SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LAS EMPRESAS DE REPUESTOS AUTOMOTRICES DELMUNICIPIO VALERA, ESTADO TRUJILLO

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1 UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO UNIVERSITARIO "RAFAEL RANGEL" DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO ESTADO TRUJILLO SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LAS EMPRESAS DE REPUESTOS AUTOMOTRICES DELMUNICIPIO VALERA, ESTADO TRUJILLO Autora: Olmedillo Maryelin. C.I: Trabajo especial de grado presentado como requisito parcial para optar al título de Licenciada en Contaduría Pública. Septiembre, 2008

2 UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO UNIVERSITARIO "RAFAEL RANGEL" DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO ESTADO TRUJILLO SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO EN LAS EMPRESAS DE REPUESTOS AUTOMOTRICES DELMUNICIPIO VALERA, ESTADO TRUJILLO Autora: Olmedillo Maryelin C.I: Tutora: Prof. Stephanía Alizo C.I: Asesor: Dr. Benito Gonzalez C.I: Septiembre, 2008

3 UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO UNIVERSITARIO RAFAEL RANGEL DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO ESTADO TRUJILLO APROBACIÓN DEL TUTOR En mi carácter de tutor del trabajo de grado titulado: Sistema del control interno de inventarios en las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera del estado Trujillo, presentado por la ciudadana Maryelin C, Olmedillo G, titular de la cédula de Identidad No. V , para optar al título de Licenciada en Contaduría Pública, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación y evaluación por parte del jurado examinador que la Universidad tenga a bien designar. En la ciudad de Trujillo a los días del mes de Prof. Stephanía Alizo C.I i

4 DEDICATORIA A Dios Todopoderoso, por guiarme y cuidarme siempre en todo momento y en todo lugar, y darme la dicha de llegar a alcanzar una de mis más anheladas metas, bendito seas mí: Señor Jesús. A mis Abuelos, que desde el cielo esta viendo este sueño hecho validad los quiero. A mi Mamá Carmen, porque con su sabiduría, educación, amor, apoyo incondicional y sus sabios consejos siempre ha sabido apoyarme para lograr lo que quiero, este triunfo es por ti y Para ti, te amo MAMI. A mi Papá HUGO, hombre emprendedor, trabajador y luchador por conseguir siempre lo que se propone, ha sido uno de mis mejores ejemplos y orgullo te quiero PAPI. A mis Hermanos(a), Maryuri, Mario, Maikel y Erika gracias por estar a mi lado en todos los momentos de mi vida apoyándome, que este triunfo les sirva de ejemplo para que logren lo de ustedes, por que el quiere puedo los quiero! A mi bebé Jesús Antonio, ese regalo maravilloso que Dios y la vida me ha regalado mi triunfo esta motivado por ti y para ti con su sonrisa, picardía e inocencia me ha motivado a seguir adelante te amo mi corazón. A mi Sobrino Jeonaiker esa luz inocente que con su amor, cariño y travesura conquisto todo mi corazón te quiero NENE. A mi hija política Patricia, ese ser maravilloso que ha formado parte de mi vida que este triunfo le sirva de ejemplo para que alcances todas tus metas te quiero ii

5 A mi esposo Javier, ese ser maravilloso comprensivo y paciente gracias por tu amor incondicional en todos los momentos tristes y felices de mi vida una vez gracias por estar a mi lado te Amo eres mi gran amor. A mis tíos(a), en especial mi tío Toño y Benito, seres de orgullo, admiración, y deseos de superación gracias por sus buenos consejos, paciencia y dedicación que me motivaron para lograr ver este sueño hecho realidad los quiero. A mis Prima(os), para que este logro le sirva de ejemplo para que alcancen sus metas. A mis Amigas de estudio, Rossana, Lisneth, Sugeidi, Cecilia, Amanda, Alex, Filadelfo y Lisbeth siempre nos hemos apoyado en todo los momentos de nuestra carrera. Gracias por la verdadera palabra amistad GRACIAS A TODOS POR SU GRAN APOYO PORQUE SOLA NO HUBIESE LOGRADO ESTE TRIUNFO Maryelin Olmedillo iii

6 AGRADECIMIENTO A Dios Todopoderoso, por haberme permitido lograr este triunfo. A la Ilustre Universidad de los Andes, Núcleo Universitario Rafael Rángel Trujillo, y a todos sus profesores gracias por haber abierto sus puertas para formarme como profesional. Al personal de la biblioteca del Núcleo Universitario Rafael Rangel Aquiles Nazoa por brindarme todo su apoyo y colaboración. A todos los propietarios y personal de las diferentes empresas de repuestos automotrices del Municipio Valera por su cortesía y amabilidad brindad para el desarrollo de esta investigación. A mi Tutora, la profesora Stephanía Alizo gracias por su ayuda personal y profesional, por su paciencia y dedicación al inició y fin de esta investigación. A mi asesor y tío Dr. José Benito González, gracias por su orientación a lo largo de mi carrera y de esta investigación eres un ser inagotable de deseos de superación y crecimiento humano te admiro. A Joel Lozada, gracias por tu ayuda en los primeros momentos de mi carrera. A todas aquellas personas que de una u otra manera me apoyaron a lo largo de mi carrera. A TODOS MIL GRACIAS Maryelin Olmedillo iv

