PROCESO: PRESTACIÓN DEL SERVICIO PROGRAMA DE CONTROL Y ASISTENCIA EN LA RUTA

Transcripción

1 PAGINA: 1 de OBJETIVO Definir el programa y determinar los sistemas de control y asistencia en el recorrido de la ruta, el personal requerido, los formatos a utilizar, el reglamento del procedimiento y la aplicacion de sanciones. 2. S A OPERAR Las rutas de FLOTA SUGAMUXI S.A. operaran con los más altos estándares de servicio, teniendo en cuenta que la misma posee infraestructura de servicios en todas las poblaciones por la que transitan nuestros vehículos y dentro de los diferentes protocolos que la empresa posee y la ha permitido estar certificada en la norma NTC ISO 9001:2008 en todos sus procesos de servicio. 3. SISTEMAS DE CONTROL Y ASISTENCIA EN EL RECORRIDO DE LA 3.1 SISTEMA DE MONITOREO, LOCALIZACIÓN Y CONTROL DE La empresa tiene contratado un Sistema de Monitoreo y Control Vehicular (SMCV), que es un sistema desarrollado con la finalidad de brindar servicios de localización, control y monitoreo a los vehículos de la empresa. Cada vehículo de la empresa que se afilie a Flota Sugamuxi S.A. debe instalar el equipo móvil GPS según especificaciones dadas por el proveedor con el cual se tenga convenio, este dispositivo de localización y monitoreo satelital transmite a la base de datos en la central de operación de la empresa la información de la ubicación y el recorrido de los vehículos en tiempo real a través de la red de telecomunicaciones de los operadores (Claro, Movistar, Tigo), esta información se recibe en coordenadas geográficas las cuales son vistas en planos digitalizados georeferenciados en la central de operaciones. Se tiene contratado comunicación de datos que será asignada a cada módem (móvil GPS), esta línea de datos o comunicación se contrata con cualquiera de las empresas que brindan servicios celulares en el país (Claro, Movistar, Tigo). El proveedor del servicio actualiza con una periodicidad máxima de un año los planos digitalizados georeferenciados que se observan en los monitores de la central de operaciones. El acceso a internet es necesario para poder hacer las consultas de los móviles al servidor de aplicación a través de un sitio web al cual se ingresara mediante un usuario y password asignadas a tal efecto.

2 PAGINA: 2 de Sistema de Control. El sistema de control vehicular que realiza la empresa a través de la central de operaciones le permite a la empresa consultar en tiempo real la ubicación de cada uno de sus vehículos, indicándose en mapas digitales su última posición, velocidad y dirección registrada; analizar los caminos y rutas recorridas en forma detallada, indicar puntos de parada, tiempos de parada, definir regiones de movimiento, velocidades máximas, rutas fijas, horarios de traslado, avisar en caso de exceso de velocidad, salida de ruta, movimientos y traslados fuera de horario, generar y enviar a través de correo electrónico informes de actividad, alarmas predeterminadas, gráficos, etc. Consulta de Mapas: Última Posición, Trayecto Más Cercano, Tiempo Real, Reportes, Arranque y Parada Esta consulta permite ver la última posición registrada de cada uno o todos los vehículos de la empresa, indicándose la fecha y hora de registro, velocidad y dirección. El resultado marca la posición indicando la fecha, hora y velocidad del último registro de cada vehículo. 1. Marcar Paradas mayores de x minutos 2. Indicar Hora y Velocidad cada x minutos del trayecto 3. Resaltar velocidad mayor a x Kms/hr 4. Marcar Localizaciones Personales en el mapa 5. Graficar la dirección de movimiento con gráficos mayores o menores Consulta de Velocidad: Resumen, Pérdida de Contacto, Administración, Datos de los Móviles, Tipos de Localizaciones, Consulta Última Posición.

3 PAGINA: 3 de 13 Posición en Tiempo Real: Esta consulta nos permite ver dinámicamente las posiciones del vehículo seleccionado en la medida que este se traslada. Trayecto Dinámico: Esta opción permite ver dinámicamente el recorrido de un vehículo dentro de los parámetros que se indican Reportes Arranque y Parada: Se puede seleccionar uno o todos los vehículos para una fecha dada, y un tiempo de parada mayor a los minutos estandarizados por el departamento de rodamiento. No indicara justamente para la fecha donde se detuvo más del tiempo indicado. Podemos ver donde se detuvo haciendo click con el mouse en la Localidad, y si dicho lugar es de interés, ingresarlo en la base de localizaciones propias del usuario. Informe de Velocidad: Menú de opciones del informe: Indicamos que queremos ver aquellos vehículos que sobrepasaron cierta velocidad durante un lapso de tiempo mayor a los minutos que se indiquen CENTRAL DE OPERACIONES Dado el tamaño del servicio propuesto la Central de operaciones se centra en el despacho de la ciudad de Sogamoso (Boyacá), que por facilidad administrativa y atención de reacción a una

4 PAGINA: 4 de 13 contingencia es más práctico situarlo allí y la infraestructura es la dispuesta para los despachos en las rutas que por via celular, y por pantalla del registro del GPS se administra la operación ATENCIÓN DE EMERGENCIAS Los vehículos con el GPS dentro de otras cosas poseen botón de pánico que es el que se actúa por parte del conductor para advertir de una emergencia que no se pueda hacer visible con otra acción, hecho que automáticamente genera un reporte al administrador del sistema y de esta manera la Gerencia operativa de la empresa se entera y actuara en consecuencia, este tipo de botón se aplica en temas de seguridad y orden público, las emergencias por fallas mecánicas se notificaran directamente por via celular para efectos de contrarrestar un envió de otro vehículo para transbordar. Las cercanías de los orígenes y destino de las rutas hacen que la atención de las emergencias pueda tener una respuesta en menos de 1 hora. Además se cuenta con el #767 desde cualquier celular que lo comunica con la policía Nacional subdirección de Tránsito y Transporte REGLAMENTO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y ASISTENCIA EN EL RECORRIDO DE LA El vehículo se presenta 30 minutos antes de la hora de salida a la oficina con los documentos del vehículo y del conductor al día como son: Licencia de transito del vehículo Certificado de revisión Tecnicomecanica vigente (excepto para los vehículos nuevos). Original de la tarjeta de Operación. SOAT vigente y cinco (5) fotocopias del mismo. Licencia de Conducción del conductor. Cedula de Ciudadanía del Conductor. El despachador elabora una revisión del estado general del vehículo en cuanto a estética y condiciones de seguridad como aseo, luces, frenos, luces, llantas, si el vehículo está en buenas condiciones se autoriza el despacho a la hora indicada. Si el vehículo no es apto para ser despachado no se autoriza el ingreso a la zona de despacho y se hace acreedor a una multa equivalente al valor de cuatro(4) tiquetes origen destino, y se ordena al vehículo de emergencia ( vehículo que cumple todas las condiciones para ser despachado y está disponible en el despacho para atender contingencias en los despachos normales) para atender el despacho

5 PAGINA: 5 de 13 Treinta (30) minutos antes de la hora de salida el vehículo se ubica en la zona de despacho para recepcionar los pasajeros y sus equipajes. Solo deberán ingresar al vehículo los pasajeros que hayan adquirido tiquetes. Mientras ocurre el ingreso de pasajeros al vehículo, la oficina de despacho va elaborando la planilla de pasajeros teniendo en cuenta los tiquetes que se expidieron para el viaje, faltando un minuto para la hora de salida del vehículo se cierra la planilla y el viaje ( no se venden más tiquetes). El despachador entrega la planilla de viaje al conductor y verifica que los pasajeros de la planilla sean los que físicamente se encuentran a bordo del vehículo. El conductor inicia el viaje a la hora establecida, guardando todas las normas de tránsito que el manual del conductor establece en la empresa. El conductor debe realizar las paradas en los puntos indicados por la empresa para la verificación por parte de los inspectores de ruta. Botón de pánico: En caso de presentarse una novedad por botón de pánico el auxiliar de monitoreo debe proceder de la siguiente manera: o Es obligatorio realizar una llamada inmediatamente al vehículo para confirmar el motivo de la alerta. (esta actividad se realiza hasta 5 veces) o Si el conductor del vehículo que reporto novedad de pánico no contesta, se llama a rodamiento para reportar la novedad con el fin de que el vehículo sea ubicado por intermedio de otros vehículos que se encuentren en la vía. o En caso de reportarse una situación reportarse a la policía de carreteras de la ruta y/o policía del municipio en donde fue el último reporte del vehículo. Policía de Tránsito y Transporte Línea Única de Atención de Emergencias Línea Antiterrorista Desde cualquier celular marcar # SISTEMA DE CONTROL DE LA EN Flota Sugamuxi S.A. a través de convenio con la empresa Coflonorte Ltda ha dispuesto de varias personas que se encargan de realizar la revisión de las condiciones del viaje, para garantizar que se ha hecho un seguimiento adecuado a la prestación del servicio, en caso de encontrar alguna desviación no permitida (no conformidad) la deberá registran en la planilla de control.

