Administración financiera de los inventarios

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1 Administración financiera de los inventarios D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

2 Índice Inicio Introducción - Objetivo - Temario - Antecedentes Tema 1. Administración financiera de los inventarios, fundamentos Introducción - Objetivo - Temario - Conclusión Tema 2. Administración financiera de los inventarios, toma de decisiones Introducción - Objetivo - Temario - Conclusión Conclusión del curso D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

3 Introducción Finanzas es la disciplina de los negocios por medio de la cual se busca incrementar el patrimonio y valor económico de las organizaciones, los accionistas y de la sociedad en general. Lo anterior se logra mediante la canalización óptima de los recursos económicos (dinero) hacia las áreas que generen mayores utilidades o ganancias. La administración eficiente del dinero con el que cuenta una organización, es uno de los pilares en el proceso del incremento en la riqueza. El manejo de los inventarios nos ayuda en gran medida a mejorar la administración de los recursos escasos en una empresa, ya que a través de un proceso de decisiones acertadas en el corto plazo podemos resolver muchos de los conflictos relacionados con el dinero que una empresa vive día con día. Objetivo Aplicar herramientas administrativas, contables y financieras, así como cálculos matemáticos y análisis financieros, para la evaluación e interpretación de información relacionada con el manejo adecuado de los inventarios que deberán mantenerse en los almacenes. Distinguir los tipos de valuación de los inventarios con la finalidad de tomar decisiones acertadas en una organización, optimizando los recursos con los que cuenta la empresa y logrando una mayor rentabilidad. Temario 1. Administración financiera de los inventarios, fundamentos 2. Administración financiera de los inventarios, toma de decisiones Antecedentes Un problema automotriz Autos del Norte, S.A. es una agencia dedicada a la comercialización de automóviles VVW. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

4 Derivado de una fusión con una empresa japonesa, VVW ha cambiado sus políticas con las agencias distribuidoras y a partir de ahora indica que todos los carros que se soliciten a la fábrica deberán ser pagados y no habrá más operaciones en consignación (Nota: son las operaciones de inventarios que se dan en depósito sin ser cobrados hasta que se hayan vendido). La administración de Autos del Norte está inquieta por esta situación, ya que ellos pedían los autos a la fábrica y los que no se vendían eran devueltos pagando sólo por los que se habían enajenado (entiéndase por este término el pasar o transmitir a alguien el dominio de algo o algún otro derecho sobre ello). VVW considera lo anterior como una ineficiencia, además de no provocar incentivos apropiados para que las agencias vendan los carros suficientes, puesto que antes los tenían consignados y ahora las políticas de las agencias han cambiado. Autos del Norte pide asesoría a VVW para evitar incurrir en pérdidas por esta situación, siendo ellos expertos en el manejo de inventarios. Después de unos cuantos días, el experto C.P. Ramiro Lozano de VVW, se entrevista con el Ing. Félix Mendoza, propietario de Autos del Norte, S.A. El Ing. Mendoza describe al C.P. Lozano cuáles son sus primeras preocupaciones: 1. A qué le llaman inventarios? 2. Qué es la administración financiera de los inventarios? 3. Qué propósito tienen? 4. Qué características tienen los inventarios? 5. Qué tipos de inventarios existen? 6. Cómo afectan los inventarios al capital de trabajo? 7. Cómo los puedo valuar para saber cuánto dinero tengo invertido? Debido a factores externos o a cambios que se realizan dentro de la administración de una empresa, éstos pueden presentarse provocando que los inventarios se vean afectados. Por esta razón, es importante mantener un buen manejo y una adecuada administración de los mismos. De esta manera, se define a continuación el concepto de inventarios. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

5 Tema 1. Administración financiera de los inventarios, fundamentos Introducción Los inventarios presentan diversas modalidades y han sido objeto de numerosas transformaciones en su manejo. Conceptos como la calidad han jugado un importante papel en dicho proceso de modernización. Para el manejo de los inventarios, se utilizarán diversas herramientas administrativas, contables y financieras que le ayudarán a tomar las decisiones correctas sobre dicho concepto. Objetivo Describir los conceptos y fundamentos del manejo de inventarios para identificar los costos financieros generados por este rubro en las organizaciones con el fin de tomar decisiones de corto plazo. Temario 1. Inventarios 2. La clasificación funcional de los inventarios 3. Matemáticas y razones relacionadas con inventarios 4. Metodologías de valuación de inventarios 1. Inventarios Los inventarios son un conjunto de elementos corpóreos, necesarios para la fabricación y venta de productos terminables. De manera más completa podemos decir que son la relación clara, clasificada, valorada y ordenada de los bienes físicos mantenidos en el activo circulante (recursos) de una empresa. Lo anterior es con el propósito de destinarlos a la venta, ya sea en su forma original o después de haber sido elaborados o transformados parcial o totalmente. El propósito fundamental de tener inventarios es el de asegurar la existencia de productos, ya sea primarios, en proceso o secundarios, los cuales garanticen los suministros hacia la demanda esperada. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

