Trabajo Práctico Final

Transcripción

1 Trabajo Práctico Final Suramericana de Seguros Cuerpo A Sierra Ospina Andrea González Moreno Macarena Mas Veronica Recursos Humanos Dominici Maria Rosa Relaciones Públicas Martes/ Mañana 1 24/06/14

2 TRABAJO PRÁCTICO FINAL AUTORES: Macarena González Moreno Verónica Más Andrea Sierra ASIGNATURA: Recursos Humanos DOCENTE: Maria Rosa Dominici FECHA DE CURSADA: Primer cuatrimestre de FECHA DE EXAMEN FINAL:

3 Trabajo Práctico Final Suramericana de Seguros Cuerpo B Sierra Ospina Andrea González Moreno Macarena Mas Veronica Recursos Humanos Dominici, Maria Rosa Relaciones Públicas Martes/ Mañana 1 24/06/14

4 TRABAJO PRÁCTICO FINAL Consigna 1) Historia de la empresa. 2) Análisis FODA. 3) Organigrama general y del área. 4) Análisis de la problemática relevada a partir de cuestionarios y entrevistas al responsable de recursos humanos, clientes, usuarios, sindicato interviniente y personal. 5) Diagnóstico de situación. 6) Fijación de objetivos y metas del plan de acción a proponer. 7) Desarrollo plan de acción. 8) Determinación de medios. 9) Cronograma y calendarización. 10) Presupuesto estimativo. 11) Conclusiones.

5 1) Historia de la empresa El 2 de enero de 1998, en Medellín- Colombia, se funda la Promotora Bolivariana como iniciativa empresarial de Alfonso Rincón Castellanos y Jaime Sierra Pérez. En este momento, la empresa cumple la función de ser canal de distribución de Agrícola de Seguros, perteneciente a la Federación Nacional de Cafeteros de Colombia. Para ese entonces solo 3 personas conformaban la nómina de empleados. Luego de 15 años, son en total 27 empleados directos y 54 asesores comerciales, todos trabajando dentro de la misma oficina. En el 2007, la empresa Suramericana de Seguros (Sura) compra y absorbe Agrícola de Seguros, tomando como canal de distribución principal a la Promotora Bolivariana, pasando esta a trabajar exclusivamente para Sura, adoptando la infraestructura y la imagen de ella y conservando su nombre original solo para algunas transacciones y facturaciones. Promotora Bolivariana comienza entonces a funcionar bajo el mando de Suramericana de Seguros, adaptándose a las normativas y la línea de trabajo propuestas por esta compañía. Misión: Somos un equipo humano, comprometido con la sociedad, que desde la consultoría integral, para el aseguramiento de personas y bienes, demostramos nuestro compromiso con la generación de empleo, con la oportunidad de desarrollo empresarial de nuestros asesores y con el bienestar de nuestros clientes. Visión: Seremos en el 2014 una empresa consolidada motor del mercado asegurador, impulsador del cambio generacional de asesores empresarios y profesionales, empleados empoderados y un continuo trabajo por la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes. Valores: Ética Respeto Responsabilidad

6 Amistad Lealtad Transparencia Equidad Forma organizativa: Aunque la Promotora Bolivariana trabaja de forma exclusiva para Suramericana y sigue su línea de funcionamiento, ésta cuenta también con una forma de organización propia. Esta empresa tiene una forma organizativa piramidal, en la cual, en la parte superior de la pirámide se encuentra el gerente general, seguido de los socios y de 5 directores. GERENTE SOCIOS DIRECTORES Clientes y Cartera de Productos: Los clientes y consumidores potenciales de las empresas aseguradoras tienden a ser personas con una capacidad adquisitiva media para que puedan acceder a los productos y servicios que se comercializan. Plantean que cualquier persona puede acceder a un seguro siempre y cuando esté en la capacidad de pagar las cuotas.

