TERMINOS DE REFERENCIA ADQUISICIÓN DE UNA LICENCIA BASE DE DATOS ORACLE

Transcripción

1 TERMINOS DE REFERENCIA ADQUISICIÓN DE UNA LICENCIA BASE DE DATOS ORACLE 1. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE Este proceso de contratación se rige por los Principios Constitucionales indicados en el artículo 209, por la Resolución UPME No 0025 de febrero de 2002 (régimen privado de contratación) y por lo contenido en estos términos de referencia. 2. ANTECEDENTES Para la implementación del Sistema de Información Minero Energético Colombiano, SIMEC, y dada la naturaleza de la información almacenada, la mejor alternativa de almacenamiento es una Datawarehouse (bodega de datos). Para soportar esta estructura y especificamente la consulta multidimensional de datos sobre plataforma internet, la Upme, requiere un motor de base de datos más potente que el que tiene actualmente (Sqlserver. versión estándar, que se está y seguirá usando para el manejo de base de datos transaccionales, en procesos totalmente diferentes a los que se pretenden soportar en el SIMEC, para lo cual las estructuras existentes sobre información minera y energética que se encuentran en SQL se convertirán a Oracle) Con la anterior premisa y acorde a las labores asociadas a la firma desarrolladora del SIMEC, GESTIONTEK evaluó la mejor alternativa entre adquirir SQLentreprise, Oracle standar y Oracle enterprise, la evaluación de la alternativa se encuentra en comunicación anexa de la firma consultora desarrolladora del SIMEC a la UPME. Después de analizar factores de funcionalidad, límites técnicos, desempeño, disponibilidad de plataformas, curva de aprendizaje, costos directos y otros factores más específicos, la recomendación del consultor es adquirir la base de datos Oracle 9i estándar, como la mejor alternativa para soportar la bodega de datos e integrarse con la herramienta ERP-wizard, suministrada por Gestiontek. 3. OBJETIVO El objetivo final de la contratación es el suministro de una licencia de Oracle 9i stándar, la instalación y el soporte por el primer año de esta base de datos.

2 4. ALCANCES ESPECÍFICOS Las principales actividades para realizar por parte del contratista son las siguientes: Suministrar una licencia del Oracle 9i. Instalar y configurar el motor en las instalaciones de la UPME Suministrar los manuales de operación y mantenimiento necesarios para el software. Soportar un año de mantenimiento y actualización La licencia deberá ser no caducable. 5. DURACION DEL CONTRATO Se ha estimado un período de 30 días calendario, contados a partir de la firma del acta de iniciación del contrato como el tiempo necesario para una correcta entrega final de los elementos. El oferente podrá ofrecer un plazo inferior a este, pero nunca superior. No se evaluarán ofertas que contemplen plazos de entrega e instalación superiores a 30 días calendario. 6. VALOR DE LA PROPUESTA El proponente debe presentar su oferta en pesos Colombianos, indicando el valor total de la oferta por todo concepto, incluidos los aspectos impositivos de ley, para la celebración y ejecución del Contrato, y teniendo en cuenta que no se realizan anticipos ni pagos anticipados. Todo pago estará asociado a la entrega de un producto o al desarrollo de una actividad. El valor de la propuesta debe incluir el desarrollo de todos y cada uno de los objetivos indicados en estos términos de referencia. El contratista deberá indicar el régimen tributario al cual pertenece para efectos del IVA aplicable. De igual forma, deberá presentar una propuesta de pagos, en la que el 100% pagado se alcance contra la aprobación y entrega de los productos contratados. Siguiendo directrices del Gobierno Nacional no se realizarán anticipos, ni pagos anticipados. Una vez perfeccionado el contrato, el contratista asumirá todos los impuestos, tasas y/o similares, que se deriven de la ejecución del mismo, de conformidad con las normas vigentes en la materia. Constituye documento indispensable para los pagos acordados, la acreditación ante la Secretaría General de esta Unidad la cancelación de aportes de la seguridad social integral (salud, pensión y riesgos profesionales) y parafiscales de las personas jurídicas según lo establece la Ley 789 de 2002, 797/03, Decreto 1703 y 510 de 2003 y Ley 828 de 2003.

