CONDICIONES GENERALES CONTRATACION SOFTWARE EPS-S COMFENALCO TOLIMA

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1 CONDICIONES GENERALES CONTRATACION SOFTWARE EPS-S COMFENALCO TOLIMA 1.1. JUSTIFICACION El Decreto Ley 1281 de 2002 y la Ley 1122 de 2007 del Ministerio de la Protección Social establece la obligatoriedad de quienes administran recursos del sector salud de registrar capturar, sistematizar y garantizar la administración en líneas de las bases de datos de los afiliados al sistema General de Seguridad Social en Salud, asegurando su depuración y el correcto y oportuno registro de las novedades. COMFENALCO TOLIMA está interesada en contratar con una empresa legalmente constituida la compra de un software para el funcionamiento eficiente de todos los procesos de la EPS-S con el correspondiente soporte técnico PRESUPUESTO El presupuesto establecido para la contratación correspondiente asciende a la suma de SESENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS MONEDA CORRIENTE ($ ) 1.3. APERTURA DE LA INVITACION La apertura de la presente invitación se realizará el 8 de septiembre de CIERRE DE LA INVITACION Las propuestas se recibirán el día 16 de septiembre de 2011 hasta las 5:00 p.m., en la Secretaría de la Dirección Administrativa, ubicada en la calle 37 carrera 5 esquina, Edificio Sede Comfenalco Piso 2 Ibagué- Tolima. No se evaluarán propuestas que sean entregadas después de la fecha y hora fijada en el párrafo anterior, así como las que se presenten en lugares diferentes al indicado. Estas propuestas serán devueltas al oferente sin evaluar APERTURA DE LAS PROPUESTAS La apertura de las Propuestas se realizará el día 16 de septiembre de 2011 una vez se efectúe el cierre de la invitación, con la presencia de los Entes de Control (Revisoría Fiscal, Unidad de Auditoria Interna) de la Corporación FORMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS La propuesta se presentará: escrita debidamente foliada, en cualquier medio mecánico y en medio magnético, en idioma español en sobre cerrado, en original, acompañada de una carta remisoria dirigida al Director Administrativo de Comfenalco Tolima, doctor ENRIQUE GONZALEZ CUERVO. El sobre deberá marcarse con la siguiente información: PROPUESTA PARA (incluir el objeto de la invitación, especificar el programa para el cual oferta) NOMBRE DEL OFERENTE (incluir el nombre del oferente) 1.7 CONDICIONES GENERALES El software suministrado deberá cumplir con las siguientes condiciones: Seguridad y manejo de usuarios. No limitar número de usuarios del sistema (Comfenalco, red hospitalaria, municipios o demás usuarios que tenga acceso algunos módulos). No limitar por registro o número de afiliados a la Entidad. Acompañamiento permanente durante implementación. Proceso de capacitación sin restricción. Manejo de códigos de barras en algunos módulos requeridos. Ajuste y requerimientos de acuerdo al levantamiento especifico de información.

