ESTRUCTURACION DE LA INFORMACION BASE Y SU PROCESO PARA LA MODELACION DE LAS APLICACIONES QM Y PP DEL SISTEMA SAP R/3 YENNY MILENA CASTRO RODRIGUEZ

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1 ESTRUCTURACION DE LA INFORMACION BASE Y SU PROCESO PARA LA MODELACION DE LAS APLICACIONES QM Y PP DEL SISTEMA SAP R/3 YENNY MILENA CASTRO RODRIGUEZ UNIVERSIDAD DE LA SABANA INSTITUTO DE POSTGRADOS ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PRODUCCIÓN Y OPERACIONES BOGOTÁ 2006

2 ESTRUCTURACION DE LA INFORMACION BASE Y SU PROCESO PARA LA MODELACION DE LAS APLICACIONES QM Y PP DEL SISTEMA SAP R/3 YENNY MILENA CASTRO RODRIGUEZ Proyecto de Grado para optar al título de Especialista en Producción y Operaciones Asesor Luis Alejandro Rodríguez Docente UNIVERSIDAD DE LA SABANA INSTITUTO DE POSTGRADOS ESPECIALIZACIÓN DE GERENCIA DE PRODUCCIÓN Y OPERACIONES BOGOTÁ 2006

3 CONTENIDO Pág. LISTA DE ANEXOS GLOSARIO RESUMEN INTRODUCCIÓN 1 1. JUSTIFICACIÓN 4 2. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS 5 3. MARCO CONCEPTUAL DEFINICION SAP: PROVEEDOR DEL SOFTWARE ERP SISTEMA R/ Módulos del área financiera Módulos del área logística Módulos de recursos humanos Módulos aplicados en la compañía METODOLOGIA Y RESULTADOS PREPARACION DEL PROYECTO DISEÑO DEL MODELO DE APLICACIÓN Entendimiento de la situacion actual Diseño de la estructura de parametrizacion Levantamiento de la segunda y tercer estructura: Datos maestros y Transacciones Análisis de brechas y posibles puntos críticos de integración 27

4 4.3 REALIZACION DEL MODELO Personalizacion de SAP Construccion de los datos maestros Escalamiento de la informacion PREPARACION FINAL PARA SU EJECUCION CONCLUSIONES RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA 37 ANEXOS 38

5 LISTA DE ANEXOS Pág. ANEXO 1. Planilla de cargue del dato maestro plan de inspección del material HALB 39 ANEXO 2. Manual de la leccion BOM`S o Lista de materiales 40

6 GLOSARIO ALMACEN: Es el lugar en que están dispuestos los materiales. A un centro se le pueden asignar uno o varios almacenes. AVISO: Es una herramienta para describir y llevar acabo el desarrollo y control de una serie de actividades pertenecientes a un proceso. BASE DE DATOS: Es un conjunto de de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su uso posterior. CENTRO: Es una unidad organizativa que subdivide una empresa de acuerdo con la fabricación, el aprovisionamiento, el mantenimiento o la planificación de necesidades. Un centro fabrica productos, presta servicios o facilita mercancías paral a distribución. DATO: Cantidad mínima de información no elaborada, sin sentido por sí misma, pero que debidamente tratada se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones. Un dato es la expresión general que describe las entidades sobre las cuales opera un algoritmo (conjunto finito de instrucciones o pasos que sirven para ejecutar una tarea o resolver un problema). EFICACIA: Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles y en un tiempo determinado. EFICIENCIA: Cumplimento de los objetivos logrando la optimización de los recursos disponibles (entendiéndose como la mejor combinación y la menor utilización de recursos para producir bienes y servicios). ERP: Enterprise Resource Planning. Significa, en castellano, Planeamiento de los Recursos de la Empresa. Sistema o Software administrativo que integra todas las áreas de una empresa mediante procesos transparentes y en tiempo real en bases de datos relacionales y centralizados. La principal meta de una solución ERP integrada es ayudar a que un negocio opere de manera más eficiente al conectar las divisiones de la compañía y los puntos a lo largo de la cadena de suministro. MANDANTE: Es el nivel jerárquico más alto en el Sistema SAP. Las especificaciones que se realicen o los datos que se introduzcan en este nivel son válidos para todas las sociedades y para todas las otras estructuras organizativas, en otras palabras es un ambiente de trabajo que puede ser para entrenamiento, pruebas o de calidad y el productivo. MATERIAL: Todo aquello que se fabrica, se aprovisiona, se almacena y se vende. ORDENADOR: Una computadora u ordenador es un dispositivo electrónico compuesto básicamente de un procesador, memoria y dispositivos de entrada/salida (E/S). La característica

7 principal de la computadora, respecto a otros dispositivos similares, como una calculadora no programable, es que con él se pueden realizar tareas muy diversas, cargando distintos programas en la memoria para que los ejecute el procesador. Siempre se busca optimizar los procesos, ganar tiempo, hacerlo más fácil de usar y simplificar las tareas rutinarias. Los dispositivos de entrada/salida (también llamados periféricos) sirven para intercambiar información con el exterior. PP: Módulo del sistema R/3 que contempla la Planificación y Control de la Producción. QM: Módulo del sistema R/3 que contempla la Gestión de Calidad. R/3: Producto (software empresarial) insignia de de la Compañía SAP AG. SAP AG: Con sede en Walldorf (Alemania), es el primer proveedor de aplicaciones de software empresarial (ERP) en el mundo. La sigla SAP es Systemanalyse und Programmentwicklung (Sistemas, aplicaciones y productos para el proceso de datos). SERVIDOR: Ordenador de gran rendimiento que proporciona datos y servicios a otros ordenadores (clientes) conectados a través de una red, que puede ser local o Internet. Algunos servicios habituales son los servicios de archivos, que permiten a los usuarios almacenar y acceder a los archivos de un ordenador y los servicios de aplicaciones, que realizan tareas en beneficio directo del usuario final. Este es el significado original del término. SISTEMAS DE INFORMACIÓN: Un sistema, típicamente computerizado, que permite la captura, procesamiento, almacenamiento, comprobación, manipulación, recuperación, integración y/o análisis de datos o información necesaria para la organización a la cual sirve. Marcándole directrices de funcionamiento para el cumplimiento de sus fines. SOCIEDAD: Es la unidad contable independiente. Es la encargada de la emisión de balances generales y estado de ganancias y pérdidas, por ejemplo una empresa dentro de un grupo de empresas. SOFTWARE: Conjunto de componentes lógicos (instrucciones o datos) que hacen funcionar una computadora o posibilitan la operación de una red. Se considera software a todo aquello que se pueda almacenar electrónicamente en un sistema computacional. Se suele clasificar el software en dos grupos: software de sistemas (sistema operativo y utilidades) y software de aplicaciones (procesadores de texto, hojas de cálculo, y sistemas de administración de bases de datos) Biblioteca SAP.

