Manual de Usuario. Ingreso de gastos. Flota Occidental S.A

Transcripción

1 Manual de Usuario Ingreso de gastos Flota Occidental S.A Septiembre de 2015

2 INSTRUCTIVO INGRESO DE GASTOS DATOS CUADRE 1. Fecha inicial: Fecha inicial del cuadre 2. Fecha final: Fecha final del cuadre 3. Cajero: Campo que muestra el cajero que va a ingresar el gasto 4. Oficina: Muestra el código y nombre de la oficina a la que pertenece el cajero. Estos son los que digito en la ventana anterior. Encabezado 5. Numero de gasto: Campo que muestra el numero consecutivo con el que se registra el gasto. 6. Fecha: Fecha con que se registra el gasto 7. C. Costo: Centro de costo donde se registra el gasto. 8. Estado: Muestra el estado del gasto (nuevo, registrado, impresos y cerrado) 9. Total Gasto: Campo que muestra el acumulado del detalle del gasto que está ingresando.

3 10. Concepto: Concepto por el cual se ingresa el gasto este concepto es global del documento porque se puede ingresar un concepto especifico en el detalle. 11. Nuevo gasto: Botón para generar un nuevo consecutivo para nuevos gasto. Detalle 12. Sec: Secuencia de detalles de un gasto 13. Cedula/Nit: Cedula o Nit a quien se registra el detalle del gasto. 14. Suc: Se registra si la persona o entidad tiene sucursal. 15. Nombre/Razón social: Campo donde se muestra el nombre o razón social de la persona o entidad. 16. Tipo de Gasto: Lista desplegable para escoger el tipo de gasto que se está registrando, se muestra el nombre y la cuenta contable, si tiene dudas en tabla anexa se explica cual seleccionar. 17. ReteIVA: Se selecciona automáticamente si retiene iva. 18. ReteFte: Se selecciona automáticamente si se hace retención en la fuente. 19. Excluido: Campo para digitar el valor que está excluido de IVA. 20. Gravado: Campo para digitar valor que está gravado de IVA. 21. Valor IVA: Campo para digitar el valor del IVA a cobrar, este valor es sobre el valor digitado en el campo gravado y se habilita solo si digita valor en dicho campo. 22. Retefuente: Lista desplegable para escoger el tipo de retención que aplica al gasto, al lado se muestra el nombre de la retención que se está haciendo, en el siguiente Campo es donde se muestra la cuenta a la que se lleva la retención. En tabla anexa se explica cual seleccionar 23. Base: Campo donde se muestra la base sobre la cual se cobra retención. 24. Porc: Campo donde se muestra el porcentaje de retención que se está realizando. 25. ReteFuente: Valor que se retiene, es calculado del total del gasto por el porcentaje de retención. 26. ReteIVA: Valor que se retiene por IVA, es el 50% del valor que se cobro por el IVA. 27. Concepto: Campo para escribir el concepto por el cual se digita el gasto. 28. Neto: Campo donde se muestra el valor neto del gasto, equivale al gravado + excluido menos retenciones. 29. Ingresar: Botón para ingresar el gasto al sistema. 30. Borrar: Botón para borrar un gasto que se ha digitado, solo puede borrar un gasto si usted lo ingreso y si no está cerrado el cuadre del día,

4 si se equivoca en un dato del detalle del gasto debe borrarlo e ingresarlo de nuevo. 31. Nueva línea: Botón para iniciar una nueva línea de detalle de gasto. 32. Grilla de gastos: En esta grilla se muestran todos los gastos que se han ingresado en la misma fecha, a medida que se selecciona un gasto en esta grilla el sistema muestra los datos en la grilla de detalle. 33. Grilla de Detalles: En esta grilla se muestran los detalles de cada gasto. 34. Total: Campo donde se muestra el total de gastos ingresados. 35. Imprimir: Botón para imprimir el comprobante de egreso correspondiente al gasto digitado. 36. Salir: Botón para salir del modulo de gastos y regresar al cuadre. INGRESAR AL MODULO DE GASTOS. Para ingresar al modulo de gasto el usuario debe seguir el siguiente procedimiento. 1. Procesos 2. Taquilla 3. Cuadre: Allí debe seleccionar el cuadre del taquillero al que se le va cargar el gasto, los gastos se deben meterse el día que es, no dejarlos acumular. 4. Botón gastos. PASOS PARA REGISTRAR UN GASTO El sistema trae un número consecutivo de gasto, el centro de costo de donde es el usuario que ingresara el gasto; si el gasto corresponde a otra agencia debe seleccionar su centro de costo, para ingresar un nuevo gasto debe seguir los siguientes pasos es de tener en cuenta que se avanza en los campos con la tecla enter o las flechas de desplazamiento. 1. Ir al campo CONCEPTO y Escribir el concepto por el cual registra el gasto. 2. Digitar la CEDULA/NIT del proveedor, en caso de no saber la cedula o nit debe oprimir la tecla F10 y digitar el nombre. Nota: en caso de que el sistema le advierta que el proveedor no existe debe comunicarse con el directora administrativa y Financiera para que esta pase el requerimiento al área de contabilidad. 3. En el campo SUCURSAL se digita solo si el proveedor lo requiere. Nota: Por lo general los proveedores no llevan sucursal este campo es solo en casos especiales y los indica el departamento de contabilidad.