2 CONDICIONES GENERALES CONTRATACION SOFTWARE EPS-S COMFENALCO TOLIMA Algunos informes para ser consultados en dispositivos móviles (celulares, pda) Integración con otros sistemas si se requiere y es viable con el otro sistema. Importación y exportación de archivos en los módulos que se requieran. Informes exportables a herramientas office. Posibilidad de manejo de archivos adjuntos en los módulos que se requiera. Informes y alarmas generales del sistema. Manejo y envío de correos electrónicos en los módulos que se requiera. Entrega de un módulo autónomo de consulta (computador con pantalla táctil que permita efectuar consultas básicas). Efectuar una demostración de todo el software ofrecido. 1.8 CONDICIONES TECNICAS: Entrega de código fuente para uso exclusivo de COMFENALCO TOLIMA. Garantía, soporte y actualizaciones 12 meses después de su entrega total. Plataforma Web cliente/servidor (manejo internet de los módulos que se requieran) MODULO DE ASEGURAMIENTO El modulo controla desde la presentación de las solicitudes de afiliación y recepción de bases de datos hasta el ingreso de datos en el sistema de información, cumpliendo con las disposiciones establecidas en la Resolución 1982, 4140 del Ministerio de la Protección Social y Requerimientos de Tipo Interno que permiten el manejo de la información de manera adecuada. Debe Contemplar: Registrar la preafiliación de cada afiliado al que se diligencia el formulario de afiliación de acuerdo a las posibilidades de cargue y a las fechas establecidas por la Resolución 1982 y 4140 (Archivos MS, S1, S2, S3, S5, S6) El ingreso de Afiliados de manera masiva e individual validando los campos en cuanto a longitud de campos, caracteres especiales, duplicidades, fechas y los que se definan en el momento del levantamiento de la información. El ingreso y actualización de Novedades de manera masiva e individual definidas en la Resolución 1982 y 4140 de 2010 o la que aplique para la fecha. Manejo de Traslado de Afiliaciones Internas y Externas. Guarda y muestra el histórico del afiliado cuando existe cualquier dato del afiliado, donde se debe determinar el usuario que realizo el cambio, la hora y fecha. Se debe controlar el histórico o la observación de los movimientos que tenga el afiliado (disponibilidad de contener cuantas notas sean necesarias) Permite realizar cambio entre los diferentes tipos de afiliación, guardando su histórico de novedades. Valida las relaciones de consanguinidad o de hecho entre el Cabeza de Familia y los Beneficiarios. Generación de alertas en cuanto a vencimiento y actualización de documentos, de acuerdo a lo establecido en la Resolución Consultas por cualquier criterio y creando combinaciones a necesidad del usuario. Exportaciones a necesidad del usuario y las definidas por la Resolución 1982 y 4140 de Opción de sincronización de datos

3 CONDICIONES GENERALES CONTRATACION SOFTWARE EPS-S COMFENALCO TOLIMA Cruce de la Base de datos interna y Externas. Consultas en Línea de Afiliados y actualización de Novedades. Liquidación de Novedades de Afiliados de acuerdo al comportamiento mensual de la BDUA, estadísticas y Reportes. Adecuaciones a necesidad según lo descrito en la Ley 1438 de 2011 de acuerdo al cronograma establecido para su vigencia. MODULO DE CARNETIZACIÓN Debe contemplar Permite la generación de los Carné. Permite la impresión de los Carné. Valida y reimprime solicitudes de Carné con su respectivo soporte. Permite registrar la fecha de entrega del Carné de manera individual y/o masiva. Permite controlar vigencias de Carné. (Campo parametrizable por si se desea). Genera sistemas de alarma de usuarios que no se encuentran carnetizados. Genera sistemas de alarma de usuarios que no se les ha ingresado la fecha de entrega de Carné. Permite controlar el histórico de generación, impresión y entrega de carné de un afiliado. Generaciones e impresiones masivas de Carné. Generaciones e impresiones por diferentes opciones (Beneficiario, ficha, grupo Familiar, IPS, Departamento, Municipio, número de carné, entre otros) Generación de archivos magnéticos sobre las generaciones, impresiones y reimpresiones de Carné. Genera indicadores de usuarios carnetizados (Por fecha de afiliación, fecha de generación, fecha de entrega, tipo de afiliado, zona, contrato, municipio) *MUDULO DE INTERFACE AL FOSYGA Se requiere la creación de Interfaces con el FOSYGA para la creación de Consultas Masivas de afiliados; de Igual manera la interacción con los archivos en el FTP del Fosyga realizando actualizaciones directas a la Base de Datos. *MODULO REPORTEADOR DE OPERACIONES DE ASEGURAMIENTO - Reporte de la Base de Datos de Acuerdo a las estructuras definidas en la Resolución 1982 y 4140 de Cruce de Afiliados con Bases de Datos Externas.

4 CONDICIONES GENERALES CONTRATACION SOFTWARE EPS-S COMFENALCO TOLIMA *MODULO REPORTEADOR DE ENCUESTAS DE SALUD Este Modulo debe tener una interacción entre con el Modulo de Afiliados a fin de capturar el estado de Salud de cada uno de nuestros afiliados *MÓDULO DE GARANTIA DE CALIDAD Facilitar las labores de auditoría, vigilancia y control que permitan conocer, en forma continua y oportuna, los niveles de calidad a partir de los indicadores definidos por LA ENTIDAD Debe Contener: El módulo en su totalidad cumple con lo establecido en el Decreto 2174 de 1996 y es una herramienta útil para definir políticas de contratación, prorrogas de los mismos y como instrumento de negociación con I.P.S. de manera general permite La definición de estándares para la monitorea y el mejoramiento de la calidad Procesa las características del prestador y los resultados de estudios de la calidad en salud (Visitas de observación, Acreditación de R.M.E., Auditorias de campo, Estudios de oportunidad, Estudios de satisfacción del usuario, etc.) La evaluación completa de cada prestador en términos de calidad de la atención, y oportunidad de la misma relacionada con todos los aspectos técnicos y administrativos que influyen sobre la misma. El registro y clasificación de quejas y reclamos agrupadas por su origen, (parametrizable); así como Controla su trámite. Con información proveniente de otros módulos, alerta oportunamente sobre los casos en que se presuma una falla en el servicio, o más susceptibles a presentarla. (Estancias prolongadas, enfermedades catastróficas, procedimientos de alto costo, otras parametrizables) * RESUMEN DE LOS MODULOS REQUERIDOS PARA LA EPS 1. Seguridad y parametrización EPS-S. 2. Contratación entes territoriales. 3. Aseguramiento afiliado. 4. Contratación de prestadores. 5. Autorizaciones médicas. 6. Promoción y prevención. 7. Ficha familiar. 8. Reportador de datos. 9. Tutelas. 10. Cuentas médicas y rips - Auditoria Medica - Financiera 11. Facturación - Radicación 12. Cartera entes territoriales. 13. Liquidación contratos.

5 CONDICIONES GENERALES CONTRATACION SOFTWARE EPS-S COMFENALCO TOLIMA 14. Peticiones, Quejas y reclamos. 15. Garantía de la calidad. 16. Recobros de alto costo. 17. Interfase contable y tesorería (Software contable existente para efectuar la interfaz) 18. Interfase con fosyga. 19. Carnetización 20. Seguimiento de gestión (servicios, cartera y actividades funcionarios promotores). 21. Ajustes a requerimientos puntuales de la entidad, formatos, informes y demás particularidades que se informen en el levantamiento detallado de requerimientos. 22. SIAU *MÒDULO FINANCIERA EPSS INGRESOS 1. Facturación contratos de Administración de Recursos del régimen subsidiado en salud. a) Facturación contratos de administración de recursos b) Facturación por recursos de caja de compensación familiar c) Facturación Actas de liquidación d) Amortización de Ingresos e) Causación contratos de Administración de recursos en CUENTAS DE ORDEN f) Amortización contratos de Administración de recursos en CUENTAS DE ORDEN 2. Facturación Copagos de IPS 3. Facturación de Recobros de Capitación a IPS 4. Facturación Reclamaciones a FOSYGA 5. Facturación Reclamaciones a Secretaria de Salud. CARTERA 1. Contabilización consignaciones recibidas en el banco. 2. Reporte de cartera Anexo 1 NIT NOMBRE No CONTRATO Fecha de inicio Fecha de terminación FECHA FRT No DEL FRT V/R FRT FECHA PAGO No DOC DE PAGO V/R PAGO BIMESTRE AL QUE CORRESPONDE Saldo de la factura RADICACION DE FACTURAS 1. Radicación de la factura, con seguimiento de la trazabilidad y el estado, donde se identifique en que etapa y del proceso se encuentra y en que aérea. COSTOS POR CAPITACION 1. Causación costo por capitación. Teniendo en cuenta los respectivos impuestos 2. Contabilización Facturas por capitación. Teniendo en cuenta los respectivos impuestos 3. Aplicación RECOBROS DE CAPITACION, COPAGOS y ANTICIPIOS. 4. Causación contratos de capitación en CUENTAS DE ORDEN.

6 CONDICIONES GENERALES CONTRATACION SOFTWARE EPS-S COMFENALCO TOLIMA 5. AMORTIZACION CUENTAS DE ORDEN contratos de capitación 6. Reporte de cartera (Anexo 2) 7. Carta de reporte al hospital del valor a facturar. 8. Carta de reporte de descuentos aplicados a la factura del mes correspondiente, donde se detalle los valores descontados por COPAGOS, RECOBROS, ANTICIPOS Y PAGO DE LA FACTURA. Con los respectivos comprobantes. 9. Generador de reporte para autorización de giro al MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL o quien haga sus veces para el giro directo de las capitaciones a los hospitales. COSTOS POR EVENTO 1. Causación servicios autorizados y no cobrados. 2. Descargue servicios autorizados y no cobrados mayor a seis meses. 3. Contabilización de Anticipos. 4. Contabilización facturas de servicios prestados por evento, Teniendo en cuenta los respectivos impuestos tributarios. 5. Facturación de RECOBROS servicios prestados por otra IPS 6. Cruce y descargue autorizaciones de vigencia actual y de vigencia anterior. 7. Cruce de la factura por evento con anticipos. 8. Contabilización descuentos por pronto pago. 9. Contabilización de respuestas de glosas (glosa para pago, reiteración de la glosa, glosa aceptada por la IPS) de vigencia actual y vigencia anterior. 10. Reporte de cartera (Anexo 2). GASTOS 1. Causación de gastos como provisión a falta de la factura. Teniendo en cuenta los respectivos impuestos tributarios. 2. Contabilización Facturas por gastos administrativos, teniendo en cuenta los respectivos impuestos tributarios. 3. Reportes de verificación y seguimiento al trámite da la factura, hasta su cancelación. REPORTES ENTES DE CONTROL 1. Generador de reporte información circular Única financiera de la superintendencia nacional de salud. 2. Generador de Estado de resultados de conformidad a la estructura definida por la EPS-S 3. Reportes a l Contraloría general de la República, modulo de tutelas y modulo de contratación.

7 CONDICIONES GENERALES CONTRATACION SOFTWARE EPS-S COMFENALCO TOLIMA 1. Reporte de cartera Anexo 1 NIT NOMBRE No CONTRATO Fecha de inicio Fecha de terminación FECHA FRT No DEL FRT V/R FRT FECHA PAGO No DOC DE PAGO V/R PAGO BIMESTRE AL QUE CORRESPONDE Saldo de la factura 2. Reporte de cartera (Anexo 2) No CONTRATO RED No de Factura Saldo de la factura Fecha de radicado Valor facturado Descuento Glosas en conciliación Descuentos por servicios capitados Comprobante de descuento Valor cancelado Comprobante de pago No del cheque y Banco Fecha del pago CONT CONT RED MPIO CONT RTF RT IVA RT ICA TIMBRE FINANCIIERO CONT

8 CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION SOFTWARE EPS-S MODULO PY P Este modulo debe facilitar las labores de los programas de promoción definidos en la resolución 412 y 3384 del año 2000 (programación, Ejecución, y costos) control de crónicos, maternas e indicadores de calidad centinela; para lo cual se requiere: Generar la programación de las matrices de programación por contrato o zona de residencia, IPS, contratos, grupos etéreos, género, nivel socio económico y densidad familiar y por programa de promoción y prevención. Registrar las actividades realizadas por las IPS mes por mes. Registrar información de las actividades realizadas a la población en condición de desplazamiento y discapacidad. Generar costos de P y P por matriz de programación para evaluar costos. Controlar los pacientes crónicos e hipertensos, alto costo. Generar perfil epidemiológico por los RIPS presentados por las IPS (Morbilidad y Mortalidad Poblacional, eventos de interés en salud pública), además debe cumplir con Grupos de Edad, genero, zona, patología, Municipio, Departamento, contrato. Generación de Reportes Ajuste modulo de Estadísticas Vitales (morbilidad y mortalidad), discriminada por grupos etáreos: días - 1 mes - 2 meses - 3 meses..hasta 104 años, - Que permita obtener información patología, IPS/ESE a la cual pertenece el afiliado, zona (Rural- Urbana), Genero (Femenino Masculino). - Adecuar modulo de Eventos de salud pública, por IPS/ESE. Que permita alimentar y actualizar fichas de notificación obligatoria (Dengue, Muerte perinatal, Muerte Materna, Exposición Rábica, TBC, Leishmaniasis etc.) MÒDULO AUDITORIA MÉDICA 1. Modulo de Radicación de Facturación Medica el cual debe tener la trazabilidad desde la Radicación hasta el Pago Total o cierre de la factura con sus respectivos reportes; la trazabilidad debe indicar el punto en el cual se encuentra la factura (primer paso radicación con manejo de escaneo de toda la factura es decir la detallada). 2. Modulo de Revisión de Cuentas Medicas Sujetos: - Modulo de Autorizaciones. - Módulo de Contratación. - Modulo de Radicación.

9 CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION SOFTWARE EPS-S Este modulo debe permitir la asignación de cuentas por modalidad, complejidad y prioridad Cada Auditor realiza la respectiva revisión quedando registrado en el formato preestablecido teniendo en cuenta el Decreto 4747 y la Resolución 3047 de 2008 (Manual Único de Glosas). Y su respectivo reporte, es necesario aplicar plantillas preestablecidas para el reporte al prestador. Debe permitir establecer tres tipos de operación por cada factura: Pago Total, Pago Parcial o devolución total; donde debe existir la afectación contable, dependiendo de la complejidad, diagnostico y los servicios prestados, generar sus respectivos reportes. Las Cuentas con pagos Parcial o Devolución debe permitir un nuevo proceso de Respuesta de Glosas a una factura ya existe y radicada con el formato preestablecido en el Decreto 4747 y la Resolución 3047 de 2008 (Manual Único de Glosas). Y su respectivo reporte; con afectación contable; es necesario aplicar plantillas preestablecidas para el informe al prestador (oficio). En cuanto a la trazabilidad el segundo paso en Auditoría médica donde se realiza la revisión y detalle en que paso de la auditoria se encuentra la factura, a cargo de que auditor si está en revisión, en espera o listo para entrega). Adicionalmente 1. En el módulo de revisión de cuentas permitir visualizar los casos especiales de anticipos para poder legalizarlos con las cuentas de cobro de los usuarios. 2. Cuando una factura sea con recobro a Fosyga o SST no solo se realice la afectación contable sino que también se diligencien los formatos establecidos por la normatividad para los respectivos recobros y estos se vayan realizando de manera inmediata y así generar los recobros. Estos deben tener conexión directa con tutelas y CTC. Con su respectivo reporte. 3. Adicionalmente debe tener un módulo de cuentas de alto costo la cual se va alimentando de cada una de las cuentas revisadas llevando un histórico por usuario con cortes de fechas que deben estar directamente relacionado con la vigencia de la póliza y poder generar los reportes necesarios. MODULO RED DE SERVICIOS 1. Que exista un modulo de consulta de afiliados y solicitud o radicación de autorizaciones externo e interno. 2. El mismo modulo de solicitud y consulta arroje alarmas referentes a los tiempos de autorización contemplados en la normatividad vigente de acuerdo a los reportes hechos vía internet. 3. Para todos los servicios solicitados en la medida que se obtiene el reporte de los anexos, se verifiquen y de acuerdo al direccionamiento se produzca la autorización o negación el software lo extraiga cargue la información del paciente y le dé numero consecutivo y por la misma vía sea devuelta la autorización o negación según el caso esta ultima debe tener espacio suficiente para la justificación. 4. En las solicitudes ambulatorias o electivas que pueden ser solicitadas a través de las IPS, promotores o directamente en nuestras oficinas se diligenciara el anexo con los datos del paciente y se le dé un numero de radicación el cual se le pueda suministrar al usuario para que cuando vuelva a solicitar la autorización o negación sea este numero la puerta de entrada al sistema y obviar el manejo del papel. 5. Permitir de esta manera medir tiempos entre el reporte y la emisión de la autorización para poder llevar indicadores de oportunidad solicitados por los entes de control. 6. Al igual revisado y direccionada la solicitud quede identificado el correo electrónico para evitar revisiones dobles.

