Manual de emagister-agora

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1 Manual de emagister-agora Versión: Revisión: 1

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5 ÍNDICE INSTALACIÓN Y REGISTRO Requerimientos de hardware Requerimientos de software Instalar emagister-agora Primera ejecución. Localizar el servidor de datos Registro de emagister-agora Nueva empresa de emagister-agora Actualizar emagister-agora EL INTERFAZ La pantalla principal de emagister-agora La cinta de opciones Menús contextuales y barras de botones Ventana de lista Manipulación básica de datos Desplazarse por los datos Filtrar los datos Listar e imprimir Enlace de correspondencia Opciones especiales Ordenar, buscar y agrupar datos Personalizar las vistas Otras utilidades Ventana de edición Desplazamiento por campos Desplazamiento por registros Manipulación de datos... 52

6 Búsqueda de datos Listar e imprimir Opciones especiales Localizar y vincular Ventana de gestión avanzada Ventana de consulta Ventana de estadística Los impresos de emagister-agora Tipos de impresos El gestor de impresos Personalización de impresos Plantillas de impresos Utilizando Microsoft Word PRIMEROS PASOS Introducción al asistente de emagister-agora Configuración básica Cuentas de usuario y personal Datos básicos Preferencias y baremos Oferta académica Gestión comercial Gestión administrativa Gestión económica Mantenimiento Estadísticas PREFERENCIAS Y BAREMOS Configuración general del programa. Panel de control Preferencias Opciones académicas y administrativas Opciones económicas Listados, informes y plantillas... 82

7 4.2. Introducción de datos auxiliares. Baremos Baremos de empleados (personal) Baremos de tipo académico Baremos de tipo comercial Baremos de tipo administrativo Baremos de tipo económico Baremos de biblioteca Baremos de otros tipos ACADÉMICO Configurando la oferta académica. Cursos y grupos Aulas Fichero de aulas. Nueva aula Gestión avanzada de aulas Profesores Fichero de profesores. Nuevo profesor Gestión avanzada de profesores Cursos. El núcleo de la oferta académica Fichero de cursos. Publicar cursos Gestión avanzada de cursos Grupos. Realizaciones de los cursos Fichero de grupos. Nuevo grupo Gestión avanzada de grupos Estado de los grupos Sesiones. Complementos de información de los grupos Asignaturas Nuevas sesiones Vincular sesiones existentes a grupos Horarios de una sesión Gestor de plannings Crear la oferta académica desde el planning Modificar la oferta académica desde el planning

8 5.8. Calificaciones Boletines de notas COMERCIAL Introducción a la gestión comercial Clientes Fichero de clientes Gestión avanzada de clientes Direcciones y personas El gestor de solicitudes Las solicitudes de información Las acciones comerciales Gestión de s Envío de SMS Esendex Clickatell Gestión de SMS Gestión de agendas El interfaz de agenda Los eventos de agenda Eventos con aviso Eventos recurrentes Agenda propia, de personas y completa Listas de eventos Tareas Control de calidad de grupos Presupuestos Gestión de comerciales ADMINISTRATIVO Alumnos Fichero de alumnos Gestión avanzada de alumnos

9 7.2. Personal o empleados Fichero de personal Gestión avanzada de personal Matrículas. Su importancia en emagister-agora Opciones de matriculación El proceso de matriculación Nueva matrícula. Edición Lite Nueva matrícula. Edición Basic Nueva matrícula. Edición Silver o superior El impreso de matrícula Gestionar y modificar los datos de una matrícula Gestionar y modificar una matrícula con la edición Lite Gestionar y modificar una matrícula con la edición Basic Gestionar y modificar una matrícula con la edición Silver o superior Control de docencia Control de asistencia Otras opciones administrativas Listas de espera Relaciones familiares Calendarios y disponibilidad ECONÓMICO Clientes y la gestión económica Ingresos y cobros Los adeudos Series de adeudos Generación de adeudos de forma individual Generación de adeudos de forma masiva Gestionar adeudos Las facturas Los cobros Proveedores

10 8.4. Gastos y pagos Gastos Gastos de personal Pagos Tesorería Cajas Bancos Contabilidad BIBLIOTECA. GESTIÓN DE MATERIALES Introducción a la gestión de materiales Los materiales Adquisiciones de material Préstamos y venta de material Préstamos de material Ventas de material Regularizaciones de stock de material Gestión avanzada de materiales o biblioteca SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO Gestión de usuarios Mensajes entre usuarios El proceso de actualizar Copias de seguridad Copia de seguridad manual Compactar y reparar Administrar bloqueos GENERADOR DE EXTENSIONES El generador de extensiones Creación de subprogramas Definir subprogramas Crear subprogramas Opciones de trabajo con los subprogramas

11 11.3. Creación de consultas Definir una consulta. Tipos Crear una consulta de datos Crear una consulta de totales Crear una consulta jerárquica Crear una consulta directa (SQL) Opciones de trabajo con las consultas Creación de estadísticas Definir estadísticas. Tipos Crear estadísticas Opciones de trabajo con las estadísticas Creación de documentos Definir documentos Crear un documento Opciones de trabajo con los documentos

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13 Capítulo1 INSTALACIÓN Y REGISTRO En este capítulo Requerimientos de hardware Requerimientos de software Instalar emagister-agora Primera ejecución. Localizar el servidor de datos Registro de emagister-agora Nueva empresa de emagister-agora Actualizar emagister-agora Manual de emagister-agora INSTALACIÓN Y REGISTRO13

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15 1.1. Requerimientos de hardware Mínimos Procesador Intel/AMD a 1.5 GHz 2GB de memoria RAM 1GB libre en el disco duro Tarjeta gráfica y monitor que acepten resolución de Recomendados Procesador Intel/AMD a 2.6 GHz 3 GB de RAM 4GB libres en el disco duro Tarjeta gráfica y monitor que acepten resolución de Conexión a Internet de banda ancha 1.2. Requerimientos de software Mínimos S.O. Windows XP + SP1, Windows 2003 Server, Windows Vista, Windows 2008 Server, Windows 7. Recomendados Se recomienda para una completa estabilidad de la aplicación el uso de los sistemas Windows XP + SP1, Windows 2003 Server, Windows Vista, Windows 2008 Server o Windows 7. Microsoft Office XP o superior. Microsoft Internet Explorer 6.0 (suministrado). Manual de emagister-agora INSTALACIÓN Y REGISTRO15

16 1.3. Instalar emagister-agora Una vez descargado el fichero de instalación de emagister-agora procederemos a ejecutarlo, seleccionando el idioma en el que deseamos que nos aparezca el asistente de instalación. En el momento de la instalación es imprescindible salir de cualquier programa que esté abierto. Esta precaución no es necesaria en el posterior uso de la aplicación, únicamente en el momento de la instalación. Este proceso puede ralentizarse en algún momento por la gran cantidad de comprobaciones que se realizan, pudiendo necesitar, en determinadas ocasiones, reiniciar el equipo a petición del proceso de instalación. Pantalla de inicio del asistente de instalación de emagister-agora Una vez iniciada la instalación, el asistente revisará el sistema en busca de si éste cumple con todos los prerrequisitos para la instalación del programa. En el caso de que falte alguno de ellos serán instalados. En algunos casos puede ser necesario reiniciar Windows para continuar con el proceso de instalación. Una vez instalados todos los prerrequisitos para el correcto funcionamiento de emagister-agora se deberá decidir si se desea instalar la versión servidor o cliente del programa. La versión servidor incluye las bases de datos principales del programa y se deberá instalar en el ordenador en el que se desee que estén ubicadas las mismas. Deberá instalarse en primer lugar, antes de proceder a instalar alguna versión cliente en cualquier otro ordenador.

17 La versión cliente instala los archivos necesarios para la ejecución y manejo de emagister-agora, con la excepción de las bases de datos. Necesitará conectarse a las bases de datos de una instalación servidor para poder ejecutarse. Pantalla de elección entre versión servidor o cliente Una vez decidido el tipo de instalación que se va a realizar se podrá decidir la ruta de instalación de la aplicación. Por defecto será la del directorio del sistema operativo reservado para archivos de programa. Dentro de esta carpeta se creará la carpeta EmagisterAgora, que albergará los ficheros de ejecución de la aplicación. Esta ruta podrá ser modificada por el usuario, si así lo desea, pulsando sobre el botón Examinar e indicando una nueva ruta. Para instalaciones de tipo servidor se podrá indicar la ruta de instalación de las bases de datos principales. Éstas se instalarán por defecto en la carpeta EmagisterAgora dentro de la carpeta de documentos compartidos para todos los usuarios del sistema operativo. El usuario podrá personalizar la ruta de instalación de las bases de datos, pulsando sobre el botón Examinar e indicando una nueva ruta. La carpeta de datos se instalará de forma automática como un recurso de red compartido con el nombre de AgoraData. Nota para instalaciones de versión servidor en Windows Vista y Windows 7: La instalación de las bases de datos de la versión servidor de emagister-agora se podrá instalar en la ruta por defecto o en cualquier otra que desee el usuario, excepto en la carpeta del sistema operativo destinada a albergar los archivos de programa. Manual de emagister-agora INSTALACIÓN Y REGISTRO17

18 1.4. Primera ejecución. Localizar el servidor de datos Debemos diferenciar la primera ejecución de la aplicación en el caso de tratarse de una instalación de la versión servidor o una instalación de la versión cliente. En el segundo caso, la primera vez que se ejecute emagister-agora, lo primero que se pedirá al usuario será indicar el ordenador en el que se ha instalado la versión servidor de la aplicación, ya que en el mismo estarán los datos con los que se trabajará. Para localizar el servidor se nos mostrará una ventana en la que nos aparecerá un desplegable en el que se mostrarán listados todos los equipos que se detecten en la red local. Se podrá escoger uno de los mismos o, si no aparece en la lista, escribir directamente su nombre o dirección IP. Ventana para la localización del servidor y la base de datos de emagister-agora 1.5. Registro de emagister-agora Una vez localizado el servidor de emagister-agora (acción sólo necesaria para las instalaciones cliente del programa), la primera vez que se ejecute la aplicación, deberá registrarse la misma con los datos de su cuenta de centro abierta en Emagister. Se mostrará la ventana de registro de programa en la que se deberá indicar, en el caso de tener cuenta registrada, el portal de Emagister en el que se está registrado, el nombre de usuario y la contraseña. En el caso de no tener cuenta de centro registrada en alguno de los portales de Emagister, desde esta misma ventana de registro de emagister-agora, podrá acceder al formulario Web en el que poder darse de alta.

19 Ventana de registro de emagister-agora Una vez introducidos y comprobados los datos de forma correcta se nos mostrará un mensaje indicando que el proceso de registro de la aplicación ha concluido con éxito. Mensaje de registro de emagister-agora completado con éxito 1.6. Nueva empresa de emagister-agora La aplicación organiza sus datos en lo que denomina empresas. Una empresa, en emagister-agora, es un conjunto de datos que el programa trata de forma correlacionada. Se incluyen entre estos datos, tanto los auxiliares, como los administrativos, los docentes, los económicos,... Normalmente una única empresa es más que suficiente para gestionar el centro. Sin embargo, en algunas ocasiones, el uso de varias empresas puede ser útil para distinguir, por ejemplo, distintos tipos de formación que se impartan en el centro: reglada, idiomas, oposiciones, informática, particular, etc. Pero también para separar distintos ejercicios, distintos centros o módulos, etc. Es el usuario quien decide qué uso quiere darle a la posibilidad de dar de alta varias empresas. No todas las ediciones de emagisteragora contemplan esta posibilidad, sino sólo aquellas que soportan multiempresa (edición Gold o superior), las demás organizan sus datos en torno a una única empresa. Manual de emagister-agora INSTALACIÓN Y REGISTRO19

20 Pantalla inicial de la creación de una nueva empresa Una vez registrada la aplicación se nos presentará la pantalla que permitirá crear la empresa con la que se trabajará. Para ello se nos pedirán los siguientes datos: el Nombre de empresa (denominación bajo la que aparecerá la empresa en el programa), la Denominación social y el Nombre comercial del centro (que figurarán en la documentación que genera emagister-agora). Ventana de cuenta de usuario administrador y empleado del proceso de creación de empresa

21 En un segundo paso, una vez introducidos los datos de nombre de empresa, para completar su creación se pedirán los datos de la cuenta de usuario administrador (nombre de la cuenta, contraseña, nombre, apellidos y del empleado que la utilizará). Al pulsar sobre el botón Siguiente se crearán las bases de datos oportunas, así como la cuenta de usuario y el empleado con la que estará vinculada. Terminado este proceso, se arrancará por primera vez la aplicación y se realizará una primera sincronización de los datos de la aplicación con los de su cuenta de centro del portal de Emagister en el que esté dado de alta. En la edición Gold o superior de emagister-agora podremos crear otras empresas desde la solapa Configuración, mediante el botón Nueva empresa, o mediante la opción Gestión de empresas y luego pulsando el botón Nuevo registro de la ventana de lista que aparecerá con todas las empresas disponibles. Como tercer y último paso se pedirá al usuario los datos para configurar su cuenta de correo electrónico dentro de la aplicación. Este es un paso opcional que se podrá realizar más adelante en caso de no desear realizarlo en ese momento. Pese a no ser obligatorio, configurar la cuenta de correo electrónico es altamente recomendado, ya que permitirá llevar a cabo acciones, como el envío de s personalizados o en formato HTML, que no será posible realizar si se escoge utilizar una cuenta de correo electrónico configurada en un gestor de correo electrónico externo a emagister-agora (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird. Windows Live Mail, etc.). Ventana de configurar cuenta de del proceso de creación de empresa Para configurar la cuenta de correo electrónico dentro de emagister-agora se debe escoger el tipo de cuenta de correo e introducir los datos necesarios al igual que se realiza en cualquier otro programa de gestor de correo electrónico. Una vez terminado el paso de Configurar cuenta de ya podremos comenzar a utilizar emagister-agora, para ello se pedirá entrar en la aplicación con el usuario y contraseña configurados en el segundo paso de este proceso de creación de empresa. Manual de emagister-agora INSTALACIÓN Y REGISTRO21

22 1.7. Actualizar emagister-agora IMPORTANTE: Antes de proceder a realizar cualquier actualización de emagister-agora es muy importante no olvidar realizar una copia de seguridad de las bases de datos de la aplicación. Esta operación la podrá realizar para las ediciones Lite, Basic, Silver y Gold desde la opción Copia de seguridad de la solapa Herramientas. Para más información sobre la herramienta Copia de seguridad diríjase al apartado de este manual. Para el caso de la versión Platinum, la copia de seguridad se deberá realizar utilizando las herramientas que a tal efecto proporciona el administrador de MS SQL Server que se tenga instalado. En el caso de que exista una nueva versión de emagister-agora, ésta se detectará al arrancar el programa, mostrando al usuario un mensaje indicando que existe una versión más actual de la que tiene instalada en esos momentos. Mensaje indicando que existe una versión más reciente de emagister-agora Antes de actualizar se pregunta al usuario si desea realizar una copia de seguridad de los datos (aconsejamos realizarla) y a continuación se muestra una ventana desde la cual se podrá proceder a la descarga e instalación de la misma.

23 Ventana de descarga y actualización de emagister-agora Desde esta ventana se podrá acceder a ver las notas de publicación (con las novedades y correcciones) de la nueva versión. Una vez descargada la versión se procederá a la instalación de la misma, para lo cual se cerrará la aplicación. Además de este método para actualizar la aplicación a la última versión, se podrá buscar si existen actualizaciones en cualquier momento desde la opción Configuración > Actualizar versión. Opción Actualizar versión de la solapa Configuración Por último, también se podrán buscar nuevas versiones de emagister-agora con la aplicación cerrada desde el menú inicio de Windows en la opción Buscar actualizaciones del grupo de programas emagister-agora que se instala con la aplicación. IMPORTANTE: Para proceder a la instalación de una nueva versión de emagister-agora no deberá haber ningún usuario con la aplicación arrancada. Manual de emagister-agora INSTALACIÓN Y REGISTRO23

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25 Capítulo2 EL INTERFAZ En este capítulo La pantalla principal de emagister-agora La cinta de opciones Menús contextuales y barras de botones Ventana de lista Ventana de edición Ventana de gestión avanzada Ventana de consulta Ventana de estadística Los impresos de emagister-agora Manual de emagister-agora EL INTERFAZ25

26 2.1. La pantalla principal de emagister-agora Cuando se inicia emagister-agora nos aparece la pantalla principal del programa. Desde ella podremos acceder a todas las opciones y posibilidades de la aplicación. Se trata de una presentación semejante a la de algunas de las más recientes aplicaciones Windows que pueda conocer el usuario, como por ejemplo Microsoft Word. Ventana principal de emagister-agora. A las operaciones o acciones que se pueden realizar con la aplicación se accede principalmente desde la cinta de opciones, situada en la parte superior de la pantalla principal. Esta se divide en varias solapas, facilitando de ese modo la clasificación temática de las tareas que se pueden llevar a cabo con el programa. Dentro de esta cinta de opciones, emagister-agora incorpora un sistema de Búsqueda rápida para un acceso directo a la información más relevante. Esta opción permite dirigirnos directamente a unos datos concretos sin necesidad de entrar en menús ni ventanas previas. Este sistema de Búsqueda rápida, (situado en la parte derecha de la cinta de opciones en la solapa Inicio ) se compone de varias partes: en la parte inferior izquierda una lista desplegable donde escoger el criterio destinatario de dicha búsqueda (a elegir entre alumnos, clientes, profesores, grupos, adeudos, matrículas o materiales); a su derecha los diferentes botones de búsqueda, que determinarán qué campo utilizaremos para la búsqueda. Podremos elegir buscar por apellidos/nombre, teléfono, documento identificativo (D.N.I., N.I.F., C.I.F.,...), código numérico o mediante el uso de un lector de código de barras. Encima de ambos apartados tenemos el cuadro de texto destinado a escribir el valor a buscar utilizando los parámetros indicados. Una vez introducido y pulsando el botón de búsqueda correspondiente, nos mostrará por pantalla los resultados obtenidos, proporcionándonos un fácil y rápido acceso a los mismos.

27 Cuadro de Búsqueda rápida de la solapa Inicio Además de este método especial de búsqueda, emagister-agora dispone en las solapas de la cinta de opciones (en determinados apartados, como alumno, profesor, grupo, etc.) de una opción llamada Buscar. Ésta es muy útil para realizar filtros previos para las ventanas de lista (ya que sólo aparecerán aquellos registros que cumplan la condición de búsqueda introducida). Ventana de Buscar cliente Bajo la cinta de opciones puede aparecer la barra de mensajes. Esta barra se mostrará siempre y cuando existan tareas o alertas importantes que requieran de una acción por parte del usuario. Aparece de manera predeterminada al arrancar la aplicación siempre que esté pendiente de realizar alguna de esas tareas, proporcionando de este modo al usuario un acceso rápido a las mismas. Barra de mensajes situada debajo de la cinta de opciones En esta barra nos aparecerán mensajes recordándonos tareas tan importantes de realizar, como por ejemplo docencias o asistencias pendientes de confirmar, copia de seguridad pendientes de hacer según sus preferencias, proceso de actualización sin realizar, presupuestos caducados, avisos de agenda pendientes de gestionar, etc. Puede ocultar la barra de mensajes siempre que lo desee. Para ello sólo tendrá que pinchar sobre el botón con forma de cruz situado en la parte derecha de la misma. Esto la minimizará en la barra de estado indicando la cantidad de mensajes pendientes de gestionar. Podrá restaurarla más tarde con sólo pinchar sobre la zona de la barra de estado en la que se sitúa. Barra de mensajes minimizada en la barra de estado En la zona inferior de la pantalla principal puede verse la mencionada barra de estado, con información de la empresa y usuario activos, mensajes sobre las operaciones que se puedan ejecutar o se estén realizando, el estado de la conexión con el servidor de Emagister y, en el caso de haberla minimizado, el acceso a la barra de mensajes. Manual de emagister-agora EL INTERFAZ27

28 Zona Información Empresa Usuario Barra de mensajes Conexión Emagister Datos La zona de información comunica al usuario sobre las acciones que se pueden realizar y las actualmente en curso, especialmente cuando éstas requieren un consumo considerable de tiempo de procesamiento. Este apartado de la barra de estado informa sobre la empresa (conjunto de datos) actualmente activa y a la que se refieren los datos mostrados. Pinchando sobre esta zona, se podrá cambiar de empresa si se posee la edición Gold o superior. Esta zona muestra la identificación dela cuenta de usuario que en estos momentos está accediendo a los datos y a la que se refieren los permisos de acceso. Pinchando en esta zona de la barra de estado, se podrá cambiar de usuario. La barra de mensajes aparecerá minimizada en la barra de estado en el caso de que se cierre. Con sólo pinchar en esta zona, se podrá volver a restituir a su posición predeterminada (bajo la cinta de opciones) y de ese modo acceder de forma sencilla a gestionar las tareas importantes pendientes. Muestra el estado de conexión con el servidor de Emagister. En el caso de estar en estado Conectado, será posible la sincronización de datos con Emagister. Haciendo clic sobre esta área, se lanzará el proceso de sincronización La cinta de opciones La cinta de opciones es el cuadro de mandos de emagister-agora. A todas las operaciones que se pueden realizar con la aplicación se puede acceder desde ella. Se divide en categorías, siguiendo unos patrones de coherencia y facilidad para el manejo del programa de forma intuitiva. Cinta de opciones de emagister-agora con la solapa Inicio seleccionada Solapa Comercial de la cinta de opciones de emagister-agora

29 Solapa Inicio Descripción Reúne varias de las opciones albergadas en otras solapas, actuando como un resumen de las opciones de uso más habitual en el programa, facilitando así el acceso rápido a las mismas; desde la gestión de alumnos, clientes y empleados, hasta la creación de cursos y grupos, pasando por la gestión de nuevas matrículas y demás opciones útiles. Contiene además un sistema de búsqueda para localizar con facilidad datos concretos. Académico Comercial Administrativo Económico Biblioteca Configuración Herramientas Visibilidad Gestiona todo lo relativo a la oferta académica del centro: profesores y su disponibilidad, cursos y grupos que el centro pone a disposición de sus clientes, aulas, calificaciones, etc. Gestiona aquellas opciones relativas a la gestión de solicitudes, de contactos comerciales del centro, de agenda detallada de eventos y avisos, de tareas, clientes contactados, envío de correo electrónico y SMS, presupuestos, etc. Permite administrar todo lo relativo a la gestión de los empleados y de los alumnos del centro, la matriculación de los alumnos en grupos ofertados, las docencias y asistencias generadas por el día a día de los grupos, la organización de los alumnos en familias, calendarios de los cursos, impresos de partes de docencia, asistencia y horarios, etc. Gestiona los clientes, la generación de ingresos (adeudos) y el cobro de los mismos, la emisión de facturas, la gestión de proveedores, gastos y pagos, la tesorería (caja y bancos), etc. [Sólo con la edición Gold o superior]. Permite gestionar la compra/venta de material por el centro, permitiéndonos mantener un stock y llevar el control, tanto temporal como económico, de los préstamos y ventas a alumnos y a empleados del centro, etc. En esta solapa podemos modificar opciones de configuración variadas relativas al programa, como los baremos para regular las variables del programa, determinar los permisos para los usuarios, etc. Contiene varios procesos vitales para el manejo de la aplicación, como la actualización de los datos, la creación de nuevos impresos mediante la herramienta de creación de impresos personalizados de emagister-agora, la importación y exportación de datos del programa a diversos formatos, la elaboración de copias de seguridad de los datos, etc. Permite parametrizar lo que deseamos que el programa nos muestre por pantalla según una serie de parámetros que se definen en esta solapa. Principalmente gira en torno a la idea mostrar aquello que está vigente (activo o no finalizado) o mostrarlo todo. Además de las mencionadas solapas, en la propia cinta de opciones disponemos de dos elementos adicionales: el botón emagister-agora y las opciones de interfaz. El botón emagister-agora reúne varias de las opciones albergadas en otras solapas para un acceso rápido a las mismas y otras de uso especial, como son la entrada a la zona de soporte web, la posibilidad de solicitar asistencia remota de un técnico o tele- Manual de emagister-agora EL INTERFAZ29

30 mantenimiento (ambas opciones sólo para clientes con contrato de mantenimiento en vigor), actualizar la aplicación o ver la pantalla de novedades de la aplicación. Además, este botón ofrece un acceso rápido a los últimos elementos abiertos recientemente, por si nos interesa volver a acceder a ellos, y la opción de salir de la aplicación. Veamos con mayor detalle estas opciones del botón emagister-agora: Opción de menú Asistente Mi emagister-agora Panel de control Nuevo Menú de centro Emagister Soporte y ayuda Ampliar emagister-agora Novedades de emagister-agora Acerca de emagister-agora Descripción Esta opción lanza el asistente de emagister-agora, una potente herramienta que le sirve al usuario de ayuda para conseguir una correcta configuración inicial y le permite aprovechar mejor todas las funcionalidades que ofrece la aplicación. Permite acceso rápido a la agenda, los avisos y la gestión del usuario de emagister-agora autenticado en esos momentos en la aplicación. Permite acceso rápido al Panel de control del programa (accesible también desde la solapa de Configuración ), así como a algunas de sus opciones más utilizadas. Permite dar de alta con rapidez diversos elementos del programa, como alumnos, clientes, cursos o matrículas entre otros. Da un acceso rápido a la página Web del menú de centro de Emagister si está registrado como centro usuario de la misma. Da un acceso rápido a las opciones de soporte y ayuda de la aplicación. Podrá acceder a la página Web de soporte personalizada (desde la que podrá descargar las últimas versiones del programa, reportar incidencias, sugerencias para la mejora del programa, ), recibir asistencia remota de un técnico especializado, consultar el manual, etc. Permite ampliar su licencia de emagister-agora, mejorar su edición actual por otra más potente, ampliar el número de puestos que pueden trabajar con la aplicación de forma simultánea, etc. Muestra una ventana en la interfaz del programa informando al usuario de las últimas novedades sobre el programa o de promociones especiales. Muestra la carátula inicial del programa, donde se muestra la versión de su programa, el número de serie de su edición y el tipo de edición que posee, junto con el nombre de la persona y la empresa poseedoras de la licencia.

31 Menú que despliega el botón emagister-agora El menú Opciones, situado en la esquina superior derecha de la cinta de opciones permite modificar el estilo de la aplicación (variando entre los 8 posibles) y el tamaño de las fuentes e iconos. Menú de Opciones Para ver las opciones disponibles en su edición de emagister-agora, seleccione una de las solapas de la cinta de opciones de la ventana principal del programa, para hacerlo bastará con que se sitúe sobre una de ellas y pulse el botón izquierdo del ratón. Aquellas opciones de que no disponga en su programa le aparecerán sombreadas, y no podrá seleccionarlas. De todos modos, al pasar el ratón sobre estas opciones no disponibles, aparecerá un mensaje en la zona inferior derecha de la ventana, indicando la edición que se necesita para habilitarlas, además de poder ver una etiqueta de ayuda contextual o tooltip que le indicará a qué está destinada esa opción por si le resultase de su interés. Manual de emagister-agora EL INTERFAZ31

32 2.3. Menús contextuales y barras de botones En casi todas las pantallas de la aplicación encontrará menús contextuales que se desplegarán al pulsar el botón derecho del ratón. De este modo podrá acceder rápidamente a opciones disponibles para la ventana o el objeto con el que se encuentre trabajando. Generalmente se tratará de opciones disponibles también mediante teclado o barra de botones; no obstante, existen algunas excepciones en las que dichas opciones sólo se encontrarán disponibles a partir de estos menús contextuales, como en los casos de las fotografías de alumnos y profesores, por lo que convendrá tenerlos muy en cuenta. A los menús contextuales puede accederse pulsando el botón derecho del ratón sobre casi cualquier pantalla del programa. El menú que aparecerá dependerá de en qué ventana estemos o sobre qué zona hayamos pulsado. Una vez desplegado el menú contextual, podremos pulsar sobre la opción deseada (con el botón izquierdo del ratón) o fuera del menú si deseamos cancelar. Cada ventana de emagister-agora tiene su propia barra de botones. Éstas no son más que un conjunto de iconos o botones que, al ser presionados, activan ciertas funciones de la aplicación. Estos iconos serán iguales en aquellos casos en los que coincide la funcionalidad de la operación que realizan. Así, una ventana de tipo lista tendrá generalmente botones de nuevo, editar, eliminar, añadir filtros, quitar filtros, listar datos, opciones para ordenar y buscar los datos, etc., mientras que por el contrario una ventana de tipo edición, que nos muestra unos datos a modificar (añadir o consultar en detalle), tendrá botones para aceptar o cancelar los cambios, para desplazarse o buscar otros registros, etc. Barra de botones de la ventana de lista de Gestión de adeudos Barra de botones de la ventana del Gestor de solicitudes

33 2.4. Ventana de lista Las ventanas de tipo lista son aquellas que muestran los datos organizados en filas y columnas. Se utilizan fundamentalmente para la presentación y/o manipulación de un conjunto de datos. Ventana de lista de Fichero de clientes. Este tipo de ventana cuenta con una barra de botones en la parte superior. Gracias a ésta se podrán dar altas de datos, modificar o editar la fila seleccionada, realizar sobre la fila o filas seleccionadas un enlace con un potente sistema de mailings (envío masivo de , mensajes SMS a móviles o enlace de correspondencia). Además, se podrán lanzar impresos de varias formas, filtrar los datos que se muestran, ver estadísticas y consultas relativas a los mismos, buscar rápidamente cualquier fila (registro), listar las filas mostrados de varias formas, exportar a los datos a MS Excel (Ctrl+E), copiar al portapapeles los registros seleccionados (Ctrl+C), Barra de botones de la ventana de lista de Fichero de alumnos Cada ventana de lista presenta su propia barra de botones. Sencillos iconos representan las tareas más comunes, haciendo que todas las ventanas presenten un mismo aspecto funcional, facilitando su utilización por parte del usuario. Además de esta representación gráfica, puede saberse qué operaciones realiza un determinado botón o icono. Para ello, simplemente debemos dejar reposar el ratón sobre el mismo un instante y una etiqueta flotante de ayuda contextual ( tooltip ) nos aparecerá, identificando la acción o acciones que se pueden ejecutar si es pulsado. Algunas de las principales ventanas de lista (alumnos, grupos, clientes, matrículas, adeudos, facturas, etc.) también cuentan con un panel de tareas, situado en su parte izquierda. Este panel, permite realizar de forma sencilla algunas de las tareas más comunes sobre el registro o registros seleccionados en la ventana de lista. De este modo, por ejemplo, desde la ventana de lista de Fichero de clientes se podrán realizar de forma cómoda acciones como, crear un presupuesto para entregar al cliente, ver su calendario académico, asignar un comercial a los clientes seleccionados, dar de alta una nueva matrícula para ese cliente, etc Este panel se podrá ocultar y volver a mostrar pulsando sobre la pequeña barra vertical situada en la parte derecha del mismo. Manual de emagister-agora EL INTERFAZ33

34 Al igual que ocurría con los iconos de las barras de botones, los elementos de los paneles de tareas también nos presentarán una etiqueta flotante de ayuda contextual ( tooltip ) al dejar reposar el ratón un instante sobre los mismos. Tooltip de un icono de la barra de botones y de un elemento del panel de tareas Los datos que se muestran en este tipo de ventana se podrán ordenar y agrupar de forma sencilla mediante las Cabeceras de columna. En esta parte de la ventana se muestra el nombre de las columnas o campos del tipo de dato que se está mostrando. De tal modo, que en la ventana de alumnos tendremos cabeceras de columna como nombre, apellidos, dirección, teléfono, El tamaño de las columnas se puede agrandar o disminuir simplemente pinchando y arrastrando con el ratón a derecha o izquierda sobre los bordes de las cabeceras de las mismas. Por su parte las ventanas de lista también se pueden redimensionar pinchando y arrastrando desde los bordes de las mismas e incluso podemos maximizarlas y minimizarlas. En las ventanas de lista se pueden realizar selecciones múltiples de registros para realizar con todos ellos algunas operaciones en concreto. Así pues, se podrá copiar al portapapeles, enviar un SMS, enviar un , sólo a los registros seleccionados. Para realizar una selección múltiple, pincharemos sobre un registro, y pulsando sin soltar la tecla de Mayúsculas (para selección múltiple continúa) o Ctrl (para selección múltiple discontinua), seleccionaremos con el ratón otro registro, quedando de ese modo seleccionadas varias filas. Ventana de lista de alumnos con varios registros seleccionados y con el panel de tareas oculto Pasamos a detallar en los siguientes apartados los aspectos más relevantes de las opciones que nos ofrecen las ventanas de lista.

35 Manipulación básica de datos Uno de los objetivos principales de un programa de gestión es la introducción y manipulación de datos (sin olvidar el tratamiento, presentación, consulta y operaciones posteriores). Desde las ventanas de lista, como ya hemos comentado anteriormente, emagister-agora ofrece la posibilidad de realizar operaciones sobre los datos, es decir, sobre los registros o filas. Para ello las ventanas de lista cuentan con la barra de botones y el menú contextual. Los procesos básicos de introducción, manipulación y consulta de datos son fundamentalmente cuatro: añadir, modificar, eliminar y consultar datos. AÑADIR DATOS Continuamente nos vemos en la necesidad de introducir nuevos datos (nuevos grupos, nuevos alumnos, nuevas matrículas, etc.). Todos ellos son procesos de altas. En un alta lo que hacemos propiamente es añadir un nuevo registro (o fila) a una tabla (o lista de datos) dada. El modo más habitual para dar un alta será utilizando la opción Nuevo registro de la ventana de lista correspondiente (icono [+]); por ejemplo, en el Fichero de alumnos si queremos introducir en la base de datos un nuevo alumno. No olvidemos que también podemos crear nuevos registros directamente desde el apartado Nuevo... del botón emagisteragora, seleccionando cualquiera de sus opciones según el nuevo registro a crear; y también desde la opción situada en la solapa correspondiente de la cinta de opciones (por ejemplo, para un nuevo alumno, accederemos a la opción Nuevo alumno en la solapa Administrativo de la cinta de opciones).en algunos casos es posible igualmente dar un alta desde otra ventana de edición; por ejemplo, un nuevo alumno desde la pantalla de crear nueva matrícula. Esta opción, sin embargo, no es aconsejable salvo por motivos de velocidad, para evitar tener que abandonar la ventana actual. Sea cual sea el modo escogido, al dar un alta nos aparecerá la ventana de edición correspondiente (en modalidad de altas) con todos sus datos en blanco o con el valor por defecto predefinido. En ella deberemos cubrir, cuanto menos, los datos requeridos. Opción Botón Nuevo registro Botón auxiliar de nuevo registro Botón Nuevo... en la solapa correspondiente Opción Nuevo... en botón emagister-agora Dónde aparece Ventanas de lista Ventanas de edición Cinta de opciones Botón emagister-agora Posibilidades para añadir datos. MODIFICAR DATOS Es de lo más habitual que nos veamos obligados a modificar, añadir o corregir los datos que estamos manejando. Al modificar datos lo que propiamente hacemos es modificar un registro (o fila) de una tabla (o lista de datos) dada. El modo general de modificar un registro es pulsar en la ventana de lista correspondiente sobre la opción Editar registro, estando seleccionado el registro (o fila) que se desea modificar. También (en la mayoría de las ventanas de lista) podemos hacer doble clic sobre el registro (o la fila) en cuestión. Manual de emagister-agora EL INTERFAZ35

36 Al modificar una fila nos aparecerá la ventana de edición correspondiente, en modalidad de modificación (o edición), con los datos previos de la misma. El programa verificará los vínculos actuales de la fila por si ésta no pudiera ser modificada. Cualquier variación de los datos no se guardará hasta que no pulsemos sobre el botón Aceptar. Si estamos trabajando en red y otro usuario está editando la misma fila, un mensaje nos advertirá de esta circunstancia, impidiéndonos modificar la fila hasta que el otro usuario concluya sus modificaciones. Opción Botón Editar registro Menú contextual [Editar] Doble clic sobre un registro Dónde aparece Ventanas de lista Ventanas de lista Ventanas de lista Posibilidades para modificar datos. ELIMINAR DATOS Al eliminar o borrar datos lo que hacemos propiamente es suprimir uno o varios registros (o filas) de una tabla (o lista de datos). La operación de eliminar filas no es reversible por lo que deberemos estar muy seguros antes de dar este paso. Como medida de precaución el programa pedirá siempre al usuario que confirme su petición de borrado. Para borrar una fila concreta deberemos situarnos sobre ella en la ventana de lista correspondiente y accionar la opción de Eliminar [-]. Si estamos trabajando en red y otro usuario tiene abierta la fila que queremos borrar, se nos denegará el permiso. El programa también verificará los vínculos del registro actual por si tuviera registros secundarios vinculados y por tanto no debiera ser borrado en cuyo caso suspenderá la acción. Si intentamos acceder a un registro (fila) borrado por otro usuario, el programa nos advertirá del error. Opción Botón Eliminar registro Menú contextual [Eliminar] Dónde aparece Ventanas de lista Ventanas de lista Posibilidades alternativas de eliminar datos. VER EN MODALIDAD DE CONSULTA Cuando queremos examinar en detalle los datos de un modo rápido y flexible, la mejor opción es la de consulta de los mismos. Para iniciar la consulta en un registro concreto basta con situarnos sobre él y pinchar sobre el botón Consulta de registro en la ventana de lista correspondiente. Esta acción lanzará la ventana de edición correspondiente en modalidad de consulta. También puede iniciarse la consulta en cualquier registro y recorrerlos luego uno a uno o saltando entre ellos, etc...

37 Opción Botón Consulta de registro Menú contextual [consultar] Dónde aparece Ventanas de lista Ventanas de lista Posibilidades alternativas de vista en modalidad de consulta. ACTUALIZAR DATOS La aplicación emagister-agora es multipuesto a partir de la edición Silver. Esta posibilidad de poder manipular datos al mismo tiempo desde varios ordenadores puede hacer que los datos que observamos en la ventana de lista no estén completamente actualizados. El sistema no refresca constantemente los datos que se visualizan en la ventana de lista, ya que esto iría en detrimento de la velocidad de procesamiento, y lo hace tan solo en momentos puntuales. Por ejemplo, si desde un ordenador se ha cambiado el número de teléfono de un cliente. Desde otro ordenador que ya tuviese abierto el listado de clientes, no se vería este cambio hasta que no se entrase, ya sea en modalidad de consulta o modalidad de modificación (edición), a la ficha de ese cliente o se pulsase sobre el botón de la ventana de lista Actualizar datos. Por lo tanto, con el botón actualizar se refrescarán los datos mostrados en la ventana de lista, pudiendo verse las posibles modificaciones de datos que otros usuarios de la aplicación hayan realizado desde otros equipos Desplazarse por los datos Uno de los factores determinantes de la velocidad de una aplicación de gestión es la posibilidad de desplazarse por los datos. A este respecto, emagister-agora ofrece una gran variedad de posibilidades. Como se puede observar, las ventanas de lista nos muestran una serie de registros (también llamados filas), representando cada uno de ellos una entidad o ítem único de datos estructurada en una tabla. En términos simples, una tabla de la base de datos está formada por filas y columnas o campos. Cada fila representa un conjunto de datos relacionados (los datos de un alumno, un profesor, un adeudo, ), y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura. De este modo, al desplazarnos entre filas (registros) de una ventana de lista lo hacemos por un conjunto de datos del mismo tipo, por ejemplo de los datos de un alumno a los de otro. La aplicación ofrece distintas posibilidades de navegar entre filas o encontrar una fila determinada: Con las teclas de cursor. Con la barra de desplazamiento a la derecha de la ventana (disponible sólo si hay más filas de los que se pueden mostrar). Con botón de navegación en ratón (sólo si el ratón dispone del dispositivo y software adecuados). Mediante ordenación y búsqueda rápida. Manual de emagister-agora EL INTERFAZ37

38 Operación Efecto Disponible Teclas de cursor Barra de desplazamiento lateral Botón de navegación del ratón Ordenación Búsqueda rápida Avanza registros en la dirección indicada Avanza registros en la dirección indicada Simula pulsación de la barra de desplazamiento lateral Reorganiza los registros en función de una o varias columnas Localiza los registros que contienen unos determinados caracteres introducidos en la caja de texto de búsqueda rápida de la ventana Siempre Siempre que haya más registros de los que se pueden mostrar Si se tiene el dispositivo y se ha instalado el software adecuado. Siempre Siempre Filtrar los datos En ocasiones, especialmente cuando el volumen de datos es considerable, puede ser especialmente útil filtrar los datos; esto es, pedir al programa que nos muestre sólo aquel conjunto de datos con el que queremos trabajar. En este sentido, emagisteragora nos permite filtrar a dos niveles: 1) A un nivel funcional: El programa tiene predefinidos una serie de filtros útiles que se aplican simultáneamente a todas las opciones del programa y que pueden activarse y desactivarse con gran facilidad. Se trata de selecciones de interés general, como por ejemplo, visualizar sólo aquellos alumnos actualmente vigentes (que aún asisten a clase en algún grupo), los cobros del último año, los adeudos aún no pagados, los grupos aún ofertados, las matrículas no finalizadas,... Estos filtros funcionales se aplican en todo el programa y pueden activarse, de modo general o permanente, a través del apartado Visibilidad de datos desde la opción Herramientas > Panel de control ; o de modo ocasional o temporal (solo válido hasta que se cierre la aplicación, es decir, para la sesión en curso), desde los ítems de la solapa Visibilidad. 2) A un nivel local y configurable: Este sería al que nos atañe en esta sección, ya que es a nivel de las ventanas de lista o semejantes. Desde ese tipo de ventana, es posible definir nuevos filtros que se aplicarán únicamente sobre el conjunto de datos para el que han sido definidos. Una vez creado el filtro se guardará, y para volverlo a aplicar, bastará con seleccionarlo desde la opción Filtros de la barra de botones o del menú contextual. En este caso podremos restringir el rango de valores para un campo concreto. Podremos añadir hasta 20 condiciones en cada filtro y no hay límite definido en el número de filtros consecutivos que podemos aplicar (aunque el total de condiciones impuestas a los filtros no puede ser superior a 255). Cuando se aplica un filtro sobre datos ya filtrados se suman a los anteriores, quedando sólo aquellos registros que cumplan con las condiciones exigidas por todos ellos. Botones de Filtrado de registros y Quitar filtrado de registros Para cada tabla o conjunto de datos podemos definir de modo permanente todos los filtros que queramos por cualquier campo y bajo las condiciones que deseemos.

39 Los filtros sólo pueden definirse desde ventanas de tipo lista y semejante. Seleccionando la opción Filtro desde la barra de botones aparecerá la ventana de filtros correspondiente, con todos los filtros ya definidos para esa tabla. Ventana de filtros de la Gestión de adeudos Si no aparece ningún filtro por defecto, habrá que crearlo. Para ello, al pinchar sobre el icono, aparecerá la ventana para la descripción de filtros en la que podremos crear tantos y tan variados filtros como queramos. Así, pinchamos sobre el icono más [+] (Agregar nuevo filtro) y el Asistente nos va a guiar paso a paso en la generación de nuevos filtros. Por ejemplo, imaginemos que queremos saber los adeudos generados de un determinado mes. Pues bien, iríamos a la solapa Económico, escogiendo la opción Adeudos> Gestión de adeudos. Aparecería la ventana de lista con todos los adeudos, y pincharíamos sobre el botón de filtro. Una vez comprobado que ese filtro no está ya creado, pinchamos sobre el botón de altas (símbolo +). Primero aparecerá una ventana para seleccionar el campo de datos por el que queramos filtrar, pinchando sobre la flecha, se desplegarán las opciones disponibles, elegimos una (para nuestro ejemplo: fecha de emisión del adeudo) y hacemos clic en Siguiente. Manual de emagister-agora EL INTERFAZ39

40 En la siguiente ventana ya podemos observar como el dato elegido aparece en el cuadro inferior, que es el que vamos a ir configurando nosotros. Ahora se nos pide el criterio de comparación, en el que, desplegando las opciones podemos encontrar, que si el campo seleccionado es numérico o de fecha serán: diferente a, entre, está vacío, igual a, mayor o igual que, mayor que, menor o igual que o menor que. Si el campo seleccionado fuese de texto veríamos las opciones: contiene, diferente a, empieza por, está vacío, igual a, no contiene, no está vacío o termina con. Elegiremos uno (para nuestro ejemplo: entre ). Pinchamos en Siguiente. Ahora tenemos que escribir los valores de comparación; éstos pueden ser variables (indicaremos el valor cada vez que ejecutemos el filtro) o fijos (siempre que ejecutemos el filtro, el valor de comparación será el mismo). Para definirlo como variable, deberemos escribir el valor entre los signos # cada vez que ejecutemos el filtro, se nos pedirá rellenarlo, (p.ej., si ponemos #fechainicio@, al ejecutar el filtro, se nos pedirá que rellenemos la fecha de inicio por la que vamos a filtrar los datos, en este caso también ponemos #fechafin@). Si ya tenemos claro cuál es la fecha, no hará falta escribirlo entre # (filtro fijo), lo podemos hacer directamente (pero ya no nos servirá para poner otra fecha, lo cual no es muy práctico en este caso). Pulsamos Siguiente. La siguiente ventana nos informará de que la actual condición se ha guardado, y nos preguntará si deseamos añadir más condiciones al filtro.

41 Si le decimos que sí, volveremos a empezar el proceso que se unirá al que ya tenemos. Si le decimos que no, iremos a la siguiente ventana donde señalaremos la vinculación de condiciones (se cumple al menos una condición o se cumplen todas las condiciones).la primera opción significa que de todas las condiciones que hayamos definido, al menos una se cumple, aunque no necesariamente todas. Sin embargo, si escogemos que se cumplan todas las condiciones, será necesario que realmente ocurra así, de manera que, si se cumplen algunas, pero no todas, el programa no las tendrá en cuenta. Pulsamos Siguiente. Aparecerá otra ventana para escribir la denominación del filtro, éste es el nombre con el que aparecerá en la ventana principal de filtros. Pulsamos Siguiente. Una ventana de información nos dirá que ya podemos generar el filtro y que pulsemos al botón Terminar, aceptaremos y pulsaremos sobre la opción Terminar. Ahora otra ventana nos informará de que el filtro ha sido creado con éxito. Aceptamos y nos aparece automáticamente la ventana principal de filtros con la descripción del filtro que hemos creado. Para ejecutarlo, sólo tenemos que hacer doble clic sobre él, o bien pinchar sobre el icono de aceptar situado a la izquierda en la barra de botones (enviar datos seleccionados). Ahora nos aparecerán sólo los datos que queríamos ver (en caso de filtro fijo). Manual de emagister-agora EL INTERFAZ41

42 Como hemos visto, también es posible realizar filtros parametrizados (variables). A la hora de hacerlo, si se pone en el valor de comparación los caracteres # (por ejemplo, #valordecomparación@) cada vez que se ejecute el filtro pedirá el valor de comparación pudiendo utilizar ese filtro para acotaciones distintas Listar e imprimir Mediante las distintas opciones del botón Mostrar listado de las ventanas de lista podremos ver una presentación preliminar de los datos en pantalla y/o lanzarlos a impresora. Botón Mostrar listado con sus opciones desplegadas La primera opción de todas, Mostrar listado permite lanzar a través del Gestor de impresos de la aplicación un informe avanzado con cabecera personalizada y que podrá diseñarse y personalizarse el usuario si posee la edición Silver o superior de emagister-agora. Gestor de impresos en modo vista preliminar

43 En modo vista preliminar el Gestor de impresos permitirá tanto lanzar a impresora o exportar a formatos estandarizados (PDF, XLS, RTF, ), como navegar entre páginas, localizar un texto en el documento o modificar opciones de presentación en pantalla (zoom, una o múltiples páginas, ) La vista de diseño del Gestor de impresos nos permite modificar la apariencia y datos que se muestran en la vista preliminar, pudiendo incluso guardar las modificaciones para que las siguientes ocasiones que deseemos visualizar un listado muestre el diseño personalizado del usuario. De este modo el usuario podrá añadir o quitar campos, cambiar el color, tipo y tamaño de la letra, añadir imágenes, texto enriquecido, Además de este listado configurable por el usuario, se puede lanzar un impreso o Listado rápido en dos modos distintos, horizontal y vertical. Este listado mostrará en pantalla los datos tal y como se ven en la ventana de lista, con el orden de las columnas, el tamaño relativo de las mismas, etc Listado rápido en modo horizontal Enlace de correspondencia Desde las ventanas de listase puede ejecutar un completo sistema de enlace de correspondencia con los datos que se muestran en la misma. Botón Correspondencia de las ventanas de lista Manual de emagister-agora EL INTERFAZ43

44 La primera opción mostrada desde el botón para el enlace de correspondencia lanzará un sencillo asistente desde el cual se podrá escoger el tipo de correspondencia que desea realizar. Dependiendo del tipo de datos que se muestren en la ventana de lista se podrán realizar unas opciones de correspondencia u otras, con un máximo de 4 opciones: envío de cartas, creación de etiquetas, mailing electrónico y envío de mensajes SMS a móviles. Si los datos a combinar tienen correos electrónicos y números de teléfono se dispondrá de las 4 opciones mencionadas (como ocurre desde las ventanas de lista de alumnos, clientes, profesores, ). En caso contrario sólo se dispondrá de las opciones de cartas y etiquetas. Pantalla inicial del asistente de correspondencia. En el caso de que los datos de la ventana actual tengan y/o número de teléfono, aparecerán dos opciones bajo la de Asistente de correspondencia, estas serán: Envío de mensajes de (a la selección) y Envío de mensajes SMS (a la selección). Ambas opciones realizarán envíos de o SMS a los registros seleccionados. Este envío a los datos seleccionados se podrá realizar también con las opciones que a tal efecto despliega el menú contextual de la propia ventana de lista. Ventana de lista con la opción de envío de SMS a los datos seleccionados marcada

45 Opciones especiales Hay algunas ventanas de lista que poseen una serie de opciones especiales que dependen del tipo de datos que se muestran en las mismas. Estas opciones especiales las podemos dividir en tres grandes grupos: - Abrir una gestión avanzada. - Realizar operaciones específicas sobre los datos mostrados. - Desplegar un menú con las consultas, estadísticas y procesos en bloque vinculados. Existen ventanas de lista con datos que a su vez se pueden mostrarse en una ficha de gestión avanzada, como los clientes, alumnos, grupos, profesores, aulas, En tal caso, pulsando sobre el botón correspondiente, se podrá abrir la gestión avanzada del registro seleccionado. Es importante comentar que hay ventanas de lista que muestran registros que, aunque en sí mismos no se pueden mostrar en una ficha de gestión avanzada, sí pueden lanzar la gestión avanzada de un dato relacionado con los mismos. Por ejemplo, desde la ventana de lista de facturas, aunque la factura no tenga ventana de gestión avanzada, sí podremos abrir la gestión avanzada del cliente al que se le ha emitido la misma. Las operaciones o acciones específicas de una ventana de lista permiten realizar procesos exclusivos sobre los datos que nos presenta. Estás acciones especiales se podrán ejecutar desde la barra de botones y desde el panel de tareas. Por ejemplo, en la ventana de lista que muestra la opción Económico > Facturas aparecerán opciones especiales en la barra de botones como, las de imprimir factura, cobrarla o emitir factura rectificativa sobre la seleccionada. Estas mismas acciones se podrán ejecutar también utilizando el panel de tareas de esta misma ventana. En la mayoría de las ventanas de lista que poseen un panel de tareas, en el mismo aparecen más operaciones o acciones específicas que las que aparecen en la barra de botones, ya que en ésta última, sólo aparecen las más relevante o utilizadas. Panel de tareas de la ventana de lista de Gestión de facturas Opciones especiales de la barra de botones de la ventana de lista de Gestión de facturas Por último, estas ventanas nos pueden proporcionar un atajo rápido a las consultas, estadísticas y procesos en bloque del tipo de dato que muestran. De este modo, por ejemplo, no haría falta irse a la opción de Económico > Consultas > Adeudos de la Manual de emagister-agora EL INTERFAZ45

46 cinta de opciones para lanzar una consulta concreta de adeudos si tenemos abierta la ventana de lista de adeudos, ya que estas consultas podrán desplegarse desde el icono correspondiente de la barra de botones de la propia ventana. Por todo lo mencionado, es importante tener en cuenta que las ventanas de lista pueden mostrar una serie de botones especiales dependiendo de los datos que manejen. Por ejemplo, la ventana de adeudos tendrá botones especiales como el del cobro o impresión de los mismos, la de cobros para su devolución, la de gestión de docencia para la confirmación o no de las mismas, la de alumnos para abrir su gestión avanzada e imprimir el carné de estudiante, En cualquier caso, para saber la acción que puede realizar con cada uno de estos botones especiales, sólo tiene que situar el puntero del ratón sobre los mismos. Eso mostrará una etiqueta de ayuda contextual o tooltip con una breve indicación del proceso que puede realizarse pulsando sobre el botón Ordenar, buscar y agrupar datos La agilidad de una aplicación de gestión depende en buena medida de su capacidad para ordenar y buscar los datos en cualquier combinación posible y desde cualquier lugar. En ese sentido emagister-agora integra estas facilidades de forma sistemática e idéntica (para simplificar su uso) en todas sus pantallas de manipulación y consulta de datos. En las ventanas de tipo lista, los datos se muestran ordenados según el último orden establecido (o en su defecto por su columna o campo Código ) para la próxima vez que se ejecute la aplicación, siempre que esté activada la opción correspondiente en el Panel de control. Al mismo tiempo, cuando se accede a cualquier registro o fila de la ventana, al salir de éste se mantiene dicha selección, con lo que evita tener que volver a buscar el registro anteriormente marcado. Ventana de lista de Fichero de alumnos ordenada por el campo Código de forma ascendente. Estas ventanas ofrecen la posibilidad de reorganizar los datos por el campo (columna) que se desee de entre los que aparecen en la vista. En la ventana de lista de alumnos de arriba podríamos ordenar por código, expediente, nombre, apellidos, N.I.F., dirección, La ordenación de las filas podrá ser en cualquier caso tanto ascendente (de menor a mayor), como descendente (de mayor a menor). Para proceder a ordenar por cualquiera de las columnas sólo habrá que pinchar sobre las cabeceras de las mismas. Al hacerlo, las filas se ordenaran de forma ascendente según la columna escogida y se nos mostrará un triángulo al lado del nombre de cabecera (). Si volvemos a pinchar sobre la misma cabecera de columna, los datos pasarán a estar ordenados de forma descendente, mostrando un triángulo invertido al lado derecho del nombre de cabecera () y así sucesivamente. Si deseamos

47 ordenar por más de un criterio, bastará con pinchar sobre otra cabecera manteniendo pulsada la tecla de Mayúsculas. De ese modo podremos añadir tantos criterios de ordenación como deseemos. Ventana de lista de Fichero de alumnos con la búsqueda: garcía Una vez ordenados los datos, será más cómodo encontrar una fila concreta. Pero emagister-agora va más allá e incluye una herramienta de Búsqueda rápida. Situado en la parte derecha de la barra de botones de las ventanas de lista, encontramos el cuadro de texto de esta potente herramienta de búsqueda. En el mismo se pueden introducir los textos de búsqueda que se deseen, separados por espacios, de modo que el programa buscará y mostrará sólo aquellas filas que los contengan en cualquiera de las columnas visibles. Por lo tanto, se puede entender la herramienta de búsqueda rápida como una especie de filtro rápido que nos muestra en pantalla aquellos datos que contienen unos determinados textos. Esto es, si sabemos que un alumno que queremos encontrar se apellida García, introducimos el texto garcía en el cuadro de búsqueda de la ventana de lista de alumnos (opción Fichero de alumnos de la solapa Administrativo ) y el programa nos mostrará sólo aquellas filas que contengan esa palabra en algunas de sus columnas. Es importante aclarar que en el cuadro de la búsqueda rápida dará igual introducir los textos en mayúsculas o minúsculas, ya que no se hace distinción entre ambas, sin embargo sí son tenidos en cuentas los acentos, de tal modo que García, garcía y GARCÍA se interpretan como iguales, pero no así Garcia. Para afinar más la búsqueda, si sabemos que el alumno vive en Madrid se introduciría el texto madrid a continuación del ya introducido y separado por un espacio, de modo que se mostrarían menos datos y así sucesivamente. Ventana de lista de Fichero de alumnos con la búsqueda: garcía madrid Manual de emagister-agora EL INTERFAZ47

48 Otra forma de organizar registros o filas es mediante la agrupación de los mismos por un campo o columna determinada. Por ejemplo, podríamos ver los alumnos agrupados por la población con tan sólo arrastrar la cabecera adecuada al espacio reservado a tal efecto en la que se indica la leyenda: Arrastre una cabecera de columna aquí para agrupar por ella. Se podrán realizar también agrupaciones anidadas, si así se desea. Ventana de lista de alumnos agrupados por Población y ordenados dentro de Población por Apellidos de forma ascendente Personalizar las vistas Un aspecto interesante de las ventanas de lista es la posibilidad de insertar, quitar o cambiar de posición las columnas de la misma, adaptando de ese modo los datos que se muestran a gusto del usuario. Para quitar una columna tan solo tenemos que pinchar sobre ella y sin soltar arrastrarla, ya sea fuera de la fila que conforman las cabeceras de columna o dentro del Selector de columnas. Añadir una nueva columna se realiza desde la ventana del Selector de columnas. Para mostrar este selector pincharemos sobre el botón derecho dentro de la ventana de lista y escogeremos la opción Seleccionar columnas visibles del menú contextual, o bien con la opción Selector de columnas del menú que despliega el botón Utilidades de la ventana de lista. Diferentes opciones para abrir el Selector de columnas En el Selector de columnas aparecen todas aquellas columnas que el usuario tiene la posibilidad de añadir a la ventana de lista (aquí aparecerán también las columnas que haya podido quitar, por si desea volver a insertarlas). Para volver a añadir una columna, el usuario tendrá que arrastrarla a la posición de cabecera de columnas en la que desee que se muestre. Para cambiar el orden o posición de las columnas, bastará con pinchar sobre ellas y sin soltar, arrastrarlas hacia la derecha o la izquierda, situándolas en la posición deseada.

49 Inserción de la columna Provincia en la ventana de lista de alumnos Otras opciones de personalización de las vistas, que se lanzan también desde el botón de Utilidades de la ventana de lista, son aquellas que nos permiten mostrar o no las líneas que dividen las filas o las columnas y la que hace que las cabeceras de grupo se muestren en negrita. Opciones visuales de lista del botón Utilidades de la ventana de lista Otras utilidades Las ventanas de lista tienen dos interesantes utilidades que estarán disponibles tan solo a partir de la edición Silver de emagister-agora. La primera de ellas nos permite exportar a MS Excel los datos de la tabla principal vinculada a la mencionada ventana de lista. A esta utilidad se puede acceder desde el botón Utilidades de la ventana de lista o mediante la combinación de las teclas CTRL+E. La segunda de estas utilidades es la que copia al portapapeles de Windows sólo los datos seleccionados en la ventana, con los campos que se muestran en la misma, para que el usuario los pueda pegar en un documento externo. Para acceder a esta utilidad lo haremos desde el botón mencionado anteriormente o con la combinación de teclas CTRL+C. Manual de emagister-agora EL INTERFAZ49

50 2.5. Ventana de edición Las ventanas de edición son las que muestran de forma detallada los datos correspondientes a un mismo concepto, registro o fila. Se utilizan fundamentalmente para la introducción y modificación de datos, aunque también sirven para una visualización detallada registro a registro. Ventana de edición de alumnos en modalidad de modificación Este tipo de ventanas se pueden mostrar en tres modalidades distintas: Modalidad de altas esta se usa para los casos en los que se está creando un nuevo registro. Modalidad de modificación (o edición) usada en los casos en los que se desean modificar los datos de un registro ya existente. Modalidad de consulta para poder ver los datos registro a registro, pero no modificarlos. Según la modalidad en que nos encontremos (altas, modificación o consulta), se activarán o desactivarán determinadas opciones. Así, por ejemplo, en consulta se desactivarán los botones de Guardar los cambios y Cancelar los cambios, en altas se desactivarán, entre otros, los botones de Listados e Impresión, en modificación se desactivarán los botones de navegación entre registros, Siempre podemos saber en qué modo se ha abierto una ventana de este tipo, pues aparecerá indicado entre corchetes en la propia barra de título de la ventana.

51 En este tipo de ventanas podemos encontrar botones auxiliares de Nuevo registro al lado de listas desplegables para crear nuevos baremos sin necesidad de salir de la propia ventana. Además, existen campos, como por ejemplo el usuario y máquina (que aparecen en todas las operaciones económicas como adeudos, cobros, domiciliaciones, etc.), que no son modificables y aparecen sombreados en una celda con color de fondo Desplazamiento por campos Existen dos maneras de desplazarse por los campos que vemos en una ventana de edición: Utilizando las teclas de navegación entre campos. (Véase cuadro adjunto) Posicionando el cursor del ratón sobre la zona de edición del campo deseado. Operación Efecto Disponible Pulsar [TAB] El foco pasa al campo siguiente Siempre Pulsar [MAYÚS] + [TAB] El foco pasa al campo anterior Siempre Clic de Ratón El foco pasa al campo seleccionado Siempre Pulsar [Ctrl] + [TAB] El foco pasa a la solapa (pestaña) siguiente Cuando la ventana tenga solapas (pestañas). Desplazamiento por campos Desplazamiento por registros Desde las ventanas de edición, en su modalidad de consulta, podremos desplazarnos de un registro a otro, por ejemplo de los datos de un alumno a los de otro. Para ello el programa ofrece dos posibilidades de navegación entre registros. Con los botones de desplazamiento. Con la opción Buscar o pulsando [F3]. (No disponible en modalidad de altas) Operación Efecto Dónde Disponible Botones de desplazamiento Se desplazan al primer, al último, al siguiente o al anterior registro (dependiendo del botón pulsado). Ventanas de edición Modalidad de consulta Buscar en edición o pulsar [F3] Lista los registros disponibles y se desplaza al seleccionado Ventanas de edición Modalidad de consulta y modalidad de modificación Desplazamiento por registros. Manual de emagister-agora EL INTERFAZ51

52 Ventana de edición de alumnos en modalidad de consulta Al entrar en modalidad de consulta a una ventana de edición podremos visualizar los datos de un registro pero no modificarlos, de tal modo que los botones de Guardar los cambios y Cancelar los cambios no están activos. Sin embargo, sí aparecen activos los cuatro botones de desplazamiento entre registros, permitiéndonos navegar entre los mismo de forma cómoda y sencilla Manipulación de datos Desde las ventanas de edición, podremos modificar los datos de registros ya existentes (modalidad de modificación) o cumplimentar los datos de nuevos registros (modalidad de altas). GUARDAR LOS CAMBIOS Cada vez que realizamos una petición de guardar cambios, el programa realiza una gran cantidad de verificaciones de todo tipo. Los datos no se guardarán salvo que supere satisfactoriamente todas las verificaciones.

53 Nº Verificación 1 Verifica que el registro no esté siendo modificado simultáneamente por otro usuario (en instalaciones de red -multipuesto-). 2 Verifica que el registro sea realmente modificable en función de sus vínculos con otros registros. 3 Verifica que estén cumplimentados todos los datos que el programa estipula como requeridos para un correcto funcionamiento. 4 Verifica, que los datos sean coherentes; por ejemplo, que no se establezcan dos sesiones con el mismo profesor en distintas aulas y con el mismo horario. El programa permitirá al usuario realizar estas operaciones, pero previamente le advertirá de la falta de coherencia y aconsejará cancelar; no obstante, la última decisión corresponde al usuario. 5 Actualiza y compagina registros vinculados si fuese el caso. 6 Realiza otras verificaciones específicas dependiendo del tipo de datos tratado. Verificaciones al guardar los cambios. Para indicarle al programa que debe guardar los cambios, podemos optar por uno de los siguientes medios: Operación Dónde Disponible Botón Guardar los cambios Ventana de edición Modalidad de altas y modalidad de modificación Pulsar [F10] o [Ctrl] + [ENTER] Ventana de edición Modalidad de altas y modalidad de modificación Posibilidades alternativas de guardar los cambios. Salvo en el caso de estar dando un alta y tener activadas Altas Continuas en Panel de control > Preferencias, la pulsación en aceptar y la posterior operación de guardar los datos concluye cerrando la ventana de edición desde la que se ha realizado la petición de guardar los cambios. CANCELAR LOS CAMBIOS Cancelar los cambios anula cualquier modificación hecha, no guardada con anterioridad en modalidad de modificación, y no agrega un nuevo registro en el caso de modalidad de altas. Puesto que la opción de Cancelar los cambios no es reversible se pide confirmación al usuario antes de proceder definitivamente a la cancelación (salvo que se esté en modalidad de altas continuas). También cerrar la ventana de edición correspondiente conlleva implícitamente una cancelación y viceversa, una cancelación conlleva cerrar la ventana. Cualquier proceso de cancelación o cierre de ventana puede ser útil para cancelar una operación en curso. Manual de emagister-agora EL INTERFAZ53

54 Operación Dónde Disponible Pulsar [Esc] Ventana de edición Modalidad de altas y modalidad de modificación Botón Cancelar Ventana de edición Modalidad de altas y modalidad de modificación Botón Cerrar Ventana de edición Modalidad de altas y modalidad de modificación Posibilidades alternativas de cancelar los cambios Búsqueda de datos Desde las ventanas de edición, pulsando sobre el botón Búsqueda [Prismáticos] (siempre que no estemos en modalidad de altas) nos aparecerá una nueva ventana, muy semejante a las de lista, pero no redimensionable. Botón Búsqueda de una ventana de edición En este tipo de ventana podremos utilizar los mismos métodos de búsqueda, ordenación y agrupación que se pueden utilizar en las ventanas de lista, y de ese modo poder localizar un registro concreto. Así pues, en el cuadro de texto en el que pone Su búsqueda aquí, se podrán introducir los textos de búsqueda que se deseen, separados por espacios, de modo que el programa buscará y mostrará sólo aquellas filas que los contengan en cualquiera de las columnas visibles. Una vez localizada y seleccionada una fila, bastará con que pulsemos sobre el botón Aceptar selección o hagamos doble clic sobre ella para mostrar la ventana de edición de ese registro Listar e imprimir Las ventanas de edición, nos dan la posibilidad de listar e imprimir los datos de un registro concreto. Para ello se podrán utilizar los botones pertinentes de la barra de botones de este tipo de ventanas. MOSTRAR IMPRESO DE DATOS DE UN REGISTRO DESDE VENTANAS DE EDICIÓN Los datos de un registro concreto que se muestran en este tipo de ventanas pueden verse en forma de impreso o informe avanzado a través del Gestor de impresos de emagister-agora. Al igual que ocurría en las ventanas de lista, este impreso podrá tener la cabecera personalizada, diseñarse y personalizarse por parte del usuario si posee la edición Silver o superior de la aplicación. Desde este Gestor de impresos se permitirá tanto lanzar a imprimir, como exportar a formatos estandarizados (PDF, XLS, RTF, ) o modificar la apariencia y datos que se muestran, pudiendo incluso guardar las modificaciones, para que, las siguientes ocasiones que deseemos visualizar este impreso, se muestre el diseño personalizado del usuario.

