RESUMEN. La logística cada día ha ido tomando especial importancia, en los centros de. abastecimiento, producción, distribución y en el transporte.

Transcripción

1 I. RESUMEN La logística cada día ha ido tomando especial importancia, en los centros de abastecimiento, producción, distribución y en el transporte. Y en este marco la elaboración del texto Logística Integral camino para la competitividad empresarial, es una contribución al plan curricular de la Escuela Profesional de Ingeniería Industrial de la Universidad Nacional del Callao e integrar en forma clara, ordenada y sencilla los principales aspectos que constituyen un sistema logístico. La logística integral está estructurado en VII capítulos que contiene con precisión los aspectos más importantes de cada capítulo. La logística integral camino para la competitividad empresarial tiene como propósito fundamental explicar la esencia del concepto de logística integral como herramienta que necesita la gerencia empresarial para enfrentar al proceso de globalización y mantener una competitividad continua en el mercado donde los conceptos de oportunidad y rapidez en el suministro de los productos, así como los servicios y la calidad y la oportunidad de entrega se constituyen en un complemento imprescindible. El libro tiene por finalidad transmitir conocimiento para que los estudiantes y las personas que están ligadas a la gestión logística tengan un documento de consulta. Estoy convencido que éste libro contribuirá en la formación del futuro Ingeniero Industrial y en la gestión de los ejecutivos, para que sus empresas sean más eficientes. 1

2 II. INTRODUCCIÓN El presente libro titulado Logística Integral Camino para la Competitividad Empresarial, presenta de una forma ordenada, clara y sencilla los diversos aspectos que comprende el sistema logístico y se constituya en un texto de consulta por los estudiantes de la Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas de la UNAC y es una herramienta útil de los futuros ingenieros. Toda la operación logística deberá permitir el flujo suficiente de los materiales desde las fuentes donde se inicia la producción hasta el usuario final. La logística generó en el mundo de los negocios oportunidades para ser más competitivas. Es una herramienta eficaz en varios aspectos que puede lograr una optimización en la producción, en la posición de bienes y servicios para el cumplimiento de su objeto social todo ello enfocado a alcanzar su entera satisfacción de los clientes. La logística es un instrumento importante para cualquier empresa o negocio, la impulsa a mantenerse en los estándares tanto de calidad, como de precios, para afrontar continuamente el ámbito local y el global. Tiene como objetivo impulsar a la empresa a ser más competitiva en todos sus ámbitos. Al finalizar el texto el estudiante estará capacitado para: - Precisar el funcionamiento del sistema logístico y su importancia dentro de la empresa. - Organizar el sistema de abastecimiento, conocer los problemas en las compras y mejorar su eficiencia. - Determinar políticas y procedimientos para las adquisiciones de bienes y/o servicios. 2

3 - Diseñar la infraestructura de los almacenes teniendo en consideración las características de los bienes. - Conocer el manejo apropiado del stock y la toma de inventarios. - Organizar y definir el proceso de transporte y distribución. 3

4 III. MARCO TEÓRICO CAPÍTULO I 1.1 FILOSOFÍA DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA. El escenario de la logística en las dos últimas décadas ha cambiado con rapidez por cuanto han surgido nuevos conceptos y nuevas técnicas que fueron asumidos por las empresas líderes. La logística se debe entender como un sistema que asegure el aprovisionamiento de las empresas para la ejecución de los planes de producción, la comercialización, el transporte y la distribución física de los productos. Todos los elementos deben estar integrados dentro de un sistema de componentes que garanticen la eficiencia y eficacia en su funcionamiento, entonces podemos definir la función logística como: El conjunto de operaciones que habiliten poner a disposición de una empresa en el momento oportuno, en la cantidad y calidad deseada, al menor costo posible, todos los bienes y servicios necesarios para el cumplimiento de su objeto social. (1) Tiene como objetivo impulsar a la organización empresarial a ser más competitivo en todos sus ámbitos y se basa en una filosofía concreta para el flujo de materiales. La adecuación e implementación del concepto de logística integral a corto plazo es el único camino que tienen las empresas para seguir siendo competitivas en el marco del proceso de globalización. 4

5 1.2 ASPECTOS GENERALES DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA. La globalización se ha convertido en un tema muy importante en el desarrollo de los negocios y un reto para el funcionamiento de la logística. La logística es una herramienta que puede producir excelentes ventajas competitivas entre las cuales se encuentra la optimización de la producción, así como obtener productos de buena calidad, abaratando costos en todos los procesos, lo que trae como consecuencia ofrecerlos a precios competitivos. Busca superar la segmentación para tratar las cosas en su globalidad especialmente hoy que las posibilidades técnicas se han incrementado, como las herramientas de informáticas que procesan la información en forma más ágil. El inicio de la logística se da desde los primeros grupos humanos, en los que las familias o individuos guardaban sus alimentos por un cierto periodo de tiempo en cuevas para disponer de ellas en los inviernos, en un claro intento de control de inventarios. La evolución de la logística ha ido en paralelo con la de humanidad, tuvo un rol protagonístico durante la I y II Guerra Mundial, en las que alcanzó su máximo nivel de desarrollo. La logística generó en el mundo de los negocios, oportunidades para ser más competitivos, inicialmente aparece por su necesidad de aplicar al ejército y fuerza naval de Estados Unidos. Después se aplica en el área de ciencias de la Salud, luego se extendió en compañías de mensajería y envíos; así como en aerolíneas; en la década de 1980 se vuelve parte fundamental de cualquier empresa competitiva. La logística es un instrumento importante para cualquier empresa o negocio la impulsa a mantenerse en los estándares tanto de calidad como de precios, 5

6 impulsa a la organización empresarial a ser más competitiva en todos sus ámbitos. 1.3 PARTE FUNDAMENTAL DE LA GESTIÓN LOGISTICA. La parte fundamental de la función logística es la administración de las compras, suministros o adquisiciones, el almacenamiento y finalmente el transporte y la distribución. Como la gestión logística es un conjunto de operaciones, permiten poner a disposición de la empresa, en tiempo oportuno y en la cantidad y calidad deseada; todos los artículos y productos necesarios para su funcionamiento al menor costo posible. Toda la operación logística deberá permitir el eficiente flujo de materiales desde las fuentes en que se inicia la producción hasta el usuario final. Para hacer efectiva esta función, se necesita contar con una compleja red de medios físicos y de técnicas de organización. Todos estos elementos conforman un SISTEMA. Dentro de este sistema existen funciones básicas: compras, adquisiciones, suministros o abastecimiento, almacenamiento, circulación de materiales y distribución física. 6

7 CAPITULO II 2.1 LA FUNCIÓN LOGÍTICA Y SU RELACIÓN CON OTRAS UNIDADES DE LA EMPRESA. La logística, es un sistema capaz de asegurar el suministro de las fábricas, la ejecución de los planes de producción y la distribución física de los productos, y necesita que la alta dirección de la Empresa comprenda su valor como parte de la administración; y la suministre de métodos y medios necesarios para el cabal cumplimiento de su gestión, así como procedimientos que controlen la eficiencia de su desempeño. Es común que las empresas entiendan la logística como una fuente de continuos gastos y se afanen en aparecer sólo en las formas que permitan mejorar la producción y la productividad. Por eso es necesario demostrar que una administración efectiva de las compras y almacenes puede lograr ahorros sustanciales y mejoras en las áreas de venta y producción. Sugerimos: 1. Para establecer un sistema logístico eficiente, la empresa debe entender que ello es fruto de un manejo concertado de todos los elementos que la constituyen, los cuales no pueden funcionar aisladamente. 2. Para diseñar la estructura logística, se debe partir generalmente de algo preexistente 3. Los modelos deben mantenerse en continua evaluación, dado que las fluctuaciones del merado, las innovaciones tecnológicas y otros factores exigen flexibilidad antes que rigidez. 7

8 La función logística, como parte importante del área administrativa, posibilita el aprovisionamiento de las fábricas, la ejecución de planes de producción y la distribución de productos. Todos estos elementos deben estar debidamente relacionados dentro de un sistema de funcionamiento mayor que garantice eficiencia y eficacia. La necesidad de contar con ella no significa un gasto para la empresa, sino una inversión a corto plazo. Hemos mencionado que la función logística tiene por objetivo satisfacer las necesidades de materiales y suministros; hacer eficiente y efectiva la distribución de productos a los usuarios y controlar que esta satisfacción sea adecuada y económica. Para realizar éstas tareas, es necesario que la estructura del sistema cumpla con las funciones siguientes: a) Función de Abastecimiento: Está encargada del aprovisionamiento de materia prima, energía y productos intermedios para las unidades productivas. En otras palabras, atiende la adquisición (compras), transporte (si no lo llevan a cabo los proveedores) y almacenamiento de materiales antes de introducirlos en el proceso de fabricación. b) Función de Distribución Interna: Organiza y supervisa los movimientos de los productos en tránsito de un punto a otro, de cada taller o fábrica a los sitios designados para su venta. c) Función de Distribución Física: Se encarga de hacer llegar o despachar a los clientes los productos elaborados desde los depósitos de productos terminados en el tiempo oportuno y en las cantidades solicitadas. d) Función de Control de Existencia o Control de Stocks: Es una función complementaria de las anteriores y se encarga de la evaluación de cada una de ellas, utilizando diferentes técnicas. Con ello se logra una mayor eficiencia de todo el sistema. 8

9 Gráfico Nº 01 LA LOGÍSTICA ES UN SISTEMA CONTINUO NUEVOS REQUERIMIENTOS VENTAS COMUNICA NECESIDADES PRODUCCIÓN DISTRIBUCIÓN FÍSICA DE PRODUCTOS TERMINADOS DISTRIBUCIÓN INTERNA DE ÓRDENES ABASTECIMIENTO SOLICITA MATERIALES CLIENTES PROVEEDORES Las funciones someramente descritas, se hallan indisolublemente ligadas unas a otras en su desarrollo. El ordenamiento que se les ha asignado trata de poner en relieve la existencia de un flujo continuo de operaciones encadenadas. Sin embargo, es por demás evidente que destacan como más importantes las referidas al abastecimiento. (2) CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DE LA LOGÍSTICA? A menudo los requerimientos de producción se realizan tardíamente y con una serie de especificaciones y cantidades que no son claras. Para evitar esos problemas, es necesario que el abastecimiento sea oportuno y que la información suministrada por producción, adecuada. El Primer Objetivo, que debe fijarse es el de la calidad. Para poder hablar en el mismo lenguaje que producción y los proveedores, el área de Logística deberá conocer las características y especificaciones de las 9

10 materias primas y los productos que adquiere. Con esta información podrá entregar a producción, el material apropiado, cuidando que siempre sea el mismo en lo referente a sus propiedades. El Segundo Objetivo, es el referido a la cantidad. La Logística deberá tratar, en lo posible de ajustarse a la cantidad solicitada por el área de producción. Los excedentes no son buenos financieramente, sobre todo si obedecen a una actividad que no volverá a repetirse. La labor del control de stocks coadyuvará significativamente, ya que señalará las cantidades requeridas de acuerdo a los niveles de existencias almacenadas, el tiempo de entrega y la velocidad de consumo. El Tercer Objetivo, es el precio más conveniente y origina muchos malentendidos. Se cree que el mejor precio es el más bajo, sobre todo si se elige obviando los objetivos arriba mencionados. Además de la calidad y la cantidad, el precio se convierte en elemento muy importante. En él deberán considerarse las condiciones de pago (si es al contado, deberá obtenerse un descuento); la situación de liquidez de la empresa (si es baja, podrá negociarse un financiamiento por letras); y los valores agregados al costo del producto (por ejemplo, mantenimiento y embalaje). El Cuarto Objetivo de la función Logística es el tiempo. Al respecto existe una frase en la gestión de compras: no existe peor compra que la compra urgente. Cuando se solicita un bien, debemos asegurarnos que éste llegue en las fechas convenidas; cualquier atraso en necesariamente las líneas de producción. las entregas paralizará Por otro lado, las entregas 10

11 adelantadas significarán flujos de dinero no previstos y, por ende, productos financieramente más caros. OBJETIVOS DE LA LOGÍSTICA OBJETIVO REQUERIDO Calidad NECESIDADES DEL COMPRADOR Especificaciones técnicas BENEFICIOS A LA EMPRESA Producto terminado óptimo Cantidad Requerimientos adecuados Entrega en tiempo estipulado Precio Tiempo Cotizaciones / informaciones sobre Precios más atractivos mercado relación con proveedores (descuentos) Coordinación / supervisión del Flujos de caja reales pedido (efectivo a tiempo) Lo expuesto hasta ahora corresponde a la función logística con el exterior; concretamente, la relación entre esta área y los proveedores. Sin embargo, también es importante la relación interna con las líneas productivas y el almacenamiento adecuado de los materiales. El material adquirido debe protegerse cuidadosamente y enviarse en forma oportuna a las plantas de fabricación. El establecimiento de una red confiable para la consecución de estos objetivos, debe definir: a) La superficie de almacenamiento para las materias primas y materiales. b) La regulación de stocks. 11

