Información Institucional

Transcripción

1 CONVOCATORIA Nombre del Cargo a Proveer Asistente Administrativa del programa Servicio Civil para la Paz de la AGEH en Colombia Información Institucional La Corporación PODION es una organización no gubernamental colombiana sin ánimo de lucro que toma su nombre de la palabra griega que significa punto de apoyo. En agosto de 1990 se formalizó su creación con el propósito de promover, acompañar y cualificar procesos de desarrollo participativo y sostenible, tanto de ONG, instituciones eclesiásticas como de comunidades y organizaciones sociales de base. En cumplimiento de este objetivo, ofrece servicios de capacitación, asesoría y consultoría que contribuyan a la dinamización de procesos de desarrollo local y regional. También promueve acciones que ayuden a la sistematización de experiencias, a la promoción de intercambios y a la coordinación de esfuerzos y estrategias locales y regionales, enfatizando el análisis y reflexión sobre el desarrollo y la convivencia pacífica a partir de la defensa y; respeto por los derechos humanos. Desde su nacimiento PODION consideró como una de sus prioridades el trabajar por la construcción de una ciudadanía social capaz de influir en las políticas del estado y a la vez cumplir sus propias posibilidades. El programa Servicio Civil para la Paz de la Asociación Alemana de Cooperación para el Desarrollo AGEH tiene su sede en la Corporación Podion. La AGEH -el servicio personal de los católicos alemanes en el campo de la cooperación al desarrollo- viene facilitando cooperantes cualificados a proyectos de desarrollo desde hace más de 55 años. El compromiso de la AGEH tiene sus raíces en la orientación de los valores cristianos, conforme a los cuales la paz, la justicia y la conservación de la creación están inseparablemente unidas. Por ello dirige su mirada no sólo a los síntomas, sino que incide, sobre todo, en las causas estructurales de la injusticia y la violencia. Desde el año 2000 la AGEH trabaja con el programa específico, Servicio Civil para la Paz (SCP), financiado por el Ministerio Federal de Cooperación Económica y de Desarrollo de Alemania, en Colombia y otros países para fomentar la construcción de paz y la transformación de conflictos en regiones de alta conflictividad social. Los y las cooperantes apoyan desde sus profesiones y especialidades técnicas (periodistas, psicólogo/as, abogado/as, geógrafo/as, pedagogo/as etc.) in situ a organizaciones copartes que apoyen procesos de construcción de paz en sus localidades. Para la fase el SCP de la AGEH definió con sus copartes los enfoques de trabajo: transformación de conflictos territoriales y apoyo a la memoria histórica y la convivencia pacífica. 24 cooperantes trabajan en 18 organizaciones copartes en diferentes regiones del país,

2 con el objetivo de aportar en los procesos y proyectos llevados por las copartes. La coordinación del programa SCP acompaña y apoya a los proyectos. La asistente administrativa ejerce múltiples tareas para apoyar a la coordinación en sus responsabilidades. Paginas Web: Descripción del Área a la cual se circunscribe el cargo Ubicación Con sede en Bogotá. Objetivos generales La asistente administrativa del programa SCP apoya la coordinación y tiene responsabilidades en los siguientes ámbitos: 1. Manejo administrativo general del Programa 2. Apoyo a la atención, orientación y asesoría a los/las cooperantes y copartes del Servicio Civil para la Paz 3. Manejo de archivos y gestión del conocimiento 4. Tareas secretariales 5. Preparación de eventos y encuentros 6. Apoyo logístico y administrativo para viajes oficiales de la coordinación Funciones Manejo Administrativo General del Programa Apoyo en la elaboración del presupuesto anual de la coordinación. Apoyo en el monitoreo del presupuesto anual. Revisión y procesamiento de facturas y recibos. Preparación y elaboración de las rendiciones mensuales. Diligenciamiento del formato de rendición para el proyecto de la coordinación. Manejo de caja menor. Preparación y realización de procesos de compras y adquisiciones. Monitoreo de la aplicación de la Retención en la Fuente. Registro y actualización del inventario. Apoyo en la preparación de solicitud de fondos. Preparación de los contratos de facilitadores,

