INSTRUCTIVO DE TRABAJO ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN LA SEDE CENTRAL Y SEDES AEROPORTUARIAS DE CORPAC S.A.

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3 CORPORACIÓN PERUANA DE AEROPUERTOS Y AVIACIÓN COMERCIAL SA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN LA SEDE CENTRAL Y SEDES AEROPORTUARIAS DE Elaborado Área de Organización y Métodos Revisado Área de Coordinación General Aprobado Gerencia General

4 Pág 3 de 15 Í N D I C E Pág I OBJETIVO 04 II ALCANCE 04 III BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA 04 IV DISPOSICIONES GENERALES 04 V DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 05 VI DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 07 VII DISPOSICION TRANSITORIA 08 VIII DISPOSICIONES FINALES 08 IX ANEXOS 08 Anexo 1: Formato de rotulación 09 Anexo 2: Formato para la recepción de cajas de documentos 11 Anexo 3: Formato de inventario de transferencia de documentos al 13 archivo central Instrucciones para llenar el formato (Anexo 3) 15

5 Pág 4 de 15 I OBJETIVO Establecer las instrucciones adecuadas para la organización y administración de los archivos de en la sede central y las sedes aeroportuarias, garantizando la integridad y conservación del acervo documental II III ALCANCE El alcance del presente Instructivo es de aplicación y cumplimiento tanto para la sede central como para las sedes aeroportuarias a nivel nacional de BASE LEGAL Y/O ADMINISTRATIVA Las normas legales y/o administrativas que sustentan el Instructivo son las siguientes: Ley Nº del Ley Sistema Nacional de Archivos Resolución Jefatural Nº AGN/J del Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos Resolución Jefatural N AGN/J del que aprueba la Directiva N AGN/DNDAAI Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública Resolución Jefatural Nº AGN/J del Normas para la Formulación del Programa de Control, Transferencia, Eliminación y Conservación de Documentos Directiva N AGN/DNDAAI- Normas para la foliación de documentos archivísticos en los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos IV DISPOSICIONES GENERALES 41 El Equipo de Archivo Central Documentario, para el caso de la sede central, o las jefaturas de aeropuertos, para el caso de las sedes aeroportuarias, serán las encargadas de velar y supervisar la organización y custodia de los archivos que mantienen las diferentes unidades orgánicas de la Corporación 42 El Equipo de Archivo Central Documentario, coordinará en materia de archivos con todas las unidades orgánicas de la Corporación para brindarles un servicio eficiente a los usuarios internos y externos 43 Cada unidad orgánica, deberá organizar sus archivos con aquellos documentos que elaboran para fines internos y externos La organización de documentos en los archivos de gestión y periféricos, se realizará de acuerdo al sistema más conveniente: alfabético, numérico o cronológico 44 Todas las unidades orgánicas deberán enviar al Archivo Central Documentario, una relación del tipo de documentos que trabajan en sus oficinas, así como la serie asignada (cartas, oficios, memorandos, informes, circulares, facturas en original) 45 Si alguna unidad orgánica contempla un cambio o creación de una nueva serie documental, se deberá comunicar al Equipo de Archivo Central Documentario a fin de ingresarlo al sistema de datos 46 No son documentos de archivo las normas legales, revistas, folletos, libros o copias fotostáticas, por lo que no deben ser parte del Archivo Central Documentario 47 La ubicación física de los documentos se hará de tal manera que la fecha más reciente de producción se encontrará al inicio de la carpeta y la fecha más antigua se encontrará al final de la misma

6 Pág 5 de 15 V DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 51 De la organización de los archivos de gestión y periféricos 511 Los archivos de gestión deben estar ubicados en lugares de fácil acceso a las personas responsables de su administración y manejo De preferencia deberá mantenerse un sólo archivo de gestión por área o gerencia 512 Las unidades de archivamiento (archivadores de palanca, files, etc) deberán ser organizados de acuerdo al anexo N 1 del presente Instructivo Cada unidad de archivamiento debe tener un máximo de 200 folios 513 La persona designada como responsable de los archivos de cada una de las unidades orgánicas tanto en la sede central como en las sedes aeroportuarias, garantizará la integridad física y funcional de los documentos sin alterar su contenido, con la supervisión del Archivo Central Documentario 514 El responsable de los archivos de cada una de las unidades orgánicas, deberá revisar los plazos de retención de sus series documentales y de ser el caso proceder a su remisión al Archivo Central Documentario 515 La persona responsable de los archivos solicitará la presencia del Comité de Evaluación de Documentos, para iniciar el proceso de eliminación, en coordinación con cada representante de la oficina descentralizada del Archivo General de la Nación 52 De la transferencia de documentos y organización del Archivo Central Documentario 521 La transferencia documental es un procedimiento archivístico que consiste en el traslado físico de documentos de un archivo de gestión al archivo central Cabe precisar que cada una de las unidades orgánicas tanto de la sede central como de las sedes aeroportuarias, deberán administrar su propio archivo documentario siguiendo las pautas y formatos establecidos en el presente Instructivo (anexos: 1, 2 y 3) y coordinar con el Archivo Central Documentario 522 Todas las unidades orgánicas, deben organizar e inventariar el archivo físico, así como actualizar los registros correspondientes del acervo documental a ser transferido, con la finalidad que el Archivo Central Documentario pueda asumir su administración y brindar una información ágil y oportuna 523 Los documentos de cada unidad orgánica deberán ser transferidos debidamente organizados (clasificados, ordenados e inventariados), conformando series documentales Asimismo, el acervo documental deberá ser foliado en concordancia con la Directiva N /AGN/DNDAAI- Normas para la Foliación de Documentos Archivísticos en los Archivos Integrantes del Sistema Nacional de Archivos 524 Toda transferencia de documentos deberá efectuarse utilizando el formato del anexo 3 a fin de homogenizar la información

