EXPERIENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS EN SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 EXPERIENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES Y SEGUROS EN SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Sonia Muñoz Chacón Jefa Area Informática Santiago, 6 de octubre de 2011

2 DIAGRAMA OPERATIVO ACTUAL 2

3 CONSULTA CARTOLA ELECTRONICA 3

4 CONSULTA CARTOLA ELECTRONICA 4

5 CONSULTA CARTOLA ELECTRONICA 5

6 CONSULTA CARTOLA ELECTRONICA 6

7 CONSULTA CARPETAS VIRTUALES 7

8 CONSULTA CARPETAS VIRTUALES 8

9 CONSULTA CARPETAS VIRTUALES 9

10 CONSULTA CARPETAS VIRTUALES 10

11 CONSULTA CARPETAS VIRTUALES 11

12 CONSULTA CARPETAS VIRTUALES 12

13 CONSULTA CARPETAS VIRTUALES 13

14 PROBLEMAS DETECTADOS Carencia de procesos de control de calidad Deficiencia en la clasificación de la privacidad de los documentos que se almacenan Carencia de procesos que permitan hacer la trazabilidad del uso de los documentos Deficiencia en los procesos de control sobre la actualización de los documentos (no queda registro de quién eliminó o qué se modificó de un documento) 14

15 PROBLEMAS DETECTADOS Sistema actual no se ajusta a estándares archivísticos para archivos de tipo administrativos Sistema no permite realizar búsquedas sobre texto libre Incumplimiento de Decretos Supremos de Gobierno Electrónico en Chile, en relación a temas relacionados con la gestión de documentos 15

16 PROBLEMAS DETECTADOS Artículo 7º Decreto Supremo 77- Para los fines del almacenamiento obligatorio establecido en el artículo precedente, los servicios públicos deberán adjuntar los antecedentes que permiten la búsqueda y recuperación de la documentación almacenada en los repositorios de documentos electrónicos, en concordancia por lo dispuesto por la norma técnica sobre documento electrónico generada en el marco del Comité de Normas para el Documento Electrónico y fijada mediante el decreto respectivo El registro deberá ser cerrado diariamente por medio de un mecanismo, manual o automatizado, que garantice el no repudio e integridad, bajo la responsabilidad del encargado del repositorio antes señalado El Ministro de Fe del respectivo Servicio deberá concurrir con su firma electrónica avanzada al menos una vez al mes, al cierre de todos los registros diarios acumulados documentalmente durante el período comprendido entre el último cierre y el que realiza 16

17 NUEVO MODELO OPERATIVO 17

18 PROPUESTA DE SOLUCION A PROBLEMAS DETECTADOS Se crea la función de control de calidad dentro del proceso Se establece para cada tipo de entidad y tipo de documento la privacidad con que debe ser tratada Para ello se crea el concepto de roles (compuestos por usuarios) y permisos que tiene cada rol Registro en bitácora de cada acceso al documento Se modifica el sistema a objeto de que se maneje control de versión y mecanismos de anulación (no de eliminación) y de modificación, sólo por parte de personal autorizado (se define un rol para ello) Dejando registro de ello en la bitácora del sistema 18

19 PROPUESTA DE SOLUCION A PROBLEMAS DETECTADOS Para cada documento que se digitalice, se almacenará su imagen original y su versión con OCR La búsqueda se hará sobre esta última, pero se mostrará la imagen original Para el cumplimiento del DS 77: se calculará y almacenará el hash o clave que representa de manera casi unívoca un documento Se hará cierre diario de la identificación y el hash de cada documento, para lo cual se utilizará FEA del responsable del Centro de Documentación Se hará cierre mensual de los cierres diarios firmados por el responsable del Centro de Documentación para lo cual se utilizará FEA del Ministro de Fe de la SVS 19

20 PROPUESTA DE SOLUCION A PROBLEMAS DETECTADOS Fortalecer con los supervisados, el uso del Sistema de Envío de Información en Línea (SEIL) y del sistema de Oficio Electrónico a objeto de centrar los esfuerzos en los documentos que por alguna Ley o normativa deban ingresar en formato papel 20

21 GRACIAS Sonia Muñoz Chacón Jefa Area Informática Santiago, 5 de octubre de 2011