3 ponentes y consultorías. Apoyo a la atención, orientación y asesoría a los/las cooperantes y organizaciones copartes del Servicio Civil para la Paz Manejo de archivos y gestión de conocimiento Tareas secretariales Preparación de eventos y encuentros Atención, orientación y apoyo logístico a los/las cooperantes del SCP. Apoyo en el trámite de la visa de nuevos/as cooperantes. Apoyo en la preparación de la semana de inducción a los/las cooperantes nuevos/as. Manejo del registro de vacaciones de los/las cooperantes. Comunicación con copartes. Mantenimiento de bases de datos sobre cooperantes y copartes. Registro y mantenimiento del listado de los vehículos de los proyectos. Registro y mantenimiento del listado de contratos de arrendamiento. Mantenimiento de base de datos de proveedores. Archivo digital de las rendiciones frente a la AGEH. Elaboración y mantenimiento de lista de robos y pérdidas relacionados con los fondos del programa del SCP. Archivo de registro relacionados con el tema de seguridad (Planes de Seguridad de los/las cooperantes e información de contacto). Manejo del servidor y actualización del archivo compartido. Elaboración y mantenimiento de una agenda digital del equipo de la coordinación del SCP. Coordinar reuniones y citas para la coordinación. Redacción de cartas y correspondencia (física y digital) de la coordinación. Traducciones de informes, cartas, etc. al inglés. Correspondencia (en español y/o inglés) con la central de la AGEH, por encargo de la coordinación del SCP. Atención de llamadas. Envío de material del SCP a los proyectos. Diseño de formatos administrativos. Monitoreo al mantenimiento informático de los equipos. Búsqueda de posibles lugares para eventos y encuentros, recopilación de información logística. Solicitud y seguimiento a cotizaciones. Negociación y contratación del sitio y de los servicios

4 correspondientes. Elaboración y envío de invitaciones. Recepción de fichas de inscripción y elaboración de lista de participantes. Envío de información básica a los participantes. Programación y compra de vuelos, envío de tiquetes a los participantes. Solicitud, manejo y legalización de anticipos. Reintegros de gastos de alimentación y transporte local a los participantes. Asegurar el registro de los asistentes al evento. Recepción y revisión de facturas. Apoyo logístico y administrativo para viajes oficiales de la coordinación Solicitud y legalización de anticipos. Reserva de hoteles. Compra de tiquetes aéreos. Preparación de materiales necesarios para el viaje (listas de participantes, maleta de materiales, etc.). Web check-in. Requisitos Profesionales Formación profesional Experiencia Laboral Otros conocimientos Asistente Administrativo y/o Secretariado Es indispensable contar con una experiencia previa de 3 años en cargos con responsabilidades similares, se valorará positivamente la experiencia con organizaciones no gubernamentales y cooperación internacional. - Conocimiento y manejo de los programas Word, Excel, PowerPoint, Internet, correo electrónico y bases de datos. - Conocimiento sobre procesos de contabilidad. - Experiencia en el manejo de correspondencia y archivo, y comunicaciones telefónicas. - Manejo de inglés y/o alemán. - Facilidad de comunicación verbal y escrita, redacción. Cualidades personales - Responsabilidad, compromiso, creatividad e iniciativa. - Capacidad para trabajo en equipo. Tiempo requerido Tiempo completo

5 Tipo de contratación Salario Características para el envío de propuestas Contrato laboral a término fijo (año calendario), renovable. Prevé dos meses de prueba al inicio del contrato. A convenir Envío mediante correo electrónico, escribir en el asunto: Asistente Administrativa. Hoja de Vida actualizada, con foto, con referencias laborales y personales. Anexar carta de motivación de máximo una página. Fecha límite de recepción A más tardar el 7 de julio de 2017 Proceso de selección A partir del 10 de julio de 2017 Dirección electrónica de envío zfd.kolumbien@ageh.de