Con este documento le queremos ayudar a conseguir los primeros éxitos con este fantástico software.

Transcripción

1 Enhorabuena! Ha tomado una buena elección. EASY-Office es una manera avanzada de enviar fax, mensajes cortos y cartas de correo, con cualquier software que pueda imaginar, directamente desde su PC de Windows. Con este documento le queremos ayudar a conseguir los primeros éxitos con este fantástico software. Ahora inicie el programa EASY-Office haciendo doble click en el icono con el ratón o eligiéndolo de la selección de programas de Windows con Inicio, Todos los programas y PC-FAX.com : También puede iniciar el programa EASY-Office directamente desde el enlace rápido al lado del reloj en el escritorio: Haga click derecho en el icono de EASY-Office (se abre el menú contiguo) y a continuación pulse Office. Recibir fax... Con la instalación y el alta de EASY-Office de PC-FAX.com se le asignará un número de recepción de fax. Su nuevo número de fax aparecerá indicado en el Office en la parte superior izquierda.

2 Si lo desea también podrá recibir un número de recepción de fax con el prefijo de su red urbana. Esta opción puede instalarla en los ajustes bajo la rúbrica de Entrada de fax. En el caso de que en la alta haya elegido la tarifa Privado, no tendrá a su disposición un número de recepción de fax. Esta opción solamente la tendrá a partir de la tarifa EASY Light. Los faxes recibidos pueden llegar a Usted de dos formas...a través de EASY- Office Este es el ajuste estándar del software después de la instalación. En cuanto le haya sido enviado un fax, el EASY-Office recoge a estos faxes de FAX.de. Este intervalo de tiempo lo puede regular en los Setup. Las líneas con los fax recibidos están señaladas con este símbolo: Puede mirar el fax haciendo doble click en la línea o abriendo el menú y eligiendo Mostrar con la tecla derecha del ratón sobre la línea. Después de que haya mirado el fax el símbolo aparece en color azul:...como documento PDF a su correo electrónico Esta opción la puede activar a través de los ajustes... En los ajustes se encuentra el apartado Configuraciones, que tiene que elegir. Aquí se activa la distribución vía correo electrónico, simplemente active la opción Entregar faxes entrantes por correo.

3 Puede controlar para cada fax recibido que le sea mandado un mensaje corto a su móvil como aviso. Simplemente introduzca su dirección de correo electrónico (imprescindible su correctitud) en la ventana de consulta y active la opción con el garabato. En cuanto pulse el botón este ajuste le es transmitido a PC-FAX.com y se cambia de forma inmediata. En la opción "Entrada de fax" se puede simular una maquina de fax convencional e imprimir el fax recibido de forma inmediata. Además se puede configura tonos distintos, que avisen la recepción de un fax.

4 En la opción Enviar mail a se puede introducir una dirección de correo electrónico. Esto es entonces necesario, si los faxes no solo deben que entrar en el EASY Office si no también en la cuenta de correo electrónico. Para probarlo simplemente mande un documento a su número de fax. A continuación explicaremos cómo funciona ello. Enviar su documento como fax Con la instalación del EASY-Office ha recibido una nueva impresora: Con esa impresora, imprima el documento que quiere mandar por fax, siendo completamente indiferente si imprime con Microsoft- Word o con su software de facturación. En cuanto imprima el documento con la impresora EASY InternetFax, poco después aparece el diálogo siguiente:

5 En el lado izquierdo se muestran los contactos guardados. Si emplea Microsoft-Outlook en ese lugar aparecen sus contactos de Outlook, que tienen guardados un número de fax. En cuanto haga doble click sobre una entrada, esta pasará a la lista de destinatarios. También puede introducir el número de fax directamente; aquí puede introducir infinitos números de fax. En cuanto pulse OK aparece una vista previa: Esta vista previa la puede desconectar en los ajustes (apartado Impresora de fax ). Sin vista previa el fax se mandaría de forma inmediata. Mandar un fax de forma muy rápida... Quiere mandar unas líneas de forma rápida y sencilla por fax? Entonces siga estos pasos: Mueva el ratón hacia el símbolo de EASY-Office al lado del reloj en la parte inferior derecha del escritorio. Haga click derecho y se abrirá este menú. Ahora elija el apartado»fax.

