OpenProdoc. Gestor Documental Open Source. Joaquín Hierro

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1 OpenProdoc Gestor Documenta Open Source Joaquín Hierro

2 Índice Introducción Construcción Gestión de Documentos Gestión de Tesauros Seguridad Tareas Arquitectura Integración Evoución

3 Introducción Esta presentación describe os orígenes, arquitectura, funcionamiento y evoución prevista de OpenProdoc. OpenProdoc es una herramienta de ECM, un gestor documenta desarroado bajo icencia de Código Abierto (Open Source). Incuye adicionamente funciones para gestionar tesauros mutiingües e integraros con os documentos. Como característica particuar, dispone de una versión portabe mutipataforma con as mismas funciones que a versión estándar, que un usuario aisado puede utiizar. Un gestor documenta es una herramienta muy sofisticada, por o que esta presentación es soo una breve introducción a agunos aspectos de OpenProdoc.

4 Introducción (Unificando enguaje I) Qué no impica Código Abierto : Productos amateur. Producto de peor o mejor caidad (Ej. Linux, MySQL,) Gratuidad (Ej. versiones Community y Enterprise ) Fata de una organización detrás (Apache, Orace, IBM). Peor soporte (Autores e Internet frente a centros de soporte de pago crecientemente reducidos). Qué sí impica: Disponibiidad aunque cierre a empresa o sea comprada por otra. Posibiidad de modificar de acuerdo a nuestras necesidades Seguridad de que no hay nada ocuto. Posibiidad de aprender. Posibiidad de detectar y corregir errores.

5 Introducción (Unificando enguaje II) Según AIIM (y Wikipedia): Enterprise Content Management (ECM) son as estrategias, métodos y herramientas utiizadas para capturar, gestionar, amacenar, preservar y entregar contenido y documentos reacionados con os procesos organizativos. Herramientas y estrategias de ECM permiten a gestión de a información no estructurada de una organización, donde quiera que exista esa información. ECM cubriría herramientas y tecnoogías como: Gestores documentaes Gestión de contenidos Herramientas de Coaboración (Wiki, bog, mensajería) Gestión de Registros (Record Management) Captura y digitaización Gestión de Procesos (WorkFow / BPM) Búsqueda DAM (Digita Assets Management)

6 Introducción (Unificando enguaje III) Famiia Productos ECM DAM Otros.. IRM Records Manager Digitaización / Captura ERM/COLD Gestor Documenta Procesos / BPM Buscadores Gestión de Casos Case Management Gestión de Contenidos Coaboración

7 Índice Introducción Construcción Gestión de Documentos Gestión de Tesauros Seguridad Tareas Arquitectura Integración Evoución

8 Construcción (Orígenes) A partir de a experiencia utiizando y administrando os principaes productos de mercado, así como reaizando procesos de anáisis y seección de soft. documenta, me panteé crear un gestor documenta con as características que considero más interesantes de eos. Hace unos años no había apenas gestores Open Source ni tenían demasiada caidad. E crear un gestor permite aprender mucho sobre e funcionamiento interno y os posibes probemas (de diseño, portabiidad, rendimiento,..), o que permite anaizar y utiizar otros productos con mucha mayor base. Por utimo, como reto persona, ya que crear un producto de este tipo con a caidad, rendimiento y funciones adecuadas es un proyecto muy compejo.

9 Construcción (Diseño) Para su desarroo era condición de partida utiizar un enguaje orientado a objetos por a faciidad de evoución y mantenimiento que aporta. Se ha utiizado Java debido a as ventajas de portabiidad y estandarización de a arquitectura J2EE. Otro requisito importante era a independencia de pataforma, de forma que pudiera utiizarse con cuaquier base de datos, servidor de apicaciones y sistema operativo, para eo se ha cuidado e desarroo y probado en diversos entornos. E modeado interno de os metadatos en BBDD ha sido uno de os puntos en os que he empeado más tiempo para asegurar fexibiidad y rendimiento. OpenProdoc se basa en conectores para acceder a otros sistemas, de forma que pueda expandirse.