7 ÍNDICE GENERAL Pág. APROBACIÓN DEL TUTOR... i DEDICATORIA... ii AGRADECIMIENTO... iv ÍNDICE GENERAL. v ÍNDICE DE TABLAS...viii ÍNDICE DE GRÁFICOS... ix RESUMEN....x INTRODUCCIÓN....1 CAPÍTULO I. EL PROBLEMA Planteamiento del problema.3 Formulación del problema... 7 Sistematización del problema... 7 Objetivo de la investigación...7 Objetivo general... 7 Objetivo específicos... 8 Justificación de la investigación... 8 Delimitación de la investigación CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO Antecedentes de la investigación Bases teóricas Bases legales Definición de términos básicos Cuadro de operacionalidad de variables CAPÍTULO III: MARCO METODOLÓGICO Tipo de investigación Diseño de la investigación Población y muestra v

8 Técnicas e instrumentos de recolección de información Cuadro del listado de las empresas de repuestos automotrices afiliada (ACOINVA)...42 Validez 44 CAPÍTULO IV: ANÁLISIS E INTERPERTECIÓN DE LOS RESULTADOS Análisis e interpretación de los resultados CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS Anexo A. Solicitud de validación Anexo B. Constancias de validación Anexo C. Instrumento de recolección de datos vi

9 ÍNDICE DE CUADROS Cuadros. Nº Pág. 1 Operacionalidad de las variables 38 2 Listado de las empresas de Repuestos Automotrices 42 vii

10 ÍNDICE DE TABLAS Tabla Nº Pág. 1 Planes operativos Norma y Leyes Definición de políticas como guía de acción Objetivo Procedimientos para la ejecución del control interno Procedimientos para la valuación de inventarios Comparación entre los empleados Desempeño de los trabajadores que aplican el inventario Integración del control interno como sistema Aplicación de métodos para la valuación de inventarios Método de valuación de inventaros Conteo físicos Inventario continuo Requisiciones de compras Parámetros para la orden de compras Facturación Facturación base fundamental para los registros contables Requisitos para la aprobación de la factura.64 viii

11 ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráficos Nº Pág. 1 Planes operativos Norma y Leyes Definición de políticas como guía de acción Procedimientos para la ejecución del control interno Procedimientos para la valuación de inventarios Comparación entre los empleados Desempeño de los trabajadores que aplican el inventario Integración del control interno como sistema Aplicación de métodos para la valuación de inventarios Método de valuación de inventaros Conteo físicos Inventario continuo Requisiciones de compras Parámetros para la orden de compras Factura Requisitos para la aprobación de la factura ix

12 UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO UNIVERSITARIO RAFAEL RANGEL DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO- EDO TRUJILLO SISTEMA DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS EN LAS EMPRESAS DE REPUESTOS AUTOMOTRICES DEL MUNICIPIO VALERA ESTADO TRUJILLO RESUMEN Autora: Br. Maryelin Olmedillo Tutor: Prof. Stephanía Alizo Asesor: Dr. Benito González Año: 2008 La presente investigación tiene como objetivo general analizar el sistema del control interno de inventarios en las empresas de repuestos automotriz del municipio Valera, estado Trujillo, este estudio tiene como propósito suministrar a las empresas de repuestos automotrices herramientas que le permita mejorar y/o mantener los lineamiento adecuado para la salvaguarda de los inventarios y suministros, adoptando un diseño de campo, bajo un tipo de investigación descriptivo, en el cual se pretende identificar el sistema para el control de los inventarios, la población estuvo conformada por dieciséis (16) empresas afiliada a la Asociación de Comerciantes e Industriales de Valera (ACOINVA), tomando una muestra de ochenta y uno (81) personas entre administradores y empleados de esta empresas de repuestos automotrices, a las cuales se le aplicó un instrumento de 16 ítems con varias alternativas de repuesta, siendo validado a juicio de tres (3) experto en la materia. Se concluyó que las empresas de repuestos automotrices si aplican un sistema de control interno en el manejo de los inventarios y lo hacen medidamente; además se detectaron algunas fallas en cuanto a su aplicación siendo necesario recomendar que realicen un examen exhaustivo en todas sus operaciones. Palabras claves: Sistema, control de inventario, empresas de repuestos automotrices x

13 INTRODUCCIÓN La empresa es un instrumento en el cual debido a sus características particulares, el factor inventario es determinante para mantener un buen control, desde esta perspectiva el inventario constituye los bienes tangibles que se tiene para la venta en el curso ordinario del negocio para ser consumidos en la producción del bien o servicio para su posterior comercialización. De allí que, la importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones.se ha convertido en una herramienta fundamental, debido a que las mismas se integran o se crean con un inventario inicial que es utilizado para la realización de sus actividades económicas tales como son la compra y venta. En efecto, el control interno de los inventarios promueve la consistencia de normas y políticas implantadas en las empresas para evitar fraudes, deterioro y desperdicios de los activos. En este sentido, la investigación que se desarrolla a continuación está orientada a determinar cual es el sistema del control interno de los inventarios de las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera del estado Trujillo, además determinar si algunas de ellas cumplen con las normas y procedimientos establecidos en el Código de Comercio y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Así mismo, los inventarios representan una inversión que debe estar en constante movimiento, por lo tanto es necesario mantener los materiales 1

