MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECRETARÍAS ACADÉMICAS

Transcripción

1 OBJETIVO DEL MNUL Definir los procedimientos que realiza las secretarías académicas para dar cumplimiento de sus funciones. LCNCE DEL MNUL: plica para las secretarias académicas de las facultades de pregrado de la Universidad La Gran Colombia, sede Bogotá D.C. PROCEDIMIENTOS DE SECRETRI CDEMIC ESTUDIO CDEMICO DE REINGRESOS: Se refiere al estudio académico que se realiza a los estudiantes que aspiran a reincorporarse al programa académico.. ESTUDIOS DE REINGRESO: DESRROLLO DE CTIVIDDES CONSULTR SISTEM DE GESTIÓN : Consultar en el Sistema de Gestión durante el período de inscripciones, las solicitudes de reingresos reportadas por el Departamento de dmisiones. TRMITE REINGRESO: Registrar en el Sistema de Gestión la aprobación o negación de la solicitud. ELBORR ESTUDIO DE REINGRESO Elaborar los estudios de reingreso en el formato (R-07-06ER), a los estudiantes que deben acogerse al plan de estudios vigente. FIRM DE SECRETRIO CDÉMICO: Firma de los estudios de reingreso por parte del Secretario cadémico. NOTIFICCIÓN L ESTUDINTE: Notificar al estudiante el resultado del estudio académico. REGISTRO DE LOS CURSOS: Realizar el registro de cursos en el Sistema de Gestión, previa verificación del pago de la matrícula. SISTEMTIZR EL ESTUDIO DE REINGRESO: Sistematizar el estudio de reingreso de los estudiantes matriculados que se acogen al plan de estudios vigente.

2 .. FLUJOGRM: ESTUDIOS DE REINGRESO ESTUDINTE DE REINGRESO SECRETRI CONSULTR SISTEM DE GESTIÓN REINGRESO TRMITE REINGRESO ELBORR ESTUDIO DE REINGRESO POR CMBIO DE PLN DE ESTUDIOS NO FIRM DE SECRETRIO CDÉMICO NOTIFICCIÓN L ESTUDINTE PRUEB ESTUDIO REGISTRO DE LOS CURSOS SI SISTEMTIZR DE ESTUDIO DE REINGRESO. TRNSFERENCI INTERN: DESRROLLO DE CTIVIDDES CONSULTR SISTEM DE GESTIÓN : Consultar en el Sistema de Gestión durante el período de inscripciones, las solicitudes de transferencias internas reportadas por el Departamento de dmisiones. TRMITE TRNSFERENCI INTERN: Registrar en el Sistema de Gestión la aprobación o negación de las solicitudes. ELBORR ESTUDIO DE TRNSFERENCI INTERN: Elaborar el estudio académico de transferencia en el formato (R-07-06ET) para el respectivo trámite, previa revisión del historial académico del aspirante en el Sistema de Gestión cadémico. CITCIÓN ENTREVIST: Citar y entrevistar al aspirante. SISTEMTIZR RESULTDO DE ENTREVIST: Sistematizar resultados de entrevista para generar orden de pago. REGISTRO DE CURSOS: Realizar el registro de cursos en el Sistema de Gestión, previa verificación del pago de la matrícula. SISTEMTIZR EL ESTUDIO DE TRNSFERENCI INTERN: Ingresar en el Sistema de Gestión, los cursos aceptados en el estudio académico de transferencia interna.

