MANUAL DE USUARIO ARCHIVOS

Transcripción

1 ARCHIVOS En archivos encontrará los maestros y tablas auxiliares que le permitirán ingresar la información básica de la aplicación, al dar clic visualizará las siguientes opciones. TIPOS DE DEPRECIACION TABLAS AUXILIARES En esta tabla se puede consultar los diferentes tipos de depreciación que se pueden procesar en la aplicación de Activos Fijos. Código: Corresponde al código de tipo de depreciación que está consultando. Descripción: Es la especificación del código de tipo de depreciación que está ingresando.

2 CENTRO DE COSTO Esta tabla permite almacenar el catálogo de centros de costo de su empresa. La conforman los siguientes datos: Código: Es la identificación del centro de costo en su grupo empresarial. Descripción: Es el nombre y/o descripción de cada uno de los centros de costo definidos en su grupo empresarial. Estado: Indica el estado en que se encuentra el centro de costo, existen dos estados Activo 1 e Inactivo 0. Los centros de costo que se encuentran en estado Inactivo pueden tener movimientos pero no se pueden registrar nuevos movimientos en ellos.

3 CLASIFICACION 1 En esta tabla se relacionan los códigos de la clasificación 1 que harán parte de la estructura de costos de la empresa. La conforman los siguientes datos: Código: Es la identificación del clasificador en su grupo empresarial. Nombre: Es el nombre y/o descripción de cada una de los clasificadores definidos en el grupo empresarial. Estado: En este campo se controla si el clasificador está activo como 1 e inactivo como 0.

4 CLASIFICACION 2 En esta tabla se relacionan los códigos de la clasificación 2 que harán parte de la estructura de costos de la empresa. La conforman los siguientes datos: Código: Es la identificación del clasificador en su grupo empresarial. Nombre: Es el nombre y/o descripción de cada una de los clasificadores definidos en el grupo empresarial. Estado: En este campo se controla si el clasificador está activo como 1 e inactivo como 0.

5 CLASIFICACION 3 En esta tabla se relacionan los códigos de la clasificación 3 que harán parte de la estructura de costos de la empresa. La conforman los siguientes datos: Código: Es la identificación del clasificador en su grupo empresarial. Nombre: Es el nombre y/o descripción de cada una de los clasificadores definidos en el grupo empresarial. Estado: En este campo se controla si el clasificador está activo como 1 e inactivo como 0. La definición del manejo o no de los clasificadores se realiza en la aplicación de Información General en el maestro de estructura de costos.

6 ESTADO DE LOS ACTIVOS En esta tabla podrá consultar y crear los diferentes estados que puede tener un activo, esta información se agregará en el maestro de placas. Código: Es la identificación del estado del activo. Nombre: Es el nombre y/o descripción del estado de activo que está creando o visualizando.

7 MARCAS En esta tabla se ingresan las marcas de los activos fijos de la compañía los cuales se asignarán en las fichas técnicas de las placas. Código: En este campo se ingresa o consulta el código de la marca. Nombre: Corresponde a la descripción de la marca que visualiza o ingresa.

8 PAAG En este maestro se almacenan los registros de índices de ajuste por inflación, los topes de menor cuantía, tope de depreciación acelerada e índice de precios al consumidor acumulado. Año: En este campo debe ingresar el año en el cual desea ingresar la información del paag. Si desea consultar información, también debe ingresar el dato en este campo. Periodo: Debe ingresar el mes al cual va a asignar el paag que está registrando. % Paag Mes: Corresponde al porcentaje de paag para el periodo o mes que está ingresando. % Paag Acumulado: En este campo debe ingresar el % de paag acumulado para el mes que está ingresando. Tope Menor Cuantía: En este campo debe ingresar el tope de menor cuantía (determinado en SLMMV) para el control de activos fijos. Tope Depreciación Acelerada: Corresponde al tope por depreciación acelerada para aquellos activos que por su naturaleza y utilización sufren un desgaste acelerado. Paag Proyectado: Corresponde al paag proyectado del año y mes que está ingresando. IPC Acumulado: En este campo debe ingresar el porcentaje del índice de precios al consumidor, es decir, las variaciones promedio de los precios de los bienes y servicios consumidos.

9 TASA DE CAMBIO En esta tabla se ingresan las tasas de cambio de cada uno de los días del año para los diferentes tipos de moneda que administre en Enterprise Web. Fecha: En este campo debe ingresar la fecha de la tasa de cambio de la moneda que visualiza en pantalla. Moneda: En este campo debe ingresar el código de la moneda a la cual se asignará la tasa de cambio. Tasa Diaria: Corresponde al valor de la tasa diaria de la moneda que está consultando. Tasa Histórica: En este campo visualizará el valor de la tasa histórica que se utilizará en el año que consulta en pantalla. Tasa Promedio: Corresponde al valor de la tasa promedio del año y mes que visualiza en pantalla. Tasa Fin de Mes: En este campo visualizará la tasa de cambio de fin de mes para el año y mes que está consultando.

10 TIPOS DE COMPONENTES En esta tabla se ingresan los diferentes componentes de los activos fijos los cuales serán asignados en el maestro de placas. Código: Corresponde al código del tipo de componente que desea crear, anular o modificar. Nombre: Es la descripción del tipo de componente. Sub Componente: Si el componente que está ingresando hace parte o depende de otro, debe ingresar el código correspondiente.

11 TIPOS DE IMPUESTOS En esta tabla se ingresa los diferentes tipos de impuestos que se deben pagar por los diferentes activos, esta información se asignará en el maestro de placas. Código: Corresponde al código del impuesto que consulta o ingresa. Nombre: Es la descripción que se asignará al tipo de impuesto.

12 TIPO DE INGRESO En esta tabla encontrará los diferentes tipos de ingreso que se asignarán a las cada una de las placas de la compañía. Código: Corresponde al código del ingreso. Nombre: Es la descripción que se asignará al tipo de ingreso.

13 VARIABLES GENERALES Esta tabla contiene información necesaria para el funcionamiento global del módulo. Número: Es el código de la variable general. Nombre: Es la especificación del código de la variable general. Valor: Es el valor asignado a la variable general Tipo de Dato: Son los códigos del tipo de dato de la variable general, así por ejemplo, el código 1 corresponde a tipo carácter, 2 tipo numérico y 3 tipo fecha. Descripción: Corresponde a la descripción de la variable general que está consultando.

14 MAESTROS La aplicación de activos fijos cuenta con los siguientes maestros, los cuales le ayudarán a administrar la información. CATALOGO DE ITEMS En el maestro de Ítems se ingresa la información básica de los productos. Este cuenta con 15 páginas las cuales son de ingreso de información y también permiten realizar consultas rápidas del estado de cada uno de los ítems. PAGINA 1: INFORMACION GENERAL DEL ITEM En esta página se debe ingresar la información básica de los productos, también tiene la posibilidad de agregar una imagen del ítem que está ingresando. Código del Ítem: Debe ingresar el código del ítem, este será el identificador del producto en el programa, es decir, en el ingreso de movimientos, visualización de reportes y ejecución de procesos especiales. Código Alterno: Se utiliza como una identificación adicional a la principal, es decir, al código del ítem, solo se puede utilizar en documentos, no se maneja para traer la información a nivel de consultas. Descripción: Es el nombre del ítem.