6 2. La clasificación funcional de los inventarios La clasificación funcional de los inventarios consiste en la agrupación de los inventarios de acuerdo con la finalidad o función que guardan en el proceso productivo de la empresa. Básicamente podemos mencionar que existen las siguientes clasificaciones: 1. Inventario de fabricación: Son los recursos mantenidos en el activo circulante de una empresa industrial de transformación por concepto de materia prima, productos en proceso y productos terminados destinados a la venta. También podemos decir que son el importe del inventario de materia prima, más el importe del inventario de productos en proceso y más el importe del inventario de productos terminados, en las empresas industriales de transformación. 2. Inventario de materia prima: Son los bienes o recursos adquiridos de proveedores y sobre los cuales se efectuarán actos de transformación, consumo o adaptación posterior. Algunos ejemplos de éstos son la madera, cobre, frutas, etc. 3. Inventario de productos en proceso: Es la relación clara, ordenada y valorada de los recursos, cuya producción se encuentra en máquinas aún sin terminar, es decir, no se han acabado aún, sino que se encuentran en producción preventiva, semiterminada o semielaborada. 4. Inventario de productos terminados: Se integran por los bienes corpóreos que son el resultado final de una serie de actos de transformación y que están listos para su venta, es decir, son bienes materiales comprendidos en el activo circulante y destinados a la venta, después de haber sido elaborados o transformados. Podemos decir también, que el inventario de productos terminados se integra por los productos terminados en existencia que se encuentran en nuestro poder y que pertenecen a la organización, más los productos terminados que nos pertenecen y se encuentran en bodegas y locales ajenos por concepto de productos terminados en consignación. 5. Inventarios de mercancías: Es la relación clara, ordenada y valorada de los bienes corpóreos adquiridos de proveedores de la empresa y que están a la venta en la misma forma material en que se adquirieron, es decir, son bienes destinados para su venta en la misma forma material en que fueron adquiridos. El inventario de mercancías se integra por las mercancías en existencia que se encuentran en nuestro poder y que nos pertenecen, más las mercancías que nos pertenecen y que se encuentran en bodegas y locales ajenos por concepto de mercancías en tránsito, mercancías en consignación, mercancías pignoradas, mercancías dados a vista. Lo anterior aplica para una comercializadora. En el caso de Autos del Norte, estos serían el tipo de inventarios que deberían manejar. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

7 Los 5 posibles tipos de inventario que se mencionaron son: 1. Inventario de fabricación 2. Inventario de materia prima 3. Inventario de productos en proceso 4. Inventario de productos terminados 5. Inventario de mercancías En el caso de los inventarios de fabricación, no se cuenta con un ejemplo puesto que es el importe de materia prima, productos en proceso y producto terminado, en las empresas industriales de transformación, en este caso, para V V W. Veamos a continuación un ejemplo de lo anterior: V V W tiene al 31 de diciembre del 200X, un inventario de materia prima de $300 millones de pesos, un inventario de productos en proceso de $170 millones y de productos terminados de $2,830 millones. Cuál sería el inventario de fabricación? Inventario en Materia Prima (IMP): Inventario de Productos en Proceso (IPP) Inventario de Productos Terminados (IPT) $300 millones de pesos $170 millones de pesos $2,830 millones de pesos Inventario de Fabricación = IMP + IPP + IPT Inventario de Fabricación = $300 + $ ,870 = $3,300 millones de pesos Con lo que respecta al inventario en mercancías, no lo manejamos en el ejemplo puesto que el inventario en mercancías se maneja para empresas comerciales y el ejemplo que estamos aplicando es para una empresa industrial de transformación, en este caso, para V V W. La función de los inventarios La justificación de la existencia de inventarios puede tener diversos rostros. Un elemento importante para llevar a cabo dicha justificación es el tipo de industria en la cual se desarrolla la empresa. Algunos ejemplos de justificación de los inventarios se pueden apreciar en las siguientes situaciones, según información de Perdomo Moreno (pag. 52, 2001): - Ejemplo 1: Se requieren inventarios de productos en proceso y productos terminados en movimiento para satisfacer la demanda de los consumidores o cuando se necesita tiempo para transportarlos de un sitio a otro. Por ejemplo, si se necesitan 5 días para enviar los productos terminados de la fábrica a nuestro distribuidor, se requiere un inventario de movimiento que represente el promedio de la demanda de 5 días. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

8 - Ejemplo 2: Existe un inventario de tamaño del lote con el que se adquirieron o fabrican más unidades que se necesitan para el consumo actual, es decir, pueden obtenerse utilidades extras con lotes de compra o fabricación más grandes que con otros más pequeños, al obtener descuentos, bonificaciones o rebajas de precios. - Ejemplo 3: Cuando la demanda de un producto es variable o estacional, será más económico que absorba parte de las fluctuaciones, permitiendo que oscilen sus inventarios y no que oscilen sus niveles de producción, es decir, es más económico estabilizar la producción, que satisfacer los períodos de demanda máxima, al pagar tiempo extra, nuevos trabajadores, más prestaciones, etc. - Ejemplo 4: Se requieren inventarios de seguridad, para poder satisfacer las fluctuaciones normales de la demanda por parte de consumidores, es decir, se requieren inventarios de fluctuación para mantener suministro adecuado de productos a consumidores. Después de haber identificado algunas de las situaciones que se pueden presentar, en donde se justifica el por qué se debe llevar un buen manejo de los inventarios, utilizaremos un ejemplo para explicarlo con más detalle. El impacto de los inventarios en el capital de trabajo de las empresas El capital de trabajo es la diferencia que existe entre el activo circulante y el pasivo de corto plazo. Otra definición puede encajar en la parte del activo que financia a los pasivos de corto plazo. La administración financiera del capital de trabajo tiene por objeto manejar adecuadamente el activo circulante y el pasivo de corto plazo de una empresa, para mantenerlos a un nivel aceptable y evitar caer en estado de insolvencia o peor aún, de quiebra. Capital de trabajo = Activo circulante Pasivo de corto plazo De lo anterior se desprende que los activos circulantes de una empresa (caja, bancos, clientes, deudores, inventarios, inversiones realizables, etc.) deben administrarse eficientemente para mantener liquidez, sin mantenerlos a niveles altos. Por lo tanto, otra forma de expresar el capital de trabajo es la siguiente: Capital de trabajo = Caja + Bancos (Cheques) + Cuentas por cobrar + Inventarios + Inversiones temporales Proveedores - Cuentas por pagar - Créditos de corto plazo. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