10 Construcción (Desarroo y pruebas) E desarroo se ha reaizado en su integridad utiizando e entorno de desarroo java Netbeans, con a ayuda de herramientas SQL como Squirre SQL. Para a depuración ha sido imprescindibe a ayuda de Firebug y e uso de una herramienta de virtuaización como VirtuaBox, para simuar mútipes equipos y combinaciones de software. E servidor embebido de base de datos eegido para a versión portabe ha sido HSQLDB. Respecto a as pruebas, se han reaizado de 3 tipos: Pruebas de desarroo para verificar a corrección de cada una de as funciones que se añadían. Pruebas competas instaando e programa sobre una máquina impia para asegurar a compatibiidad y e funcionamiento competo. Pruebas de carga para estudiar e rendimiento.

11 Índice Introducción Construcción Gestión de Documentos Gestión de Tesauros Seguridad Tareas Arquitectura Integración Evoución

12 Gestión de Documentos (I) Openprodoc incuye as funciones habituaes de un gestor documenta: Definición de tipos documentaes y de contenedores (carpetas/expedientes). Organización de a información en estructuras jerárquicas. Amacenamiento de os metadatos y archivos en contenedores. Gestión de versiones Gestión de usuarios y grupos Seguridad basada en ACL (Listas de Contro de Acceso) Búsquedas por os metadatos Gestión de cico de vida Posibiidades de integración con otros sistemas. A eo añade: Gestión de mútipes tesauros mutiingües Gestión de referencias Funciones (imitadas) de DAM y DSI. Búsqueda por texto ibre (en breve)

13 Gestión de Documentos (II) Como a mayor parte de os gestores instaados en a actuaidad, está pensado para que pueda utiizarse tanto de forma aisada como preferentemente integrado con a gestión de documentos y procesos de a institución en que se encuentra. En este escenario e objetivo suee ser amacenar a información internamente a a institución y optimizar e proceso, sin intercambiar información con otras entidades. Esto impica mucha fexibiidad para crear estructuras de información muy variadas y generamente no normaizada (de acuerdo a normas externas). En este escenario, as posibiidades de modeado y de a integración son críticos.

14 Gestión de Documentos (III) Escenario Integración Gestor Documenta metadatos Proceso metadatos Documentos (correos, anexos, mensajes). Imágenes digitaizadas Casificación y Extracción de Metadatos Automática Imágenes + metadatos Imágenes + metadatos Gestor Documenta Bases de Datos metadatos Imágenes + metadatos Apicación Web Gestor Documenta Imágenes + metadatos Otros Sistemas

15 Gestión de Documentos (IV) Para escenarios de este tipo, OpenProdoc permite a definición de tipos documentaes y contenedores orientada a objetos. Cada tipo documenta se define como subtipo de uno ya existente. Por defecto existe un tipo básico de carpeta y un tipo básico de documento con un mínimo de metadatos. Todos os tipos documentaes creados serán subtipos de tipo básico o de otro subtipo. Los metadatos y comportamiento se heredan; es decir un tipo documenta tiene a suma de todos os atributos de cada uno de sus antecesores. A cada tipo documenta puede añadírsee metadatos, indicando e nombre y tipo (cadena, fecha, entero, booeano, controado por un tesauro), si es obigatorio, si es mutivauado y si es un vaor único.

16 Gestión de Documentos (y V) La orientación a objetos tiene varias ventajas: Permite una evoución gradua de modeo. Es muy compejo definir una estructura de tipos documentaes para una organización grande con diversos departamentos. Esperar a tener un cuadro de casificación competo retrasaría e arranque mucho tiempo. Adicionamente es habitua una evoución de modeo por causas organizativas o egaes. Es más potente, ya que puede buscarse por un tipo documenta o por un tipo y sus subtipos (Ej. Buscar por unos criterios en Informes o en Informes y todos sus subtipos). Esto apica a también a otras operaciones definidas. Es más sencia y evita tener que definir una estructura pana, se reaiza un anáisis gradua que genera una estructura jerárquica. Los metadatos o propiedades definidas para un tipo se heredan para os subtipos. Es una representación más rea, ya que as definiciones y tipoogías documentaes no son totamente independientes.

17 Índice Introducción Construcción Gestión de Documentos Gestión de Tesauros Seguridad Tareas Arquitectura Integración Evoución

18 Gestión de Tesauros (I) Puede crearse mútipes tesauros mutiingües estructurados de acuerdo a as necesidades. Cada tesauro puede utiizarse como un tesauro competo (NT, BT, RT, UF) o simpemente como una ista de materias o una ista de términos, que puede ser jerárquica. Los metadatos de os tipos documentaes pueden asociarse a tesauros concretos, de forma que se eija e vaor de metadato dentro de os disponibes en e tesauro y se controe a integridad. Por ejempo puede así definirse un metadato País que se vaide contra una ista de países o un metadato Tema de informe que se vaide contra un tesauro de materias.