15 Imagen del Ítem: Corresponde al campo donde podrá asignar la imagen del ítem que visualiza en pantalla. Es un combo: Si el ítem pertenece a un combo de productos, debe activar el campo para que se pueda procesar como tal. Origen: En este campo debe especificar si el ítem es de origen Nacional o importado. Lotes: En este campo debe especificar si el ítem maneja o no lotes. Cuando un ítem maneja lotes se solicita la información correspondiente en los movimientos que se realicen a este producto. Ficha Técnica: Permite indicar si el producto tiene ficha técnica o no, para que al realizar el análisis de requerimiento de materiales pueda generar una orden de compra (cuando no maneja ficha técnica), o una requisición de producción (cuando si maneja ficha técnica). Contiene las opciones SI o NO. Fecha Creación: Es la fecha de creación o de ingreso del producto al sistema, este campo es informativo. Tipo de Inventario: En este campo debe indicar el tipo de inventario al que pertenece el producto que está creando en el maestro. Grupo: Cada uno de los productos deben pertenecer a un grupo de inventario, de esta manera podrá mantener la información de manera más organizada. En este campo debe especificar a qué grupo de inventario pertenece el producto. Subgrupo: Los subgrupos son una clasificación de los ítems a nivel dos, es decir, un ítem puede tener un grupo y adicionalmente una segunda clasificación o subgrupo. En este campo debe ingresar la información correspondiente al subgrupo al que pertenece el producto. Peso: En este campo debe ingresar la información correspondiente al peso del producto en el caso en que se utilice este dato. Unidad de Medida: En este campo debe ingresar la unidad de medida que utiliza el producto, es decir, unidades, botella, caja, etc. Color: En este campo puede ingresar la información correspondiente al color del producto en el caso en que lo solicite. Talla: En este campo puede ingresar la información correspondiente a la talla del producto en el caso en que sea necesario. Manejo de Seriales: En el caso en que el producto que está ingresando al sistema utilice seriales se debe activar la opción Sí para que el sistema solicite la información correspondiente en los movimientos que se realice a este ítem.

16 Manejo de Unidades: Indica si este ítem manejará acumulados en cantidad y valor. En caso de tener este indicador en NO, no genera acumulados en cantidad ni en valor, por ejemplo se utiliza para ítems de servicios o mano de obra. Ajustes de Inflación: Indica si el producto que está ingresando debe ser ajustado o no por inflación. PAGINA 2: INFORMACION ADICIONAL En esta página se asigna el detalle específico del ítem que visualiza en pantalla si es necesario. PAGINA 3: INFORMACION DE COSTOS GLOBALES Y CONTEO DE INVENTARIO En esta página visualizará la información correspondiente a los costos del producto que está consultando en pantalla así como el último conteo de los inventarios físicos que ha realizado al producto. También debe ingresar los porcentajes de impuestos correspondientes para el ítem.

17 Información Costos Globales Costo Promedio: En este campo encontrará la información correspondiente al valor del costo promedio del producto que esta visualizando en pantalla. Este campo es de consulta ya que se va modificando cada vez que realice un movimiento para este ítem. Costo Promedio Ajustado: Si el producto que esta visualizando en la pantalla tiene el indicador de ajuste por inflación en sí, visualizará en este campo el valor correspondiente del costo promedio ajustado, este campo es de consulta y cambiara de acuerdo a los movimientos que realice al producto. Ultimo Costo de Compra: En este campo podrá visualizar el último valor de compra del producto que esta visualizando en pantalla. Este campo es de consulta y se modifica cada vez que se realice una factura de compra de este producto. Fecha Última Compra: En este campo visualizará la última fecha en que realizó una factura de compra del producto que está consultando en pantalla. Este campo es de consulta y se modifica cada vez que se realiza una factura de compra para este ítem. Conteo de Inventarios Conteo 1: En el caso en que se haya especificado el manejo del inventario como global por ítem, visualizará en este campo la cantidad correspondiente al primer conteo que se haya realizado por medio del documento inventario físico.

18 Conteo 2: En el caso en que se haya especificado el manejo del inventario como global por ítem, visualizará en este campo la cantidad correspondiente al segundo conteo que se haya realizado por medio del documento inventario físico. Conteo 3: En el caso en que haya especificado el manejo del inventario como global por ítem, visualizará en este campo la cantidad correspondiente al tercer conteo que haya realizado por medio del documento inventario físico. Fecha de Conteo: En este campo visualizara la fecha del documento de inventario físico que creó para el tercer conteo. Porcentajes para Documentos % Máximo de descuento: En este campo debe ingresar el máximo porcentaje de descuento que se debe aplicar al ítem en los documentos de Inventarios cuando se está realizando su venta. % Descuento: Corresponde al porcentaje de descuento que va a tener el producto que visualiza en pantalla, esta información se reflejará al realizar un pedido, despacho y factura de compra. % Comisión: En este campo debe ingresar el porcentaje de comisión que se obtendrá con la venta del producto que esta visualizando en pantalla. % Retención: Debe digitar el porcentaje de retención que se aplicará en el momento en que se realice un movimiento para el producto que este visualizando en la pantalla. % IVA: Corresponde al porcentaje de IVA que se aplicará en el momento en que se realice un movimiento para el producto que esta visualizando en pantalla. Tolerancia de Despachos: Este porcentaje se utiliza para los despachos del producto cuando aumenta la cantidad a despachar con respecto al pedido, este porcentaje le da una tolerancia para realizar este tipo de operaciones.

19 PAGINA 4: PARAMETRIZACION CONTABLE 1 En esta página debe ingresar las cuentas contables que se van a afectar cada vez que realice ventas o compras del producto que esta visualizando en pantalla. Esta página también se actualizará al crear el ítem con las cuentas del grupo que se asigne. Cuentas Ventas Ingresos: En este campo debe ingresar la información correspondiente a la cuenta contable de ingreso de la venta del producto. Descuentos: Debe ingresar la cuenta contable que corresponde a los descuentos que realice al ítem. IVA: Corresponde a la cuenta contable que se va afectar cada vez que se genere IVA en los movimientos de ventas del producto. Retención: En este campo debe ingresar la información correspondiente a la cuenta contable de retención. Retención IVA: Debe ingresar la cuenta contable correspondiente a la retención de IVA para el ítem. Retención ICA: Corresponde a la cuenta contable que se afectará en el momento en que se realice una retención de ICA.

20 ICA Cobrado: En este campo debe ingresar la cuenta contable correspondiente al ICA cobrado para el ítem que tiene en pantalla Inventario: Corresponde a la cuenta contable de inventario que se afectara en las salidas del producto. Costo: En este campo debe ingresar la cuenta contable correspondiente al costo que se verá afectado cuando se realice un movimiento del ítem. Impuesto Consumo: Corresponde a la cuenta contable del impuesto del consumo si aplica para el ítem que tiene en pantalla. Venta Neta: En este campo debe ingresar la cuenta contable correspondiente a la venta neta que se realice con el ítem que esta visualizando en pantalla. Autoretenedor: Debe ingresar la cuenta contable correspondiente a autoretenedor en el momento en que la venta del ítem se realice. Cuentas Compras Egresos: Corresponde a la cuenta de egresos que se verá afectada en el momento en que se realice un ingreso del ítem. Descuentos: En este campo debe ingresar la cuenta contable correspondiente a los descuentos que aplique cuando esté realizando una factura de compra. IVA: Corresponde a la cuenta contable que se va afectar cada vez que se genere IVA en los movimientos de compras del producto. Retención: En este campo debe ingresar la información correspondiente a la cuenta contable de retención. Retención IVA: Debe ingresar la cuenta contable correspondiente a la retención de IVA para el ítem. Retención ICA: Es la cuenta contable que se afectará en el momento en que se realice una retención de ICA. Impuesto Consumo: Corresponde a la cuenta contable del impuesto del consumo si aplica para el ítem que tiene en pantalla. Inventario: Debe ingresar la cuenta contable de inventario que se afectara en las salidas del producto. Costo: En este campo debe ingresar la cuenta contable correspondiente al costo que se verá afectado cuando se realice un movimiento del ítem.

