CURSO: Elaboración de Manuales de Descripción de Cargos y Funciones según lineamientos de la LOTTT

Transcripción

1 CURSO: Elaboración de Manuales de Descripción de Cargos y Funciones según lineamientos de la LOTTT

2 Objetivo General del Curso: MARCO CONCEPTUAL Proporcionar a los Participantes el conocimiento necesario requerido para la elaboración de Manuales de Descripción de Cargos y Funciones según lineamientos de la LOTTT desarrollando habilidades y destrezas que permitan al usuario orientarlo en el diseño de los manuales, logrando la satisfacción de sus necesidades y expectativas con calidad.

3 MARCO CONCEPTUAL Objetivo del Manual de Descripción de Cargos y Funciones: Optimizar en las organizaciones la Gestión del Talento Humano a través de la delimitación de objetivos, metas, funciones y factores, es decir, criterios uniformes y cuantificables esperados en los empleados según el cargo a ser desempeñado, contribuyendo con los niveles de productividad aceptados.

4 MARCO CONCEPTUAL Utilidad de los Manual de Descripción de Cargos y Funciones: Diagnóstico Organizacional (objetivos e indicadores) Revisión de la Estructura Revisión de Procesos: Reclutamiento y Selección de Personal Evaluación del Desempeño Entrenamiento y Desarrollo Planificación de Carrera

5 MARCO CONCEPTUAL

6 MARCO LEGAL Tema LOT 97 LOTTT Trabajador de confianza Trabajador de confianza: labor implica el conocimiento personal de secretos industriales o comerciales del patrono, o su participación en la administración del negocio, o en la supervisión de otros trabajadores. (Art. 39 al 58) No se regula al empleado de confianza y se le sustituye por el trabajador de inspección: es aquél que tenga a su cargo la revisión del trabajo de otros trabajadores o de otras trabajadoras. (Art. 35 al 50) Fuente: Dr. Alfredo Perroni

7 MARCO LEGAL Trabajador o Trabajadora de dirección Art. 37 LOTTT Se entiende por trabajador o trabajadora de dirección el que interviene en la toma de decisiones u orientaciones de la Entidad de Trabajo, así como el que tiene el carácter de representante del patrono o patrona frente a otros trabajadores, trabajadoras o terceros, y puede sustituirlos o sustituirlas en todo o en parte, en sus funciones.

8 MARCO LEGAL Contrato de Trabajo Art. 55 LOTTT El Contrato de trabajo es aquel mediante el cual se establecen las condiciones en las que una persona presta sus servicios en el proceso social de trabajo bajo dependencia, a cambio de un salario justo, equitativo y conforme de las disposiciones de la constitución de la República Bolivariana de Venezuela y sus leyes.

9 MARCO LEGAL Contenido del Contrato de Trabajo Art. 59 LOTTT El Contrato de trabajo escrito se extenderá en dos ejemplares originales, uno de los cuales se entregará al trabajador o trabajadora, mientras el otro lo conservará el patrono o la patrona. Este contendrá las especificaciones siguientes: 3.- La denominación del puesto de trabajo o cargo con una descripción de los servicios a prestar, que se determinará con la mayor precisión posible.

10 BASES TEÓRICAS Niveles de la Administración: Alta Gerencia: Gerentes responsables de la Administración General de la Administración. También reciben el nombre de Ejecutivos. Gerencia Media: Incluye varios niveles de una organización. Los Gerentes de niveles medios dirigen las actividades de Gerentes más bajos y a los empleados operacionales. Nivel Operativo: Son los Empleados encargados de desarrollar los programas y planes tácticos de la organización

11 BASES TEÓRICAS Qué es una visión? Visión: Sentido de dirección. permite establecer cuál será el lugar de destino de la empresa; representa las aspiraciones a futuro. Las creencias (valores) sirven de base a la visión. Qué es una misión? Misión: Es el conjunto de objetivos básicos, características, filosofías y propósitos que conforman la posición estratégica de una organización. Los Objetivos: Los objetivos deben ser definidos con absoluta claridad y darse a conocer dentro y fuera de la organización, con el fin de que sean comprendidos y aceptados por el Talento Humano, ya que es el único capaz de realizar las funciones y procesos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

12 ALINEACIÓN DE OBJETIVOS DE NEGOCIO Y DESEMPEÑO 1. Propósito socioeconómico 2. Misión Casa Matriz Accionistas 3. Objetivos generales de la organización (a largo plazo, estratégicos) 4. Objetivos generales más específicos (por ejemplo, en áreas claves de resultados) Presidencia Vicepresidencias Gerencias 5. Objetivos de Gerencia 6. Objetivos de departamentos 7. Objetivos individuales Desempeño Objetivos de Desarrollo Personal JERARQUÍA DE OBJETIVOS Nivel Supervisorio y Operativo JERARQUÍA ORGANIZACIONAL

13 Metas: Definición según Antonio C. Amaru (2009) Son objetivos que deben expresarse en términos numéricos y están asociados con indicadores específicos de desempeño. Es el fin que trata de alcanzar una organización suelen tener más de una meta. Las metas deben ser específicas y mensurables, con límites de tiempo realizable y alcanzables. La meta es cuando un objetivo se cuantifica a fecha precisa. Qué es un indicador? BASES TEÓRICAS Qué es una meta según las normas ISO? Según la Asociación Española de Normalización y certificación Es un valor que sirve de referencia para comprobar si se está consiguiendo el objetivo deseado. Para cada indicador tiene que haber una meta especificando el valor que se quiere conseguir en el periodo de tiempo establecido. Según la Asociación Española de Normalización y Certificación Un indicador es una medida destinada a ver la evolución de un determinado parámetro en intervalos definidos

14 (Metodología SMART) Construcción de los objetivos cuantificables (metas) Específicos (Specific): Claros sobre qué, dónde, cuándo y cómo se va a dar la situación. Medibles (Measurable): que sea posible cuantificar los fines y beneficios que se espera obtener. Realizables (Achievable): factibles, que sea posible lograr los objetivos conociendo los recursos y las capacidades disponibles. Realistas (Realistic): ajustado a la realidad, que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo. Limitados en tiempo (Time bound): estableciendo el periodo de tiempo en el que se debe completar el objetivo.

15 Construcción de un objetivo (meta) Estructura: VERBO + QUÉ? + PARA QUÉ? Infinitivo Hacer con el por qué? verbo Objetivos no verificables Lograr utilidades razonables Mejorar la productividad del departamento de producción Objetivos verificables (metas) Lograr un rendimiento sobre la inversion del 12% al final del presente año fiscal para colocarlo en aportes sociales. Aumentar la producción en un 5% para el 31 de Diciembre del presente año, manteniendo el nivel actual de calidad para posicionarnos en el Mercado.

16 Indicadores: INDICADORES OPERACIONALES Partiendo de la fórmula: Efectividad = Resultados X 100% Metas (planificado)

17 Ejercicio tipo 1: INDICADORES OPERACIONALES En la Gerencia de TALENTO HUMANO se desea saber la efectividad obtenida en el mes inmediato anterior. En el Plan de la Gerencia se estableció que en 20 días laborables se deben realizar 10 entrevistas diarias y en promedio el personal reportaron 130 entrevistas en total.

18 Ejercicio tipo 2: INDICADORES OPERACIONALES La empresa TALENTO HUMANO desea saber Qué cantidad de entrevistas fueron realizadas si se conoce que se evalúo el 80% del Plan de Selección sobre la base de entrevistas?

19 Ejercicio tipo 3: INDICADORES OPERACIONALES Qué cantidad total de entrevistas debemos manejar para elaborar las políticas y estrategias de la Gerencia de Talento Humano, si la empresa maneja un escenario entrevistas promedio y estima cumplir con el 40% del Plan diseñado?