6 En ese momento aparece este diálogo, que deberá rellenar de forma correspondiente. En cuanto pulse el botón de Enviar se manda el fax (o bien se muestra la vista previa). Pequeño consejo: En lugar de hacer click con el ratón en el botón de enviar, también puede pulsar las teclas ctrl + Enter a la vez, dentro del mensaje de fax así podrá prescindir del ratón. Enviar un mensaje corto a un teléfono móvil de forma muy rápida De la misma forma puede mandar un mensaje corto a un teléfono móvil de forma rapidísima. Un mensaje corto abarca hasta 160 caracteres contando los caracteres especiales (por ejemplo el símbolo de ) como 2

7 caracteres. La opción Flash-SMS tiene el efecto de que el mensaje aparezca de forma inmediata en la pantalla del teléfono móvil. Por favor, tenga cuidado: Nunca mande mensajes más largos (más de 160 caracteres) como mensaje Flash, ya que el destinatario solamente verá en su pantalla la segunda parte del mensaje. Enviar un mensaje de voz de forma muy rápida... Igual de bien y rápido que un mensaje corto a un teléfono móvil, puede enviar un mensaje de voz a uno (o varios) teléfonos. En este sentido, el texto escrito se transformará y se leerá en voz alta en un lenguaje natural. No estamos hablando de una voz de ordenador monótona; la calidad de lo hablado realmente es excelente. Puede dirigir el mensaje de voz con una respuesta de voz. La respuesta será mandado como archivo WAVE (.wav) a su dirección de correo electrónico y puede ser reproducida con cualquier tarjeta de sonido habitual. Puede elegir entre un hablante masculino (Stephan) o una hablante feminina (Katrin). En el caso de que no elija ningún hablante, el texto será hablado por Katrin. El mensaje de voz siempre se activará cuando se manda un mensaje corto (SMS) a un teléfono fijo. Lo mejor sería que simplemente lo probara: Simplemente abra la opción Enviar SMS, de la misma forma descrita en el apartado anterior:

8 Dentro del texto puede manejar diversos aspectos para lo hablado: Un punto (con espacio delante y detrás) provoca una pequeña pausa (Stephan) elige al hablante masculino (Katrin) elige a la hablante feminina [VMAIL] graba una respuesta de voz de la persona a la que llama y manda esa grabación de voz a su dirección de correo electrónico (archivo.wav) El PhoneMessage (mensaje de teléfono) puede emplearse en el día a día de la oficina de forma muy flexible y ahorrarle mucho trabajo. El PhoneMessage tiene muchas más opciones (conexiones ulteriores), pero sería demasiado explicarlas aquí. Estos detalles se explican en la descripción para el PhoneMessage. Mandar una carta de correo A veces es necesario, también en nuestros tiempos efímeros y marcados por la alta tecnología, enviar una carta de coerreo tradicional. Naturalemente todo eso lo puede hacer Usted por su

9 cuenta: Escribir la carta, imprimirla, doblarla, meterla en el sobre, franquearla, llevarla al próximo buzón. Pero ello en conjunto es bastante laborioso y, en realidad, también muy, muy caro. Ahora le mostraremos cómo puede ahorrar todo este trabajo y a la vez, también, ahorrará mucho dinero y tiempo. Simplemente escriba la carta con el programa de texto de su elección (en nuestro ejemplo empleamos Microsoft-Word) y luego seleccione Archivo e Imprimir. Ahora elija la impresora EASY InternetLetter. Después pulse OK. Aparecerá una vista previa para que pueda comprobar que la dirección se ha establecido en el lugar correcto en la ventana de dirección.

