Informe de auditoria de etapa 2 INSTITUTO TECNOLÓGICO APIZACO ISO 9001:2008 / COPANT / ISO / NMX-CC-9001-IMNC-2008

Transcripción

1 NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN SOLICITUD TIPO DE SERVICIO INSTITUTO TECNOLÓGICO APIZACO SCSGC ª Auditoria de Vigilancia y Transición de la norma ISO 9001:2008 DOCUMENTO DE REFERENCIA ISO 9001:2008 / COPANT / ISO / NMX-CC-9001-IMNC-2008 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA Evaluar el establecimiento, documentación, implementación, mantenimiento y mejora de los procesos del SGC, para determinar el cumplimiento con los requisitos de referencia durante la 1ª Auditoria de Vigilancia y Transición de norma ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN Proceso educativo; que comprende desde la inscripción hasta la entrega del título profesional PROCESOS /ACTIVIDAD/ PRODUCTOS / SITIOS/ AREA AUDITADOS Procesos/ Actividad: Calidad, Planeación, Académico, Vinculación, Administración de recursos Productos: Servicio Educativo (Carreras: Gestión Empresarial, Ingeniería Industrial, Ingeniería de Sistemas) Sitios/ Áreas auditadas: Avenida Instituto Tecnológico S/N, Col. Centro, Apizaco, Tlax. EUM. Fecha(s) de auditoría: Y 19 ALTA DIRECCIÓN Y REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN NOMBRE PUESTO M.C. Jesús Mario Flores Verduzco Dirección General Ing. Héctor Escobar Jardines Representante de la Dirección Los datos del personal entrevistado durante la evaluación se encuentran registrados en las hojas de trabajo del(os) técnico(s) en evaluación de la conformidad. PERSONAL QUE REALIZÓ LA AUDITORÍA FUNCIÓN NOMBRE Y FIRMA Técnico en evaluación de la conformidad líder Lic. Nellie Cruz Sosa Técnico en evaluación de la conformidad Ing. Reyna Carreño Pérez El presente informe es propiedad de la organización auditada y se conserva una copia fiel del original en los archivos del IMNC. El presente informe no es una indicación de que la organización está certificada por el IMNC, y su uso es responsabilidad exclusiva de la organización auditada. Los datos contenidos en el presente informe y las evidencias recopiladas durante la auditoría son estrictamente confidenciales y el IMNC no podrá proporcionarlos a terceros sin autorización de la organización propietaria del mismo. Página 1 de 6

2 Durante la evaluación de la conformidad se revisaron los siguientes elementos: NÚM ELEMENTO/ CRITERIO/ ACTIVIDAD (ISO 9001:2008) 4 Sistema de gestión de la calidad DOCUMENTO DE REFERENCIA REVISIÓN RESULTADO 4.1 Requisitos generales A NC 4.2 Requisitos de la documentación Generalidades A C Manual de la calidad A NC Control de los documentos A NC Control de los registros A NC 5 Responsabilidad de la dirección 5.1 Compromiso de la dirección A C 5.2 Enfoque al cliente A C 5.3 Política de la calidad A C 5.4 Planificación Objetivos de la calidad A C Planificación del sistema de la calidad A NC 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación Responsabilidad y autoridad A C Representante de la dirección A C Comunicación interna A C 5.6 Revisión por la dirección Generalidades A C Información de entrada para la revisión A NC Resultados de la revisión A C 6 Gestión de los recursos 6.1 Provisión de recursos A C 6.2 Recursos humanos Generalidades A C Competencia, toma de conciencia y formación A NC 6.3 Infraestructura A C 6.4 Ambiente de trabajo A C 7 Realización del producto 7.1 Planificación de la realización del producto A C 7.2 Procesos relacionados con el cliente Determinación de los requisitos relacionados con el producto A C Revisión de los requisitos relacionados con el producto A C Comunicación con el cliente A C Columna de REVISIÓN, Elementos que aplican del documento de referencia. Calificación: A Aplica, EP Exclusión permitida Columna de RESULTADO, Elementos que son adecuados documentados e implantados. Calificación: C Conforme, NC No conforme, NR No revisado Página 2 de 6