8 RESUMEN Las aplicaciones ERP, son una herramienta clave para la gestión y la optimización del concepto de cadena de suministros. Estas posibilitan integrar toda la información a través de sus módulos interrelacionados entre sí permitiéndole a la organización trabajar con metodologías conocidas como las mejores prácticas. El llevar a la práctica esta implementación lleva a la organización a hacer un cambio organizacional y crea una nueva forma de hacer negocios lo cual implica integrar y optimizar los procesos de las compañías. Hoy en día la inmersa globalización actual hace que las organizaciones sean operadas en una escala global, con múltiples sitios de fabricación, distribución y socios situados alrededor del mundo, por lo tanto las aplicaciones ERP están siendo una solución práctica a dicha problemática y son una respuesta fácilmente configurable a la estructura particular de cada organización 2. Para estructurar la información base y modelar las aplicaciones QM (Quality management o Dirección de calidad) y PP (Planning of the Production o Planificación de la Producción) del sistema SAP R/3 adquirido por la compañía. La metodología aplicada fue: En primer lugar la preparación del proyecto donde se reunió, actualizó y filtró la información básica de las plantas de producción de Bogotá, Manizales y Armenia, mediante la visita a cada de ellas. Después de organizar dicha información se recibió la capacitación por parte del grupo asesor para adquirir los conocimientos de cómo se estructura y estandarizan las actividades básicas de los procesos en los módulos QM y PP a través del conocimiento del sistema R/3. En segundo lugar se diseño el modelo de aplicación de los módulos QM y PP, efectuando una descripción y construcción de los procedimientos y estándares de las actividades básicas de los procesos ajustados a los módulos QM y PP del sistema R/3 e integrando la información reunida de los demás módulos del sistema. Posteriormente se diseñó y se llevó a cabo el escalamiento de la información física al sistema electrónico con la asesoría del consultor 100 % disponible. 2 NEVAREZ R, Carlos. La Revolución de las ERP. En: Revista Dinero. Bogotá: Octubre 1999; Pág.

9 Finalmente se preparó la ejecución del modelamiento construido antes de aplicarlo ya en directo a la empresa. A través de la realización de ensayos para verificar que la información diseñada cumpliera con los requerimientos de integración general del sistema. Se Capacitó a cada una de las personas que lo utilizarían y se elaboraron los instructivos de operación del sistema. Con la ejecución de este trabajo se logró mejorar la problemática existente entre las áreas de dirección tecnica, producción y aseguramiento de la calidad (Áreas a las cuales les aplica directamente los módulos QM Y PP) ya que se pudo construir toda una información integrada, estratégica, operativa, clara y accequible. Evitándose así la duplicación y las continuas revisiones de la información; generándose a la vez menor duración de los procesos, perdida de tiempos y una organización de los procesos internos llevados acabos por cada área, involucrando a los directos implicados en los mismos.

10 INTRODUCCIÓN Una Compañía cuenta con diferentes recursos: humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información, a medida que esta crece, el proceso de control de dichos recursos se hace complicado. Ante esta circunstancia, la tecnología de la información ofrece como solución la implementación de los ERP (Enterprise Resource Planning o Planeación de los Recursos de la Empresa). Y Qué es un ERP? Para dar una respuesta concreta a esta pregunta es indispensable hablar de un poco de historia. Los antecedentes de los ERP datan de la segunda guerra mundial, cuando el gobierno estadounidense empleó programas especializados que se ejecutaban en las enormes y complejas computadoras recién surgidas en el principio de la década de los años 40 para controlar la logística u organización de sus unidades en acciones bélicas. Para el final de los años 50, este concepto brincó del ejercito a las empresas manufactureras de cualquier tipo, por que surgió la necesidad de automatizar sus funciones de producción con sistemas como: Definición de materiales, productos y materias primas; BOM (Bill of Materials o Listas de materiales); materiales en piso (Part Status), pronósticos para proveedores (Vendor Releases), presupuestos o pronósticos de ventas (Sales Forecast); etc. Pero el control en si de la producción comenzó a aparecer cuando se definió lo que se le llamó MRP(Material Requierement Planning o Planificación de requerimientos de materiales), que no era otra cosa mas que la definición de los productos en forma de recetas un tanto especializadas y, poder a partir de estas recetas determinar cuanta materia prima se requería para producir lo que se demandaba en un pronóstico de ventas dado y también cuánto costaría esa producción. De manera paralela, la evolución de las computadoras favoreció el crecimiento de estos sistemas en cuanto al número de empresas que optaban por ellos. En las décadas de los años 60 y 70, los sistemas MRP evolucionaron para ayudar a las empresas a reducir los niveles de inventario de los materiales que usaban, esto porque, al planear sus requerimientos de insumos con base en lo que realmente les demandaban, los costos se reducían, ya que se compraba sólo lo necesario. Si se hace una comparación con la preparación de un atleta, se puede decir que era como administrar la dieta del competidor, evitando desperdiciar la comida para que no le haga falta. 1