7 No solo personas particulares puede acceder a los seguros, también las pymes y las grandes empresas pueden asegurarse por lo que estas compañías están en constante renovación de sus productos para poder satisfacer las necesidades de todos los distintos clientes que adquieren un producto. Seguros para personas: - Accidentes - Arrendamiento - Autos - Educación - Enfermedades Graves - Exequias - Hogar - Renta diaria POS (complemento al Plan Obligatorio de Salud) - Rentas Vitalicias - Salud - SOAT (seguro obligatorio de accidentes de tránsito) - Vida Para grandes empresas y pymes: - Agrícola - Arrendamiento - Cumplimiento - Incendio - Ingeniería - Manejo - Multiriesgo - Responsabilidad Civil - Sustracción - Transporte Para empleados: - Seguros colectivos de Autos

8 - Seguros colectivos de Hogar - Seguros colectivos de Pensiones - Seguros colectivos de Renta - Seguros colectivos de Salud - Seguros colectivos de Vida

9 2) Análisis FODA Suramericana de seguros es una empresa de seguros que nace en Medellín, Colombia y que desde hace más de veinte años es la empresa líder en seguros del país. Actualmente está presente en otros países de Latinoamérica como Perú, Panamá y Chile. En Colombia, la compañía cuenta con más de 46 sucursales en todo el país. Presta servicios de asesoría de seguros para personas naturales, pymes y grandes empresas. Su cartera de productos es amplia: vida, salud, educación, responsabilidad civil, pensiones, hogar, Transporte, entre otros como se planteó anteriormente. Fortalezas (I) Empresa posicionada en el mercado de seguros de Colombia. Personal que se capacita constantemente sobre las herramientas de trabajo para que puedan ofrecer a los clientes lo que se acomode a sus necesidades. Amplia cartera de productos y en constante renovación. Oportunidades (E) Necesidad constante de acceder a seguros. Al tener más capacidad adquisitiva, las personas tienen la posibilidad de acceder a mejores productos. No están ingresando al mercado potenciales competidores ya que las empresas de seguros que ya están, tienen gran trayectoria y captan la mayoría de los clientes. Debilidades (I) Gran cantidad de empleados tienen mucho tiempo dentro de la empresa por lo que se les dificulta estar al día con las actualizaciones tecnológicas. Amenazas (E) El 2014 es un año de grandes eventos. Las elecciones presidenciales en el país generan cierto temor al momento de tomar decisiones e invertir dinero ya que es una época de gran especulación tanto económica como política.

10 ENTREVISTA A JAIME SIERRA, GERENTE SUCURSAL SURAMERICANA, VÍA MAIL 1. Cuantos empleados tienen? Actualmente somos 84 empleados entre los que se encuentran los asesores de seguros con un horario más flexible y los empleados fijos de la oficina que cumplen horario. 2. Son más mujeres o más hombres? De los 84 son 68 mujeres y 16 hombres. 3. Son más los jóvenes o los más adultos? Son más los jóvenes pero aunque permaneces algunos con más tiempo dentro de la oficina. 4. Tienen área de recursos humanos? No directamente. Trabajamos de la mano con Recursos humanos de la oficina principal y toda la otra operatividad que se requiera esta en cabeza de la Dirección Administrativa de dicha oficina. Cualquier pedido de personal que se tenga se debe pedir a este departamento. 5. Si no tienen, quien se encarga de esas tareas? Suramericana nos apoya en los procesos que se requiera, como contratación de personal y algunas capacitaciones. 6. Cada cuanto contratan gente nueva? Tratamos de que la rotación del personal no sea muy alta, por eso es muy esporádica la contratación de personal nuevo, sin embargo hay situaciones en las que se requiere hacer un cambio y lo hacemos. 7. Se le hace algún proceso de inducción a los empleados nuevos?