12 c) Los circuitos de manipulación adecuados entre las existencias y las plantas. Como se podrá observar la función logística será responsabilidad de dos subsistemas dentro del sistema logístico; el área de compras y el área de almacenes, auxiliadas ambas por el planeamiento y control de existencias. Sobre lo expuesto, recordemos que: (3) En el gráfico Nº 2 vemos que cada gerencia tiene otras funciones como prioridad, por lo que las funciones logísticas de diluyan. Dentro de la función logística se cumplen cuatro funciones básicas: abastecimiento, distribución interna, distribución física y control de existencias. Sin embargo, la función de abastecimiento resulta la más importante y por ello debe cumplir con los siguientes objetivos en relación con los proveedores: calidad, cantidad, precio y tiempo. Así mismo deberá relacionarse internamente con las áreas de producción y almacenamiento. 12

13 Gráfico Nº 02 FUNCIONES LOGÍSTICA NO CENTRALIZADAS GERENCIA GENERAL VENTAS PRODUCCIÓN SISTEMA DE FABRICACIÓN REGULACIÓN (*) MANIPULACIÓN (*) TRANSPORTE MATERIA PRIMA FÁBRICA FINANZAS SERVICIO AL CLIENTE FACTURACIÓN TRATAMIENTO DE PEDIDOS CONTABILIDAD AUDITORÍA (*)TRANSPORTE DE ENTREGA (*) STOCK DE DEPÓSITOS COSTOS ALMAC. (*) DE MATERIA PRIMA (*) COMPRAS INVESTIGACIÓN (*) TRANSPORTE FÁBRICA DEPÓSITO (*) CONTROL DE STOCKS (*) Todas las funciones marcadas con asterisco son funciones de la logística 13

14 Gráfico Nº 03 DISTRIBUCIÓN CENTRALIZADA DE UNA ORGANIZACIÓN GERENCIA GENERAL VENTAS FINANZAS TRANSPORTE DISTRIBUCIÓN FÍSICA EXTERNO TOMA DE INVENTARIOS PLANEAMIENTO Y CONTROL DE SISTEMA CATÁLOGOS IMPORTADO COMPRAS NACIONAL DESPACHOS MATERIA PRIMA ALMACENAMIENTO LOGÍSTICA INTERNO PRODUCCIÓN En el Grafico Nº 03 vemos que la Gerencia de Logística integra las funciones que son parte del sistema logístico. (4) 14

15 Gráfico Nº 04 ORGANIGRAMA DE LA FUNCIÓN LOGÍSTICA GERENCIA GERNERAL VENTAS PRODUCCIÓN INGENIERÍA PLANEALIENTO Y CONTROL PLANES Y PRONÓSTICO OPERACIONES FINANZAS LOGÍSTICA COMPRAS NACIONALE S CONTROL DE COMPRAS IMPORTADO S CONTROL DE ALMACENES ARCHIVO Y SEGUIMIENTO ALMACENES RECEPCIÓN TRANSPORTE Y DISTRIBUCIÓN FÍSICA DISTRIBUCIÓN INTERNA ALMACENES E INSUMOS MANIPULACIÓN ALMACENES DE PRODUCTOS TERMINADOS TRANSPORTE DESPACHO INVENTARIO EMBALAJE 15

16 2.2 ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA LOGÍSTICO Para hacer efectivas las laboras logísticas ya identificadas dentro de la empresa y con relaciones determinadas con los otros estamentos que la componen se necesita una guía que permita establecer el cómo, de acuerdo a las características de cada empresa. Los pasos para la definición de ésta guía son: a) reunión de la información, b) análisis de la información, c) formulación de los alcances del sistema y sus limitaciones, d) los requerimientos de inversión Veamos cada uno detalladamente: a) Reunión de la información: Básicamente los temas o aspectos que deberán reunirse como información, son los siguientes: La demanda que hay que satisfacer: cómo está distribuida geográficamente, su evolución en el tiempo, qué clientes potenciales existen, qué desean en lo referente al servicio. Las técnicas de fabricación y formulación de los productos por desarrollar: cómo están constituidos los productos que se ofrecen al mercado, qué porcentaje de la materia prima es importada, con qué recursos contamos para su elaboración, qué maquinaria necesitaremos para su transformación. Los proveedores que se tienen: cómo están distribuidos, cuáles son sus alcances, sobre qué formas de comercialización se tratará. Las instalaciones con que cuenta la empresa: su ubicación, tamaño y capacidad de producción, tamaño y distribución de los almacenes. Las facilidades y disponibilidad de operación: maquinarias para almacén y empaque, equipo de comunicación y elementos de manejo informático de los cuales se dispone. 16

17 El personal con que se cuenta para la realización de estos objetivos. b) Análisis de la información: En base a los datos antes descritos, se realizará un análisis en detalle de cada unos de ellos, utilizando valiosos instrumentos como las estadísticas y la informática. c) Formulación de los alcances del sistema y sus limitaciones: Para determinar los alcances del sistema logístico en estudio, debemos establecer los siguientes parámetros. Distribución de responsabilidades en función a un organigrama propuesto. Determinación de los métodos: cómo se plantea la gestión del sistema, cómo se prevén las ventas y se programa la producción. Tratamiento de las informaciones: de dónde procederá la información, quiénes son los responsables y qué métodos se utilizarán para su acopio. d) Inversión necesaria: Definidos los alcances del sistema y las limitaciones del entorno, y analizadas las informaciones de los recursos con que se cuenta, deberá procederse a proponer mejoras, cambios o reestructuraciones, considerando prioritariamente cuánto costará implementar las nuevas ideas. De efectividad, valorizando cuánto se pierde en la actualidad por quiebras de stocks, pedidos no atendidos, nuevas puestas en funcionamiento, distracción de la mano de obra y costos de compras de emergencia. De almacenamiento, transporte y flete para la atención al cliente, así como para el estudio de las posibilidades de abrir nuevos depósitos. 17

18 De funcionamiento, es decir, hasta qué punto este capital está detenido y en cuánto van elevándose los costos conforme crece su tiempo de inmovilización. Una vez evaluados estos puntos y si el resultado del análisis de costos es positivo, se procede a probar el sistema. Las posibilidades de efectuar esta prueba son múltiples: desde su evaluación en papel o la simulación mediante pronósticos, como también en la instalación del sistema propuesto en partes de la empresa para ver cómo funciona. Pero cualquiera que sea el método utilizado para la evaluación, lo importante es que el sistema funcione eficientemente. (5) Para organizar el sistema logístico de una empresa deberá seguirse una serie de pasos o etapas que garanticen su éxito: Reunión de información, análisis de la información, formulación de los alcances del sistema, los requerimientos de inversión y el control o evaluación. Ellos nos posibilitaran actuar con eficiencia requerida. 2.3 LOGÍSTICA EMPRESARIAL Logística: Planificación, organización y control del conjunto de las actividades de movimientos y almacenamiento que facilitan el flujo de materiales y productos desde la fuente al consumo, para satisfacer la demanda al menor coste, incluidos los flujos de información y control. (6) Las ideas involucradas en la definición se representan en el siguiente gráfico: 18

19 Gráfico Nº 05 OBJETIVO Satisfacer la demanda (al menor coste). COORDINACIÓN Gestión de stocks, almacenamiento, manutención. Planificación, programa, localización, acondicionamiento. transporte, embalaje, FLUJO DE PRODUCTOS Tratado globalmente (de proveedores o clientes) de estructura lógica idéntica. LOCALIZACIÓN DE LOS PRODUCTOS Tan importante como los procesos de transformación, posible gracias al progreso de: las telecomunicaciones, la informática y los transportes EL SISTEMA LOGÍSTICO Y LOS FLUJOS DE MATERIALES Y PRODUCTOS Se utiliza el término sistemas de un modo general, para indicar un conjunto de medios interconectados (objetos, seres humanos, informaciones) utilizados según un proceso dinámico con el fin de alcanzar los objetivos señalados. El sistema logístico podemos dividirlo en subsistemas y definiremos para cada uno de estos: Subsistema aprovisionamiento; incluye los diversos proveedores y comprende todas las operaciones efectuadas para colocar a disposición del subsistema las materias primas, las piezas y los productos comprados. 19

20 Subsistema producción; transforma los materiales, efectúa el ensamblaje de las piezas y los elementos, almacena los productos terminados y los coloca a disposición del subsistema distribución física. En general la producción se articula en torno de un cierto número de almacenes de productos intermedios o semielaborados. Subsistemas distribución física; procede a satisfacer las demandas de los clientes, ya sea directamente o bien mediante depósitos intermedios. Las fronteras deberán ser bien precisas en cada caso particular así, por ejemplo, conviene definir qué entendemos por poner los materiales a disposición del subsistema producción: Preparación de los materiales para cada orden de fabricación. Igual que la anterior y entrega al pie de la máquina. Preparación del material para todas las órdenes de la semana En este diagrama representamos a la empresa como unidad logística. Gráfico Nº 06 EXPLOTACIÓN Proveedores Aprovisionamiento Producción Distribución Clientes 20

21 2.3.2 FACTORES ESCENCIALES DEL DESARROLLO DE LA LOGÍSTICA Después de la segunda guerra mundial, se realizaron estudios para aplicar a la empresa la experiencia lograda en el campo de la logística militar, comenzando también la utilización del ordenador y las nuevas técnicas cuantitativas. El desarrollo ulterior de la logística se debió a factores como: Estudio del coste asociado con el movimiento de los materiales y productos y el flujo de información desde los proveedores a través de la empresa hasta los clientes. Mayor competitividad debido a la eficiencia en el flujo de materiales e información. Cobertura de un mercado geográficamente más extenso. Incorporación de nuevas tecnologías en la manutención, transporte y conservación de los productos. El plan logístico comprende, básicamente: a) Clasificación de artículos estableciendo sus características logísticas. b) Nivel de actividad logística a desarrollar en general y para cada artículo. c) Escalonamiento o etapas de transporte y almacenamiento que deben recorrer los artículos. Proceso logístico. Implantación de almacenes. d) Distribución de los centros logísticos. 21

22 El plan logístico más adecuado depende de la política de aprovisionamiento, volumen de estos, sistema de transporte y almacenes existentes, productos y elementos manejados, etc., así como la evolución futura esperada. En general, debe conseguir. 1. Reducir los transportes empleados, no sólo en cuanto a las distancias recorridas y etapas empleadas, sino principalmente buscando la agrupación de ellos para lograr dimensiones críticas. 2. Reducir las manipulaciones necesarias, procurando cambiar la mercadería de lugar el menor número de veces. 3. Reducir los stocks, tratando de minimizarlos, así como el volumen y espacio ocupado por ellos. 4. Reducir las clasificaciones en grupos distintos al mínimo posible así como el número de recintos en los cuales deben almacenarse. 5. Adquirir los materiales en la forma más adecuada para su consumo, evitando en lo posible los desembalajes, adaptaciones y preparaciones posteriores. 6. Reducir el número de controles, contabilizaciones y revisiones necesarias, haciendo que sean lo más fáciles y cómodas posibles.(7) El principio general es, por lo tanto, reducir al máximo el proceso logístico necesario, haciendo más rápido, sencillo, cómodo y barato, empleando los mínimos medios humanos y materiales. 22

23 CAPITULO III 3.1. ÁREA DE COMPRAS, OBJETIVOS Y FUNCIONES. Existen varios conceptos de compra; pero todos esencialmente, incluyen los mismos elementos básicos, a continuación se presentan algunos: a) La administración de materiales conceptúa a la compra como uno o más actos que se relacionan con la planeación, la adquisición y la utilización de los materiales en el proceso productivo, dichos actos coordinados por un dirigente encargado de los materiales. b) La palabra compras, describe un proceso que incluye lo siguiente: Surgimiento de una necesidad. Su ubicación. Elección del proveedor. Servicio. c) Comprar es una función elemental e importante para realizar actividades y promover el bienestar humano. d) Obtener bienes y servicios, es considerando los siguientes puntos: Justificación de la necesidad y cantidad. Evaluación de cualidades, calidades, precio, tiempo de entrega y tipos de financiamiento. Los puntos anteriores son conjugados para lograr el objetivo de elegir en el mercado lo que más convenga, así como intercambiar un bien por otro, con el fin de satisfacer necesidades adecuadamente, o adquiriendo artículos en que se considere: calidad, menor precio y en el mínimo tiempo. 23

