La libreta de direcciones. Hermes Net V4

Transcripción

1 Hermes Net V4 Barcelona 20 de 05 de 2011

2 Índice 1 MOTIVACIÓN Y OBJETIVOS CREACIÓN DE UNA LIBRETA USO DE LA LIBRETA DE DIRECCIONES AÑADIR UN CONTACTO EDITAR O ELIMINAR UN CONTACTO AÑADIR REGISTROS DE UNA BASE DE DATOS EXTERNA MODELO DE DATOS / 14

3 1 Motivación y Objetivos es un elemento que incorpora la solución Hermes Net para poder trabajar con: El sistema histórico de Hermes. La Agenda de Hermes. En este documento se explica como crear una libreta de direcciones para utilizarla posteriormente, así como el modelo de datos que incorpora la creación de una Libreta de direcciones El documento se compone de 3 partes: 1. Crear una libreta de direcciones. 2. Cómo incorporar datos a dicha libreta de direcciones. 3. Modelo de datos de la libreta de direcciones 3 / 14

4 2 Creación de una Libreta Para crear una Libreta de direcciones, se ha de acceder, desde el Administrador al menú Agenda & CRM y pulsar sobre la última opción Libreta de direcciones: Una vez pulsado este elemento del menú, se muestra el listado de las libretas de direcciones existentes. Para crear una nueva libreta se ha de pulsar sobre el botón Agregar izquierda dentro del listado de libretas de direcciones existentes. que se encuentra en la zona Emerge una ventana dónde se pide el nombre de la libreta de direcciones. Nota: Al crear una libreta de direcciones, se crean una serie de tablas (5 en concreto). Debido a esto, para la creación se requiere, a parte del nombre de la libreta, la conexión dónde se crearán estas tablas 1. Al dar un nombre y asignarle la conexión, se puede acceder en la zona inferior del administrador y desde ahí se pueden: Gestionar los contactos (crear, modificar o eliminar). Importar los contactos. 1 En el apéndice de este documento se mostrará el modelo de datos de la libreta de direcciones. 4 / 14

5 3 Uso de la libreta de direcciones Aplicación de gestión de contactos Desde aquí se puede gestionar toda la libreta de direcciones, permitiendo buscar, editar, eliminar y añadir un contacto. En la primera ventana se muestra un sencillo menú con tres opciones: Búsqueda rápida: Permite buscar por nombre de forma dinámica. Es la opción que aparece por defecto al abrir la libreta de direcciones. Búsqueda avanzada: Permite buscar por los parámetros de nombre, empresa, teléfono y Código postal. También permite buscar por primera letra del nombre, pulsando sobre el abecedario de la zona inferior. Añadir contacto: Permite añadir un nuevo contacto de forma manual. 5 / 14

6 3.1. Añadir un contacto Para añadir un contacto, basta con pulsar sobre el menú a tal efecto, mostrando la siguiente pantalla: Al crearlo, se ha de definir: Trato Apellido Nombre Y pulsar sobre el botón verde. Automáticamente aparece la ventana donde se puede acabar de ingresar datos personales y pulsar, posteriormente sobre el botón Editar este contacto, tal y como se muestra en la imagen inferior. 6 / 14

7 Los elementos a añadir son los que se muestran a continuación: Para añadir nuevas direcciones, teléfonos o mails basta con pulsar al botón. 7 / 14

8 3.2. Editar o eliminar un contacto Para editar o eliminar un contacto, primero hay que buscarlo, bien por la búsqueda rápida, bien por la búsqueda avanzada. Una vez encontrado, pulsando sobre él, nos aparece la siguiente pantalla: Nota: la opción Seleccionar Contacto sólo tendrá sentido si estamos en una Agenda. Si lanzamos la libreta de direcciones desde el administrador no hará nada. Pulsando sobre Editar este contacto, se podrá tanto editar como eliminar el contacto seleccionado. Para editar sólo hay que ir pulsando sobre cada una de las pestañas, Personal, direcciones, Teléfonos y Mails e ir editando los diferentes campos. Para eliminar un contacto, basta con pulsar sobre la cruz de color rojo. El contacto se eliminará de la base de datos de la libreta de direcciones. 8 / 14

9 3.3. Añadir registros de una base de datos externa. puede nutrirse también de ficheros externos para facilitar la inserción de datos de contacto. Para ello, Hermes.Net utiliza un asistente. Para ello, se utilizará un Excel a Modo de explicación Nota: el formato de los archivos que admite el asistente son: Archivo de texto (*.txt, *.csv). Excel 95/97/2000/XP (*.xls). Excel 5.0(*.xlsx). Bases de datos SQL u Oracle. La aplicación se lanza a través del siguiente icono tipo de origen de datos y el archivo.. Emergiendo la primera pantalla dónde se elige el 9 / 14

10 Una vez seleccionado el archivo a importar, en la siguiente pantalla, se propone el filtrar dicho archivo La siguiente pantalla permite mapear el archivo externo con los campos de la base de datos de la agenda, empezando por los datos generales. Posteriormente los datos telefónicos En la siguiente pantalla se mapean las direcciones profesionales de los clientes 10 / 14

11 En la siguiente pantalla se mapean las direcciones personales de los clientes En la siguiente pantalla se nos muestra una comprobación de datos antes de realizar la importación Y en la última pantalla aparece el resultado de la importación. 11 / 14

12 4 Modelo de datos Hay que notar inicialmente, que en el momento de crear una libreta de direcciones el sistema exige una conexión. Es obvio que lo que hace es generar una serie de tablas que se pasarán a analizar a continuación. Se crean un total de 5 tablas El formato de estas tablas, como pueden verse en la imagen superior es el siguiente: R nº de Customer_NombreLibreta_Nombre Tipo de Tabla R2_LIBRETA01_ADR Tipo R nº de Customer_NombreLibreta_Consumers Contiene los datos personales de los contactos Nombre de campo Adress Zip Code City State Country Oid_company Rec_Cle Descripción Dirección del contacto Codigo postal del contacto Ciudad Provincia País Código de sitio en Hermes Campo identificativo único de contacto, es el campo relacional. Tipo R nº de Customer_NombreLibreta_C_MAIL Contiene los datos relacionados con los correos electrónicos de los contactos. Nombre de campo Value Type Oid_company Rec_Cle Descripción La dirección de correo electrónico Texto explicativo del tipo de correo (Profesional, personal, ) Código de sitio en Hermes Campo identificativo único de contacto, es el campo relacional. 12 / 14

13 Tipo R nº de Customer_NombreLibreta_C_TEL Contiene los datos relacionados con los teléfonos de los contactos. Nombre de campo Value Type Oid_company Rec_Cle Descripción El teléfono del cliente Texto explicativo de tipo de teléfono (Profesional, personal, ) Código de sitio en Hermes Campo identificativo único de contacto, es el campo relacional. Tipo R nº de Customer_NombreLibreta_Consumers Contiene datos personales de los contactos. Nombre de campo Descripción Civility Trato a dar (Sr, srta, Sra) Name Nombre del contacto FirstName Apellidos del contacto Comment Comentarios del contacto ClientNumber BornDate Fecha de nacimiento Company Nombre de la empresa del contacto JobTitle Cargo del contacto dentro de la organización en la que trabaja IsVIP Es VIP (1) No es VIP (0) Other5 Oid_company Código de sitio en Hermes Rec_Cle Campo identificativo único de contacto, es el campo relacional. IsIdentified Si esta identificado (Normalmente siempre vale 1) Tipo R nº de Customer_NombreLibreta_C_WEB Contiene un sencillo histórico del cliente y de su comportamiento en las conversaciones con agentes. Si vuelve a contactar, se le puede reconocer y mostrar las ultimas conversaciones. Si insultó a un agente, se le puede vetar. Nombre de campo Value Type Oid_company Rec_Cle Descripción Información de la cookie Texto explicativo. Código de sitio en Hermes Campo identificativo único de contacto, es el campo relacional. 13 / 14

14 Parque de Negocios MAS BLAU. Edificio Muntadas Solsonés 2, esc. B El Prat de Llobregat Barcelona Complejo AZCA. Edificio Alfredo Mahou Pl. M. Gómez Moreno 2, Planta 4A Madrid Follow us on: 14 / 14