observar el número de unidades o cantidad de productos que intervienen en el mismo, para ello se elaboran cuadros denominados Programas Presupuestales los cuales se desarrollan conjuntamente con los presupuestos. Presupuestos que deben emitir las empresas Pasos: 1º Definir correctamente sus Costos y Gastos por producto o servicio que comercializa, de tal manera que en la formulación del presupuesto se asignen cantidades e importes que le corresponda a cada producto o servicio. 2º Definir claramente definidas las políticas que se van a aplicar para el logro de los objetivos. Estas políticas pueden ser: Políticas de ventas Política financiera. Política de personal Política de compras Política de inventarios, etc. 3º En tercer lugar se deben formular correctamente los siguientes presupuestos: 1. Presupuesto de Ventas.- Es el primer presupuesto en donde se registrará el importe en nuevos soles de las ventas de los productos y/o servicios. Debe tenerse en consideración para la formulación de este presupuesto. El número de unidades a vender. El precio de cada producto. La temporalidad del bien o servicio. Para realizar este presupuesto es necesario emitir un Programa de productos terminados vendidos o servicios a realizar, lo que indica la cantidad de bienes y/o servicios a comercializar. 2. Programa de Producción.- Indica el número de unidades a producir teniendo en consideración el número de unidades a vender y la política de inventarios. 30

31 3. Programa de materia prima consumida.- Indica el número de unidades a utilizar en la producción. 4. Programa de compras.- Indica el número de unidades de materias primas que la empresa debe comprar para poder producir la cantidad de productos indicados en el programa de producción y ventas. 5. Presupuesto de compras.- Indica el costo de las materias primas que la empresa va a adquirir de acuerdo con el programa de compras. Representa el costo de adquisición más no el costo el consumo de materias primas. 6. Presupuesto de materias primas consumidas. Representa el costo de las materias primas que se utilizan en la producción. Es necesario tener en cuenta el stock inicial y el método de valuación de inventarios. 7. Programa de mano de obra.- Indica el número de horas que se requiere para elaborar los productos o realizar los servicios. 8. Presupuesto de mano de obra.- Indica el costo de la mano de obra directa del personal que interviene en la fabricación de los productos o prestación de los servicios. 9. Presupuestos de costos indirectos.- Representa el costo de los diversos bienes y servicios que intervienen indirectamente en la fabricación de los productos o prestación de los servicios. Es necesario tener en consideración, que la empresa deberá tener una correcta asignación de los costos indirectos por producto o servicio, lo que permitirá determinar el precio del producto o servicio correctamente. Así mismo deberán de identificarse en costos fijos y variables, para conocer la incidencia en los precios de los productos. 10. Presupuestos de producción.- Está compuesto por la sumatoria de los costos anteriormente calculados, tal como el costo de consumo de materia prima, costo de mano de obra y los costos indirectos. Este presupuesto permite calcular el costo unitario por producto o servicio. 11. Presupuesto de costo de ventas.- Este presupuesto permite determinar el costo de los productos terminados vendidos. El importe al registrarse es considerado como pérdida para determinar la utilidad bruta del período. 12. Presupuesto de Gastos Administrativos.- Representa el gasto relacionado a las oficinas administrativas los cuales deben recuperarse en las ventas de los productos. La empresa deberá asignar correctamente el gasto administrativo por producto. Están referidos a los sueldos y cargas sociales del personal que labora en el área administrativa, así como al consumo de los diferentes servicios que utiliza el departamento administrativo en el desarrollo de sus actividades de gestión. 31

32 13. Presupuesto de Gastos de ventas.- Representa el gasto por la comercialización de los productos, los que deben recuperarse con la venta de los productos. Están referidos a los sueldos y cargas sociales del personal que labora en el área de ventas, así como el consumo de los diferentes servicios que son necesarios al departamento de ventas. 14. Presupuesto de cuentas por cobrar.- Representa el importe de las cuentas por cobrar de los productos vendidos durante el período. Deberá tenerse en cuenta la política de créditos y cobranzas. El saldo de las ventas no cobradas en el período anterior deberá ser considerado en la información de este presupuesto. 15. Presupuesto de cuentas por pagar.- Representa el importe a pagar por las adquisiciones de los insumos. Debe tenerse en consideración la capacidad de pago de la empresa, a fin de no generar gastos financieros que perjudiquen a la empresa. De este presupuesto se considera los importes no cancelados en el período anterior. 16. Presupuesto de Caja.- Representa el último presupuesto elaborado el cual debe contener los importes a cobrar y pagar durante el período. No incluye la depreciación. El presupuesto de caja permite conocer: La liquidez proyectada. Objetivo financiero La necesidad de fondos para un determinado período. El excedente de dinero para posibles inversiones. Evaluar diversas alternativas de financiamiento 17. Estado de Ganancias y Pérdidas.- Permite proyectar en base a los presupuestos, la RENTABILIDAD del negocio en el período. Esta rentabilidad es un objetivo financiero. La Oficina de Planificación y Presupuestos deberá dar los lineamientos a las distintas oficinas y gerencias de la empresa para la formulación del presupuesto, el cual tiene que estar directamente ligada a los objetivos de la empresa. 32

33 5. PONIENDO EN PRÁCTICA LO APRENDIDO Completando el caso de estudio (Para resolverlo en casa) 1. El presupuesto de Producción es la suma del presupuesto de la materia prima directa, el presupuesto de la mano de obra directa y el presupuesto de los costos indirectos de fabricación? Verdadero ( ); Falso ( ) 2. En el presupuesto de la materia prima consumida, en el cálculo del presupuesto del mes de enero no se debe considerar el inventario inicial de las materias primas recibidas del período anterior a su costo, porque no corresponde hacerlo? Verdadero ( ); Falso ( ) 3. El presupuesto es una herramienta de gestión que tiene como base a los costos? Verdadero ( ); Falso ( ) 4. El Presupuesto de Caja, considera a los costos y gastos de depreciación según corresponda? Verdadero ( ); Falso ( ) 5. El Estado de Ganancias y Pérdidas presupuestado, es un estado financiero, que permite conocer la posición financiera de la empresa en un momento determinado? Verdadero ( ); Falso ( ) 5.2. Ejercicio de Aplicación Práctica. (El ejercicio de aplicación práctica, deberá presentarlo por la plataforma) FORMULACIÓN DE PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS PARA UN TALLER DE MECÁNICA AUTOMOTRIZ. Nombre de la empresa : Taller EL TROME. Sector : Servicios Actividad : Mecánica Automotriz Período Presupuestal : 4 meses 33

34 Información a ser considerada en el desarrollo del presupuesto: 1. El número de unidades de servicios de mantenimiento que tiene proyectado vender el taller en el mes de enero es de 150, 00 los cuales se irán incrementando mensualmente en el 5%. 2. El valor unitario de venta de cada servicio de mantenimiento es de S/.120, El importe de las existencias de materiales al inicio del mes de enero es de 50 unidades de tipo A, 60 unidades de tipo B y 40 unidades de tipo C, a un costo unitario de S/.10, 00 S/. 8, 00 y S/.7, 00 respectivamente y el stock final asciende a 150 unidades de tipo A, 150 unidades de tipo B y 150 unidades de tipo C; aplicándose la siguiente política de inventarios. El taller debe mantener un inventario final de cada mes igual al consumo del mes anterior. 4. Se necesita 01 unidad de cada tipo de material por cada servicio brindado. 5. El costo unitario de los tres tipos de materiales para la prestación de los servicios no ha variado con respecto al costo de las existencias del inicio del mes de enero. 6. Para la prestación de cada servicio de mantenimiento se requiere de 3 horas de mano de obra directa. 7. El costo por hora de mano de obra directa es de S/.5, Los costos indirectos determinados por el taller es de S/.10, 00 por cada servicio brindado; de los cuales el 30, 00% son fijos y el 70, 00% variables. 9. Los gastos de administración son fijos y asciende a S/.15, 00 por unidad de servicio brindado. 10. Los gastos de venta es de S/.10, 00 por cada servicio brindado; de los cuales el 20, 00% son fijos y el 80, 00% son variables. 11. De acuerdo con la nueva política de créditos, el taller vende el 50, 00% de sus servicios otorgando un crédito a 30 días y el resto los vende al contado. Las ventas del mes de diciembre del año anterior fue el 100, 00% al crédito y ascendió a S/ , La política de pagos es a 60 días del 100, 00% de sus compras, permitiéndole al taller tener un disponible para cancelar sus deudas al presentar menor tiempo para sus cobranzas. Las compras del año anterior fueron: Mes de Noviembre S/ , 00 Mes de Diciembre S/ , 00 34

35 13. La depreciación del período debidamente identificada como costo y gasto, se detalla a continuación: Costos indirectos S/. 800, 00 Gastos administrativos S/. 600, 00 Gastos de ventas S/. 400, 00 Se solicita: Elaborar los siguientes programas y presupuestos: Programas: 1. Programa de producción y venta de servicios. 2. Programa de materiales consumidos por la prestación de servicios. 3. Programa de compras de materiales. 4. Programa de horas de mano de obra Presupuestos: 5. Presupuesto de ventas de servicios 6. Presupuesto de compras de materiales 7. Presupuesto de materiales consumidos en la prestación de servicios 8. Presupuesto de mano de obra directa. 9. Presupuesto de costos indirectos de prestación de servicios 10. Presupuesto de producción (prestación) de servicios 11. Presupuesto de costo de venta de servicios. 12. Presupuesto de gastos administrativos. 13. Presupuesto de gastos de ventas. 14. Presupuesto de cuentas por cobrar. 15. Presupuesto de cuentas por pagar. 16. Presupuesto de caja Estado Financiero 17. Estado de Ganancias y Pérdidas proyectado. 35

