Administración de compras e inventarios

Transcripción

1 Administración de compras e inventarios

2 1 Sesión No. 1 La función de las compras. Parte I Objetivo: En esta sesión el estudiante describirá la función del departamento de compras en una empresa, indicando sus objetivos y la clasificación de los tipos de compras con la finalidad de relacionar sus actividades propias con las de otros departamentos. Contextualización Por qué hay que darle máxima importancia a la gestión de compras en una empresa? En épocas antiguas ya se desarrollaban los primeros modelos de compras también conocido como el trueque, siendo un modelo de cambio y abastecimiento y lo hemos ido perfeccionando con el paso de los años hasta llegar a la actualidad con modelos comerciales. El abastecimiento de una empresa es su principal alimento y soporte. Los empresarios, dueños y directivos, siendo su principal función el dirigir y organizar los recursos humanos, económicos y materiales de la empresa, deberán controlar el cumplimiento de los objetivos establecidos con la finalidad de alcanzar los niveles de rentabilidad, productividad y resultados previstos; siendo una importante función estratégica la gestión de las compras de la empresa.

3 2 Introducción al Tema Te ha pasado que requieres comprar un producto y está escaso en todos los establecimientos a los que acudes? Las compras son el elemento fundamental para el desarrollo productivo, ya que se convierten en la fuente de abastecimiento que finalmente alimenta y soporta el engranaje competitivo de los diferentes productos que más tarde se ofertarán en el mercado, es por esto que cuando las unidades productivas fallan, lo más común es que ocasione un cuello de botella de producción, situación que se refleja en la carencia de productos para satisfacer la demanda. Hay otros casos que son productos de temporada y no todo el año podemos disponer de ellos, es por eso que la previsión de las compras es de suma importancia para el incremento de las utilidades de la empresa o negocio.

4 3 Explicación La importancia de la función de compras En los últimos años los comercios y negocios han sufrido cambios y modernizaciones por el desarrollo de la tecnología en procesos operativos, comunicaciones y la gran necesidad de actualizar y modernizar para lograr mayor eficiencia en su empresa. Las compras son la gestión de adquisiciones de productos y/o servicios en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo o adecuado buscando la máxima rentabilidad para la empresa. Las compras o adquisiciones, como son llamadas comúnmente en las organizaciones, se tornan en el elemento fundamental para el desarrollo productivo, ya que se convierten en la fuente de abastecimiento y por lo tanto en los productos que más tarde se ofertarán en el Mercado. La actividad de comprar consiste en suministrar de manera ininterrumpida, materiales, bienes y/o servicios para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de producción. Imagen1, obtenida de La importancia de la función de las compras o adquisiciones en las empresas se puede resumir en los siguientes puntos: 1. Las compras aseguran una fuente constante de materiales para nutrir el área productiva de las empresas. 2. Tiene injerencia directa en las funciones de tiempos y movimientos productivos de la organización, ya que maneja de manera directa tanto la periodicidad como la cantidad de adquisiciones.

5 4 3. Debe controlar al detalle el manejo de los inventarios para que no se tornen en una carga económica para la fijación de precios del producto. 4. Define junto con los departamentos de Producción y Marketing la calidad de los materiales adquiridos para los productos, según las características de la demanda. 5. La cuantía del producto que el departamento de Marketing oferta, está directamente afectada por la previsión de cantidades de materiales adquiridos para suministrar al departamento de Producción. 6. El departamento de compras influye directamente en el incremento decremento de las utilidades de la organización, ya que sus adquisiciones Imagen2, obtenida de dependen de la calidad y el tipo de producto que se oferte en el Mercado. 7. También asegura el funcionamiento global de la empresa, por medio del cumplimiento de las adquisiciones, tanto de soporte como de producción. 8. Se torna en el epicentro que centraliza solicitudes y distribuye elementos a los diferentes departamentos o divisiones. Consideraciones y tipos de compras Los bienes y/o servicios que maneja la empresa deben proporcionarse en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el precio acordado y en el lugar requerido por el cliente, dentro de los tiempos estipulados previamente, es decir, que ni antes ni después, ya que tanto una entrega anticipada no acordada como un retraso no reduce costos ni ayuda con el cumplimiento de la misión de la organización.