21 IVA Pagado: Corresponde a la cuenta contable del IVA pagado que se afectara en el momento en que realice una compra del producto. IVA No Gravable: En este campo debe ingresar la cuenta contable del IVA no gravable del ítem que visualiza en pantalla. PAGINA 5: PARAMETRIZACION CONTABLE 2 Cuentas Devoluciones Ingreso: Corresponde a la cuenta contable de ingreso que se afectará en el momento en que haga una devolución del producto. Egreso: En este campo debe ingresar la cuenta contable de egreso que se verá afectada en la generación de una devolución. Ajuste Compras: Es la cuenta contable de ajuste de compras en el caso en que el ítem sea ajustado por inflación. IVA Devolución en Ventas: Corresponde a la cuenta contable que se afectara para la devolución de IVA cuando realice un retorno por ventas. IVA Devolución en Compras: En este campo debe ingresar la cuenta contable correspondiente a la devolución en compras para que el sistema realice la afectación correctamente. Cuentas Ajustes por Inflación

22 Ajuste por Inflación: En este campo debe ingresar la cuenta contable que se afectara cuando realice un movimiento del ítem que visualiza en pantalla en el caso en que este sea ajustado por inflación. Costo Ajuste por Inflación: Corresponde a la cuenta contable del costo ajustado que se afectara cuando realice un movimiento del ítem que está consultando en pantalla en el caso en que este sea ajustado por inflación. Corrección Monetaria: Es la contrapartida de las cuentas de ajuste por inflación, en este campo debe ingresar la cuenta de la corrección monetaria. PAGINA 6: TOTALES POR BODEGA En esta página podrá consultar la información de existencias de un ítem por sucursal y bodega. Año: En este campo debe ingresar el año a consultar la información correspondiente a los saldos de bodega de acuerdo a una sucursal. Con la tecla <TAB> puede visualizar la información después de haber digitado el año. Sucursal: Corresponde al código de la sucursal que está consultando. Bodega: Corresponde al código de la bodega que está consultando y que pertenece a la sucursal que visualiza en el mismo renglón. Saldo Unidades: Corresponde al saldo en unidades del ítem que esta visualizando en pantalla de la sucursal y bodega que esta consulta.

23 Saldo Pesos: Es el saldo en pesos de acuerdo a las unidades que está consultando de la bodega y sucursal correspondiente. Saldo Ajustes: Si el ítem que está consultando es ajustado por inflación, visualizará en este campo el saldo ajustado de la bodega y sucursal correspondiente. PAGINA 7: CANTIDADES DISPONIBLES Y PENDIENTES En esta página encontrará la información correspondiente a los saldos de pedidos y órdenes de compra del ítem que está consultando en pantalla. Sucursal: Corresponde al código de la sucursal que está consultando. Bodega: Corresponde al código de la bodega que está consultando y que pertenece a la sucursal que visualiza en el mismo renglón. Saldo en Pedidos: Es el saldo de los documentos de pedidos que ha realizado para el ítem que está consultando. Saldo en Órdenes de Compra: En este campo visualizara el saldo pendiente por pedir para las órdenes de compra que ha generado para el ítem que está consultando. PAGINA 8: NIVELES DE INVENTARIO En esta página podrá ingresar los niveles de inventario mínimo y máximo del ítem que está consultando en pantalla, adicionalmente podrá consultar la información correspondiente a los costos del producto por sucursal y bodega.

24 Sucursal: Debe ingresar el código de la sucursal que está consultando. Bodega: En este campo se ingresa el código de la bodega correspondiente a la sucursal que digitó anteriormente. Nivel Mínimo: Corresponde al nivel mínimo de inventario que asignará al ítem que está consultando en pantalla. Nivel Máximo: Es la cantidad máxima de inventario que debe definir para el ítem que está consultando en pantalla. Costo Promedio: En este campo puede consultar el costo promedio del producto correspondiente a la sucursal y bodega que esta visualizando. Costo Promedio Ajustado: Si el ítem que está consultando es ajustado por inflación, visualizará en este campo el costo promedio ajustado de acuerdo a la sucursal y bodega. Ultimo Costo Compra: En este campo podrá visualizar el último costo de compra que realizó para el ítem que está consultando en pantalla. Fecha Última Compra: En este campo podrá visualizar la información la fecha del último documento de compra que realizó para el ítem que esta visualizando.

25 PAGINA 9: INFORMACION DE LOTES En esta página podrá consultar la información correspondiente a lotes si el ítem que esta visualizando en pantalla contiene el valor sí en el campo correspondiente. Año: En este campo debe ingresar el año que desea consultar. Con la tecla tab el sistema le mostrará la información correspondiente al año que especifique. Lote: Corresponde al código de lote que creó para este ítem. Este se genera cuando realiza un documento de ingreso del producto que esta visualizando en pantalla. Sucursal: Es el código de la sucursal al que pertenece el lote que está consultando. Bodega: Es el código de la bodega correspondiente a la sucursal que esta visualizando y también en donde se generó el ingreso del lote que está consultando. Proveedor: En este campo podrá consultar el código del proveedor al cual realizó la compra del ítem que esta visualizando en pantalla. Esta información se visualizará solamente cuando la creación del lote se generó por un documento de compra. Fecha de Compra: Si el lote que esta visualizando fue creado por medio de una factura de compra, podrá visualizar la fecha en que fue realizado el documento. Fecha de Vencimiento: Cuando crea un lote nuevo en los documentos debe ingresar la fecha de vencimiento. Esta información la podrá consultar en este campo. Estado: En este campo visualizará el estado en el cual se encuentra el lote, es decir, si esta activo para realizar movimiento, ya no tiene saldo o está vencido.

26 Saldo Final: Corresponde al saldo actual del lote creado para el producto que está consultando en pantalla. PAGINA 10: CALCULO DE PRECIO SUGERIDO En esta página podrá calcular un precio de venta sugerido de acuerdo al valor de compra, fletes y tasa de cambio del producto que esta visualizando en pantalla. Valor Unitario: En este campo debe ingresar el valor de adquisición del producto que esta visualizando en pantalla. Tasa de Cambio: Corresponde a la tasa de cambio que debe digitar en el caso en que el precio del valor unitario no se encuentre en moneda local (pesos), si no es necesario el ingreso de esta información debe dejar este con el valor cero. Valor Convertido: Es el resultado del valor convertido de acuerdo a lo que ingreso en los campos valor unitario y tasa de cambio. % Fletes 1: En el caso en que el producto que esta visualizando en pantalla haya tenido algún costo de fletes debe colocar el porcentaje correspondiente en este campo, el sistema calculara automáticamente el valor tomando como base la información del campo valor convertido. % Fletes 2: Si el producto que esta visualizando en pantalla tiene un flete adicional al que ya había digitado debe colocar el porcentaje correspondiente en este campo, el sistema calculara automáticamente el valor tomando como base la información del campo valor convertido.