14 o mercancía en existencia en unos niveles deseados, para así afrontar las futuras demanda y poderse mantener en el mundo competitivo. El contenido del trabajo se estructuró en cinco capítulos: Capítulo I, El Problema, describe el planteamiento y formulación del problema, los objetivos de la investigación, justificación y delimitaciòn de la investigación. Capítulo II, Marco Teórico, describe los antecedentes de la investigación, las bases teóricas que sustentan el estudio, bases legales y la definición de términos básicos. Capítulo III, Marco Metodológico, describe el tipo de investigación el diseño, muestra, técnicas e instrumentos de recolección de datos. Capítulo IV, Análisis e Interpretación de los resultados, muestra las tablas de frecuencias de los ítems del cuestionario aplicado, así como la interpretación de las mismas y su representación gráfica. Capítulo V, Conclusiones y Recomendaciones, es decir, las conclusiones fundamentadas en los resultados obtenidos del cuestionario aplicado y las recomendaciones en función de las observaciones consideradas importantes. Bibliografía y anexos 2

15 CAPÌTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del problema La función de toda empresa como unidad de producción de bienes y servicios está orientada a satisfacer las diferentes necesidades de la sociedad, así mismo, adaptarse a las variaciones económicas y sociales producidas por los procesos de inflación y variación de precios que se originan en el mercado. Ante los nuevos desafíos de la globalización, las organizaciones deben asumir nuevos cambios en el mundo empresarial para lograr su desarrolló mediante estrategias que mejoren la administración y el control de los inventarios. Además de ellos, las empresas tienen como objeto social la prestación de un servicio; por lo tanto deben mantener una estructura organizativa con niveles jerárquicos y áreas funcionales tales como: administración, ventas, contabilidad y producción con eficiencia y eficacia que le brinde a sus asociados, así como a sus trabajadores y al entorno social una garantía sobre sus operaciones comérciale. En este sentido las empresas para funcionar y cumplir con sus objetivos requieren administrar, registrar y controlar los procedimientos contables tales como la interpretación y análisis de todas las partidas de los costos necesarios para facilitar y vender un artículo con eficiencia y eficacia. 3

16 Dentro de este orden de ideas, las empresas deben establecer políticas, normas y procedimientos para el control de los inventarios puesto estos son fundamentales y sobre los cuales se basa la confiabilidad de la información reflejada en los estados financieros, para la toma de decisiones Asimismo, esta información permite cooperar con el departamento de compras, para elaborar requisiciones y adquisiciones económicas, y a la vez hacer predicciones sobre las necesidades en las existencias. Es importante señalar que para realizar un proceso contable con respecto al control interno de los inventarios, las empresas por sus innumerables problemas operacionales, deben cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados a saber: principio de igualdad, eficiencia, economía, serenidad, moralidad y valoración de los costos, para así obtener una adecuada elaboración de los registros mercantiles. El sistema apropiado para el control interno de los inventarios, permite reflejar de manera clara y precisa en los Estados Financieros su situación con respecto a los movimientos que se realizan en cuanto a mercancías, materiales, producto en proceso, productos terminados, suministro de fábrica, y tomar decisiones en cuanto a extravíos, daños, faltante que pueda ocurrir en los almacenes respectivos. Cabe destacar que el control interno de los inventarios tienen un valor fundamental en las empresas dedicadas a las compras y/o ventas, por cuanto se pueden determinar en el sistema el costo de las mercancías vendidas, así como las disponibles durante y después del cierre del ejercicio económico. 4

17 En efecto, la razón fundamental por la cual las empresas deben llevar un sistema de control interno inventario, es porque resulta física y económicamente impráctico mantener altos volúmenes de inventarios que afectan el retorno efectivo o carencia de existencias para cumplir con los procesos productivos o las ventas normales de una empresa. Dentro de esta perspectiva se hace necesario examinar la situación que actualmente presentan las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo esencialmente lo relacionado a la administración de sus inventarios, mediante la fase explorativa y una entrevista realizada por la investigadora se observa que en algunas de ellas presentan deficiencia de un sistema actualizado y útil que permita resumir las transacciones efectuadas, la falta de un sistema actualizado en estas empresas propicia un conjunto de irregularidades o problemas, por ejemplo el no actualizar constantemente los inventarios en cuanto a cantidades mínimas ocasionan que falten mercancías en un momento determinado o un volumen máximo de inventarios que no reflejan su índice de rotación en cuanto a la demanda del mercado, por lo tanto esta situación de faltante de mercancía o inventarios no movilizados ocasionan pérdidas o gastos los cuales son reflejados en el cierre del ejercicio económico además esta situación desmejora la eficiencia en la compra y/o venta de repuestos automotrices. Otro aspecto importante de resaltar es que el manejo de los inventarios no se corresponde a las normas y procedimientos establecidos en el código de comercio y los principios de contabilidad generalmente aceptados, esta situación constituye una violación a lo establecido en las leyes y reglamento de la República, por cuanto no se da su fiel cumplimento y conlleva a sensaciones de carácter legal. 5

