«Difusión de Cambios en NCh2728:2015» Unidad de Organismos Nivel Central

Transcripción

1 «Difusión de Cambios en NCh2728:2015» Unidad de Organismos Nivel Central

2 ACTUALIZACIÓN DE LA NORMA

3 Contexto Resultado Estudio Consultora 1- Creación y aplicación NCh2728 Of 2003 no generó mejoras significativas de la calidad y pertinencia de la capacitación 2- Certificación daba señales de un nivel de exigencia moderado a bajo. 3- Sensación que estar certificado, significaba que autoridad reconocía «la calidad de su SGC»

4 Proceso de Actualización de la Norma

5 Principales Cambios que presenta la NCh2728:2015

6 Principales Cambios 1.- Todos los requisitos del numeral 1.2 del Alcance y Campo de aplicación son aplicables, sin excepción : - No distingue tamaño de Otec - No permite exclusión de cláusulas en su alcance - Los requisitos de objeto y alcance, incluyen factores como numero de personas, lugar geográfico, actividades ejecutadas dentro del periodo. - Alcance no se restringe solo a «Actividades de Capacitación» 2.-Se amplían los actores que participan de la actividad.

7 Principales Cambios 3.- Se elimina referencia normativa de NCh9001- ISO9001(SGC- Requisitos) y NChISO (Guía para Desarrollo de Manual de Calidad) 4.- Se definen un mayor numero de términos, para mejorar la comprensión y entendimiento de la norma. 5.-Se Reduce el uso de términos que puedan generar ambigüedad como cuando sea apropiado o cuando sea aplicable.

8 Principales Cambios 6.-Se hace énfasis que el LIDERAZGO-COMPROMISO Y PARTICIPACIÓN ACTIVA de la Dirección, es esencial para desarrollar y mantener un SGC eficaz (5.1). 7.- En versión 2003, señala que objetivos de la Calidad (5.4.1) sean medibles y coherentes, con la Política de la Calidad, ahora se agrega que: - Estén asociados a indicadores y metas para medir cuantitativamente su cumplimiento. - Se establezcan periodos para su medición - Se deban comunicar al personal

9 Principales Cambios 8.-La Dirección debe designar a unos de sus miembros, como representante de la dirección, para administrar el SGC y estar dotado de la autoridad correspondiente (5.5.2) - Puede ser externo, pero se considerará como personal interno. - El representante si pertenece a mas de dos OTEC simultáneamente, deberá demostrar que su condición es de conocimiento de los otros OTECs (5.5.2 y DA- D45). 9.- En la Revisión por la Dirección (5.6.1),se señala que esta con su Liderazgo debe estimular la revisión, intercambio de ideas y evaluación de la información de entrada

10 Principales Cambios 10.-Las revisiones del SGC por parte de la Dirección deben realizarse a intervalos planificados.( periodo min 12 meses) 11.-Se establece que se mantenga registro no solo de las revisiones efectuadas sino también de sus resultados 12.- En Provisión de los Recursos ( 6.1), se establece que : - La Dirección es responsable de asegurar que han sido identificados y se encuentran disponibles los recursos esenciales para implementar la estrategia y el logro de los objetivos de la calidad. - La Dirección debe establecer las responsabilidades y los procedimientos para la administración de los Recursos.

11 Principales Cambios 13.-En Infraestructura (6.3), se señala que se debe : - Registrar su condición de infraestructura en la plataforma Sence. - En caso exigencia de Infraestructura e Instalaciones se deben cumplir con las condiciones de seguridad, higiene y accesibilidad entre otras y considerar los requerimientos de los U/P/PI - El OTEC debe establecer una declaración deberes y derechos de los participantes y del Otec ( A través de reglamento interno ) 14.- Se incorpora la Gestión de los Recursos Financieros en el SGC (Sistema de Gestión de la Calidad).