27 % Fletes 3: Si el ítem que esta visualizando en pantalla tuvo un tercer costo de flete adicional a los ya ingresados debe colocar el porcentaje correspondiente en este campo, el sistema calculara automáticamente el valor tomando como base la información del campo valor convertido. Costo Total: En este campo el programa realizará el cálculo del costo total del producto de acuerdo a la información que ingreso en los campos valor unitario, tasa de cambio y % de fletes 1, 2 y 3. % Rentabilidad: En este campo debe ingresar el porcentaje de rentabilidad que desea tener sobre el ítem para que el sistema realice el cálculo correspondiente. Precio Sugerido: Corresponde al precio que el sistema sugiere teniendo en cuenta el costo total del producto y el porcentaje de rentabilidad que asignó. Debe tener en cuenta que este cálculo que realiza la aplicación solamente es sugerido, si desea utilizar otra valor se puede realizar sin restricciones. PAGINA 11: PRECIOS POR PROVEEDOR En esta página podrá consultar los precios de compra por cada uno de los proveedores que le ha vendido el producto que esta visualizando en pantalla. Proveedor: Es el código del proveedor al que le ha hecho la compra del producto.

28 Valor Última Compra: Corresponde al valor de la última compra del ítem realizada al proveedor correspondiente. % Descuento: En este campo podrá visualizar el porcentaje de descuento que el proveedor realizó al ítem que esta visualizando en pantalla. Días de Entrega: Es la cantidad de días de entrega que el proveedor ofreció en la última compra que realizo del ítem. Última Fecha Compra: Corresponde a la fecha de la última compra que realizó al proveedor que está consultando. PAGINA 12: CONVERSION DE UNIDADES Esta página permite parametrizar la conversión de unidades tanto de compra como de venta, el producto ingresa en una unidad de empaque diferente a la que sale. Por ejemplo se compra por cajas pero se vende en unidades. Código: Es el código que asignara a la conversión de unidades que está creando. Descripción: Es el nombre correspondiente al código que ha creado. Factor: Es el valor de conversión que debe realizar el sistema cuando realice una compra o venta del producto.

29 PAGINA 13: CLASIFICACION ABC El análisis ABC es una manera de clasificar los productos de acuerdo a criterios preestablecidos, basados en el principio de Pareto que en el área de inventarios significa que unos pocos materiales representan la mayor parte del valor de uso de los mismos; entendiendo por valor de uso, el producto del consumo de un artículo en un periodo determinado (usualmente un año) por el precio promedio del mismo. En esta página encontrará los cálculos que realizará la aplicación con respecto a los códigos de clasificación ABC mediante los procesos especiales generados para estas operaciones. Clasificación ABC: En este campo deberá definir si el ítem que esta visualizando en pantalla utilizará la funcionalidad de clasificación ABC o no. Marca: Debe especificar la marca del producto que va a consultar para el ítem que visualiza en pantalla. Esta información debe estar creada en la tabla auxiliar Marca. Ventas: En estos campos visualizará los valores de las ventas de 12 meses anteriores a la fecha en que ejecutó el proceso especial de clasificación ABC. Picks (Entregas): Contiene la cantidad de documentos de ventas que se realizaron en los últimos 12 meses anteriores a la fecha en que se ejecutó el proceso especial de clasificación ABC Código ABC: Es el código ABC que se generó para el ítem en el momento en que se ejecuta el proceso especial correspondiente.

30 Inventario Mínimo: Es el cálculo que realiza el sistema para que usted identifique el nivel mínimo de inventario que debe tener para este ítem. Inventario Máximo: Es el cálculo que realiza el sistema para que usted identifique el nivel máximo de inventario que debe tener para este ítem. PAGINA 14: LISTA DE PRECIOS En esta página debe ingresar las diferentes listas de precios de venta que va a utilizar para el ítem que esta visualizando en pantalla. Promociones Lista de Precio: Si el producto que visualiza en pantalla tendrá descuento en un tiempo determinado, debe ingresar la lista de precios correspondiente para que la aplicación asigne el valor. Vigencia: Debe ingresar la fecha inicial y final en la cual se tendrá en cuenta para la asignación de los precios con descuento. Listas de Precios Moneda: Es el código de la moneda correspondiente al precio que va a asignar. Lista: Corresponde al código de lista de precio que va a utilizar para la venta del producto. La aplicación le mostrará los códigos que creó en la tabla Lista de Precios.

31 Precio de Venta: Es el valor de venta que asignará al ítem para la moneda y lista que especificó anteriormente. Activo: Debe activar el campo para la asignación del precio de venta en los documentos de inventarios, de lo contrario, el registro será informativo. PAGINA 15: CONTENIDO DE COMBOS En esta página debe ingresar los productos que harán parte de un combo de mercancía. Cabe aclarar que el ítem al cual se va a asignar los ítems debe tener activo el check de Es un combo activo. Código de Ítem: En este campo debe ingresar el código del ítem que hará parte del combo con el código que visualiza en pantalla. Descripción: Corresponde a la descripción del código de ítem mencionado anteriormente. Cantidad: Es la cantidad de unidades o del producto que hará parte del combo que está generando.

32 MAESTRO DE PLACAS En este maestro se ingresa la información básica de cada una de las placas de la compañía de igual manera, se puede consultar la depreciación mensual, acumulada, mantenimiento y seguros entre otra información. PAGINA 1: INFORMACION BASICA En esta página se ingresa la información básica de cada una de las placas de los activos fijos de la compañía. Clasificación Código del Ítem: Corresponde al código del producto el cual se encuentra referenciado en la aplicación de Inventarios. Clase de Activo: Indica a qué clase de activo corresponde, este dato es muy importante ya que es el parámetro que determina las condiciones de depreciación. Naturaleza: En este campo se asigna la naturaleza del activo, es decir, si es para entidad pública, oficial, convenio u otra naturaleza. Estado Actual: Indica el estado en que se encuentra el activo (en Bodega, servicio, baja o venta), de acuerdo al estado el sistema realiza la depreciación o no. Placa Referencia: Indica la asociación con otro activo para efectos de consolidación de acumulados y cálculo de provisión y valorización sobre avalúos técnicos.

33 Tipo Depreciación: Debe especificar el método de depreciación de la placa que está creando. La aplicación de Activos Fijos le permite depreciar en línea recta, reducción de saldos, por horas trabajadas o producidas. Fecha límite Depreciación: Corresponde a la fecha límite en la cual termina la vida útil del activo, esta se asigna al ejecutar por primera vez el proceso de causación mensual. %Depr./ Und.Prod. Mes: Es el porcentaje de depreciación que se aplicará en el momento de calcular la depreciación, este dato se valida con la información del maestro de clases. Saldo Unidades Producidas: Si la depreciación del activo es por horas producidas, podrá visualizar en este campo el saldo de unidades producidas para el registro que visualiza en pantalla. % Salvamento: En este campo debe ingresar el porcentaje de salvamento de la placa cuando ha finalizado su utilización o vida útil. Distribución por Estructura de Costos Son los argumentos que se tendrán en cuenta para realizar la afectación contable. Esta afectación es dinámica y parametrizable de acuerdo con la estructura de costos propia de la compañía. En los siguientes campos se programa la distribución porcentual del gasto entre las diferentes estructuras de costo, (sí aplicara el concepto de distribución de gastos de los activos) Sucursal: Código de la sucursal. Por lo general identifica la compañía. Centro de Costo: Código del centro de costos, para afectación contable Clasificación 1: Código de la clasificación uno, para afectación contable Clasificación 2: Código de la clasificación dos, para afectación contable Clasificación 3: Código de la clasificación tres, para afectación contable % Distribución: Es el porcentaje de participación de cada una de las estructura de costos, el total de los registro debe ser igual al 100 %. PAGINA 2: UBICACION En esta página se puede consultar la ubicación de la placa que está visualizando en pantalla, así como la información de asignación y salida.