3 Durante la evaluación de la conformidad se revisaron los siguientes elementos: NÚM ELEMENTO/ CRITERIO/ ACTIVIDAD (ISO 9001:2008) 7.3 Diseño y desarrollo DOCUMENTO DE REFERENCIA REVISIÓN RESULTADO Planificación del diseño y desarrollo EP C Elementos de entrada para el diseño y desarrollo EP C Resultados del diseño y desarrollo EP C Revisión del diseño y desarrollo EP C Verificación del diseño y desarrollo EP C Validación del diseño y desarrollo EP C Control de los cambios del diseño y desarrollo EP C 7.4 Compras Proceso de compras A C Información de las compras A C Verificación de los productos comprados A C 7.5 Producción y prestación del servicio Control de la producción y de la prestación del servicio A C Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio EP C Identificación y trazabilidad A C Propiedad del cliente A C Preservación del producto EP C 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición EP C 8 Medición, análisis y mejora 8.1 Generalidades A C 8.2 Seguimiento y medición Satisfacción del cliente A C Auditoría interna A NC Seguimiento y medición de los procesos A C Seguimiento y medición del producto A C 8.3 Control de producto no conforme A NC 8.4 Análisis de datos A C 8.5 Mejora Mejora continua A C Acción correctiva A NC Acción preventiva A NC Columna de REVISIÓN, Elementos que aplican del documento de referencia. Calificación: A Aplica, EP Exclusión permitida Columna de RESULTADO, Elementos que son adecuados documentados e implantados. Calificación: C Conforme, NC No conforme, NR No revisado Página 3 de 6

4 No NO CONFORMIDAD El IT no tiene establecido en el SGC cómo se asegura que cuando de planifiquen e implementen cambios en el mismo no se vea afectada la integridad del sistema, ya que encontró lo siguiente: El IT no ha concluido las actividades de actualización del SGC con respecto a los requisitos de la norma ISO 9001:2008, aún no se capacita a todo el personal involucrado, no se han actualizado algunos documentos afectados (control de registros, capacitación), no se han realizado auditorías internas, ni revisión por la dirección en la nueva versión, por citar algunos ejemplos. Calidad, T (dda,rh), AL En toda la comunicación con el cliente (posters, trípticos, página WEB, por citar algunos ejemplos) se utiliza el logo / marca de IMNC e IQnet obsoleto (registro RSGC-247 correspondiente al multisitio) y sin apego a lo indicado en el reglamento de Uso de logo o marca del IMNC, adicionalmente se publicita la carrera Ingeniería en sistemas computacionales en su modalidad a distancia como parte de la carga académica, de la cual no se muestra evidencia de su incorporación al SGC. Calidad, CyD Incumplimiento relacionado con el requisito b) de la norma de referencia y al Reglamento de Uso de logo o marca del IMNC En el Manual de la calidad SNEST-CA-MC-001, revisión 9 se encontró lo siguiente: El alcance del SGC es diferente al indicado en el certificado. Calidad Hay inconsistencia en los Anexos 6 (interacción de procesos, ver salida del proceso Académico y de Vinculación, no es coherente con lo declarado en la página 1 de 6 y 4 de 6, así como en la página 4 de 8). Calidad, Todos (Revisión de indicadores) No se menciona la responsabilidad y autoridad en el SGC del Tecnológico de Apizaco de la Dirección de programas de Innovación y Calidad de la DGEST respecto a la aprobación del Manual de calidad. Todos los quienes interaccionan con procesos externos El IT indica que no cuenta con procesos externos, sin embargo si existen, tales como: DGEST para el trámite de cedula y título profesional, capacitación, mantenimientos, entre otros. Incumplimiento relacionado con el requisito de la norma de referencia. En el control de documentos se encontró lo siguiente: En el control de cambios de los siguientes documentos no se detallan los cambios realizados, solo se indica revisión total : Procedimiento Control de documentos, SNEST-CA-PG-001, revisión 7, Control de registros de calidad SNEST-CA-PG-002, revisión 7, Auditoria interna SNEST-CA-PG-003, revisión 8, Control de producto no conforme SNEST-CA-PG-004, revisión 6, Acciones correctivas SNEST-CA-PG-005, revisión 7 y preventivas SNEST-CA-PG-006, revisión 7. Calidad, AL, T Se realizaron cambios en el Plan rector de calidad y no fue modificado el número de revisión (Anexo 4 SNEST- CA-MC-001, revisión 9). Calidad La documentación del SGC publicado en la página de internet no está actualizada, se encontró plan rector de calidad obsoleto, muestra los objetivos, metas e indicadores del 2009 y no los del Calidad y CyD Se detecta manipulación de documentaos del SGC en Word para efectuar ajustes por parte de los jefes de departamento sin aplicar el procedimiento de control de documentos, por citar: procedimiento para la gestión del curso, plan de calidad del servicio educativo. Calidad, CyD La lista maestra de documentos externos tiene inconsistencias en fechas en algunos documentos, ejemplos: Reglamento interno de trabajo del personal no docente del Instituto Tecnológico, Manual de Organización de Institutos Tecnológicos, por citar algunos. Todos y Calidad El procedimiento de Capacitación SNEST-AD-PO-008 Rev. 4 16/mayo/2007 no cumple con los requisitos del personal autorizado para elaborar, revisar y aprobar los documentos del SGC. RH y Calidad Incumplimiento relacionado con el requisito de la norma de referencia. Página 4 de 6