3 .. FLUJOGRM: TRNSFERENCI INTERN SECRETRI CONSULTR SISTEM DE GESTIÓN TRMITE TRNSFERENCI INTERN ELBORR ESTUDIO DE TRNSFERENCI INTERN CITCIÓN ENTREVIST RESPUEST ESTUDIO DE TRNSFERENCI INTERN REGISTRO DE CURSOS SISTEMTIZR DE ESTUDIO DE TRSLDO INTERNO ESTUDINTE DE TRNSFERENCI INTERN TRNSFERENCI INTERN NO PRUEB ESTUDIO SI. ESTUDIOS DE TRNSFERENCIS EXTERNS: DESRROLLO DE CTIVIDDES RECEPCIÓN ESTUDIO DE TRNSFERENCI: Recepción solicitud de estudio de transferencia externa REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS ENTREGDOS POR EL SPIRNTE: Evaluar los certificados de calificaciones y contenidos programáticos. ELBORR ESTUDIO DE TRNSFERENCI EXTERN: Elaborar el estudio académico de transferencia en el formato (R-07-06ET) para el respectivo tramite. CITCIÓN ENTREVIST: Citar y entrevistar al aspirante. SISTEMTIZR RESULTDO DE ENTREVIST: Sistematizar resultados de entrevista para generar orden de pago. RESPUEST ESTUDIO DE TRNSFERENCI EXTERN: Entrega del resultado del estudio académico de homologación de cursos. REGISTRO DE CURSOS: Realizar el registro de cursos en el Sistema de Gestión, previa verificación del pago de la matrícula. SISTEMTIZR EL ESTUDIO DE TRNSFERENCI EXTERN: Ingresar en el Sistema de Gestión, los cursos aceptados en el estudio académico de transferencia externa.

4 .. FLUJOGRM: TRNSFERENCI EXTERN SECRETRI RECEPCIÓN ESTUDIO DE TRNSFERENCI REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS ENTREGDOS POR EL ESTUDINTE ELBORR ESTUDIO DE TRNSFERENCI EXTERN CITCIÓN ENTREVIST SISTEMTIZR RESULTDO DE ENTREVIST RESPUEST ESTUDIO DE TRNSFERENCI EXTERN REGISTRO DE CURSOS SISTEMTIZR DE ESTUDIO DE TRSLDO INTERNO ESTUDINTE DE TRNSFERENCI EXTERN TRNSFERENCI EXTERN EJECUCIÓN DE ENTREVIST. HOMOLOGCIONES EXTERNS: DESRROLLO DE CTIVIDDES 5 RECEPCIÓN SOLICITUD HOMOLOGCIÓN Recepción solicitud de homologación de parte de los estudiantes REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS ENTREGDOS POR EL ESTUDINTE: Evaluar los certificados de calificaciones y contenidos programáticos. MEMORNDO DE HOMOLOGCIÓN: Elaborar y entregar el resultado del estudio de homologación al estudiante. SISTEMTIZR HOMOLOGCIÓN: Ingresar en el Sistema de Gestión, los cursos aceptados según el resultado de la homologación. REMISIÓN DE DOCUMENTOS PR HISTORÍ : Enviar el estudio de homologación a la historia académica del estudiante.

5 .. FLUJOGRM: HOMOLOGCIONES SECRETRI RECEPCIÓN HOMOLOGCIÓN REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS ENTREGDOS POR EL ESTUDINTE MEMORNDO DE HOMOLOGCIÓN SISTEMTIZR HOMOLOGCIÓN REMISIÓN DE DOCUMENTOS PR HISTORÍ ESTUDINTE PLN DE HOMOLOGCIÓN HOMOLOGCIÓN 5. PZ Y SLVO CDEMICO / CRT DE UTORIZCIÓN PR OPCIÓN DE GRDO DESRROLLO DE CTIVIDDES 5 PZ Y SLVO CDÉMICO CRT DE UTORIZCIÓN Consultar en el Sistema de Gestión cadémico las solicitudes remitidas por estos conceptos. REVISIÓN PROGRESO CDÉMICO (PLN DE ESTUDIO): Revisar en el Sistema de Gestión cadémico el expediente del estudiante, con el fin de verificar el número de créditos académicos cursados y aprobados en el plan de estudio. EXPEDICIÓN DE PZ Y SLVO CDÉMICO POR CUMPLIMIENTO DEL 00% DE LOS CRÉDITOS DEL PLN DE ESTUDIOS CORRESPONDIENTE: Expedir paz y salvo académico si el estudiante ha aprobado el 00% de los créditos del plan de estudios. EXPEDICIÓN CRT DE UTORIZCIÓN POR CUMPLIMIENTO DEL 80% DE LOS CRÉDITOS DEL PLN DE ESTUDIOS CORRESPONDIENTE: Expedir la carta de autorización si el estudiante ha aprobado el 80% de los créditos del plan de estudios. ENTREG DE PZ Y SLVO CDÉMICO / CRT DE UTORIZCIÓN: Entregar paz y salvo académico o la carta de autorización según el caso.