9 Presentaremos a continuación un ejemplo de la empresa Autos del Norte: Información clave: Cuentas Monto en pesos Caja $2,000 Bancos $4,000 Cuentas por cobrar $3,500 Inversiones temporales $ 500 Cuentas por para Corto Plazo $3,700 Proveedores $2,500 Capital de trabajo $7,200 Capital de Trabajo Capital de trabajo = Caja + Bancos (Cheques) + Cuentas por cobrar + Inventarios + Inversiones temporales Proveedores - Cuentas por pagar - Créditos de corto plazo. Cómo determinar el monto de los inventarios? Por lo tanto, si queremos obtener el monto de los inventarios, la fórmula sería: Inventarios = Proveedores + Cuentas por pagar + Créditos de corto plazo + Capital de trabajo Caja - Bancos (Cheques) Cuentas por cobrar Inversiones temporales Si sustituimos en números tenemos que los inventarios corresponden a: $3,400 = 3, , ,200 2,000 4,000 3, Matemáticas y razones financieras relacionadas con inventarios La administración eficiente de los inventarios requiere del uso de herramientas matemáticas. Dichas herramientas no son complejas, pero si requieren de una precisa aplicación si queremos lograr el objetivo de administrar bien los recursos que tiene la empresa. El análisis matemático comprende los siguientes aspectos: 1. Razones financieras 2. Rotaciones 3. Valuaciones En esta sección abordaremos sólo las definiciones de cada una de las partes de éste análisis matemático, dejando su aplicación para la toma de decisiones en el siguiente apartado. Veamos a continuación cada uno de los conceptos: - Razones financieras D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

10 Existen diversas definiciones de lo que es una razón financiera. La más común es aquella que demuestra la interdependencia geométrica que existe entre dos conceptos y cifras que se comparan entre sí, de los cuales uno de ellos es inventarios. Lo anterior nos sirve para tomar decisiones y alcanzar objetivos. Las razones financieras relacionadas con los inventarios se pueden clasificar en los siguientes apartados: a) Razones de actividad: Para medir la eficiencia de la empresa. Ejemplos: Son aquellas razones en la cuáles intervienen los inventarios de la empresa para medir la eficiencia en el consumo, producción y ventas. Ejemplo: El puerto S.A. es una fábrica que consumió $12,000 de materia prima durante el año; el promedio del inventario de materia prima es de $150 Cuál es la razón de actividad de consumo de materia prima? Razón de actividad (RA) = (Promedio de inventario de materia prima * 360) / Materia prima consumida Razón de actividad (RA) = (150 * 360) / 12,000 = $54,000 / $12,000 = 4.5 La eficiencia del inventario de materia prima en relación con el consumo en la producción es de 4.5 a 1. O bien, Ejemplo: El puerto S.A., es una fábrica que tiene un costo de producción de $56,000 durante el 2005, el promedio de inventario del producto en proceso es de $350. Cuál será la eficiencia del inventario en relación a la producción? Razón de producción (RP) = (Promedio de inventario de productos en proceso * 360) / Costo de producción Razón de producción (RP) = (350 * 360) / 56,000 = $126,000 / $12,000 = 2.25 La eficiencia del inventario de productos en proceso en relación con el costo producción es de 2.25 a 1 b) Razones de producción: Se utilizan para medir los inventarios en relación a la producción y a las ventas. Ejemplo: D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

11 El puerto S.A., es una fábrica que tiene un promedio de inventario de productos terminados de $650 y el precio de venta de producción anual es de $58,500. Cuál será la eficiencia del inventario en materia prima en relación con la venta de la producción? Razón de producción (RP) = (Promedio de inventario de productos terminados * 360) / Precio de venta de producción Razón de producción (RP) = (650 * 360) / 58,500 = $234,000 / $58,500 = 4 La eficiencia del inventario de productos terminados en relación con el precio de venta de la producción es de 4 a 1. c) Razones de mercadotecnia: Razón que sirve para medir la función de los mercados. Ejemplo: El puerto S.A., es una fábrica que vendió en el año $ 96,000; sus costos variables totales fueron de $66,300; el costo de mercado tales como descuentos, promoción, administración de ventas etc. fueron de $5,700. Cuál será la razón del rendimiento de la función de mercados, si el promedio de los activos de mercados fue de $85,000? Razón de mercadotecnia (RM) = (Ventas netas Costos variables Costos de mercados) / Promedio de activos de mercados Razón de mercadotecnia (RM) = ($96,000 $66,300 $5,700 ) / $85,000 =.28 Cada $1 de activos de mercados genera un rendimiento de la función de mercadotecnia de $0.28 d) Razones estándar: Son el promedio de una serie de razones de inventarios que son necesarios para efectuar comparaciones con las razones reales obtenidas en la empresa. - Rotaciones Las rotaciones son el número de veces (X = número de veces) o ciclos que una variable, como lo pueden ser los inventarios, guarda contra otra, como pueden ser las ventas. Esto nos da una idea de sensibilidad y una oportunidad para tomar decisiones. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