11 Para la década de los años 80 estas soluciones tecnológicas pasaron a usar otras siglas: MRP II (Manufacturing Resource Planning o Planeación de los recursos de manufactura). Su alcance fue distinto: permitían atender factores relacionados con la planeación de las capacidades de manufactura; un MRP II, a diferencia de los sistemas previos, reconocía que las empresas padecían interrupciones en la operación, cambios súbitos y limitaciones en recursos que iban más allá de la disponibilidad de materiales. Retomando la analogía del deportista, un MRP II es como un entrenador que reconoce, por fin, que su atleta puede enfermarse o fallar en su rendimiento. Así, a principios de los años 90, había dos posiciones en el escenario de soluciones tecnológicas para empresas: por un lado los MRP y por otro los MRP II. Pero el mundo había cambiado y estas soluciones nacidas en los ambientes de manufactura ya eran insuficientes para un mercado donde había organizaciones de todo tipo: de servicios, financieras, comerciales, entre otras, que también necesitaban una solución para controlar sus procesos y, en consecuencia, ser más competitivas. Había surgido una nueva clase de competidores. Si se continúa con la analogía del atleta, ahora ya no sólo se buscaba el entrenamiento para un deporte específico, sino para todas las disciplinas. Con esto los fabricantes de software aprendieron mucho, sobre todo aquellos que estaban integrados con empresas progresistas, las cuales adoptaron todas las tecnologías que fueron apareciendo, hasta que de ahí salieron los primeros proveedores de software empresarial, que incluía tanto todas las funciones de una empresa de manufactura, como las administrativas (Bancos, casas de bolsa, aseguradoras, empresas de servicio). Fueron estas empresas las que inventaron al poco tiempo el término de ERP, posesionándolo como un software empresarial que abarcó aquellos paquetes de soluciones que no solo incluyen la automatización de áreas de manufactura si no otras áreas para poder ser aplicable a otros tipos de empresas. Los Sistemas ERP se denominan actualmente los sistemas de Back-Office del comercio electrónico. En síntesis, un ERP es un sistema de información integral que incorpora los procesos operativos y del negocio, otorgando un eficiente manejo de la información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación. En Colombia a partir de los años 90 con la consolidación de la Internet y gracias al interés de los principales proveedores de este tipo de soluciones como lo son SAP, Oracle, Baan, People Soft, J.D. Edwards, los cuales se denominan los cinco grandes (Big Five), por el control que ejercen y poseen sobre el mercado mundial, se empiezan a ver en Colombia los SERP (Enterprise Resource Planning Systems) como una alternativa de integración empresarial. Actualmente el 85% de las empresas grandes se apoya en un ERP con algún proveedor para realizar sus operaciones diarias, incluso las que son originarias de nuestro país. 2

12 Por lo anterior y entre otras ventajas que proporciona la implementación de este sistema la Compañía Meals de Colombia, decidió adquirir esta solución tecnológica para sus sistema de información que le permita apalancar el plan estratégico EVEREST3 a corto, mediano y largo plazo, facilitando la toma de decisiones basada en la optimización de la calidad de la información y la oportunidad de la misma, aumentando la productividad del negocio y disminución de los costos de operación de la compañía. El proyecto aplicado específicamente se centra en la participación directamente en la implementación de los módulos QM (Quality management o Dirección de calidad) y PP (Planning of the Production o Planificación de la Producción), está constituido por 7 capítulos. El primer capítulo expone la justificación, el segundo enuncia el objetivo general y los objetivos específicos que se lograron con la realización de este trabajo. El tercer capítulo presenta algunos conceptos fundamentales en los que se soporta el sistema ERP, como que es en sí la herramienta, SAP; Proveedor del software y Sistema R/3. En el cuarto capítulo se puede observar los pasos que se siguieron para la implantación del sistema y en consecuencia los resultados obtenidos del trabajo realizado. En el quinto capítulo, se plasman las conclusiones obtenidas. En el sexto capítulo se proponen las recomendaciones y por último, en el séptimo se puede encontrar las referencias bibliográficas que sirvieron de soporte para el desarrollo de este proyecto. 3 Nombre del Plan Estratégico de la Compañía

13 1. JUSTIFICACION Durante más de dos décadas los software s de información integral han sido utilizados por principales compañías del mundo y es muy común escuchar hablar de los ERP, como si fuera algo que se maneja todos los días y que el que no tenga un ERP está técnicamente atrasado. La compañía interesada por competir de manera global y por mantener su alianza estratégica establecida con Unilever Andina, optó por introducir esta herramienta a las operaciones del negocio. La compañía con el sistema de información con el que contaba poseía: poca flexibilidad ante el crecimiento futuro, obsolescencia tecnológica en herramientas de desarrollo, corrección de errores sin medir las consecuencias a mediano y largo plazo, usuarios dedicados a problemas de corto plazo y no para realizar análisis a la información, sistemas enlazados por varias interfaces, gran numero de procesos manuales; que pueden llevar aun riesgo de obtener información inconsistente, ineficiente manejo de la información; ya que el sistema carece de validación que conlleva a duplicación y a continuas revisiones, generando mayor duración de los procesos y perdida de tiempo, altos costos en documentación por el volumen de papeles y se dan soluciones puntuales que obedecen mas a solicitudes individuales que a objetivos empresariales. Con estos antecedentes la compañía decidió implementar el sistema ERP, siendo muy consciente de que le va a permitir descentralizar el procesamiento de la información, optimizar los procesos, transacciones en línea y en tiempo real, obtener una buena plataforma tecnológica que apoya el éxito en los diferentes procesos que se desarrollan al interior de la organización, alcanzar un mayor equilibrio entre descentralización y control, administrar los indicadores que permiten evaluar el real desempeño del negocio en el mercado, atender las exigencias de nuestros principales clientes de disminuir costos de productos y servicios, estando permanentemente conectados, versatilidad para construcción de informes sin dependencia del departamento de tecnología e información. En síntesis, la compañía va a poder automatizar los procesos en las diferentes áreas, ayudando a controlar costos, a optimizar los recursos financieros y humanos, y particularmente a ofrecer acceso a la información de manera integral, estratégica, gerencial, operativa, en tiempo real sobre el negocio, permitiendo tomar mejores decisiones y transformando la información en conocimiento y conocimiento en acción inteligente para actualizar a la organización con tecnología de clase mundial apalancando su Plan Estratégico. 4