3 7. PRESUPUESTO ASIGNADO El presupuesto con que cuenta la Unidad es de SESENTA Y SIETE MILLONES DE PESOS M/cte ($ ) 8. REQUISITOS MINIMOS PARA LA EVALUACIÓN Toda propuesta deberá presentarse en original y dos (2) copias debidamente foliada y firmada y para ser evaluada es requisito indispensable la presentación de los documentos descritos a continuación dentro de la propuesta técnica : la omisión de uno o más de los mismos excluye del derecho de evaluación a la propuesta que no lo(s) presente. Certificado de existencia y representación de la sociedad proponente. Cuando el representante legal tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre la persona jurídica deberá adjuntar el documento de autorización expresa del órgano social competente, en el cual conste que este facultado para presentar oferta y firmar el contrato por el valor (*) Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal y del Nit de la persona jurídica Presentación de la propuesta Presentación de identificación de la firma Formulario de experiencia de la firma (anexo 1) Certificaciones de experiencia relacionada Condiciones de soporte externo. Indicar claramente las condiciones específicas en las que se dará el soporte, tanto durante el período de garantía, como fuera de él. Costo del producto y detalle técnico (en pesos colombianos, únicamente), incluyendo el valor del IVA cuando a ello haya lugar. Garantía de funcionamiento tanto del fabricante del software, como del distribuidor, especificando los alcances y responsabilidades de cada uno de ellos. La garantía debe cubrir los trabajos de instalación realizados por el contratista. Certificación expedida por el Revisor Fiscal y/o Representante Legal, según sea el caso, en donde conste el pago de aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales por parte de las personas jurídicas que presenten propuesta por si solas, en Unión Temporal o Consorcio (Ley 789 de 2002).

4 Indicar expresamente en su propuesta no hallarse en causal de inhabilidad y/o incompatibilidad frente a su eventual contratación. Reconocimiento del fabricante donde manifieste que el proponente es un distribuidor autorizado. Garantía de seriedad de la oferta a favor de entidades estatales, debidamente suscritas por el tomador, por el 10% del valor total de la oferta y vigencia de 2 meses contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta. La falta de suscripción (firma) de la póliza será subsanable en el momento de apertura de las propuestas, en la fecha y hora fijada para el efecto, siempre y cuando se encuentre presente el proponente o su representante (*) Subsanable siempre que la fecha de autorización del órgano respectivo sea anterior a la fecha establecida para la presentación de la propuesta. OTROS REQUISITOS: (Pueden ser subsanables por solicitud de la UPME, durante el proceso de evaluación). La propuesta debe tener como mínimo una vigencia igual a la de la póliza de seriedad. Presentación del régimen al que se encuentra sujeto para efecto del IVA. La propuesta debe entregarse debidamente foliada (subsanable por la UPME durante el proceso de evaluación) Fotocopia del documento de identidad del representante legal (subsanable) Fotocopia de NIT No se aceptarán ni evaluarán las ofertas de equipos que no cumplan con todas las especificaciones técnicas, las cuales son consideradas como mínimas. Todas las ofertas deberán ser realizadas en pesos colombianos. No se aceptarán ni evaluarán ofertas en otra moneda. Las ofertas deberán tener una validez de sesenta (60) días como mínimo. 9. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Las propuestas deberán ser radicadas y entregadas a más tardar en el día y la hora indicada en la carta de invitación, en las oficinas de la Secretaría General de la UPME, Avenida 40 A Nº piso 11, deberá presentarse en sobre sellado, claramente marcado. Vencido el plazo de presentación de ofertas, se procederá a abrir y verificar las propuestas presentadas, proceso del cual se levantará un Acta. Si se presenta alguna discrepancia entre el original y alguna de las copias, prevalecerá el texto del original de la propuesta.

5 Las modificaciones, aclaraciones o enmiendas de la propuesta deberán ser convalidadas con la firma de quien suscribe la propuesta, al pie de las mismas. Sin este requisito las modificaciones, aclaraciones o enmiendas no se considerarán válidas. De igual forma la Unidad, durante el proceso de evaluación podrá solicitar las aclaraciones que considere necesarias para efectos de una apropiada evaluación. 10. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS Serán causales de rechazo de una propuesta, las siguientes: a). Propuesta presentada sin la firma del representante legal o sin la expresa autorización, si es presentada por otra persona. b). Propuesta presentada por correo o vía , así como las presentadas directamente en la Unidad con posterioridad a la fecha y hora determinada en los términos de referencia. c). Cuando la Unidad evidencie falsedad en la información suministrada por el proponente. d). Cuando se establezca que el proponente ha incurrido en algunas de las causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la ley. e). Cuando la oferta económica exceda el presupuesto oficial. f) Cuando no cumpla con los requisitos mínimos para la evaluación, indicados en el numeral 8., de estos Términos de Referencia 11. DECLARATORIA DE DESIERTO EL CONCURSO El concurso se declarará desierto en los siguientes casos: a). Cuando ninguna de las propuestas presentadas cumpla con el puntaje técnico mínimo, del puntaje técnico previsto. b). Cuando el valor de todas y cada una de las propuestas exceda el presupuesto asignado. c). Cuando existan causales que impidan una selección objetiva de la propuesta más favorable para la Unidad.

6 12. ACLARACIONES A LOS TERMINOS DE REFERENCIA El proponente podrá presentar por escrito a la Unidad de Planeación Minero Energética, las inquietudes que surjan sobre los puntos a evaluar estipulados en los términos de referencia, dentro del término indicado en la invitación a participar en el concurso. En caso de no recibir ninguna inquietud dentro de dicho plazo, la Unidad entenderá que los términos de referencia fueron debidamente interpretados y aceptados. La Unidad se reservará la posibilidad de modificar los términos de referencia, antes del vencimiento del plazo para presentar propuestas, de lo cual se informará a todos y cada uno de los proponentes invitados 13. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN El proceso de calificación de las propuestas para el proyecto será realizado por un comité evaluador designado para tal fin. El comité producirá un documento de evaluación en el cual se resumirán los resultados de la calificación de las ofertas recibidas, y recomendará al Director de la UPME la adjudicación correspondiente. La evaluación se realizará con base en los documentos constitutivos de la propuesta. Durante este proceso se podrá verificar la información suministrada por los oferentes, así como solicitar aclaraciones sobre la misma, sin que esta implique que el proponente puede modificar, mejorar o adicionar su propuesta una vez presentada EVALUACION FACTOR DE EVALUACION EXPERIENCIA CERTIFICADA 500 EVALUACIÓN ECONÓMICA 500 PUNTAJE PUNTOS Nota: Se verificará la certificación donde conste que el proponente es fabricante o distribuidor autorizado. Para este último se requiere respaldo por el fabricante. Las propuestas que no cumplan estas especificaciones quedarán descartadas PUNTAJE TÉCNICO: 500 PUNTOS Experiencia Certificada 500 puntos