55 Gestor de impresos en modo vista preliminar lanzado desde la ventana de edición de un adeudo IMPRIMIR DATOS DE UN REGISTRO DESDE VENTANAS DE EDICIÓN Mediante esta opción, los datos de un registro concreto de una ventana de edición se pueden lanzar a impresora de modo directo, sin tener que visualizarlos previamente con el Gestor de impresos. Al pulsar sobre este botón nos saldrá de forma directa la ventana de diálogo de impresión que Windows utiliza para la impresora instalada Opciones especiales Hay algunas ventanas de edición que poseen una serie de botones u opciones especiales que dependen del tipo de registro que se está mostrando en las mismas (alumno, adeudo, cliente, proveedor, ). Estas opciones ejecutarán acciones específicas, que realizarán procesos exclusivos del tipo de registro que se muestra en pantalla. Por ejemplo, en la ventana de edición de un alumno concreto aparecerán botones especiales como los de mostrar el calendario con los grupos a los que está matriculado y el de lanzar el impreso de carné de estudiante. Botones especiales de la ventana de edición de un alumno Manual de emagister-agora EL INTERFAZ55

56 Localizar y vincular Otra modalidad especial de búsqueda es aquella que sirve para localizar un dato y vincularlos al registro activo. Funciona de modo muy semejante a la búsqueda en ventanas de edición, con la salvedad de que no nos desplazamos al registro seleccionado sino que lo vinculamos el dato buscado al registro activo. Un ejemplo es vincular una sesión que ya existe a un grupo nuevo, con lo que dicha sesión pasaría a estar relacionada con dicho grupo. Estas operaciones de localizar y vincular pueden realizarse tanto desde el botón Localizar y vincular registro existente en las ventanas de edición, que tienen una lista asociada, como desde el botón individual de búsqueda (prismáticos pequeños), que vincula a un campo concreto, en aquellas pantallas en que aparece. Botón Localizar y vincular registro existente de las ventanas de edición con lista asociada Cuando realizamos una operación de localizar y vincular, nos aparecerá una ventana idéntica a la que se muestra al pulsar el botón Búsqueda, en la que tendremos que localizar y seleccionar el registro a vincular haciendo doble clic sobre él o pulsando Aceptar selección. Ventana de búsqueda que se muestra al intentar localizar y vincular una sesión existente a un grupo

57 2.6. Ventana de gestión avanzada Las ventanas de gestión avanzada son aquellas que muestran todos los datos relacionados de un modo global e intuitivo, permitiendo al usuario una visión de conjunto. Desde ellas se pueden efectuar también las mismas operaciones que en el resto de ventanas (matricular, cobrar, ver estadísticas, etc.). Existen 6 ventanas de gestión avanzada en emagister-agora: alumnos, clientes, personal (con sus variantes de profesores y comerciales), grupos, aulas y materiales (biblioteca). Este tipo de ventana está dividida en cuatro partes: 1) Lista principal: situada en la zona izquierda. En esta lista seleccionamos el ítem del que queremos consultar los datos (alumno, cliente, empleado, grupo, material o aula). Cuando este apartado está desplegado, el de Elementos vinculados se oculta y viceversa. 2) Elementos vinculados: situados en la zona izquierda. Permite seleccionar los datos relacionados que aparecerán en pantalla de visualización. Según en qué ventana de gestión avanzada nos encontremos, visualizaremos unos iconos u otros (por ejemplo, en alumnos, visualizar los adeudos asociados al alumno seleccionado, matrículas, notas, asistencias, ). Cuando este apartado está desplegado, la Lista Principal se oculta y viceversa. 3) Datos de visualización permanente: Está situada a la derecha de la lista principal y sobre la pantalla de visualización de datos. Son los datos básicos del ítem seleccionado en la lista principal. De esta manera, aunque vayamos cambiando de pantalla de visualización de datos, siempre tendremos presente los datos básicos del ítem escogido. 4) Pantalla de visualización de datos: situada en primer plano a la derecha de los iconos de selección de vistas. Permite visualizar los datos relacionados según el icono que se encuentre escogido en el apartado de Elementos vinculados y realizar las operaciones pertinentes. Gestión avanzada de alumnos con la opción de Elementos vinculados desplegada Manual de emagister-agora EL INTERFAZ57

58 Las ventanas de gestión avanzada poseen una barra de botones, en este caso similar a la de las ventanas de edición. Desde la misma tendremos la posibilidad de crear nuevos registros; buscar, localizar y navegar entre registros; mostrar un listado y/o imprimir los datos y actualizar la sincronización de datos. Además de esos botones comunes a todas las ventanas de gestión avanzada también existirán otros que lanzarán operaciones específicas del tipo de dato que se nos muestra, de tal modo que la Gestión avanzada de alumnos nos mostrará botones para realizar acciones específicas sobre los mismos, como ver los eventos de agenda relacionados con ellos, lanzar el calendario de los grupos a los que debe acudir, así como mostrar el impreso de su carné de estudiante. Cabe destacar la función de un botón de las barras de botones de este tipo de ventana. Se trata del botón Actualizar sincronización de datos. Esta opción es útil para que, si modificamos alguno de los datos que componen los Datos de visualización permanente, el cambio se actualice en el ítem correspondiente de la lista principal situado a la izquierda de la ventana Ventana de consulta Las ventanas de consulta son aquellas que muestran datos, resultado de la consulta seleccionada. Son un tipo especial de ventana de lista, diseñadas específicamente para mostrar consultas de datos cruzados. No deben confundirse con la modalidad de consulta (sólo lectura) que es particular de las ventanas de edición. La barra de botones de este tipo de ventana es muy similar a la que aparece en la ventana de lista, mostrando botones para entrar en los registros que se muestran tanto en modalidad de consulta, como en modalidad de modificación, refrescar los datos mostrados en pantalla, realizar filtros, mostrar un listado avanzado y personalizable o un listado rápido de los registros, imprimir los datos, realizar un enlace de los datos con un potente sistema de mailing, seleccionar las columnas a mostrar, exportar los datos a Excel,... Barra de botones de una ventana de consulta Tan sólo una de las opciones de la barra de botones de este tipo de ventana es exclusivo, el de Mostrar listado jerárquico. Con esta opción se mostrará mediante el Gestor de impresos un listado con todos los datos agrupados en subconjuntos según una característica determinada. Así por ejemplo, si pulsamos este botón desde la ventana de consulta de Alumnos por grupo, se nos mostrará un listado en el que veremos todos los alumnos agrupados por los grupos a los que asisten. Gestor de impresos mostrando el listado jerárquico de la consulta Alumnos por grupo

59 El funcionamiento de estas ventanas es muy sencillo. En primer lugar se nos mostrará una ventana muy similar a las ventanas de lista, pero esta ventana tiene un recuadro destinado a la selección del dato sobre el cual deseamos realizar la consulta cruzada. Por ejemplo, en la consulta de Alumnos por grupo se nos pedirá el grupo concreto del que queremos saber que alumnos están matriculados, en la consulta de Sesiones por profesor se pide el profesor del que queremos averiguar en qué sesiones está impartiendo clase y así sucesivamente. Ventana de consulta de Alumnos por grupo Para poder escoger el registro sobre el que obtener estos datos cruzados, pincharemos sobre el botón pequeño con forma de prismáticos situado a la derecha de la caja de texto con la leyenda Seleccione. Esto nos mostrará una ventana con todos los posibles registros. Siguiendo el ejemplo anterior, nos mostrará todos los grupos en el caso de la consulta de Alumnos por grupo o todos los profesores en el de la consulta de Sesiones por profesor. Ventana para seleccionar un grupo en la consulta de Alumnos por grupo Manual de emagister-agora EL INTERFAZ59

60 Una vez seleccionado el registro sobre el que obtener esta consulta de datos cruzada se nos presentarán los resultados de la misma en la ventana de consulta, pudiendo trabajar sobre los datos presentados con las opciones que pone a nuestra disposición esta ventana. Ventana de consulta de Alumnos por grupo, habiendo escogido ver los alumnos del grupo ACE2 ADMIN. CIVILES ESTADO 2.8. Ventana de estadística Las ventanas de estadísticas son aquellas en las que podemos ver los totales de los datos seleccionados acompañados de una representación gráfica de los mismos. Ventana de estadísticas de Alumnos por origen de contacto

61 Las ventanas permiten una visualización rápida de datos comparativos y de totales. En una ventana de tipo estadística podemos encontrar tres áreas: 1) Área de datos: Aparecen listados de modo detallado los datos globalizados que generan la estadística (zona izquierda). Mediante el menú contextual este apartado puede ocultarse para acomodar la visión de la gráfica). 2) Área gráfica: Se visualizan los datos en modo gráfico de modo que se pueda apreciar fácilmente las relaciones y proporciones (zona derecha). 3) Área de porcentajes y totales: Se visualizan en modo de porcentajes o totales un resumen de los datos anteriores (situado encima de las otras dos áreas). Esta ventana puede maximizarse, permitiendo aumentar el tamaño visible de las gráficas, y las gráficas son configurables en color, leyendas, opciones de visibilidad por porcentajes, 2D/3D y un largo etc... Además, podemos salvar la gráfica en cierto momento y volver a la gráfica salvada sin importar los cambios que le hayamos hecho Los impresos de emagister-agora Todos los datos de emagister-agora, en cualquier parte de la aplicación, pueden ser visualizados en forma de listados o impresos Tipos de impresos Existen varios tipos de impresos dependiendo desde donde los ejecutemos: a) Impreso de datos. Es el tipo de impreso más frecuente, prácticamente todos los conjuntos de datos pueden presentarse en este formato. Distribuye los datos en filas y columnas. Es el que se lanza desde las ventanas de lista. b) Impreso detallado. Es el impreso propio de las Ventanas de edición ; en él se muestran pormenorizadamente los datos del registro actual o del grupo de registros al que pertenece de forma secuencial y con una pequeña separación entre registros. c) Impreso de consulta. Este impreso se lanza desde las ventanas de consulta; es similar al de datos que se lanza desde las ventanas de lista y en él se muestran los datos de la consulta en forma de filas y columnas. d) Impreso de estadística. Propio de las Ventanas de estadística. Es también muy semejante a un impreso de datos, con la particularidad de que también puede mostrar éstos en formato gráfico. e) Impreso expediente. Lista un único expediente por vez, su estructura es algo semejante a la del impreso de datos, pero muestra datos de varios tipos simultáneamente. f) Impreso jerárquico. Disponible en las ventanas de consulta. Permite visualizar todos los casos para una consulta dada. g) Impresos especiales. Son los impresos especiales administrativos (de asistencia, matrícula, partes docentes, ), académicos (boletines de notas, ), de adeudo, de recibo, de factura, etc que se encuentran dispersos por la aplicación. Manual de emagister-agora EL INTERFAZ61

62 El gestor de impresos Los impresos de la aplicación se visualizan y modifican a través del Gestor de impresos de emagister-agora. Solapa de vista de diseño del Gestor de impresos Solapa de vista preliminar del Gestor de impresos La ventana del gestor de impresos consta de dos solapas principales, la de Vista de diseño y la de Vista preliminar. La solapa de Vista de diseño nos permitirá modificar el diseño del impreso, ajustándolo a las necesidades de los usuarios de la aplicación. Esta solapa sólo podrá seleccionarse en la edición Silver o superior de emagister-agora. Gestor de impresos en la solapa Vista de diseño

63 Desde la solapa de Vista de diseño podremos modificar opciones del impreso (como márgenes, tamaño de papel, etc ), añadir nuevos componentes (etiquetas, campos, campos check, imágenes, texto enriquecido, ), modificar el formato de los existentes (color, fuente, tamaño, ), organizarlos (alinear lados izquierdos, traer al frente, enviar al fondo, ), La solapa de Vista preliminar nos mostrará el impreso tal y como se mandaría a la impresora. Desde esta solapa, podremos exportar el impreso a varios formatos, como Word, Excel, Portable Document Format (pdf), También podremos imprimirlo, buscar un texto determinado dentro del mismo, navegar entre las diferentes páginas del documento, Personalización de impresos Los impresos presentan un alto grado de configuración y modificación por parte del usuario. Esto se realizará desde el Gestor de impresos, utilizando su pestaña de Vista de diseño (sólo posible a partir de la edición Silver). Mediante la vista de diseño podremos modificar el tipo, tamaño y color de letra, el texto de las etiquetas, añadir o quitar campos, arrastrar los elementos del informe (cambiándolos de posición), añadir imágenes, etc De este modo, podemos diseñar el impreso a nuestro gusto. Estos impresos se pueden modificar y guardar con los cambios realizados sin ningún miedo, ya que el impreso original (que trae por defecto emagister-agora) no se pierde y siempre se puede volver al mismo si así lo deseamos. Podremos realizar tantos diseños para un mismo impreso como queramos. Estos se guardarán en una carpeta (directorio Plantillas Impresos ), que a tal efecto utiliza emagister-agora, por cada una de las empresas dadas de alta en la aplicación. Una vez modificado el impreso y guardado en la carpeta que nos sugiere emagister-agora con el nombre que deseemos (aconsejamos que sea un nombre altamente identificativo), la aplicación nos preguntará si deseamos utilizar este nuevo diseño como el predeterminado. Si contestamos con un sí, las siguientes veces que queramos ver este impreso se nos mostrará con nuestro nuevo diseño Plantillas de impresos Las plantillas de los impresos que vayamos creando (con extensión.rpx ) se guardarán en una carpeta que a tal efecto reserva emagister-agora. Podremos guardar tantas plantillas como deseemos de cada uno de los impresos de la aplicación, pero sólo se podrá estar usando un diseño de modo predeterminado para cada tipo de impreso. Para escoger cual queremos utilizar existe una utilidad denominada Plantillas de impresos en la solapa Herramientas. Esta utilidad nos lanzará una ventana de lista en la que aparecerán los impresos de la aplicación indicando que plantilla es la que estamos utilizando por defecto. Manual de emagister-agora EL INTERFAZ63

64 Listado de plantillas de impresos Si queremos cambiar la plantilla a utilizar o volver al diseño que trae emagister-agora por defecto sólo tenemos que posicionarnos sobre el impreso deseado y entrar con el botón de edición (en forma de lápiz). Ventana de edición de una plantilla de impreso Una vez dentro de la ventana de edición de la plantilla escogida podremos buscar la plantilla personalizada que deseemos emplear marcando primero la casilla Usar diseño del usuario (ya que, si no se marca, se utilizará la que viene predefinida por emagister-agora) y con el botón en forma de prismáticos buscaremos la plantilla personalizada que queramos emplear de entre las creadas Utilizando Microsoft Word Con emagister-agora, a partir de la edición Silver, también existe la posibilidad de poder definir y personalizar alguno de los listados e informes utilizando MS Word. De este modo, desde la opción Informes Word del Panel de control, podremos definir si deseamos utilizar MS Word para la creación y visualización de expedientes de las ventanas de gestión avanzada y del impreso de contrato de matrícula, diseñándolos a nuestro gusto.

65 Capítulo3 PRIMEROS PASOS En este capítulo Introducción al asistente de emagister-agora Configuración básica Oferta académica Gestión comercial Gestión administrativa Gestión económica Mantenimiento Estadísticas Manual de emagister-agora PRIMEROS PASOS65

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67 3.1. Introducción al asistente de emagister-agora El Asistente de emagister-agora se podría entender como un tutorial que ayuda al usuario a dar los primeros pasos para lograr una correcta configuración inicial de la aplicación, de forma que su posterior trabajo se realice de forma más sencilla y rápida. Sin embargo, el asistente aún va más allá. Partiendo del mismo, el programa permite acceder a las partes de configuración y manejo principales de emagister-agora de forma sencilla y ordenada. De este modo, el usuario se hará con los conceptos básicos de la aplicación de forma intuitiva, pudiendo utilizar siempre este asistente como centro de mandos de la aplicación. Solapa Inicio del Asistente de emagister-agora El Asistente es una ventana que se divide, siguiendo un criterio temático, en varias solapas. Así pues, tendremos las solapas de Inicio, Configuración, Oferta académica, Gestión comercial, Gestión administrativa, Mantenimiento y Estadísticas. Cada una de estas solapas nos dará acceso a las principales características de la aplicación en la temática que tratan. Además de facilitarnos el acceso a los principales elementos de la aplicación, el Asistente nos mantiene informados de los posibles conflictos que detecta. Si en algún momento el Asistente advierte que nos faltan datos importantes para el correcto manejo de emagister-agora, aparecerán una serie de alertas que nos explicarán los problemas detectados, sus consecuencias y como subsanarlos. Existen dos tipos de alertas, atendiendo a su importancia. Para las más importantes, aparece delante del texto de la alerta un signo de exclamación (!) de color rojo, mientras que para las menos importantes aparece una i minúscula de color azul. Si deseamos que se nos explique con más detalle la alerta, bastará con posicionar el cursor sobre el texto de la misma y aparecerá una etiqueta de ayuda contextual o tooltip con una descripción de la misma. Pinchando sobre esta etiqueta de ayuda se nos permitirá subsanar el problema. Manual de emagister-agora PRIMEROS PASOS67

68 Algunas de las alertas del apartado Configuración del Asistente mostrando el tooltip de una de ellas 3.2. Configuración básica Las opciones de la solapa Configuración que nos presenta el Asistente nos permitirán definir las cuentas de usuario de emagister-agora, dar de alta a los empleados del centro, completar y modificar los datos de la empresa, acceder a los baremos y preferencias de la aplicación. Solapa Configuración del Asistente de emagister-agora

69 Cuentas de usuario y personal Para arrancar la aplicación, se necesitan crear en emagister-agora cuentas de usuario y asociarlas a un empleado (personal) del centro. Para cada empleado se deberá crear una cuenta de usuario. Estas cuentas de usuario se utilizan para mantener la seguridad y protección de datos. Esta seguridad se consigue configurando cuentas de usuario (siempre vinculados a un empleado dado de alta en la base de datos y protegidas con contraseña) y grupos de usuarios(a los que se configurarán una serie de permisos personalizados para permitir o no que las cuentas de usuario que le son vinculadas puedan acceder o no a cualquier parte del programa). Apartado Usuarios y personal de la solapa Configuración del Asistente Desde el Asistente se podrá acceder a la Gestión de usuarios de emagister-agora y a gestionar los datos empleados del centro. Para más información sobre cómo gestionar las cuentas de usuario de emagister-agora ver el apartado de este manual Datos básicos El apartado de Datos básicos del Asistente se refieren a los datos de la empresa activa de emagister-agora (nombre denominación social, C.I.F., dirección, etc.) y a las cuentas de correo electrónico. Los datos de la empresa activa (nombre comercial, denominación social, C.I.F., dirección, teléfono, , etc.) se utilizarán básicamente para mostrarse en los documentos y listados que muestra la aplicación, desde listados de alumnos, hasta facturas. Sin embargo, en algunos casos pueden ser importantes para realizar algunos procesos. Por ejemplo, en el caso de querer realizar un fichero con la norma AEB-19 de domiciliación de adeudos, será imprescindible tener cumplimentados los datos de C.I.F. y denominación social de la empresa de forma correcta. La correcta configuración de cuentas de correo electrónico dentro de emagister-agora nos permitirá poder enviar s a clientes, alumnos, proveedores, empleados, de forma ágil y sencilla. Para más información sobre la configuración de cuentas de correo en el programa puede ver el apartado 6.4. del presente manual Preferencias y baremos Las preferencias ( Panel de control ) y datos auxiliares ( Baremos ) de emagister-agora permiten que el usuario adaptar, tanto el funcionamiento, como algunos de los datos de la aplicación a sus necesidades. Manual de emagister-agora PRIMEROS PASOS69

70 Mediante el Panel de control los usuarios de emagister-agora podrán configurar y adaptar a su medida diversas opciones y aspectos de funcionamiento de la aplicación. Por lo tanto, aspectos como el idioma del interfaz, los días que queremos que pasen entre recordatorios para realizar copias de seguridad, si se requerirá de forma obligatoria que se cumpla el número mínimo de alumnos inscritos en un grupo para activarlo, etc., se podrán definir a través del Panel de control del programa. Por otro lado, los Baremos son una serie de datos auxiliares (algunos de ellos básicos a la hora de comenzar a funcionar con emagister-agora) que podremos modificar y crear según nuestras preferencias y necesidades. Entre los baremos se encuentran aspectos como el tipo de alumno, los conceptos evaluables, las provincias, los proveedores de solicitudes, etc. Tanto el Panel de control como los Baremos serán ampliamente tratados en el capítulo 4 de este manual Oferta académica La oferta académica de emagister-agora gira en torno a los cursos y sus grupos o realizaciones. Los cursos, se pueden definir como aquellos servicios académicos que vende el centro de formación, mientras que los grupos no son más que las diferentes ejecuciones que se realizan de los primeros. Con los cursos definimos de una forma genérica y global los servicios que el centro docente ofrece a sus clientes y mediante los grupos pasamos a detallar cada una de las realizaciones de dichos servicios. Por lo tanto, los grupos tienen una serie de características que detallan y concretan mucho más el concepto de curso, pudiendo indicar características tan importantes como el número máximo y mínimo de alumnos, las fechas de inicio y fin, las sesiones que lo conforman (profesor, asignatura, ), los horarios en los que se imparte (aula, día y horas), etc. Los alumnos, en emagister-agora, podrán matricularse de grupos, concepto mucho más detallado y concreto que el de curso. Cada grupo es pues una unidad concreta y detallada de oferta o servicio que el centro académico ofrece o vende de forma separada a sus clientes, y que estos adquieren o reciben tras realizar lo que en emagister-agora se denomina una matrícula. El grupo contiene la concreción de la oferta académica que definimos de una forma general mediante los cursos, número de plazas, precio, fechas de realización, y opcionalmente sesiones y horarios (contenidos, profesores, aulas, ) Por otro lado las sesiones que opcionalmente pueden añadirse a un grupo, son un importante complemento de información a los mismos. Un grupo de emagister-agora puede incluir cualquier combinación de sesiones que se nos ocurra o deseemos. Desde ninguna, a una sesión individual de una hora y un día concreto o incluso hasta un curso entero. Por ejemplo, clase particular de inglés puede ser un grupo con una sola sesión vinculada; o secretariado de dirección que puede ser un grupo que incluye varias sesiones vinculadas como contabilidad, mecanografía, etc. (todas ellas de obligada realización al matricular al alumno en dicho grupo). EDICIÓN LITE: en la edición Lite de emagister-agora los grupos sólo pueden tener una sesión y un horario, aunque ambos siguen siendo elementos de información del grupo no obligatorios. Mediante el apartado Oferta académica del Asistente se podrá configurar la creación o definición de los cursos sus realizaciones o grupos y el resto de sus elementos. Aunque para dar de alta esta oferta no es imprescindible seguir el orden en el que se exponen en el Asistente, sí es aconsejable que se tenga en cuenta. Cuando se da de alta un grupo, en el caso de querer controlar horarios, asistencias a clase, rentabilidad, etc es aconsejable realizarlo en el siguiente orden: 1- Definir las aulas. 2- Añadir los profesores. 3- Por último crear o definir los grupos (servicios que ofrecemos a nuestros alumnos o clientes).

71 Para mayor información sobre como configurar y gestionar la oferta académica en emagister-agora puede ver el capítulo 5 de este manual. Solapa Oferta académica del Asistente de emagister-agora 3.4. Gestión comercial La solapa Gestión comercial del Asistente nos permite un acceso rápido a la gestión de las solicitudes de información recibidas interesándose en la oferta académica del centro (sincronizando de modo directo con la plataforma de promoción de cursos de Emagister), Estas solicitudes de información de emagister-agora recogen las necesidades de nuestros clientes/alumnos o el interés mostrado por los mismos en nuestra oferta académica (grupos) e incluso en un servicio que todavía no estemos ofertando. De este modo, nos servirán como una importante fuente de información para la realización de campañas comerciales o para adecuar nuestra oferta académica a las necesidades del mercado. El Gestor de solicitudes que se nos puede abrir desde el Asistente, se verá en profundidad en el apartado 6.3. del manual y nos va a servir como referente principal desde el cual gestionar de forma centralizada la corriente de acciones comerciales que se generan con clientes, pudiendo gestionar desde el momento en el que estos muestran interés por nuestra oferta académica hasta que se les matricula en alguno de los grupos de emagister-agora o por otro lado se descartada la solicitud de información. Este apartado del Asistente también nos permite gestionar las fichas de los clientes del centro, y el acceso a los diferentes elementos necesarios para realizar un adecuado seguimiento comercial (agenda, avisos, presupuestos, etc.). Manual de emagister-agora PRIMEROS PASOS71

72 Para ver en mayor profundidad las funciones de emagister-agora en materia de gestión comercial puede dirigirse al capítulo 6 de este manual. Solapa Gestión comercial del Asistente de emagister-agora 3.5. Gestión administrativa La Gestión administrativa de emagister-agora tienen como concepto y entidad principal de la matrícula (contrato). Como ya se ha mencionado, los alumnos se matriculan a grupos de emagister-agora, ya que estos son los que conforman la oferta académica de un centro. La matrícula en un grupo sería el equivalente a la venta de productos en una empresa industrial. Ésta lleva información económica (tipo de liquidación, serie de adeudo, etc.), fecha de inicio del servicio, el alumno que se apunta al mismo (que será el beneficiario del servicio, es decir, quien lo recibirá), el cliente (quien adquiere y en su caso paga el servicio académico ofertado), etc. Además de un acceso para consultar las matrículas ya realizadas y a realizar nuevas matrículas, mediante el asistente permite gestionar las listas de espera, las fichas de los alumnos, las asistencias y docencias y otras tareas de tipo administrativo. Es importante remarcar que desde la edición Silver, emagister-agora es permite controlar y gestionar la docencia impartida en el centro y la asistencia a la misma de los alumnos. Mediante esta utilidad, el programa calcula diariamente y de forma automática (mediante la opción Actualizar todo en la solapa Herramientas ) aquellos grupos que según sus horarios y vigencias deberían haberse impartido desde la última actualización, y vinculados a ellos, la asistencia que habrían tenido en cada caso. Posteriormente, un proceso de verificación permitirá validar o descartar como efectivamente impartidas y asistidas esas sesiones por parte de cada

73 profesor o alumno respectivamente, o en su caso, indicarlas como no impartidas por parte del profesor o como ausencias del alumno. También se nos permitirá especificarlas docencias como pospuestas (de manera que nos volverá a pedir confirmación en el próximo proceso de verificación docente), o añadir una docencia o asistencia no prevista inicialmente, suprimir el registro, etc. Para más información acerca de la gestión administrativa en emagister-agora véase el capítulo 7 de este manual. Solapa Gestión administrativa del Asistente de emagister-agora 3.6. Gestión económica El principal elemento de la Gestión económica de emagister-agora es el adeudo (ingreso). Un adeudo (en emagister-agora) es el registro de una deuda contraída por el cliente con el centro y a partir del cual realizaremos los cobros a los clientes o (a partir de la edición Silver) emitiremos facturas. En emagister-agora los adeudos se generan a partir de las matrículas (contratos) que formalizan los clientes/alumnos con el centro docente. Por lo tanto, para emitir adeudos se necesita previamente realizar una matrícula. Desde el Asistente de emagister-agora podremos acceder a gestionar los adeudos, los cobros realizados de los mismos y las facturas (a partir de la edición Silver) que se hayan emitido. Pero desde este apartado, no sólo se podrá acceder a gestionar los adeudos, ya que podremos gestionar los gastos (a partir de la edición Silver), los pagos a personal (a partir de la edición Gold) y ver los movimientos de caja gastos (a partir de la edición Silver) y de cuentas bancarias (a partir de la edición Gold). Manual de emagister-agora PRIMEROS PASOS73

74 Además de lo mencionado, se podrán realizar las tareas básicas de configuración que requieren los procesos económicos en emagister-agora. Podremos configurar las cajas y las cuentas bancarias (necesarios para poder dar de alta las formas de pago y cobro que utilizará la aplicación) y crearemos series de adeudos y facturas. Para mayor información sobre la gestión económica en emagister-agora puede dirigirse al capítulo 8 del presente manual. Solapa Gestión económica del Asistente de emagister-agora 3.7. Mantenimiento El apartado de Mantenimiento del Asistente de emagister-agora se encarga de ayudarnos a mantener actualizados y en óptimo estado la aplicación y los datos con los que trabaja. El primer apartado de esta solapa, Actualizar versión detecta si la versión instalada en el PC es la última, de no ser así el usuario podrá descargarla y actualizar su PC con las últimas novedades y soluciones de bugs detectados. Mediante el apartado Actualizar datos el usuario se podrá asegurar de que los datos de la aplicación (especialmente totales, estadísticas y vínculos) estén actualizados, además de generar de modo automático las docencias y asistencias aún no generadas desde la última vez que se lanzó el proceso de Actualizar datos. La Copia de seguridad es un proceso que se deberá realizar de forma periódica para que el usuario se pueda proteger en caso de que los datos se pierdan (avería del disco duro, robo, etc.).

75 Por último, el proceso de Compactar base de datos accesible desde esta solapa del Asistente, puede prevenir de errores de corrupción de ficheros y reducir el tamaño que ocupan en disco, mejorando el rendimiento de las bases de datos. Solapa Mantenimiento del Asistente de emagister-agora 3.8. Estadísticas La última de las solapas del Asistente nos permite acceder de forma rápida a las principales estadísticas que ofrece emagister-agora. Las estadísticas de este apartado se dividen en cuatro grandes grupos 1- Estadísticas de Estado general : muestra una estadística de datos y totales de la empresa y una comparativa de estos datos entre las distintas empresas. Esto último sólo disponible a partir de la edición Gold. 2- Estadísticas sobre Solicitudes : nos permite acceder de forma rápida a todo tipo de estadísticas solicitudes de información, totales del último año, por proveedor, por curso de Emagister, por provincia, etc. 3- Estadística sobre Matrículas, finalizaciones y asistencia : nos permite ver estadísticas de tipo administrativo, como las matrículas del último año agrupadas por meses, la asistencia media de alumnos (sólo a partir de la edición Silver), etc. Manual de emagister-agora PRIMEROS PASOS75

76 4- Estadísticas de Ingresos, gastos y rentabilidad : este apartado nos permite acceder a consultas de tipo económico, como por ejemplo estadísticas de ingresos, de gastos, previsión de rentabilidad, etc. Todas las estadísticas de este apartado estarán disponibles a partir de la edición Gold de emagister-agora. Solapa Estadísticas del Asistente de emagister-agora

77 Capítulo4 PREFERENCIAS Y BAREMOS En este capítulo Configuración general del programa. Panel de control Introducción de datos auxiliares. Baremos Manual de emagister-agora PREFERENCIAS Y BAREMOS77

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79 4.1. Configuración general del programa. Panel de control Mediante el Panel de control los usuarios de emagister-agora podrán configurar y adaptar a su medida diversas opciones y aspectos de funcionamiento de la aplicación. Tenemos que ser conscientes de que esas modificaciones se refieren a la configuración de los datos de empresa, salvo algunos casos en que aluden a configuraciones de la máquina (un equipo concreto), por lo tanto, afectarán tan sólo a la empresa activa en la edición Gold o superiores (ya que son ediciones multiempresa) y al programa en general en las demás ediciones (al ser monoempresa) y por lo tanto a todos los usuarios de la misma. Panel de control de emagister-agora Podremos acceder al Panel de control de emagister-agora pulsando el botón correspondiente en la solapa Configuración de la pantalla principal, o bien desde el apartado Panel de control en el botón emagister-agora de la pantalla principal. Al hacerlo mostrará la ventana del Panel de control de emagister-agora, en la que veremos un conjunto de iconos divididos en 4 grandes grupos: Preferencias, Opciones académicas/administrativas, Opciones económicas y Listados, informes y plantillas. Algunos de estos iconos no estarán disponibles dependiendo de la edición de emagister-agora con la que estemos trabajando. Pasemos a detallar las principales características de las opciones de este panel. Manual de emagister-agora PREFERENCIAS Y BAREMOS79

80 Recomendación: Si es la primera vez que utiliza emagister-agora, le recomendamos que entre en las distintas opciones disponibles en su edición, e inspeccione cada una de ellas hasta conseguir una óptima configuración, adaptada a sus necesidades Preferencias Bajo este grupo de opciones del Panel de control de emagister-agora se engloban una serie de características del funcionamiento general de la aplicación, como valores de optimización y rendimiento, configuración para el envío de SMS, configuración de copia de seguridad, Opciones generales : (Disponible para todas las ediciones) en este apartado, realizaremos una configuración de opciones como el idioma en el que queremos ver el interfaz (para el caso de licencias multi-idioma), diversas opciones de arranque (mostrar ventana de novedades, abrir la gestión de solicitudes de forma automática, ), si deseamos activar altas continuas, es decir, que al finalizar la creación de un nuevo registro salga de nuevo la ventana para añadir otro nuevo, si queremos que los datos que muestra una ventana de consulta sean editables o modificables, Visibilidad de datos : (Disponible para todas las ediciones) en este apartado configuramos unos filtros generales para la aplicación, pudiendo mostrar u ocultar de forma predeterminada una serie de registros de unas tablas determinadas. Podemos indicar que sólo queremos ver por defecto aquellos alumnos con matrículas activas, es decir, aquellos que están vigentes y no el resto del histórico de alumnos; ver sólo grupos que no han finalizado; que la aplicación nos muestre sólo los adeudos no cobrados; ver sólo los cobros del año en curso, Este filtro general es el que se tiene en cuenta al arrancar la aplicación, sin embargo si queremos cambiar momentáneamente los filtros de visibilidad podemos hacerlo en la mayoría de los casos desde la solapa de Visibilidad. Valores por defecto : con esta opción podremos seleccionar aquellos valores, importes y sistemas de medidas que el programa utilizará de forma predeterminada. Esto nos ahorrará mucho trabajo en la mayoría de los casos. Disponible para todas las ediciones está la configuración por defecto del tiempo medio de duración de las sesiones, el año académico, la población, la provincia o el país para el alta de alumnos, clientes, proveedores y personal. Para la Edición Basic o superior también podremos configurar el importe del grupo, el importe de los gastos de matriculación o inscripción, el literal que aparecerá para los adeudos de gastos de matriculación y el tipo de I.V.A. Entre los conceptos susceptibles de introducir un valor por defecto para la edición Silver o superior, se encuentran el importe periódico del grupo, importe hora del grupo, el tipo de liquidación, la periodicidad de liquidación, la serie de los adeudos y el pago medio al profesor por hora. Siempre tendremos que tener en cuenta que son valores por defecto, y que por lo tanto son susceptibles de ser modificados de forma individual para aquellos casos que así lo requieran. Emagister : (Disponible para todas las ediciones) mediante este apartado podremos decidir qué empresa de emagister-agora se sincronizará con nuestro menú de centro de Emagister (para el caso de ediciones multipuesto), cada cuanto tiempo se realizará una sincronización automática o si deseamos activar la opción de auto-responder hasta una determinada fecha a las solicitudes de información recibidas desde emagister.com. Envío de (Disponible para todas las ediciones) mediante este apartado del Panel de control podremos lanzar la ventana de lista que nos permite crear y configurar cuentas de para poder ser utilizadas para el envío de los mismos desde de emagister-agora Envío de SMS : (Disponible para todas las ediciones) aquí se configura el acceso a la cuenta de envío de SMS que el usuario tendrá creada en la plataforma Clickatell. Optimización : (Disponible para todas las ediciones) este apartado permite configurar varias opciones de la aplicación que pueden influir en la velocidad de procesamiento de la aplicación. Podrá definir opciones de optimización de carga y edición en ventanas de lista y ventanas de consulta (el programa puede calcular por el usuario los valores adecuados a la potencia de su ordenador), permitir multi-instancia (para entornos multipuesto que trabajen mediante MS Terminal Services o similar), etc.

81 Bases de datos y copias de seguridad : (Disponible para todas las ediciones) en este apartado podremos consultar la ubicación de las bases de datos principales de la aplicación, configurar la periodicidad con la que queremos que se nos recuerde que debemos realizar una copia de seguridad, consultar la fecha de la última copia realizada, Opciones académicas y administrativas Este grupo de opciones del Panel de control permite configurar aspectos del funcionamiento de emagister-agora en cuanto a la definición de la oferta académica y la configuración de los procesos de asistencia y docencia. Oferta académica : (Disponible para todas las ediciones) este apartado nos permite configurar aspectos generales sobre grupos, horarios y calendarios, capacidad, Asistencia y docencia : (Disponible a partir de la edición Silver) aquí se puede activar o desactivar la generación automática de registros de docencia y asistencia, configurar si se desea que aparezcan avisos de registros de docencia o asistencia no confirmados o validados por el usuario, limitar la visualización de docencia y asistencia a los últimos registros, Opciones económicas Con las opciones del Panel de control que se engloban en este apartado se pueden configurar aspectos del funcionamiento económico de emagister-agora. Adeudos : (Disponible a partir de la edición Silver) Aquí podemos establecer diversas preferencias sobre todo para las matrículas con tipo de liquidación de Cobro periódico (ver apartado para más información) como, generar adeudos por adelantado, cobrar proporcionalmente al periodo, indicar si utilizar o no periodos naturales, También podremos definir opciones de diseño y presentación de los impresos de adeudo y recibo. Debido a la importancia de algunos de los conceptos que se engloban en este apartado a continuación se detalla el funcionamiento de las opciones más relevantes: a) Si activamos la opción de Adeudo proporcional al periodo, el programa generará, para matrículas de tipo de liquidación de Cobro periódico los adeudos con un importe directamente proporcional al periodo de tiempo lectivo que haya disfrutado el alumno. Podemos escoger el tipo de cobro proporcional que deseamos aplicar. Tenemos 4 tipos diferentes: por días (divide el periodo mes, año, - en días. El programa generará un adeudo por el importe de los días que el alumno haya consumido); por cuarto de periodo (divide el periodo en cuatro partes. Si el alumno viene a más de un cuarto de periodo, el programa generará un adeudo por el importe de dos cuartos de periodo; si viene a más de dos cuartos de periodo, generará un adeudo por el importe de tres, etc.); por medio periodo (divide el periodo en dos partes. Si el alumno empieza en la segunda parte del periodo, el programa generará un adeudo sólo por el importe de medio periodo. Hay que tener en cuenta que, por ejemplo, para un periodo mensual, dependiendo de si el mes en cuestión es de 30 ó 31 días, la segunda mitad del periodo empezará el día 16 ó 17 respectivamente, y no el día 15) y por horas de clase (divide el periodo en horas que se deben impartir del grupo. El programa generará un adeudo por el importe de las horas impartidas que el alumno haya consumido). b) También tenemos la posibilidad de Generar adeudos por matrícula (para las de Cobro periódico, Cobro por horas asistidas y Cobro por horas impartidas ), o en su defecto por grupo. Más adelante aprenderemos a matricular y veremos que en una misma matrícula podremos matricular a un determinado alumno en varios grupos (p.ej., en el de inglés y en el de francés). Una vez matriculado, cuando los grupos se inicien, el programa empezará a generar adeudos para la matrícula de este alumno. Si hemos decidido aplicar la misma periodicidad de liquidación para los dos grupos, (p.ej., mensual), entonces cada periodo (mes) el programa generará adeudos para ambos grupos. Pues bien, para estos casos el programa ofrece dos posibilidades, si activamos esta opción el programa generará cada mes un único adeudo para ambos grupos con la suma de ambos importes, en cambio si la desactivamos el programa generará cada mes dos adeudos separados, uno por cada grupo. Manual de emagister-agora PREFERENCIAS Y BAREMOS81

82 c) La opción Indica si se deben utilizar siempre periodos naturales configura el modo en el que trabaja la aplicación con las periodicidades de liquidación de las matrículas de Cobro periódico. En el caso de tener esta opción marcada la aplicación tratará las mismas teniendo en cuenta siempre un periodo natural, ya sea mes, trimestre, año, de tal modo que si, por ejemplo, un cliente se matricula en uno de nuestros grupos en modalidad de Cobro periódico con periodicidad de liquidación mensual, teniendo que pagarnos 100,00 al mes y comienza el día 20 de marzo, el primer periodo que le adeudaremos comprenderá del 20 de marzo al 31 de marzo y el siguiente ya de un mes natural entero, es decir, del 01 de abril al 30 de abril. En el caso de no haber tenido marcada esta opción al cliente le generaríamos un adeudo cuyo periodo mensual comprendería del 20 de marzo al 19 de abril el primer mes y del 20 de abril al 19 de mayo el segundo. Domiciliación : (Disponible a partir de la edición Silver) esta opción del Panel de control permite configurar diversas opciones para la generación del fichero electrónico que se utilizará para la domiciliación de cobros según la norma AEB-19.Podremos definir un sufijo para la generación del mencionado fichero si nuestra entidad bancaria obliga a utilizar uno concreto, indicar la Forma de cobro por defecto para las domiciliaciones. Facturas : (Disponible a partir de la edición Silver) este apartado nos permite configurar aspectos generales de las facturas, como si se desea incluir el nombre del alumno en los conceptos, la denominación de los impuestos indirectos (I.V.A., I.G.I.C., ), el texto por defecto para la forma de pago de las facturas o el texto por defecto para la causa de emisión de facturas rectificativas. Rentabilidad : (Disponible a partir de la edición Gold) aquí se definen los valores a tener en cuenta a la hora de realizar las consultas sobre rentabilidad (en el apartado Estadísticas de la solapa Económico ). Aquí podemos seleccionar que calcule la rentabilidad sólo para los grupos vigentes, o sólo para grupos definitivos, descartando al resto; o que incluya los gastos de matriculación o de otros ingresos. Contabilidad : (Disponible a partir de la edición Gold) En este apartado se definen las cuentas contables que el programa utilizará por defecto; además de automatizar la asignación de subcuentas distintas para cada cliente o, por el contrario, utilizar por defecto una única subcuenta para todos. Si marcamos la opción de Activar generación de apuntes contables, el programa generará de manera automática los asientos contables derivados de la labor administrativa/contable gestionada con el mismo para, posteriormente, ser exportados a alguno de los programa de contabilidad con los que enlaza emagister-agora Listados, informes y plantillas El grupo de opciones que se engloban en este apartado del Panel de control nos permiten la configuración general de los listados, impresos y plantillas que se utilizan en la aplicación ya sea mediante el Gestor de impresos o con el enlace con MS Word Configuración de listados y plantillas : este apartado nos permite configurar las distintas opciones de presentación de documentos e informes, tales como mostrar el nombre y el logotipo de la empresa, la fecha y hora del listado o la numeración y el total de páginas, el tipo de letra, incluir el código de barras en el carné de estudiante, Nos permitirá también, si tenemos varios impresos creados con el Gestor de impresos que ofrece emagister-agora, definir cuál utilizar para cada funcionalidad, sobre todo si tenemos varios impresos para una misma función, pudiendo aquí determinar el que se utilizará por defecto. Configurar informes con MS Word :(Disponible a partir de la edición Silver) podemos definir los distintos tipos de informes o expedientes para las ventanas de gestión avanzada. Para crearlos, tan sólo pincharemos en el botón adyacente con el símbolo [+]. Con los otros dos botones podemos modificar una plantilla existente [símbolo del lápiz] o buscar una plantilla existente [símbolo de los prismáticos]. Además podremos definir si usar o no MS Word para diseñar el impreso de contrato matrícula. Las plantillas son opcionales. Si no se especifica plantilla, el programa utilizará en cada caso la que incorpora como predefinida.

83 4.2. Introducción de datos auxiliares. Baremos Si al crear la empresa de emagister-agora escogimos la opción de introducir datos por defecto (lo cual se recomienda), tendremos ya una colección de datos básicos con los que comenzar a funcionar, a los que podremos añadir o modificar algunos según nuestras preferencias. Si no seleccionamos esta opción al crear una nueva empresa (nueva base de datos), tendremos que definir estos datos auxiliares o datos básicos antes de comenzar a trabajar con la aplicación. Todos estos datos auxiliares se encuentran localizados como opciones del apartado Baremos en la solapa Configuración y constituyen el sistema de medidas personalizadas que utilizará el programa Baremos de empleados (personal) Estos baremos son datos auxiliares personalizables que se refieren al personal del centro y nos aparecerán en forma de desplegables tanto en la ventana de edición como en la ventana de gestión avanzada de los mismos. Baremos >Personal>Cargos. Este baremo nos permitirá clasificar a los empleados o personal según el trabajo que desempeñan. Baremos >Personal>Tipo de personal. Este baremo nos permitirá clasificar a los empleados o personal del centro de forma personalizada. Baremos >Personal>Titulaciones. Permite dar de alta las titulaciones que se deseen. Baremos >Personal>Causas de baja. Permite definir y personalizar las posibles causas de baja de los empleados del centro Baremos de tipo académico Los baremos de este tipo se agrupan en académicos y de grupos. Los baremos académicos son utilizados principalmente a la hora de realizar calificaciones de alumnos y son los siguientes: Baremos > Académicos > Años académicos. Esenciales a la hora de mantener un histórico por cursos académicos. Se pueden dar los mismos grupos, pero en diferentes promociones o cursos académicos. Baremos > Académicos > Evaluaciones. Este baremo es útil a la hora de crear calificaciones. Ya que las calificaciones se referirán a una evaluación concreta. (Disponible a partir de la edición Silver). Baremos > Académicos > Calificaciones. Esenciales a la hora de evaluar a los alumnos. El mantenimiento de calificaciones permite la definición de las calificaciones (notas), indicando su identificación nominal, su descripción y el valor numérico por defecto de la misma, así como el rango de variación de ese valor. (Disponible a partir de la edición Silver). Baremos > Académicos > Conceptos evaluables. Aquí se definen los distintos conceptos por los que se podrán evaluar las asignaturas. (Disponible a partir de la edición Silver). Baremos > Académicos > Comentarios de notas. Desde aquí podremos dar de alta diferentes comentarios estandarizados que se podrán emplear a la hora de dar de alta calificaciones en bloque. (Disponible a partir de la edición Silver). Manual de emagister-agora PREFERENCIAS Y BAREMOS83

84 Baremos > Académicos >Tipos de comentario de notas. Este baremo nos permitirá clasificar los comentarios de notas, lo que facilitará la introducción de los mismos de modo automatizado. (Disponible a partir de la edición Silver). Los baremos de grupos son datos auxiliares personalizables que se refieren a los grupos y que nos aparecerán en forma de desplegables tanto en la ventana de edición como en la ventana de gestión avanzada de los mismos. Además existe el baremo de días que se empleará a la hora de definir los horarios de los grupos. Baremos > Grupos > Tipos de grupo. Este baremo nos permitirá clasificar los grupos que conforman la oferta académica de nuestro centro conforme a un criterio determinado. Este baremo resultará especialmente útil en el proceso de crear una nueva matrícula, pues a la hora de elegir los grupos en los que se matricula el alumno el programa nos permitirá filtrar por tipo de grupo, agilizando así la tarea de buscar los grupos, sobre todo en aquellos centros que ofertan una gran cantidad de servicios. Baremos >Grupos > Días. Esenciales a la hora de definir la oferta académica si queremos incluir y controlar horarios (es decir, si queremos definir los grupos con sus clases y correspondientes horarios). La aplicación incorpora por defecto los días y grupos de días más habituales, no obstante si en su centro existe algún horario que no se pueda definir con los días o grupos de días incluidos, deberá acudir a este baremo para definirlo. Ventana de definición de días Baremos de tipo comercial Los baremos de este apartado se dividen en comerciales y de clientes. Los baremos comerciales los utilizaremos para completar la información de solicitudes, agenda, control de calidad y presupuestos. Baremos > Comerciales > Proveedores de solicitudes. Este baremo nos permite indicar mediante qué proveedor se ha recibido una solicitud de información. Baremos > Comerciales > Grados de interés. Este baremo permite introducir el grado de interés que se percibe en el cliente/alumno (si está muy interesado en uno de nuestros grupos, o más bien dubitativo, etc.), incluso podemos puntuar dicho grado numéricamente. Baremos > Comerciales > Tipos de evento. Aquí podremos introducir todos los tipos de eventos que deseemos diferenciar. Por ejemplo: mailing, reunión, visita comercial, etc.; esto nos sirve para dejar constancia de qué tipo de evento se ha producido o tiene que producir con el cliente/alumno, además de para realizar más tarde las oportunas consultas o estadísticas por tipo de evento. Cuando realicemos un evento de agenda, sólo tendremos que seleccionar el correspondiente tipo de evento. El color del evento nos servirá para que en las agendas, todo evento de un mismo tipo se vea con un determinado color.

85 Baremos > Comerciales > Tipos de tarea. Este baremo nos va a permitir clasificar las tareas de forma personalizada. (Disponible a partir de la edición Basic). Baremos > Comerciales > Conceptos para la evaluación de calidad. Este baremo nos va a permitir definir los conceptos sobre los que evaluaremos la calidad de la oferta académica (grupos) del centro. Baremos > Comerciales > Tipos de presupuesto. Este baremo nos va a permitir clasificar los presupuestos de forma personalizada. (Disponible a partir de la edición Basic). Los baremos de clientes nos aparecerán en forma de desplegables tanto en la ventana de edición como en la ventana de gestión avanzada de los mismos. Baremos > Clientes > Tipos de cliente. Este baremo nos permitirá clasificar los clientes de forma personalizada Baremos de tipo administrativo Los baremos de este tipo se agrupan en baremos de matrículas, de alumnos y de docencia y asistencia. Los datos auxiliares referentes a matrículas son los siguientes: Baremos > Matrículas > Tipos de matrícula. Este baremo nos permitirá clasificar las matrículas de forma personalizada. Baremos > Matrículas> Planes de vencimientos. Tendremos que definir este baremo si queremos cobrar a un alumno mediante el tipo de liquidación de Cobro único o a plazos o Cobro único o a plazo (horas contratadas) en varios pagos distribuidos periódicamente, independientemente del periodo lectivo del alumno (véase a este respecto el apartado ). Seleccionaremos la periodicidad con la que deban generarse y el número total de vencimientos, y opcionalmente el día del mes en que deben generarse si queremos que éste sea fijo. También podemos diferenciar el primer y/o el último vencimiento de modo que sean diferentes de los demás. Como en el caso de las condiciones especiales, podemos establecer para estos casos un importe o porcentaje distintos en una matrícula, pero sólo uno de ellos. Si hay un importe definido, el programa ignorará el porcentaje. (Disponible a partir de la edición Silver). Baremos > Matrículas > Descuentos. Si en su centro se aplica algún tipo de descuento a la hora de matricular a los alumnos, entonces tendrá que acudir a este baremo si desea tenerlos predefinidos. (Disponible a partir de la edición Basic). Ventana de edición de descuentos Manual de emagister-agora PREFERENCIAS Y BAREMOS85

86 Baremos > Matrículas > Recargos. Aquí definiremos los tipos recargos predefinidos (penalizaciones) que se pueden aplicar a la hora de realizar matrículas. (Disponible a partir de la edición Basic). Baremos > Matrículas > Causas de finalización / ausencia temporal. Aquí podremos introducir todos los tipos de causas de ausencia temporal o de finalización. De este modo se podrá indicar el motivo de la baja definitiva de una matrícula o la causa por la que un alumno dejará de asistir temporalmente al grupo al que está matriculado. Los baremos de alumnos son datos auxiliares personalizables que se refieren a los alumnos y que nos aparecerán en forma de desplegables tanto en la ventana de edición como en la ventana de gestión avanzada de los mismos. Baremos > Alumnos > Tipos de alumno. Este baremo nos permitirá clasificar los alumnos de forma personalizada. Baremos > Alumnos > Orígenes de contacto. Este baremo es útil a la hora de realizar ciertas consultas de carácter comercial. Mediante este baremo podremos indicar de qué forma ha conocido el alumno al centro docente. Baremos > Alumnos > Sectores. Desde aquí podremos dar de alta los diferentes sectores o zonas de una ciudad, región o país de las que proviene un determinado alumno. Es un baremo también utilizado habitualmente con fines comerciales. Baremos > Alumnos > Colegios de alumnos. Aquí se indica el colegio al que acude el alumno. Baremos > Alumnos > Conocimientos. Aquí se puede indicar el nivel de conocimientos del alumno. Baremos > Alumnos > Nivel de estudios. Baremo que nos indica el nivel de estudios que tiene el alumno. Finalmente en este apartado de baremos de tipo administrativo tenemos los baremos de docencia y asistencia. Baremos > Docencia y asistencia > Causas de ausencia. Esenciales a la hora de controlar y evaluar las ausencias de los alumnos (enfermedad, no justificada, etc.). Se pueden realizar consultas y estadísticas por este baremo. (Disponible a partir de la edición Silver) Baremos de tipo económico Los datos auxiliares de tipo económico que permite configurar la aplicación a medida del usuario son los siguientes: Baremos > Económicos > Series de adeudos. En el caso de que se quiera generar adeudos con series de numeración diferente, se puede modificar ésta, añadir otras, etc. Totalmente configurable con caracteres alfanuméricos. Cada serie lleva su propia numeración consecutiva de adeudos. (Disponible a partir de la edición Silver). Baremos > Económicos > Series de facturación. En el caso de que se quiera generar facturas con series de numeración diferente, se puede añadir y configurar las que se desee desde este apartado. Para más información sobre las series de facturas vea el apartado del presente manual. (Disponible a partir de la edición Silver). Baremos > Económicos > Formas de cobro. Aquí se deben definir todas las posibles formas de cobro aplicables para cobrar los distintos adeudos de los alumnos. Es imprescindible tener por lo menos una forma de cobro en metálico, también otra de tipo domiciliación (en el caso de que se vaya a cobrar mediante recibo domiciliado). Si trabajáramos con varias cuentas bancarias podríamos definir varias formas de cobro para cada cuenta. Si se desea indicar cobros por tarjeta o por talón, se requiere una forma de cobro de ese tipo. Evidentemente, para definir las formas de cobro por banco (de tipo domiciliación, talón, transferencia o tarjeta) es necesario definir primero al menos una cuenta bancaria desde el apartado Bancos > Configurar cuentas bancarias de la solapa Económico. (Disponible a partir de la edición Basic).

87 Ventana de edición de Formas de cobro Baremos > Económicos > Formas de pago. Aquí se definen las posibles formas en las que nosotros vamos a pagar. Se aplicará en los gastos y pagos a personal y se definen del mismo modo que las formas de cobro. (Disponible a partir de la edición Silver). Baremos > Económicos > Entidades bancarias. Si su entidad bancaria no se encuentra entre las que incorpora emagisteragora en este baremo, deberá darla de alta indicando su identificación nominal y el código de la misma. (Disponible a partir de la edición Basic). Baremos > Económicos > Tipos de gasto. Desde este apartado se definirán las subcuentas contables que se usarán para dar de alta gastos.(disponible a partir de la edición Silver) Baremos > Económicos > Tipos de I.V.A.. Desde este apartado los usuarios podrán definir los tipos de impuestos indirectos que deseen. Se indicará una descripción, el porcentaje de gravamen y las subcuentas contables pertinentes. Baremos > Económicos > Tipos de retención. Desde este apartado los usuarios podrán definir los tipos de retención que deseen y que se podrán utilizar en el apartado de gastos de la solapa Económico. Se indicará una descripción, el porcentaje de retención y la subcuenta contable pertinente Baremos de biblioteca Estos baremos (Disponible a partir de la edición Gold) se verán en profundidad en el capítulo 9 del manual y nos permiten crear Tipos de materiales, Categorías de materiales, Autores y Editoriales y fabricantes para poder aplicarlos de forma que se amplíe la información que se tiene sobre los materiales Baremos de otros tipos En este apartado incluimos los baremos no clasificados en ninguno de los apartados anteriores. Los datos auxiliares de este tipo los podemos subdividir en profesionales, periodicidades y otros baremos. Los baremos de tipo laboral o profesional nos indican desde clasificaciones económicas de actividades como el CNAE, hasta los tipos de contrato. Son los siguientes: Baremos > Profesionales > Profesiones. Mediante este baremo podremos indicar la profesión que tienen los alumnos. Baremos > Profesionales > CNAE. Este baremo nos permitirá clasificar las actividades de los clientes dando de alta los epígrafes de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas que se deseen. Baremos > Profesionales > Tipos de contrato. Este baremo nos permitirá dar de alta los tipos de contrato que se deseen. Manual de emagister-agora PREFERENCIAS Y BAREMOS87

88 Baremos > Profesionales> Área funcional. Aquí se podrán definir las áreas funcionales que se deseen. Aplicable a alumnos y al personal del centro. Baremos > Profesionales> Categoría laboral. Aquí se podrán definir las categorías laborales que se deseen. Aplicable a alumnos y al personal del centro. Baremos > Profesionales> Calendario de festivos. Esenciales a la hora de controlar la docencia y la asistencia, de manera que el programa no pase cuenta de la asistencia de alumnos o docencia de profesores en un día festivo. Baremos > Profesionales> Definir franja de festivos. Permite definir días festivos para periodos largos: semana de fiesta local, mes de vacaciones, periodo navideño, etc. Los datos auxiliares referentes a periodicidades son los siguientes: Baremos > Periodicidades > Periodicidades. Esenciales a la hora de definir la oferta académica y para temas de carácter económico (periodo de liquidación, periodicidad de importe, ). El mantenimiento de periodos permite la definición de distintos espacios de tiempo indicando el tipo de periodo (mensual, trimestral, diario, semanal,...) y la cantidad de tiempo. emagisteragora incorpora por defecto las periodicidades más habituales, no obstante, si en su centro se utiliza alguna periodicidad de importe o liquidación especial deberá acudir a este baremo para definirlo. Los datos auxiliares clasificados como otros baremos son los siguientes: Baremos > Otros baremos > Países. La aplicación ya se instala con una serie de países predefinidos en este baremo que no se podrán eliminar, pero el usuario podrá ampliar los países añadiendo los que desee (los países extra introducidos por el usuario sí podrán ser eliminados). Baremos > Otros baremos > Provincias. La aplicación ya se instala con una serie de provincias predefinidas en este baremo que no se podrán eliminar, pero el usuario podrá ampliar las provincias añadiendo las que desee (las provincias extra introducidas por el usuario sí podrán ser eliminadas). Baremos > Otros baremos > Idiomas. La aplicación ya se instala con una serie de idiomas predefinidas en este baremo que no se podrán eliminar, pero el usuario podrá ampliar los idiomas que aparecen añadiendo los que desee (los idiomas extra introducidos por el usuario sí podrán ser eliminados). Baremos > Otros baremos > Tipos de documento. Aquí definiremos los tipos de documentos entre los que distinguiremos todos los documentos insertados en la gestión documental de las ventanas de gestión avanzada de alumnos, clientes, profesores y grupos (p.ej., exámenes, trabajos, etc.).(disponible a partir de la edición Gold).

89 Capítulo5 ACADÉMICO En este capítulo Configurando la oferta académica. Cursos y grupos Aulas Profesores Cursos. El núcleo de la oferta académica Grupos. Realizaciones de los cursos Sesiones. Complementos de información de los grupos Gestor de plannings Calificaciones Manual de emagister-agora ACADÉMICO89

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91 5.1. Configurando la oferta académica. Cursos y grupos Una vez configurado el programa, es el momento de empezar a definir la oferta académica, es decir, vamos a aprender a definir todo aquello en lo que luego podrá matricularse el alumno. La oferta académica está conformada principalmente por los cursos, que serían el equivalente a los productos de una empresa del sector industrial, es decir, aquello que vende la empresa. Cada centro acostumbra a tener su propia forma de funcionamiento, fruto de hábitos adquiridos a lo largo de los años, en los que el personal responsable de la administración ha tenido que valérselas como ha podido, con poco más que la ayuda de su imaginación. En ocasiones esta diversificación del funcionamiento es consecuencia del sector formativo al que se dirige cada centro (no es lo mismo un centro de idiomas, que otro dedicada a la preparación de selectividad, a la formación continua, etc.), o del origen de sus clientes (particulares, empresas o administración). El software emagister-agora es un producto muy flexible capaz de adaptarse a todas estas modalidades de funcionamiento. Para conseguirlo ha de permitir a sus usuarios actuar de forma muy diversa sobre el programa en función de sus necesidades e intereses. Esta parte del manual va a mostrar aquellas opciones más comunes, indicando a cada paso la utilidad de cada una de ellas. Los cursos pueden ofrecerse a los clientes en diferentes fechas y lugares. Cada una de estas realizaciones del curso, se denomina grupo en emagister-agora. Los alumnos se podrán matricular de alguno de los grupos de cualquiera de los cursos que ofrece el centro docente. Por lo tanto, cada curso se podrá plasmar en distintos grupos. Los grupos tienen varias características que los definen, como denominación, precio, fecha de inicio y fin, sesiones (profesor, asignatura, ), horarios (aula, días, horas), De todas ellas, la única que es imprescindible cumplimentar para que la aplicación permita crearlo y así poder matricular a un alumno en el mismo, es su denominación o nombre. Sin embargo, dependiendo de lo completa que queramos que sea la gestión a realizar con emagister-agora, deberemos definir más características del grupo, como por ejemplo indicar de forma correcta su capacidad máxima de alumnos, si deseamos que nos avise cuando se vaya a superar esa cantidad y se añadan de forma automática alumnos a la gestión de listas de espera; o añadirle sesiones y horarios, si queremos controlar la asistencia y docencia, imprimir calendarios (de alumnos, grupos, profesores, ), calcular su rentabilidad, calcular el coste docente, EJEMPLO: En nuestro centro queremos impartir un curso de Inglés Avanzado. A todos aquellos alumnos a quienes les interese el mismo, se les ofrecen las siguientes opciones a la hora de matricularse: los lunes y miércoles de 9:00 a 10:00, los martes y jueves de 11:00 a 12:00 y los miércoles y viernes de 18:00 a 19:00. Trasladando esto a emagister-agora, se creará el curso de Inglés avanzado en el que definirán 3 grupos, uno por cada una de las distintas opciones que ofertamos. Podríamos denominar a los grupos: Inglés Avanzado L,X 9-10, Inglés Avanzado M,J e Inglés Avanzado X,V A continuación pasamos a detallar los diversos conceptos que hay que configurar en emagister-agora para la creación o definición de los cursos y sus grupos o realizaciones y por lo tanto de la oferta académica. Aunque para dar de alta esta oferta no es imprescindible seguir el orden en el que se exponen en este capítulo los diversos conceptos vinculados con la misma, sí es aconsejable que se tenga en cuenta. Cuando se da de alta un curso, en el caso de querer controlar horarios, asistencias a clase, rentabilidad, etc es aconsejable realizarlo en el siguiente orden: 1. Definir las aulas de las que dispone el centro. 2. Añadir los profesores, indicando las asignaturas que por su capacitación pueden impartir. 3. Por último crear o definir los cursos (servicios que ofrecemos a nuestros alumnos o clientes) y sus realizaciones o grupos. Manual de emagister-agora ACADÉMICO91

92 NOTA: En el caso de que el usuario no desee utilizar emagister-agora para realizar la gestión académica y económica del centro (matriculación, control de asistencias, generación y cobro de adeudos, emisión de facturas, etc.) y sólo desee contemplar una gestión comercial básica (gestión, seguimiento y control de solicitudes de información) se puede prescindir de la creación de grupos y utilizar los cursos (sin entrar a detallar sus realizaciones o grupos) como elemento único para de la definición de la oferta académica. En ese caso se puede prescindir de la definición de aulas, asignaturas y profesores y pasar directamente al apartado 5.4. del presente capítulo para aprender a crear nuevos cursos Aulas Definir las aulas de que disponemos va a resultarnos especialmente útil si deseamos que el programa controle la ubicación espacio-temporal de alumnos y profesores, especialmente relevante en el cómputo de horarios y disponibilidades (e indirectamente en los cálculos automáticos de docencia impartida y asistencia), pero también va a permitir al programa llevar el control de los límites de disponibilidad de plazas en función de la capacidad de éstas. Si no estamos interesados en horarios, ni en control de asistencia, ni en los límites físicos del establecimiento, podremos ir directamente al siguiente apartado 5.3., puesto que no precisaremos de aulas para los demás apartados de emagister-agora Fichero de aulas. Nueva aula Para crear una nueva aula (esto es, para introducir información de una nueva aula), lo podemos hacer desde la opción Aulas >Gestión de aulas o Aulas >Fichero de aulas de la solapa Académico. En el caso de la opción Fichero de aulas aparecerá una ventana con la lista de aulas definidas (ninguna si no las hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón Nuevo registro (símbolo [+]). También se pueden añadir nuevas aulas desde Aulas > Nueva aula de la solapa Académico o desde el botón emagister-agora en Nuevo > Nueva aula. En todos los casos nos aparecerá una ventana de edición de aulas con los datos en blanco, para poder introducir la nueva aula en la base de datos. Ventana de edición de aulas en modalidad de altas

93 El único dato obligatorio a cubrir es el nombre del aula. Una descripción identificativa que utilizaremos para referirnos a ella, por ejemplo Aula 1. A la derecha podremos indicar la capacidad (en nº de alumnos) del aula, si queremos que el programa la tenga en cuenta. Si dejamos 0 para este valor, la aplicación simplemente ignorará este dato (0 en términos de capacidad, mínimos o máximos se interpreta siempre como indefinido ). Si no deseamos que esta aula aparezca en los plannings sólo tenemos que activar la casilla correspondiente. La ventana de aulas nos permite también añadir una breve descripción opcional, a título informativo, donde podremos introducir algún comentario sobre la dotación de que dispone, el local en que se encuentra, etc... Además también podemos indicar si queremos que el aula aparezca en el planning del centro y si el aula es externa, es decir, si está ubicada fuera de las instalaciones del centro (por ejemplo, cuando se da clase en las oficinas de un cliente empresa a sus empleados). En este caso podremos indicar la dirección, población y código postal de la misma. Una vez introducidos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón Guardar los cambios dando por concluida la creación de una nueva aula Gestión avanzada de aulas Aún cabe otra posibilidad para crear una nueva aula, hacerlo desde la Gestión avanzada de aulas de la solapa Académico, también pulsando sobre el botón de Añadir nuevo registro (símbolo [+]). Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde Nuevo o desde el Fichero de aulas ), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con la aula (alumnos que van a la misma, profesores que imparten clase en ella, sesiones que se dan en esta aula, etc.). Ventana de Gestión avanzada de aulas Manual de emagister-agora ACADÉMICO93

94 La ventana de Gestión avanzada de aulas permite consultar y manipular los datos íntegros de un aula determinada. Permite crear nuevas aulas (tal y como hemos visto) y desplazarse entre las fichas de cada una de ellas. Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del aula, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono seleccionado de los Elementos vinculados (cuadro situado en la zona izquierda). En la ventana de Gestión avanzada de aulas podemos encontrar los siguientes iconos de selección de Elementos vinculados (dependiendo de la edición del programa que tengamos se tendrán activas más o menos opciones): Datos Generales: [disponible en todas las ediciones] Muestra los datos generales del aula seleccionada. Permite modificarlos. Profesores: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los profesores dan clase en alguna de las sesiones que se imparten en el aula seleccionada. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Grupos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los grupos que contienen alguna sesión que se imparte en el aula seleccionada. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Sesiones: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las sesiones que se dan en el aula seleccionada. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Horarios: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los horarios de las sesiones vinculadas con el aula seleccionada. Permite filtrar, listar e imprimir. Alumnos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los alumnos que acuden al aula seleccionada. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Asistencias de los alumnos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las asistencias de los alumnos que acuden al aula seleccionada, indicando si han asistido y si están confirmadas. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Docencias: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las docencias de los profesores que dan clase en las sesiones vinculadas con el aula seleccionada, indicando si han sido impartidas y si están confirmadas. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Una vez hemos definido todas las aulas de que disponemos podemos pasar al siguiente apartado Profesores La ficha del profesor va a sernos de mucha utilidad, no sólo para almacenar los datos relativos a éste, sino también para otros muchos controles y posibilidades de emagister-agora como puedan ser los calendarios y disponibilidades, el control de asistencia y docencia, cálculo de rentabilidad, control de gasto docente,... Si ya ha definido aulas y asignaturas deberá introducir ahora su profesorado para continuar con la definición de su oferta formativa. Si no precisa nada de lo anterior y tampoco le interesa guardar los datos del personal docente puede pasar al siguiente apartado.