5 4. En la lista desplegable TIPO DE GASTO se escoge el tipo de gasto por el cual se registrara el gasto, al seleccionar un dato se mostrara el nombre y número de cuenta a la cual se lleva el gasto. 5. El sistema lo ubica en el campo EXCLUIDO, en este campo se digita solo si el gasto está excluido de IVA. 6. En el campo GRAVADO se digita el valor que está gravado de IVA. 7. En el campo VALOR IVA se digita el valor que se ha cobrado por el IVA, esta campo solo se habilita si ingresa valor gravado. 8. En la lista desplegable RETEFUENTE se escoge el tipo de retefuente que aplica al gasto esta se habilita si al proveedor se le debe efectuar retefuente. Nota: Al escoger un concepto de retefuente el sistema nos muestra la cuenta a la cual lleva el cobro de retefuente, el porcentaje que se cobra, la base que es la sumatoria de el valor excluido y el valor gravado sobre la cual cobra el porcentaje, si la sumatoria de estos valores no sobrepasa la base no se cobra retefuente, el reteiva es la mitad de valor del campo valor IVA siempre y cuando se cobre retefuente 9. En el campo CONCEPTO se escribe el concepto por el cual se digito el detalle del gasto. 10. En el campo NETO se muestra el valor total del gasto. 11. Después de verificar que todos los datos son correctos se da clic en el botón INGRESAR para registrar el gasto El sistema inicia una nueva línea para ingresar un nuevo detalle al número de gasto por lo cual para ellos se inicia en el paso número 2 para registrar un gasto. En la grilla de gasto que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla, se muestran todos los gastos que ha ingresado un mismo taquillero en una misma fecha y en la grilla de detalle que se encuentra en la parte derecha de la pantalla se listan los detalles que tiene cada gasto, al seleccionar un gasto de la grilla de gasto se mostraran todos los detalle que este tiene en la grilla de detalle.

6 IMPRIMIR EL COMPROBANTE DE EGRESO Después de ingresados todos los detalles a un gasto se debe imprimir el comprobante de egreso por lo cual seguimos los siguientes pasos: 1. Seleccionamos de la grilla gasto que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla el gasto del cual queremos generar el comprobante de egreso. 2. Vamos al botón imprimir y damos clic 3. Nos saldrá un pantallazo como el siguiente. 4. Le damos clic en el botón imprimir, escogemos la impresora e imprimimos el comprobante de egreso. Nota: de cada gasto se debe imprimir el comprobante de egreso y en este se listan todos los detalles del gasto. LISTADO DE CONTROL DE GASTOS Para ingresar al listado de control de gastos se debe seguir la siguiente secuencia. Estando en el sistema atlas vamos a Consultas Ventas Listados de control nos aparecerá una pantalla como la siguiente.

7 GENERAR UN REPORTE DE GASTOS Seleccionamos la fecha desde y hasta cuando queremos generar le reporte y seleccionar la opción gastos, de esta forma nos sacar un listado de los gastos ingresados por todos los empleados de la agencia se da clic en consultar y listo.

8 También se puede generar un reporte filtrado por cajero para esto solo tenemos que seleccionar la opción FILTRAR CAJERO y escoger de la lista de cuál de los empleados de la agencia queremos observar. Después del listado de gastos el sistema muestra el listado de detalles de los gastos.

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