11 Todos los empleados tienen internamente una capacitación inicial y de acuerdo a los cargos son enviados a Suramericana para el refuerzo en la parte operativa. 8. Se hacen capacitaciones? Si, todas dependiendo de las necesidades que van surgiendo. 9. Que tipos de capacitaciones? En herramientas, actualizaciones en el sistema y operatividad que los asesores y empleados deben dominar de acuerdo al cargo. 10. Donde las hacen y cada cuánto? Se realizan al interior de la oficina o directamente en la central de Suramericana. De acuerdo al ramo y las actualizaciones en procesos y políticas (autos, vida, salud, entre otros) la compañía principal programa capacitación cada 3 o 4 meses y al interior de la oficina la frecuencia radica en la necesidad que notemos en los empleados y asesores. 11. Cuando salen nuevas herramientas de trabajo como se las enseñan a los empleados? Se envían Tips del área comercial, comunicados vía correo electrónico y de acuerdo a la complejidad se reúne cada área para explicar y capacitar. 12. A los más viejos se les complica utilizar esas herramientas tecnológicas? Algunas veces. No estamos muy enterados del tema de la tecnología pero ahora es imprescindible. 13. Invierten dinero en capacitaciones? Si para que genere motivación y buena asistencia, invertimos en buenos capacitadores y las acompañamos con catering dependiendo del horario en el que se realiza.

12 14. Les han dado buenos resultados las capacitaciones que hacen? Si. Una buena capacitación es fundamental para poder ofrecer un buen servicio.

13 MODELO DE ENCUESTAS Se realizó la encuesta a algunos empleados de diferentes áreas de la empresa y en diferentes rangos de edad. Se realizaron 8 preguntas cerradas y puntuales para conocer las problemáticas que el gerente planteó anteriormente en la entrevista. A continuación se presenta el modelo de encuesta que se le hizo a los empleados.

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15 ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS Sexo Masculino Femenino 35% 65% Edad 18 a a a a 50 Más de 50 5% 15% 5% 10% 65% Antigüedad Menos de 1 año Entre 1 y 5 años Más de 5 años 25% 10% 65%

16 De acuerdo en procesos digitales Si No 25% 75% Capacitaciones en Suramericana Cada semana Cada mes Cada 3 meses Cada 6 meses 0% 100% Como aprenden nuevas herramientas Solo Información Capacitación Alguien cercano 0% 100%

17 Se realizan capacitaciones Si No 0% 100% Ventas Si No Un poco 30% 0% 70% Lo que se puede evidenciar con el análisis de las encuestas realizadas es que la mayoría de los empleados de la empresa son mujeres; la mayoría son jóvenes entre los 18 y los 25 años aunque también hay una cantidad significante de empleados mayores de 50. Con respecto a la antigüedad, un 65% llevan entre 1 y 5 años trabajando para la empresa y un 25% lleva más de 5 años. Ambos valores son referenciales de lo que es la realidad dentro de esta organización. A su vez, un 75% de los encuestados aseguró que está de acuerdo en que los procesos se hagan de manera digital porque acorta los tiempos y es más cómodo y sustentable. También se afirmó que se realizan capacitaciones desde Suramericana, cada 3 meses pero que el aprendizaje de nuevas herramientas se hace a partir de información que se les entrega por parte de la compañía.