95 Fichero de profesores. Nuevo profesor Para crear un nuevo profesor lo podemos hacer desde la opción Nuevo profesor de la solapa Académico del grupo Profesores. También desde la opción Fichero de profesores, donde nos aparecerá una ventana con la lista de profesores definidos (ninguno si no lo hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón Nuevo registro (símbolo [+]). En ambos casos aparecerá la misma ventana de edición de profesores. Una tercera forma de hacerlo es desde el botón emagister-agora con su opción Nuevo > Nuevo profesor. Esta ventana es la misma que nos aparece cuando añadimos a la base de datos cualquier nuevo empleado del centro, sólo que está marcada la opción de Profesor, que nos indica que el empleado que estamos añadiendo es un docente. Ventana de edición de profesores en modalidad de altas La ventana presenta varias solapas: 1) La primera, bajo el título de Personales, agrupa los datos personales del empleado docente, como nombre, apellidos, domicilio, , fecha de nacimiento, etc... Sólo nombre y apellidos son datos a rellenar de modo obligatorio. También tenemos la posibilidad de incluir la foto del profesor (que previamente tendremos que tener guardada en un formato de imagen, bmp, jpg, gif, ), para ello bastará con hacer doble clic sobre la casilla de la foto; nos aparecerá un cuadro de diálogo Manual de emagister-agora ACADÉMICO95

96 que nos pedirá la ubicación del fichero (una vez guardada con el programa podemos, si queremos, destruir el fichero de imagen, ya que el programa guarda internamente la imagen). 2) La segunda es la titulada Económicos. Contiene, entre otros datos, los datos bancarios del profesor (imprescindibles para utilizar la opción de pago a personal y generar el fichero con la norma 34 del CSB), el importe fijo mensual que percibe el profesor (si percibe alguno de este tipo) y los valores por defecto de lo que cobra el profesor por cada hora que imparte clase en una sesión o el porcentaje por ingreso de alumnos si es el caso, o cualquier combinación de ellos (si el fijo por hora supera al porcentaje se aplicará siempre éste, en caso contrario se aplica el porcentaje, los valores no se suman). Estos valores pueden modificarse posteriormente para cada sesión (aunque aparecerán como valores por defecto). El programa los tendrá en cuenta tanto en el cómputo de liquidaciones a profesores, como para calcular la rentabilidad de grupos, etc... 3) La siguiente solapa, en la que pone Laborales, contiene otros datos de tipo laboral, como el cargo, la titulación, el número de la seguridad social, También se podrán indicar las bajas, tanto temporales como definitivas, al activar cualquiera de ellas aparecerán las fechas, editables, en las que se hacen efectivas. En la parte inferior de esta solapa aparecen dos listas. La de la parte derecha, titulada Capacitación, permite vincular al profesor que acabamos de crear con las asignaturas que éste está capacitado para impartir (sólo si hemos definido asignaturas). Este proceso creará el vínculo entre profesor y asignatura, para lo que es preciso que la asignatura se haya generado con anterioridad. La lista de la parte inferior derecha, en cuyo epígrafe puede leerse Disponibilidad, permite vincular al profesor con un horario de disponibilidad. No se trata del horario en el que imparten las sesiones a las que está vinculado, sino de aquel en que está disponible para poder impartir docencia. Aunque cubrir las horas de disposición es opcional, resulta muy útil cuando se trata de establecer el horario de una sesión, pues nos advierte en caso de que estemos intentando ponerla en horas en las que no se encuentra disponible 4) La última solapa Observaciones permite añadir los comentarios que se deseen para este profesor. Además, es posible asignarle un color específico que se podrá trasladar a las sesiones que imparte para que estas aparezcan visualizadas de forma personalizada en el planning. Una vez introducidos todos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón de Guardar los cambios. Si en el Panel de Control > Opciones de entorno, habíamos seleccionado Altas continuas, tras confirmar los cambios nos volverá a aparecer la ventana de edición de profesores, de nuevo vacía, lista para la introducción de un nuevo profesor. Si no está habilitada, deberemos proceder del mismo modo, como hicimos con esta primera, para crear un nuevo profesor Gestión avanzada de profesores Aún cabe otra posibilidad para añadir a la base de datos un nuevo profesor, hacerlo desde la Gestión avanzada de profesores, también pulsando sobre el botón Añadir un nuevo registro (símbolo [+]). Esta vez nos aparecerán los datos generales, pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el profesor. La ventana de Gestión avanzada de profesores permite consultar y manipular los datos íntegros de un profesor determinado. Podemos acceder a esta ventana de gestión avanzada desde el botón Gestión de profesores en la solapa Académico. Con esta ventana podremos crear nuevos profesores (tal y como hemos visto) y desplazarnos entre las fichas de los distintos profesores del centro de formación. Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del profesor, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono de Elementos vinculados escogido (barra situada en la zona izquierda). En la ventana de Gestión avanzada de profesores podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o Elementos vinculados (dependiendo de la edición del programa que tengamos se tendrán activas más o menos opciones):

97 Ventana de Gestión avanzada de profesores Datos generales: [disponible en todas las ediciones] Muestra los datos generales del profesor seleccionado. Permite modificar. En algunos campos permite dar altas, buscar o enviar un sin salir de la pantalla. Estadísticas: [disponible en todas las ediciones] Muestra dos tipos de gráficos (totales y comparativa entre lo pagado y el total a pagar mensual). Grupos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los grupos en los cuales imparte clase el profesor seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Sesiones: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las sesiones en las que imparte clase el profesor seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Capacitación: [disponible en todas las ediciones] Muestra las asignaturas que puede impartir el profesor seleccionado. Permite, filtrar, consultar, listar, imprimir y añadir más vínculos de asignaturas que el profesor está capacitado para impartir. Horarios: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los horarios de las sesiones en las que imparte clase el profesor seleccionado. Permite filtrar, listar e imprimir. Manual de emagister-agora ACADÉMICO97

98 Disponibilidad: [disponible en todas las ediciones] Muestra los horarios en los cuales está disponible el profesor seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Responsable del grupo: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra todos los grupos de los que el profesor seleccionado es responsable o coordinador. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Calificaciones: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las calificaciones que ha puesto el profesor seleccionado. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Calificaciones con conceptos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las calificaciones con conceptos que ha puesto el profesor seleccionado. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Alumnos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los alumnos que tiene el profesor seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Matrículas: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las matrículas de los alumnos que tiene el profesor seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Docencias: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra el listado de todas los días en los que el profesor seleccionado debería haber impartido clase en las sesiones en las que está como profesor, indicando si han sido impartidas y si están confirmadas. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Clientes: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los clientes que tiene vinculados el profesor seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Adeudos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los adeudos de los alumnos que tiene el profesor seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, emitir el adeudo (para imprimirlo), crear una factura o emitir una copia de la ya hecha, consultar, listar e imprimir. Cobros: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los cobros de los adeudos de los alumnos que tiene el profesor seleccionado. Permite anular el cobro, filtrar, consultar, listar e imprimir. Gastos de personal: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra los gastos de personal vinculados al profesor seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Pagos a personal: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra los pagos que se le han realizado al profesor seleccionado. Permite consultar, filtrar, listar e imprimir. s enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los s que han sido enviados por el profesor seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. s recibidos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los s que se han sido enviados al profesor seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. SMS enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los SMS que han sido remitidos por el profesor seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. SMS recibidos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los SMS que han sido remitidos al profesor seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Gestión documental: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los documentos vinculados al profesor seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. Préstamos de material: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los préstamos que tiene el profesor seleccionado. Permite dar de alta un préstamo, filtrar, consultar, listar, imprimir, imprimir el documento del préstamo y marcar una devolución. Ventas de material: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las compras de material que ha realizado el profesor seleccionado. Permite dar de alta una venta, eliminarla, filtrar, consultar, listar e imprimir.

99 Una vez hayamos terminado de introducir toda la plantilla de profesores (con la posibilidad de posteriores ampliaciones o bajas) estaremos en condiciones de avanzar un paso más en la definición de la oferta académica Cursos. El núcleo de la oferta académica Si la creación de aulas, asignaturas o profesores dependía de la utilización que el usuario quisiera hacer del programa, pudiendo incluso prescindir de la creación de los mismos, los cursos y sus realizaciones o grupos son los únicos elementos imprescindibles de la oferta académica, de hecho constituyen en sí la oferta académica del centro. Los cursos son el elemento más importante entorno al que gira la gestión académica de emagister-agora y, como ya hemos mencionado anteriormente, son aquellos servicios académicos que vende el centro de formación y que se materializan en grupos, que no son más que las diferentes realizaciones de los cursos Fichero de cursos. Publicar cursos La creación de nuevos cursos se puede realizar desde varias opciones de la solapa Académico. La forma más habitual será utilizar la opción de Fichero de cursos, situada en el apartado Oferta académica de la solapa Académico. Ventana de edición decursos en modalidad de altas Manual de emagister-agora ACADÉMICO99

100 Nos aparecerá una ventana con la lista de cursos. En esta lista aparecerán los cursos publicados en Emagister (que se crean de forma automática durante el proceso de sincronización que realiza la aplicación con el portal de Emagister) y todos aquellos que se haya definido el usuario. Para crear un nuevo curso pulsaremos el botón de Nuevo registro (símbolo [+]) y se abrirá la ventana para crear un nuevo curso con los datos en blanco. De este modo podremos introducir la información de un nuevo curso. También llegaríamos a esta ventana desde el botón emagister-agora en la opción Nuevo > Nuevo curso. En esta ventana, tan sólo tendremos que cubrir obligatoriamente el nombre. También podremos añadir, si así se desea, una breve descripción del curso, así como el precio, que el programa utilizará por defecto para todos los grupos que se creen de este curso. IMPORTANTE: A partir de la edición Silver existen tres precios distintos. Estos diferentes precios se utilizarán en función de la forma de pago (tipo de liquidación) escogida a la hora de matricular a un alumno. Las diferencias entre los diferentes precios son las siguientes: 1 Precio. (Disponible para todas las ediciones). Este precio será el utilizado cuando el alumno pague un importe fijo por el curso, con independencia del tiempo que dure el curso o que el alumno permanezca matriculado en el mismo. Este precio se utilizará en la edición Silver o superior para el tipo de liquidación denominado Cobro único o a plazos. 2 Precio periódico. (Disponible a partir de la edición Silver). Se utilizará este importe en el caso de que el alumno vaya a pagar un importe de forma periódica (al mes a la semana, al trimestre, etc.) mientras se mantenga matriculado en el curso. Este precio se utilizará para el tipo de liquidación denominado Cobro periódico. 3 Precio hora. (Disponible a partir de la edición Silver). Este precio será el utilizado cuando el pague en función de las horas que contrate o que asista al curso. Será el empleado para los tipos de liquidación de Cobro por horas asistidas, Cobro por horas impartidas y Cobro único o a plazos (horas contratadas). En la parte superior derecha de esta ventana podremos ver el estado del curso, que podrá ser activo o finalizado. Los cursos activos permitirán definir nuevos grupos o realizaciones de los mismos, matricular alumnos, etc. Por otro lado, aquellos cursos finalizados no permitirán realizar sobre ellos las mencionadas gestiones. En la parte inferior de la ventana aparecen dos solapas: 1) La primera solapa contiene la lista de los Grupos del curso o realizaciones del mismo. Desde aquí visualizaremos todas las veces que se realiza un curso, pudiendo realizar acciones, como dar de alta nuevos grupos o modificar los datos de los existentes. 2) En la segunda solapa, Datos publicados en Emagister, podemos visualizar los datos principales de la publicación del curso, en el caso de que hayamos decidido publicar el curso en la web de Emagister. Además aparecerá una lista con las diferentes convocatorias del curso que se hayan podido publicar en Emagister. Los cursos que el centro tenga publicados en la web de Emagister en el momento de la instalación de emagister-agora se sincronizarán de forma automática, de modo que aparecerán ya creados en la base de datos sin necesidad de que el usuario tenga que realizar ninguna acción. Se podrán modificar en cualquier momento los datos de publicación de los cursos mediante el botón Modificar publicación en Emagister, que aparece en la parte derecha de la ventana de edición de aquellos cursos que estén publicados. Botón Modificar publicación en Emagister Si deseamos publicar un nuevo curso en Emagister podremos hacerlo desde la ficha del curso pulsando sobre el botón Publicar curso en Emagister situado en la parte derecha de la ventana, bajo al apartado que indica el estado del curso. Este botón aparecerá en todos aquellos cursos una vez creados si no están publicados en Emagister.

101 Ventana de edición de un curso no publicado en la web de Emagister Una vez pulsado el botón se mostrará una ventana avisando al usuario que se procederán a guardar las modificaciones que haya podido realizar sobre la ventana de edición del curso y que se lanzarán una ventana con el formulario para publicarlo en Emagister. Ventana de aviso previa a la de publicación de curso en Emagister La ventana de publicación de cursos nos mostrará un formulario (con algunos datos ya rellenados) que se deberá cumplimentar para publicar de forma correcta el curso deseado en la web de Emagister. Manual de emagister-agora ACADÉMICO101

102 Ventana con el formulario para la publicación de un curso en la web de Emagister Gestión avanzada de cursos Para todas las ediciones de emagister-agora, excepto la Lite, cabe otra posibilidad para dar de alta un nuevo curso, hacerlo desde la opción Gestión de cursos accesible desde la solapa Académico, también pulsando sobre el botón Nuevo registro (símbolo [+]) en la pantalla que se nos abre. Esta vez nos aparecerán los datos generales, pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el curso. La ventana que se muestra es la de Gestión avanzada de cursos, que permite consultar y manipular los datos íntegros de un curso determinado, dar de alta nuevos cursos y desplazarse entre las fichas de los distintos cursos del centro. Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del curso, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono de Elementos vinculados escogido (barra situada en la zona izquierda). En la ventana de Gestión avanzada de cursos podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o Elementos vinculados (dependiendo de la edición del programa que tengamos se tendrán activas más o menos opciones):

103 Ventana de Gestión avanzada de cursos Datos generales: [disponible en todas las ediciones] muestra los datos generales del grupo seleccionado. Permite modificar. En algunos campos permite dar altas sin salir de la pantalla. Solicitudes: [disponible en todas las ediciones] muestra un listado de todas las solicitudes de información que se han recibido interesándose en un curso publicado en Emagister (mediante sincronización con la mencionada plataforma). También se verán las solicitudes de información sobre los cursos que se haya introducido por el usuario de forma manual o mediante un proceso de importación. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Acciones sobre solicitudes: [disponible a partir de la edición Basic] en esta pantalla veremos las acciones (llamadas, envío de s, elaboración de presupuestos, ) que se ha realizado sobre las solicitudes de información que se han realizado interesándose en el curso seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Eventos de agenda: [disponible a partir de la edición Gold] muestra todos los eventos de agenda realizados o a realizar sobre el curso seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Tareas: [disponible a partir de la edición Basic] muestra todas las tareas relacionadas con el curso seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Convocatorias: [disponible en todas las ediciones] muestra las convocatorias publicadas en Emagister sobre el curso seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Profesores: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los profesores que imparten clase en alguna de las sesiones del curso seleccionado. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Grupos: [disponible en todas las ediciones] muestra los grupos o realizaciones del curso seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Manual de emagister-agora ACADÉMICO103

104 Sesiones: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las sesiones que se imparten en los grupos relacionados con el curso seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Horarios: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los horarios de las sesiones del curso seleccionado. Permite filtrar, listar e imprimir. Alumnos: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los alumnos matriculados en alguno de los grupos del curso seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Matrículas: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las matrículas del curso seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Listas de espera: [disponible a partir de la edición Gold] muestra una relación de los alumnos que se han intentado inscribir en el curso y no han podido matricularse, quedando en lista de espera. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Asistencias: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las asistencias de los alumnos que van a alguno de los grupos del curso seleccionado. Permite modificar, eliminar, filtrar, marcar como asistido, marcar como ausente, confirmar, desconfirmar, consultar, listar e imprimir. Docencias: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las docencias de los profesores que dan clase en el alguno de los grupos del curso seleccionado, indicando si han sido impartidas y si están confirmadas. Permite modificar, eliminar, filtrar, marcar como impartido, marcar como no impartido, confirmar, desconfirmar, consultar, listar e imprimir. Clientes: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los clientes que tiene vinculados el curso seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Adeudos: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los adeudos de los alumnos matriculados en el curso seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, emitir el adeudo (para imprimirlo), crear una factura o emitir una copia de la ya hecha, consultar, listar e imprimir. Ventas de material: [disponible a partir de la edición Gold] muestra un listado con las ventas de material vinculadas a cualquiera de los grupos del curso seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. Documentación: [disponible a partir de la edición Gold] permite una gestión documental mostrando un listado con los documentos vinculados al curso seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir Grupos. Realizaciones de los cursos Los grupos, junto a los cursos, son los elementos centrales entorno a los que gira la gestión académica del programa. Si los cursos los definíamos, como aquellos servicios académicos que puede vender el centro de formación, los grupos son las realizaciones de cada uno de ellos, es decir, la plasmación concreta y real de los cursos. Mientras que con los cursos definimos de una forma genérica y global los servicios que el centro docente ofrece a sus clientes, mediante los grupos pasamos a detallar cada una de las realizaciones de dichos servicios. Por lo tanto, los grupos tienen una serie de características que detallan y concretan mucho más el concepto de curso, pudiendo indicar características tan importantes como el número máximo y mínimo de alumnos, las fechas de inicio y fin, las sesiones que lo conforman (profesor, asignatura, ), los horarios en los que se imparte (aula, día y horas), etc.

105 Los alumnos no se matriculan de cursos, sino de alguna de las realizaciones concretas de estos, es decir, de los grupos. Por lo tanto, para realizar una matrícula de emagister-agora y poder gestionar, gracias a este hecho, información administrativa, económica y docente con la aplicación, es necesaria la creación de grupos. Viendo el diagrama que se muestra a continuación con las propiedades o características principales de los grupos, podemos ver la relación existente entre éstos, los cursos, las sesiones y los horarios. Observamos que un grupo, puede ser el contenedor de varias sesiones incluso varios grupos pueden compartir una misma sesión. A su vez, una sesión podrá tener varios horarios. Esta forma que tiene la aplicación de relacionar los cursos, sus grupos y una de sus propiedades más importantes de estos últimos, como son las sesiones, permite dotar a emagister-agora de una gran flexibilidad a la hora de definir una detallada y realista oferta académica del centro. Esquema de características de curso y sus grupos en emagister-agora Edición Lite En este punto cabe destacar que en la edición Lite se permiten definir menos características o propiedades a la hora de crear los grupos de un curso de las que se permiten en el resto de ediciones. De hecho, utiliza una ventana de edición de grupos distinta, con menos información, que veremos en el siguiente apartado. Una de las diferencias más importantes de emagisteragora Lite con el resto de ediciones es que los grupos están limitados a tener una única sesión (con su profesor, asignatura y un indicador de si es una sesión práctica o no) y un único horario (indicando aula, días y horas de inicio y fin). Esquema de características de curso y sus grupos en la edición Lite La creación de nuevos grupos se puede realizar desde varias opciones, todas ellas accesibles desde la solapa Académico. Podremos crear nuevos grupos desde la ventana de edición de cursos (opción recomendada); desde las opciones Fichero de grupos, Nuevo grupo (disponibles para todas las ediciones) y Gestión de grupos (disponible a partir de la edición Basic) del icono Manual de emagister-agora ACADÉMICO105

106 Grupos de la solapa Académico ; o de la forma más cómoda y visual desde el Gestor de plannings (disponible a partir de la edición Basic). Además del alta habitual de grupos existe una interesante utilidad denominada Nuevo grupo (alta simplificada), que nos permite crear un grupo mediante un interfaz más sencillo, en el que podemos introducir sólo los datos más importantes y con la posibilidad de añadir una única sesión y un único horario. Edición Lite El interfaz de Nuevo grupo (alta simplificada) es el único que se puede utilizar para crear nuevos grupos mediante la edición Lite, que no cuenta con la posibilidad añadir nuevos grupos con el interfaz avanzado. La opción de crear el nuevo grupo desde la opción Plannings de la solapa Académico, permite dar de alta los grupos desde un entorno visual, pudiendo de este modo ir observando cómo va quedando la oferta académica y la ocupación de las aulas de modo rápido y sencillo. El funcionamiento de este gestor se verá en el apartado 5.7. de este mismo capítulo Fichero de grupos. Nuevo grupo ALTA EN ENTORNO AVANZADO Como ya se ha mencionado, todas las ediciones de emagister-agora (excepto la edición Lite) pueden crear nuevos grupos desde dos interfaces distintos uno sencillo y otro avanzado. Veamos cómo crear un grupo desde el entorno avanzado. Para ello utilizaremos la opción Nuevo registro (símbolo [+]) de la solapa Grupos de la ventana de edición de cursos (recomendado) o la opción Fichero de grupos (situada en Académico > Grupos ). Se abrirá la ventana avanzada de creación de nuevos grupos con los datos en blanco. De este modo podremos introducir la información de un nuevo grupo. Para dar de alta un grupo, tan sólo tendremos que cubrir obligatoriamente su nombre y el curso al que está vinculado (este último dato aparecerá ya rellenado si la creación del nuevo grupo se está realizando desde la ventana de edición de cursos).pero seguramente querremos controlar otros aspectos o características del mismo. Para ello debemos conocer el significado de los datos presentados en la ventana. En la parte superior izquierda tenemos los datos de visualización permanente, aquí podremos cumplimentar aparte del nombre del grupo y el curso al que pertenece, el color con el que queremos que aparezca en los plannings. Debajo de estos datos principales nos aparecerán tres solapas: 1) La primera solapa contiene los Datos principales. En el apartado Fechas podremos definir las fechas de inicio y finalización del grupo o, si no hay una finalización prevista, marcaremos la casilla de verificación El grupo no finaliza, para que el programa tenga en cuenta esta circunstancia. También podremos indicar en este apartado el año académico. En el apartado precios del grupo podremos indicar el precio del grupo. Recordemos, que si tenemos la edición Silver os superior de la aplicación podremos indicar tres distintos precios (el precio, el precio periódico y el precio hora). El precio o precios, vendrán rellenados por defecto con el indicado en el curso al que pertenece el grupo. A su vez, estos precios (ver apartado para mayor explicación sobre las diferencias entre ellos) serán los utilizados por defecto a la hora de matricular alumnos en el grupo. Finalmente en el apartado Horas se nos mostrarán el número de horas semanales y el total de horas que se impartirán, que el programa puede calcular de forma automática si se han introducido sesiones con horarios. 2) En la segunda solapa, Capacidad, podemos especificar un nº máximo y/o mínimo de alumnos para el grupo en cuestión. Nos mostrará también el número de alumnos actualmente matriculados al grupo y las plazas disponibles.

107 3) La tercera solapa, Otros, contiene el resto de datos del grupo. Nos muestra el código de expediente del grupo (código alfanumérico para que el usuario indique la clave que desee para identificarlo).el apartado Tipo de grupo, donde especificaremos a qué tipo pertenece el presente grupo. Finalmente en el apartado Personal asociado se podrá indicar el comercial asociado, el profesor que lo coordina. Finalmente en la parte inferior de la ventana podremos ver las sesiones del grupo, que recordemos son las características o propiedades no obligatorias del grupo que le añaden profesor y asignatura y opcionalmente horario. Aunque las sesiones son elementos o características opcionales, no por ello son menos importantes, ya que será preciso definirlas cuando queramos controlar aspectos como la docencia y asistencia impartidas, los pagos a profesores, horarios, disponibilidades, distribución de aulas, estadísticas por asignaturas (temarios), etc. En el siguiente apartado hablaremos con mayor profundidad sobre este tema. Ventana de edición de grupos en modalidad de altas, también llamada Alta en entorno avanzado Una vez introducidos todos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón Guardar los cambios. Manual de emagister-agora ACADÉMICO107

108 ALTA EN ENTORNO SENCILLO O ALTA SIMPLIFICADA DE GRUPOS Para ello utilizaremos la opción Nuevo registro (símbolo [+]) de la solapa Grupos de la ventana de edición de cursos (recomendado) o la opción Fichero de grupos (situada en Académico > Grupos ). Se abrirá la ventana avanzada de creación de nuevos grupos con los datos en blanco. De este modo podremos introducir la información de un nuevo grupo. Para crear un grupo desde el entorno sencillo se utilizará la opción Nuevo grupo (alta simplificada) a la que se puede acceder desde la ventana de edición de cursos (recomendado), desde el menú desplegable de la opción Grupos de la solapa Académico o desde la ventana de lista de Grupos > Fichero de grupos de la solapa Académico (pulsando sobre el desplegable del botón de Nuevo grupo y seleccionando la opción Nuevo grupo (alta simplificada). Es todos los casos se abrirá la ventana sencilla de alta de grupos con las casillas en blanco. De este modo podremos introducir la información de un nuevo grupo. Opción Nuevo grupo (alta simplificada) de la ventana de edición de cursos Opción de Nuevo grupo (alta simplificada) de la ventana Fichero de grupos y de Académico> Grupos Para dar de alta un grupo desde este entorno, los únicos datos que tendremos que cubrir obligatoriamente siguen siendo el curso al que pertenece y su nombre, al igual que ocurría en el entorno avanzado de alta. Además, en esta ventana podremos indicar, el color para los plannings, las fechas de inicio y fin del grupo, el año académico, los tres precios habituales de venta (ver apartado para más información), el tipo de grupo, el número mínimo y máximo de alumnos y definir una sesión (profesor, asignatura e indicativo de si es o no una sesión práctica) con un horario (días, aula y horas de inicio y fin).

109 Ventana de edición de grupos en modalidad de altas con entorno sencillo o Nuevo grupo (alta simplificada) Una vez introducidos todos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón de Guardar los cambios. Edición Lite El interfaz o entorno sencillo es el que utilizará la edición Lite de emagister-agora tanto para el alta de nuevos grupos, como para modificar o consultar los datos de los mismos una vez ya los hayamos creados. El resto de ediciones podrán utilizar la opción Nuevo grupo (alta simplificada) sólo para crearlos. Una vez creados, para consultar o modificar sus datos, se abrirá la ventana de edición de grupos con el entorno avanzado Gestión avanzada de grupos Para todas las ediciones de emagister-agora, excepto la Lite, cabe otra posibilidad para crear un nuevo grupo, hacerlo desde la Gestión de grupos accesible desde la opción de Grupos de la solapa Académico, también pulsando sobre el botón Nuevo registro (símbolo [+]) en la pantalla que se nos abre. Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde el interfaz avanzado), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el grupo. Manual de emagister-agora ACADÉMICO109

110 La ventana que se muestra es la de Gestión avanzada de grupos, que permite consultar y manipular los datos íntegros de un grupo determinado, dar de alta nuevos grupos y desplazarse entre las fichas de los distintos grupos del centro. Ventana de Gestión avanzada de grupos Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del grupo, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono de Elementos vinculados escogido (barra situada en la zona izquierda). En la ventana de Gestión avanzada de grupos podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o Elementos vinculados (dependiendo de la edición del programa que tengamos se tendrán activas más o menos opciones): Datos generales: [disponible en todas las ediciones] muestra los datos generales del grupo seleccionado. Permite modificar. En algunos campos permite dar altas sin salir de la pantalla. Estadísticas: [disponible en todas las ediciones] muestra gráfico con el mínimo de alumnos, el máximo y el nº actual. Profesores: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los profesores que imparten clase en el grupo seleccionado. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Sesiones: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las sesiones que se imparten en el grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, localizar una sesión existente para vincularla al grupo, filtrar, consultar, listar e imprimir. Horarios: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los horarios del grupo seleccionado. Permite filtrar, listar e imprimir.

111 Alumnos: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los alumnos matriculados en el grupo seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Matrículas: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las matrículas del grupo seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Listas de espera: [disponible a partir de la edición Gold] muestra una relación de los alumnos que se han intentado inscribir en el grupo y no han podido matricularse, quedando en lista de espera. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Asistencias: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las asistencias de los alumnos del grupo seleccionado. Permite modificar, eliminar, filtrar, marcar como asistido, marcar como ausente, confirmar, desconfirmar, consultar, listar e imprimir. Docencias: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las docencias de los profesores que dan clase en el grupo seleccionado, indicando si han sido impartidas y si están confirmadas. Permite modificar, eliminar, filtrar, marcar como impartido, marcar como no impartido, confirmar, desconfirmar, consultar, listar e imprimir. Clientes: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los clientes que tiene vinculados el grupo seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Adeudos: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los adeudos de los alumnos matriculados en el grupo seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, emitir el adeudo (para imprimirlo), crear una factura o emitir una copia de la ya hecha, consultar, listar e imprimir. Gastos: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los gastos generados por el grupo seleccionado. Permite añadir, filtrar, consultar, listar e imprimir. Solicitudes: [disponible en todas las ediciones] muestra un listado de todas las solicitudes de información que se han recibido interesándose en el grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Acciones sobre solicitudes: [disponible a partir de la edición Basic] En esta pantalla veremos las acciones (llamadas, envío de s, elaboración de presupuestos, ) que se ha realizado sobre las solicitudes de información que se han realizado interesándose en el grupo seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Eventos de agenda: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra todos los eventos de agenda realizados o a realizar sobre el grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Tareas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todas las tareas vinculadas con el grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Control de calidad: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra todas las evaluaciones de calidad que se han realizado sobre el grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Documentación: [disponible a partir de la edición Gold] permite una gestión documental mostrando un listado con los documentos vinculados al grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. Ventas de material: [disponible a partir de la edición Gold] muestra un listado con las ventas de material vinculadas al grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir Estado de los grupos Los grupos de emagister-agora pueden estar uno de los tres diferentes estados que contempla la aplicación: activo, provisional o finalizado. Dependiendo de en qué estado se encuentre un grupo la aplicación permitirá o no realizar ciertas tareas o Manual de emagister-agora ACADÉMICO111

112 realizará de forma automática una serie de procedimientos. A continuación pasamos a definir los 3 estados en los que puede estar un grupo. 1- Activo. Este es el estado en el que se encuentra un grupo cuando se acaba de crear. Sobre los grupos activos se podrán matricular alumnos y a partir de ese momento la aplicación podrá generar una serie de información económica y académica (emitir adeudos, generar registros de asistencia y docencia, etc.). 2- Provisional. Un grupo provisional es aquel del cual no se tiene claro si finalmente va a ser impartido. Sobre este tipos de grupos se podrá gestionar la matrícula de alumnos e incluso apuntar los alumnos a la lista de espera. De este modo se podrá, por ejemplo, activar el grupo en el momento en el que se llegue a un cierto número de alumnos y por lo tanto se considere rentable impartirlo. Sobre grupos de este tipo la aplicación no genera información docente y económica (emitir adeudos, generar registros de asistencia y docencia, etc.), más allá de la gestión de la matriculación y de las listas de espera. 3- Finalizado. Los grupos que se encuentran en este tercer estado no generan a partir de la fecha en la que se finalizan ningún tipo de información económica o académica, no permitiendo realizar nuevas matrículas de alumnos al mismo. El estado del grupo se muestra en un recuadro que aparece en la parte superior derecha de la ventana de edición de grupos o de la ventana de gestión avanzada de grupos. En el caso de estar el grupo como activo el color del recuadro es verde, si el grupo es provisional será naranja y para un grupo finalizado el color utilizado es el rojo. Ventana de edición de un grupo activo Para cambiar el estado de un grupo tan sólo debemos pinchar sobre el link de cambiar estado que aparece en el mencionado cuadro indicativo del estado de la ventana de edición de grupos o de la ventana de gestión avanzada de grupos. Se nos presentará un mensaje con las diferentes opciones disponibles para realizar el mencionado cambio de estado, de entre las que escogeremos la que nos interese.

113 Mensaje de cambio de estado que aparece cuando el grupo está activo El cambio de estado del grupo también se podrá realizar desde la ventana de lista de grupos a la que podemos acceder desde la opción Grupos > Fichero de grupos de la solapa Académico. Una vez en la ventana de lista podremos utilizar la opción Cambiar estado del grupo de la barra de botones o del panel de tareas. Esa acción se realizará sobre el grupo que esté seleccionado en la ventana de lista y nos mostrará el mismo mensaje que se nos presenta cuando el cambio de estado se realiza desde el cuadro de estado de la ventana de edición o la ventana de gestión avanzada de grupos. Opción Cambiar estado del grupo de la barra de botones y el panel de tareas de la ventana de lista de grupos 5.6. Sesiones. Complementos de información de los grupos Las sesiones en emagister-agora son elementos o propiedades opcionales de los grupos, que se convierten en esenciales cuando queremos controlar aspectos docentes, como horarios, formación impartida, costes docentes, etc. La sesión se puede definir como una unidad organizativa docente que aporta al grupo información de una asignatura, un profesor, un coste (por hora o porcentual), y opcionalmente también de aulas y horarios. Las sesiones por sí solas no se tienen en cuenta por la aplicación, sólo tienen sentido como una propiedad más de un grupo. Por lo tanto, la sesión siempre está vinculada a un grupo, complementando las propiedades o características del mismo. Como ya hemos mencionado, las sesiones tienen como elementos más importantes al profesor y a la asignatura. El profesor y sus características han sido explicados con detenimiento en el apartado 5.3 de este mismo capítulo. Pasemos a profundizar en el concepto de asignatura en emagister-agora. Manual de emagister-agora ACADÉMICO113

114 Asignaturas Para comprender la importancia de las asignaturas en emagister-agora conviene no ir con ideas preconcebidas sobre su significado ya que esto podrá llevar a problemas para entender su concepto. Para emagister-agora una asignatura es simplemente una denominación o nombre que identifica un temario. No debe confundirse con la oferta académica del centro, la cual está conformada por cursos y grupos, aunque la asignatura, como ya hemos visto, puede ser una de las características que definen a los grupos. EJEMPLO: En nuestro centro vendemos un curso de MBA al que los alumnos se podrán matricular en uno de los dos grupos que se ofertan, uno de mañanas y otro de tardes. Cada uno de estos grupos tendrá varias asignaturas, como Gestión de nóminas o El método contable, que impartirán unos determinados profesores. Por lo tanto, es importante remarcar que un centro de formación en emagister-agora no ofrece a sus clientes temarios o asignaturas, sino cursos y en concreto sus realizaciones o grupos, que son un concepto mucho más amplio dentro de la aplicación, ya que incluyen información, como precio, fechas de inicio y fin, sesiones (profesor y asignatura), horarios (aula, días y horas),... La asignatura es, junto al profesor, uno de los datos obligatorios para poder crear una sesión, que recordemos son características o complementos de información no obligatorios de los grupos. Por lo tanto, necesitaremos definir asignaturas siempre que queramos controlar horarios, disponibilidad, asistencia o docencia reales, rentabilidad de grupos, identificar contenidos docentes, ya que todo esto es posible gestionarlo sólo si se crean sesiones. Para crear una nueva asignatura lo haremos desde la opción Grupo >Fichero de asignaturas del apartado Oferta académica de la solapa Académico. Nos aparecerá una ventana con la lista de asignaturas definidas (ninguna si no las hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón Nuevo registro (símbolo [+]). Nos aparecerá la ventana de edición de asignaturas. El único dato obligatorio es el nombre identificativo de la asignatura o temario, por ejemplo vamos a denominarla Sistema Financiero Español (o Inglés Medio, o Física y Química, etc.). Opcionalmente podremos añadir una descripción y también un programa detallado. Además, es posible asignar un color específico que se podrá trasladar a todas las sesiones que se impartan de esa asignatura. De este modo se identificarán las sesiones de forma más cómoda en el planning. También será en esta ventana donde se asociarán, si se desea, diferentes conceptos a evaluar de la asignatura. De este modo, se puede calificar diferentes conceptos (a partir de la edición Silver) sobre una misma asignatura tales como: comprensión oral, comprensión escrita, etc. Ventana de edición de asignatura con datos rellenados

115 Una vez introducidos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón de Guardar los cambios. Definidas todas las asignaturas que se podrán impartir en nuestro centro. Podremos vincularlas ahora a los profesores creados con anterioridad o realizar el vínculo en el mismo momento en el que definimos las sesiones de un grupo Nuevas sesiones Las sesiones que definen a un grupo las crearemos desde la propia ventana de edición de grupos en cualquier momento, ya sea durante la creación de un nuevo grupo o posteriormente editando o modificando las propiedades del mismo. También se puede definir la sesión durante la creación del grupo mediante el interfaz sencillo que se lanza desde la opción de Nuevo grupo (alta simplificada). Hay que recordar que con el uso del interfaz simplificado de creación de grupos sólo podremos definir una sesión con un solo horario por cada grupo. Por último, también existe la posibilidad de utilizarla Gestión avanzada de grupos mediante el Elemento vinculado Sesiones para añadir éstas al mismo, aunque se requiere la edición Gold o superior para poder utilizar esta opción. AÑADIR SESIONES A UN GRUPO DESDE LAVENTANA DE EDICIÓN DE GRUPOS Para proceder a crear una sesión lo haremos durante el alta del grupo, o posteriormente editándolo o modificándolo desde la ventana de edición. Podremos llegar a la ventana de edición de grupos (entre otras opciones ya mencionadas anteriormente en este capítulo) desde la solapa Académico en la opción Grupos >Fichero de grupos del apartado Oferta académica. Una vez dentro de la ventana del grupo, ya sea creando uno nuevo o editando uno ya existente, podremos pulsar sobre el botón de Nuevo registro del apartado Sesiones del grupo (símbolo [+]). Los datos obligatorios a cumplimentar son el nombre de la sesión, la asignatura y el profesor, datos situados en la zona superior de la ventana de edición de sesiones. La asignatura (temario) podremos seleccionarla de entre las disponibles en la lista desplegable o crearla nueva pulsando sobre el botón [+] situado al lado de la misma. La lista desplegable de profesores estará en blanco mientras no hayamos seleccionado una asignatura. Cuando lo hagamos nos mostrará aquellos profesores a los que hemos definido como capaces de impartir la asignatura en cuestión. Si no hay ninguno o si preferimos otro distinto podremos darle de alta en la base de datos desde el botón [+] a la derecha de la lista desplegable. Pero también podría ser que tuviéramos un profesor ya creado pero que no tiene dicha asignatura entre la lista de las que está capacitado para impartir. En ese caso, podríamos seleccionarlo con la opción de Localizar y vincular otro profesor existente situada justo a la derecha de la mencionada anteriormente [botón con forma de prismáticos con un signo +] y que automáticamente añadirá la asignatura seleccionada como una más a la lista de asignaturas que el profesor puede impartir. Un tercer botón (más a la derecha) nos permitirá visualizar la el calendario del profesor seleccionado a fin de que podamos tenerlo en cuenta antes de asignarle la sesión. Si no se introduce un nombre para la sesión y sí se escoge asignatura y profesor, el programa creará un nombre de forma automática para la misma, formado a partir del nombre de la asignatura y los apellidos del profesor, que podremos modificar en cualquier momento por otro distinto si lo consideramos oportuno. Justo al lado del nombre de la sesión, es posible asignarle un color específico con el que aparecerá visualizada en el planning y los calendarios. En el apartado Fechas, aparecerán la fecha de inicio de vigencia y la fecha de fin de vigencia, que por defecto serán las mismas que se pusieron para el grupo desde el que estamos dando de alta la sesión, si no son las mismas las podemos modificar a nuestro gusto. Las fechas de vigencia de las sesiones sirven para delimitar la caducidad de las mismas ante casos especiales o particulares, como cuando una sesión se deja de dar por cualquier circunstancia o se produce la baja de un profesor. En el apartado de Costes se muestra el coste docente por hora y el porcentaje de coste (esto es, si cobra un porcentaje en función de los ingresos) aparecerán por defecto los indicados por defecto en la ficha del profesor escogido, pudiéndose modificar en cualquier momento. Estos datos son opcionales pero importantes para el cómputo de rentabilidad y para que la aplicación pueda calcular costes de profesores. Si se cubren ambas casillas (coste por hora y porcentaje) el programa tendrá en cuenta aquella que implique, en cada caso, un importe más elevado. Manual de emagister-agora ACADÉMICO115

116 . Estos apartados de fechas y costes de la sesión son especialmente útiles para la gestión de docencia y la gestión de asistencia, de manera que, por ejemplo, no sigamos requiriendo asistencia para una sesión que ya no se va a dar; o que sepamos lo que tenemos que pagar a un profesor en función del tiempo que ha impartido clase en esa sesión. En el apartado de Otros datos de la sesión, podemos delimitar el número máximo de alumnos que puede soportar una sesión (el programa tendrá este límite en cuenta, aunque la sesión sea compartida por varios grupos). Por defecto 0, que significa ilimitado o indiferente. También se podrá indicar si la sesión es práctica o no y finalmente escoger el tipo de comentario que se utilizará en el sistema de calificación de alumnos en bloque de emagister-agora cuando se vayan a introducir las notas de los alumnos que acuden a clase en esta sesión. Finalmente sólo nos quedaría añadir si lo deseamos los horarios de la sesión, indicando cuándo y dónde se impartirá la sesión (ver apartado para más información) Ventana de edición de sesiones en modalidad de altas lanzada desde la ventana de edición de grupos. EJEMPLO: Tenemos un grupo que tiene entre sus características dos sesiones, en una se imparte inglés y en otra francés, pero pasado un mes decidimos que la sesión de francés ya no se va a impartir más. Esta circunstancia no nos obliga a finalizar el grupo y crear uno nuevo, puesto que la sesión de inglés continúa impartiéndose. Lo que debemos hacer es modificar la vigencia de la sesión de francés para, de este modo, reflejar en la aplicación de forma adecuada lo ocurrido. Igualmente podemos tener una sesión con un profesor que a mitad de curso se da de baja y que va a ser substituido otro de los profesores del centro. En este caso, lo mejor es finalizar esa sesión (ya que una sesión en emagister-agora viene definida principalmente por la asignatura y el profesor), y añadir una nueva sesión al grupo con la fecha de inicio en la que empiece el nuevo profesor y que incluya la misma asignatura, pero el nuevo docente.

117 AÑADIR SESIONES A UN GRUPO DESDE LA VENTANA SIMPLIFICADA DE CREACIÓN DE NUEVOS GRUPOS Para definir o dar de alta los datos de una sesión para un grupo desde la ventana de Nuevo grupo (alta simplificada), nos podríamos dirigir (entre una de las opciones mencionadas anteriormente) a la solapa Académico en la opción Oferta académica > Grupos> Nuevo grupo (alta simplificada). Una vez abierto este entorno sencillo de alta de grupo, sólo nos queda rellenar los datos del apartado dedicado a añadirle las propiedades de sesión escogiendo un profesor y una asignatura y ampliarlos si se desea indicando si la sesión será o no práctica. Adicionalmente se podrán indicar los datos del horario de la sesión (días, aulas y horas de inicio y fin) Recordemos que esta ventana sólo la podremos abrir para dar altas de nuevos grupos, no para modificar los datos de los ya existentes, ya que en esos caso se nos mostrará la ventana de edición de grupos en su entorno avanzado. Por lo tanto una vez creado un grupo para realizar modificaciones en los datos de su sesión incluida (cambio de profesor, horario, asignatura, ) procederemos a hacerlo desde el entrono avanzado. Ventana que se lanza desde Nuevo grupo (alta simplificada) con los datos de los apartados sesión y horario rellenados Desde este entorno sólo podemos añadir los datos de una sesión para completar las propiedades o características del grupo. Además la sesión podrá tener un solo horario, por lo que sólo se recomienda utilizar este entorno para crear grupos sencillos que imparta un solo profesor unos determinados días a unas determinadas horas. EJEMPLO: En nuestro centro de formación vendemos un curso de alemán avanzado y decidimos ofrecer a nuestros posibles clientes un grupo de alemán avanzado que va a impartir nuestro profesor Eduardo Cuesta los lunes y jueves de 20:00 a 21:30. Para proceder a dar de alta esta oferta académica podremos utilizar la opción Nuevo grupo (alta simplificada) ya que se trata de un grupo con información de tan sólo una sesión y un horario. Más adelante decidimos que nuestro curso de preparación a la selectividad, lo queremos ofertar mediante un grupo por el que cobraremos 100,00 al mes y en el que se impartirán matemáticas y física. La primera asignatura la impartirá nuestro profesor Eduardo Cuesta los lunes de 19:00 a 20:00 y la segunda Pilar Gómez los miércoles de 18:00 a 19:00. Para proceder a plasmar de forma adecuada la mencionada oferta académica tendremos que utilizar la ventana de edición de grupos con su entorno avanzado ya que esta oferta en concreto consta de dos sesiones. Manual de emagister-agora ACADÉMICO117

118 Edición Lite En esta edición de emagister-agora la ventana de edición de grupos siempre se muestra con el interfaz sencillo, es decir el mismo que nos lanza la opción de alta simplificada, ya estemos dando de alta, modificando o consultando los datos de un grupo. Por lo tanto, una vez definidas las características de una sesión para un grupo podrán modificase desde el mencionado interfaz sencillo (cambiando la asignatura, el profesor, la hora de inicio, ), pero en ningún caso podremos añadir más sesiones al grupo ni eliminar la ya definida, cosa que sí se permite en el resto de ediciones mediante el uso del interfaz avanzado Vincular sesiones existentes a grupos En todas las ediciones de emagister-agora, excepto en la Lite, además de definir nuevas sesiones dentro de los grupos podemos vincular o añadir sesiones ya existentes como propiedades de los mismos. Esta es una opción especial y no muy habitual, pero que dota de gran flexibilidad a emagister-agora, que de este modo puede reflejar los casos en los que alumnos de dos o más grupos acuden de forma conjunta a una misma aula para recibir clase. Estos casos se pueden reflejar desde la misma ventana en la que dábamos de alta las sesiones de un grupo, es decir, desde la ventana de edición de grupos o desde el Elemento vinculado Sesiones del interfaz de Gestión avanzada de grupos. Botón Localizar y vincular sesión existente En este caso, en lugar de añadir una nueva sesión (con el símbolo [+]) se pulsará sobre el botón de Localizar y vincular sesión existente (botón con forma de prismático con un símbolo +), puesto que la sesión ya existe. Al pulsar sobre este botón se mostrará una ventana muy similar a las de lista en la que podremos visualizar todas las sesiones existentes y escoger la que queramos vincular. Ventana que se muestra tras pulsar el botón Localizar y vincular sesión existente en la ventana de edición de grupos

119 EJEMPLO: Tenemos un grupo con una sesión en la que se imparte contabilidad y otro con una sesión en la que se imparte matemáticas financieras. Decidimos que ambos grupos tengan una nueva sesión de tutorías que se realizarán por un mismo profesor y en una sola aula, a la que acudirán los alumnos de ambos grupos. En este caso crearemos una sola vez la sesión, por ejemplo desde la ventana de edición del grupo de contabilidad. A continuación, para indicar que esa misma sesión es una de las características del grupo de matemáticas financieras, la vincularemos a este pulsando sobre el botón Localizar y vincular sesión existente (con forma de prismáticos con un símbolo +) de la ventana de edición del mismo Horarios de una sesión Una vez establecidos los datos de una sesión podemos añadirle, opcionalmente, uno o varios horarios, esto es fundamental para todo tipo de cálculos de docencia impartida, asistencia, rentabilidad, etc. Para hacerlo pulsaremos sobre el botón de Nuevo registro de la barra de botones de la ventana de edición de sesiones que aparece bajo la palabra Horarios (parte inferior de la ventana). Visualizaremos entonces la ventana de edición de horarios, en la que podremos seleccionar el grupo de días de las lista desplegable (las opciones disponibles las habremos definido en Configuración > Baremos > Grupos >Días ), el aula en que se impartirá y la hora exacta de inicio y fin, repitiendo el proceso para cada horario que queramos añadir. La opción de Limitado la utilizaremos siempre que queramos limitar o acotar el horario. Especificaremos su duración entre unas determinadas fechas, de manera que limitamos la sesión a esas fechas pero desde el horario y no desde la vigencia de la sesión, ya que puede que la misma sesión puede que tenga otros horarios. Al hacer esto, surgirá una petición de información que antes permanecía oculta con las fechas de inicio y fin de esa limitación. Con estos datos el programa ya puede hacer todo tipo de cálculos y generar calendarios personalizados para cada alumno, profesor, aula, asignatura, grupo, etc. Ventana de edición para añadir un horario a una sesión EJEMPLO: Tenemos un grupo con una sesión de contabilidad que se impartirá durante el mes de agosto. La primera quincena se impartirá los lunes de 15:00 a 16:00 en el aula 4 y la segunda quincena los miércoles de 18:00 a 19:00 en el aula de ordenadores. Para esta sesión tendremos que definir dos horarios limitados el primero se limitará del 1 al 15 de agosto y el segundo del 16 al 31 de ese mismo mes. Edición Lite Recordemos que en esta edición de emagister-agora la ventana de edición de grupos siempre se muestra con el interfaz sencillo, es decir el mismo que nos lanza la opción de Nuevo grupo (alta simplificada), ya estemos dando de alta, modificando o consultando un grupo. Por lo tanto en esta edición sólo se podrá definir un horario para la única sesión que se puede incluir en el grupo. Manual de emagister-agora ACADÉMICO119

120 5.7. Gestor de plannings El Gestor de plannings es una potente herramienta incluida en todas las ediciones de emagister-agora. Siendo la edición Lite de la aplicación la única que no permite dar de alta o modificar la oferta académica desde dentro de esta herramienta. Con el Gestor de plannings la configuración de la oferta académica (en concreto de los grupos, sus sesiones y sus horarios) del centro se convierte en algo mucho más visual y por lo tanto más cómodo para el usuario final. Al Gestor de plannings se accede desde la solapa Académico> Plannings. Con él podremos ver de un solo vistazo, la distribución de los grupos que se imparten en nuestro centro e incluso, en modo comparativo, como se reparten entre las diferentes aulas del mismo. El Gestor de plannings permite trabajar de dos formas, mediante el Planning completo o con el Planning de grupos en aula/s La opción de Planning completo nos mostrará en un calendario todos las sesiones de los grupos que se imparten en todas las aulas que hemos definido al crear nuestra oferta académica, pudiendo de este modo tener un vistazo general de toda la planificación docente de nuestra empresa. Gestor de plannings. Opción de planning completo

121 Con la opción Planning de grupos en aula/s a su vez se podrá ejecutar de dos modos diferentes. En modo comparativo o en modo agregado. Con el modo comparativo podremos ver los grupos que se imparten en cada una de las aulas en la misma pantalla, pero de un modo separado. Por cada día del calendario aparecerán tantas columnas como aulas se hayan seleccionado. De esta forma, se podrá comparar la ocupación de cada una de ellas de forma rápida. Al mismo tiempo se podrán detectar huecos en los que poder incluir nuevos grupos con sus sesiones, para así terminar definiendo la oferta académica. Con el modo agregado podremos ver de un vistazo conjunto todos los grupos de nuestra oferta académica que se imparten en una serie de aulas determinadas (obviamente sólo se mostrarán aquellos grupos que tengan definidas sesiones y horarios dentro de sus características, ya que sin horarios no sabríamos cuándo ni dónde se imparten). De este modo podremos ver, de modo conjunto y en un mismo calendario, todo lo que se imparte, por ejemplo, en el Aula 1 y el Aula 2 o en el Aula 2 y el Aula 5. Como ya habrá deducido el lector, si en este modo agregado escogemos todas las aulas disponibles en el centro, veremos en pantalla lo mismo que nos mostraría la opción Planning completo. Gestor de plannings. Opción de planning en modo comparativo La ventana del Gestor de plannings tiene varias zonas claramente identificables, cada una de las cuales tienen una función determinada.- Cinta de título: En la parte izquierda aparecerá el título del planning que hemos abierto y en la derecha las fechas de inicio y fin de entre todas las seleccionadas. - Cinta de opciones: En esta cinta se muestran todas las opciones de visualización que indicarán al Gestor de plannings como presentarnos la información en la zona de la ventana denominada Cuerpo del planning o Calendario. Podremos ver la información en un calendario semanal, laboral (dejando fuera el día o días que definamos en las opciones como no laborales), mensual o diario. Manual de emagister-agora ACADÉMICO121

122 Podremos decidir cuál consideramos el horario lectivo o de jornada laboral, la escala de tiempo que nos divida cada franja, etc En esta cinta también están las herramientas de Gestión del planning, que nos permitirán dar de alta y/o modificar la oferta académica del centro. Cinta de opciones del Gestor de plannings Ventana de opciones del Gestor de plannings - Barra de calendario: Mediante esta útil barra podremos desplazarnos de forma rápida de unos días a otros con simples clics de ratón, permitiendo seleccionar los días concretos que queremos visualizar en el cuerpo del planning o calendario. De este modo con el uso del ratón y la tecla <Ctrl> podremos seleccionar días salteados (los días 11, 17, 20 y 26 de mayo por ejemplo) o con la ayuda de la tecla <Mayúsc> seleccionar un rango de días (del 13 al 22 de octubre por ejemplo). Barra de calendario con días salteados seleccionados

123 - Cuerpo del planning o calendario: En esta zona, la más amplia de la ventana, se nos presentará la información de nuestra oferta académica de una forma visual, dependiendo en todo momento de las opciones seleccionadas tanto en la cinta de título, como en la barra de calendario (vista de calendario mensual, semanal, diario o laboral, escala de tiempo, zona horaria, ) Zonas del Gestor de plannings Crear la oferta académica desde el planning En el Gestor de plannings nos permite dar de alta los grupos (con sus sesiones y sus horarios) de la oferta académica del centro de un modo ágil y visual. Por lo tanto, antes de empezar a utilizar el planning para definir la oferta académica con el entorno gráfico que nos ofrece el planning, deberemos tener creados todos los cursos o servicios que nuestro centro ofrece a sus posibles clientes. Para proceder a la definir y detallar la oferta académica del centro, el gestor cuenta con una serie de herramientas muy útiles en su cinta de opciones, agrupadas bajo el nombre de Gestión del planning. Manual de emagister-agora ACADÉMICO123

124 Herramientas del planning para la gestión de la oferta académica Para proceder a dar de alta un grupo, lo haremos posicionándonos en cualquier hora del día (en el caso de que estemos en vista diaria o laboral), o en el propio día (para vista semanal o mensual) en el que queramos que empiece el mismo. A continuación se hará clic en el botón Nuevo grupo. Esto nos abrirá la ventana de edición de grupos en modalidad de altas para proceder a su creación, con la fecha de inicio ya cubierta con la del día en el que estábamos posicionados (aunque se puede modificar si se desea). A continuación ya podremos rellenar todos sus datos y crear las sesiones y horarios pertinentes tal y como se indica en los anteriores apartados de este mismo capítulo. Alta de grupo, sus sesiones y sus horarios desde el planning Una vez terminada la creación del nuevo grupo lo veremos automáticamente pintado en la zona del calendario adecuada.

125 Modificar la oferta académica desde el planning El calendario del Gestor de plannings nos muestra de un modo gráfico todos los grupos de nuestra oferta académica que tiene definidas sesiones. Además de permitirnos crear nueva oferta académica, el gestor de plannings nos va a permitir modificar la ya existente de una forma rápida. Mediante la herramienta Gestión de planning de la cinta de opciones, además de crear nuevos grupos, podremos añadir horarios a las sesiones seleccionadas, así como abrir el grupo, la sesión o el horario seleccionado para realizar las modificaciones pertinentes. Para ello bastará sólo con pinchar sobre la sesión del grupo que deseemos modificar y escoger la opción adecuada de la cinta de opciones (también podemos pinchar con el botón derecho y un menú contextual nos mostrará las opciones de que disponemos). Estas modificaciones se reflejaran de modo automático en el calendario una vez aceptemos los cambios en la ventana de edición en la que hayamos entrado (horario, sesión o grupo). Opciones mostradas con el menú contextual sobre uno de los elementos del Planning 5.8. Calificaciones La aplicación incorpora, a partir de la edición Silver, una serie de utilidades agrupadas en la solapa Académico bajo la denominación de Calificaciones. Menú desplegado desde la opción Calificaciones Manual de emagister-agora ACADÉMICO125

126 Estas calificaciones sobre los alumnos permiten mantener un control personalizado de la progresión de los estudios del alumnado. Si el centro realiza pruebas periódicas para controlar esta progresión, aquí se pueden introducir los resultados obtenidos por los alumnos. La opción Calificaciones permite evaluar de forma individual a un alumno en una de las sesiones de los grupos en las que está matriculado. Desde estas opciones podemos añadir y editar calificaciones a alumnos. Si pulsamos sobre el botón Nuevo registro, añadiremos una calificación. Nos aparecerá una ventana que nos pedirá seleccionar un alumno (éste aparecerá preseleccionado si lo hacemos desde la Gestión avanzada de alumnos ), desde el botón de localizar (prismáticos pequeños con un símbolo de +) podremos escoger al alumno al que queremos hacer la anotación. En la lista desplegable de grupos nos aparecerán aquellos de los que se encuentra matriculado. Seleccionando uno de ellos nos aparecerán las sesiones asociadas en la lista desplegable de sesiones (es preciso haberlas definido para poder establecer calificaciones). Seleccionada la sesión nos habilitará las opciones de calificación e informes. La lista desplegable contiene las calificaciones definidas en la opción Baremos> Académicos > Calificaciones de la solapa Configuración. De este modo tendremos asignada una calificación a un alumno de una asignatura en concreto. Ventana de edición para realizar calificaciones de alumnos La opción Calificaciones en bloque nos permite dar de alta al mismo tiempo las calificaciones de todos los alumnos de un grupo determinado. Sirve para que un profesor concreto pueda introducir las notas de sus alumnos sin visualizar las notas de sus compañeros, de forma ágil y rápida. Además, se ha establecido un sistema estándar de introducción de observaciones sobre las calificaciones, de forma que el profesor pueda seguir unas normas establecidas por el centro y le sea más sencillo dar de alta los comentarios de las calificaciones. Para poder usar los comentarios estandarizados definidos por el centro deberemos tener definidos varios baremos de antemano. Estos se encuentran en la opción Baremos > Académicos de la pestaña Configuración y son los baremos: Tipos comentarios de notas (que sirve para poder tipificar los comentarios que se pueden insertar en las notas de los alumnos, como por ejemplo, NIÑOS, ADULTOS) y Comentarios de notas (que servirá para poder establecer los comentarios automáticos para añadir a las calificaciones). Una vez definidos los baremos podremos acceder a la ventana de calificaciones en bloque con la posibilidad de introducir comentarios estandarizados.

127 En esta ventana seleccionaremos el año académico, la evaluación que estamos calificando y el profesor que quiere introducir las notas. Si el usuario de emagister-agora con el que se ha entrado en la aplicación es el vinculado con un profesor y tiene permiso total sólo para ver registros propios en el apartado Calificaciones y actas se mostrará sólo ese profesor en el desplegable de selección de profesores, impidiendo de este modo que éste vea las calificaciones de los alumnos de otros docentes. Si el permiso es total para ver todos los registros en el apartado Calificaciones y actas podrá ver y editar las calificaciones de alumnos de cualquier otro docente. Una vez seleccionados estos 3 desplegables, se mostrarán las sesiones en las que imparte clase el profesor seleccionado y debajo de cada sesión los alumnos que pueden ser evaluados. En la ventana de la derecha se muestran todos los alumnos, y podremos indicar la calificación en cada uno de ellos. Ventana de calificaciones en bloque Deberemos repetir este proceso para cada sesión que deseemos calificar. Además, si queremos añadir observaciones sobre las calificaciones sólo tenemos que seleccionar el tipo de comentario y los comentarios que se quieran añadir. Cada vez que se pulse sobre el botón Insertar comentarios, se añadirá al texto que ya aparece en el campo de comentarios. Desde el botón de listado se podrá imprimir el boletín del alumno si hay un alumno seleccionado; o bien el boletín de todos los alumnos pertenecientes a la sesión si está seleccionada en el árbol de la parte izquierda de la ventana. Si se activa la casilla Preguntar el programa nos preguntará si deseamos guardar los datos cada vez que se detecte algún cambio en los mismos, de lo contrario se estarán guardando modificaciones constantemente con cualquier variación de datos. Manual de emagister-agora ACADÉMICO127

128 Otra forma más completa de evaluar, es la opción de Calificaciones con conceptos de la solapa Académico. Con esta opción podemos incluir valoraciones a un alumno sobre diferentes conceptos dentro de una misma asignatura. La forma de trabajar es muy sencilla, basta con crear diferentes conceptos de valoración en Baremos > Académicos > Conceptos evaluables de la solapa Configuración y asignarlos a las asignaturas que queremos que se evalúen a través de estos conceptos. Para la asignación bastará con entrar dentro de la asignatura y pulsar sobre el botón de Localizar y vincular registro existente o bien a través de Procesos en Bloque > Asignaturas >Vincular conceptos evaluables a asignaturas de la solapa Académico. Si pulsamos sobre el botón de añadir calificación, nos aparecerá una ventana que nos pedirá seleccionar un alumno (éste aparecerá preseleccionado si lo hacemos desde Gestión avanzada de alumnos ), desde el botón de localizar (prismáticos pequeños) podremos escoger al alumno al que queremos evaluar. En la lista desplegable de grupos nos aparecerán los aquellos de los que se encuentra matriculado. Seleccionando uno de ellos nos aparecerán las sesiones del grupo en la lista desplegable de sesiones (es preciso haberlas definido para establecer calificaciones). Una vez seleccionada la asignatura a calificar iremos calificando los conceptos pulsando sobre el botón de altas. Ventana de edición de calificaciones con conceptos Por último existe la opción de Calificaciones con conceptos en bloque, que nos permite dar de alta calificaciones por conceptos en bloque para los alumnos de una determinada sesión. El interfaz es similar al de las Calificaciones en bloque, y se tendrán en cuenta las mismas consideraciones en tema de permisos, usuarios, asignaturas y baremos ( Comentarios y Tipos de comentarios ) que se aplicaban a las mismas.

129 En esta ventana seleccionaremos el año académico, la evaluación para la que estamos calificando y el profesor que quiere introducir las notas, al igual que hacíamos en las calificaciones en bloque sin conceptos. Una vez seleccionados estos 3 desplegables, se mostrarán las sesiones que éste imparte y debajo de cada sesión los alumnos que se pueden evaluar de las mismas. Sin embargo, ahora al seleccionar el alumno se mostrarán todos los conceptos que se tienen que calificar, estableceremos las calificaciones pertinentes y si queremos añadir observaciones sobre las calificaciones sólo tenemos que seleccionar el tipo de comentario y los comentarios que se quieran añadir. Desde el botón de listado se podrá imprimir el boletín del alumno si hay un alumno seleccionado; o bien el boletín de todos los alumnos a la vez si se pulsa estando seleccionada la sesión en el árbol desplegable. Ventana de calificaciones con conceptos en bloque Boletines de notas En la solapa Académico con la opción Impresos académicos >Boletines de notas (disponible a partir de la edición Silver) podremos generar los boletines de notas de las calificaciones o calificaciones con conceptos que se hayan introducido en la aplicación. Manual de emagister-agora ACADÉMICO129

130 Además de los boletines (documento individual para un solo alumno), se pueden generar listados de notas, en los que aparecerán todos los alumnos matriculados a un grupo determinado. La aplicación también nos da la opción de exportar las calificaciones a Access o a Excel. Opciones del botón Impresos académicos > Boletines de notas de la solapa Académico Al igual que el resto de impresos que se muestran con el Gestor de impresos de emagister-agora, los boletines y listados de notas los pueden personalizar los usuarios mediante el uso de la solapa Vista de diseño del mencionado gestor. Gestor de impresos mostrando el diseño predeterminado que se lanza desde la opción Listado de notas

131 Capítulo6 COMERCIAL En este capítulo Introducción a la gestión comercial Clientes El gestor de solicitudes Gestión de s Envío de SMS Gestión de agendas Tareas Control de calidad Presupuestos Gestión de comerciales Manual de emagister-agora COMERCIAL131

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133 6.1. Introducción a la gestión comercial La solapa Comercial es la parte CRM (del acrónimo del término en inglés "Customer Relationship Management") y una de las partes más importantes de emagister-agora. Con ella se cubre la necesidad de aquellos centros que desean realizar de una manera óptima la administración de la relación con sus clientes y alumnos. De este modo, el centro docente podrá conocer mejor las necesidades de sus clientes (o clientes potenciales) y así poder adelantar una oferta académica adecuada a las mismas, mejorando la calidad de su prestación de servicios. En definitiva, podrá realizar un correcto seguimiento comercial de sus clientes. Con este apartado de la aplicación podemos llevar, de una forma sencilla, una gestión de las solicitudes de información recibidas interesándose en la oferta académica del centro (sincronizando de modo directo con la plataforma de promoción de cursos Emagister), los contactos realizados con cada cliente/alumno, incluyendo un detallado sistema de agenda y avisos que nos permitirá estar al día constantemente, además de controlar otros aspectos que veremos más adelante. Solapa Comercial de emagister-agora La solapa Comercial, obviamente gira en torno al concepto de cliente/alumno, sin embargo hay varios conceptos que es importante tener claros antes de seguir con la exposición de este capítulo. Estos son los de solicitudes de información, acciones sobre solicitudes y eventos de agenda. Las solicitudes de información en emagister-agora recogen las necesidades de nuestros clientes o alumnos o el interés mostrado por los mismos en nuestra oferta académica (grupos) e incluso en un servicio que todavía no estemos ofertando. De este modo, nos servirán como una importante fuente de información para la realización de campañas comerciales o para adecuar nuestra oferta académica a las necesidades del mercado. Las acciones comerciales, son aquellas interacciones comerciales que se realizan sobre solicitudes de información, clientes o alumnos gestionadas con emagister-agora, como por ejemplo, la recepción de un por parte de un cliente solicitando información, la llamada a un alumno para informarle de un curso, Los eventos de agenda se entienden como todas aquellas reuniones, visitas, avisos programados, etc que el personal de nuestro centro puede tener con cualquiera de nuestros clientes o alumnos. Así pues, bajo este concepto incluimos todo tipo de eventos (tanto pasados como futuros o programados) que pueden surgir en la relación con nuestros clientes o alumnos y que serán tratados en la potente agenda que incorpora emagister-agora. Por otro lado, mediante las tareas, el programa permite realizar la programación y el seguimiento de las tareas que debe realizar el personal del centro Clientes En emagister-agora se distingue entre alumno (quien recibe la formación) y cliente (quien abona los costes de la misma). Tanto el cliente como el alumno son las figuras sobre las que se centra la gestión comercial de la aplicación. Sin embargo, se ha optado por incluir en las solapas Económico y Comercial la figura del cliente y en la solapa Administrativo la del alumno, ya que el primero es el encargado de pagar la formación que recibe el alumno (por ello el cliente es también una de las figuras centrales de la Manual de emagister-agora COMERCIAL133

134 gestión económica de emagister-agora como se verá en el capítulo 8) y por lo tanto se le presupone en la mayoría de los casos mayor importancia en el plano de la gestión comercial Fichero de clientes Los clientes en emagister-agora son quienes realizan el pago de los servicios de formación que oferta el centro docente, en contraposición a los alumnos (concepto tratado en profundidad en el capítulo 7), que son quienes reciben dichos servicios. Para introducir nuevos clientes en la aplicación lo podremos realizar desde varias opciones, como por ejemplo desde el Botón emagister-agora > Nuevo >Nuevo cliente, desde la solapa Comercial>Fichero de clientes o desde la ventana de Académico > Nueva matrícula. También es posible hacerlo desde la ventana de Gestión avanzada de clientes. Para dar de alta un cliente, no es preciso que haya contratado un servicio, es decir, realizado una matrícula. De este modo, pueden archivarse también los datos de aquellos clientes potenciales que simplemente han contactado con el centro en busca de información. Ventana que se lanza desde la opción de Fichero de clientes La ventana de edición de clientes se divide en cuatro pestañas: 1) La primera, Personales, contiene datos personales del mismo, como si se trata de un particular o una empresa, su nombre, domicilio, , etc. Los únicos datos obligatorios son los apellidos en el caso de un cliente de tipo particular o el nombre en el caso de ser de tipo empresa. También aparece un código de expediente de tipo alfanumérico para que el usuario de emagister-agora pueda crear sus propios códigos de cliente personalizados. En el espacio para la fotografía del cliente, bastará con que hagamos doble clic sobre él, o pulsemos sobre el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú desplegable que nos permite seleccionar el fichero que contiene la fotografía del cliente (que antes habremos capturado con un escáner o cámara digital), y que tendrá que estar en uno de estos tres formatos: *.bmp (recomendado), *.gif, o *.jpg. No importa el tamaño de la imagen original, el programa la adaptará al espacio disponible sin deformarla.

135 Ventana de edición de clientes en la pestaña Personales 2) La segunda recoge datos Económicos. Podremos ver datos como el número de subcuenta contable, los datos bancarios o los datos de tarjeta de crédito. Además, se puede marcar un porcentaje de descuento para ese cliente que afectará tanto al importe de la matrícula de la que se hace cargo ese cliente, como de los grupos incluidos dentro de la misma. Es decir, si por ejemplo marcamos un 5% de descuento para ese cliente, este descuento se aplicará, tanto para los gastos de matriculación como para cada grupo del que esté matriculado el alumno. El descuento lo aplicará por defecto, pero se podrá modificar para cada matrícula o grupo matriculado concreto. 3) La tercera pestaña, Comerciales, permite indicar datos de carácter comercial, como la persona de contacto del cliente, el comercial asignado, el origen de contacto, etc. Además, en este apartado también tenemos la posibilidad de marcar la opción de Indica si el cliente no desea recibir mailing del centro, para poder excluirlo a la hora de hacer mailings masivos. 4) La cuarta pestaña, Empresa/Observaciones, nos permite guardar datos como la actividad, persona de contacto, número de trabajadores, etc. (para el caso de que el cliente sea una empresa) o bien anotar los datos de la empresa donde trabaja el cliente. Además se pueden añadir anotaciones sobre el cliente y visualizar la relación de alumnos vinculados con el mismo Gestión avanzada de clientes La ventana de Gestión avanzada de clientes permite consultar y manipular los datos íntegros de un cliente determinado, dar de alta nuevos y desplazarse entre las fichas de los mismos. Como ya hemos mencionado en el anterior apartado, caben otras posibilidades para dar de alta un nuevo cliente, una de las más interesantes es desde la solapa Económico en la opción Gestión de alumnos. Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde Nuevo cliente o desde Fichero de clientes ), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el mismo. Manual de emagister-agora COMERCIAL135

136 Desde una sola pantalla nos será posible consultar todos los datos del cliente, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono de Elementos vinculados escogido (barra situada en la zona izquierda). Ventana de Gestión avanzada de clientes En la ventana de Gestión avanzada de clientes podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o Elementos vinculados (dependiendo de la edición del programa que tengamos, se tendrán activas más o menos opciones): Datos generales: [disponible para todas las ediciones] Muestra los datos generales del cliente seleccionado. Permite modificar. En algunos campos permite dar altas, buscar o enviar un sin salir de la pantalla. Estadísticas: [disponible para todas las ediciones] Muestra una estadística gráfica del total adeudado, cobrado y pendiente. Direcciones: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las direcciones del cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Personas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las personas de contacto en las direcciones que tiene el cliente seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Adeudos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los adeudos o derechos de cobro sobre el cliente seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, imprimir el adeudo, crear una factura o emitir una copia de la ya hecha, consultar, listar e imprimir.