18 Por medio de una entrevista formal al personal que labora en las diferentes empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo, se pudo conocer que en algunas de ellas en la actualidad están implantado un sistema de codificación y contabilización computarizado sobre los inventarios observándose que se han presentado debilidades en cuanto a la cantidad de productos que hay en existencia, por otra parte carecen de medidas para evitar el deterioro físico de los repuestos lo que puede generar altos niveles de pérdidas para las empresas. Dentro de este contexto, se observa en algunas empresas de repuestos automotrices del municipio Valera estado Trujillo deben fomentar la consistencia de normas y políticas, si como también las leyes y reglamentos que rigen los a los inventarios. El análisis precedente permite presumir que no ha habido una correspondencia adecuada entre lo establecido en los procesos contables y los principios de contabilidad generalmente aceptados, para el funcionamiento y control interno de los inventarios en las normas, leyes y procedimientos, convirtiéndose esta problemática en una de las debilidades para el desarrollo de las organizaciones y así poder competir en el mercado de acuerdo a la oferta y la demanda. En este sentido de permanecer esta situación conllevaría a una posible quiebra y fracasos financieros de la empresa. Todo esto conlleva a plantearse la inquietud de realizar una investigación que profundicé sobre las causas de esta contradicción. Por lo tanto la iniciativa de este trabajo de investigación parte de la preocupación de analizar las causas y los efectos de este problema. Dentro de este contexto las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo, deben contar con medidas favorables en 6

19 todos los procesos tales como: sistemas contables, financieros, de información y operacionales. Por lo tanto se formula siguiente pregunta de investigación Formulación del problema: Cómo es el sistema del control interno de inventarios en las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo? Sistematización Cuáles son los elementos del control interno de inventarios en las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo? Cuál es el sistema de registro de inventarios en las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo? Cuáles son los documentos comerciales empleados en el control interno de inventarios de las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo? Objetivos de la investigación Objetivo general Analizar el sistema del control interno de inventarios en las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo. 7

20 Objetivos específicos Identificar los elementos del control interno de inventario en las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo. Identificar el sistema de registro de inventario en las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo. Describir los documentos comerciales empleados en el control interno de inventarios de las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo. Justificación El sistema del control interno de los inventarios reviste una importancia fundamental para la estructura contable de las empresas, es por ende que la confiabilidad de los estados financieros radica en el control que se aplique para el manejo de los inventarios en las empresas comerciales específicamente en las del ramo de repuestos automotrices, así mismo si la gerencia de la empresa no cuenta con la información financiera confiable es casi seguro que se tome decisiones erradas. En tal sentido la idea fundamental de desarrollar este estudio consiste en determinar la situación que actualmente presentan las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo con respecto a la administración del control interno de los inventarios. Es así como la presente investigación cuenta con una justificación teórica orientándose a la aplicación de las teorías y conceptos básicos, 8

21 contables referidos al sistema del control interno de inventarios. Una de las componentes más importante es el hecho de que estas organizaciones deben contar con un control basado en normas, reglas y procedimientos contables destinados especialmente a las actividades financieros. Desde el punto de vista práctico, con el sistema del control de los inventarios las operaciones se llevar a cabo eficientemente, lo que permitirá una mayor productividad para las empresas. El estudio de esta investigación permitirá incentivar a los gerentes y trabajadores a enfrentar o adaptarse a un control interno de los inventarios adecuado sobre la ejecución de las actividades. Desde el punto de vista metodológico se justifica para lograr el cumplimiento de los objetivos planeados en esta investigación, se empleara un instrumento de investigación, el cual será aplicado a los gerentes y trabajadores de las empresas de repuestos automotrices obteniendo, así información de primera fuente El hecho de poder analizar el desarrollo de los procesos contables con respecto al registro de los inventarios, a partir de este proyecto de investigación resulta de singular importancia, por cuanto a los desafíos y retos que hoy día tiene la modernización, invita a repensar nuevos paradigmas que permita diseñar opciones para corregir los problemas que se han indicado en esta investigación. Delimitación En cuanto a la delimitación se orienta desde tres perspectivas a saber 9

22 Temporal Se inicio a partir de septiembre del 2007 y se aspira concluir en julio Espacial Esta investigación se desarrolló en las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo. Área Este estudio sé enmarcó dentro de las ciencias contables específicamente en la línea de investigación administración y gestión. 10

23 CAPÍTLO II MARCO TEÒRICO Antecedente de la investigación La fase inicia en el estudio de cualquier área o tema que implica la familiarización con sus conceptos sobre los cuales se puede establecer una comprensión de los procedimientos, los problemas y las aplicaciones que se encontraran en el estudio. En este sentido el presente capítulo presenta el marco teórico que soporta la investigación conformada por los antecedentes relacionado al tema en estudio y fundamento bibliográfico que sustenta la teoría que diversos autores han postulado sobre el control interno de los inventarios. Se revisaron algunos trabajos de investigación relacionados con el tema en estudio, que permitieron la conservación de una sólida base teórica para sustentar el trabajo de grado. Azuaje, K (2005) Evaluación del nivel de eficiencia del control interno del departamento de administración, depósito y control de suministro de materiales e insumo del hospital Pedro Emilio Carrillo de Valera; trabajo especial de grado de administración de empresa de la Universidad Valle del Momboy. El propósito de la investigación fue evaluar el nivel de eficiencia del control interno del departamento de Administración (intendencia. Deposito y central de suministro s de materiales e insumos del Hospital Central de Valera Dr. Pedro Emilio Carrillo del estado Trujillo. Para cumplir con este objetivo se realizó una investigación descriptiva de campo a través de dos instrumentos a los cuales se le estableció su validez y confiabilidad. Los 11

