Área: Académica In Office

Transcripción

1 Área: Código: P-TDT-AC--01 Página 1 de 6 1. OBJETIVO : Este procedimiento tiene como objetivo especificar la forma en que se coordinan y llevan a cabo los cursos impartidos en modalidad In-Office, una vez que el encargado es avisado de una venta y luego cuando recibe copia del respectivo contrato de enseñanza. 2. ALCANCE : Este procedimiento cubre la relación de y AIO, con los demás integrantes de área académica y comercial de Tronwell Downtown Ltda 3. RESPONSABILIDAD :, Jefe : acompañar al EVE a terreno para apoyo académico, junto al SVE realizar análisis de rentabilidad de cada potencial curso In-Office, una vez recibido el contrato del curso, asignar al profesor, entregar material (del alumno y profesor) al profesor si es curso por 30 hrs o más, contactar al alumno (s) del curso, y mantener contacto con él durante el proceso de ejecución del curso. Envía informes de asistencia mensuales al alumno. AIO, Asistente : realizar documentos escritos y documentos finales para ejecución de los cursos (hojas de asistencia, cartas de bienvenida, certificados, diplomas). Realiza feedback vía correo electrónico a los alumnos al cabo de 3 o 4 clases iniciado el curso. Reemplaza al en su ausencia. PIO, Profesor : realizar clases y/o evaluaciones en la sede de Tronwell Downtown Ltda, oficinas de empresas, y domicilios particulares. SVE, Supervisor de Ventas: Supervisar gestión del ejecutivo de ventas, realizar análisis de rentabilidad junto a. EVE, Ejecutivo de Ventas: Gestionar venta de curso, via telefónica, correo electrónico y en terreno. ASAD, Asistente Administrativo: Entregar copia de contrato visado por Gerente de Administración y Finanzas al Departamento. 4. DEFINICIONES : In House (En Sede): Curso impartido en la sede de Tronwell Downtown Ltda. (En oficina):

2 Área: Código: P-TDT-AC--01 Página 2 de 6 Clases privadas, o semiprivadas impartidas dónde el alumno lo determine. Free Lance (a honorarios): Profesor In-Office a honorarios. Profesor Corresponsal: Profesor que trabaja fuera de la Región Metropolitana. Profesor : Profesor que tiene contrato vigente con Tronwell Downtown Ltda.. Cursos Cerrados: Cursos de idiomas (inglés y otros) que tienen plazos, horarios y niveles fijos y que se realizan dentro del instituto. In Shift (En el turno): Clases que se realizan durante el turno de trabajo In House. Rate (Rango): Tarifa a cobrar por concepto de tiempo y distancia. Feedback del alumno : Reporte vía correo electrónico que hace el alumno acerca de su profesor, material y curso. Curso Específico: Curso de idiomas relacionado a temas específicos como negocios, computación, redacción, etc. Documentos finales: Informe final, certificado de término y diploma. LCE: Libro de Clases Electrónico Sence. 5. REFERENCIAS: No aplica para este procedimiento. 6. REGISTROS: Identificación Responsable Almacenamiento Formato Lugar Tiempo

3 Área: Código: P-TDT-AC--01 Página 3 de 6 Copia de Contrato Análisis de Rentabilidad Recibo de Material Hoja de Asistencia Tronwell (Curso finalizado) (adjunto al contrato) 2 años 2 años Asistencia Sence Digital Servidor Sence Permanente Hoja de Asistencia Tronwell Recibo recepción de certificados y diplomas Carta de Bienvenida Evaluación Final al Alumno PIO/ (Digital en caso de curso fuera de la región metropolitana) Archivador personal/carpeta Duración del curso Encuesta de Satisfacción del Cliente (Digital en caso de curso fuera de la región metropolitana)