137 Cobros: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todos los cobros efectuados al cliente seleccionado. Permite filtrar, anular el cobro seleccionado, consultar, listar e imprimir. Facturas: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra todas las facturas realizadas al cliente seleccionado. Permite filtrar, emitir copia de la factura seleccionada, cobrar el importe pendiente de la factura seleccionada, anular la factura seleccionada, consultar, listar e imprimir. Solicitudes: [disponible para todas las ediciones] Refleja las solicitudes de información que se han recibido por parte del cliente seleccionado sobre la oferta académica del centro. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Acciones: [disponible a partir de la edición Basic] En esta pantalla veremos las acciones (llamadas, envío de s, elaboración de presupuestos, ) que se ha realizado sobre el cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Eventos de agenda: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todos los eventos de agenda realizados o a realizar sobre el cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Tareas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todos las tareas a realizar vinculadas al cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Eventos de agenda con avisos: [disponible a partir de la edición Basic].Muestra los eventos que tienen marcado un aviso y están relacionados con el cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. s enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra el histórico de los s que se han enviado al cliente seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. s recibidos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra el histórico de los s que se han recibido por parte del cliente seleccionado contestando a solicitudes de información a través de la plataforma de Emagister.com. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. SMS enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra el histórico de los SMS que se han enviado al cliente seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Presupuestos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los presupuestos realizados al cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Profesores: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los profesores que dan clase a los alumnos vinculados al cliente seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Grupos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los grupos en los que están matriculados los alumnos vinculados al cliente seleccionado. Permite dar de baja al alumno en el grupo seleccionado (temporal o definitivamente), filtrar, listar e imprimir. Horarios: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los horarios de las sesiones de los alumnos vinculados al cliente seleccionado. Permite filtrar, listar e imprimir. Alumnos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los alumnos que tiene vinculados el cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Alumnos en grupos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los alumnos vinculados al cliente seleccionado, indicando a qué grupo están matriculados. Permite añadir una baja del alumno en el grupo, filtrar, listar e imprimir. Matrículas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las matrículas de los alumnos vinculados al cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, generar un adeudo manual, generar el siguiente adeudo periódico, filtrar, consultar, listar e imprimir. Vencimientos: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra los vencimientos de las matrículas vinculadas al cliente seleccionado. Permite consultar, filtrar, listar e imprimir. Asistencias: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra la gestión de las asistencias de los alumnos vinculados al cliente seleccionado, indicando si han asistido y si están confirmadas. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Documentación (Gestión documental): [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los documentos vinculados al cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. Además, Manual de emagister-agora COMERCIAL137

138 permite la utilización de plantillas para crear documentos como contratos, cartas comerciales, circulares, faxes, Estas plantillas se deben crear desde el Panel de control de emagister-agora en su opción de Configurar informes con MS Word. Allí crearemos una nueva plantilla de expediente de cliente con los datos que nos convengan y daremos el formato que nos interese al documento (carta, circular, fax, ). Una vez creada la plantilla desde el botón Nuevo documento escogeremos la plantilla que queramos y nos aparecerá el documento ya rellenado con los datos del cliente Direcciones y personas A partir de la edición Basic de emagister-agora, mediante los Elementos vinculados específicos de la Gestión avanzada de clientes se va a permitir crear tantas direcciones del cliente como queramos, además de la dirección principal o central del cliente situada en sus Datos generales. Esto será interesante, por ejemplo, para el caso de clientes empresa que tengan direcciones en diferentes edificios o ciudades. Ventana de edición de otras direcciones Además, la aplicación permite dar de alta las personas de contacto en cada dirección de las antes mencionadas. Así, sabremos por quién preguntar en cada caso. En el caso de que la persona ya estuviese dada de alta, tan solo hace falta vincularla desde el apartado Personas de la ventana de edición de direcciones y en lugar de hacer clic en el botón de altas [+], pulsaremos sobre el botón de Localizar e insertar [botón con forma de lupa]. Ventana de edición de personas de contacto de un cliente

139 Desde el ítem o Elemento vinculado Personas podemos dar de alta las personas (empleados o contactos) del cliente sin necesidad de vincularlos con ninguna de las otras direcciones en concreto. Podremos añadir información de esta persona como su cargo, teléfono fijo, teléfono móvil, , fax, 6.3. El gestor de solicitudes Las solicitudes de información son una de las partes principales sobre las que gira el área comercial (CRM) de emagisteragora. Mediante el Gestor de solicitudes se recogen las necesidades de nuestros clientes o alumnos o el interés mostrado por los mismos en nuestra oferta académica e incluso en un servicio que todavía no estemos ofertando, agilizando y centralizando de este modo gran parte del proceso comercial de la empresa. Ventana del Gestor de solicitudes El Gestor de solicitudes, junto con la Agenda, vienen a ser el panel de mandos desde el cual gestionar de forma centralizada la corriente de acciones comerciales que se generan con clientes o alumnos, pudiendo gestionar desde el momento en el que estos muestran interés por nuestra oferta académica hasta que se les matricula en alguno de los grupos de emagister-agora o por otro lado se descartada la solicitud de información. Las solicitudes de información se obtienen de forma automática al sincronizar con la plataforma de Emagister (descargando las que realizan internautas interesándose en alguno de los cursos allí publicados por el centro docente), pero también existe la posibilidad de importar solicitudes provenientes de cualquier otro proveedor distinto de Emagister o incluso añadir de forma manual una solicitud que nos hayan podido realizar un cliente o alumno potencial de forma directa, llamando o visitando el centro. Existen hasta cinco estados principales en los que se pueden encontrarlas solicitudes de información: Nueva : es el estado de una solicitud que aún no ha sido ni siquiera leída. Abrir una solicitud con doble clic sobre la misma o el botón Editar solicitud, cambiará su estado a pendiente, ya que la aplicación considerará que el usuario la ha leído. Las solicitudes entran como nuevas en la aplicación, ya sea vía importación, vía sincronización con los servidores de Emagister o manualmente. Manual de emagister-agora COMERCIAL139

140 Pendiente : una solicitud se encontrará en este estado cuando aún no se ha realizado ninguna acción comercial de las que hacen que la persona solicitante de la información se considere como contactada o informada. Pero, sin embargo, la solicitud ya se considera que ha sido leída. Contactada : este estado es el que muestran aquellas solicitudes sobre las que se ha realizado alguna acción comercial mediante la cual se considera que la persona remitente ha sido informada o contactada. Por lo tanto, acciones como por ejemplo, una llamada telefónica, un envío de , un envío de SMS o una reunión hacen que una solicitud se considere que ha sido contactada. Matriculada : Todas aquellas solicitudes que acaban transformándose en una matrícula, es decir una venta, se encontrarán en este estado. Descartada : Aquella solicitud que no acaba matriculada o si el centro así lo considera oportuno por cualquier otro motivo, será descartada. La ventana del Gestor de solicitudes se puede dividir principalmente en cuatro zonas o partes: LISTA DE SOLICITUDES En la parte superior derecha del Gestor de solicitudes aparece una lista con una serie de solicitudes de información. Las solicitudes que se mostrarán serán distintas, dependiendo de la carpeta de búsqueda que se seleccione en el Panel de carpetas de búsqueda. Apartado Lista de solicitudes del Gestor de solicitudes mostrando las solicitudes pendientes En esta lista podemos trabajar con las solicitudes de forma cómoda, seleccionando una o varias de ellas y cambiándolas de estado, ya sea mediante las acciones que aparecen en la barra de botones de la ventana, como mediante el uso del menú contextual que aparece pulsando con el botón secundario del ratón sobre las mismas. Mediante el uso de este menú contextual podemos seleccionar una o varias solicitudes y realizar operaciones sobre las mismas. Podremos cambiar su estado actual al que nos interese, vincular las mismas a un cliente o alumno, asignarlas a un empleado comercial del centro (para que éste realice el seguimiento de las mismas), asignarles una marca o color, enviar un , mandarles un SMS,... Además, al igual que ocurre en las ventanas de lista en las que aparecen entidades a las que se les pueden remitir correos electrónicos o SMS (clientes, alumnos, proveedores, ), se puede realizar este tipo de envíos a las solicitudes seleccionadas mediante el uso de las opciones Enviar mensaje ( ) y Enviar mensaje (SMS) del mencionado menú contextual.

141 Menú contextual de la Lista de solicitudes VISTA PREVIA DE LA SOLICITUD En la parte inferior derecha del Gestor de solicitudes aparece una vista previa de la solicitud que se tenga seleccionada en la Lista de solicitudes. Así podrá visualizar sin abrir la solicitud algunos de sus datos más relevantes, como el remitente, teléfono, comentarios, Apartado Vista previa del Gestor de solicitudes PANEL DE CARPETAS DE BÚSQUEDA Las carpetas de búsqueda sirven para agrupar mediante un conjunto de criterios las solicitudes de información. Existen una serie de carpetas de búsqueda predefinidas en emagister-agora que no pueden eliminarse bajo ningún concepto y que son las que agrupan todas las solicitudes Pendientes (aparecerán tanto las solicitudes con estado de nuevas como las pendientes), las Contactadas, las Matriculadas y las Descartadas. Carpetas de búsqueda predefinidas Manual de emagister-agora COMERCIAL141

142 A parte de estas carpetas predefinidas se pueden crear carpetas de búsqueda personalizadas, teniendo en cuenta diversos criterios. Estas carpetas personalizadas se pueden crear, modificar y borrar según sean las necesidades. Cada una de estas carpetas puede ser compartida o privada para el usuario de la aplicación que la creó según sea conveniente. Para crear una carpeta de búsqueda, basta con hacer clic sobre la zona de las carpetas de búsqueda con el botón secundario del ratón. Al hacerlo se nos mostrará un menú contextual con una serie de opciones, entre ellas la de Crear carpeta de búsqueda. Desde este menú también podremos eliminar una carpeta de búsqueda (siempre y cuando no sea de las predefinidas), editar sus características, agregarla a la lista de carpetas favoritas o quitarla de la lista de carpetas favoritas. Menú contextual para la Gestión de carpetas de búsqueda La lista de carpetas favoritas, es tan solo una organización personal de carpetas con el fin de facilitar el acceso a aquellas que sean de uso frecuente. Las carpetas predefinidas siempre formarán parte de este grupo además de figurar en el listado de todas las carpetas. Una vez en la ventana de creación de la carpeta de búsqueda, se hará la selección de criterios que se desea que cumplan todas aquellas solicitudes que aparecerán listadas al seleccionarla. Carpeta de búsqueda personalizada para ver las solicitudes recibidas desde Madrid durante los últimos 30 días

143 NOTA: La operación de eliminar una carpeta de búsqueda no afecta a las solicitudes que se muestran al seleccionarla, es decir, no se eliminan estas últimas, ya que las carpetas hay que entenderlas sólo como una forma de filtrar solicitudes de información por una serie de criterios y no como contenedores de las mismas. BARRA DE BOTONES La barra de botones del Gestor de solicitudes es semejante a la que aparece en las ventanas de lista. Nos muestra un conjunto de iconos o botones que, al ser presionados, activan ciertas funciones que la aplicación realizará sobre las solicitudes de información. Existen los botones de editar, actualizar datos, añadir filtros, quitar filtros, listar datos, opciones para ordenar y buscar los datos que realizan las mismas funciones que en el resto de ventanas de lista. Sin embargo existen una serie de botones que son específicos y exclusivos del Gestor de solicitudes. Estos son los siguientes: Contactar, Matricular, Descartar, Importar/Exportar, Emagister+ y Sincronizar. Opciones específicas de la barra de botones del Gestor de solicitudes Con la opción de Contactar se cambiará el estado de todas las solicitudes seleccionadas al de contactadas, pero sin especificar qué acción comercial se ha realizado para considerarlas de este modo. Botón Contactar del Gestor de solicitudes Con la opción de Matricular se cambiará el estado de todas las solicitudes seleccionadas al de matriculadas. Botón Matricular del Gestor de solicitudes Manual de emagister-agora COMERCIAL143

144 Al marcar esta opción, se presentarán al usuario varias alternativas: - Crear una nueva matrícula en emagister-agora a partir de los datos de la solicitud seleccionada. Si la solicitud ya está vinculada a un cliente, alumno y grupo, se mostrará la ventana de Nueva matrícula con todos los datos mencionados ya marcados. - Vincular la solicitud de información a una matrícula ya existente en la aplicación. - Finalmente esta la opción de sólo cambiar el estado a matriculada sin dar de alta ni vincular a ninguna de las matrículas existentes en la aplicación. En cualquiera de las alternativas arriba mencionadas, la solicitud o solicitudes de información seleccionadas pasarán a tener el estado de matriculadas. Mensaje con las alternativas para marcar como matriculada una solicitud La opción de Descartar cambiará el estado de todas las solicitudes seleccionadas al de descartadas. Botón Descartar del Gestor de solicitudes

145 La opción Importar/Exportar permite al usuario importar, con un sencillo proceso, solicitudes de información desde una plantilla de Microsoft Excel genérica o desde plantillas de otros portales de publicación de cursos. Opción Importar/Exportar del Gestor de solicitudes de emagister-agora La opción de Importar desde platilla genérica, muestra un sencillo asistente de tres pasos que crea el documento de Microsoft Excel en el que se introducirán los datos de las solicitudes que se deseen importar. Posteriormente sólo se tendrán que rellenar los datos abriendo la plantilla y rellenarla con los datos adecuados. Finalmente se indica la ruta donde se encuentra la misma y una vez finalizado el proceso la aplicación habrá incorporado los datos de la plantilla a emagister-agora como nuevas solicitudes. Ventana para la importación de solicitudes desde una plantilla de Excel La opción Exportar a Excel permite exportar las solicitudes de información incorporadas a emagister-agora a un fichero con formato XLS para que puedan ser tratadas desde fuera de la aplicación. La opción de Sincronizar conecta con la plataforma de Emagister, realizando el envío y recepción de solicitudes entre la aplicación y el menú de centro de Emagister. Se descargarán a emagister-agora las nuevas solicitudes que se reciban desde Emagister y/o sus partners, así como las modificaciones que se hayan realizado sobre cualquiera de las mismas desde el menú de centro. Manual de emagister-agora COMERCIAL145

146 Durante este proceso también se enviarán y recibirán los s entre el centro y el solicitante de información (sólo para las solicitudes de Emagister o partners autorizados). Además, se descargarán al programa los nuevos cursos que se publiquen desde el menú de centro de Emagister para que, de esa manera, el usuario los pueda vincular con grupos de emagister-agora. Finalmente, emagister-agora, mediante la opción Emagister+ permite la conexión con el sistema de recomendación de cursos basado en la red de centros clientes de Emagister. Los alumnos incluidos en los listados de Emagister+ esperan recomendaciones de cursos similares para elegir el más adecuado a sus necesidades. Emagister presenta a los centro que usan Emagister+ aquellos usuarios que se han interesado por cursos similares y que previamente han solicitado y autorizado su presencia en este sistema de Emagister+. Con este sistema, Emagister quiere mejorar los servicios que ofrece a los alumnos, asegurando que son atendidos y sobretodo aumentando la calidad de las recomendaciones que reciben. Los usuarios disponibles en Emagister+ han sido generalmente contactados por muy pocos centros. En muchos casos incluso por ninguno. Las solicitudes generadas a través de Emagister+ son tratadas conjuntamente con el resto de solicitudes, según el contrato vigente. El servicio de Emagister+ está activado, de modo que cualquier centro cliente de Emagister ya puede agregar interesados a su listado de solicitudes.

147 Ventana de Emagister+ lanzada desde emagister-agora Las solicitudes de información Desde el Gestor de solicitudes podremos entrar a ver en detalle y modificar los datos de cualquiera de las solicitudes. Tan sólo tendremos que hacer doble clic en la que nos interese ver o seleccionarla y pulsar sobre el botón Editar solicitud de la barra de botones del gestor. Se nos mostrará la ventana de edición con los datos de la solicitud seleccionada. La ventana que se nos muestra tiene en la zona superior izquierda los datos principales de la misma, el nombre y apellidos del solicitante, la fecha de solicitud y el estado de la misma. Zona de datos principales de la solicitud de información Bajo los datos principales aparecen tres pestañas que nos amplían la información de la solicitud. En la primera de ellas, Datos generales, se muestran el resto de datos personales del solicitante (dirección, población, país, ), el curso en el cual solicita información y su grupo de emagister-agora vinculado. En la segunda pestaña, Otros datos se muestran datos laborales y de la empresa del solicitante, así como todos los datos de la solicitud en forma de lista, incluidos una serie de datos especiales que se contratan a Emagister y que adaptan a medida de sus usuarios los datos que se desean recibir de la solicitud, por ejemplo, se podría recibir la fecha de nacimiento del solicitante, el NIF, la situación laboral, la mejor franja horaria para poder contactarle, etc En la tercera y última solapa, Seguimiento y vínculos, aparecen datos de seguimiento comercial, como el comercial encargado de gestionarla, el grado de interés mostrado por el solicitante y comentarios adicionales, además de vínculos con otras entidades de emagister-agora, como el cliente y el alumno relacionados con la solicitud. En la parte derecha de la ventana nos aparece un listado con todas las acciones comerciales que se han ido realizando sobre la solicitud seleccionada. Se podrán añadir, eliminar o modificar acciones de forma manual, pero también se crearán de forma automática (cuando realizamos el envío de un a un solicitante, marcamos como matriculada una solicitud, indicamos que se ha realizado una llamada al solicitante, ). Las acciones, ya se creen de modo automático o de forma manual pueden modificar el Manual de emagister-agora COMERCIAL147

148 estado de una solicitud, de tal modo, que si por ejemplo realizamos una acción de envío de SMS a una con estado Pendiente pasaría a estar Contactada, si realizamos una matrícula vinculada a una solicitud Contactada pasaría a Matriculada,... Ventana de edición (en modalidad de altas) de una solicitud Las acciones comerciales Sobre las solicitudes de información (ya sea mediante sincronización con la plataforma Emagister o introduciéndolas de forma manual), los alumnos y los clientes introducidos en emagister-agora se pueden realizar una serie de acciones comerciales que se irán registrando y, como ya hemos mencionado, en el caso de las solicitudes de información pueden cambiar su estado. Algunas acciones comerciales sobre las solicitudes de información se crearán de modo automático al realizar un tipo de operaciones, por ejemplo si se realiza el envío de un a la misma, si la marcamos como contactada, si la vinculamos a un cliente o alumno concreto, etc Además de la creación automática de acciones también las podremos generar de modo manual desde la propia ventana de edición de una solicitud añadiendo en la parte derecha (en la zona de Acciones sobre solicitud ) más acciones mediante el botón Nuevo registro. Se nos mostrará una ventana en la que podremos crear una nueva acción. Podremos indicar el tipo de acción sobre la solicitud de entre las siguientes: asignada a usuario, comentario, contactada, correo ordinario, correo reenviado, descartada, enviado, recibido, envío de SMS, llamada (ausente), llamada (número incorrecto), Llamada (OK), matriculada, modificación de datos, pendiente, presupuesto y visita/reunión. Algunos de los mencionados tipos de acción sólo se pueden crear de forma manual, como por ejemplo visita/reunión o correo ordinario.

149 Además del tipo de acción, se puede indicar una fecha de creación, unas observaciones y los minutos empleados en realizar dicha operación. En la parte inferior de la ventana de edición de acciones aparecerán vínculos con otros elementos de emagister-agora (cliente, alumno o solicitud). Ventana de edición de una acción creada desde la ventana de una solicitud de información Una vez se dan de alta acciones, sólo se podrán modificar las observaciones de las mismas, por lo que si hemos cometido algún error al darlas de alta, debería eliminarse y volverse a generar. Las acciones sobre solicitudes también las podremos visualizar desde la opción Acciones de la solapa Comercial. Menú desplegado del botón Acciones de la solapa Comercial Desde esta ventana se podrán consultar de modo conjunto y en una ventana de lista las acciones según una serie de criterios (las vinculadas a solicitudes, a clientes, a alumnos, ) y realizar filtros según se considere oportuno. Desde esas ventanas de lista Manual de emagister-agora COMERCIAL149

150 podremos crear nuevas acciones, al igual que podremos crearlas para alumnos y clientes desde las ventanas de gestión avanzada adecuadas Gestión de s Con emagister-agora se podrá realizar el envío de s a través de un completo gestor que incluye la propia aplicación. Para ello se deben configurar las cuentas de de modo similar a como se realiza en cualquier gestor de correo electrónico del mercado. Menú desplegado del botón s de la solapa Comercial Los s se pueden enviar desde numerosas partes de la aplicación. Por ejemplo, podremos enviar correos electrónicos desde cualquier ventana de lista o ventana de edición en la que se muestren registros que posean un campo de (alumnos, clientes, profesores, personal, proveedores y solicitudes). Sin embargo, hay una tarea que se debe hacer antes de comenzar a enviar s, configurar las cuentas de correo electrónico que se usarán para realizarlos. Para ello pulsaremos sobre la opción s > Administración de cuentas de de la solapa Comercial. Se mostrará una ventana de lista desde la cual podremos dar de alta nuevas cuentas, eliminarlas, consultar sus datos de configuración, Ventana de alta para la configuración de cuentas de para Otro tipo de cuenta

151 Para crear una cuenta de deberemos introducir los mismos datos que en cualquier programa de gestión de correos electrónicos del mercado. Primero escogeremos el tipo de cuenta que deseamos configurar (Gmail by Google, Windows Live Hotmail, Yahho! Mail u otro tipo) y a continuación se indicarán los datos que se pidan (nombre de cuenta, dirección de , información del servidor de correo saliente, nombre de usuario, contraseña, ). Finalmente se deberá indicar si la cuenta es para el uso exclusivo de un empleado del centro usuario de emagister-agora, un grupo de usuarios o para todos los empleados del centro usuarios de emagister-agora. Una vez configuradas las cuentas de correo electrónico en emagister-agora, el gestor de envíos de nos permite realizar envíos enlazados o manuales. Los primeros son aquellos que se remiten a uno o varios registros que existen en la base de datos (alumnos, clientes, proveedores, ). Una vez realizado el envío, se quedará registrado en la ventana de gestión avanzada adecuada dentro del Elemento vinculado s enviados. De este modo podremos, por ejemplo, ver el histórico de todos los correos electrónicos que se han remitido a un alumno concreto. Por otro lado, el envío manual (accesible tan solo al dar un alta desde s > Gestión de s enviados de la solapa Comercial ) permite crear un correo electrónico y enviarlo a la dirección que se desee, escribiendo la dirección de forma manual. Obviamente, si se opta por este segundo tipo de envío el , no se vinculará al histórico de ningún registro de la base de datos, quedando sólo constancia del envío en la ventana de lista de Gestión de s enviados. En el caso de envío de s como respuesta a una solicitud de información recibida desde la plataforma de Emagister, si esta tiene una antigüedad inferior a seis meses, la aplicación usará la propia pasarela de Emagister para realizarlos, no la cuenta de correo configurada por el usuario. En cualquier caso, para redactar un se nos presentará la ventana del Gestor de envío de s. En la misma escogeremos en el campo De, cualquiera de las cuentas de que se hayan dado de alta previamente en el programa. En el campo Para podremos añadir los destinatarios que nos interesen ya sea de forma enlazada o manual. Se indicará un asunto para el mensaje y se procederá a escribir un mensaje en el espacio para ello dispuesto en la zona inferior del gestor. Se podrá solicitar confirmación de lectura al destinatario del . Este mensaje se podrá escribir en un entorno muy parecido a un editor de textos estándar o directamente en lenguaje HTML y además se podrán adjuntar los archivos que se deseen. Ventana del Gestor de envío de s Manual de emagister-agora COMERCIAL151

152 Con emagister-agora se permite la creación de plantillas de para redactar mensajes. De este modo se pueden crear completos mensajes de personalizados para su uso en envíos masivos. Desde la opción s > Gestión de plantillas de envíos de de la solapa Comercial podremos crear tantas plantillas para envío de s como deseemos. Para crear estas plantillas les pondremos un nombre identificativo e indicaremos el tipo de plantilla. Este segundo dato es muy importante, ya que dependiendo del tipo de plantilla se podrán personalizar o no las misma. Se podrán crear plantillas sin tipo de destinatario definido o para envío a alumnos, clientes, empleados, proveedores o solicitudes de información. Las plantillas para un tipo de destinatario definido se podrán personalizar con los campos del mismo, es decir, para un alumno podremos redactar un mensaje que establezca como una variable su nombre, apellidos, teléfono,. De esta forma, si se realiza el envío a varios alumnos utilizando esa plantilla, las variables (campos) incluidos en el mensaje se rellenarán de forma adecuada con los datos personalizados de cada alumno. Como es lógico si la plantilla tiene un tipo de destinatario definido, sólo se podrá utilizar para envíos a los mismos (una plantilla de tipo alumnos, sólo se podrá utilizar para redactar s destinados a éstos), sin embargo las plantillas sin tipo de destinatario concreto se podrán usar para el envío múltiple a cualquier destinatario (aunque no se podrán personalizar con la inclusión de campos en el cuerpo del mensaje). Una vez escogido el tipo de plantilla (cuando es para destinatarios definidos), podremos incluir los campos deseados del tipo de destinatario en el cuerpo del mensaje. Para ello bastará con arrastrar desde la columna Campo de la caja situada en la parte superior derecha de la ventana de Configuración de plantillas a la zona deseada del mensaje. También se podrá definir un asunto y establecer ficheros adjuntos a la hora de crear plantillas de envío de s. Ventana de Configuración de plantillas para el envío de s

153 Además de los s enviados, la aplicación permite la gestión de los s que se reciben durante el proceso de sincronización de emagister-agora con la plataforma Emagister. Mediante la opción s > Gestión de s recibidos (a través de Emagister) de la solapa Comercial podremos ver todos los mensajes que se reciben a través de esta plataforma y que han remitido las persona que solicitan información sobre algunos de los cursos allí publicados. IMPORTANTE: Emagister no desea spammear a los usuarios de la plataforma. Por ese motivo, para solicitudes No- Emagister o solicitudes Emagister con más de 6 meses de antigüedad, la aplicación usará las cuentas de correo que se haya configurado el usuario de emagister-agora. La utilización de los datos recibidos desde Emagister debe realizarse bajo el cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal y la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico y de la normativa que las desarrolla. En este sentido, Emagister le informa de que es obligatoria la obtención del consentimiento expreso del remitente de la solicitud para el tratamiento de su información y el envío de comunicaciones electrónicas promocionales que no correspondan al objeto por el cual el remitente realizó la solicitud de información. NOTA: Si no se configura ninguna cuenta de correo electrónico en emagister-agora, se podrá realizar el envío de correo electrónico a través del cliente de configurado como predeterminado en el sistema operativo (por ejemplo el MS Outlook ), pero se perderá el formato aplicado al mensaje y no se enlazarán los campos para mensajes con destinatario definido en el caso de usar plantillas de . Estas limitaciones no afectarán a mensajes enviados a través de la plataforma Emagister Envío de SMS Con emagister-agora se podrá realizar el envío de SMS a clientes, alumnos, profesores, empleados, proveedores y solicitantes de información de manera cómoda y sencilla. También se podrán realizar plantillas que facilitaran la personalización para el envío de SMS de forma masiva. Menú desplegado del botón SMS de la solapa Comercial Para realizar envíos de SMS a través de emagister-agora se requiere tener creada una cuenta en alguna de las dos plataformas de envío con las que puede enlazar emagister-agora: Esendex ( o Clickatell ( El registro en las mismas es gratuito y una vez realizado, se podrán adquirir paquetes prepago que se podrán utilizar para el envío de SMS a móviles de la mayoría de operadores del mundo. Manual de emagister-agora COMERCIAL153

154 Esendex Para darse de alta en Esendex se deberá acudir al Panel de control de emagister-agora y seleccionar la opción Envío de SMS. Una vez en ese apartado del Panel de control se deberá seleccionar la plataforma de envío de SMS Esendex y pulsar sobre el link dése de alta que aparece bajo los datos de configuración de la cuenta de SMS de la plataforma. Panel de Control para el envío de SMS con la plataforma de envío Esendex seleccionada Esto nos llevará a la página web en la que rellenando unos pocos datos, podremos crear nuestra cuenta de Esendex y en la que se ofrecen en el momento en el que se escribe este manual 25 SMS de forma gratuita. Una vez realizada el alta, Esendex remitirá un correo electrónico con los datos necesarios para configurar la cuenta en emagister-agora (usuario, contraseña y referencia de cuenta). Cuando se introduzcan esos datos en el apartado del Panel de control mencionado anteriormente, la aplicación permitirá realizar el envío de SMS de forma sencilla usando esta plataforma. Esendex cuenta con teléfono de atención al cliente en español que aparece en la web en la que el usuario se puede dar de alta. Desde ese mismo número de teléfono podrá también contratar cualquiera de los servicios que le ofrecen para el envío de SMS (en estos momentos SMS prepago y SMS contrato). Usando esta plataforma de envío de SMS es posible personalizar el remitente que le aparece al destinatario del SMS (por ejemplo con el nombre de su centro docente o su número de teléfono). Este remitente personalizado tendrá un máximo de 11 caracteres alfanuméricos, con la posibilidad de incluir alguno de estos caracteres especiales: * $?! " # % & _ " +. Para poder realizar envíos de SMS con el remitente personalizado es necesario tener contratado cualquiera de los dos servicios mencionados anteriormente (SMS prepago o SMS contrato), ya que si la cuenta de Esendex es la gratuita con los 25 SMS de prueba los mensajes no se remitirán con remitente personalizado.

155 Página Web para dar de alta una cuenta en la plataforma Esendex Clickatell Para realizar el alta en Clickatell deberá darse de alta en la web desde la opción SIGN UP TODAY. Se escogerá el producto Developers Central, se seleccionará dónde se desean enviar los SMS y se rellenarán los datos personales de la cuenta: nombre, apellidos, y número de teléfono móvil. Una vez creada y verificada la cuenta, deberá autenticarse con los datos que le remitirá Clickatell pinchando en la opción LOGIN y escogiendo la opción Product -> Developer s Central (Central API). Una vez en su panel de usuario de Clickatell, debe ir a la opción Manage my products y escoger la opción HTTP del desplegable Add Connection. Se creará entonces la nueva conexión HTTP en la que sólo tendrá que rellenar el dato del nombre de la misma (campo Description: ). Tras añadir esta nueva conexión se le mostrará un API ID que será necesario para poder realizar el envío de SMS desde emagister-agora. Tras este primer paso inicial del alta en la página de Clickatell, se deberán configurar los datos de la cuenta en la opción Panel de control > Envío de SMS. Se pedirán los datos de Usuario, Contraseña e Id. de conexión API (HTTP) (el mencionado API ID del párrafo anterior). Rellenados esos datos ya estamos en disposición de enviar SMS con la aplicación. Manual de emagister-agora COMERCIAL155

156 Panel de Control para el envío de SMS con la plataforma de envío Clickatell seleccionada Gestión de SMS Los SMS se pueden enviar desde numerosas partes de la aplicación. Por ejemplo, podremos enviar mensajes de texto a móviles desde cualquier ventana de lista o ventana de edición en la que se muestren registros que posean un campo de teléfono (alumnos, clientes, profesores, personal, proveedores y solicitudes). Para redactar un SMS, se nos presentará la ventana del Gestor de envío de SMS. En el campo Para podremos añadir los destinatarios que nos interesen ya sea de forma enlazada (a los teléfonos de un registro de la tabla de alumnos, clientes, personal, proveedores o solicitudes) o manual (añadiendo un número cualquiera de teléfono móvil). Una vez añadidos todos los destinatarios se procederá a escribir un mensaje en el espacio para ello dispuesto en la zona inferior del gestor. Desde la opción SMS> Gestión de plantillas de envío de SMS de la solapa Comercial podremos crear tantas plantillas para envío de SMS como deseemos. Para crear estas plantillas les pondremos un nombre identificativo e indicaremos el tipo de plantilla. Este segundo dato es muy importante, ya que dependiendo del tipo de plantilla se podrán personalizar o no las misma. Se podrán crear plantillas sin tipo de destinatario definido o para envío de SMS a alumnos, clientes, empleados, proveedores o solicitudes de información. Las plantillas para un tipo de destinatario definido se podrán personalizar con los campos del mismo, es decir, para un alumno podremos redactar un mensaje que establezca como una variable su nombre, apellidos, teléfono,. De esta forma, si se realiza el envío a varios alumnos utilizando esa plantilla, las variables (campos) incluidos en el mensaje se rellenarán de forma adecuada con los datos personalizados de cada alumno. Como es lógico, si la plantilla tiene un tipo de destinatario definido, sólo se podrá utilizar para envíos a los mismos (una plantilla de tipo alumnos, sólo se podrá utilizar para redactar SMS destinados a éstos), sin embargo, las plantillas sin tipo de destinatario concreto se podrán usar para el envío múltiple a cualquier destinatario (aunque no

157 se podrán personalizar con la inclusión de campos en el cuerpo del mensaje). Debe tener en cuenta al crear plantillas de SMS con campos combinados, que cada SMS tiene un límite de 160 caracteres. Por lo tanto, al realizar la combinación de datos, cada SMS concreto podría tener una longitud de caracteres diferente. Una vez escogido el tipo de plantilla (cuando es para destinatarios definidos), podremos incluir los campos deseados del tipo de destinatario en el cuerpo del mensaje. Para ello bastará con arrastrar desde la columna Campo de la caja situada en la parte superior derecha de la ventana de Configuración de plantillas para SMS a la zona deseada del mensaje. Ventana del Gestor de envío de SMS Ventana de Configuración de plantillas para el envío de SMS Manual de emagister-agora COMERCIAL157

158 Desde la opción SMS > Gestión de SMS enviados de la solapa Comercial podremos visualizar un listado y gestionar los SMS que ya se han remitido desde la aplicación, además de poder realizar diversas operaciones sobre los mismos, como ver el estado de los mismos (si se ha remitido, si está en cola de envío, si ya se ha recibido, etc.), actualizar los estados (sincronizando su estado con la pasarela de envío) o reenviarlos (sólo se permitirán reenviar aquellos cuyo estado sea de error en el envío). Finalmente, mediante la opción SMS > Consulta de saldo de SMS de la solapa Comercial se informará al usuario del saldo disponible en la plataforma que tenga configurada en la aplicación Gestión de agendas Una de las partes más importantes de la gestión comercial de emagister-agora es la de Agendas. Con esta parte de la aplicación, los empleados del centro podrán gestionar su agenda personal y organizarse de forma adecuada y eficaz todo su trabajo. Mediante las agendas se podrán gestionar, en un ágil entorno visual (estilo calendario), los eventos de todo tipo (pudiendo estar vinculados con los clientes y/o alumnos del centro y con la oferta académica), así como programarse avisos. En definitiva, mediante el Gestor de agendas se vinculan los eventos y los empleados del centro con el corazón de la aplicación, de modo que se ganará en eficacia y organización del trabajo en la empresa, pudiendo entre otras cosas realizar una correcta labor comercial y mejorar la relación con los clientes y/o alumnos y el servicio que se les ofrece. En emagister-agora los eventos de agenda se consideran todas aquellas, reuniones, avisos, tareas o gestiones que los empleados del centro han realizado o deben realizar en su labor diaria. Estos eventos podemos gestionarlos desde las diversas opciones del apartado Agendas, desde la solapa Comercial. También se puede hacer desde las Gestiones avanzadas de clientes, alumnos, grupos, personal y comerciales, seleccionando el Elemento vinculado Eventos de agenda o Eventos de agenda con aviso. El botón de Agendas tiene múltiples opciones que permiten trabajar de forma cómoda y mostrando sólo los datos que realmente nos interesen mediante filtros de todo tipo. Podemos ver la agenda de una persona concreta, de todo el departamento comercial, lanzar la agenda de todos los eventos entre unas fechas concretas y que además tengan aviso marcado, Desde cualquiera de los listados de eventos, tendremos la posibilidad de lanzar una agenda que nos muestre sólo aquellos que aparecen en ese momento en el mencionado listado, teniendo en cuenta todos los filtros previos que hayamos podido realizar. Opciones del botón Agendas con Agenda propia desplegado Es importante remarcar que la agenda se puede lanzar desde la ventana de gestión avanzada de clientes, alumnos, grupos o personal (desde el botón con forma de calendario).en este caso, la agenda que la aplicación nos mostrará será la de todos los eventos vinculados con el cliente, alumno, grupo o empleado respectivamente.

159 IMPORTANTE: La agenda tiene en cuenta la asociación obligatoria de un usuario de emagister-agora con un empleado o personal, de modo que la agenda propia mostrará los eventos del empleado asociado al usuario que se autentificó en la actual sesión del programa El interfaz de agenda La agenda es un intuitivo interfaz que nos permite trabajar, con lo que hemos denominado eventos, de una forma ágil y cómoda. A continuación pasaremos a detallar tanto el interfaz de la agenda como las características de los eventos. La ventana del Gestor de agendas, similar a un calendario, tiene varias zonas claramente identificables, cada una de las cuales tiene unas características determinadas y nos ofrece una serie de funciones y herramientas que pasamos a enumerar y detallar a continuación. - Cinta de título: En la parte izquierda aparecerá el título de la agenda que hemos abierto y en la derecha las fechas de inicio y fin de entre todas las seleccionadas. - Cinta de opciones: En esta cinta se muestran todas las opciones de visualización que indicarán al Gestor de agendas como presentarnos la información en la zona de la ventana denominada Cuerpo de la agenda o Calendario. Podremos ver la información en un calendario semanal, laboral (dejando fuera el día o días que definamos en las opciones como no laborales), mensual o diario. Podremos decidir cuál consideramos el horario de jornada laboral, la escala de tiempo en la que nos dividirá cada franja, imprimir la agenda, etc En esta cinta también están la Gestión de avisos, que nos mostrará los eventos con marca de aviso activada y que ya llevamos con retraso. Cinta de opciones del Gestor de agendas - Barra de calendario: Mediante esta útil barra podremos desplazarnos de forma rápida de unos días a otros con simples clics de ratón, permitiendo seleccionar los días concretos que queremos visualizar en el cuerpo de la agenda o calendario. De este modo con el uso del ratón y la tecla <Ctrl> podremos seleccionar días salteados (por ejemplo los días 15, 18, 20 y 21 de septiembre) o con la ayuda de la tecla <Mayúsc> seleccionar un rango de días (del 13 al 22 de octubre por ejemplo). Barra de calendario con días salteados seleccionados Manual de emagister-agora COMERCIAL159

160 - Cuerpo de la agenda o calendario: En esta zona, la más amplia de la ventana, se nos presentará la información de los eventos que hemos marcado que queremos que se muestren en la agenda de una forma visual, dependiendo en todo momento de las opciones seleccionadas tanto en la cinta de título, como en la barra de calendario (vista de calendario mensual, semanal, diario o laboral, escala de tiempo, zona horaria, ) Zonas del Gestor de agendas Los eventos de agenda Desde la agenda podremos crear los denominados eventos para indicar, por ejemplo, una reunión concertada o un aviso para realizar una llamada o un envío de material docente a un alumno. Bastará con hacer doble clic sobre el lugar de la agenda en el que queramos introducir un nuevo evento, o bien seleccionar varias casillas de franja horaria (pinchando y arrastrando) y con el botón derecho escoger la opción Nuevo evento del menú contextual. En la ventana de edición de un nuevo evento de agenda indicaremos el asunto o descripción principal del evento, la persona (empleado) que ha dado de alta el evento, la persona (empleado) a la que va dirigido el evento, la fecha de inicio, la fecha de fin y las horas de inicio y fin (en el caso de que no sea un evento de todo el día). Además, podemos completar los datos de un evento con más información, que aunque no es obligatoria, si es extremadamente útil, como el cliente y persona del cliente vinculado a ese evento, el alumno y/o el grupo asociados al evento, la marca de si queremos que se nos avise sobre el evento (por si llevamos retraso en su realización o como recuerdo de una reunión), si deseamos que se muestre de modo visual en el calendario (por ejemplo una llamada que se realizó el mes pasado para felicitar a un cliente por su cumpleaños es probable que no queramos que se muestre en la agenda), si el evento es de toda la empresa (de modo que saldrá en todas las agendas, no sólo en la de la persona a la

161 que va dirigido el aviso y por último un campo Comentarios/Observaciones para indicar cualquier cosa que se considere oportuno sobre el evento. Una vez creado, los eventos se pueden modificar haciendo doble clic sobre los mismos y cambiando sus datos en la ventana de edición. También podemos trasladarlos de hora y día, e incluso entre agendas con pinchar y arrastrar a una nueva posición. Además, con el menú contextual que surge al pinchar con el botón derecho sobre un evento determinado, podremos realizar acciones tan interesantes, como abrir el cliente vinculado, abrir el grupo vinculado o copiar el evento, entre otras cosas. Ventana de edición de un evento de agenda Los eventos también se podrán añadir desde las diversas ventanas de lista de eventos que nos ofrece el botón de Agendas de la solapa Comercial y desde las Gestiones avanzadas de alumnos, clientes, grupos y personal, seleccionando el Elemento vinculado Eventos de agenda o Eventos de agenda con aviso. En ambos casos se pinchará sobre el botón de altas [+] para añadir un nuevo evento Eventos con aviso Los eventos, como ya hemos visto, nos indican cualquier tipo de reunión, visita, aviso, reseñable que queramos tener en cuenta o de la que deseemos tener un histórico. Así pues, podremos considerar un evento, desde una importante reunión con un Manual de emagister-agora COMERCIAL161

162 cliente potencial al envío de una carta con la factura del mes, pasando por un recordatorio para realizar una llamada telefónica o el envío de un mailing comercial. Los eventos pasados se pueden quedar registrados (a no ser que los eliminemos), con lo que si tenemos éstos vinculados a un cliente, un alumno o un grupo, podemos tener un histórico de nuestras relaciones con un cliente o un alumno. Si estos eventos son futuros, es decir, están planificados para una fecha posterior a la actual, indicarán acciones que se deberían realizar. En estos casos puede que nos interese marcar la casilla de Aviso, en el caso de que deseemos que la aplicación nos comunique mediante una ventana emergente (desde dentro del Gestor de agendas ) o mediante la barra de mensajes (en la ventana principal de emagister-agora) que tenemos eventos pendientes de realizar. En ese caso podremos indicar con cuántos minutos de antelación queremos que emagister-agora nos avise de que se va o tiene que producir ese evento. En cuanto tengamos marcado algún evento con aviso, emagister-agora nos recordará que tenemos que realizar ese evento con el tiempo de antelación que le hayamos marcado mediante una ventana emergente (siempre y cuando estemos dentro de la agenda o con emagister-agora abierto y la agenda minimizada). Pero incluso con la agenda cerrada, la aplicación nos avisará mediante la barra de mensajes si tenemos eventos con aviso pendientes de gestionar. Cuando salga la ventana emergente de avisos, nos mostrará los eventos con aviso pendientes de resolución y los que ya deben ser tenidos en cuenta para avisarnos según el tiempo de antelación que hayamos marcado. Ventana emergente de avisos de agenda Desde esta ventana podremos abrir los eventos objetos del aviso o desactivarlos si ya los hemos realizado o si ya no queremos que nos salga un recordatorio sobre el mismo.

163 Eventos recurrentes El programa también permite crear eventos de agenda recurrentes, que nos permitirán indicar eventos que se repiten de forma periódica, como por ejemplo una reunión del departamento comercial que se fija cada semana para estudiar si se cumplen objetivos, un recordatorio para llamar cada mes a los alumnos de un grupo concreto para encuestarles sobre la calidad del mismo, Ventana para establecer la recurrencia de un evento de agenda Agenda propia, de personas y completa Las principales opciones que se muestran cuando desplegamos el menú del botón Agendas son Agenda propia, Agenda completa, Agenda de persona/s y Agenda dpto. comercial. A continuación pasamos a detallar cada una de ellas Agenda propia (del personal activo) Como ya hemos visto anteriormente las cuentas de usuario de emagister-agora se deben asociar a un empleado del centro (desde la Gestión de usuarios de la solapa Configuración ), con sus claves de acceso, permisos personalizados y demás características que se verán en el capítulo 10, Seguridad y mantenimiento. La agenda propia tiene en cuenta esa asociación usuario-empleado para mostrar en pantalla la agenda personalizada del que en ese momento está autenticado en emagister-agora. De este modo podrá trabajar con sus eventos, convirtiéndose esta Agenda propia en una herramienta, muy útil y potente para el apoyo de su trabajo diario Agenda de persona/s (del personal seleccionado) Con la opción Agenda de persona/s podremos ver la agenda de uno o varios empleados, siempre y cuando tengan usuario de emagister-agora asociado. Se podrá ejecutar de dos modos diferentes, modo comparativo y modo agregado. Manual de emagister-agora COMERCIAL163

164 Al seleccionar la opción de Agenda de persona/s nos saldrá una ventana de selección múltiple con los empleados que tienen usuario de emagister-agora asociado para que se escoja la agenda que más nos interese visualizar. Ventana de selección de empleados Llegados a este punto la aplicación preguntará si deseamos que se nos muestre la agenda en modo agregado o en modo comparativo. Pregunta para escoger modo de visualización de agenda Con el modo agregado podremos ver de un vistazo y de modo conjunto (en un mismo calendario) todos los eventos de agenda de todos los empleados seleccionados anteriormente. [Se mostrarán todos los eventos que no tengan marcada la casilla de No mostrar en el calendario ]. Con el modo comparativo podremos ver los eventos de los empleados seleccionados en una misma pantalla, pero de un modo separado. Por cada día del calendario aparecerán tantas columnas como empleados se haya seleccionado. De esta forma, se podrá comparar las agendas y manipular los eventos de forma conjunta (trasladar eventos de una agenda a otra con sólo pinchar y arrastrar, copiar eventos de un empleado a otro, etc ).

165 Ventana de Agenda de dos empleados en modo comparativo Agenda del departamento comercial Con esta agenda lo que se nos mostrará es el calendario conjunto de todos los empleados cuyo Tipo de personal sea Comercial (siempre y cuando tengan un usuario de emagister-agora asociado). Así, pues este calendario sería el mismo que podríamos obtener si en la opción de Agenda de persona/s escogiésemos todos los empleados del departamento comercial y la opción de modo agregado Agenda completa Con esta agenda lo que se nos mostrará es el calendario conjunto de todos los empleados de nuestro centro (siempre y cuando tengan un usuario de emagister-agora asociado). Así, pues este calendario sería el mismo que podríamos obtener si en la opción de Agenda de persona/s escogiésemos todos los empleados y la opción de modo agregado Listas de eventos Las listas de eventos nos mostrarán en una ventana de lista una serie de eventos que cumplan unas condiciones determinadas (todos los eventos, los eventos propios filtrados entre fechas, los eventos que tienen marcado aviso, ). De este modo se podrá trabajar sobre ellos o lanzar la agenda de los mismos. Manual de emagister-agora COMERCIAL165

166 Ventana de Lista de eventos [todos, entre fechas] Existen diversas opciones de lista de eventos desde el botón de Agendas, que pasamos a detallar a continuación: Lista de eventos [todos]: Esta lista de eventos nos mostrará todo el histórico de eventos destinados a todo empleadousuario. Lista de eventos [todos, entre fechas]: La lista de eventos entre fechas nos mostrará todo el histórico de eventos que se ha generado por todo empleado-usuario entre las fechas que indiquemos. Lista de eventos [con aviso, activos ahora]: Nos mostrará todo el histórico de eventos, con marca de aviso activada destinados a todo empleado-usuario y de los que se tiene marcada una hora de aviso anterior a la hora actual. Lista de eventos [con aviso, todos]: Nos mostrará todo el histórico de eventos, con marca de aviso activada, destinados a todo empleado-usuario. Lista de eventos [con aviso, de hoy]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, para el día actual. Se considerará para hoy si el día actual se encuentra entre las fecha de inicio y fin (ambas incluidas) del evento con aviso. Lista de eventos [con aviso, hasta una fecha]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, hasta la fecha que le indiquemos a la aplicación. Lista de eventos [con aviso, entre fechas]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, y que se encuentren entre las fechas que le indiquemos a la aplicación. Lista de eventos propios [todos]: Nos mostrará todo el histórico de eventos de los que el empleado-usuario activo en la aplicación es destinatario, es decir, es la persona a la que va dirigido el evento. Lista de eventos propios [todos, entre fechas]: Nos mostrará todo el histórico de eventos de los que el empleado-usuario activo en la aplicación es destinatario, entre las fechas que indiquemos. Lista de eventos propios [con aviso, activos ahora]: Nos mostrará todo el histórico de eventos, con marca de aviso activada de los que el empleado-usuario activo en la aplicación es destinatario y que se tiene marcada una hora de aviso anterior a la hora actual. Lista de eventos propios [con aviso, todos]: Nos mostrará todo el histórico de eventos, con casilla de aviso marcada, de los que el empleado-usuario activo en emagister-agora es destinatario, es decir, es la persona a la que va dirigido el evento. Lista de eventos propios [con aviso, de hoy]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, para el día actual y de los que el empleado-usuario activo en emagister-agora es destinatario. Se considerará para hoy si el día actual se encuentra entre las fechas de inicio y fin (ambas incluidas) del evento con aviso. Lista de eventos propios [con aviso, hasta una fecha]: Nos mostrará todos los eventos, con casilla de aviso marcada, hasta la fecha que le indiquemos a la aplicación y de los que el empleado-usuario activo en emagister-agora es destinatario. Lista de eventos propios [con aviso, entre fechas]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, que se encuentren entre las fechas que le indiquemos a la aplicación y de los que el empleado-usuario activo en el programa es destinatario.

167 En todas las ventanas de lista de eventos que aparecen en emagister-agora (incluidas las que aparecen en las Gestiones avanzadas de personal, comerciales, grupos, alumnos y clientes) podremos realizar filtros que nos acoten la información que nos aparece en pantalla (por ejemplo, ver todos los eventos cuyo Tipo de evento es Llamada de presentación, los eventos que se realizan de 8:00 a 9:00, los que ha dado de alta un empleado concreto, ) y lanzar la agenda con sólo los eventos filtrados, lo que nos permitirá trabajar cómodamente sobre los mismos Tareas En la solapa Comercial de emagister-agora disponemos de un apartado para gestionar las tareas de los empleados del centro académico. Opción Tareas de la solapa Comercial Estas tareas se pueden gestionar, además de desde el botón Tareas de la solapa Comercial de emagister-agora, desde las ventanas de Gestión avanzada de personal, comerciales, clientes y alumnos, seleccionando el Elemento vinculado Tareas. La opción Tareas de la solapa comercial nos da varias opciones. Podremos ver todas las tareas, las tareas entre fechas o las tareas pendientes de realizar. Además podremos ver todas las tareas o las tareas propias, es decir las del empleado que ha iniciado sesión en emagister-agora. Cualquiera de las opciones mencionadas nos presentará una ventana de lista con tareas. Ventana de lista de Tareas Manual de emagister-agora COMERCIAL167

168 Desde las ventanas de lista de tareas podremos gestionar las tareas, añadiendo nuevas, eliminado alguna de las existentes o modificando su estado y contenido. Para crear una nueva tarea pulsaremos sobre el botón Nuevo registro. Esto nos mostrará la ventana de edición de una nueva tareas en la que podremos indicar la persona a la que va dirigida (quien la debe realizar), el asunto, las fechas de inicio y de vencimiento, el tipo de tarea, la prioridad, el estado (no comenzada, en curso, aplazada, a la espera de otra persona y completada), el porcentaje completado de la misma, las horas previstas para completarla, las horas reales que ha costado realizarla y comentarios adicionales. Además de indicar los datos mencionados, podremos vincular la tarea a otros elementos de emagister-agora, como clientes, cursos, grupos, alumnos y solicitudes. Ventana de edición de una tarea 6.8. Control de calidad de grupos Mediante emagister-agora se puede realizar el seguimiento y control de la calidad de toda la oferta académica del centro. Además, se podrá realizar el envío de encuestas de opinión a alumnos que hayan cursado alguno de los cursos del centro que hayan sido publicados en Emagister, recabando de esta manera información sobre la calidad que perciben los alumnos de aquellos cursos publicados en Emagister a los que se matriculan.

169 Con la aplicación se puede gestionar la medición de la calidad de la oferta académica del centro (grupos). Esto permitirá al usuario de la aplicación analizar y mejorar la calidad de los servicios que se ofrecen a los clientes del centro, adaptándose a unos estándares de calidad, como por ejemplo los que se establecen en la norma ISO Mediante la opción Control de calidad > Control de calidad de grupos de la solapa Comercial la aplicación nos permite guardar las evaluaciones de calidad que se puedan realizar de forma periódica sobre la oferta académica del centro (grupos). Ventana de lista de Control de calidad de grupos Se nos presentará una ventana de lista con las evaluaciones de calidad ya generadas y podremos crear nuevas evaluaciones pulsando sobre el botón Nuevo registro. Ventana de edición para crear evaluaciones de calidad de grupos Al crear una nueva evaluación de calidad, se nos mostrará una ventana de edición con los datos de la misma. En la parte izquierda de la ventana se escogerá el grupo a evaluar y se indicarán una descripción, la fecha, una calificación global, si la evaluación es conforme y unos comentarios. Finalmente, en la parte derecha podremos indicar y detallar la evaluación del grupo añadiendo todos los conceptos que se consideren oportunos. Manual de emagister-agora COMERCIAL169

170 6.9. Presupuestos El apartado CRM de emagister-agora dispone de una gestión de presupuestos que se pueden realizar a los clientes (no a los alumnos). Estos presupuestos podemos realizarlos desde la ventana de Gestión avanzada de clientes, seleccionando el Elemento vinculado Presupuestos o bien desde la solapa Comercial de emagister-agora desde el botón Presupuestos. Ventana de edición de un presupuesto Esta opción permite elaborar y entregar presupuestos a un cliente o cliente potencial que haya venido, por ejemplo, a pedir información. Para crear un nuevo presupuesto pulsaremos sobre el botón Nuevo registro [+] (como en cualquier otro lugar del programa). Nos aparecerá la ventana de edición de presupuestos con los campos en blanco. En primer lugar escribiremos una descripción para el mismo y después buscaremos al cliente al que le queremos realizar dicho presupuesto (si lo hemos hecho desde la Gestión avanzada de clientes, ya estará rellenado con el cliente adecuado). También se puede vincular el presupuesto a una solicitud de información recibida. Si lo deseamos, podemos aplicarle una condición especial o definirle vencimientos para la forma de pago especificada. Enmarcaremos el presupuesto dentro de unas fechas, la fecha de valor y la fecha de caducidad. También detallaremos el número de alumnos incluidos en el mismo. Las casillas de aceptado y vigente indican, respectivamente, si se ha aceptado o no, y si aún está vigente o no. El campo Nº de horas indica las horas presupuestadas (se actualiza al rellenar el apartado Detalles del presupuesto ), para las que tendremos que definir un importe por hora (se actualiza al rellenar los Detalles del presupuesto ). Automáticamente se actualizarán los campos de subtotal y total (si tenemos puesta alguna condición especial, se actualizará en el total). Dentro de esta ventana contamos con otra ventana de lista para describir los Detalles del presupuesto. Aquí especificaremos el nombre del grupo, con sus fechas de inicio y fin, una casilla para indicar si las sesiones se realizarán en el centro del cliente y, si se

171 quiere, el tipo de grupo al que pertenece. También especificaremos el "Nº de horas y el precio por hora de este grupo en particular, así como el Nº de alumnos. El campo de total se rellenará de forma automática. En esta ventana disponemos también de un campo de observaciones en el cual anotar cualquier comentario relevante. Quizás una de las funcionalidades más interesantes de esta ventana de lista de presupuestos es la posibilidad de crear un grupo con las características del presupuesto (en la barra de botones). Es decir, los grupos que hemos definido en los Detalles del presupuesto podrán crearse como grupos pasando a formar parte de la oferta académica de centro. Botón Presupuesto desde el que podremos visualizarlo e imprimirlo Desde la ventana de lista de presupuestos se puede imprimir un informe del mismo seleccionándolo y haciendo clic en el botón Presupuesto. Aparecerá en pantalla en esos momentos el Gestor de impresos con el diseño que la aplicación tiene predeterminado para los presupuestos. Este diseño predefinido se podrá modificar por parte del usuario desde la pestaña de Vista de diseño del propio gestor Gestión de comerciales En la solapa Comercial tenemos una opción denominada Gestión de comerciales desde la cual podremos gestionar y dar de alta el personal comercial del centro académico. El alta de personal comercial la podremos realizar desde el Fichero de comerciales o desde la Gestión avanzada de comerciales. En estas ventanas podremos tener registrados todos sus datos (dirección, teléfono, tipo de personal, etc.). Tanto la ventana de Gestión avanzada de comerciales, como la ventana de edición que se muestra desde el Fichero de comerciales son idénticas a las que se muestran desde las opciones de Gestión avanzada de personal y Fichero de personal respectivamente y que se verán con detenimiento en el capítulo 7. Manual de emagister-agora COMERCIAL171

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173 Capítulo7 ADMINISTRATIVO En este capítulo Alumnos Personal o empleados Matrícula. Su importancia en emagister-agora Opciones de matriculación El proceso de matriculación Gestionar y modificar los datos de una matrícula Control de docencia Control de asistencia Otras opciones administrativas Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO173

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175 7.1. Alumnos En emagister-agora se distingue entre alumno (quien recibe la formación) y cliente (quien abona los costes de la misma). El cliente puede ser el padre, una empresa, una institución, etc.; o incluso el propio alumno. En este último caso no será preciso volver a introducir sus datos personales, ya que el programa se podrá encargar de hacerlo por nosotros Fichero de alumnos Los alumnos en emagister-agora son quienes reciben la formación, en contraposición a los clientes (concepto tratado en profundidad en el apartado 6.2.), que son los encargados de costearla. Para introducir nuevos alumnos en la aplicación lo podremos realizarlo desde varias opciones, como por ejemplo, desde el Botón emagister-agora > Nuevo > Nuevo alumno, desde la solapa Administrativo > Fichero de alumnos o desde la ventana de Académico > Nueva matrícula. También es posible hacerlo desde la ventana de Gestión avanzada de alumnos. NOTA: Para dar de alta un alumno no es preciso matricularlo, de este modo pueden archivarse también los datos de aquellos alumnos potenciales que simplemente han acudido al centro en busca de información o el histórico de antiguos alumnos. Ventana de lista que se lanza desde la opción de Fichero de alumnos La ventana de edición de alumnos se divide en tres pestañas: 1) La primera, Personales, contiene datos personales del mismo, como nombre, fecha de nacimiento, , domicilio, etc. Los únicos datos obligatorios son el nombre y los apellidos. En el espacio para Familia se puede indicar a qué familia pertenece el alumno. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO175

176 En el espacio para la fotografía del alumno, bastará con que hagamos doble clic sobre él, o pulsemos sobre el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú desplegable que nos permite seleccionar el fichero que contiene la fotografía del alumno (que antes habremos capturado con un escáner o cámara digital), y que tendrá que estar en uno de estos tres formatos: *.bmp (recomendado), *.gif, o *.jpg. No importa el tamaño de la imagen original, el programa la adaptará al espacio disponible sin deformarla. Ventana de edición de alumnos en la pestaña Personales 2) La segunda recoge Observaciones. Incluye datos de interés estadístico, como por ejemplo el sector, el nivel de estudios o el origen de contacto, que se cubrirán según las opciones definidas en los respectivos Baremos. También contiene los comentarios de interés que se quieran hacer sobre la ficha del alumno y los clientes vinculados a éste. Aquí contamos además con una opción interesante: Indica si el alumno está o estuvo matriculado en el centro, con la misma indicamos si el alumno es

177 un ex-alumno o no. Esta casilla se puede marcar de forma manual, aunque emagister-agora la habrá marcado de forma automática si para el alumno se ha realizado alguna vez el proceso de Nueva matrícula. Además, en este apartado también tenemos la posibilidad de marcar la opción de Indica si el alumno no desea recibir mailing del centro, para poder excluirlo a la hora de realizar envíos de correspondencia de forma masiva. 3) La tercera pestaña nos permite guardar el Historial laboral del alumno, siempre de forma opcional. También aparecen los datos laborales actuales del alumno. Tanto en la ventana de lista de Fichero de alumnos de la solapa Administrativo, como en la ventana de edición de alumnos (a la que entramos con el icono del lápiz, o haciendo doble clic en el alumno dentro desde la mencionada ventana de lista), disponemos en la barra de botones de un icono con la posibilidad de generar el carné de estudiante, este carné mostrará el curso académico, el nombre y apellidos del alumno y su fotografía. Además podrá personalizarse su diseño con el Gestor de impresos de emagister-agora. Si lanzamos el impreso de carné desde la ventana de lista, se mostrarán de manera conjunta los carnés de todos los alumnos de la misma, mientras que si se hace desde la ventana de edición, sólo se mostrará el del registro visualizado en ese momento. Botón Carné Gestión avanzada de alumnos La ventana de Gestión avanzada de alumnos permite consultar y manipular los datos íntegros de un alumno determinado, dar de alta nuevos alumnos y desplazarse entre las fichas de los distintos alumnos del centro. Como ya hemos mencionado en el anterior apartado, caben otras posibilidades para dar de alta un nuevo alumno, una de las más interesantes es desde la solapa Administrativo en la opción Gestión de alumnos. Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde Nuevo alumno o desde Fichero de alumnos ), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el mismo. Botón Gestión avanzada de alumnos de la ventana de lista de Fichero de alumnos Desde una sola pantalla nos será posible consultar todos los datos del alumno, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono de Elementos vinculados escogido (barra situada en la zona izquierda). Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO177

178 Ventana de Gestión avanzada de alumnos En la ventana de Gestión avanzada de alumnos podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o Elementos vinculados (dependiendo de la edición del programa que tengamos se tendrán activas más o menos opciones): Datos generales: [disponible para todas las ediciones] Muestra los datos generales del alumno seleccionado. Permite modificar. En algunos campos permite dar altas, buscar o enviar un sin salir de la pantalla. Estadísticas: [disponible para todas las ediciones] Muestra un gráfico (con el total adeudado, lo cobrado y lo pendiente de cobro). Profesores: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los profesores que tiene el alumno seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Grupos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los grupos en los que está matriculado el alumno seleccionado. Permite dar de baja al alumno en el grupo seleccionado (temporal o definitivamente), filtrar, listar e imprimir. Sesiones: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las sesiones a las que debe asistir el alumno seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Horarios: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los horarios de las sesiones vinculadas al alumno seleccionado. Permite filtrar, listar e imprimir. Calificaciones: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las calificaciones o notas del alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

179 Calificaciones con conceptos: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las calificaciones con conceptos de asignaturas del alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Matrículas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las matrículas del alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, generar un adeudo manual, generar el siguiente adeudo periódico, filtrar, consultar, listar e imprimir. Vencimientos: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra los vencimientos de las matrículas vinculadas al alumno seleccionado. Permite consultar, filtrar, listar e imprimir. Asistencias: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra la gestión de asistencias del alumno seleccionado, indicando si ha asistido y si están confirmadas. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Clientes: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los clientes que tiene vinculados el alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Adeudos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los adeudos generados para el alumno seleccionado. Permite cobrar, modificar, eliminar, filtrar, imprimir el adeudo, crear una factura o emitir una copia de la ya hecha, consultar, listar e imprimir. Cobros: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todos los cobros efectuados al cliente vinculado al alumno seleccionado. Permite filtrar, anular el cobro seleccionado, consultar, listar e imprimir. Solicitudes: [disponible a partir de la edición Basic] Refleja el interés que ha mostrado el alumno seleccionado sobre la oferta académica del centro. Acciones: [disponible a partir de la edición Basic] En esta pantalla veremos las acciones (llamadas, envío de s, elaboración de presupuestos, ) que se han realizado sobre el alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir Eventos de agenda: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todos los contactos o eventos realizados sobre el alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Eventos de agenda con aviso: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los eventos que tienen marcado un aviso y están relacionados con el alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Tareas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las tareas relacionados con el alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir s enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra el histórico de los s que se han enviado al alumno seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. s recibidos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra el histórico de los s que se han recibido del alumno seleccionado contestando a solicitudes de información a través de la plataforma de Emagister. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. SMS enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra el histórico de los SMS que se han enviado al alumno seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Préstamos de material: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los préstamos que tiene el alumno seleccionado. Permite dar de alta un préstamo, filtrar, emitir un adeudo por el importe del préstamo, consultar, listar, imprimir, imprimir el documento del préstamo y marcar una devolución. Ventas de material: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las compras de material que ha realizado el alumno seleccionado. Permite dar de alta una venta, eliminarla, filtrar, emitir un adeudo por el importe de la venta, consultar, listar e imprimir. Documentación (Gestión documental): [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los documentos vinculados al alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. Además, permite la utilización de plantillas para crear documentos como contratos, cartas comerciales, circulares, faxes Estas plantillas se deben crear desde el Panel de control de emagister-agora en su opción de Configurar informes con MS Word. Allí crearemos una nueva plantilla de expediente de alumno con los datos que nos convengan y daremos el formato que nos Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO179

180 interese al documento (carta, circular, fax, ). Una vez creada la plantilla desde el botón Nuevo documento escogeremos la plantilla que queramos y nos aparecerá el documento ya rellenado con los datos del alumno Personal o empleados Una de las partes importantes de la gestión administrativa de cualquier empresa es la gestión de sus empleados o personal. En la solapa Administrativo tenemos un grupo de opciones denominado Empleados. En el mismo tenemos dos opciones Gestión avanzada de personal y Fichero de personal. Ambas nos servirán para poder dar de alta al personal de la empresa (personal administrativo, comercial, docente,...), es decir, los empleados que trabajan en nuestro centro. Opción Personal de la solapa Administrativo El alta de empleados la podremos realizar tanto desde el Fichero de personal, como desde la Gestión avanzada de personal. En estas ventanas podremos tener registrados todos sus datos (dirección, teléfono, tipo de personal, etc.). Tener de alta en la aplicación el personal (empleados) del centro servirá, por ejemplo, para saber qué persona de nuestro centro ha realizado un evento o una llamada, quién se encarga del seguimiento una solicitud de información, etc Fichero de personal Para crear un nuevo empleado lo podemos hacer desde la opción de la solapa Administrativo> Personal> Fichero de personal. Nos aparecerá una ventana con la lista de empleados definidos (ninguno si no lo hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón de altas (símbolo [+]) y nos aparecerá la ventana de edición de personal. Ventana de Fichero de personal

181 Ventana de edición de personal en la pestaña Personales Como se puede observar, la ventana de edición de empleado es idéntica a la de profesores que se detalla en el apartado 3 del capítulo 5 de este mismo manual. Cuenta con 4 pestañas. La pestaña Personales que contiene información de carácter personal, como nombre y apellidos del empleado (únicos datos obligatorios a cubrir), domicilio, teléfonos, , usuario de emagister-agora asociado,... En la pestaña Económicos, podemos introducir datos de carácter económico, como el banco del empleado, el número de cuenta bancaria, En la tercera pestaña Laborales, introduciremos datos, como el cargo, el tipo de contrato o una baja temporal. Finalmente en la última pestaña, Observaciones, podremos introducir los comentarios que deseemos sobre el empleado en cuestión. En la parte inferior de la solapa Laborales aparecen dos listas, Capacitación y Disponibilidad, que se explica en el apartado del capítulo ACADÉMICO. Sólo en los empleados de tipo profesor se podrán ver estas dos listas Gestión avanzada de personal La Gestión avanzada de personal nos permite contar con una visión global de todos los aspectos relacionados con los empleados o personal del centro. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO181

182 Ventana de Gestión avanzada de personal La ventana de Gestión avanzada de personal permite consultar y manipular los datos íntegros de un empleado determinado, dar de alta nuevo personal y desplazarse entre las fichas de los distintos empleados del centro. Como ya hemos mencionado en el anterior apartado, caben otras posibilidades para dar de alta un nuevo empleado, una de las más interesantes es desde la solapa Administrativo en la opción Persona l> Gestión avanzada de personal. Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde Fichero de personal ), contando además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el mismo. Desde una sola ventana es posible consultar todos los datos relacionados con un empleado, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono seleccionado de los Elementos vinculados (cuadro situado en la zona izquierda). En la ventana de Gestión avanzada de personal podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas: Datos generales: [disponible para todas las ediciones] Muestra los datos generales del empleado seleccionado, separados en datos personales, de carácter económico y laborales. Permite modificar. Solicitudes: [disponible para todas las ediciones] Refleja las solicitudes de información de las que el personal seleccionado es encargado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

183 Acciones: [disponible a partir de la edición Basic] En esta pantalla veremos las acciones comerciales (llamadas, envío de s, elaboración de presupuestos, ) que ha realizado el empleado seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. s enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los s que han sido enviados por el empleado seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. s recibidos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los s que se han sido enviados al empleado seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. SMS enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los SMS que han sido remitidos por el empleado seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. SMS recibidos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los SMS que han sido remitidos al empleado seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Eventos de agenda: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los eventos de agenda, es decir contactos, llamadas, reuniones, visitas programadas, visitas realizadas, de los cuales el empleado va a ser el participe principal. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Eventos con aviso: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los eventos de agenda, es decir, reuniones, visitas programadas, visitas realizadas, que tienen marcado un aviso y van dirigidos al empleado, quien va a ser el participe principal del evento. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Tareas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las tareas vinculadas al empleado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Presupuestos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los presupuestos vinculados al empleado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Clientes: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los clientes vinculados al empleado. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Adeudos de clientes: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los adeudos que se han emitido a todos los clientes con los que se ha vinculado al empleado. Permite cobrar, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Adeudos de matrículas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los adeudos que se han emitido de las todas las matrículas a las que está vinculado el empleado. Permite cobrar, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Cobros de clientes: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los cobros que se han realizado sobre adeudos de los clientes con los que se ha vinculado al empleado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Cobros de matrículas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los cobros que se han realizado sobre adeudos de las matrículas a las que está vinculado el empleado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Facturas de clientes: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las facturas que se han emitido a todos los clientes a los que se haya vinculado el empleado. Permite filtrar, consultar, cobrar, listar e imprimir. Facturas de matrículas: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las facturas que se han emitido y en las que existe algún adeudo de alguna de las matrículas a las que está vinculado el empleado. Permite filtrar, consultar, cobrar, listar e imprimir. Gastos de personal: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra los gastos de personal vinculados al empleado seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Pagos a personal: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra los pagos que se le han realizado al empleado seleccionado. Permite consultar, filtrar, listar e imprimir. Grupos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los grupos vinculados al empleado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Matrículas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las matrículas vinculadas al empleado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO183

184 Documentación (Gestión documental): [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los documentos vinculados al empleado seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. Préstamos de material: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los préstamos que tiene el empleado seleccionado. Permite dar de alta un préstamo, filtrar, consultar, listar, imprimir, imprimir el documento del préstamo y marcar una devolución. Ventas de material: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las compras de material que ha realizado el empleado seleccionado. Permite dar de alta una venta, eliminarla, filtrar, consultar, listar e imprimir Matrículas. Su importancia en emagister-agora Para que un alumno adquiera derechos de formación, es decir, esté apuntado a un grupo de los cursos de nuestra oferta académica, y puedan adeudarse y cobrarse al cliente las cuotas (adeudos) por ese servicio de formación que el alumno recibe, es necesario matricular al alumno en ese o grupo del curso. Por lo tanto, para funcionar correctamente con el programa se debe inscribir a los alumnos en el grupo o los grupos a los que van a asistir. Este proceso se denomina en emagister-agora matriculación. Las matrículas son de gran importancia en la aplicación, y se pueden considerar como el enlace entre las gestiones académica, administrativa y económica. Las matrículas vinculan los alumnos con la oferta académica, permiten que la docencia se imparta (a efectos del programa), que se puedan emitir adeudos por los servicios académicos que ofrece el centro, se realicen cobros o se emitan facturas entre otras cosas. Una vez matriculado el alumno, pocas son las tareas que tendrá que realizar el usuario (algún que otro cobro manual, señalar el día de generación de adeudos, verificar la docencia, etc...), puesto que el programa procesa la mayoría de las tareas de forma automática (el nivel de automatización dependerá de la edición de emagister-agora que se esté usando). Como para casi todo en emagister-agora, existen varias vías para efectuar una matrícula: no obstante, la más recomendable, por su sencillez, es la opción de Nueva matrícula de la solapa Administrativo, que veremos más adelante en este mismo capítulo.