24 resultados obtenidos permitieron concluir que la eficiencia de los procedimientos de control interno en esa institución de salud está limitadas por cuanto no hay un plan organizacional coherente y compartido por todo el personal que les permita proteger sus materiales e insumo, adquirirlos y distribuirlos de acuerdo a las necesidades reales y estimular el cumplimiento de sus políticas al respecto Esta investigación aporta información sobre las mejores opciones para el control interno de los inventarios, sirviendo de apoyo a esta investigación con el objeto de conocer el tipo sistema del control interno utilizado en las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo Villarreal, M (2004) realizó un estudio titulado análisis de desempeño en comparación con el estándar de control de inventarios para la Farmacia Trujillo (FARMATODO) Valera, estado Trujillo, como requisito de mérito para optar al titulo de Técnico Superior de Bancas y Finanzas en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo. La presente investigación tuvo como objetivo general Analizar el desempeño laboral en comparación con el estándar de control interno para la Farmacia Trujillo (FARMATODO).Se realizo una investigación de tipo descriptiva de campo. La población estuvo conformada por 11 trabajadores a los cuales se le aplico el instrumento tipo cuestionario de 11 ítem con varias alternativas de repuesta, los mismo fueron validados por un panel de tres experto dando como resultado, que el personal de Farmatodo se encuentra identificado con los métodos de estandarización de productos usados, por lo que se rigen constantemente por dichas especificaciones. Además, el estudio citado sirve como base por que los resultados obtenidos en la misma, permite establecer con mas claridad lo que se quiere 12

25 lograr en el estudio actual, ya que en éste se desea conocer la eficiencia del sistema del control interno de los inventarios para realizar en la empresa de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo, las modificaciones necesarias al caso. Del mismo modo Espinosa, Y, y Rondón, B (2004) realizaron una investigación titulada propuesta de un sistema de control en el manejo de inventario para la empresa BAMBRAGE C.A,el estudio tuvo como objetivo general proponer un sistema de control de inventario para la empresa Bambrage C.A siguiendo los lineamientos de reingeniería, para esta investigación se realizo un proyecto factible con un diseño de campo, utilizando como población o fuente de obtención a la gerente de la empresa la señora Carmen Bravo, para recolectar los datos se aplicó una encuesta estructurada, concluyendo que es necesario implantar un sistema de control de Inventarios porque actualmente no aplican los parámetros establecidos, es decir, presentan mucha deficiencia en cuanto a las evidencia en la perdida de tiempo y costos en el manejo de inventarios debido a la desorganización y descontrol que excité por ahora. En tal virtud, este trabajo se considero relevante para esta investigación por su relación en cuanto al manejo de los inventarios y a la variable sistema de inventarios considerado este ultimo como elemento clave para el control de las empresas ya que es de gran importancia para obtener la utilidad esperada, además de conocer la eficiencia o ineficiencia en el manejo del control interno de inventario Pérez, J (2003), realizó una investigación sobre control interno en el área de inventario Caso: División de repuesto de la empresa VALCAR C.A ubicada en el municipio Valera del estado Trujillo, en esta investigación se 13

26 planteo como objetivo principal evaluar las condiciones del sistema de control interno en el área de inventario división de repuestos de la empresa Valcar, C.A. La investigación se ubico en la modalidad de proyecto factible apoyado en un diseño de campo, fundamentado en que los datos son extraídos directamente por el investigador para posteriormente analizarlos e interpretarlos, la población censal estuvo conformada por seis (6) personas que laboran en la empresa. Para recolectar la información se utilizo un cuestionario. El investigador concluyo que el sistema de control interno en el área de inventario de repuestos que maneja la empresa requiere de estrategias de reordenación y organización. Este trabajo es importante, ya que se encuentra relacionado con una de las variables de esta investigación como es el caso del control interno de la división de repuestos de la empresa Valcar, C.A, del municipio Valera, estado Trujillo, dicha investigación tiene relación directa con el trabajo a desarrollar debido a que ambos objetivos se sitúan en aspectos concernientes al control interno en le área de inventario, en su conclusión se expone la falta de organización que tiene el control interno de los inventarios punto el cual se relaciona con la investigación al involucrar el tema del orden para una mayor eficiencia de los sistema de control. Bases teóricas La empresa Actualmente en una sociedad compuesta de organizaciones, está orientada a la producción de bienes o a la prestación de servicios siempre con el objeto de cumplir un fin o meta para lograr el éxito. 14

27 Según Antonorci, M (1999:49) define a la empresa como una organización humana creada y mantenida para realizar fines de producción de bienes o de prestación de servicios. Se puede considerar la empresa como una organización, como un sistema de partes interrelacionadas, en el cual todos los componentes deben estar integrado armónicamente, para el logro eficiente de sus objetivos. Las empresas constituyen la base de la actividad de un país, inmersa en un proceso político, económico, social, cultural, generadora de ingresos, empleo, en el cual se debe evaluar periódicamente por medio de sus inventarios utilizando cualquiera de sus métodos con el fin de determinar su desempeño económico y financiero. Así mismo las organizaciones que logran obtener éxito son aquellas que se adaptan a las exigencias y oportunidades que brinda el medio ambiente. Control El control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de sistema para que se alcance el desempeño deseado en el mismo, la finalidad del control es hacer que el sistema se encamine completamente hacia sus objetivos. Al respecto Garcías, J (2001:39) señala que el control es fundamental para toda organización, cuyo mayor propósito es medir, evaluar y corregir las operaciones de proceso, operaciones administrativas, maquina o sistema bajo condiciones dinámicas para lograr los objetivos deseados. 15