6 PAGINA: 6 de 13 Los ítems a evaluar durante la inspección son los relacionados en la planilla de control (ver imagen) PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA EN No. ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTROS El Jefe de Inspectores de Coflonorte Subgerente Programación de Ltda debe programar a los supervisores Programación Operativo 1 los supervisores en las diferentes rutas que tiene mensual de Asistente del servicio autorizadas las empresas Coflonorte supervisores Operativo Ltda, Flota Sugamuxi y Autoboy. 2 Inspección de vehículos El supervisor de ruta registra en la planilla Relación de vehículos revisados en puntos de control la información del conductor, la ruta que cubre y la empresa operadora del vehículo inspeccionado durante su turno. Supervisor de Ruta Relación de vehículos revisados

7 PAGINA: 7 de 13 No. ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTROS Al subirse al vehículo debe verificar la presentación personal de los funcionarios conductor y el asistente de viaje, las bondades o irregularidades en la prestación del servicio por parte de los conductores, en la conducción del vehículo, en el trato a los pasajeros, Verificar y supervisar sobre la respeto por las señales de tránsito, utilización del dispositivo de velocidad, 3 prestación del aplicación del protocolo del servicio y en Supervisor de Planilla de servicio tanto en general, observar todas las Ruta Control las agencias como en los vehículos condiciones, circulares y reglamentos en materia de tránsito y transporte que establezca la empresa operadora. 4 Verificar la cantidad de pasajeros que viajan en el vehículo Nota: En caso de evidenciar algún incumplimiento en los requisitos establecidos para la prestación del servicio registre la novedad en el formato Planilla de Control Comparar la cantidad de pasajeros que viajan dentro del vehículo con las planillas expedidas en las Agencias por las cuales ha hecho transito el vehículo durante el recorrido, en caso de presentarse más pasajeros expida y cobre el tiquete de chequeo por los pasajeros restantes. Nota: Si el chequeo es por sobrecupo realice el informe correspondiente en el formato Planilla de Control y registre el número de pasajeros bajo esta condición colocando esta cifra al lado de su sello y firma de la planilla de viaje. Supervisor de Ruta Tiquete de Chequeo Planilla de Control

8 PAGINA: 8 de 13 No. ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTROS Coloque sello sobre la planilla de viaje Firma y sello en Registro de Supervisor de 5 revisada y fírmela para formalizar la la planilla de Inspección Ruta inspección realizada al vehículo. cada vehículo. 6 Relación de Tiquetes de Chequeo realizados Al finalizar el turno relacione los tiquetes de chequeo que expidió con la información complementaria como número de vehículo, pasajeros chequeados, valor del tiquete de chequeo, nombre y cedula del conductor y ruta en el archivo Relación de Chequeos. Supervisor de Ruta Relación de Chequeos Envió de información a empresas operadoras Presentar los informes Entrega informes y Tiquetes originales a responsable Nota: A cada empresa operadora se le debe realizar una planilla diferente. Envíe tres veces a la semana el archivo Relación de Chequeos diligenciado, al correo electrónico del departamento de Contabilidad de la empresa operadora, según información entregada por cada una de ellas. Máximo semanalmente presentar los informes sobre la prestación del servicio, y los chequeos efectuados en los formatos establecidos para tal fin al Director Operativo o su Asistente para realizar el seguimiento. Entrega las planillas de control y tiquetes de chequeo al comité Disciplinario y a contabilidad de Flota Sugamuxi S.A. respectivamente para que se continúe con los procesos determinados en cada caso. Nota: En el caso de empresas diferentes a Coflonorte Ltda se envía la Supervisor de Ruta Supervisor de Ruta Asistente Operativo Correo electrónico con relación de chequeos Copia del informe Planilla de control prestación del servicio, copia de tiquete de chequeo Carta notificación de entrega o envío.

9 PAGINA: 9 de 13 No. ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTROS relación a los responsables designados por cada empresa operadora, en cualquier caso se envía informe de chequeos e informes al Subgerente Administrativo de cada una ellas. FIN 4 PERSONAL A UTILIZAR - Subgerente Operativo: Planea, organiza, dirige, coordina y controla el proceso operativo de la empresa Flota Sugamuxi S.A, su función es asegurar el cumplimiento del plan de rodamiento y en forma preventiva aconsejar sobre la administración, de tal forma que contribuya a una adecuada toma de decisiones. - Auxiliares de rodamiento: Coordinar las actividades de alistamiento y despacho de los vehículos del servicio intermunicipal y urbano, atender todo lo relacionado con el rodamiento de los vehículos de acuerdo con las órdenes e instrucciones de su superior inmediato - Administrador de agencia: Coordinar y controlar las actividades administrativas y operativas de los puntos de venta a su cargo y desarrollar gestiones encaminadas a garantizar la satisfacción del cliente, coordinar junto con el auxiliar de rodamiento el despacho de los vehículos. - Auxiliar de venta: Ofrecer y vender el servicio de transporte de pasajeros de acuerdo con los parámetros establecidos por la empresa. - Inspector de ruta: Supervisar que los conductores cumplan las normas y procedimientos establecidos por la institución y los convenios existentes con otras empresas para la prestación del servicio - Auxiliar de monitoreo - GPS: Velar por el manejo adecuado del control de la central de monitoreo GPS, reportan al departamento operativo de las novedades reportadas en ruta, reportar a las autoridades policía de tránsito, líneas de atención de emergencias cualquier reporte de botón de pánico realizado por los vehículos de la empresa.