18 5) Diagnóstico de situación Dentro de esta organización el funcionamiento y el trabajo en equipo no son un punto débil y no es necesario trabajar en esto directamente. La verdadera problemática que se tiene esta relacionada al tema de la actualización de herramientas de trabajo, las cuales son indispensables para cumplir con los procesos de ingreso y actualización de clientes, de su información personal y las políticas de los contratos que hacen con Suramericana de Seguros. Dentro de la empresa puede verse entre los empleados algunas diferencias marcadas con respecto a las edades. Algunos llevan dentro de la organización desde el comienzo de la misma por lo que ya tienen su recorrido y por lo tanto sus años. También pueden verse caras jóvenes ya que se han puesto como meta dar espacios de trabajo y aprendizaje a estudiantes con carreras afines al negocio, permitiéndoles abrirse un camino en el mercado laboral dentro de este sector. Suramericana de seguros es una empresa que constantemente está renovando sus procesos para poder satisfacer las necesidades de sus clientes y eso implica estar a la par con lo que estos exigen, pues para ellos lo mas importante es poder brindar un servicio de calidad a aquellas personas que los han elegido como aseguradora. La tecnología esta en constante renovación por lo que Sura no puede quedar atrás. Ahora la compañía incluyó dentro de sus avances, el desarrollo de una aplicación para dispositivos móviles y además de eso renovó toda su plataforma en internet e intranet por lo que es necesario que se haga un reconocimiento previo de la página para poder encontrar todo lo que se necesita para realizar cualquier tarea (esto directamente para la intranet y el público interno). Cuando ingresa un nuevo cliente se debe crear una base de datos en el sistema de la compañía. Cada seis meses se debe actualizar la hoja de datos de cada persona y es aquí donde se evidencian más problemas ya que las personas con más tiempo en la organización prefieren llenar los formularios de actualización de manera manual pues es más fácil que ingresar los datos directamente a la aplicación diseñada para este fin. Además de esto, ahora desde la organización se exige compartir con los usuarios las políticas de los servicios que presta la compañía por medio del correo electrónico y no por papel ya que se está siguiendo una línea de sustentabilidad donde una de las necesidades es reducir el uso del papel.

19 La relación entre empleados más antiguos y empleados nuevos es muy agradable, de mutuo apoyo lo que permite que los ingresantes aprendan rápidamente la dinámica con la que allí se trabaja por lo tanto el problema sobre el cual se va a trabajar de aquí en adelante es con la necesidad de capacitación para todos los empleados de la empresa sobre las herramientas de trabajo que se actualizan. 6) Objetivos y metas del plan de acción a proponer Hay que dejar claro que lo que se propone a continuación se debe hacer de una manera donde los empleados con problemas no sientan que son a los únicos a los que se les habla. No está de más que los nuevos también compartan con los más antiguos todo lo que a estos se les enseña y sobre lo que se los capacita, pues gracias a sus conocimientos sobre tecnología pueden ser de bastante ayuda para lograr profundizar lo que se busca con la capacitación. Fomentar el uso de las plataformas digitales sobre los procesos en papel para agilizar el trabajo y conseguir una mejor performance. Implementar el uso constante de las herramientas de trabajo propuestas por la organización. Integrar a todos los empleados y movilizar el concepto de apoyo entre pares. Capacitar al personal en las tareas en las cuales se puede lograr un mejor rendimiento. Cumplir con los procesos que exige la compañía con respecto a los aplicativos de intranet. 7) Plan de Acción Como ya se dijo anteriormente, es necesario que se integre a todos los empleados en los planes de capacitación, pues aunque estén dirigidos a un grupo específico, los demás pueden aprender cosas o reforzar los conocimientos que ya tienen. Aunque la organización planea capacitaciones direccionadas a diferentes áreas, lo que se quiere hacer es una capacitación interna como complemento para lo que ya se plantea desde la oficina principal. Capacitar sobre las herramientas digitales con la ayuda de capacitadores especializados en esta área y que a la vez tenga la capacidad de transmitir la información clara para que los empleados puedan entender fácilmente lo que se les propone. Dentro de las capacitaciones