19 Gestión de Tesauros (y II) Para importar y exportar se utiiza e estándar SKOS- RDF. OpenProdoc no necesita crear microtesauros. Las búsquedas pueden acotarse a partir de un término a todos os términos específicos de mismo, restringiendo a búsqueda a una rama de árbo. OPD no maneja tesauros poi-jerárquicos, de forma que a importación de un tesauro que incuya reaciones de ese tipo generará un aviso y guardará una soa reación.

20 Índice Introducción Construcción Gestión de Documentos Gestión de Tesauros Seguridad Tareas Arquitectura Integración Evoución

21 Seguridad (I) Perfies. La seguridad en OpenProdoc se cubre de varias formas. La primera y básica son os perfies. Los perfies indican os tipos de operaciones que puede reaizar un usuario (por ejempo, administrar usuarios, dar de ata documentos, administrar definiciones de documentos, administrar grupos, administrar os tesauros,..) Puede crearse perfies con a combinaciones de permisos que se desee, sin necesidad de un único administrador todopoderoso. Puede crearse distintos tipos/perfies de administrador, por ejempo Administrador de Seguridad (encargado de usuarios y grupos), Administrador Documenta (Encargado de definiciones de documentos y tesauros), Administrador tecnoógico,...

22 Seguridad (II) ACLs En segundo ugar, y más importante está a seguridad apicabe a cada objeto (carpetas/expedientes o documentos). En OpenProdoc se utiiza seguridad basada en ACL (Listas de Contro de Acceso) como es habitua en os principaes gestores. Un ACL contiene un nombre y una ista de usuarios y grupos con os permisos asignados a eos. Ej: ACL: DocEconomicos GrupoContabiidad: Lectura-Escritura-Borrado GrupoDireccion: Lectura Si un grupo no aparece no tiene permisos, y no podrá acceder a os eementos con ese ACL.

23 Seguridad (III) ACLs Porqué un modeo de ACLs y no un sistema más eementa? Por varios motivos. Los sistemas basados en permisos de ectura-escritura o nivees de acceso (0-9) no refejan a compejidad de un gestor ni una empresa. Un usuario puede poder escribir en un expediente y soo eer en otro dependiendo de área o tipo de expediente. Las istas de usuarios asignados a cada eemento son inmanejabes y si hay cambios obigan a cambiar mies de documentos o expedientes. Esos cambios, o deben hacerse manuamente o de forma jerárquica, o que obiga a una estructura irrea. Ademas e documento o expediente puede sufrir cambios durante su vida y tramitacion.

24 Seguridad (y IV) ACLs Con os ACL, podemos cambiar a definición de seguridad y a momento miones de documentos y expedientes cambian sus permisos. Los ACL refejan a seguridad de eemento y muestran e sentido mejor que una arga ista de nombres. Ej: DocumentosConfidenciaes, ExpedientesTramitados, PendientesRevisionDireccion Ademas puede cambiarse en os distintos estados de a vida. Ej Cuando un expediente se recibe su ACL será 'RegEntradaDepartamentoX' tras su revisión se asignará a os departamentos A o B con ACL 'ExpedientesA' o 'ExpedientesB'

25 Índice Introducción Construcción Gestión de Documentos Gestión de Tesauros Seguridad Tareas Arquitectura Integración Evoución

26 Tareas (I) Para a gestión de cico de vida y a automatización, OpenProdoc permite definir tareas. Las tareas pueden programarse en fechas y horas concretas ( Los sábados por a noche, todos os días a as 23h, Cada hora,..) o bien cuando se produce un suceso (insertar, borrar o modificar un documento o carpeta/expediente). Puede definirse a que estructura de árbo de carpetas afecta cada tarea ( A fondo X, A documentos de a Dirección de RRHH,..) y a que tipo de eementos ( Expedientes Médicos, Contratos, Informes..). Puede definirse diferentes tareas de mismo tipo con distintos parámetros de acuerdo a estructura o e tipo de documento.