10 PAGINA: 10 de 13 - Conductor: Prestar el servicio de conducción eficiente y eficaz al pasajero, orientado al cumplimiento de la misión empresarial, políticas de calidad, seguridad y salud ocupacional de la empresa Flota Sugamuxi S.A. 5 FORMULARIOS Tiquete de pasajero: Tendrá los datos básicos de Identificación de la empresa, señalamiento del origen y destino de la ruta, hora de salida y precio, y en la parte trasera se imprimirá las condiciones del contrato de transporte.

11 PAGINA: 11 de 13 Planilla de despacho: Es el documento que liga los tiquetes en cada viaje y se configura en el despacho para cada vehículo. Control de Viaje: Es registro que verifica el cumplimiento del plan de rodamiento y detalla la información a lo largo de un periodo de tiempo. Planilla de control: En la planilla de control se registran los incumplimientos detectados por los inspectores de ruta o el Auxiliar de monitoreo GPS 6 RÉGIMEN DISCIPLINARIO Y DE SANCIONES Las sanciones serán determinadas por el comité disciplinario de acuerdo a lo establecido en el reglamento interno de trabajo. Los conductores encargados de la operación de los vehículos en la Rutas autorizadas y las que en el futuro se puedan entrar prestar servicio, acogen plenamente para la operación del servicio, el reglamento de trabajo debidamente aprobado por el Ministerio de la Protección Social, sin embargo guardando el procedimiento allí establecido sobre la oportunidad de defensa sobre los informes de irregularidades las conductas que serán causal de sanciones serán las siguientes:

12 PAGINA: 12 de No tener en funcionamiento el GPS: Retiro de la operación hasta su arreglo, independientemente de las sanciones disciplinarias a que haya lugar. 2. Llevar pasajeros sin Tiquete: Suspensión de Conductor de 3 a 15 días y la reincidencia por más de tres oportunidades la cancelación de contrato. 3. No diligenciar las formas preestablecidas para el control del servicio: Suspensión de Conductor de 3 a 15 días. 4. No Cumplir los tiempos de espera y de viaje preestablecidos: Suspensión de Conductor de 3 a 15 días. 5. No presentarse a en los tiempos requeridos para iniciar los despachos. Suspensión de Conductor de 3 a 15 días 6. conducir en forma peligrosa violando las normas de transito y/o transporte generando situaciones que afecten la seguridad a los pasajeros y/o demás usuarios de la vía. (generando por primera vez hasta 8 DIAS de sanción y segunda vez hasta 40 días de sanción). 7. demorarse en los tiempos de recorrido establecidos por la empresa, (generando por primera vez hasta 8 DIAS de sanción y segunda vez hasta 59 días de sanción). 8. demorarse en los terminales y/o puntos de inspección. (generando por primera vez hasta 8 DIAS de sanción y segunda vez hasta 40 días de sanción). 9. No dar cabal cumplimiento al manual operativo establecido por la empresa, (generando por primera vez hasta 8 DIAS de sanción y segunda vez hasta 40 días de sanción). 10 No dar cabal cumplimiento a las políticas del sistema de gestión de calidad. (generando por primera vez hasta 8 DIAS de sanción y segunda vez hasta 40 días de sanción). 11 Las demás establecidas en el artículo 50 del reglamento interno de la empresa sobre el comportamiento de los trabajadores.

13 PAGINA: 13 de 13 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1 Se documentan las condiciones del programa y el procedimiento de control en ruta. APROBACIONES ELABORO REVISO APROBÓ Ing. Cesar Eliseo Silva Coordinador de calidad Ing. Cesar Eliseo Silva Ingeniero de procesos Ing. Jairo Sánchez Asesor de Transporte Ing. Pedro Plazas Jefe de Supervisores Coflonorte Ing. Marco A. Parra Silva Gerente General