IMPLEMENTACIÓNTABLERO DE CONTROL DE VENTAS POS PARA NESTLE DE COLOMBIA IMPLEMENTATION DASHBOARD OF POS SALES FOR NESTLE OF COLOMBIA

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1 1 IMPLEMENTACIÓNTABLERO DE CONTROL DE VENTAS POS PARA NESTLE DE COLOMBIA IMPLEMENTATION DASHBOARD OF POS SALES FOR NESTLE OF COLOMBIA Oscar Fernando, Tejada Dussán Ing. de sistemas, Gerente de Tecnología Proyecto Retail, GFK de Colombia, Bogotá, Colombia, Resumen: En este documento se plantea la necesidad de analizar las ventas POSpara Nestlé de Colombia, de la manera másidónea y eficiente, con una herramienta de IN (inteligencia de negocios) y la creación de un tablero de control. Con esta medida se buscar explotar la información de la mejor manera, debido a que hoy en día se considera la información un arma poderosa para sacar el mejor partido del competitivo mercado.finalmente se propone construir una herramienta para tener un manejo más rápido, eficiente y oportuno de la información que contenga los indicadores de desempeño, con la cual surjan elementos de diagnóstico y así se puedan orientar las decisiones gerenciales. Abstract:This document is a need to analyze the POS sales for Nestlé Colombia, the most suitable and efficient, with a tool IN (business intelligence) and the creation of a dashboard. This measure will seek to exploit the information in the best way, because today information is considered a powerful tool for getting the best out of the competitive market. Finally it is proposed to build a tool to have a fast, efficient and timely handling of information that contains performance indicators, which arise with diagnostic elements and thus can guide management decisions. Palabras Clave:POS, tablero de control, Microstrategy, inteligencia de negocios. Keywords: POS, Dashboard, Microstrategy, business Intelligence.

2 2 INTRODUCCIÓN Cuando hay un volumen elevado de información el manejo se vuelve dispendioso y los tiempos de ejecución se aumentan de manera alarmante.esto conllevaa que haya una tardía implementación de mejoras en los procesos y que las estrategiasmás eficientes no se apliquen en el momento oportuno, ocasionando una caída en las ventas, generando inconveniente para las empresas. Desde que inició su historia en el mercado colombiano, Nestlé de Colombiase ha convertido en líder y los consumidores la prefieren (Díaz, 2012), esto implica que el nivel de ventas aumente y por ende el volumen de información, lo que hace que su análisis se convierta en un proceso engorroso para el personal a cargo de la gestión. Con la creación del tablero de control setieneuna buena solución para hacer un uso más eficiente de la información (Microstrategy, 2013). El propósito de implementar estetablero es que la empresa cuente con una herramienta de apoyo en la toma de decisiones y se muestren los indicadores más importantes de forma consolidada en un único ambiente, de tal manera que sea la base para la construcción de nuevas estrategias y ayude a la toma de decisiones. Dentro de la planeación del proyecto se definen las etapas y el tiempo necesario en la que esta solución puede ser implementada, la descripción de las actividades definidas con las que se pueden lograr este objetivo y las fases. Es notable que las empresas del sector de alimentoscuenten con una alta gama de productos para todo tipo de consumidores y segmentos, lo cual hace que el manejo de la información asociada sea de vital importancia para dar una gestión integral; que se pueda atacar cada nicho de mercado según la necesidady gustos de los consumidores, que seconvirtiera en una de las prioridades y uno de los pilares principales dentro de las gestiones gerenciales que se deben aplicar. Con el paso de los años los socios estratégico y de mercado de estas empresas han tenido un constante crecimiento, lo cual hace que los volúmenes de información que se manejan sean elevados; en consecuencia el trabajo se convierte en una dificultosa labor diaria al tener que manejarprocesamiento, análisis y control de la misma de forma manual. Para el segmento de negocio en el que participan las empresas del sector de alimentos, las ventas POS (point of sale) corresponden la mayor representación de sus ingresos operacionales y por lo tanto es muy importante tener claridad de toda la participación de sus aliados estratégicos, con el fin de implementar estrategias que logren mantener su posición en el mercado. Es necesario que estas empresas cuenten con una herramienta tecnológica, en la cual se puedan ver todos los indicadores y todos los canales de distribución en un mismo entorno, que haga fácil la navegación y el análisis de la información, que está a su vez sea concisa, concreta, para que la toma de decisiones se optimice y así se logren los objetivos establecidos.