34 Ubicación Bodega: En este campo podrá visualizar el código y nombre de la bodega donde ingresó la placa. Responsable: Es el nombre del empleado que se responsabiliza por el activo que visualiza en pantalla. Sucursal: Corresponde a la sucursal que se afectó con el ingreso de la placa. Centro de Costo: Centro de costo al cual se asignó el ingreso de la placa. Clasificador 1: Código de clasificador al cual se asignó el ingreso de la placa Clasificador 2: Corresponde al código de clasificador 2 que se afectó en el ingreso del activo. Clasificador 3: Es el código de clasificador 3 al cual se asignó el ingreso de la placa. Fecha Ult. Asignación: En este campo podrá visualizar la última fecha de asignación del activo que visualiza en pantalla. No. Documento: Corresponde al número de documento con el cual se realizó la asignación de la placa. Fecha Ult. Salida: En este campo podrá visualizar la fecha de la última salida de la placa.

35 No. Documento: Corresponde al número de documento de la última salida de la placa. PAGINA 3: INGRESO En esta página podrá consultar la información correspondiente a la compra del activo que esta visualizando en pantalla. Tipo Ingreso: En este campo podrá visualizar el indicador que clasifica el tipo de adquisición del activo (compra, donación). Proveedor: Corresponde al código o Nit del proveedor al cual se realizó la compra del activo. Fecha Adquisición: Es la fecha de compra del activo que visualiza en pantalla. Factura/Remisión No.: Corresponde al número de documento de soporte para el ingreso del activo. Costo Adquisición: En este campo podrá consultar el valor de compra del activo que visualiza en pantalla. Tasa de Cambio: Si el documento de ingreso fue generado con una moneda diferente a pesos, visualizará la tasa de cambio que se asignó en el movimiento. No. Documento Origen Orden o Contrato: Corresponde al número de documento de la orden de compra o contrato. Subtipo: Es el subtipo de documento con el cual se registro la compra del activo.

36 Año: Es el año del documento de compra de la placa. Mes: Corresponde al mes en el cual se compró el activo. Numero: Es el numero de documento que se creó en la aplicación para registrar la compra del activo. Observaciones: Si hay observaciones adicionales al activo que está consultando, puede ingresar la información en este campo. PAGINA 4: AJUSTE POR INFLACION Esta página muestra los ajustes por inflación realizados al activo, sí no ha sido cerrado el periodo en el recuadro de la derecha se muestran los datos de la causación del último periodo causado. PAGINA 5: DEPRECIACIONES Esta página muestra las depreciaciones causadas al activo, sí no ha sido cerrado el periodo, en el recuadro de la derecha se muestran los datos de la causación del último periodo causado.

37 PAGINA 6: CUENTAS DE ORDEN Los activos una vez terminan de ser depreciados, se reclasifican a cuentas de orden. En esta página se ven los registros correspondientes a los ajustes causados al activo, en el recuadro derecho. Sí no se ha cerrado el periodo, se mostrará la información de la causación actual. Para diferenciar el corte del cambio de causación normal (entre el periodo de compra y la última depreciación). El sistema inicia con un registro tipo uno (1) que corresponde al saldo que pasó a cuentas de orden y en adelante los registros se clasifican con tipo 2.

38 PAGINA 7: VALORIZACIONES Y PROVISIONES Esta página muestra la información de valorizaciones y provisiones que ha tenido el activo y en la parte derecha de la ventana la liquidación del mes en proceso. PAGINA 8: COMPONENTES

39 En esta página se ingresan los componentes del activo que visualiza en pantalla y se pueden consultar las placas asociadas al registro. Componentes Registro: Es el código del registro que está ingresando, este valor es asignado automáticamente por la aplicación. Código: Corresponde al código del componente que está ingresando para la placa que visualiza en pantalla. Nombre: Es la descripción del componente que está ingresando. Detalle: Si se desea detallar el componente que esta asignando, debe colocar la información en este campo. Valor: Corresponde al valor del componente que está ingresando. Placas Asociadas Placa Referencia: Corresponde al código del activo asociado. Detalle: Es la descripción de la placa de referencial. PAGINA 9: IMPUESTOS Y SEGUROS Esta página muestra se ingresa la información de impuestos y seguros. Estos datos son totalmente informativos, no se vinculan con ningún proceso.

40 Impuestos Registro: Es el código del registro que está ingresando, este valor es asignado automáticamente por la aplicación. Año: En este campo se debe ingresar el año al cual corresponde el impuesto. Código de Impuesto: Corresponde al código del impuesto que está ingresando. Detalle de Impuesto: Descripción del código ingresado anteriormente. Recibo: Es el número del recibo o formulario de pago de impuesto. Fecha: Es la fecha del impuesto que está ingresando. Avalúo: En este campo se ingresa el informe de valoración o avalúo generado en el impuesto. Autoavalúo: En este campo se ingresa el número de autoavalúo, es decir, el valor de los inmuebles determinado por los ciudadanos. Valor: En este campo se ingresa el valor del impuesto que se está registrando. Comprobante: Corresponde al número de egreso o comprobante de pago del impuesto.

41 Seguros Registro: Es el código del registro que está ingresando, este valor es asignado automáticamente por la aplicación. Número de Póliza: En este campo debe ingresar el número de la póliza de seguro del activo que visualiza en pantalla. Renovación Automática: En este campo debe especificar si la póliza de seguros se renovará o no automáticamente, para esto debe ingresar 0 Si no se renueva y 1 si hay renovación automática. Ramo: En este campo se indica el ramo del seguro que está ingresando, estos pueden ser ramo de vida, ramo de automóviles, ramo de incendios, entre otros. Nombre Titular: En este campo debe ingresar el nombre del titular de la póliza de seguro. Nombre Compañía: Es el nombre de la compañía de seguros Nombre Corredor: Corresponde al nombre del corredor de seguros de la póliza. Desde: Es la fecha inicial de la póliza de seguro. Hasta: Es la fecha de vencimiento de la póliza de seguro. Valor Asegurado: Corresponde al valor con el cual se aseguró el activo que visualiza en pantalla. Valor Prima: En este campo debe ingresar el valor de la retribución de la póliza que el asegurado paga al asegurador y que por lo general se cancela por una cobertura anual. Número de Certificado: En este campo debe ingresar el número de certificado de la póliza. Renovado (S/N): En este campo debe ingresar S si la póliza fue renovada, o N en caso contrario. Amparos: En este campo debe ingresar el detalle del amparo que cubre la póliza de seguro. % IVA: Corresponde al porcentaje de IVA que se aplicó en la adquisición de la póliza. Valor Iva: Es el valor de IVA que se aplicó en la adquisición de la póliza. PAGINA 10: MANTENIMIENTO En esta página se ingresa el detalle de los mantenimientos que se han realizado a la placa que está visualizando en pantalla, cabe anotar que esta información es informativa y no se tienen en cuenta en los procesos de la aplicación.