6 5.. FLUJOGRM: PZ Y SLVO ESTUDINTE SECRETRI PZ Y SLVO PZ Y SLVOS REVISIÓN PROGRESO CDÉMICO (PLN DE ESTUDIO) ELBORCIÓN DE PZ Y SLVO ENTREG DE PZ Y SLVO RECEPCIÓN DE PZ Y SLVO 6. CNCELCION DE CURSOS: DESRROLLO DE CTIVIDDES REVISION SOLICITUD CNCELCIÓN DE CURSO: Consultar en el Sistema de Gestión cadémico las solicitudes de cancelación de curso. REVISION Y SEGUIMIENTO L TRÁMITE DE CNCELCIÓN DE CURSO: Tramitar las solicitudes de cancelación de cursos a través del Sistema de Gestión. TRÁMITE DE CNCELCIÓN DE CURSO: Validar y cerrar el trámite de cancelación de los cursos solicitados. REPORTE ESTDÍSTICO: Reporte estadístico del número de cancelaciones de cursos, por cada periodo académico.

7 6.. FLUJOGRM: CNCELCION CURSOS SECRETRI SI TRÁMITE DE CNCELCIÓN DE CURSO REPORTE ESTDÍSTICO CONSEJERÍS REVISION SOLICITUD CNCELCIÓN DE CURSO ESTUDINTE CNCELCIÓN DE CURSO NO RECEPCIÓN DE CNCELCIÓN DE CUSRO 7. INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNE DE CURSOS: DESRROLLO DE CTIVIDDES Estudiantes SOLICITUD INSCRIPCIÓN: Solicitar inscripción extemporánea de cursos. REVISR PROGRESO CDÉMICO DEL ESTUDINTE Y REGISTRO DE CURSOS EN EL SISTEM DE GESTIÓN Realizar la revisión del progreso académico del estudiante, y registro de los cursos en el Sistema de Gestión. REGISTRO POYOS CDÉMICOS: Registrar el apoyo académico brindado al estudiante.

8 7.. FLUJOGRM: INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNE DE CURSOS SECRETRI REVISR PROGRESO CDÉMICO DEL ESTUDINTE REGISTRO DE CURSOS EN EL SISTEM DE GESTIÓN CTULIZCIÓN INFORME POYOS CDÉMICOS ESTUDINTE SOLICITUD INSCRIPCIÓN 8. PLNECIÓN HORRIOS DE CLSES: DESRROLLO DE CTIVIDDES: Decanatura PLNECIÓN Y ELBORCIÓN DE HORRIOS DE CLSES: Establecer los requerimientos de horarios, grupos, docentes, cantidad de cupos a ofrecer y espacios académicos necesarios para los estudiantes antiguos y nuevos, con base en la población estudiantil de la facultad. PUBLICCION DE HORRIOS: Publicación de los horarios de clases del periodo respectivo.

9 8.. FLUJOGRM: PUBLICCIÓN HORRIOS DE CLSES SECRETRI PLNECIÓN HORRIOS DE CLSES RECEPCIÓN HORRIOS DE CLSES REGISTRO DE LOS HORRIOS DE CLSES EN EL SISTEM DE GESTIÓN PUBLICCION DE HORRIOS 9. CORRECCIÓN DE CLIFICCIONES: DESRROLLO DE CTIVIDDES: RECEPCIÓN SOLICITUD: Recibir la solicitud de corrección de calificación por parte del docente, diligenciando el formato de Novedad F-07-06N. Secretaria VERIFICCIÓN DE DTOS EN EL SISTEM DE GESTIÓN CDÉMICO Verificar el acta y la calificación objeto de corrección. CORRECCIÓN DE L CLIFICCIÓN EN EL SISTEM DE GESTIÓN Si se encuentra habilitado el sistema de gestión académica, realizar la corrección. Si se encuentra cerrado el (SG), remitir la solicitud de corrección a la Oficina de Registro y Control.