12 Ejemplo: La rotación de inventarios representa la rapidez con que los inventarios entran y salen de la empresa. En este ejemplo podemos observar cómo Autos del Norte da 5 veces rotación a las ventas, es decir, el promedio de inventario de productos terminados salió 5 veces del almacén de productos terminados por ventas a clientes durante el año. Autos del Norte tiene inventarios que están valuados en $2, y las ventas han sido de $10,000. La rotación de ventas contra el inventario sería: Ventas Rotacion = Inventarios Rotacion = $10,000 $2,000 Rotacion = 5x La rotación de Autos del Norte sería de 5 veces - Valuaciones La valuación corresponde a la asignación de un precio, costo o valor en dinero a los inventarios en existencia. Muchas veces se entra en el dilema de cómo asignar dichos valores a los inventarios que tenemos. Lo anterior se deriva principalmente, de que las empresas tienen diversas maneras de vender sus productos o de que cada organización maneja distintas tecnologías para el registro de sus existencias. 4. Metodologías de valuación de inventarios Después de haber definido de manera general el concepto de valuación, se presenta una clasificación más detallada. Existen cuatro formas principales de valuar los inventarios de una empresa: a) Últimas entradas; primeras salidas (UEPS) En este método, las últimas mercancías en entrar son las primeras que se venden. Esto no tiene mucho impacto en una empresa. Sin embargo, si se trabaja en una economía con alta volatilidad e inflación, o bien, la empresa se encuentra en una industria donde los precios de sus insumos tienen poca estabilidad; la valuación de los artículos que se venden y que se quedan en el inventario, tendrán serias repercusiones en las utilidades de la empresa. El siguiente ejemplo ilustra lo que se ha comentado: D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

13 Supongamos que derivado de un alza en los precios del petróleo, los costos del plástico que cubre el tablero de los automóviles de V V W, se ven afectados. V V W tiene la siguiente información: Las compras de plástico del mes de enero de 2005 ascendieron a 35 toneladas hechas en la siguiente forma: 3 de enero: 12 toneladas a $4,000 / Ton. 12 de enero: 13 toneladas a $5,000 / Ton. 25 de enero: 10 toneladas a $5,500 / Ton. Procedimiento Al final del mes de enero el inventario final era de 15 toneladas. Esto quiere decir que se utilizaron 20 toneladas de plástico durante dicho periodo. Si las últimas entradas fueron las primeras que se utilizaron, entonces las 15 toneladas restantes resultan ser las de valor más antiguo. Por lo tanto, la valuación de los inventarios finales de plástico para V V W en el mes de enero por el método UEPS sería: 12 tonelada a $4,000 / Ton. = $48,000 3 toneladas a $5,000 / Ton. = $15,000 El valor de los inventarios por el método UEPS ascendería a $63,000. b) Primeras entradas; primeras salidas (PEPS) En el caso de la valuación por primeras entradas; primeras salidas, sucede lo contrario al método UEPS. En este caso las primeras mercancías compradas son las primeras mercancías que se utilizan. Volviendo al ejemplo de VVW vemos que la distribución de costos de los inventarios finales de plástico va a cambiar de la siguiente manera: Inventarios finales de plástico: 10 toneladas a $5,500 = $55,000 5 toneladas a $5,000 = $25,000 El total de inventarios finales por el método PEPS sería de $80,000. Como podemos ver, en la misma situación los inventarios finales cambiaron de valor derivado del método que se utilizó. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

14 c) Costo específico Bajo el esquema de costo específico, la valuación no está sujeta a criterios de fechas de compra o venta, sino que los plásticos utilizados están identificados de acuerdo a la fecha de su adquisición. Continuando con el ejemplo de VVW, vamos ahora a suponer que las toneladas que se tienen de plástico, están identificadas por un código de barras que nos indica la fecha de compra. La información que tenemos es que de las 15 toneladas que restan al final del mes de enero, la distribución es como sigue: 5 toneladas se compraron con un precio de $4,000; 2 toneladas se compraron con un precio de $5,000 y 8 toneladas tienen un valor de $5,500. El costo del inventario final sería: 5 toneladas a $4,000/Ton. = $20,000 2 toneladas a $5,000/Ton. = $10,000 8 toneladas a $5,500/Ton. = $44,000 El valor total del inventario por el método de costo específico sería de $74,000. d) Promedios El último método es el de promedios. Este método no es muy recomendable, ya que se puede perder la objetividad en un momento dado derivado de las cantidades que se manejan. Sin embargo, algunas empresas pueden tender a utilizar este método a falta de un buen control administrativo. En el método de promedios se determina primeramente el valor promedio del inventario. Esto se realiza de la siguiente manera: Compras: 03 de enero: 12 toneladas a $4,000/Ton = $48, de enero: 13 toneladas a $5,000/Ton = $65, de enero: 10 toneladas a $5,500/Ton.= $55, Costo / unidad: El total de toneladas compradas es de 35 y el desembolso total es de $168, CostoTotal Costo / unidad = InventarioTotal Costo / unidad = $168,000 35Tons. Costo / unidad = $4,800 /Ton. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

15 Por lo tanto, si al final del mes tenemos 15 toneladas, el costo por tonelada es de $4,800 y su valor total por el método de promedios es de: InventarioFinal = Costo / unidad * unidades InventarioFinal = $4,800 * 15Tons. InventarioFinal = $72,000 Si hacemos un resumen de cada metodología podemos llegar a la siguiente tabla: Método Valuación o Costo del inventario final para 15 Tons. UEPS $63,000 PEPS $80,000 Costo específico $74,000 Promedios $72,000 Como podemos observar, la valuación de los inventarios finales por medio de cada metodología es muy distinta. La empresa debe decidir qué método debe utilizarse de acuerdo a la objetividad que le permitan sus sistemas de información y control administrativos. Una vez que elijan el método a usar deberán seguir utilizándolo para que la información sea comparable en el tiempo. Conclusión El buen conocimiento de los fundamentos en el manejo de los inventarios te puede llevar a una mejor administración de los mismos. En el presente tema estuviste trabajando con dichos conceptos fundamentales, como lo fue la definición de inventarios, su clasificación, su relación con el capital de trabajo, así como la aplicación de las matemáticas para su análisis numérico, a través del uso de rotaciones, valuaciones y razones financieras. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