42 Registro: Debe digitar el código del registro que está ingresando. Detalle: En este campo se ingresa el detalle del mantenimiento que ha realizado al activo. Tercero: Corresponde al código del tercero que realizó el mantenimiento. Documento Origen: En este campo se ingresa el número de documento de soporte del mantenimiento. Valor: Es el costo del mantenimiento de la placa que visualiza en pantalla. Inicia: Corresponde a la fecha de inicio del mantenimiento de la placa. Finaliza: Fecha de finalización del mantenimiento de la placa que visualiza en pantalla. Observaciones: En este campo puede ingresar las observaciones adicionales al mantenimiento realizado. TERCEROS Este maestro almacena toda la información de clientes, proveedores, contratistas, socios, accionistas y empleados que hacen parte de su grupo empresarial. Está dividido en dos páginas, una de información general y otra de localización. PAGINA 1: INFORMACION GENERAL

43 Los datos que contiene esta página son: Identificación: Es el número de identificación tributarias o cédula de ciudadanía del Tercero; Este dato debe ser escrito sin puntos ni dígito de verificación, ya que el sistema tiene implementado el algoritmo que lo calcula. Dígito de Verificación: Este dato lo calcula automáticamente el sistema luego de digitar el respectivo NIT. Nombre: Razón social y/o nombre del tercero. 1er. Apellido: Primer apellido del tercero cuando es persona natural. Esta información es necesaria para los medios magnéticos de la DIAN. 2do. Apellido: Segundo apellido del tercero cuando es persona natural. Esta información es necesaria para los medios magnéticos de la DIAN. 1er. Nombre: Primer nombre del tercero cuando es persona natural. Esta información es necesaria para los medios magnéticos de la DIAN. Otros Nombres: Otros nombres del tercero cuando es persona natural. Esta información es necesaria para los medios magnéticos de la DIAN. Indicador de Cliente: Se utiliza para identificar si el tercero corresponde a un cliente de la empresa, si la casilla de verificación está marcada significa que es cliente. Indicador de Proveedor: Se utiliza para identificar si el tercero corresponde a un proveedor de la empresa, si la casilla de verificación está marcada significa que es proveedor.

44 Indicador de Empleado: Se utiliza para identificar si el tercero corresponde a un empleado de la empresa, si la casilla de verificación está marcada significa que es empleado. Indicador Otros: Este campo debe ser activado para los terceros que no son clientes, proveedores o empleados. Un tercero puede tener uno o más indicadores Doc. Identificación: Es el tipo de documento con el que se identifica el Tercero, estos son definidos en la tabla de documentos de identidad. Domicilio: Corresponde al origen del tercero que ingresa, es decir, si en nacional o extranjero. Estado: Determina el estado en que se encuentra El tercero (Activo o Inactivo), los terceros que se encuentran en estado Inactivo pueden tener movimientos pero no se le pueden registrar nuevos movimientos. Fecha de Ingreso: En este campo debe ingresar la fecha de creación del tercero en este maestro. Este dato es informativo. Régimen: Es el régimen tributario al cual pertenece el tercero; existen tres clasificaciones de régimen: Régimen Común Régimen Simplificado Gran Contribuyente Autoretenedor: Este identificador sirve para marcar si el tercero es autoretenedor o no. Resolución Autoretenedor: Número de resolución de autoretención asignado por la DIAN, este se debe digitar para los terceros que sean autoretenedores. PAGINA 2: LOCALIZACION En esta página se ingresa la información de ubicación o localización del tercero que está ingresando o modificando.

45 Dirección: Dirección de residencia del tercero. Teléfonos: Números telefónicos del tercero. Fax: Número de fax del tercero. Apartado Aéreo: Número del apartado aéreo del tercero. País: En este campo debe especificar el país donde se encuentra ubicado el tercero. Departamento: Corresponde del código del departamento donde se encuentra ubicado el tercero, adicionalmente, este dato debe pertenecer al país ingresado anteriormente. Ciudad: Ciudad del tercero. Dirección de correo electrónico del tercero. Pagina Web: Dirección Web del tercero. INFORMACION CONTABLE En este maestro puede consultar la información contable que se crea con los movimientos que ha realizado en Activos Fijos y que generar la interface contable al módulo correspondiente.

46 Año: Corresponde al año en que se creó el documento en inventarios, este mismo será el que se generó en contabilidad. Mes: Es el mes correspondiente a la creación del documento en inventarios. Subtipo: En este campo visualizará el código del subtipo de documento correspondiente al creado en el módulo. Número: Es el número de documento creado en inventarios del año, mes y subtipo que esta visualizando en pantalla. Registro: Es el número de registro que se generó en el documento contable el cual realizó interface a la aplicación correspondiente. Fecha: Es la fecha de creación del documento Sucursal: En este campo visualizará la sucursal correspondiente al documento que esta visualizando en pantalla. Centro de Costo: Es el código del centro de costo que se afectó en el documento que esta visualizando en pantalla. Clasificador 1: Corresponde al código de clasificación 1 del documento que esta visualizando en pantalla. Clasificador 2: Es el código de clasificación 2 que se afectó en el documento.

47 Clasificador 3: Código de clasificación 3 del documento que esta visualizando en pantalla. Cuenta: Corresponde al código de la cuenta contable que se va a afectar de acuerdo al documento que esta visualizando en pantalla. Tercero: Es el código del tercero que se afectará contablemente con la interface del documento que esta visualizando en pantalla. Descripción: Es la descripción con que se creó el documento en contabilidad. No Cheque: Si se realizó el documento en inventarios con movimiento de cheque visualizará en este campo el número correspondiente. Marca Traslado: Si visualiza una X en este campo quiere decir que el documento fue creado satisfactoriamente en la aplicación de Contabilidad. Costo de Ventas: Este campo le indica si la cuenta contable que esta visualizando en pantalla afecta las cuentas de inventarios o costos. Base: Corresponde al valor del campo base que se asignará en el documento contable. Débitos: Es el valor débito que se creara para la cuenta que esta visualizando en pantalla. Crédito: Es el valor crédito que se generará en el documento contable para la cuenta que esta visualizando en pantalla. CLASES DE ACTIVO En este maestro se ingresan las diferentes clases de activos que se van a procesar en la aplicación, esta información se asigna a los activos fijos que se han creado. Este es uno de los maestros principales de la aplicación ya que se define el tipo de depreciación, los meses a depreciar y el porcentaje de unidades por depreciar para el procesamiento de la información.

48 Código: En este campo debe ingresar el código de la clase de activo que se va a crear. Nombre: Corresponde a la descripción del código de la clase de activo que está creando. Naturaleza: En este campo debe especificar la naturaleza de la clase de activo, es decir, si es por convenio, pública o privada, entre otros. Tipo de Depreciación: Debe especificar el tipo de depreciación que se va a procesar para la clase de activo. La aplicación de Activos Fijos le permite depreciar en línea recta, reducción de saldos, por horas trabajadas o producidas. Meses a Depreciar: En este campo debe ingresar los meses que se van a depreciar para las placas asignadas a la clase de activo. % o unidades por depreciar: En este campo debe ingresar el porcentaje o la cantidad de unidades que se depreciaran paras las clases de maquinaria, muebles y enseres, equipos de cómputo, entre otros. Aplicar Topes: En este campo se debe especificar si para la clase de activo se aplicarán los topes especificados en el maestro de Paag Mensual Débito: Si se van a aplicar topes para menor cuantía, debe ingresar el código de cuenta para afectación débito.

49 Crédito: Si se van a aplicar topes para menor cuantía, debe ingresar el código de cuenta para afectación crédito. Indicador de IVA: Si la clase de activo que está creando utiliza el IVA en el costo, debe activar este campo. Formulario Técnico: En este campo debe ingresar el nombre del formulario técnico que se asignará a los activos fijos que pertenezcan a la clase de activo. CONTABILIZACION DE MOVIMIENTOS En este maestro se ingresa las cuentas que se afectaran contablemente con los movimientos o documentos que se crean en la aplicación, esta contabilización debe realizar por las clases de activos que se han creado. PAGINA 1: COSTO Y ACUMULADOS En esta página se ingresan las cuentas contables que se afectarán para los costos y acumulados de las placas que se afectaron con el tipo de documento que visualiza en pantalla. En la columna de la izquierda debe ingresar las cuentas para la afectación débito, en la columna de la derecha, debe ingresar las cuentas para afectaciones crédito. PAGINA 2: VALORIZACIONES Y CUENTAS DE ORDEN En esta página se ingresan las cuentas contables de las valorizaciones y de orden de los activos que pertenecen a la clase y que se han afectado con el tipo de documento que visualiza en pantalla.