24 e) Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos eficientemente. Normalmente no se menciona la palabra servicio por estar implícita TIPOS DE COMPRAS: De bienes, mercancías y materiales: Son lo normal en la generalidad de las instituciones. De servicios: Son especiales, aun cuando determinadas organizaciones se dedican exclusivamente a ello. Anticipadas: Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo de antemano. Existen sus razones y sus riesgos para ello. De emergencia: Son aquellas que urgen y no se pueden realizar de manera normal, por lo que se deben controlar (el limite, la revisión de pedidos, definiendo responsabilidades; y la autorización de quien va hacer el pedido) Especulativas: Es una variante de la compra anticipada, pero no siempre, considerando la ética y que su objeto e interés sea seguro y eficiente, precios bajos, o buscando beneficios. Corriendo riesgos PRINCIPIOS BÁSICOS DE COMPRAS: Las compras deben de ser moduladas, por ciertos fundamentos o reglas, que permiten tomas decisiones respecto a su elección. Existen cuatro aspectos básicos, correctos y tradicionales, que se consideran en la compra y por ende en los abastecimientos, los cuales son los siguientes: calidad, cantidad, precio y oportunidad de entrega.. 24

25 Calidad: Este lineamiento no solo trata de decir, si un artículo posee buena o mala calidad, no, es algo más profundo, ya que se deben considerar todas las características en un material, artículo o servicio, para poder decidir si cumple con las exigencia de se desean. Precio: Es el costo de los artículos, los materiales o los servicios, ya que es base para determinar la posibilidad de la adquisición. El departamento de logística es el responsable de conseguir los precios mínimos, con la calidad deseada, sin descuidar el servicio, ni lo referente al financiamiento. Oportunidad de Entrega: Determinar las cantidades y tiempo de entrega de los productos solicitados.- Es necesario establecer las cantidades que se requieren para la producción y la oportunidad en que la mercadería debe llegar a los almacenes para garantizar la continuidad del proceso productivo. Establecer un plan de adquisiciones.- Decidir cuánto se va a comprar y cuando debe hacerse. Está mejor ejemplificado en el plan anual de adquisiciones, a cuya confección concurren Planificación y Control de Producción, Finanzas y Control de Existencias. La definición de un cronograma que muestre las cantidades por comprar para la satisfacción de las necesidades de la empresa, sujeto a las variaciones financieras que existan, será trabajo de la sección de Planificación de Compras. (8) 25

26 Para organizar el área de Compras, es necesario determinar tres secciones, cada una de las cuales posee un conjunto de funciones y responsabilidades: Sección Operaciones de Compra; Sección Planeamiento de Compras; y Sección de Archivos y Documentación. Estas secciones estarán bajo la responsabilidad de la Jefatura de Compras, la que se encargara de coordinarlas y dirigirlas en todo lo que suponga su quehacer PRINCIPALES PROBLEMAS DEL AREA DE COMPRAS Ya hemos señalado que las funciones del área de Compras son complejas y que se interrelacionan con todas las aéreas de la organización empresarial. Por esta razón, hay una serie de problemas dentro de la empresa, y son las siguientes: Autoridad limitada: Toda compra origina un desembolso de dinero, y cualquier salida de efectivo debe ser autorizada. AI autorizar a un comprador a establecer una relación comercial (compra), también se le limita, pues se le hace tácitamente responsable del dinero invertido. Si el producto adquirido resulta deficiente o caro, surge una pregunta: Quien es el responsable: el usuario o el comprador? Esta situación origina que el comprador sea lento en su decisión o demasiado temeroso, pues trata de buscar un proveedor que ofrezca mejor calidad o mejor precio. Pierde, por ello, mucho tiempo en llamadas telefónicas y cartas a proveedores, así como en aguardar las contestaciones. De esa manera, se convierte en un comprador costoso e inseguro. EI exceso de límites de autoridad, crea lentitud excesiva en el 26

27 manejo de las compras; sin embargo, si ellos no existen, el problema puede ser mayor y ocasionar perdidas y dificultades en la producción. Canales inadecuados y variedad de los pedidos: Diariamente un comprador puede procesar muchos pedidos, tratar con diversas personas y solicitar diferentes cantidades de un bien o material, que a veces desconoce. Los detalles administrativos son en ocasiones tediosos y largos, ya que las autorizaciones o visaciones impiden su fluidez. Generalmente los pedidos de los usuarios Ilegan por canales inadecuados o simplemente, estos no existen. Es común que tengan el sello de "urgente" y que la mayor parte esté con especificaciones incompletas y cantidades diferentes a las unidades de venta del proveedor. Todo ello impide que el comprador se dedique a la parte técnica de su función y emplee mucho tiempo consultando al usuario si la muestra enviada es conforme o si aceptarla una variación en la cantidad o el tiempo de entrega de la mercadería. Ambigüedad de las funciones: Es común pensar que "La mitad de los ingresos del comprador la constituye la comisión". EI elemento de compras debe ser asequible para sus proveedores pero no en exceso; de la misma forma, debe cautelar los Intereses de su empresa, pero impedir que esto lo ciegue a toda propuesta diferente que le haga el proveedor. 27

28 A menudo, el comprador es el árbitro entre los técnicos del proveedor y de la Empresa y, como en todo caso de arbitraje, el perdedor en la pugna resulta ser el, por lo que debe emplear mucho tacto para limpiar asperezas. (8) Las funciones del área de compras son múltiples y complejas, razón por la cual se generan muchos problemas, producidos por las limitaciones y ambigüedad de sus funciones y la variedad de pedidos y canales inadecuados. Sera pues importante que se elija a una persona idónea, capaz de atender y resolver adecuadamente estos problemas COMO ESTABLECER POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Considerando los problemas descritos en el punto precedente, debemos afirmar que su solución dependerá, exclusivamente, de la claridad con que sea establecida la política de abastecimiento por parte de la Alta Dirección. Esta política consiste en la definición de los límites a los que se puede llegar para el cumplimiento de los objetivos de la Empresa. La principal necesidad de la existencia de políticas, proviene del individuo que labora en la empresa, el cual ante una toma de decisiones, se preguntará qué debe hacer. Si tiene la certeza de que a través de su decisión se ha de favorecer, reforzar o mantener los objetivos fijados, entonces estamos en presencia de una entidad con reglas claras Y." aun, que ha hecho de estas reglas una forma 28

29 de vida para sus trabajadores. Si no esas (pueden afirmarse que los objetivos no han sido claros o simplemente no existen.) Peters y Waterman, en su ensayo "In Search of excellence, señala que "La predominancia y Coherencia de la cultura se han revelado como cualidad esencial de las compañías excelentes. Además, cuanto más sólido es esta cultura y mas se dirija al mercado, menos necesarios son los manuales de política, los organigramas o los procedimientos y reglas detallados. En estas compañías, todos los empleados saben lo que deben hacer en la mayoría de las situaciones, porque disponen de valores y guías muy claros...". Ante todo, confianza. EI gerente de Logística y el jefe de Compras deben tener la seguridad de que sus decisiones no serán cuestionadas permanentemente; esto es, que tendrán responsabilidad y autoridad suficientes para cumplir con el plan de adquisiciones coordinando con la Alta Dirección. De esa manera podrán delegar funciones en sus agentes de compras, y ellos desempeñarán las labores confiando en sus propias capacidades. Se debe impulsar la iniciativa propia, ya que las acciones que permiten ahorro e innovación solo son posibles cuando el individuo tiene libertad para ensayar. Debe fomentarse la simplificación, tratar de que los detalles administrativos ocupe el menor tiempo posible y que los métodos de control sean sencillos y eficaces.(9) Se debe enriquecer la relación comercial, pues si el comprador recibe confianza de sus superiores y ejercita su iniciativa, se le 29

30 deben brindar los recursos para que, sin menoscabo de los fines empresariales, induzca a pensar al proveedor que el también es parte de la empresa. Por tanto, deberá mejorar la calidad de sus servicios, ajustar sus precios y respetar los tiempos de entrega PROCEDIMIENTO DE COMPRAS VEAMOS EN DETALLE CADA UNO DE ESTOS PASOS: 1. Requerimiento de compra.- Toda adquisición debe iniciarse con un documento mediante el cual el usuario comunica a Compras o abastecimiento su necesidad; después de haberla definido, puede tener dos orígenes: EI almacén o control de inventarios cuando se trata de artículos de stock. Cualquier dependencia para los artículos que se solicitan por primera vez, o para las necesidades de un programa o proyecto especifico. En cualquiera de los dos casos, en el documento se señalara la descripción del artículo (características y especificaciones), cantidad solicitada y fecha en que debe ingresar al almacén. También pueden incluirse otros datos complementarios como el consumo promedio, existencias actuales y datos del proveedor. 2. Cantidad y oportunidad.- En este caso, la situación varía según su procedencia: 30

31 Originado en cualquier dependencia: el requerimiento es enviado a la sección de Planeamiento, donde se comprueba si el artículo existe en almacén, y se determina en qué cantidad y cuál es su consumo. Si el artículo es solicitado por primera vez, debe contar con el visto bueno de la jefatura de Compras. Con los datos obtenidos, se comprueba si la cantidad pedida es correcta, y el tiempo de entrega, adecuado. Originado en control de inventarios: Las solicitudes de este tipo están orientadas a mantener los stocks necesarios para la producción, en función de una orden de la jefatura (por ejemplo, existencias para tres meses de consumo). En forma similar al caso anterior, se establecen los consumos y las cantidades en stock y se verifica la cantidad solicitada y la oportunidad. 3. Estudiar las especificaciones y características del producto.- EI artículo solicitado debe tener especificaciones completas, proporcionadas por el departamento usuario. Puede darse el caso de que en el mercado existan diversas alternativas para una necesidad. Puede ser que dentro del mercado local no se encuentre determinado producto. En estas circunstancias, se solicitan muestras al extranjero, o se acepta uno nacional, de características similares. Deberá chequearse, así mismo, que lo solicitado se halle dentro del plan de adquisiciones o dentro de la asignación presupuestaria del departamento usuario. 4. Obtener cotizaciones y seleccionar al proveedor.- La cotización debe ser un documento que permita establecer información clara. 31

32 Los datos que deben solicitarse al proveedor son: unidad mínima de venta, descripción del artículo, punto de entrega, precios, condiciones de pago, plazo de entrega, condiciones adicionales que necesitase el producto (embalaje, seguridad, fletes, etc.). Luego, la solicitud de cotización se envía a cuantos proveedores se crea necesario. Es responsabilidad del Jefe de Compras señalar el número mínimo de cotizaciones necesarias para hacer una compra. Sobre este numero de cotizaciones, y atendiendo factores como cumplimiento en la atención de los pedidos, servicios adicionales que presta, comportamiento de la calidad de los artículos que se proporciona, se seleccionara al proveedor. 5. Confeccionar y emitir la orden de compra.- Seleccionado el proveedor, se procede a confeccionar la orden de compra. Este documento tiene "validéz legal" y actúa como un contrato que compromete al proveedor a entregar los bienes o servicios especificados en el documento, en las fechas determinadas y en las cantidades indicadas; y al comprador; a nombre de la empresa, a pagar el precio estipulado. Debido a la condición legal de este documento, fijar los datos es una tarea que debe hacerse con cuidado. La información básica es la siguiente: razones sociales, fecha de expedición, numero de orden, cantidad, unidad de despacho, descripción del artículo, instrucciones sobre la entrega, condiciones de pago, precios, clausulas adicionales y firmas autorizadas. La orden de compra 32

33 debe tener la suficiente cantidad de copias para los departamentos involucrados en su gestión (Almacén, Contabilidad, Archivos, Finanzas). EI original, evidentemente, es para el proveedor. 6. Seguimiento de la orden de compra.- Esta operación consiste en no perder contacto con el proveedor, y asegurar que el tiempo de entrega sea el indicado, comprobando continuamente cómo van los progresos en la entrega. Los sistemas utilizados para el seguimiento de una compra, pueden ser muy diversos, pero dependerán fundamentalmente de la capacidad negociadora del comprador. 7. Recepción de la mercadería.- Cuando el proveedor entrega el producto solicitado, se recibe en Almacén, el cual informa de la liegada de la mercadería y establece un primer control, correspondiente a la cantidad, a la calidad y verifica que el artículo adquirido presente las características y especificaciones de la orden de compra. Si ambas condiciones se cumplen, el producto ingresa a Almacén; en caso contrario, se devuelve al proveedor o se le solicita la cantidad faltante, labor que absorbe también el comprador. Esto origina un nuevo ciclo de seguimiento y recepción. 8. Conformidad con el producto.- Cuando se han verificado las expectativas de cantidad y calidad, el proveedor solo espera la cancelación de su factura. Si los precios acordados figuran en ella, el comprador visara la factura y Contabilidad la registrará y remitirá luego a Tesorería para el pago correspondiente. En este momento el procedimiento de compra ha terminado y toda la documentación concerniente a él se archivara. 33