16 Tema 2. Administración financiera de los inventarios, toma de decisiones Introducción Hasta el momento se han revisado los conceptos fundamentales que están involucrados con el mantenimiento de inventarios. El C.P. Lozano de VVW le indica al Ing. Mendoza, dueño de Autos del Norte, S.A., los procesos de toma de decisiones sobre inventarios que VVW está tomando en cuenta para la producción de sus automóviles, para después explicar cómo Autos del Norte deberá de tomar sus propias decisiones en base a lo que el proveedor de autos genere. Si ambas empresas se ponen de acuerdo, no tendrán dificultad para ordenar y mantener un inventario óptimo de automóviles. Objetivo El presente tema tiene como objetivo el aplicar el proceso de toma de decisiones de corto plazo sobre el manejo de los inventarios para una empresa manufacturera (VVW) o comercial (Autos del Norte, S.A.). Lo anterior, a través del uso de herramientas analíticas que toman en consideración la información contable de dicho rubro. Todo esto con el fin de generar beneficios económicos en la organización. Temario 1. Proceso de toma de decisiones sobre inventarios 2.- Análisis de eficiencia en el manejo de inventarios 3.- Análisis de razones financieras de inventarios D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

17 1. Proceso de toma de decisiones sobre inventarios Este proceso se llevará a cabo mediante el siguiente esquema de trabajo Existen diversos puntos de vista de lo que viene a ser el manejo eficiente de los inventarios. Lo que podemos decir al respecto es que su manejo eficiente se logra a través de una correcta administración financiera. La administración financiera de los inventarios es la etapa de la administración mediante la cual se agrupan datos significativos, los cuales después se analizan, planean, controlan y califican para tomar decisiones acertadas con la coordinación de elementos de una empresa o firma, con el fin de maximizar su patrimonio a largo plazo y reducir el riesgo de una crisis de producción, ventas y liquidez, mediante el manejo óptimo de niveles de existencias de materia prima, productos en proceso y productos terminados. El proceso de toma de decisiones sobre los inventarios que se utilizarán tiene su origen en la afectación de los inventarios en el capital de trabajo de la empresa. Si podemos recordar durante unos instantes, los inventarios formaban parte de este concepto, ya que están incluidos dentro de los activos circulantes de la organización. El proceso de toma de decisiones se va a ubicar en dos etapas: 1. La decisión del financiamiento sobre los inventarios que se deben de tener. 2. La decisión sobre la cantidad de inventarios que debemos de tener, además de cuánto y cuándo debemos ordenar más unidades. Para entender la decisión del financiamiento de inventarios vamos a analizar el concepto de ciclo del flujo de efectivo, el cual es el estudio y evaluación del ciclo operativo y de transformación de efectivo, para el manejo óptimo de fondos en caja, bancos y valores negociables en bolsa e inventarios, con el fin de reducir el riesgo de una crisis de liquidez, mediante la toma acertada de decisiones. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

18 El ciclo operativo es el periodo de tiempo que transcurre entre la compra de materia prima hasta el cobro de efectivo de clientes. El ciclo comprende: Ciclo de transformación de inventarios a clientes Plazo de consumo Transformación del inventario de materia prima a producción en proceso Plazo de producción Transformación de inventario de productos en proceso a producción terminada Plazo de ventas Transformación del inventario de productos terminados a clientes, mediante venta. Ciclo de transformación de clientes a efectivo Plazo de cobros Transformación de clientes a efectivo Veamos a continuación un diagrama que resume lo enunciado anteriormente. El ciclo de pago es el periodo de tiempo que toma la empresa para liquidar sus cuentas por pagar a proveedores, por compras de materias primas (plazo de pagos) y a acreedores diversos, por los costos de operación en efectivo y por los costos de adición como son: el impuesto sobre la renta Impuesto empresarial a tasa única participación de utilidades a trabajadores. Por lo tanto, el periodo de transformación de efectivo será determinado por: Ciclo operativo Ciclo de Pago o bien D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

19 Plazo de consumo + Plazo de producción + Plazo de ventas + Plazo de cobro Ciclo de pago Veamos lo anterior aplicado a la empresa V V W. V V W cuenta con la siguiente información: Estado de costos de producción y venta VVW, S.A. del 1 de enero al 31 de diciembre del año 200X Cuenta Inventario inicial de material prima + Compras netas de materia prima (Abreviación) IMM $50.00 CNM $6, Inventario final de materia prima IFM $ = Materia prima consumida MPC $6, Salarios directos de producción SD $7, Gastos indirectos de producción CI $5, Inventario inicial de productos en proceso - Inventario final de productos en proceso IIP $40.00 IFP $60.00 = Costo de la producción CP $18, Inventario inicial de productos terminados - Inventario final de productos terminados IIT $1, IFT $ = Costo de ventas VVW CVN $19, Además, se cuenta con la siguiente información adicional: Ventas Netas $30, Saldo inicial de clientes $ 3, Saldo final de clientes $ 3, Saldo inicial de proveedores $ Saldo final de proveedores $ Vamos a proceder a realizar los cálculos siguiendo los 8 pasos que se mencionan a continuación: D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

20 Paso 1: Determinación del plazo de consumo. Plazo de consumo (PC) para V V W es igual a 360 días del año comercial entre la rotación del inventario de materia prima. Ésta rotación se obtiene dividiendo la materia prima consumida entre el promedio del inventario de materia prima; ahora bien, el promedio del inventario de materia prima se obtiene sumando el inventario inicial de materia prima más el inventario final de la misma entre dos. Si mantenemos una cantidad de inventario de materiales razonable, el plazo de consumo puede acortarse de manera importante. El departamento de compras es por lo regular el encargado de manejar este plazo. Por lo tanto, V V W se tarda 6 días en consumir sus materias primas. Paso 2: Determinación del plazo de producción. Plazo de producción (PP) es igual a 360 días sobre la rotación del inventario de productos en proceso (costo de producción entre promedio de inventarios). Cabe señalar que la calidad con la que el departamento de producción trabaje será esencial en la persecución del logro de un menor plazo en el periodo de producción de la empresa. Mantener los inventarios necesarios nos ayudará a mejorar dichos plazos. Es labor del departamento de producción el lograr dicha meta. Con lo anterior podemos decir que V V W se demora 1 día en producir un automóvil. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

