Lineamientos para la distribución y procesamiento bibliográfico del material adquirido por compra en el Sistema de Bibliotecas Municipales

Transcripción

1 Departamento de Servicios Culturales Sistema de Bibliotecas Municipales Centro Catalográfico Lineamientos para la distribución y en el Sistema de Bibliotecas Municipales Elaborado por: Jessica De la O Conejo Cindy Gutiérrez Rosales Jessica Lobo Hernández 2011

2 Tabla de contenido I. Distribución del material II. Ingreso del material bibliográfico III. Asignación de tiempos promedios y roles de trabajo que el personal debe cumplir para la realización del procesamiento del material IV. Análisis bibliográfico del material V. Reportes y/o controles que se manejan respecto al procesamiento y remisión del material procesado VI. Correcciones enviadas por el Centro Catalográfico del material remitido Página - 2 -

3 I. Distribución del material Lineamientos para la distribución y Una vez que el material es recibido en cada biblioteca (según la compra que cada Encargada realizo), debe seguirse el siguiente procedimiento con el objetivo de verificar la correcta adquisición del material debido a que el mismo, con anterioridad, paso por varios procesos antes de ingresar el material a la biblioteca: La Encargada y/o el personal asistente revisan que los títulos y cantidad de ejemplares coincidan con la orden de compra y el pedido. La Encargada y/o personal asistente revisan la existencia de los siguientes documentos: 1. Número de Comprobante de ingreso de mercadería 2. Fecha de adquisición 3. Número de Orden de compra 4. Numero de requisición 5. Precio unitario o proforma Una vez que se verifican los datos, debe dividirse el material en cantidades similares para que cada biblioteca lo procese, o bien, realizar la distribución del material con base a las necesidades de cada biblioteca según acuerdo mutuo entre las encargadas. Se enlistan los títulos en el formato elaborado por el Centro Catalográfico llamado TOTAL DE TITULOS ADQUIRIDOS Y DISTRIBUCION DEL MATERIAL, en este punto se detalla los siguientes datos: título, la cantidad de ejemplares, el nombre de la biblioteca que hizo la compra, el año de la compra y la editorial a la cual pertenece la compra y los demás datos como numero de orden de compra, numero de requisición y numero de comprobante de ingreso. Posteriormente, se coloca el material en cajas rotuladas con el nombre de cada biblioteca, el nombre de la editorial y la cantidad de títulos. Las cajas con el respectivo material deben ser enviadas con un oficio, adjuntando la lista TOTAL DE TITULOS ADQUIRIDOS Y DISTRIBUCION DEL MATERIAL. Página - 3 -

4 II. Ingreso del material bibliográfico Lineamientos para la distribución y Cuando el material ingresa a la Biblioteca, la Encargada debe revisar el material y confrontarlo con la lista que le envía la biblioteca que realizó la compra, con el fin de que no falte ningún ejemplar o título. Una vez concluido este proceso se procede a: Realizar el proceso de sellado e inscripción del material Separar y señalar los libros que la biblioteca debe catalogar Organizar el material en un estante aparte, señalando cuál biblioteca realizó la compra y a cuál editorial, con el fin de evitar confusiones. Designar grupos de títulos de manera equitativa entre cada una de las asistentes y la Encargada, para el proceso técnico, de forma que realicen la descripción bibliográfica, posteriormente la clasificación y la notación interna y por último la indización de este material. Los libros quedan en espera que el Centro Catalográfico envíe los catálogos correspondientes de los títulos ingresados a la base de datos, en cada biblioteca se debe realizar el proceso de etiquetado y la confección de fichas topográficas y/o catalográficas. Una vez finalizado este proceso se organiza el material en la colección al público. Página - 4 -

5 III. Asignación de tiempos promedios y roles de trabajo que el personal debe cumplir para la realización del procesamiento del material Es necesario que la Encargada de la biblioteca organice el tiempo y el personal para la realización del procesamiento del material, es decir, establecer días a la semana para la realización de dicha tarea (esto según las actividades y demás tareas que tengan programadas cada biblioteca). Por ejemplo: dos días a la semana, tres tardes a la semana, etc. Este aspecto dependerá de la situación de cada biblioteca, pero sí es importante organizar el tiempo para establecer espacios a la semana en donde el personal dedique el tiempo al procesamiento del material. En cuanto al cumplimiento de tiempos aproximados para el proceso de 1 ítem, se establece: Proceso Catalogación (descripción bibliográfica) Clasificación Indización (asignación de punto de acceso principal de autor, autores secundarios y encabezamientos de materia) Tiempo total para el análisis bibliográfico de un ítem Tiempo 15 minutos aproximados 20 minutos aproximados 30 minutos aproximados 1 hora y 5 minutos aproximados NOTA: Los tiempos aproximados para cada proceso, dependerán del contenido, de la complejidad del material, del tipo de material, inversión de tiempo para la investigación en bases de datos externas y en fuentes de consulta adicionales (internet, diccionarios, manuales, etc.) El Centro Catalográfico establece como mínimo cumplir con una cantidad de títulos procesados por semana, se define una cantidad de 10 ítems con el proceso completo por asistente. Mediante la supervisión por parte de la Encargada, la misma puede comprobar y medir el avance en este proceso asignado a cada asistente. El Centro Catalográfico enfatiza las funciones de la Encargada en el cumplimiento de este proceso. Dichas funciones son: la organización, administración de tiempo, delegación de tareas, coordinación directa con el personal asistente, supervisión y rendición de avances por parte del personal. Página - 5 -