28 Así mismo Garcías asegura que el tema de control adquiere en la actualidad una nueva interpretación porque las empresas se encuentran en un proceso de cambio total. En este sentido, de acuerdo a los postulados de Garcías, puede decirse que el control es un proceso integrado y no un conjunto pesado de mecanismo burocráticos añadido a los mismos De esta manera, la palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos; control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases entre otros. Así pues, el control tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan Los inventarios El rubro de los inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinada a la venta o producción para su posterior venta. De igual manera, Romero, J (2000:195) Expresa que los inventarios representan uno de los principales recursos que dispone un entidad comercial o industrial. Es importante tener un adecuado abastecimiento de inventarios, pues de ellos dependen las actividades primarias para la que se constituyo la organización. Cualquier tipo de empresa por más pequeña que sea posee y maneja algún tipo de inventario el cual en algunos casos será la fuente generadora de ingresos operacionales. 16

29 Según Guajardo, G (2002:298) Indica que el rubro de los inventarios esta constituido por bienes de una empresa destinada a la venta o a la producción para su posterior venta, como materia prima, productos en proceso, artículos terminados, y otros materiales que se utilicen o se consuman en el ciclo normal de sus operaciones. Dentro de este orden de ideas, también se considera que la importancia que tiene el inventario recae principalmente en que es la fuente de ingresos de cualquier compañía. Además, se puede señalar que los inventarios representan las partidas del activo que son generadora de ingresos por vario tipo de empresa en las cuales se encuentran las que tienen una actividad de transformación y las que se dedican a la compra y venta o comercialización, como es el caso de las empresas de repuesto automotrices del municipio Valera, estado Trujillo Así mismo Plossl, G (1997:16) plantea como inventario un conjunto de mercancías o artículos que se encuentran en el almacén para ser vendidos o utilizados en el proceso productivo de la empresa. Se observa que los distintos autores coinciden en sus apreciaciones generales sobre el inventario a saber: Que es un bien, que debe ser almacenado y/o utilizado en un determinado momento. Para efecto de esta investigación el inventario se define como los bines materiales que la empresa posee, con la intención de venderlos en el transcurso de sus propias actividades y en esta investigación lo constituye todos aquellos productos que las empresas del ramo de repuestos automotrices ofrecen a sus clientelas y público en general. 17

30 Importancia de los inventarios Con relación a la importancia de los inventarios López, W (1994) sostiene que el inventario es el activo circulante de mayor inversión para los establecimientos de comercialización, y puede ser también una porción importante del activo total de la empresa. Si en el inventario se han acumulado artículos que no son posibles de vender existe una perdida potencial. Si los productos solicitados por los clientes no se encuentran disponibles en la calidad y la cantidad necesaria se puede perder las ventas y los clientes. Los procedimientos deficientes de compras las técnicas defectuosas de fabricación y los métodos de ventas mal dirigidos pueden dar como resultado la acumulación de un inventario excesivo que no se pueda vender. Por otras razones, la administración (y por lo tanto el departamento de contabilidad) se interesa fundamentalmente por la planeación y el control interno de inventario. Un aspecto esencial del control de los inventarios es un sistema de contabilidad con registros precisos y actualizados, que contengan la información que necesita la administración para llevar a la práctica sus políticas de producción y comercialización financieras. Control interno. Según Brito, J (2002:244) es definido como Una serie de métodos adoptados por un negocio con el fin de salvaguardar sus bienes, comprobar la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la eficiencia, opera y estimular la adhesión de los métodos prescrito por la gerencia. De la anterior premisa, puede decirse que el control interno permite tener la certeza de que las ordenes se están cumpliendo, así mismo 18

31 proporciona seguridad a la administración acerca de la confiabilidad de los datos contables que se utiliza para la realización de los estados financieros y para la toma de dediciones. Para esta investigación en estudio, la importancia del sistema de inventario se fundamenta en la necesidad de analizar los procesos contables y administrativos en el control interno de los inventarios en las empresas de repuestos automotrices del municipio Valera, estado Trujillo. Elementos del control interno de los inventarios Guajardo, G (2004:78) Exterioriza que toda Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del control interno. Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de planes operativos que sean necesarios evitando fraudes, daño en la existencia de mercancías, y disminución de los costos operacionales. Definición de políticas como guía de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos, partidas y lineamientos generales orientados al manejo de los inventarios. Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes en cuanto a la administración de los inventarios e interrelación entre los departamentos. 19

32 Adopción de de normas para la protección y utilización racional de los recursos. Dirección y administración del personal conforme a un sistema de meritos y sanciones. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control interno y organizativo de la empresa. Organización de métodos confiable para la valuación de los inventarios y gestión y procedimientos contables. Características del control interno de inventario El control interno de inventario forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de plantación, de información y operaciones de la respectiva entidad, corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad. La responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza estructura y misión de la organización. En cada área de la organización el funcionario encargado de dirigirlas es responsable por el control interno de inventario ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada entidad. Toda las transacciones de las entidades deberán registrase en forma exacta, veraz y oportuna, de forma tal que permita preparar informes operativos administrativos y financieros. 20