185 NOTA: Las matrículas podrían ser entendidas como un contrato de compra-venta entre el centro y el cliente. En el mismo se indica quién va a recibir el servicio contratado (alumno), así como qué servicios se contratan (grupos de los cursos que vende el centro) y todas las características económicas de la operación (cada cuanto se emitirán adeudos, descuentos o recargos aplicados, importe por el que se contrata el grupo, etc.) Opciones de matriculación Antes de comenzar el proceso de matriculación, para las ediciones Basic o superior, será conveniente que definamos las opciones más habituales de matriculación, de este modo, nos ahorraremos tiempo al no tener que estar introduciendo los mismos datos una y otra vez para cada nueva matrícula. Para ello tendremos que seleccionar Valores por defecto en el Panel de control y cubrir algunos de los valores del apartado Valores económicos por defecto. Opción Valores por defecto del Panel de control de la aplicación En primer lugar, para la edición Basic o superior, tendremos que cubrir el Importe habitual de gastos de matriculación, con aquella cantidad que nuestros clientes suelan abonar en concepto de gastos de matrícula o de alta. Si hay distintos importes, en función de la docencia contratada, continuidad, etc., es recomendable indicar aquí la cantidad más frecuente; pues tan sólo se trata del importe que por defecto aparecerá al dar de alta una nueva matrícula y que podremos modificar en cada caso. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO185

186 Si tenemos la edición Silver o superior, también podemos especificar el Tipo de liquidación habitual en matrículas. Los más habituales suelen ser Cobro periódico o Cobro único o a plazos, aunque en cualquier caso se puede modificar en el momento de realizar la matrícula, al igual que los demás datos. Posteriormente podemos modificar la Periodicidad habitual de liquidación (a partir de la edición Silver). Este dato es interesante para todas las matrículas que con tipo de liquidación de Cobro periódico. Esta periodicidad de liquidación indicará cada cuanto nos debería pagar los clientes por los servicios docentes que nos contratan. De modo que, si en una matrículas de Cobro periódico indicamos que el precio periódico de un grupo es de 100,00, la periodicidad de liquidación indicará cada cuanto deben pagarnos ese importe (cada mes, cada semana, cada trimestre, etc.). Por último, también a partir de la edición Silver, podremos que seleccionar una Serie de numeración de adeudos por defecto. En el programa, todos los adeudos se generan con una numeración consecutiva pero relativa a una serie concreta, con la que aparecerán los adeudos derivados de la matrícula. Aquí deberemos seleccionar aquella más utilizada, pudiéndose modificar en cualquier momento El proceso de matriculación Mediante el proceso de matriculación de emagister-agora inscribimos a los alumnos en una o varias de las realizaciones o grupos de los cursos que conforman nuestra oferta académica. El método más habitual para crear una nueva matrícula, y de ese modo comenzar el proceso de matriculación, será el de utilizar la opción de Nueva matrícula de la solapa Administrativo. Al hacerlo nos aparecerá una ventana especial mediante la cual podremos indicar todos los datos del nuevo contrato (matrícula). Ventanas de Nueva matrícula para la edición Silver o superior (izquierda) y para la edición Basic (derecha) IMPORTANTE: La amplitud y flexibilidad del proceso de creación de matrículas diferirá dependiendo de la edición de emagister-agora con la que se trabaje. En los próximos apartados de este capítulo vamos a distinguir los diferentes procesos que existen. Puede dirigirse directamente al apartado que trata el proceso de matriculación para la edición que posee, pudiendo obviar el resto sin que eso afecte a la comprensión de cómo realizar con el programa una Nueva matrícula.

187 Nueva matrícula. Edición Lite La ventana de Nueva matrícula de la edición Lite es la más simple de todas. Consta de tres apartados principales en los que introducir información para completar la creación de una Nueva matrícula. Ventana de Nueva matrícula de la edición Lite Los pasos para completar el proceso de matriculación con la edición Lite de emagister-agora serían los siguientes: 1- Seleccionar alumno y cliente 2- Seleccionar el grupo en el que matricular al alumno 3- Indicar información complementaria (Opcional) Pasemos a ver con detalle cada uno de estos pasos Seleccionar alumno y cliente El primer paso a realizar para crear una nueva matrícula en la edición Lite de emagister-agora será escoger el alumno y el cliente. En la parte superior de la ventana se nos piden los datos del alumno que recibirá la formación, cuya ficha podremos crear en ese mismo momento pulsando sobre el botón de Añadir nuevo alumno (botón con forma de signo [+]), o vincular sus datos si ésta ya estaba creada, pulsando sobre el botón de Localizar y vincular alumno existente (pequeño botón con forma de prismáticos). A continuación tendremos que indicar el cliente. Si el alumno ya tenía alguno vinculado de matriculaciones realizadas anteriormente, nos aparecerá, una vez seleccionado, un desplegable con los clientes vinculados en el pasado. En caso contrario, Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO187

188 deberemos escoger otro, teniendo la opción de optar por uno ya existente (botón pequeño con forma de prismáticos) o crear uno nuevo (botón pequeño con forma de signo [+]). En el caso de querer añadirlo como un nuevo cliente, el programa nos preguntará si es el propio alumno el que se costeará el servicio que nos está contratando, en cuyo caso no tendremos que volver a introducir todos sus datos, tan solo lo haremos con los de tipo económico, como la cuenta bancaria, el número de tarjeta de crédito, etc. Es importante remarcar que el proceso mencionado anteriormente puede realizarse a la inversa, es decir, escoger en primer lugar el cliente a quien le vamos a cobrar por la matrícula y después el alumno que va a recibir el servicio docente. Esta operación, al igual que hemos indicado en el caso anterior, podrá realizarse ya sea seleccionando un alumno que estuviese vinculado anteriormente con el cliente, creando uno nuevo o localizando uno existente, no relacionado previamente con ese cliente. Pantalla de selección de clientes vinculados a un alumno IMPORTANTE: Tenga muy en cuenta que si el alumno o cliente ya existe en el sistema, debe localizarlos (botón pequeño con forma de prismáticos), ya que, si lo añadiese (botón pequeño con forma de símbolo [+]) estaría duplicándolos en la base de datos Seleccionar grupo En el siguiente apartado tendremos que escoger el grupo del que queremos matricular al alumno (sólo se permite escoger un grupo en cada matrícula). Seleccionaremos un grupo existente pulsando sobre el botón de Localizar y vincular grupo existente (pequeño botón con forma de prismáticos). Al escoger el grupo, se rellenará el campo del importe con el precio que se tenga definido en la ficha del grupo seleccionado. Dicho importe es modificable por el usuario si así lo desea. Por el importe que se deje indicado en esta casilla, al terminar el proceso de matriculación, se generará un adeudo de forma automática. Finalmente, en este apartado también podrá definir la fecha de comienzo del alumno en el grupo. Apartado para la selección de grupo de la ventana de Nueva matrícula de la edición Lite Indicar información complementaria Para finalizar el proceso de matriculación para la edición Lite sólo nos quedaría por cumplimentar, si lo considerase oportuno el usuario, una serie de datos complementarios y opcionales.

189 Estos datos son la fecha de matriculación (fecha meramente estadística que indica el día que el alumno acudió a matricularse al centro), el código de expediente de la matrícula(identificador alfanumérico de la matrícula asignable por el usuario con independencia del que asigna el programa), el tipo de matrícula (baremo que nos puede ser útil para poder realizar filtros y consultas posteriormente) y el comercial asignado a la misma(que nos indicará el empleado comercial del centro que se ha encargado de venderla ). Apartado de información complementaria de la ventana de Nueva matrícula de la edición Lite Finalizar el proceso de matriculación Una vez cumplimentada la ventana de Nueva matrícula de la edición Lite con el alumno, el cliente, el grupo matriculado y opcionalmente la información complementaria, estamos en disposición de pulsar sobre el botón Guardar los cambios. Mensaje final del proceso de matriculación Una vez se pulse el mencionado botón se emitirá un adeudo por la cantidad indicada en la casilla Importe de la ventana de Nueva matrícula. El adeudo aparecerá en Económico > Gestión de adeudos, desde donde se podrá gestionar su cobro, modificar su importe, cambiar el concepto, etc. Si el usuario desea emitir más adeudos sobre la matrícula (además del que ya se genera al finalizar el alta de la misma), deberá realizarlo desde el botón Nuevo adeudo de la ventana de lista de Económico > Gestión de adeudos o desde el botón Generar adeudo por concepto libre de la ventana de lista de Administrativo > Matrículas (ver apartado del manual para mayor información a este respecto). Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO189

190 Nueva matrícula. Edición Basic La ventana de Nueva matrícula de la edición Basic consta de cuatro apartados en los que podemos introducir la información adecuada que nos permita inscribir a un alumno en los grupos de alguno de los cursos que conforman la oferta académica del centro. Ventana de Nueva matrícula para la edición Basic Los pasos para realizar el proceso de matriculación con la edición Basic de emagister-agora serían los siguientes: 1- Seleccionar alumno y cliente 2- Seleccionar los grupos en los que matricular al alumno 3- Añadir gastos de matriculación (Opcional) 4- Indicar información complementaria (Opcional) Pasemos a ver con detalle cada uno de estos pasos Seleccionar alumno y cliente El primer paso a realizar para crear una nueva matrícula en la edición Basic de emagister-agora será escoger el alumno y el cliente.

191 En la parte superior de la ventana se nos piden los datos del alumno que recibirá la formación, cuya ficha podremos crear en ese mismo momento pulsando sobre el botón de Añadir nuevo alumno (botón con forma de signo [+]), o vincular sus datos si ésta ya estaba creada, pulsando sobre el botón de Localizar y vincular alumno existente (pequeño botón con forma de prismáticos). Apartado de la ventana de Nueva matrícula para la selección de alumno y cliente A continuación tendremos que indicar el cliente. Si el alumno ya tenía alguno vinculado de matriculaciones realizadas anteriormente, nos aparecerá, una vez seleccionado, un desplegable con los clientes vinculados en el pasado. En caso contrario, deberemos escoger otro, teniendo la opción de optar por uno ya existente (botón pequeño con forma de prismáticos) o crear uno nuevo (botón pequeño con forma de signo [+]). En el caso de querer añadirlo como un nuevo cliente, el programa nos preguntará si es el propio alumno el que se costeará el servicio que nos está contratando, en cuyo caso no tendremos que volver a introducir todos sus datos, tan solo lo haremos con los de tipo económico, como la cuenta bancaria, el número de tarjeta de crédito, etc. Es importante remarcar que el proceso mencionado anteriormente puede realizarse a la inversa, es decir, escoger en primer lugar el cliente a quien le vamos a cobrar por la matrícula y después el alumno que va a recibir el servicio docente. Esta operación, al igual que hemos indicado en el caso anterior, podrá realizarse ya sea seleccionando un alumno que estuviese vinculado anteriormente con el cliente, creando uno nuevo o localizando uno existente, no relacionado previamente con ese cliente. Pantalla de selección de clientes vinculados a un alumno IMPORTANTE: Tenga muy en cuenta que si el alumno o cliente ya existe en el sistema, debe localizarlos (botón pequeño con forma de prismáticos), ya que, si lo añadiese (botón pequeño con forma de símbolo [+]) estaría duplicándolos en la base de datos Seleccionar los grupos y ajustar el importe final Una vez seleccionado el alumno y cliente de la matrícula, el segundo paso que se deberá realizar es escoger los grupos (uno o varios) en los que queramos matricular al alumno. Para ello pulsaremos sobre el botón Seleccionar grupo/s situado en el apartado 2 de la ventana de Nueva matrícula de la edición Basic de emagister-agora. Botón Seleccionar grupo/s Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO191

192 Al pulsar sobre el botón se abrirá una ventana en la que podremos seleccionar uno o varios de los grupos que se nos muestran. Ventana para la selección de grupos en el proceso de matriculación Una vez seleccionados los grupos pulsaremos sobre el botón Aceptar selección y nos aparecerán los datos de los mismos en la lista de grupos seleccionados. Lista de grupos seleccionados de la ventana de Nueva matrícula Llegados a este punto podremos personalizar varias características del contrato de matrícula. De modo automático, los grupos seleccionados se habrán añadido a la lista de grupos que se desean contratar con la fecha de inicio, la fecha de fin y el precio definidos en las fichas de los grupos en cuestión. Sin embargo, el usuario podrá ajustar esos datos y adaptarlos en cada caso concreto. De este modo, se podrán contemplar excepciones, como por ejemplo un alumno que va a empezar a asistir al grupo cuando éste ya haya comenzado, otro que vaya a terminar antes de la fecha de fin fijada para el grupo, o un tercero al que, por ejemplo, se le quiera cobrar mayor o menor importe del definido de forma predeterminada en el grupo.

193 Para ajustar o modificar las características de los grupos contratados pulsaremos sobre el botón con forma de lápiz situado a la derecha del dato que deseemos modificar. Eso nos mostrará una ventana en la que introduciremos el nuevo dato. Ventanas para modificación de la fecha de fin y el importe de uno de los grupos seleccionados Para eliminar alguno de los grupos de la lista se debe pulsar sobre el icono con forma de aspa (de color rojo) situado en la primera columna de la fila en la que aparezca el grupo que deseemos quitar. Una vez modificados los mencionados datos a gusto del usuario, también se podrán definir recargos y/o descuentos al importe de la matrícula. Los recargos se sumarán al importe resultante de la suma de todos los importes de los grupos matriculados y deberemos escogerlos de entre los predefinidos en la opción Configuración > Baremos > Matrículas > Recargos (Es posible crear un nuevo recargo en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Ventana de edición de recargos en modalidad de altas Al crear un recargo predefinido indicaremos un nombre para el mismo, si se tratará de un recargo de un importe fijo o de un porcentaje y finalmente una descripción ampliada del mismo. Para escoger que recargo que se desea aplicar a la matrícula se pulsará sobre el botón con forma de lápiz situado a la derecha de la casilla Recargo. Se nos mostrará una ventana con una lista desplegable de los recargos predefinidos en Configuración > Baremos, dejándonos escoger cualquiera de ellos o crear uno nuevo (mediante el botón con forma de signo + situado a la derecha de la mencionada lista desplegable). Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO193

194 Ventana de selección de recargo Los descuentos se restarán al importe resultante de la suma de los importes de los grupos matriculados. Éstos podremos escogerlos, al igual que hacíamos con los recargos, de entre los predefinidos en la opción Configuración > Baremos > Matrículas >Descuentos (siendo también posible crear un nuevo descuento predefinido en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Sin embargo, con los descuentos tenemos dos opciones adicionales, la de crear un descuento personalizado de un importe fijo o la de crear un descuento personalizado de porcentaje, ambos exclusivos para la matrícula que se está formalizando. Ventana de selección de descuento con un importe fijo personalizado Si se ha aplicado un recargo o un descuento por error y se desea eliminar, deberemos pulsar sobre el botón Quitar recargo o Quitar descuento respectivamente (botón con forma de aspa situado a la derecha del botón utilizado para aplicar descuentos o recargos). Una vez añadidos los recargos y/o descuentos tendremos un importe Total de matrícula. Este importe, que se calculará de forma automática con las modificaciones que se hayan podido añadir, será el importe del adeudo que se emitirá de forma automática por los servicios docentes que contrata el cliente una vez concluyamos el proceso de matriculación.

195 Añadir gastos de matriculación Con la edición Basic, además de un adeudo por los servicios docentes (grupos de los cursos) que contrata el cliente o a los que se apunta el alumno, tenemos la posibilidad de emitir un adeudo separado por los gastos iniciales de matriculación o inscripción. Los datos para su emisión se cumplimentarán en el apartado 3 de la ventana de Nueva matrícula de la edición Basic. En este apartado podremos indicar el importe de estos gastos de matriculación y el porcentaje o importe de descuento que deseemos aplicar sobre los mismos. Apartado para indicar los gastos de matriculación en la ventana de Nueva matrícula Indicar información complementaria Para finalizar el proceso de matriculación para la edición Basic sólo nos quedaría por cumplimentar, si lo considerase oportuno el usuario, una serie de datos complementarios y opcionales. Estos datos son la fecha de matriculación (fecha meramente estadística que indica el día que el alumno acudió a matricularse al centro), el código de expediente de la matrícula(identificador alfanumérico de la matrícula asignable por el usuario con independencia del que asigna el programa), el tipo de matrícula (baremo que nos puede ser útil para poder realizar filtros y consultas posteriormente) y el comercial asignado a la misma(que nos indicará el empleado comercial del centro que se ha encargado de venderla ). Apartado para la información complementaria de la ventana de Nueva matrícula Finalizar el proceso de matriculación Una vez cumplimentada la ventana de Nueva matrícula con el alumno, el cliente, los datos de los grupos matriculados (con sus precios, recargos y descuentos) y opcionalmente los datos de gastos de matriculación y de información complementaria, estamos en disposición de pulsar sobre el botón Guardar los cambios. Una vez se pulse el mencionado botón se emitirá un adeudo por la cantidad indicada en la casilla Importe de la ventana de Nueva matrícula y otro por la cantidad de los gastos de matriculación (en el caso de haberlos establecido). Ambos adeudos aparecerá en Económico > Gestión de adeudos, desde donde se podrá gestionar su cobro, modificar su importe, cambiar el concepto, etc. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO195

196 Si el usuario desea emitir más adeudos sobre la matrícula (además de los que ya se generan al finalizar el alta de la misma), deberá realizarlo desde el botón Nuevo adeudo de la ventana de lista de Económico > Gestión de adeudos o desde el botón Generar adeudo por concepto libre de la ventana de lista de Administrativo > Matrículas (ver apartado del manual para mayor información a este respecto). Mensaje final del proceso de matriculación con la edición Basic Nueva matrícula. Edición Silver o superior La edición Silver o superiores de emagister-agora nos presenta la ventana de Nueva matrícula más completa de todas. En la misma se contempla una amplia gestión económica, que nos permite gran flexibilidad a la hora de automatizar la generación de los adeudos que se derivan del proceso de matriculación. Para ello la aplicación introduce a partir de la edición Silver el concepto de tipo de liquidación. El tipo de liquidación nos permite indicar y automatizar el modo en el que se va a realizar la emisión de adeudos a partir de las matrículas que se creen. Se distinguen los siguientes tipos de liquidación: a) Cobro único o a plazos : Esta modalidad implica que el importe que se adeudará al cliente se refiere al servicio completo, no a cada periodo. Se cobrará al cliente con total independencia de duración del servicio de formación en un único o en varios plazos o vencimientos. Así pues, el usuario podrá fraccionar el importe total a pagar en distintos plazos o vencimientos especificando el nº de los mismos, su importe y las fechas en las que deberían ser cobrados, con total independencia de la duración de los grupos en los que se matricule. Para este tipo de liquidación se parte del precio indicado en los grupos escogidos, pudiéndolo modificar si así se desea. b) Cobro único o a plazos (horas contratadas) : Esta modalidad funciona parecida a la anterior con la salvedad de que en ésta se especifica el número de horas que el cliente contrata, finalizando la matrícula una vez consumidas las mismas. El importe total a pagar será el de multiplicar el precio hora del grupo matriculado por el número de horas contratadas. Al igual que el anterior tipo de liquidación permite trabajar con plazos o vencimientos. Para este tipo de liquidación se parte del precio hora indicado en los grupos escogidos, pudiéndolo modificar si así se desea. c) Cobro periódico : Es el tipo de liquidación más habitual en los centros de enseñanza junto con el de Cobro único o a plazos. Si se escoge este tipo de liquidación, a los clientes se les cobrará cada cierto tiempo un importe por la docencia que reciben los alumnos a los mismos vinculados. Los periodos de liquidación son definidos por el usuario a su gusto (p.ej., mensual, trimestral, etc.) y se cobrará según dichos periodos mientras dure el servicio que se les ofrece, es decir, mientras dure la matrícula. Para este tipo de liquidación se parte del precio periódico indicado en los grupos escogidos, pudiéndolo modificar si así se desea. d) Cobro por horas asistidas : Esta modalidad de cobro se refiere a los casos en los que el cliente nos pagará una cantidad determinada por cada hora de clase. En este caso, se cobrarán aquellas clases a las que realmente ha acudido el alumno.

197 Para ello se necesita llevar un control de la asistencia con la aplicación. Para este tipo de liquidación se parte del precio hora indicado en los grupos escogidos, pudiéndolo modificar si así se desea. e) Cobro por horas impartidas : Esta modalidad de liquidación se refiere a los casos en los que el cliente nos pagará una cantidad determinada por cada hora de clase. En este caso, se cobrarán al alumno aquellas clases que el profesor imparta, aunque el alumno no haya asistido. Para ello se necesita controlar la docencia con la aplicación. Para este tipo de liquidación se parte del precio hora indicado en los grupos escogidos, pudiéndolo modificar si así se desea. La forma de cumplimentar la ventana de Nueva matrícula variará dependiendo del tipo de liquidación mediante el cual deseemos realizar la venta de los grupos en los que está interesado el alumno/cliente. Ventana de Nueva matrícula con tipo de liquidación de Cobro único o a plazos Los pasos para realizar el proceso de matriculación con la edición Silver o superior de emagister-agora son los siguientes: 1. Seleccionar alumno y cliente 2. Establecer el tipo de liquidación (modo mediante el cual el cliente pagará la matrícula) 3. Seleccionar los grupos en los que matricular al alumno 4. Añadir gastos de matriculación. (Opcional) 5. Indicar características especiales de los adeudos que emitirá la matrícula 6. Indicar información complementaria. (Opcional) Pasemos a ver con detalle cada uno de estos pasos. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO197

198 Seleccionar alumno y cliente El primer paso a realizar para crear una nueva matrícula será escoger el alumno y el cliente. En la parte superior de la ventana se nos piden los datos del alumno que recibirá la formación, cuya ficha podremos crear en ese mismo momento pulsando sobre el botón de Añadir nuevo alumno (botón con forma de signo [+]), o vincular sus datos si ésta ya estaba creada, pulsando sobre el botón de Localizar y vincular alumno existente (pequeño botón con forma de prismáticos). A continuación tendremos que indicar el cliente. Si el alumno ya tenía alguno vinculado de matriculaciones realizadas anteriormente, nos aparecerá, una vez seleccionado, un desplegable con los clientes vinculados en el pasado. En caso contrario, deberemos escoger otro, teniendo la opción de optar por uno ya existente (botón pequeño con forma de prismáticos) o crear uno nuevo (botón pequeño con forma de signo [+]). En el caso de querer añadirlo como un nuevo cliente, el programa nos preguntará si es el propio alumno el que se costeará el servicio que nos está contratando, en cuyo caso no tendremos que volver a introducir todos sus datos, tan solo lo haremos con los de tipo económico, como la cuenta bancaria, el número de tarjeta de crédito, etc. Es importante remarcar que el proceso mencionado anteriormente puede realizarse a la inversa, es decir, escoger en primer lugar el cliente a quien le vamos a cobrar por la matrícula y después el alumno que va a recibir el servicio docente. Esta operación, al igual que hemos indicado en el caso anterior, podrá realizarse ya sea seleccionando un alumno que estuviese vinculado anteriormente con el cliente, creando uno nuevo o localizando uno existente, no relacionado previamente con ese cliente. Pantalla de selección de clientes vinculados a un alumno IMPORTANTE: Tenga muy en cuenta que si el alumno o cliente ya existe en el sistema, debe localizarlos (botón pequeño con forma de prismáticos), ya que, si lo añadiese (botón pequeño con forma de símbolo [+]) estaría duplicándolos en la base de datos Establecer el tipo de liquidación Una vez seleccionado el alumno y cliente de la matrícula, el segundo paso que se deberá realizar es escoger el tipo de liquidación. La selección del tipo de liquidación afectará de forma importante al modo de completar el proceso de matriculación, ya que los datos a introducir el apartado de selección de grupos, descuentos, recargos, etc., varían debido a las características particulares de cada uno de los tipos de liquidación disponibles en emagister-agora. IMPORTANTE: Una vez finalizada la creación de una matrícula, si se ha cometido un error escogiendo el tipo de liquidación, o por cualquier otra causa desea modificarse el mismo, se deberá dar por finalizada la matrícula y crear una nueva con los datos deseados, ya que el tipo de liquidación NO es modificable una vez finalizado el proceso de creación de una Nueva matrícula.

199 A) COBRO ÚNICO O A PLAZOS En esta modalidad el importe que el cliente nos va a pagar por cada grupo que haya contratado se refiere al precio del servicio completo, con independencia de la duración del mismo y que se cobrará en un único o en varios plazos o vencimientos. EJEMPLO: En nuestro centro se ofrece un curso de Contabilidad Avanzada mediante un grupo que se imparte todos los jueves por la tarde desde el 1 de septiembre al 22 de diciembre y cuyo precio es de 350,00. El cliente lo podrá pagar en un único plazo con vencimiento de 1 de septiembre y con un descuento especial del 15% o en dos plazos mensuales (con el primer vencimiento el mismo 1 de septiembre) sin descuento alguno. En este caso para los alumnos que se matriculen se empleará el tipo de liquidación de Cobro único o a plazos. Para este tipo de liquidación, el programa nos presentará la posibilidad de escoger el plan de vencimientos (o plan de pagos), mediante el cual el cliente nos abonará el importe final del contrato de matrícula, de entre los que tengamos definidos en Baremos > Matrículas > Planes de vencimientos de la solapa Configuración. Cada plan de vencimientos que definamos constará de un nombre descriptivo, una periodicidad, una cantidad numérica de vencimientos o plazos, el día del mes en el que se deben generar adeudos de cada uno de los vencimientos o plazos, el importe o porcentaje sobre el total del primer vencimiento (sólo si éste debe ser diferente al resto), y por último, el importe o porcentaje sobre el total del último vencimiento (también sólo si éste debe ser diferente al resto). Ventana para crear un nuevo Plan de vencimientos Además del plan de vencimientos escogeremos la fecha del primer vencimiento, que indicará a partir de qué fecha se emitiría el adeudo correspondiente al primero de los plazos y que se usará para calcular la fecha en la que se emitirán el resto de adeudos (para planes de más de un vencimiento o plazo). Apartado para establecer el tipo de liquidación con Cobro único o a plazos seleccionado Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO199

200 EJEMPLO: Continuando con nuestro ejemplo, un alumno se matricula en nuestro grupo del curso de Contabilidad Avanzada y decide pagar mediante la opción de dos plazos. En ese caso, emagister-agora generará 2 vencimientos o plazos al finalizar el proceso de matriculación, uno que emitirá un adeudo de 175,00 el día 1 de septiembre y otro que emitirá un segundo adeudo por esa misma cantidad de 175,00 el día 1 de octubre. B) COBRO ÚNICO O A PLAZOS (HORAS CONTRATADAS) Este tipo de liquidación es muy parecida a la anterior, con la salvedad de que el precio que el cliente nos deberá pagar por el servicio ésta especificada en un importe por hora y nos especificará el número determinado de horas que contrata (el programa multiplicará el precio/hora del grupo por el número de horas contratadas). Al igual que el anterior tipo de liquidación se trabajará con plazos o vencimientos. EJEMPLO: En nuestro centro se ofrece un curso de Inglés Comercial que ofrecemos a un precio de 20,00 la hora. Un cliente nos contrata 35 horas que podrá pagar en un único plazo con un descuento especial del 15% o en tres plazos quincenales sin descuento alguno. En este caso para los alumnos que se matriculen se empleará el tipo de liquidación de Cobro único o a plazos (horas contratadas). Para este tipo de liquidación, el programa nos presentará también la posibilidad de escoger un plan de vencimientos mediante el que nos pagará el cliente, de entre los que tengamos definidos en Baremos > Matrículas > Planes de vencimientos de la solapa Configuración. Cada plan de vencimientos que definamos constará de los mismos elementos ya mencionados para el tipo de liquidación de Cobro único o a plazos, nombre descriptivo, periodicidad, una cantidad numérica de vencimientos, un día del mes en el que se generarán adeudos, importe o porcentaje sobre el total del primer vencimiento e importe o porcentaje sobre el total del último vencimiento. Igual que para el tipo de liquidación anterior, se escogerá la fecha del primer vencimiento, que indicará a partir de qué fecha se emitiría el adeudo correspondiente al primero de los plazos y que se usará para calcular la fecha en la que se emitirán el resto de adeudos (para planes de más de un vencimiento). C) COBRO PERIÓDICO Con este tipo de liquidación, a los clientes se les cobrará de forma repetida y cada cierto tiempo un importe por los servicios docentes que reciben los alumnos. Para este tipo de liquidación, aparece un nuevo concepto, la periodicidad de liquidación. Esta periodicidad nos indicará cada cuanto tiempo deseamos cobrar al cliente el importe periódico fijado en la matrícula para los grupos que se contraten. Los periodos de liquidación son definidos por el usuario a su gusto (quincenal, mensual, trimestral, etc.) y se cobrará el importe según esos periodos y mientras dure la contratación del servicio que se ofrece, es decir, mientras dure la matrícula. EJEMPLO: En nuestro centro se ofrece un curso de Italiano Básico que ofrecemos a un precio de 60,00 al mes. Los alumnos interesados se podrán matricular de un grupo que se impartirá de septiembre a diciembre por las mañanas, o de otro que se impartirá las mismas fechas pero por las tardes. En este caso, para los alumnos que se matriculen se empleará el tipo de liquidación de Cobro periódico. Los clientes, si no se dan de baja prematuramente del servicio contratado (grupo), deberán pagar 60,00 cada mes hasta que finalice el mismo, es decir, desde septiembre a diciembre. Si se escoge la opción Cobro periódico, en la ventana de Nueva matrícula nos aparecerá un desplegable que nos permite escoger la periodicidad de liquidación, que se utilizará para la generación de los adeudos que periódicamente se emitirán de forma automática a partir de la matrícula. La periodicidad de liquidación marcará cada cuánto tiempo la matrícula va a generar un derecho de cobro (adeudo), es decir, cada cuanto se devenga la deuda a nuestros clientes (mensualmente, trimestralmente, quincenalmente, etc.).

201 Como ya hemos visto anteriormente en este capítulo, la periodicidad de liquidación se fija por defecto en el Panel de control ( Valores por defecto ) accesible desde la solapa Configuración, pero pueden modificarse individualmente para cada matrícula durante la creación de la misma. Apartado para establecer el tipo de liquidación con Cobro periódico seleccionado D) COBRO POR HORAS ASISTIDAS Y COBRO POR HORAS IMPARTIDAS Para estas modalidades de cobro o liquidación, los clientes nos deberán abonar una cantidad determinada por cada hora de clase a la que asista el alumno (por horas asistidas) o que imparta el profesor (por horas impartidas). EJEMPLO: En nuestro centro ofrecemos clases particulares de nuestro curso de Alemán a razón de 25,00 cada una. La política del centro es que en el caso de que el alumno no acuda a clase no se le cobrarán las horas. Nuestro alumno Juan Pérez está interesado en matricularse, por lo que le realizaremos una matrícula. Para este caso se empleará el tipo de liquidación de Cobro por horas asistidas. En el caso de escoger en la ventana de Nueva matrícula las opciones de Cobro por horas asistidas o Cobro por horas impartidas, no hará falta indicar ningún dato extra en este apartado encargado de establecer el tipo de liquidación. IMPORTANTE: Para poder emitir adeudos de forma correcta con este tipo de liquidación es necesario llevar un control de la docencia (para horas impartidas) o la asistencia (para horas asistidas) con la aplicación (ver apartado 7.7. y apartado 7.8. respectivamente). Una vez gestionada la docencia y asistencia, el programa generará adeudos cuando el usuario decida por la cantidad resultante de multiplicar el importe/hora establecido en la matrícula por el número de horas impartidas o asistidas confirmadas y que no hayan sido ya incluidas en otro adeudo emitido con anterioridad Seleccionar los grupos y ajustar el importe final Una vez seleccionado el alumno, el cliente y el tipo de liquidación de la matrícula, el tercer paso que se deberá realizar será escoger los grupos (uno o varios) en los que matricular al alumno y modificar los datos pertinentes para ajustar el importe que se desea cobrar al cliente por los grupos que desea contratar (precios, recargos y descuentos). Para ello lo primero que haremos será pulsar sobre el botón Seleccionar grupo/s. Botón Seleccionar grupo/s Al pulsar sobre el botón se abrirá una ventana en la que podremos buscar y seleccionar uno o varios de los grupos que se nos muestran. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO201

202 Ventana para la selección de grupos en el proceso de matriculación Una vez seleccionados los grupos pulsaremos sobre el botón Aceptar selección y nos aparecerán los datos de los mismos en la lista de grupos seleccionados. Esta lista, los datos que se muestran y las modificaciones que permite realizar dependerán del tipo de liquidación escogido para la matrícula. A) COBRO ÚNICO O A PLAZOS En el caso de escoger el tipo de liquidación de Cobro único o a plazos, podremos personalizar varias características del contrato de matrícula. De modo automático, los grupos seleccionados se habrán añadido a la lista de grupos que se desean contratar con la fecha de inicio, la fecha de fin y el precio definidos en las fichas de los grupos en cuestión. Sin embargo, el usuario podrá ajustar esos datos y adaptarlos en cada caso concreto. De este modo se podrán contemplar excepciones, como por ejemplo un alumno que va a empezar a acudir a clase cuando el grupo ya haya comenzado, otro que vaya a terminar antes de la fecha de fin fijada para el grupo, o un tercero al que por ejemplo se le quiera cobrar mayor o menor importe del definido de forma predeterminada en el grupo. Lista de grupos seleccionados para el tipo de liquidación de Cobro único o a plazos

203 Para ajustar o modificar las características de los grupos contratados pulsaremos sobre el botón con forma de lápiz situado a la derecha del dato que deseemos modificar. Eso nos mostrará una ventana en la que introduciremos el nuevo dato. Ventanas para modificación de la fecha de fin y el importe de uno de los grupos seleccionados Para eliminar alguno de los grupos de la lista se debe pulsar sobre el icono con forma de aspa (de color rojo) situado en la primera columna de la fila en la que aparezca el grupo que deseemos quitar. Una vez modificados los mencionados datos a gusto del usuario, también se podrán definir recargos y/o descuentos al importe de la matrícula. Los recargos se sumarán al importe resultante de la suma de los grupos matriculados y deberemos escogerlos de entre los predefinidos en la opción Configuración > Baremos > Matrículas > Recargos (Es posible crear un nuevo recargo en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Ventana de edición de recargos en modalidad de altas Al crear un recargo predefinido indicaremos un nombre para el mismo, si se tratará de un recargo de un importe fijo o de un porcentaje y una finalmente una descripción ampliada del mismo. Para escoger que recargo que se desea aplicar a la matrícula se pulsará sobre el botón con forma de lápiz situado a la derecha de la casilla Recargo. Se nos mostrará una ventana con una lista desplegable de los recargos predefinidos en Configuración > Baremos, dejándonos escoger cualquiera de ellos o crear uno nuevo (mediante el botón con forma de signo + situado a la derecha de la mencionada lista desplegable). Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO203

204 Ventana de selección de recargo Los descuentos se restarán al importe resultante de la suma de los grupos matriculados. Éstos podremos escogerlos, al igual que hacíamos con los recargos, de entre los predefinidos en la opción Configuración > Baremos > Matrículas >Descuentos (siendo también posible crear un nuevo descuento predefinido en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Sin embargo, con los descuentos tenemos dos opciones adicionales, que son las de crear un descuento personalizado de un importe fijo o crear un descuento personalizado de porcentaje, ambos exclusivos para esta matrícula. Ventana de selección de descuento con un importe fijo personalizado Si se ha aplicado un recargo o un descuento por error y se desea eliminar, deberemos pulsar sobre el botón Quitar recargo o Quitar descuento respectivamente (botón con forma de aspa situado a la derecha del botón utilizado para aplicar descuentos o recargos). Una vez añadidos los recargos y/o descuentos tendremos un importe Total de matrícula. Este importe, que se calculará de forma automática con las modificaciones que se hayan podido añadir, será el utilizado para crear los plazos según el plan de vencimientos escogido en el paso anterior del proceso de matriculación. Estos vencimientos emitirán de modo automático una serie de adeudos en las fechas determinadas. B) COBRO ÚNICO O A PLAZOS (HORAS CONTRATADAS) En el caso de escoger el tipo de liquidación de Cobro único o a plazos (horas contratadas), podremos personalizar varias características del contrato de matrícula. De modo automático, los grupos seleccionados se habrán añadido a la lista de grupos que

205 se desean contratar con la fecha de inicio, la fecha de fin y el precio hora definidos en las fichas de los grupos en cuestión. Sin embargo, el usuario podrá ajustar esos datos y adaptarlos en cada caso concreto. Además, si se ha escogido este tipo de liquidación, se deberá indicar la cantidad de horas que se contratan de cada uno de los grupos matriculados. Lista de grupos seleccionados para el tipo de liquidación de Cobro único o a plazos (horas contratadas) Para ajustar o modificar las características de los grupos contratados pulsaremos sobre el botón con forma de lápiz situado a la derecha del dato que deseemos modificar. Eso nos mostrará una ventana en la que introduciremos el nuevo dato. Ventanas para modificación del precio hora y el número de horas contratadas de uno de los grupos seleccionados Para eliminar alguno de los grupos de la lista se debe pulsar sobre el icono con forma de aspa (de color rojo) situado en la primera columna de la fila en la que aparezca el grupo que deseemos quitar. Una vez modificados los mencionados datos a gusto del usuario, también se podrán definir recargos y/o descuentos al importe de la matrícula. Los recargos y descuentos que se deseen establecer se aplicarán del mismo modo que se hace para el tipo de liquidación anterior ( Cobro único o a plazos ), sumando o restando al Total de grupos matriculados para obtener el importe Total de matrícula. Este importe, que se recalculará de forma automática con las modificaciones que se hayan podido añadir, será el utilizado para crear los plazos según el plan de vencimientos escogido en el paso anterior del proceso de matriculación. Estos vencimientos que crea el proceso de matriculación emitirán de modo automático una serie de adeudos en las fechas determinadas. C) COBRO PERIÓDICO En el caso de que en el paso anterior se haya escogido el tipo de liquidación de Cobro periódico, podremos personalizar la fecha de inicio del alumno en el grupo, la fecha de fin del alumno en el grupo, el precio periódico, el recargo o el descuento de forma individual para cada uno de los grupos que el cliente nos desea contratar. De modo automático, los grupos seleccionados se Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO205

206 habrán añadido a la lista de grupos que se desean contratar con la fecha de inicio, la fecha de fin, el precio periódico definidos en las fichas de los grupos en cuestión y vendrán sin ningún recargo ni descuento indicados. Sin embargo, el usuario podrá ajustar esos datos y adaptarlos en cada caso concreto. Lista de grupos seleccionados para el tipo de liquidación de Cobro periódico Para ajustar o modificar cualquiera de las características de los grupos contratados pulsaremos sobre el botón con forma de lápiz situado a la derecha del dato que deseemos modificar. Eso nos mostrará una ventana en la que introduciremos el nuevo dato. Si se establece un recargo, éste se sumará al importe periódico del grupo matriculado al que se aplique y deberemos escogerlo de entre los predefinidos en la opción Configuración > Baremos > Matrículas > Recargos (Es posible crear un nuevo recargo en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Al establecer un descuento, éste se restará del importe periódico del grupo matriculado al que se aplique. Éste podremos escogerlo, al igual que hacíamos con un recargo, de entre los predefinidos en la opción Configuración > Baremos > Matrículas >Descuentos (siendo también posible crear un nuevo descuento predefinido en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Sin embargo, con el descuento tenemos dos opciones adicionales, que son las de crear un descuento personalizado de un importe fijo o crear un descuento personalizado de porcentaje, ambos exclusivos para la matrícula que se está realizando. Si se ha aplicado un recargo o un descuento por error y se desea eliminar, deberemos pulsar sobre el botón con forma de X de color rojo, situado en la fila del grupo a la derecha del botón que se utiliza para añadir un recargo o un descuento. Ventanas para modificación del importe periódico y el recargo a aplicar a uno de los grupos seleccionados Para eliminar alguno de los grupos de la lista se debe pulsar sobre el icono con forma de aspa (de color rojo) situado en la primera columna de la fila en la que aparezca el grupo que deseemos quitar. Una vez modificados los importes, los recargos y los descuentos, tendremos un Precio final periódico para cada uno de los grupos matriculados. En la parte inferior del listado de grupos aparecen unas casillas con la suma de los importes periódicos, los

207 recargos y los descuentos de todos los grupos matriculados y un Total de matrícula (suma del precio final de cada uno de los grupos). Este importe, que se calculará de forma automática con las modificaciones que se hayan podido introducir, será el utilizado para crear un adeudo de forma periódica con la periodicidad escogida en el paso anterior del proceso de matriculación. D) COBRO POR HORAS ASISTIDAS Y COBRO POR HORAS IMPARTIDAS En el caso de escoger alguno de estos dos tipos de liquidación, podremos personalizar la fecha de inicio del alumno en el grupo, la fecha de fin del alumno en el grupo, el precio hora base, el recargo o el descuento de forma individual para cada uno de los grupos que el cliente nos desea contratar. De modo automático, los grupos seleccionados se habrán añadido a la lista de grupos que se desean contratar con la fecha de inicio, la fecha de fin, el precio hora definidos en las fichas de los grupos en cuestión y vendrán sin ningún recargo ni descuento indicados. Sin embargo, el usuario podrá ajustar esos datos y adaptarlos en cada caso concreto. Lista de grupos seleccionados para el tipo de liquidación de Cobro por horas asistidas Para ajustar o modificar las características de los grupos contratados pulsaremos sobre el botón con forma de lápiz situado a la derecha del dato que deseemos modificar. Eso nos mostrará una ventana en la que introduciremos el nuevo dato. Si se establece un recargo, éste se sumará al importe hora del grupo matriculado al que se aplique y deberemos escogerlo de entre los predefinidos en la opción Configuración > Baremos > Matrículas > Recargos (Es posible crear un nuevo recargo en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Al establecer un descuento, éste se restará del importe hora del grupo matriculado al que se aplique. Éste podremos escogerlo, al igual que hacíamos con un recargo, de entre los predefinidos en la opción Configuración > Baremos > Matrículas >Descuentos (siendo también posible crear un nuevo descuento predefinido en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Sin embargo, con el descuento tenemos dos opciones adicionales, que son las de crear un descuento personalizado de un importe fijo o crear un descuento personalizado de porcentaje, ambos exclusivos para la matrícula que se está realizando. Ventanas para modificación de la fecha de fin y el importe periódico de uno de los grupos seleccionados Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO207

208 Para eliminar alguno de los grupos de la lista se debe pulsar sobre el icono con forma de aspa (de color rojo) situado en la primera columna de la fila en la que aparezca el grupo que deseemos quitar. Una vez modificados los mencionados datos a gusto del usuario, también se podrán definir recargos y/o descuentos al importe hora que se desea cobrar de cada uno de los grupos matriculados. El recargo se sumará al importe hora del grupo matriculado al que se aplique y deberemos escogerlo de entre los predefinidos en la opción Configuración > Baremos > Matrículas > Recargos (Es posible crear un nuevo recargo en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Una vez modificados los importe/hora, los recargos y los descuentos obtendremos un Precio/hora final para cada uno de los grupos matriculados. En el momento en el que se deseen emitir los adeudos de las matrículas con estos tipos de liquidación, se utilizará el importe hora final de cada de los grupos y se multiplicará por el número de horas a las que efectivamente ha asistido el alumno a ese grupo y aún no se le han cobrado, para el Cobro por horas asistidas ; o por el número de horas que ha impartido el profesor (aunque el alumno no haya asistido) para el caso de Cobro por horas impartidas Añadir gastos de matriculación Al igual que ocurría en la edición Basic, con la edición Silver o superior, tenemos la posibilidad de generar de manera opcional un adeudo por los gatos iniciales de matriculación o inscripción. Este adeudo se emitirá de forma automática al finalizar el proceso de matriculación. El programa nos permite indicar el porcentaje o importe de descuento que deseemos aplicar a esos gastos. Apartado para indicar los gastos de matriculación en la ventana de Nueva matrícula Indicar características especiales de los adeudos que emitirá la matrícula En el apartado 5 de la ventana de Nueva matrícula aparecen una serie de conceptos relacionados con los adeudos que se generarán a partir de una matrícula concreta. La Serie de numeración (dato obligatorio) la deberemos escoger una serie de numeración para los adeudos que se emitan a partir de la matrícula. Para crear las series de numeración lo haremos desde la opción Baremos > Económicos > Series de adeudos de la solapa Configuración o con el botón Añadir nueva serie sitiado a la derecha del desplegable en el que aparecen las series de numeración (botón con forma de [+]).Se pueden crear todas las series que se necesiten (por ejemplo una serie para particulares, otra para empresas, ). La casilla de Domiciliación bancaria (dato opcional) la marcaremos en el caso de querer que los adeudos de la presente matrícula se cobren por domiciliación bancaria. Si la hemos seleccionado y el cliente vinculado no tiene datos bancarios, el programa nos advertirá de la necesidad de estos datos, pero nos permitirá concluir el proceso de matriculación. Sin embargo, si al generar el fichero informático, conforme a la norma AEB-19, estos datos siguen sin estar cubiertos, no se adjuntarán los adeudos emitidos a partir de esa matrícula al fichero informático de domiciliación, aunque se advertirá nuevamente de la anomalía. En el botón Detalles del aviso que se lanza al intentar realizar el fichero de domiciliación aparecerán listados aquellos clientes que no tienen estos datos cubiertos.

209 La casilla de verificación de Pago con tarjeta (dato opcional) se marcará si queremos que los adeudos de la matrícula se paguen mediante el proceso de Cobros > Cobros en bloque con tarjeta de la pestaña Económico. Si la hemos seleccionado y el cliente vinculado no tiene datos de número de tarjeta el programa nos advertirá de la necesidad de estos datos, pero nos permitirá concluir el proceso de matriculación. Sin embargo, si al generar el proceso de Cobros en bloque con tarjeta, estos datos siguen sin estar cubiertos, no se añadirán los adeudos generados a partir de esa matrícula al proceso, aunque advertirá nuevamente de la anomalía. En el botón Detalles de este aviso aparecerán listados aquellos clientes que no tienen esos datos cubiertos. El Concepto alternativo en adeudo (dato opcional) se cubrirá para los casos en los que queramos que el concepto de los adeudos que se generen derivados de esta matrícula no sea la combinación de los nombres de los grupos seleccionados, sino uno personalizado por el usuario. Apartado para indicar las características especiales de los adeudos que emitirá la matrícula Indicar información complementaria Existen una serie de datos complementarios y opcionales (no obligatorios) que el usuario podrá rellenar al realizar el proceso de matriculación. Estos datos son la fecha de matriculación (fecha meramente estadística que indica el día que el alumno acudió a matricularse al centro), el código de expediente de la matrícula(identificador alfanumérico de la matrícula asignable por el usuario con independencia del que asigna el programa), el tipo de matrícula (baremo que nos puede ser útil para poder realizar filtros y consultas posteriormente) y el comercial asignado a la misma(que nos indicará el empleado comercial del centro que se ha encargado de venderla ). Apartado para la información complementaria de la ventana de Nueva matrícula Finalizar el proceso de matriculación Una vez cumplimentada la ventana de Nueva matrícula con todos los datos indicados en los apartados anteriores, estamos en disposición de pulsar sobre el botón Guardar los cambios. Cuando se pulse el mencionado botón, se emitirá un adeudo por la cantidad indicada en el apartado de los gastos de matriculación (en el caso de haberlos establecido), pudiendo ya gestionar su cobro, modificar su concepto, cambiar el importe, etc., desde la opción Económico > Gestión de adeudos de la cinta de opciones. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO209

210 A partir del momento en el que concluya el proceso de matriculación, la generación del resto de adeudos será gestionada por el programa dependiendo del tipo de liquidación escogido al realizar la matrícula. Para las opciones de Cobro único o a plazos y Cobro único o a plazos (horas contratadas) se habrán creado uno o varios vencimientos o plazos (cuya suma será el importe Total de matrícula ), cada uno con una fecha de vencimiento determinada. Estas fechas dependerán del plan de vencimientos escogido y de la fecha indicada para el primer vencimiento. Cuando llegue la fecha de vencimiento de cada uno de estos plazos, se emitirá el adeudo pertinente cuando se realice una operación de generación de adeudos (ver apartado y apartado para más información sobre la generación de adeudos). EJEMPLO: Un cliente se matricula de uno de los grupos de nuestro curso de Inglés Nivel Medio y de otro del curso de Contabilidad Básica. Este cliente nos va a pagar mediante Cobro único y a plazos con un plan de vencimientos de tres pagos mensuales de igual cuantía y la fecha del primer vencimiento será el día 1 de abril. Tras realizar las modificaciones pertinentes de precios y añadir los recargos y descuentos adecuados, el importe Total de matrícula asciende a 510,00. Por lo tanto, la aplicación tras realizar el proceso de matrícula habrá generado tres vencimientos de 170,00 cada uno, con fechas de vencimiento de 1 de abril, 1 de mayo y 1 de junio. Llegadas esas fechas, si se realiza el proceso de Económico > Adeudos > Generación de adeudos o se genera el proceso de Generar siguiente adeudo previsto para la matrícula de ese cliente, se generaría un adeudo de 170,00 a partir del 1 de abril, otro adeudo de ese mismo importe si el proceso de generación se realiza a partir del 1 de mayo, y un último adeudo, también por la cantidad de 170,00, a partir del 1 de junio. Si se escogió realizar una matrícula de tipo Cobro periódico, se emitirá un adeudo de forma periódica, por el importe adecuado y según la periodicidad de liquidación escogida en la matrícula, al realizar una operación de generación de adeudos (ver apartado y apartado para más información sobre la generación de adeudos). EJEMPLO: Un cliente se matricula de uno de los grupos de nuestro curso de Inglés Nivel Medio y de otro del curso de Contabilidad Básica. Este cliente nos va a pagar mediante Cobro periódico con una periodicidad de liquidación mensual y la fecha a partir de la que comenzará a acudir el alumno a ambos grupos será el 1 de septiembre. Tras realizar las modificaciones pertinentes de precios y añadir recargos y descuentos, el importe periódico Total de matrícula asciende a 75,00. Por lo tanto, a partir del día 1 de septiembre, y mientras la matrícula permanezca activa (no finalicen los grupos ni se dé de baja prematuramente el cliente en los mismos), cuando se realice el proceso de Económico > Adeudos > Generación de adeudos o el proceso de Generar siguiente adeudo previsto para la matrícula de ese cliente, se generará un adeudo todos los meses a partir de cada día 1 de mes por la cantidad de 75,00. Finalmente, para los tipos de liquidación de Cobro por horas asistidas y Cobro por hora impartidas, cada vez que se realice un proceso de generación de adeudos (ver apartado y apartado para más información) que afecte a la matrícula, se generará uno por la cantidad resultante de multiplicar el importe/hora establecido en la matrícula por la cantidad de horas a las que se ha confirmado que el alumno ha asistido ( para el caso de horas asistidas) o por las horas que se ha confirmado que el profesor ha impartido (para el caso de horas impartidas). EJEMPLO: Un cliente se matricula de uno de un grupo de nuestro curso de Alemán. Este cliente nos va a pagar mediante Cobro por horas asistidas a razón de 25,00 la hora. El alumno comenzará a asistir a clases el día 1 de marzo. Al final del mes de marzo se han impartido 14 horas del grupo al que se matriculó nuestro alumno. Sin embargo, sólo ha podido asistir a 12 de ellas, ya que otros dos días estaba enfermo. Si en esos momentos se realizase el proceso de Económico > Adeudos > Generación de adeudos o el proceso de Generar siguiente adeudo previsto para la matrícula de ese cliente, se generaría un adeudo de 300,00 (12 horas x 25,00 ). Esas asistencias quedarían marcadas como ya computadas para esa matrícula, por lo que a partir de la generación de ese adeudo sólo se lo cobraría (para las futuras emisiones de los siguientes adeudos) aquellas horas cuya asistencia o no asistencia se confirme a partir de la emisión del adeudo generado a finales de marzo.

211 Si además de los ya comentados adeudos por los servicios docentes contratados (que crea la aplicación mediante los mencionados procesos de generación de adeudos), el usuario desea emitir otros adeudos sobre la matrícula(por un libro, por una traducción, por estancia en comedor, etc.), podrá realizarlo desde el botón Nuevo adeudo de la ventana de lista de Económico > Gestión de adeudos o desde el botón Generar adeudo por concepto libre de la ventana de lista de Administrativo > Matrículas (ver apartado del manual para mayor información a este respecto) El impreso de matrícula Una vez realizada la matrícula, emagister-agora nos permite generar un impreso, que vendría a ser algo parecido a un contrato de compra-venta por los servicios docentes que ha contratado un cliente determinado. Este impreso de matrícula se puede lanzar de forma automática al acabar el proceso de creación de una Nueva matrícula dependiendo de la opción escogida en Impreso de matrícula en alta del Panel de control > Configurar informes con MS Word. La aplicación nos permite tres opciones a este respecto: mostrar siempre en pantalla de forma automática el impreso de matrícula, no mostrarlo nunca o que se pregunte cada vez al usuario si desea ver el mencionado impreso. También, en ese mismo apartado del Panel de control de emagister-agora, se permite escoger el tipo de impreso a utilizar: el predefinido por la aplicación(o a medida del usuario modificándolo con la vista de diseño del Gestor de impresos ) o uno creado con MS Word. Apartado del Panel de control > Configurar informes con MS Word relativo al impreso de matrícula En cualquier caso, si el usuario desea volver a imprimir el impreso de contrato de matrícula en cualquier otro momento, lo podrá realizar sin problemas desde la opción Impresos administrativos > Matrícula de la solapa Administrativo. Desde esta opción de menú podremos generar impresos de matrícula vacíos (pensados para escoger los grupos que se desee e imprimirlos con el diseño predefinido o personalizado del Gestor de impresos para que los alumnos los rellenen a mano en épocas de matriculación y más tarde introducir esos datos en el programa), rellenados (imprimiendo los datos de una matrícula concreta con el diseño predefinido o personalizado del Gestor de impresos ) o enlazados con un diseño de MS Word (también imprimiendo los datos de una matrícula concreta) Gestionar y modificar los datos de una matrícula En un escenario ideal, tras matricular al alumno en una determinada oferta académica, tan solo tenemos que preocuparnos por cobrarle periódicamente hasta que los grupos de los cursos a los que se ha matriculado finalicen. Llegado este momento el programa finaliza automáticamente la matrícula en cuestión, todo ello sin que el usuario tenga que intervenir. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO211

212 No obstante, en el mundo real esto no sucede siempre así, pues a menudo surgen contratiempos, se cometen errores, etc. Por ejemplo, podemos matricular a un alumno y al momento percatarnos de que nos hemos equivocado de grupo o se nos ha olvidado indicar que deseábamos aplicar un descuento, etc. También puede suceder que tras unos meses cobrándole mensualmente el cliente decida que ahora prefiere que lo hagamos de manera trimestral, o que a mitad de año el alumno decida darse de baja (temporal o definitivamente) del grupo. Estos son sólo algunos de los contratiempos que pueden surgir a lo largo del ciclo de vida de una matrícula. Sin embargo, afortunadamente para nosotros, emagister-agora, sobre todo a partir de la edición Silver se muestra muy flexible y nos otorga total libertad para intervenir sobre las matrículas realizadas y solucionar cualquier problema de este tipo que se nos presente. IMPORTANTE: Para la edición Lite o Basic, debido a que la información económica que se genera de modo automático a partir del proceso de matriculación se restringe a un adeudo por los servicios docentes y, a lo sumo, otro por los gastos de inscripción (éste último sólo para la edición Basic), no se precisa realizar cambios de importes, descuentos, recargos, plan de vencimientos, etc., en las matrículas. Además, puesto que ninguna de las dos ediciones mencionadas lleva la gestión de docencia y asistencia, tampoco será necesaria la posibilidad del cambio de grupos en las matrículas. Seleccionando la opción Matrículas de la solapa Administrativo podremos acceder a los datos de matriculación. Veremos una ventana de lista con todas las matrículas o sólo con las vigentes (según se establezca la solapa Visibilidad o en el Panel de control ), en las que podremos ver datos generales como el total cobrado y total pendiente de cada una de ellas. Para que éstos últimos reflejen la situación actual, debemos haber lanzado recientemente el proceso Actualizar todo de la solapa Herramientas. También se podrá acceder a los datos de una matrícula concreta desde otras partes de la aplicación, como por ejemplo desde las Gestiones avanzadas de alumnos, clientes, personal, comerciales o profesores, posicionándonos sobre el Elemento vinculado Matrículas. Desde la ventana de lista de Matrículas, a la que se accede desde la solapa Administrativo, para visualizar y poder modificar o gestionar los datos concretos de una matrícula tendremos que editarla (haciendo doble clic sobre ella o pulsar sobre el icono con forma de lápiz). Ventana listado matriculas de la edición Silver Al igual que ocurría con la ventana de Nueva matrícula, dependiendo de la edición de emagister-agora que se posea se visualizarán unas ventanas de edición más simples o más completas.

213 Gestionar y modificar una matrícula con la edición Lite La ventana de edición de una matrícula en la edición Lite nos permitirá consultar ciertos datos de la misma y modificar otros, una vez ya se haya realizado el proceso de Nueva matrícula (del que hablamos en el apartado de este mismo capítulo). Ventana de edición de una matrícula en la edición Lite En el primero de los apartados que se observa en esta ventana, se muestra el Estado de la matrícula (activa o finalizada). Desde ese mismo apartado podremos finalizar de forma manual una matrícula en el caso de que esté activa. Esto se utilizará para los casos en los que el alumno quiera dejar de acudir al grupo antes de que este finalice, ya que en los casos habituales en los que el alumno acude a clase durante toda la duración del grupo, la matricula será finalizará de forma automática por el programa sin necesidad de intervención por parte del usuario. Si se ha finalizado una matrícula por error o si por cualquier otro motivo se desea reactivar la matrícula, podremos realizar esta operación desde este mismo apartado. Apartado de Estado de la matrícula de una matrícula finalizada de forma manual por parte del usuario El siguiente apartado es el dedicado al Alumno y cliente de la matrícula. Desde este apartado se nos permitirá (en el caso de ser una matrícula activa) modificar los datos de ambos e incluso cambiar el alumno y/o el cliente por otro distinto de la base de datos o por uno nuevo. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO213

214 Desde el tercer apartado podremos consultar los datos principales del Grupo matriculado (nombre del grupo y precio que se pagó por él), y nos permitirá (en el caso de ser una matrícula activa) modificar la fecha a partir de la cual el alumno comenzará a asistir al grupo. Finalmente, la ventana de edición de matrícula de la edición Lite nos permite modificar en cualquier caso la información complementaria de la ventana de matrícula (fecha de matrícula, código de expediente, tipo de matrícula y comercial asignado) Gestionar y modificar una matrícula con la edición Basic La ventana de edición de una matrícula para la edición Basic, nos permite consultar y nos deja modificar ciertos datos. De este modo, podremos completar o corregir la información de una matrícula si los datos se introdujeron de forma errónea o si han variado desde que se realizó el proceso de Nueva matrícula (del que hablamos en el apartado de este mismo capítulo). Ventana de edición de matrícula en la edición Basic Una vez abierta la ventana de edición de una matrícula, el primero de los apartados que observamos es el dedicado al alumno y el cliente. Está situado en la parte superior izquierda de la ventana de edición de matrícula y desde ahí podremos modificar los datos del alumno y el cliente, pero también se nos permitirá cambiarlos por otros existentes en la base de datos (botón con forma de prismáticos a la derecha del nombre del alumno o el cliente) o crear nuevos alumnos y/o clientes (botón con forma de signo [+] a la derecha del nombre del alumno o el cliente). A la derecha del apartado de alumno y cliente podemos observar una serie de solapas con diversa información. La primera de las solapas, Datos generales, nos permite modificar en cualquier momento la fecha de matriculación (fecha meramente estadística, que nos indica el día en el que el alumno acudió al centro a formalizar el contrato de matrícula) y el código de expediente (código alfanumérico para que el usuario personalice el código de la matrícula para búsquedas). En la parte derecha de esta solapa se muestra el estado de la matrícula (activa o finalizada). Desde el botón Finalizar matrícula (para matrículas activas) o el botón Reactivar matrículas (para matrículas finalizadas) podremos modificar su estado. El botón de Finalizar matrícula permite dar de baja o concluir de forma manual una matrícula en el caso de que esté activa. Esto se utilizará para los casos en los que el alumno quiera dejar de acudir al grupo antes de que este finalice, ya que en los casos habituales en los que el alumno acude a clase durante toda la duración del grupo, la matricula se finalizará de forma automática por el programa sin necesidad de intervención por parte del usuario.

215 Si se ha finalizado una matrícula por error o si por cualquier otro motivo se desea volver a activar, se podrá pulsar sobre el botón Reactivar matrícula que aparecerá en la parte derecha de este mismo apartado cuando el estado de la matrícula sea el de finalizada. Solapa de Datos generales de una matrícula finalizada con la posibilidad de reactivarla La segunda de las solapas nos muestra a modo de consulta los Gastos de matriculación de la matrícula en el caso de que se indicasen durante el proceso de Nueva matrícula (ver apartado ) La tercera solapa nos muestra, también a modo de consulta los importes de los Adeudos emitidos vinculados a la matrícula (excepto el de gastos de matriculación que se muestra en la anterior solapa). Podremos consultar el total de adeudos emitidos, el pendiente de cobro y el importe cobrado. La última solapa, Otros datos de matrícula, nos muestra el baremo de tipo de matrícula y el comercial asignado. Bajo los datos de alumno y cliente y la solapa con datos diversos ya mencionada, se muestra un listado con los Grupos matriculados. El listado de Grupos matriculados permite modificar ciertos los datos de la matrícula para uno de los grupos en concreto (indicar una ausencia temporal del alumno, modificar la fecha en la que el alumno empezará a asistir, etc.). Para realizar esas modificaciones deberemos entrar a la ventana de edición del grupo matriculado, pulsando sobre el botón Editar registro (con forma de lápiz) de la barra de botones del apartado Grupos matriculados. Se mostrará ante el usuario una ventana de edición en la que podremos distinguir cuatro grandes apartados. Ventana de edición de un grupo matriculado Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO215

216 El primero es el del Estado de la matrícula en el grupo. En este apartado se muestra si la matrícula está activa o finalizada para el grupo seleccionado, es decir, si el alumno ha dejado o no de recibir docencia de este grupo. Desde este apartado podremos finalizar la matrícula o reactivarla para este grupo en concreto. En el caso de que finalice el periodo formativo del grupo no será necesario dar de baja a los alumnos ya que el programa lo hará de forma automática. En el caso de que el alumno deje de acudir al grupo antes de éste finalice, podremos indicar desde aquí que el alumno ha dejado de acudir al grupo e indicar la fecha en la que finaliza, el motivo de esa finalización prematura y unos comentarios. Matrícula finalizada en un grupo matriculado En este apartado también se nos permite indicar una ausencia temporal (sus fechas, motivo y comentarios), período de tiempo durante el cual el alumno no asistirá a clase. Ausencia temporal marcada en un grupo matriculado El segundo apartado es el del Grupo matriculado. Este apartado nos permite visualizar a modo de consulta los datos principales del grupo matriculado (nombre del curso, nombre del grupo, fechas de inicio y fin, etc.). Apartado con los datos del Grupo matriculado El tercer apartado nos permite personalizar las Fechas de comienzo y finalización del alumno en el grupo. La fecha de Comienzo del alumno en el grupo, marca el inicio del periodo en el que el alumno está inscrito en el grupo. A continuación tenemos una casilla de verificación que nos deja Programar finalización automática de la matrícula del alumno en este grupo en una fecha concreta (útil si se sabe de antemano que el alumno va a dejar de acudir a clase antes de la finalización del propio grupo). Apartado de Fechas de comienzo y finalización del alumno en el grupo

217 El cuarto y último apartado, Condiciones económicas de la matrícula en el grupo, nos mostrará, a modo de consulta, el importe que debería haber pagado el cliente por el grupo cuando se realizó el proceso de Nueva matrícula. Apartado de Condiciones económicas de la matrícula en el grupo para Cobro único o a plazos Finalmente, bajo el listado de los grupos matriculados, la ventana de edición de matrículas de la edición Basic se pueden observar, a modo de resumen, los datos económicos de la matrícula seleccionada. Podremos ver el total importe total de los grupos matriculados, los recargos, los descuentos y el importe final que se pagó por los grupos contratados en la matrícula Gestionar y modificar una matrícula con la edición Silver o superior La ventana de edición de una matrícula nos permite gestionar y modificar los datos de la misma en el caso de que se haya cometido un error al realizarla o hayan variado ciertas condiciones desde que se hizo el proceso de matriculación (del que hablamos en el apartado de este mismo capítulo). Al igual que ocurría con la ventana de Nueva matrícula, la ventana de edición de matrículas también variará dependiendo del tipo de liquidación que se haya escogido. En la ventana podemos distinguir a grandes rasgos tres zonas en los que dividirla. Una primera con los datos del alumno y el cliente, otra con diversos datos generales del contrato de matrícula y una tercera zona con los principales datos económicos y los grupos matriculados. Ventana de edición de matrícula con tipo de liquidación Cobro periódico En los siguientes puntos de este capítulo pasaremos a ver en detalle las mencionadas zonas de la ventana de edición de matrícula. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO217

218 Alumno y cliente La parte superior de la ventana de edición de una matrícula es siempre la misma, independientemente del tipo de liquidación escogido al realizar la matrícula. En la parte superior izquierda, tenemos los datos de alumno y cliente. Desde este apartado se pueden modificar los datos del alumno y del cliente, pero también se nos permitirá cambiarlos por otros existentes en la base de datos (botón con forma de prismáticos a la derecha del nombre del alumno o el cliente) o crear nuevos (botón con forma de signo [+] a la derecha del nombre del alumno o el cliente) Información general del contrato de matrícula A la derecha del apartado de alumno y cliente podemos observar una serie de solapas con diversa información. La primera de las solapas, Datos generales, nos permite modificar en cualquier momento la fecha de matriculación (fecha meramente estadística, que nos indica el día en el que el alumno acudió al centro a formalizar el contrato de matrícula) y el código de expediente (código alfanumérico para que el usuario personalice el código de la matrícula para búsquedas). En la parte derecha de esta solapa se muestra el estado de la matrícula (activa o finalizada). Desde el botón Finalizar matrícula (para matrículas activas) o el botón Reactivar matrículas (para matrículas finalizadas) podremos modificar su estado. El botón de Finalizar matrícula permite dar de baja o concluir de forma manual una matrícula en el caso de que esté activa. Esto se utilizará para los casos en los que el alumno quiera dejar de acudir al grupo antes de que este finalice, ya que en los casos habituales en los que el alumno acude a clase durante toda la duración del grupo, la matricula se finalizará de forma automática por el programa sin necesidad de intervención por parte del usuario. Una vez finalizada una matrícula, esta dejará de generar tanto adeudos, como registros de asistencia del alumno. IMPORTANTE: Si se finaliza una matrícula, habrá una serie de casos concretos en los que aún se emitirán adeudos de la misma por parte de emagister-agora. Esto nos permitirá poder realizar una correcta y completa gestión económica con la aplicación. Estos casos especiales son los siguientes: 1. Para matriculas de Cobro periódico. Se emitirán aquellos adeudos pendientes de emitir a la fecha de finalización de la matrícula. Por ejemplo, si la matrícula de un alumno que paga con una periodicidad de liquidación mensual finaliza por cualquier causa el día 23 de abril y el último adeudo emitido de su matrícula cubría el periodo del 1 de marzo al 31 de marzo, aunque dicha matrícula esté finalizada, la aplicación emitirá el adeudo correspondiente al periodo que va del 1 de abril al 23 de abril. A partir de entonces dejarán de emitirse adeudos de esa matrícula. 2. Para matrículas de Cobro único o a plazos o Cobro único o a plazos (horas contratadas). Se emitirán todos los adeudos de aquellos vencimientos o plazos que no han generado aún ningún adeudo. Por ejemplo, un cliente nos contrata un curso de 3 meses de duración que comienza el 1 de febrero. El cliente nos pagará mediante el tipo de liquidación de Cobro único o a plazos con un plan de vencimientos de 7 plazos mensuales iguales y con fecha de primer vencimiento de 1 de febrero. En este caso la matrícula se dará por finalizada el día 30 de abril (día en el que finaliza el curso) y desde ese mismo momento dejará de generase información docente de la misma. Sin embargo, es muy probable que aún no se hayan emitido los 4 adeudos correspondientes a los vencimientos o plazos de mayo, junio, julio y agosto. Por lo tanto, la aplicación, aunque esté finalizada la matrícula, emitirá en las fechas oportunas los adeudos pendientes de emitir de los mencionados plazos. 3. Para matrículas de Cobro por horas asistidas o Cobro por horas impartidas. El programa emitirá los adeudos por todas aquellas horas que no han sido cobradas anteriormente y cuya asistencia o docencia haya sido confirmada. Por ejemplo, un cliente que nos paga su matrícula mediante el tipo de liquidación Cobro por horas asistidas y nos contrató un curso al que lleva asistiendo desde el mes de enero. El alumno deja de asistir al mismo (finaliza su matrícula) el día 22 de abril. Hasta esa fecha de baja se habían impartido 10 horas de del grupo al que estaba matriculado, de las cuales había acudido a 9. Esas horas aún no le habían sido adeudadas, por lo que el programa, aunque esté finalizada la matrícula, generará el día en el que se realice el proceso de generación de adeudos uno por las 9 horas a las que el alumno ha acudido a recibir clase.