50 PLANTILLA CONTABLE En este maestro se debe ingresar la información contable que se generará con los ajustes por inflación y depreciación, las afectaciones de cuentas de orden cuando el activo ya ha sido depreciado completamente y las valorizaciones que se apliquen a las placas. PAGINA 1: AJUSTES POR INFLACION Y DEPRECIACIONES

51 Clase: Corresponde al código de la clase al cual se va a asignar la plantilla o afectación contable. Sucursal: Debe ingresar el código de la sucursal a la cual se afectará la información contable. C. Costo: Es el código del centro de costo que se afectará con la afectación contable. Clasificador 1: Código de clasificador 1 que se tendrá cuenta en la afectación contable. Clasificador 2: Código del clasificador 2 que se afectará en la creación de la información contable. Clasificador 3: Corresponde al código del clasificador 3 el cual se verá afectado en la afectación contable. Debe tener en cuenta que la estructura de costo mencionada anteriormente también se utiliza como filtro en la afectación contable de las placas, es decir, la plantilla contable que se tomará para la afectación de una placa debe tener la misma estructura de costos de los documentos de la aplicación. Ajustes por Inflación y Depreciaciones En esta sección debe ingresar las cuentas contables que se afectarán para los ajustes por inflación y depreciación de las placas que se encuentren asignadas a la clase que visualiza en pantalla y su distribución corresponde con la estructura de costos del registro.

52 PAGINA 2: CUENTAS DE ORDEN En esta página se debe ingresar las cuentas de orden de costos, préstamos y ajustes por inflación que se afectarán en los movimientos contables de las placas que ya se han depreciado completamente. PAGINA 3: VALORIZACIONES Y PROVISIONES En esta página se ingresan las cuentas contables correspondientes a las valorizaciones y provisiones de los activos que aún se encuentran en servicio. También se debe ingresar las cuentas de orden para los activos que ya se han depreciado.

53 INFORMACION ADICIONAL DOCUMENTOS En este maestro se relaciona la tabla de tipos de documentos con el maestro de consecutivos, de esta manera se habilita el consecutivo de placas de acuerdo con el tipo de documento. Los datos del maestro de información adicional son:

54 Tipo de Documento: Código del tipo de documento con su descripción. Código de consecutivo placas: Indica el código del consecutivo de placas que se empleara para este tipo de documento. Estado inicial de la placa: Indica el estado en que queda el activo al momento de ingresar en el maestro de placas. Comprobante Contable: En este campo se debe especificar el tipo de documento que se afectará contablemente en el ingreso del activo. Ingreso a Inventarios: En este campo debe ingresar el tipo de documento que genera el ingreso del activo fijo desde la aplicación de Inventarios. CONSECUTIVO DE PLACAS En este maestro se definen los diferentes tipo de consecutivos que se van aplicar a los activos fijos por conceptos, es decir, definir un consecutivo ingresos, por muestras, por adquisición, con esto se identifica los activos por los consecutivos de la placas y por concepto. Los datos del maestro de consecutivos son:

55 Código de Consecutivo: Corresponde al código de consecutivo que está creando o modificando. Número Inicial: El número en el que se inicia el consecutivo para ese concepto Longitud: Es la cantidad de caracteres que tiene el consecutivo, esto incluye el prefijo del consecutivo o caracteres. Caracteres: En este campo debe especificar la abreviatura o los caracteres que se incluirán en la numeración, por ejemplo, para compras podría ser COM. Número Actual: En este campo podrá visualizar el siguiente consecutivo que se utilizará en la creación del próximo activo fijo en la aplicación. FICHA TECNICA OBRA DE ARTE En este maestro se debe ingresar la ficha técnica o especificaciones de los activos que son catalogados como obra de arte. PAGINA 1: INFORMACION GENERAL

56 Placa: En este campo debe ingresar el código de la placa del activo al cual creará la ficha técnica. Título de la Obra: Corresponde al título de la obra de arte que está ingresando. Autor: Es el nombre del autor o pintor de la obra. Técnica: Es la técnica de pintura usada para esta obra de arte. Procedencia: Corresponde a la procedencia de la obra de arte a la cual ingresa la ficha técnica. Colección: Debe ingresar la colección a la cual pertenece la placa. Cronología: En este campo se ingresa la cronología de la obra de arte, es decir, la época en la cual se creó la obra de arte. Año: Es el año de creación de la obra de arte. Dimensiones: Corresponde al tamaño de la obra de arte. Firma: Corresponde a la firma que identifica al autor de la obra de arte. Tipo: Corresponde al tipo de obra de la obra de arte. Avaluador: Corresponde al nombre de avaluador o persona que calcula el valor de la obra de arte. Estado conservación: Es el estado en el cual se encuentra la obra. Valor: Es el valor de la obra de arte a la cual está creando la ficha técnica. Fecha: Es la fecha en la cual se realizó el avalúo de la obra de arte. PAGINA 2: OTROS DATOS En esta página se ingresan otros datos adicionales a la ficha técnica para agregar mayores características a la obra de arte.

57 FICHA TECNICA ARMAS En este maestro se ingresa la ficha técnica de los activos catalogados como armas, de esta manera podrá acceder a sus especificaciones en el momento deseado. PAGINA 1: INFORMACION GENERAL

58 Placa: En este campo debe ingresar el código de la placa del activo al cual creará la ficha técnica. Clase: Corresponde a la clase o tipo de arma a la cual está generando la ficha técnica. Información General Tipo: Corresponde al tipo de arma que se especificará para la placa que visualiza en pantalla. Marca: Corresponde a la marca del arma que visualiza en pantalla. Proveedor: Es el nombre del proveedor que vendió el arma a la compañía. Acerrojamiento: En este campo debe ingresar el acerrojamiento u operación de cierre de la recámara del arma (lugar del cañón). Velocidad de Alcance: Corresponde a la cantidad de velocidad de alcance del arma que visualiza en pantalla. Origen: Debe ingresar el origen o lugar donde adquirió el arma. Uso actual: Debe especificar el uso que le está dando al arma que visualiza en pantalla. Calibre: Debe ingresar el calibre del cañón del arma que está ingresando. Modelo: Corresponde al modelo del arma.

59 Cañón: Corresponde a la descripción del tubo del arma de donde sale el proyectil. Función: Es la función del arma que visualiza en pantalla. Peso: Corresponde al peso total del arma que visualiza en pantalla. Salvoconducto: Es el número del documento expedido por la autoridad para permitir el tránsito libre y sin riesgo del portador. No. Licencia: Es el número de la licencia que permite la utilización del arma. Avaluador: Corresponde al nombre de avaluador o persona que calcula el valor del arma. Estado conservación: Es el estado en el cual se encuentra el arma. Valor: Es el valor del arma a la cual está creando la ficha técnica. Fecha: Es la fecha en la cual se realizó el avalúo del arma. PAGINA 2: OTROS DATOS En esta página se ingresan otros datos adicionales a la ficha técnica para agregar mayores características al arma que visualiza en pantalla.