20 Total Horas Participantes = INDICADORES OPERACIONALES Total Bs. Gastadas Total Horas Participantes Rotación de Personal = Ingresos + Egresos x 100 Total personal * 2 Ejecución Adiestramiento = Total Cursos Terminados x 100 Total Cursos Programados Eficacia Adiestramiento = Total Personas Certificadas x 100 Total personas inscritas Inversión Adiestramiento = Presupuesto Adiestramiento x 100 Presupuesto Nómina

21 INDICADORES OPERACIONALES

22 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Definición: Consiste en estudiar el Plan de la Empresa, su departamentalización, la descripción de las funciones de cada unidad organizativa y como producto el diseño y elaboración del Organigrama.

23 Organigrama ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Definición: Es un armazón, un esqueleto, una integración particular especial y armónica de unidades estructurales de la organización, las cuales mantienen una disposición de interdependencia.

24 Organigrama Anterior a 1990 Organigrama Estructural PRESIDENCIA Comité de Procesos GERENCIA DE O Y M GERENCIA GENERAL OUTSOURCING SECRETARIA GERENCIA DE PRODUCCION GERENCIA DE FINANZAS GERENCIA DE RECURSOS GERENCIA DE MERCADEO DPTO. DE CONTABILIDAD DPTO. DE TESORERIA Ventas Promoción Publicidad Distribución Asistencia Técnica Prestación de Servicios Mes, Año

25 Organigrama 1990-ACUAL ORGANIZACIONES DE REDES DINÁMICAS Organigrama de Racimo Existes una relación Reciproca, constituida por competencia y cooperación. (INTERDEPENDENCIA) Auditoria, Contabilidad Y Asesoramiento fiscal Gerencia General Área de Producción Servicios Jurídicos PRESIDENCIA Área de Finanzas Tecnología de La Información Otros Servicios. (Estudios de mercado, etc Área de Recursos

26 Caso Venezolano: DBACCESS

27 QUÉ ES UN PROCESO? REVISIÓN DE LOS PROCESOS Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades enlazadas entre sí que, partiendo de uno o más inputs (entradas) los transforma, generando uno o más outputs (resultados)

28 QUÉ ES UN PROCESO? REVISIÓN DE LOS PROCESOS La única manera de comprender realmente lo que sucede en los procesos de una organización es a través de un seguimiento personal del flujo de trabajo, analizando y observando su desarrollo. Esto se conoce como revisión del proceso.

29 QUÉ ES UN PROCESO? REVISIÓN DE LOS PROCESOS

30 QUÉ ES UN PROCESO? REVISIÓN DE LOS PROCESOS Las personas le dan vida a los procesos. Los Empleados hacen que el proceso funcione y las organizaciones tengan éxito; sin ellos no obtenemos nada.

31 REVISIÓN DE LOS PROCESOS

32 REVISIÓN DE LOS PROCESOS PDCA: siglas (en Inglés) del ciclo DEMING, Plan, Do, Check, Action En Español: Planifique, Haga, Verifique, Actúe Estudiar resultados Revelar nuevo aprendizaje Reiniciar la secuencia , Basándose en los nuevos Conocimientos. 4 A P 1 Estudiar el Proceso: Que cambios son deseables? Con qué datos se cuenta? V H Observar efectos 3 2 Obtener respuestas al paso 1. Efectuar el cambio o la prueba

33 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES

34 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Elementos de la Descripción de Cargos y Funciones La Descripción del Cargo y Funciones se refiere a las Tareas, Atribuciones y Funciones del cargo.

35 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Elementos de la Descripción de Cargos y Funciones La Tarea: Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante en determinado puesto de trabajo. Hace referencia a cargos simples y rutinarios, como los que ejecutan los que trabajan por horas y los obreros.