219 Si se ha finalizado una matrícula por error o si por cualquier otro motivo se desea volver a activar, se podrá pulsar sobre el botón Reactivar matrícula que aparecerá en la parte derecha de este mismo apartado cuando el estado de la matrícula sea el de finalizada. Solapa de Datos generales de una matrícula finalizada con la posibilidad de reactivarla La segunda de las solapas nos muestra a modo de consulta los Gastos de matriculación de la matrícula en el caso de que se indicasen durante el proceso de Nueva matrícula (ver apartado ) La tercera solapa nos permite realizar cambios sobre la Configuración de adeudos que emite la matrícula. Se permite modificar la serie a la que pertenecerán los adeudos. Podremos marcar la casilla de Domiciliación bancaria en el caso de querer que los adeudos de la matrícula se cobren por domiciliación bancaria y entren en la generación del fichero con normativa AEB-19. También se puede marcar la casilla de verificación de Pago con tarjeta, si queremos que los adeudos de la matrícula se paguen mediante el proceso de Cobros > Cobros en bloque con tarjeta de la pestaña Económico. Finalmente, cubriendo la casilla de Concepto alternativo en adeudo podremos personalizar los conceptos con los que se emitirán los adeudos. Solapa de Configuración de adeudos de la ventana de edición de matrículas La cuarta solapa nos muestra, también a modo de consulta los importes de los Adeudos emitidos vinculados a la matrícula (excepto el de gastos de matriculación que se muestra en la anterior solapa). Podremos consultar el total de adeudos emitidos, el pendiente de cobro y el importe cobrado. La última solapa, Otros datos de matrícula, nos muestra y permite modificar el baremo de tipo de matrícula y el comercial asignado a la matrícula Grupos matriculados El apartado de Grupo matriculados muestra el listado de los grupos contratados y otra serie de condiciones económicas de la matrícula. Este apartado varía dependiendo del tipo de liquidación escogido para la matrícula. NOTA: Recordemos que el tipo de liquidación de una matrícula no podrá ser modificado una vez realizado el proceso de creación de Nueva matrícula. Para las matrículas de Cobro único o a plazos y Cobro único o a plazos (horas contratadas), bajo los datos de alumno, cliente y las solapas con diversos datos de matriculación, veremos el apartado con la lista de los Grupos matriculados, los importes de la matrícula (total de los grupos, recargo, descuento y total de la matrícula) y el plan de vencimientos. Finalmente, en la parte inferior aparece una lista con los Vencimientos (plan de pago). Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO219

220 Apartado de Grupos matriculados de una matrícula de Cobro único o a plazos Para estos tipos de liquidación, las modificaciones de los precios por los que un cliente ha contratado un grupo, se realizarán desde la ventana de edición del grupo matriculado que se desee modificar, a la que se accede con el botón Editar registro de la barra de botones de la lista de grupos. Cualquier cambio en los precios de un grupo, hará que se recalculen los totales de la ventana de edición de la matrícula. Si se desea modificar el recargo o el descuento de la matrícula, lo haremos desde la ventana de edición de la misma, ya que para estos tipos de liquidación (al contrario que ocurre con el resto), el recargo y el descuento son globales para la matrícula y no para cada uno de los grupos matriculados en concreto. De la lista de vencimientos que se muestra bajo los totales de la matrícula podremos modificar, si entramos en la ventana de edición de un vencimiento, la fecha, el concepto y la casilla que nos indica si ya se ha emitido el adeudo. Ventana de edición de un vencimiento

221 En cuanto a los importes de los vencimientos, estos no son modificables de forma directa por parte del usuario (a no ser que escoja la opción Personalizar plan como plan de vencimientos de la matrícula), ya que se modificarán y recalcularán de forma automática al modificar el importe de los grupos, el recargo, el descuento o el plan de vencimientos. Además, una modificación de la fecha del primer vencimiento hará que se modifiquen las fechas del resto de vencimientos. Al realizar ese cambio, todas las fechas se ajustarán partiendo de la nueva fecha introducida y dependiendo de la periodicidad entre vencimientos que haya establecida en el plan de vencimientos seleccionado para la matrícula. En el caso de que alguno de los vencimientos existentes antes de realizar la modificación ya hubiese emitido un adeudo, el programa le advertirá al usuario para que pueda cancelar la modificación si lo considera oportuno, ya que la generación de un nuevo plan de pagos, creara nuevos vencimientos (eliminando los anteriores) de los cuales se considerará que no han emitido ningún adeudo. Apartado de Grupos matriculados con una modificación que afecta a los vencimientos En las matrículas con liquidación de Cobro periódico, bajo los datos de alumno, cliente y la solapa con datos generales de la matrícula, veremos el apartado con la lista de los Grupos matriculados, los importes de la matrícula (total de los grupos, recargo, descuento y total de la matrícula) y el periodo de liquidación escogido durante el proceso de Nueva matrícula. Apartado de Grupos matriculados de una matrícula de Cobro periódico Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO221

222 Para el Cobro periódico, las modificaciones de los precios periódicos, los descuentos y los recargos de los grupos que un cliente ha contratado, se realizarán desde la ventana de edición del grupo matriculado que se desee modificar, a la que se accede con el botón Editar registro de la barra de botones de la lista de grupos. Cualquier cambio en los precios de un grupo, hará que se recalculen los totales de la ventana de edición de la matrícula. Desde esta última ventana, se podrá variar la periodicidad de liquidación (periodo que indica cada cuánto nos deberá pagar el cliente el precio de los grupos contratados), por ejemplo, pasando de ser mensual a trimestral. Finalmente, las matrículas con tipo de liquidación de Cobro por horas asistidas y Cobro por horas impartidas, muestran en la parte inferior de la ventana tan solo la lista de los Grupos matriculados. Apartado de Grupos matriculados de una matrícula de Cobro por horas asistidas Para estas liquidaciones, las modificaciones de los precios/hora, los descuentos y los recargos de los grupos que un cliente ha contratado, se realizarán desde la ventana de edición del grupo matriculado que se desee modificar, a la que se accede con el botón Editar registro de la barra de botones de la lista de grupos. En cualquiera de los casos, si deseamos modificar los datos de los grupos matriculados (cambiar el precio que paga el cliente paga por el mismo, indicar una ausencia temporal, cambiar el grupo al que asiste el alumno, etc.), deberemos entrar a la ventana de edición de los mismos. Para ello pulsaremos sobre el botón Editar registro (con forma de lápiz) de la barra de botones del apartado Grupos matriculados. Se mostrará ante el usuario una ventana de edición en la que podremos distinguir cuatro grandes apartados. Ventana de edición de un grupo matriculado en una matrícula de Cobro único o a plazos

223 El primero es el del Estado de la matrícula en el grupo. En este apartado se muestra si la matrícula está activa o finalizada para el grupo seleccionado, es decir, si el alumno ha dejado o no de recibir docencia de este grupo. Desde este apartado podremos finalizar la matrícula o reactivarla para este grupo en concreto. En el caso de que finalice el periodo formativo del grupo no será necesario dar de baja a los alumnos ya que el programa lo hará de forma automática. En el caso de que el alumno deje de acudir al grupo antes de éste finalice, podremos indicar desde aquí que el alumno ha dejado de acudir al grupo e indicar la fecha en la que finaliza, el motivo de esa finalización prematura y unos comentarios. Matrícula finalizada en un grupo matriculado Se puede haber realizado una matrícula de más de un grupo, por lo que si se finaliza sólo uno de ellos (de forma manual o de forma automática al finalizar el grupo matriculado) la matrícula permanecerá activa, al igual que el resto de grupos de la misma. Sin embargo, si se finalizasen todos los grupos de una matrícula, la misma también finalizará de forma automática. IMPORTANTE: Para las matrículas con tipo de liquidación de Cobro periódico, la finalización de uno solo de los grupos matriculados (si en la misma hay más de uno), hará que emagister-agora recalcule de forma automática los precios que se deben pagar por la matrícula a partir de la mencionada finalización del grupo matriculado. De esta forma, el importe por el que se emitirán los adeudos a partir de entonces, se recalcula de forma adecuada sin intervención del usuario. Por ejemplo, un cliente nos contrata un curso de Contabilidad básica por 35,00 mensuales y otro de Inglés nivel intermedio por 40,00 mensuales por lo que se emiten adeudos todos los meses por la cantidad de 75,00. El mes de marzo el alumno deja de acudir al grupo de Contabilidad básica (ya sea porque causa baja o porque el grupo ya haya finalizado). A partir del mes de abril los adeudos que se emitirán de la matrícula serán de tan solo 40,00. En este apartado que indica el estado de la matrícula para el grupo, también se nos permite indicar una ausencia temporal (sus fechas, motivo y comentarios). La ausencia temporal será un período de tiempo durante el cual el alumno no asistirá a clase. Durante este periodo no se generarán ni adeudos ni asistencias de la matrícula para el grupo indicado. Ausencia temporal marcada en un grupo matriculado El segundo apartado es el del Grupo matriculado. Este apartado nos permite visualizar los datos generales del grupo matriculado, pero además nos permite cambiar al alumno de grupo (tenga precaución al realizar esta acción, ya que podría afectar al histórico). Debe seleccionarse un grupo desde el botón de Localizar y vincular grupo existente (con forma de prismático), o añadir uno nuevo desde el botón de Añadir nuevo grupo (con forma de signo [+]).En este último caso aparecerá la ventana de edición de grupos en modalidad de altas. Tras validarlo se vinculará automáticamente a la inscripción de grupos de la matrícula. IMPORTANTE: Se aconseja, excepto para los casos en los que se haya escogido durante el proceso de Nueva matrícula un grupo erróneo, no cambiar el grupo al que asiste el alumno desde la ventana del grupo matriculado. Será mucho más conveniente finalizar la matrícula del alumno en el grupo al que deja de asistir y añadir un nuevo grupo desde la ventana de edición de la matrícula (mediante el botón Nuevo registro de la barra de botones de la lista de Grupos matriculados ). De esta forma se reflejará de forma correcta un cambio de grupo, quedando reflejado en el programa hasta cuando estuvo acudiendo el alumno a un grupo y cuando empezó a acudir al otro. Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO223

224 Apartado Grupo matriculado El tercer apartado nos permite personalizar las Fechas de comienzo y finalización del alumno en el grupo. La fecha de Comienzo del alumno en el grupo, marca el inicio del periodo en el que el alumno está inscrito en el grupo. Es el momento en que el alumno puede empezar a generar tanto datos económicos como docentes. A continuación tenemos una casilla de verificación que nos deja Programar finalización automática de la matrícula del alumno en este grupo en una fecha concreta (útil si se sabe de antemano que el alumno va a dejar de acudir a clase antes de la finalización del propio grupo). Apartado de Fechas de comienzo y finalización del alumno en el grupo El cuarto y último apartado, Condiciones económicas de la matrícula en el grupo, variará dependiendo del tipo de liquidación de la matrícula. En matrículas de Cobro único o a plazos se mostrará sólo el precio que debe pagar el cliente por el grupo contratado. Apartado de Condiciones económicas de la matrícula en el grupo para Cobro único o a plazos En las matrículas de Cobro único o a plazos (horas contratadas) se mostrará el precio/hora que debe pagar el cliente por el grupo contratado, el número de horas contratadas y el número de horas ya consumidas. Apartado de Condiciones económicas de la matrícula en el grupo para Cobro único o a plazos (horas contratadas) Como ya se ha apuntado anteriormente, una modificación del importe del precio del grupo, para Cobro único o a plazos, o del precio/hora (o número de horas contratadas), para Cobro único o a plazos (horas contratadas), hará que se recalcule de forma automática el importe Total de grupos matriculados de la ventana de edición de matrícula. En el caso de que se tengan vencimientos de los cuales ya se haya emitido un adeudo, se nos advertirá que el cambio requiere que se vuelva a calcular la lista de vencimientos según el plan que se tenga seleccionado en la matrícula.

225 Ventana de advertencia de recalculo de vencimientos Para el tipo de liquidación de Cobro periódico aparece el precio periódico base que paga el cliente por el grupo, el recargo y el descuento que se desea aplicar a ese precio y el precio periódico final del grupo contratado. También se mostrará, a modo de consulta, la periodicidad de liquidación establecida en la matrícula. Finalmente, aparecen las fechas de la próxima liquidación, la Fecha desde y la Fecha hasta, que indican el periodo que abarcará el siguiente adeudo que se emitirá de la matrícula. Por ejemplo, si en la fecha desde indica 01/09/2011 y en la fecha hasta 01/10/2011, significa que el próximo adeudo que se va a emitir de esta matrícula abarcará desde el 01/09/2011 hasta el 30/09/2011. Esto es así, porqué la fecha hasta no se incluye en el periodo liquidado, debido a que para el programa esta fecha es la que marca el comienzo del siguiente periodo que se liquidará. Apartado de Condiciones económicas de la matrícula en el grupo para Cobro periódico Finalmente, para el tipo de liquidación de Cobro por horas asistidas y Cobro por horas impartidas aparece el precio hora base que paga el cliente por el grupo, el recargo y el descuento que se desea aplicar a ese precio y el precio/hora final del grupo contratado. Apartado de Condiciones económicas de la matrícula en el grupo para Cobro por horas asistidas o Cobro por horas impartidas Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO225

226 7.7. Control de docencia El programa, a partir de la edición Silver, genera automáticamente, cada vez que se lanza el proceso de Actualizar todo de la solapa Herramientas, los registros de docencia que hasta la fecha del día actual y en función de los horarios previstos (introducidos en clases) se deberían haber impartido. Para esto tenemos que seleccionar Activar control de docencia en el apartado Asistencia y docencia del Panel de control de la aplicación (opción activada por defecto). Además de con el proceso general de actualización, podremos realizar esa operación de forma exclusiva desde la opción Herramientas > Actualizar docencias > Registros de docencia automática. Esos registros docentes generados automáticamente precisarán ser validados (confirmados) posteriormente para que sean tenidos en cuenta como docencia real. El programa nos advertirá, al inicio de cada sesión, si tenemos registros docentes pendientes de validación mediante la barra de mensajes. Bastará con pinchar sobre botón [Verificar docencias ] de la mencionada barra para validarlos o seleccionemos la opción Docencia > Verificación de docencia de la solapa Administrativo. Barra de mensajes advirtiendo que quedan docencias sin confirmar Botón Docencia de la solapa Administrativo Nos aparecerá una ventana con todos los registros de docencia por validar. Por defecto, el programa cubre las casillas de verificación de Impartida de forma positiva, presupone que la clase ha sido efectivamente impartida, pero deja la opción de modificar esto y por supuesto es al usuario a quien corresponde la tarea de validar y confirmar tal información. Esta tarea puede hacerse uno a uno o con selección múltiple, es decir, en bloque, seleccionando con el ratón y la tecla de <Mayúsculas> o <Ctrl>. Ventana de lista de Verificación de docencia

227 De este modo, tan sólo tendremos que detenernos en las excepciones y quitar la marca de verificación de impartida (un simple clic de ratón sobre el botón Marcar como no impartida ) en aquellas que no se hayan dado (y no se vayan a dar). Una vez marcadas las excepciones, se confirmaría todas las docencias que se sepa que han sido o no impartidas mediante selección múltiple de todas ellas y pulsando sobre el botón Confirmar. También podemos dejar sin confirmar aquellas que se han aplazado o que tal vez no estamos seguros de que se hayan dado para que vuelva a preguntarnos por su verificación la próxima vez. Además, podemos cambiar datos concretos como el día o la hora o el profesor que la impartió para que consten en el histórico. Botón Marcar como no impartida Botón Confirmar Una vez verificados, podemos acceder a toda la información de los registros de docencia, seleccionando la opción Gestión de docencia de la solapa Administrativo. Veremos listadas todas las clases impartidas hasta el momento (por quién, cuándo y dónde) pudiendo filtrarlas si nos interesa por cualquiera de estos criterios. También es posible añadir nuevas docencias (insertando por ejemplo sesiones especiales impartidas y que no se corresponden a ningún grupo definido, como una hora más de refuerzo de matemáticas por la proximidad de un examen), modificar las existentes (por ejemplo, si se ha dado a una hora distinta porque el profesor no podía darla en su hora habitual, la ha dado un profesor distinto porque el habitual estaba enfermo, etc.) o eliminar registros de docencia. Los registros de docencia son utilizados por el programa para calcular automáticamente los de asistencia, para el cálculo de liquidaciones a profesores (en el caso de pagarles por horas impartidas) o del importe de los adeudos (cuando el tipo de liquidación de la matrícula es de Cobro por horas impartidas ). Gracias a los registros de docencia el programa siempre sabrá qué cantidades y a qué profesores se les debe pagar por horas impartidas. Ventana de edición de un registro de docencia Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO227

228 Desde los registros de docencia también se podrá verificar la asistencia de los alumnos a esa clase concreta de una forma cómoda, con tan sólo seleccionar a los Asistentes y hacer pulsar sobre el botón correspondiente para confirmar su asistencia. IMPORTANTE: Es posible realizar la generación de docencia automática de un grupo o una sesión en concreto. Para ello realizaremos el proceso de Registros de docencia automática por sesión o Registros de docencia automática por grupo de la opción Actualizar docencias de la solapa Herramientas. Este proceso nos pedirá la fecha a partir de la cual deseamos generar los registros de docencia y a continuación nos permitirá escoger la clase o grupo del cual deseamos crearlos También es posible volver a generar todos los registros de asistencia (incluso aunque ya estuviesen generados con anterioridad) si así lo consideramos oportuno. Para ello deberemos engañar a la aplicación modificando la fecha que se guarda del último control docente hasta el día a partir del cual queremos volver a generar las docencias. Esto se hará desde la opción Actualizar docencias>cambiar fecha del último control docente de la solapa Herramientas. Una vez modificada esa fecha desde la opción Actualizar docencias> Registros de docencia automática se lanzará un proceso que creará todos los registros hasta la fecha actual del sistema. Debemos tener presente que si generamos de nuevo todos los registros de docencia o sólo los de un grupo o una clase y algunos de estos ya estaban generados con anterioridad, se duplicarán registros de asistencia y docencia, por lo que al lanzar estos proceso especiales hay que tener muy claro qué se está realizando y qué se desea lograr. Como apoyo para realizar el proceso administrativo de Verificación de docencia, disponible a partir de la edición Silver, existen una serie de impresos denominados partes docentes. Estos se pueden lanzar desde la opción de Impresos administrativos> Partes docentes. Los impresos de partes docentes que genera la aplicación pueden ser tanto semanales, como mensuales. Además, se pueden imprimir para un solo profesor o varios a la vez que escogería el usuario (opción en partes docentes en bloque). Parte de docencia semanal en bloque

229 7.8. Control de asistencia Con emagister-agora, a partir de la edición Silver, controlar la asistencia puede ser un asunto realmente sencillo y cómodo. Funciona de modo muy semejante al control de docencia, en cierto sentido depende de él, si se suspende una clase el programa suspenderá automáticamente todas las asistencias asociadas. Como en el caso de la docencia se generarán de forma automática todos los registros con la información de las asistencias en función de los horarios establecidos y las matrículas vigentes. Debemos seleccionar Activar control de docencia y Activar control de asistencia (en el Panel de control >Asistencia y docencia, opciones activadas por defecto). Como en el caso de los registros docentes, los registros de asistencia generados automáticamente también precisarán ser verificados posteriormente por el usuario. El programa nos advertirá, al inicio de cada sesión, si tenemos registros de asistencia pendientes de validación mediante la barra de mensajes. Bastará con pinchar sobre botón [Verificar asistencias ] de la mencionada barra para validarlos o seleccionar la opción Asistencia> Verificación de asistencia de la solapa Administrativo. Barra de mensajes advirtiendo que quedan asistencias sin confirmar Botón Asistencia de la solapa Administrativo Nos aparecerá una ventana con todos los registros de asistencia pendientes de validar. Por defecto, el programa cubre las casillas de verificación de Asistida de forma positiva, presupone que el alumno ha asistido a la clase, pero deja la opción de modificar esto, y por supuesto, es al usuario a quien corresponde la tarea de validar y confirmar tal información. Esta tarea puede hacerse uno a uno o con selección múltiple, es decir, en bloque, seleccionando con el ratón y la tecla de <Mayúsculas> o <Ctrl>. Ventana de Verificación de docencia Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO229

230 De este modo, tan sólo tendremos que detenernos en las excepciones y quitar la marca de verificación de asistida (un simple clic de ratón sobre el botón Marcar como ausente ) en aquellas en las que el alumno no haya asistido. Una vez marcadas las excepciones, se confirmaría las asistencias en las que se sepa con seguridad si se ha asistido o no mediante selección múltiple de las mismas y pulsando sobre el botón Confirmar. También podemos dejar sin confirmar aquellas que tal vez no estamos seguros de que se haya asistido para que vuelva a preguntarnos por su verificación la próxima vez. Además, podemos cambiar datos concretos, como el día en que se asistió, para que así consten en el histórico. Botón Marcar como ausente Botón Confirmar Una vez verificados podemos acceder a toda la información de los registros de asistencia, seleccionando la opción Asistencia > Gestión de asistencia de la solapa Administrativo. Veremos listadas todas las horas asistidas por cada alumno hasta el momento (por quién, dónde, con quién, cuándo, etc...), pudiendo filtrarlas y ordenarlas por el criterio de estos que deseemos. También es posible añadir, editar o eliminar registros de asistencia. Los registros de asistencia son utilizados por el programa para calcular el importe de los adeudos cuando el tipo de liquidación de la matrícula que los emite es el de Cobro por horas asistidas. Desde la opción Impresos administrativos > Partes de Asistencia de la solapa Administrativo, podremos obtener un parte impreso que nos puede servir para llevar el control de asistencia de los alumnos dentro de la misma clase, lo que se suele conocer como pasar lista. Puede generarse partes diarios, semanales y mensuales que nos resultaran útiles para realizar la posterior Verificación de asistencia en emagister-agora. Los partes también son susceptibles de ser exportados a MS Excel. Botón de Impresos administrativos con la opción Partes de asistencia desplegada

231 Parte de asistencia que se lanza desde la opción Semanal en bloque con nombre de grupo A su vez, a partir de la edición Silver de emagister-agora, también podemos obtener diversos listados o informes de asistencia por alumno. Esto lo podremos realizar entrando en la opción Impresos administrativos > Asistencias de la solapa Administrativo. También tenemos la opción en bloque para conseguir el informe de asistencia de varios alumnos a la vez. Informe de asistencia que se lanza desde la opción Asistencias de alumno por horas en bloque Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO231

232 7.9. Otras opciones administrativas Listas de espera Una utilidad interesante, disponible a partir de la edición Basic, que encontramos en la solapa Administrativo de emagisteragora es la opción Listas de espera. Desde aquí se podrán introducir nuevos registros, pero además, cuando queramos matricular a un alumno (desde la opción de Nueva matrícula ) y el grupo ya esté completo, el programa nos informará de este hecho (si tenemos activada la opción correspondiente en el Panel de control > Oferta académica : Tener en cuenta la capacidad máxima fijada para un grupo ), y nos preguntará si queremos incluirlo en la lista de espera. Mensaje dela ventana de Nueva matrícula si se supera el máximo de alumnos de un grupo En cualquier caso, al crear una alta nueva en la lista de espera, la ventana que se nos mostrará es la siguiente: Introducción de un alumno en la Lista de espera de un grupo Una posibilidad interesante de la ventana de edición de la utilidad de Listas de espera es la de poder lanzar la ventana de Nueva matrícula desde aquí mismo pulsando sobre el botón Matricular al alumno en el grupo reservado Relaciones familiares La opción Gestión de alumnos >Relaciones familiares que encontramos en la solapa Administrativo permite a la aplicación controlar los alumnos con familiares en el centro, adscribiendo éstos a una familia (p.ej.: Familia Pérez).

233 Botón Asistencia de la solapa Administrativo Desde esta ventana se podrán introducir nuevas familias, vinculándole los alumnos pertenecientes a la misma. Tan sólo hay que escribir el nombre de la familia y después, con el botón de Localizar e insertar, seleccionar a los alumnos que la componen. Es posible realizar este vínculo desde la ficha del alumno mediante el campo Familia en el apartado Datos familiares Calendarios y disponibilidad La aplicación nos puede mostrar un calendario académico de cada uno de los conceptos de emagister-agora susceptible de tenerlo (alumno, asignatura, aula, clase, cliente, grupo, matrícula y profesor). Así pues, en cualquier momento podremos ver de un modo gráfico el calendario personalizado de un alumno concreto en el que podremos ver las clases a las que acude, del mismo modo que podríamos ver el calendario de un grupo, un profesor, La visualización del calendario la podremos lanzar desde la opción de Fichero o la ventana de gestión avanzada en el ítem en el que nos interese. De tal modo, si por ejemplo queremos ver el calendario de un profesor determinado, nos situaremos en su ventana de gestión avanzada (o en la ficha del profesor que se muestra desde la opción Fichero de profesores ) y pulsaremos sobre el botón Mostrar calendario. Botón Mostrar calendario Además de las alternativas mencionadas para ver un determinado calendario, existe la posibilidad de hacerlo desde la opción Calendarios y disponibilidad de la solapa Administrativo. Opción Calendarios y disponibilidad de la solapa Administrativo Manual de emagister-agora ADMINISTRATIVO233

234 Esta opción aglutina de forma centralizada todos los conceptos susceptibles de tener un calendario académico y nos permite seleccionar aquel ítem concreto del cual deseamos visualizarlo.

235 Capítulo8 ECONÓMICO En este capítulo Clientes y la gestión económica Ingresos y cobros (adeudos, facturas y cobros) Proveedores Gastos y pagos Tesorería (cajas y bancos) Contabilidad Manual de emagister-agora ECONÓMICO235

236

237 8.1. Clientes y la gestión económica En emagister-agora se distingue entre alumno (quien recibe la formación) y cliente (quien abona los costes de la misma). Como ya hemos mencionado en el anterior capítulo, el cliente es el encargado de pagar la formación que recibe el alumno ya consecuencia de ello es una de las figuras centrales de la gestión económica de la aplicación Ingresos y cobros En emagister-agora la parte central de la gestión económica gira en torno a la gestión de los ingresos y los cobros, siendo los adeudos un elemento fundamental en este sentido. Un adeudo en emagister-agora es el registro de una deuda contraída por el cliente con el centro y a partir del cual realizaremos los cobros a los clientes o emitiremos facturas. Grupo Ingresos y cobros de la solapa Económico Los adeudos Como ya hemos mencionado anteriormente un elemento fundamental de la gestión económica en emagister-agora son los adeudos. Un adeudo es el reflejo de una deuda que ha contraído un cliente con el centro docente. Por lo tanto son derechos de cobro a favor de la empresa. Estos adeudos podremos cobrarlos en su momento total o parcialmente, pudiendo imprimir el recibo que refleje esa operación, facturarlo, incluirlo en un fichero de domiciliación bancaria, En definitiva, los adeudos son los ingresos del centro docente, entendiendo como tales los ingresos contables, es decir, las operaciones de compra-venta de servicios docentes (grupos) o cualquier tipo de material, que incrementan el valor patrimonial de la empresa. Por lo tanto, debemos distinguir los adeudos (ingresos) de los cobros, ya que los primeros no implican movimiento de dinero, son tan sólo derechos de cobro frente a clientes. Por el contrario, los cobros sí suponen un movimiento monetario, incrementando la tesorería de la empresa. En emagister-agora los adeudos se generan a partir de las matrículas (contratos) que formalizan los clientes/alumnos con el centro docente. Por lo tanto, para emitir adeudos se necesita previamente realizar una matrícula. Para gestionar los adeudos que se generan con la aplicación (mediante la generación individual o masiva de los adeudos pendientes de emitir de las matrículas o la generación de un adeudo por concepto libre) podremos acudir a varias opciones, como por ejemplo, desde las distintas gestiones avanzadas que tengan el Elemento vinculado de Adeudos (clientes, alumnos, grupos, personal y material) o desde la opción Económico >Adeudos > Gestión de adeudos. Manual de emagister-agora ECONÓMICO237

238 Ventana de lista que se muestra desde la opción Adeudos > Gestión de adeudos de la solapa Económico Series de adeudos El programa permite crear tantas series de adeudos como se considere oportuno. Cada matrícula se asociará a una serie de facturación, que se indica durante el alta de la misma. Ésta serie será a la que pertenecerán los adeudos que se emitan a partir de la matrícula. En el apartado Datos por defecto del Panel de control de emagister-agora se puede indicar una serie de adeudos por defecto que se usará para que durante el proceso de creación de Nueva matrícula el dato de la serie de adeudos (dato de obligatoria cumplimentación) ya venga rellenado. Ventana de edición de series de adeudos Para crear una nueva serie de adeudos ( Económico > Adeudos > Series de adeudos ), indicaremos una descripción significativa para la misma, el código de la serie (que se mostrará como prefijo para números de adeudos emitidos para la serie) y la serie de facturación asociada (que nos indica qué serie de facturas se usará al intentar facturar un adeudo que pertenezca a esta serie) Generación de adeudos de forma individual Ya hemos visto en el anterior capítulo que las ediciones Lite y Basic generan el único adeudo por concepto docente de forma automática tras crear una Nueva matrícula y el resto de ediciones generarán uno o varios adeudos en distintas fechas concretas dependiendo del tipo de liquidación de la matrícula. Sin embargo, cualquiera de las ediciones de emagister-agora puede generar

239 nuevos adeudos no previstos para cualquier matrícula, es decir, adeudos emitidos por cualquier otro concepto concreto que no sea el de los servicios docentes, como por ejemplo, material, libros, etc... Para ello, en primer lugar tendremos que seleccionar la matrícula de la cual queremos emitir el adeudo no previsto desde la opción Matrículas de la solapa Administrativo. Ventana de lista que se muestra con la opción Matrículas de la solapa Administrativo Una vez en esa ventana, para generar este tipo de adeudos pulsaremos la opción Generar adeudo por concepto libre de la barra de botones o del panel de tareas (disponible para todas las ediciones de emagister-agora). Nos presentará la ventana de edición de adeudos, con los datos del mismo en blanco. Tendremos que indicar el concepto y el importe. Opcionalmente también se puede indicar un descuento, observaciones, fecha de vencimiento, el tipo de I.V.A. a aplicar (en el caso de que el concepto no esté exento de I.V.A.), Opciones para Generar adeudo por concepto libre La edición Silver o superior de emagister-agora cuenta con la opción de generar todos los adeudos por conceptos docentes pendientes de emitir de una matrícula determinada de uno a uno. Para ello, en primer lugar tendremos que seleccionar la matrícula de la cual queremos emitir el adeudo desde la opción Matrículas de la solapa Administrativo. Una vez seleccionada la mencionada opción, se nos mostrará la ventana de lista de matrículas, desde la que podremos generar los nuevos adeudos pendientes de emitir de la matrícula seleccionada pulsando sobre la opción Generar siguiente adeudo previsto de la barra de botones o del panel de tareas (ambas opciones disponibles a partir de la edición Silver). Manual de emagister-agora ECONÓMICO239

240 Opciones para Generar siguiente adeudo previsto De este modo, podremos crear el siguiente adeudo e incluso los siguientes (por ejemplo, ante un cliente interesado en realizar un pago adelantado, como un padre que se va de vacaciones y deja pagados los meses de verano del hijo, etc.) sin miedo a que se dupliquen al generar una nueva generación, ya que el programa mantiene el control de los adeudos que ya han sido generados. Las dos opciones para generar adeudos de forma individua que se han comentado en este apartado, también están disponibles desde las ventanas de gestión avanzada de clientes, alumnos, profesores, comerciales y personal (empleados), desde el Elemento vinculado de Matrículas. Además, la opción de Generar adeudo por concepto libre está disponible desde la ventana de lista de Económico > Gestión de adeudos pulsando sobre la opción Nuevo adeudo de la barra de botones o del panel de tareas. NOTA: Para las ediciones Basic y Lite de emagister-agora sólo se emite un único adeudo previsto en concepto del servicio docente prestado, que además se genera de forma automática al finalizar el alta de una matrícula(en caso de la edición Basic se permite generar además otro adeudo de forma automática en concepto de gastos de matriculación). Esto es debido a que, para ambas ediciones, todas las matrículas son de tipo Cobro único o a plazos y con un solo vencimiento, ya que el resto de tipos de liquidaciones y la definición de planes de vencimientos sólo están disponibles a partir de la edición Silver de la aplicación. Por lo tanto, el único método con el que cuentan las ediciones Lite o Basic de generar adeudos más allá del único que se genera durante el alta de la matrícula (y el de gastos de matriculación en el caso de la edición Basic) es mediante la utilidad de Generar adeudo por concepto libre Generación de adeudos de forma masiva La aplicación, a partir de la edición Silver, nos permite generar de forma masiva los adeudos (los registros de las deudas que el cliente va adquiriendo con el centro) previstos y pendientes de emisión de todas las matrículas, es decir, aquellos pendientes de emitir en concepto de la formación que se imparte en el centro. Para ello se cuenta con la opción Económico > Adeudos >Generación de adeudos o desde la ventana de lista de Adeudos > Gestión de adeudos desde la opción Nuevo adeudo > Generación de adeudos. Opción Adeudos > Generación de adeudos de la solapa Económico

241 Ventana de lista de la opción Económico > Gestión de adeudos con el menú del botón Nuevo adeudo > Generación de adeudos desplegado Esta generación masiva tiene diversos aspectos que son configurables desde el Panel de control> Adeudos y que afectan a la generación de los adeudos que se realizará a partir de matrículas con tipo de liquidación de Cobro periódico. En este sentido, la aplicación tendrá en cuenta si se desean generar adeudos por adelantado o a periodo vencido. Así mismo, si se ha establecido la opción Adeudo proporcional al periodo, el programa tendrá en cuenta cuánto debería adeudarse al cliente si no se ha consumido un periodo completo (por ejemplo, si el alumno se inscribe a mitad de mes y el importe es mensual). También se descontarán los períodos en que el alumno tenga marcada una ausencia temporal y, por supuesto, se dejará de emitir adeudos cuando finalizasen los grupos o se indique la finalización definitiva de la matrícula de un alumno. La periodicidad con la que se generarán los adeudos de matrículas con tipo de liquidación de Cobro periódico se establece como periodicidad de liquidación en las distintas matrículas. Para matrículas de tipo Cobro único o a plazos las fechas de valor a partir de la cuales se generan los adeudos vienen marcadas por las fechas de los vencimientos que las primeras tengan asociados. Finalmente, la emisión de adeudos de matrículas con liquidaciones de Cobro por horas asistidas o Cobro por horas impartidas se realizará teniendo en cuenta la gestión de asistencia o docencia respectivamente y por las horas ya confirmadas a la fecha de emisión y que no estén ya incluidas en un adeudo generado anteriormente. Si activamos la opción de Aviso mensual de generación de adeudos a día de cobro definido (dentro de Adeudos en el Panel de control ), el programa nos avisará para realizar una generación automática de adeudos teniendo en cuenta el Día habitual de cobro que indiquemos. En cualquier caso puede realizarse cuando se desee esta generación de adeudos, tantas veces como se quiera y sin miedo a duplicar adeudos, simplemente pulsando la correspondiente opción de Adeudos >Generación de adeudos de la solapa Económico. Es muy recomendable que antes de realizar ninguna de las generaciones de adeudos se realice una simulación de la misma. El proceso de Simular generación de adeudos realiza los mismos cálculos que el de Generación de adeudos, con la salvedad de que no emite en realidad ningún adeudo. Este procedimiento sólo nos mostrará un listado con todos los adeudos que se emitirían en caso de realizar la verdadera generación masiva. De este modo podremos detectar posibles errores en los adeudos que se emitirían, casi siempre vinculados a un proceso de matriculación inadecuado o incorrecto. Manual de emagister-agora ECONÓMICO241

242 Listado final de adeudos que se crea con el proceso de Simular generación de adeudos La opción escogida de Generación de adeudos es la que lanzará el proceso real. Este proceso nos pedirá una fecha valor (fecha límite) hasta la que generará los adeudos pendientes de emitir. Ventana de petición de fecha de valor A continuación el programa repasará matrícula a matrícula los Vencimientos pendientes de emitir (para matrículas con liquidación de tipo Cobro único o a plazos ), los datos del apartado de Próxima liquidación (para matrículas con liquidación de tipo Cobro periódico ) y las docencias y asistencias confirmadas (para matrículas con liquidación de Cobro por horas impartidas y Cobro por horas asistidas ). En base a esos datos irá generando todos los adeudos pendientes de emitir, poniendo como fecha límite la que le hayamos indicado al inicio del procedimiento. Ventana de progreso del proceso de emisión de adeudos

243 Una vez finalizado el proceso, el programa habrá generado todos los adeudos y mostrará un aviso indicando la cantidad de adeudos generados. Mensaje de fin del proceso de generación de adeudos Finalmente el programa nos preguntará si deseamos ver un listado de todos los adeudos que han sido generados mediante el mencionado proceso de generación automática. Listado final de adeudos que se crea con el proceso de Generación de adeudos Este listado también nos informará del montante total de la generación masiva. Por último, estos adeudos ya aparecerán como nuevos registros en la ventana de lista que nos muestra la opción Adeudos > Gestión de adeudos de la solapa Económico. La aplicación nos ofrece la posibilidad de generar todos los adeudos pendientes de emitir de forma masiva, desde la opción Generación de adeudos > Generación de adeudos (todos), pero también podremos realizar esta generación en bloque sólo de aquellos adeudos que cumplan unos determinados requisitos. Así pues, se pueden generar sólo los adeudos de las matrículas de un determinado cliente, sólo los adeudos de las matrículas de un grupo concreto, sólo los adeudos de un tipo de grupo, sólo los adeudos de las matrículas de una serie de adeudos determinada, sólo los adeudos que no van a ser domiciliados bancariamente, sólo aquellos que sí van a ser domiciliados bancariamente, o finalmente generar sólo los adeudos de las matrículas de un tipo de liquidación concreto. Manual de emagister-agora ECONÓMICO243

244 Gestionar adeudos Una vez generados los adeudos, se pueden imprimir, modificar (importe, concepto, etc.), cobrar (total o parcialmente), eliminar, o emitir facturas a partir de ellos. Existen varias maneras, en emagister-agora, para realizar gestiones sobre los adeudos una vez emitidos. Se pueden hacer operaciones sobre adeudos desde las ventanas de gestión avanzada de clientes, alumnos, grupos o de personal seleccionando el Elemento vinculado Adeudos de las mismas. Otra forma (quizás más frecuente o adecuada cuando se quieran ver adeudos de más de un cliente, alumno, etc en una misma pantalla) será a la que accedemos desde la opción Adeudos > Gestión de adeudos de la solapa Económico. Al seleccionarla nos aparecerá la ventana de lista de Gestión de adeudos (vista ya anteriormente) con todos los adeudos generados (o sólo los no cobrados si hemos seleccionado esta opción en la solapa Visibilidad ) en la que además del número de adeudo, cliente y alumno podremos ver, por ejemplo, el importe total de cada uno de ellos y la cantidad que está pendiente de cobrar en cada caso. Seleccionando uno de ellos podríamos imprimirlo, modificarlo, cobrarlo, eliminarlo o emitir una factura Imprimir, visualizar y diseñar adeudos Como ya hemos comentado una de las operaciones o gestiones a realizar sobre un adeudo es la de poder imprimirlo (por ejemplo, para entregárselo a un cliente y que de ese modo tenga constancia de la deuda que tiene con el centro docente). Para ello bastará con seleccionar el adeudo en la ventana de lista de Gestión de adeudos (o en la ventana de gestión avanzada adecuada) y pulsar sobre la opción Visualizar/imprimir adeudo de la barra de botones o del panel de tareas para que se nos muestre en la ventana el mismo y lo podamos imprimir. Opciones para Visualizar/imprimir adeudo Por defecto, el programa presentará un formato de adeudo prediseñado con dos copias iguales para un tamaño de papel DIN A4, pero podrá cambiarse ese diseño mediante el Gestor de impresos de emagister-agora (a partir de la edición Silver). Mediante el Gestor de impresos se podrá modificar el diseño del impreso de adeudo del mismo modo que se puede modificar el resto de diseños de los listados e impresos de la aplicación (a partir de la edición Silver). Una vez se nos presenta el impreso de adeudo podremos pinchar en la pestaña Vista de diseño del gestor, mostrándonos en ese momento una ventana con los datos predefinidos para un adeudo, allí podremos quitar o incluir campos (arrastrando desde el apartado situado en la zona izquierda con el título Fields ), modificar literales, cambiar tipos y tamaños de letra, cursivas, negritas, arrastrar la información hacia el lugar en que queramos que aparezca, añadir una imagen,.

245 Vista de diseño del impreso de adeudo en el Gestor de impresos Una vez diseñado a nuestro gusto el modelo de adeudo, podremos guardarlo en la carpeta adecuada que se nos selecciona por defecto (directorio Plantillas Impresos ) y darle un nombre identificativo. Al guardarlo la aplicación nos preguntará si queremos establecer la nueva plantilla de impreso de adeudo como la predeterminada en emagister-agora. Mensaje para establecer el impreso personalizado como predeterminado En el caso de responder afirmativamente, cada vez que deseemos imprimir o visualizar un adeudo nos saldrá nuestro diseño personalizado. Para volver a utilizar el diseño original o escoger cualquiera de los múltiples diseños que nos podamos crear acudiremos a la opción Plantillas de impresos de la solapa Herramientas. Desde esta opción podremos escoger la plantilla que queremos usar por defecto, ya sea uno de los diseños realizados por el usuario o el diseño por defecto. Manual de emagister-agora ECONÓMICO245

246 Ventana de plantillas de impresos Modificar adeudos Una de las operaciones que más veces es posible que el usuario desee realizar sobre adeudos es la de modificar o editar alguno de sus datos. Para poder realizar dicha modificación debemos entrar en la ventana de edición del adeudo a la que accederemos, por ejemplo, desde la opción Adeudos >Gestión de adeudos de la solapa Económico, situándonos sobre el adeudo a modificar y pulsando el botón de Editar registro (o realizado doble clic sobre el registro del adeudo). Una vez en la ventana de edición podremos modificar el concepto, el importe, la fecha de emisión, Cualquier modificación sobre el importe afectará al importe pendiente de cobro que se actualizará de forma automática. Ventana de edición de un adeudo

247 EJEMPLO: si teníamos un adeudo por 60,00 que ya había sido cobrado en su integridad y cambiamos el importe del mismo a 90,00 el programa reflejará que el cliente tiene pendientes 30,00 con respecto a este adeudo y lo mismo al revés, si lo cambiamos a 30,00 (porque nos habíamos equivocado o porque queremos hacerle una rebaja). Veremos que ahora somos nosotros quienes debemos 30,00 al cliente (indicará pendiente 30,00 ). A efectos de contabilidad cualquier modificación en el adeudo implicará la generación de un asiento negativo anulando el anterior y la generación de un nuevo asiento con el nuevo importe. En resumen, las principales modificaciones que podemos hacer sobre un adeudo son las siguientes: Modificar el importe: Nos posicionamos sobre el adeudo a modificar y pulsamos el botón de edición (o realizamos doble clic sobre el registro del adeudo). Se abrirá una ventana con los datos del adeudo dispuestos para ser modificados. Nos colocamos en el campo de importe total y escribimos el nuevo importe. Por último guardamos los cambios. También es posible modificar el importe desde la opción Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Cambiar importes en adeudos de la solapa Económico, donde podemos seleccionar más de un adeudo a la vez para modificarlos, siempre que sea la misma cantidad a modificar para todos ellos (sólo a partir de la edición Basic). Modificar el importe de descuento: Nos posicionamos sobre el adeudo a modificar y pulsamos el botón de edición (o realizamos doble clic sobre el registro del adeudo). Se abrirá una ventana con los datos del mismo dispuestos para ser modificados. Nos colocamos en el campo de importe descuento y escribimos el nuevo importe. Al cambiar dicho importe se modificará automáticamente el importe total del adeudo, adecuándose al nuevo descuento. Por último guardamos los cambios. Modificar el concepto: Nos posicionamos sobre el adeudo a modificar y pulsamos el botón de edición (o realizamos doble clic sobre el registro del adeudo). Se abrirá una ventana con los datos del mismo dispuestos para ser modificados. Nos colocamos en el campo del concepto y escribimos el nuevo concepto. Por último guardamos los cambios. También es posible modificar el importe desde la opción Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Cambiar el concepto en adeudos de la solapa Económico, donde podemos seleccionar más de un adeudo a la vez para modificarlos (sólo a partir de la edición Silver). Se modificara el concepto para todos los que seleccionemos poniendo el mismo para todos ellos. Esto se podrá realizar sólo sobre aquellos adeudos que no estén incluidos en ninguna factura. Modificar el tipo de I.V.A.: Nos posicionamos sobre el adeudo a modificar y pulsamos el botón de edición(o realizamos doble clic sobre el registro del adeudo). Se abrirá una ventana con los datos del adeudo dispuestos para ser modificados. Nos colocamos en el campo de tipo de I.V.A. y seleccionamos el nuevo tipo. Por último guardamos los cambios. Modificar la fecha de emisión: Nos posicionamos sobre el adeudo a modificar y pulsamos el botón de edición(o realizamos doble clic sobre el registro del adeudo). Se abrirá una ventana con los datos del mismo dispuestos para ser modificados. Nos colocamos en el campo correspondiente a la fecha de emisión e introducimos la nueva fecha. Por último guardamos los cambios. También es posible modificar la fecha de emisión desde la opción Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Cambiar fechas en adeudos de la solapa Económico, donde podemos seleccionar más de un adeudo a la vez para modificar sus fechas, siempre que sea la fecha a modificar sea la misma para todos ellos (sólo a partir de la edición Silver). Renumerar adeudos: Esta utilidad avanzada (sólo a partir de la edición Basic) se debe utilizar sólo en casos en que se considere imprescindible la renumeración, ya que podría modificar el número de algunos adeudos que ya han sido entregados a clientes o alumnos. Así pues, esta utilidad la usaremos sólo sabiendo muy bien las consecuencias que conlleva. Al seleccionar esta utilidad desde la opción Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Renumeración de adeudos de la solapa Económico. El programa nos advertirá de las posibles consecuencias y a continuación nos dejará escoger sobre qué serie de adeudos queremos realizar la acción. A continuación podremos escoger a partir de que adeudo queremos renumerar y con qué número comenzaremos a hacerlo. Tras volvernos a advertir y dejarnos cancelar por última vez la aplicación comenzará el proceso. NOTA: No puede modificarse ningún adeudo que haya sido facturado. Para poder hacerlo en primer lugar se deberá emitir una factura rectificativa de la factura a la que está asociado el adeudo. Manual de emagister-agora ECONÓMICO247

248 Cobrar adeudos A través de la operación de cobrar adeudos, conseguimos hacer efectivo el derecho de cobro que estos últimos simbolizan, incrementando la tesorería (cajas y/o bancos) del centro. Antes de realizar cualquier operación de cobro debemos dar de alta al menos una caja o una cuenta bancaría y una forma de cobro que indicará en qué caja o cuenta bancaria de las creadas se reflejará el dinero que se consigue a través del mencionado cobro. CONFIGURAR UNA CAJA (disponible a partir de la edición Basic) Para crear una o varias cajas y poder realizar cobros de tipo metálico nos dirigiremos a la opción Cajas > Configurar cajas de la solapa Económico. Se nos mostrará la ventana de lista de Configuración de cajas en la que podremos dar de alta nuevas cajas o modificar las existentes. Para crear una nueva caja pulsaremos sobre el botón Nuevo registro y se nos mostrará la ventana de edición. Introduciremos un nombre descriptivo para crear la nueva caja y pulsaremos sobre el botón de Guardar los cambios. En el caso de tener la edición Gold o superior y querer utilizar la opción de Contabilidad de la solapa Económico, se pueden rellenar los campos de las subcuentas que aparecen en esta ventana y que se usarían para crear de modo automático los asientos contables de los movimientos monetarios que tengan como origen o destino la caja que se está dando de alta. CONFIGURAR UNA CUENTA BANCARIA (disponible a partir de la edición Silver) Para configurar una o varias cuentas bancarias y poder realizar cobros indicando que se realizan por transferencia, tarjeta de crédito, cheque o domiciliación bancaria nos dirigiremos a la opción Bancos> Configurar cuentas bancarias de la solapa Económico. Ventana de edición de cuentas bancarias

249 Se nos mostrará la ventana de lista de Configuración de cuentas bancarias en la que podremos dar de alta nuevas cuentas o modificar las existentes. Para crear una nueva cuenta bancaria pulsaremos sobre el botón Nuevo registro y se nos mostrará la ventana de edición. La correcta introducción de los datos de nuestras cuentas bancarias será imprescindible para realizar procesos como por ejemplo la domiciliación bancaria de adeudos. CONFIGURAR FORMAS DE COBRO (disponible a partir de la edición Basic) Finalmente, una vez creadas las cajas y/o cuentas bancarias podremos dar de alta Formas de cobro. Para ello seleccionaremos la opción Económico > Adeudos >Formas de cobro o Configuración >Baremos > Económicos > Formas de cobro. Pulsando sobre el botón de Nuevo registro podremos definir tantas como vayamos a utilizar. Nos aparecerá la ventana de edición de Formas de cobro con los datos en blanco. Ventana de edición de formas de cobro En el campo Descripción deberemos introducir la denominación bajo la que reconoceremos y seleccionaremos la forma de cobro. La Subcuenta de forma de cobro es opcional, pero necesaria si se desea que el programa genere asientos contables de los mismos (a partir de la edición Gold). El Tipo de tratamiento es crucial a la hora de definir una forma de cobro, ya que será lo que indica al programa cómo debe de operar a todos los niveles (incluido el contable) con las cantidades cobradas por esa modalidad. Los tipos de tratamiento disponibles son metálico (no lleva gastos asociados y genera registros de caja a partir de la edición Silver), domiciliación (necesario para los adeudos a cobrar por domiciliación bancaria, tiene gastos bancarios asociados si se indican), tarjeta, transferencia, talones (permiten definir gastos) y otros (para un tipo distinto de los enumerados y que relacionará con una de las cuentas bancarias o a una de las cajas definidas anteriormente). Con cualquier tratamiento distinto de metálico se despliegan una serie de opciones a cubrir: Importe del gasto y Porcentaje del gasto (recogen los gastos ocasionados por el tratamiento). Pueden ser un importe fijo o un porcentaje o ambas cosas (en cuyo caso se aplicará el que resulte mayor), para tenerlos en cuenta a nivel de contabilidad. La Subcuenta de gastos es también opcional, pero necesaria si se quiere que el programa genere adecuadamente los asientos contables pertinentes. En el desplegable de Cuenta bancaria se escogerá alguna de entre las definidas anteriormente por el usuario en la opción Cuentas bancarias y con la que realizaremos la gestión del tratamiento. Con el tratamiento de metálico se nos muestra un desplegable para escoger la caja en la que queremos que se reflejen los movimientos que se realicen usando la forma de cobro que se está definiendo. Una vez definidas las cajas, las cuentas bancarias y las formas de cobro que vamos a utilizar estamos en condiciones de realizar el cobro de adeudos. REALIZAR EL COBRO Para cobrar, total o parcialmente, cualquiera de los adeudos que aparecen en la ventana de lista de Económico >Gestión de adeudos, primero lo debemos seleccionar con un clic de ratón y después bastará con pulsar sobre el botón de Cobrar adeudo. Manual de emagister-agora ECONÓMICO249

250 Botón Cobrar adeudo Nos aparecerá una ventana con los datos del cobro a realizar y en el importe a cobrar el que quede pendiente del adeudo seleccionado. También nos aparecerá la forma de cobro que hayamos seleccionado por defecto, con la posibilidad de cambiarla por cualquiera de las disponibles (excepto las de tipo domiciliación bancaria, que no aparecerán aquí). Pulsando sobre el botón aceptar confirmaremos el cobro y éste se computará. Antes de aceptar podremos modificar el importe del cobro, de modo que haríamos un cobro parcial sobre el importe del adeudo. Una vez aceptado el cobro el programa nos preguntará si queremos imprimir el recibo de cobro correspondiente. No será necesario hacerlo ahora, podremos imprimir el recibo de cobro en cualquier momento. NOTA: Aunque el cobro en metálico de un adeudo, como el caso que presentamos, no permite formas de cobro que se hayan definido con tipo de tratamiento de domiciliación (ya que éstas son válidas sólo para su uso durante el proceso de Cobros >Domiciliación de adeudos de la solapa Económico ), sí que aparecerán, en la lista de adeudos, aquellos que se han generado partiendo de una matrícula tenga marcada la opción de Domiciliación bancaria. Esto es así para permitir que un adeudo, aunque en principio esté destinado a cobrarse por domiciliación, se pueda finalmente cobrar, si se da el caso, directamente en el centro de cualquier otra forma (efectivo, tarjeta, cheque, ). Una vez ya cobrado, el mencionado adeudo no se incluirá en el fichero informático para el banco o, si se da la circunstancia de que ha sido cobrado parcialmente, sólo se incluirá el importe pendiente. Ventana de edición que se muestra para realizar un cobro Éste es el modo más común de cobrar los adeudos según van siendo pagados por el cliente (uno a uno), pero también hay otras maneras de efectuar cobros en bloque de adeudos. Una de ellas es la domiciliación bancaria (de la que hablaremos en el apartado ), otra es el cobro por facturas (de la que hablaremos en el apartado ) y otra, muy similar a la domiciliación es la de cobro en bloque con tarjeta (de la que hablaremos en el apartado ).

251 Una vez efectuado un cobro, éste no podrá ser modificado; si bien es posible anularlo mediante la emisión de un cobro negativo por el mismo importe para anular el anterior Eliminar adeudos La eliminación de adeudos es una operación muy poco común y se debe realizar sólo si el mismo se ha emitido por error, ya que si ha sido emitido correctamente, pero con alguno de sus datos incorrectos la operación que deberíamos realizar es la de modificación de los mismos, tal y como se indica en el apartado de este mismo capítulo. Para proceder a eliminar un adeudo en primer lugar tendremos que asegurarnos que no se ha hecho ningún cobro sobre el mismo, ya que de ser así no será posible su eliminación. Por lo tanto en primer lugar deberemos eliminar el cobro o cobros vinculados con el adeudo (desde la opción Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Eliminación de cobros cobros de la solapa Económico ). Para eliminar un adeudo que cumpla con el requisito anterior de no tener vinculado ningún cobro, nos situaremos en la ventana de lista de Gestión de adeudos y pincharemos sobre el botón Eliminar registro (icono con el símbolo ). Mensaje indicando que no se puede eliminar un adeudo porque tiene cobros vinculados También es posible eliminar más de un adeudo a la vez desde la opción Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Eliminación masiva de adeudos de la solapa Económico (sólo a partir de la edición Silver), donde podemos seleccionar más de un adeudo a la vez para eliminarlos. Es importante tener en cuenta, que al igual que en la eliminación de adeudos de uno a uno, sólo se podrán eliminar aquellos sin cobros vinculados Emitir facturas desde la gestión de adeudos La aplicación permite emitir facturas a partir de los adeudos desde varios puntos de la solapa Económico. No obstante, el lugar más habitual será probablemente desde la opción Adeudos >Gestión de adeudos. Nos aparecerá la lista de los adeudos generados y pulsando sobre uno cualquiera de ellos (para marcarlo) y después sobre la opción de Emitir factura (de la barra de botones o de la barra de tareas) entraremos en el proceso de generación de factura. Opciones para Emitir factura de la ventana de lista de Gestión de adeudos Manual de emagister-agora ECONÓMICO251

252 En el caso de que el adeudo en cuestión ya tuviese una factura asociada, el programa se limitará a advertir al usuario de esa cuestión, aunque si éste lo desea se le podrá mostrar por pantalla la factura emitida con anterioridad. Mensaje advirtiendo de que el adeudo ya está facturado Lo primero que hará el programa será presentarnos la lista de adeudos facturables del cliente (tenemos que recordar que emagister-agora distingue entre alumno y cliente) al que pertenece el adeudo seleccionado, es decir, aquellos de los que no se ha emitido factura previa. El adeudo que estaba seleccionado en el momento de pulsar el botón de Emitir factura será el que vendrá marcado por defecto en la casilla de verificación que aparece a su izquierda. Procederemos a seleccionar aquellos adeudos que queremos que figuren en la factura (o todos dándole directamente al botón Seleccionar todo ) y tras aceptar, la aplicación generará una nueva factura y nos la mostrará en pantalla. Una vez generada la factura, en la ventana de lista de Gestión de adeudos podremos ver que en los registros de los adeudos incluidos en la misma aparece el número de la factura vinculada a los mismos. Gestor de impresos mostrando una factura emitida con tres adeudos incluidos en la misma

253 Las facturas Mediante la opción Facturas de la solapa Económico la aplicación nos permite realizar varias tareas sobre las facturas, desde gestionar los datos de las ya existentes (modificarlas, visualizarlas, anularlas, ), hasta realizar una emisión masiva de facturas, pasando por la impresión en bloque de varias facturas. Menú de la opción Facturas de la solapa Económico Configuración previa de facturas Para realizar cualquier gestión con facturas necesitamos realizar una serie de tareas de configuración previa. Estas son por un lado la configuración de opciones generales y de diseño en el Panel de control > Facturas y por otro la creación de series de facturación desde Económico > Facturas > Series de facturas o Configuración >Baremos > Económicos > Series de facturas. Opción Facturas del Panel de control de emagister-agora Desde esta apartado del Panel de control> Facturas se pueden configurar aspectos generales de la facturación, como por ejemplo el nombre del impuesto indirecto, los textos por defecto para la forma de pago y para la causa de anulación para las Manual de emagister-agora ECONÓMICO253

254 facturas rectificativas y por último si se desea incluir el nombre del alumno en los conceptos. Por otro lado también se pueden especificar algunas opciones del diseño del impreso de factura, como escoger uno de los dos diseños predefinidos que ofrece emagister-agora, el texto de la leyenda de inscripción en el Registro Mercantil o la posibilidad de que la aplicación pregunte qué diseño de factura mostrar de entre todos los que el usuario se haya podido personalizar cada vez que se desee visualizar facturas. Mediante Económico > Facturas > Series de facturas o Configuración> Baremos > Económicos > Series de facturas el usuario se podrá definir tantas series de facturación como desee, que como hemos visto se podrán asociar a las series de adeudos definidas. Existe una serie de facturación para facturas rectificativas que aparece creada de antemano y que no se puede eliminar, ya que sólo podrá haber una serie de este tipo. Ventana de edición de series de facturas Para cada serie de facturación que se cree se podrán definir varios elementos. Indicaremos una descripción para la serie, un código (que será el prefijo de las facturas), el número de la última factura emitida de la serie, la opción de incluir el año como un sufijo para crear el número de factura, con cuantos dígitos se mostrará el año en el número (con los cuatro o con los dos últimos) y el número de dígitos que tendrá el número de factura (serán de 4 a 12 sin incluir prefijo ni sufijo) Gestión de facturas La opción Facturas >Gestión de facturas nos muestra una ventana de lista en la que aparecerán todas las facturas emitidas. Ventana de lista de Gestión de facturas

255 Desde esta ventana podremos modificar(los datos no monetarios), visualizar, cobrar, anular (emitir factura rectificativa) o eliminar la factura que deseemos. CAMBIAR LOS DATOS DE UNA FACTURA Para modificar los datos no económicos de una factura (ya que los datos monetarios no será posible modificarlos), seleccionaremos la factura a modificar y pincharemos sobre la opción Editar registro de la barra de botones de la ventana de lista de Gestión de facturas (o haremos doble clic sobre el registro de la factura de la que queramos cambiar algún dato). También tenemos la opción Modificar factura del panel de tareas de esa misma ventana de lista. Opción Modificar factura de la ventana de lista de Gestión de facturas La aplicación nos mostrará la ventana de edición de facturas en la que podremos modificar los datos principales de la misma, como por ejemplo el nombre del cliente, domicilio, número de factura, fecha, texto de la forma de pago, Los datos económicos de la factura se podrán visualizar en esta pantalla, pero no son en ningún caso modificables. Ventana de edición de facturas Manual de emagister-agora ECONÓMICO255

256 En la parte inferior de la ventana se pueden ver los conceptos o líneas de la factura (uno por cada adeudo incluido en la misma). De estos conceptos se podrá modificar el texto del mismo (por defecto el mismo que aparece en el adeudo) y la referencia (por defecto el número del adeudo que lo ha generado). Los datos de carácter económico, es decir, los importes de cada concepto, no son modificables. Ventana de edición de los conceptos de factura Se podrán añadir conceptos extra a una factura ya emitida, pero en ningún caso llevarán importes económicos, sólo podrán contener una referencia y un texto de concepto. Esto permite añadir más líneas a la factura con textos explicativos, por ejemplo, indicando la fecha de entrega y la compañía de transporte que entregará al alumno el libro que se le factura y con un teléfono de contacto del servicio de envío, etc. Concepto añadido de forma manual a una factura para añadir comentarios VISUALIZAR E IMPRIMIR UNA FACTURA Otra de las opciones que podremos realizar desde la ventana de lista Gestión de facturas es la de visualizar e imprimir la factura que se tenga seleccionada. Para ello pulsaremos sobre el botón Visualizar/imprimir factura de la mencionada ventana. Esto nos mostrará por pantalla la factura con el diseño que tengamos seleccionado por defecto (o nos preguntará con que diseño la

257 queremos visualizar de entre los que tengamos creados en el caso de tener marcada en el Panel de control > Facturas la opción Preguntar qué plantilla usar cada vez que se imprima una factura ). Botón Visualizar/imprimir factura Al pulsar sobre el indicado botón se visualizará la factura en el Gestor de impresos de emagister-agora. Desde el gestor podremos imprimirla, exportarla a formato PDF, RTF, TIF, COBRAR UNA FACTURA Mediante el botón de Cobrar factura de la ventana de lista Gestión de facturas, la aplicación nos permite percibir de una sola vez la cantidad que quede pendiente de cobro de todos los adeudos incluidos en una factura determinada. Botón Cobrar factura Nos mostrará un mensaje indicando el total pendiente de cobrar de la factura seleccionada y preguntando si se desea efectuar el cobro. En el caso de que no queden importes pendientes de liquidar en ninguno de los adeudos incluidos en la mencionada factura se mostrará un mensaje indicando tal situación. Mensaje mostrado antes de efectuar el cobro final de la cantidad pendiente de una factura EMITIR UNA FACTURA RECTIFICATIVA De una factura, como ya hemos mencionado anteriormente, sólo se pueden modificar sus datos no económicos. Por lo tanto, si al emitir una factura se ha cometido alguna incorrección en sus importes, éstos no se podrán modificar directamente. Para poder Manual de emagister-agora ECONÓMICO257

258 anular la factura (y si se desea poder rectificar los datos incorrectos) se debe emitir una factura rectificativa (en negativo) de la misma. Botón Factura rectificativa Una vez anulada la factura los adeudos que estaban incluidos en la misma se pueden volver a facturar si así se desea. ELIMINAR UNA FACTURA Si por alguna razón se ha emitido una factura por error tenemos la posibilidad de eliminarla desde las opciones Eliminar registro (barra de botones) o Eliminar factura (panel de tareas) de la ventana de lista de Económico > Facturas > Gestión de facturas. En este caso, la factura desaparecerá de la base de datos. Al realizar esta acción hay que ser consciente de que se podría generar un problema de numeración en aquellas facturas que se pudiesen haber emitido posteriormente a la eliminada. Por lo tanto, el usuario deberá modificar la numeración de las mismas de forma manual. Además de modificar las facturas posteriores para tener una numeración de facturas coherente, deberá acudir a la serie de facturación ( Económico > Facturas > Series de facturas ) y cumplimentar de forma correcta el campo Número de la última factura, para que la siguiente factura que se emita para la serie de la factura eliminada sea el correcto. Opción Eliminar factura del panel de tareas de la ventana de lista de Gestión de facturas Una vez eliminada la factura los adeudos que estaban incluidos en la misma se pueden volver a facturar si así se desea Generación automática de facturas A parte de poder generar facturas de una en una desde la ventana de lista de Gestión de adeudos (tal y como hemos visto en el apartado ), existe una manera de generar facturas en masa y de forma automática. Para ello nos dirigiremos a la opción Facturas > Generación automática de facturas de la solapa Económico. Esta automatización generará facturas para todos los adeudos no facturados y cuyas fechas de emisión o códigos estén comprendidos entre los introducidos por el usuario. Además el programa creará una factura por adeudo o bien podrá crear una factura para cada cliente, agrupando los adeudos necesarios.

259 Impresión de facturas en bloque Además de poder visualizar e imprimir las facturas de una en una desde la ventana de lista de Gestión de adeudos (tal y como hemos visto en el apartado ), existe la utilidad Facturas >Impresión de facturas de la solapa Económico desde la que podremos imprimir varias facturas a la vez pudiendo filtrar por diversos criterios. En primer lugar al usuario se le preguntará si desea visualizar en bloque las facturas normales o rectificativas. Una vez selecciones entre una las dos opciones se le dará de la opción de filtrar de varios modos: entre códigos de factura, entre fechas, no filtrar y poder seleccionar todas (opción General del desplegable), por cliente o por serie de factura. Selección de filtro de la utilidad de Impresión de facturas Una vez introducidos los datos para realizar el filtro, se nos mostrará una ventana con las facturas que cumplen esa condición para, de ese modo, poder afinar aún más la selección de las facturas que se desean imprimir. Ventana de selección de facturas Una vez escogidas las facturas se nos mostrará el Gestor de impresos con todas las que habían sido seleccionadas anteriormente. Manual de emagister-agora ECONÓMICO259

260 Gestor de impresos mostrando todas las facturas seleccionadas mediante el proceso Impresión de facturas Los cobros Mediante los cobros se consiguen hacer efectivos los adeudos, incrementando la tesorería (cajas y/o bancos) del centro. El proceso para realizar el cobro de un adeudo ya se ha explicado en el apartado De este mismo capítulo. Pero relacionadas con los cobros es posible realizar otras acciones que se mencionarán en presente apartado.