21 Paso 3: Determinación del plazo de ventas. Plazo de ventas (PV) es igual a 360 días sobre la rotación del inventario de productos terminados (rotación que se obtiene dividiendo el costo de ventas netas entre el promedio de inventarios de productos terminados). Las ventas deben de llevarse a cabo en un plazo pequeño de tiempo. Este plazo corre a cargo del departamento de ventas. Lo anterior indica que antes de ser vendidos o trasladados a las agencias, los autos duran hasta 18 días almacenados. Paso 4: Determinar el plazo de cobro. El plazo de cobro (PCO) es igual a 360 días sobre la rotación de clientes (rotación que se obtiene dividiendo las ventas netas entre el promedio del saldo de clientes). Lo ideal es que este plazo sea corto, ya que representa el dinero o los recursos que se deben de cobrar a las agencias automotrices. La gerencia de la empresa puede controlar esta variable a través del departamento de cobranza. Con lo anterior vemos que la V V W se tarda hasta 40 días en cobrar un automóvil a las agencias distribuidoras como Autos del Norte. Paso 5: Determinación del ciclo operativo. Si la VVW tiene los siguientes plazos: a) Plazo de consumo de 6 días b) Plazo de producción de 1 día c) Plazo de ventas de 18 días d) Plazo de cobro de 40 días Por lo tanto, su ciclo operativo será igual a 65 días, ya que dicho ciclo está compuesto por la sumatoria de los mencionados plazos (65 días = ). D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

22 Si V V W hace una evaluación de cada departamento involucrado en el ciclo operativo, podríamos deducir que el departamento de cobranza (encargado del último plazo) tiene labor que realizar, ya que debe reducir los tiempos de cobro. Paso 6: Determinación del ciclo de pago. Plazo de pagos (PCA) es igual a 360 días sobre la rotación de proveedores, que se obtiene dividiendo las compras netas de materia prima entre el promedio de saldos de proveedores. Los responsables de lograr mejores tiempos de pagos a proveedores son el personal del departamento de compras. Paso 7: Determinación del ciclo de transformación de efectivo. Para determinar el último paso lo único que V V W debe hacer es restar al ciclo operativo el ciclo de pago. Por lo tanto la situación quedaría como a continuación se muestra: Ciclo de transformación de efectivo = Ciclo operativo Ciclo de pago Ciclo de transformación de efectivo = Ciclo de transformación de efectivo = 20 días Lo anterior significa que V V W necesitaría financiamiento de 20 días para lograr operar. Por tal motivo es necesaria una política que disminuya el ciclo operativo. Paso 8: Determinación del pedido de automóviles a V V W por parte de Autos del Norte. Autos del Norte deberá realizar un pedido de autos pero tratando de solicitar sólo los que se pueden vender. Para hacer lo anterior deberá de considerar las siguientes variables: a) Autos vendidos por el periodo de tiempo b) Costo del traslado del vehículo a la agencia c) Costos derivados de no tener existencia de vehículos d) Reserva de autos para clientes mientras surte la fábrica Revisemos el siguiente ejemplo: Autos del Norte tiene la siguiente información: D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

23 Carros vendidos por año (DEP) = 500 carros Costo del traslado del vehículo a la agencia (CFD) = 10, Costos derivados de no tener existencia de vehículos (CPP) = 50 autos Reserva de autos para clientes mientras surte la fábrica (TRE) = 5 autos Paso 1: Lo primero que debe calcular Autos del Norte es el tamaño del pedido que va a solicitar. Esto se calcula: Por lo tanto si sustituimos en la fórmula, el tamaño del pedido es: Análisis: De esta manera, la cantidad de automóviles que Autos del Norte debe de solicitar a VVW es de 447 (aproximadamente). Ahora, si la demanda de automóviles es de 500 autos al año, entonces a la cantidad de autos pedidos de 447 tendremos que agregarle la reserva de autos, lo cual asciende a 5 autos. El pedido sería de 452 automóviles. Si la demanda de autos al año es de 500 y la cantidad solicitada debe ser de 452 autos, entonces Autos del Norte debe solicitar autos cada 330 días. Esto se calcula de la siguiente manera: 330 = (452 / 500) * 365 días 2. Análisis de eficiencia en el manejo de inventarios Para saber si realmente se están utilizando correctamente los recursos que tiene, VVW realiza análisis de la eficiencia en el manejo de sus inventarios. Este análisis comprende 4 pasos principales. Estos son los siguientes: 1. Eficiencia del proceso productivo D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

24 2. Eficiencia de contribución marginal 3. Eficiencia de inventarios 4. Eficiencia de planta y equipo Veamos a continuación con más detalle cada uno de ellos: 1. Proceso productivo. Revisemos la siguiente información del paso 1: Ejemplo: VVW tiene un costo variable de producción de $120, y un precio de venta de la producción de $200,000.00, Cuál será la eficiencia del proceso productivo? Costo de producción = $ 120, Precio de venta de la producción = $ 200, Eficiencia del proceso productivo = X Procedimiento: Eficiencia en el proceso productivo = (Costo variable de producción / Precio de venta de la producción) * 100 Eficiencia en el proceso productivo = (120, / 200,000.00) * 100 Eficiencia en el proceso productivo = 60% El grado de eficiencia del proceso productivo es del 60%, o bien, cada $1.00 de ventas tiene un costo variable de producción de $ Contribución marginal de inventarios. Revisemos la siguiente información del paso 2: Ejemplo: VWW tiene costos fijos de producción por $20, y un precio de venta de la producción de $200, Cuál será la eficiencia de contribución marginal? Costos fijos de producción = $20, Precio de venta de la producción = $200, Eficiencia de la contribución marginal = X Procedimiento: D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