36 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Elementos de la Descripción de Cargos y Funciones Atribución: Es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa el cargo. Se refiere a cargos que incluyen actividades más diferenciadas, como las que desempeñan los que trabajan por meses.

37 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Elementos de la Descripción de Cargos y Funciones Función Es un conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones (cargos por meses) que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemática y reiterada, o un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de manera transitoria o definitiva. Para que un conjunto de tareas o atribuciones constituya una función, se requiere que haya repetición al ejecutarlas

38 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES 1.- Nombre del Cargo 2.- Posición del Cargo en el Organigrama Descripción del Cargo = Aspectos Intrínsecos Nivel Jerárquico / Subordinación / Supervisión / Comunicaciones 3.- Contenido del Cargo Tareas o atribuciones Diarias / Semanales / Mensuales / Anuales / Esporádicas

39 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES

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41 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Elementos de la Descripción de Cargos y Funciones El Análisis del Cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir.

42 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Elementos de la Descripción de Cargos y Funciones Análisis del Cargo: Requisitos Intelectuales (instrucción básica, experiencia anterior, iniciativa necesaria, y aptitudes necesarias). Requisitos Físicos (esfuerzo, concentración y complexión necesaria).

43 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Elementos de la Descripción de Cargos y Funciones Análisis del Cargo: Responsabilidades (por supervisión de personal, materiales y equipos, métodos y procesos, dinero, títulos o documentos, información confidencial y por seguridad de terceros). Condiciones de trabajo (ambiente de trabajo, riesgos inherentes).

44 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES a a

45 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Elementos de la Descripción de Cargos y Funciones

46 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES FACTORES: 1.- Requisitos Intelectuales: Análisis del Cargo = Aspectos Extrínsecos a) Instrucción básica necesaria b) Experiencia anterior necesaria c) Iniciativa necesaria d) Aptitudes necesarias 2.- Contenido del Cargo: a) Esfuerzo físico necesario b) Concentración necesaria c) Condición física necesaria

47 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES FACTORES: 3.- Responsabilidades: Análisis del Cargo = Aspectos Extrínsecos a) Por Supervisión de Personal b) Por Materiales y Equipos c) Por Métodos y Procesos d) Por Información confidencial e) Por seguridad de terceros 4.- Condiciones de Trabajo: a) Ambiente de Trabajo b) Riesgos inherentes

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52 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Test Interactivo: No cumple = 0 Más o menos cumple = 1 Cumple = Sus funciones están relacionadas con el cargo que ocupa? 2.- inicialmente fue creado el cargo para sus funciones? 3.- Sus funciones se encuentran por escrito?

53 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Test Interactivo: No cumple = 0 Más o menos cumple = 1 Cumple = Los Procesos se ajustan simultáneamente con la descripción de cargos? 5.- Cuenta su organización con una guía de sus funciones en concordancia con normativas existentes? 6.- Existe documentación actualizada que ayude a la Unidad de Talento Humano a conocer el perfil del cargo?

54 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Test Interactivo: No cumple = 0 Más o menos cumple = 1 Cumple = Realizan normalmente auditorías para revisiones y/o certificaciones? 8.- El nivel salarial del cargo está en función con las características del cargo? 9.- Las políticas de adiestramiento y planes de carrera son conocidos y se aplican?

55 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Test Interactivo: No cumple = 0 Más o menos cumple = 1 Cumple = la unidad organizativa donde usted labora cuenta con la cantidad óptima de personal para aprovechar las oportunidades de trabajo?

56 DESCRIPCIÓN DE CARGOS Y FUNCIONES Test Interactivo: RESULTADO: Sume el total de puntos y analice su evaluación sobre la siguiente escala del 1 al 20: 0-9: Debe revisar urgentemente la descripción de Cargos y Funciones : Debe mejorar la descripción de Cargos y Funciones : Su empresa se encuentra dentro del Rango esperado en cuanto a la descripción de Cargos y Funciones.

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