12 Principales Cambios 15.- En la Planificación de la Realización del Servicio ( 7.1) : a) OTEC debe determinar los procesos y documentos necesarios y proporcionar los recursos para el Diseño y Desarrollo y la Ejecución del Servicio de capacitación b) En la Det. de los Requisitos relacionados con el Servicio ( 7.2.1), se incorporó que el Otec deba determinar entre los requisitos especificados, los asociados al Diseño Curricular,además de los requisitos no especificados y los legales o reglamentarios

13 Principales Cambios 16.-En la revisión de los requisitos relacionados con el servicio, el OTEC debe asegurar que : - Requisitos estén definidos - No existan diferencias con los requisitos expresados previamente. - Se cuenta con capacidad técnica, logística y financiera - Se mantengan registros de la revisión

14 Principales Cambios 17.- En relación con la Comunicación con el U/P/PI (7.2.3),el Otec debe comunicar cualquier cambio en su información : -A mas tardar en 7 días corridos respecto de la fecha de ocurrencia ( b DA-D45 ). -Actualización Norma se debe estar presentada antes de su fecha de termino vigencia,independiente de la fecha de emisión del certificado.( DA-D45) - En la capacitación el OTEC deberá informar deberes y derechos de los participantes y el organismo

15 Principales Cambios 18.-En el Proceso de Compras (7.4.1), se señala que el OTEC debe asegurar que se define e implementa procesos de compra eficaces y que los producto o servicios adquiridos cumplen requisitos U/P/PI El tipo y alcance del control para validar este proceso dependerá del impacto en el servicio de capacitación 19.- En la Evaluación de la Compra ( 7.4.3) se deberá evaluar: - La existencia de Garantías - La capacidad del proveedor para suministrar, referencias, datos disponible sobre satisfacción del usuario -La capacidad logística del proveedor

16 Principales Cambios 20.-Respecto al Control de los Equipos de seguimiento y medición (7.6), se incorpora que el OTEC debe confirmar la capacidad de los programas informáticos para satisfacer su aplicación prevista ( plataformas de e-learning, simuladores, control de asistencia etc.) 21.- En relación al monitoreo y medición de la Satisfacción del Usuario y Participante (8.2.1), se señala que la Dirección debe establecer procesos eficaces y eficientes para recopilar, analizar y utilizar la información para mejorar el desempeño del OTEC. En versión 2003, señala solo monitorear la información relativa a la percepción del cliente respecto al cumplimiento de los requisitos

17 Directriz DA-D43 «Transición a la NCh2728:2015»

18 Disposiciones Generales Directriz INN (1/4) 1.- Periodo de transición de la NCh2728:2015 será de 2 años : Todas las certificaciones (nuevas o recertificaciones) que otorguen los OCS a partir del 21-Dic-2017 deben ser en base a NCh2728: Después del 21-Dic-2017 pierden de validez toda las certificaciones que hayan sido otorgadas bajo NCh2728: OCS que mantienen certificados emitidos bajo NCh2728:2003, deben implementar transición de sus clientes Otec. ( Auditorias de seguimientorecertificación-auditorias especiales)

19 Disposiciones Generales Directriz INN (2/4) 4.- OCS deben capacitar al menos un auditor con curso de capacitación que imparte INN-SENCE 5.- Los OCS con ampliación de alcance otorgada documentalmente, debe informar al INN, al menos 1 mes antes de realizar auditoria bajo NCh2728:2015, para planificar testificación. 6- OCS podrán emitir certificados NCh2728:2015. OCS solo después de haber finalizado satisfactoriamente el proceso de testificación. 7.- Solo hasta el 31-Dic-2016 los OCS podrán recibir solicitudes de certificación bajo NCh2728: 2003.

20 Disposiciones Generales Directriz INN (3/4) 8.- Certificaciones bajo NCh2728: 2003 no podrán extender el plazo por los 3 años y deben considerar el periodo de transición. 9.- Condición para Recertificaciones bajo NCh2728: 2003 antes del será que 1ra Auditoria de seguimiento debe ser bajo NCh2728:2015 lo cual deberá quedar registrado en el contrato que suscriba con el OCS. 10.-El Plazo final para realizar ultima auditoria de seguimiento o recertificación es el , por lo tanto a partir del todas las auditorias que realice un OCS deberá ser obligatoriamente bajo NCh2728:2015

21 Disposiciones Generales Directriz INN (4/4) 11.- OTEC tiene la obligación de realizar transición de la norma. Si el OTEC se niega a realizar transición de Nch2728:2015, OCS cancelará al OTEC El OCS tendrá la obligación de informar a Sence las Cancelaciones que realice de los OTEC solo una vez que haya agotado todas las instancias de apelación de este. Posterior a esto se entiende que la cancelación es irrevocable.