261 Gestión de cobros Podemos visualizar todos los cobros efectuados, seleccionando la opción Cobros > Gestión de cobros de la solapa Económico. Esto nos mostrará una ventana de lista con los cobros efectuados y sus importes, pudiendo consultar cada uno de ellos en detalle, así como imprimir un recibo del cobro (en el recibo además del código del adeudo, aparece en pequeño el número identificativo del cobro, especialmente útil cuando hay más de un cobro parcial de un adeudo). Ventana de lista de Gestión de cobros A través de esta opción sólo podremos consultar los cobros realizados, ya que un cobro ya realizado no se puede modificar. Si se realiza un cobro por error o se introduce una cantidad errónea, no es posible rectificar el cobro ya generado. Para subsanar cualquier posible error a la hora de realizar un cobro, se permite anular o eliminar el mismo. El proceso de anulación o devolución de cobros realizará un cobro en negativo sobre el mismo adeudo. El importe será el total del cobro anterior, dejando la cantidad pendiente del adeudo a la correcta. De esta forma el usuario tiene en todo momento un historial del procedimiento seguido, además de estar reflejado en la contabilidad (a partir de la edición Gold). Para proceder a la anulación del cobro lo haremos desde la opciones de Anular cobro de la barra de botones o el panel de tareas de la ventana de lista de Gestión de cobros. Opciones de Anular cobro También tenemos la posibilidad de solucionar errores mediante la eliminación de un cobro. Esta acción la podemos realizar desde la ventana de lista de Económico > Cobros > Gestión de cobros utilizando las opciones de Eliminar registro (barra de Manual de emagister-agora ECONÓMICO261

262 botones) o Eliminar cobro (panel de tareas). Al igual que ocurría con la anulación del cobro, la eliminación también modifica el pendiente de cobro del adeudo afectado por la eliminación. Sin embargo, este método dejaría asientos contables incorrectos que el usuario deberá eliminar por su cuenta. Existe la posibilidad de realizar la eliminación de cobros de forma masiva mediante la operación Procesos en bloque > Eliminación de cobros de la solapa Económico, método que también dejaría asientos contables incorrectos que el usuario deberá eliminar por su cuenta. Opción Eliminar cobro del panel de tareas Resumen de cobros Desde la opción Gestión de cobros > Resumen de cobros de la solapa Económico, podemos acceder a los totales cobrados en función de la forma de cobro utilizada y durante el periodo que definamos (y que se nos preguntará inicialmente). Aunque se trata de una herramienta de carácter puramente estadístico, ofrece otra visión de los cobros. Ventana de Resumen de cobros Domiciliación de adeudos (AEB-19) A partir de la edición Silver de emagister-agora se puede generar el fichero informático, para realizar el cobro de los adeudos que se generan en la aplicación mediante domiciliación bancaria, siguiendo la norma 19 de la AEB. Como ya hemos visto, cuando realizamos una matrícula, podemos especificar si el cobro de los adeudos que se generan vinculados a la misma se va a efectuar mediante domiciliación bancaria o no. Así pues, entrarán en este proceso de domiciliación bancaria sólo aquellos adeudos emitidos a partir de matrículas con la mencionada opción activada.

263 Para poder hacer domiciliaciones existen una serie de requisitos previos: 1 - Debe existir, en la opción Bancos>Configuración de cuentas bancarias de la solapa Económico, al menos una cuenta bancaria con la que trabajaremos y una Forma de cobro con tipo de tratamiento Domiciliación. En esa forma de cobro es importante indicar el sufijo de domiciliación que nos ha dado nuestra entidad bancaria. 2 - El cliente debe tener datos económicos (datos de la cuenta bancaria rellenados) 3 - Tener cumplimentado el campo del N.I.F. de nuestra empresa (en la opción Datos de empresa activa de la solapa Configuración ) Cubiertos estos requisitos podemos efectuar domiciliaciones con facilidad. Ahora vamos a ver qué es lo que hay que hacer para que esos adeudos, una vez, se incluyan en un fichero, a efectos de que la entidad bancaria correspondiente los cargue a las cuentas de nuestros clientes. Para activar la domiciliación deberemos seleccionar la opción Cobros > Domiciliación de adeudos (AEB-19) de la solapa Económico. El programa nos pedirá entonces una fecha de cargo para la domiciliación. Ventana de selección de fecha Después nos preguntará si deseamos establecer condiciones para seleccionar los adeudos a domiciliar (por fecha de generación, por fecha de vencimiento, por grupo, por serie, por tipo de matrícula o por tipo de liquidación). Si contestamos que sí, tendremos que escoger el dato (grupo, serie, fecha, ) que servirá de criterio para la selección. Tras ello, nos mostrará los adeudos para domiciliar pendientes de cobro, éstos estarán ordenados alfabéticamente por los siguientes criterios: apellidos y nombre del cliente, código de cliente, alumno, código de adeudo y concepto del adeudo. Posteriormente seleccionaremos los que queramos domiciliar (seguramente todos) y elegiremos una forma de cobro (si la que aparece por defecto no nos satisface). Sólo aparecerán como seleccionables las formas de cobro cuyo tratamiento sea el de Domiciliación. Ventana de selección de adeudos Manual de emagister-agora ECONÓMICO263

264 Aceptaremos y el programa entonces nos permitirá crear el fichero y guardarlo en el disco duro o la ubicación que deseemos. Nos pedirá que demos un nombre al fichero que va a crearse y seguidamente un nombre a la remesa generada. (Esto servirá para que la domiciliación sea recuperable en el caso de pérdida del fichero de domiciliación desde la opción Cobros > Registro de domiciliaciones de la solapa Económico ). Ventana para poner nombre a la domiciliación en el registro histórico de la misma Tras aceptar, el programa generará el fichero y nos advertirá de que lo hagamos llegar a nuestra entidad bancaria (ya sea a través de Internet o físicamente) para que hagan efectivos los cobros. Después nos preguntará si queremos visualizar (e imprimir) el listado de los adeudos domiciliados. Más adelante nos preguntará también si queremos imprimir un extracto/resumen de la domiciliación. El programa permite agrupar todos los adeudos de un mismo cliente (pendientes de cobrar) en un solo registro a la hora de realizar el fichero de la domiciliación. Esto hará que se generen menos registros en el fichero y, por tanto, se paguen menos comisiones al banco Listado de adeudos domiciliados

265 Todos los adeudos domiciliados han sido automáticamente cobrados por el programa (esto es, los da por cobrados en su integridad). Ante una devolución deberemos anular el cobro correspondiente (para que en la siguiente domiciliación vuelva a incluir el adeudo o podamos cobrarlo por caja u otro medio) y si por cualquier causa ese adeudo no fuera a cobrarse (por ningún medio) deberemos también modificar el adeudo a importe 0 (CERO). Otra opción será eliminar el cobro mediante el Proceso en bloque adecuado y posteriormente eliminar el adeudo Registro de domiciliaciones En la opción Cobros > Registro de domiciliaciones de la solapa Económico se guarda el histórico de todas las domiciliaciones que se hayan ido generando con la aplicación. Desde esta ventana, en la que nos aparecerá una lista con todas las domiciliaciones generadas, se puede anular la domiciliación seleccionada, de forma que se anulan los cobros pertenecientes a ese fichero, volviendo a quedar los adeudos como pendientes de cobro, pudiendo volver a incluirse los mismos en un nuevo fichero de domiciliación. Botón de Anular domiciliación También se puede repetir el fichero de una domiciliación, siempre que esta no haya sido anulada previamente. Botón Generar fichero bancario Por último, tenemos la posibilidad de volver a listar el informe y resumen de la domiciliación seleccionada, Para ello pulsaremos sobre el botón Informe de domiciliación de la barra de botones. Botón Informe de domiciliación Manual de emagister-agora ECONÓMICO265

266 Cobros en bloque con tarjeta Al igual que hacemos con el proceso de domiciliación, cuando realizamos una matrícula podemos especificar si el cobro de los adeudos que la misma genere se efectuará mediante pago con tarjeta de crédito (Disponible a partir de la edición Gold). Para poder hacer los pagos con tarjeta en bloque existen una serie de requisitos: 1 - Debe existir, en la opción Bancos>Configuración de cuentas bancarias de la solapa Económico, al menos una cuenta creada y una Forma de cobro con tipo de tratamiento Tarjeta. 2 - El cliente debe tener datos económicos (datos de tarjeta rellenados). Cubiertos estos requisitos podemos efectuar los pagos con tarjeta con facilidad. Ahora vamos a ver qué es lo que hay que hacer para que esos adeudos, una vez generados, se incluyan en la remesa del pago con tarjeta. Para activar el pago con tarjeta en bloque deberemos seleccionar la opción Cobros >Cobros en bloque con tarjeta de la solapa Económico. El programa nos pedirá entonces una fecha de cargo para la remesa. Después nos preguntará si deseamos establecer condiciones para seleccionar los adeudos a domiciliar (por fecha de generación, por fecha de vencimiento, por grupo, por serie, por tipo de matrícula o por tipo de liquidación). Si contestamos que sí, tendremos que escoger el dato (grupo, serie, fecha, ) que servirá de criterio para la selección. Tras ello, nos mostrará los adeudos para incluir en la remesa pendientes de cobro, seleccionaremos los que queramos (seguramente todos) y seleccionaremos una forma de cobro (si la que aparece por defecto no nos satisface). Sólo aparecerán formas de cobro cuyo tratamiento sea el de tarjeta. Ventana de selección de adeudos Aceptaremos y nos pedirá que demos un nombre para la remesa generada (esto permitirá anularla más adelante, en caso necesario).

267 Tras aceptar nos preguntará si se desea crear el fichero informático de importación de cobros mediante tarjeta del sistema 4B español. Si se contesta que sí, se pedirá el nombre con el que se desea guardar el mencionado fichero y la ubicación (Para crear el fichero también se necesita introducir el número de comercio asignado por el sistema 4B al centro docente). Ventana para la generación del fichero de importación al sistema 4B Finalmente, el programa cobrará los adeudos seleccionados con la forma de cobro con tipo de tratamiento Tarjeta. Después nos preguntará si queremos visualizar (e imprimir) el listado de los adeudos cobrados. Todos los adeudos incluidos en la remesa han sido automáticamente cobrados por el programa (esto es, los da por cobrados en su integridad). Ante una devolución deberemos anular el cobro correspondiente (para que en la siguiente remesa vuelva a incluir el adeudo o podamos cobrarlo por caja u otro medio) si por cualquier causa ese adeudo no fuera a cobrarse (por ningún medio) deberemos también modificar el adeudo a importe 0 (CERO). Otra opción será eliminar el cobro mediante el Proceso en bloque adecuado y posteriormente eliminar el adeudo Registro de operaciones con tarjeta En la opción Cobros > Registro de operaciones con tarjeta de la solapa Económico se guarda el histórico de todas las remesas de cobro con tarjeta que se hayan ido generando con la aplicación. Desde esta ventana, en la que nos aparecerá una lista con todas las domiciliaciones generadas, se puede anular la domiciliación seleccionada, de forma que se anulan los cobros pertenecientes a ese fichero, volviendo a quedar los adeudos como pendientes de cobro, pudiendo volver a incluirse los mismos en un nuevo fichero de domiciliación. Botón de Anular remesa de cobro con tarjeta También existe la posibilidad de volver a listar el informe y resumen de la domiciliación seleccionada, Para ello pulsaremos sobre el botón Informe de domiciliación de la barra de botones. Manual de emagister-agora ECONÓMICO267

268 Botón Informe de remesa con tarjeta 8.3. Proveedores Mediante la opción Proveedores de la solapa Económico (disponible a partir de la edición Silver), emagister-agora nos permite llevar una gestión de proveedores, es decir, de quienes proporcionan tanto servicios, como productos al centro docente. Opción Proveedores de la solapa Económico Para introducir nuevos proveedores en la aplicación lo podremos realizar desde la ventana de lista de Gestión de proveedores, pulsando sobre el botón de Nuevo registro. Para dar de alta un proveedor no es preciso que nos haya vendido un producto o servicio, es decir hayamos dado de alta un gasto (disponible a partir de la edición Silver desde la opción Económico > Gastos ) o una adquisición de material (disponible a partir de la edición Gold desde la opción Biblioteca > Adquisición de materiales ). Ventana de lista de Proveedores En la ventana de edición de proveedores podremos introducir los datos que nos identificarán al proveedor, su nombre, persona de contacto, domicilio, ,

269 Ventana de edición de proveedores 8.4. Gastos y pagos En emagister-agora, a partir de la edición Silver, se contempla la posibilidad de llevar un control de la gestión de los gastos en los que incurre el centro mediante el grupo Gastos y pagos de la solapa Económico. Se podrán dar de alta los gastos y sus pagos e incluso vincularlos a un grupo concreto, opción especialmente útil para cómputos estadísticos y de cálculos de rentabilidad. Además existe la posibilidad de gestionar los gastos del personal del centro e incluso la generación del fichero de remesa de transferencias/nóminas adaptado a la norma 34 de la AEB (disponible a partir de la edición Gold). Grupo Gastos y pagos de la solapa Económico Gastos Mediante la gestión de gastos (disponible a partir de la edición Silver), emagister-agora permite llevar, de un modo ágil y sencillo, un registro de los gastos en los que incurre el centro. A nivel contable, todos los gastos se computan con las cuentas contables que indica el usuario, diferenciando el tipo de gasto que se está señalando y el proveedor correspondiente. Además, se puede indicar si el gasto está relacionado con un grupo determinado, por ejemplo, fotocopias que se reparten a los alumnos de un grupo. Manual de emagister-agora ECONÓMICO269

270 Para poder llevar a cabo la gestión de los gastos con el programa, se debe tener creado al menos un proveedor en la base de datos. Podremos crearlos desde la propia ventana de edición del gasto o desde la opción Económico >Proveedores. Para acceder a esta gestión de gastos debe seleccionarse la opción Gastos> Gestión de gastos de la solapa Económico. Una vez se nos muestra la ventana de lista de gastos pulsaremos sobre el botón Nuevo registro para crear un nuevo gasto. Ventana de edición de un gasto Se nos mostrará la ventana de edición de gastos en la que se deberá indicar un nombre para el mismo, la fecha de creación y la de valor, y el proveedor/acreedor del mismo. Además, podremos incluir de manera opcional un código de referencia y una descripción ampliada. Pero lo más importante de los gastos son los conceptos del mismo. La aplicación nos permitirá añadir tantos conceptos como deseemos a un gasto determinado. Ventana de edición de un concepto del gasto

271 En la parte superior de la ventana de edición de los conceptos de los gastos, podremos incluirá una descripción y un indicativo de si se va a tratar como un gasto o por el contrario, como una adquisición de inmovilizado. De manera opcional podremos cubrir los datos del tipo de gasto (o cuenta contable de inmovilizado) a efectos de generación del asiento contable (a partir de la edición Gold), las unidades adquiridas (si se desean incluir), el grupo al que se vincula el gasto (interesante para cálculos de rentabilidad) y un código de referencia. Finalmente, en la parte inferior de esta ventana indicaremos los datos económicos del concepto del gasto, es decir, la base imponible, y en caso de haberlas, la retención y el I.V.A. La ventana calculará y mostrará en el apartado Total la cantidad final del concepto del gasto. Una vez creado el nuevo concepto, el programa volverá amostrarnos la ventana de edición del gasto, donde se reflejarán en la parte inferior de la misma los datos económicos generales del gasto, calculados de forma automática en base a los importes que el usuario haya estado reflejando en la creación de los conceptos del mismo. Ventana de edición en modalidad de altas de un gasto En la mencionada parte inferior de la ventana de edición de un gasto, sólo nos quedará indicar el plan de vencimientos (o plan de pagos) del mismo. Según el plan que se escoja, la aplicación nos creará un plan pagos para el gasto, es decir, nos creará vencimientos con los importes y las fechas en las que se deberían hacer efectivos los pagos a los proveedores del producto o servicio al que hace referencia el gasto. Cada plan de vencimientos que definamos, tal y como se vio en el capítulo anterior, constará de un nombre descriptivo, una periodicidad, una cantidad numérica de vencimientos o plazos, el día del mes en el que se deberían realizar los pagos, el importe o porcentaje sobre el total del primer vencimiento (sólo si éste debe ser diferente al resto), y por último, el importe o porcentaje sobre el total del último vencimiento (también sólo si éste debe ser diferente al resto). Manual de emagister-agora ECONÓMICO271

272 Ventana para crear un nuevo Plan de vencimientos Por lo tanto, en emagister-agora, crearemos un gasto al cual añadiremos una serie de conceptos, pudiendo indicar el plan de pagos (o vencimientos) del mismo. EJEMPLO: El 1 de febrero entra el vigor el seguro semestral de uno de los locales del centro. El coste del mismo es de 1.000,00 y el pago se realiza en dos plazos iguales, uno en febrero y otro en marzo. Para indicar esto en la aplicación crearemos un gasto al que añadiremos un concepto de 1000,00, escogiendo un plan de vencimientos de 2 plazos mensuales cuya fecha de primer vencimiento sería el 1 de febrero. Esto crearía un plan con 2 vencimientos de 500,00 cada uno a pagar el 1 de febrero y el 1 de marzo respectivamente. Una vez creado un gasto, si entramos en su ventana de edición, podremos ver, en la parte inferior de la misma, los vencimientos (o plan de pagos) del mismo. Mientras no se haya realizado ningún pago del gasto, se podrán modificar los conceptos del mismo y por lo tanto el importe, el plan de pagos y la fecha del primer vencimiento. Cualquier modificación en los importes de los conceptos o en el plan de vencimientos de un gasto, afectará a los vencimientos, que se recalcularán, puesto que la suma de los totales de todos los conceptos de un gasto debe coincidir con la suma total de los vencimientos o plan de pagos del mismo. Una vez hayamos introducido en emagister-agora un pago de un gasto, no se podrán modificar, añadir o quitar conceptos al mismo, ni modificar sus vencimientos. Apartado Vencimientos de la ventana de edición de un gasto en modalidad de edición o consulta

273 Gastos de personal Mediante la opción de gastos de personal (disponible a partir de la edición Silver), emagister-agora permite llevar al centro un control de todo los gastos de las nóminas de los empleados del mismo (permitiendo incluso la generación del fichero informático con la norma 34 de la AEB para el pago de nóminas). Opción Gastos > Gastos de personal de la solapa Económico Para acceder a esta gestión de gastos de personal, debe seleccionarse la opción Gastos> Gestión de gastos de personal de la solapa Económico. Una vez se nos muestra la ventana de lista de gastos de personal pulsaremos sobre el botón Nuevo registro para crear uno. Ventana de edición en modalidad modificar de un gasto de personal En este caso se mostrará la ventana de edición de gastos de personal, en la que se deberá indicar un nombre identificativo para el mismo, la fecha de creación, la fecha prevista de abono (día el que tenemos pensado efectuar el pago de la nómina o del primero de los vencimientos en el caso de querer realizar el pago de la misma en varios plazos), y las fechas de inicio y fin del liquidación (que indican el periodo por el cual le pagamos al empleado). Además también debemos indicar el empleado, el importe a pagar y el plan de vencimientos (normalmente vencimiento único). Manual de emagister-agora ECONÓMICO273

274 Una vez creado el gasto de personal, si entramos en su ventana de edición, podremos ver, en la parte inferior de la misma, los vencimientos (o plan de pagos) del mismo. Mientras no se haya realizado ningún pago del gasto de personal, se podrán modificar el importe del mismo, el plan de pagos y la fecha prevista de abono. Cualquier modificación del importe o del plan de vencimientos de un gasto de personal, afectará a los vencimientos, que se recalcularán, puesto que el total neto de un gasto de personal, debe coincidir con la suma total de los vencimientos o plan de pagos del mismo. Ventana de edición en modalidad modificar de un gasto de personal Herramientas para calcular el coste docente En la opción Gastos de la solapa Económico (disponible a partir de la edición Gold), existen una serie de utilidades que nos permiten realizar el cálculo de la cantidad que se le debería pagar a un profesor, siguiendo una serie de requisitos. Para el cálculo que se realiza mediante estas herramientas se tiene en cuenta la cantidad o porcentaje de coste que se haya indicado en cada una de las sesiones en las que el profesor imparte clase. Herramienta de Coste total de docencias impartidas por profesor (según su cote/hora)

275 Pagos Una vez creados los gastos y gastos de personal y generados los vencimientos de los mismos, sólo nos quedará indicar a la aplicación en qué momento son pagados. Para ello realizaremos pagos sobre los vencimientos que genera emagister-agora a partir delos gastos. Antes de realizar cualquier operación de pago en emagister-agora, debemos tener configurada al menos una caja o una cuenta bancaría y una forma de pago que indicará en qué caja o cuenta bancaria de las creadas se reflejará el dinero que se paga a un proveedor. CONFIGURAR UNA CAJA (disponible a partir de la edición Basic) Para crear una o varias cajas y poder realizar pagos de tipo metálico nos dirigiremos a la opción Cajas > Configurar cajas de la solapa Económico. Se nos mostrará la ventana de lista de Configuración de cajas en la que podremos dar de alta nuevas cajas o modificar las existentes. Para crear una nueva caja pulsaremos sobre el botón Nuevo registro y se nos mostrará la ventana de edición. Introduciremos un nombre descriptivo para crear la nueva caja y pulsaremos sobre el botón de Guardar los cambios. En el caso de tener la edición Gold o superior y querer utilizar la opción de Contabilidad de la solapa Económico, se pueden rellenar los campos de las subcuentas que aparecen en esta ventana y que se usarían para crear de modo automático los asientos contables de los movimientos monetarios que tengan como origen o destino la caja que se está dando de alta. CONFIGURAR UNA CUENTA BANCARIA (disponible a partir de la edición Silver) Para configurar una o varias cuentas bancarias y poder realizar cobros indicando que se realizan por transferencia, tarjeta de crédito o cheque, nos dirigiremos a la opción Bancos> Configurar cuentas bancarias de la solapa Económico. Ventana de edición de cuentas bancarias Manual de emagister-agora ECONÓMICO275

276 Se nos mostrará la ventana de lista de Configuración de cuentas bancarias en la que podremos dar de alta nuevas cuentas o modificar las existentes. Para crear una nueva cuenta bancaria pulsaremos sobre el botón Nuevo registro y se nos mostrará la ventana de edición. CONFIGURAR FORMAS DE PAGO (disponible a partir de la edición Basic) Finalmente, una vez creadas las cajas y/o cuentas bancarias podremos dar de alta Formas de pago. Para ello seleccionaremos la opción Económico > Adeudos >Formas de pago o Configuración >Baremos > Económicos > Formas de pago. Pulsando sobre el botón de Nuevo registro podremos definir tantas como vayamos a utilizar. Nos aparecerá la ventana de edición de Formas de pago con los datos en blanco. Ventana de edición de formas de cobro En el campo Descripción deberemos introducir la denominación bajo la que reconoceremos y seleccionaremos la forma de pago. La Subcuenta de forma de pago es opcional, pero necesaria si se desea que el programa genere asientos contables de los mismos (a partir de la edición Gold). El Tipo de tratamiento es crucial a la hora de definir una forma de pago, ya que será lo que indica al programa cómo debe de operar a todos los niveles (incluido el contable) con las cantidades pagadas por esa modalidad. Los tipos de tratamiento disponibles son metálico (genera registros de movimientos de caja a partir de la edición Silver), tarjeta, transferencia, talones (genera registros de movimientos de cuenta bancaria a partir de la edición Silver) y otros (para un tipo distinto de los enumerados y se relacionará con una de las cuentas bancarias o a una de las cajas definidas anteriormente). Con cualquier tratamiento distinto de metálico se despliegan una serie de opciones a cubrir: Importe del gasto y Porcentaje del gasto (recogen los gastos ocasionados por el tratamiento). Pueden ser un importe fijo o un porcentaje o ambas cosas (en cuyo caso se aplicará el que resulte mayor), para tenerlos en cuenta a nivel de contabilidad. La Subcuenta de gastos es también opcional, pero necesaria si se quiere que el programa genere adecuadamente los asientos contables pertinentes. En el desplegable de Cuenta bancaria se escogerá alguna de entre las definidas anteriormente por el usuario en la opción Cuentas bancarias y con la que realizaremos la gestión del tratamiento. Con el tratamiento de metálico se nos muestra un desplegable para escoger la caja en la que queremos que se reflejen los movimientos que se realicen usando la forma de pago que se está definiendo. Una vez definidas las cajas, las cuentas bancarias y las formas de cobro que vamos a utilizar estamos en condiciones de realizar el pago de los gastos y sus vencimientos. REALIZAR EL PAGO Tenemos varias opciones para poder indicar los pagos mediante emagister-agora. En primer lugar podremos realizar los pagos de los gastos y de los gastos de personal desde las opciones de la solapa Económico, Gastos > Gestión de gastos y Gastos > Gestión de gastos de personal respectivamente. Para ello sólo tenemos que pulsar sobre el botón Pagar gasto de la ventana de lista que se nos muestra al utilizar las opciones anteriores.

277 Botón Pagar gasto Puesto que tanto los gastos, como los gastos de personal pueden tener uno o varios vencimientos el proceso de realizar pagos podrá diferir ligeramente dependiendo de ello. Si deseamos indicar el pago de un gasto que sólo tiene un vencimiento pendiente se nos abrirá de forma directa la ventana para realizar el pago del mismo, con el importe pendiente en la cantidad a pagar (que podremos modificar por si queremos indicar que estamos realizando un pago parcial de la cantidad que adeudamos al proveedor o al empleado). Ventana de edición de un pago En el caso de que existan diversos vencimientos del gasto seleccionado pendientes de pago, el programa nos preguntará si deseamos indicar el pago de varios de los vencimientos o sólo indicar el pago del primero de los vencimientos pendientes. En el primer caso nos dejará escoger varios de los vencimientos pendientes y los dará por pagados en su totalidad y en el segundo nos mostrará la ventana para realizar el pago del primero de los vencimientos pendientes (por lo tanto podremos indicar un pago parcial del mismo si así lo deseamos). Manual de emagister-agora ECONÓMICO277

278 Mensaje para realizar el pago de un gasto con diversos vencimientos pendientes Además de poder realizar pagos desde las mencionadas ventanas de lista de gastos y gastos de personal, podremos realizar pagos de un vencimiento determinado desde la ventana de lista de Pagos > Gestión de vencimientos de gastos de la solapa Económico. En este caso seleccionaremos el vencimiento del cual deseamos realizar el pago y pulsaremos sobre el botón Pagar vencimiento de gasto. Se nos abrirá la ventana de edición para realizar el pago del vencimiento con la cantidad pendiente y podremos, si así lo deseamos, realizar un pago parcial del mismo. Botón Pagar vencimiento de gasto Finalmente, cabe destacar un último método para realizar pagos, en este caso sólo de gastos de personal, la generación del fichero de transferencias/nóminas cuyo procedimiento se explica en detalle en el apartado de este manual. GESTIÓN DE PAGOS Una vez realizados los pagos podremos gestionarlos, es decir, consultarlos, modificarlos, eliminarlos o indicar una anulación (para indicar que hemos realizado una devolución a un proveedor) desde la ventana de lista de pagos que se nos muestra desde la opción Pagos > Gestión de pagos Fichero de transferencias/nóminas (AEB-34) A partir de la edición Gold de emagister-agora se puede generar el fichero informático, para realizar el pago de nóminas a empleados, siguiendo la norma 34 de la AEB. Para poder realizar el pago de transferencias/nóminas existen una serie de requisitos previos: 1 - Debe existir, en la opción Bancos>Configuración de cuentas bancarias de la solapa Económico, al menos una cuenta bancaria con la que trabajaremos y una Forma de pago con tipo de tratamiento Transferencia.

279 2 - El empleado debe tener datos económicos (datos de la cuenta bancaria rellenados) 3 - Tener cumplimentado el campo del N.I.F. de nuestra empresa (en la opción Datos de empresa activa de la solapa Configuración ) Cubiertos estos requisitos podemos generar ficheros de transferencia/nóminas con norma AEB-34 con facilidad. Ahora vamos a ver qué es lo que hay que hacer para que esos pagos a personal, una vez, se incluyan en un fichero de transferencias/nóminas, a efectos de que la entidad bancaria correspondiente los abone a las cuentas de nuestros empleados. Para generar el fichero deberemos seleccionar la opción Pagos a personal>generar fichero de transferencias/nóminas (AEB- 34) de la solapa Económico. El programa nos pedirá entonces una fecha para la emisión del pago de nóminas/transferencia. Después nos preguntará si deseamos establecer condiciones para seleccionar los adeudos a domiciliar (entre fechas de creación, entre fechas de valor, por tipo de personal, etc.). Si contestamos que sí, tendremos que escoger el dato (fecha, tipo de empleado, etc.) que servirá de criterio para la selección. Tras ello, nos mostrará los pagos a personal pendientes de pago. Seleccionaremos los que queramos incluir en el fichero de transferencias/nóminas (seguramente todos) y elegiremos una forma de cobro (si la que aparece por defecto no nos satisface). Sólo aparecerán como seleccionables las formas de pago cuyo tratamiento sea el de Transferencia. Ventana de selección de nóminas Aceptaremos y el programa entonces nos permitirá crear el fichero y guardarlo en el disco duro o la ubicación que deseemos. Nos pedirá que demos un nombre al fichero que va a crearse y seguidamente un nombre a la remesa generada. (Esto servirá para que la domiciliación sea recuperable en el caso de pérdida del fichero de transferencias/nóminas desde la opción Pagos a personal> Registro de transferencias/nóminas (AEB-34) de la solapa Económico ). Tras aceptar, el programa generará el fichero y nos advertirá de que lo hagamos llegar a nuestra entidad bancaria (ya sea a través de Internet o físicamente) para que hagan efectivos los pagos. Después nos preguntará si queremos visualizar (e imprimir) el listado de las nóminas emitidas. Todos los pagos a personal incluidos en este proceso de generación del fichero de transferencias/nóminas se dan automáticamente por pagados por el programa. Manual de emagister-agora ECONÓMICO279

280 Registro de transferencias/nóminas (AEB-34) En la opción Pagos a personal> Registro de transferencias/nóminas (AEB-34) de la solapa Económico se guarda el histórico de todas las generaciones de ficheros de transferencias/nóminas que se hayan ido generando con la aplicación. Desde esta ventana de lista, en la que nos aparecerá una lista con todas las transferencias/nóminas generadas, se puede anular la emisión de transferencias/nóminas seleccionada, de forma que se anulan los pagos pertenecientes a ese fichero, volviendo a quedar los pagos a personal como pendientes de pago, pudiendo volver a incluirse los mismos en un nuevo fichero de transferencias/nóminas. Botón Anular remesa de transferencias También se puede volver a generar el fichero de transferencias/nóminas, siempre que la remesa de transferencias/nóminas no haya sido anulada previamente. Para ello se pulsará sobre el botón Generar fichero bancario. Botón Generar fichero bancario Por último, tenemos la posibilidad de volver a listar el informe de la remesa de transferencias/nóminas seleccionada. Para ello pulsaremos sobre el botón Informe de transferencia de la barra de botones. Botón Informe de transferencia Para dar por pagado un registro de la ventana de lista de Gestión de pagos a personal se pulsará sobre el botón de Emitir pago (previamente deberíamos tener creada una forma de pago desde Gastos > Formas de pago de la solapa Económico o desde Baremos > Económicos > Formas de pago de la solapa Configuración ). Hecho esto se escogerá la forma y la fecha de pago.

281 Botón Emitir pago En el caso de error a la hora de indicar que un registro de pagos a personal ha sido realmente pagado, existe la opción de anular el mencionado pago emitido mediante el botón Anular pago de la ventana de lista de pagos a personal. Botón Anular pago 8.5. Tesorería En emagister-agora se podrá llevar una completa gestión de la tesorería del centro docente, controlando en todo momento la liquidez o disponibilidad de medios líquidos en las cajas del centro (disponible a partir de la edición Silver) y en las cuentas bancarias que el mismo posea en una entidad de crédito (disponible a partir de la edición Gold). Grupo Tesorería de la solapa Económico Cajas El programa permite definir una o varias cajas, que tratarán de ser un reflejo de las cajas físicas del centro, donde se anotarán todas las operaciones de cobros y pagos en metálico. Cada una de las cajas que se creen se podrán vincular a las formas de pago o cobro que se dan de alta en Configuración > Baremos > Económicos con tratamiento de tipo Metálico u Otros. En aquella caja que se seleccione en una forma de pago o de cobro se anotarán todos los movimientos que se efectúen seleccionando la mencionada forma de pago o cobro. Una de las cajas podrá ser seleccionada como caja por defecto en el Panel de control, de tal modo que al dar de alta una forma de cobro o de pago aparecerá como la caja seleccionada. Manual de emagister-agora ECONÓMICO281

282 Para dar de alta una nueva caja lo haremos desde la opción Cajas > Configurar cajas de la solapa Económico. Para configurarla sólo habrá que indicar un nombre identificativo y las subcuentas contables que se utilizarán cuando se realicen apuntes en la misma (esto último nos servirá a partir de la edición Gold para que se generen de modo automático los asientos contables pertinentes). Podremos entrar a visualizar movimientos y añadir nuevos apuntes a una caja desde la opción Cajas > Cajas de la solapa Económico. Se nos mostrará una ventana en la que podremos seleccionar la caja de la cual deseamos ver los movimientos. Una vez seleccionada una de las cajas se nos pedirá el rango de fechas entre las cuales deseamos consultar los movimientos que se han realizado en la misma. Acto seguido se visualizarán los movimientos de la caja seleccionada entre las fechas indicadas. Podremos ver todos sus apuntes y el saldo. Ventana de lista mostrando los movimientos de una caja Además de consultar los movimientos, listarlos, imprimirlos, filtrarlos,, podremos realizar entradas o salidas manuales de caja, para aquellas operaciones que no generen apuntes de modo automático. Todas ellas se supone que se realizan en metálico y generarán los respectivos apuntes en contabilidad y si procede en la contrapartida (caja o cuenta bancaria) escogida. Debido a esto los movimientos de caja no pueden ser modificados. Por lo tanto en caso de error a la hora de introducir un movimiento de caja, la forma de enmendarlo será mediante la eliminación del mismo desde la opción Procesos en bloque > Otras automatizaciones > Eliminación de apuntes de caja de la solapa Económico. Mensaje de advertencia a la hora de eliminar apuntes de caja

283 La forma de introducir manualmente un nuevo apunte, ya sea por una entrada de dinero como una salida, será pulsando sobre los iconos de Entrada de caja y Salida de caja situados en la ventana de lista de Movimientos de caja. Además, desde esta misma ventana se pueden mostrar un resumen de caja desde un botón habilitado a tal efecto. Entrada de caja : Pulsando este botón se introducirá manualmente un apunte de entrada de dinero en la caja. Se mostrará la ventana de edición de una entrada manual de caja donde se indicará el concepto de la entrada, el importe, la fecha, la contrapartida (indicaremos si el movimiento de entrada proviene de una de las cuentas bancarias, de otra caja o de ninguna de ambas, ya que de esta forma se realizarán los apuntes automáticos pertinentes dependiendo de la contrapartida indicada) y si se desea una referencia. Botón de Entrada de caja Ventana de edición en modalidad de altas de una entrada manual de caja Salida de caja : Pulsando este botón se introducirá manualmente un apunte de salida de dinero en la caja. Se mostrará la ventana de edición de una salida manual de caja exactamente igual a la ventana de entrada pero cuya finalidad es reflejar las salidas de dinero. Botón Salida de caja Manual de emagister-agora ECONÓMICO283

284 Ventana de edición en modalidad de altas de una salida manual de caja Resumen de caja : Pulsando sobre este botón podremos acceder a la ventana de Resumen de caja y obtener los totales dentro del rango de fechas seleccionado. Botón Resumen de caja El resumen de caja también se puede mostrar desde la opción Cajas > Resumen de cajas de la solapa Económico pulsando sobre el botón correspondiente. Nos pedirá las fechas entre las que queremos ver los totales y nos mostrará un resumen por conceptos. Ventana de Resumen de cajas

285 Conciliar apunte : Pulsando sobre este botón podremos marcar como conciliados todos los apuntes de caja que estén seleccionados. Mediante este proceso de conciliación o arqueo de caja la aplicación permite confrontar y conciliar los valores que aparecen en la ventana de lista de Movimientos de la caja, con el saldo de la caja física. Botón Conciliar apunte Desmarcar conciliación de apunte : Si por error se habían señalado como conciliados apuntes que en realidad no lo estaban, pulsando sobre este botón podremos marcar de nuevo a los apuntes seleccionados como no conciliados. Botón Desmarcar conciliación de apunte Bancos El programa permite definir una o varias cuentas bancarias, que tratarán de ser un reflejo de las cuentas que el centro posee en entidades de crédito, donde se anotarán todas las operaciones de cobros y pagos que se realicen mediante transferencia, domiciliación, tarjeta, Cada una de las cuentas bancarias que se creen se podrán vincular a cualquiera de las formas de pago o cobro que se den de alta en Configuración > Baremos > Económicos. En la cuenta bancaria que esté seleccionada en una forma de pago o de cobro se anotarán todos los movimientos que se efectúen con las mismas. Para dar de alta una nueva cuenta bancaria, lo haremos desde la opción Bancos> Configurar cuentas bancarias de la solapa Económico. Para configurarla, habrá que indicar un nombre identificativo, los datos del domicilio de la sucursal bancaria, el número de cuenta bancaria y las subcuentas contables que se utilizarán cuando se realicen apuntes en la misma (esto último nos servirá a partir de la edición Gold para que se generen de modo automático los asientos contables pertinentes). Podremos entrar a visualizar movimientos y añadir nuevos apuntes a una cuenta bancaria desde la opción Bancos > Cuentas bancarias de la solapa Económico. Se nos mostrará una ventana en la que podremos seleccionar la cuenta bancaria de la cual deseamos ver los movimientos. Una vez seleccionada una de las cuentas bancarias se nos pedirá el rango de fechas entre las cuales deseamos consultar los movimientos que se han realizado en la misma. Manual de emagister-agora ECONÓMICO285

286 Acto seguido se visualizarán los movimientos de la cuenta bancaria seleccionada entre las fechas indicadas. Podremos ver todos sus apuntes y el saldo. Además de consultar los movimientos, listarlos, imprimirlos, filtrarlos,, podremos realizar entradas o salidas manuales de la cuenta bancaria, para aquellas operaciones que no generen apuntes de modo automático. Todas ellas generarán los respectivos apuntes en contabilidad y si procede en la contrapartida (caja o cuenta bancaria) escogida. Debido a esto los movimientos de cuenta bancaria no pueden ser modificados. Por lo tanto en caso de error a la hora de introducir un movimiento, la forma de enmendarlo será mediante la eliminación del mismo desde la opción Procesos en bloque > Otras automatizaciones > Eliminación de apuntes de banco de la solapa Económico. Ventana de lista mostrando los movimientos de la cuenta bancaria seleccionada Mensaje de advertencia a la hora de eliminar apuntes de banco La forma de introducir manualmente un nuevo apunte, ya sea por una entrada de dinero o como una salida, será pulsando sobre los iconos de Entrada en cuenta bancaria y Salida de cuenta bancaria situados en la ventana de lista de Movimientos de la cuenta bancaria. Además, desde esta misma ventana se pueden mostrar un resumen de cuenta bancaria desde un botón habilitado a tal efecto. Entrada en cuenta bancaria : Pulsando este botón se introducirá manualmente un apunte de entrada de dinero en la cuenta bancaria. Se mostrará la ventana de edición de una entrada manual en cuenta bancaria en la que se indicará el concepto de la entrada, el importe, la fecha, la contrapartida (indicaremos si el movimiento de entrada proviene de una de las cajas, de otra cuenta

287 bancaria o de ninguna de ambas, ya que de esta forma se realizarán los apuntes automáticos pertinentes dependiendo de la contrapartida indicada) y si se desea una referencia. Botón de Entrada en cuenta bancaria Ventana de edición en modalidad de altas de una entrada manual en cuenta bancaria Salida de cuenta bancaria : Pulsando este botón se introducirá manualmente un apunte de salida de dinero en la cuenta bancaria. Se mostrará la ventana de edición de una salida manual de cuenta bancaria exactamente igual a la ventana de entrada pero cuya finalidad es reflejar las salidas de dinero. Botón Salida de cuenta bancaria Manual de emagister-agora ECONÓMICO287

288 Ventana de edición en modalidad de altas de una salida manual de cuenta bancaria Conciliar apunte : Pulsando sobre este botón podremos marcar como conciliados todos los apuntes que estén seleccionados. Mediante este proceso de conciliación bancaria la aplicación permite confrontar y conciliar los valores de una cuenta de ahorros o corriente que aparecen en la ventana de lista de Movimientos de la cuenta bancaria, con los valores que el banco suministra por medio de los extractos bancarios. Botón Conciliar apunte Desmarcar conciliación de apunte : Si por error se habían señalado como conciliados apuntes que en realidad no lo estaban, pulsando sobre este botón podremos marcar de nuevo a los apuntes seleccionados como no conciliados. Botón Desmarcar conciliación de apunte Resumen de cuenta bancaria : Pulsando sobre este botón podremos acceder a la ventana de Resumen de cuenta bancaria y obtener los totales dentro del rango de fechas seleccionado.

289 Botón Resumen de cuenta bancaria El resumen de cuentas bancarias también se puede mostrar desde la opción Bancos> Resumen de cuentas bancarias de la solapa Económico. Nos pedirá las fechas entre las que queremos ver los totales y nos mostrará un resumen por conceptos, pero esta vez no de una cuenta bancaria concreta, sino el agregado de todas ellas Contabilidad En primer lugar hay que tener claro que emagister-agora no es un programa de contabilidad. Hecha esta advertencia, podemos decir que, sin embargo, puede ayudar y facilitar bastante a la gestión contable del centro. De forma automática, siempre que tengamos seleccionada la opción de Activar generación de apuntes contables en el Panel de control > Contabilidad, el programa generará los asientos contables de todas las operaciones económicas que se realizan en el mismo, sin que medie intervención alguna por parte del usuario. Los apuntes generados pueden verse desde la opción Contabilidad> Asientos contables de la solapa Económico Menú de la opción Contabilidad de la solapa Económico En esta ventana de lista se muestran todos los asientos contables que se generan durante el trabajo diario del programa. Los datos que mostrará son los comunes de cualquier programa de contabilidad excepto la última columna ( Sección ) que se referirá al número del proceso de exportación en la que ese asiento fue extraído hacia el programa contable. Manual de emagister-agora ECONÓMICO289

290 Ventana de lista de Gestión de asientos contables Aquí, además de visualizar los apuntes generados por el programa, podremos, por ejemplo, entrar en ellos para modificarlos. Pinchando sobre el botón Editar registro (con forma de lápiz) de la barra de botones o haciendo doble clic sobre el apunte seleccionado, tendremos oportunidad de modificar el concepto, la fecha, el importe (si modificamos el importe, hay que tener en cuenta que esta modificación afecta sólo a este apunte, por lo que quedarán descuadrado el resto de apuntes concernientes al mismo asiento, esto es, las cantidades correspondientes al Debe y al Haber serán diferentes). También podemos añadir o eliminar apuntes. Para eliminar un apunte bastará con seleccionarlo y pinchar sobre el botón Eliminar registro de la barra de botones, el programa, tras eliminarlo con nuestra confirmación, nos preguntará si queremos eliminar el resto de apuntes del asiento, ya que si no lo hacemos el asiento quedará descuadrado provocando errores en la contabilidad, de la misma manera que sucedía al modificar el importe. Añadir un apunte es tan sencillo como situarse sobre el número de asiento para el que se generará un nuevo apunte y pinchar sobre el icono más [+], de esta manera, nos aparecerá la ventana con los campos en blanco para que los rellenemos. Además de modificar, eliminar o añadir apuntes contables, también tenemos la opción de exportarlos a algunos de los programas de contabilidad más utilizados (programas en los que podrá realizar todas las modificaciones que crea pertinente). Por ejemplo puede exportar asientos a ContaWin de Isla Soft, ContaPlus y Linea100 de Sage, A3CON de A3 Software, ECO PRO de Capital Software, etc Para realizar la exportación tendremos que pinchar sobre el correspondiente icono en la barra de botones ( Exportar contabilidad ). Lo primero que nos pedirá el programa será establecer la fecha de valor, para que haga la exportación desde la última vez que se hizo, hasta la fecha que le indiquemos (la actual por defecto, pero podemos modificarla). Después nos quedará seleccionar el programa de contabilidad al cual queremos enviar los datos. Nos generará un fichero que lo guardaremos donde elijamos y que será el que se importará con el proceso pertinente a cada uno de los programas contables con los que se enlaza. Botón Exportar contabilidad de la ventana de lista de Gestión contable

291 Aparte de estas operaciones, tenemos un botón de Herramientas contables en la barra de botones con una serie de automatizaciones. Pulsando sobre la flecha de este botón se despliegan las opciones que tenemos, éstas son: - Borrar rango de asientos, con lo cual tendremos que establecer un rango de fechas, (o si no queremos hacerlo entre fechas, nos dará la alternativa de realizarlo entre número de asientos) para los asientos que queramos borrar. - Borrar asientos exportados, si queremos borrarlos todos le diremos que sí, pero si le decimos que no, nos pedirá el número de sección que deseamos eliminar - Eliminar sección de asientos, introduciendo el número de la sección elegida, todos aquellos asientos pertenecientes a ella volverán a ponerse a 0 (de manera que pueden volver a ser exportados). - Volver a exportar sección de asientos, introducimos el número de sección que queremos volver a exportar. Botón Herramientas contables con sus opciones desplegadas Manual de emagister-agora ECONÓMICO291

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293 Capítulo9 BIBLIOTECA. GESTIÓN DE MATERIALES En este capítulo Introducción a la gestión de materiales Los materiales Adquisiciones de material Préstamos y venta de material Gestión avanzada de materiales o biblioteca Manual de emagister-agora BIBLIOTECA. GESTIÓN DE MATERIALES293

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295 9.1. Introducción a la gestión de materiales Mediante la solapa Biblioteca de emagister-agora (sólo disponible a partir de la edición Gold) se puede gestionar el material del centro de una forma sencilla y rápida. Es especialmente interesante si tenemos la necesidad de prestar o vender materiales a los alumnos o al personal del centro. Sin embargo, también nos permite usarlo simplemente como un gestor de almacén, registrando las entradas (adquisiciones) y salidas (ventas) de material y lo que queda en stock. Solapa de Biblioteca o Gestión de materiales La gestión de materiales gira en torno a un concepto básico y fundamental, el material. Este material, que puede ser de cualquier tipo (libros, vídeos, etc.) es el que vamos a manejar: se adquiere, se presta, es devuelto y se vende. Para la gestión de materiales contamos con una serie de conceptos que nos ayudarán a definir e identificar dicho material; además nos pueden servir para hacer filtros. Unos de estos conceptos son los siguientes baremos: Autores, Categorías de materiales, Editoriales y fabricantes y Tipos de materiales. Menú Baremos > Biblioteca de la solapa Configuración Tipos de Materiales : Aquí definiremos los tipos de materiales entre los que luego, a la hora de dar de alta un material, podremos elegir el adecuado. Podemos poner, por ejemplo, si el material es un libro, un vídeo, una revista, un proyector, una pantalla de plasma, etc. Podemos darla de alta desde la ventana de edición de material. Manual de emagister-agora BIBLIOTECA. GESTIÓN DE MATERIALES295

296 Categorías de materiales : Aquí definiremos las categorías de los materiales, se trata de otro baremo más, entre los que luego, a la hora de dar de alta un material, podremos elegir el adecuado. Podemos poner cualquier cosa que nos sirva, por ejemplo, si el material es un libro, aquí podríamos poner si es un libro de texto o un libro de prácticas ; si es un vídeo, podríamos poner si se trata de un vídeo demostrativo o un vídeo de idiomas, etc. Pero también podríamos poner, por ejemplo, si el material es sobre idiomas, las categorías de inicial, intermedio y avanzado si queremos distinguir a qué nivel pertenece el material en cuestión (por ejemplo, si tenemos un material llamado Learning English, podemos crear un tipo de material que se denomine libro de texto y una categoría de material que sea avanzado ).Al igual que el resto de baremos podemos darlos de alta desde la ventana de edición de material. Autores : Aquí podemos definir el nombre del autor del material (especialmente relevante en el caso de que sea un libro), pero también podemos dejarlo vacío. Si queremos rellenar este dato pero aún no lo sabemos, esto es, no sabemos quién es el autor todavía, podemos dejarlo y hacerlo más tarde desde la de alta de materiales. Editorial y Fabricante : Aquí definiremos el nombre de la editorial del libro o del fabricante del material. Podemos dejar el campo de editorial o fabricante vacío y rellenarlo más adelante o hacerlo desde la de alta de materiales, tal y como habíamos hecho con el autor; de manera que cuando nos llegue el material y vayamos a introducir su nombre, se daría de alta en ese mismo instante la editorial o fabricante. En la gestión de materiales también hay que tener en cuenta otro concepto, que esta vez se encuentra en la solapa Económico, que es el de Proveedores. Proveedores : Aquí definiremos a quienes nos sirven los materiales. Se introducirá el nombre de la empresa, la persona de contacto (aquella a la que le hacemos el pedido) y el teléfono, entre otros datos. También podemos darlos de alta desde la ventana de edición de material o desde la de adquisiciones de material Los materiales Tal y como habíamos mencionado ya, el material es la pieza clave de la gestión de materiales, ya que será aquello que vamos a introducir, prestar o vender. Es alrededor de este material sobre el que gira toda la información añadida que hemos estado viendo en el apartado anterior, es decir, que todos los conceptos de autor, editorial o fabricante, proveedor, tipo y categoría hacen referencia al material; al igual que todas las operaciones que realicemos (adquisiciones, préstamos, devoluciones y ventas). Ventana de lista de Fichero de materiales

297 Desde la solapa Biblioteca en su opción Fichero de materiales, accedemos a la ventana donde podemos ver la lista de materiales que tenemos dados de alta en emagister-agora, además de visualizar otros datos de interés como la cantidad adquirida, lo que queda en stock, la cantidad de prestados, de vendidos, la cantidad que falta por devolver y el precio al que se vende y se alquila el material. Desde esta misma ventana es posible prestar, vender o realizar una nueva adquisición, además de entrar en la Gestión avanzada de materiales. Botón para abrir la Gestión avanzada de materiales La cantidad adquirida se refiere a la cantidad total adquirida originalmente de ese material, mientras que le cantidad en stock hace referencia a lo que queda (ya sea porque se ha vendido o está prestado actualmente. De manera que la suma de los que quedan en stock, más los que han sido vendidos, más los que están pendientes de devolución, hacen el total de adquiridos). La cantidad de prestados, se refiere a todas las veces que ha sido prestado ese material, independientemente de que ahora estén o no prestados. Mientras que los pendientes de devolución hacen referencia a los prestados actualmente. Para dar de alta un nuevo material vamos a solapa Biblioteca y pinchamos sobre la opción de Fichero de materiales, nos aparecerá la ventana con la lista de materiales definidos (ninguno si no los hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón Nuevo registro (símbolo [+]) y nos aparecerá la pantalla de alta de materiales en blanco. El primer dato a rellenar será el nombre o título de dicho material, que será el que visualizaremos en la lista de materiales. Es el único dato obligatorio. El código es opcional, pero nos puede servir para identificar y buscar el libro en las estanterías si éste lleva una pegatina en su lomo con letras y números identificativos (p.ej., INF-001 para un código interno, en el que INF haría referencia al campo al que se adscribe el libro o material en cuestión, en este caso el de informática; y el 001, para llevar una numeración en la que éste reflejaría que es el primer ejemplar). En el campo descripción podemos escribir una breve idea acerca de lo que es el material o de su contenido. En el campo editorial o fabricante, tal y como su nombre indica, pondremos la editorial del libro o el fabricante del material. Lo podemos hacer, bien dándole de alta, bien buscándolo con los prismáticos entre los que ya tenemos creados. Podemos poner cualquier cosa que nos sirva; por ejemplo, si es un vídeo, en el ejemplo, en editorial o fabricante hemos puesto Blu-Ray, para distinguirlo de DVD y prevenir que el alumno se lleve un vídeo que no va a poder visualizar si no tiene el tipo de vídeo adecuado. En el campo autor, tal y como su nombre indica, pondremos el autor del libro. Lo podemos hacer, bien dándole de alta, bien buscándolo con los prismáticos entre los que ya tenemos creados. Manual de emagister-agora BIBLIOTECA. GESTIÓN DE MATERIALES297

298 En el campo tipo de material seleccionaremos uno de entre los creados (aquí sí que tienen que haber sido creados antes necesariamente para poder elegirlo, porque no se puede hacer un alta de tipo de material desde aquí). En el campo categoría de material seleccionaremos una de entre las creadas (aquí también tienen que haber sido creadas antes necesariamente para poder elegirla, porque no se puede hacer un alta de categoría de material desde aquí). En los campos importe venta por defecto e importe préstamo por defecto, tal y como sus nombres indican, reflejarán el importe (si lo hay) por concepto de venta o de préstamo, según sea. Y generará el consiguiente adeudo en caso de ser comprado o tomado prestado. En la parte inferior de la ventana, podemos visualizar (una vez introducido el stock del material) la cantidad en stock, la adquirida, la vendida, la prestada y la pendiente de devolución (o prestada actualmente). La misma información que podemos visualizar en la ventana de lista de Fichero de materiales. Ventana de edición de materiales en modalidad de alta Desde la misma ventana de lista de Fichero de materiales, también podremos modificarlos (haciendo doble clic sobre el material en cuestión, o seleccionándolo y pinchando sobre el botón Editar registro de la barra de botones), de manera que nos permitirá cambiar algún dato sobre este material. De la misma forma, también es posible eliminar algún material (símbolo en la barra de botones), pero sólo en caso de no haber realizado ninguna adquisición. Además, desde aquí es posible acceder a la Gestión avanzada de materiales. Por último, desde la misma ventana de lista de materiales podemos efectuar los préstamos, las ventas y las adquisiciones de material, apareciéndonos sus respectivas ventanas de altas. De esta manera podemos ejecutar todas las operaciones básicas (a excepción de las devoluciones) desde el mismo sitio.

299 Aún cabe otra posibilidad para dar de alta un nuevo material, hacerlo desde la Gestión avanzada de materiales, accesible desde la solapa Biblioteca también pulsando sobre el botón del atas (símbolo [+]). Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde Fichero de materiales ), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el material Adquisiciones de material Para realizar operaciones con un material es imprescindible tenerlo introducido en emagister-agora. Una vez tengamos los materiales registrados, podremos prestarlos o venderlos. Previamente a la compra o adquisición de material, desde la aplicación se puede realizar peticiones de material. Esta es una operación opcional, no siendo necesaria la generación de una petición de material para poder realizar la posterior adquisición. Sin embargo, la petición de material nos permitirá controlar las necesidades de material que puedan tener los empleados del centro. En la petición de material indicaremos el empleado que la realiza, el material solicitado y la cantidad solicitada entre otras cosas. Además, dado que se pueden indicar las fechas de petición, de recepción y de recepción prevista del material, podremos detectar retrasos en el envío de los pedidos por parte de nuestros proveedores. Ventana de edición de una petición de material Antes de pasar a poder vender o prestar un material será necesario adquirir un stock del mismo. Como es normal, para ello nos iremos a la solapa Biblioteca y pincharemos sobre la opción Fichero de materiales, ahí pinchamos sobre el botón de Adquirir material. También es posible hacer un alta desde la opción Adquisiciones de Material, también en la solapa Biblioteca y pinchar sobre el botón Nuevo registro (con forma de [+]). Manual de emagister-agora BIBLIOTECA. GESTIÓN DE MATERIALES299

300 Botón Adquirir material de la ventana de lista de Fichero de materiales Se abrirá la ventana de Adquisiciones de material, idéntica a la ventana de edición de gastos (ver apartado ), donde rellenaremos los datos correspondientes a la adquisición. Ventana de edición de Adquisiciones de material en modalidad de altas El primer dato a rellenar será la descripción que consideremos oportuna para esta compra concreta de dicho material. Después seleccionaremos las fechas y el proveedor, si ya lo teníamos creado, de lo contrario podemos darlo de alta desde aquí. A continuación introduciremos los conceptos de la adquisición en el apartado Conceptos del gasto. En la ventana de conceptos especificaremos la cantidad adquirida, el material y el importe de la adquisición. Es importante indicar si se trata de un gasto (cuando realizamos la compra de material para su posterior venta) o una adquisición de inmovilizado (cuando el material que adquirimos no se destinará a la venta), para lo cual marcaremos o no la casilla Gasto.

301 Ventana de edición de conceptos de un gasto por adquisición de material Por último, una vez añadidos los conceptos, de vuelta en la ventana de Adquisiciones de material, se definirá el plan de vencimientos (plan de pagos de la adquisición de material). Según el plan de vencimientos escogido la aplicación generará los vencimientos oportunos, sobre los que podremos indicar los pagos. Las adquisiciones de material se podrán ver en el apartado Económico > Gastos > Gestión de gastos junto con el resto de gastos o, en el caso de querer ver sólo adquisiciones de material, las podremos ver desde Biblioteca > Adquisiciones de material Para más información sobre los gastos y sus pagos de las adquisiciones véase el apartado 8.4. del presente manual Préstamos y venta de material Desde el grupo Préstamo y venta de la solapa Biblioteca podremos realizar tanto préstamos, como ventas sobre material que hayamos introducido previamente. Estas operaciones las podremos realizar tanto sobre alumnos, como sobre personal del centro. Grupo Préstamo y venta de la solapa Biblioteca Manual de emagister-agora BIBLIOTECA. GESTIÓN DE MATERIALES301

302 Préstamos de material Realizar un préstamo desde la solapa Biblioteca de emagister-agora es muy sencillo. Para efectuarlo un préstamo a un alumno o a un empleado, sólo tenemos que ir a la opción correspondiente de la solapa Biblioteca, ya sea Préstamo a alumnos o Préstamo al personal. En ambas opciones nos saldrá una ventana de lista con el histórico de préstamos a alumnos o a empleados. Desde esta ventana podemos realizar nuevos préstamos o gestionar los ya existentes (eliminarlos, imprimir el justificante de préstamo, proceder a la devolución del mismo, ). Para añadir un nuevo préstamo tan sólo pincharemos sobre el botón de altas. Ventana de lista de Préstamos de material a alumnos Esto lo podremos realizar también desde la opción Fichero de materiales, pinchando sobre el botón de préstamos de material, y rellenando los datos correspondientes. Aunque en este caso tendremos sólo opción de realizar el préstamo a un alumno, no a un empleado. Botón Préstamo de material de la ventana de lista de Fichero de materiales Una vez pulsado el botón para realizar un préstamo de material, nos aparecerá una de las siguientes ventanas (dependiendo de si se trata de un préstamo a alumnos o a personal de la empresa).

303 Ventana para dar altas de préstamo a alumnos Ventana para dar altas de préstamo a personal El primer dato a rellenar será el material que vamos a prestar, y acto seguido, el alumno (o empleado) al cual se lo vamos a prestar (es decir, qué y a quién). Después pondremos la cantidad de material prestado (si se lleva uno o más ejemplares); el importe unitario de préstamo de ese material (lo coge por defecto de la ficha del material), el importe por el préstamo (si lo hay); y el periodo que durará el préstamo (diario, semanal, mensual,...) con lo que automáticamente se actualizará la fecha de devolución (la fecha de entrada será por defecto la del día). En el caso del personal del centro, si el préstamo lo realizamos para tener controlada la localización de material de tipo docente que el centro utiliza para dar las clases (un proyector, una pantalla de plasma, un ordenador portátil, ) se podrá indicar también el aula en la que van a hacer uso de ese material y la hora de inicio y fin del préstamo. De este modo se podrá tener controlada la ubicación de los materiales en todo momento. Manual de emagister-agora BIBLIOTECA. GESTIÓN DE MATERIALES303

304 Atención: los adeudos en concepto de préstamo se emiten únicamente a los alumnos, no a los empleados. Sin embargo el justificante de préstamo se podrá imprimir para ambos. Impreso de préstamo de material Pero, cómo indicamos a emagister-agora que un préstamo ha sido ya devuelto? Como ya se ha comentado anteriormente es desde la ventana de lista de préstamos a alumnos o la de préstamos a personal desde donde efectuaremos las devoluciones. Solamente tenemos que seleccionar el material prestado a devolver y pinchar sobre el icono correspondiente en la barra de botones, con lo que automáticamente pasará de poner No en la columna de devuelto, a poner Sí, actualizando también el stock disponible de material, incrementándolo en la cantidad devuelta. Botón para devolver un préstamo de material desde la ventana de lista Fichero de materiales Desde aquí también podemos hacer filtros, imprimir el adeudo correspondiente (en caso de que el préstamo fuese a un alumno y tuviese un importe) o imprimir el documento justificativo del préstamo, si por ejemplo queremos entregárselo al alumno.

305 En caso de que el préstamo tuviera un importe, se generará el adeudo correspondiente de igual manera que en el resto de la aplicación, es decir, que lo podremos visualizarlo en la ventana de lista de Gestión de adeudos, accesible desde la solapa Económico. Sobre estos adeudos se trabaja de igual manera que con el resto Ventas de material Es posible que queramos, además de prestar, vender material. Para ello, sólo tenemos que ir a la opción correspondiente de la solapa Biblioteca, ya sea Venta a alumnos o Venta al personal. Ventana de lista de Gestión de venta de material a alumnos En ambas opciones nos saldrá una ventana de lista con el histórico de ventas a alumnos o a empleados. Desde esta ventana podemos realizar nuevas ventas o gestionar las ya existentes. Podremos eliminarlas, imprimir el adeudo (sólo en el caso de venta a alumnos), realizar filtros,. Para añadir una nueva venta tan sólo pincharemos sobre el botón de Nuevo registro. El alta, se podrá realizar también desde la opción Fichero de materiales, pinchando sobre el botón Ventas de material, y rellenando los datos correspondientes. Aunque en este caso tendremos opción de realizar la venta a un alumno, no al personal del centro. Botón para realizar una venta de material desde la ventana de lista Fichero de materiales El primer dato a rellenar (nos aparecerá ya cubierto si hemos realizado la venta a alumnos desde Fichero de materiales ) es el material que vamos a vender, y acto seguido, tendremos que buscar al alumno (escogiendo una de sus matrículas) o personal al cual se lo vamos a vender (es decir, qué y a quién). Manual de emagister-agora BIBLIOTECA. GESTIÓN DE MATERIALES305

306 Después pondremos la cantidad de material vendido (si se lleva uno o más ejemplares); el importe unitario de venta de ese material (lo coge por defecto de la ficha del material); el importe por la venta (si le habíamos puesto un importe de venta por defecto, aparecerá rellenado); y la fecha de la venta (por defecto la del día). En el caso de venta a alumnos nos aparecerá también la posibilidad de vincular la venta de ese material a uno de los grupos de nuestra oferta académica y además indicar si se ha entregado ya el material y la fecha en la que se ha hecho. Por último, al validar la venta, nos aparecerá una ventana informándonos de que se ha emitido el documento de deuda correspondiente a la misma (sólo para alumnos). Sobre estos adeudos se trabaja de igual manera que con el resto Ventana para dar altas de venta de material a un alumno 9.5. Regularizaciones de stock de material La aplicación lleva un control del stock de material que el centro introduce en el sistema. El programa controla el stock de modo automático cuando se realizan adquisiciones, ventas, préstamos o devoluciones de préstamos de material. Sin embargo, en cualquier momento nos puede interesar modificar la cantidad de stock de un artículo, aunque no se realice ninguna de las operaciones descritas anteriormente. De este modo se podrá inicializar el stock de un material a una cantidad determinada o reflejar un robo, pérdida o deterioro de material. Ventana de edición para realizar regularizaciones de stock de material

307 Para reflejar esto podremos dirigirnos a la opción Biblioteca > Regularización de stock, e indicaremos de qué material y la cantidad (positiva o negativa) por la cual queremos realizar la regularización y la fecha en la que se realiza Gestión avanzada de materiales o biblioteca La Gestión avanzada de materiales o biblioteca, permiten contar con una visión global de todos los aspectos relacionados con un material (libro, revista, proyector, ) concreto. Así, desde la opción Gestión de materiales de la solapa Biblioteca, podremos realizar todas las operaciones que hemos visto hasta ahora en este capítulo, pero vinculadas con un material determinado y desde un entorno centralizado. Podremos modificar los datos de un material, realizar adquisiciones del mismo, préstamos, ventas, devoluciones, etc Ventana de Gestión avanzada de materiales o biblioteca La ventana de Gestión avanzada de materiales permite consultar y manipular los datos íntegros de un material determinado. Podemos acceder a esta ventana especial desde la opción Gestión de materiales de la solapa Biblioteca. También podemos hacerlo desde la ventana de lista de la opción Fichero de materiales (también ubicada en la solapa Biblioteca ), escogiendo un material determinado y pinchando sobre el icono de la barra de botones correspondiente. Esto último nos abrirá la ventana de Gestión avanzada de materiales situándose en el material escogido. Manual de emagister-agora BIBLIOTECA. GESTIÓN DE MATERIALES307

308 Permite dar de alta nuevos materiales (tal y como hemos visto) y desplazarse entre las fichas de los distintos materiales del centro. Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del material, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono de Elementos vinculados escogido (cuadro situado en la zona izquierda). En la ventana de Gestión avanzada de Biblioteca podemos encontrar los siguientes iconos de Elementos vinculados : Datos generales: Muestra los datos generales del material seleccionado. En algunos campos permite dar altas y buscar sin salir de la pantalla. Estadísticas: Muestra un gráfico de totales de ventas, préstamos y stock actual. Proveedores: Muestra los proveedores del material seleccionado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Peticiones de material: Muestra las peticiones de realizadas del material seleccionado. Permite añadir, filtrar, consultar, listar e imprimir. Adquisiciones de material: Muestra las adquisiciones realizadas del material seleccionado. Permite añadir, filtrar, consultar, listar e imprimir. Regularizaciones de stocks: Muestra las diversas regularizaciones de stock que se hayan podido realizar. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Alumnos con préstamos: Muestra los alumnos que tienen prestado el material seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Clientes con préstamos: Muestra los clientes cuyos alumnos vinculados tienen prestado el material seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Ventas: Muestra las ventas realizadas a los alumnos del material seleccionado. Permite añadir, eliminar, filtrar, emitir adeudo, consultar, listar e imprimir. Préstamos: Muestra los préstamos realizados a los alumnos del material seleccionado. Permite añadir, eliminar, filtrar, emitir adeudo, imprimir el documento del préstamo, realizar una devolución, consultar, listar e imprimir. Devoluciones: Muestra las devoluciones realizadas (por alumnos) del material seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir. Adeudos de venta: Muestra todos los adeudos en concepto de venta del material seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, imprimir el documento deuda, crear factura o emitir copia de la factura seleccionada, consultar, listar e imprimir. Adeudos de préstamo: Muestra todos los adeudos en concepto de préstamo del material seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, imprimir documento de deuda, crear factura o emitir copia de la factura seleccionada, consultar, listar e imprimir. Facturas de préstamo: Muestra todas las facturas realizadas en concepto de préstamo del material seleccionado. Permite filtrar, emitir copia de la factura seleccionada, cobrar el importe pendiente de la factura seleccionada, anular la factura seleccionada, listar e imprimir. Facturas de venta: Muestra todas las facturas realizadas en concepto de venta del material seleccionado. Permite filtrar, emitir copia de la factura seleccionada, cobrar el importe pendiente de la factura seleccionada, anular la factura seleccionada, listar e imprimir. Personal con Préstamos: Muestra los profesores que tienen prestado el material seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Ventas a personal: Muestra las ventas realizadas a los profesores del material seleccionado. Permite añadir, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Préstamos a personal: Muestra los préstamos realizados a los profesores del material seleccionado. Permite añadir, eliminar, filtrar, imprimir el documento del préstamo, realizar una devolución, consultar, listar e imprimir. Devoluciones de personal: Muestra las devoluciones realizadas (por profesores) del material seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

309 Capítulo10 SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO En este capítulo Gestión de usuarios Mensajes entre usuarios El proceso de actualizar Copia de seguridad Compactar y reparar Administrar bloqueos Manual de emagister-agora SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO309

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311 10.1. Gestión de usuarios La aplicación está especialmente diseñada para mantener la seguridad y protección de datos. La principal herramienta con que cuenta a este respecto es la Gestión de usuarios de la solapa Configuración. Desde ella pueden definirse tanto cuentas de usuario (siempre vinculados a un empleado dado de alta en la base de datos) con sus contraseñas, como grupos de usuarios. A éstos últimos se les configurarán una serie de permisos personalizados para permitir o no que las cuentas de usuario que le son vinculadas puedan acceder o no a cualquier parte del programa. Para ver la ventana que nos permite crear y configurar las cuentas de usuario en emagister-agora nos dirigiremos a las opción Gestión de usuarios de la solapa Configuración. Ventana de Gestión de usuarios En primer lugar, deberemos crear los grupos de usuarios o tipos de usuario conforme a los cuales se van a definir los permisos, ya que son estos perfiles de usuario para los que se define si se tiene o no acceso a las diferentes partes de la aplicación. Gracias a este sistema, no hay que repetir la definición de permisos para varias cuentas de usuario que tengan el mismo nivel de acceso. Hay un grupo de usuarios creado por defecto, que no se puede modificar, este es el grupo Administrador, que cuenta con acceso privilegiado a todas las partes del programa, incluida la propia Gestión de usuarios. Pero podemos crear tantos grupos de usuarios como queramos, por ejemplo, uno para secretaría (con los accesos tipo para el personal administrativo), otro para docencia (con los accesos tipo para los profesores), otro para alumnos (con accesos tipo para alumnos, como poder ver sus horarios, etc.). Una vez definidos los grupos de usuarios (por defecto sin permisos), nos dirigiremos a la solapa de Permisos para definir el acceso concreto que les daremos a cada parcela de emagister-agora, pudiendo, en cada caso, escoger entre tres o cinco opciones: 1. Sin permiso color rojo. 2. Sólo lectura color amarillo. 3. Acceso total color verde. 4. Sólo lectura (sólo para datos propios) color naranja. 5. Acceso total (sólo para datos propios) color azul. Manual de emagister-agora SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO311

312 Dependerá del ítem o zona de la aplicación para la que se esté estableciendo un permiso, éste podrá ser de tres o con cinco niveles. La mayoría de las partes de emagister-agora tienen los tres niveles básicos de permiso o accesibilidad, es decir, sin permiso, sólo lectura y acceso total. Si para un grupo de usuarios se le define una zona de la aplicación como sin permiso, quiere decir que los usuarios de ese grupo no podrán acceder a ver ninguno de los datos de la misma. Por ejemplo, si para el grupo de usuarios Profesores se define la zona de Adeudos como sin permiso, las cuentas de usuario pertenecientes al mismo que se autentiquen en emagister-agora no podrán acceder a ninguna de las opciones de Adeudos o de Generar adeudos de la solapa Económico, ni tampoco podrán ver Elemento vinculado Adeudos de ninguna de las ventanas de gestión avanzada. La aplicación les mostrará un mensaje indicando que carecen de permisos para ejecutar esa acción. Mensaje de advertencia de carencia de permisos En el caso de que para un grupo de usuarios se defina una zona de la aplicación como sólo lectura, quiere decir que los usuarios de ese grupo pueden acceder a consultar los datos de la misma, pero no podrán modificarlos. Siguiendo con el ejemplo anterior, si para el grupo de usuarios Profesores se define la zona de Adeudos como de sólo lectura, las cuentas de usuario pertenecientes al mismo que se autentiquen en emagister-agora podrán acceder a visualizar los adeudos generados en la aplicación, pero en ningún caso podrán generar nuevos, modificar sus datos o eliminarlos. Finalmente, para el caso de que para un grupo de usuarios se defina una zona de la aplicación como de acceso total, quiere decir que las cuentas de usuario de ese grupo pueden acceder de forma completa a los datos de la misma, es decir, podrán verlos, modificarlos, eliminarlos, Además de los tres niveles básicos de permisos mencionados, existen algunos apartados de emagister-agora que pueden contar con un par de niveles añadidos. Se trata de zonas en las que se ven datos relacionados con el personal (empleados) del centro docente. Estos niveles son los de sólo lectura para datos propios y total para datos propios. El permiso de sólo lectura (sólo datos propios) indica que la cuenta de usuario de emagister-agora en esos momentos autenticada (que recordemos estará asociada de forma obligatoria a un empleado del centro dado de alta en la propia aplicación), sólo podrá consultar (no modificar) los datos de esa zona con los que además está vinculado. De este modo, por ejemplo, si para el grupo de usuarios de Profesores se define la zona de Control de docencia como de sólo lectura (sólo datos propios), las cuentas de usuario pertenecientes al mismo que se autentiquen en emagister-agora podrán acceder a visualizar los registros de docencia propios del personal (empleado) con el que están vinculados, pero en ningún caso podrán generar nuevos, modificar sus datos o eliminarlos. Por otro lado, el permiso de total (sólo datos propios) para una zona de la aplicación, indica que la cuenta de usuario (que se asocia a un empleado determinado) en esos momentos autenticada podrá acceder de forma completa a los datos de la misma con los que además esté vinculado, es decir, podrá verlos, modificarlos, eliminarlos,. Las zonas en las que se pueden definir estos dos niveles de permisos extra son las siguientes: s, Calificaciones y actas, Comercial- Agenda completa, Comercial- Gestión de solicitudes, Comercial - Presupuestos, Control de asistencia, Control de docencia, Envío de SMS, Gestión avanzada de personal, Gestión avanzada de profesores y Gestión avanzada de personal comercial. Para ir cambiando entre un permiso y otro se hará doble clic sobre el mismo desde la solapa de Permisos. Las áreas sobre las que se pueden aplicar los permisos son tan concretas como los propios apartados del programa ( Alumnos, Profesores, Matrículas, Adeudos, Cobros, etc.). Existen más de 100 áreas definidas a las que asignar permisos diferenciados dentro de la aplicación.