7 Llenar anexo No. 1, Se evaluará la experiencia certificada de la firma durante el último año en ventas de licencias de motor de base de datos Oracle independientemente de su versión, y figura de licenciamiento, es decir, por usuario nombrado, por procesador o por cualquier otra figura de licenciamiento existente. Se le asignará el puntaje de acuerdo al monto en pesos colombianos correspondiente a ventas de licencias de motor oracle en este periodo de tiempo de acuerdo a la siguiente tabla de evaluación. Valor en Millones < >1.000 de pesos Puntos Se evaluarán certificaciones que especifiquen la fecha de compra, tipo de licencia y monto de la compra, expedida por la firma o persona que la adquirió. Certificaciones que no cumplan con estos requisitos no se tendrán en cuenta. Nota: Cuando el monto de la certificación esté dado en dólares se convertirá a pesos colombianos utilizando la tasa de cambio promedio del último año. Los valores de venta de licencias de motor Oracle que se tendrán en cuenta son antes de IVA. El IVA no se tendrá en cuenta para la asignación de puntaje PUNTAJE ECONOMICO: 500 PUNTOS: Puntaje = Mínima Valor Oferta / valor oferta * 500 Se verificará la moneda de la cotización. Las ofertas que no coticen en pesos colombianos serán rechazadas. Así mismo deberá cotizar sin IVA y con IVA, este último cuando aplique. Las ofertas que no cumplan el criterio anterior y en forma separada para cada uno de los ítems serán rechazadas. 14. ADJUDICACIÓN De la aplicación de los criterios anteriormente descritos se hará un consolidado de la puntuación técnica y económica de cada una de las ofertas consideradas, para definir, conforme lo establecen los principios de transparencia, economía y responsabilidad consagrados en la Ley, la propuesta más conveniente para la Entidad. El comité Evaluador fijará una posición y hará unas recomendaciones, que serán remitidas al despacho del Director General de la Unidad de Planeación Minero Energética, para la decisión final de los adjudicatarios de cada uno de los ítems. La Unidad de Planeacion Minero Energética, con base en la evaluación de la propuesta técnica y económica, adjudicará la contratación. El proponente

8 seleccionado deberá firmar el contrato respectivo dentro de los cinco (5) días calendario, siguientes a la notificación de adjudicación, entregando los documentos que se indiquen en el contrato. La UPME se reserva el derecho de adjudicar el suministro, y una vez adjudicada, contratar o no contratar. 15. CONSIDERACIONES FINALES Se solicita a los proponentes cumplir con las siguientes recomendaciones, para facilitar la labor de evaluación de las propuestas: a). Leer con detenimiento los términos de referencia y presentar su propuesta a lo allí establecido. b). Presentar y radicar la propuesta técnica y económica en original y dos copias, debidamente foliadas por separado cada una. c). Diligenciar en debida forma los formatos que hacen parte de la propuesta. d). Declarar expresamente en su propuesta no hallarse incurso en causal de inhabilidad y/o incompatibilidad frente a su eventual contratación. 16. SUPERVISION Y COORDINACIÓN La supervisión de este trabajo estará a cargo del Subdirector de Información de la Unidad de Planeación Minero Energética o a quien este delegue. REQUISITOS A CUMPLIR EN CASO DE SER ESCOGIDA LA PROPUESTA a). b). c). d). e). Constitución de la(s) garantía(s) exigida(s) en el contrato. Publicación del contrato en el diario oficial a cargo del contratista. Cancelar el valor del impuesto de timbre, si hay lugar a ello. En la ejecución del contrato cumplirá a cabalidad con el objeto y las obligaciones del mismo, debiendo responder por cualquier daño que en desarrollo de este cause a la UPME como a terceros. La personas jurídica que en forma independiente, en Unión temporal o en consorcio cuya propuesta resulte favorecida, a la firma del respectivo contrato deberá presentar certificación expedida por el revisor fiscal en donde conste encontrarse al día en el pago de aportes de seguridad social integral y parafiscales (Ley 789 de 2002).

9 f). La personas natural favorecida con la propuesta, para la firma del contrato deberá presentar certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la nación y certificado de antecedentes judiciales (pasado judicial). GARANTÍAS A CONSTITUIR A LA FIRMA DEL CONTRATO La empresa cuya propuesta resulte favorecida, a la firma del respectivo contrato deberá constituir a su costa, una garantía expedida por una Entidad Bancaria o Compañía de Seguros legalmente constituida en el país, que ampare: a) CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, con una vigencia igual al término de duración del mismo y tres (3) meses más. b) CALIDAD DEL SERVICIO y BUEN FUNCIONAMIENTO, por un monto equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del Contrato y con una vigencia igual al término de duración del mismo y un (1) año más.

10 ANEXO 1, FORMULARIO DE EXPERIENCIA DE LA FIRMA (Solo relacionar el último año) NOMBRE DEL CLIENTE DESCRIPCIÓN MOTOR SUMINISTRADAS LICENCIAS ORACLE MONTO VENTA IVA) (SIN FECHA DE VENTA(indicar mes y año) Adjuntar certificaciones