6 Es necesario la asignación de roles de trabajo entre el personal de la biblioteca para el proceso de catalogación, clasificación e indización del material que debe ser procesado, de esta manera cada asistente y Encargada tendrá en cuenta las tareas que debe realizar y el tiempo que debe dedicar a la realización de las mismas. Deben establecerse roles de trabajo para los procesos de sellado, inscripción y etiquetado del material. Para esto, la Encargada de la Biblioteca, según lo considere asignará a las asistentes de las áreas de Ludoteca o Cómputo para que colaboren con el proceso de sellado y etiquetado de los materiales, previa capacitación e inducción por parte de la Encargada. Debe existir un rol para la realización de las fichas topográficas y/o catalográficas, se recomienda que el mismo se delegue a cada asistente de circulación (esto según el material que cada una deba procesar) quedando, a criterio de la encargada, asignarle ésta labor a la secretaria. La Encargada revisa el procesamiento del material realizado por la asistente, dirige y supervisa todas las labores que realizan, con el fin de que se cumpla con todos los lineamientos y políticas solicitados por el Centro Catalográfico. La Encargada escucha sugerencias que se discuten e intercambian verbalmente en el momento que se presentan con respecto al tratamiento de la información. La Encargada de la Biblioteca supervisa y revisa las hojas de insumo del material procesado por cada asistente, verifica que todos los datos de las hojas de insumo sean correctos, identifica y corrige errores. Se realizan reuniones al final del proceso, en el caso de que se encuentren inconsistencias se analizan con el personal a cargo. Página - 6 -

7 IV. Análisis bibliográfico del material Cuando el material es distribuido entre el personal de la biblioteca, se debe proceder a realizar el análisis bibliográfico del mismo. Según el tiempo establecido en el punto anterior. Para realizar esta tarea debe considerarse que: El personal debe confrontar la existencia del material con las bases de datos del Sistema de Bibliotecas Municipales, el cual está siendo administrado, alimentado y depurado, por el Centro Catalográfico. Esto es necesario para identificar sí el material ya fue ingresado a la base de datos o no. Este proceso se realiza por medio de las búsquedas bibliográficas por número de clasificación, título o autor. Si se determina que NO EXISTE el registro en las bases de datos, se procederá a realizar el análisis bibliográfico del material para ser ingresado como nuevo. El personal de la biblioteca debe hacer uso de las herramientas bibliotecológicas: o Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición. o Sistema de Clasificación Decimal Dewey, edición 21. o Tabla de Notación Interna Cutter-Sanborn. o Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas. El personal, debe aplicar las políticas y lineamientos creados específicamente para el Sistema de Bibliotecas Municipales, tales como: o Manual de Políticas Internas del Sistema de Bibliotecas Municipales. En él se detallan los lineamientos de sellado, inscripción y etiquetado del material, así como las políticas adaptadas para el proceso de clasificación, catalogación e indización del material. o Lista de Editoriales Normalizadas. El personal puede consultar bases de datos externas (como por ejemplo: UNA, UCR, SINABI, catalogo de autoridad de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, entre otros), con el fin de evacuar dudas con respecto a casos en particular o como apoyo y complemento para el procesamiento del material. Es importante que cuando se consulten bases de datos externas, el Página - 7 -

8 personal confronte la información con las herramientas bibliotecológicas que se utilizan propiamente en el Sistema de Bibliotecas Municipales. El personal de la biblioteca puede realizar consultas internas entre las compañeras de trabajo, con el fin de intercambiar opiniones, determinar y aclarar dudas entre Encargada y asistentes, y viceversa, de manera que no se incurran en errores y tratar de realizar un proceso de calidad. De presentarse casos con cierto grado de dificultad para el análisis documental podrán ser expuestos en las reuniones bimensuales del Centro Catalográfico con Encargada/Asistente o bien pueden ser consultados por medio del correo electrónico o vía telefónica. Es necesario fotocopiar la portada y contraportada del material que se procesó, aunque ya exista el titulo en la base de datos; también, debe fotocopiarse toda aquella fuente (además de portada y contraportada) en donde se tomaron los datos para la descripción del material. Se elaboran hojas de insumo del material en formato digital y posteriormente se imprimen. Confección fichas topográficas del material para el control interno en cada biblioteca. Se elaboran listas de títulos procesados y títulos inscritos, los cuales se remiten al Centro Catalografico, los cuales serán remitidos al Centro Catalográfico. Página - 8 -