14 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL Estructurar la información base y su proceso para modelar las aplicaciones QM (Gerencia de Calidad) y PP (Planeación de la Producción) del sistema SAP R/3 adquirido por la compañía. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Unificar la información de las tres plantas de producción (Bogotá, Manizales y Armenia) para constituir la base de datos que alimentara los módulos de QM y PP. 2. Identificar las estructuras de organización utilizadas por el sistema R/3 para los módulos QM Y PP. 3. Definir los procedimientos y estándares que describan las actividades básicas de los procesos actúales ajustados a los perfiles de los módulos QM y PP con el fin de construir la estructura que va adquirir la información, validada con los otros módulos construidos. 4. Adecuar y convertir la información validada y determinada en físico al sistema electrónico de información. 5. Validar que la metodología de la información estructurada en el sistema cumple con los requerimientos de integración general del sistema. 6. Capacitar a cada una de las personas que utilizarían de una u otra forma el sistema montado. 7. Realizar los procedimientos o instructivos de manejo del sistema. 5

15 3. MARCO CONCEPTUAL 3.1 DEFINICION Los ERP (Enterprise Resource Planning), significa, en castellano, Planeamiento de los Recursos de la Empresa. Esta sigla es usada para identificar a los paquetes de software de gestión. Este software se caracteriza porque todas las aplicaciones están integradas, por lo que comparten un mismo conjunto de datos que es almacenado en una base de datos común y están divididos en módulos con funciones específicas, aunque perfectamente interrelacionados. Los módulos típicos de un ERP son: Contabilidad General Tesorería (Caja y Bancos) Inventarios Compras Facturación Despachos Control de Calidad Producción Hay tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas: Integrales: Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo 6

16 con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc. Adaptables: Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de cada modulo de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno, lo que significa que, antes de comenzar a operarlo, deben definirse las políticas con que se quiere utilizar el sistema. Las empresas se benefician de esta información debido a que el sistema ERP relaciona los procesos de negocios y los maneja como un todo en forma integrada. Al igual que la mayoría de tecnologías de información los ERP proveen herramientas para mejorar el control, la planeación y principalmente la toma de decisiones, utilizar la información a través de la organización de forma más proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una empresa como lo son: Producción, compras, inventario y cadena de suministros, abastecimiento, finanzas, recursos humanos, logística y distribución, ventas, servicio al cliente y relación con proveedores. Este tipo de soluciones ERP les permite mantenerse a la vanguardia e innovación para tener éxito en los mercados en los que se desarrollan y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo; los ERP, han llevado a las empresas a ser agentes de cambio, para obtener el liderazgo en sus mercados SAP: PROVEEDOR DEL SOFTWARE ERP SAP AG, con sede en Walldorf (Alemania), es el primer proveedor de aplicaciones de software empresarial (ERP) en el mundo. Fundada en 1972, por antiguos empleados de IBM (Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp y Hasso Plattner) bajo el nombre de "SAP Systemanalyse und Programmentwicklung"( Sistemas, aplicaciones y productos para el proceso de datos). Es considerada también como el tercer proveedor independiente de software del mundo y el mayor fabricante europeo de software. Con cerca de empleados, SAP tiene ingresos anuales en torno a los millones de euros. Las soluciones de SAP están diseñadas para satisfacer las demandas y necesidades de cualquier tipo de compañía, desde pequeñas y medianas empresas hasta grandes corporaciones y multinacionales. Gran parte del éxito que ha logrado se debe a la estrecha colaboración entre SAP y sus socios tecnológicos y de hardware, de consultoría y de productos complementarios (Politica 4 NEVAREZ R, Carlos. La Revolución de las ERP. En: Revista Dinero. Bogotá: Octubre 1999; Pág. 7

17 de Alianzas con sus partners) con los que ayuda a las empresas a responder con mayor rapidez ante las cambiantes necesidades de los clientes y las condiciones variables del mercado, para poder rendir al máximo y crear nuevas ventajas competitivas. Los partners son empresas de todos los sectores que no pertenecen a SAP AG, pero que trabajan junto a ella, ofreciendo así una ayuda conjunta muy completa. Estos partners están divididos en cuatro bloques: Consultoría: Son firmas reconocidas de probado conocimiento tecnológico y experiencia. Se encargan de garantizar, en el proceso de instalación, la adecuación del software a las necesidades del cliente. En función de su presencia, se dividen en national logo partners (carácter nacional) y global logo partners (presencia internacional). Hardware: Son los fabricantes líderes en el mercado de ordenadores. Proveen las máquinas y los sistemas necesarios para la puesta en productivo de los sistemas. Tecnológicos: Incluye a todos los vendedores de bases de datos, sistemas operativos, redes de comunicación, etc.... Software complementario: Establecido para buscar la máxima integración entre SAP R/3 y sus componentes, software y equipos de terceros. Otro de los factores de la consolidación de SAP AG es su continuo contacto con las empresas en las que implanta su programas, trabajando en sus sugerencias y necesidades y ofreciendo no sólo el mejor software empresarial, sino un apoyo constante por parte del TeamSap. El TeamSAP está implantado desde de 1997, y es un equipo coordinado de productos, personas y procesos de SAP y sus partners que garantiza una disponibilidad de 24 horas para consultoría, seguimiento online, formación de usuarios, servicios posventa, y otros, entre los que destaca la conexión del TeamSAP con la empresa para detectar valores cercanos a los umbrales críticos y corregirlos antes de que causen problemas 5. SAP tiene un lenguaje propio de programación, el ABAP, utilizado para el desarrollo de todas las aplicaciones estándar incluidas su producto insignia que se conoce como R/3. Las iniciales corresponden a Advanced Business Application Programming Language (Lenguaje de programación avanzado para aplicaciones de gestión). Sobre el lenguaje ABAP, SAP ha diseñado un entorno completo de desarrollo, que se encuentra totalmente integrado dentro del sistema R/3 y que está disponible para que los clientes puedan desarrollar soluciones específicas para sus empresas, o bien ampliar o mejorar las posibilidades de las aplicaciones estándar. Desde que el 5 WWW. SAP.com/andeancarib. 8