34 3.1.6 MÉTODOS DE COMPRAS Los métodos de compra dependerán de las situaciones que se presenten en el tiempo de efectuar la adquisición, es decir, de las cantidades y tiempo de entrega. Se pueden definir cuatro tipos de compra, según el método que se utilice: a) Ajustadas a las necesidades.- En general, son las compras realizadas para producir a pedido específico de un cliente. Cubre situaciones urgentes y generalmente no se mantiene stock de productos definido. Se necesita de proveedores confiables y honestos para que no especulen sobre la urgencia de la compra. b) De pedido continuo.- Son las compras que define la sección de Planeamiento. Basándose en los consumos promedios y en las existencias en almacén, son solicitadas de acuerdo al Plan de Producción. c) Según situación del mercado.- Por medio de este método se realizan compras tratando de aprovechar las fluctuaciones de los precios en el mercado. Se caracterizan por estudiar constantemente las tendencias del mercado y de acuerdo a esta tendencia, se establece la cantidad por adquirir (si la demanda as alta, se adquieren cantidades para necesidad inmediata, si la oferta es alta, se compran mayores cantidades). d) Especulativas.- Este método de compra es asumido por la Alta Dirección e implica un mayor riesgo que el normal, pues generalmente se adquieren grandes cantidades con la idea de ganar dinero revendiendo los excedentes en el mercado, o asegurar 34

35 un alto stock. No se toma en cuenta el Plan de Producción, pues Su objetivo es la utilidad. Inmovilizan gran cantidad de efectivo y requieren mucho espacio de almacenaje FORMAS DE COMPRAS Las formas de comprar también son parte de la Política de Compras, que puede dividir: a) Compras por contrato.- Se estipula un contrato con el proveedor, según el cual, por un precio determinado, se entregaran los artículos solicitados de acuerdo a un cronograma. Con esta forma, escalonando entregas, se aprovechan mejores precios. no se inflan los stocks y se asegura el abastecimiento continuo. b) Compras en partidas agrupadas.- En este caso, se trata de artículos de menor consumo. Estos artículos tienen un costo de tramitación mayor que el precio del bien mismo y se adquieren en una sola operación. Con esta forma se logran economías importantes, se despierta el interés del proveedor (quien puede hasta mejorar sus precios) y los costos de tramitación disminuyen. c) Compras con arreglo al plan de producción.- En realidad, adquirir artículos bajo esta forma significa lo mismo que utilizar el método de compras de pedido continuo. Permite un mayor acercamiento a los proveedores, como también mantener controlado el nivel de existencias y reducir los costos de adquisición. 35

36 3.1.8 NORMAS DE COMPRAS Las normas técnicas para la compra ya han sido determinadas desde el inicio del presente libro y están basadas en la calidad, la cantidad, el precio y la entrega oportuna de los artículos. Estas normas indican lo siguiente: a) La calidad debe ser definida a través de especificaciones claras para el proveedor y proporcionadas por el usuario, sobre las características físicas y químicas del producto. No debe depender del precio, porque, los mejores productos no son siempre los más caros. Se requiere además que sea la más conveniente. b) La cantidad se basa en el nivel adecuado de existencias. Lo solicitado debe controlarse en razón del consumo usual. La cantidad no debe ser influida por el precio, ni por exigencias del proveedor, quien usualmente vende "unidades mínimas de despacho" o establece descuentos por mayor cantidad adquirida. c) EI tiempo más indicado para comprar depende de un adecuado control de stocks. Deben tenerse en cuenta factores tales como las características y especificaciones del producto, la distancia desde las plantas del proveedor hasta los almacenes, el tipo de transporte y la cantidad solicitada. d) EI precio más conveniente debe buscarse en razón de los tres factores ya tratados. EI mejor precio no es el más barato, sino el que nos asegura calidad, cantidad y oportunidad de entrega. EI precio de venta de un producto no es solamente su valor, sino también los 36

37 servicios que puede prestar su proveedor y todos los otros factores que están incluidos: fletes, embalajes, costos de aduanaje, etc COMO SELECCIONAR PROVEEDORES Existe una frase que se conoce como regla de Hierro de la Auditoría: Si hago las cosas bien, nunca lo notaras; si las hago mal, siempre me lo recordaras. Cuando hay un reclamo del cliente, lo más probable es que el origen del problema se encuentre en los insumos que lo constituyen, y se señale como culpable a algún representante de compras. Este, si no está seguro de haber seguido exactamente las indicaciones del usuario, culpara a su proveedor de haberle vendido productos de deficiente calidad. Los reclamos en muchas empresas, originan un continuo lamento por las perdidas, y una encarnizada persecución de los posibles culpables. Ambos procederes son errados, y deben evitarse con la aplicación de criterios razonables. Para definir estos criterios, el comprador debe ser un RELACIONADOR PÚBLICO MUY HÁBIL Y MANTENER UNA INTEGRIDAD MORAL A TODA PRUEBA. Una manera de lograrlo, es la siguiente: a) Una venta no termina con la facturación.- Un proveedor muy apurado por cobrar, no es muy confiable. Para realizar una compra a completa satisfacción es importante cumplir las normas; sin embargo, no suele ocurrir así, y alguna dificultad podría entrabar la 37

38 relación comercial en alguno de sus objetivos: calidad, cantidad o tiempo. b) Mantener las buenas relaciones.- La solución armónica de una diferencia puede acercarnos a un proveedor y así podemos equilibrar nuestra posición frente a un reclamo. c) Defender los intereses de la empresa antes que los propios.esta frase podría sonar un poco a clisé, pero es totalmente cierta. Mantener este principio nos evita problemas de conciencia. No existe realmente un código universal de ética, Y la gente acostumbra a reemplazarlo con reglas específicas. Cuando estas reglas no existen, hacemos lo que nos parece mejor. Una compra es un desembolso de dinero y si se cumplen los objetivos de calidad, cantidad, entrega oportuna y precio adecuado, nada nos impide recibir un "obsequio" del proveedor. Este caso no figura en el Manual de Compras. 3.2 COMO PLANIFICAR LAS COMPRAS. Objetivos: A. Determinar la importancia de los productos por comprar, asignándoles un orden preciso de adquisición. B. Definir lo que es tiempo de pedido, tiempo de entrega, stock de seguridad, stock de reposición y stock máximo. C. Esbozar la programación de compras de una empresa cualquiera, partiendo de los datos de consumo y los tiempos de entrega de los proveedores. 38

39 D. Interpretar el significado de lote económico de compra y utilizarlo en el planeamiento de la gestión de compras. E. Identificar los problemas que afectan la programación de compas y establecer sus posibles soluciones. F. Diseñar la documentación necesaria y su circuito de distribución para el eficaz funcionamiento del área de compras COMO ESTABLECER LAS NECESIDADES DE LAS DIVERSAS SECCIONES DE LA EMPRESA En cualquier organización el planeamiento, debe considerarse como algo vivo y unido a la realidad del momento. Es una herramienta necesaria y debe usarse como tal. No se le puede dar carácter inflexible ni infalible. Un adecuado planeamiento en el área de compras debe responder a las siguientes preguntas: a) Cuál es el tiempo máximo que deberá transcurrir entre la recepción de un pedido y su ejecución? b) Cuál debe ser la fluctuación de existencias para compensar los altibajos en la demanda de ventas? c) En cuánto deben extenderse las compras por encima de las necesidades normales, para prevenir los aumentos de precio a la escasez? d) Cuáles son los costos que debemos considerar para la evaluación económica de un pedido? 39

40 e) Sobre qué bases debemos fijar el nivel de consumo? f) Cuál será el periodo más conveniente para ordenar un pedido? g) Qué productos necesitan un mejor estudio para la definición de todas las interrogantes planteadas? Empecemos por absolver la última pregunta, una empresa de producción o comercialización maneja, entre productos terminados (lo que produce o comercializa) y productos intermedios (materias primas y materiales de servicio o apoyo), una gran cantidad de artículos. Si todos y cada unos de ellos mereciera la misma importancia en la determinación de cantidades y tiempo de solicitud, la labor de la sección incluso apoyada por computadoras sería trabajoso y evidentemente insatisfactoria. Cualquiera que sea la solución que adoptemos, debemos aplicarlo en los sectores que nos permitan mayores ventajas. Por ejemplo en una empresa que fabrica confecciones, es evidente que por ser una empresa de confecciones serás más importantes las compras de telas, hilos, cierres, botones, reforzados, pretines y combustible. Luego seguirán las correspondientes al mantenimiento de las diversas maquinarias (cortadoras, estampadoras, máquina de coser, pretinadoras, etc.) para al final considerar las compras menudas de materiales de escritorio, uniformes, artículos de limpieza y seguridad, repuestos; etc. Si colocásemos en orden todos estos elementos, encontraríamos que unos pocos constituyen el porcentaje mayor del total gastado en compras; otro grupo, aunque más amplio que el anterior, insume un gasto bastante menor; y el grupo más abundante de articulo representa apenas un pequeño porcentaje de la suma total invertida en compras. 40

41 Este tipo de análisis se grafica en un esquema que es denominado gráfico de pareto o curva ABC. La empresa emplea 800 artículos con un promedio de compras de s/ ; es decir 80 items cuesta s/ mientras que 552 itms cuesta solo s/ Articulo A (80 itms) equivale a s/ Articulo B (168 itms) equivale a s/ Artículo C (552 itms) equivale a s/ s/ Articulo A (10%) equivale a 78% del costo Articulo B (21%) equivale a 16% del costo Artículo C (69 %) equivale a 6% del costo GRÁFICO 07 ANÁLISIS ABC 41

42 Qué nos demuestra el análisis ABC? Este tipo de análisis nos permite determinar la importancia de los productos y definir, en base a ello, las necesidades de las diversas secciones de la empresa. Así, será más necesaria para la empresa la adquisición de un producto A, y menos importante adquirir un artículo C, permite definir, incluso la forma de la compra: será necesario realizar un estudio para determinar la cantidad de compra de un artículo A, mientras que la situación del mercado determinará la de los artículos B y C. Cómo realizar un análisis ABC? Para cada artículo se deben conocer las cantidades que intervienen en el producto determinado, o que se compran en el periodo que se quiere analizar (un año, un mes, una temporada). Este número se multiplica por el costo unitario y luego de colocar el producto en forma descendiente, según el valor obtenido. Finalmente, se suman todos los valores y a cada producto se le asigna el valor correspondiente como porcentaje del valor total. Los porcentajes se van agrupando, generalmente de % en % del porcentaje total de productos. Tengamos en cuenta que deben ser considerados como productos del tipo A los llamados estratégicos, productos del tipo B por su valor no son importantes, pero sin cuya presencia sería imposible la producción y productos del tipo C, que sin su presencia continúa la producción. Toda empresa requiere con un conjunto de productos necesarios para su funcionamiento, que deberán ser especificados por el área de compras. Una manera de determinar la importancia y cantidad de cada uno es distribuyéndolos en tres grupos diferenciados por su valorización y relación con el proceso productivo. Esto es lo que se conoce como análisis ABC. 42

43 3.2.2 COMO DEFINIR LOS TIEMPOS DE PEDIDO Y DE ENTREGA Dentro del total de existencias que posee la empresa, hay algunas que, por su función dentro del proceso productivo, pueden asociarse en grupos determinados. Este hecho será desarrollado con mayor detalle cuando examinemos la catalogación el inventario en el tema correspondiente. Basta decir que podemos agrupar el total de artículos de la forma siguiente: a) Insumos y materia prima.- Insumos es el artículo transformado durante la producción de un producto o que interviene en la transformación. En este caso, son los sujetos de nuestro tema y su importancia puede ser determinada por el análisis ABC; insumos más importantes, menos importantes o medianamente importantes. Adicionalmente se definirán los estratégicos o los escasos, los cuales se incluirán en la categoría A. b) Materiales y repuestos: A estos artículos también se les clasifica según el análisis ABC, pero aquí existe una mayor cantidad de estrategias, es decir, piezas cuya inclusión es vital para el proceso de producción. c) Productos Terminados: Este rubro tiene mayor importancia para almacenes y contabilidad que para el área de compras (que fundamentalmente supervisa lo relacionado con los otros dos grandes grupos). 43

44 Los ritmos de consumo se establecen sobre los insumos, los materiales y los repuestos. Este ritmo o velocidad de consumo puede definirse como la cantidad de artículos de la misma especie que el proceso productivo o comercial exige en una determinada unidad de tiempo. Salta a la vista que la velocidad de consumo es afectada por las variaciones de la demanda, en un fenómeno denominado estacionalidad (se consumen más helados en verano). Estas variaciones en el consumo en la determinación del tiempo de pedido y de la cantidad para solicitar. El tiempo de pedido es el momento en que se debe realizar una adquisición. Iniciado todo el proceso que describiéramos en el tema anterior, es decir, a partir de la emisión de requerimientos, el tiempo de pedido o de reposición, como comúnmente se le llama, estará determinado además por las existencias con que se cuenta en ese momento. Este stock es el stock de reposición, definido como política coyuntural por la jefatura del área. Ahora sabemos que existe un intervalo desde que el proveedor recibe nuestra orden de compra, hasta que recibimos y evaluamos lo solicitado. Este periodo se denomina tiempo de entrega y existen múltiples factores que pueden determinar su extensión. La cantidad de material solicitada: si es grande, demandará mayor tiempo de fabricación, si es pequeña, el tiempo será muy corto. La localización del proveedor: si el producto por solicitar es importado, o si ya sea porque existen muchos proveedores o porque 44

45 su procesamiento es sencillo; por lo tanto, el tiempo de entrega es relativamente corto. Por el contrario, si son productos complejos (por ejemplo, una resistencia eléctrica en forma de espiral helicoidal de 4.6 vatios y 2.25 m de largo) o existe un solo proveedor que dispone de un stock limitado, el tiempo de entrega resulta mucho mayor.(10) La labor, dentro de la planificación de compras, consiste en determinar los tiempos de entrega para los artículos de tipo A. Con estos datos y los correspondientes a las velocidades de consumo, podemos construir un gráfico para realizar el planeamiento de compras. Gráfico Nº 08 STOCK Y PUNTO DE REPOSICIÓN En el gráfico vemos que al cabo de 35 días de solicitado el artículo de nuestro ejemplo, deberá estar hábil para ingresar a la producción. La cantidad ya 45

46 pedida no debe ser inferior a 16,800 kg., pues de no ser así, en el mismo momento que el pedido se recibe deberá colocarse uno nuevo La cantidad necesaria, determinada matemáticamente, es tema del siguiente punto. Antes de pasar a él, deberemos considerar el nivel máximo de stock al que podemos llegar. Esto se determina en función del área disponible de almacenaje, el valor máximo de pago por una sola compra y/o por disposiciones propias de gerencia. Si en el ejemplo asumiéramos que por motivos de espacio no deben hacerse compras mayores a 35 toneladas; entonces la cantidad por comprar podrá oscilar entre 16,800 y 35,000 kg. En el gráfico hemos considerado un valor de 24,000 kg., con lo cual se define, si el consumo se mantiene, que el próximo punto de pedidos es 15 días después de recibir el primer pedido. En función de estas precisiones, se trata de establecer la cantidad que deberá comprarse. La definición de los tiempos de pedido y de entrega responde a procedimientos claros y precisos que nos permiten determinar con exactitud cuáles son los requerimientos necesarios. De esta manera prevenimos la falta de stock aseguramos el almacenaje adecuado de los artículos. 3.3 ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS. Podemos notar tres secciones claramente definidas e interrelacionadas: operaciones, planificación, documentación y archivo. A continuación vamos a especificar cuáles son las funciones y responsabilidades de cada una de ellas. 46

47 3.3.1 SECCIÓN DE OPERACIONES: Establecer la relación comercial.- EI comprador inicia con la solicitud de compra, un proceso que incluye la búsqueda de los proveedores que puedan atender el pedido y la solicitud de cotización, en cuanto se refiere a cantidad, calidad, precio y tiempo. Posteriormente elegirá la mejor cotización y hará el pedido correspondiente, fijando la forma de pago o contrato, si ello fuera necesario. Programar la liegada de los pedidos.- De acuerdo con el proveedor, se deben definir las fechas más apropiadas para evitar el desabastecimiento y disponer oportunamente de los bienes o servicios requeridos. Hacer el seguimiento de compras.-vigilar la puntualidad en las entregas, mediante la comunicación constante con el proveedor. Un buen consejo es mantener correspondencia constante con el, que refleja un mayor interés por parte del comprador. Visitar las instalaciones del proveedor es también un buen método del seguimiento de nuestras compras. Investigar nuevos productos y nuevos proveedores.- Esta actividad acerca más la función de comprador a la de vendedor. Estar atento a los cambios del mercado, a las fluctuaciones de la demanda ya las mejoras tecnológicas, permite al comprador sugerir cambios en la fabricación de determinado producto, hacer ahorro por cambio de proveedor sin mella de calidad, 0 definir lotes de compra más económicos. 47

48 Controlar la recepci6n de los pedidos.- EI comprador tiene responsabilidad sobre cualquier reclamo que el departamento de Control de Calidad efectué, y se ocupara en cualquier devolución) de su posterior reposición. Si la calidad es conforme, la cantidad debe ser la solicitada y de acuerdo a ello, visará el pago de facturas (esta visación no efectiviza el pago, que es responsabilidad de Tesorería) SECCIÓN PLANEAMIENTO DE COMPRAS: Esta sección no se encuentra a menudo en el área de Compras porque se halla ubicada en el departamento de Control de Existencias. Sin embargo, es necesario que exista, pues su presencia es gravitante. Tiene por funciones: Comprobar que los pedidos correspondan a las necesidades.- Es una constante que Producción siempre haga sus requerimientos dándose un margen. Sin embargo será labor de planeamiento de compras rejuntar las cantidades solicitadas, para luego proceder su adquisición. Determinar las cantidades y tiempo de entrega de los productos solicitados.- Es necesario establecer las cantidades que se requieran para la producción y la oportunidad en que la mercadería debe llegar a los almacenes para garantizar la continuidad del proceso productivo. Establecer un plan de adquisiciones.- Dividir cuanto se va a comprar y cuando debe hacerse está consignado en el plan anual de adquisiciones y en cuya elaboración participan planificación, control de producción, finanzas y control de existencias. 48

49 3.3.3 SECCIÓN ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN: Las actividades de archivo y documentación son generalmente asumidas por el responsable de planeamiento de compras, lo que es razonable; y en algunos casos, la función de información es manejada por el mismo comprador. Cualquiera sea la forma escogida, esta sección deberá hacer lo siguiente: Confeccionar la documentación a adecuada. Llevar los registros de control. Archivar la documentación concerniente a compras. Todos estos incisos deberán estar debidamente coordinados a través de una jefatura de compras. (11) 49

50 CAPÍTULO IV 4.1 SERVICIO AL CLIENTE El mundo está cambiando y la relación cliente proveedor está experimentando notables cambios, tales cambios lo podemos percibir en lo siguiente: Los productos alcanzan ser su valor cuando se encuentran en manos del cliente en el momento y lugar requerido. El precio es sólo uno de los componentes del precio total de compra y los mejores precios a menudo se convierten en los peores costos. El proceso de cambio comienza con el proveedor y termina en el consumidor final. La calidad y fiabilidad del producto final son el resultado de la contribución de toda cadena de proveedores y clientes del negocio. El desarrollo de una nueva relación entre los clientes y proveedores es una respuesta a los nuevos exigentes del mercado basados en los planteamientos de la calidad total y del justo a tiempo. La gran importancia del servicio al cliente proviene del hecho de que, junto con la calidad y el precio, configura la visión que los consumidores tienen en los productos. El servicio al cliente se constituye en uno de los factores más potentes que se puedan utilizar con la finalidad de obtener ventajas competitivas, dependiendo la eficiencia del diseño y la gestión del sistema logístico. El servicio al cliente se ha denominado recientemente como un proceso de satisfacción total y puede describirse como: El proceso integral de cumplir con el pedido de un cliente. Este proceso incluye la recepción del pedido (ya sea, 50

51 manual o electrónico), administración del pago, recolección, empacado de los productos, envío del paquete, entrega del mismo, y proporcionar el servicio al cliente para el usuario final así como el manejo de posible devolución de los productos. (12) ELEMENTOS DEL SERVICIO AL CLIENTE El servicio al cliente es considerado como un ingrediente esencial dentro de la estrategia del marketing. El marketing con frecuencia se ha descrito en términos de una mezcla de actividades de los cuatro P s: Producto, precio, promoción y plaza; donde la plaza representa mejor a la distribución física. Los elementos del servicio al cliente de acuerdo con el momento en que ocurre la transacción entre el proveedor y el cliente se agrupan en las categorías de pre transacción, transacción, post transacción. Los elementos de pre transacción; establecen un ambiente adecuado para un buen servicio al cliente. Elementos de transacción; son aquellos que dan por resultado directo la entrega del producto al cliente. El establecimiento de los niveles de inventario, las formas de transformación y la implantación de procedimientos para el procesamiento de pedidos son ejemplos de ello. Los elementos post transacción; representa al conjunto de servicios necesarios para mantener el producto en el campo; proteger a los clientes de productos defectuosos; preparar devolución de empaques (botellas retornables, cámaras reutilizables, tarimas, etc.) y manejar la reclamaciones, quejas y devoluciones. 51

52 Estos servicios se presentan después de la venta del producto, pero deben planearse en las etapas de pre transacción y de transacción. (13) 4.2 CICLO DE PEDIDO Y CICLO DE MATERIALES. Ciclo de pedido es el tiempo que transcurre desde que el pedido se emite por parte del cliente hasta que éste recibe los materiales solicitados, tiempo que se reparte entre las actividades de transacción, proceso, preparación del pedido, disponibilidad de existencias, producción de entrega. Los componentes del ciclo del pedido son: Transacción del pedido: Depende directamente del sistema de comunicación del cliente con su proveedor. La diferencia de tiempo dependiendo del método utilizado puede ser importante. Pensemos en comunicaciones via telefónica, fax o correo electrónica, etc. Es importante considerar el tiempo que tarda el cliente en preparar su pedido como ganar tiempo es añadirle valor, es conveniente mejorar las comunicaciones entre cliente y proveedor para facilitar la preparación de los pedidos y la posterior comunicación Proceso del pedido: Incluye las tareas administrativas como preparación de facturas, comprobaciones de créditos, gestión de inventario, información de los distintos departamentos de la empresa como producción, marketing, ventas, finanzas, etc. Además se incluyen las tareas de preparación de pedidos. Estas incluyen obtención de las existencias y productos del 52

53 pedido, embalaje y convalidación de los pedidos con otros en caso necesario Detección de necesidad: Si al recibir el pedido no puede ser servido por falta de existencias en los almacenes, hay que dar el orden de producción al departamento correspondiente, o, habiendo recibido la orden de producción de un producto determinado, no se puede producir por falta de algún componente de ese producto, e este caso ha que producir un pedido hacia el proveedor para cubrir la necesidad de productos. El tratamiento posterior del pedido hacia el proveedor se puede considerar como un principio decidlo de pedido nuevo Servir el pedido: Este proceso comprende la entrega y el transporte del pedido al cliente. El ciclo de pedido lleva asociado un flujo de materiales que forman parte del pedido o subproductos para poderlo consolidar. Este flujo de materiales será más o menos importante dependiendo del volumen del pedido o movimiento de subproductos por necesidades de producción. Si el pedido del cliente corresponde a productos que se encuentran en los almacenes de los distribuidores, el flujo de materiales será más pequeño que si corresponde a productos que hay que producir, llegando el movimiento de los materiales hasta los primeros proveedores. (14) 53

54 4.3 LA GESTIÓN LOGÍSTICA DE LOS MATERIALES Y LOS ALMACENES. El almacenamiento de los productos y su manipulación constituyen un importante porcentaje de la inversión destinada al funcionamiento del sistema logístico. El almacenamiento es una actividad necesaria para evitar cualquier fluctuación, en alguna fase del proceso, altere la regularidad del ritmo de producción, además de neutralizar los desequilibrios que se puedan producir entre abastecimiento, producción o entre producción y consumo, lo cual también es importante, cuando las zonas de demanda están alejados de los de producción. Antes de crear o ampliar un almacén deberá determinarse el rol o valor añadido de éste almacén en el conjunto de la cadena logística. También tendrá que determinar si la función del almacén ha de ser la del almacenamiento propiamente dicho o de simple transito, sin stock, y verificar si es imprescindible invertir directamente en la construcción y gestión del almacén o si se pueden utilizar almacenes externos alquilados ESTRATEGIAS EN LA ORGANIZACIÓN DE LOS MATERIALES La cadena tradicionalmente del flujo de materiales y productos es una estructura en la que, a través de la red de proveedores y de sus transportistas, confluyen las entregas en el punto de recepción de éstos artículos para proceder a su almacenamiento con un tipo y una disposición de embalajes adecuados y después de haberse realizado los procesos necesarios. Seguidamente tiene lugar el proceso de fabricación, ya sea partiendo de las materias primas requeridas o reuniendo y procesando los productos 54