25 Eficiencia de contribución marginal = (Costos fijos de producción / Precio de venta de la producción) * 100 Eficiencia de contribución marginal = (20, / 200,000.00) * 100 Eficiencia de contribución marginal = (0.10) * 100 Eficiencia de contribución marginal = 10% El grado de eficiencia de contribución marginal es del 10%, o bien, cada $1.00 de ventas tiene un costo fijo de producción de $ Eficiencia de inventarios Revisemos la siguiente información del paso 3: VVW tiene inventario de fabricación por $10, y un precio de venta de la producción de $200, Cuál será la eficiencia del inventario de fabricación? Inventario de fabricación = $ 10, Precio de venta de la producción = $200, Eficiencia del inventario de fabricación = X Procedimiento: Eficiencia del inventario de fabricación = (Inventarios de fabricación / Precio de venta de la producción) * 100 Eficiencia de contribución marginal = (10, / 200,000.00) * 100 Eficiencia de contribución marginal = (0.05) * 100 Eficiencia de contribución marginal = 5% La eficiencia de la inversión en inventario de fabricación es del 5%, o bien, para vender $1.00 es necesario mantener una inversión de $ Eficiencia de la planta y el equipo. Revisemos la siguiente información del paso 4: VVW tiene activos fijos destinados a la producción por $400, y un precio de venta de la producción de $200, Cuál será la eficiencia de la planta y equipo? Activos fijos de producción = $400,00.00 Precio de venta de la producción = $200, Eficiencia de la planta y el equipo = X D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

26 Procedimiento: Eficiencia de planta y equipo = (Activos fijos de producción / Precio de venta de la producción) * 100 Eficiencia de planta y equipo = (400, / 200,000.00) * 100 Eficiencia de planta y equipo = (2.00) * 100 Eficiencia de planta y equipo = 200% El grado de eficiencia de la planta y equipo de producción es del 200%, o bien, para vender $1.00 de producción terminada, es necesario mantener una inversión en activos fijos de producción de $ Análisis de razones financieras de inventarios Como se mencionó en la primera parte del curso, las razones financieras aplicadas a los inventarios pueden ser clasificadas de la siguiente manera: 1. Razones de actividad: Sirven para medir la eficiencia de la empresa. 2. Razones de producción: Se utilizan para medir los inventarios con relación a la producción y a las ventas. 3. Razones de mercadotecnia: Son útiles para medir la función de los mercados. Para un mejor entendimiento de lo que expresa cada medida matemática, podemos ver el siguiente análisis de razones financieras de inventarios: A) Razones financieras de inventarios Podemos decir que las razones financieras de inventarios son aquellas métricas de inventarios cuyo resultado se mide e interpreta en pesos. Son aquellas que se mencionan a continuación: a) Razón circulante (Prueba del ácido) b) Razón de inventarios c) Razón de inversión en inventarios d) Razón del inventario de mercancías Veamos a continuación con más detalle cada una de ellas: a) Razón circulante (Prueba del ácido) D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

27 Representa la capacidad de la empresa para cubrir las deudas o pasivos a corto plazo o la solvencia inmediata de la empresa. Su aplicación práctica radica en la determinación de la suficiencia o insuficiencia de la empresa para cubrir sus deudas a corto plazo. La prueba del ácido en términos generales, debe ser de 1. Por tanto, si la razón es menor a 1, esto indicará que la empresa tiene insuficiencia de liquidez inmediata. Razón circulante = (Activo circulantes - Inventarios) / Pasivo circulante Ejemplo: VVW desea determinar la razón circulante (prueba del ácido) a la fecha de su balance. Para tal efecto proyecta los siguientes datos: Activo circulante (incluyendo inventarios de $2,000.00) $4, Pasivo circulante $2, Razón circulante (prueba del ácido) X Razón circulante (prueba del ácido) = (Activo circulante inventarios) / Pasivo corto plazo Razón circulante (prueba del ácido) = ($4, ,000.00) / 2, Razón circulante (prueba del ácido) = 2, / 2, Razón circulante (prueba del ácido) = 1 VVW cuenta con $1 de activos circulantes por cada $1 de pasivo a corto plazo, o bien, por cada $1 de deudas a corto plazo, la empresa cuenta con $1 de activos de inmediata realización. b) Razón de inventarios Se aplica para determinar la sobreinversión o subinversión en inventarios y representa la inversión en inventarios por cada $1 de pasivos circulantes o deudas a corto plazo. Según Perdomo Moreno, la razón de inventarios en términos generales es de 1, por tanto, si el resultado de nuestra razón es superior a 1, indicará el exceso o sobreinversión en inventarios. Por el contrario, si el resultado de nuestra razón es inferior a 1, indicará el defecto o subinversión en inventarios por cada peso de deudas corto plazo. Razón de inventarios = Inventarios / Pasivo circulante D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