18 sistema fue lanzado en 1992, la cifra de lugares de trabajo que utilizan las aplicaciones del R/3 ha aumentado a más de en el mundo entero. En Colombia SAP a sido una de las proveedoras líderes y ha proveído soluciones a más de 50 empresas colombianas entre las que se encuentran, FEMSA (Coca-Cola), Avianca, Seguros La Previsora, Colseguros, Cervecería Leona, Comcel, entre otras. SAP ha conquistado clientes de forma consistente para aumentar la cuota del mercado global entre sus cuatro principales competidores a un 55% a fines de 2004, desde un 47% dos años antes. La participación combinada de Oracle y PeopleSoft declinó de un 29% a un 23% SISTEMA R/3 Desde un punto de vista funcional y de su arquitectura técnica, SAP R/3 puede definirse como un software abierto, basado en la tecnología cliente/servidor, diseñado para manejar las necesidades de información de una empresa. SAP R/3 es el software de estas características de mayor divulgación en todo el mundo, contando con más de instalaciones en más de 100 países. Es la versión mejorada de un producto anterior (sistema R/2 ) que ha permitido a SAP AG convertirse en la empresa líder de software empresarial, que es en lo que consiste básicamente SAP R/3. Sin embargo, no se limita a ser un simple paquete de programas informáticos; SAP R/3 va más allá: supone todo un equipo (de personal, programas, comunicaciones, partners...) trabajando 24 horas al día para la empresa en que se instale. El software R/3, es un sistema "On-line"(A través de Internet, Intranets ó redes internas) y en tiempo real, diseñado para cubrir de forma global las necesidades de gestión o información de corporaciones de tipo medio/grande. El R/3 esta diseñado para operar en una configuración de cliente/servidor de tres escalones o niveles distintos: Servidor de base de Datos: El ordenador central (Host IBM, miniordenadores, etc.) gestiona todas las funciones de la base de datos tales como actualización, consulta y otros. Servidor de aplicaciones: Está conectado al servidor de Base de Datos, y para cada departamento de la empresa, carga y ejecuta los programas y aplicaciones (ordenadores departamentales). 6 WWW. SAP.com/Colombia 9

19 Servidor de presentación o frontal: Estaciones de trabajo y ordenadores personales se conectan al nivel anterior de aplicación y presentan y hacen accesible la información y los procesos al usuario. Cliente (estaciones de trabajo, PCs) Servidor : Aplicaciones (procesos interactivos, actualizaciones) Servidor: Base de Datos (almacenamiento de información) FUENTE: Estos servidores son computadoras especiales diseñadas para manejar de manera eficiente una gran base de datos de información a través de un paquete de módulos de aplicación que la integran. Los módulos de SAP R/3 se dividen en tres grandes áreas: financiera, logística y de recursos humanos. Estos tres grupos no son independientes unos de otros, por el contrario las aplicaciones del programa funcionan de modo integrado, de forma que existe una conexión implícita entre los procesos financieros y logísticos, y también con los humanos. Los principales módulos del sistema R/3 incluyen cientos de procesos de negocio para satisfacer las necesidades de las empresas en sus aplicaciones de gestión e información 7. 7 CHASE, Richard. AQUILANO, Nicholas. JACOBS, Robert. Administración de Producción y Operaciones. Manufactura y Servicios. Octava Edición. México: Mc Graw-Hill, 2000, 1200 P. 10

20 PP Producción QM Calidad MM Materiales PM SD Comercial Mantenimiento HR Recursos humanos R/3 FI Gestión financiera IS Soluciones sectoriales CO Controlling Client/Server ABAP/4 WF Workflow TR Tesorería PS Proyectos FUENTE: Módulos del área financiera. Estos módulos presentan una visión completa de las funciones contables y financieras. Además disponen un amplio sistema de información para facilitar a los directivos la toma de decisiones rápidas. Las aplicaciones del Área Financiera están creadas de tal modo que puedan ser utilizadas por todo tipo de empresas, desde las más pequeñas a las grandes multinacionales. El Área Financiera contiene los siguientes módulos principales: Módulo FI. Gestión financiera. Las aplicaciones de dicho módulo proporcionan las funciones que controlan el aspecto operativo de la contabilidad y de la información financiera de la empresa. El módulo FI consta de los siguientes componentes: FI-AA (Asset Accounting) se encarga de la gestión de activos; FI-AP (Accounts Payable) gestiona las cuentas a pagar; FI-AR (Accounts Receivable) administra los acreedores; FI-GL (General Ledger) se encarga de la contabilidad 11