7 Pág 6 de Las unidades de archivamiento serán rotuladas, indicando el fondo documental, la sección (órgano de dirección y unidad orgánica), series documentales, año y el correlativo de la unidad de archivamiento, tal como se indica en el numeral 512 (anexo 1) Asimismo el contenido de cada file de palanca deberá estar foliado 526 De no cumplirse con lo estipulado en el presente Instructivo, la documentación no será recibida por el Equipo de Archivo Central Documentario 527 A partir de la transferencia documental, el Archivo Central Documentario asume la administración de los archivos para realizar consultas y/o requerir préstamo de los documentos originales garantizando la integridad física y funcional de los archivos 528 Como regla general, el Archivo Central Documentario utilizará cajas archiveras como unidades de archivamiento; en cada caja se empacará una serie documental, conservando el orden que tuvo en su respectiva unidad orgánica y deberá estar etiquetada con la información del anexo 2 53 De la conservación de los documentos 531 La conservación de documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad del soporte y del texto de los documentos de cada entidad, a través de la implementación de medidas de prevención y procesos de restauración 532 La infraestructura que alberga el archivo de cada unidad orgánica deberá ser de material noble, con buena iluminación y ventilación, sin conexiones eléctricas expuestas y otros lugares que generen humedad 533 Para la adecuada conservación de los documentos se debe contar con materiales de archivo básicos, sistemas de seguridad y equipos de protección adecuados para el resguardo y conservación de la información y de los soportes 534 Evitar colocar excesivas piezas documentales en una misma unidad de archivamiento (folder, file de palanca, etc) Si es necesario se deben abrir nuevas unidades de archivamiento para el mismo asunto, enumerándolos con I II III, etc, a fin de no forzar la capacidad 54 De las medidas de prevención de los siniestros en los archivos 541 El Archivo Central Documentario, deberá contar con extintores en polvo químico seco, cuya fecha de vencimiento será controlada por el responsable del Equipo de Archivo Central Documentario 542 Medidas preventivas: Revisión de los riesgos internos y externos del local como: ubicación geográfica, muros de contención, paredes, techos, ventanas, etc Tener conocimiento de la ubicación del tablero de control de la energía eléctrica que abastece a las áreas y de la llave general del agua

8 Pág 7 de 15 Evitar colocar obstáculos en pasadizos y puertas de las oficinas Mantener operativos los equipos de extinción en polvo químico seco y el sistema de detección de humo Capacitar a los responsables de los archivos en los procedimientos que debe seguir, para rescatar los documentos en caso de incendio y/o inundación Se debe contar con directorio telefónico de emergencia y contactos en casos de siniestros 543 Ante un eventual siniestro como un incendio, inundación o terremoto, es de prioridad fundamental la integridad física de las personas; solo si la emergencia está bajo control y no existe ningún riesgo para las personas en el recinto, se debe optar por salvar el acervo documental Por lo tanto se tomará las siguientes medidas: En caso de incendios: Cortar el fluido eléctrico Activar los extintores en el foco de inicio de propagación del fuego Evacuar la documentación afectada priorizando la más valiosa En caso de ser necesario llamar a los contactos de emergencia: bomberos En caso de inundaciones: Cortar de inmediato la llave general de agua Cubrir los documentos con plásticos Evacuar los documentos afectados a áreas ventiladas Después del siniestro: Una vez apagado el fuego, ventilar la zona afectada Aislar los documentos afectados utilizando para ello cajas o cubetas plásticas, priorizando los documentos más valiosos La documentación húmeda deberá secarse por ventilación, colocando papeles absorbentes entre las hojas para evitar que se peguen entre sí Los documentos serán extendidos sobre mesas o anaqueles para su secado por ventilación natural o artificial Nunca deberá exponerse al calor ni a las incidencias directas de los rayos solares Posteriormente se iniciará la restauración de los documentos VI DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 61 Los documentos que por alguna razón no pueden alinearse a cualquiera de las características señaladas en el presente Instructivo, serán revisados por el Archivo Central Documentario 62 No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (discos compactos, discos externos, etc) pero sí dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen

9 Pág 8 de 15 VII DISPOSICIÓN TRANSITORIA El Área de Organización y Métodos, adecuará los documentos normativos de gestión que sean necesarios a fin de concordarlos con el presente Instructivo de Trabajo VIII DISPOSICIONES FINALES PRIMERA El Área de Organización y Métodos se encargará de la actualización del presente Instructivo de Trabajo a solicitud del Área de Coordinación General y el Equipo de Archivo Central Documentario SEGUNDA El Área de Organización y Métodos queda encargada de la difusión mediante el buzón de correo informativo corporativo del presente Instructivo de Trabajo, así como realizar las gestiones para su publicación a través de la intranet de TERCERA El Órgano de Control Institucional verificará y cautelará el estricto cumplimiento del presente Instructivo de Trabajo, debiendo informar las inobservancias a las gerencias pertinentes CUARTA Quedan sin efecto las disposiciones administrativas que se opongan o contravengan a lo dispuesto en el presente Instructivo de Trabajo IX ANEXOS

10 Pág 9 de 15 ANEXO 1 FORMATO DE ROTULACIÓN

11 Pág 10 de 15 a) Logo oficial de la institución b) Nombre de la Gerencia a que pertenece GERENCIA DE OPERACIONES DE AEROPUERTOS c) Nombre del Área o equipo a que pertenece si la hubiera EQUIPO DE OPERACIONES AERONÁUTICAS CARTAS d) Nombre de serie documental e) Colocar si es original o copia ORIGINAL N TOMO 1 DE 3 f) Numero de folios y tomos ( si hubiese mas tomos de la misma serie indicar el número de tomo correlativo) g) Indicar el año 2013

12 Pág 11 de 15 ANEXO 2 FORMATO PARA LA RECEPCIÓN DE CAJAS DE DOCUMENTOS

13 Pág 12 de 15 FORMATO PARA RECEPCIÓN DE CAJAS DE DOCUMENTOS ARCHIVO CENTRAL DOCUMENTARIO I- Información General Usuario: Gerencia: Área / Equipo: Sede Aeroportuaria: II- Información del Registro Contenido N Cajas N de files Código (Asignado por ACD) Ubicación Física (En el ACD) OBSERVACIÓN III- Conformidad del Usuario y ACD Conformidad del usuario SI NO / / : Fecha de Recepción Hora V B Gerencia/ Área usuaria V B Responsable de la Recepción (ACD) V B Jefe del Archivo Central Documentario

14 Pág 13 de 15 ANEXO 3 FORMATO DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO

15 Pág 14 de 15 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL DOCUMENTARIO I INFORMACIÓN GENERAL 11 UNIDAD ORGÁNICA : 12 SIGLAS : 13 NIVEL DE ARCHIVO : 14 AÑO : 15 REMISIÓN N : II INVENTARIO ESQUEMÁTICO N FILE N DESCRIPCIÓN DOCUMENTARIA FECHAS EXTREMAS OBSERVACIONES (Original, copia, cargos, faltantes) III REFERENCIA Y CONTROL 31 CANTIDAD TOTAL A TRANSFERIR :

16 Pág 15 de 15 INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL DOCUMENTARIO I INFORMACIÓN GENERAL 11 Unidad Orgánica: Gerencia / Área que envía la carga documentaria 12 Siglas: Las que han sido asignadas por el Archivo Central Documentario 13 Nivel de Archivo: Deberá indicar si es archivo de gestión (el que genera durante el año en curso) o, periférico, aquel que a pesar de no ser del año lo mantiene cerca del ambiente físico del área usuaria, se refiere también a los archivos de las sedes aeroportuarias 14 Año: En que se envía al Archivo Central Documentario 15 Remisión N : En caso se hicieran más de una al año II INVENTARIO ESQUEMÁTICO N : Número de orden correlativo Cantidad: Cantidad de archivadores sobre un mismo tema o asunto (si es uno o más) Descripción: Describir detalladamente el contenido de cada unidad de archivamiento, según la serie o series que la conforman Fechas extremas: Indicar la fecha más antigua y más reciente de cada una de las series Observaciones: Indicar toda información que es relevante como el faltante en los correlativos, indicar si vienen originales o cargos III REFERENCIA Y CONTROL 31 Cantidad total a transferir: Es un control tanto para el área usuaria de la documentación que ha descargado, como del Archivo Central Documentario de la que ha recibido