10 Si todo está bien, posteriormente podrá elegir si quiere que la carta se sea mandada al destinatario en color o en blanco y negro. Cuando haya elegido ello, todo está hecho. Hasta las 16 horas del mismo día esta carta será transmitida a Correos y llegará a su destinatario con un sello especial y en un sobre de alta calidad. Enviar fax modelo o cartas modelo Cree que es demasiado complicado enviar un fax modelo o una carta modelo a todos sus clientes? De ninguna manera! Se dará cuenta rápidamente que esto no es una especialidad para expertos en informática Usted también puede hacerlo! Le queremos explicar paso a paso cómo puede mandar un fax modelo o una carta modelo. Hemos descrito el ejemplo en base al muy extendido Microsoft-Word. Dependiendo de la versión los diálogos pueden diferir levemente de nuestro ejemplo. Ya sabe cómo se manda un fax individual. Ahora bien, es muy gravoso y laborioso introducir el número para cada fax, a pesar de que el número de fax ya esté guardado en su archivo de clientes o en sus contactos.

11 No tiene que introducir el número de fax si simplemente lo imprime con el documento, siguiendo un determinado formato. Aquí hay un ejemplo: En cuanto usted escriba el número de fax en este formato en su documento, el software, de forma automática lo saca del documento. Naturalmente la entrada </FaxNr:... > no se transmite al destinatario, el software elimina esta línea de mando. Importante para cartas de correo en impresión en serie: En la primera página de su carta modelo DEBE aparecer la palabra clave o </NEWDOC> </Asunto:.. >

12 para que nuestro sistema pueda reconocer la primera página de una carta. Naturalmente es más conveniente emplear </Asunto: >; éste quedará posteriormente recogido en el diario de envío (Ejemplo: </Asunto: campaña publicitaria enero>). De dónde provienen los datos de los destinatarios? En este punto mucha gente se rinde, porque espera encontrarse con cosas raras. En realidad es muy sencillo: Los datos de los destinatarios simplemente tienen que aparecer como lista en un formato de Microsoft-Office, es decir, Excel (.xls), Text (.txt), Dbase (.dbf), Access (.mdb), HyperText (.html) etc. Casi cualquier software mercantil puede preparar estos datos en uno de estos formatos. Es muy importante que en la primera fila de la lista se lleve un título que describe el contenido de cada columna. Ello facilita la asignación posterior en el documento. Como ejemplo hemos recogido aquí una tabla de destinatarios en Microsoft-Excel:

13 La misma lista también podría prepararse en un editor de texto como.txt: Preparar una carta modelo Si ahora tiene preparada la lista de destinatarios, tal como se ha descrito con anterioridad, empezaremos con la preparación del documento, que debe ser enviado. Inicie ahora Microsoft-Word y confeccione la carta o el fax, tal y como lo quiere mandar al cliente. Recomendación: Para enviar fax, por favor, siempre utilice tipos de escritura sin serifas, como por ejemplo Arial o Verdana. Los tipos de escritura con serifas, como por ejemplo Times New Roman son difíciles de leer en un fax.

14 En cuanto tenga terminada una carta, aparte de la dirección o el nombre, abra el menú Herramientas y elija Cartas y correspondencias y Combinar correspondencia. Ahora elija la opción Cartas y haga clic en el siguiente para continuar.. En el siguiente paso utiliza el documento actual y pasa al siguiente.

15 Selecciona los destinatarios: Aquí pinchamos Examinar para seleccionar nuestro listado de Excel y pasamos al siguiente. Ahora elegimos la opción Más elementos y asignamos campos según nuestro listado de Excel de clientes (Nombre, Apellido, Calle.) Los campos aparecen marcadas en el documento por << y >>. Después todavía puede cambiar la posición de los campos o también volver a eliminarlos.

16 Después de que haya introducido todos los campos necesarios, su documento debería tener un aspecto parecido a este: En nuestro ejemplo queremos enviar un fax modelo, por lo que el número de fax tiene que figurar en este formato: </FaxNr:... > Con ello, el software EASY-Office recibe el número de fax correspondiente. Esta línea no se mandará con el fax enviado. Pinchamos siguiente Vista previa de las cartas, y automáticamente aparecen las direcciones del nuestro listado de Excel

17 Al ultimo paso completamos la combinación. Listo! Ahora, antes de comenzar con el envío, puede volver a controlar todas las páginas con la opción Editar cartas individuales. Para proceder al envío, ahora, simplemente imprima ese documento con la impresora EASY InternetFax, para el envío de fax, o, para el envío de cartas de correo, con la impresora EASY InternetLetter.