INSTRUCTIVO PARA ADMINISTRACION DE CARPETAS VIRTUALES

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1 ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL LITORAL INSTRUCTIVO PARA ADMINISTRACION DE CARPETAS VIRTUALES Agosto 2013

2 PAGINA: 2 / 9 CARPETAS VIRTUALES Las carpetas virtuales son archivos que se crean dentro de Quipux para organizar nuestros documentos de manera que podamos ubicarlos con facilidad en el sistema. La administración de las carpetas virtuales es responsabilidad de cada unidad. Esto significa que cada área puede definir las carpetas que considere conveniente, y que serán de uso exclusivo del área. Por unidad, se debe designar una persona responsable de esta función y el administrador de Quipux le asignará el permiso de acceso a las opciones del sistema. Para solicitar el acceso a la administración de carpetas virtuales, solicitarlo a la de la ESPOL (gerenciatecnologia@espol.edu.ec) La administración de las carpetas virtuales implica las siguientes funciones: Definición y creación de la estructura documental Creación, modificación y eliminación de carpetas virtuales Activación y desactivación de carpetas virtuales ORGANIZACIÓN DE CARPETAS VIRTUALES Antes de crear las carpetas, se debe definir la estructura documental y sus respectivos niveles. Primero definimos cuáles serán los conceptos de organización de los documentos y sus respectivos niveles. Cabe mencionar que Quipux no permite la modificación de esta estructura, por lo que debe ser analizada detenidamente, antes de crear en el sistema. No se trata de definir los nombres de las carpetas que vamos a utilizar, sino definir los niveles de la organización de las carpetas.

3 PAGINA: 3 / 9 Un ejemplo de estructura podría ser la siguiente: Año TIPO DE USUARIO TIPO DE SOLICITUD NIVEL 1 NIVEL 2 NIVEL 3 Una vez definida la estructura debemos definir los nombres de las carpetas que corresponderán a cada nivel de la estructura. Por ejemplo: AÑO 2013 NIVEL 1 Estudiantes NIVEL 2 Cambios de carrera NIVEL 3 Copia de títulos NIVEL 3 Certificados NIVEL 3 Profesores Cambio de categoría Revisión de carga académica Cuando ya están creadas las carpetas, rotuladas con un nombre, los demás usuarios pueden visualizarlas en el sistema y comenzar a asignar cada documento a una carpeta virtual, para facilitar su ubicación.

4 PAGINA: 4 / 9 OPCIONES DEL RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACIÓN DE CARPETAS VIRTUALES: Responsable: Es la persona designada para administrar las carpetas virtuales del área. Es la persona que tendrá acceso a un menú de opciones especiales. ADVERTENCIA: El responsable de la administración de carpetas virtuales debe tener mucho cuidado de seleccionar únicamente su área, sin modificar ni crear registros en otra área que no le corresponda. Las opciones de creación de niveles y carpetas presentan la lista de todas las áreas que conforman la ESPOL, pero el administrador de carpetas debe seleccionar exclusivamente el área de su competencia. MENU ADMINISTRACION CARPETAS VIRTUALES: En el menú ADMINISTRACIÓN hacer clic en la opción CARPETAS VIRTUALES

5 PAGINA: 5 / 9 Se presenta el menú de opciones de administración. Seleccionar la siguiente opción: 1. Organización de los niveles de Carpetas Virtuales En esta opción vamos a crear la estructura de nuestras carpetas virtuales 1.1. Seleccione el área 1.2. Digite el nombre de cada nivel y presione ACEPTAR De acuerdo a nuestro ejemplo sería:

6 PAGINA: 6 / 9 Al terminar haga clic en el botón REGRESAR Del menú de Administración de carpetas virtuales seleccione la siguiente opción: 2. Administración de carpetas virtuales 2.1. Seleccione el área 2.2. Cree las carpetas eligiendo el nivel. Presione GRABAR Se recomienda crear primero las etiquetas de primer nivel. Luego, crear las etiquetas contenidas en cada nivel ya creado. Al final se creará una jerarquía de carpetas, en donde las carpetas de primer nivel contienen a las de segundo nivel, y éstas a su vez a las de tercer nivel, y así sucesivamente. Utilizando el ejemplo, quedaría de la siguiente forma:

7 PAGINA: 7 / 9 3. Consultar Carpetas Virtuales En esta opción se presenta la estructura de carpetas virtuales creadas para la unidad.

8 PAGINA: 8 / 9 OPCIÓN DE LOS USUARIOS Esta opción está habilitada para todos los miembros del área, y sirve para ver los documentos que han sido archivados en esta carpeta. Usuarios: Todos los miembros de la unidad pueden asignar un documento en una de las carpetas virtuales, tomando en consideración el criterio para su clasificación. Todos los usuarios podrán ver el contenido de las carpetas virtuales En el menú OTROS hacer clic en la opción CARPETAS VIRTUALES Consulta de documentos por carpeta virtual: La pantalla presenta las carpetas virtuales del área seleccionada.

9 PAGINA: 9 / 9 Presionar SELECCIONAR en la carpeta virtual que desee consultar. Se presentará la lista de los documentos que han sido asignados a esa ubicación. Haga clic en la fecha del documento para visualizar el detalle del mismo.