313 Solapa de Permisos de la Gestión de usuarios Cuando ya tenemos los grupos de usuarios creados y sus diferentes permisos de acceso establecidos, podemos pasar a definir los usuarios. El programa ya tendrá creados una cuenta de usuario administrador y un empleado de la empresa vinculado a la misma, ya que ambos se generan durante la configuración inicial al arrancar por primera vez emagister-agora y crear la base de datos (empresa) inicial. Esta cuenta de usuario no se podrá eliminar, sólo se puede cambiar su nombre, el empleado al que está vinculado y la clave. Además, tiene un acceso privilegiado al grupo de usuarios de administradores (también creado por defecto y que no es posible eliminar). A esta cuenta de usuario administrador tampoco se le podrá modificar su asignación al grupo de usuarios administradores. A parte de la cuenta de usuario administrador inicial, pueden crearse tantas cuentas de usuario como se desee (cada una con su propia contraseña) y asignarlas a los grupos de usuarios que se quiera. Los permisos de las cuentas de usuario que se asignen a más de un grupo serán los que resulten de la combinación de todos ellos. Para crear estas cuentas se hará desde la pestaña Cuentas de usuario de la Gestión de usuarios. Pulsando sobre el botón de Nuevo registro de esta pestaña se nos mostrará la ventana de edición en modalidad de altas de una nueva cuenta de usuario. Ventana de edición en modalidad de altas de una cuenta de usuario Manual de emagister-agora SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO313

314 Indicaremos el nombre de la cuenta, su contraseña, el personal o empleado del centro con el que está vinculada y de forma opcional el Contacto centro Emagister con el que la deseamos asociar. La lista de los contactos centro disponibles para poderlos asociar a alguna cuenta de usuario se obtiene al sincronizar emagister-agora con los servidores de Emagister. Una vez definidos los grupos de usuario, sus permisos y creadas todas las cuentas de usuario deseadas, sólo nos queda asignar las cuentas a los grupos de usuario que deseemos. Esto se hace desde la pestaña Asignación de la Gestión de usuarios. Nos aparecerán todas las cuentas de usuario y haciendo doble clic sobre cualquiera de ellas se nos mostrarán todos los grupos de usuarios definidos, haciendo doble clic sobre cualquiera de ellos se pasa del estado de Asignado al de No asignado de forma consecutiva. Solapa de Asignación de la Gestión de usuarios Cada vez que se ejecute emagister-agora se pedirá la cuenta de usuario y la contraseña. Su identificación aparecerá en la barra de estado, junto al nombre de la empresa activa. Podremos cambiar de cuenta de usuario fácilmente seleccionando la opción Cambiar de usuario de la solapa Configuración. Cerrará todas las ventanas y nos pedirá una nueva cuenta de usuario y su contraseña para acceder al programa. Esta opción también puede ser útil cuando el usuario se va a ausentar de su puesto pero no quiere cerrar el programa, evitando de este modo accesos no autorizados; al regresar sólo tendría que volver a introducir los datos de inicio de sesión. Grupo Usuarios de la solapa Configuración

315 10.2. Mensajes entre usuarios Ligada a la Gestión de usuarios el programa cuenta también con un sistema de Mensajes entre usuarios, muy útil para intercambiar comunicaciones o notas entre ellos. Al enviar un mensaje a otra cuenta de usuario le aparecerá una ventana emergente en la parte inferior derecha de la pantalla indicando que ha recibido un nuevo mensaje, añadiendo al mismo tiempo una tarea pendiente de revisar a la barra de mensajes. Ventana emergente indicando que hay mensajes recibidos desde otra cuenta de usuario Barra de mensajes indicando que hay mensajes recibidos desde otra cuenta de usuario pendientes de leer Para proceder al envío de mensajes a otros usuarios de emagister-agora nos dirigiremos a la opción Mensajes entre usuarios de la solapa Configuración. Se nos mostrará la ventana de lista de Mensajes entre usuarios. Ventana de lista de Gestión de mensajes entre usuarios Desde esta ventana se podrán visualizar mensajes anteriores o enviar mensajes nuevos (sólo aparecerán aquellos mensajes en los que el usuario de la actual sesión de emagister-agora es emisor o receptor). Generando un nuevo mensaje (un alta normal) podremos elegir la cuenta de usuario que va a ser destinataria, un título descriptivo y un texto con el contenido del mensaje. Al terminar de crear el mensaje, le aparecerá al usuario de destino la ventana emergente indicando que existen nuevos mensajes pendientes de leer. También se puede enviar un mismo mensaje a todos los usuarios a la vez, escogiendo esta opción desde el desplegable que indica el Receptor del mismo. Manual de emagister-agora SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO315

316 Ventana para crear un nuevo mensaje entre usuarios El proceso de actualizar El programa requiere un mantenimiento responsable, en el que el usuario sepa las consecuencias de sus acciones (donde por ejemplo no se cambie al azar la fecha del equipo, etc.). Durante el manejo habitual del programa hay ciertos procesos, no primordiales, que emagister-agora no realiza en tiempo real en aras de una mayor velocidad en el procesamiento de datos. De esta forma se trabaja de forma más rápida, ya que no se carga al procesador de nuestro ordenador con trabajo extra. Estos cálculos y procesos se realizan mediante la opción Actualizar todo de la solapa Herramientas. Grupo Actualizar de la solapa Herramientas Se recomienda, para evitar que nos dé la impresión de que hay incoherencias en los datos que maneja la aplicación y asegurarnos de que todos éstos se mantienen al día en todo momento, ejecutar a diario (bien a comienzo de la jornada laboral o bien al final) el proceso de Actualizar todo. Este proceso disparará automáticamente todas las actualizaciones necesarias para mantener el sistema y los datos al día. Se realizarán operaciones como por ejemplo: revisión de pago de matrículas, cambios en campos calculados en base a otros campos, verificación de rentabilidad de grupos, verificación de profesores en curso, actualización de permisos de cuentas de usuario, generar los registros de docencia y asistencia pertinentes para la verificación posterior de los mismos,... Existe la posibilidad realizar un solo proceso de actualización en lugar de todos mediante el resto de opciones del grupo Actualizar de la solapa Herramientas ( Actualizar docencias, Actualizar totales y Otras actualizaciones ).

317 10.4. Copias de seguridad Es muy conveniente y recomendable la realización periódica de copias de seguridad. Para realizar una copia de seguridad deberemos seleccionar la opción Copia de seguridad de la solapa Herramientas. Opción Copia de seguridad de la solapa Herramientas El programa nos pedirá una ubicación para la copia de seguridad; ésta podrá ser el propio disco duro (no muy recomendado, al menos para las copias más importantes), otro disco duro, un extraíble, unidades del tipo zip, jazz o dat, Es recomendable poner en el nombre de la carpeta la fecha de la copia, ya que de esta manera sabremos hasta qué periodo corresponden los datos guardados. Así, por ejemplo, podemos hacer copias de seguridad todos los días en el disco duro, con lo que podríamos crear cinco carpetas diferentes, una para cada día poniéndoles el nombre del día: L, M, X, J y V y después hacer, una vez a la semana, una copia de seguridad externa (en otro equipo, en CD-ROM, en DVD-ROM, etc.). De esta manera podremos recuperar los datos ante cualquier imprevisto (una caída de tensión eléctrica, un corte de luz, malfuncionamiento del equipo, roture del equipo, etc). NOTA: No deberemos de preocuparnos de en qué empresa activa estamos, ya que la copia de seguridad guarda la totalidad de los datos de emagister-agora. Recuperar esta copia de seguridad es muy sencillo, tan sólo tenemos que ir a la opción Copia de seguridad > Restaurar copia de la solapa Herramientas. El programa realizará esta operación de forma automática sin necesidad de que el usuario haga nada más. Al crear la copia de seguridad, la base de datos se guarda en la ruta seleccionada, con lo que, a la hora de restaurarla el programa acudirá a dicha ubicación. Por lo tanto, es necesario que, después de hacer la copia, el usuario no la cambie de ubicación, ya que si lo hace la aplicación no será capaz de poder recuperarla de modo automático. En el caso de que se mueva de ubicación la carpeta de una copia de seguridad o si el usuario así lo prefiere, existe la posibilidad de restaurar copias de seguridad de forma manual. Para realizar este procedimiento de restauración sólo habrá de copiar todo el contenido del directorio Seguridad (que se crea cuando se realiza una copia de seguridad), en el directorio Datos del equipo que hace de servidor de emagister-agora (por defecto ubicado en la ruta C:\Archivos de programa\agora\datos ). Del mismo modo, si el usuario desea realizar una copia de seguridad de forma manual lo único que deberá hacer es copiar el contenido de la mencionada carpeta Datos en la ubicación que desee. ADVERTENCIA: Para realizar este proceso es necesario que no haya nadie conectado a emagister-agora. NOTA: esta utilidad no está disponible para ediciones Platinum de emagister-agora con motor de base de datos MS SQL Server, ya que las copias de seguridad se realizarán desde el propio gestor de MS SQL Server. Manual de emagister-agora SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO317

318 Copia de seguridad manual. Además de poder realizar copias de seguridad desde la opción Copia de Seguridad de la solapa Herramientas, podemos realizar la copia de forma manual. Esto se realiza copiando el directorio "Datos" de emagister-agora, situado por defecto en el equipo servidor (donde esté realizada la instalación Servidor de la aplicación) en una ruta que depende del sistema operativo utilizado: Windows XP o anterior: C:\Documents and settings\all users\documentos compartidos\emagisteragora\datos. Windows Vista, 7 o posteriores: C:\Usuarios\Acceso público\documentos públicos\emagisteragora\datos. Una vez realizada la copia, si alguna vez queremos restaurarla tan sólo se tendrá que volver a copiar la carpeta "Datos" en la ruta original, sobrescribiendo la que exista en la ruta en la que se instaló el programa, excepto el fichero "Estructuras.mdb" y el directorio "Defaults". Esos deben permanecer tal cual los haya creado la instalación. No olvide realizar copias de seguridad periódicas ya sean manuales o desde la aplicación, a ser posible en distintos lugares y de forma periódica en un lugar externo al disco duro habitual (un CD, un DVD, un ZIP, un disco duro externo...). NOTA: les recordamos que ni los discos duros ni las bases de datos son irrompibles y una subida de tensión, un apagón, un virus, un uso inapropiado del software, etc... pueden dar lugar a pérdidas de datos Compactar y reparar Otra opción de mantenimiento de las bases de datos de emagister-agora que es interesante realizar cada cierto tiempo es la de compactar. Tenemos diversas opciones situadas en la opción Compactar de la solapa Herramientas. Con las opciones de compactar comprimimos y reparamos la base de datos, de manera que se reduce el espacio que ocupan en el equipo y se mejora la integridad de los mismos. Opción Compactar de la solapa Herramientas NOTA: esta utilidad no está disponible para edición Platinum, ya que de este tipo de mantenimiento se encarga el propio gestor de MS SQL Server.

319 10.6. Administrar bloqueos En algunas ocasiones, para preservar la integridad de los datos y que no ocurran conflictos en las operaciones realizadas por los usuarios es necesario que la aplicación bloquee ciertos registros y/o procesos. Opción Administrar bloqueos de la solapa Herramientas Ambas operaciones (que la aplicación realiza de forma automática en ciertas situaciones) tienen sentido en entornos de varios usuarios concurrentes, es decir, varios usuarios de emagister-agora trabajando al mismo tiempo sobre la base de datos. Mediante el bloqueo de registros, la aplicación no permite a ningún usuario entrar a un registro concreto si cualquier otro está editando los datos de dicho registro. De este modo, el programa se asegura que persistan los cambios que haya podido realizar el usuario que accedió primero al registro, antes de que cualquier otro pueda modificar más datos del mencionado registro. Esto garantiza que se guarden todos los cambios realizados por todos los usuarios, y que no se sobrescriban entre sí. Por ejemplo, si el usuario Ramón está posicionado en el alumno Susana Bernat introduciendo un nuevo número de teléfono y cualquier otro usuario de emagister-agora intenta acceder al mismo alumno para modificar la dirección, no podrá hacerlo. Tendrá que esperar a que primero salga de la ficha del alumno el usuario Ramón y se elimine el bloqueo de registro que se generó al entrar al mismo en modo edición. En el caso de que la aplicación no bloquease el registro y dos o más usuarios entrasen al mismo tiempo en el mismo registro, los cambios que se guardarían serían sólo los del último que saliese de la ventana de edición con el botón de Guardar los cambios. El bloqueo de procesos, por su parte, se diferencia en que en lugar de actuar solo sobre registros específicos (un alumno concreto, un cliente, un grupo, etc ) actúa sobre operaciones (procesos) enteras realizadas en la aplicación y que requieren exclusividad de acceso, o se corre el riesgo de duplicar información o, lo que es peor, generarla de manera incorrecta. Ejemplos de estos procesos podrían ser elementos como la generación de adeudos en bloque, la generación de facturas en masa o el proceso de matriculación, es decir, procesos que necesitan de exclusividad porque, de intentarlos otra persona simultáneamente, puede generar información de más (cobrar dos veces los adeudos, generar las facturas o los adeudos por duplicado, etc ) o fallar completamente. Si un usuario está bloqueando un registro y/o un proceso y en ese momento se cierra la aplicación de modo inesperado (por una caída de tensión, una desconexión repentina con la base de datos, etc ), probablemente no se haya podido eliminar de forma apropiada el bloqueo generado (dado que el programa lo hace al terminar de editar el registro / realizar el proceso, y al finalizar de forma inesperada no ha terminado realmente ninguno de los dos casos). Para esos casos emagister-agora incluye utilidades para ver y administrar los bloqueos y poder eliminarlos de forma manual. Estas herramientas se encuentran en la opción Administrar bloqueos de la solapa Herramientas. Manual de emagister-agora SEGURIDAD Y MANTENIMIENTO319

320 Ventana para la Gestión de bloqueos de procesos

321 Capítulo11 GENERADOR DE EXTENSIONES En este capítulo El generador de extensiones Creación de subprogramas Creación de consultas Creación de estadísticas Creación de documentos Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES321

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323 11.1. El generador de extensiones El Generador de extensiones de emagister-agora incluye potentes funcionalidades con las cuales los usuarios pueden crear múltiples ampliaciones de la aplicación. De esta manera el usuario puede crearse en cierta medida su propia parte del programa. Ventana principal de emagister-agora con el panel del Generador de extensiones abierto. Así, disponemos de herramientas para crear: Subprogramas Consultas Estadísticas Documentos Como se puede observar en la imagen de la página anterior, el Generador de extensiones se encuentra situado por defecto en la parte izquierda de la pantalla principal. Se puede mostrar u ocultar a gusto del usuario desde la solapa Herramientas en su opción Generador de extensiones y además, si lo preferimos, podemos modificar el tamaño de su ventana a nuestro gusto mediante el uso del ratón. Descubramos, paso por paso, como utilizar estas potentes herramientas Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES323

324 11.2. Creación de subprogramas Definir subprogramas Esta herramienta del generador de extensiones permite al usuario crear sus propios subprogramas (basados en tablas de datos) enlazados con emagister-agora. De este modo podrá ampliar la aplicación para gestionar otros aspectos no incluidos en la misma, como estancias en el extranjero, etc. Los subprogramas pueden estar enlazados con la aplicación original o entre sí, de modo que varios de ellos enlazados pueden llegar a construir una gestión medianamente compleja. En resumen y para entendernos, podemos diseñar nuestro propio programa a partir de uno o varios subprogramas (que se definen como tablas de datos inteligentes ). Recomendamos que en primer lugar se dedique mucho tiempo a pensar y diseñar sobre el papel la posible aplicación, para luego no cometer errores y ralentizar el proceso de su creación. Tendremos que tener muy claro cuál es la información que nos interesa reflejar. Generador de extensiones con varios subprogramas creados EJEMPLO: Queremos crear un programa de Estancias en el extranjero. Nos interesa, entre otras cosas, saber los datos del lugar donde va a alojarse el alumno, esto es, cuál es el nombre de la familia, dónde está ubicada la vivienda, el teléfono de contacto, etc. Además, gestionar lo fundamental de este programa: qué alumno realiza la estancia, por cuánto tiempo y cuál es el precio que le corresponde pagar. Para ello, crearemos varios subprogramas, que en este caso podrían ser 2: uno que podríamos llamar Hogares de acogida en el cual tendremos los datos de las familias que recibirán a los alumnos (con el nombre de la familia, la dirección, el código postal, la población, la provincia, el país y el teléfono), y otro de Estancia en el cual tendremos los datos del alumno que realiza la estancia (con un vínculo con el alumno, otro vínculo con el hogar de acogida, la fecha de inicio, la fecha de fin, el número de días que estará, el precio por día y el total a pagar este último será un campo calculado-).

325 Crear subprogramas Para crear un nuevo subprograma de emagister-agora, bastará con que seleccionemos la opción correspondiente en el Generador de extensiones. Lo haremos desde la barra de botones, pinchando sobre el primer icono ( Crear nuevo subprograma ). Ventana inicial del proceso de alta de un nuevo subprograma La aplicación nos pedirá un nombre identificativo para el mismo. Éste será el nombre con el que aparecerá el subprograma en el Gestor de extensiones, siguiendo el ejemplo anterior, Hogares de acogida. Tras ponerlo nos aparecerá una pantalla muy parecida a las que usamos en el resto de la aplicación, pero lo que aparecen son los datos de configuración del subprograma. En esta ventana, emagister-agora ya nos habrá cubierto los datos por defecto necesarios para que el subprograma funcione. Ahora debemos configurar el resto Añadir campos a un subprograma El primer paso será añadir los campos. Los campos son los contenedores de información en las tablas (subprograma) que vamos a crear y están definidos por un nombre (por ejemplo: nombre, apellidos, dirección, etc.), por un tipo (numérico, texto, fecha, ) y una longitud. El primer campo referente a la tabla ya aparece creado por defecto (es su identificador). Para dar de alta un campo (añadirlo) pincharemos sobre el botón Añadir campo [+], como en el resto de la aplicación. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: Nombre campo - Es el nombre interno para la base de datos. Nombre tabla - Es el nombre interno de la tabla (no es editable y aparece cumplimentado). Nombre significativo - Es la denominación que verá el usuario en la ventana de edición cuando ejecute el subprograma. Tipo de dato - Hay que seleccionar el tipo de dato que se corresponde con el campo que estamos definiendo. Puede ser de tipo: - Fecha : muestra los datos en modo fecha. Con control de calendario. - Hora : muestra los datos en modo hora. - Moneda : para todos los importes. Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES325

326 - Numérico con decimales : permite cantidades numéricas fraccionarias. Utilizar especialmente en porcentajes. - Numérico sin decimales : siempre que el dato a introducir sea un número entero y no sea moneda. - Sí/no : para opciones de activar/desactivar, sí/no. El programa mostrará una casilla de verificación. - Texto breve: permite cualquier tipo de dato alfanumérico de 1 a 255 caracteres. También debe seleccionarse este tipo de dato para aquellos valores numéricos que no representen cantidades ni porcentajes, es decir, sobre los que no se deban realizar operaciones aritméticas, como por ejemplo, números de teléfono, subcuentas y códigos postales. - Texto ilimitado: permite definir campos de texto que el usuario puede cubrir sin limitación de espacio. Sólo deben usarse si es imprescindible, ya que consumen más recursos. Subcuenta - Sólo debe marcarse cuando el campo vaya a ser una subcuenta contable. Tamaño - (Sólo para los de tipo texto breve). Se refiere al número máximo de caracteres (o letras) permitido, (de 1 a 255). Requerido - Si se marca quiere decir que será obligatorio que el usuario rellene este campo para dar de alta o modificar un registro. Vinculado - Muestra información del vínculo de este campo con otro subprograma o tabla (como veremos más adelante). No es editable. Ante la duda es mejor no poner campos como requeridos, ya que después no se pueden modificar. Ventana de edición en modalidad de altas de un campo durante la creación de un subprograma

327 EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico de Estancias en el extranjero, estamos creando el subprograma Hogares de acogida. Lo primero que hacemos es añadir los campos de los datos que nos interese tener en cuenta en esta tabla. De esta manera, el primer campo podría ser el nombre de la familia que recibirá a los alumnos; por lo que los datos a rellenar serían: - Nombre campo- txtnombrefamilia. No se pueden dejar espacios en el nombre. - Nombre tabla- (ya lo pone el programa). - Nombre significativo- Nombre de la familia. Esto es lo que veremos al utilizar el programa. - Tipo de dato- Texto (breve). Para escribir el nombre de la familia se escogerá la opción de un texto breve para el tipo de dato. - Tamaño- 80. Se permitirá escribir hasta 80 caracteres, para el nombre de la familia de acogida. - Requerido- Lo marcamos como requerido (de manera que no se pueda dar de alta un Hogar de acogida si no existe una descripción para la familia que recibe al alumno). - Subcuenta- No lo marcamos, puesto que no es una subcuenta contable. - Vinculado- (ya lo pone el programa). Este campo no está vinculado. Después volveríamos a dar de alta otro campo, que sería Dirección, rellenando otra vez todos los datos. Otros campos serían: Código Postal, Población, Provincia, País y Teléfono. Todos ellos de texto breve. Dentro de la pestaña Campos, en la barra de botones, disponemos de dos opciones especiales: Añadir campo vinculado y Convertir en campo calculado. AÑADIR CAMPOS VÍNCULADOS A UN SUBPROGRAMA Durante la creación, o modificándolo más tarde, podremos añadir vínculos a un subprograma. Los vínculos son un tipo especial de campo que lo une a otras tablas o subprogramas para relacionar sus datos. Cuando un subprograma tiene campos vinculados significa que sus datos están relacionados con las tablas (o subprogramas) vinculadas. Así, por ejemplo, un subprograma de estancias en el extranjero podría estar vinculado con los alumnos que participan en dichas estancias, también con el profesor que sea tutor de las mismas e incluso con el subprograma que habremos creado de los hogares de acogida. Crear vínculos es muy fácil con emagister-agora, sólo hay que seleccionar la tabla con la que se vincula, el resto lo hace de forma automática. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: Tabla o subprograma vinculado - Indica con qué tabla de la aplicación (incluidas las tablas que se crean al generar otro subprograma) se vincula el subprograma que se está dando de alta subprograma. Obligatorio -Esta opción aparece desactivada y no modificable. Los campos vinculados van a ser siempre obligatorios. Borrar en cascada -Si se marca significa que cuando se borra un dato de este subprograma, se borra el dato vinculado. Si no lo marcamos el programa advertirá de que no se puede borrar el dato principal cuando se tenga algún dato vinculado. Campo descriptivo - Se trata del dato que verá el usuario como referencia de la tabla a la que se ha vinculado el campo que se está dando de alta. Campo descriptivo adicional (opcional) -permite añadir un segundo dato descriptivo de la tabla vinculada. Cadena de conexión - Lo que separará los dos datos escogidos como campos descriptivos de la tabla vinculada (una coma, una barra, un punto, etc.) Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES327

328 Ventana de edición en modalidad de altas de campo vinculado en un subprograma EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, además del subprograma o tabla Hogares de acogida hemos creado un segundo subprograma llamado Estancias en el extranjero con los siguientes campos: un vínculo con el subprograma Hogares de acogida (que desarrollaremos en este ejemplo), un vínculo con alumnos, fecha de inicio, fecha fin, número de días, precio por día y total a pagar (que más tarde convertiremos en campo calculado. Esto se explica en el siguiente punto) Los vínculos para el subprograma (o tabla) Estancias en el extranjero serían: - Tabla o subprograma vinculado- Seleccionamos la tabla Hogares de acogida - Borrar en cascada- No lo marcamos. - Campo descriptivo- Seleccionamos el Nombre de la Familia. - Campo descriptivo adicional (opcional) - Seleccionamos el Teléfono. - Cadena de conexión - escribimos una barra [/] que separará el nombre de la familia y el teléfono. (Así quedará: Nombre de la Familia/Teléfono ). Ya tenemos el vínculo creado. Para crear también un vínculo con Alumnos haremos lo mismo. En tabla o subprograma vinculado elegiremos Alumnos (tabla original de emagister-agora), y para los campos descriptivos elegiremos los apellidos y el nombre separados por una coma. CREAR CAMPOS CALCULADOS Los campos calculados son campos del subprograma cuyo valor real para cada caso deberá ser calculado por el propio programa. En primer lugar crearemos los campos de forma normal y terminar la creación del subprograma (o tabla).

329 Una vez creado, hay que reiniciar emagister-agora para que el programa pueda crear el nuevo subprograma para todas las empresas que tengamos. Después, una vez creado, podremos editarlo para crear el campo calculado. Para definirlos bastará con seleccionar un campo cualquiera de tipo numérico o moneda como campo calculado, entonces nos aparecerá una nueva ventana para definir la fórmula que regirá su cálculo automático. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: Tabla - Se trata de la tabla de la cual vamos a seleccionar el campo que vamos a utilizar en el cálculo. El programa nos permitirá escoger entre cualquiera de las vinculadas. Campo - Se trata del campo que vamos a utilizar en el cálculo. Operación 2 - Se trata de la operación que realizaremos (dividir, multiplicar, restar o sumar) con respecto al segundo campo que seleccionemos. Para poder activar esta segunda parte hay que seleccionar la casilla situada a la izquierda (las siguientes funcionarán igual). Estos campos son opcionales y pueden utilizarse sólo si se quiere. Tabla 2, 3 y 4 - (ver definición primera tabla). Campo 2, 3 y 4 - (ver definición campo 1). Operación 3 y 4 - (ver definición operación 2) Para que luego el subprograma ejecute los cálculos hay que pulsar antes Otras actualizaciones > Campos Calculados, dentro de la solapa Herramientas de emagister-agora. Alta de un campo calculado en un subprograma Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES329

330 EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, el campo calculado que queremos crear para el subprograma (o tabla) Estancias en el extranjero sería el de Total a pagar. Para su cálculo multiplicaremos el número de días por el precio de un día. Así pues, se rellenarían los siguientes datos: - Tabla - Seleccionamos la tabla Estancias en el extranjero (que es en la que se encuentra el campo Número de días ). - Campo - Seleccionamos el campo numdias cuya descripción era Número de días. - Operación 2 - Elegimos la operación Multiplicar. - Tabla 2 - Seleccionamos de nuevo la tabla Estancias (porque aquí encontramos también el campo Precio por día ). - Campo2- Seleccionamos el campo numpreciodia cuya descripción era Precio por día Definiciones de un subprograma Esto nos va a permitir que los procesos de importación/exportación reconozcan siempre cuándo un registro está duplicado, de manera que no importe datos ya existentes. En esta pestaña tendremos que rellenar los siguientes datos: Campo Identificativo - Es lo que identificará, a la hora de importar, si ese registro es el mismo. Disponemos de hasta tres campos para la identificación. Campo Clave - Lo añade emagister-agora (no es editable). Es un Baremo Extendido - Si se marca quiere decir que debe comportarse como un baremo (es decir, que aparecerá dentro de una lista desplegable para su posible elección). Es Importable - Si se marca quiere decir que los datos de este subprograma se podrán importar de una a otra empresa. Es Exportable - Si se marca quiere decir que los datos de este subprograma se podrán exportar de una a otra empresa. Grupo de Seguridad - Indica qué nivel de permisos ha de tener el usuario para acceder a la ejecución del subprograma. EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, las definiciones para el subprograma (o tabla) Hogares de Acogida serían: - Campo Identificativo 1- Como primer dato identificador para saber si se trata del mismo registro, hemos puesto el campo de Nombre de la familia, pero para matizar aún más hemos añadido los campos de Teléfono y Dirección como los campos identificativos 2 y 3 respectivamente. Si todos estos campos coincidiesen sería más que evidentemente que se trataría del mismo registro. - Campo Clave- Lo añade emagister-agora (no es editable). - Es un Baremo Extendido- No lo marcamos, puesto que no son datos de tipo auxiliar. - Es Importable- Sí que lo marcamos, ya que queremos que se pueda importar. - Es Exportable- Sí que lo marcamos, ya que queremos que se pueda exportar. - Grupo de Seguridad- Aquí hemos decidido poner uno especial del Generador de extensiones.

331 Definiciones de un subprograma Definir la presentación de un subprograma Entre las operaciones de definición de un subprograma está la de su presentación en pantalla. Mediante la misma se escogerá qué campos aparecerán y cuánto espacio ocupará los mismos en la ventana de lista que se lanza cuando se ejecuta un subprograma. Por lo tanto, en este apartado lo que hacemos es definir lo que se va a ver en la ventana de lista que nos permitirá gestionar los datos del subprograma creado (dar altas, modificar y eliminar registros, ). Esta presentación es susceptible de ser modificada posteriormente, mediante la edición del subprograma. Sólo hay que seleccionar el campo, el orden y la longitud que tendrá [esta vez el número no hace referencia a caracteres, sino a twips (coordenadas de pantalla)]. Aquí lo mejor es ir probando, mediante ensayo y error, hasta dar con la medida deseada. EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, las presentaciones para el subprograma (o tabla) Hogares de acogida serían: - Campo- Seleccionamos primero el Nombre de la familia (después volveremos a hacerlo con los campos de Dirección, Provincia y Teléfono ). - Longitud- Para este campo hemos dejado la longitud que nos da por defecto, pero también podemos ir ajustándolo posteriormente. - Orden- Dejamos el orden que pone, el 1 (se trata el orden en el que aparecerá en la ventana dicho campo). - Título- Dejamos el que sale por defecto al seleccionar el campo (es el nombre que veremos en la ventana) Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES331

332 Alta de presentación en un subprograma Definir índices de un subprograma Los índices de un subprograma cumplen la misma función que los índices en las bases de datos, seleccionan aquellos campos o conjunto de campos por los que aparecerá ordenado preferentemente el subprograma. En esta pestaña tendremos que rellenar los siguientes datos: Nombre - Es el nombre del índice. Campo 1 - Es el campo por el que se van a ordenar los datos. Campo 2, 3 y 4 -Si se rellena, tras ordenar por el campo 1, lo ordenará a su vez por el 2, etc. Ignorar nulos - Si lo marcamos significa que no tendrá en cuenta los que no tienen ese campo rellenado. Único - Si lo marcamos significa que no puede haber 2 registros con los mismos datos para ese campo o conjunto de campos EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, los índices para el subprograma (o tabla) Hogares de acogida serían: - Nombre- Se pondrá Ind (de índice) y el nombre del campo que luego seleccionaremos, aquí, NombreFamilia, (después volveremos a hacer lo mismo con el campo Población). - Campo 1- Seleccionamos el campo txtnombrefamilia, (después volveremos a hacer lo mismo con txtpoblacion ). - Campo 2, 3 y 4- No los marcamos. - Ignorar nulos- Sí lo marcamos (porque no pueden haber dos familias con la misma descripción). - Único- Sí lo marcamos.

333 Alta de índice de un subprograma Opciones de trabajo con los subprogramas Ya hemos creado los subprogramas (o tablas) que necesitábamos para gestionar nuestro propio programa o módulo perfectamente acoplado a emagister-agora. Qué podemos hacer ahora con él? Estas son nuestras opciones: ejecutarlo, consultarlo, editarlo o borrarlo. Hay que tener en cuenta que después de crear el subprograma se tiene que reiniciar emagister-agora para que aparezca disponible en el Generador de extensiones Ejecutar un subprograma Una vez creado un subprograma puede ejecutarse desde la opción que aparecerá en la barra de botones del Generador de extensiones, veremos que presenta el mismo aspecto e interface que el resto de la aplicación. Los mismos botones y menús realizan las mismas operaciones, sólo que esta vez con la estructura de datos que hemos definido para el subprograma. Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES333

334 Ejecución de un subprograma Consultar un subprograma Para consultar un subprograma bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones del Generador de extensiones, nos aparecerá de nuevo la ventana de edición de subprogramas (la misma que cuando lo creamos) con los datos de su configuración actual en modalidad de consulta, simplemente para visualizar el contenido, no puede modificarse. Consulta de un subprograma

335 Editar un subprograma Para modificar un subprograma bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones del Generador de extensiones, nos aparecerá de nuevo la ventana de edición de subprogramas (la misma que cuando lo creamos o lo consultamos) con los datos de su configuración actual, con la posibilidad esta vez sí, no como en consulta, de realizar modificaciones (como añadir más campos, crear campos calculados, etc.). Pantalla de edición de un subprograma Cuando modificamos un subprograma, éste aparecerá como no disponible hasta que volvamos a entrar en el programa Borrar un subprograma Para borrar un subprograma bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones del Generador de extensiones, nos pedirá una confirmación de borrado, puesto que ya no se puede recuperar. Hay que tener en cuenta que emagister-agora borra el subprograma seleccionado del Generador de extensiones (para evitar incoherencias), pero no lo elimina a nivel interno, por lo que, en caso de querer volver a crearlo no permitirá poner el mismo nombre (porque indicará que ya existe, aunque nosotros no lo podamos recuperar). Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES335

336 11.3. Creación de consultas Antes de iniciar este capítulo debemos hacer una reflexión acerca de cuándo hay que hacer consultas, o cuándo es mejor utilizar filtros. Haremos un filtro siempre que las condiciones puedan obtenerse dentro de la misma tabla (incluyendo las tablas de un subprograma). Por ejemplo, haremos filtros para consultar los alumnos que tienen un mismo prefijo telefónico, un determinado nivel de estudios o son de una ciudad concreta. Para los demás casos, confeccionaremos una consulta (por ejemplo, profesores por tipo de grupo y periodicidad de importe, ) Definir una consulta. Tipos Además de las múltiple consultas prediseñadas incluidas en emagister-agora, el usuario puede crear sus propias consultas sobre los datos de la aplicación o sus propios subprogramas. Generador de extensiones con varias consultas creadas Para crear una nueva consulta (del tipo que sea), bastará con que seleccionemos la opción correspondiente en el Generador de extensiones. Podemos hacerlo desde la barra de botones, pinchando sobre el segundo botón, Crear nueva consulta. Disponemos de cuatro tipos de consulta con los que trabajar: Consulta de datos Consulta de totales Consulta jerárquica Consulta directa (mediante lenguaje SQL) Las posibilidades de generación de consultas son casi ilimitadas, especialmente en el tipo de consulta directa (SQL).

337 Ventana de selección de tipo de consulta a crear Crear una consulta de datos Tras haber elegido en el Generador de extensiones la opción Crear nueva consulta, nos aparecerá un cuadro de elección del tipo de la misma, aquí es donde, en este caso, seleccionamos Consulta de datos. EJEMPLO: Queremos hacer una consulta de Hogares de acogida por grupo o por profesor, para saber cuántos alumnos de un determinado grupo, o de un determinado profesor, están inscritos en hogares de acogida para realizar una estancia en el extranjero. Para realizar este tipo de consulta realizaremos una consulta de datos. Una vez seleccionado el tipo de consulta que queremos realizar, el primer paso será seleccionar la tabla o el subprograma que queramos que sirva de base para la misma, es decir, hay que seleccionar la tabla a la que van a pertenecer los datos que la mencionada consulta devuelva como resultado. Tanto la tabla base como las condiciones pueden pertenecer al núcleo intrínseco de emagister-agora o a los subprogramas creados por el usuario (o una mezcla de ambos). Ventana de selección de tabla base EJEMPLO: La tabla (o subprograma) que queremos que sirva de base para la consulta es la de Hogares de acogida (ya que queremos que el resultado nos muestre los hogares de acogida que hay en el grupo que le digamos). Nos aparecerá entonces la ventana para la creación de consultas. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES337

338 Nombre consulta - Es la denominación que veremos en la lista del Generador de extensiones. Tabla - Es el nombre de la tabla que hemos seleccionado previamente. Una vez escogida ya no es modificable. Tipo consulta - Es la que hemos escogido al comenzar (de tipo Datos). Ahora no es modificable. Operador - [Y/O] (Para los criterios de la consulta). Si escogemos Y sumará los diferentes criterios (por lo que tendrán que cumplirse todos), por el contrario, si marcamos O admitirá cualquiera de los criterios descritos (basta con que se cumpla uno solo de ellos). SQL - Este campo lo rellenará emagister-agora, creando la sentencia SQL de forma automática. Ventana para la creación de una nueva consulta de datos Cuadro de lista de selección - En este cuadro seleccionaremos los campos que queramos incluir en la consulta. Botón Añadir campo. Seleccionando previamente un campo en el cuadro de selección, cuando pinchamos sobre este botón, lo pasamos al cuadro de la derecha, eligiendo así los campos de nuestra consulta. También podemos pasarlo haciendo doble clic sobre el campo en cuestión. Botón Quitar campo. Seleccionando previamente un campo en el cuadro de la derecha, podemos eliminarlo de la lista pinchando sobre este botón. También podemos pasarlo haciendo doble clic sobre el campo en cuestión.

339 Botón Añadir todos los campos. Pinchando sobre este botón pasaremos todos los campos que haya en el cuadro de lista de selección. De esta manera los tenemos todos de una sola vez, o también, si sólo queremos eliminar unos pocos, nos resultará más fácil pasarlos todos y eliminar uno a uno los que no queramos. Botón para Quitar todos los campos. Pinchando sobre este botón eliminamos todos los campos que tuviéramos en el cuadro de la derecha. Botones para ordenar. Seleccionando un campo del cuadro de la derecha, podremos situarlo un puesto más arriba, o un puesto más abajo, con tan solo pinchar el botón correspondiente. Así, definiremos la presentación del informe de resultado de la consulta (ordenamos los campos a mostrar). Criterios de la consulta - Aquí daremos de alta los criterios que regirán esta consulta (tantos como queramos), es decir, aquellas características que deben poseer los datos para que sean seleccionados y ser mostrados como resultado de la consulta (En nuestro ejemplo, que sean de un determinado alumno). Podemos escoger cualquier condición, por disparatada que parezca, tan sólo deben cumplir el requisito de tener algún vínculo con la tabla o subprograma base de los datos a mostrar. Tendremos que rellenar los siguientes datos: - Tabla- Se trata de aquella tabla por la que se regirá el criterio, aquella que se utilizará de condición para la selección de datos. - Campo- Se trata del campo que determinará dentro de la tabla, la condición para la selección de datos. - Condición- Es la condición que relaciona el campo con el valor de comparación. - Tipo Valor- Será el tipo de valor de comparación. Dependiendo de qué tipo indiquemos deberemos indicar el valor en sí, o no. Hay 3 tipos diferentes: Campo- Si se escoge éste, significa que tiene que coincidir con otro campo (es muy raro que se utilice). Constante- Si se escoge éste, significa que tiene que contener un dato fijo, que se indicará en este momento. Variable- Si se escoge éste, significa que cada vez que se ejecute la consulta preguntará por el valor con el que realizar la comparación. Valor- Es el nombre para la variable (lo que preguntará cada vez que se ejecute la consulta), o para el valor fijo o el del campo, según el tipo de valor seleccionado. Ventana para dar alta de criterios en una consulta de datos Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES339

340 EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, los datos a rellenar serían: - Nombre consulta- Hogares de acogida por grupo o por profesor. - Tabla- Es el que hemos puesto anteriormente ( Hogares de acogida ) y sale por defecto. - Tipo consulta- Es la que hemos escogido al comenzar (de tipo Datos ). - Operador- Marcamos O, así admitirá que sea por grupo o por profesor (cualquiera de los 2 vale. De lo contrario sería por grupo y por profesor, sólo admitiendo el que cumpliera las 2 condiciones). - SQL- Lo rellena el propio programa. No es editable. - Cuadro de lista de selección- Primero, pinchamos sobre el botón para añadir todos los campos (C.P., Código de hogares de acogida, dirección, nombre de la familia, país, población, provincia y teléfono). Después, pinchamos sobre el botón de quitar campo (y quitamos el C.P.). Por último modificamos el orden de algunos campos para dejarlo conforme se va a ver. - Criterios de la consulta- (damos 2 altas: una para grupos y otra para profesores). Para el alta de grupos, rellenamos los siguientes datos: - Tabla- Grupos - Campo- Nombre del grupo - Condición- Contiene - Tipo Valor- Escogemos Variable - Valor- Escribimos Nombre grupo Tanto en las consultas de datos, como en las de totales (que veremos a continuación), el programa validará la viabilidad de la sentencia. Así, cuando aceptemos los datos de los criterios de consulta, según los criterios que hayamos introducido nos pueden aparecer dos tipos de mensajes de verificación: 1) Si aparece este mensaje, significa que para que la consulta obtenga datos deben estar cubiertos todos los vínculos. En caso contrario, podrían no obtenerse resultados, o que éstos fueran menos de los esperados. 2) Si aparece este mensaje, significa que las tablas o subprogramas que estamos intentando introducir como criterio no tienen una vinculación posible.

341 Crear una consulta de totales Otra de las opciones que podemos escoger al crear una nueva consulta es una consulta de totales. Tras haber elegido en el Generador de extensiones la opción de Crear nueva consulta, nos aparecerá un cuadro de elección del tipo de la misma, aquí es donde, en este caso, seleccionamos Consulta de totales. EJEMPLO: Queremos hacer una consulta de Cobros pendientes por familia, para saber qué cantidad le falta por pagar a los alumnos vinculados a una determinada familia (es decir, que realiza estancia en el hogar de acogida de esta familia). Una consulta de totales es muy parecida a una consulta de datos, la única diferencia es que las de datos te muestran como resultado de la consulta aquellos datos que le hemos pedido, mientras que las de totales muestran como resultado un cálculo estadístico efectuado por la propia consulta. La diferencia radica en que no seleccionaremos los campos cuyo contenido deseamos que aparezcan en el resultado, sino aquellos por los cuales queremos agrupar la obtención de totales. Obligatoriamente deberemos seleccionar cuál será el campo del que se calculará el total y el tipo de operación a realizar (suma, promedio, recuento, etc.). Así pues, el primer paso será seleccionar la tabla o el subprograma que queramos que sirva de base para la consulta, es decir, hay que seleccionar la tabla a la que van a pertenecer los datos que te devuelva como resultado. Tanto la tabla base como las condiciones pueden pertenecer al núcleo intrínseco de emagister-agora o a alguno de los subprogramas creados por el usuario (o una mezcla de ambos). Ventana de selección de tabla base EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, la tabla o subprograma que queremos que sirva de base para la consulta es la de Adeudos (ya que queremos que el resultado nos muestre la cantidad pendiente de los mismos por alumno perteneciente a la familia que le digamos). Nos aparecerá entonces la ventana para la creación de una nueva consulta. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: Nombre consulta - Es la denominación que veremos en la lista del Generador de extensiones. Tabla - Es el nombre de la tabla que hemos seleccionado previamente. Una vez escogida ya no es modificable. Tipo consulta - Es la que hemos escogido al comenzar (de Totales). Ahora no es modificable. Operador - [Y/O] (Para los criterios de la consulta). Si escogemos Y sumará los diferentes criterios (por lo que tendrán que cumplirse todos), por el contrario, si marcamos O admitirá cualquiera de los criterios descritos (basta con que se cumpla uno solo de ellos). Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES341

342 SQL - Este campo lo rellenará el propio programa. Cuadro de lista de selección - En este cuadro seleccionaremos los campos que queramos incluir en la consulta. Se trata de los campos por los cuales se agrupará la consulta. Botón para añadir campo. Seleccionando previamente un campo en el cuadro de selección, cuando pinchamos sobre este botón, lo pasamos al cuadro de la derecha, eligiendo así los campos de nuestra consulta. También podemos pasarlo haciendo doble clic sobre el campo en cuestión. Botón Añadir campo. Seleccionando previamente un campo en el cuadro de selección, cuando pinchamos sobre este botón, lo pasamos al cuadro de la derecha, eligiendo así los campos de nuestra consulta. También podemos pasarlo haciendo doble clic sobre el campo en cuestión. Botón Quitar campo. Seleccionando previamente un campo en el cuadro de la derecha, podemos eliminarlo de la lista pinchando sobre este botón. También podemos pasarlo haciendo doble clic sobre el campo en cuestión. Botón Añadir todos los campos. Pinchando sobre este botón pasaremos todos los campos que haya en el cuadro de lista de selección. De esta manera los tenemos todos de una sola vez, o también, si sólo queremos eliminar unos pocos, nos resultará más fácil pasarlos todos y eliminar uno a uno los que no queramos. Botón para Quitar todos los campos. Pinchando sobre este botón eliminamos todos los campos que tuviéramos en el cuadro de la derecha. Botones para ordenar. Seleccionando un campo del cuadro de la derecha, podremos situarlo un puesto más arriba, o un puesto más abajo, con tan solo pinchar el botón correspondiente. Así, definiremos la presentación del informe de resultado de la consulta (ordenamos los campos a mostrar). Ventana para la creación de una nueva consulta de totales

343 Hasta aquí, tenemos los mismos campos datos que rellenar que en la consulta de datos. Ahora aparecen los campos que marcan la diferencia entre una y otra: Campo - Es el campo por el que queremos hacer el total. Se elige de entre los incluidos en la tabla base y tiene que ser necesariamente de tipo numérico. Función - Se trata de aquella operación que queremos que realice la consulta para obtener el total. Pueden ser: - Contar registros- Suma el número de veces que se repiten los datos del campo numérico seleccionado cumpliendo las condiciones establecidas en la parte de criterios de consulta. - Máximo- Muestra el valor máximo del campo numérico seleccionado. - Mínimo- Muestra el valor mínimo del campo numérico seleccionado. - Promedio- Calcula el promedio del campo numérico seleccionado. - Sumatorio- Suma las cantidades del campo numérico seleccionado. Descripción - Es el nombre que visualizaremos para este campo en la ventana final, donde se mostrará el resultado. Después de esto, seguimos igual que en la consulta de datos: Criterios de la consulta -Aquí daremos de alta los criterios que regirán esta consulta (tantos como queramos), es decir, aquellas características que deben poseer los datos para que sean seleccionados y ser mostrados como resultado de la consulta (En nuestro ejemplo, que sean de una determinada familia). Podemos escoger cualquier condición, por disparatada que parezca, tan sólo deben cumplir el requisito de tener algún vínculo con la tabla o subprograma base de los datos a mostrar. En la ventana de la nueva consulta rellenaremos los siguientes datos: - Tabla- Se trata de aquella tabla por la que se regirá el criterio, aquella que se utilizará de condición para la selección de datos. - Campo- Se trata del campo que determinará dentro de la tabla, la condición para la selección de datos. - Condición- Es la condición que relaciona el campo con el valor de comparación. - Tipo Valor- Será el tipo de valor de comparación. Dependiendo de qué tipo indiquemos deberemos indicar el valor en sí, o no. Hay 3 tipos diferentes: Campo- Si se escoge éste, significa que tiene que coincidir con otro campo (es muy raro que se utilice). Constante- Si se escoge éste, significa que tiene que contener un dato fijo, que se indicará en este momento. Variable- Si se escoge éste, significa que cada vez que se ejecute la consulta preguntará por el valor con el que realizar la comparación. Valor- Es el nombre para la variable (lo que preguntará cada vez que se ejecute la consulta), o para el valor fijo o el del campo, según el tipo de valor seleccionado. Ventana para dar alta de criterios en una consulta de totales Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES343

344 EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, los datos a rellenar serían: - Nombre Consulta- Cobros pendientes por familia. - Tabla- Es el que hemos puesto anteriormente ( Adeudos ) y sale por defecto. - Tipo Consulta- Es la que hemos escogido al comenzar el proceso (de tipo Totales ). - Operador- Lo dejamos como está porque sólo pondremos un criterio de consulta, por lo que se omitirá esta información. - SQL- Lo rellena el propio programa. Al igual que en el resto de consultas excepto las de tipo SQL no es editable. - Cuadro de lista de selección- Seleccionamos el campo Nombre y Apellidos del Cliente del cuadro de selección de la izquierda y pinchamos sobre el botón para añadir campos. (De esta manera, en la ventana nos aparecerá el nombre y apellidos del cliente y el total que debe ese cliente). Hay que tener en cuenta que si se añaden más campos, p.ej., la fecha de emisión, en el resultado saldrán los totales ordenados, primero por cliente, pero luego por fecha de emisión, con lo cual no nos saldrá todo el total junto, sino desglosado dentro de ese cliente por las fechas que tenga de emisión sus adeudos. - Campo- como es lógico, para nuestro ejemplo escogeremos el campo Cantidad pendiente de cobro. - Función- Sumatorio. - Descripción- pondremos una descripción significativa, como Total pendiente por pagar. - Criterios de la consulta- Damos 1 alta para familias, así cada vez que ejecutemos la consulta nosotros pondremos la familia de la cual queremos ver los alumnos que aún nos deben dinero. Rellenamos los siguientes datos: - Tabla- Hogares de acogida - Campo- Nombre de la familia - Condición- Contiene - Tipo Valor- Escogemos Variable Crear una consulta jerárquica Otra de las opciones que podemos escoger al crear una nueva consulta es una consulta jerárquica. Tras haber elegido en el Generador de extensiones la opción de crear nueva consulta, nos aparecerá un cuadro de elección del tipo de la misma, aquí es donde, en este caso, seleccionamos Consulta jerárquica. Las consultas jerárquicas, como lo son la mayoría de las consultas predefinidas del programa, permiten obtener datos de consulta en función de sus vínculos, como por ejemplo: profesores por alumno, grupos por profesor, cobros por cliente. En todos estos casos se obtienen unos datos en función a su vinculación con otros. Para crear una consulta jerárquica (las más fáciles de definir) bastará con darle un nombre y definir qué dos tablas o subprogramas queremos ver relacionados. EJEMPLO: Queremos hacer una consulta de Estancias por hogares de acogida, para saber qué alumnos están inscritos en qué hogares de acogida. Así pues, una vez seleccionado el tipo de consulta que queremos realizar, el primer paso será seleccionar la tabla o el subprograma que queramos que sirva de base para la consulta, es decir, hay que seleccionar la tabla a la que van a pertenecer los datos que te devuelva como resultado. Tanto la tabla base como las condiciones pueden pertenecer al núcleo intrínseco del programa o a alguno de los subprogramas creados por el usuario (o una mezcla de ambos).

345 Ventana de selección de tabla base EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, la tabla o subprograma que queremos que sirva de base para la consulta es la de Estancias en el extranjero (ya que queremos que el resultado nos muestre los alumnos el vínculo con alumnos se encuentra dentro de la tabla o subprograma de Estancias en el extranjero - que hay en la familia que le digamos). Después, tendremos que poner el nombre a la consulta que vamos a crear Y, por último, seleccionar la tabla de destino, aquella con la que va a hacer de enlace. Ventana de selección de la tabla destino Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES345

346 EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, la tabla o subprograma que queremos que sirva de destino es la de Hogares de acogida (donde se encuentra el nombre de la familia entre las que tendremos que escoger). Con este tipo de consulta nos aparecerá como resultado un tipo diferente al resto de consultas del Generador de extensiones, pero muy utilizada en las consultas predefinidas de emagister-agora. Sólo hay que pinchar sobre el botón de los prismáticos para buscar y seleccionar por la tabla que hayamos seleccionado en la configuración de la consulta (en nuestro ejemplo, al hogar de acogida). Ejecución de una consulta jerárquica Crear una consulta directa (SQL) Una más de las opciones que podemos escoger al crear una nueva consulta es una consulta directa. Tras haber elegido en el Generador de extensiones la opción Crear nueva consulta, nos aparecerá un cuadro de elección del tipo de la misma, aquí es donde, en este caso, seleccionamos Consulta directa (SQL). Esta es el tipo más potente de consulta, ya que nos permite franquear cualquier limitación en la definición de la consulta. La contrapartida es que para crear este tipo de consulta se debe tener dominio de lenguaje SQL. Cuanto mayor sea el dominio del lenguaje SQL para realizar consultas a bases de datos, más complejas y mayor potencia tendrán las consultas que se podrán llegar a obtener. El primer paso será escoger la tabla base y escribir el nombre de la consulta. Ventana para poner una denominación a una consulta directa (SQL)

347 Una consulta directa se realiza escribiendo simplemente la sentencia SQL ANSI de llamada (instrucciones de petición de consulta universales). Ventana para escribir la sentencia de la consulta en SQL ANSI Ya está, ahora sólo tenemos que ejecutarla para ver el resultado. Al finalizar la consulta SQL, el programa realiza una comprobación para verificar que dicha consulta es correcta Opciones de trabajo con las consultas Ya hemos creado la consulta (de cualquier tipo) que necesitábamos. Qué podemos hacer ahora con ella? Nuestras opciones son: ejecutarla, editarla o borrarla. Hay que tener en cuenta que después de crear la consulta se tiene que reiniciar emagister-agora para que aparezca disponible en el Generador de extensiones Ejecutar consultas definidas por el usuario Una vez creada una consulta, puede ejecutarse desde la opción que aparecerá en la barra de botones (una vez seleccionada la consulta del Generador de extensiones ), veremos que presenta el mismo aspecto e interface que las consultas propias de la aplicación. Los mismos botones y menús realizan las mismas operaciones, sólo que esta vez con la estructura de datos que hemos definido para la consulta. Las consultas definidas por el usuario se ejecutan exactamente igual que las del resto del programa y son indistinguibles de las predefinidas por el programa salvo por la ubicación desde la que se seleccionan. Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES347

348 Modificar consultas definidas por el usuario Para modificar una consulta bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones (una vez seleccionada la consulta del Generador de extensiones ). En primer lugar el programa nos preguntará si deseamos modificar el título de la consulta o por el contrario modificar la construcción de la misma. En el primer caso nos mostrará una ventana en la que nos dejará modificar sólo el título de la consulta seleccionada. Ventana de selección de opciones para modificar una consulta En el caso de modificar la construcción de la consulta nos aparecerá de nuevo la ventana de edición de consultas (la misma que cuando se creó) con los datos de su configuración actual, con la posibilidad de realizar modificaciones (como añadir más campos, más criterios de consulta, etc.). Ventana para la modificación de consulta

349 Borrar consultas definidas por el usuario Para borrar una consulta bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones (una vez seleccionada la consulta del Generador de extensiones ), nos pedirá una confirmación de borrado, puesto que ya no se puede recuperar. Hay que tener en cuenta que emagister-agora borra la consulta seleccionada del Generador de extensiones (para evitar incoherencias), pero no la elimina a nivel interno, por lo que, en caso de querer volver a crearla no permitirá poner el mismo nombre (porque indicará que ya existe, aunque nosotros no la podamos recuperar). Mensaje previo a la eliminación de una consulta Creación de estadísticas Definir estadísticas. Tipos Además de las estadísticas prediseñadas que acompañan al programa, el usuario puede crear sus propias estadísticas por vínculo o fecha, con salida y presentación gráfica. Las estadísticas muestran resultados de totales, con lo que veremos datos globales, no detallados. Por ejemplo, el número de estancias que hay por fechas o el número de estancias que hay por cada hogar de acogida, etc. Para crear una nueva estadística bastará con que seleccionemos la opción correspondiente en el cuadro del Generador de extensiones. Lo haremos desde la barra de botones, pinchando sobre el tercer icono, Crear nueva estadística. Disponemos de dos tipos de estadística con los que trabajar: Estadísticas por fechas Estadísticas de vínculos Crear estadísticas Tras haber elegido en el Generador de extensiones la opción Crear nueva estadística, nos aparecerá un cuadro de elección del tipo de la misma, aquí es donde elegimos de qué tipo va a ser la estadística (por fechas o de vínculo). Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES349

350 Ventana de selección del tipo de estadística que se desea crear Crear una estadística por fechas Crear una estadística por fechas quiere decir que el resultado de la misma se mostrará desglosado por cada mes del año. EJEMPLO: Queremos hacer una estadística para visualizar gráficamente el número de estancias que se realizan, mostrados por fechas Una vez seleccionado el tipo de estadística por fechas, el primer paso será seleccionar la tabla o el subprograma que sirva de base para la estadística, es decir, hay que seleccionar la tabla a la que van a pertenecer los datos que te devuelva como resultado. La tabla base puede pertenecer al núcleo intrínseco de emagister-agora o a alguno de los subprogramas creados por el usuario, el único requisito imprescindible es que tiene que contener al menos un campo de fecha. Este tipo de estadística se basará únicamente sobre esta tabla base, nunca sobre varias tablas a la vez (para ello está la de vínculos). Ventana de selección de tabla base para la estadística EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, la tabla o subprograma que queremos que sirva de base a la estadística es la de Estancia (ya que el resultado que nos interesa ver es el nº que hay de éstas por fechas). Después, nos aparecerá una ventana donde tendremos que poner el nombre a la estadística que vamos a crear.

351 Ventana para poner una denominación a la estadística por fechas Nos aparecerá entonces la ventana para la creación de una nueva estadística. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: Descripción - Es la denominación que veremos en la lista del Generador de extensiones y que hemos escogido con anterioridad. Se puede modificar. Tabla - Es el nombre de la tabla que hemos seleccionado previamente. Campo total - Es el campo sobre el que quieres hacer la operación resultado de la estadística. Campo relativo - Es el campo de tipo fecha que servirá de referencia para el cálculo estadístico. (A elegir entre los campos de fecha que posee la tabla base seleccionada). Tipo de estadística - Es el tipo que hemos elegido previamente. Ahora no es modificable. Función de agregado - Se trata de la operación que queremos que realice el programa. Pueden ser: - Contar registros- Suma el número de veces que se repiten los datos del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Máximo- Muestra el valor máximo del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Mínimo- Muestra el valor mínimo del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Promedio- Calcula el promedio del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Sumatorio- Suma las cantidades del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. Ventana para la creación de una nueva estadística por fechas Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES351

352 EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, los datos a rellenar serían: - Descripción- Estancias por fechas - Tabla- Estancias en el extranjero - Campo total- Aquí escogemos el campo Código de Estancia en el extranjero, así nos contará el número de registros (uno por cada estancia). - Campo relativo- Aquí tenemos dos opciones: fecha de inicio y fecha fin. Escogemos Fecha de inicio (ésta será la fecha que servirá de referencia para el cálculo). - Tipo de estadística-es la que hemos seleccionado al principio. Viene por defecto. - Función de agregado- Seleccionamos Contar registros (de manera que nos cuente cada registro del campo código de estancia) Crear una estadística de vínculos Crear una estadística de vínculos quiere decir que el resultado de la misma se mostrará desglosado por cada mes del año. EJEMPLO: Queremos hacer una estadística para visualizar gráficamente el número de alumnos que provienen de un sector o zona determinada. Una vez seleccionado el tipo Estadística de vínculo, el primer paso será seleccionar la tabla o el subprograma que sirva de base para la misma, es decir, hay que seleccionar la tabla a la que van a pertenecer los datos que te devuelva como resultado. La tabla base puede pertenecer al núcleo intrínseco de emagister-agora o a alguno de los subprogramas creados por el usuario. Este tipo de estadística se basará sobre la tabla base y otra tabla. Ventana de selección de tabla base para la estadística EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, la tabla o subprograma que queremos que sirva de base a la estadística es la de Alumnos (ya que el resultado que nos interesa ver es el número que hay de éstas por cada hogar de acogida). Después, nos aparecerá una ventana donde tendremos que poner el nombre a la estadística que vamos a crear.

353 Ventana para poner una denominación a la estadística de vínculo Nos aparecerá entonces la ventana para la creación de una nueva estadística. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos (prácticamente igual que para las estadísticas por fechas): Descripción - Es la denominación que veremos en la lista del Generador de extensiones. Tabla - Es el nombre de la tabla que hemos seleccionado previamente. Ahora aparece por defecto. Campo total - Es el campo sobre el que quieres hacer la operación resultado de la estadística. Campo relativo - Este es el campo que marca la diferencia con respecto de las estadísticas por fechas. Es el campo de tipo vínculo que servirá de referencia para el cálculo estadístico. (A elegir entre los campos de vínculo que posee la tabla base seleccionada). Tipo de estadística - Es el tipo que hemos elegido previamente. Ahora no es modificable. Función de agregado - Se trata de la operación que queremos que realice el programa. Pueden ser: - Contar registros- Suma el número de veces que se repiten los datos del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Máximo- Muestra el valor máximo del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Mínimo- Muestra el valor mínimo del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Promedio- Calcula el promedio del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Sumatorio- Suma las cantidades del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. Ventana para la creación de una nueva estadística por fechas Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES353

354 EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, los datos a rellenar serían: - Descripción- Alumnos por sector - Tabla- Alumnos - Campo total- Aquí escogemos el campo Código de alumno, así nos contará el número de registros (uno por cada alumno). - Campo relativo- Aquí escogeremos el vínculo con sector. Escogemos código del sector (éste será el vínculo que servirá de referencia para el cálculo). - Tipo de estadística- Es la que hemos seleccionado al principio. No se puede modificar. - Función de agregado- Seleccionamos Contar registros (de manera que nos cuente cada registro del campo código de estancia) Opciones de trabajo con las estadísticas Ya hemos creado la estadística (de cualquier tipo) que queríamos. Qué podemos hacer ahora con ella? Estas son nuestras opciones: ejecutarla, editarla o borrarla. Hay que tener en cuenta que después de crear la estadística se tiene que reiniciar emagister-agora para que aparezca disponible en el Generador de extensiones Ejecutar estadísticas definidas por el usuario Una vez creada una estadística, puede ejecutarse desde la opción que aparecerá en la barra de botones (una vez seleccionada la estadística del Generador de extensiones ), veremos que presenta el mismo aspecto e interface que las estadísticas propias de la aplicación (pudiendo elegir aquí también entre los diferentes tipos de gráficos a mostrar). Los mismos botones y menús realizan las mismas operaciones, sólo que esta vez con la estructura de datos que hemos definido para la estadística. Ejecución de una estadística creada con el Generador de extensiones de emagister-agora

355 Modificar estadísticas definidas por el usuario Para modificar una estadística bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones (una vez seleccionada la estadística del Generador de extensiones ), nos aparecerá de nuevo la ventana de edición de estadísticas (la misma que cuando la creamos) con los datos de su configuración actual, con la posibilidad de realizar modificaciones. Ventana para realizar modificación de una estadística Borrar estadísticas definidas por el usuario Para borrar una estadística bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones (una vez seleccionada la estadística del Generador de extensiones ), nos pedirá una confirmación de borrado, puesto que ya no se puede recuperar. Hay que tener en cuenta que emagister-agora borra la estadística seleccionada del Generador de extensiones (para evitar incoherencias), pero no la elimina a nivel interno, por lo que, en caso de querer volver a crearla no permitirá poner el mismo nombre (porque indicará que ya existe, aunque nosotros no la podamos recuperar). Mensaje previo a la eliminación de una estadística Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES355

356 11.5. Creación de documentos Definir documentos Entre las opciones del Generador de extensiones, está la de modificar la presentación de los datos que visualizamos por defecto en una ventana de lista de emagister-agora. Qué campos aparecerán cuando sea visualizada y cuánto espacio ocuparán. Es decir, que la aplicación presenta una salida predefinida de datos, pero mediante la creación y edición de documentos el usuario puede modificarla a su gusto. La misma definición se utilizará para los listados en pantalla e impresora de dicha ventana de lista Crear un documento Para crear un nuevo documento, bastará con que seleccionemos la opción correspondiente en el Generador de extensiones. Lo haremos desde la barra de botones, pinchando sobre el cuarto icono, Crear nuevo documento. EJEMPLO: Queremos definir la presentación que tendrá la ventana de lista de Fichero de alumnos, porque hay datos que no nos hace falta ver en esta lista y, sin embargo, queremos que aparezcan otros que no salen por defecto. El primer paso será seleccionar la tabla interna de emagister-agora de la que deseamos rediseñar la presentación de su ventana de lista (para los subprogramas del Generador de extensiones ya elegimos su presentación en el momento de crearlos). Ventana de selección de tabla base para la estadística EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, la tabla cuya presentación queremos rediseñar es la de Alumnos. Después, nos aparecerá la ventana de descripción del documento que ya vendrá rellenada por defecto con el nombre de la tabla que hemos elegido, pero puede modificarse y poner otro.

357 Ventana para poner una denominación al documento Nos aparecerá entonces la ventana para configurar la presentación del documento. Hay una fila que ya viene por defecto, se trata del código de la tabla (se puede eliminar, pero es recomendable dejarlo, ya que suele ser bastante utilizado en búsquedas y ordenaciones dentro de las ventanas de lista). Para definir los campos que visualizaremos, pincharemos sobre el icono de añadir fila o registro [símbolo +]. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: Campo - Es el dato que se va a ver dentro de una columna en la ventana de lista. Longitud - El programa pone un valor por defecto. El número hace referencia a twips (coordenadas de pantalla). Aquí lo mejor es ir probando, mediante ensayo y error, hasta dar con la medida deseada. Orden - Se trata del orden en el que aparecerá en la ventana dicho campo. Título - Es el nombre que veremos en la ventana. El programa pone uno por defecto al seleccionar el campo, pero puede ser modificado a gusto del usuario. Ventana para la creación de un nuevo documento EJEMPLO: Para nuestro ejemplo práctico, las presentaciones para el documento Alumnos serían: - Campo- Seleccionamos primero los Apellidos del alumno (después volveremos a hacerlo con los campos de Nombre del alumno, Baja para saber si está de baja o no, y Teléfono). - Longitud- Para este primer campo hemos dejado la longitud que nos da por defecto, pero también podemos ajustarlo. - Orden- Dejamos el nº de orden en que aparece (será el primer campo después del código) - Título- Aparece por defecto al seleccionar el campo. En este caso no lo modificamos. Después continuaremos con el resto de registros que deseemos incluir. Manual de emagister-agora GENERADOR DE EXTENSIONES357

358 Opciones de trabajo con los documentos Ya hemos creado el documento que necesitábamos. Qué podemos hacer ahora con él? Estas son nuestras opciones: editarlo o borrarlo. Hay que tener en cuenta que después de crear el documento se tiene que reiniciar emagister-agora para que aparezca disponible en el Generador de extensiones. Como el documento se refiere a la presentación de las ventanas de lista del programa, para ejecutarlo y ver el resultado obtenido, sólo habrá que abrir la ventana correspondiente desde los menús o botones tradicionales (en nuestro ejemplo, la ventana de lista de Fichero de alumnos desde la solapa Administrativo ). Ventana predefinida de la opción Fichero de alumnos Ventana modificada por creación de documento para la ventana de lista Fichero de alumnos