10 9.. FLUJOGRM: CORRECIÓN DE CLIFICCIONES DE LOS ESTUDINTES CONTROL INTERNO Y CDÉMICO FIRMS DE PROBCIÓN CORRECCIÓN DE CLIFICCIONES VICERRECTORÍ FIRMS DE PROBCIÓN CORRECCIÓN DE CLIFICCIONES DECNTUR FIRMS DE PROBCIÓN CORRECCIÓN DE CLIFICCIONES SECRETRI RECEPCIÓN SOLICITUD VERIFICCIÓN DE L CORRECCIÓN EN EL SISTEM DE GESTIÓN CDÉMICO (SG) CORRECCIÓN DE L CLIFICCIÓN EN EL SISTEM DE GESTIÓN SI CORRECCIÓN DE L CLIFICCIÓN EN EL SISTEM DE GESTIÓN ENVÍO CORRECIÓN L OFICIN DE REGISTRO Y CONTROL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LS CORRECCIONES DE CLIFICCIONES RELIZDS POR L OFICIN DE REGISTRO Y CONTROL REGISTRO Y CONTROL CMBIO EN EL SISTEM DE GESTIÓN ESTUDINTE CORRECCIÓN DE CLIFICCIÓN NO CMBIO EN EL SISTEM DE GESTIÓN 0. PROCEDIMIENTO ELBORCION CRPETS DE GRDUNDOS: DESRROLLO DE CTIVIDDES: Decanatura Secretaria RECEPCION DE L SOLICITUD PR GRDO: Los aspirantes a grado radicarán en la secretaría académica los documentos estipulados en el Reglamento Estudiantil vigente, dentro de los plazos establecidos en el Calendario cadémico Institucional. SOLICITUD HISTORIL CDÉMICO DE LOS SPIRNTES GRDO: Solicitar las historias académicas de los aspirantes a grado, a la oficina de rchivo General e Histórico. ORGNIZCIÓN DE LOS DOCUMENTOS PR GRDO: Revisar y organizar la documentación de la carpeta de grado, según lista de chequeo emitida por la General. VLR DOCUMENTOS: valar con la firma del Decano los documentos elaborados por la. 5 REMISIÓN DE LS HISTORIS S:

11 6 Remitir a General las historias académicas de los aspirantes a grado. NOTIFICCIÓN POSTULDOS GRDO Notificar a los postulados a grado el cronograma de atención emitido por la General. 0. FLUJOGRM:. REGISTRO EXMEN SBER-PRO: DESRROLLO DE CTIVIDDES: 5 INSCRIPCIÓN DEL PROGRM: Inscribir el programa académico y seleccionar el componente en el cual serán evaluados los estudiantes. CONVOCTORI ESTUDINTES: Convocar a los estudiantes que cumplan con el 75% de los créditos aprobados del plan de estudios correspondiente. GENERR INSTRUCTIVO DE PGO: Generar el instructivo de pago del examen Saber-Pro del respectivo programa académico. ENVÍO L DIVISIÓN NCIER EL INSTRUCTIVO DE PGO: Remitir el instructivo de pago del examen Saber-Pro a la Dirección Financiera. SEGUIMIENTO L REGISTRO DE LOS ESTUDINTES: Revisar en la plataforma del ICFES el número de los estudiantes registrados. ELBORCION CRPETS DE GRDUNDOS L R E N E G I VO H C R O C I T ÓR S H I E PRÉSTMO DE HISTORIL CDÉMICO CITCIÓN SPIRNTES DE GRDO T UR N E C D VLR DOCUMENTOS I R T E R C E S C I M É D C RECEPCION DE L SOLICITUD PR GRDO SOLICITUD HISTORIL CDÉMICO DE LOS ESTUDINTES FIRM DE DOCUMENTOS SI REMISIÓN DE LS HISTORIS S L SECRETRÍ GENERL COMUNICCION E T N T UDI S E SOLICITUD PR GRDO NO CRONOGRM DE TENCIÓN