33 Clasificación de inventario Dependiendo de la naturaleza de la investigación existen diversas clasificaciones de inventarios. Según Patón, W (1991:397) se pueden clasificar en atención a dos principales empresas (a) las empresas comerciales, que se caracterizan por tener una actividad de compra y venta de bienes que no tienen un proceso de transformación del activo adquirido. Por esta razón, los costo de los bienes estarán determinados por sus precios de factura mas cualquier otro costo relacionado con su adquisición, y (b) las empresas manufactureras son las que manejan una mayor variedad o diversidad de inventarios, los cuales responden al tipo de actividad que tienen. Dentro de este orden de idea el autor Catacora F. (1997:369) considera que los diferentes tipos de inventarios que se pueden identificar son los siguientes: Empresas comerciales -inventario de mercancía. -Inventario en tránsito. Empresas manufactureras -Inventario de productos terminados. -Inventario de productos en procesos. -Inventario de materia prima. -Inventario de suministro de fabrica. -Inventario de material de empaque. -Inventario en transito. 21

34 Inventario de mercancía Esta formado por los bienes que adquiere una empresa comercializadora y en los cuales se deben incorporar todos los costos relacionados con la compra y adquisición de dichos bienes. En los inventarios de mercancía, ocurren dos tipos de transacciones básicas: compra de inventario y venta de inventario. Inventarios de productos terminados Están formados por los bienes que se originan de la transformación de materia prima y la incorporación de otros costos con la mano de obra directa y costos indirectos de producción. Entre las principales operaciones que se dan con estos activos son: la terminación de productos y la venta de producto. Inventarios de productos en procesos Corresponde a costos incorporado en empresas manufacturas y que están formados por los siguientes componentes: materia prima, mano de obra directa, costos indirectos de producción. Inventario de materia prima Esta constituida por los insumos que han sido adquiridos con el objeto de fabricar o producir bienes y que forman de manera importante el producto terminado. En ellas se realizan los siguientes registros contables: compra de materia prima y transferencia de materia prima a la producción. Otras 22

35 partidas que también aparecen en el rubro de inventarios son los siguientes: (a) suministro de fábrica; (b) material de empaque; (c) mercancía en tránsito Los suministros de fábrica Están compuestos por aquellos inventarios que son necesarios para poder llevar el proceso productivo y que tienen las características de no ser fácilmente visibles en el producto terminado. El material de empaque Se caracteriza por ser un inventario que es utilizado para el empaquetado, embalaje o almacenamiento de productos terminados. Mercancía en tránsito Son aquellos bienes que han sido comprados y sobre los cuales se tiene la propiedad, pero que a la fecha del balance general no habían llegado al almacén. Es importante destacar, que para que los bienes puedan ser incluidos como inventarios en tránsito deben haberse rechazado el traspaso de propiedad. Sistema y registro para controlar los inventarios Existen algunos sistemas que apoyan la gestión administrativa y contable de los inventarios 23

36 1) Sistema de inventario periódico Consiste en la toma física o conteo de las unidades de inventario que se tenga al final de un periodo, lo cual es bastante engorroso de este modo implica un esfuerzo desde el punto de vista lógico Al respecto Guajardo, G (2002:301) señala que cuando se aplica el sistema de inventario periódico, no se mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia. Por lo tanto, es necesario hacer un conteo físico para determinar la existencia de mercancía al finalizar el periodo. El mismo autor indica que para poder determinar tales cantidades debe disponer al menos de los valores del inventario inicial y las compras del periodo. Así mismo indica que los saldos que se reflejaran en el balance general serán los que resulte del conteo físico de las cantidades y para calcular el costo de las ventas del periodo, se bebe aplicar la siguiente formula: En donde CV: costo de venta I.I: inventario inicial C: costo I.F: inventario final CV: I.I+C-IF Por su parte, Rondón, A (1996:323) consiste en registrar las compras a precio a costos y las ventas a precio de ventas. Para obtener las ganancias o perdidas brutas en la compra-venta de mercancías en un determinado periodo (mensual, trimestral, anual, etc), será necesario realizar un inventario 24

37 físico y su correspondiente valoración al final de dicho periodo. Es decir se necesita conocer el inventario actual. 2) Sistema de inventario continuo o perpetuo Rodríguez, L. (2001:111) comenta sistema de inventario continuo o permanente recibe también el nombre de Perpetuo y en este sistema los registros del inventario se mantienen siempre al día. Este inventario nos muestra un sistema para manejar las mercancías y los materiales y lleva sus registros al día. De esta manera Rondón, A (1996:323) sostiene que el sistema de inventario permanente o perpetuo: consiste en que las compras se registran a precio de costo y las ventas a precio venta, pero al registrar las ventas será necesario conocer el precio de costo de las misma para complementar su registro con un nuevo asiento que se refleje el costo de la mercancía vendida. De esta forma conociendo el costo de los inventarios comprados y el costo de los inventarios vendidos, la diferencia entre ambos indicara el valor actual del inventario según libros. Es decir, sin necesidad de realizar un inventario físico se puede conocer su valor, según libros en forma permanente con solo obtener la diferencia entre el costo de compras (mas el inventario inicial) y el costo de la mercancía vendida. En este estudio, estos tipos de sistema de registro de inventario se analizaran para determinar, los sistema que manejan las empresas perteneciente a los comerciantes de repuestos automotrices. 25