55 semielaborados; a partir de esta etapa, se inicia la distribución hacia la demanda utilizando de nuevo nuevos servicios de transporte MANIPULACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS Los productos, especialmente en las operaciones de cargo, descargo, posicionamiento y en su desplazamiento son manipulados complementados o integrados. Debido a su instalación fija, permanente, la manipulación supera una restricción significativa en la distribución en planta como es el caso de los equipos neumáticos, vacío, fuente guía, etc. Hay manipulación mucho mas elástico, solo necesitan los espacios estrictos de circulación, por lo cual hace conseguir un gran desarrollo; entre estos de incluyen las carretillas elevadoras, las cuales, al adaptarse al transporte de palets, contenedores favorecen las operaciones de manipulación. La manipulación de las mercancías dentro del almacén constituye una actividad típica de trabajo intenso y que los factores más importantes que le afectan son la propia distribución de los materiales, el grado de utilización del equipo y el nivel de automatización de las tareas por lo cual al diseñador el sistema de manipulación es necesario cambiar óptimamente estos factores, sin dejar de considerar acciones que reducen los costos, tales como reducir las distancias de los desplazamientos, aumentar las disminuciones de las mercancías tratadas, establecer metas circulares de almacenamiento o recogida y mejorar la utilización del espacio.(15) 55

56 CAPÍTULO V 5.1 EL ÁREA DE ALMACENES, OBJETIVOS Y FUNCIONES. Comprende el proceso del almacenamiento. A. Describe las etapas del proceso de almacenamiento. B. Se conoce los problemas que afectan al área de almacenes y cómo solucionarlos. C. Determina cómo se ligan las funciones del control de stocks. Dentro de los órganos o elementos que conforman el sistema de gestión empresarial, el área de almacenes es considerada, muchas veces, sólo como el depósito donde se guardan las existencias, y que debe, por lo tanto, ser administrado por personal de confianza. Esta visión es incompleta pues almacén es el ente que asegura que la producción y comercialización se realice sin tropiezos. Por esta razón, debe ser administrado por personal capacitado, que puede fijar eficientemente los niveles de existencia. Aparejada a la necesidad de organizar el área, está la de conocer los problemas que traban bien su funcionamiento. Están concentradas fundamentalmente en el manejo de materiales y el control de las existencias, y causas de los deterioros de los productos almacenados; quiebras de stocks, que originan pérdidas por falta de atención; o sobre stocks, con grandes cantidades de capital detenido. 56

57 5.1.1 COMO FUNCIONA EL ALMACENAMIENTO EN UN CICLO DE PRODUCCIÓN Gráfico Nº 09 Materia prima PRODUCCIÓN PROVEEDOR ALMACÉN MATERIA PRIMA Producto Terminado DESPACHO INSUMOS CLIENTE ALMACÉN PRODUCTOS TERMINADOS DESPACHO La necesidad de existencia de almacenes y de una administración adecuada, se debe fundamentalmente a que los tiempos de reposición no son inmediatos, ni las ventas se realizan apenas el producto ha salido de la línea de producción. Puesto en estos términos, el almacén deberá realizar las operaciones que permitan satisfacer, con la cantidad y oportunidad solicitadas, las necesidades del cliente y las líneas de producción QUÉ TAREAS REALIZA EL ÁREA DE ALMACÉN EN UNA EMPRESA? Primero, recibir materiales, para lo que deberá existir un subsistema que se encargue, en coordinación con el área de compras, de verificar las cantidades solicitadas y la cantidad del material requerido. Luego de ello, definirá las mejores condiciones de espacio y seguridad para garantizar las cualidades del material almacenado. 57

58 5.1.3 CÓMO ESTÁ RELACIONADA EL ÁREA DE ALMACÉN CON LOS OTROS ORGANISMOS DEL SISTEMA LOGÍSTICO DE LA EMPRESA? El eje de las decisiones contables parte del valor de existencias que se tiene almacenado. Para el manejo financiero es muy importante el conocimiento del nivel de stocks existente y de esta manera se ligan los almacenes a la gestión financiera de la empresa, esta, a su vez los proveerá del necesario soporte informático a través del área del sistema. El área de almacén está íntimamente ligada a la función de compras: complementa la información para el desarrollo de los pedidos, informando sobre la cantidad y calidad de las existencias recibidas e indica los consumos de compras codifica y cataloga todos los ítems con que cuenta la empresa. El área de almacenes es el soporte para una buena Planificación de Control de la Producción, al coordinar las salidas e ingresos de material. Entregar material prima y recibir manufacturas. Con ventas y mercadeo diseña las posibilidades de nuevos lugares para la atención de los clientes y especifica las necesidades físicas de los depósitos periféricos POR QUÉ DENOMINAMOS CÍCLICO AL PROCESO DE ALMACENAMIENTO? Las actividades que hemos descrito se realizan cada vez que se adquiere un material. Este se recibe, clasifica, codifica, y se ubica y manipula hasta su despacho. Cómo existe una supervisión que controla el movimiento de stocks, una vez que el material mantenido dentro del almacén desciende a 58

59 niveles predeterminados, es vuelto a solicitar. Se iniciará así un proceso de recepción, ubicación y manipuleo; en suma, un nuevo ciclo, tal como se esquematiza en el gráfico.(16) Gráfico Nº 10 CICLO DE ALMACENAMIENTO PROVEEDORES RECEPCIÓN Recibe Ingreso REQUERIMIENTO CONTROL ALMACENAMIENTO Salida PRODUCCIÓN CLIENTS Ubica y Traslada Atiende DESPACHO Para toda empresa es imprescindible la existencia de un área de almacenes y su consiguiente administración, relacionada con la totalidad de organismos del sistema logístico, durante el ciclo de almacenamiento, que va desde el requerimiento y recibimiento del material, hasta su despacho oportuno a las áreas que lo solicitan. 5.2 CÓMO ESTÁ ORGANIZADO LOS ALMACENES? La mejor forma de organizar el área será mediante subsistemas encargados de cada una de las etapas del ciclo, existirán así, las siguientes unidades: 59

60 a) RECEPCIÓN: Se encargará de recibir y verificar los artículos que ingresan por comprar, devolución, servicio, canje o donación. Para realizar esta función, deberá coordinar las actividades de transporte, manipuleo e ingreso en almacenes de los materiales adquiridos. Abarca también la consolidación de un informe de recepción, en el que se indicaran los datos necesarios para comprobar si los materiales recibidos son realmente los solicitados y si llegan en buen estado, además de verificar cantidades, calidad y procedencia. Copias de este informe son enviadas a contabilidad, producción, compras y a los almaceneros, quienes darán su conformidad con lo ingresado. El trabajo de recepción puede ordenanzas de a cuerdo a etapas bien definidas, que son: Descarga: El material es trasladado desde el medio de transporte utilizado hasta la zona de control de recepción. Aquí se deberá disponer de la mano de obra y equipos necesarios para realizar la operación con el máximo cuidado y en el menor tiempo. Desembalaje: Los bienes adquiridos vienen siempre en unidades de venta estipulados: bidones, sacos, cajas, etc., que hacen fácil su acarreo, y generalmente se consolidan en unidades más grandes denominadas embalajes. Inspección y verificación: En esta etapa se debe definir el nivel de inspección por realizar, y si los productos recibidos serán verificados por el control de calidad. Primero se realiza los documentos que acompañan al producto, a fin de ver si la información es completa (nombre de proveedor, 60

61 descripción del artículo, cantidad, numero de orden de compra, fecha, transportista y la firma de los responsables). Luego se verifica la cantidad, pesando, midiendo o contando las unidades del material recibido, para comprarla con la calidad solicitada en la orden de compra. Si hubiesen faltantes o excedentes, estos serán informados a la jefatura de almacenes a través del informe de recepción. Finalmente, se comunicará a los técnicos de calidad o a los usuarios, para que ellos certifiquen si la calidad del material es correcta. Si presentasen deficiencias, el artículo será devuelto al proveedor. Ingreso de almacenes: Luego de realizado el chequeo de la cantidad y documentación e informado Control de Calidad, se ingresan los bienes al área del almacén que les ha sido designada; se firma y sella la guía de remisión y se consigna los datos finales para el informe de recepción (como por ejemplo, el numero de lote que tendrá el producto ingresado). La nota de ingreso es confeccionada al finalizar todo el proceso. b) ALMACENAMIENTO: Las funciones de almacenamiento de inician después que recepción ha ingresado el producto. El almacenero verifica el material y lo traslada hasta su ubicación correspondiente. La ubicación debe elegirse de manera que las entregas pueden realizarse en forma rápida y sin errores; debe ser fácil saber dónde está, cuál es la cantidad en relación a la unidad de entrega y qué dificultades existen en su traslado. Las funciones de almacenamiento también incluyen: 61

62 La definición de las mejores condiciones para el mantenimiento de los bienes (protección contra agentes externos: clima, polvo, medios corrosivos, etc.; y daño por agentes internos). El planeamiento y asesoría en la puesta a punto de nuevas áreas de almacenamiento, estableciendo que cantidades de material debe ser depositadas en cada espacio. La manipulación de acuerdo de los materiales almacenados mediante los equipos de manejo de materiales con que se cuenta, y solicitar la adquisición de los medios que se juzgue necesarios para un mejor trabajo, rápido y menos costoso. Finalmente el almacenero deberá elaborar un programa de seguridad eficaz para la totalidad de las áreas y recursos puestos a su cargo. Ello incluye el cuidado y limpieza de los almacenes, la rotulación de mercaderías peligrosas, el alumbrado adecuado, la dotación de equipos de seguridad para las áreas (extinguidores de incendios, barricadas, etc.) y para el personal empleado (casco, ropa e implementos de seguridad). c) DESPACHO Y DISTRIBUCIÓN: Dentro del ciclo de almacenamiento, la distribución se encarga de hacer llegar al usuario las cantidades requeridas, los materiales necesarios para producir o vender, según el giro de la empresa: fabril o comercial. El despachador efectúa fundamentalmente trabajo documentario, y por esto es usual que sus labores sean absorbidas por el almacenero de productos terminados; el documento más importante para el trabajo del encargado de distribución es la Nota de Salida, en la cual, similarmente a la nota de ingreso, se consignan los datos del usuario, la orden de trabajo o centro de 62

63 costos para el que se solicita material, la ubicación del material, la cantidad, la fecha de salida y la firma del usuario que recibe el despacho. Esta información es enviada también a contabilidad, producción y a los almaceneros, para que den su conformidad con lo despachado. Finalmente, la etapa de distribución está encargada del embalaje de los materiales por despachar, para la cual debe determinar la forma más adecuada (bolsas, cajas, cilindros), con la finalidad de que lleguen al usuario sin deterioro alguno. Se encargará así mismo, de rotular y establecer normas para su manipuleo, en forma clara y precisa, en el exterior de los empaques; y preparar las guías de remisión y permisos especiales si se necesitasen para su transporte. La actuación de esta sección adquiere mayor importancia cuando se tratan de una empresa exportadora, porque los trámites, necesidades d equipo y material de embalaje se tornas dificultoso. d) CONTROL: La función de control de almacenes es la más importante de las responsabilidades al almacenamiento desde el punto de vista financiero. A menudo se la define como ente totalmente al dominio de almacenes, llamado control de almacenes, llamado control de inventarios, encargado además del control de existencias almacenadas, planificación de compras, determinación de los lotes económicos, catalogación y codificación de los ítem, emisión de los cuadros estadísticos relacionados con lo despachado, comprado y almacenado, los movimientos que se realizan por cada artículo y su correspondiente ubicación. 63