12 .. FLUJOGRM: REGISTRO EXMEN SBER-PRO SECRETRI INSCRIPCIÓN DEL PROGRM CONVOCTORI ESTUDINTES REVISIÓN DEL PROGRESO CDÉMICO GENERR INSTRUCTIVO DE PGO GENERR CONTRSEÑ ESTUDINTES INSCRITOS NOTIFICCIÓN DE L CONTRSEÑ CONTRSEÑ PR EL REGISTRO NTE DEL ICFES ESTUDINTE PREINSCRIPCIÓN DE ESTUDINTES CONTRSEÑ PR EL REGISTRO NTE DEL ICFES DIRECCIÓN NCIER INSTRUCTIVO DE PGO. DOCUMENTOS RELCIONDOS Reglamento Estudiantil.. REGISTROS: Registro Estudio reingreso Registro Estudio transferencias Registro novedad académica Registro sistencia Estudiantes Registro Planilla sistencia Eventos Facultad de Contaduría Registro cta Socialización Syllabus - cuerdos Para Cursos

13 CONTROL DE CMBIOS: No. REV FECH DESCRIPCIÓN 0 Emisión inicial 5//00 ctualización para: Reestructuración de los procedimientos académicos realizados por las s s. 8//0 Se eliminaron del procedimiento los paso a paso de la entrega a certificados y constancias a estudiantes. Proceso que ahora lleva la oficina de registro y control. 5/0/0 Se realiza actualización por los cambios de mejora en la recepción de las solicitudes debido a la acción de mejora que cuenta el proceso de secretaria académica. partir de la semana del /0/0, las solicitudes académicas se realizan desde el módulo del SI para los estudiantes. 0/0/0 Se realizaron cambio en el manual de proceso y procedimientos de acuerdo teniendo en cuenta los parámetros dados en el nuevo Sistema de Gestión. Se presentaron cambios en los procedimientos por ajustes de mejora debido al cambio al nuevo software académico SGC (Sistema de Gestión cadémico). 5 /09/05 Se ajustaron los flujogramas a todos los procedimientos del manual de procesos y procedimientos de la. Ingreso de un nuevo procedimiento:.5 REGISTRO EXMEN SBER-PRO. 6 0/09/06 Se realizan ajustes al procedimiento.5. PZ Y SLVO CDEMICO / CRT DE UTORIZCIÓN PR OPCIÓN DE GRDO.

14 Se realizan actualizaciones al manual por la gestión propia del proceso: En la actividad de: ctividad. TRMITE REINGRESO ctividad. TRNSFERENCI INTERN Se actualiza por solicitudes 7 0//07 ctividad 5. HOMOLOGCIONES EXTERNS Se actualiza por estudios de homologación ctividad. PZ Y SLVO CDEMICO / CRT DE UTORIZCIÓN PR OPCIÓN DE GRDO ctividad. PZ Y SLVO CDEMICO / CRT DE UTORIZCIÓN PR OPCIÓN DE GRDO Se actualiza plan de estudios cursados por plan de estudios aprobados. ctividad 5. ENTREG DE PZ Y SLVO CDÉMICO / CRT DE UTORIZCIÓN: Entrega de paz y salvo de acuerdo a la solicitud. ctividad. PLNECIÓN HORRIOS DE CLSES Se elimina la actividad de ingreso de los horarios por avance del sistema de información. INGRESO DE LOS HORRIOS DE CLSES EN EL SISTEM DE GESTIÓN. Conforme a la planeación realizada por la decanatura, y de acuerdo a las fechas establecidas en el Calendario Institucional, se procede al ingreso de los horarios de clases en el Sistema de Gestión. ctividad. CORRECCIÓN DE CLIFICCIONES: Remitir las solicitudes a Registro y Control eliminando firmas. ctividad. PROCEDIMIENTO ELBORCION CRPETS DE GRDUNDOS Se actualiza la responsabilidad de auxiliar por responsabilidad del Secretario cadémico ctividad. PROCEDIMIENTO ELBORCION CRPETS DE GRDUNDOS Se actualiza por firma del decano en los documentados elaborados. ctividad. REGISTRO EXMEN SBER-PRO: Se actualizan la información de módulos por componentes. ctividad 5. REGISTRO EXMEN SBER-PRO: S actualiza la actividad de supervisión por revisión Procedimiento. OFERT DE EVENTOS CDEMICOS Se elimina el procedimiento oferta de eventos académicos toda vez que ya no hace parte del proceso de Secretarias s.