3 3 Para la solución del problema que se plantea, a continuación se muestra el detalle del modelo del negocio en el cual se describe la forma en que el tablero de control procesa los datos para mostrar a los usuarios los insumos necesarios para la toma de decisiones (Few, 2006). Dentro de este modelo se detallan los elementos y los procesos con los cuales el tablero de control muestra los datos, estos son procesos internos y otras herramientas tecnológicas con las que cuenta y se involucran directamente con el tablero. La implementación de este tablero de control de ventas POS tiene como objetivo principaldotar de unaherramienta tecnológica que permita la eficiente administración de la información, con el fin que los directores de área planteen las mejores alternativas para aprovechar los segmentos de mercados y así lograr cumplir con todos los indicadores que se pactan mensualmente. Para lograr este objetivo se debe tener un análisis de inversión, una identificación de actividades que dará como resultado el alcance del mismo. Otra de las finalidades que se busca con el tablero, es poder integrar todos los indicadores de gestión para hacer una medición periódica que permita identificar las posibles falencias y tomar las respectivasacciones que permitan el mejoramiento continuo. Esto se logra definiendo las fases del proyecto, la estructura de desglose del trabajo, los grafos de las actividades y posteriormente con un análisis del cronograma del proyecto Finalmente,se debe lograr obtener centralizada la información; que se tenga acceso a ella desde diferentes dispositivos y ubicaciones geográficas para tener las cifras en tiempo real y así optimizar los tiempos de respuesta.para lograrlo es necesario hacer un análisis del presupuesto y un análisis de riesgos, lo que va a permitir dar cumplimiento a este objetivo propuesto. Para el usuario final estos procesos son transparentes puesto que lo que se muestra son los datos de los indicadores del negocio y las métricas que se acordaron con la creación, pero es importante tenerlos en cuenta a manera de información. A continuación en la figura 1 se muestran de manera gráfica cuales son los componentes que hacen parte del proceso interno para la generación del tablero y posteriormente se define cada uno para que se tengan la definición de los mismos, dando a conocer de una forma más específica dichos componentes.

4 4 Figura 1. Modelo de negocio tablero de control ETL: Procesos de Extracción Transformación y Carga para llevar la información de la fuentes de datos a la Bodega de Datos. OLPT: Es un tipo de procesamiento que facilita y administra aplicaciones transaccionales, usualmente para entrada de datos y recuperación y procesamiento de transacciones. Bodega de Datos: Base de datos en donde se encuentra la información orientada a toma de decisiones y en la cual se encuentra plasmado de manera relacional el modelo de datos. 1. ANÁLISIS DE INVERSIÓN DEL PROYECTO En esta etapa del proyecto se encuentran descritas todas las actividades involucradas dentro de la construcción del tablero de control, que será la base en la toma de decisiones de la empresa. Aquí también se definen los tiempos en que el proyecto va a ser ejecutado,se hace el análisis de los costos asociados y los recursos que se van a emplear para la elaboración del mismo. 1.1.IDENTIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Tabla 1. Actividades para la construcción del tablero de control ACTIVIDAD a) Recolección de información del DESCRIPCIÓN En este primer paso dentro de las actividades marcadas para la creación del Tablero, se debe hacer un análisis de lo que requiere el cliente y hacia qué áreas o personas va orientada la