10 CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION SOFTWARE EPS-S 7. El modulo de autorizaciones debe contemplar toda la información que exige la normatividad vigente basada en la Resolución El modulo de autorizaciones debe contemplar la conexión interna o externa. 9. Este modulo debe permitir clasificar las autorizaciones de acuerdo al servicio, niveles, complejidad, tutelas, ctc y casos especiales. 10. Que exista un modulo reportador de autorizaciones amplio y suficiente. 11. Que exista un modulo de tutelas con manejo de escaneo. 12. Modulo de CTC con formato preestablecido con el respectivo reporteador de datos. 13. Tener las firmas electrónicas de los que autorizan para hacer más ágil y oportuno el proceso. 14. Prevalidar plano de rips. 15. Indicadores de calidad (generación de planos) 16. Establecer plan de trabajo (cronograma de actividades y entregas) 1.9. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA El proponente deberá presentar dentro de la propuesta la póliza de garantía de seriedad a favor de entidades particulares, que cobije las ofertas a realizar dentro de la cotización y debe ser expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, con las siguientes características: Cuantía: 10% del valor de la propuesta. La garantía debe establecerse en pesos colombianos. Vigencia: Sesenta (60) días calendario, contados a partir de la fecha de vencimiento del plazo límite para presentación de las propuestas. El proponente favorecido se debe comprometerse a mantenerla vigente hasta la constitución de garantía de cumplimiento. Beneficiario: Caja de Compensación Familiar de Fenalco del Tolima, COMFENALCO TOLIMA, Nit Obligatoriamente debe presentar documento original de la compañía aseguradora, que acredite el pago de la póliza, anexo a la propuesta, sin el lleno de este requisito se entenderá por no cumplido el mismo. II. CONDICIONES GENERALES 2.1. PARTICIPANTES DE LA INVITACION: El proponente que desee presentar propuesta debe cumplir con los siguientes requisitos: Ser persona natural o jurídica. El objeto social de las personas jurídicas debe permitir la realización del objeto a contratar y la duración de la persona jurídica, no será inferior a la duración del contrato y un (1) año más. No encontrarse incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los Estatutos de la Caja, el Decreto ley 2463 de 1981 y la Ley 789 de 2002 y demás legales pertinentes, diligenciando el formulario que será entregado en el Departamento de Compras de la Caja y/o se puede descargar directamente de la página Web de la Corporación:

11 CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION SOFTWARE EPS-S En caso de presentar alguna inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los estatutos de la Caja, el Decreto Ley 2463 de 1981, la Ley 789 de 2002 y demás normas legales pertinentes, deberá manifestarlo de manera expresa y por escrito. Encontrarse registrado como PROVEEDOR de COMFENALCO TOLIMA o enviar el registro correspondiente anexo a la propuesta con la totalidad de requisitos solicitados, el cual encontrará publicado en la pagina Web REQUISITOS O REQUERIMIENTOS PARA EL OFERENTE Carta de presentación de la propuesta. El proponente deberá diligenciar el modelo adjunto (ANEXO 1) de los presentes términos de referencia, el cual debe ser firmado por su Representante legal ó persona facultada para tal efecto, mencionando de forma expresa que se acepta los términos de referencia en su totalidad. Original del Certificado de Existencia y Representación legal con fecha de expedición no mayor a 30 días calendario contados a partir de la fecha de entrega de la documentación requerida, cuando se trata de persona jurídica, o la matricula mercantil en caso de tratarse de persona natural y que la Empresa cuente con un periodo de duración superior a diez (10) años posteriores a la celebración de la presente invitación. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del Representante legal o persona facultada para presentar la propuesta, o cedula de ciudadanía del proponente cuando se trata de persona natural. Certificación expedida por el Revisor Fiscal en caso de que lo hubiere o por el Representante Legal o proponente, donde conste que se encuentra al día en los pagos al Sistema de Seguridad Social en salud, Pensiones, ARP de todos los trabajadores y en el pago de los Aportes Parafiscales (ICBF, SENA, CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR). El proponente deberá diligenciar el formulario de Inhabilidades e Incompatibilidades, de que trata el punto 2.1., de los presentes términos. Fotocopia del Registro Único Tributario (RUT). Las personas jurídicas deberán acreditar que el representante legal se encuentra facultado para presentar propuesta y para suscribir el contrato, para lo cual deberá presentar el documento donde conste tal autorización. Balance general con corte a 31 de diciembre de 2010, firmado por el Representante Legal o persona facultada para presentar la propuesta y Revisor Fiscal cuando fuere el caso. Estado de resultados con corte a 31 de diciembre de 2010, firmado por el Representante Legal, el Contador y Revisor Fiscal cuando fuere el caso. Fotocopia de la Declaración de Renta del último año. Original de la póliza de seriedad de la oferta y documento original de la compañía aseguradora que acredite el pago de la póliza. Conforme al numeral 1.11 Propuesta económica, debidamente firmada por el representante Legal. El proponente deberá coordinar la demostración de los módulos a ofrecer con el Jefe de la Unidad de Informática y Jefe de la División Salud de la Corporación, un día después de entregada la propuesta. Valores agregados El proponente deberá demostrar que cuenta con los derechos de autor o distribución del software y que garantiza el soporte técnico por un año después de la entrega final.

12 CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION SOFTWARE EPS-S 2.3. EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE Los proponentes deberán acreditar que cuentan con la experiencia suficiente para cumplir el objeto de la presente INVITACION, para lo cual deberán adjuntar a la propuesta tres (3) certificaciones de contratos de desarrollo de software durante los últimos tres (3) años, firmada por la persona competente de la entidad Contratante. En caso de haber contratado con COMFENALCO TOLIMA, basta hacer la relación de los contratos ejecutados dentro del periodo indicado, sin que se requiera tal certificación. Las certificaciones deberán contener la siguiente información: - Objeto del Contrato. - Fecha de Iniciación y terminación del contrato ejecutado. (válidas desde el 01 de enero de 2008). - Valor total del contrato. - Supervisor del Contrato. - Dirección y teléfono de las empresas, para confirmar la información consignada en los documentos presentados. En caso de que la información consignada no se ajuste a la realidad o sea inexacta, la propuesta será rechazada OFRECIMIENTO ECONOMICO El proponente deberá tener en cuenta que el valor propuesto debe contemplar los gastos y descuentos que se generan para la suscripción y legalización del contrato PRECIOS Y VALIDEZ Los precios ofertados a la apertura de la INVITACION, deberán mantenerse durante la vigencia de la contratación. Los valores se deben especificar en pesos Colombianos. La Corporación cancelará al proveedor según los porcentajes de entregas y avances presentados, los cuales deberán ser certificados por medio de actas por el Supervisor del Contrato EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA Y CRITERIOS Estudio Jurídico: Para la evaluación Jurídica se tendrá en cuenta el cumplimiento de los requisitos legales establecidos en las presentes condiciones generales de contratación, la propuesta que no cumpla con la totalidad de requisitos legales solicitados, no será evaluada en ninguno de los demás aspectos. A esta evaluación no se le asignará puntaje, su resultado será de CUMPLE O NO CUMPLE jurídicamente. En la eventualidad de que se requiera subsanar algún requisito, la Corporación le comunicará al proponente para que haga las correcciones a que haya lugar, para lo cual solamente se contará con un día calendario. Estudio Económico. Se revisará el valor de las propuestas para verificar el cumplimiento de los valores, determinando la capacidad de contratación de la empresa mediante la revisión de los Estados Financieros del año inmediatamente anterior. Estudio Técnico. COMFENALCO TOLIMA, se reserva el derecho de evaluar la forma técnica de las propuestas, de acuerdo a la presentación realizada por los proveedores DESCARTE PROPUESTAS Cuando no se ajusten a los términos de referencia. Cuando se presenten dos (2) o más propuestas por un mismo oferente.

13 CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION SOFTWARE EPS-S Cuando el oferente esté incurso en causales de inhabilidades e incompatibilidades. Cuando se presente extemporáneamente. Cuando no esté firmada por el Representante Legal o persona debidamente facultada para presentar la propuesta. Cuando no presente la póliza de seriedad de la oferta y el documento original de la compañía aseguradora, que acredite el pago de la póliza CAUSALES PARA DECLARAR DESIERTA LA INVITACION Cuando no se presente ninguna propuesta. Cuando las propuestas presentadas no permitan hacer una selección objetiva, o no se ajuste a los requerimientos de la Corporación. Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial de COMFENALCO Tolima ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO COMFENALCO TOLIMA se reserva el derecho de hacer adjudicaciones parciales entre los oferentes GARANTÍAS Luego de ser adjudicado el contrato, se le exigirá al Contratista elegido las siguientes garantías para legalizar su contrato. Este solo se firmará una vez COMFENALCO TOLIMA reciba las pólizas originales junto con el recibo de pago correspondiente. Póliza de Anticipo. Por el 100% del valor del mismo por el término de duración del contrato y cuatro meses más. esta póliza será exigida siempre y cuando el proveedor seleccionado solicite anticipo para la ejecución del contrato. Póliza de cumplimiento. Por el 10% del valor del contrato, por la vigencia del mismo y cuatro (4) meses más. Póliza de calidad. Por el 25% del valor del contrato, por la vigencia del mismo y seis (6) meses más Cesión o Subcontratación. Durante la vigencia del contrato, el Contratista no podrá ceder el contrato a ninguna persona natural o jurídica, sin el consentimiento previo escrito y expreso de COMFENALCO TOLIMA, quien se reservará en todos los casos las razones para negar la autorización de la cesión. Todo subcontrato deberá ser previamente aprobado por COMFENALCO TOLIMA y en el texto de los mismos se dejará constancia de que se entienden celebrados dentro y sin perjuicio de los términos del contrato y bajo la exclusiva responsabilidad del Contratista, quien será responsable de los errores u omisiones de los subcontratistas, los cuales carecerán de todo derecho de reclamo ante COMFENALCO TOLIMA. Si a juicio de COMFENALCO TOLIMA, el Subcontratista no cumple satisfactoriamente con las obligaciones del contrato, podrá ordenar la terminación del subcontrato en cualquier tiempo, exigiendo al Contratista el cumplimiento inmediato y directo de dichas obligaciones Supervisión. La supervisión del contrato será ejercida por el Jefe de la Unidad de Informática y Jefe de la División Salud de COMFENALCO TOLIMA. ENRIQUE GONZALEZ CUERVO Director Administrativo Encargado.

14 CONDICIONES GENERALES DE CONTRATACION SOFTWARE EPS-S ANEXO NO.1 Ibagué, Doctor ENRIQUE GONZALEZ CUERVO Director Administrativo encargado Comfenalco Tolima Calle 37 Carrera 5ª. Esquina Piso 2. Dirección Administrativa. IBAGUE, TOLIMA Asunto: INVITACION CONTRATACION SOFTWARE EPS-S El suscrito quien obra en (nombre propio, en calidad de mandatario, apoderado, agente, administrador o representante legal) de la (Empresa) de acuerdo a las condiciones contenidas en la presente invitación para la contratación del software para la EPS -S para tal efecto declaro: 1. Que conozco y acepto en su totalidad los documentos, especificaciones y demás condiciones que rigen esta invitación. 2. Que no me hallo incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas por la Ley, y no existen demandas, ni medidas cautelares en contra de la Empresa. 3. Que el firmante de la presente carta está autorizado para presentar esta propuesta por el valor total indicado y suscribir el respectivo contrato. 4. Que en caso de prorrogarse el contrato por parte de COMFENALCO TOLIMA, acepto seguir cumpliendo como mínimo con las exigencias de la presente invitación. 5. Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados. 6. Mantener la confidencialidad de la información que en esta invitación se suministre. 7. Que me comprometo a cumplir con el objeto a contratar. Atentamente, FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL C.C.