METODOLOGÍA PARA IMPLANTAR CALIDAD EN LOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN UNIVERSITARIOS

Transcripción

1 XI INTERNATIONAL CONGRESS ON PROJECT ENGINEERING LUGO, September 26-28, 2007 METODOLOGÍA PARA IMPLANTAR CALIDAD EN LOS PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN UNIVERSITARIOS Abstract M. Varas Parra ( P), J. Caamaño Eraso The progress is directly related to the research and the innovation, areas in which the universities are very relevant If it thinks that the development of the European Space of Research (ERA) supposes a major competition between the Universities in the area of the research, and the European Space of Higher Education (EEES) also affects on the researches activity, the quality in the research becomes an excellent and differentiating element for the universities Being the project management one of the principal activities of the university groups of research, there is important the good management of his processes. In a preliminary study realized in five universities of the North of Spain (Varas and Caamaño, 2006) they analyzed the processes of project management that the Spanish researchers realize The results revealed the quality, the risk and the commitment or support of the university are the processes worse evaluated by the spanish researchers. In order to give answer problematic ones raised a methodology was developed to implant quality in the university projects of research, the one that was made under standard ISO This work describes to the methodology and the first results of the validation that is being made by groups of research of the Spanish public and private universities Keywords: Quality, project research Resumen El progreso de las sociedad está directamente relacionado con la investigación y la innovación, áreas en las que las universidades tienen un peso muy relevante Si se considera que el desarrollo del Espacio Europeo de Investigación (ERA) supone una mayor competencia entre las Universidades en el ámbito de la investigación, y el Espacio Europeo de Educación Superior (EEES) también afecta a la actividad investigadora, la calidad en la investigación se convierte en un elemento relevante y diferenciador para las universidades. Siendo la gestión de proyectos una de las actividades principales de los grupos de investigación universitarios, es importante la buena gestión de sus procesos. En un estudio preliminar realizado en cinco universidades del Norte de España (Varas y Caamaño,2006) analizaron los procesos de gestión de proyectos que realizan los investigadores españoles Los resultados revelaron que la calidad, el riesgo y el compromiso o apoyo de la universidad son los procesos peor evaluados por los investigadores españoles. Para dar respuesta a las problemáticas planteadas se desarrolló una metodología para implantar calidad en los proyectos de investigación universitarios, la que fue realizada bajo el estándar ISO Este trabajo describe la metodología y los 2617

2 primeros resultados de la validación que está siendo realizada por grupos de investigación de las universidades españolas públicas y privadas. Palabras clave: Calidad, proyectos de investigación 1. Introducción La investigación es, sin lugar a dudas, uno de los pilares del progreso económico de la sociedad. Su contribución a la conservación e incremento de la base de conocimientos de la comunidad se manifiesta mediante la difusión de innovaciones de productos y de procesos. El desarrollo de una investigación de excelencia obliga a las organizaciones que realizan estas actividades a hacer frente a una serie de retos. Entre ellos están el de la calidad y la competitividad internacional La aplicación de normas de calidad en la investigación sin embargo, presenta actividades muy diferentes de las actividades industriales, donde se aplicó tradicionalmente. Así, la introducción de la calidad requiere una metodología adaptada al ambiente científico. Las actividades de investigación en las universidades basan su financiamiento principalmente en la obtención de fondos a través de proyectos, ya sea en concursos públicos o contratos con empresas por ello la gestión de los proyectos es una de las actividades administrativas primordiales que realiza el investigador universitario. A pesar de ello el investigador aprende su gestión solo en base aciertos y errores u apoyado por otros investigadores, careciendo de una formación técnica en gestión de proyectos Con la finalidad de entregar una respuesta a las problemáticas planteadas por los investigadores, se realizó una encuesta y se desarrolló una metodología para implantar calidad en los proyectos de investigación universitarios, siendo el ámbito de estudiado los coordinadores de los grupos de investigación de las universidades públicas españolas. 2. Calidad en investigación Contrariamente a procesos de carácter repetitivo de producción de bienes y servicios en medios industriales, los procesos de investigación se inscriben en un contexto de incertidumbres donde no se conoce a priori el resultado. Así la calidad en investigación no puede reducirse a la aplicación de normas fijas, sino debe tener en cuenta la evolución de los conocimientos, de las prácticas de investigación y los riesgos que pueden asociarse. Entonces al hablar de calidad en investigación, el concepto se aplica al proceso y no al producto, la calidad, el producto es juzgado, usando métodos tales como el sistema de la " revisión de pares. Ya que es un hecho, la práctica científica tiene ya los mecanismos para verificar la calidad de los productos de la investigación. Además, los científicos se esfuerzan en conservar la calidad de la investigación La calidad en la investigación es un tema que tiene sus primeros antecedentes en algunos estándares nacionales aplicables a la investigación básica y aplicada, NEN- EN Estándar De Países Bajos.1992, American National Standard - ANSI Z , Ministerio de Energía. Estados Unidos DE en los E.E.U.U. (1991), ISO (2003), ISO (1999), documento normativo: FD X ; 2001,AFNOR ( Association Française Normalisation ),y la General Guidelines for the operation of research and technology organisations (2000), EARTO (European Association of Research and Technology Organisations) entre otros. 2618