28 Ejemplo: Con los datos del ejercicio anterior tenemos que: Razón de inventarios = $2, / $2, Razón de inventarios = 1 VWW tiene $1 peso de inversión en inventarios, por cada $1 de pasivos de corto plazo. c) Razón de inversión en inventarios Esta razón sirve para representar la inversión en inventarios por cada $1 de inversión en activos circulantes. Se utiliza también, para determinar la sobreinversión o subinversión en inventarios. La razón de inversión en inventarios en términos generales es de De esta manera, si el resultado de la medida resulta superior a 0.50, esto indicará un exceso o sobreinversión en inventarios. Si por el contrario, este resultado es inferior a 0.50, esto indicará la subinversión en inventarios. Razón de inversión en inventarios = Inventarios / Activo circulante Ejemplo: Continuando con los datos de VVW Activo circulante (incluyendo inventarios de $2,000.00) $4, Pasivo circulante $2, Razón de inversión en inventarios = $2,000 / $4,000 Razón de inversión en inventarios =.50 VVW tiene $0.50 de inversión en inventarios por cada $1 de activo circulante. d) Razón del inventario de mercancías Según Perdomo Moreno la razón del inventario de mercancías es la inversión en inventarios por cada $1 de saldo a favor de proveedores. Se utiliza para determinar el exceso o faltante en la inversión en inventarios. La razón del inventario de mercancías debe ser de 1. Si el resultado es superior a 1, podemos indicar exceso de inversión en el inventario de mercancías, adelanto o eficiencia en el pago a proveedores y si el resultado de esta razón es menor a 1 evidenciará la falta de inversión en inventarios, o bien, atraso en el pago a proveedores. Razón del inventario de mercancías = Inventario de mercancías / Proveedores D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

29 Ejemplo: Autos del Norte tiene un inventario de automóviles de $400, y el saldo a favor de proveedores (VVW) es de $500, Cuál será la razón del inventario de mercancías (automóviles)? Razón de inventario de mercancías = $400, / $500, Razón de inventario de mercancías = 0.80 veces VVW tiene 0.80 de inversión en inventarios por cada $1 de deuda a proveedores. B) Razones de rotación de inventarios Podemos decir que son aquellas métricas cuyo resultado se mide en número de veces. Entre las más comunes tenemos las siguientes: Razón de rotación a) Razón de rotación de inventario de materia prima (MP) Fórmula! $ # MateriaPr imaconsumida & # & # InventarioInicialMP + InventarioFinalMP & "# 2 %& b) Razón de rotación de inventario de productos en proceso (PP) c) Razón de rotación de inventario de productos terminados (PT)! $ # CostodePr oduccion & # & # InventarioInicialPP + InventarioFinalPP & "# 2 %&! # # # "# CostodeVentas InventarioInicialPT + InventarioFinalPT 2 $ & & & %& C) Razones cronológicas de inventarios Las razones cronológicas nos ayudan a evaluar a los inventarios en un contexto de tiempo. Según Perdomo Moreno (pag. 67, 2001) entre las más comunes se encuentran las siguientes: 1. Razón cronológica de inventario de materia prima, denominada también, plazo o ciclo de consumo de materia prima. 2. Razón cronológica de inventario de productos en proceso, denominada también, plazo o ciclo de producción. D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

30 3. Razón cronológica de inventario de productos terminados, denominada también, plazo o ciclo de ventas de productos terminados. 4. Razón cronológica de inventario de mercancías, denominada también, plazo o ciclo de ventas de mercancías. Hemos visto la aplicación de éstas razones en el cálculo del ciclo de transformación de efectivo. D) Razones de liquidez Son aquellas métricas en las que intervienen los inventarios con la finalidad de determinar la capacidad de la empresa para pagar sus pasivos a corto plazo a su vencimiento. Una de ellas es la razón de posición defensiva, la cual se define a continuación. Razón de posición defensiva: Esta razón representa la habilidad de la empresa para cubrir sus costos inmediatos de producción, operación, adición, etc. y su aplicación práctica se encuentra en determinar la habilidad de la empresa para cubrir sus costos totales inmediatos. Razón de posición defensiva = (Activo circulante - Inventarios) * 360 / Costo total Ejemplo: VVW tiene $4,000 de activo circulante, incluyendo ($2, de inventarios) siendo su costo total de $72, Cuál será la razón de posición defensiva? Razón de posición defensiva = (4, ,000.00) * 360 / 72, Razón de posición defensiva = 720,000 / 72, Razón de posición defensiva = 10 VVW tiene una habilidad para cubrir sus costos inmediatos en una relación de 10. E) Razones de actividad Algunas empresas emplean estas medidas con el fin de medir la eficiencia en el consumo de inventarios de producción, materias primas y ventas. a) Razón de actividad de consumo (RAC): D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,

31 Es una representación de la eficiencia del inventario de materia prima en el consumo productivo. Sirve para determinar la eficiencia de la empresa en el consumo productivo del inventario de materia prima. Razón de actividad de consumo = Promedio de inventario de materia prima * 360 / Materia prima consumida Ejemplo: VVW consumió $12,000 millones de pesos de materia prima durante el año. El promedio del inventario de materia prima fue de $100 millones de pesos. Cuál será la razón de actividad de consumo de materia prima? Razón actividad de consumo de materia prima = 100 * 360 / 12, Razón actividad de consumo de materia prima = 36,000 / 12, Razón actividad de consumo de materia prima = 3 La eficiencia del inventario de materia prima en relación con el consumo en la producción es de 3 a 1, b) Razón de actividad productiva Según Perdomo Moreno (pag. 70, 2001) representa la eficiencia del inventario de productos en proceso en el costo de producción. Se aplica para determinar la eficiencia de la empresa en el proceso productivo. Razón de actividad productiva = Promedio de inventarios de productos en proceso * 360 / Costo de producción Ejemplo: VVW tiene un costo de producción de $27,000 millones de pesos durante el año. El promedio del inventario de productos en proceso es de $150 millones de pesos. Cuál será la eficiencia del inventario en relación a la producción? Razón de actividad productiva = * 360 / 27, Razón de actividad productiva = 54, / 27, Razón de actividad productiva = 2 La razón de actividad productiva es de 2 veces por año para la empresa VVW. c) Razón de actividad en las ventas: D.R. Universidad TecVirtual del Sistema Tecnológico de Monterrey México,