21 general, la que hay que presentar a las autoridades, es el componente central; FI-LC (Legal Consolidation) proporciona consolidación legal a nivel de compañía; Y FI-SL (Special Ledger) contabilidades especiales, ofrece opciones especiales de realización de informes. Módulo CO. Controlling o Contabilidad de costes. El módulo CO se utiliza para representar las estructuras de costes de las empresas y los factores que tienen influencia en los mismos. Las funciones de este módulo incluyen áreas tales como el control de los costes (internos, de la producción, de los productos,...) y análisis de rentabilidad. Determina los costes de fabricación, y permite simular cambios en los métodos de producción y su repercusión en los márgenes. De una forma más simple, este módulo se encarga de respondernos a preguntas claves como puede ser el coste de un servicio, ayudarnos a hacer planificaciones, puede incluso intuir los puntos débiles de un proceso... y todo ello de la forma más exacta posible. Sus componentes son: CO-ABC (Activity Based Costing) Control de costes basado en actividades, permite determinar mejor los costes entre distintos procesos de negocio; CO-OM (Overhead Cost Control) Gestión de costes operativos, planifica los gastos; CO-PA (Profitability Analisis) Análisis de rentabilidad, mediante esta función se determinan mejor los márgenes de beneficios; Y CO-PC (Product Costing) Control de costes de productos. Módulo EC. Controlling Corporativo. Es una herramienta importante para la toma de decisiones ante los datos proporcionados por el resto de las aplicaciones. Realiza un análisis de los datos más importantes de la empresa, de su consolidación, de las subsidiarias, análisis de resultados, rentabilidades, etc..., en resumen, sirve para apoyar las decisiones de la gerencia de la empresa. Los cuatro componentes principales son: EC-EIS (Executive Information Sistem) colección de herramientas que ayudan a analizar rápidamente los datos más importantes de la empresa, y obtener información actual sobre el estado de la empresa; EC-CS (Magnament Consolidations) de él se obtienen informes financieros consolidados; EC-PCA (Profit Center Accounting) Contabilidad de centros de beneficios, permite el análisis de los resultados; Y EC-BP (Business Planing and Budgeting) Planificación y presupuestación, apoya las decisiones sobre inversiones en la corporación. Módulo IM. Gestión de inversiones. Planifica y gestiona los presupuestos y proyectos de inversión capital. Nos permite la realización de una planificación detallada que puede monitorizarse continuamente para seguir la evolución de las inversiones. Sus dos componentes principales son: El componente superior para gestión de inversiones son los programas de inversión, sirven para asignar y distribuir presupuestos en toda una organización. El otro lo forman las medidas de inversión: componentes individuales que se enlazan con proyectos o con órdenes. Permiten 12

22 conocer en todo momento el estado de las inversiones. Ambos componentes están íntimamente relacionados. Módulo TR. Tesorería. En este módulo se realizan funciones encargadas de integrar las previsiones y gestión de recursos de caja con las aplicaciones financieras y logísticas. Gracias a este módulo se puede analizar la presupuestación. Sus principales componentes son: TR-CM (Cash Management) Gestión de caja, analiza la liquidez, el dinero que entra y el que sale; TR-FM (Funds Management) Gestión presupuestaria; TR-TM (Treasury management) Gestión de tesorería, se emplea para gestionar acuerdos financieros y comerciales con otras empresas; Y TR- RM (Risk Management) Gestión de riesgos, recoge y analiza datos que le permitan simular situaciones y tomar así decisiones para evitar riesgos financieros Módulos del área logística. Las aplicaciones de logística conforman la mayor área de SAP R/3 y contienen el mayor número de módulos. Estas aplicaciones se encargan de gestionar todos los procesos vinculados a la cadena de suministros de una compañía: desde la adquisición de la materia prima, hasta la entrega en el cliente del producto y su facturación. Cubren numerosos procesos de negocio que incluyen herramientas para sistemas con fabricación flexible y gran cantidad de herramientas e informes predefinidos para ayudar en la toma de decisiones. Los módulos principales de las aplicaciones logísticas son: Módulo LO. Logística general. En las aplicaciones de este módulo está contenido el motor de inteligencia del sistema logístico de SAP R/3. En el módulo LO se proporcionan las herramientas necesarias parar analizar y gestionar el estado de la logística de la compañía y realizar previsiones en la cadena de suministro. Son aplicaciones generales sobre las que pueden trabajar el resto de las aplicaciones logísticas. Los componentes más significativos de las funciones logísticas centrales son: LO-ECH Gestión de cambios de ingeniería, utilizado para documentar los cambios realizados en distintos datos maestros usados en producción; LO-LIS Sistema de información logístico, encargado de la recolección de los datos y repositorio de informes de todos los módulos logísticos; LO-MD Datos maestros de los que forman parte el maestro de materiales, de clientes o de proveedores; LO-PR Previsiones, utilizable para planificación de ventas o para planificación de 8 HERNANDEZ, José Antonio. SAP R/3. México: Mc Graw-Hill, 2000,920 P. 13

23 aprovisionamiento en función del consumo; LO-VC Configuración de variantes para gestionar productos complejos que admiten diversidad de configuraciones como ordenadores, coches, etc. que se adaptan a los requerimientos del cliente; Y LO-EHS Datos de entorno que recoge información medioambiental sobre sustancias. Módulo MM. Gestión de materiales. Este módulo comprende todas las actividades y funciones logísticas relacionadas con la adquisición y el aprovisionamiento (compras) y el control (inventario, almacenes) de la cadena de suministro. Los componentes más importantes de MM son: MM-EDI Intercambio electrónico de datos o Electronic Data Interchange, se utiliza como un estándar para el intercambio de mensajes comerciales entre empresas; MM-IM Gestión de inventario, la gestión del inventario se convierte en una gran herramienta para la planificación, y permite comparar los materiales pedidos con los recibidos. Contiene enlaces directos con los módulos de compras y control de calidad. Con este módulo siempre se tiene registrado el control de stocks actualizado, dado que todo movimiento de material es inmediatamente reflejado en el sistema; MM-IV Verificación de facturas, herramienta adecuada para evitar pagar más de lo necesario, maneja información directamente de los módulos contables y de control de costes, y permite definir grados de tolerancia, analizando los movimientos de materiales; MM-PUR Compras, este componente incluye un gran número de operaciones para mejorar la gestión y optimizar el proceso de compras: gestión solicitudes de compras, establecimiento de límites de pedidos, comparación de precios de proveedores, acuerdos marco, estado de los pedidos, etc. MM-WM Gestión de almacenes, este módulo permite gestionar estructuras complejas de almacenes, controlar áreas remotas de almacenamiento, optimizar rutas de transportes, etc. Se enlaza perfectamente con las aplicaciones de ventas y distribución, así como la gestión de inversiones. Módulo PM. Mantenimiento. El módulo PM se encarga del mantenimiento complejo de los sistemas de control de plantas. Incluye soporte para disponer de representaciones gráficas de las plantas de producción y se puede conectar con sistemas de información geográfica (GIS), y contener diagramas detallados. Incluye soporte para la gestión de problemas operativos y de mantenimiento, de los equipos, de los costes y de las solicitudes de pedidos de compras. Su completo sistema de información permite identificar rápidamente los puntos débiles y planificar el mantenimiento preventivo. Los submódulos o componentes del sistema PM son los siguientes: PM- EQM Equipos y objetos técnicos; PM-PRM Mantenimiento preventivo; PM-PRO Proyectos de mantenimiento; PM-IS. Sistema de información de PM. Merece mención especial el componente denominado SM, o de gestión de servicios, encargado del control y gestión de servicios a los clientes que, a partir de la versión 3.1 constituye un módulo propio. Entre sus funciones se encuentran la administración de la base instalada gestión de peticiones de servicio, acuerdos y garantías, e incluso facturación periódica. 14

