Manual de Procedimientos

Transcripción

1 1 de 10 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Oficina de Informática y Telecomunicaciones - OITEL Web Manager Director Oficina de Informática y Telecomunicaciones - OITEL TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS ALCANCE DEFINICIONES Apache DNS Hospedaje web Host virtual Sitio web Subdominio POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Normatividad General Responsabilidades DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTOS Gestión de Sitios Web Institucionales PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS... 10

2 2 de DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS... 10

3 3 de OBJETIVOS Determinar pasos, responsabilidades y registros de calidad que se generen en el proceso de gestión de los sitios web institucionales de la Universidad del Valle. 2. ALCANCE Este manual aplica para todas las páginas dentro del dominio univalle.edu.co y abarca los procedimientos relacionados con creación y actualización de los sitios web institucionales. 3. DEFINICIONES 3.1. Apache Programa de servidor HTTP Web de código abierto DNS Domain Name System o Sistema de Nombres de Dominio. Es un sistema de nomenclatura jerárquica para computadoras, servicios o cualquier recurso conectado a la Red Institucional de Datos de la Universidad del Valle Hospedaje web Servicio que provee a los usuarios de Internet un sistema para poder almacenar información, imágenes, vídeo, o cualquier contenido accesible vía web Host virtual En el caso de Apache es la facilidad de administrar más de un sitio de una manera sencilla y eficiente en un solo "Host"(Computadora Física).

4 4 de Sitio web Colección de páginas web relacionadas y comunes a un dominio de Internet o subdominio en la World Wide Web en Internet Subdominio Subgrupo o subclasificación del nombre de dominio el cual es definido con fines administrativos u organizativos, que podría considerarse como un dominio de segundo nivel. En la Universidad del Valle, el dominio es univalle.edu.co. Ejemplos de subdominio: oitel.univalle.edu.co, ingenieria.univalle.edu.co. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Normatividad General a. Acuerdo 003 del Consejo Superior del 10 febrero de 2003 Por la cual se reestructura la Oficina de Informática y Telecomunicaciones y se establece la Planta de Cargos Definitiva b. Acuerdo 001 del Consejo Superior del 16 de enero de 1991 Por la cual se adopta el Manual de Identidad Visual Corporativa de la Universidad del Valle c. Resolución de Rectoría No (Mayo 15 de 2006) "Por la cual se reglamenta el uso de direcciones web institucionales en la Universidad del Valle" d. Normas de Diseño de páginas web institucionales. Ver e. Política editorial de la página web de la Universidad del Valle: donde se determinan responsabilidades y registros de calidad que se generen en el proceso de gestión de los contenidos de los sitios web institucionales de la Universidad del Valle f. Herramientas para edición de páginas web: entre las herramientas de software libre se recomienda usar Kompozer. Consultar tutorial adjunto.

5 5 de Responsabilidades Administrador de la red: Es el responsable de crear el alias en el DNS. Administrador del servidor de hospedaje: Es el responsable de crear la cuenta de hospedaje y enviar los datos de la cuenta al usuario final. : Es quien asume la responsabilidad de la construcción, publicación y actualización de un sitio web institucional. Es el responsable de solicitar la cuenta de hospedaje, construir el sitio, revisarlo, publicarlo, ajustarlo y corregirlo con base en las observaciones del webmanager; solicitar el alias y gestionar la visibilidad del sitio web. El usuario final puede delegar las actividades de construcción, publicación y mantenimiento del sitio web a un tercero pero no puede delegar su responsabilidad en los contenidos que se publiquen o se dejen de publicar. Web manager: Es el responsable de revisar el sitio web, enviar al usuario final sus observaciones, aprobar la creación del alias, asesorar en hacer visible el sitio.

6 6 de DIAGRAMA DE FLUJO

7 7 de 10

8 8 de PROCEDIMIENTOS : Actividad de Control 6.1. Gestión de Sitios Web Institucionales ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Gestión de la cuenta de hospedaje A- Solicitar cuenta de hospedaje Formulario diligenciado enviado por el usuario solicitante 2. Construcción del sitio web B- Crear cuenta de hospedaje A- Realizar levantamiento de la información B- Categorizar o clasificar la información C- Estructurar el sitio web Administrador del servidor de hospedaje Formulario de solicitud de cuenta de hospedaje, correo electrónico, base de datos y/o lista de correo F-01-MP Respuesta por correo electrónico enviada por el administrador del servidor al usuario final D- Realizar la Maquetación del sitio web Documentos HTML 3. Publicación A- Realizar la revisión local (en el PC): debe cumplir con las normas de diseño mínimos y todos los enlaces deben funcionar B- Subir vía FTP 4. Gestión del subdominio C- Revisión remota (en el servidor): debe cumplir con las normas de diseño mínimos y todos los enlaces deben funcionar A- Solicitar subdominio, Web manager Documentos HTML en la cuenta de hospedaje Correo electrónico dirigido al web manager

9 9 de 10 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS B- Revisar sitio web. Nota: El sitio web debe cumplir con requisitos mínimos de imagen visual institucional. C- Si no hay correcciones, aprobar la creación del alias Web manager Web manager D- Crear alias Administrador de la red E- Crear host virtual Administrador del servidor de hospedaje 5. Visibilización A- Aplicar las recomendaciones para mejorar la visibilidad de los sitios web Correo electrónico dirigido al usuario final con las correcciones que debe realizar Comunicación dirigida al administrador de la red donde se especifica el alias y el servidor al que debe apuntar Alias registrado en el DNS Host virtual creado en el Apache B- Solicitar al web manager los enlaces pertinentes en el sitio web de la Universidad del Valle Correo electrónico dirigido al web manager C- Divulgar la existencia del sitio D- Hacer los enlaces pertinentes desde el sitio web de la Universidad 6. Actualización A- Revisar los contenidos periódicamente Web manager Correo electrónico dirigido a otras instancias tanto internas como externas Enlaces en la(s) página(s) institucional(es) B- Actualizar contenidos Página web actualizada 7. PROCESOS RELACIONADOS Todos los procesos de la Universidad

10 10 de FORMATOS No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN 1 F-02-MP Formulario de solicitud de cuenta de hospedaje, correo electrónico, base de datos, lista de correo y/o CDN 9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO EXPEDIDO POR 1 Guía para principiantes sobre optimización para motores de búsqueda Google Inc usted_dlcp/ optimizacion_motores_busqueda.pdf 2 Desarrollo de páginas web: Kompozer cillo_kompozer.pdf No especifica 10. ANEXOS No Aplica CONTROL DE CAMBIOS N. DESCRIPCIÓN FECHA Versión inicial del manual 01/12/11 F-04-MP V Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional