AUXILIAR DE DESPACHOS CEDI. Auxiliar de despachos CEDI
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- Soledad María Antonia Cárdenas Fernández
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1 Página 1 de 5 AUILIAR DE DESPACHOS CEDI I. MARCO ORGANIZACIONAL 1. UBICACIÓN ORGANIZACIONAL Director Logístico de Zona Coordinador logístico CEDI Auxiliar de despachos CEDI Ejecutar el despacho de la mercancía a todos los clientes internos y externos según las normas y procedimientos definidos por la compañía y garantizando el cumplimiento de los parámetros y políticas de seguridad y custodia del inventario. 2. PROPOSITO O MISION DEL CARGO Despachar la mercancía a los clientes para cumplir con el compromiso de entrega, bajo parámetros y políticas de seguridad de custodia del inventario. 3. DIMENSIONES DEL CARGO Personal a cargo 0 Equipo de cómputo 1 4. METAS RETADORAS / INDICADORES DE GESTIÓN OBJETIVOS INDICADORES DE GESTION META Reducir las devoluciones por problemas o errores en la logística de despacho de mercancía (cantidades, troques, averías, otros) Velar por el aumento de la satisfacción del cliente, en cuanto al incremento de los pedidos completos y la disminución de los tiempos de entrega Devoluciones causales logísticas Nivel de servicio % específico para la sede Pedidos completos: >=95% Tiempo de entrega especifico por sede
2 Página 2 de 5 AUILIAR DE DESPACHOS CEDI II. MARCO DE ROLES Y RESPONSABILIDADES POR PROCESO RESPONSABILIDADES Verificar y realizar el efectivo proceso de despachos de mercancías de la empresa Implementar las acciones que se le indiquen con el fin de evitar debilidades en el despacho de mercancía Elaborar las planillas necesarias por zona Elaborar y enviar a cartera los recibos de cada pedido Cumplir con la normatividad establecida LOGISTICA DE DISTRIBUCIÓN ACTIVIDADES PRINCIPALES Hacer el cargue de la mercancía a cada transportador, respetando los horarios de llegada Elaborar sobres para asignar a cada transportador externo Elaborar las guía de despachos teniendo en cuenta: Cantidad, unidades, peso y valor aproximado Revisar que la mercancía cuente con la información del cliente y el numero de la factura Mantener actualizada la información de la trazabilidad del despacho para cuando lo requieran Adjuntar la guía del despacho de los traslados a sedes y entregar al área de archivo Atender prioridad de despacho del área de ventas Dar información telefónica o vía skype a vendedores y clientes sobre despacho Alimentar planilla de rutas en Excel para pago a transportistas Auditar 3 veces por semana el área de despachos para evitar debilidades de servicio Informar de los despachos que no puedan efectuarse por alguna razón y asegurar respuestas oportunas. Reportar al Coordinador de turno debilidades del área de revisión que afectan el despacho oportuno de pedidos Separar la facturación por ciudades para planillar Revisar que el conductor traiga cada una de las facturas o remisiones originales firmadas. Elaborar planilla por zonas, cuidando el porcentaje del gasto sobre el valor de lo planillado Separar ciudades re-expedidoras para generar planilla de salida Elaborar recibos de caja de pedidos pago contra-entrega y planillarlos Enviar escaneada la consignación de cada pago de contado Informar a cartera pedidos de contado que tengan más de 5 días para que autoricen anular o despachar; indicadores Cumplir políticas internas y de seguridad industrial. Uso de EPP Mantener el área limpia y organizada Hacer uso adecuado de las herramientas de trabajo asignadas al área
3 Página 3 de 5 AUILIAR DE DESPACHOS CEDI RESPONSABILIDADES Apoyar labores de inventario en la sede Cumplir con los Roles Y Responsabilidades SG-SST LOGISTICA DE ALMACENAMIENTO ACTIVIDADES PRINCIPALES Apoyar la labor de conteo físico de inventario de la empresa Apoyar el proceso de surtida de productos en la bodega Velar por el orden y aseo de la bodega Apoyar el cargue y descargue de mercancía de la empresa Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo. Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud. Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa. Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa. Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato. Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente. Participar efectivamente en las capacitaciones de seguridad y salud en el trabajo. Utilizar cuidar y reponer los elementos de protección personal que se le suministran NOTA: Las funciones descritas, definen las funciones y actividades más sobresalientes del cargo y no deberán considerarse como una limitante a las funciones que puedan ser asignadas por el Jefe Inmediato LIBERTAD DE ACCIÓN Autonomía para tomar decisiones Actividades enmarcadas dentro de una política establecida. Debe consultar Elegir el tipo de transporte adecuado para la distribución de la mercancía Formas de embalaje Definición de las rutas con el mensajero-conductor Prioridad de los despachos para la correcta programación de la ruta Solicitud de permisos RELACIONES Relaciones Externas
4 Página 4 de 5 AUILIAR DE DESPACHOS CEDI Clientes Transportadoras Relaciones Internas Todo el personal vinculado a la sede Comités No participa en comités III. PERFIL OCUPACIONAL 1. PERFIL DE RIESGOS RIESGOS ASOCIADOS Físicos Iluminación, disconformidad térmica, Radiaciones no ionizantes Psicosocial Altas demandas cualitativas y cuantitativas de la labor, iniciativa, autonomía, tarea con altas cargas mentales, horas extras y trabajo nocturno Biomecánicos Postura, esfuerzo, movimientos repetitivos Seguridad Eléctricos, locativos, tecnológicos, accidente de tránsito públicos. Naturales Sismos, terremotos, inundaciones ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL Si (disconformidad térmica) Si (accidente de tránsito) CONSECUENCIAS Fatiga visual, cefalea, disminución de la destreza y precisión, alteraciones en la piel, alteraciones en algunos tejidos blandos (ojos). Fatiga, estrés, disminución de la destreza y precisión. Estados de ansiedad y/o depresión y trastornos del aparato digestivo. Fatiga, lesiones del sistema músculo esquelético, alteraciones lumbares, dorsales, cervicales y sacras, alteraciones del sistema vascular Fibrilación ventricular, quemaduras, golpes, heridas, contusiones, fracturas, esguinces, luxaciones, laceraciones, amputaciones, muerte Perdidas materiales, politraumatismos y muerte 2. PERFIL CUANTITATIVO DE COMPETENCIAS
5 Página 5 de 5 AUILIAR DE DESPACHOS CEDI COMPETENCIAS Apertura al cambio Eficacia y Eficiencia Iniciativa Orientación al cliente interno y externo Orientación al logro de objetivos Orientación al mejoramiento continuo Trabajo metódico Liderazgo y Dirección Pensamiento estratégico No Aplica ESCALA VALORATIVA Dominio elemental (25%) Dominio General (50%) Excelente nivel de dominio (75%) Sobresa/ - Genera valor agregado (100%) 3. PERFIL ACADEMICO Título: Bachiller, preferible técnico o administrativo Especialización: No necesaria 4. CONOCIMIENTOS COMPLEMENTARIOS Manejo de herramientas ofimáticas Manejo de operaciones de bodega 5. PERFIL DE LA EPERIENCIA Experiencia Externa: Preferible 1 año en cargos similares Experiencia Interna: Preferible 6 meses 6. FORMACIÓN Conocimiento y manejo de los productos comercializados por la empresa IV. VALIDACIÓN Fecha de Elaboración: Febrero 2016 Fecha Actualización: Febrero 2017 NOMBRE CARGO FIRMA Luz Adriana Murillo Gerente de Operaciones
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