Nomina: Proceso de fin de año

Transcripción

1 Por favor revisen estos pasos para asegurarse que efectúan el fin de año de la nómina correctamente. 1) Verifique las fechas creadas para los distintos tipos de periodos (PAY-PERIOD) que se pagaron durante el mes de diciembre. Si usted tiene más de una compañía declarada en su sistema de nomina verifique todas las compañías. Recuerde que los tipos de periodos (PAY-PERIOD) son: a. W = WEEKLY b. B = BI-WEEKLY c. S = SEMI-MONTHLY d. M = MONTHLY 2) Solamente la última fecha de cada tipo de periodo (PAY-PERIOD) tiene que estar marcada con: a. END-OF-MONTH b. END-OF-QTR c. END-OF-YEAR 3) Recomendamos que imprima los siguientes reportes y los conserve para futuras referencias: a. End Month-Detailed Payments & Deductions b. End Month - Taxable Information c. Quarter Report d. Long End of Month Report e. Long End of Quarter Repoprt f. Fondo Seguro del Estado Report 1

2 g. Sick Leave Balance Report h. Vacations Balance Report i. Quarterly Earnings Payments j. Comparative Payrolls Report 4) Luego de imprimir todos los reportes deseados proceda a ejecuta el proceso End Mth, Qtr, Year, Bonus UPDATE. 5) En el Menu END OF MONTH PROCEDURE del modulo de Nomina seleccione la opción 8 End Mth, Qtr, Year, Bonus UPDATE. 6) Al ejecutar este proceso el sistema despliega la siguiente pantalla: Conteste YES para ejecutar el proceso. Si contesta NO, el programa regresará al menú sin ejecutar ninguna operación. Al contestar YES el sistema despliega la siguiente pantalla: 7) Al procesar este programa : a. Busca la fecha de fin de año está marcada con: i. END-OF-MONTH = yes ii. END-OF-QTR = yes iii. END-BONUS = no iv. END-OF-YEAR = yes 2

3 b. Este programa se tiene que correr para cada tipo de periodo (PAY-PERIOD) creado en cada compañía que exista en su sistema de nomina. i. W = WEEKLY ii. B = BI-WEEKLY iii. S = SEMI-MONTHLY iv. M = MONTHLY 8) Si todos los empleados en esa compañía son: a. WEEKLY se corre una sola vez con PAY-PERIOD = W b. BI-WEEKLY se corre una sola vez con PAY-PERIOD = B c. SEMI-MONTHLY se corre una sola vez con PAY-PERIOD = S d. MONTHLY se corre una sola vez con PAY-PERIOD = M 9) Pero si tienen empleados con paga en diferentes periodos tiene que correr el proceso para cada tipo de paga. Por ejemplo: a. Si tiene empleados con paga WEEKLY y SEMI-MONTHLY se corre i. una para el PAY-PERIOD = W ii. y otra para el PAY-PERIOD = S 10) El proceso End Mth, Qtr, Year, Bonus UPDATE deja en cero 0 los balances de MONTH-EARNINGS y QTR-EARNINGS. Los balances de horas acumuladas de vacaciones y de enfermedad permanecen y se añade la cantidad correspondiente al mes de diciembre. 11) En este momento de re-imprimir los reportes de Vacaciones y Enfermedades, para que incluya las acumulaciones correspondientes al mes de diciembre. a. Sick Leave Balance Report b. Vacations Balance Report 12) En el Menu END OF MONTH PROCEDURE del modulo de Nomina seleccione la opción 15 End Of Year Close YTD. 13) Al ejecutar este proceso el sistema despliega la siguiente pantalla: 3

4 Conteste YES para ejecutar el proceso. Si contesta NO, el programa regresará al menú sin ejecutar ninguna operación. 14) Luego el sistema desplegará la siguiente pantalla: 15) Llene los campos de la pantalla con la siguiente información: a. ENTER LAST PAYROLL DATE FOR THIS PERIOD: Escriba la fecha de la última nomina del año que está cerrando. Al declarar esta fecha debió marcarla con END-OF-YEAR b. ENTER DATE SEQ : Escriba 0000 c. ENTER ENDING PAY PERIOD: Aquí se puede escoger cualquier tipo de periodo (PAY- PERIOD), W, B, S, M. Preferiblemente debe concordar con lo estipulado en la fecha de cierre seleccionada. NOTAS: a) Este programa ahora borra los balances finales del año para todos los periodos de pago en una sola corrida. b) El sistema solamente lo dejara ejecutar este proceso una sola vez c) Este programa deja en cero 0 los balances de YEAR-EARNINGS d) Tiene que tener impreso los reportes de Vacaciones y Enfermedades antes de correr este programa. e) ASEGURECE DE TENER TODOS LOS REPORTES IMPRESOS ANTES DE CORRER ESTE PASO. 4

5 16) Al completar el proceso de cierre el sistema desplegará la siguiente pantalla para indicar que el proceso terminó. 17) Para verificar los totales de las W2 siga estos pasos: a. Imprimir los Company Accumulations del año que se acaba de cerrar 18) Para generar el archivo que se envía al Departamento de Hacienda con la información para reportarles e imprimir la W2, hay que esperar hasta que Hacienda publique en Internet la forma para ese año. CDI les avisará cuando pueden correr el proceso que generar el archivo que se exporta a la página de Hacienda. 5