5 No NO CONFORMIDAD En el control de registros se encontró lo siguiente: El nuevo concepto de retención no se ha incluido en el procedimiento de control de registros. Todos, Calidad No se cuenta con el llenado del registro de visitas a empresas reporte de resultados e incidentes en visitas. GTyV, Calidad (Areas Academicas) La lista de registros está incompleta, faltan registros por incluir (competencia: educación, formación, habilidades y experiencia), entre otros. Se hace referencia a un registro para controlar procesos externos, el cual ya no existe en el SGC. RH, Calidad Se mostraron registros de compras (órdenes de compra en formato obsoletos, evaluación de proveedores sin fecha y firma del propietario o representante legal) Calidad, RMyS Incumplimiento relacionado con el requisito de la norma de referencia. En el proceso de calidad se encontró lo siguiente: En la revisión por la dirección de febrero 2010 no se revisaron todas las entradas indicadas en el instructivo SNEST-CA-IT-03 Rev. 1 del 18/sept/2009, adicionalmente no se documentaron las conclusiones de la misma. Calidad, Todos Aún no se cuenta con al menos una revisión directiva en versión Incumplimiento relacionado con el requisito de la norma de referencia. En acciones correctivas y preventivas se encontró lo siguiente: No se ha elaborado el estado de acciones correctivas y acciones preventivas como lo indican los procedimientos de Acciones correctivas SNEST-CA-PG-005, revisión 7 y preventivas SNEST-CA-PG-006, revisión 7. Todos No se han generado acciones preventivas. Incumplimiento relacionado con los requisitos y de la norma de referencia. En auditorías internas se encontró lo siguiente: No se han actualizado los registros de calificación de auditores como lo establece el procedimiento Auditoria interna SNEST-CA-PG-003 revisión 8, en el anexo SNEST-CA-RC-017. No se cuenta con el ciclo completo de auditorías internas en versión 2008 de la norma de referencia. Incumplimiento relacionado con los requisitos de la norma de referencia. Calidad El IT desde el 2007 no ha registrado los productos no conformes que ha generado por incumplimientos al plan de calidad del proceso educativo, tales como atrasos mayores a dos semanas en el cumplimiento a la planeación del curso y avance programático, entrega de instrumentación didáctica y planeación del curso tres días antes de iniciado el semestre. Incumpliendo lo establecido en el procedimiento de control de producto no conforme SNEST-CA-PG-004 Rev. 06. Todos los involucrados Incumplimiento relacionado con el requisito 8.3 de la norma de referencia. El IT no ha determinado los requisitos de competencia del personal que afecta la conformidad con los requisitos del producto. RH y Calidad Incumplimiento relacionado con el requisito de la norma de referencia. El auditor líder cuenta con 60 días naturales a partir de la entrega del informe de auditoría para ingresar al comité de dictaminación el estado de las no conformidades registradas, para lo cual la organización debe entregar al IMNC hasta con 10 días antes del vencimiento de este plazo, la evidencia de la atención a las no conformidades registradas, cuantas veces sea necesario. Sin embargo, debe entregar su primera propuesta de atención dentro de los 30 días naturales contados a partir de la entrega del informe. El análisis debe incluir la identificación de la causa raíz, correcciones (si aplican), las acciones correctivas propuestas para la atención de cada no conformidad, los plazos y responsables previstos para la implementación y para la verificación de la eficacia de las mismas. La atención de las no conformidades será una vez que todas y cada una de ellas hayan sido atendidas y aceptadas. OPORTUNIDADES DE MEJORA Fortalecer las conclusiones de la revisión directiva en términos de adecuación, conveniencia y eficacia del SGC. Calidad Fortalecer la documentación de mejoras. Todos Página 5 de 6