60 FICHA TECNICA EQUIPO DE COMPUTO En este maestro se ingresa la ficha técnica de los activos que son equipos de cómputo, de esta manera podrá acceder a sus especificaciones en el momento deseado. PAGINA 1: INFORMACION GENERAL Placa: Corresponde al código de la placa a la cual está creando la ficha técnica. Clase: En este campo debe ingresar la clase o tipo de equipo de cómputo. Tipo: Debe ingresar el tipo de equipo de cómputo que está ingresando. Ej.: Sistemas Centrales, Equipos Personales, entre otros. Marca: En este campo debe ingresar el código de la marca del equipo de cómputo. Velocidad: Es la velocidad del procesador del equipo. Serie: Corresponde a la serie del equipo de cómputo. Modelo: Es el modelo del equipo que está ingresando de acuerdo a la marca digitada anteriormente. Memoria: Debe especificar el tipo y capacidad de memoria RAM. Tarjetas: En este espacio se especifica las diferentes tarjetas que contiene el equipo de cómputo.

61 Unidades: Son las unidades de almacenamiento del equipo de cómputo. Software: Debe especificar el software instalado en la placa o activo fijo que está ingresando. PAGINA 2: OTROS DATOS En esta página se ingresan otros datos adicionales a la ficha técnica para agregar mayores características al equipo de cómputo que visualiza en pantalla. FICHA TECNICA EDIFICIOS - TERRENOS En este maestro se ingresa las especificaciones de los activos o placas catalogadas como edificios o finca raíz. PAGINA 1: INFORMACION GENERAL En esta página se ingresa la información general que debe especificar para la placa que visualiza en pantalla.

62 Placa: Corresponde al código de la placa al cual especificará la ficha técnica para identificar sus características. Información General Tipo de inmueble: Debe asignar el tipo de inmueble que es la placa que visualiza en pantalla. Ubicación: Corresponde a la ubicación física de la placa. Actividad inmueble: Corresponde a la actividad para la cual será utilizado el inmueble. Ej.: Almacenamiento de productos, oficina principal, Actividad económica. Actividad sector: Debe especificar el sector económico al cual está destinado la placa. Ej.: Sector de Servicios, Sector comercial. Uso inmueble: En este campo se usa una breve descripción del uso que se dará a la placa que visualiza en pantalla. Dirección: Es la dirección donde se encuentra ubicado el inmueble. Edad: Es la cantidad de años que lleva construido el inmueble. Alcance: Debe especificar el alcance o lo que se obtiene con la placa que está ingresando. Inspección: Es la fecha en la cual se realizó la última inspección del inmueble.

63 Cat. Acabado: En este campo se ingresa en que categoría o tipo se encuentran los acabados del inmueble, es decir, acabados en madera, acabados en yeso Avalúo Avaluador: Corresponde al nombre de avaluador o persona que calcula el valor del edificio. Estado conservación: Es el estado en el cual se encuentra el edificio. Valor: Es el valor del edificio al cual está creando la ficha técnica. Fecha: Es la fecha en la cual se realizó el avalúo del edificio. PAGINA 2: IMAGEN En esta página se ingresa la imagen del edifico o inmueble al cual está especificando la ficha técnica, también puede ingresar algunas observaciones adicionales y otros servicios que considere importante resaltar. PAGINA 3: ADQUISICION En esta página se ingresan las características de adquisición del inmueble que visualiza en pantalla, de esta manera podrá ingresar rápidamente a la información en el momento requerido sin necesidad de buscar los datos físicamente.

64 Título compra: En este campo debe ingresar el título de propiedad del inmueble que visualiza en pantalla. Escritura Número: Corresponde al número de escritura del inmueble la cual otorga la titularidad registral al propietario. Fecha: Es la fecha en la cual se generó la escritura del inmueble a la compañía. Notaria: Debe indicar la notaria donde se encuentra registrada la escritura del inmueble. Circulo: Corresponde al círculo notarial donde fue registrada la escritura, es decir, la ubicación de la notaria. Aclaratoria numero: Si hay aclaraciones añadidas a la escritura pública, es decir correcciones adicionales, debe ingresar el número correspondiente. Fecha: Es la fecha en la cual se expidió la aclaración a la escritura pública. Notaria: Corresponde al número de la notaria donde se realizó la aclaración. Circulo: Corresponde al círculo notarial donde fue registrada la escritura, es decir, la ubicación de la notaria. Matricula inmobiliaria: Debe ingresar el número de la matrícula inmobiliaria del inmueble. Registro catastral: En este campo debe ingresar el número del registro catastral del inmueble.

65 Estrato socioeconómico: Debe ingresar el número del estrato en el cual se encuentra el inmueble. Cantidad de pisos: Corresponde a la cantidad de pisos que tiene el inmueble. Cantidad parqueaderos: Si el inmueble posee parqueaderos, debe especificar la cantidad en este campo. PAGINA 4: LINDEROS En esta página se describen los linderos o línea de división de la propiedad la cual viene descrita en las escrituras públicas del inmueble. Estos linderos se deben especificar para cada uno de los puntos cardinales del inmueble, también se debe especificar los barrios adyacentes. PAGINA 5: SUPERFICIE En esta página se ingresa las especificaciones de la superficie en la cual se encuentra el inmueble al cual está realizando la ficha técnica. También se especifica la estructura del inmueble al cual está realizando la caracterización para registrar la mayor información posible.

66 FICHA TECNICA DE EQUIPOS En este maestro se ingresan las fichas técnicas de los activos fijos catalogados como equipos o maquinaria, mas no como equipos de cómputo ya que hay un maestro especializado para este tipo de especificaciones. PAGINA 1: INFORMACION GENERAL En esta página se ingresan las características generales del activo catalogado como maquinaria o equipo.

67 Placa: Corresponde al código de la placa a la cual está realizando la ficha técnica. Clase: Debe ingresar el tipo de maquinaria o equipo que esta describiendo. Información General Tipo: Debe especificar el tipo de maquinaria que está detallando. Marca: Corresponde a la marca del equipo que esta visualizando en pantalla. Serie: Es el número del serial del equipo. Modelo: Modelo del equipo que visualiza en pantalla. Inf. Técnica: En este campo se ingresa la información técnica o especificaciones del equipo que está ingresando. Inf. Funcional: Es la descripción de la funcionalidad de la máquina que esta detallando. Avalúo Avaluador: Corresponde al nombre de avaluador o persona que calcula el valor de la máquina. Estado conservación: Es el estado en el cual se encuentra el equipo. Valor: Es el valor de la máquina a la cual está creando la ficha técnica. Fecha: Es la fecha en la cual se realizó el avalúo del equipo.

68 PAGINA 2: IMAGEN En esta página se ingresa la imagen del activo, también se puede ingresar datos adicionales que complementan la ficha técnica de la placa que visualiza en pantalla.

69 FICHA TECNICA LIBROS En este maestro se ingresa la ficha técnica de las placas o activos fijos catalogados como libros, de esta manera tendrá acceso rápido a la información. PAGINA 1: INFORMACION GENERAL En esta página se ingresa la descripción general de la placa catalogada como libro, la cual incluye información importante de identificación de las especificaciones de tal forma que se podrá asemejar fácilmente y también permite acceder a la información en el momento requerido. PAGINA 2: TEMAS En esta página se ingresa información adicional a la ficha técnica de la placa que visualiza en pantalla, estos dato complementan la descripción del activo fijo.

70 FICHA TECNICA VEHICULO En este maestro se ingresa la ficha técnica de las placas o activos fijos catalogados como vehículos, de esta manera tendrá acceso rápido a la información. PAGINA 1: INFORMACION GENERAL En esta página se ingresa la descripción general de la placa catalogada como vehículo, la cual incluye información importante de identificación de las especificaciones de tal forma que se podrá asemejar fácilmente y también permite acceder a la información en el momento requerido.

71 PAGINA 2: IMAGEN En esta página se ingresa información adicional a la ficha técnica de la placa que visualiza en pantalla, estos dato complementan la descripción del activo fijo.