5 5 requerimiento información que se presenta en el Tablero. b) Definición de los KPI s c) Creación de las métricas d) Construcción ETL e) Construcción de los reportes que alimentan el Tablero f) Definición funcional e interactiva g) Diseño de la visualización del Tablero h) Creación Tablero Uno de los insumos bases para la creación del Tablero son los KPI s (Key Performance Indicador), que son en términos prácticos métricas de dos naturalezas financieras o no financieras, con las cuales puedo cuantificar objetivos que reflejan el rendimiento de una organización y que suelen estar atadas a la estrategia de la organización. Una vez definidas las condiciones de evaluación de la organización que se desarrolló en la actividad anterior y que contó con la participación del cliente para una mejor definición de la necesidad, estas deben ser integradas dentro de la herramienta definida para la construcción del Tablero. Los ETL s (Extract, Transform, load) son herramientas que ayudan a la gestión de la base de datos en cuanto a los cargues de información que se requieren para alimentar el Tablero. Para una comprensión más fácil se puede definir un ETL como el proceso a través del cual permite alimentar la base de datos con la información del negocio. Dentro de las actividades a tener presente, son la construcción de los reportes que se requieren y que en actividades previas se definieron, debido que estos son los que se presentan de una forma más adecuada en el Tablero, pero con la información más relevante y que sirva de apoyo en la toma de decisiones dentro de la empresa. En el diseño del Tablero se debe hacer la definición de como la información va a ser presentada y los métodos en los que se puede interactuar con el Tablero, de tal manera que se presente de una manera en la que los usuarios finales comprendan casi de manera intuitiva su funcionamiento. En esta etapa del proceso se deben tener en cuenta los aspectos básicos para que los usuarios finales puedan navegar el tiempo necesario en la información y que esta no venga cargada de colores que puedan cansar a la vista, que no hayan funcionalidades o colores que distraigan de los datos que se presentan, debido a que estos deben ser los actores principales dentro de los Tablero. En esta etapa ya deben estar recogidas todas las etapas que se mencionaron anteriormente que es el resultado de una necesidad y que debe estar acorde a los lineamientos y acuerdos que se

6 6 hicieron previamente. Aquí ya se presenta el Tablero desarrollado en la herramienta de BI (Business Intelligence) que se eligió para este proyecto. i) Revisión y aprobación j) Ajustes Una vez se presentó el Tablero, este debe estar sometido a la revisión y evaluación de las áreas o usuarios que van a usar la herramienta. De aquí se podría generar una actividad adicional que dependerá de esta etapa de revisión y aprobación. En caso tal que en la etapa anterior no se hayan cumplido con las necesidades, se debe contemplar esta etapa de ajustes, para hacer los cambios respectivos que se generaron de la anterior actividad. k) Documentación Como un último paso dentro de este proyecto se debe contar con un manual de usuario, en el cual explique la funcionalidad y funciones del Tablero, así como los usos y el alcance de esta herramienta. 2.FASES DEL PROYECTO Identificando cada componente que se debe desarrollar en las etapas del proyecto, se tiene el insumo base con el cual se construye el EDT, que es una estructura en la cual se detalla cada proceso que actividades tiene relacionadas y así poder tener más aterrizado los procesos a ejecutar. 2.1.ESTRUCTURA DE DESGLOSE DEL TRABAJO PARA EL TABLERO Para la creación de este proyecto se han identificado cinco etapas, dentro de las cuales se muestran en cada fase que actividades tiene asociada. Como aclaración, en el desarrollo se plantean una posible actividad que son los ajustes, esta aplicaría solo en el evento en que el Tablero no haya pasado la parte previa de aprobación, en caso tal que haya una respuesta positiva, no sería necesaria aplicar esta acción. Dentro de esta estructura de desglose se identifican las partes con las que cuenta el proyecto, teniendo en cuenta que está en función de un único entregable que es en el denominado desarrollo y en la cual se entrega el tablero de control ya construido que será el entregable final de este proyecto.

7 7 Figura 2. Estructura de desglose del trabajo Tablero 2.2.GRAFO DE LAS ACTIVIDADES A continuación en de la tabla 2 se puede encontrar el listado de tareas y la relación que existe entre ellas, si son dependientes de una (s) o si por el contrario no tienen una actividad predecesora. Tabla 2. Actividades, duración y dependencias Tareas Duración Tareas Anteriores a 2 ninguna b 1 ninguna c 2 b d 4 a e 6 b, a f 2 e g 5 c, f h 3 d, f i 1 h, g j 2 i k 3 i,j Siguiendo el planteamiento y las condiciones mostradas en la tabla anterior, se tiene que el grafo queda de la siguiente manera:

8 8 Figura 3. Grafo de las actividades del proyecto 2.3.ANÁLISIS DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO Mediante el método de PERT se plantea el cronograma del proyecto, con respecto a las anteriores actividades identificadas.a continuación se muestra en la figura 4 la ruta crítica del proyecto y se calcula los tiempos mínimos de inicio y el tiempo máximo para que cada tarea finalice, con el fin que no hayan retrasos innecesarios en la ejecución del proyecto (Lieberman, 2002). Figura 4. Diagrama pert para la identificación de inicio y fin de las actividades Según el gráfico PERT realizado, para cada tarea, la fecha más pronto de inicio, FPi, y la fecha más tarde de finalización, FTf, son: Tabla 3. Análisis del inicio y fin de las actividades Tareas FPi FTf a 1 2 b 1 1 c 2 10 d 3 6 e 3 8

9 9 f 9 10 g h 7 10 i j k Con la anterior información se puede construir una tabla que muestren la información de días máximos que puede tardar la actividad y la ubicación de cada tarea dentro del periodo de tiempo.a continuación en la figura 5 se muestra los tiempos y la visual de la ruta crítica en la que el proyecto se va a dimensionar. Figura 5. Cronograma del proyecto en número de días Siempre que se haya la necesidad de crear un proyecto para dar atención a una necesidad, se hace necesaria la búsqueda de métodos que ayuden a planificar las actividades de una manera eficiente y que se pueda mostrar la mejor gestión de las etapas con una optimización de los recursos disponibles, debido a que estos son limitados y por eso se plantea a través del método pert para este caso (Orozco, 2007).

10 10 3.ANÁLISIS DE PRESUPUESTO Y RIESGOS Para la creación del Tablero, los costos asociados van incluidos en el siguiente cuadro en el cual se discriminan los costos diarios de las personas involucradas y que se necesitan con conocimientos técnicos específicos para la elaboración del mismo. Esta inversión se hace necesaria dentro del proyecto debido a que las características del mismo así lo requieren, para que en su implementación se logre la meta y el objetivo por el cual se creó. Tabla4. Costos asociados al proyecto Días IT Manager SQL Server IT Support IT Support 1 $ ,33 $ ,67 $66.666,67 $66.666,67 Con los costos definidos por días y por cada persona, se establece el costo total del proyecto a través del método Pert Costo con el que se logra identificar los costos asociados a las actividades y con el cual se busca hacer la mejor optimización de los recursos. A continuación en la tabla 5 se muestra el costo asociado a cada actividad que esta reseñada en el proyecto. Tabla 5. Costo de las actividades del proyecto Tareas Duración (días) Costo a-d 2 $ ,67 a-e 2 $ ,67 b-c 1 $ ,33 b-e 1 $ ,33 c-g 2 $ ,67 d-h 4 $ ,33 e-f 6 $ ,00 f-h 2 $ ,67 f-g 2 $ ,67 h-i 3 $ ,00 g-i 5 $ ,67 i-j 1 $ ,33 i-k 1 $ ,33 j-k 2 $ ,67 Total 34 $ ,33 Según el diagrama PERT, el camino crítico en el proyecto lo forman las tareas: a, e, f, g, i, j y k con una duración de 18días para finalizar el proyecto,lo cual nos sirve

11 11 como una manera más eficiente de reducir los costos y en el tiempo requerido de las personas involucradas en el proyecto. Esta disminución obtenía mediante este método de los recursos que deben ser invertidos dan una mayor seguridad al momento de la implementación, porque con la mejor toma de decisiones va haber una eficiencia de los procesos, por tanto una mejor tasa interna de retorno y de esta manera tener un verdadero valor para hacer atractiva la inversión. Tabla 6. Costos del proyecto a través de la ruta critica Tareas Duración (días) Costo a-e 2 $ ,67 e-f 6 $ ,00 f-g 2 $ ,67 g-i 5 $ ,67 i-j 1 $ ,33 j-k 2 $ ,67 Total 18 $ ,00 Por lo tanto se puede apreciar a través de los métodos pert y pert costo se pueden optimizar los tiempos de ejecución del proyecto, lo que no solo se traduce y se puede percibir en términos de los días en los que se puede llevar a cabo la implementación del tablero de control, sino que también entre menos días se tenga la solución puesta en marcha, los recursos empleados para este proyecto se van a reducir lo cual va a generar un ahorro del 52.9% lo que en cifras vendría a ser un ahorro de $ , ANÁLISIS DE RIESGOS Dentro de todo proyecto se deben contemplar los problemas potenciales que pueden ocurrir o no. Es por esto que en este caso se hace mención de los riesgos que podrían afectar el normal cumplimiento del proyecto. Esta identificación se puede llevar a cabo a través de un proceso de grupo utilizando un enfoque de tormenta de ideas o simplemente puede basarse en la experiencia (Sommerville, 2006)