36 6. RESUMEN DE LA UNIDAD. La metodología de Costeo por Actividades (Costing ABC), es un sistema alternativo de costeo para las empresas, en vista que la metodología tradicional de costeo ya no permite obtener costos confiables a las empresas. La estructura de los costos de los productos han variado sustancialmente, los costos directos de la mano de obra y la materia prima en los productos industriales se ha reducido de un 85% aproximadamente a menos del 40%, mientras que los costos indirectos y gastos generales se han elevado del 15% a mas del 60%; teniendo en cuenta que la metodología tradicional de costeo utiliza a los costos directos como base de distribución para trasladar los costos indirectos a los productos o servicios, hoy en día con una base poco significativa es casi imposible que esta metodología funcione apropiadamente; particularmente en las empresas modernas y con tecnología de punta donde los costos directos son poco significativos. En el desarrollo de la presente unidad, en el ejemplo práctico de la empresa LPS, se puede observar la diferencia que existe en los resultados de la aplicación de una metodología de costeo y otra, mientras que la metodología tradicional proporciona costos unitarios irreales poco confiables, la metodología de costeo por Actividad proporciona costos unitarios mucho mas precisos y confiables para la toma de mejores decisiones. Con respecto al presupuesto, este es una herramienta de gestión importante para las empresas, porque permite proyectar o conocer con antelación la cantidad de recursos económicos corrientes y no corrientes que requiere la empresa para operar durante un período determinado, que generalmente es de un año; así como conocer el comportamiento del manejo de una serie de indicadores económicos, como la utilidad prevista, los impuestos a pagar, las diversas alternativas de solución ante diversas necesidades financieras, conocer el grado de liquidez y rentabilidad de la empresa, etc. Los presupuestos son herramientas flexibles, oportunas e integrales, es decir, contienen la información de toda la organización. Las empresas emiten una serie de programas y presupuestos, para elaborar su presupuesto global, utilizan como insumos a los costos unitarios, los indicadores macroeconómicos y las políticas de la empresa fundamentalmente. 36

37 7. AUTO-EVALUACIÓN DE LA UNIDAD (La auto evaluación lo resolverá en la plataforma) 8. GLOSARIO Materia Prima. Elemento que la industria, con su tecnología, es capaz de transformar en producto elaborado. Puede ser un elemento de la naturaleza, recurso natural, o un producto semielaborado por otro proceso industrial. Depreciación. Es la disminución o pérdida del valor material o funcional de un activo fijo tangible motivado por la decadencia física, por el deterioro o merma en la vida de servicios de los bienes, cuyo desgaste no se ha cubierto con las reparaciones o con los reemplazos adecuados. Prorrateo: Es el reparto que hay que efectuar cuando, en una oferta pública de valores, la demanda es superior a la oferta. Mantenimiento. Es la reparación de los equipos del proceso de refinación que fallan, y el reacondicionamiento y renovación de los equipos en forma rutinaria, para prevenir fallas. Costeo. Proceso de determinación del coste de las actividades, procesos, productos o servicios. Insumos. Entradas del proceso, necesarias para la elaboración un producto. Costos Indirectos: Costos normalmente de difícil identificación o resultado de bienes y servicios aplicables a la actividad en general. Incluyen costos de operaciones de manufacturas (mantenimiento, gastos generales, etc.). Suministro: Abastecimiento. Sueldo: Compensación regular del empleado o funcionario excluyendo bonificaciones adicionales y compensación por concepto de horas extraordinarias de trabajo. Salario: El salario es la remuneración que le paga en forma periódica a un trabajador su empleador a cambio de la realización de alguna tarea o trabajo. Rentabilidad: Es la remuneración al capital invertido. Se expresa en porcentaje sobre dicho capital. Déficit: Pérdida, se origina en el hecho de que los egresos sean mayores a los ingresos. Esto ocasiona un resultado negativo. Performance: Desempeño, rendimiento. Proceso continuo y estructurado de revisión del desempeño del individuo con su supervisor, para identificar los puntos fuertes y oportunidades y diseñar los objetivos para el siguiente periodo de evaluación. Retroalimentación: Es una evaluación en que se valoran conductas, habilidades y competencias de los individuos, y esta orientada al desarrollo de competencias, permitiendo encontrar los elementos que ayuden a incrementar o mejorar el desempeño. Direccionadores de costos: Son los factores que determinan la carga de trabajo que requiere cierta actividad. Competencia: Capacidad de poner en práctica de forma integrada, en contextos diferentes, los conocimientos, habilidades y características de la personalidad adquiridas. Incluye saberes teóricos, habilidades prácticas aplicativas, actitudes (compromisos personales). 37

38 BIBLIOGRAFÍA Flores Serna, Jaime. Editorial CECOF, Saéz Torrecilla, Angel. Contabilidad de Costos y Contabilidad de Gestión. Editorial McGraw-Hill, Horngren, Charles Contabilidad de Costos: Un enfoque gerencial. Editorial Pearson Education, México DF, Apaza Meza, Mario Contabilidad de Costos: Conceptos y casos de aplicación. Editorial del Instituto de Investigación El Pacífico. Lima, 2001 Gomez Bravo, Oscar. Contabilidad de Costos. Editorial McGraw-Hill. Bogotá, Andrade, Simón.. Editorial Lucero. Lima, José Barfield, Michael Kinney. Contabilidad de Costos. Editorial Thomson Learning Ibero,