3 Estos documentos divulgan la idea de que los procesos y las actividades de I+D+i, deben ser gestionados de forma que se asegure su éxito y se mejore continuamente su calidad 2.1 -La calidad en la dirección de proyectos de investigación Luego de haber revisado abundante literatura, no se encontraron referencias teóricas o empíricas que estudien la singularidad de la dirección de proyectos de investigación y como adaptar a este medio la calidad. Lo más cercano a este concepto es la Norma FD X (2003) AFNOR. Recommendations for the organisation in mode project of a research activity managed and carried out within the framework of a network, que es una guía de recomendaciones para la gestión de proyectos de investigación en red, como proyectos europeos, redes tecnológicas, etc. Y la FD X (2001), AFNOR Demarches Qualité en Recherche. Principes généraux et recommandations", que proporciona recomendaciones para establecer un planteamiento de calidad en las actividades de investigación así como en el funcionamiento de las entidades en las cuales se va a implementar esta herramienta. 3-Desarrollo de la investigación El proceso de investigación se desarrolló en la primera etapa, construyendo un cuestionario para lograr conocer el interés que tenían los investigadores de las universidades españolas por el tema y conocer los procesos de proyectos con financiamiento público y privado que realizan los grupos de investigación. Para lograr tener una base común de procesos consultados a los investigadores, se realizó un análisis comparativo de las guía ISO complementado con diferentes aspectos extraídos del IPMA (International Project Management Association), PMI (Project Management Institute).y la UNE :2003 Gestión de I+D+i: Requisitos de un proyecto de de I+D+i. Luego el cuestionario preliminar fue validado y corregido por investigadores universitarios. El universo estuvo formado por los 956 coordinadores de los grupos de investigación pertenecientes a 20 universidades estudiadas (Tabla 1). Estos grupos son hoy reconocidos expresamente por la universidades cuya información esta publicada en las páginas Web de los vicerrectorados de investigación y cuya publicación se ajusta al artículo 40.2 de la Ley Orgánica de Universidades (LOU), española Universo poblacional Grupos de investigación de las 20 universidades públicas Ámbito Nacional Realización de trabajo de campo Encuesta por correo electrónico con seguimiento telefónico Fecha de realización del trabajo Inicio: 1 de Marzo de 2007 de campo Finalización: 15 de Mayo de 2007 Tamaño muestral N 956 (muestra diseñada) Tasa de respuesta 45 % ( universidades = 401, centros e institutos = 36, Total muestra 437) Procedimiento de muestreo Muestreo estratificado con elección de unidades muestrales mediante sistema aleatorio simple Unidades muestrales Coordinador de grupos de investigación de las universidades públicas españolas Tabla 1: Ficha técnica de la encuesta 2619

4 Las características de la muestra que contestó la encuesta son las siguientes: Un 58% de los grupos de investigación recibe financiamiento de empresas y público para realizar proyectos Las áreas de investigación de los grupos son, 20% Ciencias exactas, 25% Ingeniería y tecnología, 15% Ciencias Médicas, 4% Ciencias agrarias y 36% Ciencias sociales y humanidades Un 77% de los grupos de investigación posee un presupuesto anual entre ( euros) En relación a los procesos de dirección de proyectos, los resultados de las consultas a los investigadores demuestran que existe una conciencia de la importancia de implantar un sistema de Calidad en la Dirección de proyectos de investigación., con un 90% de respuestas afirmativas a esta consulta. En referencia a los 31 procesos por los que se consulto en la encuesta a continuación se listan algunos de los resultados: Un (59%) de los grupos de investigación con financiamiento público, nunca han utilizado Planes de Calidad Un (47%%) de los grupos de investigación con financiamiento público, nunca han utilizado planes de Respuesta al riesgo y un (42%) no lo hacen con el Tratamiento Riesgo Un (46%) nunca han utilizado Indicadores de Gestión de proyectos Un (14%) de proyectos con financiamiento público no consideran los procesos de propiedad intelectual frente a un (6%) de proyectos con financiamiento de empresas. La guía desarrollada para implantar gestión de calidad en proyectos fue solicitada por un 42% de los encuestados. 4-Planteamiento del modelo Al iniciar el planteamiento, se estudiaron las características de los proyectos de I+D+i Algunas particularidades de estos proyectos son: Los proyectos de I+D+i con la excepción posible de proyectos de transferencia tecnológica, no producen un producto como tal; si no metodologías, diagnósticos, etc Se espera que proporcionen unos resultados especificados, pero si los resultados a los que se llega, son sustancialmente diferentes a los objetivos iniciales no por ello dejan de ser valiosos, ya que a veces conseguir algo nuevo y no previsto es apropiado para la investigación Están financiados mayoritariamente por organismos de gobierno y eso obliga a que la investigación se realice dentro de unas orientaciones marcadas de antemano Deben gestionarse dentro de un campo ético y legal de gran complejidad en el cual muchas veces no existen las regulaciones pertinentes Estas características los hacen únicos y diferentes, por tanto no basta con los procesos de proyectos tratados en la ISO 1006:2003 los cuales son generales por lo que deben ser adaptados para ser aplicados a proyectos de investigación, ya que 2620