22 ITINERARIO DE TRANSICIÓN NCH2728:2015 Fecha máxima para que OCS reciba solicitud para Certificación bajo NCh2728:2003 OCS no puede extender Certificación por los 3 años siguiente bajo NCh2728:2003 1ra Auditoria de Seguimiento se debe realizar bajo NCh2728:2015 Recertificación antes de esta fecha ejecutada bajo NCh2728: ra Auditoria de Seguimiento debe realizarse bajo NCh272:2015 Recertificaciones ejecutadas bajo NCh2728 Of 2003 en periodo 21 al 31 de Dic 2016 Obligados a adelantar auditoria y vigencia de su norma para fecha anterior a Para no afectarse con invalidez NCh2728 Of 2003 Fecha máxima para que auditorias de Seguimiento o Recertificación se ejecuten bajo NCh2728 Of 2003 A partir de esta fecha TODAS las auditorías de Seguimiento y Recertificació n deben ejecutarse bajo NCh2728:201 5 A partir de esta fecha, TODAS las certificaciones otorgadas bajo NCh2728 Of 2003 DEJAN DE TENER VALIDEZ A partir de esta fecha TODAS las certificaciones (nuevas y recertificaciones) deben realizarse bajo NCh2728: Periodo 21 al 31 Dic

23 EJEMPLOS PRÁCTICOS TRANSICIÓN DE LA NCh2728:2015

24 Ejemplos Practico 1: Otec se recertifica bajo NCh2728 Of 2003 el con vencimiento el Transición : 1ra Auditoria anual de seguimiento el debe realizarla bajo NCh2728:2015, porque a partir del TODAS las auditorias de seguimiento y recertificación deben ser bajo NCh2728:2015.

25 Ejemplos Practico 2: Otec presenta a OCS una solicitud de certificación bajo NCh2728 Of 2003 el Situación : OCS podrá recibir solicitud de certificación bajo NCh2728 Of 2003, hasta el ,con condición que contrato con OTEC deba señalar que vigencia máxima de la norma será el y que estará obligada a someterse a periodo de transición de la norma.

26 Ejemplos Practico 3: Organismo obtiene certificación bajo NCh2728 Of 2003 con fecha y vencimiento el Transición: 2da Auditoria anual de seguimiento puede realizarse bajo NCh2728 Of Recertificación que corresponde el , se deberá adelantar y obligatoriamente ejecutarse bajo NCh2728:2015 para no verse afectado por perdida de vigencia de NCh2728 Of 2003 a partir del

27 Directriz DA-D45 «Requisitos para la Certificación de SGC según NCh2728:2015»

28 Aspectos relevantes de la Directriz DA-D OTEC puede dar cursos sin código Sence, sin embargo debe dar cumplimiento a mínimo de capacitación exigidas ( 4.7,4.8 y 4.9 de esta directriz) 2.- No esta permitido realizar actividades distintas de la capacitación, aun cuando sean complementarias.(análisis de brechas, detección de necesidades de capacitación etc.) 3.- No se puede excluir requisitos de la norma, en especial numerales 7.3/7.5.2/7.6 (D&D-Val Proc. Prest Serv.-Crtl Eq de Seg y Med) 4.- Alcance del SGC debe incluir el alcance de la certificación, indicando área, modalidad, tipo de cliente al que se orienta. 5.- Se entiende por Planificación estrategica,aquella usada para determinar la política, objetivos de la calidad, participación de mercado, estabilidad financiera, en un horizonte de 5 años.