4 Área: Código: P-TDT-AC--01 Página 4 de 6 Encuesta de Satisfacción Empresa Instructivo Llenado Libro de Clases In Office Sence y No Sence Feedback Alumnos (Digital en caso de curso fuera de la región metropolitana) y Digital Archivador AIO Digital Carpeta AIO 7. ANEXOS: No aplica para este procedimiento. 8. INDICADORES DE GESTIÓN: Encuesta de Satisfacción del Cliente: En la última clase de cada curso se entrega una encuesta de satisfacción al cliente (en papel) para medir el grado de satisfacción del alumno del programa, material, profesor asignado, servicio entregado por el departamento In-Office, recepción académica y su ejecutivo comercial. Encuesta de Satisfacción Empresa: Una vez finalizado el curso, se envía por mail una encuesta de satisfacción empresa al encargado de capacitación, RR.HH o a quien corresponda, cuando el curso ha sido contratado por la empresa, para medir el grado de satisfacción de ésta en aspectos académicos, administrativos y comerciales. 9. DESCRIPCION DE PROCESO: 9.1 Cuando el Departamento de Ventas notifica al de una potencial venta In-Office, este debe acompañar al EVE a cargo para entregar información académico al potencial cliente. Junto al SVE debe realizar un análisis de rentabilidad del potencial curso y este debe ser revisado y aprobado por el Gerente General.

5 Área: Código: P-TDT-AC--01 Página 5 de Cuando un cliente adquiere un curso, el ASAD entrega copia del contrato al, quien verifica la información (cantidad de horas del curso, día y hora seleccionado, si tiene franquicia Sence, fecha de inicio y termino, lugar en que se impartirán las clases, peticiones específicos del alumno (si es un curso específico), nivel del alumno y el perfil solicitado del profesor. 9.3 asigna al profesor que dicta el curso. Esto lo puede hacer considerando a un profesor In House quien hace las clases fuera de su horario, un profesor Free Lance, un Profesor In-Office, un Profesor Corresponsal o un profesor In Shift. 9.4 Las actividades de los alumnos con franquicia Sence son registradas de manera biométrica en el Libro de Clases Electrónico Sence (LCE), según normativa. Si el curso es sin franquicia, utiliza una Hoja de Asistencia Tronwell para registrar la asistencia del alumno. 9.5 Una vez iniciado el curso, luego de 3 ó 4 clases, AIO pide el feedback vía correo electrónico al alumno. De no estar de acuerdo con la metodología o con el profesor, se modifica el enfoque o cambia al profesor según sea al caso. 9.6 Mensualmente, se envía un informe de asistencia al participante o al encargado de la empresa. Si un alumno de un curso suspende su clase con anticipación, al menos el día anterior, no se descuenta ni se paga al profesor. Si un alumno cancela el mismo día, se descuenta la clase al alumno y se le paga al profesor, así no asista a la clase 9.7 Los profesores informan sus clases según lo estipulado por el encargado. 9.8 En la última clase del alumno el profesor le entrega una Encuesta de Satisfacción del Cliente para luego ser entregado nuevamente al profesor y devuelto al Departamento In-Office. 9.9 Al finalizar el curso, al alumno se le entrega el informe final y si el curso es aprobado con un mínimo de 75% en asistencia y rendimiento según la evaluación efectuada por el profesor, también recibe un diploma y certificado de término. Si el curso es reprobado, ya sea por asistencia o rendimiento, solo se entrega un certificado de término. 10. MODIFICACIONES: De la revisión 8.0:

6 Área: Código: P-TDT-AC--01 Página 6 de 6 - En el Punto 3, Responsabilidad, se modifica Jefe de Departamento por Jefe In Office; se incluye responsabilidad y definición de PIO, SVE, EVE, ASAD. - En el Punto 4, Definiciones, se modifica traducción de In House, En Casa por En Sede, se agrega: LCE: Libro de Clases Electrónico Sence. - En el Punto 6, Registros, se modifica: La Asistencia Sence de a Digital, Archivador a Servidor Sence, y Tiempo de a Permanente. Se modifica Supervisión por, Se modifica tiempo de almacenamiento de hoja de asistencia Tronwell de 2 años a. Se modifica tiempo de almacenamiento de Recibo de recepción de Certificados y Diplomas de 2 años a. - En el Punto 9.4, Descripción de Proceso, se modifica Libro de Asistencia por Libro de Clases Electrónico Sence (LCE). Este procedimiento fue actualizado bajo la nueva Norma ISO 9001:2008.