5 existen conocimientos y prácticas generalmente aceptadas y que solo son usadas en I+D+i, por ejemplo la definición ética y legal. Un proyecto de investigación debe considerar, cumplir con las normativas legales y compromisos éticos para satisfacer criterios de calidad. Para ello debe considerar los siguientes puntos, según AFNOR (FD X ) y UNE : Desarrollar la declaración de ética Identificación normativa legal Desarrollar el enunciado de propiedad intelectual. El esquema general que se muestra en la Figura N 1, responde al planteamiento de la ISO 9000:2000. Donde se pueden observar dos niveles de gestión, el nivel estratégico, representado por el círculo exterior, en el que participa el promotor del proyecto y el director o Jefe de proyecto de investigación quienes van a definir las directrices de la planificación, ejecución, control y cierre del proyecto, es el nivel estratégico de toma de decisiones los que fijan el rumbo del proyecto, es el bucle o retroalimentación estratégica. El segundo nivel, en el esquema se presenta como un bucle interior, es el nivel operacional donde interactúa el equipo del proyecto recibiendo las directrices del nivel estratégico. Claramente se puede visualizar que el cliente de la investigación debe aportar sus opiniones y comentarios, no solo en la realización del producto, si no también a nivel de dirección, lo que garantiza una retroalimentación constante entre promotor e investigador, hecho que ayuda a lograr el éxito del proyecto. Figura N 1: Modelo sistema de calidad Es relevante tener presente que solo será posible mantener un sistema de gestión de calidad para proyectos de investigación si existe interés del grupo de investigación y del promotor Una de las barreras que presenta el esquema, es que no representa la realidad en caso de proyectos con financiamiento público, debido a que en este tipo de fondos se caracteriza por : a) existir un bajo nivel de interacción entre los promotores y los equipos de investigación, actividad que debería ser elemental para asegurar que los resultados que se generen en las investigaciones sean transformadas en lecciones aprendidas que pueden ser compartidas y divulgadas a toda la comunidad científico.b)si comparamos las áreas y los procesos cubiertos por los programas de investigación nacionales y europeos y los propuestos por el PMBOK, ICB de IPMA o 2621

6 ISO , encontraremos una serie de áreas /procesos inadecuadamente cubiertos ; Área de Recursos humanos y gestión de equipos, Calidad, Riesgos, Calendarios de ejecución, Aspectos organizativos con las universidades o instituciones y otras áreas Por tanto, en el contexto de la investigación actual el esquema presentado, tiene una mayor aplicación en proyectos de investigación financiado con fondos privados o de empresas, donde existe un mayor control y un interés permanente por los resultados que se están obteniendo en la investigación. En el contexto español (Alonso,2005), indica que Si bien en las actividades de medida y ensayos realizadas en los laboratorios de universidades y centros de investigación, se está procediendo ya un acercamiento a la utilización de herramientas de gestión de calidad, (como se demuestra en la Red de Laboratorios de Investigación de la Comunidad de Madrid: normalmente basadas en esquemas relacionados con la certificación y acreditación, (no se ha producido en paralelo un acercamiento a utilización de metodologías y herramientas de gestión de calidad en lo que se refiere a las propias actividades y proyectos de investigación por parte de investigadores y grupos de investigación). 5- Discusión La implantación de la calidad en los proyectos de investigación es un tema que inquieta a los investigadores, debido a las siguientes problemáticas contextuales: 1-La gestión de la calidad requiere recursos humanos que se han de detraer de las actividades productivas. Por otra parte, la necesidad de documentar todos los procesos genera a veces rechazo en el personal involucrado (en el entorno que nos ocupa, universitario, de los profesores). Un sistema de calidad funciona si todos los integrantes cumplen su parte, y si una parte de la estructura no está convencida de su utilidad simplemente cumple los mínimos (o incluso hace resistencia pasiva). 2-No existen las condiciones materiales para implantar calidad en los proyectos de investigación.los investigadores de las universidades públicas realizan, al menos las siguientes tareas: Docencia, Gestión de la docencia, Gestión de la institución, Elaboración de proyectos de investigación, Dirección de los proyectos, Elaboración de resultados e informes de los proyectos, Investigación en si (si queda tiempo), Relaciones con las empresas que financian los proyectos. Todas estas tareas se realizan sin ningún soporte administrativo. Los organismos financiadores no permiten destinar parte de los fondos a la contratación de personal administrativo. Las universidades no destinan personal administrativo para dar soporte a los proyectos de investigación (excepto para llevar los aspectos económicos. 3-Solo grupos muy grandes, con grandes fuentes de financiación se pueden permitir el lujo de contratar personal administrativo. Problemáticas para la implantación de la metodología 1- Falta de conocimiento del área de gestión de proyectos y por tanto de las herramientas existentes para su gestión de profesionales de las ciencias humanas, sociales y médicas. 2-Aplicable a proyectos de gran envergadura, debido a la cantidad de documentación que genera. 2622