29 Aspectos relevantes de la Directriz DA-D Representante de la Dirección debe ser un miembro de esta, y si a la vez pertenece a mas de una OTEC debe transparentar esta condición. 7.- Proceso de comunicación interna incluye a todos el personal 8.- Revisión de la Dirección debe realizarse al menos por 2 personas del OTEC y al menos cada doce meses. 9.- OTEC que postulen a programas sociales o trabajen con Franquicia Tributaria,FFAA,Gendarmeria e Infraestructura móvil, deben declarar su modalidad en plataforma Sence OTEC debe realizar al menos una revisión financiera cada doce meses

30 Aspectos relevantes de la Directriz DA-D El ambiente de trabajo (6.4) debe ser revisado y el OCS debe dejar evidencia como auditó y la evidencia que le fue presentada para cumplir el requisito Cuando aplica el D&D se debe mantener registro de verificación, validación y seguimiento y dar cumplimiento al numeral 7.3 de la norma. Si no aplica el D&D, al menos se debe mantener registro de la verificación del servicio, esta la debe realizar una persona distinta del relator El numeral 7.3 (D&D) no puede ser excluido del SGC. El diseño del curso debe incluir la metodología de entrega de los contenidos para cada tipo de curso. La adaptación o modificación de un curso se considera como nuevo curso, esto implica mantener registros de la aplicación de cada etapa del numeral 7.3

31 Aspectos relevantes de la Directriz DA-D Para el caso de relatores externos, estos se consideran parte del numeral 6.2 Excepcionalmente, Si Otec contrata servicios de relatoría debe demostrar a través de registro el cumplimiento de requisitos del numeral 7.4 (Compras) 15.- El Otec debe mantener registros de control de la ejecución del servicio para cada actividad, incluyendo : - Metodología de selección y comunicación a los participantes y ejecución de la selección. - Modalidad de capacitación - Información de características del servicio que se proveerá - Disponibilidad de Instrucciones - Disponibilidad de Infraestructura y otros adecuadas al servicio a proveer - Implementación actividad de liberación del servicio, entrega y post

32 Aspectos relevantes de la Directriz DA-D La trazabilidad del servicio de capacitación se debe reflejar en los registros que administra el OTEC 17.- Numeral 7.6 (Control de Equipos de Seguimiento y Medición) no se puede excluir. Si actividad de capacitación no requiere de uso de instrumentos o equipos que requieran verificación, al menos se debe considerar el software de control de asistencia La auditoria interna completa, se debe realizar al menos una cada doce meses 19.- El consultor que haya implementado el SGC no podrá realizar o participar de la auditoria interna ( consultor persona natural o jurídica) 20- Requisitos del Auditor Interno serán curso de NCh2728:2015,curso de Técnicas de Auditoria y conocimientos de proceso de capacitación con experiencia en al menos dos metodologías de entrega de capacitación.

33 Aspectos relevantes de la Directriz DA-D La concesión no está permitida si el origen es una No Conformidad que afecte un requisito esencial. ( 8.3) Caso en que se acepte concesión OTEC debe tener justificación y debe mantener información disponible para auditoria o eventual fiscalización Procedimiento de OTEC debe establecer como etapas independientes la verificación de la implementación de la acción correctiva/preventiva y la verificación de la eficacia de esta acción.

34 Preguntas Frecuentes Cambios en NCh2728:2015 Unidad de Organismos Departamento de Desarrollo y Regulación de Mercado Sence Agosto,2016

35 Preguntas Frecuentes 1.- Como puede un OTEC obtener un ejemplar de la NCh2728:2015? Únicamente a través de la adquisición del derecho de visualización en el sitio web del INN 2- Si la actividad de capacitación se realiza utilizando equipos computacionales arrendados, es obligación del OTEC validar si el software cuenta con licencias vigentes? Si, el OTEC es responsable de los elementos que utilice en la actividad de capacitación y por lo tanto debe considerar este tema en el procedimiento de compras y la posterior evaluación de esta y el proveedor.

36 Preguntas Frecuentes 3.- Es cierto que los OTEC no podrán ser Unipersonales? No, podrán ser instituciones constituidas jurídicamente como empresas unipersonales o también como E.I.RL., sin embargo deben tener en consideración que existen algunos requisitos en la norma que obligan al menos contar con dos personas ( auditoria interna, la revisión de la dirección etc..) 4.- Los Organismos Certificadores de Servicios (OCS) se encuentran en conocimiento del alcance de esta norma? Si, Algunos de ellos participaron del comité técnico y además Sence ha mantenido estrecha comunicación con ellos y el INN ( Instituto Nacional de Normalización) en curso realizado y reuniones bilaterales.