6 5 La función de compras ha ido evolucionando con funciones más avanzadas como la innovación y prospección de nuevos mercados y participación en el desarrollo de productos, necesitándose de una mayor tecnificación de los compradores. Sobre la nueva tendencia para el manejo y administración de compras en las empresas, Harold Arabia Ríos comenta El ERP (Enterprise Resource Planning) es una aplicación de gestión empresarial diseñada para cubrir todas las áreas funcionales de la empresa. Los ERP son una forma de utilizar la información a través de la organización de manera más proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una empresa como lo son: producción, compras, inventario y cadena de suministros, abastecimiento, finanzas, RH, logística y distribución, ventas, servicio al cliente y relación con proveedores. Este tipo de soluciones ERP les permite mantenerse a la vanguardia e innovación para tener éxito en los mercados donde se desarrollan y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo. Las compras y su proceso exigen una serie de etapas para que se lleve a cabo con éxito, Nohora Ligia Heredia clasifica las compras en 3 modelos: A) Tarea nueva o compra nueva: Consiste en la realización de pedidos nuevos y se presenta cuando no ha existido previo nexo comercial con el proveedor y se desean conocer nuevas alternativas de suministros o cuando se incursiona en estrategias de desarrollo de producto o de diversificación. B) Recompra modificada Se genera cuando ya se ha establecido una relación comercial previa con el proveedor y simplemente se modifica o varía alguna de las condiciones

7 6 iniciales de compra, como: volumen de pedido, referencias o características del producto, fecha de entrega, lugar de la entrega y/o condiciones de pago. C) Recompra Directa Se presenta si se establecen relaciones comerciales con proveedores ya conocidos y no se cambia o modifica ninguna de las circunstancias pactadas anteriormente, en lo referente a características y referencias de los productos, fecha y lugar de entrega y condiciones de pago. Se toma esta alternativa cuando ya se conoce y se confía en el proveedor. COMPRA EMPRESARIAL CLASES DE COMPRA COMPRA NUEVA RECOMPRA MODIFICADA RECOMPRA DIRECTA 1. Anticipación o identificación de un problema (una necesidad) y una solución general. 2. Determinación de las características y la cantidad del objeto necesitado. 3. Descripción de las características y cantidad del objeto necesitado. 4. Investigación y evaluación de las fuentes potenciales. 5. Adquisición y análisis de cotizaciones. 6. Evaluación de ofertas y selección de un proveedor. Sí Quizás No Sí Quizás No Sí Sí Sí Sí Quizás No Sí Quizás No Sí Quizás No

8 7 7. Selección de una rutina de pedido. 8. Retroalimentación y evaluación. Sí Quizás No Sí Sí Sí Cuadro1: Tomado de Stanton William, 1995, Fundamentos de Mercadotecnia, pág. 175 En la tabla anterior se observa que deben tomar en cuenta las fases de la compra empresarial que reflejan su acción en la clase de compra, donde interactúan los pasos del procedimiento decisorio con los tipos de compras empresariales, dejando entrever las circunstancias más relevantes del proceso.

9 8 Conclusión El departamento de compras realiza muchas funciones y actividades que se pueden considerar como compartidas y otras de responsabilidad absoluta de otras áreas de la empresa, el comprador debe estar atento para que las otras áreas y personas procedan a efectuar y agilizar las operaciones que se deriven de las decisiones de compras. La interrupción del proceso en alguna de sus operaciones, sin conocimiento del departamento de compras, puede ser causante de que se pierdan oportunidades de mercado, se afecten las ventas e inventarios y las relaciones con los proveedores sean desfavorables.

10 9 Para aprender más Cortés Mayen, L. (2012) Control del ciclo de compras. Video de YouTube, obtenido de: Rosillo Miguel, A. (2013) La importancia de organizar el departamento de compras en la Empresa. Artículo para el Grupo Medianzo, obtenido de: S.a. (s.f.) Sistemas de información gerenciales, ERP. Obtenido de:

11 10 Actividad de Aprendizaje Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual a través de un mapa conceptual expliques las funciones del departamento de compras. Puedes realizarlo en cualquier programa especializado en mapas conceptuales, al final tendrás que guardarlo como imagen en formato JPG para subirlo a la plataforma de la asignatura. Recuerda que un mapa conceptual constituye un eficaz medio para representar gráficamente ideas o conceptos que están relacionados jerárquicamente. Mediante este procedimiento aprovecharemos el poder conceptual de las imágenes, facilitando el aprendizaje y el recuerdo de un tema. 1. Lee cuidadosamente el texto hasta entenderlo con claridad. En caso de contener palabras de difícil significado, habrás de consultarlas en el diccionario y comprobar qué función desempeñan en su contexto. 2. Localiza y subraya las ideas o términos más importantes (palabras clave) con las que elaborarás el mapa. 3. Determina la jerarquización (subordinación) de esas palabras. 4. Establece las relaciones que existen entre ellas. 5. Utiliza correctamente una simbología gráfica (rectángulos, polígonos, óvalos, etc.). En esta actividad se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Resumen Representación gráfica

12 11 Bibliografía IntelisisOfficial s channel (2013) Qué es un ERP? Video obtenido de YouTube: Marketing Publishing. (2007) Compras e inventarios. España: Ediciones Díaz de Santos. ProQuest ebrary. Web. 13 October Mora García, L.A. (2010) Gestión logística integral: las mejores prácticas en la cadena de abastecimientos. Colombia: Ecoe Ediciones. ProQuest ebrary. Web. 13 October Nohora Ligia, H.V. (s.f.) Gerencia de compras, la nueva estrategia competitiva. Ecoe Ediciones.