7 6-Conclusiones Aplicar buenas prácticas a los proyectos de investigación, es un tema que aún no se le ha dado la importancia que amerita. Con la elaboración de este trabajo se pretende facilitar la sistematización de los proyectos de I+D+i y mejorar su gestión, objetivo que se puede obtener hoy en España solo de manera parcial, por carencia de recursos y de un modelo de gestión de la investigación universitaria eficiente en las universidades. Sin embargo en países como UK, USA, Suiza y Francia que recién se inicia, son prácticas habituales en la investigación. Siendo la calidad en la dirección de proyectos un proceso complejo por naturaleza. Aplicar calidad en proyectos de investigación es una actividad aún más complicada ya que se adiciona a este escenario el proceso de creación de conocimiento, pero no se puede olvidar que el 80% del tiempo dedicado a la investigación se invierte en actividades administrativas de los proyectos. A pesar de la complejidad conviene sin embargo pretender desarrollar la calidad en proyectos de investigación. Referencias 1-Alonso Miguel P. (2005). Calidad en Investigación (1ª parte). De qué trata la gestión de calidad investigación. Madri +d, Vol.33 ( Accesado Marzo 3/2006) 2- ISO (2003) Sistemas de gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. AENOR 3- Biré, R., Tufféry, G., Lelièvre, H. Dragacci, S. (2004) The quality-management system in research implemented in the food and food process quality research laboratory of the French Food Safety Agency. Accreditation and Quality Assurance, Vol. 9, pp U. S. Department of Energy (1992). DOE-ER-STD-6001 Standard - Implementation Guide for Quality Assurance Programs for Basic and Applied Research. Washington, D.C. Washington, D.C. U.S (Accesado Junio 15/.2005). 5 -ISO International Organization for Standardization (2000) Quality Management Principles (Accesado Nov. 23/2005). 6- NEN 3417 (1992). Exigences complémentaires de la norme EN pour des laboratoires de recherche. 7- OECD (1998) ENV/MC/CHEM (98) Principles of Good Laboratory Practice. Organisation for Economic Co-operation and Development. Paris, France (98)17. (Accesado Marzo. 20 de 2005). 8-OECD - Organisation for Economic Co-Operation and Development (2002) Frascati Manual: Proposed standard practice for surveys on Research and experimental development, OECD Publications Service, Paris, France. 9- ISO CEI (2000). Exigencias generales para la capacidad de pruebas y laboratorios de calibración. htm ( Accesado Mayo. 18 /2005). 2623

8 10-FD X (2001) Demarches Qualité en Recherche. Principes généraux et recommandations». AFNOR (Association Française de Normalisation) 11 - UNE (2002) Gestión de la I+D+i: terminología y definiciones de las actividades de I+D+i.AENOR UNE (2002) - Gestión de la I+D+i: requisitos de un proyecto de I+D+i. AENOR. 13- FD X (2003) Recommandations pour l'organisation en mode projet d'une activité de recherche dans le cadre d'un réseau AFNOR. (Association Française de Normalisation.) 14- GA X (2004) Guide d'application de l'iso 9001 dans les organismes de recherche. Spécificités de la recherche et illustrations de l'application de l'iso 9001.AFNOR. (Association Française de Normalisation) 15- Andino R. (2004). Gestión de Proyectos Europeos de I+D,.Madri +d. Vol (Accesado Junio 25/.2005) 16-Varas Parra. M.; Caamaño Eraso. J. (2006) Calidad en Proyectos de investigación universitarios: Un estudio empírico. X International Congress on Project Engineering. Vol.2, p Valencia. España. Correspondencia Marinka Varas Parra Departamento de Ingeniería Industrial Universidad de Antofagasta Avda Angamos 601 Antofagasta Chile E mail: mvaras@uantof.cl 2624