38 Método valuación o valoración de inventarios Para la mayoría de las empresas comerciales la valoración de inventario es un asunto importante, es por eso, que los inventarios de estas empresas no solo son grandes, si no que están sujetos a fluctuaciones de un periodo a otro en cuanto a tamaño, composición, precios, costo y valores. Desde esta perspectiva, los métodos de valuación son los que ayudan en el costo del inventario final por lo que se considera recomendable seleccionar el método que brinde la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo de la empresa y el que se ajuste a los efectos fiscales. Existen diversos métodos de valoración o valuación de los inventarios. A juicio de Romero, J (2000:232) lo clasifica de la siguiente manera - Primeras en Entrar, Primeras en Salir (P.E.P.S) Explica que se basa en la suposición de que los primeros artículos en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de el, por lo que la existencias al finalizar cada ejercicio, quedan prácticamente registradas a los últimos precios de adquisición, mientras que en resultados los costo de venta son los que corresponden al inventario inicial y las primeras compras del ejercicio. Con relación a este método Rodríguez, L (2001:100) expone que el método (P.E.P.S), significa que los primeras unidades que entrar son las primeras que salen, también es conocido con el nombre de FIFO o sea las sigla de las iniciales de esta misma palabras pero en ingles (firstin, ferst out). 26

39 Así mismo la autora expresa que en una economía con tendencia al alza (situación económica actual) cualquier inventario valorado por este método (P.E.P.S) tendrá un valor superior que el obtenido si se usan otros métodos. Este método tiene la ventaja de que como el inventario esta valorado a costos más reciente, el balance general esta actualizado con los precios más reales en cuanto a sus inventarios y la desventaja que presenta es el hecho de que muestra unas ganancias muy altas y como resultado impuestos sobres la renta elevados. Además este método resulta más conveniente utilizarlo en cuanto se mantienen actualizados los inventarios, así mismo la cantidad de mercancía que arroje el sistema para cualquier momento es con los últimos valores del mismo, en cuanto al Balance General es bueno usar este método porque el valor del inventario es actual y mas alto los valores que arrojen los otros métodos, pero resulta inconveniente para las partidas del Impuesto Sobre La Renta, motivado a que da una mayor ganancia y por ende un impuesto mayor. Ultimas en Entrar, Primeras en Salir (UEPS) Así mismo Romero, J (2000:237) manifiesta que este método consiste en suponer que los últimos artículos en entrar al almacén o a la producción, son los primeros en salir de él, por lo que siguiendo este método, las existencias al finalizar el ejercicio quedan prácticamente registradas a los precios de adquisición o producción mas antiguos mientras que en el estado de resultados los costos son mas actuales. Al respecto Rodríguez, L (2001:103) considera que el método U.E.P.S, significa que las ultimas unidades que se compraron son las 27

40 primeras que salen, también es conocido con el nombre de L.I.FO o sea, las siglas iniciales de las palabras en ingles (lastin, first out). Este método se refiere al costo mas reciente, supone que los costos más recientes se deben aplicar a las mercancías vendidas. Relaciona los cotos corrientes con los ingresos corrientes es decir, cuando los precios suben se imputan costos mas altas a los ingresos corrientes y cuando los precios bajan, se imputan costos más bajos. Este método presenta la ventaja de que muestra el costo de producción o materiales a los precios mas actualizadas y permite por lo tanto fijar políticos de precios de venta, más de acuerdo con la realidad que arroja unas ganancias menores, lo que trae como consecuencia que el impuesto sobre la renta sea menor. Este método resulta ventajoso en cuanto a que permite fijar políticas de precios de ventas de acuerdo con la realidad, pero las ganancias que arroja son menores, lo que trae como consecuencia favorables que el Impuesto Sobre La Renta (I.S.L.R) sea menor en cuanto al Balance General resulta una ventaja usar este método porque muestra los inventarios en una forma desactualizada en cuanto a los precios que rigen en el mercado Costo promedio Según Romero, J (2000:228) explica que como su nombre lo indica, la forma de determinarlo es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables, entre el número de artículos adquiridos o producidos. Por otro lado el mismo autor define a este método como el método del promedio simple. 28

41 Método del promedio simple Según Romero, J (2000:229) expone que este supuesto consiste en determinar un promedio aritmético simple (media aritmética) de los precios unitarios de inventario inicial mas los precios unitarios de todas las compras del ejercicio, dividiendo este importe entre el número de compras mas 1(del inventario final) Método del promedio ponderado En este sentido el autor señala que a este método se le da una importancia relativa al volumen de unidades adquiridas en la determinación del costo. Al respecto Rodríguez, L (2001:106) expresa que este método es quizás el más utilizado, porque tiene en cuenta tanto los precios viejos como los nuevos, es además la forma más sencilla para calcular el costo final de los inventarios especialmente en aquellas empresas que producen gran diversidad de artículos. Método promedio móvil Rodríguez, L (2001:107) expresa que este método consiste en calcular el costo por unidad, cada vez que entrar nuevas unidades al inventario. Cuando hay nuevas compras cambia el costo promedio, las unidades vendidas se sacan del inventario al último costo promedio por unidad que ha sido calculado anteriormente. Bajo este método el inventario final se valara al ultimo costo promedio por unidad calculado. 29