6 OPORTUNIDADES DE MEJORA Clarificar los conceptos de documento y registro. Calidad Reforzar la de la instrumentación didáctica, ya que los planes de estudio establecen más sugerencias para el desarrollo de competencias genéricas. Areas Académicas Fortalecer la consistencia en fechas para las evaluaciones calendarizadas en la instrumentación didáctica y las planificadas en la planeación del curso. Areas Académicas, PPP Fortalecer la publicación de convocatorias, oficios, comunicados en las diferentes áreas del plantel hacia los alumnos, ya que en muchos casos ésta se encuentra obsoleta o de semestres anteriores. CyD Reforzar el vaciado de datos para reportar el cumplimiento a los indicadores del plan rector de calidad. Todos Clarificar el concepto de ambiente de trabajo y su determinación. RH, Calidad El seguimiento de los hallazgos registrados en este informe, se realizará durante la próxima auditoría del IMNC. COMENTARIOS Se cumplió con el plan de auditoria propuesto. No se presentaron situaciones que pudieran afectar la realización de la auditoria. Se aceptan las exclusiones totales siguientes: y 7.6, sin embargo es importante analizar la aplicación parcial del requisito 7.3 en función del producto declarado por la organización así como la aplicación del a) y f) relacionado con actividades posteriores a la entrega de acuerdo con los requisitos del apartado 1.2 de la norma de referencia y los requisitos del producto. Areas Academicas y Calidad Es necesario que se preste atención en la propuesta hecha para ajustar el plan de calidad del proceso educativo expresada en el oficio I.E.E./204/2010, ya que implica establecer tiempos mayores para la entrega de la planeación del curso. Areas Academicas Es importante que la organización analice las visitas aceptadas, ya que en el programa de 2010 se encuentra una programada para 10 docentes al IT DE TOLUCA, ya que este tipo de gestiones se realizan por medio de otros procedimientos. GTyV Se comentaron las mejoras aplicadas y por implementar en el proceso de Administración de Recursos, por lo que se recomienda al siguiente equipo auditor dar seguimiento a las mismas. Todos CONCLUSIONES DE AUDITORÍA El SGC evaluado se encuentra parcialmente establecido, documentado e implementado de conformidad con los requisitos de la norma de referencia ISO 9001:2008 (ver No Conformidades), por lo que la organización debe tomar las acciones correspondientes y remitirlas al IMNC para su análisis y evaluación, en los tiempos establecidos en el presente informe. El muestreo realizado durante la evaluación de la conformidad no es privativo de encontrar no conformidades en futuras evaluaciones. Las no conformidades han sido aclaradas. Recibí de conformidad Técnico en evaluación de la conformidad líder Ing. Héctor Escobar Jardines Lic. Nellie Cruz Sosa En caso de existir no conformidades, el auditor líder del IMNC emitirá un informe complementario al momento de recibir las evidencias de las acciones tomadas. Dicho informe incluirá las razones de la aceptación o rechazo de las acciones correctivas propuestas y, en su caso, las conclusiones finales de la auditoría. Fecha de emisión del informe: Página 6 de 6