24 Módulo PP. Planificación y control de la producción. Los procesos empresariales de control y planificación de la producción forman una parte compleja y bastante extensa dentro de las aplicaciones logísticas de SAP R/3. Contiene módulos para las diferentes fases, tareas y metodologías utilizadas en la planificación (cantidades de productos, tipos, tiempo de suministro de los materiales, etc.) además del proceso mismo de la producción. Desde la versión 3.0 el sistema ha incorporado el nuevo módulo PP-PI, planificación de la producción para las industrias por proceso, una herramienta de planificación para empresas con fabricación orientada a lotes. Este módulo permite la conexión con sistemas externos de control de plantas, pudiendo gestionar así distintos tipos de éstas. Los principales componentes del módulo PP son los siguientes: PP-ATO Órdenes de ensamblaje; PP-BD Datos básicos de producción; PP-CRP Planificación de capacidad; PP-KAB. Kanban / Just-inTime; PP-MP Planificación maestra; PP-MRP Planificación de necesidades de material; PP-PDC Recolección de datos de planta; PP-PI Planificación de la producción para industrias por proceso; PP-REM Fabricación repetitiva; PP-SFC Órdenes de producción; PP-SOP Planificación de operaciones y ventas; PP-IS Sistema de información de producción. Módulo QM. Control de calidad. Como parte integral del conjunto de aplicaciones logísticas, los componentes del módulo QM se encargan de realizar todas aquellas tareas que implican la planificación de la calidad, el control, las inspecciones y el cumplimiento de los estándares de calidad normalizados internacionalmente. Las tareas principales de la aplicación QM tienen que ver con el control de calidad de los procesos de ventas y distribución, la gestión de materiales, y todos los temas de calidad relacionados con la producción. Los principales componentes del módulo QM son los siguientes: QM-CA Certificados de calidad; QM-IM Inspecciones; QM-PT Herramientas de planificación; QM-QC Control de calidad; QM-QN Notificaciones. Módulo SD. Ventas y distribución. Los distintos componentes del módulo SD permiten gestionar todos los aspectos de las actividades comerciales de ventas: pedidos, promociones, competencia, ofertas, seguimiento de llamadas, planificación, campañas, etc. Las aplicaciones del módulo SD son de las que conllevan un proceso de interrelación más intenso con el resto de módulos de SAP R/3: producción, materiales, contabilidad, costes, calidad, proyectos, recursos humanos..., y es por ello por lo que se ha elegido como base para realizar pruebas entre diferentes módulos, así como para medir el rendimiento de SAP R/3. Otra de sus características notables es la habilidad para obtener de forma inmediata la disponibilidad de los productos y poder realizar ofertas con rapidez. Los clientes de benefician con un mejor y más rápido servicio, pudiendo recibir confirmación directa de sus pedidos por fax, correo, etc. Con el módulo SD se puede definir y controlar las estructuras de precios y, junto con la conexión con la contabilidad y el controlling, las cuentas a cobrar y la facturación son actualizadas de forma 15

25 inmediata. Los componentes de SD: SD-BF Funciones básicas, como su nombre indica, se encarga de realizar funciones básicas comerciales, como verificar créditos de clientes, disponibilidad, precios, condiciones, etc. SD-BIL Facturación, se encarga del proceso de facturación y emisión de recibos, calculando descuentos y condiciones, proporcionando datos a los módulos financieros y al sistema de información. SD-CAS Soporte a ventas, incluye funciones para soportar tanto a ventas como a los empleados de marketing, permitiendo realizar campañas, analizar los productos de la competencia, informar sobre los clientes potenciales, etc. SD-EDI Intercambio electrónico de datos, soporte de EDI para intercambio estándar de documentos comerciales con otras empresas. SD-FTT Comercio exterior, este componente proporciona soporte para gestionar el comercio con países extranjeros, fundamentalmente controlando las leyes y normas comerciales, preparación de declaraciones para aduanas, etc. SD-IS Sistema de información, al igual que le resto de módulos, SD incluye un completo sistema de información que permite realizar múltiples tipos de análisis y agregaciones sobre los datos operativos. SD-MD Datos maestros, algunos de los datos maestros gestionados por SD son los productos, condiciones comerciales, acuerdos, etc. SD-SHP Envíos, entre las funciones principales de este componente se encuentran la gestión de las entregas, recogidas de materiales, impresión de albaranes, información para planificar el transporte, etc. SD-SLS. Ventas, es el componente central del módulo SD encargado de funciones como la realización de ofertas, ofrecer respuestas a los clientes sobre productos, atender reclamaciones, y de las transacciones comerciales de ventas. Y SD-TRA Transporte, es el componente encargado de gestionar los medios de transportes y sus costes, monitorizar de los envíos, etc. Módulo PS. Sistema de gestión de proyectos. El sistema de proyectos es una solución global independiente del sector que permite realizar el seguimiento de todas las tareas de un proyecto. Se aplica a todo tipo de proyectos: inversión, marketing, I & D, construcción de instalaciones, etc. Desde el punto de vista de los procesos de negocio, podemos considerar que existen unas fases por las que va a pasar cualquier tipo de proyecto: Concepto, estructuración, planificación de costes y fechas, presupuestación, realización y cierre. El sistema de proyectos da soporte a la gestión de un proyecto a lo largo de todas las fases de ciclo de vida de éste. Además, con anterioridad a la definición y ejecución de proyectos concretos, permite definir estructuras estándar que sirven como punto de partida para la creación de estructuras operativas. El sistema de proyectos incorpora herramientas gráficas que permiten realizar la estructuración del proyecto utilizando técnicas estándar como diagramas de Gantt y diagramas de grafos e interfaces para productos PC como GRANEDA, MS Access, MS Project y hojas de cálculo. Existen dos estructuras básicas que son propias del sistema de proyectos. El plan de estructura de proyecto (PEP) que nos permite estructurar éste de forma jerárquica, y el grafo 16