27 Tareas (II) Las operaciones posibes son: Programadas: Borrado de carpetas/expedientes con una antigüedad. Borrado de documentos (papeera) con una antigüedad. Expurgo de documentos de a papeera. Importación automática de documentos. Exportación automática de documentos. Informe automático de Carpetas/expedientes Informe automático de documentos (para DSI o expurgo) Asociadas a eventos Actuaizar Metadatos Carpetas Actuaizar Metadatos Documentos Copia de Carpetas Copia de Documentos Exportación Carpetas Exportación Documentos Conversión formato Documentos

28 Índice Introducción Construcción Gestión de Documentos Gestión de Tesauros Seguridad Tareas Arquitectura Integración Evoución

29 Arquitectura (I) Durante muchos años, as apicaciones han sido monoíticas, con una estructura cerrada y con pocas posibiidades de interconexión. Graduamente se ha evoucionado a modeos distribuidos donde mútipes sistemas se conectan entre si, y donde as apicaciones deben ser capaz de adaptarse y crecer. La forma en que se construye y estructura una apicación condiciona sus posibiidades de admitir una carga mayor de usuarios y operaciones (escaabiidad) como su evoución e integración. Por eso a Arquitectura de Software tiene cada vez más peso y es importante conocera. No basta que un programa reaice bien sus funciones, tiene que estar internamente bien construido.

30 Arquitectura (II) Servidor Servidor 1 Servidor 3 Servidor 2 Amazon

31 Arquitectura (III) Núceo Conector Amacenamiento Conector Amacenamiento Conector Amacenamiento Conector Metadatos Conector Autenticación Conector Autenticación Conector Autenticación BB.DD. Documentos Sistema Archivos Amazon aws S3 OPD BB.DD. Metadatos Ldap BB.DD. Autenticación

32 Arquitectura (IV) Java Swing Navegador Núceo Apicación J2EE a medida Núceo BB.DD. Metadato DD.BB. Metadatos Sistema Archivos Navegador Núceo Conector Remoto Ciente Web OPD Núceo Sistema Archivos

33 Arquitectura (y V) Entre as distintas posibiidades de arquitectura, se ha incuido una versión portabe mutipataforma, con todos os eementos y funciones embebidos en un soo punto. E objetivo es que pueda ser utiizado en escenarios como os siguientes: Profesionaes independientes que no disponen de una infraestructura corporativa con un gestor documenta. Como herramienta de formación, para que os aumnos puedan reaizar ejercicios reaes sobre un gestor documenta. Como herramienta de modeado de estructuras documentaes, archivo o tesauro, antes de traspasaras a un gestor documenta corporativo. Para poder evar en modo desconectado parte de a información de gestor documenta de a institución.

34 Índice Introducción Construcción Gestión de Documentos Gestión de Tesauros Seguridad Tareas Arquitectura Integración Evoución

35 Integración (I) Openprodoc tiene diversas formas de integrarse con otros sistemas: Puede eer documentos, y sus metadatos, procesados con Kofax Capture o con Abby FexyCapture. Importar y exportar tesauros en formato SKOS Importar y exportar documentos y metadatos a ficheros Intercambiar definiciones y eementos de OpenProdoc con otras instaaciones. Puede desarroarse conectores (para amacenar documentos, autenticar o amacenar metadatos) para integrar con otros sistemas. Puede desarroarse nuevas tareas. La principa forma de integración, y a más competa, es por medio de Java, incuyendo e núceo en cuaquier apicación. En un futuro, incuirá conexión por estándar CMIS.

36 Índice Introducción Construcción Gestión de Documentos Gestión de Tesauros Seguridad Tareas Arquitectura Integración Evoución

37 Evoución La versión 1.2 (verano 2015) incuirá: Generación de informes y archivos de exportación a medida. Soporte de formato RIS para as referencias Búsqueda por texto ibre. La versión 1.3 (primavera 2016) incuirá: Casificación automática de os documentos en base a su contenido. Por otra parte, se puede contribuir a proyecto: Creando tesauros Creando paquetes (tipos, informes, tareas, ACL, grupos,..) sectoriaes por ejempo para abogados o coegios. Definiendo nuevas hojas de estio (CSS) Creando informes. Integrándoo con otros proyectos o apicaciones. Las aportaciones se pubicarían en a web de OpenProdoc

38 OpenProdoc Joaquín Hierro ocumenta-en-soitario/

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