9 V. Reportes y/o controles que se manejan respecto al procesamiento y remisión del material procesado. Los reportes y controles que la Encargada y también el personal asistente, debe llevar al día, son muy importantes y necesarios para tener una buena organización del material que ingresa y se procesa en cada biblioteca. Deben de elaborarse diferentes reportes según los procesos que se realizan. Los mismos se mencionan a continuación: Cuando se termina de procesar el material: o Se remiten todos los títulos en el cuadro LISTA DE TITULOS Y NUMEROS DE INSCRIPCION en el cual se indica el titulo, el autor, cantidad de ejemplares y números de inscripción. o Además se señala en otro color los títulos que le correspondió procesar a la biblioteca. o Luego debe hacerse el reporte de hojas de insumo al Centro Catalográfico el cual se encargará de ingresar la información a las bases de datos y elaborar los catálogos que posteriormente son enviados a cada biblioteca. En cuanto al control interno de la biblioteca: o Se maneja el libro de registro digital en donde se detalla el material inscrito y que forma parte de la colección de la biblioteca. En este registro, se detallan datos como: número topográfico, clasificación, autor, título, cantidad de ejemplares, editorial, año de publicación, fecha de inscripción, número de comprobante de ingreso, número de orden de compra, número de requisición, fecha de adquisición, valor unitario y observaciones. o Elaboración del fichero topográfico, en donde se registra el N Topográfico que corresponde al número de inscripción asignado a cada libro, signatura topográfica, autor, título, pie de imprenta, fecha de inscripción, procedencia, oficio, precio, observaciones. Este fichero sirve como insumo para representar el material que se encuentra en estante, es decir, el acervo bibliográfico que posee la biblioteca. o Reporte de los resultados de los valores totales: o La encargada de la biblioteca debe realizar los reportes del material adquirido al departamento de contabilidad con el formato que diseño el Centro Catalografico, el cual se Página - 9 -

10 registran los siguientes datos: Cantidad, Descripción, Comprobante de ingreso, Orden de compra, Requisición, fecha de adquisición, valor unitario, valor total de la adquisición. Detalle registro de material: o Se entrega un cuadro con el detalle del registro del material departamento de contabilidad y Centro Catalográfico. Incluye los siguientes datos: No. topográfico, descripción, titulo, ejemplares, comprobante de ingreso, orden de compra, requisición, fecha adquisición, valor unitario. Reporte de material entregado a cada biblioteca: o Incluye los siguientes datos: cantidad de libros, titulo, precio, numero de comprobante, numero de requisición, orden de compra, fecha de ingreso y los títulos que le corresponde procesar. Informes de las asistentes del trabajo que van ejecutando conforme a los procesos técnicos en el cual indican cantidades y observaciones. Reporte Proceso de Descarte al Centro Catalográfico: o Este reporte es necesario para que el Centro Catalográfico pueda eliminar disponibilidad y borrar los registros de aquel material que es descartado de la colección de cada biblioteca, el cual debe detallarse con los siguientes datos: N de clasificación, título, autor, datos de la publicación, ISBN, cantidad de ejemplares en el estante, cantidad de ejemplares descartados y el número topográfico de los ejemplares descartados. Reporte Proceso Descarte a Contabilidad: o Este reporte se envía al Departamento de Contabilidad para reportar el material que fue sacado de estante y que ya no forma parte del acervo bibliográfico de la biblioteca. En el mismo se detalla: el N topográfico, descripción, título, ejemplares, fecha de descarte, valor unitario y total de adquisición. Control de Ingreso y respaldo de la información digitada, archivo ingreso de las hojas de insumo y registro de control interno del material bibliográfico (fichas topográficas). Informes detallados de los Inventarios Selectivos Página

11 VI. Correcciones enviadas por el Centro Catalográfico del material remitido Cuando los ítem procesados por cada biblioteca, son remitidos al Centro Catalográfico para su debido proceso (revisión y depuración), los mismos son ingresados a la base de datos, y posteriormente se genera un catalogo en donde se especifica todos los títulos procesados e ingresados a la base de datos. En algunos casos, durante el proceso de revisión y depuración del material remitido, el personal del Centro Catalográfico detecta algunas inconsistencias que deben ser corregidas por la biblioteca que remitió el material. Las mismas son reportadas a la biblioteca correspondiente para hacer el cambio o Cuando el Centro Catalográfico envía correcciones de registros, ya sea por correo electrónico o de forma impresa, las mismas deben analizarse para determinar cuál es el cambio que debe realizarse. Es importante verificar y corregir los datos en el Libro de Registro del Material, en el marbete y en la ficha topográfica, esto con el fin de que los datos del material concuerden con los datos especificados en los controles internos y en la base de datos. del Sistema de Bibliotecas Municipales, la cual incluye la descripción bibliográfica y disponibilidad del material existente en las siete bibliotecas del Sistema. Página