26 que nos permite definir con el máximo nivel de detalle las tareas, sus relaciones y las necesidades de recursos que conllevan. Los módulos que dan soporte a la gestión del proyecto en cada una de sus fases mencionadas anteriormente son: Datos básicos, estructuras operativas, planificación, presupuestación, realización, sistema de información. En el componente de PS de estructuras operativas se especifican todos los datos necesarios para describir completamente un proyecto y las necesidades que genera. El plan de estructura de proyecto (elemento PEP) es una estructuración del proyecto en forma jerárquica. Está compuesto por la definición de proyecto, que contiene datos vinculantes para todos los objetos que lo componen y de la que dependen elementos PEP. A la vez cada uno de ellos puede descomponerse de nuevo en otros elementos PEP, hasta alcanzar el nivel de detalle deseado. Esta descomposición es la base para realizar la planificación y control de costes y fechas, y el presupuesto del proyecto. La principal ventaja del sistema de proyectos reside en la integración existente entre éste y el resto de las aplicaciones R/ Módulos de recursos humanos. El módulo HR de R/3 incluye todos los procesos de negocio necesarios para controlar y gestionar de una manera eficaz las necesidades de recursos humanos de las empresas: desde gestión de candidatos a puestos de trabajo a la elaboración de nóminas o al desarrollo de personal, así como al control de tiempos. Como el resto de las aplicaciones de R/3, el objetivo del módulo HR es que los usuarios introduzcan los datos una única vez, con lo que estarán disponibles de forma inmediata para cualquier otra aplicación relacionada, como la contabilidad, el mantenimiento de planta, el mantenimiento de planta, el sistema de proyectos o el workflow. Los componentes del módulo HR incluyen abarcan totalmente la administración de salarios y nóminas, modelos de turnos, planificación de trabajo, gestión de gastos de viajes, etc. Dentro del área de HR se distinguen dos componentes o módulos principales: Módulo PA. Administración de personal. Comprende los submódulos: PA-APP Reclutamiento o gestión de candidatos; PA-BEN Beneficios; PA-INW Incentivos; PA-PAD Administración de personal; PA-PAY Contabilidad de salarios o nómina; PA-SAD Administración de compensaciones; PA-TIM Gestión de tiempos; Y PA-TRV Gestión y gastos de viajes. Módulo PD. Desarrollo y planificación personal. Dentro de éste existen los siguientes componentes: PD-OM Gestión de la organización; PD-PD Desarrollo de personal; PD-RPL Planificación y reservas de salas; PD-SCM Formación y gestión de eventos; Y PD-WFP Planificación del trabajo. 17

27 3.3.4 Módulos a aplicados en la compañía. La Compañía Meals de Colombia implementara los módulos relacionados a continuación: PP Producción MM Compras e Inventarios SD Ventas y Distribución FI Finanzas CO Costos QM Control Calidad PM Mantenimiento SD Sales & Distribution MM Materials PP Production QM Quality PM Maintenance R/3 Client / Server ABAP/4 HR IS Human Vertical Resources Solutions FI Finance CO Controlling AM Fixed Assetts PS Projects OC Offimatics AM Activos Fijos FUENTE: Luis F. Calle, Director de Informática, Meals de Colombia. Los módulos que se encuentran en el recuadro azul, son aquellos donde directamente esta enfocado el trabajo realizado. 18

28 4. METODOLOGIA Y RESULTADOS Para lograr estructurar la información base y modelar las aplicaciones QM y PP se llevó acabo la siguiente metodología: 4.1 PREPARACION DEL PROYECTO Se recolectó dos tipos de información de las plantas de Bogotá, Manizales y Armenia: El primero, los datos acerca de listados de los productos, materias primas y material de empaque empleados con sus fichas técnicas respectivas, proveedores internos y externos, responsables y roles de los Macro procesos de producción, aseguramiento de la calidad y desarrollo de nuevos productos, así como los registros y formatos manejados. El segundo, la información específica y detallada de la de la gestión diaria de cada uno de los procesos que constituyen los Macro-procesos como son: Del Macro proceso DNP (Desarrollo de nuevos productos) se obtuvo el como y cada cuanto se efectuaban los ensayos de materias primas y material de empaque, estructuración de listas de materiales, costeo de la misma y que tipos de desarrollos están en curso. Macro proceso Aseguramiento de la Calidad se identifico como se realizaba la selección y evaluación de proveedores, administración de la calidad, aseguramiento de materiales e insumos, aseguramiento de producto en proceso, aseguramiento de producto terminado y auditorias de BPM (Buenas prácticas de Manufactura). Y del Macro proceso de producción como realiza la planeación de la misma, como es el aliste y la sanitización, como están constituidas hoy día las listas de materiales, los procesos productivos en sí como se efectúan, que controles se realizan, entre otros. Finalmente se conocieron los indicadores para cada uno de los procesos. Después se organizó y unificó toda esta información, levantando durante 20 días; una serie de planillas que facilitaron el entendimiento de cada uno de los procesos. Dichas planillas describieron: el macro proceso al cual pertenece el proceso que va hacer explicado, el objetivo de dicho proceso, las entradas necesarias con sus respectivos proveedores para los subprocesos que se realizan, una descripción clara y concisa del subproceso, las salidas que se generan, los clientes e indicadores, registros y formatos de control. Un ejemplo de dicha estructuración de los procesos actuales es la siguiente planilla que explica el proceso de asegurar materiales e insumos: 19