64 Cuando nos referimos al control interno que realiza el almacenero, definimos la importancia de la tarjeta kárdex en ella se indican diversos movimiento de cada ítem según las notas de ingreso y salida, adicionando restándolas cantidades que figuren en ellas según corresponda, el saldo que exista en almacén, en el momento de establecer el sistema de control. El control de almacenes, efectuado con precisión, permite determinar los ítem sin movimiento, el ritmo de consumo y los artículos que deben ser dados de baja por obsolencia. Definidas las etapas y funciones del ciclo de almacenamiento, hace falta determinar una jefatura de almacenes que distribuya las actividades. De acuerdo a los lineamientos de política establecidas por la empresa serán funciones de la jefatura: Coordinar con los diferentes niveles de la organización de almacenes para la consecución de los fines, y establecer procedimientos para el cumplimiento eficiente de las tareas asignadas. Adoptar las disposiciones de seguridad necesarias para la protección de las existencias almacenadas y del personal encargado de su manipuleo. Vigilar la conformidad de los movimientos de almacenes, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes y los reglamentos y procedimiento de la empresa. Solicitar a la gerencia los recursos humanos y materiales necesarios para el logro de las actividades que prescriba el área. Establecer un diálogo permanente con los encargados de las diferentes secciones de su jurisdicción para corregir los errores y enfrentar las dificultades que se presenten en el desarrollo de sus funciones. 64

65 Gráfico Nº 11 ORGANIGRAMA DE AREA DE LAMACENES JEFATURA DE ALMACENES SECRETARIA SECCIÓN RECEPCIÓN SECCIÓN ALMACENES SECC. DIST. Y DESPACHO CONTROL DE ALMACENES Dada la complejidad del área de almacenes, existirán subsistemas encargados de cada una de las etapas del ciclo. En tal sentido, serán cuatro las unidades necesarias para el cumplimiento de las distintas funciones: a) Recepción, b) Almacenamiento, c) Despacho y Distribución y d) Control. A cada una de ellas deberá designarle un responsable que cumpla con las políticas señaladas por la empresa PROBLEMAS DE RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN Trataremos de ser más explícitos frente a los problemas y plantearemos la forma de solucionarlos: a) La repartición equilibrada de la carga de trabajo.- Es necesario planificar con los proveedores, a través de compras, las fechas exactas en que llegarán los pedidos difíciles, a fin de disponer con tiempo los recursos necesarios para su traslado. Si la sección compras comunica 65

66 con dos días de anticipación la llegada de sus pedidos, la sección recepción puede reordenar su trabajo. b) La dificultad del espacio.- Para almacenar un material no sólo se necesitan recursos humanos y equipo: cada nuevo equipo de un espacio adecuado, para su ubicación, fácil traslado y manipulación. La planificación de las compras logra superar estos problemas en parte, pero debe incluirse en ella, para una solución integral, la información suficiente sobre los requerimientos de espacio. Una consideración práctica será suponer una unidad de espacio por cada unidad de producto por adquirir. c) La forma por almacenamiento.- Las características propias del material hacen necesario que su almacenaje tenga también características especiales; un lote de bolsas de azufre en polvo demandará consideraciones diferentes a las que necesitan los rollos de papel para embalaje o una pieza de control electrónico. d) Gran numero de ítem por almacenar.- Cuando se ejerce control sobre pocos materiales, las condiciones y espacios son fáciles de determinar; por el contrario, si se cuenta con gran número y diversidad de artículos, el problema puede parecer insoluble dado que el solo hecho de definir ubicación para cada producto ya es fácil. e) Los medios para el manejo de materiales.- Sobre este aspecto existen importantes, y en la actualidad, es un campo con desarrollo propio. El levantar, transportar y pesar todos los artículos es necesaria la presencia de modernos equipos de manejo de materiales; gracias a las cuales hoy se puede almacenar a gran altura y manejar artículos diversos en tiempos muy cortos. 66

67 f) Robos y sustracciones.- Aunque se efectúan diariamente, la posibilidad de robos no quedan nunca excluida. Las puertas con sistemas de cerraduras automáticas y los cercos electrificados restringen un poco las sustracciones continuas; sin embargo se ha seleccionado buen criterio para seleccionar al personal, los robos pueden disminuir con mayor rapidez. g) Los problemas de seguridad.- Es eficiente preservar los productos en áreas adecuadas cuando se tienen claras instrucciones que prioricen la seguridad del personal que labora en las secciones de manejo o manipuleo de los productos almacenados. Para empezar, las normas de seguridad básicas para los almacenes son: Disposiciones apropiadas. Ordenamiento adecuado. Limpieza continua. Destrucción rápida de los desechos. Separación de los productos dañados. alumbrado adecuado, natural y artificial. Rotulación identificadora de todo material riesgoso. Marcado de pastillos, zonas de seguridad espacios libres. Las zonas de seguridad de clasifican internacionalmente según los colores del semáforo: Amarillo para la precaución, rojo para el peligro y verde para la condición segura. Al lado del cuidado y protección del personal, se halla lo necesario para los materiales almacenados. En este caso se les protege fundamentalmente contra daños causados por: 67

68 Factores climáticos: extremado calor, frio, humedad, polvo, lluvia. Factor mecánico: incendios, fallas en instalaciones eléctricas o sanitarias. Factores químicos: derrumbe, erosión, incrustaciones. Factores biológicos: ataque de roedores, insectos u hongos. h) La obsolencia.- Se consideran obsoletos los materiales comprobados que, por antigüedad o reactualización, dejan de ser óptimos para cumplir sus fines. El fenómeno no es nuevo en mercados de competencia, pero crea un problema: la acumulación de materiales, repuestos e insumos que ocupan un lugar en el almacén, tiene un costo de mantenimiento alto y origina mayores gastos. La solución está en evitar comprar en gran cantidad y tener un buen procedimiento para su exclusión de libros contables y la eliminacióny/o conversión rápida.(17) Existen situaciones que debemos solucionar para facilitara el buen desarrollo del Área de Almacenamiento: para ello, debemos considerar lo siguiente: repartición equilibrada del área de trabajo; planificación del espacio; criterio habilidad en el manejo de gran numero de ítem; medios suficientes y adecuados para la movilización de materiales; protección contra robos; medidas del personal y las existencias; y evitar en lo posible la insolencia de los materiales y altos costos de mantenimiento que ocasiona. 68

69 PRINCIPALES PROBLEMAS EN EL ÁREA DE ALMACENES Y SU POSIBLE SOLUCIÓN CARGA DE TRABAJO NO UNIFORME Planifique con compras llegada de proveedores. Coordine sobretiempos con otras secciones. DIFICULTADES CON EL ESPACIO DE ALMACEN Utilice planillas para determinar el espacio mínimo necesario por producto. Diseñe un plano con estas plantillas. FORMAS DE ALMACENAMIENTO PARA DIVERSOS PRODUCTOS MUCHOS ITEMS POR ALMACENAR AUSENCIA DE EQUIOS PARA EL MANEJO DE MATERIALES Infórmese, a través del proveedor, de las características fisicoquímica de cada producto a almacenar. Asesórese con un experto de seguridad. Catalogue y codifique establecimiento grupos básicos de ítems (familias o clase). Actualice sus conocimientos sobre los adelantos tecnológicos. Seleccione y elija los equipos necesarios para el manipuleo de materiales. Justifique su adquisición en función del número de horas hombre que ahorrará con ellos. Rote y escoja apropiadamente su personal. ROBOS Y SUSTRACCIONES Dote a sus almacenes del aislamiento necesario. 69

70 Establezca un reglamento interno de seguridad por almacén, considerando las características por los productos que guarda. SEGURIDAD INDUSTRIAL Cuente con todos los equipos de protección personal necesario para su personal. Coloque advertencia en todo lugar que sea de riesgo. Asegúrese de contar con el equipo de seguridad necesario: extintores mangueras, rociadores, detectores, etc. OBSOLENCIA Coordine con control de inventarios sobre los ítems poco utilizados, el tamaño de los lotes de compra de estos y los considerados estratégicos. Informe a las aéreas involucradas para la pronta destrucción de la ya declarado obsoleto RELACIÓN DE LAS FUNCIONES DE ALMACEN Y COMPRAS Almacén regula los niveles de stocks, de modo que la mercancía correcta pueda usarse en la cantidad necesaria y en el sitio donde haga falta. Su existencia es indispensable pues a pesar de que sea ideal la fabricación de productos en forma inmediata a la llegada de insumos, lo que haría posible adquirir cantidades exactas, siempre existen demoras en las entregas y o fluctuaciones en la demanda que exigen comprar algo más de lo justo. Quien recoge la información de los consumos y necesidades probables de producción de los clientes, es el personal que distribuye los artículos. Así, los pedidos para completar los niveles de existencias fijadas por las políticas de abastecimiento, son realizados por primera instancia por los almaceneros, quienes redactan directamente los 70

71 requerimientos, o bien informan al personal de control de inventarios para que él los realice. El manejo de los kárdex define el nivel de consumo evidenciado con las últimas fechas. Basado en ello y el nivel mínimo establecido de existencias, el encargado del control de almacenes realizara el pedido; sin embargo, si las velocidades de consumo son irregulares, será necesario conocer la opinión de los productores acerca del cálculo de sus necesidades en el siguiente periodo. Una vez realizada la orden de compra, una copia de ellas es enviada a Almacén para su contabilización y en previsión de posibles reclamaciones futuras. Se envía esta copia para hacerle saber quien enviará el producto, cuándo debe llegar, cuáles son sus especificaciones, e incluso cuánto costará. Así, el encargado sabrá cuando se hará efectiva la entrega, cuánto material recibirá y que deberá precaver para su recepción, manipuleo y conservación.(18) Se ha comprobado que entre las funciones de almacenes y compras existen relaciones muy directas y precisas. Una manera de controlar los niveles de consumo y los requerimientos necesarios, es a través de kárdex, instrumento que posibilitará la realización de pedidos exactos y oportunos. Demás, será necesario considerar los factores que afecten el desarrollo de ambas áreas y la definición del lote económico de compra, aspecto de interés para compras y almacén. 71

72 5.2.3 INFORMACIÓN NECESARIA PARA LA ADMINISTRACIÓN CORRECTA DE ALMACENES a) LA HOJA DE KÁRDEX: Documento muy necesario para un buen control de almacenes, en la hoja kárdex se anotarán: el código del producto; la descripción correspondiente; las especificaciones del artículo, si fuere necesario, o bien el código de especificación de control de calidad. El propósito consiste en que en el documento se lleven los datos de movimiento de existencias, para lo cual deberá contar con columnas que indiquen el numero de las notas de ingreso y salida y las cantidades retiradas o ingresadas, con las fechas correspondientes y el nombre de los departamentos usuarios, y una columna que establezca los saldos. Datos complementarios que pueden considerarse son los referentes al consumo anual, las reservas de seguridad y los consumos promedios observados hasta la fecha. El kárdex puede mantenerse como un archivo de ficha en poder del almacenero, o como tarjeta visible, adherida al material que se está controlando. En caso de esta posibilidad, la tarjeta se llama VINCARD, y generalmente tiene una copia que guarda el almacenero. b) LA NOTA DE INGRESO: Este documento permite, como su nombre lo indica, realizar documentariamente los ingresos de almacén. Es usual que la nota de ingreso se halle previamente numerada, y que las posibilidades de 72

73 almacenamiento de las existencias estén previamente codificadas. Los tipos de ingreso más comunes son: Compras Nacionales: En este caso deberá indicarse el número de orden de compra. Compras en el mercado internacional: Importaciones que deberán corresponderse también con una orden de compra. Devolución de proveedores. Producción de planta: De anota que planta de fabricación realiza el ingreso. Muestra y pruebas: se indica que usuario las ha solicitado. Consignaciones o material en custodia. Almacenamiento de activo fijo: se especifica el centro de costos al que deberá cargarse. Asimismo, deberá indicarse la cantidad de material que ingresa, su unidad de embalaje, descripción del producto, la fecha de ingreso, y las firmas de los responsables del ingreso: el jefe de recepción y el almacenero que establece el ingreso y la ubicación que se le asigne. c) LA NOTA DE SALIDA Como en el caso de las notas de ingreso, este documento permite realizar salidas del material almacenado. Igualmente va prenumerado y deben haberse establecido códigos para los diversos tipos de salida que se efectúen. Entre estos, los más importantes son correspondientes a: Devoluciones a proveedores, por las diferencias de calidad y cantidad. Reclamos al seguro, cuando las diferencias son encontradas en los productos importados y su monto valorizado no es muy apreciable. 73