12 12 Tabla 7. Identificación y descripción de los riesgos ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN En un proceso de creación de una herramienta en donde interviene varias personas que finalmente serán los usuarios de la herramienta, es muy probable que existan cambios de las especificaciones que se a) Riesgo de pactaron en la etapa inicial, y que con las cuales haya que hacer un requerimiento reajuste y cambios en toda la estructura, lo cual daría un retraso en la s ejecución del proyecto, poniendo en riesgo el cumplimiento de los tiempos identificados. b) Riesgo de personal c) Riesgo organizaciona l d) Riesgo de desempeño e) Riesgo de Estimación Cuando se elabora un producto a la medida y con condiciones tan específicas como es en este caso en particular, se requiere que el personal involucrado tenga conocimientos técnicos específicos para las actividades relacionadas a las construcción de la herramienta, y que para tal efecto se pueda identificar un riesgo asociado a la especifidad y es en caso que la persona en eventos claves del proyecto no pueda estar o se retire del proyecto. Con las economías cambiantes y las empresas sumergidas en estas constantes fluctuaciones, que pueden generar un deterioro en las finanzas, razón por la cual un proyecto podría entrar en decadencia si el presupuesto se tiene que recortar, lo cual repercute negativamente en toda las fases de este, haciendo necesario que se tenga muy presente dicha contrariedad. En este caso un se debe tener en cuenta la funcionalidad de la herramienta, que cumpla con las especificaciones y el alcance para la cual fue creada. De lo contrario se podría generar el riesgo que no cumpla con ninguna de las expectativas y el proyecto haya sido una pérdida de recursos. Puede presentarse otra situación en la cual se pueda afectar el tiempo del proyecto y es una subestimación de los tiempos en los que el Tablero se puede desarrollar, lo cual se traduce en un inmediato incumplimiento del cronograma inicialmente establecido. 4. CONCLUSIONES El tablero de control será una buena solución para facilitar la gestión de los directores, al proveer una herramienta de conocimiento del negocio, de fácil entendimiento, que muestre de una forma resumida la labor que está desempeñando su fuerza de ventas y que a su vez logre centrar sus esfuerzos en cumplir sus

13 13 funciones básicas, objetivos estratégicos y encaminarse a alcanzar su visión, sin tener que hacer esfuerzos innecesarios orientados a dispendiosos controles de información. Con la implementación deltablero de control de las ventas POS, se va a tener un manejo más rápido, eficiente y oportuno de la información, haciendo posible que las estrategias de negocio y las mejoras continuas puedan ser aplicadas dentro de los tiempos de operación, lo que trae beneficios para dar cumplimiento con su misión, dar los resultados esperados y que se cumplan las metas que se planifican cada mes. Para una compañía es muy valioso contar con instrumento que contenga los indicadores de desempeño, con la cual surjan elementos de diagnóstico y así se puedan orientar las decisiones gerenciales. Este tablerova a ser una herramienta que va a proporcionar un control de la gestión del negocio, control en la gestión que la fuerza de ventas de la compañía está realizando y este seva a convertir en un facilitador de toma de decisiones. 5.BIBLIOGRAFÍA Díaz, V. P. (30 de Julio de 2012). Glaxo, Nestlé y Abbott lideran venta de medicamentos y leches infantiles. La Republica. Few, S. (2006). Variations in Dashboard Uses and Data. En Information Dashboard Design (págs ). Lieberman, H. -G. (2002). Administración de proyectos con PERT/CPM. En Investigacion De Operaciones Septima Edicion. Microstrategy. (2013). Acerca de MicroStrategy. Recuperado el 18 de Abril de 2013, de Murillo, J. H. (2010). Normas APA. En Recomendaciones para escribir un ensayo Normas APA (págs ). Bogota. Orozco, C. H. (2007). Sistemas por redes. En Análisis administrativo tecnicas y metodos (págs ). Sommerville, I. (2006). Identificación de riesgos. En Ingenieria del Software (págs ). Madrid. Urbina, G. B. (2006). Análisis y administración del riesgo. En Evaluación de Proyectos Quinta Edicion (págs ).

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