37 Preguntas Frecuentes 5.- En relación a las actividades de capacitación mínimas que se exige realizar por los OTEC, cuantas son y que sucede si no puedo cumplir con el numero? Las OTEC deben realizar al menos 5 actividades de capacitación reconocidas por SENCE, dentro de cada año de vigencia de su certificación. Para las certificaciones multisitio se consideran las capacitaciones (5) realizadas en la totalidad de las sedes Si no cumplen con lo anterior, podrá presentar evidencia de su participación en ofertas/licitaciones u otra modalidad reconocida y convocada por Sence. Sin embargo, esto podrá ser aplicable solo en dos oportunidades durante el ciclo de vida del OTEC.

38 Preguntas Frecuentes 6.- Cual es la base legal, normativa o similar en la que se basó el INN para respaldar lo que señala el punto 4.7 de la directriz (exigencia de ejecución de mínimo 5 actividades de capacitación? Lo señalado se basa en el nuevo concepto de alcance de auditoria, que ahora considera la actividad del organismo, sus áreas de capacitación, unidades de la organización entre otros elementos. En caso de OTEC con mas de un establecimiento o sedes, esta exigencia se cumplirá si en su conjunto se ha ejecutado al menos 5 actividades de capacitación.

39 Preguntas Frecuentes 7.- Sence realiza cursos sobre sobre la implementación de la NCh2728:2015? No, Sence no realiza cursos sobre la norma, se debe recurrir al INN, los OCS u otras instituciones. Sin embargo, Sence si ha realizado algunos eventos organizados por las Direcciones Regionales para informar los cambios. 8.- Los OTEC que trabajan a través de Mercado Público capacitando instituciones publicas o municipalidades,deben registrar su condición en la plataforma del Sence? No, sin embargo pueden voluntariamente realizarlo. Estos pueden llenar la declaración especialmente preparadas para estas instituciones.

40 Preguntas Frecuentes 9.- Es uno de los objetivos de la NCh2728:2015,hacer disminuir el número de OTEC existente en el Registro Nacional? No, el objetivo es fortalecer a los OTEC que hoy se encuentran en funcionamiento y aquellos que están ingresando, de modo que se cuente con el mayor numero posible de organismos que provean los Servicios de Capacitación. La Norma permitirá a los OTEC : Disponer de información relevante para la toma de decisiones Orientar la gestión a la satisfacción del usuario y participantes Definir y orientar las competencias de su personal Generar información periódica de sus resultados financieros Documentar su proceso de negocios, de Servicio de Capacitación.

41 Preguntas Frecuentes 10.- Cual es el propósito de los cambios en la Norma? Poner la norma es una perspectiva de la realidad actual que vive la industria de la capacitación, acorde requerimientos de mayor exigencia de los usuarios y los niveles tecnológicos presentes en la actividad de capacitación. Fortalecer los OTEC, entregando mas y mejores herramientas que permitan administrar de mejor forma su organismo, lo cual posibilite la entregar de servicios de capacitación acorde a los altos requerimientos y demandas de sus U/P/PI

42 Preguntas Frecuentes 11.- Es obligatorio que la actividad del OTEC cuente con alguno código especifico del SII? No, lo relevante para Sence es que el OCS verifique que el OTEC Cumple con el Objeto Único Prestación de Servicios de Capacitación Se excluye de este requisito las excepciones consideradas en el articulo 12 Ley Que las que las Instituciones que realizan capacitación y que requieren la previa autorización de otras entidades publicas tengan incorporado en sus estatutos además del objeto único, una frase que explicite, la realización de este tipo de actividad. Que las autorizaciones emitidas se encuentre vigentes

43 Preguntas Frecuentes 12.- Es requisito de la NCh2728:2015 que los OTEC declaren su infraestructura? Si, todos los OTEC que operen con Franquicia Tributaria o Programas Sociales de Sence, deben declarar su condición de infraestructura en la plataforma que se tiene habilitada en :

44 Preguntas Frecuentes

45 Preguntas Frecuentes 13.- Como se mantendrá el historial del OTEC en el cumplimiento de las 5 actividades de capacitación mínimas, cuando este cambia de OCS al finalizar el periodo de certificación? El OCS que no renueve contrato con un OTEC, al termino del plazo de certificación, deberá informar a Sence sobre estos ex-clientes e indicar si estos alguno arrastra algún incumplimiento de este requisito Todos los relatores que mantiene el OTEC deben estar inscritos en el Registro de Relatores que mantiene Sence? No, solo aquellos que participan de los programas sociales y deberán cumplir con los requisitos de competencia que determine Sence ( En base a educación, habilidad, formación y experiencia)

46 Preguntas Frecuentes 15.- Que considera la revisión financiera de los OTEC que exige la norma en su numeral 6.5? Realización de al menos una revisión financiera cada doce meses El resultado del análisis financiero realizado por el OTEC sea coherente con la planificación estratégica del OTEC y esto represente una situación financiera sana. Las herramientas financieras que evidencien la revisión podrán ser el uso de presupuestos, balances, flujos de caja u otras herramientas de análisis financiero. Se deberá considerar la exhibición al OCS de la totalidad de la facturación correspondiente al periodo de doce meses examinado.(se incluye todas las operaciones comerciales realizadas por el OTEC, sean relacionadas con Sence o no )

47 Preguntas Frecuentes 16.- Es obligatorio que los OTEC se encuentren certificado también en la norma ISO 9001:2015? No, solo aplicará para aquellos OTEC que tengan como requerimiento de sus usuario-clientes poseer dicha certificación Es posible que la actividad de capacitación que se exige, cuente solo con un participante? Si, porque el mínimo exigido para un curso de Franquicia Tributaria es un participante.

48 Preguntas Frecuentes 18.- Si un OTEC se certifica con la NCh2728 Of 2003 antes del , se verá afectado por la NCh2728:2015 solo al termino de los 3 años de vigencia de esta? No, de acuerdo a la directriz DA-D43 todas las certificaciones con NCh2728 Of 2003 dejaran de tener vigencia a partir del , por lo tanto estará obligado a la transición que implica que la 1ra auditoría de seguimiento deberá realizarla bajo NCh2728: Donde se puede encontrar el listado de los OCS que se encuentran acreditados para certificar la NCh2728? El Listado de OCS que se encuentran acreditados por el INN para certificar la Nch2728,se puede encontrar en la pagina web de estos ultimos.

49 Preguntas Frecuentes 20.- Se continuará notificando a Sence por parte de los OCS,las suspensiones que estos apliquen a los OTEC? No, el OCS solo se notificará a Sence la CANCELACION de la certificación que afecte al OTEC. ( Notificación será en forma simultanea a Sence y el OTEC) 21.- Si he sido eliminado del registro de OTEC, producto de la cancelación de la certificación por parte del OCS, puedo solicitar la re-inscripción? Si, pero solo transcurrido el plazo de 30 días hábiles posterior a la fecha de la cancelación notificada por el OCS.

50 Preguntas Frecuentes 23.- Que situación particularmente serán validadas ahora por el OCS al momento de la auditoria? a) Tenencia de ejemplar en papel o derecho de visualización vigente de texto de la NCh2728:2015 adquiridos legalmente a nombre del OTEC. b) Actualización de la información en Sence se ha realizado, cumpliendo el plazo de 7 días corridos, desde ocurrido el evento. c) Solicitud de actualización de certificación de la norma ha sido presentada antes de la fecha de vencimiento en Sence. d) Existencia de licencias vigentes de los software utilizados tanto en la actividad de capacitación como en el uso de la administración del OTEC

51 Preguntas Frecuentes 24.- Donde y que información de la NCh2728:2015 se encuentra publicada en la web : Se encuentra publicado : - Presentación - Directriz del INN DA-D43 V.2 Transición a la Norma NCh2728: Directriz del INN DA-D45 V.2 Requisitos para la Certificación de SGC según NCh2728: Preguntas Frecuentes /Boletín N 2 Unidad de Organismos

52 Dudas o Consultas sobre la NCh2728:2015 Escribanos al siguiente norma2728@sence.cl

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