20 se pueden proponer trabajos en equipo donde se puedan unificar los esfuerzos tanto de las personas con más antigüedad como los que llevan menos tiempo dentro de la empresa. Motivar a que aprendan lo que desde Suramericana se propone puede traer beneficios tanto para los empleados como para la organización y es por esto que además de las capacitaciones se planea dar premios para aquellos que implementen correctamente y en mayor cantidad las herramientas en la intranet. Los premios deben ser llamativos para todos los empleados por lo que podemos incluir entradas a espectáculos varios, cenas en restaurantes reconocidos, bonos de regalo para que puedan gastarlos y comprarse algo a gusto personal. 8) Determinación de medios Por medio de correos electrónicos es como llega mejor la información a todos los empleados de la empresa pues muchos a veces por sus trabajos no se encuentran dentro de la oficina. Por lo que este será el canal de comunicación principal. Además del correo también se harán notificaciones por medio de directivos de área, así se tiene una comunicación fluida, cara a cara, permitiendo que el mensaje que se envía quede claro y se despejen las dudas que se tengan. Una vez que se haya comunicado a toda la oficina sobre la capacitación, se colocarán buzones de sugerencias anónimos para alentar a que los empleados puedan expresar en qué rubros les gustaría que se centre la capacitación o con qué área tienen más problemas. Otro de los medios a utilizar serán las carteleras (hay una por piso, cerca de las escaleras), las cuales principalmente se usan para comunicar los cumpleaños dentro de la compañía. En ellas se recordará a los empleados la fecha y el lugar de la inminente capacitación y se colgará el cronograma, que ya habrá sido enviado por mail previamente, para que los empleados estén informados. Por último, una vez llevada a cabo la capacitación, se realizarán encuestas para ver qué opinaron los empleados acerca de ésta y luego se les enviará vía mail una devolución y agradecimiento por la buena predisposición. 9) Cronograma y calendarización

21 Calendarización: la capacitación será llevada a cabo el día martes 8 de Julio de El día elegido se debe a que es cercano al comienzo de mes, momento clave en todas las organizaciones y a que luego tienen el resto de la semana para aplicar las cosas aprendidas en la capacitación. Cronograma de la capacitación: la cual será guiada por un especialista en capacitaciones hs Se recibirá a los empleados en su oficina de trabajo para trasladarlos en combis a la oficina principal de SURA dónde se llevará a cabo la capacitación hs Una vez llegados a la oficina principal se comenzará con las actividades de dinámica grupal. Las elegidas serán de Confianza y cohesión grupal (para generar, valga la redundancia, mayor confianza y cohesión dentro del grupo, no solo para la capacitación sino para el día a día en la organización, promoviendo como mencionamos previamente, la ayuda por parte de los empleados más jóvenes a los más antiguos, que entienden más de tecnología) y de Comunicación entre participantes hs Se ofrecerá un brunch para distender un poco luego de las actividades hs Reconocimiento de la plataforma de Internet y de Intranet, haciendo énfasis en cada área y los usos de la Intranet en la cotidianeidad. (Data entry sobre bases de datos para transmitir la importancia de que estén en digitalizados) hs Capacitación acerca de los productos que ofrece la empresa, haciendo énfasis en los nuevos, sus características, utilidades y potenciales clientes. (Incluye capacitación acerca de la nueva aplicación móvil que ofrece la compañía) hs Charla para concientizar acerca de la importancia del cuidado del medio ambiente y de la importancia que le da la empresa a la sustentabilidad, haciendo énfasis en lo que se pide que se comunique vía correo electrónico para reducir el uso del papel hs Información acerca de beneficios que se darán a aquellos que implementen correctamente y en mayor medida las herramientas de la Intranet hs Finalización de la capacitación. 10) Presupuesto por día de capacitación (expresado en dólares) Honorarios del capacitador especializado Catering Traslado Total US$120 US$ 810 US$ 200 US$ 1130

22 12) Conclusiones Luego de realizar este trabajo concluimos que por más exitosa que sea una empresa, nunca estará desarrollando al completo su potencial si no invierte en mejorar las capacidades de su capital humano. Debe invertir tiempo y dinero en capacitar a sus empleados regularmente para que estos puedan realizar su trabajo de la mejor manera, comprendiendo por completo los procesos, herramientas y motivos de las decisiones de la organización. Por último consideramos importante rescatar, que las organizaciones deben saber utilizar las diferentes herramientas de comunicación interna con las que cuenta o debe implementar, para generar una comunicación fluida y así un mejor ambiente laboral.