74 Producción de planta, que es la salida típica y está referida al material o insumo que se retira de almacenes para ser transformado en la planta de producción. Muestras y pruebas, donde en la salida de estos ítem se indica el catalogo del departamento autorizado para el retiro. Devolución de consignación o material en custodia. Ventas locales, que son encargadas a la sección despachos. Ventas internacionales, referidas a las exportaciones. Salidas de activos fijos, con la autorización del jefe del departamento usuario. Destrucción, código que permite retirar de almacenes el material considerado obsoleto, o que hubiese desaprobado el examen de control de calidad.(19) FORMAS DE ALMACENAMIENTO a. Almacenamiento cerrado: Como su nombre lo indica, son espacios aislados, provistos de paredes y techos, con puertas y ventilación propias. Su uso está prescrito para productos que por su valor, o características especiales, requieran de mayor control, ya sea este de seguridad contra robos o deterioros o de almacenamiento de un perímetro especial (cámara frigorífica, por ejemplo). El almacenamiento cerrado puede darse en forma de simples cuartos de almacén, entrepisos (pisos intermedios sobre el piso principal, que ahorran espacios y se usan para materiales de poco peso), o cuartos especiales, protegidos de la luz y dotados de equipos de acondicionamiento de la temperatura, presión y humedad. 74

75 b. Almacenamiento al aire libre: Cuando el material por su volumen, peso, o por su propia naturaleza, no puede almacenarse en un lugar cerrado, se establecen áreas libres para su depósito. En ellas, el material se coloca sobre plataformas, a fin de evitar el contacto con la humedad del piso, y se dispone de manera que se mantenga ventilado. Es el menos costoso de los almacenes, pero necesitara, cuando menos de un piso limpio y emparejado (es mejor obviamente, enlosar los pisas con cemento); sin embargo, tiene por conveniente que los riesgos por deterioro, perdidas y robos aumentan. Muchos materiales tienen vida limitada, y en tal sentido, no se recomienda su almacenamiento al aire libre. c. Almacenamiento en cobertizo: Este tipo de almacén es una combinación de los anteriores y se le denomina techado, pues consiste en el área d piso emparejado, con una fácil rampa de acceso, y parantes que sostienen un techo, generalmente de material ligero, no estructural. Se utiliza para productos que requieran máxima ventilación, más no una protección total contra otros factores climatológicos. Para protegerlo de los robos se le dota de mallas periféricos o alambrados. El material depositado en estos almacenes está expuesto a modificaciones de sus características por acción del tiempo, por lo que se recomienda utilizarlos para existencias de rápida rotación. d. Almacenamiento especial: En la mayoría de países se consignan normas para el tratamiento de los depósitos de materiales peligrosos clasificaciones internacionales cono 75

76 las de IATA (internation al aeronautical transport association), e IMO (intrenational maritime organization), así como la ONU, dictan especificaciones para este tipo de actividad, desde los embalajes hasta la forma de transporte. Los principales productos peligrosos son embalajes hasta la forma de transporte. Los principales productos peligrosos son los contaminantes, explosivos, gases químicos presurizados, corrosivos, combustibles y químicos materiales radiactivos. Para cada uno de estos grupos se establecen grados de compatibilidad, etiquetado adecuado y características de los almacenes para su depósito MATERIALES Y EQUIPO DE ALMACENAMIENTO El manejo de materiales ha evolucionado mucho en las últimas décadas. Hoy es un campo especializado que requiere de conocimientos de mecánica, química e ingeniería industrial, además de profundo saber de las operaciones fabriles y/o comerciales que desarrolla la empresa. Dicha evolución se debe a dos situaciones relacionadas entre sí: los costos y la eficiencia. La mano de obra es cara, Por consiguiente, se necesitaba de equipos y materiales que hicieran posibles la automatización. El manejo normal de las existencias es heterogéneo y depende generalmente de la forma de que el trabajador realice las operaciones, siguiendo las directivas de su jefatura. Existe entonces la necesidad de que estas labores sean estandarizadas, lo cual se logra con equipos y accesorios de almacenamiento que eviten en lo posible el manejo manual de las mercancías. 76

77 Para mejor entendimiento de este tema, de divide los recursos empleados en dos grandes grupos: EQUIPOS PARA EL MANEJO DE MATERIALES. Los transportadores que pueden verse en los almacenes, son: a) Equipos elevados.- Están diseñados para transportar materiales desde el suelo hasta una ubicación elevada. Las cargas generalmente se trasladan sobre plataformas y se colocan una sobre otras. Los equipos más usuales son las montacargas constituidos por una caja o cubículos engranado a una cadena y a una volante accionada por una caja o cubículo engranado a una cadena y una volante accionada por un motor; así las mercancías depositadas en su interior son llevadas a otro piso o a una mezzanine, de donde serán nuevamente manipuladas. Otro equipo utilizado es el tecle, cadena unida a un juego de poleas que puede accionarse por motores o fuerza manual, la misma que lleva en su extremo ganchos, tenazas o sujetadores que permiten acomodar la carga y prepararla para su izamiento. b) Equipos transportadores.- Dentro de ellos se encuentran los ítems de tipo monorriel, sujeto al techo o a una estructura elevada, la cual tiene un juego de cadenas que posibilita llevar la carga de un lugar a otro. Otros equipos encargados de este trabajo son también los que movilizan materiales de gran volumen y con flujo constante, como los transportadores de rodillo o faja continua, usados por el transporte de sólidos sueltos (arena, cajas pequeñas, tornillos piezas semiarmadas, etc.) 77

78 c) Equipos de acarreo.- Los sistemas de elevación y transporte solucionan los problemas de movilización de cargas en el ingreso y salida de materiales. Pero para proceder a almacenar y manejar estas cargas en unidades más pequeñas, resultan muy útiles las carretillas manuales, plataformas con ruedas, carritos de dos y cuatro ruedas; y sin lugar a dudas el pato o carretilla montacargas, el equipo más utilizado para el manejo, amontonamiento ordenado y elevación de productos en cantidades menores a las cuatro toneladas EQUIPOS PARA EL ALMACENAMIENTO Las estanterías y aparatos de elevación son medios relativamente baratos que permiten aprovechar mayor espacio. a) Estanterías o armazones.- Las unidades pequeñas se guardan por lo general en estanterías que pueden construir de madera; pero son preferibles las de acero que se venden en tamaños normalizados (uno, dos, tres y cuatro pies de ancho por uno, dos o tres de fondo, con alturas regulables que van desde los 90 a los 300cms.) la separación entre ellas se puede regularizar verticalmente. b) Plataformas: Este tipo es el más común entre los dedicados al almacenamiento, puesto que la industria empleada cada vez con as frecuencia, el envió de grupos ondulado o pasa de madera (mapresa), que resultan baratas y no hacen necesario el empleo de aparatos suplementarios para almacenarlas o colocarlas unas sobre otras. c) Silios y Tolvas: Consiste en un depósito cerrado cargado y descargado por medio de una combinación de bombas y fuerzas de gravedad. Los 78

79 materiales almacenados en ellos son materiales pulverizados, productos químicos y líquidos. d) Caja metálicas portátiles: estos dispositivos están orientados al almacenamiento de unidades pequeñas, como tornillos y tuercas. Los recipientes se introducen unos dentro de otros telescópicamente; o están preparados para colocarse superpuestos; cajones con el costado delantero abierto, para poder sacar las piezas con la mano muy fácilmente.(20) El trabajo de almacenes se potencializa cuando se consigue el máximo de eficiencia al menor costo. Para ello se deberá recurrir a accesorios y aparatos de transporte y almacenamiento adecuados para aprovechar también el volumen, no solo el área del local de almacenamiento. En tal sentido se puede optar, entre otros, por los siguientes equipos: equipos elevadores, equipos transportadores, equipos de acarreo, estanterías o armazones, plataformas, silos o tolvas y cajas metálicas portátiles. 5.3 CONTROL DE STOCK - INVENTARIO El inventario o reconocimiento físico deberá comprender a todos los elementos que componen el capital de la empresa. Sin embargo lo usual es que este término defina casi exclusivamente a las existencias del almacén, a los trabajos en curso y los útiles de oficina; es decir a los componentes que componen el mayor movimiento de la empresa. Los inmueble y equipos o maquinarias se inventarían con intervalos superiores al año, ya que sus variaciones son menos frecuentes. Existen pocas actividades que requieran más planificación y preparación par un inventario, en relación a su tiempo emplease en su ejecución. Esto se debe a 79

80 que la relación del inventario ocupa a mucho personal, por lo general no muy interesado en su resultado. El inventario debe ser corto, pues su atención obliga a que otras áreas se detengan, lo que genera un costo no deseado; y finamente que sus resultados no son completos ni seguros MÉTODOS: Los inventarios pueden hacerse mediante uno de los dos métodos que se exponen a continuación: 1. Comprobación continua.verificada durante todo el año, y planeada de tal manera que cada artículo sea inventariado por lo menos una vez al año. Este tipo de inventario se denomina permanente, y es usualmente practicado por el personal de almacén. Permite conocer en cualquier momento, comparando los saldos en libros con: las existencias que se hallan depositadas y el monto de capital representado por cada grupo de materiales. Esto permite detectar errores, hurtos o pérdidas. La base para este tipo de control es la tarjeta kárdex, donde se registran los ingresos, salidas y transferencias de material. Con estos datos se elabora el cuadro mensual de consumo de artículos egresados de almacén, y se verifican las existencias físicas mediante comprobaciones rotativas hechas a lo largo del periodo. 2. Comprobación única.consiste en emplear uno o más días de labor, durante los cuales se detiene la actividad de la fábrica para facilitar el trabajo de inventario. Este tipo de comprobación periódica se hace por lo general en un fin de 80

81 semana, al terminar el año fiscal de la empresa. Ambos métodos tienen ciertas ventajas, pero si se comparan, es mucho más aconsejable el inventario de tipo permanente, el cual permite: Eliminar virtualmente los gastos resultantes de la falta de producción causados por la paralización de la producción durante el tiempo empleado por el método de hacer el inventario el fin de año. Un trabajo más eficiente, pues el personal que realiza las operaciones de recuento está dedicado permanentemente a los inventarios. Resultados más seguros, pues no existe gran presión por falta de tiempo, ni emplea demasiado personal ajeno al área. Sin embargo, la suspensión de actividades de producción, para facilitar el inventario anual, permite hacer una comprobación más exacta del material en curso de fabricación. Esto no es solo una ventaja, sino también una necesidad para empresa con ciclo de producción largos o que fabrican sobre pedidos. En estos casos, el único procedimiento práctico de verificar las existencias en curso de fabricación es una comprobación completa efectuada durante la parada de planta al final del año PREPARACIÓN DE INVENTARIO: La envergadura del trabajo de planificación y preparación del inventario, depende de los siguientes aspectos: cantidad de experiencia adquirida en la ejecución de inventarios; tamaño y diversidad de las existencias; grado de ordenamiento que existe en los almacenes; número de operaciones diferentes (etapas para completar el ciclo de fabricación de cada producto y grado adecuado de los materiales. Existen otras 81

82 limitaciones, por lo que será conveniente prestar atención preferente a lo siguiente: Determinación de los métodos de valoración que deben utilizarse: si se hará sobre la base del último precio, de un precio promedio, o una combinación de ambos. Diseño de las fichas que se emplearan para el registro de la cantidad e identificación de los artículos. Planificación de los procesos de ejecución de inventarios en forma detallada, y programación de un manual de instrucciones. Creación de la organización apropiada para realizar el inventario. Elección e instrucción del personal OPERACIÓN DEL INVENTARIO: Las actividades realizadas durante la operación de inventario: Conteo: Masivo o rotativo, realizado por personal encargado de esta actividad únicamente. Reconteo: Efectuado por otro personal a fin de minimizar la posibilidad de errores humanos. Comprobación de resultados: Los datos del conteo se verifican con los de reconteo; si hubiesen disconformidad se vuelven a contabilizar los ítem, materia de la diferencia. Obtención de los resultados: Las cantidades verificadas en las etapas anteriores definen el valor de los inventarios físicos. 82

83 Comparación de los registros contables: Las cantidades físicas se verifican con aquellas que figuran en los libros contables, el kárdex valorizado, o los archivos mecanizados. 1. Establecimiento de las diferencias y su investigación: puesto que los valores que figuran en libros son las correspondientes a las notas de ingreso y salida, y cabe la posibilidad que la diferencia se deba a un mal asiento. 2. Realizar ajustes: ya sea por corrección de un documento, o porque la dolencia física no puedes de absorbáis de otra forma. 3. Emitir resultados: una vez corregidos loas errores y depurado los resultados, puede emitirse un patrón o listado de todas las cantidades halladas en los almacenes. Gráfico Nº 12 ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE INVENTARIO Conteo Reconteo Comparación de Resultados Obtención de los resultados Comparación de los registros Estaba. De las diferencias y su investigación Emitir resultados Realizar ajustes 83