Procedimiento para supervisar la liquidación de planes/proyectos de inversión a cargo de las Empresas Distribuidoras.

Transcripción

1 Procedimiento para supervisar la liquidación de planes/proyectos de inversión a cargo de las Empresas Distribuidoras. 1. Objetivo General. Supervisar el proceso de liquidación a cargo de las Empresas Distribuidoras de planes/proyectos 2010 y 2011 aprobados por el CONELEC y con asignación específica establecida por el Ministerio de Electricidad y Energía Renovable (MEER). 2. Objetivos Específicos Evidenciar los recursos entregados por el Estado en atención a las asignaciones definidas para los diferentes planes de financiamiento Evidenciar y validar el nivel de avance físico de ejecución de planes/proyectos de inversión, reportados por las empresas distribuidoras Evidenciar y validar el nivel de avance contable de ejecución de planes/proyectos de inversión reportado por las empresas distribuidoras Contrastar el nivel de avance físico con el nivel de avance contable reportados por las empresas distribuidoras Contrastar la entrega de recursos del Estado con el nivel de avance contable de ejecución de planes/proyectos. 3. Antecedentes. Un aspecto fundamental del caso específico de los planes/proyectos 2010 y 2011, es la ausencia de un sistema de registro operativo/financiero estándar con un nivel de detalle suficiente que permita la validación de cuentas y saldos por planes de financiamiento. Hay que hacer especial énfasis en tres restricciones fundamentales encontradas en el escenario de análisis: La primera es que, de manera general, al no distinguirse los ingresos a bodega de materiales por planes de financiamiento, existe una restricción en la posibilidad de validar físicamente saldos de inventario, en el caso de reportárselos como exceso de los recursos entregados por el Estado. En el caso de reportes de saldos en la forma de inventario se deberá considerar al momento de validar, para no redundar con proyectos de adquisición de materiales/equipos, ni con otros planes de inversión del Estado, de manera que se pueda establecer por defecto la existencia de este inventario y de manera global, considerando todas las adquisiciones de la empresa distribuidora por planes de inversión del Estado. La segunda es que, para algunas empresas distribuidoras, el hecho de no mantenerse registros separados por planes de financiamiento, en cuentas de caja, manejo de IVA, Anticipos, existirá una restricción en la posibilidad de validar saldos de estas cuentas de efectivo, en el caso de reportárselos

2 como exceso de los recursos entregados por el Estado, por lo que se deberá validar por defecto y de manera global considerando los diferentes planes de inversión del Estado. La tercera es que, si bien se ha definido un Porcentaje de Indirectos Aprobado PIA del 12% para estos proyectos de inversión, al no existir una definición estándar de registro que establezca la necesidad de distinguir gastos operativos temporales que tengan asociación con la inversión, en ocasiones no existirá una distinción de estas cuentas del gasto operativo, asociadas directamente o indirectamente con actividades de inversión, que permitan validar las mismas al momento de descontar de estas el 12% del total de costo directo y cargarse al costo de proyectos, como costo indirecto. Se deberá analizar la estructura del gasto operativo y el proceso de registro, de manera que se desprenda información que permita validar la naturaleza de las subcuentas reportadas. En consecuencia a lo anteriormente indicado, hay que mencionar que debido a la restricción del registro y con el objeto de mantener la asociación de todos los proyectos con sus respectivos planes de financiamiento, se deberá liquidar con corte al 31 de diciembre del respectivo año, únicamente aquellos planes de financiamiento con todos sus proyectos completados hasta dicha fecha de corte. Finalmente hay que mencionar que producto del CONVENIO DE COOPERACION INTERINSTITUCIONAL PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SECTOR DE LA DISTRIBUCIÓN ELÉCTRICA, el que originó el desarrollo del Sistema Integrado para la Gestión de las Empresas de Distribución SIGDE, actualmente se encuentra operando la Comisión de Homologación de Cuentas CHC, que permitirá definir un plan de cuentas único que incluya una estructura de costeo paralela, desarrollo que considerará los requerimientos necesarios para llevar a efecto un proceso ligero y más versátil de supervisión de la liquidación de planes/proyectos de inversión que son financiados con recursos del Estado. 4. Desarrollo. Este procedimiento se concentra en desarrollar la estructura del proceso de supervisión de la liquidación de planes/proyectos de inversión, para el escenario que aplica para los planes de inversión 2010 y Fundamentalmente incluye una descripción de las componentes de este proceso de supervisión, es decir sus insumos/proveedores, actividades y sus productos/clientes. 5. Insumos/Proveedores: 5.1. Informe de avance físico de ejecución mensual de planes/proyectos de inversión de las distribuidoras, generado por el CONELEC Informes de auditoría interna, en la forma de exámenes especiales, a la fecha de corte del 31 de diciembre del respectivo año, sea este 2010 o 2011, dependiendo que todos los proyectos del plan de financiamiento se hayan completado antes de dicha fecha; estos estarán enfocados en los siguientes temas específicos de validación, que respaldarán lo reportado en el formulario de reporte de liquidación y deberán generarse de manera secuencial:

3 Reporte y validación de nivel de avance contable de ejecución, para el caso de proyectos de adquisición de equipos/materiales, en contraste con el nivel de avance físico reportado al CONELEC mensualmente con corte al 31 de diciembre del respectivo año, para este tipo de proyecto aprobado, el nivel físico de 100% implicará la entrega completa de estos materiales/equipo en bodega. Se deberá validar el costo directo de este tipo de proyectos con documentación que permitió realizar el registros contable en inventario del mismo, así como de las contrapartidas de este incremento de inventario, sean estas contrapartidas del activo o del pasivo. El objetivo es determinar y validar el costo directo al cierre del proyecto y que porción de este resultó ser IVA. Para el caso de contratos mayores que impliquen un número/monto superior a lo aprobado para un determinado proyecto de un plan, se deberá indicar el monto y la fuente de financiamiento de la diferencia. Es importante indicar que los saldos en caso de existir, se tratarán de manera unificada, en un informe descrito posteriormente, que incluya a todos los proyectos de un plan de financiamiento Reporte y validación de nivel de avance contable de ejecución, para el caso de proyectos de adquisición de servicios de mano de obra para la construcción de proyectos, en contraste con el nivel de avance físico reportado al CONELEC mensualmente con corte al 31 de diciembre del respectivo año, para este tipo de proyecto aprobado, el nivel físico de 100% implicará la entrega del proyecto y el registro en activo fijo de este. Se deberá validar el costo directo total de este tipo de proyectos con documentación que permitió realizar el registro contable de este activo fijo, así como de las contrapartidas de la porción directa del costo de mano de obra, sean estas contrapartidas del activo o del pasivo. El objetivo es determinar y validar el costo directo al cierre del proyecto y que porción de este resultó ser IVA. Para el caso de contratos mayores que impliquen la mano de obra de un número de proyectos/monto superior a lo aprobado para un determinado proyecto de un plan, se deberá indicar el monto y la fuente de financiamiento de la diferencia. Para el caso de existir saldos asociados a este tipo de proyectos, se tratarán de manera unificada, en un informe descrito posteriormente, que incluya a todos los proyectos de un plan de financiamiento Reporte y validación de nivel de avance contable de ejecución, para el caso de proyectos de adquisición de servicios para la elaboración de estudios/diseños, en contraste con el nivel de avance físico reportado al CONELEC mensualmente con corte al 31 de diciembre del respectivo año, para este tipo de proyecto aprobado, el nivel físico de 100% implicará la entrega completa del estudio/diseño. Se deberá validar el costo directo total de este tipo de proyectos, con documentación que permitió realizar el registro contable de la porción del costo directo de este activo, sea este por si solo o como parte de otro activo mayor, así como de las contrapartidas de esta porción directa del

4 costo, sean estas contrapartidas del activo o del pasivo. El objetivo es determinar y validar el costo directo al cierre del proyecto y que porción de este resultó ser IVA. Para el caso de contratos mayores que impliquen un número de estudios/monto superior a lo aprobado para un determinado proyecto de un plan, se deberá indicar el monto y la fuente de financiamiento de la diferencia. En el caso de existir saldos asociados a este tipo de proyectos, se tratarán de manera unificada, en un informe descrito posteriormente, que incluya a todos los proyectos de un plan de financiamiento Reporte y validación de nivel de avance contable de ejecución, para el caso de proyectos contratados completos - llave en mano, en contraste con el nivel de avance físico reportado al CONELEC mensualmente con corte al 31 de diciembre del respectivo año, para este tipo de proyecto aprobado, el nivel físico de 100% implicará la entrega del proyecto y el registro en activo fijo de este. Se deberá validar el costo directo total de este tipo de proyectos con documentación que permitió realizar el registro contable de la porción del costo directo de este activo fijo, así como de las contrapartidas de esta porción directa del costo, sean estas contrapartidas del activo o del pasivo. El objetivo es determinar y validar el costo directo al cierre del proyecto y que porción de este resultó ser IVA. Para el caso de contratos mayores que impliquen un número de proyectos/monto superior a lo aprobado para un determinado proyecto de un plan, se deberá indicar el monto y la fuente de financiamiento de la diferencia. Para el caso de existir saldos asociados a este tipo de proyectos, se tratarán de manera unificada, en un informe descrito posteriormente, que incluya a todos los proyectos de un plan de financiamiento Con los reportes de costos directos al cierre de los diferentes tipos de proyectos, excluyendo la porción de IVA, se deberá generar un reporte de auditoría interna que indique el Costo Directo Total Sin IVA del Plan de Financiamiento - CDTSIPF, como la suma de los parciales de cada proyecto, así como la Porción de IVA del Costo Directo Total del Plan de Financiamiento - PICDTPF. Este reporte deberá establecer la gestión de recuperación de dicho PICDTPF, cuando este aplique, indicando qué monto de la misma se ha recuperado y que monto se registra como cuenta por cobrar con una fecha de expectativa de cobro de dicha cuenta, incluyendo documentación y particulares que caracterizaron dicha gestión de recuperación. Si este PICTDPF no es recuperable, se deberá reportar y validar el registro contable de este, para considerarse como parte del Costo Directo Total del Plan de Financiamiento - CDTPF, con documentación que permita validar el registro de la cuenta del activo o pasivo que es contrapartida del registro en el costo directo de los diferentes cargos por IVA de cada proyecto aprobado Una vez definido el Costo Directo Total del Plan de Financiamiento - CDTPF, para los casos de sujetos de devolución o no, se deberá generar un reporte de auditoría interna que permita validar contablemente la

5 naturaleza directa/indirecta de las cuentas del gasto operativo, que se utilizarán para descontar el 12% del CDTSIPF, como Porcentaje de Indirectos Aprobado - PIA. Es fundamental actividad de este reporte, el describir cada subcuenta del gasto operativo, de manera que se establezca la asociación directa o indirecta de esta, con las actividades de inversión de los proyectos aprobados como parte de este plan. Adicionalmente este reporte deberá indicar los montos de estas subcuentas del gasto operativo descontando el valor pagado por IVA, en caso de que aplique, de manera que en el informe de auditoría interna valide que, el total de la suma de estos gastos operativos parciales es mayor al 12% del CDTSIPF, monto que se define como el Costo Indirecto Total del Plan de Financiamiento - CITPF. Una vez validada la naturaleza de las cuentas del gasto operativo utilizadas para descontar el PIA, se podrá determinar el Costo Total del Plan de Financiamiento CTPF, como la suma del CDTPF más el CITPF. El CTPF juntará tanto el costo directo como el indirecto y permitirá determinar los Costos Totales de Cada Proyecto Aprobado CTCPA, al distribuir para cada proyecto, el CTPF utilizando los costos individuales determinados en los numerales a Este reporte de auditoría interna deberá validar que ningún CTCPA resulte con un incremento superior al 35% del presupuesto originalmente aprobado, esto para contratos realizados por valores unitarios; en el caso de otros tipos de contratos no se aceptará variación del costo, el objetivo es cumplir con lo establecido en la Ley Orgánica de Contratación Pública Determinado el CTPF, se deberá generar un reporte de auditoría interna, que contraste las entregas de recursos por parte del Estado en atención al plan supervisado, con documentos que validen los registros en caja del efectivo entregado, de manera que la suma de estos registros, determinarán el Total de Recursos Entregados TRE, monto que se restará del CTPF, para determinar el Saldo del Plan de Financiamiento SPF, este reporte deberá validar que el SPF sea mayor o igual a cero. Hay que indicar que se aceptará incrementos de hasta el 35% del presupuesto originalmente aprobado a cada proyecto, cuando aplique, pero estos parciales por proyecto deberán ser compensados, de manera que el Presupuesto Total Aprobado por el CONELEC y Asignado por el MEER para el Plan de Financiamiento - PTACAMPF, no sea superado por el CTPF Finalmente en el caso de que el SPF sea mayor a cero, se entiende que existe un saldo en exceso a favor del Estado, por lo que se deberá generar un informe final de auditoría interna que valide con documentos, la existencia de dicho saldo, con fecha de corte, describiéndose la naturaleza de referido saldo, con las siguientes consideraciones: En cualquier caso se deberá validar en este informe que el saldo reportado no redunde con los saldos reportados para otros planes de financiamiento del Estado, a la fecha de corte; para esto se deberá incluir en el reporte, los saldos reportados de los otros planes de financiamiento, estableciendo las respectivas cuentas que validan la existencia de dichos saldos, de manera que en el caso de que las cuestas utilizadas redunden para diferentes planes, la suma de los saldos individuales de cada plan, no exceda el total registrado en dicha cuenta a la fecha de corte.

6 Considerando que se liquidará únicamente los planes con todos sus proyectos reportados y validados al 100% de avance físico, a través del informe mensual de seguimiento de planes/proyectos de inversión del CONELEC, con corte al 31 de diciembre de respectivo año: o o Estos saldos deberán estar registrados en cuentas de Caja, Reserva de IVA o Cuentas por Cobrar por IVA. Estos saldos podrían ponerse a disposición del MEER en el corto plazo Formularios de reporte de liquidación, los cuales deberán ser completados por el supervisor del CONELEC, desprendiendo la información validada de los reportes de auditoría interna, descritos en el numeral Actividades del Proceso: 6.1. El supervisor en representación del CONELEC, deberá realizar las siguientes actividades: Deberá llevar a efecto una inducción a los encargados del proceso de liquidación de la distribuidora, del alcance de este procedimiento y de la naturaleza de la información a reportarse por auditoría interna de las empresas distribuidoras, de acuerdo a lo indicado en la sección de insumos. Deberá revisar y validar la información reportada por auditoría interna, de manera que cumpla con los requerimientos establecidos en la sección de insumos. Deberá completar el Formulario de Supervisión de Liquidación del CONELEC, con la información reportada por auditoría interna de las empresas distribuidoras. Deberá generar el Informe de Supervisión de Liquidación, que básicamente compila en texto la información reportada por auditoría interna de las distribuidoras y validada por parte del supervisor del CONELEC antes de generar el formulario de supervisión de liquidación; concentrándose en incluir en el desarrollo de la estructura de este informe, información relevante y respondiendo en las conclusiones del mismo, a los objetivos planteados en este procedimiento Encargados del proceso de liquidación de las empresas distribuidoras, deberá realizar las siguientes actividades. Deberán asistir al evento de inducción de este procedimiento Deberán proveer la información que permita validar los registros contables generados como parte del proceso de ejecución de planes/proyectos y demás información de registro operativo/financiero, que requerirá auditoría

7 interna para generar los informes requeridos como parte de los insumos del proceso de supervisión de liquidación del CONELEC. 7. Productos/Clientes 7.1. Producto parcial: Informes de auditoría interna de las empresas distribuidoras, cuyo cliente será el supervisor de liquidación, en representación del CONELEC, para realizar sus actividades de validación principalmente Producto parcial: Formulario de Supervisión de Liquidación, cuyo cliente será el MEER, como resumen de la información levantada y validada de los informes de auditoría interna, producto de las actividades de este proceso de supervisión Producto final: Informe de Supervisión de Liquidación, cuyo cliente será el MEER y las empresas distribuidoras, incluyendo información relevante del formulario de supervisión de liquidación, que permita generar conclusiones para cumplir con los objetivos planteados para este proceso de supervisión, descritos en este procedimiento. Además se deberá incluir recomendaciones dirigidas a los clientes de este producto, enfocados en la mejora de este proceso de supervisión, sea esto en cuanto a mejorar la eficiencia en la ejecución del mismo, así como en cuanto a mejorar la calidad de sus productos. Fecha: 14/04/2012 Elaborado por: Ing. Giovanny Velástegui, giovanny.velastegui@conelec.gob.ec DIRECCIÓN DE SUPERVISIÓN Y CONTROL T: ext. 226 C: Fecha: Revisado por: Datos Fecha: Aprobado por: Datos

8 PROCESO DE SUPERVISIÓN DE LIQUIDACIÓN DE PLANES DE INVERSIÓN Informe de A.I. de Costos Directos & IVA Informe de avance físico de ejecución de CONELEC Establecimiento de planes de inversión con todos sus proyectos al 100% Validación de informe A.I. proyectos MO costos D&IVA Validación de informe A.I. proyectos Materiales costos D&IVA Validación de informe A.I. proyectos Llave en Mano costos D&IVA Validación Informe de A.I. Gastos Operativos sujetos de descuento y contraste con 12% de costos Directos Informe de A.I. de Gastos Operativos a considerarse para financiarse por PIA 12% Validación de costos totales de PROYECTOS menores al 35% de valores aprobados/asignados Informe de A.I. estableciendo que Costos Totales por PROYECTO no superan el 35% de lo aprobado/asignado Validación costo total de PLAN de inversión menor o igual a valor aprobado/asignado. y Entregados Validación de SALDO PLAN Informe de A.I. estableciendo que Costo Total de PLAN no superan el valor aprobado/asignado/entregado Determinación de SALDO PLAN Formulario de Supervisión de Liquidación Completo Validación informe de A.I. de Saldos Establecidos entre Recursos Entregados y Costos Totales de Plan Informe de A.I. evidenciando existencia de SALDO PLAN Informe de Supervisión de Liquidación de CONELEC Elaborado por: Ing. Giovanny Velástegui, MBA DSC 14/04/2012